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PROJET EDUCATION BIP PHASE IV

ATELIER DE MBOBIÈNE

Août 2006

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SOMMAIRE I - INTRODUCTION. ........................................................................................................

II - DOCUMENTS BE GESTION ADMINISTRATIVE .................................................

2.1 RAPPORT DE FIN D’ANNEE ................................................................................. 2.1.1 Utilités ......................................................................................................................

2.1.2 Techniques/Modes d'emploi .....................................................................................

2.2 RAPPORT DE RENTREE ....................................................................................... 2.2.1 Utilités ......................................................................................................................

2.2.2 Techniques/Modes d'emploi ......................................................................................

2.3 P.V. DE PASSATION DE SERVICE ............................................................... 2.3.1 Utilités ......................................................................................................................


2.4 CAHIER DES STATISTIQUES ............................................................................... 2.4.1 Utilités ......................................................................................................................

2.4.2. Techniques/Modes d'emploi ..........................................................................................

2.5 DOCUMENTS DES CAMPAGNES STATISTIQUES DE L’ECOLE .............................. 2.5.1 Utilités ......................................................................................................................

2.5.2 Techniques/Modes d'emploi ......................................................................................

2.6 CAHIER DE VISITEURS ....................................................................................... 2.5.1 Utilités ......................................................................................................................

2.6.2 Techniques/Modes d’emploi .....................................................................................

2.7 REGISTRE MATRICULE DES MAITRES ET ELEVES............................................... 2.7.1 Utilités ......................................................................................................................

2.7.2 Techniques/Modes d’emploi ......................................................................................

2.8 CAHIER DE SERVICE ........................................................................................... 2.8.1 Utilités ......................................................................................................................


2.9 REGISTRE ARRIVEE ORDINAIRE ET CLASSEMENT DANS LE CHROMO ............... 2.9.1 Utilités ......................................................................................................................


2.1 o REGISTRE DEPART ORDINAIRE ET CLASSEMENT DANS LE CHRONO ..................... 2.10.1 Utilités .................................................................................................................

2.10.2 Techniques/Modes d’emploi ................................................................................

2.11 REGISTRE ARRIVEE CONFIDENTIEL ET CLASSEMENT DANS LE CHRONO .......... 2.1 1.1 Utilités ..................................................................................................................

2.11.2 Techniques/Modes d'emploi .................................................................................

2.12 .... REGISTRE DEPART CONFIDENTIEL ET CLASSEMENT DANS LE CHRONO ........... 2.12.1 Utilités .................................................................................................................

2.12.2 Techniques/Modes d'emploi ................................................................................

2.13 CAHIER DE MONOGRAPHIE ............................................................................... 2.13.1 Utilités .................................................................................................................


2.14 REGISTRE PV DE CONSEIL DES MAITRES .......................................................... 2.14.1 Utilités .................................................................................................................


2.15 CAHIER DE COMMUNICATION INTERNE... .......................................................... 2.15.1 Utilités .................................................................................................................

2.15.2 Techniques/Modes d'emploi .................................................................................

2.16 FICHIER SCOLAIRE .............................................................................................

3.7 PROGRAMMES 79- 1165, NP, LC ET AUTRES PROGRAMMES TRANSVERSAUX

Utilités

Techniques/Modes d'emploi

4 DOCUMENTS DE GESTION MATERIELLE ET FINANCIERE

LIVRE JOURNAL DES MATIERES

Utilités


GRAND LIVRE DES COMPTES DE MATIERES

Utilités


BONS D’ENTREES, DE SORTIES/BORDEREAU DE LIVRAISON/PV DE

RECEPTION/REÇUS/FACTURES

Utilités

Techniques/Modes d’emploi

LIVRE JOURNAL DES DENIERS

Utilités


GRAND LIVRE DES COMPTES DE DENIERS

Utilités


REGISTRE DE LA COOPERATIVE

Utilités


REGISTRE DE LA CANTINE SCOLAIRE

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1 - INTRODUCTION

La deuxième phase du Programme Décennal de l’Education et de la Formation (PDEF) donne

la priorité à l’amélioration de la qualité du système éducatif. Un maillon important de cette

phase constitue la formation des enseignants.

