Arno Müller / Hinrich Schröder / Lars von Thienen

Lean IT-Management

Arno Müller / Hinrich Schröder Lars von Thienen

Lean IT-Management Was die IT aus Produktions-systemen lernen kann

GABLER

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1 . Auflage 2011

Alle Rechte vorbehalten © Gabler Verlag I Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011 Lektorat: Peter Pagel

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Umschlaggestaltung: KünkelLopka Medienentwicklung, Heidelberg Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Printed in Germany

ISBN 978-3-8349-2910-5

Vorwort

In der Industrie führte die Implementierung von Lean Management und verwandten Me-thoden wie Six Sigma, Kaizen oder lPM zu einer signifikanten Steigerung der Wettbe-werbsfähigkeit in Folge erhöhter Kundenzufriedenheit und erheblicher Kostensenkung.

Lassen sich die erprobten Prinzipien und Methoden des Lean Management auf die Prozes-se in TI"-Abteilungen übertragen? Welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede bestehen zwischen der Produktion von Sachgiltern und der Erbringung von TI" -Leistungen? Sind kundenorientiertes Denken, multifunktionale Teams, visuelles Management oder kontinu-ierliche Verbesserungsprozesse nur einfache Schlagworte oder stecken schnell umsetzbare und nachhaltig wirksame Ansätze dahinter, die auch in TI" -Organisationen umgesetzt werden können?

Die positiven Erfahrungen mit agilen Methoden des Projektmanagement zeigen ein-drucksvolL dass etablierte Ansätze der schlanken Produktion erfolgreich auf die TI" über-tragen werden können. Im "Arbeitskreis Lean TI"-Management" haben wir mit über 30 Fach- und Führungskräften aus 13 Unternehmen unterschiedlicher Branchen daran gear-beitet, die Lean Management-Methoden zur Steigerung der Effektivität und Effizienz in allen Bereichen des TI"-Management einzusetzen.

Das vorliegende Buch dokumentiert die Ergebnisse dieses Arbeitskreises und beinhaltet darüber hinaus zahlreiche Praxisbeispie1e, die belegen, dass die entwickelten Konzepte und Ideen den Wert beitrag der TI" steigern und schnell umgesetzt werden können.

Wir bedanken uns an dieser Stelle ganz herzlich bei den Teilnehmern im Arbeitskreis für die konstruktiven Diskussionen, die zahlreichen Erfahrungsberichte und wertvollen Anre-gungen. Für die Praxisbeispiele im Buch bedanken wir uns (in alphabetischer Reihenfolge) bei Helge Beth (Stulz GmbH), Michael Fehse (Eppendorf AG), Ute Fergen (Hauni Maschi-nenbau AG), Sylke Fleischhut (August Storck KG), Klaus Höling (Sennheiser electronic GmbH & Co. KG), Mark Reinhardt (Kühne + Nagel AG & Co KG), Michael Ostendorf (August Storck KG), Reinhold Ströbele (Hauni Maschinenbau AG).

Ein großer Dank geht zudem an Heidrun Müller und Bettina Schröder für ihren großen Einsatz bei der redaktionellen Überarbeitung des Manuskriptes.

Wir hoffen. mit dem vorliegenden Buch viele Anregungen für die Praxis und die wissen-schaftliche Diskussion zu liefern und freuen uns über Erfahrungsberichte und konstrukti-ve Kritik unter der Mailadresse: info®lean-it-management.de. Über die Weiterentwicklung und die Implementierung informieren wir auf der Website www.lean-it-management.de.

Elmshorn im März 2011

AmoMüller Hinrich Schröder Lars von Thienen

Inhaltsverzeichnis

Vorwort .......................................................................................................................................... V

1 Lean Prinzipien und Prozesse im IT -Management-Das "House of Lean IT-Management" ........................................................................ 1

1.1 IT -Management im Spannungsfeld zwischen Business Alignment und Kostendruck ........................................................................ 1

1.2 Übertragbarkeit der Problemstellung der industriellen Produktion ...................... 4 1.3 Konzeption des Lean IT-Ansatzes ............................................................................... 6 1.4 Prozesse im IT-Management. ...................................................................................... 12

2 Anforderungsmanagement in der IT - "Die Stimme des Kunden" ...................... 15 2.1 Identifikation der Kunden ........................................................................................... 16 2.2 Zielgruppenorientierte Steuerung der IT-Nachfrage .............................................. l8 2.3 Top-Down-Anforderungsmanagement: Die Themenlandkarte ............................ 20 2.4 Bottom-Up-Anforderungsmanagement:

