1Como criar um

Programade Capacitao

arrasador!

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Introduo Quando o assunto Recursos Humanos, todas as empresas compartilham as mesmas preocupaes:

Ter um processo de recrutamento eficaz Potencializar a produtividade dos colaboradores atravs de capacitao Manter estratgias consistentes para reter talentos

O objetivo deste e-book apresentar formas de utilizar um Programa de Capacitao como ferramenta para aumentar a produtividade e reter talentos.

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Aumento da ProdutividadeO aumento da produtividade, sob uma perspectiva geral, deve considerar trs importantes pilares:

Processos menos burocrticos, com objetivos e atividades claras e uma rotina de melhoria contnua bem estabelecida e seguida por todos. 1

Ferramentas que facilitem a execuo dos processos e atividades de negcio e que minimizem os riscos de falha humana.2

Capacitao de pessoas. No somente nos processos e ferramentas que aumentam a produtividade da organizao, mas tambm em outros temas que contribuam com a produtividade individual, como por exemplo, o uso consistente dos recursos de microinformtica (e-mail, Office, vdeo conferncia, notebook, smartphone, etc.), boa comunicao, caractersticas de liderana, boa gesto do tempo, organizao de tarefas e outros temas popularmente denominados soft skills.

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importante ressaltar que estes pilares so perfeitamente aplicveis para qualquer funo profissional, seja fritar um hambrguer, realizar uma venda, gerenciar um projeto ou resolver um problema tcnico.

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Reteno de TalentosExistem inmeros fatores que corroboram com o tema Reteno de Talentos.Cada profissional tem suas caractersticas individuais, como eperincias de vida, valores pessoais, expectativas e habilidades naturais e desenvolvidas ao longo da carreira. Para manter um bom clima organizacional, preciso estabelecer planos abrangentes que levem em considerao os aspectos coletivos e individuais dos colaboradores.

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No iremos entrar em detalhes sobre ferramentas como a Pirmide de Maslow, Teoria X e Y de Hezberg ou Motivos Sociais de David McClelland, pois existe uma vasta bibliografia sobre o assunto. Mas importante ressaltar que todas estas teorias partem do princpio que os indivduos tm momentos diferentes de necessidade motivacional e fatores motivadores diferentes.

Portanto, um dos fatores crticos de sucesso para o aumento da produtividade e para a reteno de talentos ter um Programa de Capacitao que:

Respeite as caractersticas e necessidades individuais de cada profissional Esteja aderente aos processos e sistemas utilizados especificamente pela sua empresa Permita que os profissionais evoluam na carreira, produzam mais, melhor e sejam felizes!

Por exemplo, a garantia de um salrio justo e benefcios trabalhistas o suficiente para manter alguns profissionais motivados. Outros precisam trabalhar em um ambiente harmonioso, com festa do aniversariante do ms e outras atividades sociais. Para outros, necessrio ter reconhecimento profissional, a sensao de crescimento, aprendizagem ou desafios profissionais para que estejam engajados em dar o melhor de si.

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2.Principais desafios dosProgramas de Capacitao

Para que um programa de capacitao atenda aos requisitos apresentados anteriormente, ele deve ser abrangente porm bem direcionado e muito bem controlado. Ou seja, precisa enderear as necessidades de profissionais de diversos nveis hierrquicos, diversos setores, dispersos geogrficamente e com diferentes disponibilidades de horrio.

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Alguns dos principais problemas que os gestores de desenvolvimento humano se deparam ao levar para frente um programa como este so:

Corte de oramento Este um fenmeno comum durante as revises de oramento da maioria das empresas. Duas linhas de investimentos que so sempre cortadas so as de treinamento e de consultoria.Justamente por conta disso, uma boa argumentao e uma boa estruturao do programa de capacitao essencial para mostrar o verdadeiro valor do programa.

Deslocamento da equipeMuitas vezes, estes profissionais esto espalhados pelo Brasil, Amrica Latina ou qualquer outro lugar do mundo. A barreira geogrfica um dos primeiros entraves encontrados ao elaborar um programa de capacitao. preciso garantir que o contedo dos treinamentos chegaro adequadamente ao profissional ou que o profissional chegar adequadamente ao local do treinamento.

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Necessidade da empresa x perfil do profissionalJ falamos que importante capacitar o profissional para aumentar a sua produtividade e que tambm importante mant-lo motivado. Comprar treinamentos de controladoria para um profissional que j demonstrou interesse em mudar para a rea de Relaes Pblicas um desperdcio de verba e potencial. Por isso, importante que haja um mapeamento e cruzamento do perfil profissional dos colaboradores versus a competncia necessria para aquela vaga naquele departamento. Se a necessidade no estiver condizente com o desejo ou o perfil do profissional, a primeira ao, antes da capacitao, deveria ser o remanejamento do profissional. Como competncia, pense no famoso CHA (Conhecimento, Habilidade e Atitude).

