Building Effective Teamwork

DJENNY RUSWANDI

[email protected]

BUILDING EFFECTIVE TEAMWORK

"A team is a group organized to work together to accomplish a set of objectives that cannot be achieved effectively by individuals."

What is a Team?

Enable to do more tasks

Enable to do more difficult tasks

Enable to accomplish the task effectively

Enable to accomplish the task efficiently

Why a Teamwork?

FormingStormingNormingPerformingMourning

Four Stages of Team Development

Group is 'undeveloped' and generally people are concerned with 'who fits where'.

This is usually the initial stage of a group of people meeting for the first time, but it can also happen when a new member of a team joins an established team, such as a new leader, or a strong character.

FORMING

Group is 'experimenting' and concerned with how they work together.

Only a small amount is being achieved at this stage.

The group is likely to be showing signs of conflict and as well as lively debates and discussions.

STORMING

Group is 'settling down' and starting to feel more comfortable with working with each other.

Far more is being achieved at this stage, although there is room for improvement!

NORMING

Group is now a team!

It is mature with goals being achieved and an atmosphere that is relaxed and purposeful.

The team is likely to be feeling confident at this stage with a really open and honest dialogue taking place.

PERFORMING

Group is disbanding. This fifth stage should not be forgotten. An acid test of how well a team has worked together can often be found at the mourning stage.

If there has been great camaraderie and the team has produced great results, the team is likely to feel great sadness and loss at breaking up.

Often successful teams once disbanded, keep in touch afterwards, and certainly feel a bond when meeting up in the future.

MOURNING

Members sharing leadership responsibility and rotating other roles as needed.

All participating in idea generation, problem solving, and decision-making.

Members showing support, respect, and trust for one another.

All taking actions and doing work that is necessary to reach team goals.

Members managing conflict by confronting issues and inappropriate behaviours.

Characteristics of a Great TeamBy: Shirley Fine Lee

Purpose: Members proudly share a sense of why the team exists and are invested in accomplishing its mission and goals.

Priorities: Members know what needs to be done next, by whom, and by when to achieve team goals.

Roles: Members know their roles in getting tasks done and when to allow a more skilful member to do a certain task.

Decisions: Authority and decision-making lines are clearly understood.

Conflict: Conflict is dealt with openly and is considered important to decision-making and personal growth.

Ten Needed Characteristics of Well-functioning Teams:

Personal traits: members feel their unique personalities are appreciated and well utilized.

Norms: Group norms for working together are set and seen as standards for every one in the groups.

Effectiveness: Members find team meetings efficient and productive and look forward to this time together.

Success: Members know clearly when the team has met with success and share in this equally and proudly.

Training: Opportunities for feedback and updating skills are provided and taken advantage of by team members.

Ten Needed Characteristics of Well-functioning Teams:

Two Elements of Effective Team

Task & Social

Effectiveness

Mental Health

Continuity

Refleksivitas Tugas Tinggi

Refleksivitas Tugas Rendah

Refleksivitas Sosial Rendah

Refleksivitas Sosial Tinggi

Team D: A “Machine”

Team- Effectiveness: High- Mental Health: Poor or averages - Continuity: Short

Team A: An Excellent Team- Effectiveness: High- Mental Health: Good - Continuity: Long

Team C: A Poor Team- Effectiveness: Low- Mental Health: Poor- Continuity: Short

Team B: A Fun Team- Effectiveness: Low- Mental Health: Good- Continuity: Short

Tim selalu mengkaji ulang tujuan-tujuannyaSecara teratur, selalu mendiskusikan

efektifitas kerja timMetode-metode yang dipakai tim untuk

mengerjakan tugas seringkali didiskusikanSelalu memodifikasi tujuan-tujuan tim dalam

menghadapi perubahan keadaan.Sering berdiskusi meskipun komunikasi

berjalan dengan baik.Tim sering mengkaji kembali cara-cara

pelaksanaan tugas.

Refleksivitas Tugas

Semua anggota saling mendukung ketika menghadapi situasi yang sulit

Orang-orang di tim sering-kali saling mengajarkan ketrampilan baru

Jika situasi pekerjaan terasa menekan, tim bersatu menghadapinya

Konflik cenderung mudah muncul dalam timKonflik diselesaikan secara konstruktif dalam

tim

Refleksivitas Sosial

Tidak terbiasa bekerja secara tim (sistem pendidikan tidak mendukung)

Situasi yang bervariasiLatar belakang dan kepribadian yang berbedaSosial dan budaya yang berbeda Tingkat toleransi terhadap perbedaan yang berbedaSocial Loafing (Keengganan sosial)

Suatu keadaan dimana adanya kekurangan kesungguhan upaya individu atau anggota tim bekerja di dalam tim karena identifikasi dan evaluasi upaya individu cenderung kurang terlihat atau ditonjolkan

Penghalang Menjadi Tim Efektif

Tugas yang diberikan kepada Tim menarik secara intrinsik.

Tugas yang diberikan kepada individupun harus menarik minat dan bermanfaat.

