biz²Scanner Produktpräsentation

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biz²Scanner SAP-integrierte Capture Software für Dokumente *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Produktpräsentation inPuncto GmbH Fabrikstr. 5 73728 Esslingen Tel: +49 (0) 711 66188 511 Fax:+49 (0) 711 75878614 www.inpuncto-gmbh.com

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SAP-integrierte Capture Software für Dokumente

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Page 1: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner

SAP-integrierte Capture

Software für Dokumente

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

Produktpräsentation inPuncto GmbH

Fabrikstr. 5

73728 Esslingen

Tel: +49 (0) 711 66188 511

Fax:+49 (0) 711 75878614

www.inpuncto-gmbh.com

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biz²Scanner.ppt Seite 2

biz²BusinessSuite von inPuncto

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation

biz²Archiver (SAP-Ablage und opt. Archivierung)

biz²Explorer (Abbildung virtueller Akten direkt in SAP

Strukturen, Thumnails, Formate)

biz²Scanner (Scan-on-demand Integration,

beliebige SAP Objekte)

biz²OfficeSynchronizer (Integration von MS-Office in SAP)

biz²ScanServer (Massenverarbeitung;

Papierbeleg-Erkennung)

biz²ExportServer (Offline Verfügbarkeit von

SAP Daten und Dokumenten)

biz²Viewer (einfacher Pixelviewer, Singleprint

eMailing, Massstab-Print)

biz²Validator (ergonomisches Workflow-Add-on))

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biz²Scanner.ppt Seite 3

Bedienoberfläche des biz²Scanner

biz²Scanner-Integration in SAP (in/outPlace im SAP GUI)

– in SAP DVS (DIS)

– mit ArchivLink

– in den „Generischen Objektdiensten“ von SAP

– als externes Erfassungssystem

– im SAP RecordsManagement

biz²Scanner für Windows (XP, WIN7)

biz²Scanner - Überblick

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biz²Scanner.ppt Seite 4

So könnte Ihr Ergebnis einer

Erfassung aussehen !

Hier jetzt am Beispiel SAP

DVS (inPlace im SAP-GUI)

Easy-to-use steht hier im

Vordergrund! Intuitive

Bedienoberfläche für den

Anwender.

biz²Scanner - Bedienoberfläche (1)

Page 5: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 5

biz²Scanner unterstützt:

biz²Scanner - Bedienoberfläche (2)

Blättern im mehrseitigen Dokument

Verschieben einzelner Seiten im

Dokument

Ausschneiden/Einfügen an aktueller

Position

Löschen aller Seiten

Einfügen von beliebig vielen Seiten

an die aktuelle Position des

Dokuments

Diverse Zoomfunktionen (z.B.

Anpassen an Fenster, Zoomen mit

Rahmen)

Rotation von einzelnen Seiten

Abbruch ist bis zum Schluß möglich

Das Einfügen von Images aus einem

zentralen Verzeichnis

Einfügen digitaler Trennblätter

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biz²Scanner.ppt Seite 6

biz²Scanner - Bedienoberfläche (3)

Über den Zugriff auf ein zentrales

Verzeichnis wird der Import von

TIFF-Dokumenten ermöglicht.

Der Inhalt des (gemeinsamen oder

nach SAP-User getrennten)

Verzeichnisses wird als Thumbnails

dargestellt

Einfache Zoomfunktionalitäten sind

auch hier möglich

Zur schnellen Auswahl werden von

mehrseitigen TIFF-Dateien nur

jeweils die erste Seite dargestellt,

bei <Einfügen> werden stets alle

Seiten in das Hauptdokument

eingefügt

Page 7: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 7

biz²Scanner arbeitet mit der zum Hardware-Scanner gehörenden

Erfassungsoberfläche. Damit kann die volle Leistungsfähigkeit des Gerätes

genutzt werden

Bedienung biz²Scanner

biz²Scanner -TWAIN-Integration

Hier ein Beispiel für eine

mögliche Bedienoberfläche mit

Verwendung des Original

Twaintreibers des Herstellers.

