Universidad Tecnolgica de Coahuila

Tecnologas de la informacin y comunicacin TIC

Formacin Sociocultural II

Unidad I

COMUNICACIN EFECTIVA, FORMAL E INFORMAL, ASCENDENTE, DESCENDENTE Y LATERAL

M.C Juanita Gmez Villanueva

Gabriel Gomez Lara

2TICB

Mircoles 25/Febrero/2015 Ramos Arizpe CoahuilaINDICEINTRODUCCIN...........3DESARROLLO ..............4 1.- QUE ES LA COMUNICACIN?...........41.1.- COMUNICACIN EFECTIVA......41.1.1.- Pasos para incrementar la habilidad de escuchar41.2.- La habilidad de escuchar con atencin..61.3.- Habilidades para escuchar e interactuar..72.- COMUNICACIN FORMAL E INFORMAL.........83.- COMUNICACIN ASCENDENTE.94.- COMUNICACIN DESCENDENTE.95.- COMUNICACIN LATERAL.105.1.-IMPORTANCIA.....10ANEXOS11CONCLUSION..12

INTRODUCCINGran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en el mundo actual (de las organizaciones y en la vida personal) est relacionado con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros...Muchas personas sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo de otros. -Julio Olalla-Debemos tener en cuenta que muchos de los problemas de las organizaciones son a consecuencia de la pobre comunicacin que se tenga. La comunicacin efectiva es un componente esencial para el xito de la organizacin, que en nuestro caso sera la biblioteca que estemos administrando o trabajando. La comunicacin no tan slo es interpersonal, de persona a persona, sino que tambin nos enfrentaremos a comunicacin intergrupal, intragrupal, organizacional y externa. Todos debemos contar con unas buenas destrezas de comunicacin para poder desempearnos en cada una de ellas. Lo ms importante es estar dispuesto a colaborar y tener en mente que nuestras palabras y acciones son la clave para el desarrollo de nuestra organizacin, empresa, biblioteca o cualquier lugar de trabajo que representemos.Los principios y contingencias del proceso organizacional, sus implicaciones estructurales, as como los modelos y estrategias de intervencin planeada, en los procesos de una organizacin.Comprender el concepto de una organizacin formal o informal, puesto que es de gran importancia dentro de la estructura de la empresa. Identificar los diferentes elementos que integran el puesto y su relacin con el desempeo en el trabajo y su relacin con la efectividad de la organizacin, para desarrollar sistemas de trabajo productivos.Se llama comunicacin descendente a todas aquellas acciones comunicativas que se realizan desde arriba hacia abajo en la jerarqua. Por lo tanto, en la comunicacin empresarial son las que van de la direccin a los subordinados. Su gestin y control es imprescindible para motivar a los empleados y tenerlos correctamente informados para que trabajen mejor y tomen decisiones ms objetivas.

3

DESARROLLOQU ES LA COMUNICACIN ?Comunicacin: Es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir a otro u otros, informaciones, sentimientos y vivencias. En toda comunicacin tiene que haber un emisor, un mensaje y un receptor. COMUNICACIN EFECTIVALuego de consultar varias fuentes se pudo llegar a definir como comunicacin efectiva como la comunicacin que a travs de buenas destrezas y formas de comunicacin, logra el propsito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicacin efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido. Tambin tenemos que la comunicacin efectiva es "Explorar las condiciones que hacen posible que la comunicacin sea provechosa y eficaz". Los seres humanos estamos inmersos en la comunicacin como peces en el agua, generalmente nos movemos entre palabra y significados sin ser consciente de las dinmicas subyacente. A travs de las palabras pensamos, nos comunicamos, reflexionamos, nos expresamos, opinamos, nos peleamos e incluso nos distanciamos de lo que verdaderamente nos interesa. Segn sea la calidad de comunicacin que mantengamos con una persona, dentro de un grupo o en una empresa as ser la calidad de la relacin que obtendremos. De hecho, si nos detenemos a pensarlo un instante, todas las personas que consiguen un xito solid y un respeto duradero (ya sea en el campo laborar, empresarial o familiar) saben comunicar de manera efectiva, aun intuitivamente, sus ideas, propsitos y emociones. Solo conociendo y practicando los principios de una comunicacin efectiva podemos coordinar, ensear, aceptar, dirigir, pero sobre todo lograr un clima propicio que nuestras acciones nos conduzcan a los que realmente buscamos.Pasos para incrementar la habilidad de escucharActualmente vivimos con un elevado nivel de ajetreo y estrs. Tomarse tiempo para escuchar al otro es un buen regalo que le podemos hacer. Escuchar, muestra que te preocupas por la otra persona y es una forma de establecer una buena relacin. Adems puede ser til a la hora de solucionar problemas. Puedes emplear cuatro pasos para escuchar eficazmente:1. Busca una postura que te sea cmoda para escucharEn primer lugar, busca una postura que te sea como para escuchar al otro donde puedas establecer contacto ocularA continuacin, usa respuestas no verbales y verbales para indicar al otro que le estas escuchando. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas verbales comunes incluyen onomatopeyas tales como "aja", "mmm", etc. Estas respuestas no verbales y verbales son las mas sencillas de realizar dentro de los cuatro pases bsicos para escuchar efectivamente.4

