#Collab365 L'importance des métadonnées pour votre entreprise

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Online Conference June 17 th and 18 th 2015 WWW.COLLAB365.EVENTS L’importance des métadonnées pour votre entreprise Vincent BIRET Negotium Technologies

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 Online Conference

 June 17th and 18th 2015

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L’importance des métadonnées pour votre entreprise

Vincent BIRETNegotium Technologies

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Vincent BIRET

Email : [email protected] : @baywetBlog : bit.ly/vincentbiretLinkedIn :ca.linkedin.com/in/vbiret

SharePoint MVPProducts Team Tech Lead

Montreal

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Remerciements

(surtout à Marie Bourdon)

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Pourquoi s’intéresser aux métadonnées?• Améliore la navigation• Améliore la trouvabilité

– (fait de trouver ce qu’on cherche)• Améliore la découvrabilité

– (fait de trouver ce qu’on ne cherche pas)• Améliore l’expérience utilisateur• Permet la mise en place de gouvernance• Economie/gain important pour la compagnie

Objectifs

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• Théorie• SharePoint• Vision• Graph• Conclusion

Agenda

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Rappels théoriquesRetour sur les bancs de l’école

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“Métadonnées” un terme à la mode mais qu’est-ce que c’est au juste?

Définition, exemples et normes

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Que sont les métadonnées?

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• Faciliter la recherche/découverte d'information– décrire le contenu et les relations entre les fichiers d'un site,– classer le contenu suivant un public cible,– mieux référencer un site ou une page sur Internet.

• Faciliter l'interopérabilité– partager et échanger des informations.

• Faciliter la gestion et l'archivage– informer sur le cycle de vie des documents,– gérer des collections de ressources,– gérer des archives électroniques.

• Gérer et protéger les droits– les droits de propriété intellectuelle,– les droits d'accès à des pages web (restrictions de consultation).

Les métadonnées se définissent par leur fonction

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• Métadonnées bibliographiques, permettant d'accéder au document (auteur, titre, date de création, date de modification,...)

• Métadonnées administratives, pour la conservation des ressources, et les métadonnées juridiques, qui concernent la gestion d’un document (comme sa durée d'utilité administrative) ou son régime de droit

• Métadonnées techniques, indiquant le format, les techniques de production, le support...

• Métadonnées de description, pour en comprendre le contenu

Les types de métadonnées

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Dublin CoreLes éléments du Dublin Core

Titre Le nom donné à la ressourceCréateur L’entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource

Sujet Le sujet du contenu de la ressource (vocabulaires contrôlés et schémas formels de classification encouragés)

Description Une description du contenu de la ressource (ex. résumé, table des matières, texte libre…)

Éditeur L’entité responsable de la diffusion de la ressource, tels un département universitaire, une entreprise

Contributeur Une entité qui a contribué à la création du contenu de la ressource

Date Une date associée avec un événement dans le cycle de vie de la ressource (format : voir ISO 8601)

Type Nature ou genre (ex. catégories, fonctions, genre généraux… vocabulaire contrôlé recommandé, voir liste Dublin Core)

Format La matérialisation physique ou digitale de la ressource (il est recommandé de choisir la valeur du format dans une liste de vocabulaire contrôlé – voir par exemple la liste MIME)

Identifiant Une référence non ambiguë à la ressource dans un contexte donné (exemples : URI, URL, DOI, ISBN)

Source Une référence à une ressource à partir de laquelle la ressource actuelle a été dérivée

Langue La langue du contenu intellectuel de la ressource

Relation Une référence à une autre ressource qui a un rapport avec cette ressource

Couverture La portée ou la couverture spatio-temporelle de la ressource (position géographique, période de temps, juridiction)

Droits Information sur les droits sur et au sujet de la ressource (propriété intellectuelle – IPR, Copyright,…)

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Eléments de métadonnéesOu comment les définir/structurer

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• Un vocabulaire contrôlé est un lexique dont le but est de rendre possible l'organisation des connaissances afin d'optimiser la recherche d'information

• Les schémas de classification (taxonomie, thésaurus, ontologie) utilisent un vocabulaire contrôlé.

