Cogito-Sport : Guide de démarrage Rapide · Guide Démarrage V2.1.1 – Septembre 2012 3 I....

Guide Démarrage V2.1.1 – Septembre 2012

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Guide de démarrage rapide Cogito-Sport

Proximity-Softwares Sàrl ● Case postale 241 ● CH-1018 Lausanne 18 ● www.cogito-sport.ch / www.pxy.ch

http://www.cogito-sport.ch/

http://www.pxy.ch/


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I. INSTALLATION DE COGITO-SPORT ............................................................................................. 3

II. INTRODUCTION ................................................................................................................................ 4

III. PARAMÉTRAGE DES TABLES DANS ADMINISTRATION CLUB ............................................ 6

1. Club .................................................................................................................................................................... 6 2. Saisons ............................................................................................................................................................... 8 3. Périodes ............................................................................................................................................................. 8

IV. PARAMÉTRAGE DES TABLES DANS PARAMÈTRES ............................................................. 10

1. Site d'entraînement ...........................................................................................................................................10 2. Formations ........................................................................................................................................................10 3. Grades ...............................................................................................................................................................10 4. Statut des inscriptions .......................................................................................................................................11 5. Activités des membres ......................................................................................................................................11 6. Catégories de membres .....................................................................................................................................11 7. Types de présence .............................................................................................................................................12 8. Codes postaux indigènes ...................................................................................................................................12 9. Textes ................................................................................................................................................................13 10. Étiquettes ..........................................................................................................................................................13 11. Comptabilité Assistée ........................................................................................................................................14 12. Server d’envoi de mails ......................................................................................................................................14 13. Civilités ..............................................................................................................................................................14 14. Pays ...................................................................................................................................................................14 15. Catégories de documents ..................................................................................................................................14

V. PARAMÉTRAGE DES ARTICLES ................................................................................................. 15

1. Types d'articles ..................................................................................................................................................15 2. Cotisations.........................................................................................................................................................15 3. Cours .................................................................................................................................................................16 4. Articles divers ....................................................................................................................................................18

VI. LES GROUPES DANS COGITO-SPORT ....................................................................................... 19

1. Les groupes dans Cogito-Sport ...........................................................................................................................19 2. Horaires des groupes et affectation du moniteur ...............................................................................................19

VII. PARAMÉTRAGE DES TABLES DANS COMPTABILITÉ .......................................................... 21

1. Catégories de comptes ......................................................................................................................................21 2. Comptes ............................................................................................................................................................21 3. Comptabilité assistée ........................................................................................................................................21

VIII. CRÉATION DES UTILISATEURS ET SÉCURITÉ DANS COGITO-SPORT............................ 22

1. Utilisateurs ........................................................................................................................................................22 2. Groupes d'utilisateurs .......................................................................................................................................23 3. Sécurités utilisateurs .........................................................................................................................................23

IX. LES FORMULAIRES D’INSCRIPTION INTERNET COGITO-SPORT ................................... 24

1. Concept .............................................................................................................................................................24 2. Etapes préalables ..............................................................................................................................................24 3. Paramétrage des formulaires pour l’inscription dans un groupe ........................................................................26 4. Paramétrage des formulaires pour une adhésion au club ..................................................................................27

X. UTILISATION DU MODULE D'IMPORTATION ........................................................................ 28

XI. CONCLUSION ................................................................................................................................... 29


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I. Installation de Cogito-Sport

Après avoir souscrit à votre abonnement annuel Cogito-Sport, vous recevrez par e-mail un fichier

de licence qui vous permettra d'installer Cogito-Sport sur votre poste.

Cet email envoyé depuis l'adresse [email protected] contient le fichier de licence en pièce jointe et la

procédure d'installation dans le message.

Cogito fonctionne sur Windows, Mac et Linux.

Pré-requis :

Java 6 doit être installé sur le poste client

Windows : www.java.com/fr/

Mac Intel 64 bits OS X 10.5 et 10.6 : rien d'autre à faire que de mettre votre système à jour

Mac OS X Lion 10.7 : Java pour Mac OSX 10.7 Lion

Linux : Installer via les packages d'installation

Installation de Cogito

Windows et Linux

Télécharger CogitoInstall.jar

Lancer le programme d'installation et suivre les instructions

Mac OSX

Télécharger Cogito.dmg.

Remarque installation sur Mac : Pour l’installation de Cogito-Sport sur Mac (et à partir de la version

Mountain Lion) vous devez autoriser l’exécution des applications ne provenant pas du Mac App Store

(préférences systèmes, rubrique sécurité).

Ouvrir l'archive et déposez le programme Cogito dans le répertoire de vos applications.

Premier démarrage :

1. Enregistrer le fichier de licence (fichier clf - pour Cogito Licence File - en pièce jointe) sur

le bureau ou dans un dossier.

2. Lancer Cogito puis déposer le fichier de licence (enregistré sur le bureau ou dans un

dossier de votre poste de travail) sur la grille (zone blanche).

3. Une nouvelle ligne correspondant au programme dont vous avez la licence apparaît.

Sélectionner la ligne puis cliquer sur "Démarrer".

4. La fenêtre de connexion apparaît.

5. Vous arrivez dans l'application et pouvez commencer à utiliser Cogito-Sport.

6. Consulter le chapitre VIII pour la création des utilisateurs.

mailto:[email protected]

http://www.java.com/fr/

http://support.apple.com/kb/DL1421?viewlocale=fr_FR&locale=fr_FR

http://cogitum.no-ip.biz/Installation_de_Cogito_files/CogitoInstall.jar

http://cogitum.no-ip.biz/Installation_de_Cogito_files/Cogito.dmg


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II. Introduction

Ce manuel a pour objectif de vous guider dans votre première utilisation de Cogito-Sport, la

solution simple et évolutive pour votre club de sport ou association sportive.

