Auditoria Ctas x Cobrar

SOCIEDAD AUDITORASAMAMÉ SAC

CARTA DE COMPROMISO

Trujillo, 14 de Marzo del 2014

Señor:

Gerente General

Estimado señor, esta carta es para confirmar nuestro acuerdo de realizar una

Auditoria Administrativa a la empresa Comercializadora y Prestadora de Servicios “SERMAV SAC” del

periodo comprendido entre el 02 de enero al 30 de junio del 2013.

La auditoría a realizar se efectuará en el Área de Ventas y Cobranzas de su entidad al primer

semestre del año 2013.

Nuestra auditoria se realizará en concordancia con las Normas de Auditoria Generalmente

Aceptadas. Estas Normas exigen que se obtenga una seguridad razonable, no absoluta, sobre la

ejecución, que se encuentre libre de errores materiales, bien sea causado por error o por fraude.

Nuestra auditoria está programada de la siguiente manera para el desempeño y termino:

Inicio trabajo de campo: 16/03/2014

Terminación trabajo de campo: 05/04/2014

Entrega de informe de auditoría: 14/04/2014

Nuestros honorarios están estimados de acuerdo a nuestras tasas por el importe de S/.8,

736.00 nuevos soles.

En señal a su conformidad firmar esta carta y devolvernos una copia a su más pronta conveniencia.

Muy sinceramente

LIZBETH VILCA GASTELO

. Auditora Supervisora de Sociedad Auditora “SAMAMÉ SAC”

Aceptada por: Sr. VICTOR SILVA ALVA

Fecha: 14/03/2014


PLANEAMIENTO DE AUDITORIA

ENTIDAD: SERMAV SAC. PERIODO: 2013 -I

ENCARGADO: CPCC. JOHANNA ROMERO MENDOZA INICIALES: JRM

PRESENTADO POR: CPCC. TOMAS MORANTE ESCURRA INICIALES: TME CPCC. LORENA ENRIQUEZ ODAR INICIALES: LEO

CPCC. MELVIN ARROYO MALCA INICIALES: MAMCPCC. MICHAEL DIAZ CRUZ INICIALES: MDC

SUPERVISADO: CPCC. LIZBETH VILCA GASTELO INICIALES: LVG

I. OBJETO DEL EXAMEN:

La Sociedad Auditoria “SAMAMÉ SAC”, realizara la presente auditoria administrativa con la

finalidad de informar a la gerencia la evaluación de la calidad de la gestión y la imagen de la

entidad del Primer semestre del periodo 2013 y dictar las medidas preventivas y correctivas, con

el propósito de establecer las correcciones y mejorar la gestión de la empresa.

I.1 Objetivo Específico:

Confrontar los totales anotados en el Registro de Ventas con los mayores auxiliares y

con el Libro mayor.

II. ALCANCE:

El presente examen de auditoria se realizará al periodo del primer semestre 2013 comprendido

desde 02/01/2013 al 30/06/2013. En conformidad con las NAGAS, NIAS, Principios de Control

Interno, comprende la revisión de los sistemas Administrativos y análisis selectivo de las

operaciones de las distintas áreas que conforman la empresa. En caso de haber información

que no está comprendida en dicho periodo, pero que incida en la gestión del periodo en materia

y sea relevante será tomado en cuenta.


III. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD:

La empresa Comercializadora y Prestadora de Servicios “SERMAV SAC” se constituyó en

Setiembre del 2009 en la ciudad de Trujillo, con RUC Nº 20482338306, siendo su domicilio fiscal

en cal. Jr. Julián cruzado nro. 140 urb. Santa María V etapa La Libertad – Trujillo su

Representante Legal el Sr. VICTOR SILVA ALVA identificado con DNI No 18084121. Su

actividad principal es la venta y alquiler de maquinarias, ofreciendo además otros rubros afines a

la Actividad Principal.