Si pour les enseignants « craie en main », existent des structures comme l’Ecole Normale

Supérieure devenue la Faculté (FASTEF), comme les Ecoles de Formation d’instituteurs (EFI),

tel n’est pas le cas avec les directeurs d’école primaire et les chefs d’établissement.

Si l’on considère que ces personnes sont la clé de voûte du système éducatif à la base, on comprend l’importance de leur formation pour une bonne gestion des écoles élémentaires et des établissements moyens et secondaires. Il s’agit de créer des conditions d’émergence d’un bon leadership pour les écoles.

Les directeurs et chefs d’établissement doivent être en mesure d’informer les enseignants mis

à leur disposition et les parents d’élève, de les encadrer, d’assurer le contrôle et le suivi des

enseignements dispensés, d’impulser une bonne gestion de leur école et établissement. .

Ces missions ne peuvent être effectives et efficaces que si ces responsables du niveau

déconcentré et décentralisé sont soutenus par des formations qui renforcent leur capacité de

gestion des structures qui leur sont confiées.

Ce guide comprend trois parties :

Documents de gestion administrative ;

Documents de gestion pédagogique ;

Documents de gestion matérielle et financière.

Il est destiné surtout aux nouveaux directeurs d’école et chefs d’établissements scolaires. Il a ses limites et est susceptible d’être amélioré.

2 - DOCUMENTS DE GESTION ADMINISTRATIVE

2.1 Rapport de fin d’année

2.1.1 Utilités

II permet de connaître la situation exacte de son école en fin d’année et de faire des

projections pour l’année à venir

2.1.2 Techniques/Modes d’emploi

Il faut y porter toutes les informations JUSTES prévues dans les différentes rubriques

que sont : les infrastructures, les structures, les effectifs, les cours, les mobiliers, les

personnels, la synthèse des propositions de passages, de redoublement, d’abandons et

d’exclusions. .etc.

Il y a lieu aussi de faire des suggestions sur les perspectives

2.2 Rapport de rentrée

2.2.1 Utilités

Il s’inspire du rapport de fin d’année pour faire la situation exacte de son école à la

rentrée des classes.

Il doit donc réajuster les données, les projections et les suggestions du rapport de fin

d’année, dont il épouse la structuration, pour un meilleur pilotage,


Même traitement que le rapport de fin d’année.

2.3 P.V. de passation de service

2.3.1 Utilités

Il présente la situation globale de l'école (matérielle, financière, administrative, etc.) au

moment où on la prend.

II sert de référence pour fixer des objectifs par rapport à la situation héritée

23.2 Techniques/Modes d’emploi

Les données mentionnées dans le document doivent être exactes : les écritures et le

physique doivent être conformes

NB : Eviter de signer le document de passation de service sans avoir au préalable vérifié tout

ce qu’il contient.

2.4 Cahier des Statistiques

Il y sera mentionné les taux de réussite aux examens scolaires, les taux de rendement et

d’abandon etc.

2.4.1 Utilités

Décrit l’évolution des taux de réussite

Donne une image du crédit des enseignements

Incite à l’amélioration des résultats

Présente l’évolution des taux de rendement

C’est un référent pour prendre des décisions en vue d’améliorer la qualité Rend visible

les performances scolaires

C’est une banque de données sur les résultats scolaires de l’école


Calculer à la fin des examens scolaires et dégager les pourcentages

Calculer à la fin de chaque année les taux de promotion, de redoublement, d’abandon et

d’exclusion

S’en référer pour définir des stratégies d’amélioration de la qualité

A afficher au bureau, du directeur

A consigner dans un registre sous forme de tableau chaque année après les conseils de

fin d’année pour les taux de promotion, de redoublement, d’abandon, et d’exclusion et

après résultats du CFEE et de l’entrée en 6ème pour les résultats des examens scolaires

de fin d’année

Permet la transmission ou l’affichage de données exactes à tout moment

Exemple de Tableau de Synthèse des Propositions de Fin d’année

Cours

Effectif

début

d’année

Passants

fin

d’année

Redou-

blants Abandons Exclus

Taux

Promotion Redouble-

ment Àbandons Exclus

G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T

CI

CP

CEI

CE2

CM1

CM2

Total

Exemple de Tableau de Taux de Promotion Interne

Effectif

début

d’année

Passants

fin

d’année

Redou-

blants

Abandon

s Exclus

Taux (%)

Promo-

tion

Redou-

blement Abandon Exclus

G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T CI

CP

CE1

CE2

CM1

CM2

Total

Exemple de Tableau d’évolution des Taux de Réussite aux Examens Scolaires

CFEE Entrée en 6ème

Inscrits Présents Admis Taux(%) Inscrits Présents Admis Taux(%) G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T

2001

2002

2003

2.5 Documents des Campagnes Statistiques de l’école

2.5.1 Utilités

Consignent toutes les données statistiques de l’école au fil des ans

Ce sont les mémoires de l’évolution de l’école et de son passé


A conserver et à archiver soigneusement pour en tirer les informations utiles en temps

opportun.

