Banner Financial Aid - MUW · 2014. 5. 13. · Banner Financial Aid User Guide | Contents 6...

Banner Financial AidUser Guide

Release 8.20April 2014

Banner®, Colleague®, PowerCampus™, and Luminis® are trademarks of Ellucian Company L.P. or its affiliates and are registered in the U.S. and other countries. Ellucian®, Ellucian Advance™, Ellucian Degree Works™, Ellucian Course Signals™, Ellucian SmartCall™, and Ellucian Recruiter™ are trademarks of Ellucian Company L.P. or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners.

© 1991-2014 Ellucian Company L.P. and its affiliates.

Contains confidential and proprietary information of Ellucian and its subsidiaries. Use of these materials is limited to Ellucian licensees, and is subject to the terms and conditions of one or more written license agreements between Ellucian and the licensee in question.

In preparing and providing this publication, Ellucian is not rendering legal, accounting, or other similar professional services. Ellucian makes no claims that an institution's use of this publication or the software for which it is provided will guarantee compliance with applicable federal or state laws, rules, or regulations. Each organization should seek legal, accounting and other similar professional services from competent providers of the organization's own choosing.

Prepared by: Ellucian4375 Fair Lakes CourtFairfax, Virginia 22033United States of America

Revision History

Publication Date SummaryApril 2014 New version that supports Banner Financial Aid 8.20 software.

Ba

Contents

System Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Documentation corrections/clarifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Chapter layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Application summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Module integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Financial Aid system process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Naming conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Applicant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Applicant processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Need Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Need Analysis online recalculation process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Requirements Tracking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Requirements Tracking process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Aid Year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Aid Year budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Period budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Period budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Budgeting process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

3nner Financial Aid User Guide | Contents

Ba

Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Packaging and Disbursement control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Packaging process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Athletics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Athletics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Athletics control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Funds Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Funds Management process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Electronic Data Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Electronic Data Exchange process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

History and Transcripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

History process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Financial Aid Common Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Common Functions process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Student System Shared Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Student System Shared Data process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Short-Term Credit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Short-Term Credit process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Student Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Student Employment process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70


Ba

Loan Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Manual Loan process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Return of Title IV Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Return of Title IV Funds process flow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Data Load procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Understanding Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

EDE ISIR Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

CSS PROFILE Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Setting up rule and validation forms for Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Build the Interface Data Code Validation (RTVINFC) form.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Build the Interface Data Translation Rules (RCRTPTR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . 82Build the Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) form. . . . . . . . . . . . . 83Build the User-Defined Variables Description (RORUSER) form. . . . . . . . . . . . . . . 83Define the Common Matching Source Code Validation (GTVCMSC) form. . . . . . . 84Build the Common Matching Source Rules (GORCMSC) form. . . . . . . . . . . . . . . . 84Build the Common Matching Rules (GORCMRL) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Build the Name Translation Rules (GORNAME) form — Optional. . . . . . . . . . . . . . 85Create a Parameter Set for Online FA Dataload Part 3 (RCRTPxx). . . . . . . . . . . . 86Build the Data Source Rules (RCRDTSR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Preparing the data to load into Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Default file names. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87File Concatenation Process (FILECAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Running the Data Load process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Run the FA EDE Dataload Pt 1 (RCBTPxx or RCPTPxx) process.. . . . . . . . . . . . . 89Run FA CSS Data Load Part 1 (RCPCTxx). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Run the Financial Aid Dataload Part 2 (RCPMTCH) process. . . . . . . . . . . . . . . . . 93Run FA Dataload Part 3 (RCRTPxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Review the records on the Financial Aid Suspended Records Maintenance (RCRSUSP) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Run the RCRTPxx process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Run the FA Data Load Table Deletes (RCPDTMP) process . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Additional Data Load topics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Loading and storing of ISIR records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108New Person versus Existing Person . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110


Ba

Dataload Pt 1 (RCBTPxx, RCPTPxx, or RCPCTxx) temporary tables . . . . . . . . . . . . . 111

Common Matching algorithm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Field Length values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Primary Match logic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114Secondary match logic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Examples of matching algorithm and results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Audit logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Viewing logging records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Logging archive and purge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

EDE correction logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Processing EDE corrections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Methodology specific changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Setting a student’s dependency codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Overriding the student's dependency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

EFC proration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Estimated vs official contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Recalculate Need Analysis Indicator functionality updates. . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