Vous pouvez également utiliser l’aide générale (en haut de l’application) ainsi que l’aide

contextuelle dans le logiciel Cogito-Sport (Icône I) ainsi que les rubriques Vidéos et FAQ du site

www.cogito-sport.ch .

Les boutons qui sont situés à gauche de l’aide contextuelle sont génériques à la plupart des tables de

l’application. Il s’agit (de droite à gauche):

du bouton Refresh pour rafraîchir les données.

du bouton + pour ajouter une nouvelle donnée (membre ou autre selon la table).

du bouton – pour supprimer une ou plusieurs données (Cogito-Sport gère les sélections

multiples).

du bouton Impression Liste qui permet d’imprimer la sélection dans la grille (avec de

nombreuses possibilités de regroupements de disposition, …). Très puissant et très pratique.

du bouton export qui permet d’exporter ou d’importer (csv, xls) et selon les tables d’exporter

la sélection vers une campagne de communication (ou étiquettes, ou fichier Excel).

Précisions sur les termes employés dans Cogito-Sport :

L’utilisateur est affiché en haut de l’application, ainsi que le nom du club et la saison sur laquelle

vous travaillez.

Nous parlons du menu depuis lequel vous choisissez quelle table afficher dans la grille principale.

Les informations qui figurent sur la droite de l’application sont directement liées à la ligne en

surbrillance dans la table affichée au niveau de la grille principale.

Grille principale : Affiche les

données de la table sélectionnée dans

le menu à gauche.

Utilisateur

Menu des

tables

Cogito-Sport

Boutons Génériques

Informations

détaillées de la ligne

sélectionnée depuis

la grille principale

Lien vers les sous-

informations de la

ligne sélectionnée dans

la grille principale.

http://www.cogito-sport.ch/


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La partie en haut à droite affiche les informations principales de la ligne sélectionnée dans la grille

principale (dans l’exemple plus haut, les informations détaillées du membre).

La partie en bas à droite vous donne accès aux sous-informations de l’entité sélectionnée dans la

grille principale (dans l’exemple : lien vers les activités, inscriptions, etc., du membre sélectionné

dans la grille principale).

Sur toutes les tables de l’application une fonction de recherche multi-critères est disponible (en

haut de la grille principale).

Remarque sur les filtres et recherches dans Cogito-Sport :

Cogito-Sport propose une fonction de tris et de recherche très puissante.

Les filtres sont cumulables à souhait et la condition de la recherche s’adapte en fonction de la

colonne choisie. 2 opérateurs sont disponibles : Et/Ou.

Ex : si c’est une date la condition sera liée à une date (à partir de, jusqu’au, depuis,…) si c’est un

champ texte comme le Prénom les conditions s’adapteront (commence par, contient, est différent

de,…).


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III. Paramétrage des tables dans Administration club

Une fois Cogito-Sport installé sur votre poste, vous pouvez paramétrer les informations de votre

club ou société sportive et créer les autres utilisateurs de Cogito-Sport pour votre club (dirigeants,

comité,...).

En effet, Cogito-Sport a cherché le dénominateur commun aux sociétés sportives et clubs de sport

pour proposer une solution souple qui permet à chaque utilisateur de personnaliser l'application

(paramétrer) afin de retrouver la terminologie propre à sa structure et à son organisation.

1. Club

- Informations concernant le club – « Administration Club »

Tout d’abord il faut renseigner les paramètres de votre club ou société sportive au niveau du menu

Administration Club – rubrique « Club » :

Cette fenêtre comporte plusieurs Onglets : Général, Factures, Rappels, Comptabilité, Espace

Membre.

- Onglet Général

Nom du club :

Adresse :

Code Postal :

Ville :

Téléphone(s) :

Email(s) :

Site Internet :

Langue par défaut :

La case à cocher « imprimer l’adresse » permet d’imprimer l’adresse sur les factures,

- Onglet Factures

Cogito-Sport vous permet de gérer la facturation. Pour cela il faut renseigner les paramètres de

facturation.

Texte pour les courriels factures : A sélectionner depuis la table textes (dans le menu

Paramètres).

Code de déverrouillage : ce code est requis pour des opérations sensibles dans Cogito-Sport

comme par exemple l’annulation de documents comptables.

Imprimer le N° de compte : pour l’impression des factures avec des BVR pré-imprimés. Si

vos BVR Orange ne contiennent pas cette information, il faut cocher cette case (et

renseigner le N° de compte dans le champ dédié).

Impression image en-tête facture : si cette case est cochée, votre logo apparaîtra dans

l’entête de la facture (Sous réserve que votre logo soit présent dans le champ dédié).

Imprimer le champ « En Faveur de » : pour l’impression des factures avec des BVR pré-

imprimés. Si vos BVR oranges ne contiennent pas cette information, il faut cocher cette case


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(et renseigner le champ En Faveur de, plus bas dans la fenêtre).

Imprimer le Champ « Versement pour » : pour l’impression des factures avec des BVR pré-

imprimés. Si vos BVR oranges ne contiennent pas cette information, il faut cocher cette case

(et renseigner le champ Versement pour, plus bas dans la fenêtre)

BVR pré-imprimé : si vous envoyez vos factures par courrier postal et que vous utilisez des

BVR (Orange) pré-imprimés, il faut cocher cette case.

