A  project  &  asset  management  so0ware  for  M&E  industriesDesigned  for  CG  Ar;sts.  By  CG  Ar;sts.

h@p://cerebrohq.com

Cerebro  is  an  all-­‐in-­‐one  toolkit  for  project  planning  and  tracking,  assets  and  mul8media  files  storage.  It  includes  the  following  func8ons:• Project  breakdown  into  an  unlimited  task  tree.• File  access  control  and  sharing.• Budge8ng.• Repor8ng.• Tracking  and  overviewing.• Online  and  offline  visual  reviewing.• Calendars  and  schedules.• Interac8ve  GanI  chart.  • Resource  usage  control.• Export  to  XLS  and  PDF.

Cerebro  can  be  implemented  either  as  SaaS  or  as  an  on-­‐premises  soPware.

SUMMARY

Cerebro  was  developed  in  a  Russian  Moscow-­‐based  major  postproduc8on  facility  named  Cinemateka  in  2005-­‐2008  as  an  in-­‐house  soPware  for  VFX  project  management.  

In  2009  the  Cerebro  development  team  established  a  separate  company  to  mone8ze  the  project,  and  by  the  end  of  2011  Cerebro  was  adopted  by  more  than  70  postproduc8on  and  anima8on  companies  in  the  FSU  (former  Soviet  Union),  including  Timur  Bekmambetov’s  Bazelevs,  UMP  and  other  FSU  media  produc8on  majors.  

Several  interna8onal  projects  were  managed  by  means  of  Cerebro  as  well,  for  example:• Abraham  Lincoln:  Vampire  Hunter  (20th  Century  Fox,  2012),• The  Darkest  Hour  (20th  Century  Fox,  2011),• Kikoriki:  The  Beginning  (Riki  Group,  2011),• The  Black  Lightning  (Chernaya  Molniya)  (UPI,  2010),• Space  Dogs  3D  (CNF,  2010),• The  Book  of  Masters  (Walt  Disney  Pictures,  2009).

Thanks  to  the  VFX  /  CGI  projects  outsourced  from  the  FSU  to  India  and  Chinalately  Cerebro  is  gaining  popularity  in  the  Indian  and  Chinese  VFX  markets  too.

OUR  STORY

• Can  be  used  either  as  an  on-­‐premises  soPware  or  as  a  cloud  SaaS.

• Cost-­‐effec8ve.

• Has  flexible  security  seings.

• Lightweight,  doesn’t  need  a  dedicated  hardware  (in  most  cases).  

• Can  be  implemented  into  the  exis8ng  IT  infrastructure.

• Mul8-­‐plajorm.

• Python  API  for  integra8on  into  produc8on  pipeline.

• Can  be  split  into  components  to  be  adopted  separately.

• On-­‐premises  installa8on  can  be  accessed  via  Internet  by  remote  users  (if  permiIed  by  the  company’s  IT  policy).

• Can  subs8tute  some  tradi8onal  soPware:  FTP  server,  CineSync,  e-­‐mail.

• Can  be  customized  to  tailor-­‐fit  established  processes  and  procedures.

• Has  a  unique  embedded  tool  for  video  reviewing.

HIGHLIGHTED  BENEFITS

CAUTION!

HIGHLYADDICTIVE!

The  core  of  the  system  is  a  PostgreSQL  database  containing  all  the  informa8on  except  files  aIached  to  the  Forums.

Its  key  features:

• Hosted  in  a  cloud  for  SaaS  users,

• Or  installed  locally  (onsite)  for  Business  and  Corporate  pricing  plan  users,

• Can  be  installed  onto  Windows  Server  OS  or  Linux  x64  (Ubuntu,  Debian),

• Qt-­‐based  GUI

• Python  API  for  integra8on  into  produc8on  pipeline.

SYSTEM  COMPONENTS:  CORE

Used  for:• Trial  versions  (all  pricing  plans  except  Private).• Commercial  version  (Studio  pricing  plan).