2. Despus emplea una habilidad para confirmar que estas entendiendo al otro. Seria el proceso de decir pequeas ideas sobre lo que tiene que estar sintiendo la otra persona. Esta habilidad puede servir para rebajar la tensin de alguien que se encuentre en un momento acalorado emocionalmente. Gracias a esta habilidad lograremos comprender bien lo que estamos oyendo. Es un buen modo para transmitir compresiones y afecto. Cmo se emplea?Haz una aproximacin de sentimiento, es decir, plantea una hiptesis acerca de lo que el otro esta sintiendo emocionalmente. Te puede ayudar emplear frases como "parece que estas dolido por", "segn he entendido te encanta que"Las frases deber ser suaves y dichas con cario. A continuacin puedes usar dos mtodos: Explicar a la otra persona como te sentiras si estuvieras en esa misma situacin. El objetivo es que se sienta comprendido y apoyado Hacer preguntas suaves para ahondar ms en los sentimientos de tu oyente y para que este siga hablando. Las preguntas podran ser "entonces te sentas?", "eso te hizo pensar que? etc.3. Usa preguntas o afirmaciones para obtener mas informacin.Si aun hay cosas que no has entendido o no te han quedado suficiente claras, usa preguntas o afirmaciones para obtener mas informacin acerca de o que esta contando. Realiza preguntas directas tales como Qu?, Dnde? Quin?, etc. Estas preguntas estn muy bien utilizarlas en variedad de situaciones. Sin embargo, ten cuidado, pues a algunas personas o en algunas situaciones, el oyente se pude sentir agredido si las empleas en todo cortante. Recuerda que si el otro se siente amenazado en la comunicacin, probablemente dejara de hablar. Cualquiera de los tres enfoques siguientes puede usarse para suavizar una de las anteriores preguntas: "Me gustara conocer que quieres"; "seria til que me dijeras donde", etc.Si hay aun siente alguna confusin acerca de lo odo, dilo. Esta opcin es practica ya que las otras personas raramente se van a sentir ofendidas ante tu imprecisiones y queramos mas informacin, "no entiendo muy bien que lo que quieres decir"; "hay algunos datos que se me han escapado".5

Una tcnica muy empleada en psicologa es la siguiente, realizar una frase donde el final de esta lo tenga que poner el otro, "entonces lo que tu quieres decir es", "despus fuiste a"

