Chartes des échanges SCOPE

Charte des échanges IFMSA

IFMSA-Morocco propose aux étudiants en médecine de Rabat et de Casablanca de participer aux échanges de stages professionnels via le comité SCOPE (Standing Committee On Professional Exchange) de l’IFMSA (International Federation of Medical Students’ Associations). Cette charte fixe le cadre de ces échanges, et devra être lue et approuvée par tous les candidats souhaitant y participer. Elle ne saurait prévaloir sur les statuts de l’IFMSA relatifs aux programmes d’échanges, ni au règlement intérieur d’IFMSA-Morocco, et n’y donne qu’une application pratique. Renseignez-vous auprès de votre LEO pour accéder à ces documents.

1 Charte des échanges IFMSA-Morocco 2014-2015

Contact : Omar CHERKAOUI (NEO Morocco 2013-2014)

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1- Définitions :

1-1: IFMSA est la fédération internationale des associations des étudiants en médecine. Elle regroupe plusieurs NMO de plus d’une centaine de pays. Les membres de l’IFMSA se rassemblent durant deux assemblées générales : En août (August Meeting : AM) et en mars (March Meeting : MM). 1-2: National Member Organization (NMO): Association nationale d’étudiants en médecine, qui représente tous les étudiants en médecine du pays en question. Chaque NMO est membre de l’IFMSA. 1-2-1: IFMSA-Morocco : NMO du Maroc, qui a été acceptée comme membre candidat de l’IFMSA en Août 2012.

1-3 : Local Committee (LC) : Association représentant des étudiants en médecine d’une ville ou d’une faculté. 1-3-1: AEMC : LC de Casablanca. 1-3-2: Méd’Ociation : LC de Rabat.

1-4 : Candidats : Tous les étudiants en médecine de Rabat et de Casablanca souhaitant prendre part à un échange via le comité SCOPE. 1-4-1: Pour chaque programme, le candidat devra se conformer aux conditions d’échanges des NMO des destinations choisies, et il se peut donc qu’en fonction de l’année d’étude , toutes les destinations ne soient pas accessibles.

1-5: OutGoings (OG) : Les candidats qui ont réussi les étapes de sélection et qui sont acceptés pour participer aux échanges. 1-5-1: Les critères de sélection à l’entrée des programmes d’échanges seront expliqués dans un autre chapitre. 1-5-2: Les candidats sélectionnés seront soumis à la procédure décrite dans un autre chapitre. 1-5-3: Un candidat devient un OutGoing (OG) lorsqu’il se voit affecté une Application Form avec identifiant et mot de passe pour accéder à la base de données (Database) www.ifmsa.org

1-6 : InComings (IC) : Les étudiants étrangers sélectionnés par la NMO de leur pays d’origine pour prendre part à un échange au Maroc.

1-7 : Contact Person : Etudiant marocain en charge de l’accueil d’un InComing (IC) pour des tâches notamment logistiques (Aller chercher à l’aéroport/gare, amener à son lieu de résidence, amener en stage le premier jour, lui montrer les coins de repère dans la ville, etc). Il peut également être en charge de loger et de nourrir l’étudiant s’il reçoit une compensation par le comité local : Ajout de points dans son dossier d’inscription de la saison d’échange de l’année suivante, soutien financier, etc.

1-8 : Local Exchange Officer (LEO) : Représentant local du programme SCOPE.

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1-8-1: Le LEO est élu ou nommé par le Comité Local de sa ville. Le mandat d’un LEO doit suivre le calendrier de l’IFMSA, et s’étale donc du 1er Octobre au 30 Septembre de l’année qui suit. 1-8-2: Le LEO est responsable du programme d’échange, au niveau de son comité local, auprès d’IFMSA-Morocco et est donc l’interlocuteur privilégié du NEO. 1-8-3: C’est au LEO seul que les étudiants du comité local doivent s’adresser pour une quelconque information concernant le programme d’échange. Si celui-ci n’est pas en mesure de répondre, il demande alors l’avis du NEO. 1-8-4: Une fois que le LEO est élu, le NEO lui donne l’accès pour accéder à la Database ifmsa.org.

