Blog Da Euax - 'Dicas MS Project 2010

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28/01/12 Blog da Euax - Filed under 'Dicas MS Project 2010'

Euax Gestae de Projetos II A Euax e uma empresa dedicada a

projetos. Nossa rnissao e prover melhores resultados na gestao de

projetos de nossos clientes e parceiros, atraves de solucoes

personalizadas, aplicando as melhores pratlcas mundiais. Missao

que exige capacitacao permanente, obsessao pelo detalhe,

disciplina, rnetodo, experiencia.

Acesse 0 nosso site: http://www.euax.com.br/

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Dicas MS Project 2010

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Aug 11 I 5:50pm Dicas MS-Project 2010 - Dica #11 - Utiliza.;ao de

Linhas de Baseby Rafael Munlo Correa

Quando finalizamos 0 planejamento de um projeto temos um retrato do que e esperadoem relacao a datas, recursos, esforco e custo para a realizacao das atividades que estao

descritas no cronograma. Porern, ao longo do tempo, a medida em que vamos atualizando

o cronograma com 0 que estamos realizando, este plano inicial acaba se perdendo no

cronograma ja que as datas sao recalculadas para refletir a nova realidade e datas

esperadas de execucao das at ividades do projeto. Porern, precisamos de uma referencia

para compararmos se 0 que foi planejado esta efet ivamente acontecendo. Dentro deste

contexte surge 0 conceito de linha de base (ou baseline para os que estao mais

acostumados com 0 termo em ingles). Alinha de base nada mais e do que a foto inicial doplanejamento armazenada para que durante a execucao do projeto seja possivel efetuar

um comparative do quanto aquilo que foi planejado esta efetivamente sendo cumprido.

OMS-Project trata as linhas de base de uma maneira muito facil de entendimento e

bastante util , Para uti lizarmos as linhas de base os seguintes passos sao necess arios:

Passo 1: Finalizat;ao do Planejamento

o primeiro passo e ter 0 cronograma pronto com todas as at ividades do projeto. Isto indicaque a fase de planejamento foi finalizada. Vamos tomar como base 0 cronograma abaixo

como 0 planejamento do projeto:

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o que podemos notar ao terrnino do planejamenlo e que 05 campos referenciados como

linha de base (inicio, termlno, trabalho e curacao) ainda nao possuem nenhum valor.

Passo 2: Criat;ao da Linha de Base

Para associar 0 valor a estas colunas temos que acessar a pasta "Projeto" acessar 0

botao "Definir Linha de Base" e selecionar a opcao "Definir Linha de Base".

- " "p""...~.

~!.I ~~{"if3 (-a8H YII'IaBI

I I J ! I I I " ' ~ .i'ltJ~ 1"IiitI1t1lilfiHi~~

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Aseguinte tela sera aberta:

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c . . J De ~tM'f:fas, pari! weful{s) de' wes !. : l 1 lC~~(s l

Nesta tela, selecionar "Definir Linha de Base" e escolher a opcao "Linha de Base". Para

este caso vou selecionar "Projeto Inteiro" pois quero adicionar a linha de base para todas

as atividades do meu projeto. Como uma opcao eu poderia setar a linha de base apenas

para algumas atividades que acabei de incluir, deixando as demais linhas de base

intocadas. Neste caso e preciso selecionar a opcao "Tarefas Selecionadas". 0 resultado

da selecao foi 0meu cronograma com a Linha de base atualizada, conforme abaixo:

-,~'~m 1f'iII~1iIEIYI!9 :I1!!oiJII_ ' LBI -& n 1f!!I~ I!!lh~!!1II1ll""

1iii:!1-Jlll!ll1iiill,_w,.,w .... .J _" .. . .. "!ll.a.. llIi!iIi'll_"III."Aii~

1 oI !! ;!M ;M ~ . 1 'I J l. . . . . , . • " " " ~~I 1 1JM 1 11 .1IiI"",r

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"1Ii I I I I I I~"" 'U_' II(JIIII . .- .. lIMtrI lJI!-"

_~JiIiil.~"L"I_r . . ~ MoI,_-.rl.;f!j ......

. . ,~ . .. . . . . . . . _ ..... ~~IInI!+ IIM&I~ 1 - - " .... ~I""" ... • ~ . .,-, _n-'lqillllllii"ollii_P ....R . .-.... i:llMril!Lao l_ . . . .

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28/01/12 Blog da Euax - Filed under 'Oicas MS Project 2010'

E pronto. Minha linha de base esta criada. A partir de agora e possivel acompanhar 0

andamento do meu projeto com parando a planejado x a realizado. E o possivel eriar e utilizar

far6is no MS-Projeet para urn aeompanhamento visual da linha de base. Caso llUee

neeessite desta funeionalidade a post Oieas MS-Projeet 201 0 - Oiea #3 - Criando Farois.

E se for necessario replanejar 0 projeto? Posso manter os dois

pianos?

OMS-Project permite que sejam armazenadas ate 10 Linhas de Base adicionais a Linha

de Base Padrao. Para salvar uma nova Linha de Base basta seguir 0 mesmo

procedimento acima e ao inves e selecionar "Linha de Base" basta selecionar uma dasoutras 10 l inhas de base:

@ l De: lDr~lde lBase~~~--~--~------~~~~~lR1 a Id e 0 a 1 l " e ' (L i I IWmo~ ,~e [1 IQ em " Q i: li ll /O 'i JI I ( ) I, .

t)~er'~ . • - • -,,,rJiltl

- l~ de lba se l_upj"r: l~d!':~;1,

~rn: l~d!':~J

I~·deba~·": ' : ; . ; , , :

@ I~(ijf: I~Riid·d e I Pa $e S

= - ~d!':I~~'5e) :[ OjI ;'e fl!~ ·d e b a se I- _

. ! ' i . g r ; l q ~RiIa·d e I ba s eS

-,~ ~ ~ de~ $e 9

'~I~d!':~l()'--' - . - ,

[ i ; fYli r_~~

01( I [ I~ebl J

Aminha suqestao, no entanto e de que a "Linha de Base" perrnaneca sempre com a Linha

de Base do ultimo planejamento. Para que isto seja possivel e neces sario copiar a linha

de base atual para uma nova linha de base e salvar a noeo planejamento como "Linha de

Base" novamente. Para copiar a linha de base atual para uma nova linha de base basta

utilizar a opcao ababo:

Defini r l inha de Base

ScWam I !O to em Qu 11108/11)

~opiar: Lma de base

i ;m:

Para:

I) ~ojeto ntei'o

Iarefas se Iedonadas

Agregar limas de base:

Pa[1I todas as tarefas de resuno

De SIiltarefas para tarefa(s) de resuno seIeoonada(s)

OK I I Caoce l a r I

Esta opcao ira transferir todos os dados que estao salvos na "Linha de Base" para a

"Linha de Base 1''. Neste caso, ao salvar a nova linha de base na sequencia, ficam salvas

as duas linhas de base: a original (salva como "Linha de Base 1") e a nova (salva como

"Linha de Base). Caso seja neces sario urn novo planejamento, basta copiar a "Linha de

Base" para a "Linha de Base 2" e assim ficaremos com 3 linhas de base e assim por

diante.





Um forte abraeo e bons projetos!

T w " t I 8Filed under /I Dicas MSProject 2010 MSProject

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Ju l 7/4:54pm Dica #10 MS-Project 2010 - Principais atalhos de

teclado: indo alem do CTRL-C e CTRL-Vby Ricardo Francisco Prochnow

Eu part icularmente gosto muito de usar atalhos de teclado e quem tem 0 habito de utiliza-

los para at ivar funeoes, seja do Microsof t Project ou de qualquer outro programa, sem

duvida consegue economizar muitos cliques que seriam feitos com 0 mouse. N80 se

preocupe em memorizar a l ista com as cornblnacoes abaixo: ao identificar uma

cornbinacao que seja bastante uti l para a sua forma de trabalho, ela vai acabar se

incorporando na sua rotina de forma natural.

Abaixo, a lista com 05 principais atalhos de teclado disponiveis no Microsoft Project 201O.

Usar 0modo de exibh;ao Diagrama de Rede

Mover para outra caixa de diagrama de rede.

Pressione: Teclas de dire!;ao

Adicionar caixas de diagrama de rede a selecao.

Pressione: SHIFT+Teclas de direlfao

Mover uma caixa de diagrama de rede. (ObseNac;:ao 0posicionamento manual deve ser

definido primeiro. Selecione a caixa que deseja mover. Na guia Formatar, clique em Layout

no grupo Formatar. Clique em Permitir posicionamento manual da caixa.)

Pressione: CTRL+Teclas de dire!;ao

Mover para a caixa de diagrama de rede superior no modo de exibicao ou no projeto.





Pressione: CTRL+HOMEou SHIFT+CTRL+HOME

Mover para a caixa de diagrama de rede inferior no projeto.

Pressione: CTRL+END ou SHIFT+CTRL+END

Mover para a caixa de diagrama de rede a esquerda no projeto.

Pressione: HOMEou SHIFT+HOME

Mover para a caixa de diagrama de rede a direila no projeto.

Pressione: ENDou SHIFT+END

Mover para cima uma altura de janela.Pressione: PAGEUP ou SHIFT+PAGE UP

Mover para baixo uma altura de janela.

Pressione: PAGEDOWN ou SHIFT+PAGE DOWN

Mover para a esquerda uma largura dejanela.

Pressione: CTRL+PAGE UPou SHIFT+CTRL+PAGE UP

Mover para a direita uma largura de janela.

Pressione: CTRL+PAGE DOWN ou SHIFT+CTRL+PAGE DOWN

Selecionar 0 proximo campo na caixa de diagrama de rede.

Pressione: ENTERou TAB

Selecionar 0 campo anterior na caixa de diagrama de rede.

Pressione: SHIFT+ENTER

Navegar em modos de exibic;;io e janelas

Ativar 0 menu Controle.

Pressione: ALT+BARRA DEESPACOS

Ativar a barra de entrada para editar 0 texto em um cam po.

Pressione: F2

Ativar a barra de menus.

Pressione: F10 ou ALT

Ativar 0 menu de controle do projeto.

Pressione: ALT+HiFEN

Ativar a barra de divisao.

Pressione: SHIFT+F6

Fechar a janela do programa.

Pressione: ALT+F4

Exibir todos os recursos ou tarefas fil trados.

Pressione: F3

Exibir a caixa de dialoqo Confiquracoes de Campo.

Pressione: ALT+F3

Abrir uma nova janela.

Pressione: SHIFT+F11

Reduzir uma selecao a um unico campo.

Pressione: SHIFT+BACKSPACE

Redefinir a ordem de classif lcacao para ordem de ldentlf icacao e desativar 0 agrupamento.

Pressione: SHIFT+F3

Selecionar um objeto de desenho.

Pressione: F6

Exibir informacoes sobre tarefas.





Pressione: SHIFT+F2

Exibir informacoes sobre recursos.

Pressione: SHIFT+F2

Exibir informacoes sobre atribuicoas.

Pressione: SHIFT+F2

Ativar ou desativar 0 modo Adicionar a Salecao.

Pressione: SHIFT+F8

Ativar ou desativar 0 recurso AutoCalculo.Pressione: CTRL+F9

Ativar ou desativar 0 modo Estender 8elecao.

Pressione: F8

Mover para a esquerda, para a direi ta, para cima ou para baixo a fim de exibi r paqinas

diferentes na janela Visualizal;:ao de lrnpresaao.

Pressione: ALT+Teclas de dire!;ao

Descrever urn projeto

Ocullar sublarefas.

