Chapter 2

Captulo 2:Ciclo de vida del Proyecto y organizacinFuentes:Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007PMBOK, Cuarta edicinPrepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes1Ciclo de vida del proyectoEl ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la organizacin u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin, Pmbok, cuarta edicinProyectoFaseFaseFaseFaseTamaoComplejidadNecesidades de ControlProyectoFaseFaseFaseFaseNmeroGrado de controlFases del ProyectoLas fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusin de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse, Pmbok, cuarta edicin.

Ciclo de vida del proyecto

Estructura del ciclo de vida

Niveles tpicos de costos y personal Impacto de la variable en funcin del tiempoCaractersticasNivel de costoDotacin de personalInfluencia de los interesadosRiesgosIncertidumbresCosto de los cambiosEn las primeras fases de un ciclo de vida del proyecto: Las necesidades de recursos son generalmente ms bajas El nivel de incertidumbre (riesgo) es ms alto Las partes interesadas del proyecto tienen la mayor oportunidad de influir en el proyecto En las fases medias de un ciclo de vida del proyecto: La certeza de completar un proyecto aumenta Se necesitan ms recursos La fase final de un ciclo de vida del proyecto se centra en: Velar por que se cumplan los requisitos del proyecto El patrocinador aprueba la realizacin del proyecto

Relaciones Ciclo de vida del Producto y del proyectoOrganizacinOperacin 1FaseFaseFaseOperacin 2Operacin 3Operacin 4Operacin mProyecto 1FaseFaseFaseFaseProyecto 3Proyecto nProyecto 2Proyecto 4Ciclo de vida del proyecto y Fases del ProyectoEl ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases que definen:Qu trabajos se llevan a cabo en cada fase Qu entregables se producen y cundo Quin est involucrado en cada fase Cmo ser el control y aprobacin del trabajo realizado en cada fase Un entregable es un producto o un servicio producido o facilitado como parte de un proyecto

Relaciones bsicas entre fasesRelacin secuencial: Una fase comienza una vez se termina la anteriorRelacin de superposicin: Una fase se inicia antes de que finalice la anteriorRelacin iterativa: una fase se planifica, y la planificacin de la siguiente se efecta conforme avanzan el trabajo y los trabajos de la fase actualEjemplo de Proyecto en una sola Fase

Ejemplo de Proyecto de tres Fases

Ejemplo de Proyecto con Fases superpuestas

Ejemplo de ciclo de vida del proyecto

Viabilidad del proyectoConceptoDesarrolloImplementacinCierreEjemplo de entregablespara cada fasePlan deGestin

Estimacinpreliminarde costos

EDT 2 nivelesAdquisicin del proyectoPlan de gestindel proyecto

Estimacindel presupuesto de gastos

EDT 3+ niveles

Trabajo terminado

Lecciones aprendidas

Aceptacin del clientePaquete finalde trabajo

Estimacin definitivaDel costo

Reportes dedesempeo

Importancia de las Fases del Proyecto y Revisiones de gestinLas revisiones de gestin, tambin llamadas salidas de fase o puntos de muerte, se deben efectuar despus de cada fase con el fin de evaluar el progreso del proyecto, sus posibilidades de xito, y si contina siendo compatible con los objetivos de la organizacin Ciclo de vida del Producto*Los productos tambin tienen su ciclo de vidaCiclo de vida del Producto: Un conjunto de fases del producto que, generalmente, son secuenciales y sin superposicin, cuyos nombres y nmeros son determinados por las necesidades de fabricacin y control de la organizacin, Pmbok cuarta edicin * Producto : Un artculo producido que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente, Pmbok cuarta edicinCiclo de vida del ProductoFaseFaseFaseProyectos no pueden ejecutarse aisladosLos proyectos deben operar en un entorno amplio de organizacin Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando las necesidades actuales de la EmpresaLos gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistmicoLos gerentes debe tener una visin holstica para la realizacin de proyectos en el contexto de la organizacin

Proyectos no pueden ejecutarse aislados

Estructuras organizacionalesTres estructuras bsicas de las organizacionesFuncional: Gerentes Funcionales informan al CEOPor Proyectos: Gerentes de programa informan al CEOMatricial: trmino medio entre estructuras funcionales y estructuras por proyectos; el personal generalmente informa a dos o ms jefes; la estructura puede ser de matriz dbil, equilibrada o fuerteCEO: chief executive officer Estructura organizacional funcional

Estructura organizacional orientada a proyectos

Estructura organizacional matricial dbil

Estructura organizacional matricial fuerte

Estructura organizacional matricial equilibradaEstructura organizacional combinada

Influencia de la estructura organizacional en los proyectos

Cultura OrganizacionalLa cultura organizacional es un conjunto de supuestos, valores y comportamientos que caracterizan el funcionamiento de una organizacin Muchos expertos creen que las causas subyacentes de los problemas de muchas empresas, no es la estructura o el personal, es la culturaGestin de los interesados del proyectoLos gerentes de proyectos deben tomarse el tiempo para identificar, entender y manejar las relaciones con los interesados del proyectoUsar los cuatro marcos de las organizaciones puede ayudar a cumplir las necesidades y expectativas de los interesados en el proyectoLa alta gerencia y los altos ejecutivos son importantes interesados del proyecto

Necesidad de estndares organizacionalesLos estndares y directrices ayudan a los gerentes de proyectos a ser ms efectivos La alta gerencia puede fomentar: La utilizacin de formularios estndar y programas informticos para la gestin de proyectos El desarrollo y uso de directrices para redactar los planes de un proyecto o para proporcionar informacin del estado La creacin de una oficina de gestin de proyectos o centro de excelencia

PreguntasFinResumen del captuloLas organizaciones tienen cuatro marcos diferentes: estructural, recursos humanos, polticos y simblicos La estructura y la cultura de una organizacin tienen fuertes implicaciones para los administradores de proyectos Los gerentes de proyecto deben considerar varios factores debido al contexto nico de los proyectosCiclo de vida de los proyectosLos proyectos deben superar con xito cada fase del ciclo de vida del proyecto Ciclo de vida del productoObjetivos de AprendizajeDescribir la Gestin de Proyectos como Sistema y cmo se aplica a los proyectosComprender las organizaciones, incluidos los cuatro marcos, estructuras organizacionales y cultura organizacional Explicar por qu la administracin de los interesados y el compromiso de la alta direccin son esenciales para el xito de un proyecto Comprender los conceptos fase de proyecto y ciclo de vida del proyecto y distinguir entre el desarrollo de proyectos y desarrollo de productos Discutir los atributos nicos y la naturaleza diversa de proyectosEntendiendo las organizacionesMarco estructural: Se enfoca en roles y responsabilidades, coordinacin y control. Los organigramas ayudan a definir este marco.Marco de recursos humanos: Se enfoca en encontrar una armona entre las necesidades de la organizacin y las necesidades de las personas. Marco poltico: Asume que las organizaciones son coaliciones compuestas por individuos variados y grupos de individuos. Conflicto y poder, son temas claveMarco simblico: Se enfoca en los smbolos y significados relacionados con los eventos. La cultura es importante