COMP‐1  Create & Review RFA and Publish NOFO Overview COMP‐2  Applications and Review Event Overview COMP‐3  Select Applications for Funding Overview COMP‐4  Start Award Processing Overview

Competitive Process MapsPre‐Awardv 4.28

Last Updated: March 4, 2020

For a step by step tutorial of this process map, please reference the following:

https://www.corporateservices.noaa.gov/grantsonline/Documents/Competitive_RFA_Creation.pdf

https://www.corporateservices.noaa.gov/grantsonline/Documents/Competitive_Application_Processing.pdf

Version 4.28

March 4, 2020

Federal Employee (including GMD) Grants Online Document

Process Map Key

Multiple Grants Online DocumentsGrantee

Grants Online Hard Stop Codes

HS =     “Vendor and Funding”HSP =   “Vendor and Funding – POST”HSFP =  “Funding Only ‐ POST”HSV =    “Vendor Only”HSF =    “Funding Only”

“Interface” User

VV = Vendor Transaction – ValidateVC = Vendor Transaction - CreateP = Procurement Request TransactionO = Obligation TransactionC = Closeout TransactionSN = SF-270 – Non-ASAP TransactionSA = SF-270 – ASAP Transaction

Reviewers

CBS Interface Task

Important Note

Alternate Path

Continue

Process Step

Notification

Version 4.28

March 4, 2020

2RFA

Select the RFA Tab & the Create RFA link

Select the option to copy RFA from existing or create new RFA 3

Addresses, Contacts, Mission Goals,Program Elements, Funding Priorities, 

Competitions

Create via links on RFA Details

4Create Publication

5NOFO

6NOFO Routing Slip(Select the option to 

Save and Start Workflow)

7Assigned Program Officer

9Optional Reviewer

10Review NOFO

13FALD

After Competition is created.“Review Reviewer Instructions” document is automatically created and made available to any Certified FPO in Program Office

14Clear NOFO

16Post NOFO

END“Review Reviewer Instructions” workflow can be started after RFA has Publication Date.

Not a separate task in Grants Online

Create & Review RFA and Publish NOFO Overview (COMP‐1)No workflow prior to 

starting NOFO.

12Review NOFO

1RFA Creator

15RFA Publisher

11Grants Specialist

8Review NOFO

Choose the “Send for Optional Review” option. If this option is not chosen, the Optional 

Reviewer will not receive this task. 

Version 4.28

March 4, 2020

6Assigned Program Officer

7Review 

Reviewer Instructions

8FALD

9Clear

Reviewer Instructions

END“Review Reviewer Instructions” document is available, but not a task.

Select Applications global option becomes available after Review Instructions workflow is completed if there is no Review Event

Applications and Review Event Overview (COMP‐2)

2RFA

1aGrants.gov END

1bNOAA

Input Paper Applications for RFA

4Review Minimum RequirementsChecklist (1 Per Application)

Receive applications

Review Reviewer Instructions

Review Event Workflow

Applications submitted via Grants.gov

3Assigned

Program Officer

Applications can be rejected after the Minimum Requirements Checklist has been completed. 

Once step 5 has been completed, the application details screen will be locked until step 10 in COMP‐3.  

5Approve/Reject

Minimum Requirements Checklist (1 Per Application)

10Competition Manager

11Start Review Event

Global OptionAvailable without a task

12Review Event Manager

13Close Review Event

Global Option  Available without a task

ENDFor Competitive processing, Select Applications global option becomes available after Review Event workflow is completed if there is a Review Event

Dependent upon completion of ReviewerInstructions workflow and approve/reject/withdraw status on all associated applications.

Version 4.28

March 4, 2020Competitive Process (COMP‐3)

2Select Applications

4Forward Recommended

Applications to SO

1Competition Manager

3RecommendedApplications

5Selecting Official

6Review Recommended

Applications

7Accept Applications

8Initiate Award

Number Assignment

9Assigned Program Officer

10Assign Award

Number Recipient

11Forward to CM

For Selection Package

Generate Award Number Associate Applicant Org Associate Authorized Rep

NOTE: “Select Applications” option remains available on the Competition Launch page. This is a global option which is available even when the user does not have a “Select Applications” task.  Each time this option is chosen and additional applications are selected, the entire selection process must be repeated.

Option is dependent upon completion of Reviewer Instructions workflow and Application workflow.  Also dependent upon completion of Review Event workflow if one exists.

Recommended Applications for funding

Global option on competition launch page.

Select Applications for Funding Overview

13Review Selection

Package

15Initiate SO Review

Of Selection Package

12Competition Manager

14Selection Package(Add attachments)

16Selecting Official

17Initiate FALD ReviewOf Selection Package

18FALD

19Review Selection Package

(No Legal Objection)

END

Applications can be rejected at this step. 

From this point forward, the “Selection Package” page will be displayed. 

Selection Package Page

Competition Page

Version 4.28

March 4, 2020Start Award Processing Overview (COMP‐4)

1bStart AwardProcessing

1aCompetition Manager

1cAssigned 

Program Officer

2PO Checklist

6NEPA

11Procurement 

Request

12Procurement

Request

13Complete andForward EachDocument

15Approve

ProcurementRequest

17Approve

4Complete POCheckList

5Certify POChecklist

10Approve NEPA

9Selected

NEPA Official

16Request Authorizing

Official

3PO Checklist

7NEPA

8Review and selectNEPA Official(NOAA, EDA and NTIA)

5aAward File

30Forward Award File to

Grants Specialist

Option to establish additional PRCF reviewers.

* For NOAA, EDA and NTIA the NEPA process is required. For other bureaus the NEPA process is not available.

22Data Quality Validator

23Validate OrgProfile (CCR)

24Vendor Data Control

25Initiate GetVendor Info

26Vendor Data Control

27Accept Vendor Info/Request New Vendor

29Link Vendor with

Org Profile

Create New Vendor

Choose Current Vendor

END

Once the PO Checklist has been completed and certified (Steps 4 and 5), the system will generate the "Forward/Revise Award File" task for sending the award file to the Grants Specialist. Step 30 is dependent upon completion of Steps 10 and 17* (or 21 for EDA). *Step 30 can be done without completion of Step 17 (or 21 for EDA) in special cases.

VCVV

NOAA Only: Nightly 

Upload to MARS

HS*

HSFP

HSV

P

18Commit1Approver

19Approve

20Commit2Approver

21Approve

New Organizations 

Only

14Requestor

Option to establish additional NEPA reviewers.

Applications can be rejected if the user selects the option to “Renegotiate” at step 2 or step 30. 

28Grants OnlineSystem Admin