Gerenciar o programa de forma eficienteNo adianta conseguir a verba para contratar empresas de treinamento, distribuir treinamento para uma srie de profissionais ou implementar uma plataforma de e-learning com um monte de treinamentos disponveis se estas aes no forem bem gerenciadas. Gerenciar estas aes significa entregar o contedo certo para o profissional certo e acompanhar a realizao dos treinamentos e o desempenho dos profissionais.

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Falta de base de conhecimentoGeralmente os profissionais fazem o treinamento, aprendem bastante durante aquele perodo intensivo de estudo, aplicam parte daquele contedo aprendido no dia a dia e esquecem o resto. Pode ser que esta parte que foi esquecida seja justamente o que vai dar vantagem competitiva a sua empresa.Este um dos pontos que se faz essencial ter uma base de conhecimento para consultar novamente o que foi estudado quando quiser.Esta base de conhecimento pode ser utilizada pelos colaboradores na hora de elaborar um relatrio importante, para capacitar novos colaboradores que foram transferidos de departamento ou recm contratados do mercado.Desta forma garantido a todos os profissionais do departamento o acesso s mesmas informaes, dando a sensao de equidade e o alinhamento profissional.

Contedos pouco engajantesSe o contedo do treinamento for pouco interessante com relao a metodologia, didtica, visual e aplicabilidade prtica, os resultados esperados de produtividade e motivao no sero alcanados.Na hora de contratar a empresa que ir viabilizar a realizao do programa, voc precisa garantir que a mesma utilize mtodos de incentivo para o profissional consumir o contedo at o fim.

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3.Elaborando umPrograma de CapacitaoJ ficou claro que no adianta nada sair treinando o pessoal a esmo. Por mais que se pregue o protagonismo dos profissionais, as pessoas possuem perfis distintos. Alguns certamente vo precisar de um empurrozinho.

Sempre bom ter um modelo de gesto do desenvolvimento profissional individual. Os profissionais com perfil de protagonistas vo se sentir motivados ao verem que esto cumprindo com as metas de capacitao sugeridas pela organizao e ao saberem que a empresa est acompanhando e dando valor ao seu esforo. Para quem precisa de um empurrozinho no autodesenvolvimento, o plano vai dar a toada necessria para que o profissional evolua.

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Dadas algumas das dificuldades apresentadas, como deslocamento da equipe, baixo oramento, necessidade de gesto prxima do aproveitamento do contedo pela equipe e as vantagens de contar com uma base de conhecimento para consulta posterior, vamos exemplificar o programa de capacitao considerando uma plataforma de treinamentos online que mitiga/resolve todas estas desvantagens.

A elaborao deste programa pode seguir dois caminhos, dependendo da abrangncia do seu programa.

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Imagine que voc precise treinar 2000 profissionais tcnicos espalhados em todo Brasil e tem alta rotatividade dos profissionais.

No adianta ser utpico e pensar que ir conseguir mapear o perfil de cada um para direcionar treinamentos e fazer realocaes de departamento para todos.

1 Caminho100% baseado nanecessidade da empresa

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Neste caso voc precisa garantir:

Que o mapeamento da necessidade da empresa foi bem realizado A contratao de uma boa empresa para apoiar a produo do contedo O acompanhamento do desempenho dos profissionais (se o contedo foi consumido at o fim, se foram realizadas provas, qual o desempenho nas provas) Que o contedo alimente um repositrio de conhecimento, e que possa ser consultado posteriormente

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Para enderear estas questes, estabelea:

Agenda de capacitaoDependendo do volume de contedo que voc precisa que os profissionais consumam e da urgncia, estabelea uma agenda de treinamento e pea ao profissional para se comprometer com ela. Assegure que haver uma gesto sobre o consumo deste contedo, ou seja, que haver uma auditoria para saber se o contedo est sendo consumido de acordo com a agenda definida. Por exemplo, voc tem 5 treinamentos sobre processos internos que o profissional deve realizar antes de iniciar suas funes assim que foi contratado. Garanta que antes dele iniciar as suas funes o mesmo entregou o comprovante de realizao dos treinamentos, com as notas necessrias para aprovao.Caso voc tenha uma meta anual de treinamentos e uma srie de contedos que os seus profissionais precisam consumir para garantir um autodesenvolvimento contnuo, voc pode estabelecer uma agenda de consumo de ao menos 2 horas por semana.

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Meta de aproveitamento do contedoPode-se definir que os profissionais devem consumir ao menos 80% do contedo de cada curso determinado e tirar nota mnima de 8 ao final de cada exame.Esta meta pode ser atribuda a emisso de um certificado para quem atingir a meta. Isso facilitaria a vida do gestor que precisaria apenas monitorar se o profissional conseguiu ou no o certificado.

Premiao/reconhecimento para quem cumprir (ou exceder) as metasEste um item que influencia a produtividade, e principalmente a motivao. Influencia a produtividade pois incentiva os profissionais que so orientados a resultados a cumprir com as metas, e influencia a motivao pois garante o pilar de justia e meritocracia baseada em critrios claros e previamente estabelecidos.No se assuste com o tema premiao. Nem sempre fcil conseguir oramento para dar prmios financeiros aos profissionais. Estes incentivos podem ser muito mais simples, com custo zero e ainda assim garantir um bom engajamento e a motivao do pessoal. Por exemplo, um dia de folga para quem ficar em primeiro lugar, aparecer no jornalzinho da empresa como destaque, a oportunidade de participar de um projeto interessante, etc.

