CASO ESTUDIO GESTION DOCUMENTALANAYA JULIO

GONZALEZ OSCAR

PEREZ ELIZABETH

UNIVERSIDAD FRANCISCO JOSE DE CALDAS-UDISTRITAL

FACULTAD DE INGENIERIA

ESPECIALIZACION GESTION DE PROYECTOS DE INGENIERIA

FUNDAMENTOS PARA LA GESTION DE PROYECTOS

CURSO 27

BOGOTA, D.C, CUNDINAMARCA

2011

CASO ESTUDIO GESTION DOCUMENTALANAYA JULIO

GONZALEZ OSCAR

PEREZ ELIZABETH

Propuesta proyecto de Gestin DocumentalProfesor

Alberto Acosta

MatemticoUNIVERSIDAD FRANCISCO JOSE DE CALDAS-UDISTRITAL

FACULTAD DE INGENIERIA

ESPECIALIZACION GESTION DE PROYECTOS DE INGENIERIA

FUNDAMENTOS PARA LA GESTION DE PROYECTOS

CURSO 27

BOGOTA, D.C, CUNDINAMARCA

2011

CONTENIDO Pg.

1 CASO ESTUDIO PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL

91.1 DESCRIPCION GENERAL DEL PROBLEMA

91.2. JUSTIFICACION INICIAL

91.3 CONTEXTUALIZACION CASO ESTUDIO

91.3.1Qu se desea analizar?

101.3.2 Datos generales

101.3.3 Anlisis de datos

11

2 CONCLUSIONES

19 BIBLIOGRAFIA

LISTA DE FIGURASPg.

Grfica No1

Histograma de distribucin de frecuencia de tcnicos de archivos.14

Grfica No2

Proporcin gnero de la muestra tcnicos de archivos.16

Grfica No3

Histograma de edades17

Grfica No4

Comparacin Rollos julio edad18

LISTA DE TABLAS

Pg.

Tabla No1

Tabla 1. Muestra de 80 tcnicos y sus caractersticas11-12

Tabla No 2

Tabla 2. Operaciones para distribucin de frecuencias13

Tabla No 3

Tabla 3. Distribucin de frecuencias 13

Tabla No 4

Tabla 4. Cuadro resumen comparativo variables15

Tabla No 5

Tabla 5. Rollos producidos por gnero.16

Tabla No 6

Tabla 6. Rollos versus edad.17

GLOSARIOPrograma de gestin documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producidas y recibidas por las entidades.Proteccin de patrimonio: son los documentos generados en una gestin administrativa que pueden destruirse si han sido reproducidos en otro medio anlogo de acuerdo a la retencin del documento acorde a la legislacin.

Produccin: generacin de documentos en las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Recepcin: conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin realza para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.Distribucin: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Tramite: curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

Organizacin: conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos como parte integral de un proceso archivstico.

Consulta: acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

Conservacin: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo.

Disposicin final: seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las tablas de retencin de una entidad.

RESUMEN

El caso estudio a referir en este documento es un parcial informe con miras a enfocar nuestro proyecto de grado al finalizar sta especializacin.Como propsito de nuestra alma mater en su sabio pensamiento de capitalizar y explotar los conocimientos adquiridos a lo largo del proyecto curricular paralelo al proyecto a presentar.

En este camino, las tcnicas, las teoras, los temas (probabilidades, la estadstica descriptiva, las distribuciones de probabilidad, etc.), asimilados en la asignatura Fundamentos para la Gestin de Proyectos, forman base del potencial proyecto a realizar.

.

Palabras clave: proyecto, fundamentos.INTRODUCCION

Cada da en mundo cada vez ms competitivo, las empresas en su afn de hacer hincapi en la diferenciacin, buscan alternativas de competitividad sabiendo que su pilar est en su eficiencia y eficacia interna.Los programas de gestin documental en el mundo son ejemplo de transparencia, optimizacin y eficiencia organizacional porque son consientes de los beneficios versus los perjuicios que esto acarreara. En Colombia, ste concepto a pesar de estar siendo fomentado hace ms de 20 anos, gracias a la ley 594 de 2.000 por el ente rector de los archivos, Archivo General de la Nacin, las empresas no son consientes de sta situacin y las pocas que siguen estos lineamientos, lo hacen con personas entusiastas que no cuentan con una capacitacin global o integral de una implementacin de programa compuesta por procesos: el fundamento de este caso estudio.El objetivo de este documento es el discernir con argumentos estadsticos uno de los ocho procesos de gestin documental: Disposicin Final, para exponer casos reales presentados en este tipo de proyectos.

