Co-designing Campus Päivi Hietanen, Workplace Manager, Aalto University NUAS Conference 2014 – Facilities&Environment

ARTS new bldg 2017 Bachelor center 2015 Learning center 2016 Dipoli (new main bldg) 2016

Campus in transition

Aalto University Campus Vision 2011

Our Students: creating a world-class student learning experience that

engages and offers freedom of choice requires that we bring undergraduates

together on a single site.

Our People: co-location enables connections between researchers that stimulate the production and sharing of

new knowledge.

Our Economy: Aalto’s investment priority will always be our people not walls.

Therefore, even as we develop, expenditure on campus facilities should

stay around the same level as today. This requires that we focus resources

and share facilities.

Our Community: interactions with society are supported through an open and vibrant

centralized campus that provides opportunities for people with different backgrounds and interests to meet.

Sustainable unified campus

Due to many modernisation projects and new construction, Aalto University´s Otaniemi campus is facing a great transformation upcoming years. ARTS new building complex will include metro station and shopping mall with new services. The bachelor studies will be concentrated under one roof and campus library is to be modernised. Dipoli will become the new university main building. Aalto University has a bold campus vision that aims at world class student experience, multidisciplinary co-operation and intelligent use of shared resources. In order to implement this vision we need to involve end users in design projects. One example of that is the library project that started 2013. This masterpiece of Alvar Aalto is soon to be modernised.

From Library to Learning Center

“Why should I come to library? I have

access to all services from my laptop at home.”

Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017 Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017

1514

3.0Käyttäjät• Haastattelut��0LWHQ�Nl\WWlMlSUR¿�LOLW�V\QW\LYlW���.l\WWlMlSUR¿�LOLHQ�HVLWWHO\

”Täällä Taikissa ei ole mitään paikkaa, missä voisi tehdä ryhmässä töitä. Joutuu menemään vaan jonnekin vapaaseen nurkkaan tai useimmiten kotiin.”opiskelija, Arts, nainen 21v.

”Kunnollinen päivä alkaa klo 09, sitten on pitkä lounastauko ja ryhmätöitä jatketaan pitkään, ja iltaan jatkan vielä yksin. Ryhmässä saatetaan tehdä kellon ympäri töitä.”opiskelija, SCI, nainen 22v. ”Maarintalolle mennään, missä on pieniä ryhmätyötiloja 4 – 5 hengen porukalle. Se on kol-kompi kuin täällä Tikillä nämä pienet viihtyisät huoneet, mutta se on auki 24/7, joten siellä on parasta työskennellä keskeytyksettä. Täällä T-kirjastolla saa olla vain 20 asti. Ryhmätyö keskeytyy turhaan.”opiskelija, SCI, mies 27v. ”Maare on sairaan masentava paikka, siellä on vain tietokoneita. Lähiseudun pitsapaikat tietävät paikan, pahimman dl:n aikana syödään vain pitsaa. Työntekijänä täällä Tutalla saa olla myös kellon ympäri.”opiskelija, SCI, nainen 23v.

”Tulen noin 10 aikaan koululle, ja tänään tulin tänne kirjastolle. 13 aikaan menen tuohon vie-reen syömään ja palaan yleensä kirjastoon. Jos käytän isoa konetta niin olen täällä 18 asti.Pystyn keskittymään tällaisessa tilassa paremmin kuin kotona. On mukava, kun on sohvat tai voi olla pöydän ääressä.”opiskelija, SCI, mies 25v.

”Opetusaineistona käytän fyysisiä kirjoja ja lehtiä. Pääasiassa siis fyysisiä kirjoja.Tilaan itselleni aika paljon kirjoja ja teen kirjastolle ajankohtaisia kirjalistoja tilattavaksi. Hir-veän kivasti tilaavat kyllä kirjoja. Vanhat kirjat ovat myös arvokasta materiaalia. Materiaali on niin tärkeä ja kuvat on kirjoissa eri näköistä painettuna eri papereille.”opettaja, Arts, nainen 35v. 