1-9 : National Exchange Officer (NEO): Représentant national du programme SCOPE, membre du bureau d’IFMSA-Morocco. 1-9-1 : Le NEO est élu avant l’August Meeting et a alors le statut de « NEO Elected ». 1-9-2 : Le mandat d’un NEO s’étend du 1er Octobre au 30 septembre de l’année qui suit. La période de transmission s’étale donc de l’élection du nouveau NEO jusqu’au 30 septembre. 1-9-3 : Le NEO est responsable du programme d’échange à l’échelle nationale au niveau de sa NMO, et est donc l’interlocuteur privilégié du SCOPE-Director.

1-10 : SCOPE-D (SCOPE-Director) : Chargé de la coordination internationale des programmes d’échanges de stages professionnels. C’est un « Official » de l’IFMSA, qui fait donc partie de l’équipe internationale de l’IFMSA.

1-11 : Contrat d’échange : Accord entre deux associations nationales d’étudiants en médecine adhérentes à l’IFMSA et accréditées par l’IFMSA pour la participation au programme d’échanges concerné. Il correspond à un échange de quatre semaines. 1-11-1 : Il peut être bilatéral. Il correspond alors à l’accord d’un accueil gratuit et réciproque d’un étudiant pendant 4 semaines. 1-11-2 : Il peut être unilatéral. Il correspond alors à l’accord d’un accueil payant et univoque d’un étudiant pendant 4 semaines. Son coût pour un OutGoing ou Incoming ainsi que les modalités de règlement sont fixés par la NMO d’accueil signant le contrat. 1-11-3 : Il est valable toute la durée d’une saison IFMSA.

1-12 : ECs (Exchange Conditions) : Conditions d’échanges fixés par les NEOs au niveau de chaque pays, auquelles les Incomings devront se plier pour être acceptés. Ils sont consultables au niveau de la Database ou par le public sur http://www.ifmsa.org/Exchange-Conditions/Professional-Exchange2

1-13 : AF (Application Form) : formulaire de candidature d’un OutGoing récapitulant notamment diverses informations générales (nom, prénom, etc), la période désirée pour le stage, les services hospitaliers désirés ainsi que les villes désirées. 1-13-1: Elle est mise à disposition sur la base d’un contrat d’échange par le biais du site www.ifmsa.org, associée à un identifiant et un mot de passe pour l’accès personnel de l’Outgoing. 1-13-2 : Elle est rédigée par l’Outgoing et reste modifiable par l’étudiant tant qu’il ne l’a pas soumise à son LEO, modifiable par le LEO tant qu’il ne l’a pas marquée comme prête, et modifiable par le NEO tant qu’il ne l’a pas transmise au NEO du pays d’accueil.


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1-13-3 : Les délais de transmissions au pays d’accueil sont fixés par les NMO dans leurs conditions d’échanges (Elle est généralement remise au minimum 3 mois avant la période de stage voulue)

1-14 : CA (Card of Acceptance) : Promesse d’accueil par le comité local, rédigée par le LEO sur le site www.ifmsa.org, ayant une valeur réglementaire au niveau de l’IFMSA. 1-14-1 : Elle reprend le service et la ville dans lesquels l’Outgoing a été accepté, les noms et coordonnées des personnes contact dans le comité local d’accueil, ainsi que la période d’accueil définitive. 1-14-2 : Il est recommandé aux Outgoings de ne pas acheter leur titre de transport avant la réception de la CA. 1-14-3 : La CA reçue pour l’Outgoing marocain est validée par le NEO en fonction du contrat d’échange signé avec son homologue. 1-14-4 : La CA envoyé pour l’Incoming est préalablement vérifiée par le NEO marocain qui s’assure de sa conformité en termes de délais d’envoi et de capacités d’accueil des comités locaux. 1-14-5 : Elle est ensuite transmise électroniquement à l’incoming/outgoing par le biais du site ifmsa.org, au minimum huit semaines avant le début du stage désiré, sauf indication contraire sur le contrat d’échange.

1-15 : CC (Card of Confirmation) : Confirmation rédigée sur www.ifmsa.org par l’Outgoing de ses dates et horaires d’arrivée dans le comité local d’accueil. 1-15-1 : Elle doit être transmise au comité local d’accueil au moins quatre semaines avant le début du stage tel qu’accepté sur la CA, sauf indication contraire sur le contrat d’échange ou sur la CA. 1-15-2 : Il est conseillé aux comités locaux d’annuler l’échange avec un Incoming qui enverrait sa CC moins de quatre semaines avant le début de son stage, sauf accord spécial.