El alcance de este documento es la presentacin de un tema a un caso estudio a potencial tema proyecto de grado, porque cumple con las caracteristicas de ser proyecto (nico, temporalidad, interdisciplinaridad).1. CASO ESTUDIO PROYECTO GESTION DOCUMENTAL.1.1 DESCRIPCION GENERAL DEL PROBLEMALos diagnsticos sobre archivstica que se realizan a nivel nacional presentan las siguientes constantes:

La capacitacin en archivstica que brindan los programas no formales no es del todo suficiente para comprender los procesos de gestin documental.

Innumerables archivos estn siendo manejados por personas apasionadas por la gestin documental pero que no cuentan con una capacitacin global de la puesta de proyectos de esta envergadura.

El desconocimiento de los representantes de las empresas de los beneficios versus inversin, acorde a la legislacin laboral y al concepto de proteccin del documento.1.2 JUSTIFICACION INICIAL

Como caso puntual para el caso estudio presentado, un proceso de Disposicin final por los mltiples beneficios exaltados a priori, a su vez se ampara en la legislacin nacional los cuales propenden a su gestin de forma apropiada gracias al cumplimiento de normas, decretos, ley proferidas por el Archivo General de la Nacin y la Constitucin Nacional:Constitucin Poltica de Colombia

Artculo 8. es obligacin del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin

Artculo 15.Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y al buen nombre. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades pblicas o privadas

Leyes

Ley 962 de 2.005 Ley Anti-Trmites

Ley 190 de 1.995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa.

Artculo 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 897 de 2001 Requisito de guarda para la documentacin sin entidad. para las empresas que se privaticen, supriman o fusionen existe el requerimiento que entreguen su documentacin al Ministerio al cual a estado adscrito o vinculado

1.3 CONTEXTUALIZACIN CASO ESTUDIOLa Unidad de Gestin Pensional y Parafiscal (UGPP) del Min-Social es una entidad que esta recepcionando las historias laborales de las entidades en liquidacin del Estado.Para ello contrata los servicios especializados de gestin documental con la firma ANPEGO.

El proceso de Gestin Documental se resume en 8 actividades las cuales son: PRODUCCION RECEPCION TRAMITE DISTRIBUCION ORGANIZACIN CONSULTA CONSERVACION DISPOSICION FINALLa UGPP encarga las labores de supervisin del contrato a tres (3) especialistas del rea de Gestin de Proyectos de Ingeniera para realizar el anlisis del primer mes de produccin del proceso de Disposicin Final, debido a los mltiples inconvenientes presentados en la ejecucin del contrato.1.3.1 Qu se desea analizar? La siguiente informacin es la que se requiere:

La produccin mensual de los tcnicos en archivos en la actividad de microfilmacin en el mes de Julio.

Comparacin de los dos meses de trabajo realizados por los contratistas-labor Microfilmacin.

Conocimiento general de otras caracteristicas del Grupo de tcnicos

1.3.2 Datos generales: Los datos a manejar son los siguientes:

Los especialistas toman una muestra de ochenta 80 tcnicos en archivo de una poblacin total de 200 tcnicos. Los datos recopilados se toman del mes de julio del ao 2011. Se sabe que un tcnico en archivos en la actividad de microfilmacin, microfilma 5 rollos o pelculas de microfilm en una jornada de ocho (8) horas por da. Se estipula que una maquina de microfilmacin (cmara planetaria) est programada para que un rollo microfilmado contenga 2200 fotogramas. En el mes de julio, diez (10) cmaras planetarias estuvieron en mantenimiento correctivo por dos semanas. El grupo de gestin humana informo que el ausentismo en el mes de julio se incremento con respecto al mes anterior. 1.3.3 Anlisis de datos Empezamos con una muestra de 80 tcnicos de archivos, de lo cual extrajimos los siguientes datos correspondientes en el mes de julio como son rollos producidos por el mes de julio y comparar con mes anterior junio, su equivalencia en fotogramas y un dato para conocer ms de sta poblacin como es el gnero, edad.