Facture sans BVR : si vous ne souhaitez pas de BVR (orange) sur votre facture, il faut

cocher cette case.

Logo : vous pouvez ajouter votre logo dans le champ logo de la facture, celui-ci apparaîtra

en entête de votre facture.

Complément : champ libre à utiliser si vous souhaitez ajouter des informations

complémentaires qui figureront sur vos factures (par exemple heures d’ouverture du

secrétariat).

Conditions générales : collez dans ce champ vos conditions générales (ou indiquez le lien

vers les CGV sur votre site web).

Conditions et délai de paiement : Cogito-Sport vous permet d’indiquer les conditions de

paiement qui figureront sur vos factures (texte), ainsi que le délai de paiement en nombre de

jours.

N° TVA et Taux de TVA : Si nécessaire vous pouvez renseigner votre N° de TVA et

indiquer le taux de TVA à appliquer par défaut sur vos factures.

N° de compte : renseigner ici votre N° de compte

N° de participant : indispensable pour gérer les N° de références et les encaissements

automatiques. Si vous n’en possédez pas il faut prendre contact avec votre banque et leur

indiquer que :

o Vous souhaitez désormais gérer des BVR Orange et les encaissements automatiques.

o Que vous avez besoin de votre N° de participant.

o Que vous désirez pouvoir télécharger le fichier des paiements BVR (V11) pour

intégration (importation) et traitement dans Cogito-Sport.

Versement pour : Coordonnées de votre organisme bancaire.

En faveur de : Coordonnées de votre société sportive.

Remarque par rapport à l’impression des factures sur BVR Pré-imprimé :

Afin que les montants s’impriment correctement sur votre BVR pré-imprimé, il faut privilégier

le format PDF et dans la configuration de l’impression choisir l’option Taille rélle.

Si vous n’utilisez pas Adobe, choisissez l’option qui ne modifie pas la taille de l’impression.


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- Onglet Rappels :

Cogito-Sport propose une gestion automatique des rappels. Pour cela il vous faut indiquer les délais

en nombre de jours pour le 1er

, le 2ème

et le 3ème

rappel.

Vous pouvez également associer des frais de rappel en choisissant un article du type frais de Rappel

N°1, Frais de rappel N°2, Frais de Rappel N°3.

Remarque : Nous aborderons plus tard dans le document la création des articles.

- Onglet Comptabilité :

Il vous faut renseigner le compte de banque et le compte tiers ainsi que le compte de résultats

reportés.

Remarque nous aborderons plus loin dans le document la comptabilité et le paramétrage du Plan

Comptable.

- Onglet Espace Membres :

Case à cocher « les membres peuvent modifier leur profil » : si vous cochez cette case, il

sera possible pour vos membres de modifier eux-mêmes leur coordonnées (email, adresse,

Natel, Téléphone,..) via un espace dédié (offert par Proximity-Softwares aux membres de la

Communauté Cogito-Sport) du type : www.votre_société_sportive.cogito-sport.ch .

Logo Bannière : vous permet de choisir l’image qui sera affichée (bannière) dans l’espace

membres.

2. Saisons

Cogito-Sport fonctionne par saisons. Vous ne gérez les inscriptions que pour la période en cours.

La saison en cours est indiquée en haut de l’écran principal.

Il n’y a pas de limitation dans l’organisation des saisons.

Allez dans la table Saison et créez la saison en cours (son code et son nom complet).

Exemples : Saison 2012, Saison 2012-2013, Hiver 2013,…

Lors de la création d'une saison, cette nouvelle saison est considérée comme la saison suivant la

saison en cours.

3. Périodes

Si vous n'avez pas souscrit à l'option multi-périodes, vous ne pouvez utiliser qu'une période par

saison.

Si vous avez souscrit à cette option, vous pouvez décomposer votre saison sportive en autant de

périodes que vous le souhaitez : Semestres, Trimestres, Périodes pour les camps et les stages.

N'oubliez pas de préciser la période suivante (lorsqu'il en existe une dans la même saison sportive)

pour automatiser la réinscription (duplication des inscriptions).

Vous devez préciser une date de début et une date de fin pour chaque période.

http://www.votre_société_sportive.cogito-sport.ch


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1 seule période ou multi-période ? Si vous inscrivez les membres pour toute l’année, vous

n’utilisez qu’une période. Si votre saison est découpée en trimestre, semestre ou autres, on parle

alors de Multi-périodes.

Pour paramétrer les périodes de votre saison dans Cogito-Sport il faut réfléchir aux périodes

d’inscription proposées.

Est-ce que les membres paient leur inscription pour toute la saison (année sportive) ? Ou bien est-il

possible de s’inscrire pour un trimestre, un semestre, …. ?

Exemples :

1 saison sportive : vous proposez des inscriptions annuelles pour toute la saison sportive.

Alors il faudra créer une période qui couvre la durée de la saison (ex Saison 2012 ou Saison

2012-2013).

Il n’y aura pas de période suivante (ce sera l’année suivante).

Vous proposez des inscriptions sur plusieurs périodes : par Trimestre, ou par Semestre par

exemple.

Vous allez créer dans Cogito-Sport toutes les périodes pour lesquelles des inscriptions sont

possibles : Trimestre 1 (avec date de début – date de fin) – Trimestre 2 (qui sera renseigné

comme la période suivant la période Trimestre 1), Trimestre 3 et Trimestre 4.

