BBP-MM-001-Implementacion_NIIF.doc

Proyecto de Implementación SAP

Business Blueprint BBP-MM-01 Implementación NIIF

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BBP-MM-001 Implementación NIIF

Fecha: 18/09/2013

Control del Documento

Responsables

Nombre Documento BBP-MM-001 Implementacion NIIF

Creado el 02/10/2013

Ultima edición 02/10/2013

Revisor final

Número de Páginas

Versión Fecha Revisión Descripción de la Revisión Autor

1 02/10/2013 Documento inicial Delio Gómez

BBP–FIAM-001 Implementación NIIF 21-abr-23

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Contenido

1 Introducción 4

2 Objetivo 5

3 Glosario 6

4 Descripción de requerimiento de acuerdo a la norma 7

4.1 NIC 2 – Inventarios..................................................................................................................7

4.1.1 Reconocimiento inicial de los inventarios 7

4.1.2 Gestión de inventarios posterior a la implementación de las NIIF 8

4.1.3 Aplicación de descuentos condicionados 10

4.2 NIC 16 – Propiedades, planta y equipo.................................................................................11

4.2.1 Reconocimiento de los materiales en inventario que deben ser clasificados y tratados como Propiedad, Planta y Equipo. 11

4.3 NIC 21 – Efecto de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera...........12

4.3.1 Tratamiento de las diferencias en tasa de cambio en las compras 12

5 Reportes, Interfaces, Conversiones, Mejoras y Formularios 13

6 Gaps & Issues 15

7 Seguridad 15

8 Anexos 15

9 Firmas de aceptación 15


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1 Introducción

El presente documento de BBP Business Blue Print permite identificar los principales lineamientos y elementos que marcan el alcance, dirección e impacto de la implementación de las normas NIIF en el ERP SAP en las empresas del Grupo de Energía de Bogotá incluidas en el alcance de este proyecto: EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. EEB, TRANSPORTADORA DE GAS INTERNACIONAL S.A. E.S.P. TGI y DISTRIBUIDORA ELÉCTRICA DE CUNDINAMARCA S.A. DECSA.

El documento final de la fase de Diseño, conocido como el Business Blue Print, describe en su contenido el marco general de operaciones definido y propuesto por el equipo del proyecto a la organización, como el enfoque de solución más adecuado para satisfacer los requerimientos actuales del negocio para la implementación de normas NIIF en el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ.

El presente documento recopila la información suministrada en la fase de Análisis de requerimientos de Normas Internacionales y su impacto en los procesos actualmente configurados e implementados en el Sistema SAP que maneja actualmente GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ, mediante la adaptación a las Normas Internacionales NIIF para la presentación y Consolidación de los Estados Financieros de acuerdo a las Normas, enfocado particularmente a los requerimientos que impactan la funcionalidad del Módulo de Gestión de Materiales-MM específicamente en los procesos de Compras y Gestión de Inventarios.

Para todos sus efectos este será el referente a lo largo del proyecto, ya que el mismo establece las estrategias y procedimientos contenidos en la metodología de implementación aceptada por GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ.

Dentro de la metodología este documento se convierte en el primer documento oficial entregable que representa un punto de control en la fase llamada Business Blue Print o Modelo del Negocio.


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Nota: El análisis de estas NIIF fue realizado por el equipo del proyecto, con el apoyo del área de contabilidad y la empresa asesora en este tema Crowe Horwath. Se definió que el alcance de este documento será el implementado en SAP y si posteriormente el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ considera que se deben realizar ajustes o cambios en las definiciones y/o configuraciones del sistema, se evaluarán los impactos a nivel de proyecto en tiempo, recursos y procesos.

2 Objetivo

Identificar, definir y detallar las actividades técnicas y procedimentales que se deben llevar a cabo en el Proyecto de implementación de las Normas Internacionales NIIF, respecto de los procesos involucrados en el módulo de Gestión de Materiales-MM de SAP en el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ.

