Business Productivity at Its Best - Office 2010 and SharePoint 2010 White Paper
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Máximo potencial de la productividad empresarial Microsoft Office 2010 y Microsoft SharePoint 2010 Notas del producto Mayo de 2010
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Máximo potencial de la productividad empresarial Microsoft Office 2010 y Microsoft SharePoint 2010
Notas del producto
Mayo de 2010
AVISO DE EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD
La información que contiene este documento representa los puntos de vista actuales de Microsoft Corporation sobre los problemas
que se tratan a partir de la fecha de publicación. Puesto que Microsoft debe responder a las cambiantes condiciones del mercado,
no debe interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft. Microsoft no puede garantizar la exactitud de la información
presentada tras la fecha de publicación. Las programaciones y características incluidas en este documento están sujetas a cambios.
A menos que se indique lo contrario, los nombres de compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de
correo electrónico, logotipos, personas, lugares y acontecimientos mencionados en los ejemplos del presente documento son
ficticios y no representan ni debe deducirse que tienen asociación alguna con cualquier compañía, organización, producto, nombre
de dominio, dirección de correo electrónico, logotipo, persona, lugar o acontecimiento reales.
El cumplimiento de todas las leyes de propiedad intelectual aplicables es responsabilidad del usuario. Sin limitación a los derechos
protegidos por propiedad intelectual, ninguna parte del presente documento se podrá reproducir, almacenar o introducir en un
sistema de recuperación, o transmitir de ninguna forma, por ningún medio (electrónico, mecánico, fotocopiado, grabación u otra
manera) ni para ningún propósito, sin permiso expreso por escrito de Microsoft Corporation.
Microsoft puede ser titular de patentes, solicitudes de patentes, marcas comerciales, derechos de autor u otros derechos de
propiedad intelectual e industrial sobre los contenidos de este documento. Este documento no otorga ninguna licencia o derecho
sobre estas patentes, marcas comerciales, derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual e industrial, a menos que se
indique expresamente en un contrato escrito de licencia de Microsoft.
© 2010 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.
Microsoft, el logotipo de Microsoft, Backstage, Excel, Servicios de Excel, FrontPage, Groove, InfoPath, OneNote, Outlook, PivotTable,
PowerPivot, PowerPoint, SharePoint, Visio y Windows son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en
Estados Unidos y en otros países.
Todas las demás marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 3
Resumen
En estas notas del producto se muestra cómo Microsoft®
Office y Microsoft SharePoint®
contribuyen al
eficaz diseño de la arquitectura de Microsoft Business Productivity Infrastructure (BPI). El enfoque de la
pila de BPI sugiere que con solo pensar en un nivel de funcionalidad (por ejemplo, “¿qué desean realizar
los trabajadores de la información?”) y, a continuación, agregar los aspectos adecuados de la
funcionalidad en su lugar correspondiente (cliente, servidor y servicios), es posible crear aplicaciones de
escritorio que también ofrezcan a los trabajadores de la información funcionalidades de servidor y
servicios enriquecidas.
Aunque en este documento se ofrece una introducción a las características de Office y SharePoint que se
usaban juntas en versiones anteriores, se centrará en la experiencia de Microsoft Office 2010 con
Microsoft SharePoint 2010. A partir de mayo de 2010, tanto Office 2010 como SharePoint 2010 se
encuentran disponibles.
En los escenarios descritos en estas notas del producto se muestran ejemplos de cómo la eficacia de
SharePoint 2010 y los servidores relacionados puede combinarse con funcionalidades de una o varias
aplicaciones de Microsoft Office 2010 para proporcionar a los trabajadores de la información
funcionalidades enriquecidas, intuitivas y fáciles de usar. Los escenarios abarcan las siguientes áreas de
valor:
Trabajar mejor en colaboración
Materializar las ideas
Usar Office en cualquier lugar
La práctica plataforma de productividad
Este documento concluye con la idea de que para obtener las mejores características y experiencia del
usuario con Office y SharePoint, las organizaciones deben actualizar sus programas cliente a Office
Professional Plus 2010 y sus tecnologías de servidor a SharePoint 2010.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 4
Contenido
Resumen ............................................................................................................................. 3
Introducción ....................................................................................................................... 5
Trabajar mejor en colaboración ....................................................................................... 7
Materializar las ideas ....................................................................................................... 11
Usar Office en cualquier lugar ........................................................................................ 14
La práctica plataforma de productividad ..................................................................... 20
Conclusión ........................................................................................................................ 23
Apéndices: tablas de comparación de funcionalidades .............................................. 24
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 5
Introducción
El objetivo de Microsoft Office siempre ha sido automatizar las tareas y proporcionar opciones a los
usuarios en cuanto al modo de llevar a cabo las tareas en el trabajo, el colegio y el hogar. Cuando se
presentaron por primera vez los productos de Microsoft Office, estos ayudaban a las personas a dejar a
un lado los procesos y las herramientas manuales para comenzar a automatizar los procesos en los
equipos. Con el tiempo, Microsoft Office ha evolucionado y es ahora el vehículo principal a través del cual
las personas experimentan las funcionalidades de Business Productivity Infrastructure, como la
colaboración y la administración de contenido. Microsoft Office ayuda a mejorar la productividad
empresarial, ya que ofrece funcionalidades de servidor enriquecidas que se integran estrechamente con la
experiencia del usuario. Office 2010 y SharePoint 2010 se han diseñado para proporcionar a los usuarios
un conjunto de funcionalidades que abarcan el cliente y el servidor, por lo general sin que los usuarios se
den cuenta de que estos están involucrados.
Muchos analistas respaldan la idea de un entorno de productividad integrado para los trabajadores de la
información. Los marcos de trabajo “Smart Enterprise” de Gartner Group1, “Information Workplace” de
Forrester2 y “Extended Enterprise” de Yankee Group
3 combinan estas funcionalidades para crear el área de
trabajo de la nueva generación para los trabajadores de la información. Microsoft Office 2007 fue la
primera solución de productos de servicio, cliente y servidor con una estrecha interoperabilidad de diseño
que logró proporcionar la funcionalidad para la cual anteriormente eran necesarios entre seis y diez de los
mejores productos del mercado para una plataforma de BPI completa. La versión de 2010 de estos
productos lleva esta interoperabilidad al siguiente nivel, ya que ofrece más flexibilidad a la hora de
proporcionar el servicio y nuevas funcionalidades que ayudan a la empresa a ahorrar tiempo y dinero.
El objetivo de estas notas del producto es ofrecer una introducción a las funcionalidades específicas
habilitadas mediante Microsoft Office y SharePoint cuando se usan en conjunto como componentes
esenciales de la pila de BPI en la versión de 2010.
En la siguiente tabla se proporciona una introducción a las características diseñadas para trabajar juntas
entre una versión específica de los programas de Microsoft Office y la versión específica de los productos
y tecnologías de SharePoint. Los niveles del valor combinado de estos dos productos pueden resumirse
en regular, bueno, muy bueno y óptimo, y se amplían a continuación.
1 Gartner Group: The Smart Enterprise Suite is Coming: Do We Need It?, mayo de 2002
2 Forrester Big Idea: The Information Workplace Will Redefine the World of Work – At Last!, junio de 2005
3 Yankee Group: The Impact of Microsoft’s Unified Communications Launch, Enterprise Computing & Networking, Zeus Kerravala, agosto de
2006
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 6
Valor combinado Descripción
Regular Microsoft Office 2000 u Office XP: Microsoft Office 2000 incorporó las primeras
interacciones con Windows®
SharePoint Services, lo que proporciona operaciones de
archivos simples que los usuarios pueden usar para abrir y guardar documentos en sitios
de SharePoint desde sus aplicaciones de Microsoft Office 2000 y recibir alertas en
Microsoft Office Outlook®
2000. Microsoft Office XP se basa en este nivel de
interoperabilidad de datos para proporcionar un acceso interactivo a los datos
almacenados en sitios de SharePoint, lo que permite a las personas exportar datos de lista
a Microsoft Office Excel®
XP y ver las propiedades y los metadatos de archivos
almacenados en los sitios de SharePoint.
Bueno Microsoft Office 2003 funciona bien con Windows SharePoint Services y Microsoft
SharePoint Portal Server 2003, por lo que los trabajadores de la información pueden crear
documentos, organizar actividades y reuniones de equipo, obtener acceso a datos de
sitios de SharePoint y analizarlos, y usar Microsoft FrontPage 2003 para personalizar listas
o elementos web de sitios de SharePoint. Los usuarios también pueden usar la
interoperabilidad de datos entre Office 2003 y Windows SharePoint Services para
trasladar los datos entre sitios de SharePoint y crear bases de datos vinculadas a datos
almacenados en sitios de SharePoint.