La empresa tiene la siguiente Visión y Misión:

VISION:

“Ser una empresa líder en el mercado de la industria en Venta y Alquiler de Maquinarias,

dotándoles al cliente usuario, garantía en la comercialización, Alquiler y mantenimiento en la

Adquisición de Maquinaria y Equipo”.

MISION:

“Ofertar a al usuario local, regional y nacional alta calidad y garantía de tal manera que les

garantice la producción y productividad en el sector, mejorando de esta manera sus ingresos

económicos y garantizando la calidad de vida de sus familias y la población en general.”

IV. NORMATIVIDAD APLICABLE A LAS ACTIVIDADES:

La normatividad aplicable a las actividades de la empresa Comercializadora y Prestadora de

Servicios “SERMAV SAC”, SON LAS SIGUIENTES:

a. Normas y Leyes:

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS)

Normas Internacionales de Auditoria (NIAS)

Normas Internacionales de Contabilidad (NICS)

Principios de Control Interno


Normas de control Interno

Ley General de Sociedades Ley Nº 26887

Directivas internas de la Empresa

b. Documentación Sustentatoria:

- Registro de Ventas

- Facturas, Boletas, Notas de Crédito y Notas de Débito.

- Libro Diario

- Libro Mayor

- Libro bancos, Boucher y extractos bancarios

V. INFORMES A EMITIR Y FECHAS A ENTREGAR:

La auditoría a la Empresa Comercializadora y Prestadora de Servicios “SERMAV SAC” AL PRIMER

SEMESTRE DEL PERIODO 2013, se efectuará en la totalidad de 28 días calendarios cuyo

resultado se plasmará en dos informes, los cuales serán presentados al Gerente General, de

acuerdo al siguiente detalle :

Nº

ACTIVIDADES FECHA DE FECHA DE

A REALIZAR INICIO TERMINO1

Obtención del Informe Preliminar

16/03/201

4 16/03/2014

2

Formulación Memo de Planificación

17/03/201

4 17/03/2014

3

Ejecución Trabajo de Campo

18/03/201

4 30/03/2014

4

Trabajo de Gabinete

19/03/201

4 09/04/2014

5

Formulación de Hallazgos

30/03/201

4 3/04/2014

6 Comunicación y Evaluación de

Hallazgos 2/04/2014 5/04/2014

7 Redacción del Informe Borrador 6/04/2014 8/04/2014

8 Redacción del Informe final 9/04/2014 12/04/2014

9

Reunión de Gerencia

13/04/201

4 13/04/2014

10

Entrega de Información

14/04/201

4 14/04/2014


VI. IDENTIFICACION DE AREAS CRÍTICAS:

De la revisión, evaluación a la información remitida, se identificaron las siguientes áreas críticas:

- Área de Ventas

VII. PUNTOS DE ATENCION:

En el desarrollo del trabajo de campo se tendrá en cuenta los siguientes puntos de atención:

- Registros de ventas y el mayor auxiliar de cuentas por cobrar y la cuenta de ventas del

Libro mayor.

VIII. RELACION DE FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD:

No APELLIDOS Y

NOMBRES

CARGO INICIO AL

CARGO

FIN DEL

CARGO

OBSERVACIONES

1 VICTOR SILVA ALVA Gerente

General

30/09/09 -------- Fundador de la empresa.

2 CESAR MOYANO

SESQUEN

Gerente

administrativo

30/09/09 -------- Encargado Principal del Área

de Administración.

3 JORGE PAREDES

SUARE

Supervisor Área

de Ventas

30/09/09 -------- Ejecuta Planes y Programas

de acondicionamiento, control

de calidad y ventas.

4 MARCIAL

SANDOVAL BANCES

Supervisor Área

de

Mantenimiento

30/09/09 -------- Ejecuta Planes y Programas

de servicio al cliente.

5 CPC. ROLANDO

CAMPOS FLORES

Contador 30/09/09 -------- Se encarga de la

Contabilidad de la Empresa.

