CENIT EIM Innovations-Tag, 09. Juni 2015 ......Der Benutzer kann mit der MS Office Integration...
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CENIT EIM Innovations-Tag, 09. Juni 2015Empower Your Digital Business!
Elektronische Aktenverwaltungund integrierte Briefschreibung
Michael Frihs – Cenit AG
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Die klassische Art derUnternehmenskommunikation
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Dokumentenflut und Digitalisierung
10.06.2015 Seite 3Copyright CENIT AG
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Trends Kundenkommunikation
(Quelle: InfoTrends 10/2013)
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• Input• Archiv/DMS• Workflow/BPM• Elektr. Postkasten • Recordsmanagement• eAkte
• Collaboration
• Dokumenten Design• Daten Integration• Dokumentengenerierung• Dokumentenformatierung• Dok.Optimierung• Sendungs Optimierung• Sendungs Verteilung
10.06.2015 Seite 5Copyright CENIT AG
UnternehmenskommunikationVielfache Getrennte Welten
CCM(Customer Communication Management)
ECM(Enterprise Content Management)
OMS(Output Management System)
Content+ Data
Grundsatz:Was versendet wird, kommt meistens wieder rein
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Was ist eine elektronische Akte?
Instant
Messages
Die elektronische Akte …
� … ist eine Zusammenstellung und Darstellung aller zugehörigen Informationen und Inhalte zu einem speziellen Ablagekriterium
� … ist nicht bloß eine lange Liste von Dokumenten
� … ergänzt ein ECM System um besondere Sichten auf dessen Inhalte und vereinfacht dessen Handhabung für den Anwender
� … ist eine Darstellung der Inhalte und Funktionen eines ECM Systems, zugeschnitten auf die (fachlichen) Anforderungen der Anwender
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Thesen
10.06.2015 Seite 7
Elektronische Akten
• sind ein Mittel um Ordnung und Struktur in das Informationschaos zu bekommen
• verwalten eingehende und ausgehende Dokumente
• sind eine Disziplin einer „Enterprise Content Management“ Strategie
• sind als führende Applikation und Fachanwendung in Unternehmen wichtiger Bestandteil in der Sach- und Fallbearbeitung
• Haben sich über die Jahre technisch und funktional etabliert
• Sind ein wichtiger Bestandteil in der Verwaltung von Unternehmens- und Kundenrelevanten Dokumenten und modernen Unternehmenskommunikation
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Lange Wege- und Wartezeiten
Hohe Transport- und Lagerkosten
Umständliche Suche und Verteilung
Geringe Arbeitseffizienz
Schattenakten und KopienOft geringe Datenqualität
Mechanischer Datenschutz
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Herausforderungen an den Sachbearbeiter
Qualifizierte Kundenschreibenerstellen
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Personalisierung
gering mittel hoch
Zentrale Batchverarbeitung• „schwarze“ Verarbeitung • keine Benutzerinteraktion• Dokumente werden vollautomatisch durch Fachanwendungen erzeugt
Beispiel:• Beitragsrechnungen• Telefonrechnungen• Unterlagen Finanztransaktionen
Zentrale Online-Verarbeitung• weitgehend „dunkelgesteuert“• Flexibilisierung durch baustein-orientierte Briefgerüste• parallele BenutzerinteraktionBeispiel: • Auftragsbestätigung• Kfz Versicherungs Vertrag• Service-Schreiben in Call Centern
Dezentrale interaktive Briefschreibung• hohe Sachbearbeiter Fokussierung• hohe Benutzerinteraktion• Dokumente bestehen aus Text-Bausteinen und individuellem FreitextBeispiel:• Angebots-, Vertragserstellung• Kunden (Service-) schreiben• Fall Entscheidungsschreiben
Batch
On Demand
Interaktiv
gerin
gm
itte
lh
och
Wie werden Dokumente erzeugt?
Seite 910.06.2015Copyright CENIT AG
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10.06.2015Copyright CENIT AG Seite 10
Historischer Abriss
Grafische Oberflächen bilden die Grundlage für die moderne („What you seeis what you get“) Briefschreibung und das Desktop-Publishing.
