CHAPTER 12: INTRODUCTION TO THE ENGAGEMENT PROCESS (PENGANTAR PROSES PENUGASAN)

A. TYPES OF INTERNAL AUDIT ENGAGEMENTS (TIPE PENUGASAN INTERNAL AUDIT) Secara umum, auditor internal menyediakan dua jenis layanan : jasa assurance dan jasa consulting, baik yang berbentuk control-focused maupun yang sifatnya performance-focused. Proses penugasan (engagements) kedua jenis layanan tersebut terdiri dari 3 tahap utama yaitu (1)Perencanaan; (2) Pelaksanaan; (3) Komunikasi (pelaporan).

B. GAMBARAN UMUM PROSES ASSURANCE ENGAGEMENTSPerencanaan Menentukan tujuan dan lingkup engagement Memahami auditee, termasuk tujuan dan asersi auditee Mengidentifikasi dan mengukur risiko Mengidentifikasi pengendalian kunci (key control) Mengevaluasi kecukupan desain pengendalian Menyusun rencana pengujian Mengembangkan Program Kerja Mengalokasikan sumber daya pada engagementPelaksanaan Melakukan pengujian untuk mengumpulkan bukti Mengevaluasi bukti yang diperoleh dan menyimpulkan Mengembangkan observasi dan menyusun rekomendasi

Pelaporan Melakukan evaluasi observasi dan proses eskalasi Melakukan engagement pendahuluan dan interim Mengembangkan komunikasi engagement final Mendistribusikan komunikasi final formal dan informal Melakukan prosedur monitoring dan tindak lanjut

Meskipun gambaran di atas menunjukkan tiga tahap dari engagement sebagai langkah yang terpisah dan menunjukkan urutan, sebenarnya praktik yang dilakukan tidak sepenuhnya seperti gambaran di atas. Tidak terdapat garis tegas hubungan antara perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan. 1. Aktivitas Perencanaan Assurance EngagementsTerdapat sebuah ungkapan 7P : Proper Prior Planning Prevents Poor Performance dan ungkapan lain Failing to plan means planning to fail menunjukkan betapa pentingnya perencanaan. Dalam assurance engagement, tahapan yang dilalui antara lain: a. Menentukan tujuan dan lingkup engagementPertimbangan penting ; 1) Kategori tujuan bisnis (strategis, operasional, pelaporan dan kepatuhan) apakah fokusnya pada efektivitas operasi dan efisiensi auditee, aspek pelaporan keuangan auditee, atau keduanya. 2) Hasil yang diharapkan dari Tim Audit Internal Tim diharapkan dapat membatasi fokusnya untuk mengkomunikasikan observasi atas pengendalian selama proses engagements, atau diharapkan untuk menyampaikan opini keseluruhan atas area khusus yang ditanyakan 3) Batasan engagements Dari Proses/subproses bisnis mana dimulai/diakhiri, unit mana yg dikunjungi, dsb. b. Memahami auditee, termasuk tujuan dan asersi auditee Tujuan Bisnis Auditee apakah yang ingin dicapai auditee Asersi Auditee pernyataan tentang apa yang telah dicapai c. Mengidentifikasi dan mengukur risikoTim audit internal harus mem-bobot level risiko yang diukur dibandingkan dengan batas toleransi risiko manajemen yang dapat diterima. Pilihan/respon risiko menerima (accept), menghindari (avoid) dan membagi (sharing) risiko. d. Mengidentifikasi pengendalian kunci (key control)Tim audit internal juga harus mengidentifikasi pengendalian mana yang paling kritis untuk mengurangi risiko bisnis ke level yang dapat diterima serta menyediakan jaminan bahwa tujuan yang ditetapkan akan tercapai. e. Mengevaluasi kecukupan desain pengendalian Tim audit internal harus memutuskan apakah pengendalian kunci yang teridentifikasi diidentifikasi secara memadai untuk mengurangi risiko, baik secara individual maupun kolektif ke level yang dapat diterima diasumsikan bahwa pengendalian telah dijalankan sesuai rencana. f. Membuat pengujian perencanaanMembuat pengujian perencanaan terdiri dari menentukan sifat, waktu, dan perluasan prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan bukti audit. Pengujian perencanaan berupa pengujian langsung atas pengendalian dan atau test kinerja untuk menghasilkan bukti tak langsung berkaitan dengan efektivitas pengendalian.g. Mengembangkan program kerjaSelama proses penugasan, internal auditor menandai prosedur dalam audit program yang menandakan pekerjaan telah selesai dilaksanakan. Supervisor harus mereviu pekerjaan tim audit atas pekerjaan yang telah dilaksanakan dan pekerjaan yang belum selesai atau yang masih harus dikerjakan, yang bisa saja diluar dari program kerja.h. Alokasi sumber daya untuk penugasan Langkah terakhir dalam perencanaan penugasan, antara lain menentukan keahlian audit yang diperlukan, estimasi waktu, menugaskan internal auditor, dan membuat skedul pekerjaan supaya dapat dikontrol realisasi tepat waktu.