Muy bueno Microsoft Office 2007 proporciona interoperabilidad contextual con Microsoft Office
SharePoint®
Server 2007, lo que permite a los usuarios interactuar con sitios de
SharePoint sin necesidad de abandonar sus programas de Microsoft Office y proporciona
acceso con y sin conexión con sincronización bidireccional de información exclusiva a
través de Outlook y Microsoft Office Groove®
. Se presentó el Catálogo de datos
profesionales (BDC), que permite que los datos de línea de negocio (LOB) se expongan
mediante SharePoint y Office.
Óptimo Microsoft Office 2010 con Microsoft SharePoint 2010 ofrece a los usuarios la
posibilidad de ver y editar información sin ningún problema desde un equipo, un
explorador y un smartphone4. Microsoft SharePoint Workspace 2010 (anteriormente
denominado Groove) facilita a los usuarios la tarea de usar información sin conexión y
posteriormente volver a sincronizarla cuando se conectan de nuevo a la red. Con Servicios
de conectividad empresarial (BCS) resulta más sencillo permitir que los trabajadores de la
información trabajen con información de línea de negocio (LOB) desde aplicaciones de
Office conocidas. Los usuarios pueden participar en la co-autoría del mismo documento,
presentación u hoja de cálculo y compartir un bloc de notas de Microsoft OneNote®
2010,
lo que reduce los ciclos de revisión y mejora el trabajo en equipo. La nueva vista
Backstage™ de Microsoft Office ayuda a exponer las funcionalidades de SharePoint 2010
en el contexto de las aplicaciones de Office, incluida una mayor automatización de la
captura de metadatos y un acceso simplificado a bibliotecas de documentos y sitios de
SharePoint. Además, Office 2010 amplia la barra de herramientas de la cinta de opciones
en todas las aplicaciones, incluido SharePoint 2010, para facilitar a los usuarios la tarea de
detectar los comandos que ayudan a producir trabajo destacado y ahorrar tiempo.
4 Algunas funcionalidades móviles requieren Office Mobile 2010, no incluido en Office Web Apps ni en las aplicaciones o conjuntos de
aplicaciones de Office 2010.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 7
Trabajar mejor en colaboración
Los usuarios y las empresas esperan que las herramientas que usan en la oficina sean compatibles con el
estilo de trabajo tan virtualizado, móvil y de colaboración que se está convirtiendo en la norma de trabajo
en la actualidad. Con herramientas eficaces, los usuarios pueden trabajar simultáneamente con los
mismos documentos, datos e información para compartir ideas con compañeros, socios y proveedores y
para proporcionar resultados desde cualquier sitio, independientemente de si se encuentran con o sin
conexión.
Office 2010 con SharePoint 2010
Proporcione colaboración para documentos con control de TI para permitir a los usuarios
responder con mayor rapidez y estar mejor preparados para cumplir con las fechas límite.
Mediante las funcionalidades de Microsoft Office 2010 y SharePoint 2010, los usuarios pueden responder
con precisión y rapidez con información reunida de diversos expertos de toda la organización. Cada día
hay personas procedentes de diferentes roles y departamentos que necesitan combinar información de
diversas maneras, desde crear documentos formales, como comunicados de prensa, informes anuales o
contratos legales, hasta recopilar información acerca de un cliente potencial, detallar las especificaciones
del producto o crear material de iniciación para nuevos empleados.
Escenario
Cree documentos de solicitud de propuesta (RFP) con mayor rapidez, eficacia y calidad para
seguir siendo competitivo.
Analicemos el siguiente ejemplo en el que el director de ventas Jesús Escolar debe trabajar con el jefe del
departamento legal Enrique Gil y el administrador financiero Miguel Ángel García para preparar
rápidamente un documento de RFP preciso y actualizado.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 8
CARACTERÍSTICAS Co-autoría de documentos y presentaciones
Información destacada del autor en un bloc de notas compartido
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
El equipo ha estado aportando ideas sobre cómo
responder de una mejor manera a la RFP mediante el
uso de un bloc de notas compartido de Microsoft
OneNote 2010 hospedado en SharePoint 2010. A
medida que se realizan cambios, OneNote realiza un
seguimiento de las ediciones y notas de cada persona.
Cuando Jesús, el director de ventas, visualiza el bloc de
notas compartido, usa el historial de versiones fácil de
seguir de OneNote para ver los cambios que realizaron
los integrantes del equipo desde la última vez que abrió
el bloc de notas.
Jesús recuerda que Antonio, el administrador de soporte
de ventas, le ha enviado hace poco un folleto para
clientes que servirá para completar la propuesta, por lo
que abre un mensaje de correo electrónico reciente de
Antonio. Con Outlook Social Connector, puede ver la
comunicación completa que ha tenido con Antonio,
incluidos los datos adjuntos de correo electrónico. Esto
le facilita la tarea de encontrar el mensaje en el que
Antonio le ha enviado la última versión del folleto.
El equipo ha estado aportando ideas sobre cómo
responder de una mejor manera a la RFP mediante el
uso de un bloc de notas compartido de Microsoft Office
OneNote 2007 hospedado en SharePoint 2010.
Jesús recuerda que Antonio, el administrador de soporte
de ventas, le ha enviado hace poco un folleto para
clientes que servirá para completar la propuesta, por lo
que busca en la Bandeja de entrada de Microsoft Office
Outlook 2007 para encontrar los datos adjuntos.
Los usuarios aportan notas en sus propias secciones del
bloc de notas compartido. Jesús lee las notas y copia y
pega las secciones en una plantilla de RFP en Microsoft
Office Word 2007.
A continuación, envía un mensaje de correo electrónico
a Enrique y Miguel Ángel para pedirles que colaboren
en sus respectivas secciones de la RFP. Incluye un
vínculo al documento de RFP hospedado en SharePoint.
Jesús desprotege el documento desde la biblioteca de
SharePoint para actualizar sus secciones de la RFP.
Una vez que Jesús termina de realizar sus
actualizaciones y protege el bloc de notas, Miguel Ángel
lo desprotege y realiza las suyas.
Enrique necesita trabajar en el documento al mismo
tiempo, pero dado que este está desprotegido para
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 9
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
Después de copiar el contenido del folleto y realizar
algunas notas finales en el bloc de notas compartido,
Jesús rápidamente coloca la información en la plantilla
de RFP de la compañía en Microsoft Word 2010.
Mediante los servicios de flujo de trabajo integrados de
SharePoint 2010, puede enviar el documento al flujo de
trabajo de RFP de la compañía directamente desde la
vista Backstage de Office en Word 2010, que redirige el
vínculo del documento y una solicitud a los
colaboradores financieros, de ingeniería y legales para
que rellenen sus respectivas secciones de la RFP.
Mediante el uso conjunto de Microsoft Office 2010 y
SharePoint 2010, Jesús, Enrique (el jefe del
departamento legal) y Miguel Ángel (el administrador
financiero) trabajan en la misma versión del documento
de RFP, en el que cada uno edita sus propias secciones
sin preocuparse de que se superpongan los cambios.
Jesús, debe crear una nueva versión. Guarda el
documento de RFP en su escritorio, realiza los cambios
y, a continuación, envía la versión independiente por
correo electrónico a Jesús como datos adjuntos.
Jesús, que se encuentra ensamblando la versión final del
documento de RFP, debe ensamblar todas las ediciones
del equipo. Visualiza las marcas de revisión y los
comentarios en línea del documento de Miguel Angel
en SharePoint y las ediciones de Enrique en la copia
independiente.
Concilia los cambios y envía otro mensaje de correo
electrónico a Enrique y Miguel Angel para pedirles que
lleven a cabo la revisión de aprobación final.
Una vez recibidas todas las repeticiones, Jesús pasa
varias horas consolidando las ediciones finales de las
diferentes versiones creadas por los integrantes del
equipo.
Por último, envía la versión final de la RFP al cliente
justo antes de la fecha límite.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 10
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
Cada vez que uno de ellos guarda los cambios, los otros
pueden ver sus ediciones resaltadas a medida que
realizan cambios y, de este modo, ven cómo se va
integrando el documento rápidamente a medida que se
aproxima la fecha límite de la RFP.
Jesús realiza una revisión final de la RFP completa,
incluidas las contribuciones de Enrique y Miguel Ángel.