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Seite 1110.06.2015
Copyright CENIT AG 10.06.2015
Daten
Format
Fachlogik
Inhalt
Struktur
Elemente eines Dokumentes
Metadaten
Kommunika-tions Kanal
Ausgabe-formatSteuerzeichen
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Dezentrale Interaktive Briefschreibung = Ad hoc
• Initiiert ist die direkte Folge eines Ereignisses oder Geschäftsprozesses
• Ist häufig in eine Geschäftsanwendung integriert
• CRM-System, Versicherungsapplikation, Kreditvergabe, Vertragswesen, SchadensmanagementBeschwerdemanagement etc.
• Wird von allen Mitarbeitern im Unternehmengenutzt, die Dokumente erzeugen oder bearbeiten
• Verwendung von Dokumentenvorlagen, Textbausteinen und Eingabe von Freitext
• Unterliegt rechtlichen oder internen Vorgaben
• Muss Prozesse unterstützen
Seite 1210.06.2015Copyright CENIT AG
Interaktive Kommunikation
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Der Benutzer kann mit der MS Office Integration direkt mit den Akten und Dokumenten arbeiten.
10.06.2015
2
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1 ECLISO Menüleiste in MS Word
1
3 Anzeige des Explorers
2 Anzeige der Favoriten
Ecliso – BriefschreibungMS Office Integration
Copyright CENIT AG Seite 14
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Seite 14
ECLISO - Vollwertige DMS-FunktionenCENIT ECLISO – Umgang mit Vorlagen
10.06.2015Copyright CENIT AG
Bearbeiten von Dokumenten
Vorlagenverwaltung
Referenzieren von Dokumenten
Check-in/ Check-out
Ordnerstrukturen nutzen
Klassifizieren von Dokumenten
Berechtigungen
Dokumente ablegen …
Versionierung
Protokollierung
Suchen/ Recherche/ Volltext
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Standard (Hilfs-) Mittel
• MS Word Standard Vorlagen
• Aufrufen
• MS Word Standard Vorlagen
• Speichern
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“Was haben Windows und ein U-Boot gemeinsam?
Wenn man ein Fenster öffnet,
fangen die Probleme an.”Quelle: Twitter; Honey_Bee1984
Frage
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• Teure Host-basierte Applikationen (z.B. ASF)
• Lässt nicht genügend Endanwender Kontrolle über den Dokumentenerstellungsprozess zu
• Teuer und aufwändig im Unterhalt
• Oder dezentral erzeugt mit Microsoft® Word
• Lässt zu viel Endanwender Kontrolle zu, z.B.
• Änderung Corporate Desgin
• Pflichtbestandteile wie Vorstandszeile, Absenderangaben oder Bankverbindungen manipulierbar
• Rechtlich wichtige Passagen können fehlerhaft oder gar nicht eingebunden werden
• Die Textreihenfolge kann verändert werden.
• keine automatische Datenversorgung
• kein Archiv Anschluß, Speicherung überwiegend auf Netzwerk FileServer
• kann nur auf teuren Fat Clients mit hohem TCO laufen
• Rechtssicherheit bei der Erstellung von Korrespondenz kann nur durch zusätzliche Autorisierungsschritte sichergestellt werden.
• Erzeugt aufwändig zu pflegende Word Macro Programmierung Lösungen
Die heutige Interaktiveschriftliche Kommunikation
Abhängig von kompatiblen Microsoft
Produkten beiSoftware Upgrade
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Ecliso – Integrierte Dokumentenerstellung ohne Word
Seite 19
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Die Ziele – Funktional:
• Standardisierung der Unternehmens-Korrespondenz
• Redaktionelle Verantwortung im Fachbereich
• Einfache Erstellung & Pflege von Dokumentvorlagen ohne (Macro) Programmierung
• Zentrale Bereitstellung & Aktualisierung von Layouts
• Reduzierung von Dokumentvorlagen durch an- und abwählbare Bausteine bzw. Bausteingruppen
• Plausibilisierung von Benutzer-Interaktionen
• Automatisierung und Dunkelverarbeitung
Warum Integrierte Dokumentenerstellung?
