Banc Tec Centervision Box Office
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Traitement du courrier entrant
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Expérience 37 ans d’innovations technologiques et de services à forte valeur ajoutée.
BancTec - A company introductionChiffresRevenus: Monde $400M, Europe $150M, France $20
Effectif : Monde 2 700, Europe 1 200, France 100Clients: Près de 2 000 dans 50 pays
BureauxSiège: Irving, Texas (USA)
Filiales: U.S.A, Canada, 12 pays européensFrance: Noisiel, Marne-la-Vallée
Métiers Traitement du document & des processus de paiementExternalisation des processus métier
Profil BancTec
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Constructeur Fournisseur
de technologies Fournisse
ur de solutions
Prestataire de services
Externalisation de processus métiers
Elevée
Valeur ajoutée
Faible
Temps
1972 2011
« Fournir les technologies, solutions et processus qui valorisent les métiers de nos clients »
Stratégie
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Domaines d’activités
Créateur deTechnologies
Fournisseur deSolutions
Prestataire deServices
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Une offre de service en dématérialisation de flux documentaires
Courrier entrantTraitement des ouvertures de comptes, cartes de créditTraitement de formulaires et d’abonnementsTraitement des Offres de PrêtsDématérialisation et indexation de dossiers clients
Traitement des titres/chèquesDématérialisation de facturesReprise de base documentaireGestion des mandats de signatureTraitement des billets d’avionNumérisation de livres
Logistique ContrôleExploitation
Réception Préparation GestionTraitement & Exceptions
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Les bénéfices de l’offre BancTec
Notre vision du BPO : Une expertise partagée
Approche AnalytiquePlateforme Technologique évolutiveExpertise Métier Industrialisation des moyensAutomatisation des traitementsMise en œuvre rapide de nouveaux processusGestion de pics de volumesTransparence des indicateursPlan de reprise d’activitéInnovation dans la continuité Vecteur de développement
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Un positionnement unique sur le marché
Centres basés sur les principales villes européennes et US
Offre de service diversifiéeo Des applications à haute productivité capables de reproduire les
pratiques organisationnelles de l’entreprise o Tarifications standardisées ou adaptée au processus délégué
Outil de production à la pointe de la technologieo Des technologies documentaire totalement flexibles et adaptables
à des typologies de traitement très variableso Un gestionnaire de flux permettant la sécurisation et la traçabilité
des flux documentaires
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Services d’analyse et d’accompagnement spécialisés dans les flux documentaires et transactionnels
Chicago, US
Heathrow, UK
Tallinn, Estonia
Dallas, US
Harlow, UK
Stockholm, SwedenCologne, Germany
Utrecht, Netherlands
Durham, UK
Paris, France
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Les centres de services
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Points forts
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Maitrise de deux métiersFournisseur de solutions / intégrateur de technologies documentaires et prestataire de services de gestion du courrier
ExpertiseService courrier, Hébergement & workflow, Gestion des factures fournisseurs
Microsoft Sharepoint BancTec est partenaire Gold
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Quelques références BancTec
France Monde
Plus de 500 millions de doc/jour traités avec les solutions BancTec
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Problématique et enjeux
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Le courrier : définition
Correspondance (lettre, imprimé, paquet) reçue ou envoyée par la posteTotalité des lettres qu’une personne écrit ou reçoitConcept élargi à la gestion des courriels qui représentent en moyenne 25% des flux de correspondance
En entreprise : Diversité des documents et interprétation du contenuComplexité des circuits et délais de traitement
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Les gains attendus de la dématérialisation
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source « étude serdalab dématérialisation »
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La gestion du courrier : Les enjeux
Absorber la masse d ’information en circulationAdressage archivage
Réduire le cycle communicationnelcompresser les délais nécessaires à la transmission de documents et au traitement retour
Réduire les coûts d ’acheminementcircuits internesPhotocopies : 42% des documents sont multiservicesmise sous pli
Gérer et contrôler la diffusion limitation des erreurs de transmissiongestion du risque
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La gestion du courrier : sécurité des traitements
Assurer le traitement et la traçabilité des documents
compression des délais de traitement
pilotage, état d ’avancement
gestion des pics
respect des délais de réponse
normalisation des types de documents réponses
Courrier urgentGestion de prioritéConfidentialité
Multi objets :Communication, collaboration et coordination du personnel
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Profitabilité, Compétitivité,création de valeur, innovation
Réduction des délais, baisse des couts, contrôle des risques opérationnels et des litiges
Gestion du capital humain et efficacité des collaborateurs,Conduite du changement et amélioration des processus
Le courrier : source d’industrialisation des processus
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Valeur
Qualité et productivit
é
Humain et organisationnel
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Le processus courrier dématérialisé
Favorise la multi-localisation Traiter le flux documentaires tout en gardant le contrôle sur la gestion et le pilotage des flux :
réversibilité partage de ressources
Sécurisation et PCA
Facilite la croissanceAccroissement des flux
PicsTenue des délais
Accès aux technologies
Un élément :structurantIngrédient d’innovation sur les processus métierDe l’interconnexion à l’interopérabilitéComposant de stratégie organisationnelle
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Optimisation du ROI par la globalisation du traitement :
Logistique et bancaireLogistique et administration Logistique et réseau bancaire
Renforcement des rôles de proximité utilisateur, client & marché
Accessibilité aux contenus et Productivité agenceROI renforcé par l’optimisation permanente des capacités et des coûts
Attractivité des métiersEnrichissement du poste de travailAnticipation des départs à la retraite
Pérennité du savoir faireGains de productivité
Convergence et centralisation des flux Réseau , siège et canaux de distribution
Débordement et externalisation et Mutualisation des ateliers
Le Retour sur Investissement - ROI
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Les bénéfices de la dématérialisation du courrierla Vision de BancTec
Compétitivité
Bien être
Développement durable
BPO & Développement TechnologiqueQualité et continuité de serviceInnovation
rupture des situations établies, transforme les conditions de marché
Limitation des investissementsS’ inscrire dans un processus de conduite du changement permanent à travers les évolutions techniques ou règlementaires
Respect du réglementaire; stockage probant,Efficacité opérationnelle , gestion de la pénurie de ressources
Une démarche de progrès durable et efficace dans une stratégie de croissance et de compétitivité
Utilisation de standards; méthodes et certifications
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Le processus Courrier
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Processus Général
Entrée(Papier, électronique)
Sortie(électronique)
Système BANCTEC
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eFIRST Mailroom
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PAPIER/DONNÉES• Multi Centre• Multi Service
TRIE• Personnel• Société• Métier
NUMERISATION• Industrialisé• Mixe
RAD/LAD• Classification• Extraction• Multi Clients/Services/Pole
• Multi SLA
WORKFLOW• Gestion Métier• Gestion Qualité
METIER• Consultation• Affectation• Ré attibution• Routage• Partage collaboratif
ARCHIVAGE• Moyen terme• Long Terme
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Automatisation de la gestion du compte fournisseurde l’achat jusqu’au paiement fournisseur
IdentificationCommande Contrôle ComptabilisationFactureDemande d’achat ApprobationLivraison ArchivePaiement
Option – Exemple de la dématérialisation du flux factures
Gestion des achats
Gestion des contrats Gestion des factures
Gestion des dépensesGestion des fournisseurs
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Présentation de la dématérialisation
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Accès et implantation
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Portail Client
Indexation
Saas/Cloud
Numérisation
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Exemple d’interface
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EXEMPLE D’INTERFACE