Se define el alcance del proyecto como la implementación de las Normas Internacionales NIIF para GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ es decir, que una vez culminada la implementación, el libro principal 0L reflejará la información de acuerdo a Normas Internacionales NIIF, mientras los libros secundarios Z1 y Z2 reflejarán la información correspondiente a COLGAAP y Fiscal/Tributaria, respectivamente.

Se definen las siguientes responsabilidades, dentro del desarrollo del proyecto:

Consultoría Externa

Realizar las modificaciones o nuevas parametrizaciones a que haya lugar, de acuerdo a las definiciones realizadas, para el cumplimiento de los requerimientos establecidos.

Entrega de las plantillas y el diseño de los programas que aseguren la conversión en SAP de la información para Normas Internacionales, para esto será creada una especificación funcional por cada desarrollo requerido donde se detallará el funcionamiento y los resultados esperados en la ejecución del mismo.


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Entrega de la documentación de las modificaciones o adiciones realizadas en la configuración para el funcionamiento de las NIIF en las compañías.

GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ

Conversión de los Rubros impactados (determinación de los valores de arranque para las saldos de inventario de aquellos materiales que se defina sean susceptibles de aplicación de la norma), de acuerdo a las clasificaciones definidas en el Sistema SAP, para reflejar la información y los valores en concordancia con las Normas Internacionales NIIF.

Determinación de los valores a ajustar y/o reclasificar en los rubros impactados, resultados de la comparación de los Saldos de acuerdo a las Normas locales con los valores convertidos previamente por GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ.

Suministrar la información conciliada entre el módulo de gestión de materiales, en lo que respecta con saldos de inventarios, y las cuentas contables (GL).

Este trabajo en Conjunto permitirá, asegurar la conversión en el sistema SAP, con respecto a los Saldos Iniciales y el adecuado registro de las transacciones para reflejar la información de acuerdo a las Normas Internacionales NIIF.

3 Glosario

Para un mejor entendimiento del presente documento se detallan a continuación algunas definiciones clave:

IFRS: (International Financial Reporting Standards): (NIIF sigla en español) Normas internacionales de información financiera.

Ledger principal: Es un libro contable utilizado para gestionar la contabilidad y generar reportes. Está integrado con todos los libros auxiliares y se actualiza en todas las


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sociedades. Es obligatorio identificar sólo un ledger como ledger principal. El Ledger principal 0L contiene todos los enlaces para la obtención de los detalles de Controlling o CO.

Ledgers no principales o secundarios: Los ledgers no principales se gestionan como libros paralelos al ledger principal. Así, por ejemplo, se pueden gestionar conforme a una norma de presentación de cuentas local, o una norma de presentación internacional como son las NIIF International Financial Reporting Standards. Por cada necesidad de sociedad FI se puede activar un ledger no principal. Para cada ledger que se cree, se creará automáticamente un grupo de ledgers con el mismo nombre. Adicionalmente se pueden crear grupos de ledgers que atiendan necesidades de registro, específicas de cada cliente, con las combinaciones que correspondan.

4 Descripción de requerimientos de acuerdo a la norma

Las principales normas que enmarcan y regulan el proceso de implementación de NIIF en GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ, están relacionadas con el cumplimiento de la Ley 1314 del 2009 y el oficio 12-00099881/JMSC 31010 del 2012 emitido por la Alta Consejería Presidencial para la Gestión Pública y Privada que exige a las empresas que a partir del 1 de Enero de 2015 presenten su información financiera bajo la normatividad NIIF Normas Internacionales Información Financiera, también conocidas como normatividad IFRS International Financial Reporting Standards, que aplicarán en Colombia, no obstante GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ realizará la adopción anticipada el 01 de enero del 2014.

Cabe anotar que para la implementación que se realizará en el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ, se ha definido como ledger principal el 0L que corresponde a las contabilizaciones bajo norma IFRS. También es preciso aclarar que las contabilizaciones que se generen desde el módulo MM afectan siempre los tres ledgers definidos: 0L, Z1 y Z2.