Seite 2010.06.2015Copyright CENIT AG
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Vorteile
Für Anwender:
� Dokumente in Echtzeit erstellen und versenden
� Verwenden von statischen/dynamischen Textbausteinen
� Layout und Formulierungen werden dynamisch auf die Art des Vorgangs abgestimmt
� Geringere Fehlerquote bei mehrfacherfassten Informationen, da Vorlagendirekt auf Kernsysteme/ Fachapplikationen zugreifen
� System gewährleistet vollständig und korrekt ausgefüllte Dokumente
� Fachbereiche bestimmen Inhalte. Unabhängigkeit von IT-Abteilungen
� Daten Validierung verhindert Falscheingaben
� Dokumente können als Brief lokal oder zentral gedruckt, als elektronisches Dokument, Fax, E-Mail oder SMS versendet und sofort automatisch archiviert und in der eAkte sichtbar.
Für Unternehmen:
� Einhaltung Markendarstellung (CI) und Compliance Richtlinien über alleKommunikationskanäle
� Sachbearbeiter stehen nur Vorlagen zurVerfügung, die für Fallbearbeitung relevant sind
� Zentrale Bibliothek
� Kein Herunterladen/Verteilen von Dok.Vorlagen
� Alle Nutzer sehen zeitglich immer nur die letzt gültigenDok.Vorlagen/Textbausteime –Vermeidung Inkonsistenzen
� Direkt nach Briefschreibung Versand über den bevorzugten Kommunikationskanal
� Nutzung von Kostenvorteilen durch zentraleDok.Produktion und Versand (z.B. Portooptimierung)
� Geringere Kosten für Implementierung und Wartung Dank Web Client
10.06.2015Copyright CENIT AG Seite 21
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Business Applikation
Dokumenten-erstellung (*)
Druckkosten(Papier, Toner, Wartung, HW,
Strom,)
Ausdruck, Falten, Kuvertieren, Frankieren (*)
Versenden Ausgangspost (*)
Manuell 5,00 EURMS Word
0,34 EURDezentraler Druck
1,00 EURManuelle Arbeit
1,00 EURDezentrale Poststelle
Ecliso/Dopix 2,00 EUR
0,05 EURZentraler Massendruck
0,08 EURKuvertiermaschine
0,02 EURZentraler Versand
Typische Kosten eines individuell personalisierten 2-seitigen Geschäftsdokument
Kostenvorteil in der integrierten Briefschreibung, Verarbeitung und Versand: ca. € 5,00 bis € 6,00 je individuell erstelltes Schreiben
(*) Großteil der Kosten sind Personal-/Arbeitskosten und Kosten des Bürodrucks
Kosten: 7,34 EUR/Dokument (ohne TCO, Archivierung, Porto etc.)
Kosten: 2,15 EUR/Dokument (ohne TCO, Archivierung, Porto etc.) + zusätzlich 20% Portorabatt
Seite 2210.06.2015Copyright CENIT AG
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Anwendungsbeispiele für eAkteund Interaktive Dokumentenerstellung
Beispiele aus Branchen:
� Versicherungen
� Schadenssachbearbeitung
� Beschwerdemanagement
� Call Center Kundenkorrespondenz
� Allgemeine Kundenschreiben
� Agenten Korrespondenz
� Banken
� Kreditsachbearbeitung
� Hypotheken Darlehensantrag
� Kreditkarten Einspruch und Gutschriften
� Individuelle Wertpapier Performance Reports
� Telekommunikation/Energieversorger
� Call Center Kundenkorrespondenz
� Krankenversicherungen
� Antragssachbearbeitungsverfahren z.B. Antragauf Häusliche Pflege, Änderungsantragsverfahren(z.B. Renteneintritt; Familienbeihilfe)
� Öffentliche Verwaltung
� Antragssachbearbeitungsverfahren
Beispiele aus Abteilungen:
� Verkauf
� Angebotserstellung
� Vertragsunterlagen
� Kundenschreiben
� Einkauf
� Bestellungen
� Service
� Customer Onboaring (Welcome Package)
� Auftragserteilung Lieferanten
� Rechtsabteilung
� Vertragserstellung
� Juristischer Schriftverkehr
� Personalabteilung
� Personalakte mit Briefschreibung fürsämtliche personalrechtlichen Dokumente
Seite 2310.06.2015Copyright CENIT AG
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Fazit
Seite 2410.06.2015Copyright CENIT AG
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Vielen Dank!Michael FrihsDirector Sales Enterprise Information Management
Telefon +49 (151) 527 45 346E-Mail [email protected]
CENIT AGIndustriestraße 52-5470565 Stuttgartwww.cenit.com