Vocabulaire contrôlé

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Taxonomie

• Relation de subsomption, dite «est-un»• Transitivité:

– si C est un sous-type de B et B un sous-type de A alors C est un sous-type de A.

• intention / extension:– à des intentions incluses i1 ⊂ i2 correspondent des

extensions incluses e1   e2⊃

Ensemble {voiture}  ⊂ Ens {véhicule}Déf (voiture) Déf (véhicule)⊃

Véhicules

Véhicule terrestre

Voiture

Camion

Autobus

Véhicule aérien

Avion

Mongolfière

Fusée

Véhicule maritime

Canot

Paquebot

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• Elargissement de la taxonomie• Hiérarchie + autres propriétés

Thésaurus

Concept ou Terme préférentiel Automobile

Terme(s) générique(s) [TG] Véhicule

Terme(s) spécifique(s) [TS]  

Domaines véhicule - transport [MT 3330]

Variante(s) régionale(s)  

Équivalent(s) anglais car

Terme(s) associé(s) [TA] métier : transport [MT 6005]technique automobile [MT 3510]

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• Les relations ontologiques partitives :  – Partie-tout (automobile, carrosserie, châssis, roues, moteur)  – composant-composé  (fer, acier)– contenu-contenant  (paquet de cigarettes, cartouche) – membre-collection ( footballeur, équipe). 

• Les relations associatives – Relations d’expérience (onde, télédétection)– relations séquentielles de cause-effet  (détonateur, explosion)– agent-action-résultat  (dessinateur, dessiner, dessin) – producteur-produit  (déchetterie, produits recyclés) – outil-outil  (vis, tournevis) – procédé-processus (unité de fabrication initiale, unité de fabrication finale.) – relation topologique situe un objet par rapport à un autre (molaire, prémolaire).

Ontologie

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Représentation ontologique de véhicule

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• « Folksonomie », de "folk" (gens) et "taxonomies" désigne l’indexation par des mots clés (tags) de façon spontanée, sans classement prédéfini.

• C’est un processus d'indexation collaborative (appelée aussi « social tagging »)

Folksonomie

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• Description d’une ressource selon plusieurs axes• Permet recherche à facettes et/ou navigation par facettes

Facettes

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• Dénomination = expression linguistique• Concept (notion) = signification• Terme = Dénomination + Concept• Le terme doit être contextualisé pour déduire un concept• Ex table

Table de concertation?Table de discussion?Table ronde?Table des matières?Table à café?Table basse?

Concepts

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• Les principaux types d’entités:– noms de personnes,– de lieux, – d’organisations,– de produits – dates, – unités monétaires

Entités nommées

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Schémas de classificationSchéma de classification

Taxonomie Thésaurus Ontologie Folksonomie Classification à facettes

Organisation

Organisation hiérarchique simple

Relations hiérarchiques (hyponymie, hyperonymie), associatives, d'équivalence

Représentation de  concepts avec types, propriétés et relations

Tags librement attribués par des utilisateurs 

Système permettant de décrire une ressource selon plusieurs angles (facettes)

Type de relations

« est-un » « est-un »« sorte de »« relatif à »« synonyme »« équivalent »

« contient »« est localis黫 utilise »« produit »« … »

  « prix »« produit »« genre »

Contexte   Bibliothèque Web 3.0 Web 2.0  Exemple Dewey Rameau Cyc, Wordnet Flickr, YouTube Amazon

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Ca va? Toujours là?

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SharePointQu’offre-t-il?

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• Une structure de dossiers est une forme de métadonnées

• Très simple à mettre en place• Complexe à modifier

• Tips– Ne pas utiliser à moins de devoir appliquer de la sécurité

Dossiers

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• Avantages:– Recherche– Filtrage– Contrôle poussé– Consistance

• Inconvénients:– Long à mettre en place

• Tips– Servez vous des requêtes souvent effectuées pour améliorer votre taxonomie!– Déléguez la gestion de certaines branches– Pour les taxonomies non finalisées, préférez la folksonomie

Taxonomie

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• Avantages:– Plus faciles et flexibles pour usagers– Prend en compte les mots clefs des documents

• Inconvénients:– Plus difficiles à gérer– Pas de contexte

Enterprise keywords

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Folksonomie• « like » de contenu• Tagging (selon les propres termes de 

l’usager)• Notes• Profil utilisateur

• Navigation filtrée• Raffinement de recherche• Sujets à suivre et champions de 

sujets• Déprécié sur SharePoint online!!!

