PREPARED BY: MAREK KRZYSIAK

1

Business TransformationCase Study

All rights reserved.

The Client

An Estern Europe Pharmacy Firm with 95 years of experience in production injection solutions in ampoules, processing of herbs and production of pills, syrups for adults and children.

2

The Problem

Firm after consolidation recorded huge cost increase vs. lower productivity/quality level. Lack of work standards/proceedures. Employees about to resistant all initiatives during work hours. Many brakes/strikes against C-level administration. Production operations inconsistent. Mid and lower management had neither authority nor competence to plan and control their departaments. Reporting quality and system was a fiction. Noticed many complains from their clients/distributors.

3

The Diagnosis

• After the consolidation huge problems with standarization• Groups of employees instead of teams• Poor & decreasing Profit/Loss ratio• Ineffective forecasting/planning• Lack of employees training• Lack of control of resources consumption• Uncorrelated motivation/pension system• No productivity/effectiveness KPI• No waste control• Production/Sales in „ad hoc” system• No Marketing/Sales cooperation• Low management competence, no self development activity

4

The Tools and The Area

Minuty Netto na tydzień 22 754Godziny Netto na tydzień 379Faktor SYSTEM 10000 (10%) 38Wskaźnik Nieobecności (14,9%) 57Osobogodziny Brutto 474Wstępny Manload 11,8Aktualny Stan Pracowników zw. z w.w. Czynnościami 24Relacja Proc.: Wstępny Manload do Stanu Pracowników 49%Wstępny Potencjał Zmian 51%

Za SEPTIMA GROUP:

Aktual. Stan Zatrudnienia

Faktor System 10000

Wskaźnik Nieobecności

Wstępny Potencjał Zmian

X

LEGENDA:41%

4%6%

49%

Nazwisko: Imię: X

Dział:warsztat Elektroniczny i Laboratoria Data: X

1 Wypisywanie zapotrzebowania zapot. z 1 1 15 752 Planowanie dnia pracy plan z 1 1 10 50

Labolatorium temperatur

1 Sprawdzenie termopary szt. m 2 1 180 842 Sprawdzenie toru pomiarowego szt. r 1 1 15 0,33 Sprawdzenie regulatora temperatury szt. r 1 1 30 14 Naprawa regulatora temperatury szt. t 1 1 120 1205 Sprawdzenie rejestratora szt. r 1 1 120 26 Naprawa rejestratora szt. m 1 1 180 427 Wykonanie instalacji szt. m 1 2 240 1128 Pomiary kontrolne pom. z 1 1 30 1509 Dokumenty obiegowe (w-z) dok. z 3 1 15 225

Labolatorium ciśnień

1 Sprawdzanie manometru i jego naprawa szt. z 5 1 60 15002 Sprawdzanie przetwornika ciśnienia i jego naprawa szt. z 2 1 60 6003 Sprawdzanie przepływomierzy i jego naprawa szt. z 2 1 60 6004 Sprawdzanie wyłącznika ciśnienia i jego naprawa szt. t 2 1 60 1205 Instalacja Urządzeń szt. m 2 2 60 566 Kontrola kanału ściekowego i odczyt licznika ściekowego szt. t 3 2 120 7207 Kotły - prace dla kotłowni szt. z 1 1 60 3008 Kontrola stanu budynków szt. z 1 1 60 3009 Kontrola ciepła z sieci szt. z 1 1 60 30010 Kontrola wymienników ciepła szt. z 1 1 60 30011 Zmiękczanie wody szt. z 1 1 60 30012 Nadzór UDT nadzór m 1 1 120 2813 Czynności socjalne usługa r 4 1 480 3714 Kontrola urządzeń technicznych szt. z 1 1 120 600

Labolatorium pomiarów elektronicznych

1 Sprawdzanie i naprawa przyrządów elektrycznych szt. z 2 1 85 8502 Instalacja elektryczna na obiekcie szt. m 1 2 480 2233 Pomiary ochronne suwnic szt. r 4 2 120 184 Pomiary urządzeń elektrycznych szt. r 1 2 480 185 Pomiary budynków szt. r 1 2 2400 926 Pomiary odgromów szt. r 1 2 240 9

Labolatorium pomiaru długości kąta

1 Sprawdzanie i naprawa suwmiarek szt. r 1 1 40 12 Sprawdzanie i naprawa śrub mikrometrycznych szt. r 1 1 40 13 Sprawdzanie i naprawa przymiaru liniowego szt. r 1 1 15 0,34 Sprawdzanie i naprawa pomiaru kątowego szt. r 1 1 15 0,35 Sprawdzanie i naprawa grubościomierzy szt. r 1 1 60 16 Nadzór wag szt. r 1 1 30 17 Nadzór środków trwałych szt. r 1 1 480 98 Utrzymanie właściwych parametrów wody kotłowej szt. z 1 1 240 1200