2. Aktivitas Pelaksanaan Penugasan Assurance Assurance Engagement Performance Activities. Tahapan pekerjaan lapangan kegiatan assurance sebagai berikut:a. Melakukan test untuk mengumpulkan bukti Pertama, melakukan prosedur untuk mengumpulkan bukti, misalnya making inquiry, observing operations, inspecting document, dan analyzing reasonableness of information. Kemudian mendokumentasikan prosedur yang telah dikerjakan beserta hasilnya.b. Evaluasi bukti audit yang dikumpulkan dan membuat kesimpulan. Evaluasi bukti misalnya untuk menentukan apakah kegiatan pengendalian telah didesain memadai dan efektivitas operasi telah tercapai. Internal auditor harus membuat kesimpulan logis berdasarkan bukti.c. Mengembangkan observations (atau findings/temuan) and merumuskan rekomendasi. Temuan yang baik memuat empat elemen : kriteria (what should be), kondisi (what is), akibat (effect), dan sebab (reason the gap). Rekomendasi berdasarkan temuan dan kesimpulan internal auditor, untuk menutup gap antara kriteria dan kondisi, kontennya perbaikan atas masalah utama (root cause not sympton) berupa solusi yang jangka panjang dan secara ekonomi dapat dikerjakan.

3. Aktivitas Komunikasi Penugasan AssuranceProses komunikasi hasil adalah komponen kritis dalam semua kegiatan internal audit, komunikasi hasil internal audit harus accurate, objective, clear, concise, constructive, complete, and timely (IIA Standard 2420 : Quality of Communications). Tahapan kegiatan komunikasi kegiatan assurance sebagai berikut:a. Melakukan proses evaluasi dan eskalasi (escalation process) atas temuan. Temuan harus di assess melalui proses evaluasi dan eskalasi, selanjutnya menentukan implikasi temuan dalam komunikasi hasil pada area yang direviu.b. Melakukan komunikasi interim dan awal penugasan. Komunikasi oleh internal audit terjadi selama proses penugasan dan tidak hanya terjadi di akhir. Komunikasi di awal atas permasalahan yang muncul memperkenankan manajemen untuk menyelesaikan masalah secepatnya sebelum penugasan selesai, yang akan mempengaruhi ruang lingkup dan progress. Komunikasi memberikan manajemen kesempatan untuk melakukan klarifikasi dan menyampaikan pemikiran dari sudut pandangnya atas kesimpulan dan rekomendasi tim audit. Komunikasi juga untuk menghindari multi tafsir karena kata yang tertulis kadang berbeda dengan yang diucapkan.c. Mengembangkan komunikasi penugasan akhirInternal auditor telah siap untuk mengkonsolidasi dan mensintesis semua bukti yang dikumpulkan selama penugasan. Pengembangan komunikasi akhir termasuk: Membuat list dan prioritas pengendalian atas temuan dengan mempertimbangkan efektivitas pengendalian auditee Membuat kesimpulan jaminan negatif (negative assurance/limited assurance). auditor internal mengungkapkan keyakinan negatif ketika mereka menyimpulkan bahwa tidak ada yang menjadi perhatian mereka yang menunjukkan bahwa kontrol auditee yang dirancang tidak memadai atau tidak efektif beroperasi Membuat kesimpulan jaminan positif (positive assurance/reasonable assurance). Internal auditor mengungkapkan keyakinan positif ketika mereka menyimpulkan dalam opininya bahwa pengendalian auditee dirancang memadai dan beroperasi efektifd. Distribusi komunikasi akhir formal dan informalKomunikasi penugasan final mengandung tanggapan auditee terhadap kesimpulan, pendapat, dan rekomendasi tim audit internal. Temuan yang harus dimasukkan dalam formal, komunikasi penugasan