Tabla 1. Muestra de 80 tcnicos y sus caracteristicasTECNICOEdadGneroFOTOGRAMAS MES JULIOROLLOS JUNIOROLLOS JULIODif

TANIA36F176.0001198039

HERNANDO47M178.2001098128

ISABEL41F178.2001208139

ALEJANDRO43M178.2001198138

JENNY PALMET 32F180.4001178235

MARIA41F184.8001188434

LAURA41F184.8001058421

ALVARO37M187.0001208535

MAURICIO41M187.0001128527

LUCIANA39F187.0001138528

DONNA34F189.2001058619

FERNANDA48F191.4001208733

HENRY33M193.6001168828

PIEDAD40F195.8001208931

CESAR40M198.0001209030

BONIFACIO48M198.0001119021

PATRICIA MARIA28F198.0001149024

JAVIER46M200.2001129121

MARTHA 39F200.2001119120

DAVID24M202.4001189226

JOSEFA54F202.4001209228

RICARDO47M202.4001149222

LUIS FERNANDO37M202.4001209228

JHON CARLOS36M202.4001059213

ALCIRA34F202.4001089216

FELIPE39M202.4001099217

GERMAN25M204.6001209327

MARLENE23F204.6001149321

JORGE MARIO31M206.8001099415

CRISTIAN23M206.8001089414

TOMAS54M206.8001129418

MARGARITA46F209.0001169521

LUZ MARINA40F209.0001209525

MARISOL55F211.2001079611

JULIO CESAR23M211.2001099613

NELSON25M211.2001089612

ANA34F213.400106979

ALIRIO43M213.4001199722

POLICARPA38F215.6001169818

ANGELA31F215.6001179819

ANTONIO54M215.6001149816

NINI JOHANA35F215.6001089810

BETZABE30F220.00011910019

DIANA T43F220.00011710017

LEONARDO25M222.20011810117

ARNULFO47M222.20011510114

NICOLE40F224.40011710215

MILENA38F226.60011310310

NELY27F226.6001111038

CARLA25F226.6001121039

OLGA32F226.6001061033

MARICELA27F228.8001081044

OSCAR28M228.8001071043

CARLOS LUIS50M228.8001101046

ESTHER38F228.80011410410

RENE55M231.0001081053

JAISON39M231.00011910514

MELISSA41F231.00011510510

HUMBERTO38M233.20011810612

LUCAS24M233.20012010614

NATHAN 40M237.6001131085

JHON WILLIAM31M237.6001131085

ARLETH 39F237.600107108-1

STEFANNY35F239.800108109-1

YULIETH27F242.0001161106

RUTH22F242.0001141104

LILIANA25F244.2001161115

MEMO53M244.200110111-1

SERGIO22M244.2001131112

DELSI50F246.4001171125

LUCIA30F248.600109113-4

LINCON54M250.8001201146

DANIEL49M250.8001191145

ARNOLD31M250.800108114-6

ENRIQUE22M255.200112116-4

ERNESTO43M257.4001201173

MONICA23F261.800114119-5

PENELOPE50F261.800117119-2

GLORIA MER37F261.800105119-14

MARIA PATRICIA49F261.800116119-3

Tomada para caso estudioPara el anlisis de la muestra se ordenan las respectivas observaciones de cada tcnico y as poder describir de forma ms precisa las variables analizadas para su mejor interpretacin. Para ello, se debe realizar una serie de operaciones que conlleven al resultado de dicha tabulacin.

Tabla 2. Operaciones para distribucin de frecuencias

DATOS ROLLOS JULIO

n=80

Li=80

Ls=119

R=39

Nc=8,94438

Ac=4,8754

Dif=1

ROLLOS POR MES120

FOTOGRAMAS POR ROLLO2200

Tomado para caso estudioTabla 3. Distribucin de frecuencias

NcLIMITE INFERIORLIMITE SUPERIORFRECUENCIA ABSOLUTAFRECUENCIA ABSOLUTA ACUMULADAFRECUENCIA RELATIVAFRECUENCIA RELATIVA ACUMULADAMARCA DE CLASE

18084778,8%8,8%82

285897148,8%17,5%87

39094173121,3%38,8%92

49599114213,8%52,5%97

5100104135516,3%68,8%102

610510996411,3%80,0%107

7110114107412,5%92,5%112

81151196807,5%100,0%117

Tomado para caso estudio

Previo ordenamiento de las observaciones, se visualiza que los centros de la tabulacin presentan los picos ms altos es decir, los tcnicos que ms hicieron rollos estn entre 90 y 104 rollos en el mes de julio, para mayor visualizacin, se presenta el histograma a continuacin.Figura 1. Histograma de distribucin de frecuencia de tcnicos de archivos.