4. Resumir puntos clave de la conversacin de la otra persona.Al final de la comunicacin con la otra persona puedes finalizar haciendo una parfrasis, que es resumir puntos clave de la conversacin de la otra persona repetirlos con tus propias palabras- El objetivo de esta formula es verificar si lo que has escuchado es exacto y comunicar ese entendimiento a la otra persona. Esto permite al otro corregir cualquier malentendido y as sentirse felizmente diciendo "as que tu crees...". Se puede realizar de dos formas bsicamente: Forma resumida: comienza a resumir todo lo dicho por otro, "Djame ver si lo he comprendido", "de modo que lo que dices es" Forma interrogante: mediante el uso de preguntas: estas diciendo que...?La habilidad de escuchar con atencinLos grandes escuchas no aparecen con facilidad. Es un trabajo duro. Existen dos tipos importantes de habilidades para escuchar: con atencin e interactivamente.Los siguientes instrumentos de atencin le ayudaran a recibir mejor los verdaderos mensajes que su contraparte est tratando de transmitir. Estar motivado para escuchar. Ahora que ya sabe que la persona con la mayor informacin generalmente obtiene resultados superiores de la negociacin, tiene un incentivo para ser un mejor escucha. Es prudente establecer metas acerca de todos los diferentes tipos de informacin que deseara recibir de su cliente. Entre ms aprenda, mejores resultados tendr. El verdadero reto aparece cuando debe motivarse a s mismo para or a alguien que no le agrada. Si usted se ve en la necesidad de hablar, haga preguntas. El objetivo es conseguir informacin ms especfica y depurada. Para lograrlo, tendr que seguir interrogando a su contraparte. La secuencia de su interrogatorio deber ir de lo general a lo especfico y, finalmente, obtendr los datos para tomar la mejor decisin. La segunda razn para proseguir su sondeo es que le ayudar a descubrir sus necesidades y los deseos de su cliente. Est atento a los indicios no verbales. Aunque es bsico escuchar lo que se est diciendo, resulta igualmente importante entender las actitudes y los motivos detrs de las palabras. Recuerde, en general, un negociador no expone su mensaje completo a travs de lo que dice. Mientras el mensaje puede comunicar honestidad y conviccin, los gestos de su oponente, sus expresiones faciales y el tono de su voz quizs transmitan duda. 6

Deje que su contraparte cuente primero su historia. Muchos negociadores han aprendido el valor de este consejo despus de duras experiencias. Escuche recuerde que quien maneja la informacin maneja el poder. No interrumpa a su cliente cuando est hablando. Primero, es descorts. Segundo, podra estar cortando informacin valiosa que lo ayudar ms adelante. Incluso si su cliente est diciendo algo incorrecto, permtale terminar. No se distraiga. Cuando se encuentre negociando, trate de crear una situacin en la cual pueda pensar claramente y evitar interrupciones. stas al igual que las distracciones, tienden a obstruir el desarrollo tranquilo de las negociaciones. No confe en su memoria. Ponga todo por escrito. Si usted es capaz de corregir a su contraparte o refrescar su memoria con datos y nmeros compartidos con usted en una reunin anterior, ganar una increble credibilidad y poder. Poner las cosas por escrito puede llevarle unos minutos ms, pero los resultados sern valorados en su momento. Escuche con un objetivo en su mente. Si usted tiene una meta mientras escucha, puede buscar palabras e indicios no verbales que agreguen la informacin que requiere. Dle a su contraparte toda la atencin. Es muy importante mirarlo a los ojos cuando est hablando. Esto denota que usted es profesional, agradable y honesto. Adems le permite descubrir los sentimientos, intenciones y personalidad de su cliente. Contraataque al mensaje, no a la persona. Con esto lograr que su cliente est dispuesto a negociar con usted nuevamente. No debe ofender su dignidad. No se disguste. Cuando usted se enoja su cliente ha ganado el control. Si est molesto probablemente no se encuentra en la mejor disposicin para tomar las decisiones ms acertadas. Las emociones de cualquier ndole obstaculizan el proceso de escuchar. Recuerde, es imposible escuchar y hablar al mismo tiempo. Es como tratar de cantar y silbar al mismo tiempo.Habilidades para escuchar e interactuarEl segundo tipo de habilidades para escuchar son aquellas que interactan con el hablante. Ellas le ayudan para asegurarse de entender lo que el emisor est comunicando y para confirmar sus opiniones. Las habilidades interactivas estn constituidas por clarificacin, verificacin y reflexin. Clarificacin:Se refiere al uso de preguntas que ayudan a clarificar la informacin adicional y todos los aspectos de un asunto. Por ejemplo: "Podra aclararme esto?" "Qu informacin especfica necesita?" "Para cundo desea el informe?"7