Com estas metas tambm ficam mais fceis as reunies de feedback dos gestores e a busca de critrios para promoes ou transferncias de departamentos.

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Neste caso realizado um levantamento e um planejamento que considera:

As necessidades do departamentobaseado em competncias(Conhecimento, Habilidade e Atitude)

Para cada cargo, para cada nvel (Jr., Pl., Sr.) e para cada funo, feito o mapeamento de quais so os conhecimentos desejados (Ex. Nvel Superior em Engenharia, Conhecimento em linguagem de programao DOT NET ou Conhecimento em Iluminao de Estdio), quais so as habilidades necessrias (Ex. Habilidade em negociao, habilidade em falar em pblico ou habilidade em manusear uma empilhadeira) e tambm as atitudes esperadas deste profissional (Ex. Bom humor, Protagonismo ou Formalidade).

2 CaminhoElaborar um PDI(Plano de Desenvolvimento Individual)

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Uma anlise de GAP entre a necessidade da empresa e a realidade do profissional

Agora a hora de avaliar para cada uma das competncias mapeadas, se o profissional est alm (o que merece o reconhecimento e recompensa apropriados), ou se est aqum (o que ir direcionar uma ao de melhoria no PDI).

A situao atual da competncia de cada profissional

Em seguida, deve-se mapear a situao de cada profissional com relao as competncias definidas como necessrias pela organizao para quela funo.Para mapear conhecimentos, nada melhor do que diplomas e certificados dos cursos realizados, ou ainda, as notas obtidas nos exames de cada treinamento.J para mapear habilidades e atitudes, existe uma srie de ferramentas que podem ser utilizadas. Simplificando um pouco a questo, pode-se elaborar uma planilha onde o profissional faz uma autoavaliao e, em seguida, o gestor faz uma avaliao considerando a competncia percebida por ele. Se quiser elevar mais a acuracidade da avaliao de competncia percebida, pode-se realizar uma anlise 360, onde alm do gestor, pares e subordinados tambm preenchem a avaliao do profissional para compor um nota mdia da situao do profissional.

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Um plano de desenvolvimento para as competncias abaixo do esperado, com ao, prazo e resultado esperado

Geralmente este PDI elaborado em conjunto, entre o gestor e o subordinado, garantindo assim o comprometimento de ambos com o desenvolvimento profissional do funcionrio, o que acarretar em um melhor desempenho da gerncia.Nesta reunio, o gestor vai apresentar ao subordinado o resultado da avaliao, os GAPs positivos e negativos, vai parabenizar e realizar os reconhecimentos pelos GAPs positivos (o que pode ser inlusive uma promoo ou uma transferncia para outra funo almejada pelo profissional) e, em conjunto, vo estabelecer um plano de ao para melhorar os GAPs negativos.Este plano de ao deve considerar as trs dimenses do CHA.Por exemplo, imagine que faltou, para um determinado profissional, conhecimento em gesto de projetos e habilidade em liderana, porm, o mesmo j tem as atitudes esperadas para a funo. Neste caso o plano dele pode ser realizar os treinamentos de gerenciamento de projetos e de liderana em quatro meses, com aproveitamento de no mnimo 80% do contedo e nota mnima de 7 no exame final.O plano tambm pode enderear outras aes alm de treinamentos, como: finalizar um atividade dentro do prazo, trazer uma inovao ou liderar com sucesso uma iniciativa.

recomendvel que as sesses de acompanhamento do desempenho aconteam no mnimo 4 vezes ao ano, para garantir qualquer ajuste de percurso.

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4.Concluso - 10 passos para elaborarum Programa de Capacitao arrasadorMapeie a necessidade da empresa1Mapeie o perfil dos profissionais2Liste os resultados esperados3Estabelea um plano de acompanhamento e metas de desempenho4Defina um plano de reconhecimento e recompense quem bater as metas5

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Implemente uma plataforma LMS (Learning Management System) que permita fazer a gesto do contedo e do desempenho dos funcionrios nos estudos

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Tenha contedos engajantes e bem produzidos que motive o seu pessoal a estudar7

Faa o acompanhamento peridico do aproveitamento dos funcionrios de acordo com as metas8Distribua os reconhecimentos e competncias de acordo com o planejado9Colha os frutos de um bom desempenho da equipe e bata outras metas10

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5.Sobre aCommunitSomos especialistas na produo de contedos educacionais com o uso de mtodos para potencializar o engajamento e a absoro de informaes.

Nossa oferta inclui:Plataforma LMS (Learning Management System) - que permite a publicao de contedos e a gesto do desempenho dos colaboradoresTreinamentos prontos para popular a universidade corporativa dos clientesCaaS (Content as a Service) - uma equipe de especialistas em storytelling, design e animao para transformar e produzir contedos educacionais.

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