Change Change ManagementManagement

2

Daftar Isi :Daftar Isi :

1. Dorongan untuk Melakukan Perubahan

2. Lima Tahapan Kunci untuk Membangun Proses

Perubahan yang Efektif

a) Motivating Change

b) Creating Vision of Change

c) Developing Political Support

d) Managing the Transition

e) Sustaining Momentum

3

“When the rate of change outside exceeds the rate of change

inside, the end is in sight”

Rate of ChangeRate of Change

Jack Welch

4

Dorongan Perubahan…..Dorongan Perubahan…..

Electronic commerce

Virtual organizations

Digital convergence

“Knowledge economy”

“Information Superhighway”

... are transforming the world of business

Mergers & acquisitions

Privatizations

A-2

5

Resistance to Change

20% 40% 60% 80% 100%

Source: Information Week, June 20, 1994

Limitations of Existing Systems

Lack of Executive Commitment

Lack of Executive Champion

Unrealistic Expectations

Lack of Cross-Functional Team

Inadequate Team and User Skills

Technology Users Not Involved

Project Charter Too Narrow

Hambatan PerubahanHambatan Perubahan

6

Technical Side of ChangeTechnical Side of Change Human Side of ChangeHuman Side of Change

Two Sides of ChangeTwo Sides of Change

7

Lima Tahapan Kunci dalam Lima Tahapan Kunci dalam Membangun Proses Perubahan Membangun Proses Perubahan

yang Efektifyang Efektif

8

Lima Tahap Proses Perubahan secara EfektifLima Tahap Proses Perubahan secara Efektif

1. Membangun Kebutuhan untuk Melakukan Perubahan

2. Menciptakan Visi dan Tujuan Proses Perubahan

3. Membangun Dukungan untuk Proses Perubahan

4. Mengelola Proses Perubahan

5. Memelihara Momentum Perubahan

Proses Perubahan yang Efektif

9

1.1. Membangun Kebutuhan untuk Membangun Kebutuhan untuk Melakukan PerubahanMelakukan Perubahan

Motivasi untuk

Melakukan Perubahan

Menumbuhkan kesadaran untuk berubah

Mengungkapkan gap antara situasi saat ini

dengan yang dikehendaki

Menyebarkan ekspektasi yang positif terhadap

perubahan

10

Force Field Analysis – Dorongan untuk BerubahForce Field Analysis – Dorongan untuk Berubah

Situasi Situasi saat inisaat ini

Faktor yang Faktor yang menghambatmenghambat dorongan untuk berubah dorongan untuk berubah

Faktor yang Faktor yang menunjangmenunjang dorongan untuk berubahdorongan untuk berubah

11

Force Field Analysis ModelForce Field Analysis Model

Strengthening or adding

driving forces

Removing or reducing

restraining forces

Changing the direction of some of the

forces

ChangeChange

12

Memahami Resistensi IndividuMemahami Resistensi Individu

Resistensi Individual

Kebiasaan / Habit

Persepsi yang apriori

Faktor Ekonomi

Job Safety /Keamanan

Khawatir tentang ketidakpastian

13

Memahami Resistensi OrganisasiMemahami Resistensi Organisasi

Resistensi Organisasi

Ancaman terhadap alokasi sumber daya

Kelompok yang konservatif

Ancaman terhadap kekuasaan yang dimiliki

Budaya yang berorientasi pada

status quo

Fokus perubahan yang terbatas

14

Denial

Resistance Exploration

PastPast FutureFuture

Empat Fase Masa Transisi PerubahanEmpat Fase Masa Transisi Perubahan

Commitment

15

Tanda Perilaku pada Setiap FaseTanda Perilaku pada Setiap Fase

Denial Resistance

1. Kemarahan

2. Kehilangan & sakit hati

3. Sikap keras kepala

4. Sikap menyalahkan orang

lain

5. Sikap mengeluh

6. Ragu akan kemampuannya

7. Merenung akan masa lalu

1. “Betapa baiknya keadaan

di masa lalu”

2. “Hal itu tidak mungkin

terjadi di sini”

3. Sikap seakan semua

berjalan seperti biasa

4. Menolak untuk

mendengar informasi

baru

16

Exploration Commitment

1. “Apa yang akan terjadi

pada saya?”