1-16 : EF (Evaluation Form): Evaluation de la satisfaction rédigée par l’Incoming sur le site www.ifmsa.org pour l’échange effectué, et formulaire de témoignage. Elle permet l’obtention de statistiques internationales anonymes, dans l’optique d’une amélioration.

1-17 : Certificat IFMSA : Attestation signée par le tuteur de stage et par le LEO ou NEO, dans le cas où l’échange s’est déroulé parfaitement de l’AF jusqu’à l’EF, et remise à l’incoming pour valoir ce que de droit.

1-18 : WikiSCOPE : Page Wikipedia où chaque NEO remplit toutes les informations nécessaires sur son pays, et où chaque LEO remplit toutes les informations nécessaires concernant sa ville. Elle est accessible sur la page : http://wiki.ifmsa.org/scope/index.php?title=Main_Page ou www.ifmsa.org/wikiscope




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2- Conférence : 2-1 : A chaque rentrée scolaire, une conférence sera organisée par le LEO et/ou le NEO dans chaque faculté de médecine pour expliquer les principes des échanges de stages professionnels, pour répondre aux questions des étudiants intéressés, et pour présenter la liste des pays avec qui des contrats d’échanges ont été signés durant l’Augu st Meeting qui a précédé.

3- La procédure de candidature:

3-1 : La procédure de candidature aura lieu du 16 au 20 Septembre, quelques jours après la Conférence, et se fait par un dossier comprenant:

-1 photo d’identité récente, identifiée au dos, -La Rules Form (Disponible sur www.ifmsa-morocco.org) lue, approuvée et signée, -Le contrat d’engagement (Disponible sur www.ifmsa-morocco.org) lu, approuvé et signé, -La dernière page de la présente charte lue, approuvée et signée, -Copie de la carte d’étudiant, -Frais de candidature : 100 Dhs (Non remboursables). Il faut en plus remplir le formulaire de candidature sur internet directement sur le site d’IFMSA-Morocco, avant le Vendredi 20 septembre à 23h59 heure locale. Tout formulaire rempli après cette date ne sera pas accepté, et les frais non remboursés.

3-2 : Remarque: 3-2-1 : Le premier choix de pays ne sera malheureusement pas toujours disponible, et les pays les plus demandés seront attribués en fonction du classement des étudiants, classement qui sera établi par le LEO et NEO après l’étape de candidature selon des critères bien précis. Pour être sûr de décrocher un échange, l’étudiant peut tout aussi choisir un pays pas très « populaire ». 3-2-3 : L’étudiant qui souhaite effectuer un échange de stage doit obligatoirement parler Anglais, même s’il demande un pays francophone comme destination. Ceci est fait pour faciliter la communication avec les autres étudiants étrangers durant son échange, mais aussi et surtout parce que la Database est en anglais.

4- Etude des dossiers:

4-1: Une fois que les candidatures sont closes, les LEOs et le NEO étudient les dossiers et attribuent les contrats en fonction de certains critères bien précis, dont le détail des points attribués est décrit dans un document téléchargeable sur le site d’IFMSA -Morocco :

-Travail associatif, -Accueil des incomings, -Année d’études, -Participation antérieure au programme d’échanges.

4-2 : Les LEOs et le NEO feront ensuite passer aux étudiants, un entretien pour évaluer leurs motivations, leur travail associatif, leur maîtrise de la langue Anglaise et/ou de la


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langue native du pays, ainsi que leurs connaissances en différents domaines (Médecine, culture marocaine, etc).

5- Affichage des résultats: 5-1 : Une fois que les LEOs et le NEO ont dressé un classement et adjugé les contrats aux étudiants inscrits selon leurs trois choix, les résultats sont affichés au niveau de la faculté de médecine.

5-1-1 : Cette étape sera effectuée sous l’œil attentif du NEO, afin d’éviter tout favoritisme. 5-2 : Une deuxième session des candidatures sera prévue en fonction des contrats restants. Les candidats passeront par les mêmes étapes que la première session.