FM Need Analysis solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Benefits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Project Based Parameter Setup (RORPARM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Parameter configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Job submission vs. servlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Calculation flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Online processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Batch processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132


Ba

Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133FM Need Analysis (RNPFMxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

FM Need Analysis reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Need Analysis Report (RNRNAxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Output Format and Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Period based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Period creation and setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Period creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Crossover periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Using periods for different cohorts of students . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Disbursement tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Disbursement Locks Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Funds Management (ROAMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142Tracking Requirements Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142Disbursement Lock Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142Additional Disbursement Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Period processing vs. term based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Award status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Mixed award status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Setting up funds for Period Based Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Processing Awards by Period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Creating and maintaining the awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Fund tracking requirements - period eligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Offer Expiration Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Updating award status when fund is locked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151TEACH Grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Award batch posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151All awards - calculating declined and cancelled amounts . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Frequently Asked Questions (FAQ’s) - period processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Requirements tracking procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Requirements tracking implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Budgeting procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Budget implementation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Aid year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156


Ba

Period based and algorithmic budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Set-up and configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Period Budgeting Setup Diagram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Applicant Period Budgeting Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Validation forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Period Budget Type Validation (RTVPBTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Period Budget Group Validation (RTVPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Period Budget Component Validation (RTVPBCP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Budget Component Category Validation (RTVBCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Algorithmic Budgeting Rule Validation (RTVABRC). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Rules forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Period Budget Detail Rules (RBRPBDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Algorithmic Budgeting Rules (RBRABRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Message Code Validation (RTVMESG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Fund Management (RFRMGMT) and Funds Management (ROAMGMT) . . . . . 166Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Assigning period budget groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Period Budget Grouping Process (RBRPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Applicant processing using period based/algorithmic budgeting. . . . . . . . . . . . . . . 168Applicant Period Budget (RBAPBUD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Applicant Budget by Period (RBIABPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Period Budget Category Inquiry (RBIPBCT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Period Budget Group Detail (RBAPBGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Applicant Status (ROASTAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Award Maintenance Forms (RPAAWRD, RPAAPMT, and ROARMAN). . . . . . . 172Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172Period Budget Simulation Inquiry (RBISIMI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Period Budget Simulation (RBRSIMR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Period Budget Recalc Process (RBRPBRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Financial Aid Status page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Cost of Attendance page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Award Overview page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Satisfactory Academic Progress (SAP) processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

SAP forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Satisfactory Academic Progress Validation (RTVSAPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Financial Aid Selection Rules (RORRULE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Applicant Status (ROASTAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178SAP Translation Rules (RORSTRF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180


Ba

Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Determining satisfactory academic progress using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

SAP processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181SAP Assignment Process (ROPSAPR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Sample rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Funds Management procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Funds Management implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

Fund balance reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Calculating fund balances and the remaining Available to Offer Amount. . . . . . . . . . . 189Option 1: Use only offered aid to calculate the amount available to offer . . . . . . . . 189Option 2: Use aid which is Offered, Cancelled, and Declined with an Over Commitment Percent greater than 100% to calculate the amount available to offer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190Reviewing Fund Balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

Banner Financial Aid Fund Specific Packaging options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Banner Financial Aid Global Packaging options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Repeat coursework processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Financial Aid Repeat Course Exclusion (RORRPCX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Enrollment Rule Validation (RTVENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Enrollment Rules (RORENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Repeat/Multiple Course Rules (SHARPTR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204Course Detail Information (SCADETL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205Grade Code Maintenance (SHAGRDE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205Course Registration Status Code Validation (STVRSTS) . . . . . . . . . . . . . . . . . 205Transfer Course (SHATRNS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Additional institutional setup considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Repeat course checking functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Multiple enrollment calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Non U.S. institutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Calculation of repeated coursework for SAP & transfer credits applied towards the student’s academic program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Display and maintenance of student enrollment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Financial Aid Enrollment (ROAENRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Financial aid hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Current hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Financial aid hours by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Financial aid attending by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Current hours by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210


