Analiza i Prezentacja Danych w Microsoft Excel Vademecum Walkenbacha Michael Alexander John...

Ebookpoint.pl KOPIA DLA: Katarzyna Jakubczyk [email protected]

Tytuł oryginału: Excel® Dashboards and Reports

Tłumaczenie: Adam Bąk

ISBN: 978-83-246-7723-8

Copyright © 2010 by Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana.Published by Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, IndianaAll Rights Reserved. This translation published under license.

Translation copyright © 2011 by Helion S.A.

No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronicor mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system,without permission from the Publisher.

Wiley and the Wiley Publishing logo are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc.and/or its affiliates in the United States and other countries, and may not be used without written permission.Excel is a registered trademark of Microsoft Incorporation in United States and/or other countries. All othertrademarks are the property of their respective owners. Wiley Publishing, Inc. is not associated with anyproduct or vendor mentioned in this book.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszejpublikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną,fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innympowoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymiich właścicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacjebyły kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie,ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor orazWydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualneszkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.

Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip

Wydawnictwo HELIONul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 32 231 22 19, 32 230 98 63e-mail: [email protected]: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

Drogi Czytelniku!Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adreshttp://helion.pl/user/opinie?andaex_ebookMożesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

Printed in Poland.

• Poleć książkę na Facebook.com• Kup w wersji papierowej• Oceń książkę

• Księgarnia internetowa• Lubię to! » Nasza społeczność


http://ebookpoint.pl/rf/ANDAEX_ebook

http://ebookpoint.pl/rt/ANDAEX

http://ebookpoint.pl/ro/ANDAEX_ebook

http://ebookpoint.pl/r/4CAKF

http://ebookpoint.pl

ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip

mailto:[email protected]

http://helion.pl

http://helion.pl/user/opinie?andaex_ebook

Dedykuję to fanom DataPigTechnologies.com… wszystkim dwunastu spośród Was.

— Michael Alexander


4 Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Podziękowania autoraNajwiększe podziękowania dla Katie Mohr i Susan Cohen za godziny pracy poświęconena uczynienie tej książki tak jasną i czytelną, jaką jest w tej chwili. Dziękuję też wspa-niałemu zespołowi profesjonalistów, dzięki którym ta książka się pojawiła. Na końcuchciałbym podziękować mojej rodzinie za wyrozumiałość, gdy poświęcałem czas na reali-zację tego projektu.

— Michael Alexander


Spis treści 5

Spis treściO autorach ............................................................................................ 13

O redaktorze technicznym .................................................................. 15

Wprowadzenie ...................................................................................... 17Co trzeba wiedzieć? .............................................................................................................18Co trzeba mieć? ...................................................................................................................19Konwencje typograficzne ....................................................................................................19

Konwencje dotyczące klawiatury ..................................................................................19Konwencje dotyczące myszy ........................................................................................20Co oznaczają ikony .......................................................................................................20

Układ książki .......................................................................................................................21Część I: Od arkusza do pulpitu ......................................................................................21Część II: Wykresy w programie Excel — podstawy .....................................................21Część III: Jeszcze o tabelach i wykresach .....................................................................22Część IV: Tworzenie zaawansowanych komponentów pulpitów menedżerskich .........22Część V: Automatyzacja pulpitów menedżerskich i raportów ......................................22Część VI: Kontakt ze światem zewnętrznym ................................................................22

Materiały dodatkowe ...........................................................................................................23Zestaw narzędzi dodatkowych: Power Utility Pak ..............................................................23Kontakt z autorami ..............................................................................................................23

Część I Od arkusza do pulpitu .......................................................25Rozdział 1. Pulpity menedżerskie — wprowadzenie ............................................. 27

Pulpity menedżerskie i raporty — definicje ........................................................................27Raporty — definicja ......................................................................................................28Pulpity menedżerskie — definicja .................................................................................28

Określanie wymagań użytkownika ......................................................................................29Definiowanie przekazu ..................................................................................................30Określanie odbiorców ...................................................................................................31Określanie wskaźników wydajności ..............................................................................31Lista potrzebnych źródeł danych ...................................................................................32Określanie wymiarów i filtrów ......................................................................................33Drążenie danych ............................................................................................................33Harmonogram aktualizacji ............................................................................................33

Rzut oka na zasady projektowania pulpitów menedżerskich ...............................................34Zasada nr 1. Zachowaj prostotę .....................................................................................34Układ i rozmieszczenie elementów ...............................................................................38Formatowanie liczb .......................................................................................................39Tytuły i etykiety ............................................................................................................40



Ważne pytania .....................................................................................................................42Czy mój pulpit przedstawia właściwe informacje? .......................................................42Czy wszystko na moim pulpicie jest celowe? ...............................................................42Czy przekaz jest wystarczająco wyraźny? .....................................................................42Czy pulpitem da się zarządzać? .....................................................................................43Zakres i okres ................................................................................................................43Dokumentacja ...............................................................................................................43Czy pulpit jest łatwy w obsłudze? .................................................................................44Poprawność danych .......................................................................................................44

Rozdział 2. Projektowanie modelu danych ........................................................... 47Tworzenie modelu danych ...................................................................................................47

Rozdzielenie warstw danych, analiz i prezentacji .........................................................48Najlepsze wzorce modeli danych ........................................................................................52

Unikaj przechowywania zbędnych danych ...................................................................52Używaj arkuszy do dokumentowania i tworzenia modelu danych ................................53Przetestuj model danych przed tworzeniem komponentów ...........................................54

Funkcje Excela do wykorzystania w modelu danych ..........................................................55Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ................................................................................55Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO ................................................................................59Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW ....................................................................................61Funkcja WYBIERZ .......................................................................................................63

Praca z tabelami Excela .......................................................................................................65Konwertowanie zakresu komórek na tabelę programu Excel ........................................66Konwertowanie tabeli programu Excel na zakres komórek ..........................................69

Część II Wykresy w programie Excel — podstawy .......................71Rozdział 3. Wykresy w programie Excel — wprowadzenie .................................. 73

Co to jest wykres? ...............................................................................................................73Wykresy w Excelu ...............................................................................................................74

Wykresy osadzone ........................................................................................................76Wykresy w osobnych arkuszach ...................................................................................77

Elementy wykresu ...............................................................................................................77Podstawy tworzenia wykresu ..............................................................................................79

Tworzenie wykresu .......................................................................................................80Przełączanie wierszy i kolumn ......................................................................................81Zmiana typu wykresu ....................................................................................................83Układ wykresu ..............................................................................................................83Styl wykresu ..................................................................................................................84Dodawanie i usuwanie elementów wykresu ..................................................................85Formatowanie elementów wykresu ...............................................................................85

Praca z wykresami ...............................................................................................................86Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów .................................................................87Konwertowanie wykresu osadzonego na utworzony na osobnym arkuszu ...................87Kopiowanie wykresów ..................................................................................................88Usuwanie wykresu ........................................................................................................88Dodawanie elementów do wykresu ...............................................................................88Przenoszenie i usuwanie elementów wykresu ...............................................................89Formatowanie elementów wykresu ...............................................................................89Kopiowanie formatowania wykresu ..............................................................................89Zmiana nazwy wykresu .................................................................................................90Drukowanie wykresów ..................................................................................................90


Spis treści 7

Rozdział 4. Typy wykresów ...................................................................................... 93Wykres jako nośnik informacji ............................................................................................93Wybór typu wykresu ...........................................................................................................94Typy wykresów w programie Excel ....................................................................................96

Wykresy kolumnowe .....................................................................................................96Wykresy słupkowe ........................................................................................................99Wykresy liniowe .........................................................................................................102Wykresy kołowe ..........................................................................................................104Wykresy punktowe ......................................................................................................107Wykresy warstwowe ...................................................................................................109Wykresy pierścieniowe ...............................................................................................111Wykresy radarowe ......................................................................................................113Wykresy powierzchniowe ...........................................................................................115Wykresy bąbelkowe ....................................................................................................116Wykresy giełdowe .......................................................................................................117

Tworzenie wykresów złożonych .......................................................................................119Tworzenie i używanie szablonów wykresów ....................................................................122

Rozdział 5. Serie danych na wykresie .................................................................. 123Wybór danych do wykresu ................................................................................................123Dodawanie nowych serii do wykresu ................................................................................125

Dodawanie nowych serii przez kopiowanie zakresu ......................................................126Dodawanie nowych serii przez rozszerzenie zaznaczonego zakresu .............................127Dodawanie nowych serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych ....127Dodawanie nowych serii za pomocą formuły SERIE ....................................................128

Usuwanie serii z wykresu ..................................................................................................128Zmiana zakresu danych dla serii na wykresie ....................................................................129

Zmiana serii danych za pomocą obramowania ............................................................129Zmiana serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych ......................131Zmiana serii danych za pomocą formuły SERIE .........................................................131

Nazwy serii ........................................................................................................................132Zmiana nazwy serii .....................................................................................................133Usuwanie nazwy serii ..................................................................................................135

Zmiana kolejności prezentacji serii ...................................................................................135Umieszczanie na wykresach zakresów nieprzylegających ................................................138Serie umieszczone na osobnych arkuszach ........................................................................139Brakujące dane ..................................................................................................................140Serie danych: ukrywanie danych .......................................................................................142Odłączanie serii na wykresie od zakresu danych ...............................................................143

Konwertowanie wykresu w obraz ...............................................................................144Konwertowanie zakresu na tablicę ..............................................................................145

Praca z wieloma osiami .....................................................................................................146Tworzenie pomocniczej osi wartości ..........................................................................146Tworzenie wykresu z czterema osiami ........................................................................147

Rozdział 6. Formatowanie i dostosowywanie wykresów .................................... 151Podstawowe informacje o formatowaniu ..........................................................................151

Wybieranie elementów wykresu .................................................................................152Najczęściej używane elementy wykresu .....................................................................154Wybór metody formatowania ......................................................................................156

Dostosowywanie wypełnień i krawędzi: zasady ogólne ....................................................159Zakładka Wypełnienie .................................................................................................159Formatowanie krawędzi ..............................................................................................160



Formatowanie podłoża wykresów .....................................................................................162Edycja obszaru wykresu ..............................................................................................162Edycja obszaru kreślenia .............................................................................................162

Formatowanie serii ............................................................................................................164Podstawowe formatowanie serii ..................................................................................165Formatowanie serii za pomocą obrazków i grafiki ......................................................165Opcje dodatkowe .........................................................................................................166

Edycja tytułów wykresów .................................................................................................166Dodawanie tytułów do wykresu ..................................................................................168Zmiana tekstu w tytule ................................................................................................169Formatowanie tekstu w tytule .....................................................................................169Zawartość komórki jako tytuł wykresu .......................................................................169

Edycja legendy wykresu ....................................................................................................170Dodawanie i usuwanie legendy ...................................................................................170Przesuwanie i zmiana rozmiarów legendy ..................................................................171Formatowanie legendy ................................................................................................172Zmiana tekstu legendy ................................................................................................172Usuwanie legendy .......................................................................................................173Identyfikowanie serii bez używania legendy ...............................................................173

Osie wykresu .....................................................................................................................173Oś wartości kontra oś kategorii ...................................................................................174Skala na osi wartości ...................................................................................................176Oś daty ........................................................................................................................180Tworzenie wieloliniowych osi kategorii .....................................................................184Usuwanie osi ...............................................................................................................184Formatowanie liczb na osiach .....................................................................................185

Linie siatki .........................................................................................................................185Dodawanie i usuwanie linii siatki ................................................................................186

Etykiety danych .................................................................................................................187Dodawanie i usuwanie etykiet danych ........................................................................187Edytowanie etykiet danych .........................................................................................187Problemy i ograniczenia etykiet danych ......................................................................190

Tabele danych ...................................................................................................................191Dodawanie i usuwanie tabeli danych ..........................................................................191Problemy i ograniczenia tabel danych .........................................................................192

Część III Jeszcze o tabelach i wykresach ....................................195Rozdział 7. Tabele przestawne .............................................................................. 197

Tabele przestawne — wprowadzenie ................................................................................197Anatomia tabel przestawnych .....................................................................................198Tworzenie prostej tabeli przestawnej ..........................................................................199

Dostosowywanie tabel przestawnych ................................................................................207Zmiana nazwy pól .......................................................................................................207Formatowanie liczb .....................................................................................................208Zmiana sposobu obliczania podsumowania ................................................................208Pomijanie sum częściowych ........................................................................................209Usuwanie wszystkich sum częściowych jednocześnie ................................................210Usuwanie pojedynczych sum częściowych .................................................................211Usuwanie sum końcowych ..........................................................................................212Ukrywanie i wyświetlanie pozycji ..............................................................................212Ukrywanie i wyświetlanie pozycji bez danych ............................................................214Sortowanie tabel przestawnych ...................................................................................216


Spis treści 9

Filtrowanie danych ............................................................................................................217Tworzenie list rankingowych ......................................................................................217Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych .....................................221Tworzenie zestawień procentowych ............................................................................222Tworzenie zestawień przychodów narastająco ............................................................225Tworzenie zestawień miesiąc po miesiącu ..................................................................226

Rozdział 8. Wykresy przestawne ........................................................................... 229Wykresy przestawne — podstawy .....................................................................................229

Tworzenie wykresu przestawnego ..............................................................................229Przykłady wykresów przestawnych ............................................................................230

Praca z wykresami przestawnymi ......................................................................................232Ukrywanie przycisków pól ..........................................................................................232Przenoszenie wykresu przestawnego ...........................................................................233Fragmentatory .............................................................................................................233

Przykłady wykresów przestawnych ...................................................................................235Pytanie nr 1 .................................................................................................................237Pytanie nr 2 .................................................................................................................238Pytanie nr 3 .................................................................................................................239Pytanie nr 4 .................................................................................................................241Pytanie nr 5 .................................................................................................................242Pytanie nr 6 .................................................................................................................243

Tworzenie histogramu .......................................................................................................244Wybór wierszy do wykresu .........................................................................................246

Rozdział 9. Wykresy przebiegu w czasie ............................................................. 251Wykresy przebiegu w czasie — wprowadzenie ................................................................252Tworzenie wykresów przebiegu w czasie ..........................................................................253Dostosowywanie wykresów przebiegu w czasie ...............................................................255

Zmiana rozmiarów i scalanie komórek zawierających wykresy ..................................255Brakujące i ukryte dane ...............................................................................................256Zmiana typu wykresu przebiegu w czasie ...................................................................257Zmiana kolorów i linii wykresów przebiegu w czasie .................................................257Stosowanie kolorów do podkreślania kluczowych danych ..........................................257Skalowanie osi wykresów przebiegu w czasie ............................................................258Sztuczna linia odniesienia ...........................................................................................259Oś daty ........................................................................................................................260Automatyczna aktualizacja zakresów dla wykresów przebiegu w czasie ....................261Wykresy przebiegu w czasie a dynamiczne zakresy ...................................................262

Rozdział 10. Inne techniki wizualizacji ................................................................... 265Dynamiczne etykiety .........................................................................................................265Łączenie formuł z polami tekstowymi ...............................................................................267Narzędzie Aparat fotograficzny .........................................................................................268

Gdzie znaleźć Aparat fotograficzny? ..........................................................................269Narzędzie Aparat fotograficzny ..................................................................................270Ulepszanie pulpitów menedżerskich za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny .......271

Etykiety i formuły .............................................................................................................273Wykresy w komórkach ................................................................................................273Ozdobne czcionki ........................................................................................................276Użycie symboli ............................................................................................................277



Część IV Tworzenie zaawansowanych komponentówpulpitów menedżerskich .................................................281

Rozdział 11. Komponenty do prezentacji tendencji ............................................. 283Tendencje — nakazy i zakazy ...........................................................................................283

Właściwy wykres dla zobrazowania tendencji ............................................................284Punkt zero na osi pionowej .........................................................................................286Stosowanie skali logarytmicznej .................................................................................287Zarządzanie etykietami ...............................................................................................289

Tendencje porównawcze ...................................................................................................291Tworzenie porównań obok siebie ................................................................................291Tworzenie porównań skumulowanych ........................................................................293Wskazywanie tendencji za pomocą osi pomocniczej ..................................................295

Zaznaczanie wybranych okresów ......................................................................................298Formatowanie wybranych okresów .............................................................................298Stosowanie znaczników podziału do zaznaczania zdarzeń ..........................................300Przedstawienie prognoz ...............................................................................................300

Inne metody przedstawiania tendencji ...............................................................................302Unikanie zbyt dużych ilości danych ............................................................................302Wygładzanie danych ...................................................................................................302

Rozdział 12. Komponenty do grupowania danych .............................................. 307Tworzenie list rankingowych ............................................................................................307

Organizowanie danych źródłowych ............................................................................308Zastosowanie tabel przestawnych do tworzenia interaktywnych widoków .................309

Zastosowanie histogramów do monitorowania relacji i częstości wystąpień ....................311Dodawanie formuł do zgrupowanych danych .............................................................312Dodawanie skumulowanych wartości procentowych ..................................................315Stosowanie tabel przestawnych ...................................................................................317

Zaznaczanie największych wartości ..................................................................................319

Rozdział 13. Komponenty do oceny efektywności realizacji celów .................... 325Przedstawianie oceny efektywności realizacji celów z wykorzystaniem odchylenia ........326Ocena realizacji na podstawie danych statystycznych .......................................................327Wykresy w kształcie termometru ......................................................................................328Wykorzystanie wykresów pociskowych ............................................................................329

Tworzenie wykresów pociskowych ............................................................................329Dodawanie danych do wykresu pociskowego .............................................................332Końcowe przemyślenia na temat wykresów pociskowych ..........................................333

Przedstawianie zakresów oceny efektywności realizacji celów .........................................336

Część V Automatyzacja pulpitów menedżerskich i raportów ...339Rozdział 14. Użycie makr w raportach ................................................................... 341

Po co używać makra? ........................................................................................................341Rejestrowanie makr — wprowadzenie ..............................................................................342

Okno dialogowe Rejestrowanie makra ........................................................................343Rejestrowanie makr z odwołaniami bezwzględnymi ..................................................344Rejestrowanie makr z odwołaniami względnymi ........................................................346Przypisywanie makra do przycisku .............................................................................348

Uruchamianie makr w Excelu 2010 ..................................................................................349Komunikaty bezpieczeństwa w Excelu .......................................................................350Konfigurowanie zaufanych lokalizacji ........................................................................350


Spis treści 11

Przykłady makr programu Excel .......................................................................................352Tworzenie przycisków nawigacyjnych .......................................................................352Dynamiczna zmiana danych w tabeli przestawnej ......................................................353Raporty na jedno kliknięcie .........................................................................................354

Rozdział 15. Dodawanie interaktywnych formantówdo pulpitów menedżerskich .............................................................. 357Formanty formularza — podstawy ....................................................................................358

Formanty formularza — gdzie je znaleźć? ..................................................................358Dodawanie formantów do arkusza ..............................................................................359

Stosowanie formantu Przycisk ..........................................................................................360Stosowanie formantu Pole wyboru ....................................................................................361

Pole wyboru: włączanie i wyłączanie serii na wykresie — przykład ..........................363Stosowanie formantu Przycisk opcji ...........................................................................365Przycisk opcji: wyświetlanie wielu widoków na jednym wykresie — przykład .........366

Stosowanie formantu Pole kombi ......................................................................................368Zarządzanie wieloma tabelami przestawnymi za pomocą jednego pola kombi

— przykład ...............................................................................................................369Stosowanie formantu Pole listy .........................................................................................374

Pole listy: kontrolowanie wielu wykresów za pomocą jednego kliknięcia ..................375

Część VI Kontakt ze światem zewnętrznym ..................................379Rozdział 16. Importowanie danych z MS Access .................................................. 381

Metoda „przeciągnij i upuść” ............................................................................................382Kreator eksportu MS Access .............................................................................................383Ikony grupy Dane zewnętrzne ...........................................................................................385Microsoft Query ................................................................................................................388

Uruchamianie MS Query ............................................................................................388Konfigurowanie połączenia ze źródłem danych ..........................................................388Tworzenie mechanizmu pobierania danych ................................................................391

Rozdział 17. Współdzielenie danych ...................................................................... 397Zabezpieczanie pulpitów menedżerskich i raportów .........................................................397

Zabezpieczanie dostępu do skoroszytu ........................................................................397Ograniczanie dostępu do określonych komórek w arkuszu .........................................400Ochrona struktury skoroszytu .....................................................................................403

Łączenie pulpitu menedżerskiego Excela z MS PowerPointem ........................................404Tworzenie łącza pomiędzy Excelem a PowerPointem ................................................404Samodzielna aktualizacja łączy ...................................................................................405Automatyczna aktualizacja łączy ................................................................................407

Zapisywanie pulpitów menedżerskich w formacie PDF ....................................................409

Skorowidz ............................................................................................. 411


O autorachMike Alexander jest posiadaczem tytułu Microsoft Certified Application Developer(MCAD) i autorem kilku książek na temat zaawansowanej analityki biznesowej wykonywa-nej za pomocą Microsoft Accessa i Excela. Ma ponad piętnastoletnie doświadczenie w zakre-sie konsultowania i projektowania rozwiązań w oparciu o Microsoft Office. Za nieustającywkład w społeczność Excela otrzymał tytuł Excel MVP. W wolnym czasie zajmuje sięprzygotowywaniem bezpłatnych samouczków na stronie www.datapigtechnologies.com,w których prezentuje podstawowe informacje i sztuczki dotyczące Accessa i Excela spo-łeczności skupionej wokół Office’a.

John Walkenbach to wiodący autorytet w zakresie arkuszy kalkulacyjnych; szef J-Walkand Associates Inc. i jednoosobowa firma konsultingowa świadcząca usługi w południo-wej Arizonie. Począwszy od 2000 roku, John corocznie otrzymuje nagrodę Microsoft MVP.Jest autorem ponad 50 książek o arkuszach kalkulacyjnych; napisał ponad 300 artykułówi recenzji dla różnych wydawnictw, włączając w to „PC World”, „InfoWorld”, „PCMagazine”, „Windows” i „PC/Computing”. John administruje również popularną stronąinternetową (http://spreadsheetpage.com), jest też deweloperem kilku zestawów aplikacjipomocniczych dla Excela (w tym nagrodzonego Power Utility Pak). John studiował naUniwersytecie Missouri; magisterium i doktorat uzyskał na Uniwersytecie Montany.


http://www.datapigtechnologies.com

http://spreadsheetpage.com

Rozdział XXX. Tytuł rozdziału 15

O redaktorze technicznymMike Talley pracuje w firmie K2 jako kierownik programu. Wcześniej spędził osiem latw Microsofcie, gdzie zajmował się programowaniem, testowaniem i profesjonalnym wspar-ciem technicznym. W czasie pracy w Microsofcie pracował z zespołami produktowyminad rozwiązaniami dotyczącymi wsparcia; pisał o InfoPath, SharePoint i Excelu. Aktual-nie mieszka w Colorado z żoną, córką i dwoma synami. Można do niego napisać na [email protected].



WprowadzenieAnalityka biznesowa (AB) to efekt obrabiania nieprzetworzonych danych w informacje,w oparciu o które można podjąć działania. AB może pomóc firmie zidentyfikować moż-liwości obniżenia kosztów, odkryć nowe możliwości biznesowe, wykryć anomaliew danych i tworzyć efektywne raporty.

Celem AB jest wyprzedzić żądania kadry zarządzającej, która zawsze oczekuje zmianyogromnych ilości danych w użyteczną wiedzę. W efekcie producenci oprogramowaniaskupiający się na AB i tworzeniu pulpitów menedżerskich mają sporo pracy. Pulpitymenedżerskie to idealne narzędzia do dostarczania takich informacji w graficznej i przy-jaznej użytkownikom formie. Nowe firmy konsultingowe zajmujące się AB pojawiająsię praktycznie co tydzień. Również tradycyjne rozwiązania dostawców oprogramowania,takie jak Business Objects czy SAP, oferują już nowe możliwości AB właśnie w postacipulpitów.

Może czytelnikom również udzieliła się gorączka związana z pulpitami? Może powodemzakupu tej książki stała się czyjaś prośba o stworzenie rozwiązania z zakresu AB (czylipo prostu pulpitu menedżerskiego) za pomocą Excela?

Choć może wielu specjalistów IT wzdrygnie się na myśl o użyciu Excela jako narzędziado tworzenia pulpitów, to program ten jest naturalnym elementem portfolio oprogramo-wania do takich celów. Niezależnie od tego, czy specjaliści IT są skłonni to uznać, czy teżnie, większość analiz danych i raportów wykonywanych obecnie w biznesie jest tworzonawłaśnie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Mamy kilka istotnych powodów stosowaniaExcela jako platformy do tworzenia pulpitów menedżerskich i raportów. Są to kolejno:

Powszechna znajomość Excela. Jeżeli jesteś pracownikiem korporacji,to prawdopodobnie posługujesz się „językiem” Excela. Można wysłać nawetdo starszego wiekiem członka zarządu opartą na Excelu prezentację i mieć pewność,że sobie z nią poradzi. Dzięki pulpitom użytkownicy spędzą mniej czasu naodkrywaniu, w jaki sposób działa dane narzędzie, a więcej na poznawaniu danych.

Elastyczność. W większości rozwiązań dedykowanych możliwość analizy danychpoza określonymi układami jest albo niedostępna, albo wyłączona. W Excelufunkcje takie jak tabele przestawne, listy rozwijane i inne interaktywne formanty(takie jak pola wyboru) nie ograniczają odbiorców tylko do jednego sposobuprezentacji danych. A ponieważ skoroszyt Excela zawiera wiele arkuszy, użytkownicymają — w razie potrzeby — miejsce na przeprowadzanie własnych analiz.



Szybkość projektowania. Wykorzystanie Excela do tworzenia pulpitu może uwolnićużytkowników od ograniczeń czasowych narzucanych w organizacji. Raportytworzone w Excelu można szybciej budować i adaptować do zmieniających sięwarunków prowadzenia działalności.

Potężne możliwości łączenia danych i automatyzacji zadań. Excel — wbrewopiniom niektórych specjalistów IT — nie jest zabawką. Wyposażony we własnyjęzyk programowania i solidny model obiektowy, może pomóc zautomatyzowaćwiele procesów, a nawet podłączać wiele różnych źródeł danych. Dzięki kilkuzaawansowanym technikom pulpit menedżerski może właściwie później działać sam.

Niewielkie koszty. Nie wszyscy dysponują wielomilionowymi budżetamina wdrażanie rozwiązań do raportowania. W większości firm funduszena nowe komputery i serwery są ograniczone, nie wspominając już o budżetachna oprogramowanie do pulpitów menedżerskich. Dla tych firm Excel jest najbardziejefektywnym kosztowo narzędziem do analityki biznesowej bez zbyt dalekoposuniętych kompromisów w dziedzinie użyteczności czy funkcjonalności.

