Call for Proposals from Individual Consultants 

Reviving the Spirit of Mosul by Rebuilding its Monumental Landmarks    

Services for the supervision of works during the execution of safety measures for stabilizing the Al‐Hadba Minaret and Al‐Nouri Mosque in Mosul, Iraq 

 

Reference  : IRQ/CONS/19/10 

Closing Date  : 23 July 2019 (time 18h00 Baghdad local time) 

Duty Station  : Erbil, Iraq. The Consultant will be asked to undertake frequent missions to Mosul or any other locations in Iraq, as necessary. 

Type of Contract  : Individual Consultancy (IC) Contract 

Expected Start Date of the Contract  : 1st August 2019 (tentative) 

 

Dear Sir/Madam,  

UNESCO  Iraq Office  is  inviting written  proposals  from  Individual  Consultants  for  the work assignment described in (Annex A).  

 

Your  proposal  and  any  supporting  documents must  be  in  English  and  should  include  the following: 

A Technical Proposal (maximum of 4 page excluding the CV – P.11) should consist of: 

a) A  description  of  your  proposed  approach  and  methodology  for  undertaking  the assignment; 

b) Work plan with detailed milestones and key deliverables/ activities; c) Comments on the Terms of Reference, if any (in brief). d) An up‐to‐date curriculum vitae based on P11 form (Annex B); 

 ‐ Declaration of Compatibility of the Professional Status (Annex C)   

‐ Price Schedule Form (Annex D)  

‐ Photographic Documentation; for reference. (Annex E) 

 

UNESCO places great emphasis on ensuring that the objectives of the work assignment, as described  in  the Terms of Reference, are met. Accordingly,  in evaluating  the proposals  for the  assignment,  attention  will  focus  first  and  foremost  on  the  technical  elements.  From those proposals deemed suitable in terms of the criteria in the Terms of Reference, UNESCO shall select the proposal that offers the Organisation best value for money. 

 

2

NB.  UNESCO  will  evaluate  the  proposed  fee  against  its  standard  rates  for  similar assignments.  Your proposal should be submitted by e‐mail no later than close of business on or before 23 July 2019 (18:00 Baghdad local time). E‐mail size should not exceed 10 MB.  The e‐mail address is baghdad.proc@unesco.org and CC: mr.acetoso@unesco.org   To  ease  the  email  tracing  and  facilitate  quick  processing,  kindly  use  the  following  script “Submission  of  Consultancy  Proposal  –  IRQ/CONS/19/10:  Supervisor  of Works  –  Safety Measures on the Al‐Hadba Minaret and Al‐Nouri Mosque” in the email subject.  It is the individual’s responsibility to ensure that his/her proposal is received by the deadline.  Potential  experts  contacted  should  not  treat  this  letter  in  any way  as  an  offer.  However, their  proposal  may  form  the  basis  for  an  eventual  contract  with  UNESCO  or  a  contract through a third party; as applicable.   ONLY selected expert will receive further notification and correspondences.  Thank  you  for  your  eventual  interest  in  this  UNESCO  assignment.  We  look  forward  to receiving your proposal. 

 Staff member responsible for this assignment  

Ms Maria Rita Acetoso 

Senior Project Officer 

Email: mr.acetoso@unesco.org  

 

3

(Annex A) 

Terms of Reference 

 

1. Background and Objectives 

The Individual Consultants work assignment falls in the framework of the project 

“Reviving the Spirit of Mosul by Rebuilding its Monumental Landmarks”, financed 

by the United Arab Emirates (UAE – hereinafter the ‘Project’).  

The Project aims at the restoration and reconstruction of the historic  landmarks 

of Mosul,  notably  the emblematic Al‐Nouri Mosque,  and  its  celebrated,  leaning 

Al‐Hadba  Minaret.  The  project  also  includes  two  churches  in  the  Old  City  of 

Mosul. Through rebuilding and restoration of cultural heritage  in the Old City of 

Mosul,  the  project  will  contribute  to  job  creation,  the  return  of  displaced 

Mowslawis, skills development and important steps towards reconciliation.  

The Project  is being  implemented within the framework of  the UNESCO flagship 

initiative  ‘Revive the Spirit of Mosul’,  launched by the UNESCO Director‐General 

in 2018, and focusing on the human dimension of reconstruction.  

As  part  of  the  reconstruction  process  for  two  of  the  four  sites  included  in  the 

Project – the Al‐Hadba Minaret and the Al‐Nouri Mosque – an  important  task  is 

to  ensure  the  temporary  stabilization  of  those  parts  of  the  monuments  still 

standing after the significant destructions occurred as result of the conflict  (ref. 

to Annex F – Photographic Documentation). 