6 TOMAS MORANTE

ESCURRA

Supervisor Área

de Personal

30/09/09 --------- Encargado de controlar y

monitorias a los trabajadores

de la empresa.


IX. PRESUPUESTO DE TIEMPO Y COSTO DEL EXAMEN

N

ºAPELLIDOS Y NOMBRES CARGO H/H

COST

O

POR

HORA

COSTO

TOTAL

1 CPCC. LIZBETH VILCA GASTELO Supervisor 160 12 1, 920.00

2CPCC. TOMAS MORANTE ESCURRA Auditor I 200 8 1,600.00

3CPCC. LORENA ENRIQUEZ ODAR Auditor II 200 8 1,600.00

4CPCC. MELVIN ARROYO MALCA Auditor III 200 8 1,600.00

CPCC. MICHAEL DIAZ CRUZ Auditor IV 200 8 1,600.00

CPCC. JOHANNA ROMERO MENDOZA Auditor encargado 224 9 2, 016.00

118

48, 736.00


PROGRAMA DE AUDITORIA:

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

ENTIDAD: LA EMPRESA COMERCIALIZADORA Y PRESTADORA DE SERVICIOS “SERMAV SAC”

REVISADO: LIZBETH VILCA GASTELO

FECHA: 20 de Marzo del 2014

AUDITOR:

CPC. TOMAS MORANTE ESCURRA

CPC. DIAZ CRUZ, MICHAEL

CPC. ARROYO MALCA MELVIN

OBJETIVO: Verificar si los procesos de selección, capacitación, inducción, control, supervisión y motivación del personal cumplen con los criterios y normas vigentes.


EVALUACION DE CONTROL INTERNO SI NON/A

OBSERVACIONES


O/N

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

HECHO POR REF.PPTT OBSERVACIONES

POR FECHA

1

2

3

Verificar con balances y

registros contables de las

facturas y letras x Cobrar.

Cruzar de forma selectiva

las facturas x cobrar de

clientes con los Libros

Auxiliares.

Comparar saldos con las

tarjetas de kárdex de

clientes en forma selectiva

LEO

MAM

MDC

21/03/2014

23/03/2014

25/03/2014

Se observa que hay un saldo distorsionado con el balance

Se observa que se consideró una factura con monto errado.

Hay documentos que se omitieron en registrar en los anexos respectivos.

PROGRAMA DE AUDITORIA ÁREA DE PERSONAL

CLIENTE: : LA EMPRESA COMERCIALIZADORA Y PRESTADORA DE SERVICIOS “SERMAV SAC”

PERIODO DEL EXAMEN: del 02 de Abril al 30 de abril del 2014


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

MARZO ABRIL


INFORME LARGO

I. ANTECEDENTES

El presente es una Auditoria Administrativa, según requerimiento de La EMPRESA

COMERCIALIZADORA Y PRESTADORA DE SERVICIOS “SERMAV SAC” contrato Nº 0018 -

2013 –SOCIEDAD AUDITORA “SAMAMÉ” SAC., para evaluar lo referente al área Administrativa,

que comprenden las Área Cuentas por cobrar-Ventas, teniendo como objetivos generales.

II NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN

El examen especial en conformidad al plan anual de auditoria de La EMPRESA

COMERCIALIZADORA Y PRESTADORA DE SERVICIOS “SERMAV SAC”, está orientado a lo

siguiente:

OBJETO DEL EXAMEN:

La Sociedad Auditoria “SAMAMÉ SAC”, realizara la presente auditoria administrativa con la

finalidad de informar a la gerencia la evaluación de la calidad de la gestión y la imagen de la

entidad del Primer semestre del periodo 2013 y dictar las medidas preventivas y correctivas, con el

propósito de establecer las correcciones y mejorar la gestión de la empresa.

Objetivos Específicos:

Confrontar los totales anotados en el Registro de Ventas con los mayores auxiliares y

con el Libro mayor.