Excel oferuje tak wiele funkcji i opcji, że trudno określić, od czego rozpocząć pracę z nim.Pozwól więc autorom niniejszej książki pomóc sobie w tym zdaniu. Pokażemy, jak zmie-nić Excela w osobiste narzędzie do analityki biznesowej. Posiadając trochę podstawowejwiedzy oraz korzystając z nowych funkcji z zakresu AB, które Microsoft dodał do naj-nowszej wersji Excela, można przejść od raportowania danych w prostych tabelachdo tworzenia pełnych konkretnych informacji pulpitów menedżerskich, które wzbudząpowszechny podziw.

Co trzeba wiedzieć?Celem tej książki jest pokazanie, w jaki sposób zwiększyć możliwości Excela w zakresietworzenia i zarządzania prezentacją danych. W każdym kolejnym rozdziale wyczerpują-co omówiono funkcje i możliwości Excela, a także pewne koncepcje analityczne, którepomogą tworzyć lepsze komponenty do raportowania i które można stosować w raportachi pulpitach menedżerskich. Wraz z kolejnymi rozdziałami wzrastać będą możliwościczytelników tworzenia niesamowicie skomplikowanych komponentów.

Po przeczytaniu tej książki będziesz mógł:

Analizować ogromne ilości danych i w oparciu o nie tworzyć pełne znaczeniaraporty.

Przedstawiać dane czytelniej, i to z różnych perspektyw.

Dodawać interaktywne formanty, aby tworzyć nowe widoki.

Automatyzować powtarzalne zadania i procesy.

Tworzyć przyciągające wzrok prezentacje.

Tworzyć imponujące pulpity menedżerskie oraz analizy „co jeśli”.

Uzyskiwać dostęp do danych umieszczonych w zewnętrznych źródłach.


Wprowadzenie 19

Co trzeba mieć?Aby jak najwięcej skorzystać z niniejszej książki, nim zagłębimy się w omawiane zagad-nienia, dobrze jest legitymować się pewnymi określonymi umiejętnościami. Idealny czy-telnik książki powinien:

Mieć doświadczenie w pracy z danymi i znajomość podstawowych zagadnieńdotyczących analizy danych (praca z tabelami, agregowanie danych i wykonywanieobliczeń).

Mieć doświadczenie w pracy z Excelem, szczególnie w zakresie układu tabel,filtrowania i sortowania danych oraz używania formuł.

Konwencje typograficznePoświęć chwilę na naukę konwencji zastosowanych w książce.

Konwencje dotyczące klawiatury

Klawiatura jest potrzebna do wprowadzania formuł. Ponadto z poziomu klawiaturymożna sterować niektórymi menu i oknami dialogowymi — metoda ta może czasamiokazać się wygodniejsza, kiedy mamy ręce nad klawiaturą.

Listingi kodu formuł

Formuły zwykle wprowadzane są w osobnych wierszach czcionką o stałej szerokości.Przykładem może być następująca formuła:=WYSZUKAJ.PIONOWO(Pozycja,Cennik,2,Fałsz)

Excel obsługuje również specjalny typ formuł znanych jako formuły tablicowe. Po wpro-wadzeniu formuły tablicowej należy użyć kombinacji klawiszowej Ctrl+Shift+Enter (samEnter nie wystarczy). Formuła zostanie wówczas zamknięta w nawiasach, co jest dodat-kowym wyznacznikiem formuł tablicowych. Kiedy w tekście pojawi się formuła tablicowa,zawsze będzie umieszczona w nawiasach, aby przypomnieć o tym fakcie. Oto przykład:{=SUMA(DŁ(A1:A10))}

Nie wpisuj ręcznie nawiasów wokół formuł tablicowych, Excel robi to automatycznie.

Listingi kodu w języku VBA

Książka ta zawiera też przykłady kodu VBA. Każdy listing jest pisany czcionką o stałejszerokości znaków. Każdy wiersz kodu znajduje się w oddzielnym wierszu. Aby zwiększyćjego czytelność, stosuję wcięcia szerokości jednego lub więcej tabulatorów. Ich stosowa-nie nie jest konieczne, ale pomagają wyodrębnić instrukcje występujące razem.



Jeśli wiersz kodu jest zbyt długi, aby zmieścić się w jednej linijce książki, na jego końcuumieszczam standardowy symbol końca wiersza VBA, złożony ze spacji i znaku pod-kreślenia. Oznacza on, że wiersz jest kontynuowany w następnej linijce. Na przykład poniż-sze dwa wiersze stanowią pojedynczą instrukcję w języku VBA:If Right(cell.Value, 1) = "!" Then cell.Value _ = Left(cell.Value, Len(cell.Value) - 1)

Kod ten można wpisać dokładnie tak, jak widać, czyli w dwóch wierszach, lub w jed-nym, bez końcowego znaku podkreślenia.

Nazwy klawiszy

Nazwy klawiszy są pisane czcionką pochyłą, np. Alt, Home, Page Up, Page Down, Ctrl.Jeśli dwa przyciski trzeba wcisnąć jednocześnie, są one połączone symbolem plusa:„Naciśnij klawisze Ctrl+G, aby otworzyć okno dialogowe Przechodzenie do”.

Funkcje, procedury i zakresy nazwane

Funkcje skoroszytów Excel pisane są w całości wielkimi literami, np. „Użyj funkcji SUMA,aby dodać wartości w kolumnie A”.

Nazwy makr i procedur pisane są czcionką o stałej szerokości: „Wykonaj procedurę InsertTotals”. Często używam małych i wielkich liter, aby ułatwić czytanie tych nazw. Nazwy

zakresów nazwanych pisane są czcionką pochyłą: „Wybierz zakres InputArea”.

Jeśli tekst nie znajduje się w cudzysłowach, Excel nie rozróżnia małych i wielkich liter.Innymi słowy, obie poniższe formuły dadzą taki sam wynik:=SUMA(A1:A50)=suma(a1:a50)

Małe litery użyte w drugiej formule zostaną jednak przekonwertowane na duże.

Konwencje dotyczące myszy

Słownictwo odnoszące się do używania myszy jest w tej książce standardowe: wskaż,kliknij, kliknij prawym przyciskiem, przeciągnij itd. Każdy wie, o co chodzi.

Co oznaczają ikony

W niektórych miejscach książki można spotkać pewne ikony, mające przyciągać uwagęczytelnika do szczególnie ważnych informacji.

Ta ikona oznacza nową funkcję w programie Excel 2010.


Wprowadzenie 21

Ikona uwagi oznacza różne ważne informacje — najczęściej są to podpowiedzipomagające szybko opanować jakieś czynności lub podstawowe informacje potrzebnedo zrozumienia danego fragmentu tekstu.

Ikona wskazówki oznacza bardziej efektywny sposób wykonania jakiejś czynności lubtechnikę, która może nie być oczywista. Wiedzę tę można wykorzystać, aby zrobićwrażenie na innych pracownikach w biurze.

Ta ikona oznacza, że omawiany przykład znajduje się na serwerze FTP wydawnictwaHelion (ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip).

Oznacza, że trzeba zachować ostrożność przy wykonywaniu opisywanych działań.

Ikona wskazuje, że dodatkowe informacje można znaleźć w innych rozdziałach.

Układ książkiRozdziały w książce zostały podzielone na sześć części. Każda z nich wykorzystujewiedzę przekazaną w poprzednich rozdziałach. Kryje się za tym koncepcja, że dziękizaznajamianiu się z kolejnymi częściami użytkownik będzie stopniowo stawał się eksper-tem w zakresie pulpitów menedżerskich w Excelu.

Część I: Od arkusza do pulpitu

W części pierwszej skupiliśmy się na nauce myślenia o danych w kontekście raportówi pulpitów. Rozdział 1. to wprowadzenie do tej tematyki, omówienie podstawowychkoncepcji i czynności wstępnych przed stworzeniem udanego projektu. W rozdziale 2.omówiono, jak zbudować efektywny model danych, będący fundamentem, na którymopiera się raport czy pulpit menedżerski. Omówiono skutki, jakie niesie za sobą zły modeldanych, a także opisano konfigurację poprawnego układu danych.

Część II: Wykresy w programie Excel — podstawy

Część druga to solidne fundamenty potrzebne do wizualizacji danych za pomocą wykre-sów Excela. Rozdział 3. zaczyna się od podstaw: wprowadzenia do mechanizmu wykresówExcela. W rozdziale 4. omówiono różne typy wykresów dostępne w Excelu oraz opisano,który typ sprawdzi się najlepiej w danym scenariuszu. Rozdziały 5. i 6. poświęconotechnikom formatowania umożliwiającym dostosowanie wykresów do konkretnychpotrzeb. Po zapoznaniu się z tymi informacjami czytelnik będzie w stanie tworzyć syn-tetyczne wykresy prezentujące dane w pełen znaczenia sposób.




Część III: Jeszcze o tabelach i wykresach

Część trzecia to szczegółowe omówienie niektórych kluczowych komponentów pulpitówmenedżerskich i raportów mogących wyraźnie podnieść jakość prezentacji. W rozdziale 7.omówiono tabele przestawne oraz sposób, w jaki mogą one stać się integralną częściąopartych na Excelu prezentacji. Rozdział 8. poświęcony jest tworzeniu wykresów prze-stawnych; zamieszczono tu solidną dawkę informacji na temat współpracy między tabe-lami przestawnymi a wykresami przestawnymi. Rozdział 9. jest wprowadzeniem do frag-mentatorów, nowej funkcji dodanej do Excela 2010. Na końcu, w rozdziale 10., omówionorównież inne techniki, które można wykorzystać do wizualizacji danych, a które nie korzy-stają z wykresów.

Część IV: Tworzenie zaawansowanych komponentówpulpitów menedżerskich

Część czwarta poruszonymi tematami wykracza poza podstawowe zagadnienia tworzeniaprezentacji w oparciu o wykresy, wprowadzając zaawansowane techniki. W rozdziale 11.omówiono, jak przedstawiać tendencje na wielu seriach danych i dla różnych okresówczasu. W rozdziale 12. omówiono grupowanie danych. A w rozdziale 13. opisano techniki,które mogą być przydatne podczas tworzenia prezentacji oceny stopnia realizacji celu.

Część V: Automatyzacja pulpitów menedżerskich i raportów

W części piątej skupiono się na technikach pomocnych przy automatyzacji procesówraportowania oraz interakcji z interfejsem użytkownika. Rozdział 14. zawiera przejrzysteinformacje o makrach i sposobach, w jakie mogą one poprawić wydajność pracy podczastworzenia raportów. W rozdziale 15. omówiono interaktywne formanty, których użycieumożliwia tworzenie przejrzystego interfejsu, dzięki czemu wyraźnej poprawie ulega łatwośćnawigacji i korzystania z pulpitów menedżerskich czy raportów przez użytkowników.

Część VI: Kontakt ze światem zewnętrznym

W części szóstej zamieszczono istotne informacje na temat importowania i eksportowaniadanych z Excela. W rozdziale 16. omówiono metody włączania do Excela danych pocho-dzących z innych źródeł. Opisano, jak zaimportować do Excela dane z Microsoft Accessa,a także tworzenie systemów umożliwiających dynamiczną aktualizację zewnętrznychźródeł danych. Rozdział 17. poświęcony jest różnym metodom dystrybucji pulpitówmenedżerskich i raportów z jednoczesnym zabezpieczeniem danych przed nieautoryzo-wanymi zmianami.


Wprowadzenie 23

Materiały dodatkoweW książce wiele przypadków omówiono na konkretnych przykładach, które z kolei dołą-czono do publikacji; przykłady są podzielone zgodnie z rozdziałami, w których je opisano.Pliki z tymi przykładami można pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Nie jest konieczna instalacja tych plików, wystarczy je pobrać z serwera FTP. Pliki zapi-sano w formacie Excela 2007 i 2010.

Zestaw narzędzi dodatkowych: Power Utility PakJohn jest również autorem nagrodzonego zestawu narzędzi znanego pod nazwą PowerUtility Pak; jest to kolekcja przydatnych aplikacji dla Excela oraz zestaw arkuszy. Pakietzostał napisany wyłącznie z użyciem języka VBA.

Nauka poprzez studiowanie kodu to doskonały sposób na podniesienie swoich umiejęt-ności programistycznych.

Ze strony http://spreadsheetpage.com można pobrać 30-dniową wersję testową pakietuPower Utility Pak.

Jeżeli okaże się ona przydatna dla czytelników, można kupić pełną jej wersję.

Kontakt z autoramiZawsze jesteśmy zainteresowani oddźwiękiem powodowanym przez nasze książki wśródczytelników. Najlepszym sposobem kontaktu z nami jest poczta elektroniczna. Wysyłaj-cie swoje komentarze i sugestie na adresy:

[email protected]

[email protected]

Niestety, nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na konkretne pytania. Najlepszym sposobemna uzyskanie pomocy będzie zapewne zadanie pytania na jednym z forów poświęconychExcelowi.

Podczas buszowania po internecie warto też zajrzeć na stronę Johna (The SpreadsheetPage). Znaleźć tam można mnóstwo przydatnych informacji, porad i plików do pobrania.Jej adres to:


A teraz, bez zbędnych ceregieli, czas przewrócić kartkę i poszerzyć swoje horyzonty.








Część IOd arkusza do pulpitu

Rozdział 1. Pulpity menedżerskie — wprowadzenie

Rozdział 2. Projektowanie modelu danych


26 Część X Tytuł części


Rozdział 1.Pulpity menedżerskie— wprowadzenie

W rozdziale:

Pulpity menedżerskie i raporty — definicja

Określanie wymagań użytkowników

Założenia projektowe i wizualizacyjne

Weryfikacja pulpitu przed dystrybucją

Tworzenie pulpitu menedżerskiego w Excelu różni się od tworzenia standardowej analizyz wykorzystaniem tabel. Choć kusi, aby od razu przejść do sedna i rozpocząć tworzeniepulpitu, to jednak należy pamiętać, że proces ten wymaga daleko więcej przygotowańniż wygenerowanie zwykłego raportu w Excelu. Konieczne są: doskonała komunikacjaz kadrą kierowniczą, znajomość technik modelowania danych oraz umiejętność ich prak-tycznego wykorzystania. Przed zagłębieniem się w detale procesu tworzenia warto zapo-znać się z podstawowymi koncepcjami dotyczącymi pulpitów menedżerskich. W roz-dziale omówiono podstawowe zagadnienia związane z pulpitami, reguły ich projektowaniaoraz składniki projektu pulpitu.

Wszystkie przykłady omawiane w książce można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Pulpity menedżerskie i raporty — definicjeWłaściwie słów pulpit menedżerski i raport można by używać wymiennie. Granicapomiędzy tymi pojęciami jest często płynna. W odniesieniu do niezliczonych raportówużywa się terminu „pulpit menedżerski” tylko dlatego, że zamieszczono na nich kilkawykresów. Można znaleźć mnóstwo raportów, które w pełni zasługują na nazwę pulpitówmenedżerskich.

Być może wydaje się to tylko zagadnieniem semantycznym, ale naprawdę warto uporząd-kować te pojęcia i poznać elementy charakterystyczne zarówno pulpitów, jak i raportów.



28 Część I Od arkusza do pulpitu

Raporty — definicja

Raporty to prawdopodobnie najpowszechniejszy sposób prezentowania danych stosowanyw analityce biznesowej. Raport można zdefiniować jako dokument zawierający dane prze-znaczone do analizy. Może on mieć postać zupełnie prostą (jak tabela czy baza danych)lub bardziej skomplikowaną (złożone zestawienie z możliwością zmiany wymiaru pre-zentowanych danych).

Kluczową cechą raportu jest to, że nie prowadzi użytkownika do gotowych wniosków.Choć raporty mogą zawierać analizy, zestawienia, obliczenia czy nawet wykresy, to zwy-kle wymagają od użytkownika przeprowadzenia własnych analiz i wniosków.

W lepszym objaśnieniu tego zagadnienia pomoże przykładowy raport przedstawiony narysunku 1.1. Zawiera on liczbę gości odwiedzających parki narodowe w okresie kilku lat.Choć dane te mogą być użyteczne same w sobie, to raport jako taki nie prowadzi do goto-wych wniosków; po prostu prezentuje zgromadzone dane.

Rysunek 1.1.Raport prezentujedane, ale nieprzedstawiagotowych wniosków

Pulpity menedżerskie — definicja

Pulpit menedżerski to graficzny interfejs prezentujący dane w ujęciu całościowym zapomocą odpowiednich wskaźników i z uwzględnieniem poszczególnych aspektów czyprocesów biznesowych. Pulpit posiada trzy kluczowe atrybuty. Są to:

graficzna prezentacja danych (np. za pomocą wykresów); zastosowanie wizualizacjiułatwiającej skupienie uwagi na kluczowych trendach, porównaniach i wyjątkach;

prezentowanie tylko tych danych, które są ważne z punktu widzenia przeznaczeniadanego pulpitu;

przedstawianie wniosków zgodnie z przyjętymi założeniami i zwalnianie odbiorcyod przeprowadzania własnych analiz.


Rozdział 1. Pulpity menedżerskie — wprowadzenie 29

Na rysunku 1.2 przedstawiono pulpit prezentujący dane użyte na rysunku 1.1. Pulpitprzedstawia informacje na temat frekwencji zwiedzających parki narodowe. Jak widać,prezentacja zawiera wszystkie kluczowe atrybuty definiujące pulpit menedżerski. Po pierw-sze: zawiera graficzne przedstawienie ogólnych trendów dotyczących liczby zwiedza-jących. Po drugie: nie wszystkie wykorzystane dane widoczne są w prezentacji; uwzględ-niono tylko kluczowe informacje bezpośrednio związane z przeznaczeniem danego pulpitu.Na koniec wreszcie, zgodnie z przeznaczeniem, pulpit prezentuje analizy i wnioski zwią-zane z bieżącymi trendami dotyczącymi liczby odwiedzających.

Rysunek 1.2. Pulpit menedżerski błyskawicznie prezentuje dane za pomocą odpowiednich wskaźnikóww poszczególnych aspektach czy procesach biznesowych

Kiedy już poznaliśmy różnice pomiędzy raportami a pulpitami menedżerskimi, wartopamiętać, że Excel nie oferuje narzędzi przeznaczonych ściśle do projektowania jednychczy drugich. Jego piękno polega na tym, że każde z dostępnych w nim narzędzi możnawykorzystać do zadania, które chce wykonać użytkownik. I tak wykresy, tabele prze-stawne czy makra mogą być użyte zarówno w prostym raporcie, jak i grać kluczowąrolę w pulpicie menedżerskim. W książce opisano wiele sposobów użycia popularnychnarzędzi dostępnych w Excelu do tworzenia własnych elementów składowych pulpitumenedżerskiego.

Określanie wymagań użytkownikaZałóżmy, że naszym celem jest utworzenie pulpitu dostarczającego danych na temat mie-sięcznych opłat abonamentowych. Czy po prostu przejdziemy wprost do akcji, zestawia-jąc ze sobą wszystko, co przyjdzie nam do głowy? Czy będziemy zgadywać, jakie infor-macje będą użyteczne na takim pulpicie? Brzmi to niedorzecznie, ale takie podejście



zdarza się częściej, niż można by się spodziewać. Stale jesteśmy wzywani do akcji, alerzadko kiedy mamy czas na zebranie i określenie rzeczywistych wymagań danego projektu.Ograniczone informacje z jednej strony i nierealne terminy z drugiej często w efekciedają produkt, który w ogóle nie jest wykorzystywany lub którego wartość jest dalekoniższa od nakładów włożonej weń pracy.

Dlatego właśnie kluczowym etapem w przygotowaniach do zbudowania pulpitu mene-dżerskiego jest zebranie wymagań użytkownika. Powinny one obejmować: zdefiniowa-nie odbiorców, źródeł danych, wskaźników efektywności, harmonogramu aktualizacjii tak dalej…

W świecie analiz wykonywanych w Excelu przez nieprogramistów zbieranie wymagańużytkownika jest właściwie bezcelowe, a to dlatego, że praktycznie codziennie jesteśmyproszeni o wprowadzanie znaczących zmian. Dlatego gromadzenie wymagań użytkownikaw codziennie zmieniających się warunkach biznesowych czasem może wydawać sięmarnotrawieniem cennego czasu.

Ale jest to czas poświęcony na zapoznanie się ze strukturą połączeń w mózgu zawiadu-jącym działaniem pulpitu menedżerskiego. Poza wszystkim warto zadać sobie pytanie:czy lepiej poświęcić czas na zebranie wymagań użytkownika, czy też spędzić go na mozol-nym poprawianiu i zmienianiu gotowego pulpitu?

Wystarczy przypomnieć sobie, ile razy proszono nas o przygotowanie danych do analizytylko po to, by na koniec usłyszeć: „Nie, nie o to mi chodziło” albo: „Teraz widzę, żepotrzebuję jednak czegoś innego”. Jest to frustrujące w przypadku prostej analizy danych,a co dopiero, gdy w grę wchodzi złożony pulpit z kilkoma procesami integracji danych…

Samo gromadzenie wymagań użytkownika nie musi być nadmiernie skomplikowane czysformalizowane. Oto kilka przykładowych działań pozwalających upewnić się, że znamyrzeczywiste cele i założenia przygotowywanego pulpitu menedżerskiego.

Podczas opracowywania wymagań użytkownika dla danego pulpitu należy skoncentrowaćsię na typie potrzebnych danych, ich wymiarach, potrzebnych i dostępnych źródłach itd.Bez solidnego opracowania procesów pozyskiwania i obróbki danych tworzony pulpitnie będzie efektywny i trudno będzie nim zarządzać.

Definiowanie przekazu

Podczas zbierania wymagań użytkowników do nowego projektu pulpitu warto ustalićich źródło po to, aby skonfrontować zebrane oczekiwania z rzeczywistymi potrzebami.Po pierwsze, należy omówić cele, które ma realizować dany pulpit, a także najważniejszeczynniki, które spowodowały zapotrzebowanie na jego utworzenie. W trakcie dyskusjina ten temat może się okazać, że potrzeby użytkownika zaspokojone mogą być przezprosty raport przygotowany w Excelu, a sam pulpit byłby zbyt skomplikowanym przed-sięwzięciem w stosunku do rzeczywistych oczekiwań.



Określanie odbiorców

Jeżeli tworzenie pulpitu jest uzasadnione, należy ustalić, kto będzie jego końcowymużytkownikiem. Warto poświęcić trochę czasu na spotkanie z jednym z takich użytkow-ników i dowiedzieć się, w jaki sposób chciałby korzystać z pulpitu. Warto wiedzieć, czyna przykład planuje używać pulpitu jako narzędzia do mierzenia efektywności pracy dyrek-torów regionalnych, czy może do prezentowania danych zewnętrznym klientom. Roz-mowa o podstawowych założeniach z odpowiednimi osobami pomoże uporządkowaćpomysły i uniknąć problemów z niespełnieniem oczekiwań użytkowników.

Określanie wskaźników wydajności

W większości projektowanych pulpitów planuje się wykorzystanie kluczowych wskaź-ników efektywności działania przedsiębiorstwa (ang. Key Performance Indicators). Służąone do określania poziomu efektywności zadań uznanych za istotne w codziennej dzia-łalności czy procesach przedsiębiorstwa. Ich zadaniem jest informowanie o koniecznościzwrócenia szczególnej uwagi czy wręcz interwencji, gdy efektywność nie zmieści sięw założonych normach. Nawet jeżeli wskaźniki umieszczone w danym pulpicie nie nosząoficjalnej nazwy Kluczowych Wskaźników Efektywności, to z pewnością służą temusamemu celowi: kierowaniu uwagi na zagrożone obszary.

Tworzenie wskaźników efektywności dla konkretnej organizacji to temat wart osobnejksiążki i niestety wykracza poza zakres niniejszej. Szczegółowym przewodnikiemna temat strategii projektowania zestawu wskaźników, po który warto sięgnąć, jestksiążka Davida Parmentera Key Performance Indicators: Developing, Implementing,and Using Winning KPIs wydawnictwa Wiley. Książka ta doskonale opisuje, jak krokpo kroku zaprojektować i wdrożyć wskaźniki efektywności.

Wskaźniki wykorzystane w pulpicie powinny realizować cel przyświecający idei jegopowstania. I tak jeżeli tworzymy pulpit ukierunkowany na procesy związane z zaopatrze-niem, nie ma sensu umieszczanie w nim wskaźników dotyczących zarządzania zasobamiludzkimi. Dobrą zasadą jest nieumieszczanie w pulpitach danych, które „warto by mieć”,tylko po to, by zapełnić wolne miejsce czy dlatego, że są po prostu dostępne. Jeżeli danenie przyczyniają się do zrealizowania głównego celu pulpitu — nie warto ich w nimzamieszczać.

Oto kolejna wskazówka. Podczas gromadzenia wskaźników potrzebnych na pulpicie częstopomocne okazuje się napisanie zdania opisującego celowość danego miernika. I takzamiast wpisywać po prostu „Przychody” w wymaganiach użytkownika, warto napisaćpytanie komponentu, brzmiące na przykład: „Jaki jest trend globalnych przychodóww ciągu ostatnich dwóch lat?”. Nazywamy to „pytaniem komponentu” dlatego, że aby nanie odpowiedzieć, musimy utworzyć pojedynczy element, taki jak wykres czy tabela.Jeżeli pytanie komponentu brzmi: „Jaki jest trend globalnych przychodów w ciąguostatnich dwóch lat?”, można sobie wyobrazić wykres prezentujący linię trendu z dwóchlat, który jest odpowiedzią na nie.

Czasem warto pójść krok dalej i umieścić „pytanie komponentu” na schemacie danegopulpitu, dzięki czemu można zdobyć dokładniejsze informacje na temat danych potrzeb-nych w konkretnym projekcie. Na rysunku 1.3 zamieszczono przykład ilustrujący tenpomysł.



Rysunek 1.3.Każda ramka na tymschemacie pulpitureprezentuje komponentoraz rodzaj danychpotrzebnychdo stworzenia miernika

Każda ramka na tym schemacie pulpitu reprezentuje komponent i jego przybliżoneumiejscowienie. Pytania w nich umieszczone określają rodzaj danych potrzebnych dostworzenia miernika dla przygotowywanego pulpitu.

Lista potrzebnych źródeł danych

Po skompletowaniu listy wskaźników potrzebnych dla opracowywanego pulpitu mene-dżerskiego, ważne jest przygotowanie zestawienia dostępnych baz danych oraz innychźródeł, dzięki czemu będzie można określić, czy dane potrzebne do stworzenia miernikóww ogóle są dostępne.

Czy mamy dostęp do potrzebnych źródeł danych?