4.1 NIC 2 – Inventarios

4.1.1 Reconocimiento inicial de los inventarios

La aplicación de NIIF en GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ requiere, para el reconocimiento inicial de los inventarios, la valoración de los materiales que se


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gestionan en inventarios, al menor de los valores entre el valor neto de realización (VNR) o valor razonable, y el costo promedio. Una vez el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ disponga de estos valores, se debe contar con un programa de carga inicial que efectúe los respectivos asientos contables solo en el libro 0L (IFRS) por el valor de las diferencias que se presenten entre el nuevo valor reconocido y el costo promedio que se tiene registrado en el módulo MM para los materiales respectivos. Estas contabilizaciones no deben afectar los costos promedio que vienen en la maestra de materiales, por lo tanto deben realizarse directamente en el módulo financiero, guardando dentro del detalle del documento financiero tanto el material como el centro y la clase de valoración cuyo valor se afectará. Para el efecto de estas contabilizaciones y las posteriores a que haya lugar como resultado de nuevas mediciones del inventario, el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ debe definir las cuentas contables a imputar. Este mismo programa de carga deberá calcular el valor promedio IFRS para los inventarios como el resultado del valor total en el módulo de materiales (valor histórico) más el valor del asiento realizado en el libro IFRS y dividido entre la cantidad en existencias, el valor resultante deberá almacenarse en el campo ´Precio Contable 3´ de la maestra de materiales a nivel de Material, Centro y Clase de Valoración. Este campo servirá para determinar, en cualquier momento, el valor IFRS del inventario. Respecto a la afectación del valor de los materiales, vale la pena mencionar que el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ definirá como política que cuando se detecten deterioros en los inventarios, estos no constituirán un cambio en la valoración de los mismos si no que se procederá a darles de baja directamente y con esta premisa se definirá el correspondiente procedimiento de gestión de inventarios.

El reconocimiento inicial de los valores netos de realización o valores razonables de los materiales en stock, se hará como parte del proceso de migración, es decir una vez se cuente con estados financieros de cierre del ejercicio 2013.

4.1.2 Gestión de inventarios posterior a la implementación de las NIIF

Dado que se definió que para los Repuestos que han de gestionarse contablemente como Activos Fijos, se dejará configurada como cuenta de ´inventarios´ una cuenta ´16XX´, pero para efectos de los libros COLGAAP y


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Fiscal/Tributario, la cuenta apropiada para la gestión de los stocks, debe ser una cuenta ´15XX´, cada vez que se realice un movimiento de inventarios en el módulo MM con afectación a una cuenta ´16XX´ se deberá hacer una reclasificación contable, para sustituir esta cuenta por una ´15XX´ en los libros COLGAAP y Fiscal/Tributario. Para esta reclasificación de cuentas se implementará un desarrollo que, para cada movimiento realizado en el módulo MM correspondiente a la situación descrita, se cree un documento financiero con la respectiva reclasificación, registrando el detalle del material, centro y clase de valoración a los que corresponde el movimiento.

Cuando se realicen contabilizaciones directas al ledger IFRS, como consecuencia de nuevas mediciones del inventario que resulten en la determinación de un nuevo valor neto de realización o valor razonable, se requiere que estos valores se actualicen en el campo ´Precio Contable 3´, para el material-centro y clase de valoración correspondientes, esto con el fin de que en este campo siempre se mantenga el valor IFRS actualizado. Si es que en este campo ya hubiera un valor, el asiento en el libro IFRS correspondiente al nuevo valor neto de realización o valor razonable, se debe realizar por la diferencia entre el valor IFRS anterior y el nuevo y el valor final del campo ´Precio Contable 3´ debe reflejar el nuevo valor neto de realización o valor razonable.