2.6 Cahier de visiteurs

2.6.1 Utilités

Consigne les impressions des visiteurs (visite importante d autorités)

Traduit l’image de l’école et son passé


Le visiteur doit remplir le registre en y mentionnant ses impressions

NB : La signature et ta qualité du visiteur sont importantes.

2.7 Registre matricule des maîtres et élèves

2.7.1 Utilités

Il doit contenir les informations et les renseignements nécessaires sur le personnel et les

élèves : situation sociale, formation, profil, adresse civile, date d’arrivée à 1 école ou

date d’inscription au CI, date d’affectation de l’école ou date d’obtention du CFEE et

de l’entrée en 6ème, destination, date d’abandon des classes, année de fin de scolarité,

etc.


Les informations concernant chaque catégorie de personnel doivent y être enregistrées

par ordre chronologique sans interruption au fur et à mesure que les agents et les élèves

arrivent à l’école ou la quittent pour quelque motif que ce soit

Il sera consulté régulièrement pour traiter les différentes pièces et dossiers du personnel.

2.8 Cahier de service

2.8.1 Utilités

Il doit relater tous les faits marquants de l’école par jour ouvrable : c’est le journal

quotidien de l’école

C’est une source d’informations sur le fonctionnement au jour le jour de l’école.

Il montre l’assiduité des maîtres et les incidents ou faits marquants de la journée


Il est tenu par les maîtres de l’école à tour de rôle par semaine.

Celui qui le tient est appelé maître de service : il doit enregistrer quotidiennement les

faits

Sa consultation permet de connaître la vie de l’école au jour le jour.

2.9 Registre Arrivée Ordinaire et classement dans le Chrono

2.9.1 Utilités

Retrace l’ordre d’arrivée de toutes les correspondances ordinaires (documents

administratifs) parvenues à l’école

Facilite la recherche dans le chrono « Arrivée ordinaire »


Enregistrer chronologiquement tout le courrier « arrivée ordinaire »

Porter toutes les informations prévues dans les colonnes

Exemple de page de Registre Arrivée Ordinaire

Date et Numéro

d’Arrivée

Numéro et Date de la

correspondance Expéditeur Objet

Date et Numéro de la

Réponse

29/06/2006

N°01 0174 du 28/06/2006 ME/CMDCAJLNF/DC/DALN

Correction des

Manuels de CP et CEI

00574/IDEN/Mb du

19/07/2006

03/07/2006

N°02 002626 du 16/06/2006 ME/SG/DRH/DPSRPC/SSm

Affectations en postes

sédentaires Néant

NB : Bien numéroter pour un bon archivage.

2.10 Registre Départ Ordinaire et classement dans le Chromo

2.10.1 Utilités

Retrace l’ordre d’envoi de toutes les correspondances ordinaires (documents

administratifs) envoyées par l’école

Facilite la recherche dans le chrono « Départ ordinaire »


Enregistrer chronologiquement tous les courriers ordinaires envoyés par l’école


Exemple de page de Registre Départ Ordinaire

Nu

mér

o

d’O

rdre

Nom

bre

de

Piè

ces

Date de

Départ Destinataire Objet de la correspondance

Numéro Archives

Observations

110 02 03/07/06 IA/DIOURBEL

BE transmettant

Propositions de Maîtres

expérimentateurs de la 3e

Génération

00558

Pour transmission à

ME/CMDCALNF/DC

/DALN et pour

compte tendu

111 102 07/08/06 1DEN /BAMBEY

IDEN/DIOURBEL

BE Transmettant feuilles de

déplacement des

professeurs ayant siégé au

BFEM, session 06

111 Pour Attribution

NB : Bien numéroter pour un bon archivage.