2. Melihat kemungkinan

3. Melihat sumber daya

4. Menyelidiki alternatif

5. Mempelajari ketrampilan-

ketrampilan baru

1. Visi

2. Fokus

3. Kerja Tim

4. Kerja sama &

keseimbangan

Tanda Perilaku pada Setiap FaseTanda Perilaku pada Setiap Fase

17

• Hadapi dengan pemberian informasi yang jelas

• Informasi bahwa perubahan akan terjadi

• Jelaskan apa yang diharapkan dan tindakan apa yang perlu

mereka lakukan untuk beradaptasi dengan perubahan

• Beri mereka waktu, dan kemudian skedulkan pertemuan untuk

berdiskusi kembali

During Denial

• Listen, listen, listen

• Berikan apresiasi terhadap penolakan mereka dan berikan empati

• Jika diperlukan, gunakan enforcement dan punishment

• Diperlukan ketrampilan untuk mengelola konflik

During Resistance

Tindakan dalam Setiap Fase PerubahanTindakan dalam Setiap Fase Perubahan

18

• Sediakan training dan program pengembangan yang dibutuhkan

• Tetapkan sasaran jangka pendek dan menengah

During Exploration

• Tetapkan sasaran untuk jangka yang lebih panjang

• Bangun kerjasama tim

• Berikan reward

• Memelihara momentum perubahan

During Commitment

Tindakan dalam Setiap Fase PerubahanTindakan dalam Setiap Fase Perubahan

19

2. Merumuskan Visi Perubahan2. Merumuskan Visi Perubahan

Constructing Constructing the Envisioned the Envisioned

FutureFuture

Bold and Bold and Valued Valued

Outcomes Outcomes

Desired Desired Future Future StateState

20

2. Menciptakan Visi dan Tujuan Perubahan2. Menciptakan Visi dan Tujuan Perubahan

• Visi dan tujuan perubahan akan memberikan arahan

yang jelas bagi proses transformasi yang tengah

dilakukan

• Tujuan perubahan mesti disusun secara artikulatif, jelas,

mudah dicerna, dan mampu memotivasi karyawan untuk

bersama mencapainya

• Tujuan dan visi perubahan mesti diterjemahkan kedalam

sasaran (goals) yang lebih rinci dan terukur

(measurable). Contoh : Menjadi Pemain No. 1 dalam

Industri Selular Indonesia

21

3. Developing Political Support3. Developing Political Support

Assessing Change Assessing Change Agent PowerAgent Power

Identifying Key Identifying Key StakeholdersStakeholders

Influencing Influencing StakeholdersStakeholders

Developing Developing Political Political SupportSupport

22

Roles in Organizational ChangeRoles in Organizational Change

Change Change SponsorSponsor

Change Change AgentsAgents

Change Change TargetTarget

Sponsor perubahan – yang berinisiatif

mengarahkan proses perubahan

Agen perubahan – yang melaksanakan

program menuju perubahan

Target perubahan – yang menjadi

partisipan dari segenap proses

perubahan

23

Menganalisa Kekuatan Key PlayersMenganalisa Kekuatan Key Players

• Memberikan respons mengancam • Tegas dan langsung • Deception dan subtlety

Bagaimana

cara mereka

menggunakan

kekuatan?

• Apa sumber kekuatan mereka ?• Apa yang dapat mereka kendalikan: uang,

waktu, sumber daya, orang, informasi ? • Siapa yang dapat mereka pengaruhi:

teman, penggemar, siapa yang merasa

memiliki kewajiban ?

Power

24

• Mengubah kekuatan mereka ?

• Mempengaruhi kebutuhan mereka ?

• Menentang, tidak pasti atau mendukung ?

• Bertindak saat ini atau ‘tunggu dan lihat’ ?

• Tindakan terbuka atau tindakan

tersembunyi ?

• Tindakan individu atau bertindak dengan

orang lain ?

Bagaimana respon

mereka terhadap

perubahan?

Bagaimana

perubahan benar-

benar mempengaruhi

mereka?