Vom Bedarf zur qualifizierten Anforderung ............................................................ 25 2.5 Schlankes Anforderungsmanagement in der IT bei der August Storck KG ........ 30 2.6 Empfehlungen für das Anforderungsmanagement ................................................ 33

3 Lean Products - kundenorientierte Beschreibung der IT -Services ....................... 35 3.1 IT -Produkte - die für den Kunden wahrnehmbare Leistung der IT .................... 35 3.2 Vorgehen zur Definition der IT -Services - Service Design .................................... 39 3.3 Leistungs - Sean zur Identifikation der Handlungsfelder

im IT Service Management .......................................................................................... 44 3.4 Standardisierung der Produkte - Lean EAM ........................................................... 48 3.5 Empfehlungen für das IT-Produktmanagement ...................................................... 54

4 Front Loading und Levelling der IT durch Portfolio-Management ..................... 55 4.1 Frontloading und Levelling im Rahmen des Lean Product Development .......... 57 4.2 Klassifizierung der wertschöpfenden IT -Projekte ................................................... 59 4.3 Schlanke Methoden zur Projektpriorisierung .......................................................... 63 4.3.1 Priorisierung mit Seoring Modellen .......................................................................... 63 4.3.2 Priorisierung nach rein monetären Kriterien ........................................................... 70 4.4 Fallbeispiel zur Projektpriorisierung ......................................................................... 75 4.5 Ressoureenplanung und Levelling der Auslastung im IT -Bereich ....................... 77 4.6 Empfehlungen für das Portfolio-Management ........................................................ 83

5 Lean Projects - Pull-gesteuerte IT .............................................................................. 85 5.1 Push- und Pull-Methoden in der Produktionssteuerung ....................................... 85 5.2 Agiles Projektmanagement mit Pull-Steuerung ....................................................... 89

VIII Inhaltsverzeichnis

5.3 Anwendung der agilen Methoden im Change Management ................................ 93 5.4 "Lean und Agil" - Die IT der Eppendorf AG ........................................................... 99 5.4.1 Die Ausgangslage des IT-Bereichs ............................................................................ 99 5.4.2 Der Ausweg aus dem Chaos .................................................................................... 100 5.4.3 Agiles Projekt- und Aktivitäts-Management (APAM) ......................................... 102 5.4.4 Fazit und Erfahrungen .............................................................................................. 105 5.5 Empfehlungen für das Projekt- und Change Management ................................. 107

6 Total Productive IT -Operations ............................................................................... 109 6.1 Konzept von Total Productive Maintenanoe in der Produktion ......................... 109 6.2 Übertragung des TPM-Ansatzes auf den IT-Betrieb ............................................. 116 6.3 Empfehlungen für den Service Support ................................................................. 127

7 Kontinuierliche Verbesserungsprozesse im IT-Management ............................. 129 7.1 KVPI Kaizen ................................................................................................................ 130 7.2 Katzen in der IT-Abteilung der Hauni Maschinenbau AG .................................. 134 7.3 KVP und Anwendungssysteme ............................................................................... 137 7.3.1 Verbesserungspotenziale bei der Nutzung von Anwendungssystemen .......... 137 7.3.2 Vorgehen ..................................................................................................................... 139 7.3.3 Die Rolle der IT ........................................................................................................... 143 7.3.4 KVP bei der CRM-Einführung in der STULZ GmbH ........................................... 145 7.4 Empfehlungen für kontinuierliche Verbesserungsprozesse ................................ 148

8 Lean IT -Controlling ................................................................................................... 149 8.1 Kennzahlen und visuelles Management für schlanke IT-Prozesse .................... 149 8.1.1 Visuelles Management .............................................................................................. 149 8.1.2 Kennzahlen in der IT ................................................................................................. 150 8.1.3 Einsatz von Visualisierungstechniken in IT-Prozessen ........................................ 155 8.1.4 Das IT -Controlling-Cockpit bei Kühne + Nagel .................................................... 158 8.2 "Schlanke" IT-Produktkalkulation und Leistungsabrechnung .......................... 163 8.2.1 Vermeidung von Verschwendung durch Kostentransparenz ............................ 163 8.2.2 Konzeption einer schlanken Produktkalkulation

und Leistungsabrechnung ........................................................................................ 166 8.2.3 IT-Produktkostenmodell der Sennheiser electronic GmbH & Co. KG .............. 172 8.3 Empfehlungen für das IT -Controlling .................................................................... 176

9 Analyse des "Lean Reifegrades" im IT-Management .......................................... 177 9.1 Vorgehen zur Reifegradermittung .......................................................................... 178 9.2 Interpretation des Lean Reifegrades ....................................................................... 183

Literatur ....................................................................................................................................... 187 Index ....................................................................................................................................... 193

VorwortInhaltsverzeichnis

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