General  descrip8on:• Only  one  Cerebro  server  component  is  installed  onto  a  customer’s  network  File  Storage  -­‐  a  file  transfer  u8lity  to  index  and  transfer  files  aIached  to  forum  threads  in  Cerebro.  

• All  the  rest  of  Cerebro  server  components  are  hosted  on  the  system  provider’s  site  (Cerebrohq.com).

Advantages:• Minimal  system  deployment  8me.• High  security  level  (users’  files  are  hosted  locally,  they  are  never  transferred  to  the  SaaS  provider  or  any  other  third  party).

• No  maintenance  costs  -­‐  centralized  Cerebro  server  components  do  not  need  to  be  maintained  by  the  customer’s  technical  staff.

Restric8ons:• A  permanent  Internet  connec8on  to  cerebrohq.com  is  required.

SYSTEM  STRUCTURE:  HYBRID  CLOUD

SYSTEM  STRUCTURE:  ON-­‐PREMISES  INSTALLATIONUsed  for:• Commercial  versions  (Business  and  Corporate).

General  descrip8on:• 4  main  server  components  are  installed  onto  customer’s  server.• If  needed,  an  addi8onal  component  –  WEB  SERVER  –  can  be  installed  to  provide  access  to  Cerebro  via  a  web  interface.  It  is  recommended  to  install  the  web  server  onto  a  separate  PC.

Advantages:• All  system  components  and  content  are  hosted  and  fully  controlled  by  the  customer.

• No  need  for  an  Internet  connec8on  (if  no  remote  facili8es  and  remote  users  are  being  involved  in  the  workflow).

• Mul8tenancy  within  LAN  -­‐  no  need  to  install  the  client  applica8on  on  each  worksta8on  in  a  facility.  

Restric8ons:• More  (in  comparison  to  the  hybrid  cloud  installa8on)  customer’s  resources  are  required  to  maintain  the  system.

Cerebro  User  Support  Service  is  available  through  several  channels:• Zendesk  8cke8ng  system,• LiveChat  Inc.  instant  online  messaging  system,• Phone  access.

The  instant  channels  are  open  in  Western  Europe  business  hours  (09:00  -­‐  18:00  UTC).  Maximum  8cket  response  8me  is  6  hours  (for  Cri8cal  issues)  or  24  hours  (for  Non-­‐Cri8cal  issues).

What  else?•Online  Library  –  searchable  access  to  dozens  of  published  ar8cles,  User  Manuals  and  video  tutorials,• User  Forum  –  online  community  discussion  forum,•Maintenance  Releases  –  updates  for  current  licensed  deployments,• Coming  in  Q2  2012:  Worldwide  toll-­‐free  phone  calls  forwarding,• Coming  in  Q2  2012:  Na8ve  English-­‐speaking  technicians.

TECHNICAL  SUPPORT  SERVICE

• Desktop  client  applica8ons  for  MS  Windows,  Mac  OS  X  and  Linux

• Web  interface

• iOS  clients  for  iPad,  iPhone  and  iPod  Touch  

• The  server  runs  under  Windows  2003,  2008  or  Linux  x64  (Ubuntu,  Debian)

MULTI-­‐PLATFORM  SUPPORT

• Break  your  project  down  in  an  unlimited  tree  task  structure  –  it’s  as  simple  as  making  new  subfolders  in  a  file  manager.

• Allocate  people  and/or  material  resources.

• You’re  through  with  basic  planning.  Launch  your  project!..  

Or  proceed  to  the  advanced  planning:

• Connect  the  tasks  in  the  GanI  chart.

• Specify  all  necessary  parameters  for  the  tasks  (8me,  budget,  priority,  etc.).  

• Setup  the  access  and  visibility  rights.

FEATURES:  HANDY  PLANNING

• Every  task  can  have  3  financial  parameters:  planned  cost,  actual  cost,  balance.

• Es8mate  every  single  task  and  you’ll  get  the  project  budget  summed  up.

• Sign  off  the  money  every  8me  you  spend  it  –  and  your  accountants  will  adore  you  .