Se observa que los valores se concentran en el centro de nuestra muestra, para mayor claridad de ste posicionamiento central, se hallan unas medidas estadsticas de tendencia central, y que tanta variabilidad hay en realidad.Tabla 3. Medidas estadsticas

MEDIDAS ESTADISTICAS

MEDIA99,0875

MEDIANA98

MODA92

DESVIACION ESTANDAR10,54489348

VARIANZA111,1947785

PERCENTIL 5040

PERCENTIL 9072

QUARTIL 120

QUARTIL 240

QUARTIL 360

Curtosis-0,857913536

Tomado de caso estudioLa media tal como se ve representada en la figura 1, consolida que los tcnicos en promedio estn realizando 99 rollos mensuales en el mes de julio de los 120 como meta en un mes.La mediana que es igual al percentil 50 claramente como se observa en la Tabla 1, las observaciones en forma ordenada de acuerdo al nmero de rollos realizados, se representa la mediana que corresponde a la tcnica de archivos Policarpa con nmero de rollos 98.La moda que en la muestra se presenta es de 92, un valor que repitieron 7 tcnicos de los 80 que analizamos, en la grfica 1 se puede ver con claridad.

Si se divide en proporciones la muestra, los cuartiles 1, 2, 3 los cuales seran 20, 40 y 60, llevados a la muestra nos manifiestan que los tcnicos David, Policarpa y Lucas realizaron 92, 98 y 106,5 rollos respectivamente.La variabilidad en esta muestra arroja como informacin que nuestra desviacin con respecto a la media (99) es de 11, es decir, que en un rango de 11 rollos la mayora de los valores de los rollos realizados en julio se alejan con respecto a la media. COMPARATIVO DE VARIABLESTabla 4. Cuadro resumen comparativo variables

Cuadro resumen

TotalFOTOGRAMAS MES JULIOROLLOS JUNIOROLLOS JULIODifEdad

Media217.993114991537

Desv Est.23198,765655111210

Max261.8001201193955

Mnimo176.00010580-1422

De acuerdo a las variables para analizar en este caso estudio, observamos los promedios de los rollos en el mes de muestreo (julio) contra mes anterior junio, los bajaron considerable mente de un mes a otro. Por tanto la desviacin se altera, indicndonos un incremento en 6 puntos al mes de julio , el cual se ve reflejado en la muestra en la disminucin de rollos cuando lo mnimo que se hizo en el mes de junio fue de 105 contra el mes de julio que baj a 80 rollos.

Otra valiosa informacin es acerca de las edades y el gnero de los tcnicos que componen esta muestra.Dentro de las variables a estudiar se inform que 10 cmaras planetarias tuvieron mantenimiento correctivo en el mes de julio pero por dos semanas, lo que quiere decir que si el mes de junio se realizaron 9.092 rollos y en el mes de julio se realizaron 7.927 rollos, si las paradas de las mquinas (10) que producen en conjunto 500 rollos en dos semanas, y el delta de los meses en rollos es de: 1.165 rollos Hay que estudiar otras variables para inferir en que sucedio el mes de julio.

Tabla 5. Rollos producidos por gnero.

Rollos x gnero julio

GrupoNPromedioDesv. Est.

Hombres389910

Mujeres428931

Figura 2. Proporcin gnero de la muestra tcnicos de archivos.

Observamos que la mayora de los tcnicos son tcnicas, mujeres que ocupan el 42% de la muestra pero que no producen al ritmo de los hombres en el mes de julio. Variables a tener en cuenta, por ejemplo , la informacin que se tiene por ausentismo generalizado en ste grupo. Otra variable a tener en cuenta es que el 95% de los tcnicos que conforman el grupo de Microfilmacin son contratistas por tanto se le exigen unas obligaciones a cumplir pero no horarios de trabajo. Otra variable, los especialistas pudieron constatar en el rea de trabajo que las mujeres y los hombres estn distribuidos por gnero, es decir, las mujeres en serie y los hombres en serie. La edad como otro rasgo de la muestra, se decidi analizar de forma unitaria y luego contrastarla a otras variables.Tabla No 6 Distribucin de edades de tcnicos.

LiRangoFrecuencia acumuladaFrecuencia abs

2222,00 - 24,1933

24,224,20 - 26,3996

26,426,40 - 28,59145

28,628,60 - 30,79195

30,830,80 - 32,99212

3333,00 - 35,19287

35,235,20 - 37,39335

37,437,40 - 39,59385

39,639,60 - 41,79479

41,841,80 - 43,995710

4444,00 - 46,19614

46,246,20 - 48,39632

48,448,40 - 50,59685

50,650,60 - 52,79735

52,852,80 - 54,99730

5555,00 y ms807

Ntese en la distribucin de frecuencias de edades , se muestra en los rangos 41,80 y 50,59 que 10 tcnicos tienen edades oscilantes en este rango, luego le sigue el rango 39,60 y 41,79 con 9 tcnicos, los rangos 55 en adelante con 7 tcnicos y rango 33,00 y 35,19 igual con 7 tcnicos.Es decir me representan el 41 % de la muestra, personas maduras con edades entre 33 anos y ms de 55 anos.