3.1Haastattelut ja käyttäjäprofi ilien synty

3.0 Käyttäjät3.1 Haastattelut ja käyttäjäprofi ilien synty

Haastatellut kohderyhmät• Opiskelijat Otaniemessä 73 kpl• Opiskelijat Arabiassa 24 kpl• Opiskelijat Töölössä 20 kpl• Tutkijat 10 kpl• Henkilökunta 16 kpl• Alumnit 3 kpl• Opettajat 12 kpl• Yritysedustajat 10 kpl• Vipu-tiimi (6kpl)• TOST-yksikkö (20kpl)

Haastattelut toteutettiin aluksi teemahaastattelu-rungon avulla, toisessa vaiheessa taas workshopissa syntyneiden ideoiden ja niistä muokattujen proto-tyyppien perusteella. Haastattelut toteutti Kuuden-nen Kerroksen suunnittelutiimi yhdessä hankkeessa mukana olleiden palvelumuotoilutiimien kanssa.

Haastattelutulosten perusteella muodostimme VXXQQLWWHOXQ�WXHNVL�NXXVL�HULODLVWD�Nl\WWlMlSUR¿�LOLD��Suurin ryhmä, opiskelijat jaettiin käyttäytymisen ja PRWLLYLHQ�SHUXVWHHOOD�NROPHHQ�HULODLVHHQ�SUR¿�LOLLQ��6\QW\QHHW�NXXVL�Nl\WWlMlSUR¿�LOLD�HVLWHOOllQ�VHXUDDYLO�la sivuilla.

Design teams and user interviews

Kuudes Kerros Oy

User profiles based on interviews 21

Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017 Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017 Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017

20

3.2Käyttäjäprofi ilien esittely

”Yksinäinen susi”

”Yksinäinen susi” oppii omaehtoisesti, joten hänelle tarjottava palvelu saa olla itsepalvelulähtöistä.

(VLPHUNNLSUR¿�LOL

Poika, 21v.,

Laskentatoimen opiskelija, BIZ

3.0 Käyttäjät3.2 Käyttäjäprofi ilien esittely

Noudattaa rutiineja – tulee tuttuun tilaan lukemaan joka päivä.

Ottaa mielellään vastaan ohjeita tuotta-vuuden lisäämisestä tai tehokkaammis-ta rutiineista.

Tekee omaehtoista oppimista kaiken aikaa – ei kaipaa luentoja ja ryhmätöitä.

Selkeä urapolku mielessä.

Muutama ystävä kampuksella, ei tutustu uusiin ystäviin aktiivisesti.

Käyttäjäpolku

3.0 Käyttäjät3.2 Käyttäjäprofi ilien esittely

Cave Room

Aloittaa päivän klo 8:00 samasta kohdasta, johon aineisto edelli-senä päivänä jäi.

Ravintola

Tapaa lähimmässä mahdollises-sa ravintolassa ystävänsä, toisen laskentatoimen opiskelijan, 30 minuutin kuulumisten vaihdolla.

Tenttiakvaario

Tenttii jo aikaisin ennen muita kurssejaan, koska suorittaa samana päivänä vielä toisen kirjatentin.

Etsii omatoimisesti artikkelitie-tokannoista rahoituksen uusinta tutkimusta markkinoinnin psy-kologiasta.

24/7 + kahvi-automaatti

Ottaa automaatista kahvia ja luomukanaleivän jaksaakseen opiskella vielä illalla.

Accessible Learning

Katsoo kahden tunnin luennon tehden samalla muistiinpanoja ennen kotiin lähtöä.

Opiskelu 1 Tauko 1 Opiskelu 2 Tauko 2 Opiskelu 3

21

Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017 Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017 Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017

20

3.2Käyttäjäprofi ilien esittely

”Yksinäinen susi”

”Yksinäinen susi” oppii omaehtoisesti, joten hänelle tarjottava palvelu saa olla itsepalvelulähtöistä.

(VLPHUNNLSUR¿�LOL

Poika, 21v.,

Laskentatoimen opiskelija, BIZ

3.0 Käyttäjät3.2 Käyttäjäprofi ilien esittely

Noudattaa rutiineja – tulee tuttuun tilaan lukemaan joka päivä.

Ottaa mielellään vastaan ohjeita tuotta-vuuden lisäämisestä tai tehokkaammis-ta rutiineista.