FEATURES:  SIMPLE  BUDGETING

• Have  a  glance  at  Navigator  pane  to  get  a  bird’s-­‐eye  project  overview  or  dive  deep  into  it  to  get  detailed  track  and  actual  status  of  any  par8cular  task.

• Get  e-­‐mail  no8fica8ons  on  the  changes  of  the  tasks  you  follow  or  do.

• Generate  reports  and  export  them  to  Excel  or  PDF.

• Search  and  filter  tasks  by  a  variety  of  tags  and  parameters.

• Be  a  step  ahead  with  a  heuris8c  issue  tracker.

FEATURES:  EASY  TRACKING

• Every  task  has  its  own  Forum  thread,  use  it  to  communicate  and  share  all  sorts  of  files  –  dailies,  reviews,  references,  you  name  it.

• Mark  selected  posts  visible  to  your  clients  to  involve  them  into  the  conversa8on  and  get  their  instant  first-­‐hand  feedback  -­‐  no  need  to  copy-­‐paste  or  forward  anything  by  e-­‐mail.

• All  the  rest  of  the  thread  is  for  your  trusted  peers’  eyes  only.  What  happens  in  Cerebro  stays  in  Cerebro  .

• And  no  more  annoying  mee8ngs,  briefings  and  debriefings!

FEATURES:  TIME-­‐SAVING  COMMUNICATIONS

• Open  the  Forum  thread  of  your  task.

• Click  on  the  Reply  buIon.

• Describe  what  you  have  done  today  on  the  task.

• AIach  a  file  (or  a  folder)  if  necessary.

• Specify  the  8me  spent  today  on  the  task.

• Click  on  the  Send  buIon.

• Next  morning  don’t  forget  to  look  up  here  for  new  comments  arrived.

FEATURES:  TWO-­‐CLICK  DAILY  REPORTING

Mirada  Player  (a  proprietary  CinesoP  product)  is  used  for  viewing  and  commen8ng  over  pictures  and  videos.

Standard  Version  (embedded  in  Cerebro)  has  the  following  features:  

• Draw  or  type  over  the  content,  record  your  ac8vity  (zoom,  pan,  8meline  dragging,  mouse  movement)  together  with  your  voice  comments.

• The  reviews  are  submiIed  to  Cerebro.  

SYSTEM  COMPONENTS:  MIRADA

Mirada  Pro  func8ons  are  unlocked  by  entering  a  registra8on  key  (purchased  separately).

The  Pro  version  has  all  features  of  the  Standard  version  plus:

• Stereoscopic  3D  viewing  and  annota8on  tools.

• Online  Review  Mode  lets  you  synchronize  your  media  and  make  reviews  at  the  same  8me  with  an  unlimited  group  of  people  anywhere  in  the  world.  

• The  reviews  can  be  submiIed  to  Cerebro  or  exported  into  MOV  or  JPEG.

SYSTEM  COMPONENTS:  MIRADA  PRO

In  the  3rd  quarter  of  2012  Mirada  Standard  and  Mirada  Pro  will  become  available  for  purchase  as  standalone  applica8ons  or  as  plugins  for  a  third-­‐party  project  or  asset  management  soPware.  

When  used  standalone  Mirada  Pro  will  be  intended  for  making  reviews  and  comments  and  then  expor8ng  them  to  MOV  or  JPEG  while  Mirada  Standard  will  be  used  for  viewing  them.

When  integrated  into  your  exis8ng  management  system  it  will  work  like  this:  your  system  calls  Mirada  with  a  playlist  of  shots  (or  with  a  single  shot)  to  be  reviewed,  then  you  comment  on  the  shots  and  on  exit  your  comments  are  published  back  to  the  tracking  system  to  be  available  for  all  users  with  appropriate  access  rights.

Those  comments  will  be  saved  as:

• Screenshots  displaying  text  labels  and/or  sketches  over  frames;

• Recorded  commenter’s  ac8ons  -­‐  speech,  mouse  movement,  zoom/pan,  8meline  shiPs,  etc.  These  will  be  very  compact  in  size  as  far  as  they  won’t  be  a  screen  capture  but  a  script  linked  to  and  laid  on  the  source  picture/video.