Alternativ kann auch über

Voreinstellungen ein

Schnellzugriff mit Twain-

Einstellungen des biz²Scanners

verwendet werden

Page 8: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 8

„Anlegen“ einer neuen Original-Datei

1.) biz²Scanner und DIS

Ein Original kann zu

einem vorhandenen

DIS oder während der

Erstellung eines

neuen DIS erfasst

werden

Standardeinstieg zum

erfassen neuer

Dokumente ist die

Taste „Anlegen“

Page 9: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 9

Dem Schlüssel der Workstation-Applikation wurde im SAP R/3®*-Standard Customizing

das Programm biz²Scanner zugeordnet. Dieses wird innerhalb des SAP GUI‘s gestartet.

„Anlegen“

für die Erzeugung

einer neuen Datei mit

biz²Scanner (Typ ZSC)

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

Starten des biz²Scanner

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biz²Scanner.ppt Seite 10

2.) biz²Scanner mit ArchiveLink-Anbindung

Durch den biz²Scanner kann der Benutzer direkt in das Ablagesystem (z.B.

biz²Archiver) Dokumente optisch erfassen und ablegen.

Der Einsatz ist mit allen SAP ®*-Objekten möglich.

Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung:

– Erfassung mit der zentralen Erfassungstransaktion OAWD

– Erfassung über die generischen Objektdienste

Als Variante:

– Erfassung an einem DIS mittels ArchiveLink-Anbindung

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

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biz²Scanner.ppt Seite 11

Zentrale Erfassungstransaktion OAWD (1)

Dem Anwender werden sogenannte Voreinstellungen angeboten. Zu den Voreinstellungen gelangt er über die Transaktion OAWD

In dieser Transaktionen werden die verschiedenen Ablageszenarien in SAP R/3®* ausführbar. Hierbei steht jede Voreinstellung für eine bestimmte Kombination von SAP R/3®* Business-Objekten mit ArchiveLink-Dokumentarten

Durch Standard Customizing können folgende Ablageszenarien dem Anwender angeboten werden:

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

Ablegen für spätere Erfassung

Ablegen für spätere Zuordnung

Ablegen und erfassen

Ablegen und zuordnen

Zuordnen und ablegen

Page 12: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 12

Zentrale Erfassungstransaktion OAWD (2)

Beispiel „Zuordnen und ablegen“ für ein Material; hier hat der Benutzer die Materialnummer

eingegeben und betätigt jetzt die Taste „OK Enter“.

Taste

„OK Enter“

Daraufhin erscheint die Oberfläche des biz²Scanner in einem separaten Fenster.

Nach erfolgreichem Scannen, wird die Datei im Archiv abgelegt.

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biz²Scanner.ppt Seite 13

Der Anwender ruft aus seiner aktuellen Transaktion die generischen Objektdienste auf.

Diese erlauben den direkten Aufruf des biz²Scanner, welche Erzeugung und Ablage der

Scandatei im Ablagesystem vornimmt und mit dem aktuellen SAP Business Objekt

verknüpft.

Beispiel Finanzbuchhaltung TA FB03

3.) biz²Scanner in „Generischen Objektdiensten“ von SAP

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biz²Scanner.ppt Seite 14

Generische Objektdienste in SAP

Die Integration in die generischen Objektdienste analysiert zur Laufzeit das SAP

Customizing und bietet den User (gemäß Berechtigung) die in SAP gepflegten

ArchiveLink Arten für diesen Objekttyp an.

Die direkte Auswahl öffnet den biz²Scanner.

Nach erfolgreichem Scannen, wird die Datei im Archiv abgelegt (entsprechend

dem SAP Customizing).