Tekee omaehtoista oppimista kaiken aikaa – ei kaipaa luentoja ja ryhmätöitä.

Selkeä urapolku mielessä.

Muutama ystävä kampuksella, ei tutustu uusiin ystäviin aktiivisesti.

Käyttäjäpolku

3.0 Käyttäjät3.2 Käyttäjäprofi ilien esittely

Cave Room

Aloittaa päivän klo 8:00 samasta kohdasta, johon aineisto edelli-senä päivänä jäi.

Ravintola

Tapaa lähimmässä mahdollises-sa ravintolassa ystävänsä, toisen laskentatoimen opiskelijan, 30 minuutin kuulumisten vaihdolla.

Tenttiakvaario

Tenttii jo aikaisin ennen muita kurssejaan, koska suorittaa samana päivänä vielä toisen kirjatentin.

Etsii omatoimisesti artikkelitie-tokannoista rahoituksen uusinta tutkimusta markkinoinnin psy-kologiasta.

24/7 + kahvi-automaatti

Ottaa automaatista kahvia ja luomukanaleivän jaksaakseen opiskella vielä illalla.

Accessible Learning

Katsoo kahden tunnin luennon tehden samalla muistiinpanoja ennen kotiin lähtöä.

Opiskelu 1 Tauko 1 Opiskelu 2 Tauko 2 Opiskelu 3

Customer journey visualizing needs

1110

Palvelumuotoiluprojekti Oppimiskeskukselle – Designtoimisto Kuudes KerrosDesingtoimisto Kuudes Kerros veti Oppimiskeskuksen palvelumuotoiluprojektia, joka valmistui joulukuussa 2013. Toimisto kertoo ohessa itse monivaiheisesta palvelujen muotoilusta.

Projektin lähtökohtiaTulevaisuuden oppimiskeskuksen palvelumuotoilu on tehtävänä mielenkiintoinen ja haas-tava. Onnistuneen konseptin tulisi vastata kysymykseen: ”Miksi menisin oppimiskeskuk-seen, jos lähes kaikki maailman sisältö on saatavilla kotisohvaltani läppäriltä käsin?”

Palvelumuotoilun aloituskokous syyskuussa 2013

Oppimiskeskuksen sisällön ja sitä tukevan ympäristön synnytti monialainen tiimi yhdessä käyttäjien kanssa. Tämä uudenlainen yhteistyö vaati kaikilta ennakkoluulotonta asennetta. Kirjaston hankesuunnittelusta ja konsulttihankinnoista vastasi Aalto-yliopistokiinteistöt Oy. Kampus- ja tilapalvelut taas vastasi kehityshankkeiden määrittelystä, käyttäjäyhteis-työstä sekä suunnittelijoiden ohjauksesta. Vastaamme myös kirjaston väistötilojen suun-nittelusta sekä tulevien muuttojen organisoinnista.

Vuoden aikana kääntyi yliopiston tilankäytössä uusi lehti, kun lähdimme pilotoimaan mobiilityötä ja joustavia tilankäytön tapoja yhdessä aaltolaisten kanssa. Uudet työympäris-töratkaisut perustuvat henkilöstön työprofi lointiin ja ajatukseen siitä, että tietotyö tarvit-see tuekseen tilojen kirjon. Mobiilivälineiden avulla voi päivän aikana valita kutakin työ-vaihetta parhaiten tukevan tilan. Hiljaisten tilojen ohella tarvitsemme aikaisempaa enem-män projektitiloja, luovia tiloja ja kohtaamispaikkoja, joissa tietoa ja osaamista jaetaan. Näitä mahdollisuuksia tarjoamme myös Oppimiskeskuksen henkilökunnalle.