Pressione: ALT+SHIFT+HiFEN ou ALT+SHIFT+SINAL DESUBTRACAO (sinal de subtracao

no teclado nurnenco)

Recuar a larefa selecionada.

Pressione: ALT+SHIFT+SETA PARA A DIREITA

Mostrar subtarefas.

Pressione: ALT+SHIFT+ = ou ALT+SHIFT+SINAL DEADlcAO (sinal de adicao no tecladonurnerico)

Mostrar todas as tarefas.

Pressione: ALT+SHIFT+* (asterisco no teclado numerico)

Aplicar recuo deslocado a tarefa selecionada.

Pressione: ALT+SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA

Selecionar e editar em uma caixa dedialogo

Mover entre os cam pos na parte inferior de um fcrrnulario.

Pressione: Teclas de dire!;ao

Mover nas label as na parte inferior de um formulario.

Pressione: ALT+1 (esquerda) ou ALT+2 (direita)

Mover para a proxima tarefa ou recurso.

Pressione: ENTER

Mover para a larefa ou 0 recurso anterior.


Selecionar e editar em urn modo deexibic;ao de planilha

Editar em urn modo de exibicao

Cancelar uma entrada.

Pressione: ESC

Limparou redefiniro campo selecionado.

Pressione: CTRL+DELETE

Copiar os dados selecionados.





Pressione: CTRL+C

Recortar os dados selecionados.

Pressione: CTRL+X

Excluir os dados selecionados.

Pressione: DELETE

Excluir a linha que tem uma celula selecionada.

Pressione: CTRL+SINAL DE SUBTRAcA.O (no teclado numerico)

Preencher abaixo.Pressione: CTRL+D

Exibir a caixa de dialoqo Localizar.

Pressione: CTRL+Fou SHIFT+F5

Na caixa de dialoqo Local izar, i r para a proxima instiincia dos resultados de

pesquisa.

Pressione: SHIFT+F4

Usar 0 comando Irpara (menu Edilar).

Pressione: F5

Vincular tarefas.

Pressione: CTRL+F2

Colar os dados copiados ou recortados.

Pressione: CTRL+V

Reduzir a selecao a um campo.

Pressione: SHIFT+BACKSPACE

Desfazer a ultima acao,

Pressione: CTRL+Z

Desvincular tarefas.

Pressione: CTRL+SHIFT+F2

Definir a larefa para agendar manualmente.

Pressione: CTRL+SHIFT+M

Definir a larefa para agenda automatica.

Pressione: CTRL+SHIFT+A

Mover-se em urn modo de exibi(:ao

Mover para 0 inicio de um projeto (escala de tempo).

Pressione: ALT+HOME

Mover para 0 final de um projeto (escala de tempo).

Pressione: ALT+END

Mover a escala de tem po para a esquerda.

Pressione: ALT+SETA PARA A ESQUERDA

Mover a escala de tem po para a direita.

Pressione: ALT+SETA PARA A DIREITA

Mover para 0 primeiro campo de uma l inha.

Pressione: HOMEou CTRL+SETA PARA A ESQUERDA

Mover para a primeira linha.

Pressione: CTRL+SETA PARA CIMA

Mover para 0 primeiro campo da primeira linha.

Pressione: CTRL+HOME

Mover para 0 ultimo campo de uma l inha.





Pressione: END ou CTRL+SETA PARA A DIREITA

Mover para 0 ultimo campo da ult ima l inha.

Pressione: CTRL+END

Mover para a ult ima linha.

Pressione: CTRL+SETA PARA BAIXO

Mover-se no painellateral

Mover 0 foco entre 0 painellateral e 0 modo de exibilfao a direita.

Pressione: CTRL+TAB ou CTRL+SHIFT+TAB

Selecionar diferentes controles no painellateral se 0 foco estiver nesse painel.

Pressione: TAB

Marcar ou desmarcar caixas de selecao e botoes de opcao se 0 foco estiver no painel

lateral.

Pressione: BARRA DE ESPAC;:OS

Selecionar em um modo de exibi~ao

Estender a selacao uma paqina para baixo.

Pressione: SHIFT+PAGE DOWN

Estender a selecao uma paqina para cima.Pressione: SHIFT+PAGE UP

Estender a selecao uma l inha para baixo.

Pressione: SHIFT+SETA PARA BAIXO

Estender a selecao uma l inha para cima.

Pressione: SHIFT +SETA PARA CIMA

Estender a selecao ate 0 primeiro campo de uma linha.

Pressione: SHIFT+HOME

Estender a selecao ate 0 ult imo campo de uma l inha.

Pressione: SHIFT+END

Estender a selacao ate 0 inicio das informacoes.

Pressione: CTRL+SHIFT+HOME

Estender a selecao ate 0 final das informacoes.

Pressione: CTRL+SHIFT+END

Estender a selecao ate a primeira linha.

Pressione: CTRL+SHIFT+SETA PARA CIMA

Estender a selecao ate a ult ima linha.

Pressione: CTRL+SHIFT+SETA PARA BAIXO

Estender a selecao ate 0 primeiro campo da primeira linha.

Pressione: CTRL+SHIFT+HOME

Estender a selacao ate 0 ult imo campo da ul tima linha.

Pressione: CTRL+SHIFT+END

Selecionar todas as linhas e colunas.

Pressione: CTRL+SHIFT+8ARRA DE ESPAC;:OS

Selecionar uma coluna.

Pressione: CTRL+BARRA DE ESPAC;:OS

Selecionar uma linha.

Pressione: SHIFT +BARRA DE ESPAC;:O

Mover-se em uma selecao um campo para babo.





Pressione: ENTER

Mover-se em uma selecao um campo para cima.


Mover-se em uma selecao um campo para a direila.

Pressione: TAB

Mover-se em uma selecao urn campo para a esquerda.

Pressione: SHIFT+TAB

Selecionar e editar na barra de entradaAceilar urna entrada.

Pressione: ENTER

Cancelar uma entrada.

Pressione: ESC

Excluir um caractere a esquerda.

Pressione: BACKSPACE

Excluir um caractere a direita.

Pressione: DELETE

Excluir urna palavra a direila.Pressione: CTRL+DELETE

Estender a selecao ate 0 f inal do texto.

Pressione: SHIFT+END

Estender a selecao ate 0 inicio do texto.

Pressione: SHIFT+HOME

Ativar ou desativar 0 modo Sobrescrever.

Pressione: INSERT

Usar uma escala de tempo

Mover a escala de tempo urna paqina para a esquerda.

Pressione: ALT+PAGE UP

Mover a escala de tempo uma paqina para a direila.

Pressione: ALT+PAGE DOWN

Mover a escala de tem po para 0 inicio do projeto.

Pressione: ALT+HOME

Mover a escala de tem po para 0 final do projeto.

Pressione: ALT+END

Rolar a escala de tempo para a esquerda.

Pressione: ALT+SETA PARA A ESQUERDA

Rolar a escala de tempo para a direila.

Pressione: ALT+SETA PARA A DIREITA

Mostrar unidades de tempo menores.

Pressione: CTRL+ 1 (barra no teclado numericol

Mostrar unidades de tempo maiores.

Pressione: CTRL+* (asterisco no teclado numenee)

Quais sao os alalhos que voce mais usa no seu dia-a-dia com 0 Microsoft Project 201 O?

Lembrou de algum atalho que nao esta na lisla? Deixe seu comentario.

Filed under /I Dicas MS Pro ject 2010 MS Project





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Jun 24 1 3:23pm Dicas MS-Project 2010 - Dica #9 - Fatores que

afetam 0calculo do custoby Ricardo Francisco Prochnow

Neste post IIOUfalar um pouco sobre os principais fatores que afetam 0 calculo do

campo Custo no Microsoft Project. Vamos avaliar os detalhes que IIOce precisa

configurar para calcular e otimizar 0 custo durante a planejamento do seu projeto.

as itens abaixo sao as principais componentes que afetam a forma como 0 custo

total e calculado no Microsoft Project: dominando-os IIOce podera elaborar, otimizar

e manter as planas de custo do projeto de uma forma eficaz.

• Taxa padrao e taxa extra

• Custo por uso

• Custo fixo

• Atribuh;;oes de recursos

Taxa padrao e taxa extra

a Microsoft Project baseia seu calculo de custo na taxa padrao configurada para cadarecurso no pool de recursos. Ele tarnbern permite que voce estabeleca uma outra taxa

extra para que seja possivel atribuir t ratar as horas extras de uma tarefa e calcular essas

horas separadamente. Voce pode encontrar 0 cam po Taxa Padrao na visao de recursos. A

taxa normal e multiplicada pelo nurnero de horas (ou minutos, dias, semanas, meses ou

anos) que urn recurso foi atribuido a uma tarefa. Por exemplo, se urn arquiteto custa R$

100 por hora e e designado para trabalhar 10 horas em uma tarefa, 0 custo e de R$ 1.000 .

. . . . .

I ; L , , ; : : · : : : : - ; : : ; . . ; = : : ; : _ _ _ _ . I - -

;..:.

_,..",_, ..- ,-I

~


Este custo e incluido no calcule da tarefa de resumo e no custo total do projeto. amesmo metodo funciona para recursos materiais. Quando voce configurar um recurso

material em um pool de recursos, voce atribui urna taxa normal que devera ser aplicada ao

nurnero de unidades de material que atribuidas a tarefa. Por exemplo, l icen!;as de

sof tware cuja taxa padrao e de US$ 100 por l icen! ;a/usuario. Se voce atribuir 1.000

licencas (unidades) a urna tarefa, 0 custo calculado sera de US$ 100.000,00. Quando voce

configurar recursos materiais, defina a unidade manualmente no retulo, seja por licenca

(como no exemplo abaixo), por li tro, por area de trabalho e assim por diante.





." ,

1H_rltlVlflHui'iP.I.

TiiI:~i:'l 'il:ffij!l

G:I~~_oX"~

_I:'iI •


o Microsoft Project tam bern perm ite a conflquracao de custo em recursos genericos: vocepode atribuir os valores de taxa padrao e extra aos recursos genericos permi tindo

assim capturar seus respectivos custos na fase de planejamento onde voce ainda nao

nomeou os recursos definit ivos para as tarefas.

Custo por uso

Ocampo Custo por Uso esta disponivel na janela de recursos. Ele funciona como umcusto fixe para um recurso: cada vez que voce atribui esse recurso a uma tarefa, 0 custo

por uso e aplicado no calculo do custo, e adicionado ao custo total do projeto. Voce pode

combinar custo por uso e as taxas normais 1 extras. Um exemplo e 0 caso onde voce tem

um custo de lnstalacso de um equipamento (setup) e tambem tera que pagar por hora

de utilizacao. 0 custo por uso e adicionado independentemente de quantas horas voce

utilizara esse recurso.


Custo Fixo

Outra forma de afetar 0 componente de calculo de custo de uma tarefa e uti lizar 0 campo

Custo Fixo. Este campo permite atribuir custos no nivel da tarefa, nivel do resumo ou ate

no nivel de projeto, sem a necessidade de atribuir os recursos com seus respectivos

custos individuais. Estes custos f ixos sao adicionados no calcule do campo Custo. 0

ideal e adicionar a coluna "Custo fixe" ao lade da coluna "Custo" para veri ficar 0

comportamento. Para l im par um valor de custo f ixe, voce prectsara digitar zero no cam po

Custo Fixe.