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Jeux de documents

• « Tel document est lié à tel autre document »• Créer un modèle de jeux de documents• Propriétés communes ou distinctes (au choix)

• Tips:– Peut appliquer de la sécurité (pas sa fonction primaire)– Ne pas hésiter à faire des types de contenu en héritant

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• Information sur la nature du contenu (CT)• Ajoute des propriétés (colonnes)

• Permet filtrage, raffinement, recherche….• Permet formulaires de saisie variables (CT)

Colonnes et types de contenu

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• Accélère la navigation• Prépare les usagers à l’utilisation de facettes• Facile à mettre en place

• Peut facilement remplacer structure de dossiers

Navigation par taxonomie

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• Système d’édition de pages rapide• Permet de lier du contenu web

• Avantages:– Très facile et rapide à mettre en place

• Inconvénients:– Pas de fonctionnalités de publication avancées

Wikis

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• Par défaut SharePoint inclue peu de métadonnées web

• Publishing + 2013 permet de founir plus de données– Description– Mots clefs– Site map– Auteur– Meilleur titre– …

Métadonnées dans les pages web

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• Facilitent la recherche• Sur la gauche dans les résultats de recherche• S’alimentent de métadonnées• Possible d’en ajouter, personnaliser…

• Très efficace pour « trier » les données en grand volume

Facettes

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• Organiser le contenu en fonction de la taxonomie– Drop off library

• Appliquer des règles de gouvernance fct taxo

Document center

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• Possibilité de construire Navigation + url via taxonomie

• Pratique pour le SEO• Pratique pour la sémantique de votre portail– Structuré en fonction de votre thesaurus

Site metadata Navigation

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• Auteur• Sécurité• Vues• Conteneurs• Type de ressources• Dates (création, modification…)• Statut (approbation…)

Autres métadonnées

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Ok pour les fonctionnalitésMais on en fait quoi?

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VisionC’est la partie où on a un plan

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Le cycle de vie des métadonnées

Recherche

Thésaurus

DonnéesNavigation

Gouvernance

Définition

Structuration

Décoration

Métriques

Amélioration

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L’idée c’est d’avoir une représentation et structuration des idées dans la 

compagnie

Tout ça pour quoi?

Copyright Vincent BIRET ;-)

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Les usagers ne font jamais leurs devoirs et ne remplissent jamais les métadonnées

Solutions:Indexer leur salaire sur le taux de remplissage des métadonnéesWall of shame du moins bon en métadonnéesAutomatiser cette portion!

Oui mais voilà

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Graph? Delve?Des buzz words?

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• Avant tout modèle mathématique– Points, vecteurs et par transitivité « routes »

• Ensuite modèle de données– Idée que toutes les données sont liées ensembles

• Microsoft propose un graph pour les entreprises– Acteurs, signaux, objets– Le schema de ces éléments contient des métadonnées et est extensible

Le Graph

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Simplement une des nombreuses utilisations/interfaces possibles

Delve

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DemoPortail Delve

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• Avoir quelque chose de pro-actif

• Ne plus avoir à chercher le contenu– Voir même proposer du contenu qu’on n’aurait pas vu avant

• Si on doit chercher quand même, que ce soit beaucoup plus efficace

• Faire gagner temps et efficacité

C’est quoi l’idée?

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Conclusion

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• On a amélioré la navigation• On a amélioré la trouvabilité• On a amélioré la découvrabilité• On a amélioré l’expérience usager• Tout le monde gagne du temps• La  compagnie sauve de l’argent

Conclusion

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• Traduire SharePoint de A à Z• L’importance des métadonnées• Using Graph API’s• Release pipeline for SharePoint

Autres sessions

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Stay tuned for more great sessions …

Merci pour votre présence

@baywet bit.ly/vincentbiret bit.ly/vince365