Päivi Hietanen

TyöympäristöpäällikköKampus- ja tilapalvelut

Oppimiskeskussuunnittelu 2013 - 2016

9/27/14 11

Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017 Oppimiskeskus palvelumuotoilukonsepti 2013 - 2017

33324.0 Palvelukonsepti4.4 Palvelukuvaukset

KirjastoLainaus/Palautus

Kurssikirjat

Kokoelmat

Gradut

Alli & Varasto

Visualisoidut e-aineistot

Visualisoidut palvelut

Jonotuslista

Helppari

Vertaistuki

Sähköinen palveluportfolio

Tietoasiantuntijapalvelu

Tieteellisten lehtien ranking

Datan visualisointi palveluna

Aloituspaketti tutkijalle

Tutkijan julkaisuapu

Päivystysvuoro kampuksella

Tiedonhaun itseopiskelusivusto

Tutkimusmaisemapalvelu

Oppimista tukevat tilat ja palvelutAcademic Mind SparringAccessible LearningMuokkaa oma työskentelytilasi

RyhmätyötilatRyhmätyötilat S, M, L, XL + Storing Project ProgessCave Room

SeminaaritilatDIY Seminaaripalvelu

Mediapalvelut ja -tilatVideo EditingPitch RoomSuper Data RoomPuhelinkopit3D Printing HeavenGraafisen suunnittelun pop up -pisteVisual Resources CenterBeta DeskTenttiakvaario

Social Spaces

Kahvila, Terassi, RavintolaAlumni- ja opettaja-loungeLock & Load - Kehon ja mielen virkistyspaja

Event Spaces

Tiede- ja taidekulma

Muut palvelut ja tilatKompassiKopiopalveluPalveluviestintä, Infografiikka ja Top 10 -vinkit Big Hairy Audacious Goal (BHAG) BoardCommunity Manager

4.3Palvelukuvaukset

Uudet ja vanhat palvelut koottiin oheiseksi kokonaisuudeksi, joka on jaettu palvelujen luonteen mukaisesti.

Palveluiden määrä on suuri, eikä kaikkia tässä listassa mainittuja palveluja suositella välttämättä toteutettavaksi. Kaikkia tässä lis-tassa olevia palveluita suositellaan kuitenkin kokeiltavaksi käytännössä. Listan palveluista suositellaan rakennettavan sellainen proto-tyyppi, jonka avulla voidaan todeta kannat-taako palvelu toteuttaa vai ei.

4.3Palvelulupaus sisältäen uudet ja nykyiset palvelut

2.0 Strategia2.1 Oppimisen ja työnteon tulevaisuus Oppimis- keskuksen kannalta

Lainaus/PalautusKäsikirjastoKurssikirjatKokoelmatLehtisaliGradutSähköiset julkaisutTieteellisten lehtien rankinglistatArtikkelitietokannatTutkimusmenetelmätietokannatVerkkokurssien kokoomatieto-kannatTiedonhaun itseopiskelusivustoPersonoitu opetusTutkimusmaisemapalveluData.aalto.fi

Tiede- ja taideaukioDIY SeminaaripalveluEmeritus LoungeKompassiAcademic Mind Sparring

Ryhmätyötilat S, M, L, XLMuokkaa oma työskentelytilasiPitch RoomGraafisen suunnittelu pop up -pisteSuper Data RoomVisual Resources CenterVideo editing

Lock & Load – kehon ja mielen virkistyspajaBig Hairy Audacious goal (BHAG) board

Palvelulupaus:Yhdessä oppiminen tekee meistä maailman parhaita.

Visualisoidut e-aineistotVIsualisoidut palvelutKirjojen jonotuslistaSähköinen helppariVertaistukikeskustelupalstaSähköinen palveluportfolioTietoasiantuntijapalveluAloituspaketti tutkijalleHenkilökohtainen ohjaus -vierihoitoTutkijan julkaisuapuPäivystysvuoro kampuksella

TenttiakvaarioCave Room

Information & Learning

Events & Networking

Working

Personal productivity

Muutosta voidaan kuvata palvelulupauksen kautta, josta nähdään kuinka hyvin lupauk-set täyttyvät nykyisten ja uusien palveluiden kautta

Autamme sinua hahmottamaan ja löytämään nopeasti parhaat akateemiset sisällöt.

Tarjoamme kontekstin tavata ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita samoista asioista kuin sinä.

Tarjoamme monikäyttöiset ja inspiroivat tilat työntekoon ja oppimiseen yksin tai ryhmässä

Autamme saamaan parempia päivittäisiä rutiineja opiskeluun tai työntekoon.