2.11 Registre Arrivée Confidentiel et classement dans le Chrono

2.11.1 Utilités

IDEM « Arrivée Ordinaire »


IDEM « Arrivée Ordinaire »

2.12 Registre Départ Confidentiel et classement dans le Chrono

2.12.1 Utilités

IDEM « Départ Ordinaire »

2.112 Techniques/Modes d’emploi

IDEM « Départ Ordinaire »

2.13 Cahier de Monographie

2.13.1 Utilités

Retrace l’histoire de l’école (tous les moments forts y figurent) Dresse une bonne

carte d’identification de l’école


Enregistrer par ordre chronologique des moments forts Consulter en cas d’enquête,

de plaidoyer pour l’école, etc.

2.14 Registre PV de Conseil des Maîtres

2.14.1 Utilités

Consigne toutes les décisions du CDM Détermine l’activité du CDM


PV à dresser après chaque CDM Mettre en relief les décisions retenues

Consulter au besoin pour rappeler une décision

2.15 Cahier de Communication interne

2.15.1 Utilités

Pour faire circuler l’information (réunions, annonces de fêtes, etc.)

Dissipe les suspicions

Laisse des traces pour éviter les malentendus


Mettre l’information du jour, faire circuler dans les classes, faire émarger après la prise

d’information

Consulter au besoin pour rafraîchir les mémoires

2.16 Fichier scolaire

2.16.1 Utilités

Permet de maîtriser les flux des élèves par niveau Facilite le suivi de la scolarité des élèves

Prépare le traitement des dossiers de candidatures aux examens et concours


A constituer et à mettre à jour au fur et à mesure des arrivées et départ d’élèves

A classer par niveau, cours et ordre alphabétique

2.17 Cahier de suivi individuel des maîtres

2.17.1 Utilités

Il permet de maîtriser le comportement général du maître (assiduité, absence, respect

des délais, rendement interne, etc.)


Enregistrer au cas par cas de toute attitude ou tout comportement d’un maître

influant positivement ou négativement sur le travail

A consulter pour le traitement des différentes pièces ou des dossiers du personnel

(notation, appréciation, sanctions)

A porter à la connaissance des adjoints en début d’année (document à partager)

2.18 Fichier des Personnels

2.18.1 Utilités

Il sert à classer l’ensemble des documents concernant chaque maître (bulletins

d’inspection, autorisations d’absence, demandes d’autorisation d’absence, demandes

d’explications, réponses aux demandes d’explications, repos médicaux, congés de

maladie, de retraite veuve...etc.).

Il s’agit de créer un fond de dossier pour chaque enseignant si possible dans une

chemise cartonnée de préférence.


Classer les pièces au fur et à mesure qu’elles sont produites dans le dossier

individuel de chaque enseignant

2.19 Cahier de visites médicales

2.39.1 Utilités

Il permet de maîtriser les principales affections fréquentes chez les élèves en vue de

prendre des mesures appropriées (vaccination, mesures d’hygiène pour le milieu,

etc.)

Renseigne sur les raisons et les durées des absences des élèves

Facilite le suivi médical des élèves


Cahier à remplir quotidiennement par le maître de service pour tous les enfants

malades

Consultation pour mieux apprécier le taux de fréquentation des élèves

Si nécessaire, faire mentionner la maladie dont souffre l’élève.

î

H-

2.20 Règlement intérieur

2.29.1 Utilités

C’est un consensus écrit pour instaurer l’ordre et la discipline à l’école

C’est la base d’un fonctionnement normal


A élaborer en conseil de maître, dans l’esprit des lois, décrets, circulaires relatives à

l’école

A diffuser auprès des parents, des autorités A expliquer aux élèves A afficher au

bureau et dans les classes

2.21 Tableau synoptique du personnel

2.21.1 Utilités

Il permet de maîtriser en permanence les données sur le personnel

II rend disponible pour tout visiteur, les données sur le Personnel


A remplir en respectant tontes les données utiles concernant les agents (prénoms,

nom, grade, matricule, date et lieu de naissance, qualité, date d’arrivée à l’école, n°

OS, cours tenu, etc.)