No debe preocuparse por conciliar los cambios, ya que
todos trabajan en el mismo documento al mismo
tiempo, por lo que cada persona estaba al tanto de los
cambios a medida que estos se llevaban a cabo.
Dado que editaron y administraron el documento en
colaboración dentro del flujo de trabajo de RFP con
Office 2010 y SharePoint 2010 trabajando juntos, no fue
necesaria una revisión de aprobación final.
Jesús envía la RFP al cliente mucho antes de la fecha
límite de envío y, de este modo, causa una buena
impresión al entregar antes que las ofertas de la
competencia.
Ventaja: autorizar a todos los usuarios para que realicen interacciones importantes
◦ Reducir el tiempo de respuesta de la propuesta de ventas
◦ Reducir el trabajo adicional y el tiempo empleado en conciliar los cambios del documento
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 11
Materializar las ideas
Las personas trabajan en un entorno mucho más complejo que nunca y pueden ser víctimas de la
sobrecarga de información. Buscan maneras de obtener conocimientos a partir de conjuntos de datos
dispares y complejos, así como expresar ideas de un modo más atractivo, por ejemplo mediante el uso de
multimedia. También necesitan capturar, buscar y reutilizar distintos tipos de contenido de un modo más
sencillo. Además, debido a la reducción de personal y presupuesto, es necesario que todos sean más
productivos y aprovechen al máximo los recursos para producir resultados que los mantengan al frente
de la competencia.
Office 2010 con SharePoint 2010
Proporcione acceso de autoservicio a la información para ayudar a los usuarios a tomar
decisiones empresariales fundamentadas y reducir la carga de las solicitudes de informe.
Mediante las funcionalidades de Microsoft Office 2010 y SharePoint 2010, los usuarios pueden crear y
compartir un análisis eficaz desde sus escritorios o desde un explorador. Con las funcionalidades de
análisis mejoradas, los usuarios pueden tomar decisiones más acertadas e inteligentes y compartir
información empresarial confidencial de un modo más amplio con compañeros de trabajo, clientes y
socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada.
Escenario
Proporcione a los usuarios acceso de autoservicio a información de ventas para analizar
conjuntos de datos masivos.
Analicemos un ejemplo en el que el director de ventas Tomás Navarro desea ver cómo marchan hasta el
momento las ventas de este año de la compañía.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 12
CARACTERÍSTICAS Formato y análisis con segmentaciones de datos en Excel
PowerPivot para Excel 2010
Publicar y compartir mediante la vista Backstage de Office y Servicios de Excel
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
Tomás, el director de ventas, abre un informe en
Microsoft Excel 2010 que contiene todos los datos de
ventas anuales de la compañía en una vista de tabla
dinámica de Microsoft PivoTable®
para analizar qué
productos tienen un mejor rendimiento.
Dado que usa PowerPivot para Excel 2010, un
complemento gratuito, puede trabajar con millones de
filas y dinamizar los diferentes campos rápidamente,
sin necesidad de solicitar ayuda a TI.
Inserta segmentaciones de datos junto al informe de
tabla dinámica para que a aquellos que no estén
familiarizados con las tablas dinámicas les resulte
sencillo filtrar y visualizar distintas combinaciones de
datos.
A continuación, selecciona una categoría y puede ver
fácilmente las cifras de ventas.
Para compartir el análisis de ventas con otros
integrantes del grupo, Tomás publica los gráficos de
análisis de ventas en SharePoint 2010 mediante
Servicios de Excel desde la vista Backstage de Office en
Excel 2010. La seguridad de SharePoint 2010 garantiza
Tomás pide al departamento de TI que use Microsoft
Office Excel 2007 para crear un informe de ventas
personalizado consolidado de millones de filas de
datos de varios orígenes externos.
Unas horas más tarde, recibe la hoja de cálculo de
Excel de TI. Los datos están divididos en varias hojas
de cálculo, por lo que copia y pega para combinar las
hojas de cálculo y crea una tabla dinámica para
proporcionar el análisis que necesita.
Busca en las grandes tablas de datos mediante las
vistas de tabla dinámica y completa el análisis.
Para compartir su análisis con el equipo, navega
manualmente al sitio de SharePoint 2010 para
publicar el informe de ventas.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 13
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
que solo el equipo de ventas y el equipo de marketing
podrán ver o editar el análisis.
Dado que la vista Backstage es extensible, Tomás usa
un botón que ha personalizado para publicar la vista
para su sitio de grupo sin tener que recordar la
dirección URL.
El equipo puede disfrutar de las mismas
funcionalidades de análisis de datos mediante el uso
de segmentaciones de datos cuando trabajan con el
informe en SharePoint mediante informes de Servicios
de Excel.
Publica el informe de ventas de Excel 2007 en
SharePoint 2010 y especifica los componentes del
libro que aparecerán visibles cuando se publiquen en
el sitio de Servicios de Excel.
Cuando los integrantes del equipo usen el contenido
de Excel 2007 publicado en SharePoint 2010,
obtendrán una vista de solo lectura de la tabla
dinámica.
Ventaja: tomar mejores decisiones y reaccionar ante los cambios rápidamente
◦ Reducir el costo de TI que implica la generación de informes
◦ Evitar el costo de soluciones BI de terceros
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 14
Usar Office en cualquier lugar
La movilidad en el trabajo ya no queda relegada únicamente al personal de ventas. Hoy más que nunca,
se espera que los empleados de diferentes roles estén "siempre activos y conectados", aunque se
encuentren fuera de la oficina. Para lograr que su respuesta sea tan rápida como esperan estos
trabajadores de la información, necesitan poder acceder a información desde más sitios y más
dispositivos. Trabajar desde cualquier sitio puede resultar complicado, especialmente si los empleados no
pueden conectarse a la red empresarial ni acceder a la información adecuada para su trabajo. Y aunque el
teletrabajo puede reducir costos y aumentar la productividad, también puede generar preocupaciones
sobre la seguridad y el acceso.
Office 2010 con SharePoint 2010
Permita a los usuarios obtener acceso a información y responder a ella de manera segura desde
prácticamente cualquier sitio con la seguridad de que se preservará la fidelidad y los cambios
del contenido en todas las ubicaciones y dispositivos.
Mediante las funcionalidades de Microsoft Office 2010 y SharePoint 2010, se amplía el acceso a la
información de manera segura para que los usuarios puedan trabajar desde más sitios y dispositivos con
explorador, y para que sean más productivos desde cualquier sitio. Con las nuevas mejoras al acceso
móvil, los compañeros de trabajo que se encuentren en diferentes lugares podrán compartir, editar y
realizar comentarios en documentos o presentaciones desde sus dispositivos móviles, adaptando las
herramientas que ya conocen a sus dispositivos móviles. Tanto si consultan como si editan documentos,
hojas de cálculo o presentaciones en un equipo, un explorador o un dispositivo móvil, los usuarios
apreciarán una uniformidad entre todos los dispositivos.
Escenario
Permita realizar comentarios en un comunicado de prensa a aquellos usuarios que viajan sin un
PC.
Analicemos un ejemplo en el que el director de finanzas, Fabricio Noriega, se marcha unos días para
disfrutar de una escapada en la naturaleza. Decide dejar su PC en casa, pero se lleva su dispositivo móvil.
Mientras está de viaje, debe revisar y editar un comunicado de prensa debido a unas noticias de última
hora sobre la compañía.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 15
CARACTERÍSTICAS Mejoras al acceso móvil
Visualización y edición de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y
blocs de notas en un explorador
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
Antes de que Fabricio, el director de finanzas, revise el
documento de comunicado de prensa para anunciar
las ganancias del cuarto trimestre, debe actualizar los
ingresos regionales en el informe de ganancias
trimestrales en Excel.
Fabricio usa el explorador de su dispositivo móvil5 para
navegar a la biblioteca de SharePoint 2010 y abre el
informe de ingresos en Excel 2010 Web App (que se
ejecuta en el explorador), con la seguridad de que los
cambios realizados en su dispositivo móvil no alterarán
la calidad ni el formato de la apariencia de la hoja de
cálculo.
Fabricio actualiza las cifras de los ingresos sabiendo
que los cambios se guardarán según lo esperado y
mantendrá actualizado a todo el equipo.
Los integrantes del equipo usarán la información de
Fabricio para rehacer la sección de ganancias
Antes de que Fabricio revise el documento de
comunicado de prensa para anunciar las ganancias
del cuarto trimestre, debe actualizar los ingresos
regionales en el informe de ganancias trimestrales en
Excel.