Figura 3. Histograma de edades

Figura 4. Comparacin Rollos julio edad.

Ntese que la edad que ms produce rollos en el mes de julio son de 30 a 40 aos. Podramos concluir que a esta parte de la muestra no tuvieron parada de mquina, tienen ms experiencia, cumplen con las jornadas laborales. 2. CONCLUSIONESSegn el anlisis hecho por los tres especialistas en el rea de gestin de proyectos, especficamente en el proceso de disposicin final en el mes de julio del programa de Gestin Documental llevado a cabo en la Unidad de Gestin Pensional y Parafiscal se pudo concluir: Previo ordenamiento de las observaciones, se visualiza que los centros de la tabulacin presentan los picos ms altos es decir, los tcnicos que ms hicieron rollos estn entre 90 y 104 rollos en el mes de julio, para mayor visualizacin, se presenta el histograma a continuacin.

La media tal como se ve representada en la figura 1, consolida que los tcnicos en promedio estn realizando 99 rollos mensuales en el mes de julio de los 120 como meta en un mes.

La mediana que es igual al percentil 50 claramente como se observa en la Tabla 1, las observaciones en forma ordenada de acuerdo al nmero de rollos realizados, se representa la mediana que corresponde a la tcnica de archivos Policarpa con nmero de rollos 98.

La moda que en la muestra se presenta es de 92, un valor que repitieron 7 tcnicos de los 80 que analizamos, en la grfica 1 se puede ver con claridad.

Si se divide en proporciones la muestra, los cuartiles 1, 2, 3 los cuales seran 20, 40 y 60, llevados a la muestra nos manifiestan que los tcnicos David, Policarpa y Lucas realizaron 92, 98 y 106,5 rollos respectivamente.

La variabilidad en esta muestra arroja como informacin que nuestra desviacin con respecto a la media (99) es de 11, es decir, que en un rango de 11 rollos la mayora de los valores de los rollos realizados en julio se alejan con respecto a la media.

Observamos que la mayora de los tcnicos son tcnicas, mujeres que ocupan el 42% de la muestra pero que no producen al ritmo de los hombres en el mes de julio. Variables a tener en cuenta, por ejemplo , la informacin que se tiene por ausentismo generalizado en ste grupo. Otra variable a tener en cuenta es que el 95% de los tcnicos que conforman el grupo de Microfilmacin son contratistas por tanto se le exigen unas obligaciones a cumplir pero no horarios de trabajo. Otra variable, los especialistas pudieron constatar en el rea de trabajo que las mujeres y los hombres estn distribuidos por gnero, es decir, las mujeres en serie y los hombres en serie.

Ntese en la distribucin de frecuencias de edades , se muestra en los rangos 41,80 y 50,59 que 10 tcnicos tienen edades oscilantes en este rango, luego le sigue el rango 39,60 y 41,79 con 9 tcnicos, los rangos 55 en adelante con 7 tcnicos y rango 33,00 y 35,19 igual con 7 tcnicos.

Es decir me representan el 41 % de la muestra, personas maduras con edades entre 33 anos y ms de 55 anos.

Ntese que la edad que ms produce rollos en el mes de julio son de 30 a 40 aos. Podramos concluir que a esta parte de la muestra no tuvieron parada de mquina, tienen ms experiencia, cumplen con las jornadas laborales.

BIBLIOGRAFIA

Libro

WALPOLE E. Ronald. MYERS. Raymond. MYERS. Sharon Probabilidad y Estadstica para Ingenieros.8 Edicin. Mxico: Prentice Hall Hispanoamericana S.A, 2007. 752 p.

LibroINSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS. Documentacin. Presentacin de Tesis, Trabajos de Grado Y Otros Trabajos de Investigacin. Sexta actualizacin. Santa F de Bogot D.C: ICONTEC, 2008. 36p. NTC 1486

Libro TRIANA T. Jorge William. Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental. 1 Edicin. Colombia: Imprenta Nacional de Colombia, 2006. 186 p. Constitucin Poltica Nacional de Colombia.

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