A consulter pour tout renseignement relatif au personnel

Exemple de Tableau Synoptique du Personnel

N° Prénom et NOM Date et Lieu de

Naissance Grade

Matricule

de Solde

Date

d'Arrivée à

l’école

Ordre de service

d’Affectation Fonction

Classe

Tenue

1 Fallou NIOME 01/02/70 à TYP VE 3D232 01/10/04 253/IDEN/Mb du

23/09/2004 Directeur Cl

2 Mboré NDIAYE 20/07/71 à Yéri VE 3D332 08/11/04 311/IDEN/Mb du

02/11/2004 Adjointe CP

3 Mallé DIQUF 13/05/1970 MC NI 02/02/05

002351/ME/S

G/DRH du

17/01/2005

Adjoint CM2

2.22 Tableau des effectifs des élèves

2.22.1 Utilités

Il renseigne sur l’évolution des effectifs de l’école pour une période de 5 ans et sur

les effectifs par étape et par niveau de l’année en cours

C’est une bonne base pour la commande et répartition des intrants

Il est une source d’informations pour les visiteurs

Il rend visible le rapport filles/garçons dans l’école


Porter toutes les informations prévues dans les différentes rubriques (cours,

effectifs en garçons/filles, redoublants en garçons/filles, etc.)

Classer les cours par ordre croissant (CI, CP,... CM2)

A consulter pour tout renseignement relatif aux élèves

Exemple de Tableau des Effectifs des Elèves

Classes EFFECTIF TOTAL PASSANTS REDOUBLANTS

Garçons Filles Total Garçons Filles Total Garçons Filles Total

CI 32 28 60 30 24 54 02 04 06

CP 43 25 68 38 20 58 05 05 10

TOTAL 75 53 128 68 44 112 07 09 16

2.23 Registre transmission

2.23.1 Utilités

Il est la mémoire de toutes les transmissions de courrier interne - externe (IDEN,

Ecole, autres)

Facilite la recherche d’un document transmis à une division, à un bureau, à un

service

E identifie celui qui a reçu le document transmis


Enregistrer chronologiquement toutes les transmissions

Signature du destinataire pour acquis

Exemple de page d’un Registre de Transmission

Mois de : juin 2006

Dat

es

Nu

mér

os

d’o

rdre

Noms et adresses Objets

No

mb

re

de

piè

ces

Signature du

destinataire

22 35 Directeur École de

Marne Mor Diana

Pièce n° 00474^DEN/Mb du 21/06/2006“

a/s Convocation Correction CFEE, session

2006

14

26 36 Directrice CETF de

Mbacké 1

Décision n° 00397/IA/Dbel du 12/06/2006

accordant un congé de maternité à Mme

Jeanne Viviane COLY | 02

20

2.24 Fiche de renseignement

2.24.3 Utilités

Ce sont les éléments de dossier individuel de chaque adjoint

C’est une communication écrite sous forme de questionnaires voilés qui cerne le

Curriculum Vitae de chacun : date et lieu de naissance, diplômes académiques et

professionnels, corps et grades, différentes affectations et fonctions, durée dans la

carrière, situation matrimoniale, adresse civile, etc.

2.24.2 Techniques/Modes d'emploi

A élaborer et à faire remplir par tous les adjoints avec signature

Les informations recueillies dans la fiche de renseignements aident à remplir

facilement le registre matricule des maîtres

A classer en confidentiel après exploitation

2.25 Répertoires et banque de textes

2.25.1 Utilités

Ils permettent, par l’existence et la disponibilité des textes réglementaires, la conformité

juridique des actions, des comportements

C’est une source pour l’information correcte des adjoints, élèves, partenaires

Si possible, tous les textes réglementaires doivent être disponibles

2.25.2 Techniques/Modes d5enip|oi

Lecture périodique et commentaire en conseil de maîtres

Consultation occasionnelle avant d’entreprendre une action particulière devant un cas à traiter

2.26 Documents à afficher par le directeur

Tableau synoptique des personnels

Le règlement intérieur des écoles de la République du Sénégal

Le règlement intérieur de l’école qui s’inspire de celui des écoles de la République

du Sénégal qu’il adapte aux réalités locales

Le tableau des effectifs des élèves

Les Emplois du temps des classes

Le tableau des statistiques

Le Calendrier de l’animation pédagogique

Etc.