Learning together makes us best in the

world

Library´s vision is to transform itself into an inviting Learning center. Meanwhile the digitalisation is changing the customer behaviour. What would be an applicable service concept for the future Learning center? And how can we create a buzzing meeting place in historical building? Planning was started with service design project. 3 design teams were established to interview Aalto staff and students across campuses. In those interviews the daily life and activities and working and learning patterns of users were mapped. Based on that data 6 user profiles and related customer journeys were defined. The new service concept, result of many workshops and prototyping with end users, includes 4 focus areas and a bold service promise for the new Learning center.

Public space+theme floors

Printed materials + study

Aalto showroom

Media services

Arkkitehdit NRT Oy

38

LUONNOS

5

5. O

ppim

isym

päri

stö

Tiede- & Taidekulma1. kerroksen tapahtumapaikka kuhisee elämää aamusta iltaan pidennetyjen ilta-aukioloaikojensa ansiosta. Tiede- & Taidekulma toimii koko Otaniemen kampusta elävöittävänä kohtaamispaikkana myös kesäisin. Kahvila terasseineen houkuttelee ihmisiä esim. avoimiin pop-up-aamiaisseminaareihin.

Erikseen suljettava 24/7-kulma toimii päivisin kahvilan rauhallisena loungena, mutta tarjoaa mahdollisuuden opiskeluun mihin vuorokaudenaikaan tahansa. Tilassa on erillinen wc sekä ruoka- ja juoma-automaatit. Tiede- & taidekulman auki-oloaikojen ulkopuolella pääsy 24/7-tilaan edellyttää erikseen sovittua tilankäyttöoike-utta (esim. sisäänpääsy avautuu kirjasto-älykortilla, johon ladattu 24/7-käyttöoikeus).

Monitoimitilat (ryhmätyö-, kokous-, luentotilat)Erikokoisia ryhmätyötiloja (2-20 h) sijoitetaan kaikkiin kerroksiin sekä henkilökun-nan että asiakkaiden käyttöön. Tilat ovat monitoimitiloja; mobiililaitteet ja langaton tekniikka mahdollistavat tilan monipuolisen käytön (ryhmätyötilasta atk-luokaksi, neuvotteluhuoneesta tenttiakvaa-rioksi). Kalustus on muuntojoustavaa (pinoutuvuus, kokoontaitettavuus, liikutelta-vuus).

34

LUONNOS

KAMPUSKIRJASTOJEN AARTEETNäyttelytilatSisääntuloaulan näyttelytila on koko Oppimiskeskuksen tärkein näyttelytila, ja tausta esim. haastatteluille, televisioinnille yms. Myös 1. krs:n Alumni Loungen edustalla on pieni näyttelytila. Näyttelytiloissa esitellään Aalto-yliopiston opiskelijoiden projekteja ja saavutuksia, niiden avulla ilmennetään koko Oppimiskeskuksen arvoja. Näyttelyjen sisältö kuratoi-daan.

”Tiede ja taide näkyy kaikkialla”Tieteen ja taiteen sekä tekniikan ja talouden alojen esillepantavaa visuaalista aineistoa varten on erikoiskalusteita; matalia vitriinejä, jossa aineisto esim. ulosvedettävissä laatikoissa lasikannen.

Kirjahyllyihin aineiston sekaan integroidaan vitriinejä, joihin sijoitetaan em. visuaa-lista aineistoa tai ns. kampuskirjastojen aarteita. Hyllyihin voidaan integroida myös näyttöjä, joissa esitellään e-aineistoa. Näytöt toimi-vat myös interaktiivisina opasteina tai aineiston hakuvälineinä.

Lehtihyllyjen ylin kaapisto-osa muutetaan vitriiniosioksi, jota voidaan käyttää sekä fyysisten esineiden että e-aineiston esillepanoon.Aineiston (lehdet) vähetessä lehtihyllyjä voidaan jatkossa muuttaa isompina kokonai-suuksina e-aineiston tai esim. Viestintäbaarin aineiston käyttöön.

Alimmassa kerroksessa uudet mediat tarjoavat mahdollisuuden myös Aalto-yliopiston tutkimusten, lopputöiden yms. tulosten esittelyyn mediataiteen keinoin.