Menganalisa Kekuatan Key PlayersMenganalisa Kekuatan Key Players

25

Mempengaruhi Key PlayersMempengaruhi Key Players

Apa yang dapat membuat mereka lebih mendukung

perubahan?

• Informasi / pemahaman ?

• Keterlibatan dan kepemilikan ?

• Perubahan dalam tindakan yang telah

direncanakan ?

• Bimbingan dari lebih banyak manajer senior ?

• Tanda-tanda suksesnya perubahan ?

Apa yang dapat membuat mereka

mengurangi dukungan terhadap

perubahan?

• Ancaman secara personal ?

• Ketidakterlibatan dalam pengambilan

keputusan ?

• Persaingan pribadi ?

• Tidak cukupnya bukti-bukti postif dari

inisiatif perubahan?

26

4. Mengelola Implementasi Proses Perubahan4. Mengelola Implementasi Proses Perubahan

Situasi saat ini

Situasi yang dikehendaki

Situasi Transisi

Implementasi Proses dan Program Perubahan

27

4. Implementasi Proses Perubahan4. Implementasi Proses Perubahan

Membangun organisasi

yang cakap

Mendesain sistem

penghargaan yang

mendukung proses

perubahan

Menciptakan kultur yang

mendukung proses

perubahan

Menggunakan

kepemimpinan bervisi

perubahan

Menghubungkan budget

dengan proses perubahan

Menetapkan peraturan dan

prosedur yang mendukung

proses perubahan

Memulai praktek dan

komitmen terbaik untuk

perbaikan secara kontinyu

Meninstall sistem informasi

untuk mendukung proses

perubahan

Faktor Pengembangan Faktor Pengembangan HR & OrganisasiHR & Organisasi

Faktor SistemFaktor Sistem

Pelaksanaan

Proses

Perubahan

yang Efektif

28

Membangun Organisasi yang CakapMembangun Organisasi yang Cakap

Membangun

organisasi

yang cakap

Membangun

organisasi

yang cakap

Susunan Kepegawaian Organisasi• Menempatkan team manajemen yang kuat

secara bersama-sama• Merekrut dan mengganti karyawan yang

berbakat

Susunan Kepegawaian Organisasi• Menempatkan team manajemen yang kuat

secara bersama-sama• Merekrut dan mengganti karyawan yang

berbakat

Membangun Kompetensi dan Kecakapan

Inti• Mengembangkan portfolio

kompetensi/kecakapan yang sesuai

dengan proses perubahan yang sedang

dijalankan

Membangun Kompetensi dan Kecakapan

Inti• Mengembangkan portfolio

kompetensi/kecakapan yang sesuai

dengan proses perubahan yang sedang

dijalankan

29

Sistem Penghargaan yang Mendukung Sistem Penghargaan yang Mendukung Proses PerubahanProses Perubahan

Mendesain

sistem

penghargaan

yang

mendukung

proses

perubahan

Mendesain

sistem

penghargaan

yang

mendukung

proses

perubahan

• Praktek motivasional dan sistem

penghargaan yang mendukung

proses perubahan merupakan

sarana manajemen yang sangat

kuat untuk meningkatkan buy-in

dan komitmen karyawan.

30

Kultur Perusahaan yang mendukung Kultur Perusahaan yang mendukung Proses PerubahanProses Perubahan

Menciptakan

kultur

perusahaan

yang

mendukung

proses

perubahan

Menciptakan

kultur

perusahaan

yang

mendukung

proses

perubahan

• Membangun kultur yang

mendukung proses perubahan

adalah penting bagi kesuksesan

pelaksanaan proses perubahan

31

Kepemimpinan Visioner

Menggunakan

kepemimpinan

yang

Mendukung

Proses

Perubahan

Menggunakan

kepemimpinan

yang

Mendukung

Proses

Perubahan

• Pemimpin visioner mendorong orang-

orang agar menjadi inovatif untuk

menjaga respons organisasi,

mengingatkan adanya peluang baru, dan

bersemangat untuk mengejar inovasi

baru.

• Pemimpin visioner juga secara aktif

mengorong tindakan perbaikan untuk

meningkatkan pelaksanaan proses

perubahan dan unjuk kerja proses

perubahan secara keseluruhan.