Jak często te źródła są aktualizowane?

Kto jest ich właścicielem i administratorem?

Jakie procesy są niezbędne do pozyskania tych zasobów?

Czy dane te w ogóle istnieją?

Odpowiedzi na powyższe pytania trzeba znaleźć podczas negocjowania czasu potrzeb-nego na projektowanie, tworzenie harmonogramu aktualizacji i planowanie poszczegól-nych faz projektu.



Rozsądek podpowiada, że wskaźniki na pulpicie menedżerskim nie powinny zależećod dostępności danych. Odwrotnie: to właśnie mierniki powinny być nadrzędnewobec źródeł danych w przedsiębiorstwie. I choć powyższa koncepcja jest słuszna,to doświadczenie pokazuje, że zbyt wiele projektów pulpitów upadło z powodu brakudanych. Realny świat boleśnie wskazuje różnicę pomiędzy ideałem a rzeczywistością.

Jeżeli strategia danej organizacji wymaga od twórcy projektu zbierania i obróbki danych,które są niespójne lub w ogóle nie istnieją, należy wstrzymać tworzenie pulpitu i skupićsię na zbudowaniu mechanizmów służących do ich gromadzenia.

Określanie wymiarów i filtrów

W kontekście tworzenia pulpitu menedżerskiego wymiar to kategoria danych użytychdo organizowania informacji biznesowych. Przykłady wymiarów to: region, rynek, oddział,kierownik czy pracownik. Podczas określania wymiarów na etapie zbierania wymagańużytkowników można określić sposób, w jaki wskaźniki powinny być grupowane czydystrybuowane. I tak jeżeli pulpit ma prezentować dane posortowane wg pracowników,należy się upewnić, że proces zbierania danych obejmuje informacje o tych pracowni-kach. Jak można sobie wyobrazić, dodawanie nowego wymiaru już po utworzeniu pulpitumoże być skomplikowane, szczególnie jeżeli zbieranie danych wymaga korzystania z wieluźródeł. Zamknięcie możliwości dodawania nowych wymiarów na wczesnym etapie two-rzenia pulpitu z pewnością pozwoli uniknąć późniejszego bólu głowy.

Mniej więcej w tym samym momencie należy znać rodzaje potrzebnych filtrów. Filtry tomechanizmy pozwalające zawęzić zakres danych do jednego wymiaru. Jako zakres filtrumożna wykorzystać rok, pracownika czy region. I znowu, jeżeli nie zadbamy o ustaleniefiltrów na etapie pobierania danych, będziemy zmuszeni do nieprzyjemnej pracy nadprzeprojektowaniem zarówno zaplanowanych procesów, jak i samego pulpitu mene-dżerskiego.

Drążenie danych

Wiele pulpitów menedżerskich oferuje funkcje drążenia danych (ang. drill-down), umoż-liwiające szybkie przejście do szczegółów danego wskaźnika. Musimy dokładnie zrozu-mieć, jaki typ drążenia użytkownik ma na myśli.

Dla większości korzystających z pulpitów drążenie danych oznacza możliwość uzyskaniadostępu do tabeli z nieprzetworzonymi danymi wykorzystywanymi do utworzenia danegowskaźnika. Choć nie zawsze jest to praktyczne czy wręcz możliwe rozwiązanie, to możnaprzynajmniej określić oczekiwania wobec kolejnej wersji pulpitu menedżerskiego. Dziękitemu można planować następne makra, łącza czy inne rozwiązania do wdrożenia w pulpicie.

Harmonogram aktualizacji

Harmonogram aktualizacji opisuje, jak często pulpit jest zmieniany, aby prezentowaćnajnowsze dostępne dane. Ważne jest, aby projektant i administrator pulpitu miał w tymtemacie coś do powiedzenia. Klienci mogą nie zdawać sobie sprawy, co jest potrzebne do



aktualizacji pulpitu. Podczas rozmów na temat harmonogramu warto pamiętać, że często-tliwość odświeżania danych zależy bezpośrednio od samych ich źródeł. Nie można pre-zentować danych nowszych niż dostępne w źródłach. Warto też wynegocjować odpowied-nią ilość czasu na tworzenie makr, które pozwolą zautomatyzować czasochłonne i regularniepowtarzane czynności.

Rzut oka na zasady projektowaniapulpitów menedżerskich

Użytkownicy Excela żyją w świecie liczb i tabel, a nie w świecie wizualizacji i projektów.Typowy analityk korzystający z Excela nie ma doświadczenia w projektowaniu aspektówwizualnych i podczas projektowania pulpitu często polega jedynie na własnym instynk-cie. W efekcie większość pulpitów menedżerskich opartych o Excela ma przeładowanyi nieefektywny interfejs.

Jest też dobra wiadomość: dzięki temu, że pulpity menedżerskie są wykorzystywane oddługiego czasu, posiadamy sporą wiedzę na temat zasad ich tworzenia i wizualizacji danych.Choć wiele z tych zasad zdaje się być po prostu zdroworozsądkowymi regułami, todla sporej części użytkowników Excela wcale nie muszą być one oczywistymi. Spróbujemyprzełamać ten trend i przyjrzeć się bliżej kilku podstawowym zasadom projektowania,które ulepszą nasze zbudowane na Excelu pulpity menedżerskie.

Wiele z prezentowanych poniżej zasad pochodzi z prac Stephena Fewa, ekspertaw dziedzinie wizualizacji i autora kilku książek i artykułów poświęconych regułomprojektowania pulpitów menedżerskich. Choć niniejsza książka poświęcona jesttechnicznym aspektom tworzenia pulpitów za pomocą Excela, to poniższe akapityzaprezentują szersze spojrzenie na zagadnienia związane z ich projektowaniem.Chcących poszerzyć swoją wiedzę na ten temat zapraszamy na stronę Stephena Fewa,którą można znaleźć pod adresem: www.perceptualedge.com.

Zasada nr 1. Zachowaj prostotę

Mantra Stephena Fewa, eksperta od projektowania pulpitów, brzmi: „Upraszczaj, uprasz-czaj, upraszczaj”. Na pulpicie wyposażonym w zbyt wiele wskaźników i efektów znacząceinformacje, które chcemy przedstawić, mogą zaginąć w natłoku graficznych elementów.Ile razy zdarzyło się, że przygotowane raporty zostały określone jako „przeładowane”?Oznacza to, że na pulpicie zbyt wiele się dzieje, co utrudnia odczytanie bieżących danych.

Oto, co można zrobić, aby mieć pewność, że tworzony pulpit jest prosty i efektywny.

Nie zmieniaj pulpitu w minihurtownię danych

Przyznaj się: w raportach umieszczasz tak dużo danych, jak to tylko możliwe; główniedlatego, aby uniknąć pytań o dodatkowe informacje. Wszyscy tak robimy. Ale w przy-padku pulpitów menedżerskich należy walczyć z chęcią umieszczania na nich wszystkichdostępnych informacji.


http://www.perceptualedge.com


Przeciążenie użytkowników zbyt dużą ilością danych może spowodować, że stracą oniz pola widzenia podstawowy cel pulpitu i skupią się na nieistotnych danych. Wskaźnikiwykorzystane w pulpicie powinny realizować założenia przyświecające idei jego powsta-nia. Unikaj pokusy wypełniania wolnego miejsca dla spełnienia potrzeby symetrii czypoprawienia wyglądu. Nie dołączaj danych, które „warto by mieć”, tylko dlatego, że sąpo prostu dostępne. Jeżeli dane nie przyczyniają się do zrealizowania głównego celu pul-pitu — nie warto ich w nim zamieszczać.

Zapomnij o fikuśnym formatowaniu

Kluczowym dla efektywnej komunikacji z wykorzystaniem pulpitu jest prezentowaniedanych tak prosto, jak to tylko możliwe. Nie ma potrzeby stosowania graficznych wodo-trysków, aby uczynić dane bardziej interesującymi. Nie jest błędem stworzenie pulpituz minimum kolorów czy formatowania lub wręcz zupełnie ich pozbawionego. Przekonaszsię, że brak zbędnego formatowania tylko przyciąga uwagę do ważnych danych. Skup sięna danych, a nie na błyszczących, wesołych grafikach.

Ilustracją dla tych zaleceń jest rysunek 1.4, a właściwie widoczne na nim formatowanie.Ten typ efektów, style i ogólny wygląd łatwo osiągnąć w Excelu. Problem polega natym, że takie efekty przysłaniają dane, które chcemy zaprezentować. Co więcej; jeżeliumieścimy ten wykres na stronie pośród pięciu czy dziesięciu podobnych, wówczasuzyskamy pulpit, który trudno będzie oglądać, a jeszcze trudniej odczytać umieszczonena nim dane.

Rysunek 1.4.Fikuśne formatowaniemoże przytłoczyć dane,które chcemyzaprezentować

Na rysunku 1.5 przedstawiono te same dane, jednak bez zbędnego formatowania. Infor-macje na nim przedstawione są nie tylko łatwiejsze do odczytania, ale też można nimiefektywniej zarządzać.

Oto kilka prostych wskazówek, które pozwolą uniknąć stosowania zbędnego formatowania:

Podczas tworzenia pulpitu unikaj stosowania kolorów i wypełniania tła. Kolorypowinny być stosowane oszczędnie i tylko w przypadku kluczowych informacji.Na przykład czerwony, żółty i zielony powinny być przypisywane do wskaźnikówpoziomu wydajności zgodnie z ich powszechnie przyjętym znaczeniem. Koloroweelementy na pulpicie tylko odciągają uwagę odbiorców od właściwej informacji.



Rysunek 1.5.Wykres powinienprezentować danetak prosto,jak to tylko możliwe

Nie należy podkreślać obramowań, teł czy innych elementów definiujących obszaryna pulpicie menedżerskim. Staraj się używać pustych przestrzeni do oddzielaniakomponentów na pulpicie. Jeżeli obramowania są niezbędne, formatuje je jaśniejszymikolorami niż prezentowane dane. Najlepszy będzie tu kolor jasnoszary. Celem jestzaznaczenie sekcji bez odrywania uwagi odbiorców od wyświetlanych informacji.

Excel 2010 ułatwia stosowanie efektów, które sprawią, że wszystko będzie błyszczeći lśnić, a wszyscy będą szczęśliwi. I choć takie formatowanie może być wskazanew marketingu, to nie przysporzy ono żadnych korzyści tworzonemu pulpitowimenedżerskiemu. Unikaj stosowania fikuśnych efektów, takich jak gradienty,wzorzyste wypełnienia, cienie, błyszczące elementy, miękkie krawędzie itp.

Nie próbuj dodawać do pulpitu obrazków czy klipów. Nie tylko nie wnoszą nicdo prezentowanych danych, ale często wyglądają tandetnie.

Unikaj złomu na wykresach

Pionier wizualizacji danych Edward Tufte wprowadził pojęcie stosunku danych doatramentu. Chodzi o to, że większa część atramentu użytego na wykresie (czy — jakw naszym przypadku — na pulpicie) powinna być przeznaczona na dane. Tylko niewielkajego część powinna być poświęcona na elementy nazwane przez niego wykresowymzłomem, czyli krawędzie, siatki, linie trendu, etykiety, tła itd.

Na rysunku 1.6 widać, jaki wpływ może mieć wykresowy złom na efektywność przekazy-wania danych. Zwróć uwagę, jak kręto i ciasno prezentują się dane na górnym wykresie.

Na dolnym wykresie zamieszczono te same dane. W dużo czytelniejszy sposób prezentujeon informację o tym, że liczba zarejestrowanych kierowców w Teksasie wzrosła z około10,5 miliona do ponad 17 milionów. Na górnym wykresie ta informacja została rozcień-czona przez zbędne elementy. Jak pokazuje powyższy przykład, wykres można wyraźniepoprawić poprzez usunięcie elementów, które nie odnoszą się bezpośrednio do głównegoprzesłania.

Oto kilka sposobów na uniknięcie wykresowych śmieci; ich wdrożenie daje pewność, żewykres będzie czytelnie prezentował informacje.



Rysunek 1.6.Wykresy ze zbytwieloma elementamimogą stać sięzagmatwane,a przez to trudnew odbiorze.Usunięcieniepotrzebnychelementówuwydatni przekaz

Usuń linie siatki. Linie (zarówno poziome, jak i pionowe) są zwykle niepotrzebne.Powodem ich stosowania jest to, że pomagają wizualnie ocenić wartościprezentowane przez dane. To prawda, jednak zwykle oceniamy wartość poprzezporównanie danego punktu z innym na wykresie. Dlatego linie siatki są drugorzędnymodwołaniem — po prostu marnotrawstwem atramentu.

Usuń krawędzie. Zauważysz wówczas, że ich usunięcie (oraz ramek) nadajewykresom bardziej przejrzysty wygląd i pomaga uniknąć mylących linii pojawiającychsię podczas umieszczania wielu wykresów na pulpicie menedżerskim. Jakoobramowanie wykorzystaj pustą przestrzeń między wykresami.

Unikaj linii trendu. Często dostarcza ona informacji, które można uzyskaćz wykresu czy prostej etykiety. Często linie trendu są mylące dla odbiorców, którzysądzą, że mają do czynienia z dodatkową serią danych. Po co umieszczać linię trenduna wykresie liniowym, skoro on sam jest swoistą linią trendu? Po co umieszczaćlinię trendu na wykresie słupkowym, kiedy wystarczy spojrzeć na wierzchołkisłupków? Zamiast tejże linii wystarczy wstawić prostą etykietę informującąo tendencji zmiany danych.



Unikaj zbędnych etykiet. Nigdzie nie jest napisane, że koniecznie trzebaprzypisywać etykietę do każdej wartości na wykresie. W zupełności wystarczywykreślenie punktu danych bez wyświetlania jego wartości. Przekonasz się, żewykresy są skuteczniejsze w przekazie, kiedy przedstawiają tylko liczby istotnedla planowanego przekazu.

Nie wyświetlaj legendy, jeśli nie musisz. Kiedy prezentujesz jedną serię danych,nie ma potrzeby wyświetlania niepotrzebnie zajmującej miejsce legendy. Niechnazwa wykresu identyfikuje przedstawione na nim dane.

Usuń osie, które nie wprowadzają danych. Powodem umieszczania osi x i y jestto, że pomagają wizualnie ocenić wartości i położenie prezentowanych danych.Jednakże jeżeli charakter i przeznaczenie wykresu nie wymagają poszczególnychosi — lepiej je usunąć. Na wykresie widocznym na rysunku 1.6 nie ma potrzebyumieszczania osi y, ponieważ kluczowe dwa punkty danych są oznaczone zapomocą etykiet. Nie mówię tego po to, aby zmasakrować Wasze wykresy. Chodzio to, aby na wykresie umieścić tylko te elementy, które odnoszą się bezpośredniodo głównego przesłania.

Ogranicz każdy pulpit menedżerski do jednej strony lub ekranu

Pulpit menedżerski powinien błyskawicznie prezentować dane za pomocą odpowiednichwskaźników w poszczególnych aspektach czy procesach biznesowych. To oznacza, żewszystkie dane powinny być widoczne od razu. Choć nie zawsze jest to łatwe do zro-bienia, to jednak najlepiej jest prezentować dane na jednej stronie czy ekranie. Dziękitemu łatwiej jest porównywać poszczególne sekcje, śledzić procesy i ich efekty, a takżejest się mniej uzależnionym od pamięci krótkotrwałej. Kiedy użytkownik musi przewijaćz lewej strony na prawą i z góry na dół, wszystkie te korzyści znikają. Ponadto użyt-kownicy mają tendencję do zakładania, że informacje, których nie widać od razu (i trzebaprzewinąć stronę, aby je wyświetlić), są mniej istotne.

Ale co w sytuacji, kiedy nie można zmieścić wszystkich danych na jednej stronie czyekranie? Po pierwsze, należy raz jeszcze przejrzeć wszystkie wskaźniki i sprawdzić, czyna pewno wszystkie są niezbędne. Następnie tak sformatować pulpit, aby zużywał mniejprzestrzeni (mniejsza czcionka, mniej wolnego miejsca, dopasowanie szerokości i wyso-kości kolumn i wierszy). W końcu można spróbować uczynić pulpit bardziej interaktyw-nym, tak aby użytkownicy mogli zmieniać widok, wyświetlając tylko te wskaźniki, któresą dla nich istotne w danym momencie.

Dodawanie funkcji interaktywnych omówiono w rozdziale 15.

Układ i rozmieszczenie elementów

Jak wspominaliśmy wcześniej, należy zamieszczać tylko te wskaźniki, które realizujągłówny cel pulpitu. Jeżeli jednak wszystkie wskaźniki na pulpicie są ważne, być możeniektóre z nich są ważniejsze. Innymi słowy, często jest tak, że jeden komponent pulpituma pierwszeństwo przed innymi.



Zamiast używania jaskrawych kolorów czy przesadnych różnic w wielkości można pod-kreślić dany komponent, używając do tego celu odpowiedniego miejsca na pulpicie.

Różne badania potwierdzają, że czytelnicy mają naturalną skłonność do skupiania się nakonkretnych obszarach dokumentu. I tak badacze z Poynter Institute w trakcie projektuEyetracker III odkryli, że czytelnicy oglądają różne obszary dokumentu w określonejkolejności, poświęcając szczególną uwagę konkretnym miejscom. Diagram na rysunku 1.7ilustruje rozmieszczenie „priorytetowych stref”. Obszary oznaczone cyfrą 1 wydają sięmieć najwyższą ważność, przyciągając uwagę większości odbiorców w najdłuższym okre-sie. Obszary oznaczone cyfrą 3 zdają się mieć najmniejszą ważność.

Rysunek 1.7.Badania dowodzą,że odbiorcy skupiająuwagę szczególniew górnym lewymi środkowym lewymobszarze dokumentu

Można wykorzystać tę wiedzę do podniesienia lub obniżenia znaczenia danego kompo-nentu na pulpicie w oparciu o znaczenie zajmowanego przezeń obszaru. Jeżeli jedenz wykresów wymaga specjalnej uwagi, można po prostu umieścić go w obszarze o dużymznaczeniu.

Warto pamiętać, że niewłaściwe formatowanie (za pomocą kolorów, obramowań,czcionek) może zmienić znaczenie poszczególnych stref ważności, obniżając jew przypadku tych, które były istotne poprzednio.

Formatowanie liczb

Nie ulega wątpliwości, że na pulpitach menedżerskich używa się mnóstwa liczb. Niektóreumieszczone są na wykresach, inne znajdują się w tabelach. Pamiętaj, że każdy fragmentinformacji umieszczony na pulpicie powinien znajdować się tam w jakimś celu. To ważne,aby formatować liczby w taki sposób, by użytkownicy mogli odebrać przekazywanykomunikat bez zakłóceń czy pomyłek.

Oto kilka wskazówek dotyczących zasad formatowania liczb w raportach i na pulpitachmenedżerskich.

Zawsze używaj spacji, aby ułatwić odczytanie liczby. Na przykład zamiast 23456wyświetlaj 23 456.

Ułamków dziesiętnych używaj tylko wówczas, gdy potrzebny jest taki poziomdokładności. I tak niewielką korzyść przynosi prezentowanie wartości dziesiętnychw zapisie walutowym (np. 123,09 zł), szczególnie gdy posługujemy się dużymi



kwotami. Podobnie w przypadku zapisu procentowego: używaj ułamków dziesiętnychtylko wówczas, gdy są one niezbędne do prawidłowego prezentowania danych.Zamiast wyświetlać wartość 43,21%, może wystarczy po prostu 43%.

Symbolów waluty używaj tylko wówczas, kiedy oznaczenie wartości pieniężnychjest niezbędne. Jeżeli opracowujesz wykres czy tabelę zawierającą tylko przychody,na której w dodatku jest etykieta waluty, można spokojnie oszczędzić miejscei piksele, pomijając symbol waluty.

Duże liczby formatuj do tysięcy lub milionów. I tak zamiast wyświetlać liczbę16 906 714, można sformatować ją do postaci 17 mln.

Korzyści związane z formatowaniem dużych liczb przedstawiono na rysunku 1.8. Liczbytu wyświetlane są sformatowane tak, aby zamiast trudnych do odczytania 10 475 000i 16 906 714 były prezentowane odpowiednio 10 mln i 17 mln.

Rysunek 1.8.Formatowanie dużychliczb do tysięcy lubmilionów uczyni wykresbardziej przejrzystym

Duże liczby można łatwo formatować, korzystając z okna Formatowanie komórek widocz-nego na rysunku 1.9. Aby użyć określonego formatu, należy wybrać pozycję Niestandar-dowe na liście Kategoria i wskazać kod formatu w oknie Typ. Kod w formacie #..".mln"1

gwarantuje, że liczby będą formatowane do milionów i wyświetlane wraz ze skrótem mln.

W tabeli 1.1 można znaleźć kilka przykładów kodów formatowania wraz z efektem ichdziałania.

Tytuły i etykiety

Niby to oczywiste, ale często nie udaje się wstawić odpowiednich etykiet na pulpicie.Jeżeli klient popatrzy na komponent i zapyta: „Co to znaczy?”, wówczas mamy gotowyopis na etykietę. Oto kilka wskazówek, jak poprawnie używać etykiet w raportach i napulpitach menedżerskich.

1 W podanym kodzie oraz w kodach zamieszczonych w tabeli 1.1 dla wygody czytelników spacje zastąpiono

kropkami; aby kody zadziałały, kropki należy na powrót zastąpić spacjami ― przyp. tłum.



Rysunek 1.9.Aby użyć określonegoformatu, należywybrać pozycjęNiestandardowena liście Kategoriai wpisać kod formatuw oknie Typ

Tabela 1.1. Przykładowe kody formatowania liczb

Kod formatowania liczby Sposób wyświetlania liczby 16 906 714

0. 16907

0.0. 16 907

0.0,00 16 906,71

0.".tys" 16907 tys

0.00,00.".tys zł" 16 906,71 tys zł

0.0.".tys zł" 16 907 tys zł

0.. 17

0..".mln" 17 mln

0,0..".mln" 16,9 mln

0,00..".mln" 16,91 mln

0,00..".mln.zł" 16,91 mln zł

Zawsze umieszczaj na pulpicie czy raporcie datę utworzenia. W przypadku zestawieńtworzonych co tydzień czy co miesiąc pozwoli to uniknąć pomyłki.

Umieszczaj informację o tym, z jakiego okresu pochodzą dane użyte we wskaźnikach.W wielu przypadkach to właśnie ta informacja jest kluczową w danym wskaźniku.

Używaj opisowych nazw dla wszystkich komponentów. Dzięki temu odbiorcy będąmieli jasność, na co w danej chwili patrzą. Zdecydowanie unikaj skrótowców,symboli i kodów w opisach.



Choć może się to wydawać dziwne, lepiej unikać wyróżniania etykiet i formatowaćje delikatniejszymi kolorami niż dane. Takie formatowanie dostarcza potrzebnychinformacji bez odrywania uwagi odbiorców od wyświetlanych informacji. Najlepszekolory na etykiety to tzw. kolory ziemi: jasnoszary, brązowy, niebieski i zielony.

Ważne pytaniaNim odeślesz gotowy pulpit menedżerski, warto cofnąć się o krok i sprawdzić, czy zasto-sowano w nim reguły projektowania omówione w tym rozdziale. Oto ważne pytania,z których można ułożyć listę kontrolną używaną przed przekazaniem pulpitu odbiorcom.

Czy mój pulpit przedstawia właściwe informacje?

Przejrzyj informacje prezentowane na pulpicie i sprawdź, czy spełniają wymaganiaużytkowników ustalone na początku całego procesu tworzenia. Nie wahaj się jeszczeraz potwierdzić przeznaczenia pulpitu w rozmowie z najważniejszymi użytkownikami.W ten sposób unikniesz ryzyka tworzenia pulpitu dla siebie samego. Pozwól kilku użyt-kownikom testowym sprawdzić, jak wszystko działa w praktyce. Dzięki takiemu otwar-temu kanałowi komunikacji nie zajdziesz zbyt daleko w przypadku, gdy obierzesz złykierunek.

Czy wszystko na moim pulpicie jest celowe?

Powiedz uczciwie: ile informacji zamieszczonych na pulpicie menedżerskim nie realizujejego głównego zadania? Warto dbać o to, aby pulpit był jak najbardziej funkcjonalny, i nierozcieńczać go niepotrzebnymi informacjami. Pamiętaj, że jeżeli dane nie przyczyniająsię do zrealizowania głównego celu pulpitu — nie warto ich w nim zamieszczać. Nieznaczy to oczywiście, że największą wartością pulpitu jest wolne miejsce.

Czy przekaz jest wystarczająco wyraźny?

Każdy pulpit menedżerski zawiera jeden kluczowy komponent (lub większą ich liczbę).Trzeba się upewnić, że jest on wystarczająco wyeksponowany. Aby sprawdzić, czy naj-ważniejsze informacje są wystarczająco widoczne, cofnij się trochę i rzuć okiem na pulpit.A potem jeszcze raz i jeszcze raz, i jeszcze kilka razy. Co widać na pierwszy rzut oka?Jeśli nie jest to kluczowy komponent, to znaczy, że musisz coś zmienić w swoim pro-jekcie. Oto, co można zrobić, aby mieć pewność, że kluczowy komponent jest wyraźniewidoczny.

Umieść go w lewym górnym rogu lub po lewej stronie środkowej części strony.Badania dowodzą, że właśnie tam najczęściej i najdłużej zatrzymuje się wzrokodbiorców.

Nie należy podkreślać obramowań, teł czy innych elementów definiującychobszary na pulpicie menedżerskim. Staraj się używać pustych przestrzeni dooddzielania komponentów na pulpicie. Jeżeli obramowania są niezbędne, formatujje jaśniejszymi kolorami niż prezentowane dane.



Formatuj etykiety i dodatkowe teksty jaśniejszymi kolorami niż prezentowane dane.Takie formatowanie dostarcza potrzebnych informacji bez odrywania uwagiodbiorców od wyświetlanych danych.

Czy pulpitem da się zarządzać?

Pomiędzy aktualizacją pulpitu a przeprojektowaniem jest ogromna różnica. Nim z uczu-ciem radości odeślesz swój prześliczny, właśnie ukończony pulpit do odbiorców, poświęćchwilę na przemyślenie aspektu zarządzania nim. Należy wziąć pod uwagę częstotliwośćaktualizacji danych oraz wszystkie procesy, które trzeba w związku z tym przeprowadzić.Jeśli to raport dotyczący pojedynczych zdarzeń, wówczas należy uzgodnić to z jegoużytkownikami. Jeśli jest on jednak wykonywany periodycznie, wówczas należy wziąćpod uwagę czas potrzebny na dodatkową pracę związaną z jego powtarzaniem.