Il est important de renseigner la date de début et la date de fin de la période.

Il faut renseigner la période suivante dans le cas du multi-période afin de permettre le

renouvellement automatique des inscriptions.

Remarque : Si vous proposez des inscriptions à l’année et que vos membres peuvent payer en

plusieurs fois (en 2 ou 4 fois par exemple), vous utiliserez la notion de période pour réaliser

des factures par semestre ou par trimestre.


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IV. Paramétrage des tables dans Paramètres

Cette étape est importante. C'est ici que vous allez paramétrer Cogito-Sport pour retrouver la

terminologie de vos cours, de vos catégories de membres etc.,...

Nous allons détailler les tables du menu « paramètres » :

1. Site d'entraînement

Il faut paramétrer dans Cogito-Sport les sites d’entraînement de votre club ou société sportive.

Cette notion de site d’entraînement sera reprise dans la création des groupes (liés aux cours) : pour

chaque groupe de cours vous serez amenés à renseigner l’horaire, le jour et le site d’entraînement

du groupe en question.

Remarque : vous pouvez utiliser le champ description pour renseigner des infos complémentaires

sur le site d’entraînement.

Remarque : pour certains sports, au sein d’un même site, plusieurs salles peuvent être concernées.

Cogito-Sport gère également les sites multisalles (sous-information disponible au niveau de la table

des sites d’entraînements) :

2. Formations

Vous pouvez renseigner ici les formations que peuvent suivre vos membres.

Exemple : Coach J+S, Moniteur, juge, Arbitre, ...

3. Grades

La notion de grade a plusieurs utilisations en fonction du sport :

Dans les arts martiaux, cette notion correspond aux grades du sport (couleur de la ceinture).

C’est ici que vous allez paramétrer tous les grades utilisés dans votre club.

Dans les autres sports, cette notion peut être utilisée pour qualifier le niveau des membres

(facultatif).

Pour chaque Grade (ou Niveau) vous pouvez renseigner différentes informations (pas obligatoire) :


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l’ordre (pour afficher les grades selon un ordre précis)

le code pour la saisie rapide

le nom du grade ou niveau

la fédération

4. Statut des inscriptions

Cette table sera utilisée pour définir le statut de l'inscription des membres.

Vous retrouverez les données saisies ici sous la forme d'une liste déroulante lors de l'inscription d'un

membre à un cours pour définir le statut de son inscription

Exemples : validé, en attente, démission, ...

Lorsque vous allez renseigner les différents statuts des inscriptions, il vous faudra choisir un statut

reconnu comme « facturable ».

Par exemple, le statut validé est facturable :

si le statut d'une inscription est validé, le champ "Facturable" est coché. Cela indique que les

inscriptions sont facturables.

5. Activités des membres

L'activité du membre désigne son rôle au sein du club. Un membre peut avoir plusieurs activités.

Vous pouvez choisir une activité par défaut.

Vous pouvez dans cette table renseigner toutes les activités de membres pertinentes pour votre

société. Les différentes activités seront ensuite disponibles sous la forme d'une liste déroulante lors

de l'ajout d'activités à des membres.

Exemples : Comité technique, membre actif, arbitre, bénévole, moniteur,...

Vous pourrez ensuite utiliser les communications (Emailing, SMS, Courrier postal) pour vous

adresser aux membres qui sont concernés par une ou plusieurs activités.

Exemples : Envoi d’un email à tous les membres bénévoles. Ou encore communication SMS au

comité technique.

6. Catégories de membres

Les catégories de membres sont utilisées pour la tarification. Elles permettent d'attribuer un tarif

particulier à un membre lors de la facturation d'un article divers, d'une cotisation ou d'un cours.

Exemple : Etudiants, Familles nombreuses, ...

Il faut renseigner dans cette table toutes les catégories gérées par votre club ou société sportive qui

donnent droit à une tarification spéciale.

Ces catégories seront ensuite utilisées lors de la tarification des cours. Vous pourrez attribuer un

tarif pour chaque catégorie de membres gérée dans votre club ou société sportive.


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7. Types de présence

Cette table vous permet de renseigner les différents types de présence afin de distinguer les jours

d'entraînement des jours de camps, meetings ou autre. Ces informations ressortiront sur la liste de

présence en haut de page. Elles seront également reprises dans la saisie des présences en ligne.

8. Codes postaux indigènes

Dans cette table vous pouvez renseigner une liste de codes postaux pour lesquels un tarif différent

du tarif normal sera appliqué (si vous indiquez un prix pour les codes postaux indigènes dans la

tarification) lors de la facturation.

Si vous utilisez cette fonctionnalité, il faut bien renseigner les codes postaux de vos membres (table

membres – fiche du membre – Code postal). Lorsqu’un membre possède un code postal inclus dans

la table des codes postaux indigènes, une coche indigène apparaît au niveau de la fiche du membre.


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9. Textes

Vous gérez dans cette table les textes utilisés lors de l'envoi des factures et des rappels, etc...Vous

pourrez choisir les textes à utiliser au niveau des Paramètres du Club dans la partie Textes.

Le texte qui figurera sur vos documents doit tout d’abord être rédigé au format « Markdown ».

Lors de la rédaction de vos textes, vous pouvez directement rédiger votre texte dans la fenêtre

proposée au format « Markdown ». Ou, vous pouvez utiliser l’icône et Cogito-Sport ouvrira

une page html (dans votre navigateur Internet) dans laquelle vous pré-visualiserez le texte tel qu’il

apparaîtra dans vos futurs documents.