Considering  the  above,  UNESCO  has  prepared  a  detailed  design  for  the 

implementation of such temporary stabilization measures on both the Al‐Hadba 

Minaret  and  Al‐Nouri  Mosque,  which  will  constitute  the  basis  for  this 

assignment, aimed at ensuring a proper execution of designed measures on the 

remains of both monuments. 

In particular, the Al‐Hadba Minaret has lost its shaft and only the pyramidal base 

is  standing,  with  some  partial  collapses  that  have  left  uncovered  a  side  of  the 

internal nucleus. 

The  Al‐Nouri  Mosque  has  also  been  almost  entirely  destroyed,  with  only  the 

central  dome  still  standing  and  the  supporting  pillars  and  walls  in  an  unstable 

structural condition, due to partial collapses and rotation. 

The  Consultant  is  expected  to  supervise  the  execution  of  the  designed 

stabilization measures, in order to ensure compliance with the provided detailed 

design and quality of materials and procedures used during the execution of the 

works. 

4

2. Purpose of the Assignment 

Within the framework of the project, the “selected Expert”, in coordination with 

UNESCO  Iraq  Office  and  under  the  direct  supervision  of  the  Senior  Project 

Officer,  shall  supervise  the  execution  of  the  designed  interventions  for  the 

temporary  structural  stabilization  of  both  the  Al‐Hadba  Minaret  and  Al‐Nouri 

Mosque in Mosul, Iraq. 

The Consultant will supervise and monitor the execution of the works, verify the 

quality of materials  and procedures used by  the  selected Contractor during  the 

execution,  monitor  compliance  with  safety  standards,  and  verify  the  actual 

implementation of interventions as described by the Contractor to claim interim 

and final payments. 

The Consultant will benefit of assistance from local UNESCO staff, as required for 

a  proper  implementation  of  expected  activities  and  completion  of  required 

deliverables. 

The assignment will be conducted according to the following sub‐phases: 

a) Supervision of a  first  set of  stabilization measures at  the base of  the Al‐

Hadba Minaret; 

b) Supervision  of  a  first  set  of  stabilization  measures  on  the  still  standing 

dome of the Al‐Nouri Mosque, including the supervision of any structural 

issue on  the  structures during  the opening of  a  ‘corridor’  at  the base of 

the still standing pillars and walls from rubbles; 

c) Supervision  of  a  second  set  of  stabilization  measures  on  the  remaining 

pillars  and  walls  of  the  Al‐Nouri  Mosque,  in  order  to  complete  the 

planned temporary stabilization interventions; 

d) Supervision  of  a  second  set  of  stabilization  measures  on  the  remaining 

structures  annexed  to  the  Minaret  (conditional  to  the  possibility  of 

completing the works for rubbles removal at the base of the Minaret). 

 

5

3. Duties/Tasks and Expected Output 

The  “selected  Expert”  will  undertake  the  following  specific  tasks,  in  close 

coordination with  UNESCO  Iraq  Office,  and  under  the  direct  supervision  of  the 

Senior Project Officer: 

a) Analyse  the  detailed  design  and  verify  on‐site  the  required  logistics 

arrangements,  including  any  adaptation  that  might  be  necessary  for  the 

effective  implementation  of  suggested  measures.  Any  possible  suggested 

adaptation  shall  be  thoroughly  discussed  with  the  UNESCO  Iraq  Office,  in 

particular with the Senior Project Officer and, where necessary, with relevant 

Iraqi authorities; 

b) Liaise  with  the  selected  Contractor  in  order  to  coordinate  the  preparatory 

and  mobilization  phases,  including  detailing  the  actual  organization  of 

operation sub‐phases; 

c) Liaise with  the selected demining company/entity  in order  to ensure proper 

coordination  between  the  required  clearance  operations  (especially  the 

opening of the cleared ‘corridor’ in proximity of some pillars and walls of the 

Al‐Nouri Mosque) and the sub‐phases of work for the implementation of the 

designed safety measures; 

d) Support  UNESCO  in  supervising  the  selected  Contractor  during  the  actual 

implementation  of  the  designed  safety  measures  interventions,  including 

checking  the  quality  and  compliance  of  materials,  equipment  and  applied 

execution  techniques/procedures.  The  Consultant  is  expected  to  spend  a 

minimum of two weeks per month in Mosul; 

e) Support UNESCO in verification of the quantities and quality of execution for 

all  the measures  described  by  the  selected  Contractor  to  claim  interim  and 

final payments. The Consultant will have the responsibility of certifying these 

payment  requests,  before  submitting  to  the  Senior  Project  Officer  for  final 

approval; 

f) Provide  a  report  on  a monthly  basis.  The  report  will  include  description  of 

activities undertaken, any challenge encountered and any corrective actions 

suggested; 

 

6

g) Participate  in  regular  meetings  with  UNESCO  Iraq  team  and  with  relevant 

stakeholders,  including  relevant  Iraqi  authorities,  in  order  to  provide 

overviews  on  progress  of  works  and/or  discuss  specific  aspects  that  might 

arise during the execution of the works; 

h) Prepare  a  final  report  identifying  challenges,  difficulties  encountered  and 

suggestions for improvements for future similar works, as well as for follow‐

up activities. 