6- Inscription : 6-1 : Inscription :

6-1-1 : L’inscription se fait en juste après l’annonce des résultats. Les candidats sélectionnés sont tenus de s’inscrire dans la semaine qui suit l’annonce des résultats, sous peine de voir leur contrat annulé. 6-1-3 : Les frais d’inscription sont fixés à 3.400 Dhs. 6-1-4 : Le paiement est possible en trois tranches :

6-1-4-1 : Une première tranche (1.400 Dhs) une semaine maximum après l’annonce des candidats sélectionnés, 6-1-4-2 : Une deuxième tranche (1.000 Dhs) avant le 30 Octobre, 6-1-4-3 : Une troisième tranche (1.000 Dhs) avant le 30 Novembre.

6-1-5 : Si le paiement se fait en trois tranches, deux chèques de caution d’une valeur de 1.000 Dhs chacun doivent être remis au LEO. Le premier sera encaissé le 1er Novembre si non-paiement de la deuxième tranche, et le deuxième sera encaissé le 1er Décembre si non-paiement de la troisième tranche. 6-1-6 : Ces frais ne seront pas remboursables en cas d’annulation. 6-1-7 : Si substitution il y a avant la réception de la Card of Acceptance de l’étudiant, le comité local remboursera ces frais d’inscription. Si l’annulation est effectuée après la réception de la Card of Acceptance de l’étudiant, le comité local ne remboursera pas ces frais d’inscription. 6-1-8 : Ces frais permettront au Comité Local de :

- Prendre en charge l’Incoming, c’est-à-dire lui fournir un logement, 1 à 2 repas par jour et le transport, en plus d’activités qui seront organisés dans le cadre du programme social,

- Payer les frais d’échanges à IFMSA-Morocco : Ces frais permettront à IFMSA-Morocco de payer le montant annuel à l’IFMSA pour continuer à en faire membre, ainsi que de prendre en charge une partie des frais de déplacements du NEO, du NORE et du président d’IFMSA-Morocco lors des Assemblées Générales de l’IFMSA auxquels ils sont tenus d’assister, pour le bien de leur mission.

- Payer les frais d’échanges à l’IFMSA. 6-1-9 : L’Outgoing marocain sera pris en charge de la même façon à quelques exceptions près (Prière de consulter les Conditions d’Echanges ou le WikiSCOPE du pays concerné pour plus de détails).

6-2 : Entretien :




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6-2-1 : Dès que l’étudiant aura payé les frais d’inscription, l’étudiant devient un Outgoing. 6-2-2 : Un entretien est alors organisé avec le LEO pour revoir avec l’Outgoing les ECs du pays d’accueil. 6-2-3 : Si l’Outgoing remplit parfaitement les ECs du pays d’accueil, le LEO prévient son NEO. Ce dernier fournit alors à l’étudiant un Login et un Mot de passe afin d’accéder à la Database. 6-2-4 : Le LEO a pour mission d’expliquer le fonctionnement de la Database à l’étudiant, et de l’aider à accomplir toutes les étapes exigées pour le bon déroulement de l’échange.

7- La candidature via la Database : 7-1 : La candidature se fait en SCOPE via l’AF pour trois villes, quatre services hospitaliers, et une période d’échange, en pleine connaissance des conditions d’échange, sur les conseils donnés par les LEOs et le NEO, et en fonction des informations du WikiSCOPE. 7-2 : Une fois que l’Outgoing a fini de remplir son AF, il la soumet à l’acceptation des LEOs, puis à celle du NEO du pays d’origine. 7-3 : Lorsque le NEO du pays d’origine la valide, l’AF est soumise au NEO et LEO du pays d’accueil. 7-4 : L’Outgoing doit fournir à son LEO, dans le mois suivant la réception de son AF, tous les documents justificatifs précisés dans les conditions d’échanges du pays de destination. Ses lettres de motivations doivent être les plus détaillées possibles, et spécifiques aux choix formulés. Elles doivent être rédigées dans la langue native du pays de destination, ou en Anglais.

7-5 : Sa candidature est ensuite acceptée ou refusée par le pays d’accueil. Elle est considérée comme acceptée tant qu’elle n’est pas refusée, et elle est confirmée comme acceptée par la réception de la CA. Lorsqu’elle est refusée, l’Outgoing doit rectifier son AF en fonction des besoins du pays d’accueil. Lorsqu’elle est acceptée, l’Outgoing doit envoyer sa CC au plus tôt et dans la limite de quatre semaines avant le début de son stage. 7-6 : L’Outgoing doit savoir que les NEOs et LEOs du pays d’accueil traitent l’AF selon l’ordre suivant : Choix de la ville, puis choix du département hospitalier. Il se peut donc que l’étudiant n’obtienne pas le département hospitalier qu’il a demandé en premier choix, ni même la ville de premier choix. Dans certains rares cas, selon la forte demande ou selon le dossier de l’étudiant (année d’études, lettres de motivations …), il se peut qu’il n’ait aucun des choix des villes et ou départements qu’il a demandé. L’étudiant doit donc être préparé à accepter cette éventualité.