Verificacin:Significa parafrasear las palabras del emisor para asegurarse que las comprende realmente y para revisar su significado e interpretacin. Por ejemplo: "Si comprend bien, su plan es..." "Me parece entonces que su necesidad es... " "Esto es lo que ha decidido, y las razones son..." Reflexin:Significa hacer notorio que sentimos empata por los sentimientos de quien habla. La mayora de las personas creen ser hepticas. Pero la empata es una habilidad adquirida. Para mostrar empata, los negociadores necesitan tratar de percibir el contenido de los mensajes. Es necesario prestar atencin a los componentes emocionales y los significados centrales que no han sido expresados, y, finalmente, tomar en cuenta los sentimientos del otro. La empata incluye la comprensin y la capacidad de relacionarse con los sentimientos ajenos. Por ejemplo: "Puedo ver que usted se siente frustrado porque..." "Usted siente que no obtenido un trato justo..."A fin de practicar realmente este tipo de escucha, usted no debe hacer juicios ni dar opiniones o tratar de dar soluciones. Slo sea consciente del contenido emocional del emisor. Dos puntos claves que le sern tiles en su aprendizaje de la habilidad para ser emptico. Reconocer e identificar emociones. Usted encontrar ms sencillo identificar las emociones ajenas si puede identificar con facilidad las suyas propias. Se siente frustrado, estresado, molesto, feliz, triste, nervioso? Replantee el contenido: Si usted repite los comentarios de su contraparte palabra por palabra, ste creer que lo est parodiando. La clave consiste en replantear el contenido usando palabras diferentes. COMUNICACIN FORMAL E INFORMALComunicacin Formal: Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones de tipo laboral, en esta se establecen tareas, metas, objetivos. Se caracteriza por que los procesos y procedimientos estn a la luz pblica. Se soporta en los medios escritos y orales. Orales: Debe ser en un lenguaje que todos los empleados entiendan y que no se preste para otras interpretaciones. Ejm: comits, reuniones, entre otras Escritas: Es clara, completa, precisa y correcta. Ejm: Boletines, cartas, actas, memorandos.Comunicacin Informal: Se forma a partir de las relaciones de amistad. Se estructura desde la cotidianidad. Los temas pueden ser laborales pero no dentro de la empresa, pero por ser informacin que va de persona a persona formando una cadena, puede ser cambiada o deformada y prestarse para chismes o los peligrosos rumores.Los rumores suelen tener en promedio ms del 70 % de sus datos como veraces. Sin embargo estos generan desestabilizad en la organizacin y conflictos entre quienes trabajan en ella.8

COMUNICACIN ASCENDENTE.La comunicacin ascendente se puede entender como los procesos formales mediante los niveles superiores en una organizacin reciben informacin de los niveles bajos.Principales funciones de la comunicacin ascendente.Los niveles superiores reciben informacion de los subordinados, su desempeo y sus problemas; asi como el uso, practica de las pliticas organizaciones con el fin de saber que se puede hacer para eficiente la organizacon, utilizando la habilidad de influencias y motivar a los niveles inferiores.Importancia de la comunicacin ascendente.Provee una retroalimentacion dentro de la organizacin, no solo en las cuestiones meramente relacionales con los procesos del trabao, sino tambien para conocer el clima laboral imperante dentro de la organizacin.Medios de la comunicacin ascendente.Las reuniones de grupo de trabajo, los buzones de sugerencias, encuesta para conocer el clima laboral, correos electronicos o simplemente con la eficiencia del trabajo asignadoCOMUNICACIN DESCENDENTELa comunicacin descendente es la que se produce entre el cargo ms relevante de una empresa hasta el empleado de menor categora. Adems, se puede realizar directamente o mediante mandos intermedios. El hecho es que se produce entre un emisor de mayor rango en la jerarqua y un receptor por debajo de ste.Desde siempre, la comunicacin descendente ha sido la ms comn en una empresa, pues es necesario, por ejemplo, que los superiores informen a sus subordinados sobre el trabajo que deben hacer. Sin embargo, las funciones de este tipo de comunicacin van mucho ms all y para ser efectiva deber cumplir los siguientes requisitos: Trasmitir a la plantilla cul es la verdadera finalidad que persigue la organizacin. Ante todo, el trabajador ha de saber los objetivos de la firma, su actividad y cmo est organizada. 9