. . I a.T e ra D

...tr"'~Od.·Ol

At",ld~tIl2

Al~1dad.·Ell


Voce pode tarnbem usar este recurso para registrar no seu plano os pagamentos que iraQ

ocorrer em determinados marcos do projeto, como por exemplo, 0 pagamento de

fornecedores pela entrega de determinado pacote de trabalho terceir izado, para 0 qual

IlUce nao fara 0 planejamento e acompanhamento de esfon;:o dedicado a sua execuyao.

Atribuic;oes de recursos

Como visto, 0 fator que mais contribui para 0 custo do projeto e a atribui!; iio de recursos.

No entanto, isso s6 e verdade se os recursos que IlUce possui no seu pool de recursos

estiverem com os valores de custo parametrizados. Caso contrarlo, a atribuicao de

recursos nao afeta 0 calculo do custo do projeto. Se seu foco for apenas 0 monitoramento

do esforco em horas e a responsabilidade para cada tarefa, nao ha necessidade deatribuir os valores de custo.

Como vimos no post anterior, 0 Microsoft Project baseia seus calculos na formula

Trabalho = Dura! ;ao X Unidades, e estas variaveis comportam-se de maneira diferente em

funcao da abordagem de planejamento que IlUce esteja usando: Planejamento baseado

no trabalho ou Planejamento baseado na duracao. Isto influencia a alocaeao dos recursos

nas tarefas, com ref lexo direto nos calcules de custos associados.


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Jun 16/10:36am Dicas MS-Project 2010 - Dica #8 - Duracao,

Trabalho e Alocac;;aoDiariaby Ricardo Francisco Prochnow

No Microsoft Project, I lUce pode usar diferentes abordagens ao criar seus cronogramas.

Vou falar um pouco sobre um dos conceitos que mais gera duvidas aos iniciantes do

Microsoft Project. a comportamento da ferramenta depende do tipo de tarefa padrao que

IlUce selecionou para 0 seu projeto e e recomendado que voce faca esta confiquracao na

fase inicial de consfrucao do cronograma, antes de incluir informacoes de tarefas. Voce

pode construir seu cronograma baseado na dura!;iio ou trabalho. Aabordagem que voce

vai escolher depende das necessidades do seu plano, dos recursos e de como IlUce quer

que a ferramenta se com porte.

Planejamento baseado na duracao

Agendamento baseado na duracao e est imado do ponto de vista do tempo: a dura! ;iiopermanece fixa independente da quantidade de recursos que voce alocar na tarefa:

chamamos isto de "duracao fixa". Muitos usuaries preferem esta abordagem porque tern a

necessidade de acompanhardatas e duracao, mantendo 0 tempo inalterado

independente dos recursos atribuidos. Para entender como a ferramenta se com porta, efundamental entender a diferanca entre 0 duracao e trabalho. Aduracao e a difarenca entre

a data inicio e a data fim de uma tarefa. Aduraeao e geralmente exibida em dias, mas

pode ser exibida em minutos, horas, semanas ou meses. Aduracao, por defaul t, e




28/01/12 Blog da Euax - Filed under 'Dicas M5 Project 2010'

baseada nos horarios de trabalho disponiveis do calendario padrao do Microsof t Project ,

que representa uma semana tipica de 5 dias de 8 horas, segunda a sexta-fei ra, totalizando

40 horas. Observe que auando voce esta estimando duracao, se voce digitar 7 dias na

tarefa, a duracao do projeto sera exibida mostrando cerca de uma semana e meia. 5e voce

digitar 30 dias (esperando que seja igual a um mes), nao se surpreenda, pois a duracao

exibida sera igual a 6 semanas.

Aparticlpacao em um evento/feira/exposilfao/congresso e um bom exemplo onde aproqrarnacao baseada na duracao e util, Se a tarefa (evento) dura 10 dias (e isto naomuda!), e voce atribuir uma pessoa a ela, entao 0 Microsoft Project calcula 0 trabalho da

seguinte forma:

• Trabalho = 10 dias x 1 pessoa (mesmo que 100%) = 10 dias ou 80 horas.

Dural fao fixa e Datas fixas

E importante entender que duracao fixa nao e a mesma coisa que datas fixas. Sao funl foesdiferentes no Microsoft Project. Duracao fixa significa que a duracao nao vai se alterar,

independente da quantidade de recursos alocados; mas as datas de inicio e fim estao

livres para se moverem baseadas nos outros fatores, como data de inicio do projeto,

dependencias entre tarefas, calendarlos, etc. Para datas fixas e diferente: sao chamadasno Microsoft Project de restrit;;oes das tarefas. Voce pode fixar a data de inicio ou fim de

uma tarefa com restricoes do tipo "Deve iniciar em" ou "Deve terminar em": assim, estas

datas perrnanecerao inalteradas independente de qualquer outro fator de calculo. Por

exemplo, se voce esta planejando uma reuniao externa com a sua equipe e reservou um

local numa data especif ica, digamos hoje, 1 5 / 0 6 1 2 0 1 1 . Esta data e "fixa" e nao podealterar em funt;;ao de qualquer outro fator do seu cronograma no Microsoft Project. Por

outro lado, voce pode ter "duracao fixa" para uma tarefa do tipo "lrnpreasao das apostilas",

que nao vai ter datas fixas: se a estimat iva de duracao para a lmpressao e 3 dias ecorneca na 2a. feira, ela ira encerrar na 4a. feira; se a data de inicio for alterada para 3a.

feira, a tarefa encerra na 5a. feira

No exemplo citado, do evento, num cronograma baseado na curacao (duracao f ixa), a

durat; ;ao de 10 dias se mantern constante independente dos recursos atribuidos. Assim,

se voce alocar 5 pessoas no evento a 100%, entao pelo fato de a curacao permanecer

igual ao periodo do evento, 0 trabalho sera calculado da seguinte forma:

• Trabalho = 10 dias x 5 pessoas (mesmo que 500%) = 50 dias ou 400 horas.

Planejamento baseado na duracao e uma boa opyao quando voce quer que a durat;;ao

do cronograma perrnaneca intacto e inalterado quando voce altera os recursos

atribuidos.

Planejamento baseado no trabalho

Trabalho, por outro lado, reflete 0 numere de horas/pessoa (a quantidade de trabalho)

necessanc para executar as tarefas. A unidade de trabalho padrao no Microsof t Project ehera, e 0 agendamento normalmente e direcionado pela atribuicao de recursos. Muitosusuaries preferem iniciar estimando 0 trabalho das tarefas, para em seguida atribuir 05

recurs 05 ,deixando entao 0 Microsoft Project calcular as datas de inicio e fim baseado nos

niveis de carga dos recursos. Este tipo de agendamento e chamado de agendamento

baseado no trabalho. Para configurar 0 Microsoft Project para este tipo de agendamento,

voce ajusta 0 tipo de tarefa como "Trabalho fixo" ou "Unidades fixas" com a opcao

"Controlada pelo empenho" ligada. Lembre que "Controlada pelo empenho" e umsiniinimo de "Trabalho fixo": trabalho = esforco = empenho.

A relat;;ao entre Trabalho e Durat;;ao

Para entender a questao trabalho e duracao, vamos considerar a form ula que 0 Microsoft

Project usa para controlar 0 agendamento:

• Trabalho = Duracao X Unidades

Voce pode fixar uma das variaveis (baseado no "t ipo" de tarefa que voce escolher), digitar a

2a. variaval e 0 MS Project calculara a 3a. Como mostrado na Figuraabaixo, voce pode

tarnbern escolher uma cornblnacao ao selecionar tanto "Unidades Fixas" como "Duracao

fixa" como t ipo padrao para as tarefas e entao ligar ou desl igar a opcao "Control ada pelo

empenho". Por exemplo, se voce escolher duracao fixa e as novas tarefas forem





"Controladas pelo empenho", 0 Microsoft Project tentara preservar tanto a durayao

quanta 0 trabalho quando voce alterar seu cronograma. Se I IOcemodificar a duracao de

uma larefa, ele nao rnodificara 0 t rabalho, mas ira al terar as unidades atribuidas a tarefa.

:: I ~ ..m."'",~"_,,Of}_.oo/_"dWo~

1 r - " " . " . . .'-,-,-.-,------;l1 1 1 CI;po;1 oH,~'~,I.N!"IBi;t~ @--;~- ~

l~n:lf(i OJ;:fMI&UkiM~1Mi.IQ: I~--=a

~i !o I" I <\IoI;:~ .. ilEorjliH:F.o 3

riM!'i ....l M D 1 ! ' lI~ip.. @!.~,8H!!I::~,g:'Er~~h L ~ . . . . . . I 3

- " . . . . . . . l "tlH.n p«;~~. I.il f ' i l lVt-!I~~.a!!c I~ ....

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15-r.iri6>:.f! ~i:_r: !n.~I-: ... ap c~.~! .i I~c ll r~~ . ...

~~11}1b.1r.lr.ntI~UdI.s\:N~o!I~1I11lo,~~EIiIIJ:t~~

.[JS8II IMMtrolo"l~(RjN ~ ~(id~ ~ " " ' _ j ~~t"I ....

EI ~S:!IUIIB!:n~~""',li~~1 o H I1 1 l ' . .. 1 dWo 5i - dc ~ 1 :I . :, . . ..~:I§{"- .3: Mic~3

~1~'llf~W~IIM>!14t;~

CJ~~~n!l~+11 ~ . ~C

W ~f~'~~""~n'I~I~--------------~~'


Por exemplo, vamos avaliar uma tarefa de pintura para detalhar 0conceito de

cronograma base ado no trabalho.

Digamos que sua estimativa de trabalho para a tarefa seja de 10 dias ou 80 horas, mas,

dependendo da quant idade de recursos (pintores) alocados, a duracao ira variar.

• 1 pessoa a 100%, entao a durayao sera de 10 dias

• 1 pessoa a 50%, entao a durayao sera de 20 dias

• 2 pessoas a 100%, entao a durayao sera de 5 dias

o Microsoft Project calcula as datas de inicio e 0 fim: assim, apesar do trabalho totalpermanecer inal terado, as datas do cronograma f lutuam conforma os recursos

atribuidos.

Vamos verif icar a forma de ajustar as caracterist icas das larefas no Microsoft Project. Veja

nos eJCemplosabaixo, que 0 comportamento do wizard se altera em funlfao da sequencia

de alteracao dos atributas duracao e trabalho que IIOceFizerna larefa.