7-7 : Dès la réception de la CA (Il est recommandé d’attendre sa réception), l’Outgoing peut acheter ses titres de transport. 7-8 : L’Outgoing doit s’occuper lui-même de toutes les démarches nécessaires à l’obtention du visa, et le comité local n’est en aucun cas responsable de son refus. Toutefois, le NEO du pays d’accueil doit fournir tout document pouvant aider à l’obtention du Visa . Si le visa est




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refusé, le comité local n’en est en aucun cas responsable et l’étudiant ne sera pas remboursé. 7-9 : Le NEO du pays d’accueil rédige à la demande de l’étudiant une lettre d’invitation officielle stipulant que l’étudiant a été accepté pour un stage de quatre semaines, qu’il sera pris en charge au niveau du logement et des repas, et que toute assistance de la part des autorités pour délivrer le visa serait la bienvenue. 7-10 : Etant donné que les démarches peuvent prendre beaucoup de temps pour certains pays, il est recommandé aux étudiants de préparer leurs documents et de les envoyer bien avant la deadline.

8- Le stage : 8-1 : Préparation : 8-1-1 : Dès la réception de la CA, l’Outgoing doit se mettre en contact avec sa Contact Person. Une communication optimale avec cette personne permettra d’éviter la plupart des problèmes. 8-1-2 : L’Outgoing arrange avec sa Contact Person les modalités du logement et des repas, et les mesures à prendre pour préparer le programme social. 8-1-3 : L’Outgoing s’engage à se mettre au niveau avant d’arriver sur son lieu de stage.

8-2 : Déroulement : 8-2-1 : L’Outgoing s’engage à respecter toutes les modalités fixées par le maître de stage. 8-2-2 : Il s’engage également à respecter le règlement du comité local d’accueil, et à constamment se plier aux statuts de l’IFMSA pour les programmes d’échanges. 8-2-3 : L’échange de stage ne doit PAS être considéré comme des vacances pour les étudiants, et doit être pris au sérieux. 8-2-4 : En cas de non-respect des règles fixées par le terrain de stage et par le comité local d’accueil, l’Outgoing pourra se voir expulsé de son stage et de son logement, sans aucun recours possible.

8-3 : Evaluation : 8-3-1 : L’Outgoing évalue les qualités de son stage par la rédaction de l’ EF sur la Database. 8-3-2 : Le responsable de stage ou tuteur à l’étranger évalue les acquis de l’Outgoing pour décider de la validation de stage. 8-3-3 : La validation d’un stage ne peut se faire que par l’accord du responsable de stage, ou du tuteur. 8-3-4 : Le comité local d’accueil évalue le déroulement général du stage sur le plan matériel (logement, repas, etc), et décide de la conformité du stage avec les statuts de l’IFMSA, notamment en termes de présence en stage, de respect des installations mises à disposition, et de comportement avec les partenaires locaux. 8-3-5 : Si le responsable du stage et le comité local d’accueil valident la conformité de l’échange, ils signent conjointement un certificat IFMSA qu’ils remettent à l’Outgoing avant son départ. Ce certificat pourra servir de base à l’Outgoing pour rechercher une validation de ses acquis de stage au niveau de sa faculté d’origine. 8-3-6 : La validation n’est en aucun cas systématique.