Zakres i okres

Pulpit menedżerski powinien mieć jasno zdefiniowany zakres prezentowanych danychi uwzględniony dla nich okres. Każdy, kto ogląda pulpit, powinien od razu wiedzieć,z jakiego okresu prezentuje on dane oraz jaki jest ich zakres. Dopilnowanie tego spro-wadza się do wstawienia kilku etykiet w odpowiednich miejscach.

Zawsze umieszczaj na pulpicie datę utworzenia. W przypadku zestawień tworzonychco tydzień czy co miesiąc pozwoli to uniknąć pomyłki.

Umieszczaj informację o tym, z jakiego okresu pochodzą dane użyte we wskaźnikach.W wielu przypadkach to właśnie ta informacja jest kluczową w danym wskaźniku.

Używaj opisowych nazw dla wszystkich komponentów umieszczonych na pulpicie.Zdecydowanie unikaj skrótowców, symboli i kodów w opisach.

Dokumentacja

Bardzo ważne jest, aby przygotować dokumentację pulpitu oraz modelu danych, na którymjest on oparty. Każdy, kto kiedykolwiek odziedziczył arkusz kalkulacyjny, wie, jaktrudne może być rozszyfrowanie wszystkich powiązań. Przy odrobinie szczęścia, gdymodel danych będzie niewielki, wystarczy na to tydzień. Jeśli szczęścia zabraknie, wów-czas trzeba taki arkusz porzucić i rozpocząć wszystko od samego początku. W przypadkuExcela model nawet nie musi należeć do kogoś innego. Wystarczy, że wrócimy do modeluużywanego pół roku wcześniej: taki czas wystarczy, aby zapomnieć, o co w nim cho-dziło. Bez dokumentacji potrzeba będzie kilku dni na przypomnienie i rozszyfrowanieswojej własnej pracy.

Dokumentacja nie musi być bardzo skomplikowana. Kilka prostych zasad pomoże w jejprzygotowaniu.

Do modelu danych dołącz jego mapę. Mapa modelu to osobny arkusz, w którymznajdują się informacje na temat zakresów najważniejszych danych oraz ichinterakcji z komponentami raportującymi w warstwie prezentacji.



W tym przypadku można swobodnie korzystać z etykiet i komentarzy. Tozdumiewające, jak kilka dodatkowych wyjaśnień i opisów ułatwia przypomnieniesobie modelu przygotowanego nawet dawno temu.

Użyj kolorów do identyfikacji zakresów danych. Dzięki temu wystarczy rzut okana zakres komórek, aby szybko zorientować się, z czym dany zakres jest związany.Dla każdego zakresu danych należy używać osobnego koloru. I tak żółty możebyć przypisany do tabel tymczasowych, szary do formuł, a fioletowy do tabelodwołań.

W rozdziale 2. znajduje się wprowadzenie do modelu danych oraz metod tworzeniajego map.

Czy pulpit jest łatwy w obsłudze?

Nim wypuścisz pulpit w świat, upewnij się, że jest on łatwy w obsłudze. Nietrudno zgad-nąć, co to pojęcie oznacza.

Intuicyjność. Obsłużyć pulpit powinna umieć nawet osoba, która nie miała z nimwcześniej do czynienia. Przetestuj pulpit na jakimś ochotniku i zapytaj go o zdanie.Jeśli okaże się, że potrzebne są Twoje wyjaśnienia, to znaczy, że coś jest nie tak.Być może potrzebne są dodatkowe etykiety; może wykresy są zbyt skomplikowane;może trzeba poprawić układ; może jest za dużo danych; a może jest ich za mało?Dobrze byłoby mieć informacje od kilku osób.

Łatwość nawigacji. Jeżeli pulpit jest dynamiczny i umożliwia interakcję z makramiczy tabelami przestawnymi, wówczas trzeba mieć pewność, że można po nimporuszać się bez przeszkód. Czy użytkownik musi klikać kilka razy, aby dostać siędo swoich danych? Czy liczba poziomów podczas drążenia danych jest odpowiednia?Czy przełączanie się pomiędzy widokami nie zajmuje zbyt wiele czasu? W tymprzypadku również warto przetestować pulpit wśród kilku użytkowników.Interaktywne pulpity menedżerskie trzeba sprawdzić na kilku komputeracho specyfikacji różnej od tego, na którym został on utworzony.

Drukowanie. Nie ma nic bardziej irytującego niż odkrycie, że autor pulpitu nieznalazł czasu na sprawdzenie, czy pulpit jest poprawnie drukowany. Upewnij sięwięc, że opcje drukowania w Excelu zostały ustawione tak, aby wydruki byływłaściwe.

Poprawność danych

Nie ma nic bardziej morderczego dla raportów i pulpitów niż fakt, że prezentowanew nich dane nie są dokładne. Nie jestem w stanie powiedzieć Ci, jak sprawdzić, czyTwoje dane są poprawne. Mogę jednak wskazać trzy czynniki, które potwierdzą prze-konanie, że są one dokładne.

Spójność z wiarygodnym źródłem. Oczywiste jest, że jeśli dane nie będą zgodnez innymi źródłami używanymi do raportowania, mamy do czynienia z problememich wiarygodności; szczególnie wówczas, gdy te dodatkowe źródła są uznawane



za godne zaufania. Upewnij się, że nie korzystasz ze źródeł, które w firmie nie sątraktowane jako pewne. Jeżeli na pulpicie znajdują się dane powiązanez wiarygodnymi źródłami, porównaj z nimi swoje dane w celu potwierdzenia ichzgodności.

Spójność wewnętrzna. Tłumaczenie się, dlaczego część danych na pulpicienie jest spójna z innymi, nigdy nie jest przyjemnym zadaniem. Dlatego wartosprawdzić poziom wewnętrznej spójności danych. Upewnij się, że dane prezentowanew różnych komponentach są ze sobą zgodne. Jeżeli jest jakaś przyczyna ichniespójności, upewnij się, że została ona przedstawiona użytkownikom. Prostainformacja może zapobiec wielu pytaniom o zgodność danych.

Osobiste doświadczenie. Czy widziałeś kiedyś kogoś, kto oglądając raport,powiedział: „To nie wygląda dobrze”? Zwykle znaczy to, że ktoś użył „przeczucia”do oceny solidności danych. Oglądając dane, nie jesteśmy jak biała karta. Podczasich analizy za użytkownikami stoją lata doświadczenia i wiedza. Podświadomiekorzystamy z tego bagażu, oceniając dane czy informacje. Podczas ocenianiawartości utworzonego pulpitu warto wziąć pod uwagę dostępną w firmie „nieformalnąwiedzę”. Jeżeli to możliwe, pokaż pulpit kilku doświadczonym pracownikom.


Rozdział 2.Projektowaniemodelu danych

W rozdziale:

Konfigurowanie warstw danych, analiz i prezentacji

Wdrażanie najlepszych wzorców modeli danych

Rozbudowa funkcji Excela o dostarczanie danych

Rozszerzanie tabel Excela wraz z nowymi danymi

Model danych to fundament, na którym opiera się raport czy pulpit menedżerski. Zbie-ranie i analiza danych to właśnie tworzenie modelu danych, który zasila daną prezentację.W rozdziale omówiono, w jaki sposób zbudować wydajny model danych i zarządzać nim.Z następnych rozdziałów można nauczyć się, jak tworzyć superkomponenty dla pulpitumenedżerskiego, ale nie zdadzą się one na nic bez umiejętności tworzenia wydajnegomodelu danych. Po tej uwadze — zaczynamy!

Tworzenie modelu danychTworzenie wydajnego modelu danych nie jest tak skomplikowane, jak mogłoby się wyda-wać. Problemem jest to, że większość ludzi poświęca zbyt mało czasu na przemyśleniazwiązane z modelem, który ma obsługiwać końcowy produkt. Jeżeli w ogóle poświęcajątemu zagadnieniu swoją uwagę, zwykle zaczynają od wyobrażenia sobie, jak będziewyglądał ukończony pulpit, i dopiero wówczas zaczynają spoglądać na wcześniejszeetapy.

Spróbuj więc odwrócić tę kolejność. Gdzie znajdują się dane źródłowe? Jak powinny byćzorganizowane? Jakie obliczenia trzeba będzie wykonać? W jaki sposób ich rezultatyzostaną przeniesione na pulpit menedżerski? Jak będzie przebiegać aktualizacja raportu?

Oczywiście odpowiedzi na te pytania zależą od konkretnej sytuacji. Ale warto od nichzacząć.



Rozdzielenie warstw danych, analiz i prezentacji

Jedną z kluczowych koncepcji modelu danych jest zorganizowanie danych w trzechwarstwach: danych, analiz i prezentacji. Chodzi o to, aby dane nie były zbyt upakowanew żadnej z wybranych metod ich prezentowania.

Przyjrzymy się fakturze. Dane finansowe na niej zgromadzone nie są rzeczywistym źró-dłem informacji. Faktura to tylko prezentacja danych przechowywanych gdzieś w jakiejśbazie danych. Dane można uporządkować i wyświetlić na wiele sposobów: na wykresach,w tabelach, na pulpicie menedżerskim, a nawet na stronie internetowej. To wydaje sięoczywiste, ale dla użytkowników Excela dane, analizy i prezentacja często zlewają sięw jedno: końcowy projekt.

Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie trzech warstw dla modelu danych. Wyobrazićsobie można te warstwy w postaci trzech arkuszy jednego skoroszytu Excela. I czasamirzeczywiście jest to dobry sposób na zbudowanie modelu danych. Jeden arkusz służy doprzechowywania nieprzetworzonych danych wykorzystanych w raporcie; następny toobszar, w którym wykonywane są obliczenia, a ostatni służy do prezentowania końcowychdanych. Na rysunku 2.1 przedstawiono trzy warstwy wydajnego modelu danych.

Nie trzeba koniecznie umieszczać warstw danych, analiz i prezentacji w osobnycharkuszach. Dla małych modeli danych łatwiejsze może być umieszczenie danychw jednym obszarze arkuszu, podczas gdy tablice etapowe znajdą się w innym obszarzetego samego arkusza.

Po co w ogóle zawracać sobie głowę tymi trzema warstwami? Wyobraźmy sobie, żedysponujemy tylko tabelą widoczną na rysunku 2.2. Zagmatwane tabele, takie jak ta narysunku, są powszechnie spotykane. To kombinacja danych, obliczeń i prezentacji.W takim przypadku nie tylko jesteś ograniczony do konkretnej analizy, ale w dodatku niemożna zapoznać się z jej szczegółami. I co zrobić, gdy potrzebna będzie analiza danychw kwartałach czy pojawi się konieczność wprowadzenia dodatkowego wymiaru? Zaim-portować tabelę zawierającą więcej kolumn i wierszy? Jaki będzie miało to wpływ namodel danych?

Wybranie łatwiejszej drogi i uniknięcie dodatkowej pracy poprzez nierozdzielenie warstwdanych, analiz i prezentacji może srodze zemścić się później. Poświęćmy chwilę na zde-finiowanie każdej z warstw i określenie jej roli w tworzeniu własnego modelu danych.

Warstwa danych

Jak widać na rysunku 2.1, na warstwę danych składają się nieprzetworzone dane zasila-jące pulpit menedżerski. Dane w tej warstwie zwykle są w takiej samej postaci, jakw źródle, z którego pochodzą. To oznacza, że w tej warstwie nie wykonuje się żadnychdziałań.

Jak się jednak wkrótce okaże, nie wszystkie dane nadają się do utworzenia wydajnegomodelu danych. I tak dane przedstawione na rysunku 2.3 są praktycznie bezużytecznedla jakiejkolwiek innej analizy, poza tą, która już się tam znajduje. Bo jak na przykładobliczyć i wyświetlić średnią dla sprzedaży wszystkich rowerów? Jak przygotować listę10 najlepszych rynków?


Rozdział 2. Projektowanie modelu danych 49

Rysunek 2.1.W wydajnym modeluwarstwy danych,analiz i prezentacji sąod siebie oddzielone

Rysunek 2.2.Unikaj tworzenianiezmiennych tabelłączących w jednodane, analizyi prezentacje

Takie ustawienia zmuszają do wykonania wielu procesów ręcznie, co będzie problema-tyczne przy zarządzaniu raportem w kolejnych miesiącach. Wszystkie analizy obecnew tym raporcie, poza tymi na najwyższym poziomie, są w istocie bardzo proste, nawetjeśli użyto w nich skomplikowanych formuł. Co więcej: co się stanie, kiedy trzeba będzieprzedstawić wielkość sprzedaży rowerów w poszczególnych miesiącach? Jeżeli Twójmodel danych wymaga analiz z użyciem danych, których nie ma w arkuszu, wówczas trzebaszukać innego źródła.



Rysunek 2.3. Nie wszystkie dane są dobrym materiałem dla warstwy danych

Najlepiej byłoby, gdyby warstwa danych miała jedną z dwóch postaci:

Tabeli o prostej strukturze: dane uporządkowane są według wierszy i kolumn.Każdy wiersz odpowiada zestawowi danych, czyli rekordowi. Każda kolumnato pole. Pole to unikalne dane w rekordzie. Na rysunku 2.4 przedstawione te samedane, jak na rysunku 2.3, tyle że w tabeli o prostej strukturze. Tabele o prostejstrukturze świetnie nadają się do modelowania danych w Excelu, ponieważ mogązawierać wystarczająco dużo potrzebnych danych i wciąż umożliwiać stosowanieszerokiego zakresu formuł i obliczeń w warstwie analizy (SUMA, ŚREDNIA,WYSZUKAJ.PIONOWO, SUMA.JEŻELI — żeby wymienić tylko kilka formuł). W dalszejczęści rozdziału zostały omówione formuły, które mogą być przydatne w modeludanych.

Rysunek 2.4.Tabela o prostejstrukturze

Dane w układzie tabelarycznym: idealne dla modeli danych ukierunkowanychna tabele przestawne. Na rysunku 2.5 przedstawiono tabelaryczny zestaw danych.Podstawową różnicą pomiędzy tabelarycznym zestawem danych (rysunek 2.5)



Rysunek 2.5.Tabelarycznyzestaw danych

a tabelą płaską jest to, że nazwy kolumn nie powtarzają danych z wierszy.Na rysunku 2.4 identyfikator miesiąca jest zintegrowany z etykietą kolumny.A na rysunku 2.5 identyfikator miesiąca znajduje się w kolumnie Okres. Właśnieta subtelna różnica w strukturze czyni tabelaryczny zestaw danych optymalnymźródłem do tworzenia tabel przestawnych. Dzięki temu mamy pewność, żenajważniejsze funkcje tabeli przestawnej, czyli sortowanie i grupowanie, będądziałały tak, jak powinny.

Warstwa analizy

W warstwie analizy znajdują się przede wszystkim formuły używane do przetwarzaniadanych, które to dane pobierane są z warstwy danych, a następnie umieszczane w sfor-matowanych tabelach (nazywanych tabelami tymczasowymi). To właśnie tabele tym-czasowe zasilają komponenty w warstwie prezentacji danymi. W skrócie: arkusz zawie-rający warstwę analizy staje się obszarem tymczasowym, w którym dane są sumowanei nadawany jest im format odpowiedni do prezentacji w komponentach raportu.

Z takiej konfiguracji płynie kilka korzyści:

1. Łatwo zaktualizować cały model danych poprzez proste zastąpienienieprzetworzonych danych ich nowszą wersją. Formuły w arkuszu analizypo prostu działają dalej, pobierając nowe dane.

2. Łatwo można dodawać kolejne analizy; wystarczy wprowadzić nowe kombinacjeformuł w arkuszu analiz. Jeżeli potrzebne będą dane, których nie ma w aktualnieposiadanych nieprzetworzonych danych, można po prostu dodać nową kolumnęna końcu i nie będzie to miało wpływu na warstwy analizy i prezentacji.

Warstwa prezentacji

Warstwa prezentacji jest jak witryna sklepowa. Zawiera wszystkie wykresy, wizualizacjedanych i komponenty pulpitu menedżerskiego, które chcesz pokazać odbiorcom. Warstwata jest najbardziej elastyczna, ponieważ można wybierać z mnóstwa dostępnych narzędzi,grafik czy wykresów, tak aby utworzyć styl dla pulpitu menedżerskiego. A ponieważwarstwa prezentacji jest zasilana z warstwy analizy, dane potrzebne dla każdego kom-ponentu są zawsze zgodne co do treści i formatu.



Najlepsze wzorce modeli danychJedną z najlepszych cech Excela jest jego elastyczność. Można tworzyć zawiłe systemyobliczeń, łączyć komórki i formatować podsumowania tak, że współdziałając ze sobą,złożą się na ostateczną prezentację. Ale utworzenie udanego pulpitu menedżerskiegowymaga czegoś więcej niż tylko ubijania kolejnej porcji danych. Źle zaprojektowanymodel danych może tylko przysporzyć dodatkowej i niepotrzebnej pracy związanejz zarządzaniem i aktualizowaniem prezentacji. Z drugiej strony, efektywny model zde-cydowanie uprości procesy miesięcznej aktualizacji bez ryzyka nadwyrężenia spójnościpulpitu czy zdrowia jego administratora.

Poniżej omówiono najlepsze wzorce tworzenia modeli danych, które pomogą rozpocząćprojekt pulpitu menedżerskiego ze sporymi szansami na końcowy sukces.

Unikaj przechowywania zbędnych danych

W rozdziale 1. można przeczytać o tym, że wskaźniki wykorzystane w pulpicie powinnybezwarunkowo realizować cel przyświecający jego powstaniu. Ta sama idea przyświecamodelowi danych. Należy importować tylko te dane, które są niezbędne do zrealizowaniacelu raportu czy pulpitu.

W przekonaniu, że trzeba mieć pod ręką tak wiele danych, jak to tylko możliwe, wieluużytkowników Excela wprowadza do swoich arkuszy wszystkie informacje, jakiewpadną im w ręce. Tych użytkowników można poznać po 40-megabajtowych załącznikachdo poczty elektronicznej. Pewnie widziałeś takie skoroszyty: dwa arkusze zawierająceprezentacje i kolejnych sześć — ukrytych — z tysiącami wierszy danych, z których więk-szość i tak nie jest używana. Są to w rzeczywistości bazy danych zapisane w arkuszach.

Co złego jest w korzystaniu z tak wielu danych, jak to tylko możliwe? Oto kilka powodów,dla których należy tego unikać:

Zbędne dane zwiększają liczbę formuł. Jeżeli pobierane są nieprzetworzone dane,trzeba je następnie agregować w Excelu. A to w nieunikniony sposób prowadzido wzrostu liczby formuł, które trzeba wprowadzić, a później nimi zarządzać.Pamiętaj, że model danych to maszyna do prezentowania analiz, a nie obróbkinieprzetworzonych danych. Dane najlepiej sprawdzające się w warstwie prezentacjito takie, które zostały już zagregowane i zsumowane; można nimi łatwo zarządzaći przekazywać je do komponentów pulpitu menedżerskiego. Importowanie jużzagregowanych danych (jeśli to tylko możliwe) jest najlepszym rozwiązaniem.Aby utworzyć raport obejmujący przychody z podziałem na regiony i miesiące,nie trzeba do tego celu importować do modelu danych wszystkich przeprowadzanychtransakcji. Lepiej użyć tabeli ze zagregowanymi danymi dotyczącymi regionu,miesiąca, wartości transakcji i przychodów.

Nadmiar danych obniża wydajność warstwy prezentacji. Innymi słowy: ponieważpulpit menedżerski jest zasilany przez model danych, to trzeba zarządzać tymmodelem, pozostając niewidocznym (na przykład za pomocą ukrytego arkusza).Pomijając fakt, że spowoduje to znaczące zwiększenie rozmiarów pliku, towprowadzenie zbyt wielu danych do modelu może spowodować spadek wydajności



samego pulpitu. Dlaczego? Podczas otwierania pliku Excela cała jego zawartośćjest wczytywana do pamięci RAM, aby zapewnić szybki dostęp do danych i ichprzetwarzanie. Mankamentem tego rozwiązania jest spore zapotrzebowanie napamięć, nawet w przypadku niewielkich zmian w arkuszu. Być może zauważyłeś,że kiedy zlecisz Excelowi wykonanie obliczeń na dużej dawce danych, w ichtrakcie program wolniej reaguje, a na pasku stanu pojawia się wskaźnik postępu.Im więcej danych, tym większe mogą być opóźnienia.

Zbędne informacje ograniczają też skalowalność modelu danych. Załóżmy,że pracujesz w niewielkiej firmie i w swoim modelu danych zamieszczasz informacjeo comiesięcznych transakcjach. Każdego miesiąca przybywa 80 tysięcy wierszyz danymi. Z czasem udało się utworzyć solidny zestaw procedur, makr i tabelprzestawnych potrzebnych do analizowania danych przechowywanych w arkuszu.Co się stanie po roku? Utworzysz nowy arkusz? W jaki sposób poddasz analiziedane z dwóch arkuszy tak, aby były traktowane jako całość? Czy wcześniejszeformuły będą wystarczające? Czy trzeba będzie napisać nowe makra?

Można uniknąć wszystkich tych komplikacji, importując tylko zagregowane dane potrzebnedo osiągnięcia podstawowego celu raportu.

Używaj arkuszy do dokumentowania i tworzenia modelu danych

Chęć umieszczenia całego modelu danych na jednym arkuszu jest zrozumiała. Sprawo-wanie nadzoru nad jednym arkuszem jest dużo prostsze niż nad kilkoma. Jednak zawę-żenie modelu danych do jednego arkusza ma swoje ograniczenia. Oto kilka z nich:

Obniża jakość analiz. Ograniczenie się do jednego arkusza, ze względu na jegoograniczenia objętościowe, może narzucić podobne limity wykonywanej analizy.Rozważ dodanie kolejnych arkuszy do modelu danych, aby uzyskać miejscena dodatkowe dane i analizy, na które może zabraknąć miejsca, gdyby pozostaćtylko przy jednym arkuszu.

Może spowodować utworzenie niewłaściwego modelu danych. Podczas pracyz dużymi ilościami danych potrzebnych jest wiele tabel tymczasowych do agregacjii obróbki nieprzetworzonych danych, tak aby mogły one zostać przekazane dokomponentów pulpitu menedżerskiego. Przy korzystaniu z jednego arkusza tabeletymczasowe trzeba umieścić poniżej lub po prawej stronie danych. Choć dziękitemu zebrane zostaną wszystkie elementy potrzebne do zasilania danymi warstwyprezentacji, to jednak trzeba będzie sporo wysiłku, aby dostać się do konkretnychdanych i odnaleźć te, które akurat będą potrzebne. To zdecydowanie utrudniapoznanie modelu danych i zarządzanie nim. Dlatego warto korzystać z dodatkowycharkuszy do przechowywania tabel tymczasowych, szczególnie w modelachzawierających duże ilości danych zajmujących dużo miejsca.

Ograniczenie objętości dokumentacji, którą można dołączyć. Szybko przekonaszsię, że Twój model danych łatwo zmienił się w system wzajemnie przenikającychsię łączy pomiędzy komponentami, zakresów wejścia i wyjścia i formuł. Oczywiściewszystko wydaje się mieć sens podczas tworzenia modelu, ale spróbuj wrócić dotego za kilka miesięcy. Okaże się, że nie pamiętasz, do czego służą poszczególnezakresy danych i jak każdy z nich współdziała z warstwą prezentacji. Aby uniknąć



A jeśli już mowa o dokumentacji…

Inną metodą udokumentowania logiki modelu danych jest nieco swobodniejsze wykorzystaniekomentarzy i etykiet. To zdumiewające, jak kilka dodatkowych komentarzy i etykiet może ułatwićzapoznanie się z modelem danych. Chodzi o to, aby układ i struktura pozostały czytelne nawetdla modelu przygotowanego dawno temu.

Warto też rozważyć użycie kolorów do identyfikacji zakresów danych. Dzięki temu wystarczy rzut okana zakres komórek i będzie można szybko zorientować się, z czym dany zakres jest powiązany.W razie zastosowania tego dobrego wzorca każdy zakres danych oznaczony powinien być innymkolorem. I tak na przykład koloru żółtego można użyć do oznaczenia tabel tymczasowych przecho-wujących dane używane w wykresach i tabelach warstwy prezentacyjnej. Z kolei szary może byćużyty dla formuł, które nie powinny być zmieniane; fioletowy dla tabel odwołań używanych do wyszu-kiwania czy list rozwijanych.

Oczywiście, wybór kolorów to sprawa zupełnie dowolna; można im przypisywać dowolne znaczenia.Ważne jest, aby móc graficznie rozróżnić zakresy używanych w modelu danych.

tego problemu, rozważ dołączenie do modelu danych jego mapy. Mapa modeluzbiera informacje na temat zakresów najważniejszych danych oraz umożliwiaopisanie ich interakcji z komponentami raportującymi w warstwie prezentacji.Jak widać na rysunku 2.6, mapa modelu to nic ekstrawaganckiego; to po prostutabela, w której umieszczono najważniejsze informacje na temat używanychzakresów danych.

Rysunek 2.6. Mapa modelu zawiera szkic dokumentujący jego działanie

Do mapy można dołączyć każdą informację, która wyda Ci się właściwa. Utworzenie mapyma na celu posiadanie zwięzłego przewodnika po elementach modelu danych.

Przetestuj model danych przed tworzeniem komponentów

To jedna z najlepszych praktyk. Nim zaczniesz tworzyć komponenty do pulpitu, upewnijsię, że model danych robi to, czego od niego oczekujesz. Podążając tą ścieżką, należy zwró-cić uwagę na kilka spraw:

Przetestowanie formuł, aby mieć pewność, że działają one poprawnie. Trzebasprawdzić, czy formuły nie generują komunikatów błędów i czy podają właściwei oczekiwane wyniki.

Sprawdź dwa razy podstawowe dane, aby mieć pewność, że są kompletne.Trzeba sprawdzić, czy podczas importu do Excela nie są gdzieś „obcinane”.Upewnij się też, że każda kolumna z danymi posiada poprawną etykietę.



Trzeba też sprawdzić formatowanie cyfr i należy to zrobić we wszystkichpolach, w których ma być ono zastosowane. Należy się upewnić, że daty sąwyświetlane jako daty, że waluty posiadają odpowiednie skróty literowe oraz żejest wyświetlana odpowiednia liczba cyfr po przecinku.

Oczywistym celem powyższych czynności jest uniknięcie błędów, które mogą skompli-kować sytuację później.