Neste primeiro caso, executaremos os seguintes passos:

1) Crie uma atividade "Agendada Automaticamente"

2) Aloque um recurso tipo trabalho

3) Informe 5 dias para a curacao: perceba que 0 Microsoft Project preencheu

automaticamente 0 campo trabalho com 40 horas

4) Agora modifique 0 campo trabalho para 20 horas: veja que ele altera a duracao, e

apresenla 0wizard para orienta-le quanta as opcoes do agendamento

Mod, ~.dll~rtl . . l D . . . . O ; : I ! : [ ] " l T r ~ l w I h In. . I[Ml Tbmlno . P'I:~~' .. !l~.dMRi:Illj"SM

~

I~ litl'E~'a ~ II~dlJ:!i, ~~~" ~JI1~tija '(It 'o;!2/O/Il ~~m

I~ ll 'afEIElA 2 . . 5 , . : : J a '¢1 1 !2 > ' 0 0 ) ' 'Z";1ht1l6/&/11. '!"'i...!Iif~1I EM!rukt<fr],"oJof1 !~ ~bJ!. .JJnJJ. , lh to .RI~~III~~~~Mp.IfOII~:iI :I Uur .. .D-I~~

€ ~dl. i~" 1lI.I1.:.,:I. :.~ ~Io'~-t~ 1J.:rl:l! 0 1~11:t.I!1.n~Ga ~oJ"IJ·.rIJo!-o!tII.fIMI~ ~~~I

o RHU;: ....h(II"~ ~1,ItJ,jiIJr..gli!:u (I.... I ; I~r~~I-Q~ WI" o:n.....-.":~E1~h.II"I-oIi-Jdol ~.u~I.. I~...1~~ltE-a'lr It:.II1~-3EI.liIrlE'I






Neste segundo caso, vamos inverter os passos:

1) Crie uma atividade "Agendada Automaticamente"

2) Aloque um recurso tipo trabalho

3) Informe 40 horas para 0 trabalho: perceba que 0 Microsoft Project preencheu

automaticamente 0 campo duracao com 5 dias

4) Agora modifique 0 campo duracao para 2,5 dias: veja que ele altera 0 trabalho, e 0

wizard apresenta outras opcees para 0 agendamento

~

\lElt~lMlJoJI.iI~dJIIIOnI.IM" dUI "o;.kIOt~t.I~II~I!.JI- !;[I.HlJlltfi~ J"",D,ljof. ~

" 0 ,,,, ... , "'"" .• '''''" .""",,. "" ",",ul" «..",er.d",,"u " . 00 1 ," " • " ' -" ,, ~ , " ' . " " ".• O. 'of"NI~'i" ".I!;I~I-.iljl.n...q f I . ? r . . , '~II p."t j. l" I . . ." . . ..-Iff. II!"I.I" mrnq~ I ~r:~ " "' .' " ,or ~.;:.-..;I",,' i !" ~

1 - ' IO I . 'l I ! l: " · ft . ~ I l l . . . d . ;1 l i 1 '1 1 r ~


A tabela abaixo detalha como 0 Microsoft Project reage quando voce faz rnudancas de

agendamento em uma tarefa dependendo do t ipo e conflquracoes da tarefa, ou ainda se

estamos em modo "agendamento manual":

1E':s:1;."II a:'~ ~!! '!1.~111ij .( j j I:Cn1C'!Do Mkl"O.l l :i; l l l: ~lJjP.1:1: :lil~(DI I I l !!:1I I ;~, i f J j L& l1JKIo '~IJ[I!' faz nlUd~JIL9I~ t f . I ; ! : l)gi!ndl.lim~n'o !!'!m Yn" t,,"'Lril'!la

!f~KII;;I~ dc tipc c ':;1;;II:'1~i'5I1:J1f"~ , , " 1 ~~~Ol . au . , il'wl. 'iI $C ""'~t~lIIrrllj:ii;ern t r D I ; I o f I o ";1,!}l;ilIrf.'URl;ilttC m,,:rtUIII"

4dICl",""u QU

I femoOv'er

Reri:llr.. Ocli

AlleliHTrabadho

AlteliH[)ura~Q

il'lpode tilFefilloUllno(lll!

AUerilt 'UJ i. lg 'iU;!U

(lie abll1l1l''l\~o

Ai~~r~!k. iI lDbiI~_'[Il:r.1.1lh~r.!lda~ o.LI:r.:ll~!:l o!

~ j ; : r l l l . l ' i i i ~ k " ' 5

Un~~5[D:~5

~ c ' " 'M " 'd " i > c l o " "'1 >0 .... ) ,

A J ~ ~ I ' Z I I; I ) I; J . ; T I'? I~l ho e

IJ...lI'i:L{li)

l i r < ! ! I : a a I ' h o [ I : ! <Q

t(bntNll2ld;J ~ ~ p . e n n t i JA!~l!'r~OOr~OU:!fI~,l!I.:.

I J tL l Jt ~ Il '~ . .o o ; T r ", ' ~n J I IoQ

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I n a lt ~ rr < 1. d o; : T r ., 1 .J . .d . IJ 1 oO

I In.nlL!! '!r . tr f l !o; n'. l 'I) ';l l la .o.. I

D l [ J r ~ . o : . r . ; IC!.~_FI~': '~

MJ! r .J i ! kf~ T f \ J : tJ i ! l I It i -

' I ln r l ll . e s '. : ! Ii : I !J : ; .o u r : 2l l lj i . .! iC

' ! 2 ; Uf.l ld;: !!d(!~

.~I.t!ri'ldo: TrOliN'flo

hl- i iUt, .n.oo: Dtlr' .a{.:kf

~1:.lI.d1:!: TraNlll:1 . Il nl ll le r . . d i J :; l)L1r....j;rI!lc

h~if!r.UoiJo: ~i.l j.".ao{r-L "i;i ) '" Ufll-didcs

T'ilfo!:!faoom~nd;JID~~o m;JIlllIrri'1


No dia-a-dia das empresas, uma abordagem interessante e a criacao de modelos

(templates) para ajudaros seus gerentes de projetos e de recursos com os cronogramas

dos projetos mais comuns. Um template com 0 t ipo de tarefa padrao conf igurado em

"Unidades fixas" e "Controladas pelo empenho", que inclua assinalamento de recursos

genericos nas tarefas e todas as estruturas de dependericias mais comuns entre as

tarefas ja parametrizadas. Assim, 0 processo de planejamento de um projeto tipico

conststl ra em substitui r os recursos genericos pelos recursos nomeados (reais) e as

unidades (percentuais) estimadas para cada recurso nomeado dependendo de sua

disponibilidade. Ao fazer a subsfituicao dos recursos genericos e fei ta a al irnentacao das

unidades de alocacao, a duracao e as datas de inicio e fim sao calculadas

automaticamente, resultando num cronograma puramente "controlado pelo trabalho".

De qualquer forma, e sempre necess ario aval iar cuidadosamente sobre como voce

trabalha e qual a melhor abordagem para 0 projeto em questae. Voce pode estabelecer

padroes para suas equipes de projeto, mas os requisitos \180 mudar de um projeto para

outro e de uma tarefa para outra.

o importante e lembrar que sua decisao quanta ao tipo de abordagem que sera usado

depende de como a tarefa vai ser executada: a proqrarnacao do cronograma deve seguir

a realidade de execUl; :ao, ou seja, se a questao mais importante e 0tempo de execUI;:ao,use a abordagem baseada na "duraeao": se 0 fundamental for 0 tempo de trabalho total

alocado na tarefa (p.ex.32 horas), entao use 0 planejamento baseado no trabalho.




28/01/12

May26/6:17pm

Blog da Euax - Filed under 'Dicas MS Project 2010'

Twlltl~ ~GJFiledunder /I DicasMSProject2010 MSProject

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Dicas MS-Project 2010 - Dica #7 - Nivelamento de

Recursos

by Rafael Munlo Correa

Constantemente me perguntam sobre este assunto dentro da empresa. Entao, resolvi

comentar urn pouco sabre a mesmo vista que, quando bem utilizado, e uma das belas

funcionalidades que 0 MS-Projecttem. Mas primeiro, precisamos entendero que e 0

nivelamento de recursos.

A4a Edilfao do Guia PMBOK ® traza seguinte deflnicao. "... e uma tecnice de analise de

rede de cronograma aplicada a um cronograma que ja foi analisado pelo metoao do

caminho crl iico. Pode ser usado quando recursos divididos ou criticos so esuo disponiveis

em detenninados momentos, em quantidades limitadas ou para manter 0 trabalho

constante. E necessetio quando recursos faram distr ibuidos demais, tal como quando um

recurso fai designado para duas ou mais at iv idades durante 0mesmo periodo de tempo ... ".

Entao, a pr incipal ideia e distribuir as trabalhos ao longo do tempo de tal forma que aspessoas e equipamentos que estao alocados no projeto possam cumprir 0 seu trabalho

dentro do seu horat io de trabalho. Por exemplo, se 0 analista de sistemas Joao esta

alocado em 4 atividades sendo cada uma delas de 1 semana cada e todas elas poderiam

iniciar hoje, mesmo que ele trabalhe 24 horas por dia durante esta uma semana ele nao

consequira executar todo 0 trabalho. Neste caso, precisamos distr ibuir para que as 4

atividades sejam executadas dentro do horatio de trabalho dele ou seja, as 4 atividades

acabarao por levar 4 semanas.

E no MS-Project, como a gente fazisso? E simples. Vamos iniciar com 0 cronograma

abaixo, com 8 atividades sendo 4 delas para 0 Jose e 4 delas para a Mariana:

M "r:i.. ~ -. ~ ~ II!! ....".~' !I!I!!I!!I

..._ W _~ ................ ~ ~ ......

" ". 3 " "

--.~

. . . . -..-.

1- 0 ,-- "

I " " ' ! iP I i I !I I I iI I ~, . -- -- -r ~i '• I 1IIwIII IIII·1!~ . ...__~.1 ~s,

~I "I~"~I "I~T

.1 ~Il

.A •_ ••. ~~u!!t!L._@Iltl.. ;n{~~ _

U1Ii1rn1P a.iIwU lliwIi'Jl ~1 IIn i -~ -

m * " " f tIjBjIil.~]

U1"~_ ,

~I],_, ~I . . . . . . . . . . . . . . . . . . .L_'I~· _" _.., ; y . i o f t . . . . . .l..i,~~ - . . . . . ." i>.. ,~,_, - ......"


Note que nenhuma atividade possui predecessora, 0 que significa que todas poderiam

iniciar a partir de hoje. E e exatamente isto que 0 Project faz.Todas as atividades iniciam

na mesma dara: 26/05. Porern, se olharmos a alocacao diaria dos recursos, veremos que

os recursos estao super-alocados, trabalhando ate 32 horas por dial

J~~~[,ftfg~.

l'j~ !f.!'art

I~'M W....

.Jj~!II n...

" " " ' "' - I > . . . . . . . . 1l1li;"" . . . . . .Ar~$ "'' ' ' ' " " ' "'[~~ : l l > < " >

_,. . . . tMlf.4H'1' JIM " " " ~,jtr~. . J i J i b n !

" " ' "-

OJ;

" 1 1

'" '".. . zn. .' "

. . .






Para distr ibuir os trabalhos ao longo do tempo, ou seja, fazer 0 nivelamento, no menu

"Recursos" escolhemos a opcao "Nivelar Todos":

"~i!di'i"'i~:iI

~L ~ "

. . . . . . .- .-- .-.. ~~~_ ."'' ' ' ' . . . .

!n iQS, ! '~~ ~hf'!; ~"t.. -;1. . . . , . . .. . " " ....-

_ . ,l : I t D ' i ~ilSj6!I/1~ W O O f] . ! . . . . . . . . . . . . .

oI !~~ 1",,*, ~j~ J O " " . . . . . . . .


Agora, as atividade nao estao mais iniciando nas mesmas datas e os dois recursos do

projeto passaram a trabalhar 8 horas por dia:

.lWiI.d;II;II!~

" i I i r I I~1 . . . . . ~. . . '" ~~ ,. II!:I'~ ~~-4I i .u... }-~1 . . . . . j . . . . ¥ ! 1 I I ' J

..t!~, . , . . , . . . . .~W:ft

e~

L W i I : : ! ! . .. . . . . .


Legal, mas as alividades nao sairam na ordem que eu queria, por que? Simples, porque 0

MS-Project possui 3 metodos diferenles de calcular 0 nivelamento dos recursos.

Metodo 1: Padrao:

Esle e 0metodo que foi uli lizado no primeiro nivelamenlo feito acima. E o 0metodo default

do MS-Project e a menos que I IOcelroque nos seus cronogramas e este que e util izado.