III ALCANCE

El presente examen de auditoria se realizará al periodo del primer semestre 2013 comprendido

desde 02/01/2013 al 30/06/2013. En conformidad con las NAGAS, NIAS, Principios de Control

Interno, comprende la revisión de los sistemas administrativos y análisis selectivo de las

operaciones de las distintas áreas que conforman la empresa. En caso de haber información

que no está comprendida en dicho periodo, pero que incida en la gestión del periodo en materia

y sea relevante será tomado en cuenta.


IV. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD:

La empresa Comercializadora y Prestadora de Servicios “SERMAV SAC” se constituyó en

Setiembre del 2009 en la ciudad de Trujillo, con RUC Nº 20482338306, siendo su domicilio fiscal

en cal. Jr. Julián cruzado nro. 140 urb. Santa María V etapa La Libertad – Trujillo su

Representante Legal el Sr. VICTOR SILVA ALVA identificado con DNI No 18084121. Su

actividad principal es la venta y alquiler de maquinarias, ofreciendo además otros rubros afines a

la Actividad Principal.

La empresa tiene la siguiente Visión y Misión:

VISION:

“Ser una empresa líder en el mercado de la industria en Venta y Alquiler de Maquinarias,

dotándoles al cliente usuario, garantía en la comercialización, Alquiler y mantenimiento en la

Adquisición de Maquinaria y Equipo”.

MISION:

“Ofertar a al usuario local, regional y nacional alta calidad y garantía de tal manera que les

garantice la producción y productividad en el sector, mejorando de esta manera sus ingresos

económicos y garantizando la calidad de vida de sus familias y la población en general.”

V NORMATIVIDAD APLICABLE A LAS ACTIVIDADES:

La normatividad aplicable a las actividades de La empresa Comercializadora y Prestadora de

Servicios “SERMAV SAC, SON LAS SIGUIENTES:

a. Normas y Leyes:

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS)

Normas Internacionales de Auditoria (NIAS)

Normas Internacionales de Contabilidad (NICS)

Principios de Control Interno

Normas de control Interno


Ley General de Sociedades Ley Nº 26887

Directivas internas de la Empresa

c. Documentación Sustentatoria:

- Registro de Ventas

- Facturas, Boletas, Notas de Crédito y Notas de Débito.

- Libro Diario

- Libro Mayor

- Libro bancos, Boucher y extractos bancarios

VI COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS:

En cumplimiento de las normas de auditoria Comunicación de hallazgos- aprobada mediante

Resolución de Auditoria Nº 259-2007-CG DEL 07.DIC.2007, la comisión de auditoria comunico a

los funcionarios los hallazgos determinados en el presente informe con la finalidad que cada uno

de ellos tengan la oportunidad de formular los descargos o aclaraciones pertinentes y

debidamente documentados, los mismo que han sido evaluados y considerados a emitir en el

presente informe.

VII MEMORANDUN DE CONTROL INTERNO:

Durante el desarrollo de la evaluación al Área de Administración de la empresa Comercializadora y Prestadora de Servicios “SERMAV SAC, se ha emitido el memorándum de Control Interno, se observa que hay un saldo distorsionado con el Estado de Situación y se Observa que hay un monto omitido en el registro de letras por Cobrar, las mismas que se han hecho conocer al titular del pliego para que disponga la implantación de los correctivos a fin de que sean superadas.


VIII OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

HALLAZGO Nº 01

SUMILLA: “ SE OBSERVA QUE HAY UN SALDO DISTORSIONADO CON EL ESTADO DE

SITUACIÓN COMPARADO CON EL ANEXO CLIENTE”

Al realizar la Verificación con Estado de Situación y registros contables de las facturas se Observa

que hay un error al momento de registrar se consideró un monto menor según el físico. Esto se

verificó en el registro contable de las facturas.

Se tomo como muestra el mes de Mayo y los Estados de Situación de 2012 y 2013.