32

Menghubungkan Anggaran dengan Menghubungkan Anggaran dengan Proses PerubahanProses Perubahan

Anggaran

yang

Mendukung

Proses

Perubahan

Anggaran

yang

Mendukung

Proses

Perubahan

• Membuat anggaran yang lebih

mendukung proses perubahan

menjadi bagian yang krusial dari

proses implementasi

• Hal ini disebabkan karena setiap unit

organisasi perlu memiliki orang-orang,

peralatan, fasilitas, dan sumber daya

lain untuk melakukan rencana proses

perubahan.

33

Peraturan yang Mendukung Peraturan yang Mendukung Proses PerubahanProses Perubahan

Menetapkan

peraturan

dan prosedur

yang

mendukung

proses

perubahan

Menetapkan

peraturan

dan prosedur

yang

mendukung

proses

perubahan

• Mengatur aturan dan prosedur

pengoperasian yang lebih baru atau

lebih segar membantu tugas-tugas

implementasi

• Kebijakan dan aturan yang kondusif

akan sangat membantu menciptakan

iklim kerja dam kultur perusahaan

yang mendukung proses perubahan.

34

Peningkatan secara Kontinyu Peningkatan secara Kontinyu

Memulai

praktek dan

komitmen

terbaik untuk

perbaikan

secara

kontinyu

Memulai

praktek dan

komitmen

terbaik untuk

perbaikan

secara

kontinyu

• Pelaksanaan proses perubahan

yang kompeten memerlukan visi

dan komitmen manajerial untuk

melakukan perbaikan secara

kontinyu.

35

Sistem Pendukung Informasi Sistem Pendukung Informasi

Menginstall

sistem

informasi

untuk

mendukung

pelaksanaan

proses

perubahan

Menginstall

sistem

informasi

untuk

mendukung

pelaksanaan

proses

perubahan

• Proses perubahan perusahaan tidak

dapat diimplementasikan dengan baik

tanpa sejumlah sistem pendukung

untuk menangani pengoperasian

bisnis.

• Sistem informasi yang baik akan

sangat membantu pelaksanaan

proses perubahan secara lebih

optimal

36

5. Memelihara Momentum Perubahan5. Memelihara Momentum Perubahan

Memelihara Memelihara

Momentum Momentum

PerubahanPerubahan

Membangun Support System bagi para Change Agent

Mengembangkan Kompetensi Baru

“Reinforce” Perilaku Baru

37

Membangun Support System

bagi para Change Agent

• Stuktur yang formal untuk

mendukung pelaksanaan

perubahan

• Jaringan atau komunitas para

agen perubahan dibangun untuk

saling sharing pengalaman dalam

mengelola proses perubahan

(misal membentuk komunitas via

internet)

5. Memelihara Momentum Perubahan5. Memelihara Momentum Perubahan

38

• Mengidentifikasi profil kompetensi

yang dibutuhkan untuk

mendorong keberhasilan proses

perubahan

• Melakukan serangkaian kegiatan

pengembangan dan pelatihan

untuk meningkatkan level

kompetensi yang dibutuhkan

Mengembangkan Kompetensi Baru

5. Memelihara Momentum Perubahan5. Memelihara Momentum Perubahan

39

• Mendesain sistem reward and

punishment untuk men-drive

munculnya perilaku baru

• Sistem manajemen kinerja

diarahkan bagi penumbuhan

perilaku baru yang dibutuhkan

• Diperlukan role model dari top

leaders untuk mendorong

perubahan perilaku

“Reinforce” Perilaku Baru

5. Memelihara Momentum Perubahan5. Memelihara Momentum Perubahan

40

Selesai

41

Recommended Further ReadingsRecommended Further Readings

1. Thomas Cummings and Christopher Worler, Organization Development

and Change, South Western College Publishing

2. Stephen Robbins, Organizational Behavior, Prentice Hall

3. Marvin Ross Weisbor, Organizational Diagnosis : A Workbook of Theory

and Practice, Perseus Books Group

4. Arthur Thompson and A.J. Strickland III, Strategic Management :

Concept and Cases, McGraw-Hill