Funkcje Excela do wykorzystaniaw modelu danych

Jak już wspomnieliśmy, optymalny model danych użyty w pulpicie menedżerskim roz-dziela warstwy danych, analiz i prezentacji od siebie. Choć oczywiście wszystkie trzywarstwy są ważne, to jednak w warstwie analiz dzieje się najwięcej. Jej głównym zada-niem jest pobieranie informacji z warstwy danych i ich opracowywanie w tabelach tym-czasowych tak, aby następnie mogły zostać przeniesione do wykresów, tabel i innychkomponentów pulpitu menedżerskiego. Aby proces ten był efektywny, trzeba wykorzystaćformuły, które posłużą jako mechanizm transportujący dane do miejsc przeznaczenia.

Jak wiadomo, informacje, których potrzebujesz, znajdują się w warstwie danych (najczę-ściej w tabeli ze zagregowanymi danymi). Formuły do przekazywania danych zostałyzaprojektowane do pobierania i umieszczania danych w warstwie analizy, gdzie są prze-twarzane i formatowane. Fajne jest to, że po ustawieniu tych formuł warstwa analizybędzie aktualizowana każdorazowo po wprowadzeniu zmian w warstwie danych.

Poniżej omówiono kilka funkcji Excela szczególnie przydatnych w formułach związanychz dostarczaniem danych. Po przeanalizowaniu zaprezentowanych przykładów sposób ichdziałania będzie jaśniejszy.

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje zadaną wartość w pierwszej kolumnie tablicy,a następnie zwraca wartość w innej kolumnie tablicy; tabela musi być w układzie pio-nowym. Na rysunku 2.7 tabela po lewej stronie zawiera informacje na temat sprzedażyproduktów w poszczególnych miesiącach z uwzględnieniem ich numeru. W tabeli poprawej przypisano numery do konkretnych produktów. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO połączywłaściwą nazwę produktu z jego numerem.

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO — podstawy

Aby zrozumieć działanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, warto poświęcić chwilę i zapoznać sięz jej składnią. Do działania funkcja potrzebuje następujących argumentów:WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tabela-tablica;nr_kolumny;[przeszukiwany_zakres])

szukana_wartość: to wartość, którą chcesz znaleźć w pierwszej kolumnie tablicy.Na rysunku 2.7 szukana_wartość to numer produktu. Jest to też pierwszy argumentdla wszystkich formuł w kolumnie C (rysunek 2.7).



Rysunek 2.7. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje właściwą nazwę produktu zgodnie z jego numerem

tabela-tablica: obszar, w którym znajduje się przeszukiwana tablica.Na rysunku 2.7 jest to zakres komórek G2:H8. Warto zwrócić uwagę, że aby funkcjaWYSZUKAJ.PIONOWO zadziałała, lewa kolumna musi zawierać pasujące wartości. I takjeżeli tymi wartościami są numery produktów, muszą się one znajdować w pierwszejkolumnie przeszukiwanej tablicy. Należy też używać odwołań bezwzględnych.To oznacza, że odwołania do kolumn i wierszy muszą być poprzedzone znakiemdolara ($); tak jak w przypadku $G$2:$H$8. Dzięki temu uzyskamy pewność,że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy formułę w dół lub w poprzekarkusza.

nr_kolumny: numer kolumny z przeszukiwanej tablicy zawierającej dopasowanewartości. Na rysunku 2.7 druga kolumna (H) zawiera nazwy produktów, dlategojej numer jest użyty w formule. Gdyby nazwa produktów znalazła się w czwartejkolumnie w przeszukiwanej tabeli, wówczas do formuły należałoby wstawićcyfrę 4.

przeszukiwany_zakres (opcjonalnie): za pomocą tego elementu można określić,czy potrzebne są dokładne dopasowania, czy wystarczą przybliżone. Jeśli potrzebnesą dokładne dopasowania, wówczas jako argument należy podać FAŁSZ. Jeżelioczekujemy dopasowań przybliżonych, wówczas jako argumentu należy użyć PRAWDA.



Dodawanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO do modelu danych

Za pomocą kilku formuł WYSZUKAJ.PIONOWO oraz prostej listy rozwijanej można utwo-rzyć model danych, który nie tylko będzie poprawnie dostarczał dane do tabel tymcza-sowych, ale umożliwi też dynamiczną zmianę sposobu ich wyświetlania w zależności odwyboru użytkownika. Na rysunku 2.8 przedstawiono ustawienia.

Rysunek 2.8. Wykorzystanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO do pozyskania informacji i zmiany sposobuwyświetlania danych

Aby obejrzeć efekt tych ustawień w działaniu, należy pobrać z adresu plik rozdział 2przykłady.xlsx i po jego otwarciu przejść do arkusza WYSZUKAJ.PIONOWO.

Warstwa danych na rysunku 2.8 mieści się w komórkach A9:F209. Warstwa analizw komórkach E2:F6. Warstwa danych zawiera wszystkie formuły odpowiedzialne zapobranie odpowiednich danych. Jak widać, po wybraniu pozycji Chevron w komórce C3,formuły WYSZUKAJ.PIONOWO pobiorą dane dla firmy Chevron z warstwy danych.

Być może zauważyłeś, że formuły funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO na rysunku 2.8 ustawiająargument tablica na komórki $C$9:$F$5000. Oznacza to, że przeszukiwana przez formułętabela rozciąga się od komórki C9 do F5000. To może wydawać się dziwne, ponieważtabela kończy się na komórce F209. Po co zmuszać funkcję WYSZUKAJ.PIONOWOdo sprawdzania tak odległych obszarów zlokalizowanych na końcu tabeli?

Pamiętaj, że w rozdzieleniu warstw danych i analizy chodzi o to, żeby obliczeniabyły wykonywane automatycznie również wówczas, gdy dane zostaną zaktualizowane.Dzięki temu, gdy pojawią się dane z następnego miesiąca, wystarczy po prostuzmienić warstwę danych bez konieczności dokonywania zmian w warstwie analizy.Umieszczając w formule WYSZUKAJ.PIONOWO więcej wierszy, niż zawiera aktualnawarstwa danych, mamy pewność, że nie przydarzy się żadna katastrofa, gdy ilośćdanych się zwiększy.



W dalszej części rozdziału można znaleźć informacje, jak za pomocą funkcji dostępnychw Excelu radzić sobie z powiększającymi się tabelami.

Listy rozwijane

W przykładzie widocznym na rysunku 2.8 model danych umożliwia wybór klienta (poleKonto) z listy rozwijanej — wystarczy kliknąć komórkę C3. Nazwa klienta służy jakowyszukiwana wartość dla formuły WYSZUKAJ.PIONOWO. Zmiana wybranego klienta powo-duje pobranie nowego zestawu danych z warstwy danych. Dzięki temu można łatwoi szybko przełączać się pomiędzy różnymi klientami bez konieczności ich zapamiętywa-nia i wpisywania.

Ale nie chodzi tu tylko o kosmetyczne wstawki. Jest całkiem sporo praktycznych powo-dów wykorzystywania list rozwijanych w modelu danych.

Wiele modeli korzysta z kilku warstw analiz. Choć każda z nich jest inna, często poru-szają się one wokół współdzielonych wymiarów, takich jak nazwa klienta, rynek czyregion. Kiedy pracujemy z modelem danych raportującym finanse, statystykę pracy czyobroty, chcemy mieć pewność, że kiedy model podaje dane finansowe dla regionu połu-dniowego, statystyki dotyczące pracy są podawane dla tego samego regionu.

Najprościej upewnić się o tym, wymuszając w formułach użycie tego samego wymiarudla odwołań. Jeżeli komórka C3 służy do przełączania się między klientami, wszystkieanalizy dotyczące klientów powinny być powiązane właśnie z tą komórką. Lista rozwi-jana umożliwia zdefiniowanie istotnych zmiennych przechowywanych w pojedynczejkomórce. Dzięki niej można łatwo przełączać się między wymiarami podczas tworzeniai testowania wielu warstw analiz.

Dzięki funkcji sprawdzania poprawności danych dodawanie listy rozwijanej w Excelu jeststosunkowo proste. Aby dodać listę rozwijaną do arkusza, należy:

1. Kliknąć kartę Dane na Wstążce.

2. Następnie kliknąć przycisk Poprawność danych.

3. W oknie Sprawdzanie poprawności danych (rysunek 2.9) przejść do zakładkiUstawienia.

Rysunek 2.9.Mechanizmusprawdzaniapoprawnościdanych można użyćdo tworzenia uprzedniozdefiniowanychzmiennych dla modeludanych



4. Z listy Dozwolone wybrać pozycję Lista.

5. W polu Źródło wprowadzić zakres komórek zawierających predefiniowaną listę.

6. Kliknąć OK.

Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO

Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO to mniej popularna kuzynka funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Jakłatwo się domyślić, odpowiedzialna jest za wyszukiwanie w tabelach w układzie hory-zontalnym. Większa popularność funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO bierze się stąd, że w Exceluzdecydowanie częściej wykorzystuje się układ pionowy. Ale nie zawsze; są strukturydanych wymagające poziomego układu i właśnie wówczas z pomocą przychodzi funkcjaWYSZUKAJ.POZIOMO. Funkcja przeszukuje wskazaną tablicę w poszukiwaniu pojedynczychwartości z wiersza z danymi, w którym nazwa kolumny spełnia zadane kryteria.

Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO — podstawy

Na rysunku 2.10 przedstawiono typowy scenariusz wykorzystania formuły WYSZUKAJ.POZIOMO. W tabeli w komórkach C3 i D3 mają znaleźć się wartości dla marca i czerwca

za rok 2010. Formuła WYSZUKAJ.POZIOMO wykorzystuje nazwy kolumn do odnalezieniawłaściwych miesięcy, a następnie lokalizuje dane z roku 2010, sprawdzając komórki w dół.W tym przypadku dane z roku 2010 znajdują się w 4. wierszu tabeli, dlatego właśnie tacyfra pojawia się w tabeli.

Rysunek 2.10. Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO pomaga odnaleźć dane z miesięcy marca i czerwcaw przeszukiwanej tabeli

Aby lepiej poznać sposób działania tej funkcji, przyjrzyjmy się jej składni.WYSZUKAJ.POZIOMO(szukana_wartość;tabela_tablica;nr_indeksu_wiersza;[przeszukiwany_zakres])

szukana_wartość: to wartość, którą chcemy znaleźć. W większości przypadkówjest to nazwa danej kolumny. W powyższym przykładzie (rysunek 2.10) w tomiejsce należy wstawić nazwy kolumn. To wskaże funkcji odpowiednią kolumnęw przeszukiwanej tabeli.



tabela-tablica: obszar, w którym znajduje się przeszukiwana tablica.Na rysunku 2.10 jest to zakres komórek B7:H10. Tak jak w przypadku omawianejwcześniej funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, używane tu odwołania są bezwzględne.To oznacza, że odwołania do kolumn i wierszy muszą być poprzedzone znakiemdolara ($); tak jak w przypadku $B$7:$H$10. Dzięki temu uzyskamy pewność,że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy formułę w dół lub w poprzekarkusza.

nr_indeksu_wiersza: numer wiersza zawierającego wyszukiwane wartości.Na rysunku 2.10 rok 2010 jest umieszczony w 4. wierszu przeszukiwanej tabeli,dlatego w formule użyto cyfry 4.

przeszukiwany_zakres: argument określa, czy potrzebne są dokładne dopasowania,czy wystarczą przybliżone. Jeśli potrzebne są dokładne dopasowania, wówczasjako argument należy podać FAŁSZ. Jeżeli oczekujemy dopasowań przybliżonych,wówczas jako argumentu należy użyć PRAWDA.

Wprowadzanie funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO do modelu danych

Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO jest szczególnie przydatna dla struktur danych używanych dowykresów czy innych rodzajów raportów. Prosty przykład przedstawiono na rysunku 2.11.Dzięki funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO nieprzetworzone dane umieszczone w dolnej tabeli zostająumieszczone w tabeli tymczasowej w górnej części rysunku. Kiedy nieprzetworzone danezostaną zaktualizowane czy zmienione, zmiana będzie automatycznie wprowadzonaw tabeli tymczasowej.

Rysunek 2.11. W tym przykładzie formuła WYSZUKAJ.POZIOMO pobiera i przetwarza informacjebez naruszania nieprzetworzonych danych



Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW

Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW znajduje się obecnie w kategorii formuł Excela Matematycznei trygonometryczne. Ponieważ jej podstawowym celem jest obliczanie sumy pomnożonychskładników, większość użytkowników nie wie, że można jej używać również do wyszu-kiwania danych. Tej uniwersalnej formuły można z powodzeniem używać w większościmodeli danych.

Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW — podstawy

Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW jest zaprojektowana do mnożenia wartości składników w dwóchi więcej tablicach, a następnie obliczenia sumy ich iloczynów. Na rysunku 2.12 przedsta-wiono typowy scenariusz, w którym ta formuła się sprawdza.

Rysunek 2.12. Bez wykorzystania formuły SUMA.ILOCZYNÓW proces uzyskiwania wynikujest dwustopniowy: najpierw trzeba przemnożyć cenę przez ilość, a następnie zsumować rezultaty

Przedstawiono tam zwykłą analizę, w której potrzebna jest informacja na temat wartościsprzedaży w latach 2009 i 2010. Aby uzyskać wartość dla każdego roku, należy najpierwpomnożyć cenę przez ilość, co da nam wartość sprzedaży dla każdego regionu. Po zsumo-waniu tych wyników uzyskamy wartość sprzedaży w danym roku.

Dzięki omawianej formule pełne obliczenie można wykonać za pomocą jednej funkcji.Na rysunku 2.13 przedstawiono tę samą analizę z wykorzystaniem formuły SUMA.ILOCZYNÓW.Zamiast używać 11 formuł, można ograniczyć się do 3!

Składnia funkcji SUMA.ILOCZYNÓW jest zupełnie prosta:SUMA.ILOCZYNÓW(tablica1;tablica2; [tablica3];...)

Argument tablica to zakres danych, które zostaną przemnożone, a później zsumowane.W formule można użyć od 2 do 255 tablic. Zawartość tablic jest mnożona, a uzyskanewyniki dodawane do siebie. Jedyna ważna zasada, którą trzeba zapamiętać, brzmi: tablicemuszą mieć taką samą liczbę mnożonych wartości. Innymi słowy, nie można użyć funkcjiSUMA.ILOCZYNÓW, jeżeli w tablicy A jest 10 wartości, a tablicy B 11. W takim przypadkuzostanie zwrócony komunikat błędu #ARG!.



Rysunek 2.13. Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW pozwala wykonać te same obliczenia za pomocą 3 formułzamiast 11

Dodatkowe informacje o funkcji SUMA.ILOCZYNÓW

Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW jest o tyle interesująca, że można jej użyć do filtrowania wybra-nych wartości. Na rysunku 2.14 widać dokładniej, co mam na myśli.

Rysunek 2.14.FunkcjaSUMA.ILOCZYNÓWmoże być używanado filtrowania danychw oparciu o założonekryteria

Formuła w komórce E12 podaje łączną ilość tylko dla regionu Północ. Tymczasemw komórce E13 znajduje się łączna ilość dla regionu Północ w roku 2009.

Aby zrozumieć, jak to działa, trzeba przyjrzeć się formule z komórki E12 widocznej narysunku 2.14. Formuła wygląda następująco: SUMA.ILOCZYNÓW((C3:C10="Północ")*(E3:E10)).

W Excelu argument PRAWDA odpowiada wartości 1, a FAŁSZ to 0. Każda wartość w kolum-nie C równa wartości "Północ" to odpowiednio PRAWDA lub 1. Jeżeli wartość nie jest równa"Północ", to oznacza FAŁSZ lub 0. Część formuły C3:C10="Północ" sprawdza wszystkiewartości w zakresie C3:C10, przypisując im odpowiednio wartości 1 lub 0. Następnieformuła SUMA.ILOCZYNÓW zmienia to do postaci:



(1*E3)+(0*E4)+(0*E5)+(0*E6)+(1*E7)+(0*E8)+(0*E9)+(0*E10)

Daje to w efekcie 1628, ponieważ następna formuła daje taki sam wynik.(1*751)+(0*483)+(0*789)+(0*932)+(1*877)+(0*162)+(0*258)+(0*517)

Wprowadzanie funkcji SUMA.ILOCZYNÓW do modelu danych

Excel zdążył nas już przyzwyczaić, że wprowadzanie kryteriów do formuł nie jest zbytskomplikowane. Zamiast stosowania wartości "Północ" w formule SUMA.ILOCZYNÓW,wystarczy wskazać komórkę zawierającą filtr wartości. Wyobraźmy sobie, że komórka A3zawiera słowo "Północ", dzięki czemu można użyć (C3:C10=A3) zamiast (C3:C10="Północ").W ten sposób można dynamicznie zmieniać kryteria filtrowania, zachowując spójnośćformuły.

Na rysunku 2.15 przedstawiono, jak użyć tej metody do umieszczenia danych w tabelitymczasowej na podstawie wielu kryteriów. Istotne jest, że każda z przedstawionych tamformuł SUMA.ILOCZYNÓW odwołuje się do komórki B3 lub C3, tak aby filtrować wg Kontaczy Linii produktu. Do komórek B3 i C3 można zastosować mechanizm sprawdzaniapoprawności danych, czyli omawianą już wcześniej listę rozwijaną, i za jego pomocąłatwo zmieniać kryteria wyszukiwania.

Rysunek 2.15. Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW może zostać użyta do pobierania zsumowanych wartościz warstwy danych i umieszczania ich w tabelach tymczasowych

Funkcja WYBIERZ

Funkcja WYBIERZ zwraca wartość z danej listy w oparciu o numer określonej pozycji.I tak na przykład jeżeli użyjemy formuły WYBIERZ(3; "Czerwony"; "Żółty"; "Zielony";"Niebieski"), wówczas Excel zwróci wartość Zielony, ponieważ jest to trzecia pozycjana liście wartości. Analogicznie formuła WYBIERZ(1; "Czerwony"; "Żółty"; "Zielony";"Niebieski") da wynik Czerwony. Choć na pierwszy rzut oka nie wygląda to specjalnieużytecznie, to jednak zastosowanie tej funkcji w modelu danych może wyraźnie gousprawnić.



Funkcja WYBIERZ — podstawy

Na rysunku 2.16 przedstawiono, jak funkcja WYBIERZ może wskazać i wydobyć liczbyz określonego zakresu komórek. Zamiast używać niewygodnych wartości, jak Czerwonyczy Zielony, można po prostu użyć odwołania do komórki jako wartości do wyboru.

Rysunek 2.16.Funkcja WYBIERZumożliwia odszukaniewartości zezdefiniowanegozestawu

Aby zrozumieć działanie funkcji WYBIERZ, warto poświęcić chwilę i zapoznać się z jejskładnią.WYBIERZ(nr_arg; wartość1; [wartość2]...)

nr_arg: umożliwia wybranie numeru pozycji, która zostanie wybrana z listy wartości.Jeżeli potrzebna jest 3. pozycja, wówczas ten argument powinien przybraćwartość 3. Argument nr_arg nie może wykraczać poza ogólną liczbę wszystkichwartości na zdefiniowanej liście. Oznacza to, że jeżeli lista zawiera dziesięć pozycji,argument nie może być większy niż 10.

wartość: element listy, z której funkcja WYBIERZ dokonuje wyboru. Argumentamimogą być: tekst, odwołania do komórek, zdefiniowane nazwy, formuły i funkcje.Począwszy od Excela 2007, funkcja WYBIERZ może zawierać do 255 argumentówwartość. W Excelu 2003 liczba tych argumentów ograniczona jest do 29.

Wprowadzanie funkcji WYBIERZ do modelu danych

Funkcja WYBIERZ jest szczególnie przydatna w modelach danych łączących informacjez wielu warstw danych. Na rysunku 2.17 przedstawiono, jak funkcja WYBIERZ pomagazebrać dane razem.

W tym przykładzie mamy dwie tabele z danymi: Przychody oraz Przychody netto. Każdazawiera wartości dla oddzielnych regionów. Celem jest stworzenie tabeli tymczasowejzbierającej dane z obu tabel, dzięki czemu uzyskujemy łączne dane dotyczące wybranegoregionu.

Aby zrozumieć, co się właściwie dzieje, trzeba przyjrzeć się formule z komórki F3widocznej na rysunku 2.17. Formuła to: WYBIERZ($C$2,F7,F8,F9,F10). Argument nr_argto odwołanie do wartości w komórce C2, która to wartość jest akurat numerem 2. Jak



Rysunek 2.17. Dzięki formule WYBIERZ można mieć pewność, że odpowiednie dane są równocześniepobierane z wielu źródeł danych

widać na rysunku, w komórce C2 znajduje się formuła WYSZUKAJ.PIONOWO, pobierającakody dla wybranego regionu. Lista zdefiniowanych wyborów dla formuły WYBIERZ toodwołanie do komórek zawierających przychody dla każdego z regionów (komórki: F7,F8, F9 i F10). Formułę w komórce F3 można więc zapisać jako: WYBIERZ(2, 27474, 41767,18911, 10590). A ostatecznym wynikiem jest 41 767.

Praca z tabelami ExcelaJednym z wyzwań, które można napotkać podczas tworzenia modelu danych, są rozra-stające się tabele danych. Oznacza to, że podczas dodawania nowych informacji, zwiększasię liczba rekordów. Przyjrzyjmy się rysunkowi 2.18. Widoczna jest na nim prosta tabelabędąca źródłem danych dla wykresu słupkowego. W tabeli umieszczono dane dla miesięcyod stycznia do czerwca.

W przyszłym miesiącu w tabeli zapewne pojawią się dane za lipiec. W takim przypadkutrzeba będzie ręcznie zaktualizować wykres, tak aby zostały one do niego włączone.A teraz wyobraź sobie, że masz ten sam problem w modelu danych zawierającym wieletabel i połączonym z wieloma tabelami tymczasowymi i komponentami pulpitu mene-dżerskiego. Oczywiste jest, że wprowadzanie odpowiednich zmian co miesiąc będzie bar-dzo żmudnym i męczącym procesem.

Aby rozwiązać ten problem, należy wykorzystać specjalną funkcję związaną z tabelami,czyli tabele programu Excel (ciekawe, ile czasu poświęcili na wymyślenie tej nazwy).Umożliwia ona konwertowanie zakresu danych w tabelę, która będzie przetwarzananiezależnie od innych wierszy i kolumn arkusza. Po dokonaniu konwersji Excel traktujekażdą komórkę tabeli jako pojedynczy obiekt posiadający funkcjonalności, których pozba-wiony jest zwykły zakres danych.



Rysunek 2.18.Ta tabelaprawdopodobniebędzie rozrastać sięco miesiąc

Są to następujące funkcje:

Lista rozwijana w nagłówku kolumny, która umożliwia łatwe filtrowanie i sortowaniedanych.

Wiersz sumy, w którym można wyświetlić różnego rodzaju podsumowania.

Możliwość zastosowania formatowania niezależnego od pozostałej części arkusza.

Automatyczne poszerzanie zakresów, tak aby przyjąć nowe dane (kluczowe dlamodelowania danych).

Funkcja wstawiania tabeli była już dostępna w Excelu 2003, choć występowała podinną nazwą. Można ją było znaleźć w menu Dane/Lista. Korzyścią z tego faktu jest to,że tabele wstawione w programie Excel 2003 są w pełni kompatybilne z późniejszymiwersjami programu.

Konwertowanie zakresu komórek na tabelę programu Excel

Aby przekonwertować zakres komórek w tabelę programu Excel, należy kolejno:

1. Zaznaczyć zakres komórek zawierający dane, które mają zostać włączone do tabeliprogramu Excel.

2. Na karcie Wstawianie umieszczonej na Wstążce kliknąć przycisk Tabela. Zostanieotwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli (rysunek 2.19).

3. W oknie dialogowym Tworzenie tabeli należy sprawdzić, czy wprowadzony jestpoprawny zakres danych, i określić, czy pierwszy wiersz zaznaczonego zakresuto wiersz nagłówka.

4. Kliknij OK.



Rysunek 2.19.Konwertowaniezakresu danychna tabelę programuExcel

Po zakończeniu procesu konwersji da się zauważyć kilka małych zmian. Excel umieściłlistę rozwijaną w każdym wierszu nagłówka; komórki w tabeli zostały sformatowaneodmiennie niż reszta danych; a każdemu nagłówkowi bez nazwy została ona nadana przezprogram.

Tabeli programu Excel można używać jako źródła danych dla wykresów, tabeli przestaw-nych, list rozwijanych i wszystkich innych elementów, dla których zwykle używa sięzakresu danych. Na rysunku 2.20 wykres słupkowy został połączony z tabelą programuExcel.

I jeszcze ciekawostka. Kiedy do tabeli dodawane są dane, Excel automatycznie poszerzajej zakres i uwzględnia nowe dane w podłączonych obiektach. Znaczy to tyle, że każdywykres czy tabela przestawna połączona z tabelą programu Excel automatycznie pobierzenowe dane bez konieczności interwencji użytkownika.

Jeżeli na przykład dodamy miesiące lipiec i sierpień na końcu tabeli programu Excel,wykres automatycznie zostanie zaktualizowany o nowe dane. Na rysunku 2.21 dodałemlipiec bez danych i sierpień z pewnymi kwotami, aby pokazać, w jaki sposób programpobiera dane z nowych rekordów i umieszcza na wykresie.

Warto chwilę zastanowić się, co tabele programu Excel oznaczają dla modelu danych.Nie trzeba zmieniać konfiguracji tabel przestawnych, wykresy automatycznie pobierająnowe dane, a zakresy utrzymują spójność niezależnie od zmian.



Rysunek 2.20.Tabeli programu Excelmożna używaćjako źródła danychdla wykresów,tabel przestawnych,nazwanych zakresówdanych i tym podobnych

Rysunek 2.21.Tabele programu Excelautomatyczniezmieniają swojąwielkość, kiedy pojawiąsię nowe dane



Konwertowanie tabeli programu Excel na zakres komórek

Aby przekonwertować tabelę programu Excel z powrotem na zakres komórek, należywykonać następujące czynności:

1. Umieścić kursor w którejkolwiek komórce tabeli programu Excel; na Wstążcezostaną wyświetlone karta Projektowanie i dodatkowa karta Narzędzia tabel.

2. Kliknąć przycisk Konwertuj na zakres (rysunek 2.22).

Rysunek 2.22.Aby usunąć funkcje związanez tabelami programu Excel,należy przekonwertowaćtaką tabelę z powrotemw zakres

3. Kiedy zostanie wyświetlone okno z prośbą o potwierdzenie, kliknąć Tak.


Część IIWykresy w programie Excel— podstawy

Rozdział 3. Wykresy w programie Excel — wprowadzenie

Rozdział 4. Typy wykresów

Rozdział 5. Serie danych na wykresie

Rozdział 6. Formatowanie i dostosowywanie wykresów


Rozdział 3.Wykresy w programie Excel— wprowadzenie

W rozdziale:

Co to jest wykres?