Ba

Current attending by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Calculating enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Standard Enrollment Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Repeat Enrollment Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Enrollment calculation using rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Enrollment calculation using repeat course check . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Enrollment calculation using attendance verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Enrollment calculation using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Determining ½ time enrollment (required for Federal loan disbursement) . . . . . 213Enrollment calculation using periods for consortium students . . . . . . . . . . . . . . 214Attending hours functionality using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Using the +/- number of days for attending hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Hints for RORRULE form use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Algorithmic packaging features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222Algorithms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222Algorithmic packaging definition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Algorithmic Packaging Rules (RPRALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Algorithmic Packaging Rule Code Validation (RTVALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . 223Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Packaging functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Awarding based on other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Award a fund based on a percentage of another fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Simplification of rules creation and maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Ability to store and reference internal interim values in packaging rules. . . . . . . . . 224Packaging simulation options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Related fund features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Packaging Group Fund Category Maximums Rules (RPRFCAT) . . . . . . . . . . . 225Fund Category Validation (RTVFCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Fund Award Inquiry (RPIFAWD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Fund Award Period Inquiry (RPIFTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Group fund limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Ability to apply a percentage to all the funds in the package as a group. . . . . . . . . 225Rounding options for awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Ability to inactivate fund codes, groups, and rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Ability to override a fund rule for a specific student . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Fund category and fund cross-reference fields for packaging and reporting . . . . . 226Fund Balance Roll Process (RFPFBRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Ability to display all recipients of a particular fund code by aid year or period . . . . 226


Ba

Sample algorithmic packaging rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Columns defined on the Temporary Packaging Need Table (RPTNEED) . . . . . . . . . . 250RPTNEED_SIMULATE_SW Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Functions defined in the rpkalgr package. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252F_GET_FUND_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252F_GET_FFID_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253F_GET_PRIOR_YEAR_FUND_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253F_GET_PRIOR_YEAR_FFID_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Packaging process definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Initialization process (run as part of RPEPCKG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Simulated packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Actual packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Using NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Award validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Award validation prior to receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Award validation after receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Original awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Modifying existing Stafford, Direct or Perkins awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Stafford/Direct loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Perkins loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Default/refund information and financial aid eligibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Validating awards against defaults/refunds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Validating disbursements against defaults/refunds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Packaging and disbursement procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Packaging implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Packaging/simulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Federal Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Shopping Sheet Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Generated Federal Shopping Sheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

FAQs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266Federal Shopping Sheet Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Advance Queuing (AQ) Setup for the Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267


Ba

Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267Year Round Pell Discontinued - 2011 - 2012 aid year. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Pell procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Pell process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Fund Base Data (RFRBASE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Aid year specific data - Packaging Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Aid year specific data - Disbursement Options window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Disbursement Locks window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Aid period Base Rules (ROBAPRD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Semester based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Quarter based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

COD Entity ID Rules (RORCODI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Cross-Over Pell enhancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Options tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Credit Hours tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Institutional Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Grant and EDE Options tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Campus Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Main window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Enrollment Cutoff Date Rules window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Grant Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Grant Options window - Enrollment Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Trailer School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280Header School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Fund Award and Disbursement Schedule Rules (RFRASCH) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Academic Year Rules (RORACYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Key block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Rules block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281


Ba

Applicant Pell Grant (ROAPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Budget Component Validation (RTVCOMP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Federal Rules Inquiry (RPIFEDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Pell procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Batch Pell Awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Override a Bachelors Degree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Manual adjustments to Pell grants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Why and how to lock Pell grants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Lock types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Fund locks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Period locks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Lock functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Package Maintenance (RPAAPMT) and Award Maintenance (RPAAWRD) . . . . . . . . 285Award Maintenance tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Summary tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Pell and Loan tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Additional Eligibility Indicator (RORSTAT_ADDL_PELL_ELIG_IND). . . . . . . . . 287Post 9/11 Pell Eligibility indicator (RORSTAT_POST_911_PELL_ELIG) . . . . . . 287Processing Post 9/11 Students who do not have a Pell eligible EFC (IASG): . . 288

Post 9/11 eligibility processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288Department of Education Eligibility Processing for 2010-2011 and beyond . . . . . . 289

Financial Aid Record Maintenance (ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Batch Posting Rules (RORPOST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Updating award amounts to agree with actual disbursement amounts . . . . . . . . . . . . 293

Reducing an award for Pell paid at another school in the same aid year. . . . . . . . . . . 295

Handling less-than-half time for Pell more efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Controlling when the Pell calculation process is run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296ROASTAT student level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 297ROAINST campus level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 297ROAINST institutional level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . 297

Setup procedure for multiple Pell fund codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Pell Calculation Process (RPEPELL) for Pell processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Option to delete zero Pell awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Recognizing co-existence of multiple Pells for same student simultaneously. . . . . 299Locked records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Rounding 0ption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Offered or auto accepted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Award schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Award change letter indicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300