Ihr Vorteil: zentrale Pflege der AL-Arten in SAP, Berücksichtigung Ihres

Berechtigungschemas in SAP

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biz²Scanner.ppt Seite 15

Weitere Beispiele zu den „Generischen Objektdiensten“

biz²Scanner

eingebunden in die

Dienste zum

Objekt (hier PA)

Direktes

Einzelscannen auf

das entsprechende

Objekt

Option: direkte

Aktivierung von

Massenscannen

(z.B. Erfassung

gesamter

Personalakten)

Page 16: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt

Visualisierung der AL-Dokumentes des Beleges (via biz²Explorer)

Seite 16

Hier sind mehrere

Dokumente mit

unterschiedlichen

ArchiveLink-Arten mit

dem Beleg verknüpft

Transparente

Aktendarstellung

Page 17: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 17

Variante:

Erfassung an einem DIS mittels ArchiveLink-Anbindung

Diese Art der optischen Belegerfassung an einen DIS ist eine Variante zur Ablage

von Originalen

Auch ohne KPro-Funktionalität können mehr als zwei Dokumente an einen DIS

angehängt werden

Die erfassten Dokumente sind keine Originale im Sinne von SAP DVS, sondern

ArchiveLink-Dokumente

Page 18: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 18

4.) biz²Scanner als externes Erfassungssystem

biz²Scanner als externes

Erfassungssystem (Start

aus Windows/ Start/

Programme): z.B. in

verschiedensten

Szenarien des

Massenscannen

SAP Legitimation

erforderlich – ermöglicht

Prozeßhistorie vom 1sten

Schritt an!

Option: mögliche

Zusatzangabe von

Dokumenttypen zur

Steuerung der

nachgelagerten Prozesse

in SAP

Page 19: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 19

5.) biz²Scanner im SAP RecordsManagement

Durch den letzten Klick startet

automatisch der Scanclient des

SAP-Partners inPuncto

(biz2Scanner). Durch Erfassen

starten Sie den Treiber Ihres

jeweiligen Scanners. Bitte klicken

Sie auf den Button „Erfassung“

Die Anzeige könnte auch

integriert im SAP GUI erfolgen.

Page 20: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 20

Option: Auslesen von Dokumentinhalten und…

biz²Scanner unterstützt

Posteingangsszenarien

(mit biz²ScanServer) mit

zusätzlichen Funktionen

des Auslesen von

Dokument-Inhalten,

Validierung, Workflow

etc.

Page 21: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 21

Übergabe der Werte an SAP

Page 22: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt

6.) biz²Scanner als Windows-Applikation

Aufruf via Start/ Programme – Ablage in persönliches Verzeichnis oder Share

Seite 22

Page 23: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 23

Unkomplizierte Erfassung von Dokumenten (Originalen) direkt am SAP ®*-

Arbeitsplatz durch den Sachbearbeiter (Scan-On-Demand)

Sensible Dokumente (Datenschutz) werden nur durch den Sachbearbeiter gesehen

(z.B. Personalabteilung)

Volle Integration in die gewohnte SAP-GUI Oberfläche

Erfassung an einem DIS in einem Schritt:

– Der Dateiname des erfassten Beleges spielt keine Rolle

– Eine fehlerhafte Zuordnung durch den Anwender wird ausgeschlossen

Einfach gehaltene Bedienoberfläche welche auch für den gelegentlichen Anwender

geeignet ist

Die Erfassung kann direkt wiederholt werden, falls das Ergebnis nicht den

Erwartungen entspricht

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

Vorteile durch biz²Scanner (1)

Page 24: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 24

Nutzung der Standardformats Multipage TIFF /PDF

Nutzung der Standardschnittstelle TWAIN

Nachbearbeitung von vorhandenen Dokumenten ist mit biz²Scanner möglich

(z.B. Änderung der Seiten-Reihenfolge)

Unterstützung des Standard-Bildformat Multipage TIFF mit automatischer FG4-

Komprimierung für S/W-Seiten

Direkte PDF-Erzeugung

Unabhängigkeit vom Ablagesystem

InPlace Darstellung

Einbindung in die „Dienste zum Objekt“

Anbindung von Multifunktionsgeräten

Unterstützung des Einsatz im Umfeld von Citrix, bzw. TerminalServer

Berücksichtigung SAP Berechtigungen / SAP-Logiken (z.B. AL-Dok.Arten etc.)

Vorteile durch biz²Scanner (2)

Page 25: biz²Scanner Produktpräsentation

biz²Scanner.ppt Seite 25

Ihr Ansprechpartner:

Dr. Frank Marcial

Tel: +49 (0)711 66188 500

Fax: +49 (0)711 75878614

[email protected]

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!