WSTĘPNY MANLOAD

NR. CZYN. OPIS CZYNNOŚCI (ZDARZENIA)

J EDNOSTKA MIARY

CZĘSTO-TLI-

WOŚĆ

ILOŚĆ ZDARZEŃ

ILOŚĆ OSÓB zaangażow.

w jedno zdarzenie

CZAS SZACUNKOWY (min.) jednego

zdarzenia

ROBOCZO-MINUTY

(tygodniowo)

X SEPTIMA GROUP

KONTROLA PLANU PRACY "SUR"

LEGENDA:PRACOWAŁ wg PLANU 50% BRAK PLAN. PRACY RAZEM:

NIE PRACOWAŁ wg PLANU 25%

NIE PRACOWAŁ 0%

NIEOBECNY 25%

50%

50%

25%

0%

25%

X SEPTIMA GROUP

KLIENT: X X DATA: 10-04-2003

Konsultant: KRZYSZTOF WYDZIAŁ/ LOKACJA: Warsztat Remontów i SuwnicNADZÓR: X

PRZYDZIELANIE UDZIELENIE ZADAŃ INSTRUKCJI

WYJAŚNIENIE dot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, A TAKŻE WYJAŚNIENIE dot. METOD/ PROCESU, ZABEZPIECZENIA

ILOŚCI CZASU NA WYKONANIE PRACY UDZIELONE. 5 SPRZĘTEM, MATERIAŁAMI I ODPOWIEDNIMI UMIEJĘTNOŚ-

POTWIERDZENIE CZY PRACOWNIK ZROZUMIAŁ ZA- CIAMI W CELU WYKONANIA ZADANIA UDZIELONE. UZYSKA-

DANIE I CZY PROCEDURY/ SPOSÓB WYKONANIA NIE POTWIERDZENIA, ŻE PRACOWNIK W PEŁNI ROZUMIE

SĄ MU ZNANE. KONTROLA PRAWIDŁOWO- INSTRUKCJE

ŚCI WYKONYWANEGO ZADANIA PRZEPROWADZONA.

WYJAŚNIENIE dot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, A TAKŻE 4 WYJAŚNIENIE dot. METOD/ PROCESU, ZABEZPIECZENIAILOŚCI CZASU NA WYKONANIE PRACY UDZIELONE. SPRZĘTEM, MATERIAŁAMI I ODPOWIEDNIMI UMIEJĘTNOŚ-

POTWIERDZENIE CZY PRACOWNIK ZROZUMIAŁ ZA- CIAMI W CELU WYKONANIA ZADANIA UDZIELONE. UZYSKA-

DANIE I CZY PROCEDURY/ SPOSÓB WYKONANIA NIE POTWIERDZENIA, ŻE PRACOWNIK ROZUMIE INSTRUK-

SĄ MU ZNANE UZYSKANE. CJE ALE MISTRZ NIE J EST W STANIE OKREŚLIĆ DO JAKIEGO

POZIOMU.

WYJAŚNIENIE dot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, A TAKŻE 3 WYJAŚNIENIE dot. METOD/ PROCESU, ZABEZPIECZENIA

ILOŚCI CZASU NA WYKONANIE PRACY UDZIELONE. SPRZĘTEM, MATERIAŁAMI I ODPOWIEDNIMI UMIEJĘTNOŚ-

POTWIERDZENIE CZY PRACOWNIK ZROZUMIAŁ ZA- CIAMI W CELU WYKONANIA ZADANIA UDZIELONE.

DANIE UZYSKANE. BRAK POTWIERDZENIA CZY

PROCEDURY/ SPOSÓB WYKONANIA SĄ MU ZNANE.

WYJAŚNIENIE dot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, A TAKŻE 2 WYJAŚNIENIE dot. METOD/ PROCESU, ZABEZPIECZENIA

ILOŚCI CZASU NA WYKONANIE PRACY UDZIELONE. SPRZĘTEM I MATERIAŁAMI W CELU WYKONANIA ZADANIA

POTWIERDZENIE CZY PRACOWNIK ZROZUMIAŁ ZA- UDZIELONE.

DANIE UZYSKANE.

WYJAŚNIENIE dot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, A TAKŻE WYJAŚNIENIE dot. METOD/ PROCESU WYKONANIA

ILOŚCI CZASU NA WYKONANIE PRACY UDZIELONE. ZADANIA UDZIELONE.