Este metodo utiliza as seguintes regras para definir a ordem das at ividades:

predecessores, dependencias, folgas, datas, prioridades e restricoes para determinar a

ordem de execucao das atividades.

Metodo 2: Prioridade, Padrao:

Para este metodo 0 MS-Project ira primeiro identif icar as alividades de acordo com suas

prioridades e em caso de prioridades iguais, ira apl icar 0 rnetodo Padrao. Para

prioridades, e importante entender que quanto mais al ta a prioridade, maior deve ser 0

valor atribuido a mesma. 0valor defaul t para as prioridades das atividades e 500 sendo

que 0 mesmo pode variar de 1 ale 999. Para alterar as prioridades das al ividades

precisamos incluir uma nova coluna no cronograma com as prioridades.

i:. = - ; J , . .. . ~ _

!..... L.Jr f~!:IP.IIL~

~o!oii!!:;:E'~ i:a,II-t"'t~~

. . . . . . i . . - 1 z ; ;

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28/01/12

Feb 21 12:49pm


Note que no cronograma acima, as prioridades maiores sao executadas primeiro.

Metodo 3: Somente 10:

Neste caso, as atividades serao niveladas levando em consideracao 010 das mesmas, ou

seja, 105 menores serao executados antes de 105 maiores. Se nivelarmos 0 cronograma

anterior por este metodo 0 resultado seria 0 seguinte:

if. :al~=~~::~ ~::;' :'JI·.-rl~

","

o ~mr~JM

.IY~~.. . . . . '" .. . . . . , ._ . . . . . . . .. . . . . . . . . . , . , . . . .tEtfNfiil~

"~.,, . . . . . . . . . . ' ,."" . . . . . ,t ,U.J.rr. l l ' _ " - , :Dm -" " " 'P~I

_ .'~N~ ....t

Mt~~ ~ . L i ~J ~ . . . -,.... 1 ~j, n!~1 'Kltn. ~ri.! lJ1.Ij

;t,~d:.rr.I,J . . . . . . , 1 1 . 0J/4tI11 1J:m: . . . . . . . ." " " - ' " ~u MP#1~ .kItfi· . . . . . . .-iitlip.'7 " ' ' ' ' ' ' ' ' , 1l.! 'OIh' . . . . . . ...,..".

~1'I 'h:I~:t

Jti~!I:

14;.~.l.~i"I1d~~

,IY.lwkJ;Nei

.Al!.Mtfodel

.!.!:~I


Tanto para 0 Jose, quanto para a Mariana, 0 MS-Project entendeu que as atividades com

os menores 105 seriam executadas antes e ordenou desta forma.

Parametrizando 0 rnetodo a ser utilizado:

Para definicao do metodo a ser uti lizado, precisamos novamente ir ao menu "Recursos" e

escolher a opcao "Opcoes de Nivelamento":

.-l!1~·".'.n, ~~(rvIJ ~~I ~.u l!Ul!'1 mf

AbW ldJd t ' li.ill·~t ~~ !II~.I!~ ~1'Iif'!; ~

M!"i~] ; ; ! l I i t r :J , t I f i ' J i I I i I l l ~l.:I 1 . i 1 T . i .mi

_::'=1~:':: '=';" --- :; ' : l<'=1~rfo_C B@ §¥,:,~:-~ - : : 2 i I ; . : : . . . .' - - _ - ; . . . .. .. lP t1dd I.1i '" !IIrs?

L ~ .I I l ! J ' W ' J j l 1 l i Ills MIriIniI

","~i!d'i 1:l~~n ~'I ~.n:rl1Vi ~

,l,iIYkIMIo:ll 44I'~1' iIS/6!II11 l ! . .l i I M I J l I IIIIVI ~

~L~" oI !~~ i~1 D IIQ I.,i'.m~ .IV :. ~

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Simples assim. Um forte abraco e bons projetos!


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Dicas MS-Project 2010 - Dica # 6-

Gerenciamento de Valor Agregado e sua

utilizacao no MS-Project 2010by Rafael Murilo Correa

1) 0 conceito de Gerenciamento de Valor Agregado

(GVA) e sua aplicacao.





a PMItem apontado que 0 uso do Gerenciamento do Valor Agregado (GVA)como uma dasprincipais ferramentas para que gerentes de projeto possam ter uma rapida visualizacao

de como esta 0 andamento dos seus projetos no que tange a custos e prazo. Por utilizar 0

concei to de que pad roes e tendencias podem e devem ser uti lizados para prever 0 futuro, 0

Gerenciamento de Valor Agregado (GVA) auxil ia a responder algumas questoes como:

a meu projeto esta dentro do prazo planejado?

Qual 0 desvio no prazo?

Quanto tempo ainda resta ate 0 fim das atividades?

Esta dentro do orcarnento?

Quanto ainda sera necessario gastar para fechar 0 projeto?

Qual 0 valor que iremos superar ou que sobrara do orcarnento?

E mais, caso seja verif icado que existem problemas 0GVApode auxiliar a responder:

Onde esta 0 problema?

a que precisamos fazer para trazer 0 projeto de volta ao planejamento, ou paraminim izar 0 desvio atual?

Porern, para que 0 GVAseja util izado e de suma irnportancia que 0 projeto tenha side bem

planejado. a planejamento do projeto ira definir:

Qual 0 trabalho que precisa ser feito e por quem.

Qual a duracao e 0 custo para cada uma das atividades.

Quando cada uma das atividades precisa ser realizada.

a planejamento e fundamental, pois todo 0 conceito baseia-se na cornparacao entre 0 quefoi planejado e que esta sendo realizado durante a execucao. a GVA baseia-seinteiramente em cima de tres variaveis:

VP (Valor Planejado) ou COTA(Custo Orcado do Trabalho Agendado) - e 0 orcamento

autorizado para 0 trabalho a ser executado para uma atividade.

VA(Valor Agregado) ou COTR (Custo Orcado do Trabalho Realizado) - eo valor do

trabalho realizado ate 0 momento calculado sobre 0 valor planejado. Aforma mais simples

de calculo e:

VA= vp. %Completo da atividade.

CR (Custo Real) ou CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) - e 0 valor gasto ate 0

momento para reallzacao da atividade.

Assim, utilizando estas tres variavels, 0 que pode sercalculado e anal isado?

Prazo (ou Tempo)

o que avaliar indice/lndicador utilizado Formula

o projeto esta adiantado ou VPR - Variacao de Prazo. VRP = VA - VP

atrasado?

Como esta a utlllzacao do lOP - indice de lOP = VAIVP

tempo no projeto? Desempenho de Prazo

Qual a projecao de quando 0 EPTt - Estimativa no EPTt = Duracao do

projeto encerrara? Termine ( tempo). projeto 1 lOP





Custo

o que avaliar indice/lndicador utilizado Formula

a custo esta acima ou VC - Variacao de Custo. VC = VA-CR

abaixo do orr;:amento?

Como esta a utlllzacao do IDC - indice de IDC = VA/CR

orcarnento do projeto? Desempenho de Custo

Quanto 0 trabalho restante EPT - Estimativa para EPT = (Orcarnento

custara? Terminar. Total - VA) IIDC

Qual 0 custo total esperado ENT - Estimativa noENT= CR+ EPTou

para 0 projeto? terrnino,ENT = aNT 1 IDC

Mas calcular tudo isso na mao da um trabalhao, nao e mesmo?! Entao, vamos ver como a

ferramenta MS-Project trata estes conceitos!

2) Utiliza~ao no MS-Project 2010:

OMS-Project 2010 ja traz em seu produto padrao todos os calculos necessarios para 0

GVA basta parametrizar corretamente os cronogramas. as seis passos abaixo sao os

necessaries:

Passo 1: Incluir os recursos com 0 Custo Hora na Tabela de Recursos (Resource

Sheet).

Passo 2:Associar corretamente os recursos as atividades do cronograma no

Grafico de Gantt (Gantt Chart).

Passo 3:Verificar as atividades e indicar 0 Metodo de Calculo para Valor Agregado.

Passo 4: Salvar a Linha de Base para 0 projeto.

Passo 5:Atualizar a data de inicio, data de encerramento e 0 t rabalho atual para as

atividades a cada semana.

Passo 6:Verificar os resultados atraves da Tabela de Valor Agregado.

Passo 1: Incluir os recursos com 0Custo Hora na Tabela de

Recursos (Resource Sheet):

A Tabela de Recursos pode ser acessada atraves da seguinte opcao no menu:





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Na Tabela de Recursos Ii importante incluir os valores docusto hora para cada um dos

participantes do projeto:

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Se 0 custo para horas extras for maior que 0 custo padrao, Ii importante que tanto0 custo

padrao quando 0 custo para horas extras seja especificado. E o com base nestas

lnformaeoes que 0MS-Project ira calcular 0 custo para cada urna das atividades. Sempre

que uma nova pessoa for incluida no projeto 0 custo hora desta pessoa deve ser incluido

atralllis desta planilha.

Passo 2: Associar corretamente os recursos as atividades do

cronograma no Grafico de Gantt:

Este passo Ii bastante comum e acredito que a maior parte dos gerentes de projeto que

utilizam 0 MS-Project ja trabalham associando recursos nas atividades. Inicialmente

devemos voltar ao Graflco de Gantt e para cada uma das atividades devemos associar 0

recurso. Em minha opiniao, a forma mais simples de associar 0 recurso Ii ulilizando

A I . . T+F1o . Esle comando abre a lela se selacao de recursos para a alividade.

blog.euax.com.br/lag/dicasmsprojecI2010




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Dica #1: a tela de assoclacao de recursos nao precisa ser fechada a cada atividade.

Podemos rnante-la aberta e selecionar as atividades no Graf ico de Gantt .

Passo 3: Verificar as atividades e indicar 0 Metodo de Calculo

para Valor Agregado.

o MS-Project2010 tem urn campo que permite ao usuar io escolher 0 metono de calculo

para 0 valor agregado. Isto significa que 0 gerente de projetos podera escolher se 0

calculo sera sobre 0 Percentual Completo (% Complete) ou sobre 0 Percentual Fisico

Completo (Physical % Complete) da tarefa. Para acessar 0 cam po basta incluir uma nova

coluna no Graflco de Gantt e selecionar 0 cam po "Metodo de Calculo para Valor Agregado"

(Earned Value Method). E o importante entender 0 que cada um dos campos significa e

como e calculado:

% Completo: este campo e calculado baseado na duracao da atividade. Ou seja,

independente da quantidade de horas neces sarias para a atividade 0 calculo e atraves da

duraeao,

% Fisico Completo: este campo nao e calculado e precisa ser atualizado

manualmente a cada atualizacao de cronograma. Fica a cri terlo do gerente de projetos

informar qual 0 avanco fisico da atividade.

Dica #2: eu prefiro trabalhar com % Fisico Completo em virtude da maior parte dos meus

projetos serem de desenvolvimento de software. Neste caso as atividades sao do tipo

"Trabalho Fixo" e 0 % Completo acaba nao refletindo com precisao 0 andamento do

projeto. 0 que eu faco tarnbern e copiar 0 conteudo que 0 MS-Project calcula no % do

Trabalho Completo para 0 % Fisico Completo, pois esta campo ref lete corretamente 0

andamento dos meus projetos.

Dica #3: e possivel parametrizar 0 padrao para calculo do valor agregado. Para isto e

necessario ir ao menu "Arquivo", escolher "Opcoes" e clicar em "Avanlfado".





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Passo 4: Salvar a Linha de Base para 0 projeto.