Tiivishyllyihin aineisto on sijoitettu perinteisesti, mutta sekaan voidaan myös integ-roida vitriinejä ja/tai näyttöjä, kuten ed. Hyllyjen päädyt muodostavat liikkuvan ja muuttuvan taide-/typografisen seinäpinnan.

4

4.5

Aine

iston

esill

epan

o

KIRJAHYLLYT

LEHTIHYLLYT

37

LUONNOS

5

5. O

ppim

isym

päri

stö

MONIMUOTOISET OPPIMISYMPÄRISTÖTInspiroivat ja innostavat tilatOppimiskeskuksen asiakkaalle tarjotaan monenlaisia tiloja opiskeluun ja viihtymi-seen; perinteisten lukupaikkojen ja työtilojen rinnalle myös insproivia tiloja yhdessä oppimiseen ja hiljaiseen keskittymiseen.

Kerroksissa alaspäin mentäessä tilojen luonne ja identiteetti muuttuu elävämmäksi, samoin sisustus ja kalustus monimuotoistuu; rakenteisiin integroituja pesämäisiä / luolamaisia oleskelupaikkoja, vapaamuotoisia kalusteryhmiä, riippuvia kalusteita... Tilat innostavat tarkoituksellisesti erilaiseen ajatteluun, niiden tarjoamat palvelut ja toiminnot eivät myöskään edusta ”perinteistä kirjastomaailmaa”.

Uusien medioiden ja tekniikoiden mahdollisuudet pyritään käyttämään mahdollisim-man hyvin hyväksi (yhteistyökumppanuudet). Luovissa tiloissa virtuaalisia keinotodellisuuksia äänimaisemineen, tai Cave Roomissa täydellistä, pehmustettua hiljaisuutta.Tilat tarjoavat mahdollisuuden myös Aalto-yliopiston tutkimusten, lopputöiden yms. tulosten esittelyyn mediataiteen keinoin - ”tiede ja taide näkyy kaikkialla”.Ks 4.6. Opastus: uudet mediat

Alin kerros on maan alla, jonne luonnonvaloa ei juurikaan tule. Keinovalaistuksella sinne voidaan luoda erilaisia, vaihtuvia tunnelmia ja tiloja.

JKMM Arkkitehdit Oy

From traditional building process..

Needs Analysis

Programming

Preliminary

Design Detailed Design

Construction

+Move

.. to multidisciplinary concept design

Needs Analysis

Programming

Preliminary

Design Detailed Design

Construction

+Move

Service Design

Architecture

Brand and image

The architects and interior designers that were recruited to project too, used the new service concept as basis for spatial design. The services were grouped and located in the building to create different theme floors. The basic architectural idea is to take one low basement floor down and concentrate technical systems, to create a multilayered public space and preserve the historical interior. The interior design, for its part, celebrates Alvar Aalto but adds new elements that express new Aalto University story. In this project the traditional design methods were replaced by concept design with 3 consultancies. The challenge for project manager is then to match suitable competencies and manage the network of designers. However, this model may result in a rich concept and added value for the client.

Can university go mobile?

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

100.00%

Käyttöaste kokonaisuudessaan

Työpisteet Neuvottelutilat Taukotilat

Käyttöasteet - kaikki kohteet

ARTS

TUAS

Lämppäri

Tietotalo

GENT

Desk occupancy: Public sector 42% Private sector 48% (Source: Senate Properties)

Occupancy, on average

Work stations Meeting rooms Break-out areas

Aalto University Space Occupancy

How do people work? Työprofiilit

• Työpajojen tuloksena saatiin luotua työprofiilit 28:sta henkilöstä

• Ryhmäpäälliköiden kanssa käytiin läpi näitä, ja vahvistettiin että tämä pätee koko ryhmään

• Miten tulevaisuuden työnteontavat tulevat vaikuttamaan liikkuvuuteen?