HALLAZGO Nº 02

SUMILLA: “ SE OBSERVA QUE NO SE HA EFECTUADO UN ANÁLISIS DE LETRAS POR

COBRAR”

Al realizar la Verificación con Estado de Situación y registros contables de las Letras se Observa

que hay una omisión al momento de registrar es decir que el movimiento y los saldos de este

Cliente no garantizan la exactitud de los Registros de Cuentas por Cobrar.

Se tomó como muestra el mes de Mayo y los Estados de Situación de 2012 y 2013.


CONCLUSIONES

Al realiza la verificación y comparación Con el Estado de Situación y Registros Contables La

empresa Comercializadora y Prestadora de Servicios “SERMAV SAC, Se pudo llegar a las

siguientes conclusiones:

1. Se observa en que el anexo de cliente proporcionado por la Empresa tiene una diferencia

por un monto el mismo que distorsiona el Estado de situación. Se comunicó al Contador

general que se solucione el error. (OBSERVACION 01).

2. Se Observó que no se han efectuado los análisis de letras por cobrar al 30 de Junio del

2013 donde existe una diferencia distorsionando el saldo del estado de situación. Se

determina que es por una omisión de registrar en el anexo respectivo. (OBSERVACION

02).


RECOMENDACIONES

En mérito a las conclusiones expuestas en el presente informe y con el propósito de mejorar la

gestión administrativa. Se formulan las siguientes recomendaciones:

1. Se debe confrontar los saldos y movimientos de las cuentas por cobrar con las respectivas

cuentas de control. (CONCLUSION 01).

2. Se debe confrontar los totales anotados en el Registro de Ventas con los Mayores

Auxiliares y con el Libro Mayor de esta manera verificar la contabilización respectiva de la

documentación. (CONCLUSION 02).


OFICIO Nº 001 -2014-GR-LL-GRDS/DRSP-HBT-ABRIL

Sr. VICTOR SILVA ALVA

Presente.- ASUNTO: Comunicación de Hallazgos de Auditoria.

REF: NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos de Auditoria, aprobado por Resolución de Contraloría. Nº259-2000-CG del 13.Dic.2000.

Me dirijo a Ud. con la finalidad de comunicarle que como resultado del SALDO DISTORSIONADO

CON EL ESTADO DE SITUACIÓN COMPARADO CON EL ANEXO CLIENTE” correspondiente al

primer semestre del ejercicio 2013, al realizar la Verificación con Estado de Situación y registros

contables de las facturas se Observa que hay un error al momento de registrar se consideró un

monto menor según el físico. Esto se verificó en el registro contable de las facturas, identificándose

el hallazgo Nº 1; el que se anexa en ocho (8) folios, para que dentro del plazo de dos (02) días de

recibido el presente, remita sus aclaraciones y/o comentarios debidamente sustentados, adjuntando

las fotocopias fedateadas según corresponda.

En tal sentido, agradeceré a Ud. alcanzarnos en forma directa sus aclaraciones y comentarios; en caso de no recibirlas en el plazo señalado, esta situación será revelada en el Informe y los hallazgos serán consignados como observación en el mismo.Resulta improcedente la divulgación de la información contenida en el presente documento a las personas no autorizadas, en virtud a lo establecido en el inc. n) Art. 9º de la Ley Nº 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República” que establece la reserva como uno de los criterios que orientan el ejercicio del control. Asimismo en las Disposiciones Finales de la citada Ley establece que el Servidor o Funcionario Público, es para los efectos de esta Ley, todo aquel que independientemente del régimen laboral en que se encuentra, mantiene vínculo laboral, contractual o relación de cualquier naturaleza con alguna de las entidades, y que en virtud de ello ejerce funciones en tales entidades.

Atentamente,

SOCIEDAD CONSULTORA “SAMAMÉ SAC


OFICIO Nº 001 -2014-GR-LL-GRDS/DRSP-HBT-ABRIL

Sr. VICTOR SILVA ALVA

Presente.- ASUNTO: Comunicación de Hallazgos de Auditoria.