Dado que la hoja de cálculo de Excel 2007 se
hospeda en SharePoint 2010, debe enviar un correo
electrónico a su compañero Arturo López para
solicitarle que reenvíe el informe de ingresos.
Al día siguiente, Arturo envía el documento a Fabricio
como datos adjuntos de correo electrónico.
Fabricio abre el informe de ingresos desde los datos
adjuntos de correo electrónico y actualiza las cifras de
los ingresos en el informe de Excel 2007 mediante
Microsoft Office Mobile.
5Debido a la conectividad móvil a los recursos corporativos, la mayoría de los smartphones que usan el estándar de micronavegador
(iPhone, RIM, Symbian y Windows Mobile) pueden obtener acceso a documentos almacenados en un servidor mediante el explorador del smartphone.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 16
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
trimestrales del comunicado de prensa.
Mientras tanto, Fabricio debe encargarse de agregar
comentarios como director, que fundamenten los
nuevos datos. Cuando llega a su destino de
vacaciones, se encuentra con que el hotel dispone de
una pequeña sala para empresas con un PC y acceso a
Internet.
El PC no tiene instalado Microsoft Office, pero con el
explorador Fabricio puede usar las aplicaciones web
para ver los documentos (del mismo modo que suele
hacerlo en su equipo) y realizar las modificaciones
necesarias.
Mediante el explorador del PC, navega a la biblioteca
de SharePoint 2010 y abre el borrador del comunicado
de prensa en Word 2010 Web App.
Desde el explorador, visualiza y edita el documento de
comunicado de prensa en alta fidelidad, del mismo
modo en que lo haría en su equipo.
Guarda los cambios en el documento y, a continuación,
debe actualizar la presentación de Microsoft
PowerPoint®
que se adjuntará al informe de ganancias.
Aunque la presentación ocupa mucho espacio,
consigue abrirla rápidamente en un explorador
mediante PowerPoint 2010 Web App.
Fabricio edita las diapositivas en el explorador, revisa
algunas de las cifras y notas de las diapositivas, y
guarda los cambios.
Fabricio responde al correo electrónico de Arturo con
el informe de Excel actualizado adjunto y el equipo
usa las cifras de Fabricio para rehacer la sección de
ganancias trimestrales del comunicado de prensa.
Mientras tanto, Fabricio también debe encargarse de
agregar comentarios como director, que
fundamenten los nuevos datos. Cuando llega a su
destino de vacaciones, se encuentra con que el hotel
dispone de una pequeña sala para empresas con un
PC y acceso a Internet.
El PC no tiene Microsoft Office instalado, por lo que
no puede obtener acceso al archivo.
Fabricio encuentra un cibercafé en el pueblo que
tiene un equipo con Microsoft Office 2007 instalado.
Inicia sesión en su correo electrónico mediante
Outlook Web Access, donde obtiene el documento
de comunicado de prensa y la presentación como
datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico.
Espera que el documento y la presentación se
descarguen en el equipo. A continuación, realiza
algunas ediciones de última hora y los envía de
nuevo al resto del equipo.
Fabricio se acuerda de eliminar el documento y la
presentación del PC del cibercafé.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 17
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
Finalmente, completa los cambios de última hora. El
resto de su equipo recopila los cambios de Fabricio
desde SharePoint 2010 y envía el comunicado de
prensa. Aunque Fabricio usó un explorador web para
editar la presentación, sabe que Office Web Apps
conservará la apariencia de los cambios de contenido y
formato. También sabe que la información confidencial
de la presentación está protegida, ya que reside de un
modo seguro en el servidor de SharePoint de su
compañía.
Ventaja: productividad para todos los estilos de trabajo y situaciones móviles
◦ Ahorrar tiempo y resolver problemas con mayor rapidez
◦ Compatibilidad con el teletrabajo, que permite ahorrar costos generales de inmuebles e instalaciones
Office 2010 con SharePoint 2010
Ayude a los usuarios a mantener la productividad en cualquier sitio, independientemente de si
trabajan en la oficina, en un sitio de clientes, están de viaje o trabajan desde casa, con
herramientas que sincronizan a la perfección los cambios realizados mientras se trabaja con y sin
conexión.
Mediante las funcionalidades de Microsoft Office 2010 y SharePoint 2010, los usuarios pueden disfrutar
de una experiencia con y sin conexión sin problemas y, de este modo, mantener la productividad, incluso
si se encuentran fuera de la oficina. Con esta solución, los usuarios pueden trabajar desde una mayor
variedad de ubicaciones, mantenerse al día y responder a la información con eficacia,
independientemente de si se encuentran en el hogar, en el trabajo o de viaje.
Escenario
Permita a los usuarios mantener la productividad desde cualquier sitio, con o sin conexión, y
actualizar la información del equipo en la oficina, en un sitio de clientes, de viaje y desde el
hogar.
Analicemos un ejemplo en el que el director de marketing, José Ignacio Peiro Alba, está viajando de
Estados Unidos a Asia para realizar varias visitas clientes. Desea actualizar una presentación para el
lanzamiento de un producto mientras se encuentra en el avión o en el hotel.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 18
CARACTERÍSTICAS
Colaboración con y sin conexión
Trabajo sin conexión con acceso mejorado
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
José Ignacio, el director de marketing, tenía prisa por
tomar su vuelo cuando salió de la oficina y olvidó
descargar la presentación en su equipo portátil.
Afortunadamente, tenía la presentación almacenada
en un sitio de SharePoint que había sincronizado con
su escritorio mediante Microsoft SharePoint
Workspace 2010.
En el aeropuerto, abre su equipo portátil y comienza a
trabajar en la versión sin conexión de la presentación.
Vuelve a guardar sus actualizaciones en SharePoint
Workspace 2010.
También actualiza la información del producto
mediante formularios de lista de SharePoint sin
conexión en Microsoft InfoPath®
2010 desde
SharePoint Workspace 2010. La información que
escribe en los formularios se sincroniza
automáticamente con la lista de SharePoint cuando se
vuelve a conectar.
Una vez a bordo del avión, José Ignacio decide
Aunque José Ignacio tiene prisa por tomar su vuelo,
debe sincronizar de forma manual la biblioteca de
SharePoint 2010 con Microsoft Office Groove®
2007
en su equipo portátil antes de abandonar la oficina.
En el aeropuerto, abre la presentación de Microsoft
Office PowerPoint 2007, la actualiza y la vuelve a
guardar en el área de trabajo de Groove 2007 justo
antes de subir al avión.
Una vez a bordo del avión, decide cambiar la
información del producto en la base de datos de la
compañía publicada en SharePoint 2010.
Para trabajar sin conexión con datos de SharePoint
2010, el equipo de TI creó con anterioridad un vínculo
entre Microsoft Office Access 2007 y SharePoint 2010.
Mientras se encuentra en pleno vuelo y sin conexión,
José Ignacio cambia la información del producto en la
base de datos de Access 2007.
Cuando regresa al hotel, se conecta a la red para
poner a su equipo al tanto de los cambios realizados
en la base de datos de Access.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 19
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
cambiar la base de datos de información del producto
de la compañía en Microsoft Access 2010, publicada
en Servicios de Access en SharePoint 2010. La última
vez que actualizó la base de datos, Access 2010
almacenó los datos en la memoria caché desde
SharePoint 2010 en tablas de base de datos locales de
forma predeterminada, mediante Servicios de Access.
Mientras se encuentra en vuelo y sin conexión, José
Ignacio edita los formularios, informes, consultas y
macros de Access 2010, con la seguridad de que
Access 2010 actualizará la base de datos de la
compañía cuando se vuelva a conectar.
También envía una nota a los integrantes de su equipo
para que realicen algunos cambios en su presentación.
Al llegar a destino, se vuelve a conectar para que se
actualice la presentación y se encuentra con que el
hotel tiene una conexión lenta. A pesar de la conexión
de poco ancho de banda, todos los cambios se
sincronizan automática y rápidamente entre
SharePoint Workspace y SharePoint debido a que solo
se envían y reciben los cambios, lo que le ahorra
tiempo y frustración. También sabe que su trabajo está
protegido, ya que se encuentra cifrado. Abre su
presentación en el área de trabajo y puede ver que su
equipo la ha pulido.
También sincroniza la presentación actualizada en
Groove 2007 con la biblioteca de SharePoint 2010.
Debido a que la presentación contiene muchos
gráficos, es un archivo de gran tamaño y la
sincronización con el reducido ancho de banda de red
lleva mucho tiempo.