Individu seharusnya merasa dirinya penting bagi kelompok.Caranya: Role clarification & negotiation

Keberhasilan individu diketahui tim supaya terasa manfaat tugas tsb bagi individu yang bersangkutan terhadap keberhasilan tim.

Ada tujuan tim yang jelas dan umpan balik kinerja (performance feedback)

Mengatasi Keengganan Sosial

Kepribadian menjadi bagian penting bagi efektifitas tim

Gabungan kepribadian seperti apa yang dibutuhkan oleh tim agar bekerja dengan efektif?

Tipe-tipe orang seperti apa yang tertari untuk bekerja sama?

Kepribadian dan Kinerja Tim

Coordinator- pemimpin yang berorientasi pada manusia- dapat dipercaya, diterima, dominan dan memiliki komitment terhadap tujuan dan sasaran- seorang pemikir positif dan motivator- dapat mendengarkan pendapat orang lain tetapi cukup kuat menolak nasihat orang lain- mungkin tidak terlalu menonjol dibanding anggota yang lain dan biasanya tidak memiliki intelektual yang tajam

Belbin’s Teams Roles Model

Pembentuk (Shaper)- pemimpin yang berorientasi pada tugas- memiliki komitmen dan motivasi tinggi untuk mencapai sasaran dan membentuk orang lain utk mencapai tujuan- sanggup menantang, menentang dan bersikap agresif demi tujuan- 2 atau 3 shaper dalam tim akan menimbulkan konflik, kejengkelan bahkan pertikaian


Aparat (Plant)- specialis pembuat id, IQ tinggi tetapi introvert- dominan dan orisinil- cenderung menggunakan pendekatan radikal untuk membuat tim berfungsi maupun dalam penyelesai- an masalah.- lebih memperhatikan isu-isu besar daripada detail- kekuarangannya tidak menghargai detail dan perbedaan pendapat


Penyelidik Sumber (Resource Investigator)- Eksekutif yang tidak pernah ada di tempat - selalu sedang telepon- suka eksplorasi kesempatan dan membangun kontak- Perundil andal, penggali informasi dan pengambil ide orang lain- mudah bersosialisasi dan antusias, serta cakap melaksanakan tugas sebagai penghubung dan

pencari informasi.- mudah kehilangan minat setelah ide puas digali- bukan pencipta ide yang orisinil


Pekerja/Pelaksana Perusahaan (Implementer)- peduli pada kewajiban eksternal, disiplin, teliti dan memiliki gambaran diri yang baik- berpendirian kokoh dan praktis, dapat dipercaya dan toleran, menghargai tradisi- kecemasan rendah dan bekerja dengan tim dengan cara yang praktis dan realistis- penanggung jawab organisasi yang besar- dapat mendisiplinkan orang lain- memiliki sifat konservatif, tidak fleksibel, dan lamban dalam merespon kemungkinan-kemungkinan baru


Penilai (Monitor Evaluator)- seorang yg bijaksana, hati-hati, pandai, tetapi tidak terlalu ingin berprestasi- berjasa pada proses pengambilan keputusan yang rawan, karena kemampuan mengevaluasi proposal- tidak menunjukkan argumentasi emosional- pemikir yang serius dan cenderung lamban dalam pengambilan keputusan karena berpikir ber-ulang2- terkesan membosankan dan terlalu kritis- bukan inspirasi yang baik bagi orang lain


Pekerja Tim (Team Workers)- menghasilkan penemuan2 yang membantu meng- hindari friksi dan karakter2 yang sulit dalam tim- cenderung mempertahankan semangat tim- trampil berdiplomasi dan humoris- trampil mendengar dan menanggulangi orang-orang yang canggung dan membuat mereka bersosialisasi sensitif dan berorientasi pada manusia- cenderung ragu-ragu pada saat krisis- enggan melakukan sesuatu yang menyakitkan orang


Penyempurna Akhir (Completer Finisher)- pembubuh titik pada huruf “i”- memperhatikan detail utk melengkapi keseluruhan- konsisten dalam melakukan pekerjaannya.- tidak terlalu berminat untuk meraih kesuksesan yang glamor ataupun spektakuler.- cenderung menjadi gelisah serta sulit melepas dan mendelegasikan pekerjaan.


Specialist- seorang yang menyediakan pengetahuan dan ketrampilan praktis yang jarang tersedia dalam tim.- sangat tertutup, tetapi sangat ingin tahu, serta cenderung inisiatif, dedikatif dan memegang komitmen.- hanya berpikir sesuai dengan perhatiannya serta kurang tertarik pada minat orang lain


Menciptakan kondisi yang mendukung kinerja tim

Membangun dan mempertahankan tim sebagai unit kinerjaCaranya: memastikan tim memiliki campuran berbagai ketrampilan dan kemampuan yang tepat

Melatih dan membantu tim

Tugas Pemimpin/Koordinator Tim

Menurut hasil penelitian, pendapat para pemimpin, tanpa melihat benar atau salah, cenderung berpengaruh lebih besar dalam pengambilan keputusan kelompok.

Building Effective Teamwork

Documents

Transcript of Building Effective Teamwork