El empleado ha de tener claro cul es su funcin dentro de la entidad. Hay que informar al trabajador sobre el lugar que ocupa l en la empresa. Por ltimo, debe saber quines estn por encima de l y quin es su superior ms inmediato.De forma global, podemos decir que la comunicacin descendente debe transmitir a la plantilla cul es el sentido de su trabajo en relacin con la empresa. Sin embargo, existen otras finalidades de igual o mayor importancia. Por ejemplo, ofrecer cercana de los altos mandos sobre los subordinados, logrando as un mayor compromiso, motivacin y sentido de pertenencia. Adems, aporta informacin sobre la compaa, que puede ser til para que ciertos trabajadores, con responsabilidad a la hora de tomar decisiones, puedan hacerlo de una manera ms objetiva y acertada.COMUNICACIN LATERALLa comunicacin lateral a menudo sigue el flujo de trabajo, es la que se da entre miembros de grupos, entre un grupo y otro, entre miembros de diferentes departamentos y entre la linea y los miembros del staff. La comunicacin lateral se produce a traves de numerosas redes informales de comunicacin que se superponen e interceptan en una serie de puntos, donde algunos individuos bien informados es frecuente que formen parte de mas de una de esas redesImportaciaLas empresas eficaces tratan de fomentar este tipo de comunicacin, ya que genera el concepto de equipo multidiciplinario de trabajo, lograndose una mejor coordinacion en el desarrollo de la actividad empresarial.

10

11

CONCLUSINComo podemos darnos cuenta, la comunicacin ascendente puede depender del tipo de la organizacin, asi como el tamao y la plitica que maneje, por eso es necesario tener en cuenta tambien la forma de pensar de los niveles inferiores para que los superiores reciban la informacion que necesitan para mejorar el clima laboral, pero sobre todo, el conjunto de la organizacin. La evaluacin de las organizaciones es, sin duda, el campo en el que confluyen los valores, la teora y los criterios tcnicos. Todo ello debe contrastarse con las observaciones .Decir que una organizacin es adecuada cuando es eficiente, por ejemplo, no es lo mismo que decir que es adecuada cuando es eficaz. Eficiencia significa aprovechar los recursos, y eficacia cumplir con los objetivos propuestos con independencia de los recursos que se consuman para ello.Para las empresas privadas, por lo general, lo importante es la rentabilidad y, por lo tanto la eficiencia es uno de los principales criterios en que debe basarse cualquier evaluacin de sus organizaciones tanto formal como informal. No deben cumplir metas de produccin con independencia de los recursos que consuman (la meta ser, en todo caso, producir lo mximo posible con los mnimos recursos).La comunicacin, antes que todo, es una actitud de apertura al otro, que implica disponibilidad generosa para compartir, es decir para dar y recibir.Sin embargo, sta no es fcil; es un arte que se debe practicar continuamente para desarrollarlo en toda su plenitud y poder as obtener el mejor provecho de l. Nosotros como seres humanos necesitamos practicar al mximo y mejorar cada da la calidad de nuestra comunicacin.Y hablamos de calidad cuando nos referimos a que estamos llamados a compartir con las otras personas no solamente las cosas que hacemos durante el da y lo que hemos aprendido, sino ir ms al fondo de nosotros mismos.El que verdaderamente quiere comunicarse sabe escuchar, inclusive el silencio, porque ste tambin forma parte de la comunicacin. Un odo abierto es el nico signo fidedigno de un corazn abierto. Y escuchar constituye el noventa por ciento de una buena comunicacin, porque todos necesitamos desesperadamente que se nos escuche.sta tambin constituye un elemento fundamental en toda la vida social. Si se la suprime en un grupo, ste dejar de existir como tal.

12