17-10-2011

1

Springboard workshop Recordsmanagement

Steven van der Meulen & Jan Dob steven.vandermeulen@eu.astellas.com Jan.Dob7@gmail.com

Archief Een doolhof voor niet ingewijden

Programma

Inleiding: Begrippen en definitiesFuncties

Archief als kwaliteitsinstrumentKwaliteitszorg Compliance

Technische ontwikkeling

17-10-2011

2

Definities - Archief

Een plaats waar documenten bewaard worden

Een instelling of organisatieonderdeel dat tot taak heeft archiefstukken te bewaren

Een verzameling documenten:Het geheel van documenten, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen, die naar hun aard bestemd zijn onder deze instelling, persoon of groep personen, te berustenDe documentaire neerslag van handelingen

Klopt dit

Het archief

bergt het archief op

in het archief

17-10-2011

3

Archief

Niet alleen oude documenten

Niet de vorm maar de inhoud is bepalend

Los op je bureau in je in- en outbox of op je harde schijf

Drie fases

Dynamische fase:lopende zaken

Semi-statische fase:afgesloten zaken nog veelvuldig geraadpleegd.

Statische fase:afgesloten zaken beperkt geraadpleegd

17-10-2011

4

Definitie - Dossier

Een geheel van documenten met betrekking tot een zaak (= handeling), object of persoon

Compleetheid essentieel => administratie

Vragen

Kan een dossier uit meerdere mappen bestaan?

Kunnen meerdere dossiers in een map zitten?

Kan een document in meerdere dossiers liggen?

17-10-2011

5

Definitie - Archiefstuk

Een document dat, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd is om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die het heeft ontvangen of opgemaakt, uit hoofde van zijn of haar activiteiten, of taken, of ter handhaving van zijn of haar rechten.

Functies

Juridisch

Historisch

Informatie / bedrijfsvoering

Hergebruik van informatie“Bibliotheekfunctie”

17-10-2011

6

Kerntaken

Documentaire Informatievoorziening

Controleerbaar maken voor derden

Creëren van juridisch bewijs

Terugvindbaar maken documenten

Aantonen authenticiteit documenten

Archief als kwaliteitsinstrument

Kwaliteitszorg & compliance

17-10-2011

7

Probleem

Ambachtelijke productie

Direct contact ambachtsman met product en klant

Industriële productie:

Complex proces opgedeeld in eenvoudige handelingen,

Medewerkers geen overzicht productieproces of klanten

Als het product niet voldoet moeten kosten worden gemaakt om het te herstellen

Andere sectoren dan productie:

Wetenschappelijk onderzoek, zorg, banken, (financieel) adviseurs, ingenieursbureaus

Rol van archief

Beheer van de volgende groepen documenten:

Documenten inzake de uitvoering van processen (handboeken, procedures, werkinstructies, specificaties, etc)

Kwaliteitsregistraties: vastlegging van uitvoering van processen

Kwaliteitsregistraties voortkomend uit de kwaliteitszorg (controle- & inspectie rapporten, kalibratie & onderhoud apparatuur, productiecijfers, validatierapporten, auditrapporten, etc.)

17-10-2011

8

Waarborging van authenticiteit

Archiefbescheiden zijn authentiek als ze dezelfde inhoud, vorm en structuur hebben als op het moment van ontstaan.

Kerntaak van archiefbeheer

Essentieel is dat kwaliteitsdocumentatie niet wordt beheerd door de afdelingen die deze zelf produceren maar door een professioneel archief

Noodzaak versterkt door de digitalisering

Archiefwet

Particuliere archieven / bedrijfsarchievenArchiefwet is in principe niet van toepassing

Overheidscontrole op bedrijfsleven(ontwikkelings)processen verantwoorden

17-10-2011

9

Technische ontwikkeling

Nieuwe informatiedragersNieuwe uitdagingen

Technische ontwikkelingen

ICT1e fase: automatisering administratie2e fase: digitalisering archiefbestanden3e fase: beheer digitale bestanden

Recordsmanagement

17-10-2011

10

Digitaliseren archiefbestanden

Scannen en substitutieBespaart fysieke ruimte

Reserve kopieën

Gelijktijdig raadplegen op verschillende locaties

Digitaliseren

1978: ”door de automatisering krijgen we binnen een paar jaar een papierloos kantoor”

We leven nog steeds in het papieren tijdperk!

17-10-2011

11

Beheer digitale bestanden

Digitaliseren: documenten worden digitaal gevormd en blijven dit gedurende de hele levenscyclus

Doorgedrongen in correspondentie: e-mailWeerstand e-mail voor formele correspondentie. De status van e-mail wordt betwist E-mail vrijwel overal officieel bewijsstuk

Oorzaak weerstand complicaties bij beheer van elektronische documenten

Complicaties

Duurzaamheid

Authenticiteit

Beheersbaarheid

17-10-2011

12

Duurzaamheid

Ongeschikte (magnetische) dragers floppy’s en memoriesticks

Verdwijnen noodzakelijke apparatuur (hardware) leesapparatuur ponskaarten en floppy’s

Wijzigen / verdwijnen noodzakelijke software

Authenticiteit

Noodzaak conversie naar andere bestandsformaten door wijzigen software: gevolg informatieverlies

Onjuiste scan methodes Zwart wit als kleuren essentieel zijnOnzorgvuldige scan procedures

Verschillende standaarden digitale handtekeningen

Etc.

17-10-2011

13

Beheersbaarheid

Overvloed elektronische gegevensuitwisseling onmogelijk gecentraliseerd te beheren

Geen centrale postkamer voor via e-mail

Archiveren door niet specifiek opgeleid personeel

Recordsmanagement

ISO 15489 het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van records.

17-10-2011

14

Recordsmanagement

Beheer elektronische gegevens gecompliceerdIdentificeren “te bewaren” of “niet te bewaren” is al een uitdaging Creëren procedures / technische voorzieningen voor archivering vak apart

Recordsmanagement = modern archiefbeheer

Recordsmanager = moderne archivaris

Vaardigheden recordsmanager

Klassieke archiefvaardigheden • bewaartermijnen • classificatiecode = mappenstructuren

Kennis achtergronden, mogelijkheden, beperkingen ICT

Management kwaliteiten! • Centraliseren onmogelijk, dus beheer van

records door medewerkers voor wie archivering een vreemde (en vaak ongewenste) activiteit is