Aika toimistossa

Yhte

isty

össä

kä

ytet

ty a

ika

paljo

nvä

hän

vähänpaljon

Yhdistelijät9 hlö (32%)

Ankkurit6 hlö (21%)

Keräilijät2 hlö (7%)

Navigoijat11 hlö (40%)

Nimetty työpiste Jaettu työpiste

Navigators

Gatherers Anchors

Connectors

Level of mobility

Leve

l of i

nter

actio

n

Assigned desk

Shared desk

Activity based office 22 staff 5 anchors 17 navigators 15 desks 40+ stools Desk sharing 1.7 270 sqm2 (-40%)

Copier

BR

EAK

OU

T

Coat racks

Kitchen F2F

Multi-purpose

Project room Meeting Meeting Team offices

for anchors Quiet booth

Lockers

•  Most people think the new space works well (3,9/5) •  Better atmosphere and more interaction (4,2/5) •  Visitors say it´s attractive and positive “image boost” •  For some it´s hard to change desk and find colleagues •  “Working together is fun and we laugh more!”

15/18 satisfied with new desks (n=18, scale 1-5)

No-one felt their productivity has decreased. 55% feel more productive.

POE 2014, KVA Arkkitehdit Oy

Muokattu layout

2

Kokoustilat - varattavat Ei nimettyjä, ei varattavia työ- ja palaveritiloja Nimettyjä työpisteitä Tukitiloja (tulostin, arkisto)

Talous: 3 ankkuria + 1 yhteiskäyttö-piste

Turvallisuus: 2 ankkuria + 1 yhteiskäyttö-piste

Monipuolista vuorovaikutteista työ- ja yhteistyötilaa, tänne mahtuu kokoontumaan koko KaTi

Mahdollisuus järjestää valokuvauspiste, ergonomiavälineille säilytys

TAUKO

Eritunnelmaisia ad-hoc palaveritiloja

Eritunnelmaisia ad-hoc palaveritiloja

Jaettu, hiljainen työtila Projektityötila

Keittiö, tänne paikka koirien ja perheenjäsenten kuville

Aula lounge: korkeaselkäiset nojatuolit, naulakot, henkilökohtaiset lokerikot

Henkilöstön naamakuvat toiseen näistä seinistä

POE: space occupancy

Copier Coat racks

Kitchen F2F

Multi-purpose

Project room Meeting Meeting Team offices

for anchors Quiet booth

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Käyttöaste kokonaisuudessaan

Toimistotilat Neuvottelutilat Taukotilat

Käyttöasteet - kaikki kohteet vk 17 ja 23

ARTS - viikko 17

ARTS - viikko 24

TUAS - viikko 16

TUAS - viikko 23

Lämpömiehenkuja - viikko 16

Lämpömiehenkuja - viikko 23

Tietotalo - viikko 16

Tietotalo - viikko 23

GENT - viikko 16

GENT - viikko 23

According to studies university facilities are underutilised. Along with the space efficiency the usability needs to be improved too, as many environments no longer support new ways of working and learning. 2013 many pilot projects were initiated to test new ways of working, create novel space concepts and involve end users with variety of co-design methods. Campus and Facility Services was the first one to move from traditional cell office to “activity based office” that offers mix of spaces and mainly shared desks for staff. The POE results show the improved space efficiency, increased interaction and staff productivity. The space occupancy, however, still remains low and could be developed further.

Work cafes+drop in Shared team offices Project rooms Meeting rooms Quiet booths 25 bookable offices “Anchors” ”Campus mobiles” “Mobiles” 550 staff 407 FTE 300 desks -52% office space

ARTS office concept

Work café

Exhi-bition

Floor plan: Verstas Architects

Work café

Dan Perjovschi

Placemaking “In a future where people do not HAVE to be in any particular place, they will go where they WANT to be. In a future where employees do not HAVE to be in their company’s offices, the Placemaker’s role will be to attract them to WANT to be there. Placemakers will be vital to the future of cities.”

Placemaker Research Programme

Our next big challenge is to implement new ways of working in new ARTS building. The future office concept there is based on 3 profiles, desk sharing, work cafes and team offices. The concept will first be tested in Dean´s Office. New ways of working is about major cultural change, as the current university space provision is hierarchical and offices support solo work mainly. But in order to survive the financial crisis, sustainability issues and global competition we need to rethink the way we work and use the space. We designers are placemakers. Our challenge is to create inviting places where people want to come. And there the co-design is a powerful tool.

Read more: Learning Centerhttp://www.aalto.fi/fi/current/news/2014-02-05/ Aalto ARTS office concept http://www.aalto.fi/fi/current/news/2014-06-13/