10. Étiquettes

Vous pouvez paramétrer l'impression de vos étiquettes dans cette table (nombre d'étiquettes en

hauteur et en largeur).

http://michelf.com/projets/php-markdown/syntaxe/

http://www.cogito-sport.ch/wp-content/uploads/2012/07/Aide-%C3%A0-la-r%C3%A9daction-en-Markdown.pdf


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11. Comptabilité Assistée

Cette table est très utile pour gagner du temps dans la saisie manuelle des opérations récurrentes

telles que le paiement de factures mensuelles (électricité, téléphone, entretien,…).

La comptabilité assistée permet de préparer la saisie des écritures pour des opérations courantes,

afin de n’avoir que le montant à saisir. (Les comptes de débit et crédit ainsi que le libellé de

l’écriture seront déjà renseignés).

12. Server d’envoi de mails

Cogito-Sport peut gérer plusieurs emails d’expédition. Il suffit de renseigner les paramètres pour

chaque adresse d’expédition souhaitée :

13. Civilités

Table des civilités pour la communication avec vos membres. Les codes des civilités peuvent être

utilisés pour la saisie rapide lors de l'enregistrement des membres.

14. Pays

Table des pays utilisée pour la nationalité des membres et le pays de résidence des membres.

15. Catégories de documents

Si vous avez choisi l'option GED, cette table vous permet de créer les différentes catégories de

documents qui seront proposés dans la GED (Gestion Electronique des Documents).

Vous ne pourrez attribuer qu'une catégorie à un document. Choisissez des termes appropriés.

Exemples : Infos Comité Technique, Certificats Médicaux, Autorisations parentales, ...

Remarque : les documents ajoutés dans la GED ne peuvent pas dépasser la taille de 6Mo.

Gestion des mots-clés pour la recherche dans la GED : vous pouvez renseigner des mots-clés pour

faciliter la recherche des documents archivés dans la GED.


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V. Paramétrage des articles

Cogito-Sport vous permet de facturer des articles aux membres de votre club ou société sportive.

Il existe plusieurs types d'articles dans Cogito-Sport :

Cotisations

Cours

Articles divers

Il faut également rattacher chaque article à un compte du plan comptable. (cf : paramétrage

comptabilité).

1. Types d'articles

Le type d’articles permet de regrouper les articles par famille. Chaque type d’article doit être

associé à son propre compte produit au niveau du plan comptable.

Exemples : cotisation, frais d'inscription aux cours, frais divers, les différentes sections (Actifs,

Natation, Plongeon, …)

2. Cotisations

- Création des cotisations :

Les cotisations dans Cogito-Sport constituent un montant à payer chaque année.

Les cotisations auxquelles sont soumis vos membres doivent être renseignées ici. Ensuite, c’est au

niveau des membres que vous pourrez attribuer ces cotisations.

Exemples de cotisations : Frais d’inscription ou Finances d’inscription, Licences FSN – FSG,

Cotisation de membre actif, …

Attention : Pour chaque cotisation vous devez indiquer si celle-ci est obligatoire (dans ce cas elle

sera imputée à tous les membres du club) et si elle est unique (payable uniquement à l’arrivée du

membre au sein de la structure).


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- Tarification des cotisations :

La tarification des cotisations peut tenir compte de :

La catégorie de membre.

L’âge.

Du code postal de résidence (codes postaux indigènes).

Du fait que le membre est licencié auprès de la fédération.

Si vous utilisez les catégories de membres, il faut créer un tarif par catégorie de membres

auxquelles vous souhaitez affecter un tarif différent du tarif « normal ».

Si le champ catégorie de membre n’est pas renseigné, alors le tarif sera appliqué à tous les membres

dont la « catégorie de membre » n’est pas renseignée.

Si vous ne souhaitez pas utiliser le champ âge, laissez 0 dans le champ.

Vous pouvez gérer librement la tarification et cumuler les critères.

Par exemple : un tarif spécial pour le membre qui a la catégorie de membre étudiant et qui est

licencié + indigène.

Remarque : vous aurez la possibilité d’ajuster manuellement le montant des cotisations au niveau

des factures (réduction ou supplément).

3. Cours

Dans Cogito-Sport, nous utilisons la notion de cours et la notion de groupes :

Les cours sont utilisés pour la facturation.

Les groupes sont utilisés pour les inscriptions des membres et les horaires.

Un cours peut contenir de 1 à n groupes.

Par exemple : le cours Natation débutants est rattaché aux groupes : Natation débutants 1 –

Natation Débutants 2 - ....

Les cours contiennent les informations suivantes :

Type d'article (provenant de la table type d'article).

Référence (qui sera utilisée pour la saisie rapide).

Nom complet.

Description (Champ libre)

Compte (pour la comptabilité).

Un cours doit obligatoirement avoir un tarif (tarification du cours).


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Le tarif d'un cours peut tenir compte de plusieurs critères tels que :

la période

la catégorie du membre

l'âge du membre

son code postal de résidence (Codes postaux indigènes)

s'il est licencié de la Fédération sportive ou non.

Si vous souhaitez différencier les tarifs en fonction d'un ou plusieurs des critères listés ci-dessus,

alors il faut créer un tarif associé à chaque cas que vous souhaitez gérer.

Si vous proposez des inscriptions au trimestre et à l’année, il faudra créer un tarif pour le trimestre

et un tarif pour l’année.