Mirada  Python  API  will  support  integra8on  with  both  desktop  and  web  applica8ons,  e.g.  Shotgun.

USING  MIRADA  SEPARATELY  FROM  CEREBRO

Cargador  is  a  CinesoP  proprietary  file  management  u8lity  used  for  file  storage,  transfer,  indexing  and  caching.  

Its  key  features:

• Supports  unlimited  size  files,

• Verifies  integrity  of  files  being  transferred,

• Supports  upload  and  download  cues  with  pause/cancel  and  restart/resume  op8ons,  

• Schedules  delivery  of  new  content,

• Instantly  searches  among  millions  of  files,

• Prevents  unnecessary  file  duplica8on  (first,  it  supports  links  to  network  storages  and,  second,  it  iden8fies  files  by  their  hash  sums,  not  by  names),

• Archives  files  and  folders  into  .zip  files  on-­‐the-­‐fly.

As  a  standalone  product  Cargador  is  used  to  synchronize  distributed  file  storages  over  Internet  or  LAN.

SYSTEM  COMPONENTS:  CARGADOR

If  you  have  several  loca8ons  to  interchange  files  with  -­‐  clients,  vendors,  freelancers,  or  your  own  remote  facili8es  -­‐  Cargador  makes  it  possible  to  make  secure  COMMUNITY  CLOUDS  by  synchronizing  heterogeneous  file  storages  around  the  world.

It  supports  unlimited  size  files  and  can  be  setup  to  synchronize  them:

• on  demand,

• on  schedule.

Cargador  is  more  convenient  and  secure  than  a  Good  Ol’  FTP  server:

• it  verifies  integrity  of  transferred  files,

• it  prevents  unauthorized  access  to  files,

• it  prevents  unnecessary  file  duplica8on  on  a  storage.

SYSTEM  COMPONENTS:  CARGADOR

CEREBRO  API

Since  January  2012  Cerebro  installa8on  packs  are  bundled  with  Python.  Cerebro  API  is  of  three  types:  • API  to  the  client  applica8on.  It’s  a  trigger-­‐based  system  where  a  trigger  switches  on  a  user’s  ac8on  (message  pos8ng,  tag  changing,  new  task  crea8on,  etc.).  The  system  consists  of  about  30  triggers,  i.e.,  it  can  react  to  a  number  of  ac8ons  and  condi8ons.  For  example,  check  if  a  user  didn’t  forget  to  a2ach  to  his  report  a  file  with  the  right  extension  corresponding  to  the  type  of  the  task.

• API  to  the  database.• API  to  the  file  storage.  

We  released  several  API  samples:• check:  a  new  Report  being  posted  to  a  Forum  of  a  Task  with  Ac8vity  Type=Composi8ng  must  be  supplemented  by  an  aIached  .mov  file  and  a  link  to  a  Nuke  script;

• if  a  local  link  to  a  sequence  of  images  is  posted  to  a  Forum,  a  proxy  video  must  be  generated  and  aIached  to  the  same  message;

• report:  make  a  new  item  in  the  Main  Menu  -­‐  Generate  a  custom  report.  The  report  reflects  the  working  8me  for  a  period  spent  by  all  Cerebro  users,  grouped  by  Ac8vity  aIribute.

2012  TECHNOLOGY  ROADMAP  

If  you  are  interested  to  find  out  more  about  Cerebro,  Cargador  or  Mirada  please  send  your  inquiries  to:

Konstan8n  “Stan”  Kharitonov  (CEO):  khar@cinesoP.ruEdward  Kim  (Sales  &  Marke8ng):  e.kim@cinesoP.ru

Phone:  +7  (495)  9800376Address:    CinesoP  Ltd.,  55/59,  Bolshaya  Pochtovaya  str.,  Moscow,  105082,  Russia

CONTACTS