Wykresy w Excelu

Wykresy zagnieżdżone i wykresy w arkuszach

Elementy wykresu

Podstawy tworzenia wykresu

Praca z wykresami

Żadne inne narzędzie nie kojarzy się tak bardzo z pulpitami menedżerskimi i raportami,jak wykres. Wykresy umożliwiają graficzne przedstawienie wartości liczbowych; cało-ściowy ogląd relacji pomiędzy różnymi danymi; wskazanie różnic oraz obserwację tren-dów biznesowych. Tylko kilka innych mechanizmów pozwala na przekazywanie danychszybciej niż wykres, który może być kluczowym składnikiem pulpitu menedżerskiego.

Większość użytkowników, myśląc o programach takich jak Excel, ma przed oczymanieprzeliczone wiersze i kolumny wypełnione danymi. Ale kiedy trzeba przedstawić danewizualnie, w formie wykresu, Excel potrafi pokazać lwi pazur. W tym rozdziale prezen-tujemy przegląd możliwości programu w zakresie obsługi wykresów; powiemy też, jakutworzyć i dostosować wykres za pomocą Excela.

Co to jest wykres?Zacznijmy od podstaw. Wykres to graficzne przedstawienie wartości liczbowych. Wykres(znany też jako graf) jest integralną częścią arkuszy kalkulacyjnych od czasów Lotusa1-2-3. Ówczesne wykresy, według dzisiejszych standardów, były zupełnie surowe. Alez upływem lat ich jakość oraz elastyczność uległy wyraźnej poprawie. Przekonasz się,że Excel oferuje narzędzia do tworzenia szerokiego zakresu wysoce konfigurowalnychwykresów, które pomogą efektywnie przekazywać Twój komunikat.


74 Część II Wykresy w programie Excel — podstawy

Wyświetlanie danych na dobrze zaplanowanym wykresie uczyni Twoje liczby dużo bar-dziej zrozumiałymi. Ponieważ wykresy przedstawiają grafikę, dzięki temu są one szcze-gólnie użyteczne do podsumowywania serii danych i ich wzajemnych wpływów. Utwo-rzenie wykresu często pomaga dostrzec trendy czy wzorce, które w przeciwnym raziemogłyby zostać niezauważone.

Na rysunku 3.1 przedstawiono arkusz zawierający prosty wykres kolumnowy ilustrującywielkość sprzedaży w poszczególnych miesiącach. Na wykresie wyraźnie widać, żesprzedaż spadła w okresie letnim (od czerwca do sierpnia), by stale rosnąć w ostatnichczterech miesiącach roku. Oczywiście, do tej samej konkluzji można dojść, studiującliczby. Ale wykorzystanie wykresu pozwoli zrobić to dużo szybciej.

Rysunek 3.1. Prosty wykres kolumnowy ilustrujący wielkość sprzedaży w poszczególnych miesiącach

Wykres kolumnowy to jeden z wielu typów wykresów, które można utworzyć za pomocąExcela. A tak przy okazji — tworzenie wykresu jest proste; wystarczy zaznaczyć komórkiA1:B13 i wcisnąć kombinację Alt+F1.

Wszystkie wykresy omawiane w tym rozdziale są dostępne na serwerze FTP ()w skoroszycie o nazwie wprowadzenie przykłady.xslx.

Wykresy w ExceluAle zanim utworzysz wykres, będziesz potrzebował jakichś liczb — znanych też jakodane. Dane — co oczywiste — są przechowywane w komórkach arkusza. Zwykle danewykorzystywane w wykresach znajdują się w pojedynczym arkuszu, ale nie jest to warunekkonieczny. Wykres może prezentować dane przechowywane w dowolnej liczbie arkuszy,które w dodatku mogą znajdować się w różnych skoroszytach. Decyzja o tym, czy używaćdanych z jednego czy wielu arkuszy, jest uzależniona od zastosowanego modelu danych,charakterystyki źródeł danych i interaktywności, którą chcesz nadać budowanemu pulpi-towi menedżerskiemu.


Rozdział 3. Wykresy w programie Excel — wprowadzenie 75

Wykres to w istocie „obiekt” tworzony przez Excela na żądanie użytkownika. Zawieraon jedną lub więcej serii danych przedstawionych graficznie. Sposób ich przedstawieniazależy od wybranego typu wykresu. I tak jeżeli użyjemy wykresu liniowego z dwomaseriami danych, wówczas na wykresie pojawią się dwie linie, z których każda prezen-tować będzie osobną serię. Dane dla każdej z serii przechowywane są w osobnej kolumnielub wierszu. Każdy punkt na linii jest określony przez wartość w pojedynczej komórcei dodatkowo podkreślony znacznikiem. Linie różnią się od siebie grubością, stylem, kolo-rem lub znacznikami danych.

Na rysunku 3.2. przedstawiono wykres liniowy z dwiema seriami danych z okresudziewięciu lat. Serie można rozróżnić po różnych typach znaczników (kwadraty i koła),wskazanych też w legendzie zamieszczonej na dole wykresu. Zastosowano różne kolory,czego niestety nie widać na czarno-białym obrazku.

Rysunek 3.2. Linie na wykresie ilustrują dwie serie danych

Ważne jest, aby pamiętać, że wykresy są dynamiczne. Oznacza to, że są one połączonez danymi umieszczonymi w arkuszu. Jeżeli dane ulegną zmianie, wykres zostanie auto-matycznie zaktualizowany, tak aby uwzględnić nowe dane, dzięki czemu pulpit menedżer-ski będzie prezentował najnowsze informacje.

Kiedy już utworzymy wykres, zawsze można zmienić jego typ, formatowanie, dodać noweserie danych czy zmienić już wykorzystywane, tak aby zastosować inne zakresy.

Wykresy mogą być umieszczone na dwojaki sposób:

w arkuszu (wykresy osadzone),

w osobnym arkuszu wykresu.



Wykresy osadzone

Wykres osadzony znajduje się w górnej warstwie (obrazu) arkusza. Wszystkie wykresydotychczas przedstawione w tym rozdziale to wykresy osadzone.

Tak jak inne obiekty rysunkowe (pola tekstowe czy kształty), również wykresy osadzonemożna przenosić, zmieniać ich rozmiar, proporcje, dostosowywać krawędzie i dodawaćefekty, jak na przykład cieniowanie. Korzystanie z wykresów osadzonych pozwala oglą-dać je tuż obok danych w nich użytych. Można też umieścić obok siebie kilka wykresówosadzonych i wydrukować je na jednej stronie.

Jak wspomniano w rozdziale 2., najlepiej umieścić wykresy w warstwie prezentacjiw taki sposób, aby w danym obszarze znajdowały się powiązane wykresy zajmującepojedynczą stronę czy ekran.

Każdy nowo tworzony wykres jest domyślnie wykresem osadzonym. Wyjątek od tejreguły nastąpi wówczas, gdy po zaznaczeniu zakresu danych wciśniesz klawisz F11, abyutworzyć domyślny wykres. Taki wykres jest tworzony na osobnym arkuszu wykresu.

Aby wprowadzić jakiekolwiek zmiany w wykresie osadzonym, należy najpierw go kliknąć,aby go aktywować. Kiedy to się stanie, w programie zostanie wyświetlona nowa grupaNarzędzia wykresów (rysunek 3.3) z trzema nowymi kartami: Narzędzia wykresów/Projektowanie, Narzędzia wykresów/Układ i Narzędzia wykresów/Formatowanie.

Rysunek 3.3. Aktywowanie wykresu spowoduje wyświetlenie nowych kart na Wstążce Excela



Wykresy w osobnych arkuszach

Wykres osadzony można przenieść do osobnego arkusza, dzięki czemu będzie on widocznydopiero po jego otwarciu. Po takich przenosinach wykres będzie zajmował cały arkusz.Jeżeli planujesz drukować wykresy, wykorzystując pojedynczą, ale całą stronę, takierozwiązanie będzie najlepsze. Podobnie w przypadku, gdy trzeba utworzyć wiele wykre-sów; dzięki temu unikniesz zaśmiecania arkusza. Ta technika ułatwia również wyszuki-wanie konkretnych wykresów, ponieważ można wprowadzić nazwę opisową na pasku kartarkusza, dzięki czemu łatwiej będzie zorientować się, co zawiera dana grafika. Choćumieszczanie wykresów na osobnych arkuszach nie jest częstym rozwiązaniem w przy-padku pulpitów menedżerskich, to może być przydatne w sytuacji, gdy dany raport jestprezentowany na wielu arkuszach.

Na rysunku 3.4 przedstawiono taki wykres utworzony na osobnym arkuszu wykresu. Poaktywowaniu wykresu w programie zostanie wyświetlona nowa karta Narzędzia wykresówz trzema nowymi kartami, tak jak miało to miejsce wcześniej.

Rysunek 3.4. Wykres utworzony na osobnym arkuszu wykresu

Elementy wykresuWykres zbudowany jest z wielu różnorodnych elementów, a wszystkie są opcjonalne.Tak — można utworzyć wykres, który nie będzie zawierał żadnego elementu charaktery-stycznego dla wykresu; będzie to pusty wykres. Nie jest on specjalnie przydatny, ale Exceldaje i taką możliwość.



Na rysunku 3.5 można znaleźć wszystkie elementy wykresu omówione poniżej.

Rysunek 3.5. Elementy wykresu

Ten szczególny wykres to wykres złożony, łączący w sobie wykresy kolumnowy i liniowy.Na wykresie umieszczono dwie serie danych: Przychody i Dochody. Przychody pre-zentowane są za pomocą pionowych kolumn, a przychody za pomocą linii. Każdy słu-pek czy punkt na linii reprezentują pojedynczy punkt danych, czyli wartość w jednejkomórce.

Na wykresie znajduje się też pozioma oś, znana jako oś kategorii. Reprezentuje onakategorię każdego punktu danych (styczeń, luty i tak dalej). Ta oś nie posiada etykiety,ponieważ kategoria jednostek jest oczywista.

Warto zwrócić uwagę, że na wykresie znajdują się dwie pionowe osie. Noszą one nazwęosi wartości i każda z nich ma osobną skalę. Oś po lewej przypisana jest dla kolumnz serią danych Przychody, a oś po prawej dla serii danych Dochody.

Na osiach wartości wyświetlana jest również skala wartości. Oś po lewej wyświetla skalęwartości od 0 do 250 000, a podziałka ustawiona jest co 50 000. Wartości na osi poprawej używają innej skali: od 0% do 14%, a podziałka jest ustawiona co 2 punkty procen-towe. W przypadku osi wartości można kontrolować wartości minimum oraz maksimum,a także skalę podziałki.

W tym przypadku wykres z dwiema osiami wartości jest odpowiedni dlatego, że skalezasadniczo różnią się od siebie. Gdyby dane dotyczące zysku zostały wyrysowane z wyko-rzystaniem lewej osi, linia nie byłaby w ogóle widoczna.

Gdy wykres zawiera więcej niż jedną serię danych, wówczas zwykle trzeba zastosowaćjakiś sposób, aby móc zidentyfikować poszczególne serie czy punkty danych. Często dotego celu, czyli rozróżnienia poszczególnych serii danych, stosuje się legendę. W omawia-



nym przykładzie legenda widoczna jest na dole wykresu. W innych przypadkach stosujesię etykiety opisujące określone punkty danych. Ten przykładowy wykres zawiera ety-kietę dla serii danych Dochody, ale brakuje jej dla serii Przychody. Oprócz omówionychelementów większość wykresów (włącznie z przykładem podanym powyżej) zawieratytuły oraz dodatkowe etykiety do identyfikacji osi czy kategorii.

Na omawianym wykresie znajdują się także linie siatki, odpowiadające wartościomumieszczonym na lewej osi. Linie siatki to po prostu przedłużone wartości z osi, dziękiczemu odbiorcom łatwiej jest określić różnice pomiędzy punktami danych.

Ostatnie elementy wykresu (obecne we wszystkich wykresach) to obszar wykresu (czylicały obszar zajmowany przez wykres) oraz obszar kreślenia (część zajmowana przezwykres, osie i ich etykiety oraz wykreślone dane).

Zależnie od typu wykresu mogą pojawiać się jeszcze dodatkowe elementy. I tak na przy-kład wykres kołowy (rysunek 3.6) dzieli się na wycinki, ale nie posiada żadnych osi.Wykresy trójwymiarowe (3-W) mogą mieć ściany i podłoże (rysunek 3.7).

Rysunek 3.6.Wykres kołowy

Do wykresów można dodać kilka innych typów elementów. Mogą to być na przykład linietrendu czy komunikaty błędów.

Podstawy tworzenia wykresuTworzenie wykresu jest stosunkowo proste. Poniżej opisano, jak w programach Excel2007 i Excel 2010 utworzyć i dostosować wykres, tak aby jak najlepiej ilustrował on infor-macje biznesowe.



Rysunek 3.7.Wykres kolumnowyz efektem 3-W

Ograniczenia w wykresach

Poniżej zamieszczono tabelę z ograniczeniami w wykresach.

Cecha Limit

Wykresy z łączem do arkusza Ograniczony przez dostępną pamięć

Arkusze, do których odwołuje się wykres 255

Serie danych na wykresie 255

Punkty danych w serii danych 32 000

Punkty danych w serii danych na wykresach 3-W 4000

Punkty danych we wszystkich seriach danych na wykresie 256 000

Większość użytkowników nigdy nie napotka tych ograniczeń. Jednakże elementem, który stosun-kowo często powoduje problemy, jest ograniczenie długości formuły SERIE. Długość każdego argu-mentu ograniczona jest do 255 znaków; w pewnych sytuacjach jest to niewystarczająca liczba.W rozdziale 5. zamieszczono więcej informacji na ten temat.

Tworzenie wykresu

Aby utworzyć wykres zgodnie z informacjami podanymi poniżej, wykorzystaj daneprzedstawione na rysunku 3.8.

Rysunek 3.8.Te dane pozwoląutworzyć dobry wykres



1. Najpierw należy wybrać dane, które mają znaleźć się na wykresie. Jeżeli kolumnyposiadają nagłówki, trzeba się upewnić, że one zostały również zaznaczone. Innąmożliwością jest wybranie pojedynczej komórki znajdującej się wybranym zakresiedanych. Excel użyje całego zakresu danych dla wykresu.

2. Następnie należy przejść do karty Wstawianie i kliknąć ikonę wykresu. Po wybraniuokreślonego typu wykresu i kliknięciu jego ikony zostanie rozwinięta lista dostępnychpodtypów (rysunek 3.9).

Rysunek 3.9.Ikony w karcieWstawianie/Wykresyrozwinięte do postacigalerii typów wykresów

3. Następnie należy wybrać odpowiedni typ i kliknąć jego ikonę, a Excel utworzywykres według wskazówek. Na rysunku 3.10 przedstawiono wykres utworzonyz wcześniejszych danych.

Aby szybko utworzyć domyślny typ wykresu, należy zaznaczyć odpowiednie dane i użyćkombinacji klawiszy Alt+F11 (zostanie wówczas wykreślony wykres osadzony) lub wcisnąćklawisz F11 (wykres na osobnym arkuszu).

Przełączanie wierszy i kolumn

Podczas tworzenia wykresu Excel wykorzystuje algorytm do określenia, czy dane sąustawione w kolumnach czy wierszach. W większości przypadków ta sztuka udaje siępoprawnie, ale jeśli Excel zawiedzie i utworzy wykres w złym układzie, można to szybkonaprawić; wystarczy wybrać z karty Projektowanie kolejno Dane/Przełącz wiersz/kolumnę.To polecenie działa jak przełącznik, więc jeśli zmiana orientacji danych nie ulepszywykresu, należy je ponowić (lub cofnąć, klikając przycisk Cofnij umieszczony na paskuSzybkiego dostępu).



Rysunek 3.10. Wykres kolumnowy z dwiema seriami danych

Orientacja danych ma ogromne znaczenie dla wyglądu danych (a także dla ich zrozu-mienia) na wykresie. Na rysunku 3.11 przedstawiono wykres kolumnowy z rysunku 3.10po zmianie orientacji danych. Teraz wykres posiada po trzy serie danych dla każdegomiesiąca. Jeżeli celem tworzonego pulpitu menedżerskiego jest porównanie aktualnychdanych z przewidywanymi dla poszczególnych miesięcy, taka wersja wykresu będzie dużotrudniejsza do interpretacji, ponieważ odpowiednie kolumny nie przylegają do siebie.

Rysunek 3.11.Wykres kolumnowypo przełączeniuwierszy i kolumn

Więcej informacji na temat efektywnego przekazywania informacji za pomocą wykresówznajduje się w rozdziale 4.



Zmiana typu wykresu

Po utworzeniu wykresu w całkiem prosty sposób można zmienić jego typ. Jeżeli nawetwykres kolumnowy sprawdza się dobrze dla danego zestawu danych, nic nie stoi naprzeszkodzie, aby wypróbować inne typy. Można też wybrać Narzędzia wykresów/Projektowanie/Zmień typ wykresu; zostanie wówczas wyświetlone okno Zmienianie typuwykresu, w którym można poeksperymentować z innymi rodzajami. Na rysunku 3.12widoczne jest okno dialogowe Zmienianie typu wykresu.

Rysunek 3.12.Okno dialogoweZmienianie typuwykresu

Jeżeli na wykresie użyto więcej niż jednej serii danych, przed wykonaniem poleceniaNarzędzia wykresów/Projektowanie/Zmień typ wykresu należy się upewnić, że zaznaczonoinny element niż serię danych. W przeciwnym razie polecenie spowoduje zmianę tylkodla wskazanej serii. Wybranie jednej serii danych przed wykonaniem polecenia Zmieńtyp wykresu jest podstawą do tworzenia wykresów złożonych (więcej informacji natemat typów wykresów oraz wykresów złożonych znaleźć można w rozdziale 4.).

W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu główne kategorie dostępnych wzorcówwyświetlone są po lewej stronie, natomiast podtypy po prawej. Wystarczy najpierw kliknąćwskazany podtyp, a następnie przycisk OK; Excel wyświetli wówczas wykres w nowymukładzie. Jeżeli rezultat nie jest zadowalający, wystarczy kliknąć przycisk Cofnij.

Jeżeli mamy do czynienia z wykresem osadzonym, można zmienić jego typ, używającikon z karty Wstawianie/Wykresy. Jest to nawet bardziej efektywna metoda, ponieważpominięte zostaje okno dialogowe.

Układ wykresu

Każdy typ wykresu ma pewną liczbę predefiniowanych układów, które można zastosowaćza pomocą jednego kliknięcia przyciskiem myszy. Układ wykresu zawiera dodatkoweelementy, takie jak tytuły, etykiety danych, osi i tak dalej. Zmienianie układu zależy oddecyzji użytkownika, tym bardziej że któryś z wbudowanych układów może doskonale



realizować potrzeby danej prezentacji. Nawet jeżeli nie jest on idealnie taki, jakiego byśmysobie życzyli, być może doprowadzenie go do takiej postaci będzie wymagało tylko kilkudrobnych zmian.

Aby zastosować wybrany układ, należy wybrać wykres i galerię, korzystając z poleceńNarzędzia wykresów/Projektowanie/Układy wykresu. Na rysunku 3.13 przedstawionowykres kolumnowy w kilku różnych układach.

Rysunek 3.13. Zmiana wyglądu wykresu za pomocą jednego kliknięcia

Styl wykresu

Galeria dostępna na karcie Narzędzia wykresów/Projektowanie/Style wykresu zawierakilka propozycji, które można zastosować do wykresu. Style różnią się od siebie zastoso-wanymi kombinacjami kolorów oraz dodatkowymi efektami. Oczywiście, zmiana styluzależy od decyzji użytkownika.



Style wyświetlone w galerii zależą od wybranego motywu arkusza. Po przejściu do kartyUkład strony w grupie Motywy można wybrać jedną z wielu dostępnych opcji; od razubędzie można zobaczyć, jaki efekt przyniesie ta zmiana.

Dodawanie i usuwanie elementów wykresu

Czasem zastosowanie jednego z omówionych wcześniej układów spowoduje umiesz-czenie na wykresie wszystkich potrzebnych elementów. Ale w większości przypadkówtrzeba jednak samodzielnie dodać (lub usunąć) pewne elementy, tak aby dopracowaćwykres w szczegółach. Można to zrobić, korzystając z narzędzi dostępnych na karcieNarzędzia wykresów/Układ.

I tak aby dodać do wykresu tytuł, należy wybrać kolejno Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Tytuł wykresu. Zostanie wyświetlona lista, z której można wybrać miejsce umiesz-czenia tytułu. Excel wstawi tytuł z tekstem „Tytuł wykresu”. Wystarczy kliknąć ten teksti zastąpić go bardziej odpowiednim.

Formatowanie elementów wykresu

Każdy element składowy wykresu może być formatowany i dostosowany na wiele róż-nych sposobów. Dla wielu użytkowników wykresy utworzone za pomocą czynnościopisanych powyżej będą zupełnie wystarczające. Ale czytelnicy niniejszej książki zapewnechcą dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać możliwości formatowania, tak aby wykreswywierał jak największe wrażenie.

Więcej informacji na temat formatowania i dostosowywania wykresów można znaleźćw rozdziale 6.

Excel umożliwia formatowanie i dostosowywanie pojedynczych elementów wykresu nadwa sposoby. Oba te sposoby wymagają jednak uprzednio zaznaczenia danego elementuwykresu:

Należy kolejno ze Wstążki wybrać kartę Narzędzia wykresów/Formatowanie.

Po wciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+1 zostanie wyświetlone okno dialogoweumożliwiające sformatowanie wybranego elementu.

Użytkownicy Excela 2010 mogą też po prostu kliknąć dwukrotnie w wybrany element,to również spowoduje wyświetlenie okna Formatowanie….

Na Wstążce dostępna jest tylko część kontrolek służących do formatowania elementów.Pełny zestaw funkcji dostępny jest właśnie w oknie Formatowanie…

Oto jak można zmienić kolor kolumn dla jednej z wyświetlanych serii danych. Należykliknąć kolumnę w serii (spowoduje to zaznaczenie całej serii). Następnie wybrać Narzędziawykresów/Formatowanie/Style kształtów/Wypełnienie kształtu i z wyświetlonej paletywybrać wybrany kolor. Aby zmienić właściwości linii otaczających kolumny, należy użyćprzejść do karty Narzędzia wykresów i wybrać kolejno Formatowanie/Style kształtów/



Kontury kształtu. Aby zmienić efekty zastosowane dla kolumn (na przykład dodać cienio-wanie), należy przejść do karty Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Efektykształtów.

Innym sposobem jest zaznaczenie serii na wykresie i użycie kombinacji klawiszy Ctrl+1,a następnie wykorzystanie okna dialogowego Formatowanie serii danych (rysunek 3.14).W oknie tym dostępnych jest kilka zakładek. Po lewej stronie znajduje się lista pozycji,po kliknięciu których uzyskamy dostęp do bardziej szczegółowych ustawień. Jeżeli oknonie zostanie zamknięte, to po kliknięciu innego elementu wykresu zawartość okna zostaniedostosowana do aktualnego wyboru. Innymi słowy — nie trzeba zamykać okna, abysprawdzić efekty wprowadzonych zmian.

Rysunek 3.14. Okno dialogowe Formatowanie serii danych

Praca z wykresamiPoniżej opisano następujące sposoby modyfikowania wykresów:

Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów

Konwertowanie wykresu osadzonego na utworzony na osobnym arkuszu

Kopiowanie wykresów

Usuwanie wykresu

Dodawanie elementów do wykresu

Przenoszenie i usuwanie elementów wykresu


Kopiowanie formatowania wykresu



Zmiana nazwy wykresu

Drukowanie wykresów

Przed wprowadzaniem zmian w wykresie trzeba go aktywować. Aby aktywować wykresosadzony, wystarczy go kliknąć. Oprócz wykresu w taki sam sposób można też aktywowaćjego poszczególne elementy. Aby aktywować wykres utworzony na osobnym arkuszu,wystarczy kliknąć ten arkusz.

Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów

W przypadku wykresów osadzonych można swobodnie modyfikować ich rozmiary,a także przenosić je za pomocą myszy. Wystarczy kliknąć krawędź i przesunąć wykres.Aby zmienić rozmiar, wystarczy przesunąć jeden z ośmiu dostępnych uchwytów aż douzyskania żądanych rozmiarów. Uchwyty pojawiające się po kliknięciu krawędzi wykresuskładają się z trzech kropek widocznych w narożnikach i na krawędziach. Kiedy kursormyszy zmieni się w strzałkę o dwóch ostrzach, wówczas należy kliknąć i przeciągnąćuchwyt, zmieniając rozmiar wykresu.

Po wybraniu wykresu do zmiany rozmiarów można też użyć narzędzia dostępnegow Narzędzia wykresów/Formatowanie/Rozmiar. Można wpisać dokładne wymiary lubskorzystać ze strzałek, aby ustawić żądane wielkości. Co dziwne, w programie nie znaj-dziemy podobnego narzędzia do ustawienia pozycji całego wykresu.

Aby przesunąć wykres osadzony, wystarczy kliknąć w dowolnym miejscu jego krawędź —za wyjątkiem wyświetlonych uchwytów — a następnie przesunąć wykres w nowe miejsce.Do przesuwania wykresu osadzonego można też oczywiście użyć standardowej techniki„wytnij i wklej”. Należy zaznaczyć wykres i wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Wytnij lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+X. Następnie należy przejść do komórki poło-żonej najbliżej docelowej lokalizacji i wybrać Narzędzia główne/Schowek/Wklej lub użyćkombinacji klawiszy Ctrl+V. Nowa lokalizacja może znajdować się w osobnym arkuszu,a nawet skoroszycie. Po wklejeniu wykresu do nowego skoroszytu zostanie on połączonyz danymi w oryginalnym skoroszycie. Kolejną metodą przenoszenia wykresu w inne miej-sce jest wybranie kolejno Narzędzia wykresów/Projektowanie/Lokalizacja/Przenieś wykres.Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Przenoszenie wykresu, w którym będziemożna określić nowe miejsce (utworzyć nowy arkusz lub wykorzystać jeden z istniejących).

Konwertowanie wykresu osadzonegona utworzony na osobnym arkuszu

Jeżeli do tworzenia wykresu użyjemy ikon z grupy Wstawianie/Wykresy, wówczas zawszew rezultacie uzyskamy wykres osadzony. Jeżeli użytkownik wolałby, aby wykres zostałumieszczony na osobnym arkuszu, można go tam po prostu przenieść.

Aby przekonwertować wykres osadzony w wykres umieszczony na osobnym arkuszu,należy go zaznaczyć, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykresów/Projektowanie/Lokalizacja/Przenieś wykres. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe widocznena rysunku 3.15. Następnie należy wybrać opcję Nowy arkusz i — jeśli to konieczne —wprowadzić dla niego nazwę.