Ventaja: autorizar a todos los usuarios para que realicen interacciones importantes
◦ Ahorrar tiempo al trabajar fuera de la oficina
◦ Resolver con mayor rapidez problemas de clientes u otros tipos de problema
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 20
La práctica plataforma de productividad
El mundo de negocios actual exige que el departamento de TI respalde a la empresa para superar
desafíos cada vez más complejos a la vez que se trabaja con un presupuesto reducido. Al mismo tiempo,
las organizaciones deben admitir una mayor variedad de dispositivos de forma segura y ajustarse a los
requisitos de cumplimiento con menor cantidad de recursos, mejores tiempos de respuesta y costos más
bajos.
Office 2010 con SharePoint 2010
Obtenga un mayor valor de los sistemas de LOB al mismo tiempo que ayuda a los usuarios de la
organización a aumentar su productividad.
Mediante las funcionalidades de Microsoft Office 2010 y SharePoint 2010, se concede a los usuarios
acceso de lectura y escritura a aplicaciones de línea de negocio (LOB) y orígenes de datos externos (como
SQL, Oracle, SAP, CRM, Siebel, servicios web y aplicaciones personalizadas), independientemente de si se
encuentran con o sin conexión. Ahora pueden obtener acceso a los procesos de negocio y datos back-
end mediante sus aplicaciones de Microsoft Office conocidas sin necesidad de realizar cursos adicionales,
y además pueden ampliar el alcance de los datos de LOB en la organización.
Escenario
Proporcione a los usuarios acceso de lectura y escritura a orígenes de datos externos, así como
la posibilidad de trabajar con los datos sin conexión.
Analicemos un ejemplo en el que el gerente de línea de negocio Francisco Pérez-Olaeta debe actualizar la
información de presupuesto para un proyecto interno y obtener su aprobación por parte de la directora
de finanzas María González.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 21
CARACTERÍSTICAS
Servicios de conectividad empresarial
Acceso con y sin conexión a datos de LOB
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
La compañía para la que trabaja Francisco, el gerente
de línea de negocio, ha sacado provecho de los
Servicios de conectividad empresarial (BCS) de
SharePoint 2010 para establecer una conexión, y
proporcionar acceso de lectura y escritura, a
información de LOB del sistema ERP de la compañía
mediante Microsoft Excel 2010.
Francisco abre el informe de control de presupuesto en
Excel 2010 para analizar la información de presupuesto
para un proyecto interno de actualización del sistema
de nóminas. Necesita información como el
presupuesto actual, el presupuesto planeado, la
varianza, etc.
Transfiere el 10% del presupuesto de otro proyecto
interno del sistema de seguimiento de equipos de
oficina a este proyecto interno en el informe de Excel.
Al mismo tiempo, obtiene una vista previa de las
variaciones del presupuesto con gráficos fáciles de
entender.
Francisco hace clic en el botón Actualizar transferencia
de presupuesto en el informe de Excel y, a continuación,
vuelve a guardar los cambios en SharePoint 2010, que
sincroniza los datos con la base de datos de ERP.
El envío de un informe de Excel desencadena una
alerta para que María valide la transferencia de
presupuesto. María está a punto de desconectarse de
la intranet de la compañía y abandonar la oficina, por
lo que desconecta los datos presupuestados en
SharePoint Workspace 2010.
En el autobús, María abre SharePoint Workspace 2010
para revisar la transferencia de presupuesto y realizar
algunas actualizaciones. A continuación, guarda los
cambios.
La compañía de Francisco ha aprovechado los
Servicios de conectividad empresarial (BCS) de
SharePoint 2010 para conectarse y exponer
información de LOB desde el sistema ERP de la
compañía, y usarla en Microsoft Office Excel 2007.
Francisco abre el informe de control de presupuesto
personalizado en Excel 2007 para analizar la
información de presupuesto para un proyecto
interno de actualización del sistema de nóminas.
Necesita información como el presupuesto actual, el
presupuesto planeado, la varianza, etc.
Comprende que debe transferir el 10% del
presupuesto de otro proyecto interno del sistema de
seguimiento de equipos de oficina a este proyecto
interno en el informe de Excel. Al mismo tiempo,
obtiene una vista previa de las variaciones del
presupuesto con gráficos fáciles de entender.
Francisco abre el sistema ERP para transferir el
presupuesto. La próxima vez que se ejecute el
informe de Excel, aparecerá el cambio.
María está a punto de desconectarse de la intranet
de la compañía y abandonar la oficina. Antes de
hacerlo, solicita a Francisco que le envíe una copia
del informe de Excel 2007.
En el autobús, María revisa la transferencia de
presupuesto, realiza algunas actualizaciones en su
copia y guarda los cambios.
Esa misma tarde, cuando se vuelve a conectar a la red
en su casa, agrega las mismas cifras nuevas al sistema
ERP de forma manual para que Francisco y el resto
del equipo de finanzas puedan obtener acceso a
ellas.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 22
Microsoft Office 2010 con SharePoint 2010 Microsoft Office 2007 con SharePoint 2010
Esa misma tarde, cuando se vuelve a conectar a la red
en su casa, sus actualizaciones se vuelven a sincronizar
con SharePoint y la base de datos de ERP mediante
BCS.
Ventaja: proporcionar rápidamente soluciones de productividad empresarial personalizadas
◦ Acortar el plazo de comercialización
◦ Mejorar la adopción de soluciones
◦ Reducir los costos de desarrollo
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 23
Conclusión
Microsoft Office 2010, cuando se usa con Microsoft SharePoint 2010, maximiza las inversiones existentes,
ya que amplía las funcionalidades de servidor y de servicios para que puedan alcanzar los escritorios, los
dispositivos móviles y los exploradores de los usuarios mediante aplicaciones conocidas e intuitivas. Las
últimas versiones de estas plataformas se desarrollaron conjuntamente para maximizar la productividad,
con el propósito expreso de proporcionar a los trabajadores de la información una gran cantidad de
funcionalidades de servidor y servicios y para ofrecer la experiencia del usuario más eficaz posible. El
desarrollo combinado de Office 2010 y SharePoint 2010 proporciona funcionalidades nuevas y mejoradas
en comparación con las versiones anteriores. Es necesario contar con los programas cliente y las
tecnologías de servidor más recientes para experimentar las mejores funcionalidades y el mejor
rendimiento, y al mismo tiempo obtener beneficios más valiosos para su empresa.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 24
Apéndices: tablas de comparación de funcionalidades
Las tablas de esta sección contienen una comparación detallada de las funcionalidades de las distintas
versiones de Microsoft Office con SharePoint 2010 y de Microsoft Office 2010 con distintas versiones de
SharePoint.
A continuación se explican los símbolos que aparecerán a lo largo de las tablas de comparación:
La funcionalidad se admite completamente
La funcionalidad se admite parcialmente
La funcionalidad no se admite
Apéndice A: Microsoft SharePoint 2010 con distintas versiones de Microsoft
Office
Trabajar mejor en colaboración
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2003
Co-autoría de documentos y
presentaciones
Comparta ideas con otros
usuarios simultáneamente y
observe las áreas que han
cambiado en un documento.
Con la co-autoría, trabaje
conjuntamente en Word 2010 y
PowerPoint 2010 y vea las marcas
de revisión de los cambios
realizados por otros usuarios
mientras trabaja con documentos
hospedados en SharePoint 2010.
Edición simultánea de hojas
de cálculo y blocs de notas
Trabaje conjuntamente en el
contenido mediante un
explorador web.
Use Excel 2010 Web App para
editar el mismo libro al mismo
tiempo que otros usuarios o edite
el mismo bloc de notas
compartido simultáneamente
mediante OneNote Web App.
Compartir un bloc de notas
de equipo
Permita que varios usuarios
agreguen información y editen
el mismo bloc de notas
compartido y que los nombres
del autor aparezcan casi en
tiempo real a medida que los
autores realizan los cambios.
Los blocs de notas compartidos
de OneNote 2010 proporcionan
un claro seguimiento de los
cambios realizados por otros
autores desde la última vez que el
usuario abrió el bloc de notas.
Trabaje con otros usuarios
en un bloc de notas
compartido en Office
OneNote 2007, pero sin
un código de seguimiento
completo.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 25
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2003
Difusión de presentaciones
en PowerPoint
Comparta una presentación en
Web para espectadores
remotos o en red.
Difunda las diapositivas
instantáneamente para una
audiencia remota que pueda
verlas en línea, aunque no tengan
PowerPoint instalado.
Guardar documentos y
presentaciones directamente
en SharePoint desde Office
Detecte automáticamente la
biblioteca de documentos de
SharePoint para que la tarea
de guardar contenido sea fácil
e intuitiva.