Cuando se realicen movimientos de stocks en el módulo MM, se debe verificar si el material-centro-clase de valoración para los que se hace el movimiento son relevantes para IFRS, es decir, si en el campo ´Precio Contable 3´ se tiene algún valor, de ser así debe existir un desarrollo, que calcule el valor IFRS correspondiente al movimiento de inventarios que se está realizando, con base en la diferencia entre el valor del campo ´Precio Contable 3´ (valor IFRS) y el costo promedio histórico (valor COLGAAP). Una vez establecido este valor proporcional, el mismo desarrollo debe realizar un asiento contable en el libro IFRS afectando la cuenta de inventarios que aplique: ´15XX´ para materiales de stock o ´16XX´ para materiales que se tratan como Activos Fijos y como contrapartida una cuenta o cuentas que deben definirse para este propósito.

Ej.: Para el material-centro-clase de valoración 2010000062-MA01-A se tienen los siguientes datos:

Existencias: 18 Unidades

Costo promedio histórico: 5.792 Valor total histórico: 104.256


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Costo promedio IFRS en el campo ´Precio Contable 3´: 6.200

Valor total IFRS: 111.600

Se requiere realizar un consumo a una orden de mantenimiento por 5 unidades. El valor de este consumo generado en el módulo MM y que se reflejaría en todos los ledgers sería: 5.792 (costo histórico) * 5 Unidades = 28.960

El valor del asiento que debe hacerse en el libro IFRS sería: (6.200 (costo promedio IFRS) - 5.792 (costo histórico) ) * 5 unidades = 2.040

4.1.3 Aplicación de descuentos condicionados

De acuerdo a las NIIF, los descuentos condicionados, es decir aquellos cuya obtención está sujeta al cumplimiento de unas condiciones en el futuro (pronto pago, volumen de compras), se pueden reconocer desde el momento de la compra, disminuyendo el precio se los materiales comprados, lo cual deriva en una disminución del valor de los inventarios, una vez se registren las respectivas entradas de estas compras. La adopción de este procedimiento se hará bajo las siguientes premisas:

Al momento de la elaboración del documento de compras ya se reconoce la existencia de los descuentos condicionados y por tanto se pueden estimar e incluir en el mismo.

Las sociedades del GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ, tienen el interés de acceder a estos descuentos y una historia que permita soportar adecuadamente la estimación de los mismos.

Para el cumplimiento de este requisito se debe implementar un desarrollo para que al momento del ingreso de las facturas de compra se verifique si en la condición de pago del documento se incluye la opción de descuentos pronto pago y de ser así, efectuar un asiento contable en el libro IFRS imputando el valor del descuento a una cuenta de inventario y actualizar consecuentemente el precio IFRS del material que se registra en el campo ´Precio contable 3’ de la maestra de materiales.


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4.2 NIC 16 – Propiedades, planta y equipo

4.2.1 Reconocimiento de los materiales en inventario que deben ser clasificados y tratados como Propiedad, Planta y Equipo.

La aplicación de NIIF en GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ, requerirá de la identificación de aquellos materiales, específicamente repuestos, cuyas existencias actualmente se gestionan en el submódulo de inventarios MM-IM (Gestión de materiales-Gestión de inventarios) y que por sus características (vida útil superior a un año, no destinados a la venta, destinados a garantizar la continuidad en la prestación de un servicio), deben ser clasificados y gestionados como Propiedad, Planta y Equipo, según la directriz de la NIC 16.

La gestión de las existencias de estos materiales se continuará realizando en el submódulo MM-IM pero haciendo el respectivo cambio de cuenta contable de la actual cuenta de existencias (15XXXX) a una cuenta de Propiedad, Planta y Equipo (16XXXX). Este cambio de cuenta implica el cambio de la categoría de valoración, en los datos maestros de estos materiales a nivel de: Material, Centro y Clase de valoración.

Para poder realizar el cambio de Categoría de valoración mencionado en el punto anterior, es necesario cerrar los pedidos abiertos que existan para estos materiales, así como dar de baja las existencias de los mismos, y una vez efectuado el cambio de la categoría de valoración, volver a darle de alta a las existencias respectivas. Para realizar estos movimientos se sugiere utilizar las clases de movimiento 562 (anulación entrada inicial de stocks) y 561 (entrada inicial de stocks) respectivamente, para lo cual es preciso definir las cuentas contables que deben afectarse con los mismos.