1

BRAK WYJAŚNIENIA dot. ILOŚCI, JAKOŚCI PRACY, A BRAK WYJAŚNIENIA dot. METOD/ PROCESU, ZABEZPIECZE-

TAKŻE ILOŚCI CZASU NA WYKONANIE PRACY. BRAK NIA SPRZĘTEM, MATERIAŁAMI I UMIEJĘTNOŚCIAMI W CELU

POTWIERDZENIA CZY PRACOWNIK ZROZUMIAŁ ZA- WYKONANIA ZADANIA. BRAK POTWIERDZENIA CZY

DANIE I CZY PROCEDURY/ SPOSÓB WYKONANIA SĄ PRACOWNIK ROZUMIE INSTRUKCJEDIRECTIONS.

MU ZNANE. BRAK PLANU KONTROLI PRAWIDŁOWO-

ŚCI WYKONYWANEGO ZADANIA. 0

WYJAŚNIENIE: MISTRZ DOKONUJE PODZIAŁU ZADAŃ PRACY CODZIENNIE RANO O GODZ. 6.00. NA ODPRAWIE ZMIANOWEJ.

KONSULTANT ZAOBSERWOWAŁ RZECZOWOŚĆ W PODEJŚCIU BRYGADZISTY DO ZESPOŁU PRACOWNIKÓW.

WYJAŚNIENIE: PRACOWNICY DOSKONALE WIEDZĄ JAKI KEST ICH ZAKRES OBOWIĄZKÓW, SĄ NADZOROWANI PRZEZ

BRYGADZISTE. SPOSÓB UDZIELANIA INSTRUKCJI NIE BUDZI WIĘKSZYCH ZASTRZEŻEŃ, BRAK JEST JEDYNIE POTWIERDZENIA

CZY PRACOWNIK ZROZUMIAŁ WYDZANE MU POLECENIA.

PROFIL MANAGER'A

X SEPTIMA GROUP

KONTROLA PLANU PRACY "SUR"

NADZÓR: X DATA: X X X

WYDZIAŁ: X OBSERWACJA: X DO: X

ZMIANA: 1 1sza PRZERWA X DO: NA

WLK. GRUPY: 8 LUNCH: NA DO: NA

2ga PRZERWA NA DO: NA

NAZWISKO STANOWISKO AKTUAL. CZYNNOŚĆ RÓŻNICA

X Palacz Prace konserwacyjne - oliwienie

XPomocnik palacza -

OdżużlaniePrace konserwacyjne - oliwienie

X Nawęglanie Nieobecny

X Nawęglanie, Suwnicowy Nieobecny

X Nawęglanie(Pracownik wynajęty z firmy Hejnał)

Nawęglanie

X Obsługa Fadromy, Tokaż Prace tokarskie

X BrygadzistaRemont kotła

(podnoszenie rusztu)

X Pracownik J.GąsiorkaRemont kotła

(podnoszenie rusztu)

Nawęglanie

2

1

1

4

4

2

1

1

PLAN. CZYNNOŚĆ

Remont kotła 7

Nawęglanie

Obsługa Fadromy, Prace tokarskie

Remont kotła 7

Obsługa kotłów

Odżużlanie, pomoc palaczowi

Nawęglanie

X SEPTIMA GROUP

WYKORZYSTANIE CZASU PRACY PRACOWNIKA

MOŻLIWOŚCI RAZEM:

BRAK PRACY LUB NIEOBECNOŚĆ: 34% PRACA NIEWYDAJNA: 53%

87%

34%

53%

13%

SEPTIMA GROUP

WYKORZYSTANIE CZASU PRACY PRACOWNIKA

NADZÓR: X DATA: X

WYDZIAŁ: X OBSERWACJA: X DO: X

ZMIANA: I

STANOWISKO: X

CZYNNOŚĆ: X

START STOP Praca WydajnaBrak Pracy lub Nieobecność

Praca Nie wydajna

KOMENTARZ

06:10 .

.

.

06:20 10

06:20 .

.

.

06:35 15

06:35 .

.

06:41 6

06:41 .

06:43 2

06:43 .

06:55 12

06:55 .

06:58 3

06:58 .

07:07 9

07:07 .

07:10 3

RAZEM 60 8 10 42 %

RAZEM 100% 13% 17% 70%KOMENTARZ:

Consult.: KRZYSZTOF Page 1 of 8

Z JEDNYM Z KOLEGÓW PRACUJĄCYCH NA

FREZARCE.

PRACOWNIK ROZMAWIA Z KOLEGAMI

JEDNOCZEŚNIE ŻARTUJĄC Z RESZTY ZMIANY

WYKONUJĄCEJ SWOJE ZADANIA PRACY,

ZAPALA KOLEJNEGO JUŻ PAPIEROSA

WRESZCIE ZAUWAŻA PRZEPROWADZAJĄCYCH

BADANIA KONSULTANTÓW I ROZPOCZYNA

PRACĘ.