Ba

Disbursement Process (RPEDISB) for Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Recognizing multiple Pell funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301Back out of memo, authorizations, and disbursements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301Use disbursement enrollment edits for memo option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301RPEDISB process reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302Disbursement Results (ROIDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Pell Edit/Error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Pell processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Pell Calculation Process (RPEPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305Processing Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Crossover period logic and calculation to determine most beneficial aid year . . . . 308Pell Lifetime Eligibility Used (LEU) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Current Year Pell Already Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310Beginning LEU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310Beginning Remaining Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310Current Year Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317100% Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317100% Pell percentage awarding example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Pell grant disbursement calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320100% Pell percentage disbursement example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Pell grant award and disbursement processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

TEACH grant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

TEACH awarding and disbursing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323Criteria for awarding and disbursing a TEACH grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324The following will be checked to determine if the student is eligible. . . . . . . . . . . . 325The following is NOT required for TEACH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

TEACH grant setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

COD TEACH Calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Calculations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Student packaged full-time, enrolled ¾ time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328Student packaged full-time, enrolled < ½ time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328Student packaged ¾ time, enrolled full-time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328Student receiving more than one TEACH grant scheduled award within the aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329Student with prior enrollment and payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329TCHU1 is batch posted to a student using the F batch posting type . . . . . . . . . 329TCHU1 is batch posted to a student using FN batch posting type. . . . . . . . . . . 329Student in a 150% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330Student in a 50% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330


Ba

Awards are locked on the period window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330Additional examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

RPROPTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331RFRDEFA/RFRASCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331RNANAxx . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331ROAENRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331Manually enter a $4000 TEACH award on RPAAWRD (not recommended) . . . 331Batch post a $4000 TEACH award using RORBPST (not recommended) . . . . 332Use the RPEPCKG or RPRGRNT process to calculate the TEACH award (recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period did not change (not recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period changed (not recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334Use the RPRGRNT process to recalculate the award when the aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

State grant award processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Resources, contracts, and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Exemptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Excluding contracts and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Maintaining resources and calculation in unmet need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339Resource Maintenance (RPAARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Other Resources block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339Summary block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Resource calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341Exemptions and contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Adding periods to an award schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343

Setting up funds for Period Based Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Updating awards for enrollment changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Manually scheduling awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348


Ba

Updating awards when locked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Award lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Identifying students needing new or revised award letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

Banner Financial Aid Global Disbursement options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Banner Financial Aid Fund Specific Disbursement options . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Disbursement validation edits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

Other disbursement considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Regulatory compliance for Stafford disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Disbursement edits for loans to match edits for other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Memo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Loan authorization to net returned amounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Using enrollment disbursement edits for funds in memo status . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Recognition of Pell payment cell to disbursement process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Part-Time proration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Memos processed after scheduled disbursement date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

VA Chapter 30 - prior to the 2010-2011 aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Voiding excess payments for students no longer eligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Disbursement validation reject messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Disbursement reports generated by disbursement process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Final Disbursement - optional processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Student employment procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Student employment implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Scholarship and athletics processing by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377

Potential Athletic Grant Defaults (RAAPAGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Sport Aid by Period (RAASPTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Team Sport Period Aid (RAITMTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Donor and Scholarship Demographics (RFADSCD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Scholarship Period Information (RPASTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Athletic Aid Type Validation (RTVAATP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378


Ba

Financial Aid Sport Validation (RTVFASP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Grades to Donor Validation (RTVGRDD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Scholarship Source Validation (RTVSSRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Reviewed Validation (RTVREVW) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Thank You Letter Validation (RTVTYLT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Third Party Contract Rules (RPRCONT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Exemption Rules (RPREXPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Resource Code Validation (RTVARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Athletic Grant Period Roll (RAPAGRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Athletic Aid Discrepancy Rpt (RARATAD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Loan processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Manual loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380Disbursing manual loan checks through Banner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381

Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382


Funds Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Class Code Translation (RPRCLSS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Certification Initials Validation (RTVCINT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Loan Status Validation (RTVLNST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Lender Base Data (RPRLNDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Loan Period Base Data (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Lender/Disbursing Agents Rules (RPRLNDA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

First-year, first-time borrower loan rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Crosswalk Validation (GTVSDAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Applicant Requirements (RRAAREQ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Award/Package Maintenance (RPAAWRD)/(RPAAPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

RPAELAP fields updated by RPRELAP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Loan Parent Inquiry (RPILPAR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Unmatched COD Records (RPAUCOD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395