Los usuarios pueden guardar
documentos de Office 2010
directamente en la biblioteca de
documentos de SharePoint 2010
desde la nueva vista Backstage de
Office.
Guarde documentos en
SharePoint, pero sin la
simplicidad de la vista
Backstage
Materializar las ideas
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2003
PowerPivot para Excel 2010
PowerPivot para Excel 2010,
un complemento gratuito,
proporciona un análisis
basado en Web en SharePoint
2010. Use datos de varios
orígenes y manipule conjuntos
de datos de gran tamaño de
hasta cientos de millones de
filas.
Publique libros de Excel 2010 en
SharePoint creados con
PowerPivot para Excel 2010, una
descarga de web gratuita que
puede calcular rápidamente
conjuntos de datos de cientos de
millones de filas de varios
orígenes. PowerPivot para
SharePoint 2010 permite el
análisis basado en Web mediante
Servicios de Excel o Excel Web
App.
Publicar y compartir
mediante Servicios de Excel
Comparta análisis y resultados
en toda la organización
mediante la publicación de
hojas de cálculo de Excel en
Web o en otro sitio de
SharePoint (intranet o
extranet).
Use la nueva vista Backstage de
Office en Excel 2010 para publicar
de manera selectiva partes de una
hoja de cálculo, ocultar fórmulas o
realizar copia intermedia de datos
en SharePoint 2010. Publique y
comparta análisis con un menor
esfuerzo y permita a otros
usuarios disfrutar de las mismas
segmentaciones de datos y
funcionalidades de consultas
rápidas, incluso cuando trabajan
en informes de Servicios de Excel.
Navegue de forma
manual a sitios de
SharePoint y
especifique los
componentes del libro
que aparecerán visibles
cuando se publiquen en
el sitio de Servicios de
Excel.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 26
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2003
Diseño de Microsoft Access
para Web
Las aplicaciones de Microsoft
Access desarrolladas en modo
de diseño para Web pueden
diseñarse y editarse para su
publicación en SharePoint
2010, para que los usuarios
puedan compartir, recopilar y
realizar un informe sobre los
datos.
Use Access 2010 para publicar
datos, formularios, macros o
lógica e informes en el explorador
con prácticamente la misma
apariencia que tiene Access 2010
en un equipo.
Automatización de la
captura de metadatos
Ayude a que la información
sea más accesible, perceptible,
detectable, navegable,
administrable y reutilizable.
Use Word 2010 para proporcionar
una mejor y más automatizada
captura de metadatos desde la
vista Backstage, incluida la
información del documento
agregada automáticamente o
escrita rápidamente en campos de
Autocompletar.
Use el panel de
información del
documento para
capturar los metadatos
de forma manual desde
Office 2007.
Uso de la vista BackstageTM
de Office
Conecte sin problemas
aplicaciones de Microsoft
Office con SharePoint 2010
para proporcionar contexto
social, la posibilidad de
escribir metadatos y acceso a
flujos de trabajo.
Mediante la vista Backstage de las
aplicaciones de Office 2010, los
usuarios pueden escribir
metadatos, interactuar con flujos
de trabajo, obtener acceso a
perfiles de autores, etc. Dado que
la vista Backstage es extensible,
los usuarios pueden agregar
acciones personalizadas para
satisfacer sus propias
necesidades.
Acceso a plantillas de
SharePoint
Obtenga acceso a plantillas de
documento almacenadas en
SharePoint 2010 más rápida y
fácilmente.
Los usuarios pueden obtener
acceso a plantillas de documento
almacenadas en SharePoint 2010
mediante el asistente para nuevo
documento de las aplicaciones de
Microsoft Office.
Aplicación de temas de
PowerPoint a sitios de
SharePoint
Ayude a que la
personalización de sitios de
SharePoint 2010 sea más
flexible mediante el uso de
Los usuarios pueden aplicar temas
a los sitios de SharePoint 2010
mediante el uso de los mismos
temas de PowerPoint 2010.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 27
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2003
temas que también se usan en
diapositivas de
presentaciones.
Uso de flujos de trabajo
reutilizables
Admita flujos de trabajo que
puedan usarse varias veces y
proporcione plantillas de flujo
de trabajo para su uso
posterior en SharePoint 2010.
SharePoint Designer 2010 admite
flujos de trabajo reutilizables y
flujos de trabajo adjuntos a tipos
de contenido.
Visualización de flujos de
trabajo
Permita a un Diseñador de
flujo de trabajo ver los pasos
de un flujo de trabajo de
SharePoint 2010 en un
formato visual.
Los flujos de trabajo desarrollados
como dibujos y exportados desde
Microsoft Visio®
2010 pueden
importarse a SharePoint Designer
2010 para su modificación e
implementación.
Uso de aplicaciones basadas
en formularios
Las aplicaciones basadas en
formularios se conectan con
datos back-end e incluyen
flujos de trabajo, informes,
páginas web personalizadas y
otros componentes.
Conecte formularios de InfoPath
2010 con datos back-end
mediante listas externas de
SharePoint 2010 e incluya código
de solución de espacio aislado
personalizado.
Usar Office en cualquier lugar
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2003
Visualización y edición de
documentos, hojas de
cálculo, presentaciones y
blocs de notas en el
explorador
Permita la edición aunque las
aplicaciones no estén
cargadas en un equipo.
Visualice y realice ediciones
ligeras en documentos mediante
Office Web Apps en un
explorador web compatible. El
contenido y el formato del
documento se conservan en alta
fidelidad cuando se realizan
cambios en el explorador. Las
aplicaciones web pueden
hospedarse localmente y
ejecutarse en SharePoint.
Mejoras al acceso móvil
Vea y edite documentos desde
un dispositivo móvil, incluso
Office Mobile 2010 ofrece una
experiencia mejorada de creación
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 28
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2003
cuando viaja. y edición para Word, Excel y
PowerPoint, disponible en
teléfonos de serie E de Nokia y
Windows. También ofrece una
navegación táctil optimizada e
incluye SharePoint Workspace
Mobile para explorar sitios de
SharePoint y abrir y sincronizar
documentos en un teléfono.
Trabajar sin conexión con
una experiencia mejorada en
Microsoft Access
Edite formularios, informes,
consultas y macros de Access
sin conexión y sincronice los
cambios en SharePoint
cuando vuelva a conectarse a
la red.
Los datos de listas de Microsoft
SharePoint 2010 se almacenan en
la memoria caché de manera
predeterminada en Access 2010.
Antes de trabajar sin
conexión con datos de
sitios de SharePoint, los
usuarios deben crear
vínculos de forma
manual entre tablas de
Access 2007 y listas de
SharePoint 2010.
Colaboración con y sin
conexión
Trabaje sin conexión con
contenido de SharePoint 2010.
Al volver a conectarse a la red,
los cambios se sincronizarán.
Trabaje sin conexión en listas y
bibliotecas de documentos de
SharePoint 2010 con SharePoint
Workspace 2010.
Trabaje sin conexión en
bibliotecas de
documentos de
SharePoint 2010 solo
mediante Office
Groove®
2007.
Rellenado de formularios sin
conexión
Los formularios de lista de
SharePoint se sincronizan con
el área de trabajo para que los
usuarios puedan trabajar sin
conexión.
Los elementos de lista de
SharePoint 2010 se abren en un
formulario de InfoPath 2010
hospedado en SharePoint para su
edición en modo de presentación.
Ampliación del alcance de
los formularios
Rellene formularios de
InfoPath desde un explorador
web o dispositivo móvil con o
sin conexión.
La solución de formularios de
InfoPath 2010 ofrece soluciones
insertadas mediante controles de
InfoPath locales u hospedados.
Los controles de
InfoPath 2007 limitados
funcionan en
formularios móviles y
habilitados para Web.
Publicación de bases de
datos de Access en Web
Publique aplicaciones de base
de datos de un modo seguro
en la Web para que los
administradores de TI puedan
ajustarse a los requisitos de
Al publicar los datos, Access 2010
busca objetos incompatibles y
genera un informe de las
diferencias de tiempo de
ejecución que existen entre el
Al publicar datos desde
Access 2007, los
usuarios deben
comprobar de forma
manual si los objetos
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 29
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2003
cumplimiento, copia de
seguridad y auditoría de
datos.
cliente y el servidor. Servicios de
Access es una nueva característica
de SharePoint 2010 que le ofrece
la posibilidad de crear bases de
datos web en Access, hospedarlas
en un sitio de SharePoint y
hacerlas completamente
accesibles mediante un
explorador web. Como resultado,
las organizaciones pueden ahorrar
tiempo y reducir los costos de
mantenimiento y desarrollo.
creados en Access se
pueden admitir o no en
el servidor.