3 - DOCUMENTS DE GESTION PEDAGOGIQUE

3.1 Cahier de visite de classe

3.1.1 Utilités

C’est un document de formation continuée des maîtres

Il consigne le travail de contrôle et d’encadrement du directeur, renseigne en même

temps sur les réussites et les insuffisances pédagogiques de chaque maître et sur les

propositions de remédiations faites par le directeur

C’est aussi un document de suivi contrôle de la progression des maîtres et des élèves


Prévoir une partie pour chaque maître en indiquant ses références professionnelles

Identifier chaque jour de passage - cours - leçons observées

Mentionner les aspects positifs et les renforcements à faire

3.2 Calendrier de l’encadrement pédagogique

3.2.1 Utilités

C’est le document de programmation correcte des interventions en classe

Il permet un suivi réel du travail des maîtres


Remplir dans un tableau : la date, l’heure, le cours à visiter, les leçons à observer, le

titulaire

A afficher au bureau pour consultations (Directeur, Maîtres, Autorités, etc.)

Exemple de Calendrier de Visite de Passe ou d’Encadrement Pédagogique

Dates Heures Maîtres à Visiter / Encadrer Cours

Tenus Disciplines Ciblées

02/12/04 8h – l0h Aliou DIOP 12/4 MC2 Préparation à la Rédaction

07/01/05 10h-11h Safiétou SAM B MC CI Langage : Consolidation

23/01/05 11h30-13h Sambayel DIAMANKA IPCE CEI Arithmétique

3.3 Calendrier de l’Animation Pédagogique

3.3.1 Utilités

Il permet une maîtrise de l’emploi de temps général de travail

Il aide à la préparation correcte des séances

C’est un document de suivi efficace


Elaborer le programme en équipe pédagogique en début d’armée (thèmes et

échéancier)

Déléguer des responsabilités pour l’organisation efficace et à temps des séances

Préparer les documents de travail, les interventions et confectionner les documents

de synthèse

22

Exemple de Calendrier de P Animation Pédagogique

Dates Themes Prestataires Lieux

22/04/06 Langage : Présentation Séance

d’Acquisition an CI Bassirou FALL

CI A Ecole Cheikh Ibra

Fall

07/05/06 Leçon pratique de Compte

Rendu de Rédaction Adama DIOUF MC2 Ecole de Palène

3.4 PV Cellule d’animation pédagogique

3.4.1 Utilité

C’est une banque de données pédagogiques Est source d’harmonisation des

pratiques pédagogiques Participe du renforcement des capacités des enseignants

Identifie les différents problèmes soulevés

Permet le suivi du fonctionnement de la cellule d’animation pédagogique


A dresser après chaque cellule d’animation pédagogique : identifier les points forts,

les points de discorde à soumettre à l’IDEN ou à un expert pour traitement

Au besoin, prévoir une fiche raisonnée consensuelle

Document à consulter au besoin par le directeur, les maîtres et autres

3.5 Emplois de temps des classes

3.5.1 Utilités

Permet la maîtrise des heures d’entrées et de sorties

Permet le suivi des matières enseignées dans les différents cours


A afficher au bureau

A corréler avec le calendrier de l’encadrement pédagogique

3.6 Tableau des présences mensuelles

3.6.1 Utilités

Dorme des indications sur les taux de fréquentation des maîtres

Incite à une gestion rationnelle du Quantum Horaire

Renseigne sur l’assiduité des maîtres


A élaborer à la fin de chaque mois

Respecter des colonnes et lignes indiquées

Consulter régulièrement pour traitement de différents dossiers du personnel

Exemple de Tableau des Présences des Maîtres

N°

Prénoms et NOM Grades

Mle

Solde

Cours

Tenu

Total

Heure

Due

NBRE

Heures

d’Absence

Total

Heures

exécutées

Taux de

Réalisation

du Quantum

Horaire

i Ousmane SAMB IPCE 366.632/B CP 29 00 29 100%

2 Aladji DïOP IA 351.313/F CM1 29 3 26 89,65%

3.7 Programmes 79-1165, NP, LC et autres programmes transversaux

3.7.1 Utilités

Permet de se conformer aux Instructions Officielles.

Facilite la planification pertinente des contenus d’enseignement - apprentissage


Consulter au moment d’élaborer les progressions

Elaborer les progressions en équipes (niveau, étape, etc.)