Si vous avez un tarif étudiant et un tarif famille nombreuse, il faudra créer un tarif « Etudiant » pour

chaque période et un tarif « Famille Nombreuse » pour chaque période de cours proposée.

Tous les critères proposés ne sont pas obligatoires, si vous ne tenez pas compte de l'âge, laissez le

champ sur 0.

Si vous n'accordez pas de tarif préférentiel en fonction des codes postaux, ne renseignez pas ce

champ.

Si vous ne choisissez pas de catégorie de membre lors de la création d'un nouveau tarif, celui-ci sera

considéré comme le tarif normal (tous les membres auront ce tarif par défaut).

le schéma suivant a pour objectif de récapituler la logique de fonctionnement des cours et des

groupes dans Cogito-Sport :


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Une fois les cours saisis, vous pouvez créer les groupes liés et commencer à y inscrire des membres

et à facturer des inscriptions (voir aide contextuelle Cogito-Sport).

4. Articles divers

Les articles divers sont tous les autres articles que votre club ou société sportive peut facturer aux

membres qui ne sont ni des cours, ni des cotisations.

Exemple d'articles divers : T-Shirt, casquette, ticket de tombola, frais de rappel, …

Le principe de tarification des articles divers est le même que pour les cours.


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VI. Les Groupes dans Cogito-Sport

La notion de groupe est utilisée pour inscrire les membres à un cours. Un cours comporte de 1 à n

groupes.

Il faut bien intégrer la logique de Cogito-Sport : Cours Groupes Inscription Facturation.

Exemples :

le cours de brasse est lié aux groupes : Brasse Débutants, Brasse Moyens et Brasse Avancés.

le cours Agrès est lié aux groupes : Agrès Mardi, Agrès Jeudi

le Cours Judo est lié aux groupes : Enfants 1, Enfants 2 et Enfants 3.

1. Les groupes dans Cogito-Sport

Dans le menu gestion, cliquez sur la table « Groupes ».

A la création d'un groupe il faut renseigner :

le cours auquel il est rattaché

son code (pour saisie rapide)

son nom complet

le quota (limitation du nombre d'élèves – indispensable pour bénéficier du taux de

remplissage des cours)

actif : si le groupe est ouvert à l'inscription, alors cette case doit être cochée

2. Horaires des groupes et affectation du moniteur

Pour chaque groupe, il faut déterminer un horaire (et un site) d’entraînement.

Lorsque vous ajoutez un horaire à un groupe, il faut :

choisir le site (depuis la liste provenant de la table « Sites d'entraînement »)

choisir le jour du cours

indiquer l'heure de début et l’heure de fin

Un groupe peut avoir plusieurs horaires d'entraînement dans la semaine.


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Une fois les horaires renseignés, n'oubliez pas d'affecter un ou plusieurs moniteurs (professeurs) à

ce groupe. Vous pouvez nommer plusieurs moniteurs, mais un seul sera moniteur responsable (c'est

celui qui recevra la liste de présence par email).


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VII. Paramétrage des tables dans Comptabilité

Cogito-Sport propose également en option la comptabilité. Afin de permettre à chaque club de

reproduire son plan comptable, nous n'imposons pas de plan comptable par défaut.

Ainsi, le comptable, caissier ou trésorier peut paramétrer (ou importer) son plan comptable par

défaut.

1. Catégories de comptes

Il faut tout d'abord renseigner vos catégories de comptes.

Soit en les créant manuellement, soit en important une liste de catégories de comptes au format csv.

Pour importer au format csv dans Cogito-Sport référez vous au chapitre Import dans Cogito-Sport.

2. Comptes

Une fois les catégories de comptes renseignées, vous pouvez créer ou importer les comptes utilisés

dans votre plan comptable. Chaque compte peut être rattaché à une catégorie de compte et doit

obligatoirement avoir un « Type » renseigné : Bilan ou Pertes et Profits.

Enfin, le compte destiné aux notes de crédit devra avoir la case Note de Crédit cochée.

Une fois la comptabilité paramétrée, vous pouvez maintenant finir de renseigner les informations

manquantes au niveau du club (Compte banque et compte tiers) et au niveau des Articles (Comptes

auxquels sont rattachés les cotisations, les cours et les articles divers créés).

3. Comptabilité assistée

Grace à la comptabilité assistée de Cogito-Sport, tout bénévole (qui en aurait le droit dans

l’application) peut désormais saisir des opérations comptables sans se tromper de compte ou de sens

débit/crédit.

Le comptable effectue un travail préliminaire qui consiste à créer des opérations prédéfinies dans la

vue "Comptabilité assistée". Une opération prédéfinie est :

Un nom pour décrire ce que l’on veut faire. Ex: «Payer une facture d’électricité »

Un libellé (repris comme libellé de l'écriture)

Un compte au débit

Un compte au crédit

Ensuite dans la vue Journal des écritures, il suffira de cliquer sur le bouton «Opération simple», de

choisir une opération dans la liste puis de saisir un montant et éventuellement un numéro de pièce.

Cette fonctionnalité est également très utile pour saisir des écritures récurrentes (paiement d’une

facture mensuelle de téléphone par exemple) :


22

VIII. Création des utilisateurs et sécurité dans Cogito-Sport

Seul l'administrateur du club (celui qui a reçu le 1er

fichier de licence et la procédure d'installation

par mail) peut, par défaut, créer d'autres utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.

Cogito-sport propose 10 utilisateurs compris dans l'abonnement de base.