Rysunek 3.15.Za pomocą oknaPrzenoszenie wykresumożna zmienić wykresosadzony w wykresna osobnym arkuszu(i odwrotnie)

Aby przekonwertować wykres umieszczony na osobnym arkuszu w wykres osadzony,należy go zaznaczyć, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykresów/Projektowanie/Lokalizacja/Przenieś wykres. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe widocznena rysunku 3.15. W oknie należy wybrać opcję Obiekt w i wskazać, w którym arkuszuznaleźć ma się wykres.

Kopiowanie wykresów

Aby wykonać dokładną kopię wykresu osadzonego, należy go zaznaczyć i wybrać kolejnoNarzędzia główne/Schowek/Kopiuj lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+C. Następnienależy przejść do komórki położonej najbliżej docelowej lokalizacji i wybrać Narzędziagłówne/Schowek/Wklej lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+V. Nowa lokalizacja możeznajdować się w osobnym arkuszu, a nawet skoroszycie. Po wklejeniu wykresu do nowegoskoroszytu zostanie on połączony z danymi w oryginalnym skoroszycie.

Aby skopiować wykres na osobnym arkuszu, należy go zaznaczyć i przeciągnąć na nowyarkusz, trzymając jednocześnie wciśnięty klawisz Ctrl.

Usuwanie wykresu

Aby usunąć wykres osadzony, należy zaznaczyć go z wciśniętym klawiszem Ctrl (zosta-nie on zaznaczony jako obiekt). Następnie należy wcisnąć klawisz Delete. Kiedy klawiszCtrl jest wciśnięty, można zaznaczyć wiele wykresów, a następnie usunąć je wszystkiejednym wciśnięciem klawisza Delete.

Aby usunąć wykres na osobnym arkuszu, należy kliknąć prawym klawiszem pole z nazwąarkusza i z menu podręcznego wybrać opcję Usuń. Aby usunąć więcej arkuszy z wykresami,wystarczy zaznaczyć je wszystkie, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl.

Dodawanie elementów do wykresu

Aby dodać nowy element do wykresu, taki jak tytuł, legendę, etykiety danych czy liniesiatki, należy użyć opcji dostępnych w grupie Narzędzia wykresów/Układ. Są one ułożonew logiczne grupy, a dotyczące ich szczegóły są wyświetlane na listach rozwijanych.



Przenoszenie i usuwanie elementów wykresu

Niektóre elementy zamieszczone na wykresie można przenosić. Należą do nich: obszarkreślenia, tytuły, legenda i etykiety danych. Aby taki element przenieść, należy najpierwna nim kliknąć, aby go zaznaczyć, a następnie przeciągnąć go, uchwyciwszy jego krawędź.Najprostszym sposobem usuwania elementów wykresu jest ich zaznaczenie, a następniewciśnięcie klawisza Delete. Aby zmienić sposób ich wyświetlania czy w ogóle je wyłą-czyć, można użyć opcji dostępnych w grupie Narzędzia wykresów/Układ. I tak aby usunąćetykiety, należy kolejno wybrać Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Etykiety danych/Brak.

Warto zwrócić uwagę, że usuwanie elementów za pomocą narzędzi z grupy Narzędziawykresów/Układ naprawdę je usunie, a nie na przykład ukryje. Załóżmy, że do wykresudodaliśmy tytuł i odpowiednio go sformatowaliśmy. Następnie użyliśmy poleceniaNarzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Tytuł wykresu/Brak, aby go ukryć. Jeżeli w przyszło-ści zdecydujemy, że chcemy tytuł przywrócić, poprzednio wprowadzone formatowanie niezostanie odtworzone; trzeba będzie wprowadzić je od początku.

Niektóre elementy wykresu składają się z kilku obiektów. Etykiety danych na przykładzawierają etykiety każdego punktu danych. Aby przesunąć lub usunąć jedną etykietę,należy kliknąć i zaznaczyć cały element, dopiero drugie kliknięcie spowoduje zaznaczeniewybranego obiektu. Teraz można usunąć lub przesunąć pojedynczą etykietę danych.


Dla wielu użytkowników wbudowane układy i style wykresów są wystarczająco dobre.Ale Excel umożliwia dużo bardziej szczegółowy poziom formatowania; można dosto-sować każdy szczegół wykresów i sformatować go w wybrany sposób. Do takich mody-fikacji można użyć poleceń dostępnych na Wstążce, ale prostszym sposobem jest kliknię-cie danego elementu prawym klawiszem myszy i wybranie z menu podręcznego poleceniaFormatuj…. Pełna nazwa polecenia zależy od elementu, który chcemy edytować. Jeżeliklikniemy na tytule wykresu, wówczas będzie ono mieć postać: Formatuj tytuł wykresu.Innym sposobem jest wykorzystanie kombinacji klawiszy Ctrl+1; zostanie wówczas otwarteokno Formatowanie… ze szczegółowymi ustawieniami dla danego elementu. Jest to osobneokno, które umożliwia edycję elementów w bardzo szerokim zakresie.

Jeżeli po wprowadzeniu formatowania danego elementu dojdziemy do wniosku, że niebył to najlepszy pomysł, można przywrócić oryginalny wygląd dla danego stylu wykresu.W tym celu należy kliknąć prawym klawiszem myszy dany element i wybrać z menupodręcznego Resetuj, aby dopasować do stylu. Aby zresetować formatowanie całegowykresu, należy dla tego polecenia wybrać cały obszar wykresu.


Kiedy po utworzeniu dobrze wyglądającego i sformatowanego wykresu przyjdzie nam dogłowy, że potrzebnych będzie jeszcze kilka dodatkowych wykresów z takim samym for-matowaniem, mamy trzy sposoby, aby to osiągnąć:



Zrobić kopię oryginalnego wykresu, a następnie zmienić użyte w nim dane. Jednąz metod zmiany danych wykorzystanych w wykresie jest wybór kolejno Narzędziawykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane i wprowadzenie zmian w okniedialogowym Wybieranie źródła danych.

Utworzenie nowego wykresu, ale bez wprowadzania jakiegokolwiek formatowania.Następnie należy zaznaczyć oryginalny wykres i skopiować go (skrót klawiszowyCtrl+C). W dalszej kolejności należy przejść do nowego wykresu i wybrać kolejnoNarzędzia główne/Wklej/Wklej specjalnie. W oknie dialogowym Wklejanie specjalnenależy zaznaczyć opcję Formaty i kliknąć OK. Czynność tę należy powtórzyć dlakażdego dodatkowego wykresu.

Utworzyć szablon wykresu i wykorzystać go jako bazę dla nowych wykresów.Można też zastosować go do już istniejących wykresów. Więcej informacjina temat szablonów wykresów zamieszczono w rozdziale 4.

Zmiana nazwy wykresu

Po zaznaczeniu wykresu osadzonego jego nazwa zostanie wyświetlona w Polu nazwyumieszczonym na lewo od Paska formuły. Wydawałoby się, że logicznym będzie użycietego pola do zmiany nazwy wykresu — ale tak nie jest.

Aby zmienić nazwę wykresu osadzonego, należy użyć polecenia Narzędzia wykresów/Układ/Właściwości/Nazwa wykresu. W wyświetlonym polu należy wprowadzić nowąnazwę i wcisnąć Enter.

Po co zmieniać nazwę wykresu? W przypadku arkusza zawierającego wiele wykresówwygodnie jest mieć możliwość zaznaczania ich, korzystając z nazw. W takim przypadkuwystarczy wpisać nazwę wybranego wykresu w Polu nazwy i wcisnąć Enter. Dużo łatwiejzapamiętać wykres o nazwie „Sprzedaż miesięczna” niż „Wykres 9”.

Podczas zmiany nazwy wykresu Excel dopuszcza używanie nazw już przypisanychdo innych wykresów. Zwykle nie ma to znaczenia, ale w przypadku korzystania z makrVBA identyczne nazwy wykresów mogą przysporzyć kłopotów — warto o tym pamiętać,zmieniając nazwy.

Drukowanie wykresów

Drukowanie wykresów osadzonych to nic trudnego; robi się to w ten sam sposób, jakw przypadku zwykłych arkuszy. Dopóki dany wykres będzie znajdował się w obszarzewydruku, Excel wydrukuje go w takiej postaci, w jakiej widoczny jest na ekranie.W przypadku drukowania arkuszy zawierających wykresy osadzone bardzo dobrympomysłem jest obejrzenie najpierw podglądu wydruku (lub użycie widoku Układ strony),aby upewnić się, że wykres nie będzie rozdzielony na kilka stron. Podczas drukowaniawykresu umieszczonego na osobnym arkuszu na stronie pojawi się tylko wykres.

Po wybraniu dla wykresu osadzonego polecenia Plik/Drukuj Excel wydrukuje na stroniesam wykres (tak jak ma to miejsce w przypadku wykresów na osobnych arkuszach);nie zostanie wydrukowany arkusz.



Jeżeli nie chcemy, aby dany wykres osadzony pojawił się na wydruku, należy wybraćjego tło (obszar wykresu), kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu podręcznego wybraćFormatuj obszar wykresu. W oknie dialogowym Formatowanie obszaru wykresu należyprzejść do pozycji Właściwości i usunąć zaznaczenie z pola wyboru Drukuj obiekt(rysunek 3.16).

Rysunek 3.16.Zapobieganiewydrukowaniuwykresu wrazz arkuszem


Rozdział 4.Typy wykresów

W rozdziale:

Typy wykresów w Excelu

Przykłady wykresów

Tworzenie i używanie szablonów wykresów

Doświadczeni profesjonaliści mieli zapewne do czynienia z wieloma typami wykresów:kolumnowymi, liniowymi, kołowymi i tak dalej. Excel obsługuje wszystkie te typy wykre-sów, a nawet bardziej ezoteryczne, takie jak wykres radarowy czy pierścieniowy.

W tym rozdziale omówiono wszystkie te typy oraz zamieszczono informacje, które pomogąwybrać najlepszy rodzaj wykresu do prezentacji określonych danych.

Wykres jako nośnik informacjiWykresy tworzy się zwykle po to, aby coś podsumować lub przekazać konkretną wiado-mość. Często ta wiadomość jest wyłożona wprost w tytule wykresu lub w umieszczo-nych w nim polach tekstowych. Sam wykres jest wówczas wizualnym uzupełnieniemtakiej informacji.

Wybór odpowiedniego typu wykresu jest często kluczowym czynnikiem decydującymo efektywności przekazu. Dlatego warto poświęcić trochę czasu i poeksperymentowaćz różnymi typami wykresów, tak aby znaleźć ten najbardziej odpowiedni.

Niemal w każdym przypadku ukryta wiadomość umieszczona w wykresie to jakiegośtypu porównanie. Oto kilka rodzajów takich porównań:

Porównanie pozycji. Wykres może porównywać wielkość sprzedażyw poszczególnych regionach działania firmy.

Porównanie danych w czasie. Wykres może wyświetlać informacje o wielkościsprzedaży w poszczególnych miesiącach, tak aby wskazać trend w danym okresie.

Porównanie względne. Wykres kołowy może przedstawiać wartości względempozostałych wycinków koła.



Porównanie relacji między danymi. Do tego celu najlepszy będzie wykres kołowy.Na wykresie można przedstawić relacje pomiędzy kosztami a przychodami w skalimiesiąca dla danego rynku.

Porównanie częstotliwości. Na zwykłym histogramie można na przykładwyświetlić liczbę (lub procent) studentów, którzy zdawali test, z podziałemna uzyskane oceny.

Identyfikacja „odchyleń” czy niezwykłych sytuacji. W przypadku tysięcypunktów danych utworzenie wykresu może pomóc zidentyfikować te, którenie są reprezentatywne.

Wybór typu wykresuPowszechnym pytaniem zadawanym sobie przez użytkowników Excela jest: „Skądmam wiedzieć, który typ wykresu powinienem zastosować?”. Niestety, nie ma na niejednej i niezmiennej odpowiedzi. Być może najlepszą dostępną jest odpowiedź wymija-jąca: należy użyć takiego wykresu, który najlepiej i najprościej przekaże wiadomość, którąchcemy zakomunikować.

Na rysunku 4.1 przedstawiono te same dane na różnych typach wykresów. Choć nawszystkich zamieszczono te same informacje (liczba osób odwiedzających stronę inter-netową w ciągu miesiąca), to jednak same wykresy znacząco różnią się od siebie.

Przedstawione powyżej wykresy umieszczono w pliku sześć typów wykresów.xlsx, którymożna pobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Wykres kolumnowy (górny lewy róg) to prawdopodobnie najlepszy wybór dla tegokonkretnego zestawu danych, ponieważ jasno przedstawia informacje dla każdego mie-siąca, dyskretnie używając jednostek. Wykres słupkowy (górny prawy róg) jest podobnydo kolumnowego, tyle że zamieniono w nim osie. Większość osób przyzwyczajona jestdo przeglądania danych dla danego okresu prezentowanych na poziomej osi od lewej doprawej, a nie w układzie pionowym

Wykres liniowy (w środku, po lewej) prawdopodobnie nie będzie najlepszym rozwiąza-niem, ponieważ linie pomiędzy punktami danych sugerują, że dane są ciągłe. Takie samezastrzeżenia można mieć w stosunku do wykresu warstwowego (środek, po prawej).

Wykres kołowy (na dole, po lewej) jest też zbyt mylący, w dodatku nie zawiera ele-mentów wskazujących na zależność danych od czasu. Wykres kołowy jest najlepszy dlaniewielkich ilości danych, w prezentacji których chcemy zwrócić uwagę na ich wewnętrzneproporcje. W przypadku zbyt dużych porcji danych ten typ wykresu może uniemożliwićich interpretację. Z jakichś powodów wykresy kołowe są bardzo popularne i częstoużywane, nawet gdy nie są najlepszym wyborem dla prezentowanych danych.

Wykres radarowy (na dole po prawej) jest zdecydowanie nieodpowiedni dla użytego rodzajudanych. Ludzie nie są przyzwyczajeni do analizowania danych z uwzględnieniem upływuczasu w układzie kołowym.



Rozdział 4. Typy wykresów 95

Rysunek 4.1. Te same dane na różnych typach wykresów

Na szczęście, zmiana typu wykresu jest bardzo prosta do przeprowadzenia, dzięki czemumożna swobodnie eksperymentować z ich różnymi rodzajami aż do znalezienia takiego,który najlepiej przedstawi dane i będzie też tak prosty, jak to tylko możliwe. Aby zmienićtyp wykresu, należy najpierw zaznaczyć dany wykres, a następnie kolejno wybrać Narzę-dzia wykresów/Projektowanie/Zmień typ wykresu. Teraz wystarczy już tylko wybrać odpo-wiedni typ z okna Zmienianie typu wykresu. Można też zaznaczyć wykres i wybrać odpo-wiednią opcję z grupy Wstawianie/Wykresy.

Jeżeli na wykresie użyto więcej niż jednej serii danych, przed wykonaniem poleceniaNarzędzia wykresów/Projektowanie/Zmień typ wykresu należy się upewnić, że zaznaczonoinny element niż serię danych. Jeżeli zaznaczona będzie seria, zmiana zostaniezastosowana tylko dla niej. Innymi słowy, uzyskamy wykres złożony, czyli taki, któryłączy dwa lub więcej różne typy wykresów. Wykresy złożone zostały opisane w dalszejczęści rozdziału.



Poniżej zamieszczono szczegółowe informacje na temat różnych typów wykresów dostęp-nych w programie Excel. Przykłady te oraz ich opisy powinny pomóc czytelnikom łatwiejpodjąć decyzję dotyczącą zastosowania właściwego typu wykresu dla posiadanych danych.

Typy wykresów w programie ExcelAby utworzyć wykres, najpierw należy wybrać komórki zawierające dane, które mająznaleźć się na wykresie. Następnie należy kliknąć ikonę w grupie Wstawianie/Wykresy.Pojawi się lista, z której będzie można wybrać odpowiedni typ wykresu. I tak jeżeli wybie-rzemy Wstawianie/Wykresy/Kołowy, zostanie wyświetlona lista widoczna na rysunku 4.2,zawierająca wszystkie typy dostępne w tej kategorii. Po umieszczeniu kursora myszy nadwybranym podtypem, zostanie wyświetlony jego krótki opis.

Rysunek 4.2.Po kliknięciu ikonyz danym typem wykresuzostanie wyświetlonalista dostępnychpodtypów

Kliknięcie w menu Wszystkie typy wykresów spowoduje otwarcie okna dialogowegozawierającego listę wszystkich dostępnych typów wykresów w programie.

Aby utworzyć jeden z mniej popularnych typów, należy kliknąć Wstawianie/Wykresy/Innewykresy. Typy wykresów dostępne z omawianego menu to: giełdowy, powierzchniowy,pierścieniowy, bąbelkowy i radarowy.

Wykresy kolumnowe

To jeden z najczęściej używanych typów wykresów. Wykres kolumnowy wyświetlapunkty danych w pionowych kolumnach, których wierzchołki odpowiadają prezentowa-nym wartościom. Skala wyświetlana jest na osi pionowej, umieszczonej zwykle po lewejstronie wykresu. Można określić liczbę serii danych, a kolejne serie danych mogą byćumieszczane na wierzchołkach poprzednich. Zwykle każda seria prezentowana jest w innymkolorze.

Wykres kolumnowy jest często używany do porównywania odrębnych danych, dziękiczemu może prezentować różnice między pozycjami w serii danych czy przekrój przezwiele serii.



W tabeli 4.1 omówiono wszystkie 19 typów wykresu kolumnowego dostępnych w Excelu.

Tabela 4.1. Typy wykresu kolumnowego

Typ wykresu Opis

Kolumnowy grupowany Standardowy wykres kolumnowy.

Skumulowany kolumnowy Wykres kolumnowy z dwiema seriami danych ułożonymi na sobie.

100% skumulowany kolumnowy Wykres kolumnowy z dwiema seriami danych ułożonymi na sobiewyrażonymi w stosunku procentowym.

Kolumnowy grupowany 3-W Wykres kolumnowy w rzucie perspektywicznym.

Skumulowany kolumnowyz efektem 3-W

Wykres kolumnowy w rzucie perspektywicznym. Serie danychna wykresie są ułożone na sobie.

100% skumulowany kolumnowyz efektem 3-W

Wykres kolumnowy w rzucie perspektywicznym. Serie danychna wykresie są ułożone na sobie i wyrażone w procentach.

Kolumnowy 3-W Wykres kolumnowy z wieloma seriami danych ułożonymi wzdłużtrzeciej osi.

Walcowy grupowany Podobny do kolumnowego grupowanego 3-W, tyle że kolumny mająkształt walców.

Skumulowany walcowy Podobny do skumulowanego kolumnowego z efektem 3-W, tyleże kolumny mają kształt walców.

100% skumulowany walcowy Podobny do 100% skumulowanego kolumnowego z efektem 3-W,tyle że kolumny mają kształt walców.

Walcowy 3-W Podobny do kolumnowego 3-W, tyle że kolumny mają kształt walców.

Stożkowy grupowany Podobny do kolumnowego grupowanego 3-W, tyle że kolumnymają kształt stożków.

Skumulowany stożkowy Podobny do skumulowanego kolumnowego z efektem 3-W, tyleże kolumny mają kształt stożków.

100% skumulowany stożkowy Podobny do 100% skumulowanego kolumnowego z efektem 3-W,tyle że kolumny mają kształt stożków.

Stożkowy 3-W Podobny do kolumnowego 3-W, tyle że kolumny mają kształt stożków.

Ostrosłupowy grupowany Podobny do kolumnowego grupowanego 3-W, tyle że kolumnymają kształt ostrosłupów.

Skumulowany ostrosłupowy Podobny do skumulowanego kolumnowego z efektem 3-W, tyleże kolumny mają kształt ostrosłupów.

100% skumulowany ostrosłupowy Podobny do 100% skumulowanego kolumnowego z efektem 3-W,tyle że kolumny mają kształt ostrosłupów.

Ostrosłupowy 3-W Podobny do kolumnowego 3-W, tyle że kolumny mają kształtostrosłupów.

Na rysunku 4.3 widoczny jest wykres kolumnowy grupowany ilustrujący wielkość sprze-daży dwóch produktów na przestrzeni kilku lat. Wynika z niego, że w tym okresie sprze-daż przekładni była zawsze większa od sprzedaży nakładek. Co więcej, sprzedaż nakładekw prezentowanym okresie spada, podczas gdy przekładni sprzedaje się coraz więcej.



Rysunek 4.3. Wykres kolumnowy grupowany porównujący wielkość sprzedaży dwóch produktów

Przedstawiony powyżej wykres znajduje się w pliku wykresy kolumnowe.xlsx, którymożna pobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Te same dane przedstawiono na rysunku 4.4 w postaci wykresu skumulowanego kolum-nowego. Dodatkową korzyścią wynikającą z jego zastosowania jest możliwość spraw-dzenia łącznej wartości sprzedaży w danym roku (skala na osi pionowej). Widać na nim,że poziom całkowitej sprzedaży jest relatywnie stabilny w analizowanym okresie, zmie-niły się natomiast wzajemne proporcje produktów.

Rysunek 4.4.Skumulowany wykreskolumnowy wyświetlawielkość sprzedażykażdego produktuoraz łączną wartość

Te same dane przedstawiono na rysunku 4.5 na wykresie 100% skumulowanym kolumno-wym. Można z niego odczytać udział w sprzedaży każdego z dwóch produktów w danymroku. Na osi wartości przedstawiono skalę procentową, a nie wielkość sprzedaży. Na tentemat nie ma na wykresie żadnych informacji. Ten typ jest często dobrą alternatywą dlawykresu kołowego. Zamiast używać koła do przedstawienia wielkości sprzedaży w każ-dym roku, na wykresie zastosowano prostokątne kolumny.




Rysunek 4.5.100% skumulowanywykres kolumnowywyświetla rocznąwielkość sprzedażyobu produktóww stosunkuprocentowym

Te same dane przedstawiono na rysunku 4.6 na wykresie kolumnowym 3-W. Wiele osóbkorzysta z tego wykresu, ponieważ jest bardziej efektowny. Mimo że jest on bardziejatrakcyjny wizualnie, to często utrudnia dokładne porównanie danych, a to z powoduperspektywy. Wykresy z efektem 3-W lepiej pozostawić do prezentacji, w których ważnejest pokazanie ogólnych trendów, a nie szczegółowe porównania.

Rysunek 4.6.Wykreskolumnowy 3-W

Kolejną wariację na temat wykresu kolumnowego przedstawiono na rysunku 4.7. Widocznyjest tam wykres skumulowany stożkowy. W porównaniu do wykres kolumnowego jeston trudniejszy do zinterpretowania (dotyczy to również wykresów walcowych i ostro-słupowych). Ten konkretny przykład może być o tyle mylący, że seria danych Przekładniezdaje się być mniej istotna, a to z powodu zwężającego się ku górze stożka. Dodatkowonakłada się na to zniekształcenie spowodowane perspektywą. Choć łączna wielkość sprze-daży w każdym analizowanym roku przekracza wartość 120 000, to nie widać tego wyraź-nie na tym trójwymiarowym wykresie.

Wykresy słupkowe

Wykres słupkowy to w istocie wykres kolumnowy obrócony o 90°. Jednym z powodów,dla których zastosowanie wykresu słupkowego może być dobrym rozwiązaniem, jestfakt, że łatwiej na nim odczytać etykiety kategorii. Na rysunku 4.8 przedstawiono wykres



Trzy wymiary czy nie? Oto jest pytanie

Niektóre z wykresów Excela oznaczone są jako posiadające „efekt 3-W”. Terminologia ta możewprowadzać pewne zamieszanie, ponieważ te tak zwane wykresy trójwymiarowe tak naprawdęz technicznego punktu widzenia nimi nie są. To wykresy dwuwymiarowe przedstawione z perspek-tywą, dzięki czemu wydaje się, że posiadają one głębię. Na poniższych rysunkach przedstawionodwa wykresy „3-W”.

Wykres po lewej to kolumnowy grupowany 3-W. Ale nie jest to prawdziwy wykres trójwymiarowy.To wykres w dwóch wymiarach, w którym dodano perspektywę, aby stworzyć wrażenie głębi. Wykrespo prawej (kolumnowy 3-W) to prawdziwy wykres w trzech wymiarach, ponieważ serie danych pre-zentowane są w trzecim wymiarze (głębi).

Prawdziwe wykresy trójwymiarowe mają trzy osie: wartości (wysokość), kategorii (szerokość) i seriidanych (głębia). Oś serii jest zawsze osią kategorii — nie można na niej prezentować wartości licz-bowych.

Kiedy wykres 3-W jest aktywny (niezależnie, czy jest to „prawdziwe” 3-W czy też nie), można zmie-nić perspektywę i ułożenie polecenia za pomocą Narzędzia wykresów/Układ/Tło/Obrót 3-W. Zostaniewówczas wyświetlone okno dialogowe Formatowanie obszaru wykresu z otwartą zakładką Obrót3-W. Z jej poziomu użytkownik ma dostęp do wielu różnych ustawień. Można tak bardzo zniekształ-cić wykres, że praktycznie przestanie być użyteczny.

Rysunek 4.7.Wykres skumulowanystożkowy



Rysunek 4.8. W przypadku długich etykiet kategorii wykres słupkowy może być dobrym rozwiązaniem

słupkowy prezentujący odpowiedzi dla każdego pytania z ankiety. Etykiety kategoriizawierają dużo znaków, co utrudniłoby ich wyświetlenie na wykresie kolumnowym.

Przedstawiony powyżej wykres znajduje się w pliku wykresy słupkowe.xlsx, który możnapobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

W tabeli 4.2 omówiono wszystkie 15 typów wykresu słupkowego dostępnych w Excelu.

W przeciwieństwie do wykresów kolumnowych wykres słupkowy nie ma podtypówwyświetlających serie danych na trzeciej osi, co oznacza, że nie ma wykresówsłupkowych z efektem 3-W.

Tak jak w przypadku wykresu kolumnowego do wykresu słupkowego można dołączyćdowolną liczbę serii danych. Dodatkowo słupki mogą być grupowane od lewej do prawej.Na rysunku 4.9 przedstawiono wykres 100% skumulowany słupkowy. Prezentuje onprocentowy udział poszczególnych odpowiedzi udzielonych na pytania ankiety.




Tabela 4.2. Typy wykresu słupkowego

Typ wykresu Opis

Słupkowy grupowany Standardowy wykres słupkowy.

Skumulowany słupkowy Wykres słupkowy z dwiema seriami danych ułożonymi oboksiebie.

100% skumulowany słupkowy Wykres słupkowy z dwiema seriami danych ułożonymi oboksiebie i wyrażonymi w stosunku procentowym.