24

4 - DOCUMENTS DE GESTION MATERIELLE ET FINANCIERE

4.1 Livre journal des matières

4.1.1 Utilités

Permet de tenir une gestion rationnelle, transparente, efficace des matières conforme

à la réglementation

Détermine les stocks

Tient un inventaire permanent

Maîtrise les entrées et les sorties des biens


A remplir de manière chronologique au fur et à mesure des entrées et sorties de

matières, sans interruption en cours de gestion et sans distinction de nature


Exemple de Livre Journal des Matières

Modèle :

Date de

l’opération

Désignation des

matières

Nature des matières

Entrées Sorties Pour

mémoire S.

provisoire

Observations N°

bon

Nbre

usités

Nat

unités

N°

bon

Nbr

unités

Nat

unités

Illustrations :

Date de

l’opération

Désignation, des

matières


Entrées Sorties Pour

mémoire S.

provisoire Observations N°

bon Nbr

unités Nat

unités N° bon

Nbr unités

Nat unités

10/10/2005

Sidi et Rama CM - - - 1 7 N

CM1 :

Monsieur Faye

Calcul quotidien CM - - - 1 10 N

Cahier 50 pages - - - 1 130 N

Cahier 100 pages - - - 1 65 N

20/10/2005

Fiches scolaires 1 120 N - - -

Dotation IDEN Règles plates 1 3 N - - -

Grammaire CM2 1 2 N - - -

25/10/2005 Tables bancs - - - - - - 20

Sortis pour

réparation :

Samb menuisier

4.2 Grand Livre des Comptes de Matières

4.2.1 Utilités

Permet de tenir une gestion rationnelle, transparente, efficace des matières conforme

à la réglementation

Détermine les stocks

Tient un inventaire permanent

Maîtrise les entrées et les sorties des biens


Assure une doublure du Livre Journal des Matières en précisant des comptes

particuliers et spécifiques par matière

NB : On ne peut enregistrer ni en entrée, ni en sortie des matières de nature différente sur une

même page du Grand Livre des Comptes

Veiller à la conformité entre le Livre Journal et le Grand Livres des Comptes

Exemple de Grand Livre des Comptes des Matières

Modèle :

Nature de l’unité :………………… Intitulé :…………………

Date de

l’opération N° du bon

Origine des

entrées et destination

des sorties

Entrées Sorties

définitives Existant

Pour mémoire

sortie provisoire

Date retour M.S.P

Illustration 1 : Compte du premier groupe

Nature de l’unité : N Intitulé : Tables bancs

Date de

l’opération

N°

du

bon

Origine des

entrées et

destination des

sorties

Entrées Sorties


Pour

mémoire

sortie

provisoire

Date

retour

M.S.P

01/10/2005 1 Balance d’entrée 92 - 92

31/10/2005 3 IDEN 24 - . 116 - -

03/11/2005 6 Diop menuisier - - 116 10 15/11/2005

15/l 1/2005 10 Pass Kaô 20 96 - -

Le destinataire

26

Illustration 2 : Compte du deuxième groupe

Nature de l’unité : N Intitulé : Cahier 50 pages

Date de

l’opération

N°

du

bon

Origine des

entrées et

destination des

sorties

Entrées Sorties


Pour

mémoire

sortie

provisoire

Date

retour

M.S.P

01/10/2005 1 Dotation IDEN 300 - 300 - -

10/10/2005 4 CM1 : Mme Diop - 50 250 - -

23/02/2006 15 CE2 : M. Samb - 15 235 - -

15/03/2006 19 CE1 : Melle Sall - 1 225 - -

4.3 Bons d’entrées, de sorties / Bordereau de Livraison / PV de réception / Reçus / Factures

Ils sont appelés les Titres de Mouvement

4.3.1 Utilités

Ils justifient les mouvements des matières en cas de vérification ou de contrôle


Les classer chronologiquement dans un chrono pour qu’ils soient facilement accessibles .

Exemple de Bon d’Entrée

Modèle :

Bon d’entrée dans l’existant ....................... N°……

Date de l’opération

Désignation des

matières


Chiffres à comptabiliser

Quantité Observations

Nbr unités Nat Unités

TOTAL:

Illustration :

Bon d’entrée dans l’existant …………………. N° 01


Désignation des

matières





20/10/2005 Fiches scolaires 120 N

Dotation IDEN Règles plates 3 N Grammaire CM2 2 N

TOTAL : 125 -

Exemple de Bon de Sortie Définitive

Modèle :

BSD N°.....