1. Utilisateurs

Pour créer un nouvel utilisateur, rendez-vous dans le menu « Sécurité » et allez sur la table

Utilisateurs.

Pour créer un nouvel utilisateur vous devez renseigner :

son nom court (initiales)

sa langue dans l'application

son nom et son prénom

une adresse e-mail valide

une date de validité (et éventuellement une date de fin de validité s’il s’agit d’un utilisateur

temporaire)

Cochez la case « actif » pour que l'utilisateur soit actif dans le système.

Vous pouvez également définir la police et la taille de la police pour chaque utilisateur et

sélectionner une apparence pour l'application. Les modifications sont appliquées au redémarrage de

l'application.

Une fois l'utilisateur créé, utilisez le bouton générer et envoyer un nouveau mot de passe afin que

l'utilisateur reçoive la procédure d'installation avec le fichier de licence en attachement.


23

2. Groupes d'utilisateurs

Vous pouvez également créer des groupes d'utilisateurs dans Cogito-sport. Un groupe d'utilisateurs

permet d'attribuer des droits sur des vues à un ensemble d'utilisateurs sans avoir à appliquer

manuellement ces droits.

Exemples de groupe d’utilisateurs : Comptabilité / Finances, Comité, Moniteurs, Invité, ....

Une fois le groupe d'utilisateurs créé, ajoutez-y les utilisateurs concernés (en bas à droite).

3. Sécurités utilisateurs

Pour chacune des tables et des vues Cogito-Sport vous avez la possibilité de définir des droits

d'accès.

Il existe 5 droits d'accès différents :

Pas d'accès (la table ou la vue n'apparaîtront pas)

Lecture seule (consultation uniquement)

Lecture, modification

Lecture, modification, création

Lecture, modification, création, effacement.

Pour chaque vue, vous choisissez si les droits d'accès s'appliquent à un utilisateur ou à un groupe

d'utilisateurs.

Une fois toutes ces étapes réalisées, vous êtes prêts à profiter de toutes les fonctionnalités de

Cogito-Sport !!!!


24

IX. Les formulaires d’inscription Internet Cogito-Sport

Cette table vous permet sélectionner les groupes de cours ouverts aux inscriptions sur votre site

web.

1. Concept

Le formulaire Cogito-Web permet de proposer à vos membres de s'inscrire ou de se réinscrire en

ligne sur votre site web.

Les membres (ou futurs membres) peuvent choisir d'adhérer au club (cotisation - finance

d'entrée,...) ou bien de s'inscrire à un ou plusieurs cours ouverts aux inscriptions web.

2. Etapes préalables

Il faut tout d’abord renseigner quelques paramètres dans la table « paramètres formulaires

d’inscription » au niveau du menu Formulaires d’inscription :

Proximity-Softwares doit vous fournir un code d'accès internet permettant d'activer les

fonctionnalités WEB de Cogito-Sport dont les formulaires d'inscription font partie. Ce code

est visible dans la vue "Club" ainsi que dans la vue "Paramètres formulaires". Si ce code

n’est pas renseigné dans le champ dédié, merci de nous contacter à l’adresse

[email protected] (objet : demande de code Internet).

Renseigner le champ "Email pour inscriptions web". Cette adresse correspond à l'adresse de

l’expéditeur des emails de notification reçu par les membres ainsi qu’à l'adresse de réception

des notifications des nouvelles inscriptions validées enregistrées sur le site.

L'intégration du formulaire dans votre site internet se fait simplement en copiant l'une des 2

balises IFRAME. La première balise concerne les inscriptions aux cours, la deuxième les

inscriptions pour des cotisations (adhésion au club). Le formulaire viendra s'intégrer

automatiquement à l'emplacement de ces balises.



25

Vous pouvez également personnaliser les textes (en les créant depuis la table Textes dans le

menu Paramètres) :

o le titre de votre formulaire Par défaut : "Liste des cours"

o le texte de l’email de demande de confirmation texte par défaut :

Votre inscription a bien été enregistrée.

Vous recevrez dans quelques minutes un mail de demande de confirmation de votre inscription.

Il suffira de cliquer sur le lien mentionné dans le mail.

A l'issue de cette confirmation, le comité examinera votre demande et la validera en fonction des places

disponibles.

Merci.

o le texte de l’email de notification de l’inscription texte par défaut :

Bonjour Pierre Dupont,

Vous vous êtes inscrit sur le site du club ou de la société sportive : Mon Club de Natation

Ce mail est destiné à vérifier que vous êtes bien à l'origine de cette inscription.

Veuillez cliquer sur le lien ci-dessous pour confirmer votre demande d'inscription.

Si le lien ne fonctionne pas, copiez-le dans votre navigateur internet.

http://cgt000.ddns.net/WebRegistration/confirmation?webAccess=12345678&registrationId=ad18b5d3

Cordialement,

Le responsable des inscriptions

o le texte de l’email de validation de l’inscription texte par défaut :

Inscription validée

Saison 2012

Ecole natation

Dauphin 1

Le changement des textes par défauts s'effectue dans la vue "Paramètres formulaires"

Pour modifier les textes par défaut il faut préalablement les créer dans la vue "Textes".