La práctica plataforma de productividad
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2003
Acceso con y sin conexión a
datos de LOB
Desconecte datos de LOB y, a
continuación, sincronice los
cambios automáticamente
cuando vuelva a conectarse.
Sincronice los datos de LOB en
ambas direcciones entre
SharePoint Workspace 2010 y los
sistemas de LOB empresariales;
para ello, incorpore datos de LOB
en sitios de SharePoint 2010 y, a
continuación, desconecte dichos
datos mediante SharePoint
Workspace 2010.
Groove 2007 puede
proporcionar acceso sin
conexión a una
determinada cantidad
de información de
SharePoint
Uso de aplicaciones de datos
profesionales
Diseñe formularios de
SharePoint 2010 que creen,
lean, actualicen y eliminen
datos profesionales de un
sistema back-end.
Las aplicaciones de datos
profesionales comienzan con una
lista externa de SharePoint 2010 y
usan InfoPath Designer 2010 para
crear formularios personalizados
sobre la lista.
Mejora de la integridad y
seguridad de la información
con firmas digitales
Ayude a garantizar la
integridad de la información
incluida en los formularios con
los controles necesarios para
habilitar escenarios simples,
de cofirma y de contrafirma
para el formulario completo o
para secciones de este.
InfoPath 2010 y SharePoint 2010
admiten contenido firmado
digitalmente mediante
Cryptography Next Generation
(CNG).
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 30
Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2003
Publicación de formularios
con un solo clic
Evite tener que hacer clic en el
Asistente para la publicación
cada vez que actualiza los
formularios publicados en
SharePoint 2010.
Use la funcionalidad de
publicación "rápida" de InfoPath
2010 para publicar formularios en
SharePoint 2010 con un solo clic.
Publique datos de
formularios mediante
un Asistente para la
publicación.
Administración de
formularios más sencilla
Administre con más facilidad
las actualizaciones y versiones
de formularios en SharePoint
2010 para garantizar que los
integrantes del grupo trabajen
en las versiones correctas.
Automatice la administración de
versiones de plantilla con
SharePoint 2010 e InfoPath 2010
para proporcionar un proceso
mejorado para comprobar si hay
actualizaciones de plantillas.
Uso de datos de LOB en
aplicaciones
Proporcione un marco basado
en SharePoint para crear
Aplicaciones profesionales de
Office (OBA).
Servicios de conectividad
empresarial (BCS) proporciona
funcionalidad de lectura y
escritura para conectar
aplicaciones cliente de SharePoint
2010 y Microsoft Office a orígenes
de datos externos (como SQL,
Oracle, SAP, CRM, Siebel, servicios
web y aplicaciones
personalizadas).
Use BCS dentro de
SharePoint para
proporcionar acceso de
lectura, y exponer,
información de LOB en
las aplicaciones cliente
de Office
Empaquetado y traslado más
sencillo de aplicaciones de
InfoPath
Traslade más fácilmente las
aplicaciones de InfoPath de un
sitio a otro y de un servidor a
otro.
Empaquete las aplicaciones de
InfoPath 2010 más rápida y
fácilmente mediante soluciones
de Windows SharePoint Services
(.wsp) y formatos de archivo (.stp)
de plantillas de sitio de
SharePoint.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 31
Apéndice B: Microsoft Office 2010 con distintas versiones de Microsoft
SharePoint
Trabajar mejor en colaboración
SharePoint 2010 SharePoint 2007 SharePoint 2003
Co-autoría de documentos y
presentaciones
Comparta ideas con otros
usuarios simultáneamente y
observe las áreas que han
cambiado en un documento.
Con la co-autoría, trabaje
conjuntamente en Word 2010 y
PowerPoint 2010 y vea las
marcas de revisión de los
cambios realizados por otros
usuarios en documentos
hospedados en SharePoint
2010.
Edición simultánea de hojas
de cálculo y blocs de notas
Trabaje conjuntamente en el
contenido mediante un
explorador web.
Use Excel 2010 Web App para
editar el mismo libro al mismo
tiempo que otros usuarios o
edite el mismo bloc de notas
compartido simultáneamente
mediante OneNote Web App.
Resaltado de cambios en
blocs de notas compartidos
Permita que varios usuarios
editen el mismo bloc de notas
compartido. Los nombres del
autor aparecen casi en tiempo
real a medida que se realizan
los cambios.
Los blocs de notas compartidos
de OneNote 2010 proporcionan
un claro seguimiento de los
cambios realizados por otros
autores desde la última vez que
el usuario abrió el bloc de
notas.
Difusión de presentaciones
en PowerPoint
Comparta una presentación en
Web para espectadores
remotos o en red.
Difunda las diapositivas
instantáneamente para una
audiencia remota que pueda
verlas en línea, aunque no
tengan PowerPoint instalado.
Guardar documentos y
presentaciones directamente
en SharePoint
Detecte automáticamente
bibliotecas de documentos de
SharePoint para que la tarea de
guardar contenido sea más fácil
e intuitiva.
Los usuarios pueden guardar
documentos de Office 2010
directamente en la biblioteca de
documentos de SharePoint
2010 desde la vista Backstage
de Office.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 32
Materializar las ideas
SharePoint 2010 SharePoint 2007 SharePoint 2003
PowerPivot para Excel 2010
PowerPivot para Excel 2010, un
complemento gratuito,
proporciona un análisis basado
en Web en SharePoint. Analice
datos de varios orígenes y
manipule conjuntos de datos de
gran tamaño de hasta cientos
de millones de filas.
Publique libros de Excel 2010
en SharePoint creados con
PowerPivot para Excel 2010, una
descarga de web gratuita que
puede calcular rápidamente
conjuntos de datos de cientos
de millones de filas de varios
orígenes. PowerPivot para
SharePoint 2010 permite el
análisis basado en Web
mediante Servicios de Excel o
Excel Web App.
Publicar y compartir
información mediante
Servicios de Excel
Comparta análisis y resultados
en toda la organización
mediante la publicación de
hojas de cálculo de Excel 2010
en Web o en otros sitios de
SharePoint (intranet o extranet).
Use la nueva vista Backstage de
Office en Excel 2010 para
publicar de manera selectiva
partes de una hoja de cálculo,
ocultar fórmulas o realizar copia
intermedia de datos en
SharePoint 2010. Publique y
comparta análisis con un menor
esfuerzo y permita a otros
usuarios disfrutar de las mismas
segmentaciones de datos y
funcionalidades de consultas
rápidas, incluso cuando trabajan
en informes de Servicios de
Excel.
Use la vista Backstage de
Office en Excel 2010 para
publicar de manera
selectiva partes de una
hoja de cálculo en
SharePoint 2007.
Diseño de Microsoft Office
Access para Web
Diseñe y modifique aplicaciones
de Microsoft Access 2010 en
modo de diseño para Web y, a
continuación, publíquelas en
SharePoint para que los
usuarios puedan compartir,
recopilar y realizar un informe
sobre los datos.
Use Access 2010 para publicar
datos, formularios, macros o
lógica e informes en el
explorador con prácticamente la
misma apariencia que tiene
Access 2010 en un equipo.
Automatización de la captura
de metadatos
Proporcione una mejor y más
automatizada captura de
metadatos en SharePoint para
que la información sea más
Use Word 2010 para
proporcionar una mejor y más
automatizada captura de
metadatos desde la vista
Backstage, incluida la
Word 2010 proporciona
una captura de metadatos
automatizada desde la
vista Backstage, incluida la
información del
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 33
SharePoint 2010 SharePoint 2007 SharePoint 2003
accesible, perceptible,
detectable, navegable,
administrable y reutilizable.
información del documento
agregada automáticamente o
escrita rápidamente en campos
de Autocompletar.
documento agregada
automáticamente.
Uso de la vista Backstage de
Office
Conecte sin problemas
aplicaciones de Office 2010 con
SharePoint para proporcionar
flujos de trabajo, contexto
social y la posibilidad de escribir
metadatos.
Mediante la vista Backstage de
Office de las aplicaciones de
Office 2010, los usuarios
pueden escribir metadatos,
interactuar con flujos de trabajo,
obtener acceso a perfiles de
autores, ver contenido reciente
creado por el autor en
SharePoint 2010, etc.
Mediante la vista
Backstage de Office de las
aplicaciones de Office
2010, los usuarios pueden
escribir metadatos e
interactuar con flujos de
trabajo.