REF: NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos de Auditoria, aprobado por Resolución de Contraloría. Nº259-2000-CG del 13.Dic.2000.

Me dirijo a Ud. con la finalidad de comunicarle que como resultado SE OBSERVA QUE NO SE HA

EFECTUADO UN ANÁLISIS DE LETRAS POR COBRAR” al realizar la Verificación con Estado de

Situación y registros contables de las Letras se Observa que hay una omisión al momento de

registrar es decir que el movimiento y los saldos de este Cliente no garantizan la exactitud de los

Registros de Cuentas por Cobrar.

Se tomó como muestra el mes de Mayo y los Estados de Situación de 2012 y 2013 . Esto se verificó

en el registro contable de las Letras por Cobrar, identificándose el hallazgo Nº 2; el que se anexa en

ocho (8) folios, para que dentro del plazo de dos (02) días de recibido el presente, remita sus

aclaraciones y/o comentarios debidamente sustentados, adjuntando las fotocopias fedateadas

según corresponda.

En tal sentido, agradeceré a Ud. alcanzarnos en forma directa sus aclaraciones y comentarios; en caso de no recibirlas en el plazo señalado, esta situación será revelada en el Informe y los hallazgos serán consignados como observación en el mismo.Resulta improcedente la divulgación de la información contenida en el presente documento a las personas no autorizadas, en virtud a lo establecido en el inc. n) Art. 9º de la Ley Nº 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República” que establece la reserva como uno de los criterios que orientan el ejercicio del control. Asimismo en las Disposiciones Finales de la citada Ley establece que el Servidor o Funcionario Público, es para los efectos de esta Ley, todo aquel que independientemente del régimen laboral en que se encuentra, mantiene vínculo laboral, contractual o relación de cualquier naturaleza con alguna de las entidades, y que en virtud de ello ejerce funciones en tales entidades.

Atentamente,

SOCIEDAD CONSULTORA “SAMAMÉ SAC


EXAMEN ESPECIAL

SÍNTESIS GERENCIAL

De acuerdo con lo comentado en el presente Informe, La empresa Comercializadora y Prestadora

de Servicios “SERMAV SAC, dispondrá las acciones pertinentes, a fin que se implemente las

recomendaciones que a continuación se detallan:

AL TITULAR DE LA ENTIDAD.

OBSERVACIONES MÁS SIGNIFICATIVAS

OBSERVACIONES Nº 01SALDO DISTORSIONADO CON EL ESTADO DE SITUACIÓN COMPARADO CON EL ANEXO CLIENTE

OBSERVACIONES Nº 02SE OBSERVA QUE NO SE HA EFECTUADO UN ANÁLISIS DE LETRAS POR COBRAR

RECOMENDACIONES

En mérito a las conclusiones expuestas en el presente informe y con el propósito de mejorar la

gestión administrativa. Se formulan las siguientes recomendaciones:

1. Se debe confrontar los saldos y movimientos de las cuentas por cobrar con las respectivas

cuentas de control. (CONCLUSION 01).

2. Se debe confrontar los totales anotados en el Registro de Ventas con los Mayores

Auxiliares y con el Libro Mayor de esta manera verificar la contabilización respectiva de la

documentación. (CONCLUSION 02).


CONCLUSIONES

Al realiza la verificación y comparación Con el Estado de Situación y Registros Contables La

empresa Comercializadora y Prestadora de Servicios “SERMAV SAC, Se pudo llegar a las

siguientes conclusiones:

1. Se observa en que el anexo de cliente proporcionado por la Empresa tiene una diferencia

por un monto el mismo que distorsiona el Estado de situación. Se comunicó al Contador

general que se solucione el error. (OBSERVACION 01).

2. Se Observó que no se han efectuado los análisis de letras por cobrar al 30 de Junio del

2013 donde existe una diferencia distorsionando el saldo del estado de situación. Se

determina que es por una omisión de registrar en el anexo respectivo. (OBSERVACION

02).

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