Certaines balises doivent être intégrées aux textes et seront remplacées par des données réelles:

Pour le texte de l'email de demande de confirmation de l'inscription : o \<MEMBER> : remplacé par le nom du membre

o \<CLUB> : remplacé par le nom du club

o \<LINK> : remplacé par le lien sur lequel le membre devra cliquer

Pour le texte de l'email de confirmation de l'inscription : o \<REGISTRATION> : remplacé par le détail de l'inscription (période, cours, groupe)

Il est également possible de joindre un ou plusieurs fichiers en pièces jointes au mail de

confirmation de l'inscription. Cette fonctionnalité nécessite l'option "GED" (gestion

électronique des documents).

Il suffit de déposer (glisser/déposer ou drag and drop) le fichier à joindre dans la zone de

prévisualisation de l'enregistrement du texte de l'email de confirmation de l'inscription:

http://cgt000.ddns.net/WebRegistration/confirmation?webAccess=12345678&registrationId=ad18b5d3


26

3. Paramétrage des formulaires pour l’inscription dans un groupe

Pour rappel, dans Cogito-Sport, un membre s'inscrit dans un groupe pour une période donnée.

Pour qu'un membre puisse s'inscrire via le formulaire dans un groupe il faut créer une entrée

correspondante dans la vue "Inscriptions ouvertes" au niveau de laquelle on précisera en particulier

:

le groupe

la période

Les autres champs :

Date du premier cours : première date du cours ou de l'évènement

Adhésion (Cotisation) : vous devez choisir entre l’inscription au cours (en renseignant

période et groupe) ou la cotisation.

Responsable légal : à cocher pour permettre la saisie des nom et prénom du responsable

légal (pour les enfants)

Envoi facture par mail : à cocher pour proposer au membre de recevoir les factures

directement par email

Ouvert à : o Membres : celui qui s'inscrit est supposé être déjà existant comme membre dans Cogito-

Sport. Il lui est demandé son email et son numéro de membre. Si le numéro de membre n'est

pas connu, seule l'adresse email sera saisie et le numéro de membre sera immédiatement

transmis à l'adresse indiquée.

o Non membres : seul le formulaire avec la saisie de toutes les informations sera proposé.

Celui qui s'inscrit n'est pas supposé être déjà présent dans les membres Cogito-Sport.

o Membres et non membres : les 2 situations précédentes seront proposées

Ouverture : date à partir de laquelle l'inscription sera possible sur internet

Fermeture : les inscriptions ne seront plus possible à partir de cette date

Ouvert : si non coché l'inscription n'est pas possible quelque soient les réglages précédents

Remarque : texte qui sera affiché pour donner plus d'informations au sujet de l'inscription

pour ce groupe.

Titre case 1, 2 et 3 : si un texte est saisi, une case à cocher sera proposée avec comme libellé

le texte saisi. Le résultat (vrai ou faux) sera ajouté à la remarque de l'inscription créée pour

le membre.


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4. Paramétrage des formulaires pour une adhésion au club

Le principe est exactement le même que pour l'inscription à des groupes sauf que l'on saisira une

cotisation au lieu de saisir un groupe ou une période :


28

X. Utilisation du module d'importation

Une certaine rigueur dans le formatage du fichier CSV est nécessaire au bon fonctionnement de

l'importation CSV intégré de Cogito.

1. Contrôler que les dates du fichier sont toutes au même format.

2. Choisir ou renseigner le format des dates dans l'importateur.

3. Choisir le format de caractères utilisé par votre fichier.

Cela a une incidence directe sur l'interprétation des caractères accentués.

En général il s'agit de [Windows-1252] pour Windows et de [x-MacRoman] pour Mac.

Contrôler sur l'aperçu si les caractères accentués sont correctement interprétés.

Fonctionnement de l'importateur

1. Définir dans la colonne "Identification" quels sont les champs de votre fichier qui

vont identifier de manière unique votre enregistrement

2. Etablir la correspondance entre les colonnes de la table et les colonnes de votre

fichier. Pour les membres il s'agira des colonnes correspondantes au prénom, nom voire date

de naissance.

3. Définir le comportement à adopter pour les nouveaux enregistrements et les

enregistrements mis à jour. Un enregistrement est mis à jour si les critères définis en 1 sont

satisfaits.

4. Cliquer sur importer. A la fin de l’importation rafraîchir la grille

5. Un identifiant unique est automatiquement attribué pour les nouveaux

enregistrements.


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XI. Conclusion

Cogito-Sport est une solution de gestion dédiée aux clubs de sports et associations sportives.

Nous avons tenté d’apporter une solution qui réponde aux besoins du plus grand nombre tout en

proposant un réel gain de temps, avec des tâches telles que la facturation, les encaissements

automatiques et la gestion des rappels.

Vous disposez avec Cogito-Sport d’un véritable outil pour trier, filtrer et exporter vos données.

Les Boutons tels que l’exportation et l’impression de listes vont vous apporter une réelle

souplesse et une véritable ouverture.

Cogito-Sport a été développé avec Cogito© - Atelier de développement logiciel Agile – ; ce qui

permet cette souplesse dans la solution et cette rapidité dans la mise en place de nouvelles

fonctionnalités.

Nous sommes à l’écoute de nos utilisateurs ; n’hésitez pas à nous faire part de vos questions et

suggestions d’amélioration à l’adresse [email protected]

Nous avons également à cœur de rassembler les utilisateurs de Cogito-Sport autour du label

« Cogito-Sport Community », n’hésitez pas à prendre contact avec nous pour intégrer ce logo sur

votre site web.

L’équipe Proximity-Softwares

Votre partenaire de proximité.


http://www.cogito-sport.ch

Cogito-Sport : Guide de démarrage Rapide · Guide Démarrage V2.1.1 – Septembre 2012 3 I....

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