akhir adalah apa-apa yang harus dilaporkan untuk mendukung, atau mencegah kesalahpahaman, atas kesimpulan tim audit internal dan rekomendasi. Temuan kurang signifikan dapat disampaikan secara informal. Rekomendasi, yang didasarkan pada temuan dan kesimpulan, adalah tindakan yang diajukan untuk memperbaiki kondisi yang ada atau meningkatkan operasi yang diusulkan.e. Melakukan monitoring dan prosedur tindak lanjut (follow up). IIA Standard 2500: Monioring Progress menyatakan bahwa "Kepala eksekutif Audit harus membangun dan memelihara sistem untuk memonitor [huruf miring ditambahkan] disposisi hasil dikomunikasikan kepada manajemen." Standar 2500.A1 melanjutkan dengan mengatakan bahwa "Kepala eksekutif Audit harus menetapkan proses tindak lanjut [huruf miring ditambahkan] untuk memantau dan memastikan bahwa tindakan manajemen telah dilaksanakan secara efektif atau bahwa manajemen senior telah menerima risiko tidak mengambil tindakan."Audit internal charter harus mendefinisikan tanggung jawab fungsi audit internal untuk tindak lanjut, dan CAE harus menentukan sifat, saat, dan lingkup prosedur tindak lanjut yang tepat untuk penugasan tertentu.

C. THE CONSULTING ENGAGEMENT PROCESSPenugasan consulting internal audit berbeda dengan penugasan assurance yaitu: Jika sifat dan ruang lingkup penugasan assurance ditentukan berdasarkan fungsi dari internal audit, maka sifat dan ruang lingkup penugasan consulting berdasarkan persetujuan dengan pengguna layanan (customer) Penugasan consulting dalam sifatnya lebih bersifat discretionary (bebas dalam memilih jenis jasa) dibandingkan penugasan assurance. Jasa consulting termasuk consul, advise, facilitation, and trainingProses dan tahapan penugasan consulting sama dengan assurance, yang membedakan adalah tidak semua tahapan assurance diperlukan, dan tahapan dalam consulting dilakukan secara berbeda dikarenakan tergantung dari sifat penugasannya (consul, advise, facilitation, and training) . Tiga fase utama penugasan yang diatur dalam Standar (Internal Audit) sebagai berikut:1. Planning IIA Standard 2200 Engagement Planning : Internal auditors must develop and document a plan for each (consulting) engagement, including the engagements objective, scope, timing, and resource allocation IIA Standard 2201.C1 : Internal auditor must establish an understanding with consulting engagement (customer) about objective, scope, respective, responsibilies, and other (customer) expectation IIA Standard 2220.C1 : Internal auditor must ensure that the scope of engagement is sufficien to address the agreed-upon objectives IIA Standard 2240.C1 : Work program for consulting engagement may vary in form and content depending upon the nature of the engagement2. Performing IIA Standard 2300 Performing The Engagement : Internal auditor must identify, analyze, evaluate, and document sufficient information to achieve the (consulting) engagements objective3. Communicating IIA Standard 2400 Communicating Result : Internal Auditor must communicate the result of (consulting) engegement IIA Standard 2410 Criteria for Communicating : Communications must include the engagements objective and scope as well as applicable conclusion, recommendations, and action plans IIA Standard 2410.C1 : Communication of the progress and result of consulting engagement will vary in form and content depending upon the nature of the engagement and the needs of the (customer)

6