Acceso a plantillas de
SharePoint
Obtenga acceso a plantillas de
documento de Office 2010
almacenadas en SharePoint más
rápida y fácilmente.
Los usuarios pueden obtener
acceso a plantillas de
documento almacenadas en
SharePoint 2010 mediante el
asistente para nuevo
documento de las aplicaciones
de Office 2010.
Aplicación de temas de
PowerPoint en SharePoint
Personalice los sitios de
SharePoint mediante temas de
presentaciones de PowerPoint
2010.
Los usuarios pueden aplicar
temas de PowerPoint 2010 a
sitios de SharePoint 2010.
Uso de flujos de trabajo
reutilizables
Admita flujos de trabajo que los
usuarios puedan usar varias
veces y proporcione plantillas
de flujo de trabajo de
SharePoint.
SharePoint Designer 2010
admite flujos de trabajo
reutilizables y flujos de trabajo
adjuntos a tipos de contenido.
Visualización de flujos de
trabajo
Los Diseñadores de flujo de
trabajo pueden ver los pasos de
un flujo de trabajo de
SharePoint en un formato
visual.
Importe flujos de trabajo
desarrollados como dibujos y
exportados desde Visio 2010 a
SharePoint Designer 2010 para
su modificación e
implementación.
Uso de aplicaciones basadas
en formularios
Las aplicaciones basadas en
formularios se conectan con
Conecte formularios de InfoPath
2010 con datos back-end
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 34
SharePoint 2010 SharePoint 2007 SharePoint 2003
datos back-end e incluyen
flujos de trabajo, informes,
páginas web personalizadas y
otros componentes.
mediante listas externas de
SharePoint 2010 e incluya
código de solución de espacio
aislado personalizado.
Proporcionar la cinta de
opciones de Office para
formularios web de Infopath
Web Services
Aproveche la interfaz de usuario
de la cinta de opciones de
Office Fluent para formularios
habilitados para Web, para que
los usuarios puedan encontrar,
obtener acceso y usar
fácilmente las características
que desean al diseñar
formularios habilitados para
Web.
Cuando se usa con SharePoint
2010, InfoPath Forms Services
proporciona formularios
habilitados para Web con sus
comandos en una interfaz de la
cinta de opciones.
Usar Office en cualquier lugar
SharePoint 2010 SharePoint 2007 SharePoint 2003
Visualización y edición de
documentos, hojas de cálculo,
presentaciones y blocs de
notas en el explorador
Permita la edición aunque las
aplicaciones no estén cargadas
en un equipo.
Visualice y realice ediciones
ligeras en documentos
mediante Office Web Apps en
un explorador. El contenido y el
formato del documento se
conservan cuando se realizan
cambios en el explorador. Las
aplicaciones web pueden
hospedarse localmente y
ejecutarse en SharePoint.
Mejoras al acceso móvil
Vea y edite documentos desde
un dispositivo móvil, incluso
cuando viaja.
Office Mobile 2010 ofrece una
experiencia mejorada de
creación y edición para Word,
Excel y PowerPoint, disponible
en teléfonos de serie E de Nokia
y Windows. También ofrece
una navegación táctil
optimizada e incluye SharePoint
Workspace Mobile para
explorar sitios de SharePoint y
abrir y sincronizar documentos
en un teléfono.
Trabajar sin conexión con una
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 35
SharePoint 2010 SharePoint 2007 SharePoint 2003
experiencia mejorada en
Microsoft Access
Edite formularios, informes,
consultas y macros de Access
2010 sin conexión y sincronice
los cambios en SharePoint
cuando vuelva a conectarse a la
red.
Los datos de listas de
SharePoint 2010 se almacenan
en la memoria caché de forma
predeterminada en Access 2010.
Colaboración con y sin
conexión
Trabaje sin conexión con
contenido de SharePoint y, al
volver a conectarse a la red, los
cambios se sincronizarán.
Trabaje sin conexión en listas y
bibliotecas de documentos de
SharePoint 2010 con SharePoint
Workspace 2010.
Rellenado de formularios sin
conexión
Los formularios de lista de
SharePoint se sincronizan para
que los usuarios puedan
trabajar sin conexión.
Los elementos de lista de
SharePoint 2010 se abren en un
formulario de InfoPath 2010
hospedado en SharePoint para
su edición en modo de
presentación.
Ampliación del alcance de los
formularios
Rellene formularios de InfoPath
2010 en un explorador web y
desde un dispositivo móvil con
o sin conexión.
Los formularios de InfoPath 2010
ofrecen soluciones insertadas que
usan controles de InfoPath que
pueden hospedarse.
Publicación de bases de datos
de Access en Web
Publique aplicaciones de base
de datos de un modo seguro en
Web para que los
administradores de TI puedan
ajustarse a los requisitos de
cumplimiento, copia de
seguridad y auditoría de datos.
Al publicar los datos, Access
2010 busca objetos
incompatibles y genera un
informe de las diferencias de
tiempo de ejecución que existen
entre el cliente y el servidor.
Servicios de Access es una
nueva característica de
SharePoint 2010 que le ofrece la
posibilidad de crear bases de
datos web en Access,
hospedarlas en un sitio de
SharePoint y hacerlas
completamente accesibles
mediante un explorador web.
Como resultado, las
organizaciones pueden ahorrar
tiempo y reducir los costos de
mantenimiento y desarrollo.
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 36
La práctica plataforma de productividad
SharePoint 2010 SharePoint 2007 SharePoint 2003
Uso de aplicaciones de datos
profesionales
Diseñe formularios de
SharePoint que creen, lean,
actualicen y eliminen datos
profesionales de un sistema
back-end.
Las aplicaciones de datos
profesionales comienzan con
una lista externa de SharePoint
2010 y usan InfoPath Designer
2010 para crear formularios
personalizados sobre la lista.
Acceso con y sin conexión a
datos de LOB
Desconecte datos de LOB y
sincronice los cambios
automáticamente cuando
vuelva a conectarse.
Sincronice los datos de LOB en
ambas direcciones entre
SharePoint Workspace 2010 y
los sistemas de LOB
empresariales; para ello,
incorpore datos de LOB en
sitios de SharePoint 2010 y, a
continuación, desconecte
dichos datos mediante
SharePoint Workspace 2010.
Mejora de la integridad y
seguridad de la información
con firmas digitales
Ayude a garantizar la integridad
de la información incluida en
los formularios con los
controles necesarios para
habilitar escenarios simples, de
cofirma y de contrafirma para el
formulario completo o para
secciones de este.
InfoPath 2010 y SharePoint
2010 admiten contenido
firmado digitalmente mediante
Cryptography Next Generation
(CNG).
Administración de
formularios más sencilla
Administre con más facilidad las
actualizaciones y versiones de
formularios en SharePoint para
garantizar que los integrantes
del grupo trabajen en la versión
correcta de un formulario.
Automatice la administración de
versiones de plantilla con
SharePoint 2010 e InfoPath
2010 para proporcionar un
proceso mejorado para
comprobar si hay
actualizaciones de plantillas.
Uso de datos de LOB en
aplicaciones
Proporcione un marco basado
en SharePoint para crear
Aplicaciones profesionales de
Office (OBA).
Servicios de conectividad
empresarial (BCS) proporciona
funcionalidad de lectura y
escritura para conectar
aplicaciones cliente de
SharePoint 2010 y Microsoft
Office a orígenes de datos
Use el Catálogo de datos
profesionales dentro de
SharePoint para
proporcionar acceso de
lectura, y exponer,
información de LOB en las
aplicaciones cliente de
Máximo potencial de la productividad empresarial | Notas del producto Página | 37
SharePoint 2010 SharePoint 2007 SharePoint 2003
externos (como SQL, Oracle,
SAP, CRM, Siebel, servicios web
y aplicaciones personalizadas).
Office
Servicios de conectividad
empresarial: uso de datos
como propiedades del
documento
Inserte datos de LOB como
propiedades del documento
para que la información
importante pueda encontrarse,
percibirse y reutilizarse más
fácilmente en SharePoint.
Exponga los datos de BCS como
propiedades del documento de
Word 2010 e insértelos en los
documentos.
Empaquetado y traslado más
sencillo de aplicaciones de
SharePoint
Traslade más fácilmente las
aplicaciones de InfoPath de un
sitio a otro y de un servidor a
otro.
Empaquete las aplicaciones de
InfoPath 2010 más rápida y
fácilmente mediante soluciones
de Windows SharePoint
Services (.wsp) y formatos de
archivo (.stp) de plantillas de
sitio de SharePoint.