Este e outro passo bastante comum na utilizacao do MS-Project. A linha de base tem por

objetivo permitir acompanhar os desvios do planejamento ja que salva uma fotografia do

cronograma no inicio do projeto. Para 0 calculo do valor agregado a linha de base serve

para calcular 0VP (valor planejado) para as atividades do projeto. Para atualizar a linha de

base:

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Dica #4: 0 MS·Project permite que 0 cronograma trabalhe com ate 10 linhas de base

salvas. Porern, para 0 calculo do Valor Agregado e sempre utilizada a Linha de Base que

esta parametrizada. Para trocar a linha de base de calculo e necessarlo ir no menu"Arquivo", escol her "Opcoes" e clica r em "Avancado",




28/01/12 Blog da Euax - Filed under 'Dicas MS Project 2010'- - ----- --- - --

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Passo 5: Atualizar a data de inicio, data de encerramento eo trabalho atual para as

atividades a cada semana.

Para que seja possivel calcular 0 valor agregado e necessario que seja reportado 0 avanco

do projeto. 0 ideal e que os valores sejam atualizados semanalmente. Estaatuallzacao ira

atualizar 0 percentual completo do projeto e 0 refletira 0 andarnento do projeto.

Importante: caso voce esteja ut il izando 0 % Fisico Completo para 0 calcu!o do Valor

Agregado, voce precisara atuallzar este campo tarnbern.

Dica #5: nao deve-se esquecer de atualizar a data de status do cronograma. Alem disto e

necessar!o atualizar 0 cronograma para que 0 trabalho previsto e nao realizado seja

trazido para a data de status e nivelar nova mente os recursos. Alias, 0 valor agregado e

seus indicadores sao calculados baseados na data de status. Seesta data estiver errada

os valores calculados estarao errados tarnbern.

Dica#6: no MS-Projeto 2010 e possivel criar Tabelas customizadas e salva-las. Eugosto de

utilizar duas tabelas customizadas. Uma para Atual t zacao dos Dados e outra para

Acompanhamento. Para entrada dedados eu ut ilizo a tabela abaixo:

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Passo 6:Verif icar os resultados atraves da Tabela de Valor Agregado

Agora 0 que falta e verificar as lnfcrmacoes geradas para tomar as decis5es necessa r ta s

quanto ao projeto. 0 MS-Project ja vem com urna tabela rnontada para Gerenciamento de

Valor Agregado. Para acessar esta tabela deve-se ir na pasta "Exibi~ao", clicar no botao

"Tabel as" e selecionar a opcao "Mais Tabel as", Sera aberta urna tela onde sera possivel





selecionar a tabela "Valor Acumulado". Esta opcao de vlsualizacao trara os valores

calculados (VP.VA. CR•...) bem como os indicadores (IDP.IDC. ..):

~ "i:- :. . . . _v.i.~

..".

~- . . .'"

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Caso IIOcequeira algo mais grafico, 0 MS-Project tarnbern vem com um relatorio visual

(apresentado no Excel) com as inforrnacoes de Valor Agregado. Para acesaa-lo basta ir na

pasta "Projeto", botao "Relatorios Visuais" e selecionar a opcao "Valor Acumulado no

Tempo". Este relatorio i ra gerar um grafico no Excel com 0 seguinte formata:

Earned Vaitllle' Oller Time Report

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I....

~ . . iI '

0.


Caso voce queira mais lntcrmacoes sobre Gerenciamento de Valor Agregado. 0 PMI

disponibil iza para seus associ ados gratui tamente um PDF com 0 "Practice Standard for

Earned Value Management". Para quem nao e associado, e possivel comprar a versao

impressa do documento.

Um forte abraco e bons projetos!

Filed under /I Dicas MS Project 2010 MS Project

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Jan 7 1 5:38am Dicas MS-Project 2010 - Dica #5 - Criando e

Acompanhando Buffers Gerenciais nos

Cronogramasby Rafael Murilo Correa

Sempre que planejamos um novo projeto, e importante contar com alguns desvios. Os





projetos estao sempre sujeitos a riscos e oportunidades, fazendo com que seja

fundamental, no momenta do planejamento, contarmos com um prazo extra para a

execucao das atividades. Podemos tratar isto de duas formas, adicionando um percentual

de ajuste em todas as estimativas (e consequentemente ao projeto como um todo) ou

adicionarmos um percentual ao projeto como um todo e monitorar 0 consumo deste

adicional. Eu particularmente prefiro trabalhar com a segunda alternativa, principalmente

devido a um "feniimeno" que eu chama de "Sindrome do Estudante". Tal "feniimeno" faz

com que normalmente as atividades nos projetos tendam a levar todo 0 prazoque Ihes eatribuido, pois as pessoas se planejam para entregar de acordo com 0 que foi

estabelecido nos cronogramas. Assim, se aumentarmos cada uma das atividades e bemprovavel que 0 projeto naturalmente leve mais tempo. Por outro lado, se estabelecemos

datas mais enxutas, a tendencia e que estas datas sejam cumpridas, consequentemente

consumindo 0 buffer para as atividades que realmente iriam consumi-Io.

Desta forma, voltando a serie de posts com dicas do MS-Project 2010, gostaria de

apresentar a criacao de buffers gerenciais de prazo para os projetos.

Passo 1Projeto:

ldentlflcacao do Caminho Critico do

Inicialmente precisamos do cronograma criado com os recursos alocados e

consequentemente 0 caminho critico do projeto identificado. Vamos tomar por base 0

cronograma abailco:

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Neste cronograma podemos identificar 0 caminho critico pelas atividades em vermelho.

Sabemos que a ultima atividade do caminho critico e a atividade de "Execucao do Alfa-

Testes".

Dica: no MS-Project 2010, na pasta "Format", existe uma opcao de apresentar 0 caminho

critico para 0 projeto. A Figuraacima se encontra nesta pasta e com a flag de Caminho

Critico marcada.

Passo 2 - Cria.;ao dos milestones e atividades aserem utilizados:

Ao terrnino do projeto iremos adicionar um novo milestone e chama-Io de 'Termine do

Caminho Critico". 0milestone deve estar conectado a ultima atividade do caminho critico.

Em seguida, ababn do milestone, criamos uma nova atividade que chamaremos de

"Buffer Gerencial". Esta atividade nao devera ter nenhuma outra atividade como

predecessora. Apes a nova atividade criamos um novo milestone chamado "Projeto

Finalizado". Para este milestone voce colocara a restricao de "Deve Encerrar em" e colocar

a data de encerramento do projeto (termino do buffer). Para 0 cronograma acima iremos

utilizar a data de 15/04 (isto nos dara aproximadamente 20 dias de buffer gerencial). Ao

terrnino deste passo 0 cronograma deve ficar parecido com este ababa:





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--

Passo 3- Oefini.;ao do prazo para 0 Buffer (link entre

datas):

No cronograma acima, 0 buffer ainda nao possui a data de inicio e de termino que

desejamos. Neste caso precisaremos utilizar links para a data de encerramento do

caminho critico e a data de inicio do buffer. Assim, precisamos copiar a data de termino daat ividade 23 (Exacucao) que e a ult ima atividade do caminho cri tico para a data de inicio do

buffer. Para isto podemos ut ilizar a funcao "Copiar" do Project. Em seguida devemos Colar

esta data no cam po "Data de Inicio" do Buffer Gerencial. 0detalhe aqui e que e necessano

ut il izar a funcao "Colar Especial" e colar 0 Link (a funlfao pode ser acessada clicando com

o botao esquerdo sobre a data de inicio da atividade "Buffer Gerencial"):

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I!\ ~ c . , T' : ! ! ' . ! . . . <\ . -~ : - ' .;_ ; : , ._: : : : .. ': :. ! iP P- to I . . I ! ! I I I I I o e = . " '~ I " '! " !! ! ! I ~ 1I!r HI ~~. . -. . . . . .

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'n,H, .

Em seguida uti lizar 0 mesmo processo, porem copiando a data de inicio do milestone

"Projeta Encerrado" para data de term ina do Buffer Gerencial. fv:J termina deste pracesso, a

seu cronograma deve parecer com a Figuraabaixo:





0-- ..:..... ....- ....._ ,I~~

~I

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_Pi!P.n1 iIII"iIf l l . '3i- - ,' l o ! o j , OU i l i

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ii~ •.... l& " IiiOIoI_L.4.'I IIoI!II~.

I I o y o ' ! : W !J I ' !'!!!!!I~ 'I.I!Ii!,i'I!"

i1IiD_ l I I " " " ~ m ~.~~I _~ "1 ~L . ~ ~~ I I ! ! ~ '~

1.... ......,.,_ .... 1IIM"i1 I...~. fMtI . . .. .. ~~~· Ii_~ . :n .~ . r__ :I~_" :i.M

~I MHito!I1iill'l!ttl_itllJ'iIuII''Ii;, _~ ~_ ~~I!~1 !l !i l lo!l

.~. "kDillH ~1Jl"II.III1 I'P.!I- a...'lJikn~ IIIn

-~i.I-.~ filiillliH1 '~iiII6,II f&Hi&';'vJ.i.it_".'f .1'1_

~ •..... 1¢I;4iI. L.I!lol!:iil!

~I ~~ " ' I i I ~ ' 1'811_ 1I.~"i"~I !;~~ _~L __ 1 , : I ! ! I O J I o "

1IroJ[JO1 ,..'IaN'I~ .......... 1JIl~

... ~ ~i'i." '11 r-,,",",_IIIiIA :i""~

IIIR~ TooI1iUl~ ! " i ! < ! I I I ' I I I " I I u..~

hd "do!UH 'I'.. , F . , ' ~ " !Hli~·I... Iii!ill __ ;;~I--"


-W ! I , I l

Passo 4 - Formatat;ao do Grafico de Gantt para as

atividade de buffer:

J a temos 0 buffer criado, agora temos que buscar uma forma melhor de representa-Io e de

identificar 0 quanto do mesmo ja foi consumido. 0 primeiro passo e diferenciar no

cronograma 0 que e Buffer eo que nao e . Para isla iremos cuslomizar uma coluna do lipo"Flag" a qual irei ulilizar 0 nome "Buffer". Nesta coluna irei passar para sim a alividade

"Buffer Gerencial", idenlificando esla alividade como uma alividade "Buffer".

Em seguida, iremos lrocar 0 formalo no Grafico de Gantt para as alividades dolipo Buffer.

Para isso, iremos acessar a pasta "Format" e selecionar 0 botao "Format" e a oplfao "Bar

Styles", conforme ababa:

~_lI

·~I,_,-!I"~

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n.D!i: :I1 . _l:: I!E:i' Ii ...__ .... ,.",...

""~I . 'RItI3I"",,,,~ - ~I'I""lJIi-"~ ' II .I tB IP l, . __ 1.1'.,..1 : t! I .. _

. ~ ·r U!IIIII I ' po g :! ! ~1 I o - ~ o o I i , .. . _ . .. .. .

1!.P-!!! irI~~ TII~~ ~a...1 r __ 1_ 1!r"II

j roa ~ __ t.i~ ... ~~, ',,_. ... ~ ...

-~ ~-;-~~IH""~--.;;;-T~ I~


-

Em seguida, iremos efeluar as alteracoes conforme abalxo:





~ . --~ ..;;;J i ;;.

~ ....1#"'_-.------

" " "I

-" " . . . .- - - - - - -~-......".~~-,- -


Dica: a l inha "Buffer" nao existe. Voce precisa criar esta nova l inha atraves do botao "Insert

Row". Outro Detalhe, eu utilizei 0 campo "Flag1" como campo customizado para a

identificacao do Buffer. Voce precisa adaptar esta inforrnacao de acordo com 0 cam po que

IIOcecustomizou.