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9- L’accueil : 9-1 : Logement : 9-1-1 : L’accueil doit respecter les statuts de l’IFMSA pour l’un ou l’autre des deux programmes d’échange. 9-1-2 : Le NEO est chargé de fournir aux LEOs la version la plus à jour de ces statuts. 9-1-3 : Un Outgoing peut se charger de l’accueil de l’Incoming s’il le souhaite (Logement et repas). Le Comité Local versera alors à l’Outgoing 1.500 Dhs juste avant l’arrivée de l’Incoming afin de compenser les frais des repas. Prière de voir les modalités de versement avec le LEO. 9-1-4 : Un étudiant peut se charger de l’accueil d’un Incoming s’il le souhaite (Logement et repas) sans pour autant participer à un échange. Le Comité Local lui versera alors 1.500 Dhs juste avant l’arrivée de l’Incoming afin de compenser les frais des repas, et lui attribuera des points pour l’étape de sélection à la saison d’échanges de l’année suivante. Prière de voir les modalités de versement avec le LEO. 9-1-5 : Il est notamment conseillé d’accepter que des étudiants qui seraient en mesure d’accueillir, afin de limiter le nombre d’Incomings à faire loger par le comité local. 9-1-6 : Dans certains cas, le comité local peut pallier à ce manque de logements chez l’Outgoing par l’organisation de lieux communs d’hébergement, comme les cités Universitaires par exemple. 9-1-7 : Si l’étudiant au Maroc souhaite accueillir un Incoming, mais vit seul et/ou ne veut pas se charger des repas de l’Incoming, le Comité Local fournira alors à l’Incoming 700 Dhs d’argent de poche, histoire de couvrir au moins un repas par jour de travail.

9-2 : Programme social : La participation des Outgoings dans l’organisation et le bon déroulement du programme social est vivement conseillée.

9-3 : Repas : Le Comité Local doit fournir au moins un repas chaud (Déjeuner et/ou Dîner) par jour de travail à l’Incoming, auquel il ne doit rester qu’un seul repas à charge. Si les repas ne sont pas fournis, le Comité Local doit verser de l’argent de poche (700Dhs) à l’Incoming à son arrivée, afin qu’il se charge lui-même de cuisiner et/ou acheter ses repas. 9-4 : Logement 9-4-1 : Le Comité Local doit fournir à l’Incoming un logement avec au moins un lit par étudiant, une salle de bains, de la lumière et de l’électricité. De plus, le Comité Local s’efforce de fournir à l’Incoming des moyens basiques de confort. Une attention toute particulière doit être portée à la sécurité des Incomings (Quartier sûr, fournir le double des clés, etc) 9-4-2 : Les disponibilités de logement du Comité Local sont mises à jour par le LEO et transmises au NEO, avant le 1er juillet de chaque saison d’échange, qui dresseront ainsi le tableau prévisionnel des accueils du comité local.

9-5 : Terrain de stage : 9-5-1 : Les LEOs sont chargés de trouver au moins autant de places en stage qu’ils ont d’Outgoings, afin de couvrir tous les accueils dont leur comité local est redevable.




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9-5-2 : Il peut s’agir de peu de stages différents qui accueillent de nombreux Incomings, o u de nombreux stages différents qui accueillent peu d’Incomings chacun. 9-5-3 : La liste définitive des terrains de stage disponibles est à confirmer au NEO par le LEO avant le 1er Juillet. Le NEO mettra à jour alors les Conditions d’échanges de son pays, chose qu’il a l’obligation de faire avant chaque August Meeting. 9-5-4 : Chaque Incoming s’engage à respecter un minimum de 80% de présence en stage. Dans le cas contraire, le LEO soit informer le NEO et appliquer de manière concertée des mesures de sanction. Ces sanctions peuvent aller jusqu’à l’expulsion de l’Incoming. 9-5-5 : Une fois le stage terminé, il est vivement conseillé aux LEOs d’évaluer avec le maître de stage le fonctionnement de la coopération entre eux. Sur la base de cette évaluation, les LEOs devront faire évoluer leur comité local et pérenniser la relation avec le responsable de stage au Maroc.

9-6 : Communication : 9-6-1 : Le comité local s’engage à assurer une présence suffisante pendant la période d’été. 9-6-2 : Il est recommandé aux LEOs de ne pas partir en échange pendant l’été de leur mandat. 9-6-3 : Dans le cas contraire, ils s’engagent à assurer les meilleures transmissions possibles aux personnes qui les relaieront pendant cette période. La communication doit rester permanente avec le NEO, qui se chargera d’accompagner la transition avec l’équipe de substitution. Cette équipe devra se présenter au NEO au plus tard le 1er Juin précédant la période d’accueil. 9-6-4 : La CA est envoyée au minimum 8 semaines avant le début du stage, sans quoi le comité local et le LEO sont sanctionnés.