Ba

Batch Control (RPIBATC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

RPAELAP fields updated by the RPRELAX process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

RPAELAP fields updated by the RPRELRU process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Disbursement/Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Electronic transfer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401Disburse to student account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

CommonLine loan adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Electronic loans as certification requests in common response file . . . . . . . . . . . . . . . 406

Alternative loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Alternative loan processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Global Institutional Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408


Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Loan Period Base Data Rules (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Electronic Loan Application (RPAELAP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Electronic Loan Load/EFT Posting Processes (RPEFTL/RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . 410

Disbursement Process (RPEDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Disbursement/adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410


Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Electronic transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

EFT/Disbursement Roster Upload (RPREFTL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Electronic Payment Receipt (RPAEPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

RPAELAP fields populated by RPREFTP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Electronic Loan Disbursement (RPAELDB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413


Ba

Electronic Loan Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415


Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Loan Proceeds Aging Report (RPRLNAG). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Loan Funding Exception Report (RPRLNEX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Loan Summary Report (RPRLSUM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417CommonLine loan adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417Electronic loans received as certification requests in common response file . . . . . 419

Direct lending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Financial Aid common functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Aid year default. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

User-defined data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

General Algorithmic Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421Batch Posting Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421Implementing General Algorithmic Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

General Algorithmic Rule Validation - RTVALGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422General Algorithmic Rules - RORALGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422Assign the General Algorithmic Rule as appropriate for the process that will use the rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Batch posting process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Updating the Use Indicator in batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435Processing examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Processing holds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438Hold Type Validation (RTVHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Packaging process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439Disbursement process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Applicant Holds (ROAHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Using NSLDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439

Student Loan Data (RNASLxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Applicant Student Loan Data Inquiry (RNINSLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Need Analysis Result (RNARSxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Award forms (RPAAWRD)/(RPAAPMT)/(ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Output population selection with financial aid Dataload Part 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443


Ba

Default/refund processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Levels of default/refund administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Sources of default/refund information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Title IV refund/repayment process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444

Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Unsecured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Secured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445

Set up Financial Aid on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447

Financial Aid Self-Service Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

Financial Aid Self-Service web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448Financial Aid Links (bmenu.P_FAAUnsecMnu and bmenu.P_FAASecMnu) . . . . . 449Financial Aid Forms (bmenu.P_FAFormsMnu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450

Aid Year (bwrkolib.P_SelDefAidy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Financial Aid Status for Aid Year (bwrksumm.P_DispSumm) . . . . . . . . . . . . . . . . . 452Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456

Cost of Attendance (bwrkbudg.P_DispBudg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456Aid Year Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457Period Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458

Award Package for Aid Year (bwrkrhst.P_DispAwdAidYear). . . . . . . . . . . . . . . . . . 459General Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459Award Overview tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466


Ba

Resources/Additional Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Terms and Conditions tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Accept Award Offer tab (bwrkrhst.P_DisplayTabs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Special Messages tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480

Award Messages (bwrkrhst.P_DispAwdMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

Account Summary By Term (bwskoacc.P_ViewAcct) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486

Eligibility requirements for Aid Year page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486Student Requirements tab (bwrktrkr.P_DispTrkReq) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487Automatic satisfaction of Award Letter Tracking Requirement. . . . . . . . . . . . . . 488Holds tab (bwrkhold.P_DispHold) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493Academic Progress tab (bwrksaph.P_DispSAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494

Messages (bwrkamsg.P_FAAppMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497

Award Payment Schedule for Aid Year (bwrkpays.P_DispPaySched) . . . . . . . . . . 497Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499

Award History (bwrkrhst.P_DispAwdHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503


Ba

Loan Application History (bwrklhst.P_DispLoanHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506

Withdrawal Information (bwrktivw.P_TitleIVWithdraw) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510

Title IV Fund Detail (bwrktivw.P_TitleIVDetail) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511

Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512

Web Snapshot system configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Adding the Web Snapshot system to a menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Managing access to the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512WebTailor administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513

Adding a new item to an existing menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513Assigning WebTailor user roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514

Using the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Layout maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Modifying a Snapshot Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515

Creating a New Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516Save a Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516Single student snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516Using a population selection . . . . . . . . .

Banner Financial Aid - MUW · 2014. 5. 13. · Banner Financial Aid User Guide | Contents 6...

Documents

Transcript of Banner Financial Aid - MUW · 2014. 5. 13. · Banner Financial Aid User Guide | Contents 6...