La gran mayoría de estos materiales actualmente se gestionan con valoración separada, donde las diferentes clases de valoración representan los posibles estados del material, a saber: Nuevo, usado, reparado, dañado, por reparar, etc. El cambio de categoría de valoración ya mencionado se debe hacer a nivel de cada clase de valoración y sólo para aquellas clases de valoración que el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ considere que deben ser tratados como Propiedad, Planta y Equipo.

Para aquellos materiales para los que se defina que tienen un valor neto de reposición o un valor razonable diferente al costo promedio histórico que se tiene


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registrado en la maestra de materiales, se deben generar los respectivos asientos contables, solo en el libro IFRS, por el valor de esta diferencia y afectando las cuentas contables de Inventarios específicas para IFRS que deben ser definidas por el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ.

Se definirán nuevos almacenes para la gestión exclusiva de las existencias de los Repuestos que se tratarán contablemente como Activos Fijos. De esta forma se tendrán individualizadas estas existencias.

4.3 NIC 21 – Efecto de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera.

4.3.1 Tratamiento de las diferencias en tasa de cambio en las compras

De acuerdo con la norma, las diferencias en tasa de cambio no deben capitalizarse, es decir, no deben afectar el costo de los inventarios, por lo tanto es necesario implementar un desarrollo para que las diferencias por tasa de cambio que se generen en el proceso de compras sean contabilizadas siempre a cuentas contables de diferencia en tasa de cambio, solo en el libro IFRS, y como contrapartida se debe disminuir el valor del inventario.

Las diferencias en tasa en lo que respecta al proceso de compras, se presentan entre la tasa de cambio al momento de la entrada de mercancía y la tasa de cambio al momento del ingreso de la respectiva factura, independientemente de cuál evento se presente primero.

Para la contabilización de las diferencias en tasas de cambio, en el proceso de compras, es preciso definir la o las cuentas contables a las que se harán estas imputaciones.

5 Reportes, Interfaces, Conversiones, Mejoras y Formularios

Reportes

TÍTULO PRIORIDAD COMPLEJIDAD

Alta/Media/Baja


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Stock valorado a costo IFRS 1 Baja

Interfaces


Alta/Media/Baja

Conversiones


Alta/Media/Baja

Mejoras


Alta/Media/Baja

Desarrollos


Alta/Media/Baja

Carga inicial de Valores netos de realización o Valores Razonables

2 Media

Generación de asientos IFRS a partir de movimientos de inventarios

1 Media

Actualización del campo ´Precio contable 3´ de la maestra de materiales con los valores de los asientos que se hagan directamente en el libro IFRS

1 Media

Descarga y carga de saldos de materiales a gestionar como Activos Fijos para cambio de Categoría de Valoración

1 Media

Realizar asientos contables a cuenta de 1 Media


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inventarios, en el libro IFRS, reflejando el valor de los descuentos condicionados.

Asientos contables en el libro IFRS, por el valor de las diferencias en tasa de cambio generadas en el proceso de compra, actualizando el valor del inventario.

1 Alta

Formularios


Alta/Media/Baja

Prioridad:

* Prioridad 1: Crítico para el Go-Live

Significa que el objeto debe estar totalmente operativo antes de la fecha de Go-Live.

* Prioridad 2: Alto impacto para la operación o Requerido para el primer cierre

* Prioridad 3: Medio o Bajo impacto en la Operación

* Prioridad 0: Funcionalidad deseable (Nice to have)


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6 Gaps & Issues

Gaps

TÍTULO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Issues

TÍTULO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

7 Seguridad

8 Anexos

9 Firmas de validación/aceptación

Validado EEB Firma Observaciones

Miguel Terreros

Ricardo Tusso

Aceptado EEB Firma Observaciones

Julio Alarcón

Validado TGI Firma Observaciones

Elayne Alfonso

Aceptado TGI Firma Observaciones


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Martín Maldonado


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