Classe : …………

Titulaire : ……………….


Désignation des

matières





TOTAL :

Le Directeur Le Maître

Illustration :

BSD N° 1

Classe : CM1

Titulaire : Monsieur DIOP


Désignation des matières





20/10/2005

Sidi et Rama 20 N

Pour élèves Cahiers 50 pages 15 N

Bics bleus 30 N

TOTAL: 65 -

Le Directeur Le Maître

Exemple de Bon de Sortie Provisoire

Modèle :

BSP N°………….

Destinataire :…………………..


Désignation des

matières


Observations Quantité

Nature des matières Nbr unités Nat Unités

TOTAL :

Le Directeur Le Destinataire

28

Illustration:

BSP N° 01

Destinataire : Monsieur MGUF, menuisier, Quartier Escale Mbacké


Désignation des matières

_______________________



__________________



20/10/2005

Tables bancs 20 N

Pour réparation Armoires 05 N

Bureaux, maîtres 05 N

TOTAL : 30 -

Le Directeur Le Destinataire

4.4 Livre Journal des Deniers

4.4.1 Utilités

Il sert à tenir une gestion rationnelle, transparente et efficace des deniers (argent)

conforme à la réglementation

Il permet de maîtriser les recettes et les dépenses Détermine les Soldes (différences

entre recettes et dépenses)


A remplir de manière chronologique au fur et à mesure des opérations de recettes et

de dépenses


Eviter de gommer, raturer, surcharger, etc.

Exemple de Livre Journal des Deniers

Modèle

N° de

l’opération Date

Libellé

(Origine ou destination

de l’opération)

Recettes Dépenses Solde

Mode de paiement N°

de chèque ou de bon

de caisse

Illustration :

N° de

l’opération Date

Libellé

(Origine ou destination de

l’opération)

Recettes Dépenses Solde

Mode de paiement N° de

chèque ou de bon de

caisse

l 0l/l 0/2005 Solde initial 100000

2 05/10/2005 Vente de produits du jardin 75000 175000 N° de bon de caisse

3 15/10/2005 Achat de manuels 80000 95000 Chèque n°

4 01/11/2005 Réfection toilettes 45000 50000 Bon de caisse n°

4.5 Grand Livre des Comptes de Deniers

4.5.1 Utilités

Il sert à tenir une gestion rationnelle, transparente et efficace des deniers (argent)

conforme à la réglementation

Il permet de maîtriser les recettes et les dépenses

Détermine les Soldes (différences entre recettes et dépenses)

4.5.2 Techniques/Modes d'emploi

Assure une doublure du Livre Journal des Deniers en présentant des comptes

particuliers et spécifiques par activité

A remplir de manière chronologique au fur et à mesure des opérations de recettes et

de dépenses


Eviter de gommer, raturer, surcharger, etc.

Exemple de Grand Livre des Comptes des Deniers

Modèle :

Date de l’opération N°

Libellé


l’opération)

Recettes Dépenses Solde Observations

Illustration:

Date de l'opération N° Libellé


l’opération) Recettes Dépenses Solde Observations j

01/10/2005 1 Solde initial 50000

08/10/2005 2 Achat de fournitures 10000 40000

15/10/2005 3 Vente de produits 50000 90000

18/10/2005 4 Règlement client 25000 115000

20/10/2005 5 Subvention CL 75000 190000

30/10/2005 6 Règlement fournisseur 50000 140000

4.6 Registre de la Coopérative

Pour la coopérative scolaire les documents de gestion ci-après peuvent être utilisés. Il s’agit :

du registre des adhérents

du registre des membres du Conseil Consultatif et du Comité de Gestion

du registre des Procès-Verbaux (PV)

du Livret de Caisse d’Epargne

4.6.1 Utilités

Retrace la vie de la coopérative (programme et moyens)


Remplir au fur et à mesure au jour le jour

30

4.7 Registre de la Cantine Scolaire

Pour la cantine scolaire les documents de gestion ci-après peuvent être utilisés. Il s’agit :

du registre des adhérents

du registre des membres du Conseil Consultatif et du Comité de Gestion 13

du registre des Procès-Verbaux (PV)

du Cahier Journal des Menus (quotidien et mensuel)

de l’Inventaire du Magasin des Denrées (trimestriel)

du Registre de Magasin (mensuel)

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