Ap6s este passo 0 cronograma deve ficar assim:

- . . . . . . . . . . . . . ,~,I~~

~I

i'Iiu.I""_a ...,..,.., _ _ .

. .. .. .. ~ ' .o ;! ~5f :i . .. .. .. .. .. .. .. . ~ ,~ ,. IJ!LI.,.

.-D+n~ i Io Il li iL 'J "1 ~ ._ . .I,IIii!~ II !!! ! .-. ~~!

:::- " ; :t :: " =:: ~~~~: : : · · F ' = " : : : : ' == -1 : I i o o I . l " ! I ' ' ' U _'PlI:'II 1 " I i i o I I I _ . 1 i I .. . • . . .o ....

'it py~ P -" l l !Wl i l i fB - IIhe . . ' J U j . , . , . 'fI!p~

M .,..._ .....f ! I I hM-..

"""'~" '-. ;M iI I1 '!I!III..... 'l,.1lI11!ft. " '! !" ": I . . _

' I« I' IL M~I _ h i . . , . . . . . 1! I !I I !I _ . ., .

"" ~ T ~ _ ~~ I I ! I ! I p

l'iMiIon'i'I T ' Io ; ; ~ ~ "-·6iInHo!ll..h.'!,"~

' o ~1 fIII!II_ ; 1 0 , . '0 '" . . . . I I ! ; I , _rw. Mi "1 1 fp 1oi !1 P 1 ~i!Ir:II I!:J ' I!I!~ '!!I!I"

~_J

~~~1.... ....,__~~.

j !< }ml !h. K:i;ni r .. -' IM. . .. .:tolilP'! C I O I

.~. loI! ~~. ~tRI!Il !i!!iI~ i ll .Q6f t. II I~

-~_~ '. I ;;o ~ '( -. ~ r-il!!iirl!iil~_.t hMll

.~. _'fI!!!iIi!I!F -RIII ~..,.. 1;1+0

~I !'!rANI 'l'iil~1 IBII~ ~.~. ~

n~1 ')oI-: n" _~ 1.!q§U ~

~1lUI, T!riJQRI 1" o ~:O .. ~

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n.~1 -'" I~! ~" " ;!:l<irjrl" ,I~I!I:I .-.oF!!

r..'~lI"IIIII~:ni i1iIiPIi_--" ~-,~~~

-I~


Agora, 56 falta apresentar 0 que ja foi consumido. Para isto, iremos customizar mais um

campo, desta vez do tipo texto. Vou chamar este campo como "Remanescente do Buffer".

Para 0 calculo do valor do campo sera uti lizada uma fOrmula conforme abaixo:





~,--.dftr'.J

,~~·rn¢iI~-;:;"__I~."OOl! f . > " ' ' ' ~ . ' ' ' ' " ~_o) 3 \ . . . . . "1

~blB!!;.mdg"~~~I J~ ~

' {(0~' ! ~~~~

IQ lIl l .. ~ Q~~~·!p.!pid

~:Ii

W I'~I

~11

'B'i1

' D 1 1 1 '

~,~II rJl~l ~~ ~~


E finalmente vamos adicionar 0 que foi calculado no campo ao lade da barra do Gantt para

as atividades de Buffer:

~

7:-_-,.'L

. . . . .==--------------------------------------

~

I. .


Como 0 baseline ainda nao foi criado, inicialmente aparecera "ERROR" ao lade da barra.

Assim que 0 basel ine for criado, este erro e corrigido. Desla forma, vamos criar 0 baseline

do projelo e ao termino desle processo 0 cronograma deve ficar assim:

...... ...I;rn :ll l (r t{l _ . •

! "M II~JoUI liiIpl ... Jt:~

I. i ...~ hiM fttlYi

IIIIIF1 ~I

i:iilc"~

~ ., I I' ii oI P!! -

1 r . . . 1 I r .

, " ~~. .,,-~~ 1 ! ' P ! o ~ .. .

•)U~ tin





28/01/12

Oct 14 1 2:54pm


Pronto! a buffer gerencial esta criado. Agora, na medida em que 0 cronograma for

atualizado e as atividades forem sendo executadas, a data de inicio do buffer e alterada

bem como 0 remanescente, apresentando assim 0 quanto ainda resta do seu Buffer

Gerencial:

.J -\3-~. . _ ~p a- ~ ...... Sit 1...:t.1I":-"",,0- ...

II~ ... Wr-.~ ~~. ~. •

-,~~11 l J L ! o ~ : 1 C I ~ . ,. Io ij ~ , ; :

.~I!I ! li!Pfl! ftt1l1 .lo t;Ut:lrtl!":M!lfll!P.! t<! .f.D!iI Ip" . . . Jt:.

ii~. m .:I M41 N ILUlI riiOM_ ' WH i I & ! 1M -..-

"I<IJP..I"I " !! I1 9' I! '! 'I 1 !' !! !! !I ~ ' I. I! Ii !, i' I! " . .. " " '. .. ., .. _

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Um forte abraco e bons projetos!

T w " t I 8Filed under /I Dicas MS Pro ject 2010 MS Project

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Dicas MS-Project 2010 - Dica #4 - Como utilizar

urn Pool de Recursosby Rafael Munlo Correa

Constantemente em nossos projetos temos que compartilhar a alocacao de pessoas nas

atividades com outros projetos que estamos gerenciando ou ate mesmo com projetos de

outros gerentes de projetos. Estes compartilhamentos normalmente geram confl itos entre

os gerentes de projetos que sempre esperam que os recursos estejam disponiveis de

acordo com as necessidades de seus projeto. Alem disto, mesmo que nao gere conflito

entre pessoas, pois todos estiio alocados dentro de urna mesma gerencia, precisamos

entender 0 impacto que um atraso, uma nova atividade ou ate mesmo uma troca de

recurso causa em toda a cadeia de projetos.

Dentro desta perspectiva, a utilizacao do Pool de Recursos que esta disponivel no MS-

Project e bastante uti l. Ela permite que os diversos projetos em que estao sendo alocados

os recursos da minha equipe sejam agrupados e em caso de alteracoes de

planejamento, seja por atraso, t roca de recursos, t roca de prioridades ou adiantamento de

atividade, todos os projetos envolvidos sejam afetados. Alem disto, a utilizacao do pool

permite que a consul ts de disponibil idade do recurso seja bastante facil itada.!VJ inves de

abrir todos os cronogramas e pesquisar em cada um deles a data de liberacao do recurso

no projeto, e possivel apenas ver ificar no pool de recursos a primeira data disponivel da

pessoa.





Dutra perspectiva e a atualizacao de nomes de pessoas, cargo, calendarios de feriados,

ferias , horas trabalhadas por dia, semana e mesoCom a ut il izacao de um pool de recursos

e possivel centralizar tudo num unlco local e ao alterar informacoes no pool todos os

projetos relacionados a estes recursos estao automaticamente atualizados e impactados.

Entao vamos aos passos para a criacao do Pool de Recursos:

Passo # 1 Criac;ao de urn arquivo do MS-Project que

contara os recursos:

Inicialmente, deve-se criar um novo arquivo e na planilha de recursos entrar com os

nomes de todas as pessoas que farao parte do Pool.

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Passo #2 - Vinculac;ao do Pool de Recursos ao

Projeto

Com 0 Pool de Recursos aberto deve ser selecionado 0 Ribbon "Resource" e dentro dele

clicar no botao "Resource Pool", conforme abaixo. Nesta opcao e possivel selecionar aopcao "Share Resources" que permitira escolher de onde os recursos terao origem.


Esta opcao abri ra uma nova tela com as opcoes de comparti lhamento de recursos:





S h ar e R e so ur ce s

blelp ....~ G_ .K ~ ~ ] [ CaF'lcel

ResQwrces for 'PrQject2'

r ; E ) Us e ' Q _ W I ' l resources

@ Use resources {re qu ire s a t le as t O T~ eo pe Cl re so ur ce po oll

E:rom:~ Poold e R e OJ rs os . r np p

O n c on flic t w ith c ale nd ar 'o r resourcemfcrmaton

@ !: '_oo'ltekesprecedence

o :2 ,ha r 'e r takes precedence

Nesta tela deve ser selecionada a opcao "Use Resources From: " e selecionar 0 Pool de

Recursos a ser utilizado. No caso do exemplo 0 nome do arquivo com 0 pool e "Pool de

Recursos.mpp". Importante e salientes a outra opcao da tela onde quem tem preferencia

em caso de conflito de datas, se a pool au a projeto. Eu acredito que a Pool deva sempre

ter preferencia. No caso de um replanejamento, se todos os projelos do pool estiverem

abertos, 0 caculo do nivelamento sera efetuado para todos as cronogramas do pool. Esta

opcao somente e valida se as demais cronogramas nao estiverem abertos. Neste caso

serao respei tadas as datas dos cronogramas que fazem parte do pool .

Pronto o Pool esta criado e linkado ao seucronograma!

Note na planiha de recursos que todos as recursos cadastrados no pool estao agora

disponiveis para uti lizacao no seu projeto.


Dicas importantes sobre a utlllzaeao do Pool:

1) Caso voce precise sequenciar as atividades, a ideal e utilizar a coluna prioridade para

isto. Nas opcoes de nivelamente existe a possibi lidade de util izar como criteria a

prioridade. Caso nao seja uti lizado, oMS-Project uti liza um algoritmo interno, normalmente

vinculado ao deadline e ao tamando (trabalho e curacao) da atividade. E a mais

interessante e que a sequencia das at ividades pode ser al terada quando for feilo um novo

nivelamento de recursos. Se for util izada a prioridade a sequencia nao muda.

2) Sempre que for efetuar 0 nivelamento de recursos, 0 ideal e que todos os

cronogramas com atividades nao concluidas esteja aberto. Com isto, oMS-Project nivela

as recursos considerando todas as atividades de todos os cronogramas.

3) Sempre que um arquivo com um cronograma e renomeado, oMS-Project nao defaza

associacao com a arquivo de nome antigo e cr ia uma associacao com a arquivo de nome

novo. Isto acaba por gerar duplicidade de at ividades. Aassociacao com 0 cronograma de

nome antigo deve ser manualmente eliminada.

Um forte abraeo e bans projelos!

Filedunder /I DicasMSProject2010 MSProject

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Sep 21 1 3:54pm Dicas MS-Project 2010 - Dica #3 - Criando Faroisby Rafael Munlo Correa

Visualizal foes de forma gr;fl fica sempre representam muito mais que nurneros. Alem de

serem faci lmente compreendidos, geram um impacto al to em quem os observa. No caso

de cronogramas, a uti lizacao de farois para indicar atividades atrasadas ou acima do

esforco planejado pode ser bastante uti l e 0 MS-Project 201 0 perm ite que os far6is sejam

criados de forma extremamente simples.

Vamos tomar por base 0 cronograma abailco:

"Ea~_.'r.I'

-~~~

-"!I::IB!-' • : = : : : : . - . 'I!-i I I I I ! ! ! ,1H ~n~ l '. ii Il !i "I i! l" l" l_- ,i __

~I!!I~~ "~~ 'l;ll~i'!lI~I i !l l i! t i' I iI ! tI I lf J o\ tI I !I I !' io _ ~ !!I.. !d....

~~ __ iW M~I _:"'-11 lnr~. -..=-3

1 1 1 ! 1 . . . . IIIIIDIr.WIT)I.,-;MWI.I .... - - .. .-oI;I_OI!I~

l'iIa IIon_,"",--,

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. .. .. ' I I! l" Ii !! !I ii ~ .. - ""1~It~ ~~ ' !1111 .:Ij

rNlIIiI*IIII!"'~ ~_....-t...,;."a - __ ~ 1iII1f_ 1 ~ ~ ~

... ~ P!o~ ~ f"liM I! '!II 1I! ito·1~ ~

IiorkU*HI ~JiIIII!II; 1:I".L"" j'p,iIoini ~,I.B'!II, III

! l! !! !! !. 1! ~ . .. .. IMH! l!It!i!i~ ~!I!! ~.!II _~'I'I ! oH

: ~ ~I~ i o ~' . ~ '1p~ I 11 " "

."IiI... lim ..~;

~" I rr- •1II_:I1A . . I i I I !E I ~

~~~!"!r! 1 I~

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. . . .II",".!!!!! .II...

