BAB III

ANALISIS SISTEM

A. Aliran Sistem Yang Sedang Berjalan

Untuk memenuhi salah satu tujuan penelitian yaitu memberikan alternatif

solusi kepada perusahaan terhadap upaya pengembangan dari sistem yang masih

manual menjadi sebuah sistem baru yang terkomputerisasi guna untuk

meningkatkan efesiensi dan efektifitas sistem, perlu adanya analisa terhadap

sistem yang sedang berjalan sebagai acuan untuk tahap selanjutnya.

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT. Andalas Berlian

Motors Bukittinggi sebagian sudah menggunakan suatu aplikasi khusus berbasis

database tetapi pada bagian penjualan masih manual sehingga masih banyak

terdapat kekurangan sehingga berpengaruh terhadap efisien dan efektifitas sistem

kinerja perusahaan sebagaimana yang telah dikemukakan dalam identifikasi

masalah.

Dari analisa yang telah dilakukan, aliran sistem yang sedang berjalan pada

PT. Andalas Berlian Motors Bukittinggi dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Sales Adm menunjukan beberapa brosur jenis kendaraan Mitsubishi kepada

Customer.

2. Customer menetapkan pilihan jenis kendaraan yang akan dibeli dan

melakukan negosiasi harga kepada Sales Adm serta memberikan document

yang diperlukan.

3. Setelah terjadi kesepakatan Sales Adm memberikan form Surat Pesan

Kendaraan (SPK) kepada Customer untuk diisi yang sesuai dengan keterangan

yang ada.

4. Setelah Form SPK diisi diserahkan kembali kepada Sales Adm dan diperikasi

kelengkapannya.

5. Setelah form SPK lengkap kemudian Sales Adm mencek stok kendaraan yang

dipesan. Jika kendaraan yang dipesan tidak tersedia maka lakukan order

kendaraan yang nantinya akan dikirim pada perwakilan dealer yaitu PT.

Kramayudha Tiga Berlian Motors (PT. KTB). Jika stok kendaraan ada

lakukan proses transaksi penjualan beserta jenis pembayaran yang telahg

ditentukan.

6. Pada transaksi penjualan akan menghasilkan tiga laporan yaitu laporan

penjualan, laporan piutang dan cetak kwitansi pembayaran. Pada laporan

penjualan mengeluarka dua rangkap. Rangkap pertama untuk Sales Adm dan

rangkap kedua untuk Ass. Bussiness Manager Pada pencetakan kwitansi yang

dilakukan secara terpisah antara kwitansi pembayaran tunai dan kwitansi

pembayaran dp akan megeluarkan 3 rangkap yang akan ditandatangani oleh

Ass. Bussines Manager, Accounting, Sales Adm dan Customer yang kemudian

masing akan dibagikan kepada Accounting, Sales Adm dan Customer. Pada

laporan piutang menghasilkan tiga rangkap. Rangkap pertama untuk Sales

Adm, rangkap kedua untuk Ass. Bussine Manager dan rangkap ketiga untuk

lembaga keuagan yang nantinya akan diproses untuk pembayaran angsuran.

Jika lembaga keuagan sudah melakukan perlunasan maka Sales Adm

46

melakukan transaksi perlunasan pada customer yang melakukan pembelian

kredit.

7. PT. Kramayudha Tiga Berlian Motors melakukan pengiriman kendaraan

beserta dokumet kendaraan yang sesuai dengan order pemesanan kendaraan.

8. Kendaraan diterima Delivery Order (Gudang) kemudian lansung mengisi

form kendaraan baru. Rangkap pertama utuk Delivery Order (Gudang) dan

rangkap kedua untuk bagian Sales Adm untuk selanjutnya data diolah mejadi

laporan kendaraan baru.

47

48

49

Gambar 3.2 Alran Sistem Informasi Penjualan Mobil yang berjalan pada PT.Andalas Barlian Motors Bukittinggi

B. Aliran Sistem Yang diusulkan

50

Aliran sistem informasi pengolahan data penjualan dari sistem yang

diusulkan (sistem baru) pad PT. Andalas Berlian Motors Bukittinggi tidak jauh

beda dengan aliran sistem informasi yang sedang berjalan pada PT. Andalas

Berlian Motors Bukittinggi.

Perbedaannya hanya pada proses pengolahan data customer, data transaksi

penjualan dan data kendaraan baru untuk menghasilkan laporan customer, laporan

penjualan dan kendaraan baru. Dimana pada aliran sistem informasi yang sedang

berjalan proses tersebut bersifat manual, sedangkan pada aliran sistem informasi

yang diusulkan proses dilakukan secara terkomputerisasi dengan database sebagai

media penyimpanan.

Keungulan dari sistem informasi yang diusulkan, antara lain:

1. Adanya media penyimpanan dalam bentuk database sehingga untuk proses

pembuatan laporan rekapitulasi penjualan mobil dapat menghasilkan

informasi yang tepat cepat, akurat dan relevan.

2. Sistem yang baru ini tampilananya mudah untuk di operasikan karena masing-

masing dari file-file sudah dikelompokan berdasarkan bagian-bagiannya.

3. Adanya sistem informasi yang melakukan proses otomatis karena sistem tidak

perlu melakukan proses entry berulang kali.

Gambaran secara lengkap mengenai aliran sistem informasi pengolahan

data penjualan mobil yang diusulkan pada PT. Andalas Berlian Motors dapat

dilihat seperti berikut :

51

52

53

Gambar 3.2 Alran Sistem Informasi Penjualan Mobil yang diusulkan pada PT.Andalas Barlian Motors Bukittinggi

54

55