4. Timetable and Deliverables 

4.1 Contract duration 

The duration of this contract is of three months, starting indicatively/ tentatively 

from  1st  August  2019  until  31st  October  2019.  The  assignment  will  be  Iraq  and 

home‐based,  with  the  Consultant  being  expected  to  spend  at  least  two  weeks 

per month in Mosul, Iraq. 

4.2 Contract deliverables 

a) Prepare a  first Monthly Report,  especially  describing  the analysis  conducted 

on the detailed design, compared to the conducted assessment of the actual 

logistics  arrangements,  the preparatory and mobilization measures,  and  the 

necessary  coordination with  the  demining  contractor/entity  (ref.  to  Articles 

3.a)/b)/c)/f)/g).  The  report  will  also  include  a  thorough  photographic 

documentation, to be submitted in original format (RAW/TIFF and/or JPG) 

Deadline for submission: 31st August 2019 

b) Prepare  a  second  Monthly  Report,  describing  the  activities  implemented, 

challenges  encountered  and  actions  undertaken.  The  monthly  report  will 

include  any  certified  payment  request  to  the  selected  Contractor,  as 

previously  discussed  and  approved  by  the  Senior  Project  Officer  (ref.  to 

Articles  3.d)/e)/f)/g).  The  report  will  also  include  a  thorough  photographic 

documentation, to be submitted in original format (RAW/TIFF and/or JPG) 

Deadline for submission: 30th September 2019 

c) Prepare  a  Final  Report,  describing  the  progress  of  works  during  last month 

and providing an overview of activities  implemented during  the assignment, 

of  the  challenges  encountered,  and  of  the  actions  undertaken,  including 

providing  recommendations  for  future  similar  works.  The  Final  Report  will 

include  any  certified  payment  request  to  the  selected  Contractor,  as 

previously  discussed  and  approved  by  the  Senior  Project  Officer  (ref.  to 

Articles  3.d)/e)/g/h).  The  report  will  also  include  a  thorough  photographic 

documentation, to be submitted in original format (RAW/TIFF and/or JPG) 

Deadline for submission: 31st October 2019 

 

 

7

5. Qualifications 

The  “selected  Expert”  shall  have  the  following  minimum  qualifications  to  be 

considered for this consultancy: 

Professional experience: 

An  established  professional  background  in  engineering,  with  a minimum  of 

15  years  in  designing  consolidation/stabilization  interventions  on 

historical/archaeological structures (mandatory); 

Minimum 7 years of professional experience at national and/or international 

levels  in  supervision  of  works  for  consolidation/stabilization  of 

historical/archaeological structures (mandatory);  

A  proven  track  record  in  assessing,  documenting,  monitoring  and 

designing/supervising  consolidation/stabilization  interventions  on 

historical/archaeological  sites  through  concrete  examples  (mandatory; 

provide at  least 3 concrete examples of previous relevant assignments, with 

detailed  description  of  assignment  and  direct  functions/responsibilities)  – 

provision  of  references  for  reference  checks  is  mandatory  as  part  of  the 

submission; 

Previous  experience  in  designing/supervising  consolidation/stabilization 

works  on  historical/archaeological  structures  in  post‐conflict/post‐disaster 

situations (desirable); 

Experience of work in similar environment and cultural context (desirable); 

Education: 

MA  in  engineering,  with  a  specialization  in  consolidation/stabilization  of 

historical/archaeological structures (mandatory); 

Competencies: 

Ability  to  establish  and  maintain  effective  working  relations  in  a  multi‐

cultural, multi‐ethnic environment with sensitivity and respect for diversity; 

High  level  of  skills  in  negotiation  and problem‐solving  in  a  crisis/emergency 

setting; 

Demonstrated  competence  in  all  aspects  of  works  supervision,  including 

capacity of  closely monitoring  technical/operational and  financial  aspects of 

the work; 

Ability  to  develop  clear  goals,  independently  plan  and  prioritize  own work, 

work well under tight deadlines and handle multiple concurrent activities; 

Positive  attitude  and  strong  analytical,  interpersonal  and  communication 

skills; 

Proven  ability  to  exercise  initiative  and  resourcefulness  necessary  for 

prioritizing multiple components and phases of work. 

8

Reference  letters  from  at  least  three  entities  should  be  submitted  as  part  of 

evidence  by  the  individual  consultant  on  meeting  the  abovementioned  criteria/ 

requirements. 