JEDNAKŻE PO PARU MINUTACH PRZYSIADA

PRZY MASZYNIE - ROZPOCZYNA ROZMOWĘ

KOLEGÓW.

PRACOWNIK ROZPOCZYNA PRACĘ OD ROZ-

MOWY Z KOLEGAMI, NASTĘPNIE PRZY-

RZĄDZA SOBIE KAWĘ PRZYSIADA PRZY

MASZYNIE I OBSERWUJE PRACUJĄCYCH

POMIMO ROZPOCZĘCIA ZMIANY PRACOWNIK

NIEOBECNY NA STANOWISKU PRACY- BRAK

REAKCJ I MISTRZA

ProductionAdministrationFinancePurchasingLogistic

SalesMarketing & PRITC-level ManagementHR

DEPARTMENT: DMT II - Wysokie Temperatury DATE:POSITION: Aparatowy Procesu ENG: MK

COMMENTS

1

KONTROLA TEMPERATURY (300 C NA WYJŚCIU OLEJU Z INSTALACJI NOTICED

2

KONTROLA FOTOKOMÓREK

NOT NOTICEDIN "NOT NOTICED" EXAM-

3

KONTROLA PALNIKÓW

NOT NOTICEDPLES ACTUAL MEANS: NOT

4

STAN INSTALACJI USZCZELNIENIA POMP NOT NOTICED

DONE IN REQUIRED MO-

5

KONTROLA ZAWARTOŚCI SPALIN

NOTICEDMENT OR NOT DONE AT ALL

6

KONTROLA POZIOMU W ZBIORNIKACH NOTICED

DURING OBSERVATIONS

7

PŁUKANIE ŚCIEKAMI INSTALACJI OBIEGU KOBALTU NOT NOTICED

8

KONTROLA I ODPOWIETRZANIE

NOT NOTICED

10

POBÓR PRÓB (CO 4 GODZ.)

NOTICED

11

STAN NADMUCHU AZOTU W INSTALACJACH NOTICED

12

WYCIEKI

NOT NOTICED

13

14

15

16

NARRATIVE:

NO KIND OF CHECKLIST OF MACHINES OBSERVATIONS

OPERATOR STUDY

STANDARDS/ACTIVITY ACTUAL VARIANCE

5

Just the Tools

SMED, MTBF, TCO, OEE, DIFOT, Supervisory Time Management, Productive Labor Utilization, Machine Time Utilization, Employee Time Utilization, Machine Utilization Study, Supervisory Behaviour Profile, Performance Variance, OP Notes, Voice of Customer, Value Stream Mapping analysis, Q-Sort, Competence Analysis, Primary Manload Encounter, JiT, Locator Study, Variance Study, SWOT, RACI matrix, Tele/Email/Fax/Meeting Study, Action Log, Compliance Checklist, Balanced Scorecard, etc.

6

The Solution

• Employees resistance – deployment of „know each other” and „let’s listen & communicate” programs.

• Lack of knowledge – very intensive training programs for all level employees in soft competencies, Leaders of Change enlight

• Mid Management had no competencies – training program half financed for managers in hard competencies, coaching and competition program

• Suppliers could not handle new work system – diversification of suppliers, certification program for present ones

• Lack of reports - developing new reporting system and train how to operate and maintain it

• Misuse the resources – reengineering of resources

7

The Achievement

• Productivity in ampoules workshop increased of 25%• Reduction of energy/water consumption turned to

overachieve the forecasted goal almost by 3 times and reached 17%

• Effectiveness of materials utilization in workshops improved by 2%

• At the beginning of 15th week project annualized savings reached 180% of project investment

• Create a Waste Management Program• Focus on Quality Program• Improvement in management system• Perpetuation and Maintaining as of new task

8

My duties

• Supervising of Production and Sales analysis and to run Marketing analysis.

• Run a presentation for the client’s Board to highlight key issues based on diagnosis.

• Prepare a report (*.ppt & Brown Papers) of the analysis and create a project Gantt chart.

• Co-work in processess mapping• Prepare and run 16 training sessions (in groups) for Sales &

Marketing client’s employees (76 persons).• Work on Waste Management Program• Create On Time Report Schedule for mid level management• Influence on direct and indirect supervision• Incompetence Awareness Program• PDCA as a key in perpetuation model – training sessions• BSC training session for mid and C-level

9

10

Thank you!

QuestionsOr

Comments:itbc@onet.pl