... ~ 1II:I I>1.., II!II~I Jo I " -:r-t ...~ 'W

~_~j r~'111I1III " " ' - " ' _ . ' i I < ' I t WiWrlljl I" ~ [l IpI~ * ~

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.1M¥. o i ! I ! ! t~ l! IIIQWII jIo;Ij

i !._ftt nII . i!Diori hlMhII \I !II.

. ~ N~ I-o~Em"" I 'n'JI .4II"III fo

ra.~ 11III1IR:ft ~"!m"!!iIIiI!!!<t"III!riIM

h a:mCI _:nH"!II:_ :""!I:IH:!iIL

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~........ u...

iiiin 1N!! !iiiP.ll ''-lln.~! ! ! ! I

- ." !P 'I . . .. . - -.-


Avaliando de uma maneira bastante simples, comparando a data de terrnino da linha de

base (19/10/2010) com a linha de tendencia de termino (01/0112010) podemos afirmar que

o projeto em quastao esta atrasado. Comparando ainda 0 trabalho da l inha de base (720

horas) com a tendencia de trabalho (691 horas) podemos afirmar que existe uma

tandencia de Sobras no orcarnanto do projeto. Porern, nao e possivel visulaizar de forma

rapida 0 que esta acima do prazo ou abaixo do esforco pevistos (pelo menos, sem

compararcada uma das at ividades com os seus basel ines). Que tal alguma coisa assim:

1 i'l I! 6! I! !J !I ~ ~_~ . j '~ '_J!!.I!o!~n!ri

. . . . . . . , . " "' J M o I p '! ~ " LJ I! II i Ot . .. . n.MtI ""'~I ,.,..~ .... ! ! ' ! ! ! ~!!III~

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Fica bacana e mais intuit ivo, nao?! Entao vamos aos passos para criar estes far6is:




28/01/12 Blog da Euax _Filed under 'Dicas MS Project 2010'

Passo 1) Criar um campo customizado para 0Farol

de Prazo

Para criar um campo customizado e necesaario ir no Ribbon Project, na opcao "CustomFields":

PrOject View

P ro je c t C ustom U n le s 8ttw e tn W 8SIn form ation Fie lds P ro je c ts

Chang e

W o rldn g T im !

Ta sk Nam e

Esla opcao abrira uma nova lela com os campos a serem cuslomizados. 0 MS-Projecl

2010 permi le que diversos l ipos de campos sejam cuslomizados:

Eield

@Task o ResolJrce Number

Custom Fields'J:'>

,PrDject Type::

I Cost

Field Date

g m l m l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l ] DlJration

Number2: IFinishNumber3 IFlag

Number4

NumberS

Number6

Number?

Start

Text

Outline Code

[ Rename", I [ Delete [ Add Field to Enterprise" , [ Import .Field" ,

Custom attributes,

to ok qp .. ,

Caklldlabon fur task and 'groUlp'sl:lmmary rows

IE ) MORe © Rollup,::1. . 1

M_B_x_.im_u_m ... ..JI@usefurmula

Calculaliom fu r assignment rows,

@ Norue ® Roll down unless marHJally entered

Values to display

e) Data ® [Gr_aphical IndiGators.,_,,

Help, '--_Cl_K_ _ _ _ . i [ Cancel





Para crlacao de Farois, eu prefiro t rabalhar com campos customizados do tipo "Number"

por serem mais faceis de parametrizar as faixas. Para este exem plo, vou uti lizar 0 cam po

"Number 1". Para facil itara identif lcacao mais tarde, eu gosto de renomearos campos.lsto

serve tarnbern para que os campos ja customizados nao sejam sobrepostos. Neste caso,

\IOU renomea-Io para "Farol de Prazo". Por se tratar de um farol eu quero que 0 campo seja

automaticamente calculado sempre que 0meu cronograma for atualizado. Desta forma,

uti lizarei uma formula para calcular dias de atraso da atividade. Clicando no botao fornula,

eu posso construir como 0 campo sera calculado.

[Fini:s,hHBas.~linf> Finrsh]

Formula r o w 'Numberl,'

~ditformula

Nl:lmberl =

Insert: L ' F ie ld . . . Function ... [ I m po rt F or mi la ...

[_ H e lp , . _ L _ o _ . K _ ' I [ Cancel

Note que os dados da fomula sao campos que eu consigo acessar atraves do botao

"Fields". Clicando no botao OK, 0 campo customizado esta criado. Caso queira uti lizar 0

mesmo cri terio de calculo para as atividades pai do cronograma, deve-se atentar para 0

campo "Calculat ion for Task and Group Sum mary Rows" que neste caso, devera estar

setado para "Formula" como no exemplo acima.

Passo 2) Escolher 0 tipo de representacao para 0

campo customizado:

o MS-Projecto 2010 perm ite que voce escolha entre mostrar dados ou indicadoresqraf icos. No caso de Farois , indicadores graficos sempre fazem mais sentido. Entao,

selecionaremos 0 botao abaixo:





Este botao abrira uma tela onde sera possivel selecionar a faixa para os indicadores, bem

como a forma que eles serao representados:

Custom Fields

Eield

IGI Task Pro)lct Type : N U m b e r

Field

N um b er 1

N umb e r 2

Numbe r 3

Numbe r 4

Numbe r S

Numbe r 6

N umb e r 7

Ad d Field to Enterprise ... J [ Import Reid . . . I

Cus t om a t t ri b u te s


Par se tratar de dias de atrasa, cansiderei que se nao hauver nenhum atrasa sera

considerado Verde, ate 15 dias de atraso sera Amarelo e acima de 15 dias Vermelho.

L oo Iwp . .. Fomda . ..


Ca l cu l a t i o n fu r task and gr~st.mnary rows

oN on e '.::. R o1 l~ : ~XIIUJI -----:l ~Use formufa

Ca l cu l a t i o n fu r assignment rows

IG' None ' RoUdow n U1Iess marualy entered

Values to di$ j)lay ..

I )Da ta G I Gr!l)hlcallndicators... l i l l i i f ' "

, - - _ O K _ - - J ] I Cancel

G• • p h " " I n d io o o or , ro , 1 1 1 . " ' .. .. .. - .1

I' .~I):f(!l'i~.fQr,,~~-, :>~~-

0~ ......m.rt~"'t .... irom."".".,.,...~ "".,,,,

.JP"ojod......ary

{;i]Po~~~t!:a;~"'fr""....,.,.....~""'"

, IQ j !~ O 'N I I eopyRO'N I I P«i~_ I I _N~!f"I I ~t=I~ I

~,,~ gi~ od:"tM:; .. piooo '0 ' ' . * ' " ' & I t o , . ~ , _.;f\!JIh.,.,.. '1Ifl<}e 1br . .. ! :h. ". ,.bor".. ..j ~ ~ tJ >,~v , t..,t.....,~dioliNJ"""""IsIl!<l-''"~.~at~fr:;t''''''om1iJt6t" -

1 i 15 I>rn ' I " " " " " - " ,T~ !



28/01/12

Sep 16/7:22am


Passo 3) Incluir 0campo customizado no

cronograma:

Uma vezcriado, 0 campo pode ser incluido como uma coluna no cronograma. Base clicar

com 0 botao esquerdo do mouse e inseri r uma nova coluna. a campo estara disponivelcom 0 nome escolhido (no caso Farol de Prazo).

. . . . . '~. _J

0_

. ~M~

"B"II" I!~;ftIWIII ... ~ ..... ~lIo",,!!"'-1IIIa'I:I _~'_1IiIIIi'!:i _ ~ . J I I I _1 o~ 1 li II=- _~_

. ... .~ . .. .aIMII t-..,.J ,.,.,...,..._~nr., __ ! IIori in iI ' ' ' ' '

.... ~ .. gI I J Jlllll'flliIi_ ...... i :I.~ _ fI!~

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II... "'!!-'P'

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. . . .. 1 I . I a f lI I I II !!a'''_ I L i l l O o ! i

~ iblA-! ...~~~-. . .! I I ~~JIM!I!IIIL__1*wTI __ nil iii.

...it.

a:"'lokJj

. . . . -. . . . --..---~-,_


Pronto! Seu farol esta no cronograma. Para criar 0 farol de esforco, basta seguir os

mesmos passes.

Um abraco e bons projetos!


Comments (2)

Dicas MS-Project 2010 - Dica #2 - Utilizando 0

Timeline.by Rafael Murilo Correa

a Timeline e uma das novas ferramentas que 0 MS-Project 201 0 incorporou que permiteuma visual izacao rapida do projeto e que pode ser ut il izada de forma bastante simples em

e-mai ls e apresentacoes que necessitem um resumo do projeto. Podem ser

apresentados no timeline dois tipos de inforrnacao, as atividades e/ou os milestones do

projeto





1) Apresentando Atividades:

Para utilizar 0 timeline, inicialmente sera necesaario selecionar quais os dados serao

ut il izados na view. Vamos tomar por base 0 seguinte cronograma :

---II:!~--.~ . . . .~ ~ 1 ! I o 1 ! "" ~ ,. . .tI,~ I ii II 1 1 1 _ _ i

- -

_ . . . . .:::Z:f--.~ . .

-. ._

~I &o!I~1 1I i i I I '~hI I ! LpIIa~i

. .~iiWIIIi~!iII LI! ! ! !! I ! ~~ J~~_ I

n l " ' - n . . . " ' q o. . .~ "!I""~~...~'I'I" -a'!i01~'. ._... i I I I I I . . . . .._,_1. . . .. "'- .;III_i'w-~

.: ~~i ! ' ! o " ' ~ !!I-"'~.

" ~ - - - - ~ _is'IiIY .. OO ~ 1Ii~rr-1

~~I IIJ!!!!!~ . . .- .~~,~ H ,...1:Itoi~~, !'i......,

....~, I'-'gIII!o1l ~~~-, - " " " " -- ,--_!!':"I.-!i! IIIJ~~

· t o . . . .- -..t.I~~. . . . . . . MilLII'I.iIt!I lli1l11!1"-~~

1ftV;i!


Para inclui r uma atividade no t imeline, basta clicar com 0 botao esquerdo do mouse sobrea mesma e selecionar a opcao "Add to Timeline".

!:= ~ = - - : -_. . . -~

..--..-I!

.

~1'#!1i booIIIIo_

"-:t ....__

~ • .. __.._.~-

1 ~.._

'__"__'j"iil -"-,

• r.;;;-'"

1 : : : 1 In h .i ii ii ~

HI. l_t

~~!!!I!'I'___

~~-II .. ~


No exemplo acima, selecionei a atividade de Analise de Neg6cio. Automaticamente, 0 MS-

Project abre no tope da tela uma view com 0 t imeline e ja apresenta a atividade incluida:


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