9-6-4-1 : Le LEO pourra être sanctionné, voire suspendu par le NEO, après concertation avec le comité local. 9-6-4-2 : Le comité local pourra être sanctionné par le NEO en vue de la saison d’échange de l’année qui suit (Le nombre des contrats donnés au Comité Local sera revu à la baisse)

9-6-5 : Les modalités d’accueil sont annoncés en détail par le LEO dans la CA envoyée à l’Incoming. Le LEO devra notamment être très sensible aux questions culturelles et/ou religieuses soulevées par la cohabitation de l’Incoming et de l’Outgoing (ou de l’étudiant en charge de l’accueil). 9-6-6 : Pour éviter tout malentendu à ce sujet, il est vivement conseillé de prendre contact avec l’Incoming dès l’envoi de la CA, sous la forme d’une lettre de bienvenue, où un maximum de détails lui seront donnés. 9-6-7 : Il est nécessaire d’établir le contact avant l’arrivée de l’Incoming. 9-6-8 : Les modalités d’accueil sont acceptées par la réception de la CC. Elles ne peuvent alors plus être modifiées, sauf accord explicite de l’Incoming. 9-6-9 : Afin d’organiser au mieux l’accueil, le LEO fait état le plus tôt possible au NEO des capacités d’accueil de son comité local. Ceci comprend les mois d’accueil possible par les lieus communs d’hébergement (Cité U par exemple) et par les Outgoings, ainsi que le nombre d’Outgoings prêts à recevoir pendant le mois concerné. 9-6-10 : Il est vivement conseillé d’ouvrir un maximum de places pendant les mois de Juin, Juillet et Août.




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10- Rapport de stage : 10-1 : Afin de permettre une qualité d’échange toujours meilleure, et de faciliter la validation de crédits pour le stage effectué, il est demandé à l’Outgoing de remplir le formulaire du rapport de stage à la fin de son échange. 10-2 : Le rapport sera rédigé en français et composé au moins des parties suivantes :

- Le stage : Préparation, objectifs, déroulement (Introduction, matériels, méthodes, résultats, conclusions, discussion), évaluation.

- L’accueil de l’Incoming : Logement, programme social, éléments subjectifs du vécu, etc.

- La conclusion pour l’échange : validation de crédits, expérience, conseils, etc. 10-3 : Il vient en complément détaillé de l’EF remplie en fin de stage. 10-4 : Il pourra être mis à disposition des futurs candidats à un échange, et ce, de façon anonyme si tel est le souhait de l’Outgoing. 10-4-1 : Le rapport pourra être publié sur internet, anonymement ou pas, selon le souhait de l’Outgoing.

10-5 : On ne s’attend pas à que des éloges. Pensez à mettre bonnes et mauvaises critiques ;)

10-7 : Le rapport doit être rendu dans un délai de deux semaines après la fin du stage.

11- Annulation/Substitution : 11-1 : En cas d’annulation par l’Outgoing, les frais d’inscription ne seront pas remboursés. 11-2 : La substitution est toutefois possible. Dans ce cas, le comité local verse le montant des frais d’inscription à l’Outgoing dès que l’étudiant qui le remplace se sera inscrit, si l’étudiant annule avant la réception de sa Card of Acceptance. Le cas échant, l’étudiant ne pourra pas prétendre à un remboursement. 11-3 : La substitution n’est possible que si l’étudiant accepte d’avoir le même pays, la même ville et le même stage que l’étudiant qu’il remplace. 11-4 : La substitution n’est possible, dans la plupart des cas et selon le pays concerné, que si l’étudiant est du même sexe que l’étudiant qu’il remplace. 11-5 : Le délai pour une substitution est de quatre semaines avant la date prévue du début du stage, sauf si accord spécial avec le NEO et le LEO du pays d’accueil. 11-6 : En cas d’annulation, l’étudiant, le LEO ou le NEO du pays d’origine doit envoyer une lettre d’excuse au maître de stage et au comité local du pays d’accueil trois semaines à l’avance.

12 : Saison IFMSA et rapport: 12-1 : Une saison d’échanges IFMSA court du 1er mars à fin février de l’année suivante, et délimite la période de validité d’un contrat d’échange.




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La présente charte comprend douze pages. Elle devra être lue, approuvée et signée par les Outgoings, qui la joindront à leur dossier de candidature. Date : Nom : Prénom :

Signature, précédée de la mention « Lue et approuvée » :


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