GESTIÓN DE GESTIÓN DE PROYECTOSPROYECTOS

ObjetivoObjetivo Que el participante adquiera un conocimiento general

de la herramienta MS-Project para realizar la planificación y seguimiento de un proyecto

Administración de Administración de ProyectosProyectos

Conceptos básicosConceptos básicos

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¿Características de un Proyecto?¿Características de un Proyecto?

Tiene un objetivo definido, concreto.

Usualmente único en algunos aspectos (no un proyecto recurrente)

Fechas de inicio o término bien definidas.

Integrado por una serie de tareas o actividades con una duración determinada.

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Planeación del ProyectoPlaneación del Proyecto

Es el proceso de tareas secuenciales y recursos para completar los objetivos del proyecto. Es el acto de definir:

Qué es lo que se va a hacer. Cómo y cuándo se va a hacer. Cómo se sabe que está hecho.

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Administración del ProyectoAdministración del Proyecto

Es el proceso estructurado de planeación, organización, planeación, organización, dirección, control y motivacióndirección, control y motivación de una serie de recursos para un periodo de tiempo específico encaminados a cumplir una serie de objetivos predefinidos. Puede ser dividida en tres fases distintas:

Fase de definición. Fase de planeación. Fase de control.

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Fase de DefiniciónFase de Definición En ésta parte se define lo que el proyecto es. Define

el destino del proyecto y debe de responder a las siguientes preguntas básicas:

¿Cuál es el propósito del proyecto? ¿Cuáles son los objetivos? ¿Qué se espera tener al final? ¿Qué recursos se requieren?

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Fase de PlaneaciónFase de Planeación En ésta parte se definen responsables, se establecen las tareas,

se asignan recursos; esto es, se crea un plan para alcanzar los objetivos:

¿Quién es el responsable para cada tarea? ¿Cuál es el camino para completar las actividades o tareas? ¿Sobre qué restricciones de tiempo estamos trabajando? ¿Qué recursos específicos se requieren?

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Fase de ControlFase de Control En esta parte se monitorea el progreso

del proyecto y se toman acciones correctivas para asegurar que el proyecto es realizado eficientemente.

Seguir el proceso de lo que esta ocurriendo actualmente en relación a lo que está planeado.

Preparar reportes detallados Resolver los conflictos concernientes a

recursos, programación, dinero, etc. Anticiparse a los problemas potenciales. Reconocer la conclusión del proyecto y

celebrar el éxito.

¿Cómo administrar proyectos con ¿Cómo administrar proyectos con MSProject?MSProject?

Definir elproyecto

Construirel Plan

1

2

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Admón ySeguimiento

10

11

CerrarProyecto

Definir fechade inicio.

Capturar Actividades.

Capturar Duraciones

Capturar Recursos

Asignar Recursos

Ligar Actividades

Imprimir el Plan

Afinar el PlanDefinir una Línea Base

Capturar Datos Reales

Ajustar el Plan

Fase

de

defin

ició

n

Fase deplaneación

Fase decontrol

QUE ES MICROSOFT QUE ES MICROSOFT PROJECT? PROJECT?

Es una herramienta que permite planear sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto.

!!! No es una herramienta de estimación !!!!!! No es una herramienta de estimación !!!

MS PROJECT LE MS PROJECT LE PERMITIRÁ:PERMITIRÁ:

Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.

Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

Obtener la gráfica de red del proyecto.

Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTOACTIVIDADES DE UN PROYECTO

Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay daños líquidos, pero si se presenta una excusa no habrá cargos en contra.

Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo).

Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en días si ocurre un cambio de una actividad.

QUE ES UNA ACTIVIDAD?QUE ES UNA ACTIVIDAD? Las actividades de un proyecto son aquellos

trabajos en que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser:

Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

DIAGRAMA DE GANTTDIAGRAMA DE GANTT Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt

Creador Henry L. Gantt Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de

un proyecto en un horizonte de tiempo

RUTA CRITICARUTA CRITICA Serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un

proyecto finalice conforme a la programación. Cada tarea de la ruta crítica es una tarea crítica.

TAREA CRITICATAREA CRITICA Tarea que se debe completar según la programación para que

un proyecto pueda finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crítica, también podría retrasarse la

fecha de finalización del proyecto.

DIAGRAMA DE PERTDIAGRAMA DE PERT Muestra las interdependencias entre tareas. Cada tarea esta representada por un recuadro, llamado nodo, que

contiene información básica sobre la tarea. Las tareas que dependen de otra para ser completadas, o

simplemente siguen a otra en una secuencia de eventos, aparecen conectadas por líneas.