6. Supervisory arrangements 

UNESCO Office in Iraq will: 

Supervise  the  overall  process  and  all  the  activities  carried  out  within  the 

framework of this Contract; 

Provide suggestions on the approaches for the works and the arrangements; 

Regularly  monitor  the  effective  and  timely  implementation  of  the  contract 

tasks; 

Review  and  approve  any  adaptations/change  required  to  an  effective 

implementation of the works; 

Review all final deliverables for each task making suggestions and requesting 

revisions where necessary 

7. Facilities to be provided by UNESCO (if any) 

UNESCO will  facilitate  the  local  support at  the worksite of Mosul, where  the works 

will be taking place.  

UNESCO will provide the detailed design, select  the Contractor  for  the execution of 

the  works  and  the  demining  Contractor/entity  for  the  clearance  of  the  site,  as 

required for the implementation of certain phases of work. 

   

Annex B

An up-to-date curriculum vitae based on P11 form

See separate document

 

9

Annex C  

Declaration of Compatibility of the Professional Status  The Applicant must sign the following script and enclose as part of the technical proposal:

 

“I, the submitting individual: 

1. Fully understands  that  this work assignment that  I am applying  to does not constitute an offer from  UNESCO  for  recruitment  or  employment  or  any  long‐term  commitment  imposed  on UNESCO.  I  agree  that  UNESCO will  pay me  against  quality  and  timely  delivery  of  outputs  and deliverables  indicated  in  the TOR and UNESCO has  the right at  its own discretion  to cancel  the contract should the performance be unsatisfactory or UNESCO opts to stop activities related to this work assignment by notifying me  its decision  in writing or by email at  least by one month from the expected date of contract cancelation. 

2. Family Ties 

 a. The Individual Specialist certifies that he/she is not the father, mother, son, daughter, brother or sister of a staff member of UNESCO, of an employee of the ancillary services or of someone who, at the same time, holds a supernumerary contract or contract for individual consultants or other specialists or has a fellowship with UNESCO.  b. The Individual Specialist also certifies that,  if he/she has a spouse working as a UNESCO staff member,  or  as  an  ancillary  services  employee,  the  spouse  does  not work  in  the  same  Sector, Bureau or field office in which the Individual Specialist will be working. 

 3. No Multiple Contracts 

 a. The Individual Specialist certifies and declares that he/she only holds one contract of any type with UNESCO at any one time. Any failure to respect this condition renders this present contract liable for immediate termination, without notice or indemnity.   b. The Individual Specialist certifies and declares that he/she is not a beneficiary of any type of UNESCO Fellowship. Any failure to respect this condition renders this present contract liable for immediate termination, without notice or indemnity.   c.  The  Individual  Specialist  certifies  and  declares  that  he/she  does  not  have  incompatible professional status under UNESCO’s provisions governing the contracts for individual consultants and other specialists.  

 

 

 

 

 

Name and Signature  Date 

10

Annex D 

PRICE SCHEDULE FORM

A lump sum amount to be charged for the assignment (excluding travel, accommodation and

subsistence costs), which should be quoted in United States Dollars or Jordan Dinars.

Please design your payment scheme against clear and specific set of deliverables and milestones as reflected in your work plan.

Please fill in the price schedule

Part One - Please check one of the following options:

If the duration of the assignment is less than 30 calendar days. Please enter your proposed Daily rate here (without travel cost): [rate/ day] [USD]

If the assignment is carried over a month or longer. Please enter your proposed Monthly rate here (without travel cost): [rate/ month] [USD]

Note: In view of the nature of the work assignment, the monthly salary will be inclusive accommodation and other cost where duty station will be Erbil. Logistics; including transportation outside the duty station will be either arranged by UNESCO or its 3rd party contractor or reimbursed to the individual consultant or paid as a monthly lump sum in addition to the monthly salary; as applicable.

Is the proposed work plan to carry out the work assignment entails:

Full time basis

Part time basis

If part time basis: Please indicate percentage of part time here: _____ %

Number of working days in the Filed (for international consultants): _______

Number of desk work days: _________

Your Country and City of residence: [________________]

Full address: [________________]

Your country of citizenship: [________________]

11

Part Two - Total Cost of work assignment:

1. Total remuneration (excluding travel cost) to carry out the work assignment is [remuneration]: _______ USD

2. Estimated cost for travel cost* (round airplane ticket ATK – on economy class only):

# Travelling from Travelling to Estimated cost for ATK (USD)

Total travel estimated cost in USD

*Daily substance allowance (DSA) and terminal fair will be according to UNESCO rates applicable to the destination country. DSA will be calculated based on the effective number of travel nights spent away from the duty station.

[Signature] [Date]

Name (Family, First)

12

13