Słupkowy grupowany z efektem 3-W Standardowy wykres słupkowy w rzucie perspektywicznym.

Skumulowany słupkowy z efektem 3-W Wykres słupkowy w rzucie perspektywicznym Excel kumulujeserie danych.

100% skumulowany słupkowyz efektem 3-W

Wykres słupkowy w rzucie perspektywicznym Excel kumulujeserie danych i prezentuje ich procentowy udział w wartości.

Walcowy grupowany poziomy Podobny do słupkowego grupowanego, tyle że kolumny mająkształt walców.

Skumulowany walcowy poziomy Podobny do skumulowanego słupkowego, tyle że kolumny mająkształt walców.

100% skumulowany walcowy poziomy Podobny do 100% skumulowanego słupkowego, tyle że kolumnymają kształt walców.

Stożkowy grupowany poziomy Podobny do słupkowego grupowanego, tyle że kolumny mająkształt stożków.

Skumulowany stożkowy poziomy Podobny do skumulowanego słupkowego, tyle że kolumny mająkształt stożków.

100% skumulowany stożkowy poziomy Podobny do 100% skumulowanego słupkowego, tyle że kolumnymają kształt stożków.

Ostrosłupowy grupowany poziomy Podobny do słupkowego grupowanego, tyle że kolumny mająkształt ostrosłupów.

Skumulowany ostrosłupowy poziomy Podobny do skumulowanego słupkowego, tyle że kolumny mająkształt ostrosłupów.

100% skumulowany ostrosłupowypoziomy

Podobny do 100% skumulowanego słupkowego, tyle że kolumnymają kształt ostrosłupów.

W niektórych przypadkach użytkownik może preferować zastosowanie formatowaniawarunkowego na wykresie słupkowym. Daje to pewne korzyści, kiedy trzeba utworzyćwiele różnych wykresów słupkowych. Więcej informacji na ten temat zamieszczonow rozdziale 10.

Wykresy liniowe

Wykresy liniowe często wykorzystywane są do prezentacji danych ciągłych; są równieżprzydatne do wskazywania trendów w przekroju czasowym. I tak umieszczenie na wykresieliniowym wielkości dziennej sprzedaży może pomóc określić jej zmienność. Zwykle naosi kategorii na wykresie liniowym wyświetlane są takie same odstępy.



Rysunek 4.9. Wykres 100% skumulowany słupkowy

W tabeli 4.3 omówiono wszystkie siedem typów wykres liniowego dostępnych w Excelu.

Tabela 4.3. Typy wykresu liniowego

Typ wykresu Opis

Liniowy Standardowy wykres liniowy.

Skumulowany liniowy Wykres liniowy z seriami danych ułożonymi obok siebie.

100% skumulowany liniowy Wykres liniowy z seriami danych ułożonymi obok siebie i wyrażonymiw stosunku procentowym.

Liniowy ze znacznikami Wykres liniowy ze znacznikami danych.

Skumulowany liniowyze znacznikami

Wykres liniowy z seriami danych ułożonymi obok siebie i ze znacznikamidanych.

100% skumulowany liniowyze znacznikami

Wykres liniowy z seriami danych ułożonymi obok siebie i wyrażonymiw stosunku procentowym oraz ze znacznikami.

Liniowy 3-W Wykres wyświetlający „wstęgopodobne” linie z wykorzystaniem trzeciej osi.

Na rysunku 4.10 widoczny jest wykres liniowy ilustrujący dzienną sprzedaż (dwieściepunktów danych). Chociaż dane zmieniają się codziennie, wykres wyraźnie pokazuje ogólnytrend wzrostowy.

Na wykresie liniowym można użyć dowolnej liczby serii danych, a wykreślone linieformatować z użyciem różnej grubości linii, stylami, kolorami lub znacznikami danych.Na rysunku 4.11 przedstawiono wykres liniowy z trzema seriami danych, z którychkażda ma 55 punktów danych. Każda linia wyświetlana jest w innym kolorze i z innymiznacznikami, dzięki czemu można je rozróżnić, nawet jeśli wydrukujemy wykres w kolo-rach czarnym i białym.



Rysunek 4.10.Wykres liniowyczęsto pomagadostrzec trendyczy wzorce obecnew gromadzonychdanych

Rysunek 4.11.Wykres liniowyz trzema seriamidanych

Na rysunku 4.12 przedstawiono wykres liniowy 3-W z danymi dotyczącymi przyrostuliczby mieszkańców w województwach. Większość chyba się zgodzi, że wykres trój-wymiarowy nie jest najlepszym typem do prezentacji takich danych. Dodatkowa perspek-tywa niemal uniemożliwia określenie wzrostów w województwach lubuskim i opolskim.Złudzenie optyczne spowodowane perspektywą może uniemożliwić odróżnienie linii seriina osi głębi. Standardowy wykres liniowy (rysunek 4.13) jest lepszym rozwiązaniem.

Wykresy kołowe

Wykres kołowy jest przydatny wówczas, gdy chcemy przedstawić wzajemne proporcjelub wkład w całość. Można na nim przedstawić tylko jedną serię danych. Wykres kołowyjest najbardziej efektywny przy niewielkiej ilości danych. Przyjmuje się, że ten typ wykresu



Rysunek 4.12.Wykres trójwymiarowynie jest najlepszymtypem do prezentacjitakich danych

Rysunek 4.13.Standardowy wykresliniowy jest lepszymrozwiązaniem

nie powinien zawierać więcej niż pięć czy sześć punktów danych (czy wycinków). Jeżeliznajdzie się na nim zbyt wiele punktów danych, może być bardzo trudny do interpretacji.

Wartości używane na wykresie kołowym muszą być dodatnie. Jeżeli w wykorzystanychdanych znajdują się wartości ujemne, zostaną zmienione na dodatnie,a to prawdopodobnie nie jest intencją użytkowników!

Aby podkreślić pewne dane, można „wysadzić” jeden lub więcej wycinków z koła (rysu-nek 4.14). W tym celu należy zaznaczyć wykres i kliknąć wycinek, dzięki czemu zostaniezaznaczone całe koło. Następnie należy kliknąć wycinek, który ma zostać rozbity, i prze-ciągnąć go w odpowiednie miejsce.

Przedstawione powyżej i poniżej wykresy umieszczono w pliku wykresy kołowe.xlsx,który można pobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.




Rysunek 4.14. Wykres kołowy z rozbitymi wycinkami

W tabeli 4.4 omówiono sześć typów wykresu kołowego dostępnych w Excelu.

Tabela 4.4. Typy wykresu kołowego

Typ wykresu Opis

Kołowy Standardowy wykres kołowy.

Kołowy 3-W Wykres kołowy w rzucie perspektywicznym.

Kołowy kołowego Wykres kołowy z jednym wycinkiem rozbitym na osobne koło.

Kołowy rozsunięty Wykres kołowy z rozbitymi wycinkami.

Kołowy rozsunięty z efektem 3-W Wykres kołowy w rzucie perspektywicznym z rozbitymi wycinkami.

Słupkowy kołowego Wykres kołowy z jednym wycinkiem rozbitym na osobną kolumnę.

Na rysunku 4.15 przedstawiono przykład wykresu kołowego z efektem 3-W. Możnaw pełni kontrolować obrót wykresu oraz stopień rozsunięcia wycinków. Należy pamiętać,że trójwymiarowe wykresy kołowe są podatne na zniekształcenia wynikające z zastoso-wania perspektywy. Innymi słowy — bardzo łatwo błędnie go zinterpretować.

Wykresy kołowy kołowego oraz słupkowy kołowego umożliwiają wyświetlenie dodat-kowego wykresu zawierającego kolejne dane dla wybranego wycinka wykresu pierwot-nego. Widać to na rysunku 4.16. Wykres kołowy przedstawia rozkład danych dla 4 kate-gorii: wynajem, dostawy, usługi i płace. Drugi, podrzędny wykres słupkowy zawierainformacje o dodatkowym podziale na regiony dla kategorii płace. Do kontrolowaniawartości używanych w drugim wykresie służy zakładka Opcje serii w oknie Formatowa-nie serii danych.

Plik wykresy kołowe.xlsx, który można pobrać z serwera FTP, zawiera też dodatkowąprezentację tych danych z użyciem wykresu skumulowanego kolumnowego.



Rysunek 4.15. Wykres kołowy z efektem 3-W

Rysunek 4.16. Wykres słupkowy kołowego prezentujący szczegółowe dane dla wybranego wycinkawykresu głównego

Wykresy punktowe

Kolejnym typem popularnego wykresu jest wykres punktowy (znany też jako wykres XY).Różni się od większości innych wykresów tym, że na obu osiach prezentuje wartości.Wykres punktowy nie ma osi kategorii.

Jest często wykorzystywany do ukazania relacji pomiędzy dwoma zmiennymi. Narysunku 4.17 przedstawiono przykładowy wykres punktowy ukazujący relację pomiędzy



Rysunek 4.17. Wykres punktowy przedstawia relacje pomiędzy dwoma zmiennymi

liczbą zapytań w miesiącu (oś pozioma) a aktualną sprzedażą (oś pionowa). Można dostrzeczależność między tymi dwoma zmiennymi: im więcej zapytań, tym większy wolumensprzedaży.

Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy punktowe.xlsx, który możnapobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Choć powyższe dane są ukazane w poszczególnych miesiącach, to jednak należypamiętać, że ten typ wykresu nie przekazuje żadnych informacji związanych z czasem.Innymi słowy, punkty danych są narysowane w oparciu tylko o dwie wartości. KolumnyRok i Miesiąc nie są używane.

W tabeli 4.5 omówiono pięć typów wykresu punktowego dostępnych w Excelu.

Tabela 4.5. Typy wykresu punktowego

Typ wykresu Opis

Punktowy tylko ze znacznikami Wykres punktowy ze znacznikami danych, bez linii.

Punktowy z wygładzonymi liniamii znacznikami

Wykres punktowy ze znacznikami danych i z wygładzonymiliniami.

Punktowy z wygładzonymi liniami Wykres punktowy z wygładzonymi liniami i bez znaczników.

Punktowy z prostymi liniami i znacznikami Wykres punktowy ze znacznikami danych i liniami.

Punktowy z prostymi liniami Wykres punktowy z liniami i bez znaczników danych.




Kolejny przykład wykresu punktowego przedstawiono na rysunku 4.18. Wyświetlonona nim 200 punktów danych z użyciem wygładzonych linii i bez znaczników. Jest to teżprzykład minimalistycznego wykresu. Wszystkie jego dodatkowe elementy (oprócz seriidanych) zostały usunięte.

Rysunek 4.18. 200 punktów danych na wykresie punktowym

Wykresy warstwowe

O wykresie warstwowym można myśleć jako o wykresie liniowym, w którym obszar podlinią został pokolorowany. W tabeli 4.6 omówiono sześć typów wykresu warstwowegodostępnych w Excelu.

Na rysunku 4.19 przedstawiono przykład skumulowanego wykresu warstwowego. Skumu-lowanie serii danych pozwala przejrzyście przedstawić łączną sprzedaż w każdym kwar-tale i dodatkowo udział w niej każdego produktu.

Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy warstwowe.xlsx, który możnapobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.




Tabela 4.6. Typy wykresu warstwowego

Typ wykresu Opis

Warstwowy Standardowy wykres warstwowy.

Skumulowany warstwowy Wykres warstwowy seriami danych ułożonymi obok siebie.

100% skumulowany warstwowy Wykres warstwowy z seriami danych ułożonymi obok siebie i wyrażonymiw stosunku procentowym.

Warstwowy 3-W W pełni trójwymiarowy wykres z trzecią osią.

Skumulowany warstwowyz efektem 3-W

Wykres warstwowy w rzucie perspektywicznym ze skumulowanymiseriami danych.

100% skumulowany warstwowyz efektem 3-W

Wykres warstwowy w rzucie perspektywicznym z seriami danychułożonymi obok siebie i wyrażonymi w stosunku procentowym.

Rysunek 4.19. Skumulowany wykres warstwowy

Te same dane przedstawiono na rysunku 4.20 na wykresie warstwowym z efektem 3-W.Choć ten wykres prezentuje się bardzo efektownie, to ma pewną słabość: dane na samymkońcu są często zasłonięte. W poniższym przykładzie dane dla Produktu C nie są nawetwidoczne.

Problemy z widocznością danych w wykresach trójwymiarowych mogą być czasemrozwiązane przez obrót czy zmianę ich położenia, tak aby uzyskać inną perspektywę.W innych przypadkach może pomóc wykreślenie serii danych w odwrotnym układzie(niewidoczne z przodu). Dla lepszej kontroli nad danymi można ręcznie zmieniać ichukład na wykresie. To zagadnienie szczegółowo omówiono w rozdziale 6.



Rysunek 4.20.Dane z pierwszychtrzech kwartałówdla Produktu Cnie są widoczne

Wykresy pierścieniowe

Wykresy pierścieniowe są podobne do kołowych, z dwoma jednak wyjątkami: koło nie jestpełne, ma w środku otwór1; mogą zawierać więcej niż jedną serię danych. Na rysunku 4.21przedstawiono przykład wykresu pierścieniowego z dwoma seriami danych (I półroczei II półrocze). Legenda objaśnia punkty danych. Strzałki i opisy serii zostały dodane ręcz-nie. Co dziwne, wykres pierścieniowy nie oferuje prostego sposobu na identyfikację serii.

Rysunek 4.21. Wykres pierścieniowy z dwiema seriami danych

Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy pierścieniowe.xlsx, który możnapobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

1 Stąd angielska nazwa „wykresy pączkowe” — przy. tłum.




Serie danych są wyświetlane jako okręgi. Jak widać, wykres pierścieniowy zawierającywięcej niż jedną serię danych może być bardzo trudny do interpretacji. Relatywnie dużyrozmiar wycinków na zewnętrznym okręgu wykresu może być mylący. W związku z tymwykresy pierścieniowe powinny być używane oszczędnie. W wielu przypadkach wykreskolumnowy skumulowany lub grupowany będzie lepszy od wykresu pierścieniowegow takim porównaniu. Na rysunku 4.22 przedstawiono te same dane na wykresie skumu-lowanym kolumnowym.

Rysunek 4.22.Wykres skumulowanykolumnowy użytyzamiast wykresupierścieniowego

Być może najlepszym zastosowaniem wykresów pierścieniowych jest zastąpienie nimiwykresów kołowych w przypadku, gdy używana jest tylko jedna seria danych. Narysunku 4.23 przedstawiono wykres pierścieniowy z jedną serią danych i wysuniętymwycinkiem.

Rysunek 4.23.Wykres pierścieniowyz jedną serią danych

W tabeli 4.7 omówiono dwa dostępne w Excelu typy wykresu pierścieniowego.



Tabela 4.7. Typy wykresu pierścieniowego

Typ wykresu Opis

Pierścieniowy Standardowy wykres pierścieniowy.

Rozsunięty pierścieniowy Wykres pierścieniowy z rozsuniętymi wycinkami.

Wykresy radarowe

Wykresy radarowe nie są szczególnie popularne. Posiadają one oddzielne osie dlakażdej kategorii; osie rozchodzą się z centralnej części wykresu. Wartość każdego punktudanych jest wykreślona na odpowiedniej osi.

Na rysunku 4.24 przedstawiono przykład wykresu radarowego. Wykreślono na nim dwieserie danych w dwunastu kategoriach (miesiące); wykres przedstawia sezonowe zapotrze-bowanie na narty i narty wodne.

Rysunek 4.24. Wykres radarowy z dwunastoma kategoriami i dwoma seriami danych

Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy radarowe.xlsx, który można pobraćz serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Z dużą dozą pewności można stwierdzić, że większość ludzi nie ma pojęcia, jak zinter-pretować wykres ilustrujący wielkość sprzedaży nart. Na rysunku 4.25 przedstawiono dużolepszy sposób prezentacji tych samych danych za pomocą wykresu skumulowanegokolumnowego.




Rysunek 4.25.Wykres skumulowanykolumnowy to lepszywybór do prezentacjidanych o sprzedaży nart

Na rysunku 4.26 przedstawiono inny przykład wykresu radarowego: wykorzystujący trzykategorie. Na wykresie przedstawiono kolory (czerwony, zielony i niebieski) wchodzącew skład modelu przestrzeni barw RGB. Każdy kolor w tym modelu reprezentowany jestprzez wartość liczbową (od 0 do 255).

Rysunek 4.26.Wykres radarowywykorzystującytrzy kategorie

W tabeli 4.8 omówiono trzy dostępne w Excelu typy wykresu radarowego.

Tabela 4.8. Typy wykresu radarowego

Typ wykresu Opis

Radarowy Standardowy wykres radarowy (użyto tylko linii).

Radarowy ze znacznikami Wykres radarowy ze znacznikami danych i liniami.

Wypełniony radarowy Wykres radarowy z liniami i pokolorowany.



Wykresy powierzchniowe

Wykres powierzchniowy przedstawia dwie lub więcej serii danych na trójwymiarowejpowierzchni. Jak widać na rysunku 4.27, tak rodzaj wykresu może być całkiem interesujący.

Rysunek 4.27. Wykres powierzchniowy

Odmiennie niż w przypadku pozostałych wykresów, Excel używa kolorów do zazna-czenia wartości, a nie serii danych. Liczba zastosowanych kolorów zależy od wielkościjednostki ustawionej na osi wartości. Każdy kolor odpowiada jednej jednostce.

Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy powierzchniowe.xlsx, który możnapobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

W tabeli 4.9 omówiono cztery typy wykresu powierzchniowego dostępne w Excelu.

Tabela 4.9. Typy wykresu powierzchniowego

Typ wykresu Opis

Powierzchniowy 3-W Standardowy trójwymiarowy wykres powierzchniowy.

Szkieletowo-powierzchniowy 3-W Trójwymiarowy wykres powierzchniowy bez stosowania kolorów.

Konturowy Trójwymiarowy wykres powierzchniowy widziany z góry.

Szkieletowo-konturowy Trójwymiarowy wykres powierzchniowy widziany z góry;bez stosowania kolorów.




Warto zauważyć, że dane kreślone na wykresie powierzchniowym nie są prezentowanew trzech wymiarach. Oś serii danych na tym wykresie, podobnie jak w przypadku innychwykresów z efektem 3-W, jest osią kategorii, a nie osią wartości. Innymi słowy, jeżelimamy dane reprezentowane przez koordynaty x, y i z, to nie mogą być one wykreślonena wykresie powierzchniowym, chyba że wartości x i y są równo rozmieszczone.

Wykresy bąbelkowe

Wykres bąbelkowy jest podobny do wykresu punktowego, tyle że może wyświetlaćdodatkowe serie danych przedstawione za pomocą bąbelków różnej wielkości. Tak jakw przypadku wykresu punktowego, obie osie reprezentują wartości (nie ma osi kategorii).

Na rysunku 4.28 przedstawiono przykład wykresu bąbelkowego ilustrującego efekty dietyodchudzającej. Oś pozioma przedstawia wagę wyjściową, na osi pionowej przedstawionoczas trwania diety, a rozmiar bąbelków odpowiada ilości zrzuconych kilogramów.

Rysunek 4.28. Wykres bąbelkowy

Wyświetlanie informacji o ilości za pomocą wielkości bąbelków może być mylące,ponieważ większość ludzi nie potrafi właściwie ocenić zajmowanej przez nie powierzchni.Rozmiar bąbelków można ustawić w zakładce Opcje serii okna Formatowanie seriidanych. Można zdecydować, czy rozmiar ma reprezentować obszar bąbelków czy ichszerokość.

Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy bąbelkowe.xlsx, który możnapobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

W tabeli 4.10 omówiono dwa dostępne w Excelu typy wykresu bąbelkowego.




Tabela 4.10. Typy wykresu bąbelkowego

Typ wykresu Opis

Bąbelkowy Standardowy wykres bąbelkowy.

Bąbelkowy z efektem 3-W Wykres bąbelkowy z trójwymiarowymi bąbelkami.

Na rysunku 4.29 przedstawiono wykres bąbelkowy, w którym pieczołowicie odwzorowanomysz znaną z filmów animowanych.

Rysunek 4.29. Wykres bąbelkowy trochę mniej serio

Wykresy giełdowe

Wykresy giełdowe są najbardziej przydatne do wyświetlania informacji dotyczącychgiełdy, ale mogą być też użyte do prezentowania innych danych. Ten typ wykresu wymagaod trzech do pięciu serii danych, w zależności od wybranego podtypu.

W tabeli 4.11 omówiono cztery typy wykresu giełdowego dostępne w Excelu.

Na rysunku 4.30 przedstawiono przykłady każdego z czterech typów wykresu giełdo-wego. Dwa wykresy na dole wyświetlają wielkość obrotu i używają dwóch osi wartości.Dzienny obrót, przedstawiony za pomocą kolumn, przedstawiono na osiach po lewejstronie. Górne linie, zwane czasem „świecznikami”, przedstawiają różnicę pomiędzy cenąotwarcia i zamknięcia. Czarny pasek u góry informuje, że cena zamknięcia była niższa odceny otwarcia. Ten wykres może być trudny w interpretacji, ponieważ Excel nie wyświetlaw legendzie symboli dla wszystkich serii.



Tabela 4.11. Typy wykresu giełdowego

Typ wykresu Opis

Maks.-min.-zamknięcie Wyświetla informację o cenach: najwyższej, najniższej i zamknięcia.Wymaga trzech serii danych.

Otwarcie-maks.-min.--zamknięcie

Wyświetla informację o cenach: otwarcia, najwyższej, najniższej i zamknięcia.Wymaga czterech serii danych.

Obrót-maks.-min.-zamknięcie Wyświetla informację o wielkości sprzedaży oraz o cenach: najwyższej,najniższej i zamknięcia. Wymaga czterech serii danych.

Obrót-otwarcie-maks.-min.--zamknięcie

Wyświetla informację o wielkości sprzedaży oraz o cenach: otwarcia,najwyższej, najniższej i zamknięcia. Wymaga pięciu serii danych.

Rysunek 4.30. Cztery wykresy giełdowe

Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy giełdowe.xlsx, który można pobraćz serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.




Wykres giełdowy może wyświetlać dowolną liczbę punktów danych. Na rysunku 4.31przedstawiono przykładowe dane firmy z trzech lat. Na wykresie przedstawiono wszystkiecztery zmienne: obrót, ceny najwyższą, najniższą i zamknięcia. Przy takiej ilości danychnie da się dostrzec pojedynczych danych, ale ogólny trend jest doskonale widoczny.

Rysunek 4.31. Dane giełdowe z trzech lat (czyli 747 dni)

Stosowanie wykresów giełdowych nie ogranicza się tylko do danych finansowych; możnaich używać do wielu różnych celów. Na rysunku 4.32 przedstawiono dane dotyczącedziennych temperatur wyświetlone na wykresie giełdowym. Na wykresie dla każdegodnia przedstawiono najwyższą i najniższą oraz średnią temperaturę.

Tworzenie wykresów złożonychWykresy złożone składają się z dwóch różnych typów wykresu, na przykład wykresukolumnowego i liniowego. W takim przypadku każda z serii danych jest przypisana dojednego typu wykresu.

Excel nie oferuje narzędzia do bezpośredniego tworzenia wykresów złożonych. W menu,grupach i na kartach nie znajdziemy pozycji „wykres złożony”. Ale pomimo tego tworze-nie takich wykresów jest całkiem proste. Wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Utwórz standardowy wykres (na przykład wykres kolumnowy) wykorzystującyco najmniej dwie serie danych.

2. Kliknij jedną z tych serii, aby ją zaznaczyć.



Rysunek 4.32. Zastosowanie wykresów giełdowych nie ogranicza się tylko do danych finansowych

3. Wybierz Narzędzia wykresów/Projektowanie/Typ/Zmień typu wykresu, aby wyświetlićokno Zmienianie typu wykresu.

4. Następnie należy wybrać typ wykresu dla zaznaczonej serii i kliknąć przycisk OK.

Wykres dla wybranej serii zostanie zmieniony na wskazany w poprzednim kroku.

Warto pamiętać, że okno Zmienianie typu wykresu działa zależnie od typu wybranegoelementu wykresu. Jeżeli została zaznaczona tylko seria, wówczas nowy wykres zostanieprzypisany tylko do niej. Jeżeli zostanie wybrany jakikolwiek inny element, wówczas nowywykres zostanie zastosowany do wszystkich serii danych.

Na rysunku 4.33 przedstawiono wykres złożony zawierający dwie serie danych. Pierwsząserię (sprzedaż) przedstawiono jako kolumny; druga seria (założona sprzedaż) widocznajest jako linia. Dzięki temu na wykresie bardzo łatwo porównać sprzedaż w poszczególnychmiesiącach w porównaniu z przyjętymi planami.

Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy złożone.xlsx, który można pobraćz serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

W pewnych przypadkach może zachodzić potrzeba użycia różnych osi pionowych doprzedstawienia osobnych serii danych. Na rysunku 4.34 przedstawiono wykres złożonyz dwoma liniami: dla średnich temperatur miesięcznych oraz wielkości opadów. Ponieważwartości dla tych dwóch serii bardzo różnią się od siebie, konieczne było zastosowaniedrugiej osi pionowej (dla określenia wielkości opadów). Gdyby wykreślić obie serie natej samej osi, wówczas wielkość opadów nie byłaby widoczna.




Rysunek 4.33.Wykres złożony

Rysunek 4.34.Wykres złożonyz dwiema osiamipionowymi

Kiedy czytelnicy rozpoczną eksperymentowanie z wykresami złożonymi, szybko prze-konają się, że nie ma ograniczeń do stosowania w nich wszystkich wykresów trójwymia-rowych. Podobnie jest z wykresami giełdowymi i bąbelkowymi. Ale okaże się też, żeniektóre kombinacje się nie sprawdzają. Prawdopodobnie kombinacja wykresu radarowegoi liniowego nie przyda się nikomu na nic.

W wykresie złożonym wykorzystuje się pojedynczy obszar kreślenia. Dlatego nie uda sięutworzyć na przykład wykresu złożonego wyświetlającego trzy wykresy kołowe.



Tworzenie i używanie szablonów wykresówJeżeli użytkownik często wprowadza do swoich wykresów takie same zmiany, byćmoże uda mu się zaoszczędzić trochę czasu i energii poprzez utworzenie szablonuwykresu. Podobnie jest w przypadku tworzenia wykresów złożonych: tu również możnautworzyć szablon, który pozwoli uniknąć ręcznego wprowadzania zmian potrzebnych doutworzenia takiego typu wykresu.

Aby utworzyć szablon wykresu, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Utwórz wykres, który będzie służył jako podstawa dla szablonu.

Dane wykorzystane w tym wykresie nie są istotne, ale dla lepszego efektu końcowegopowinny być tego samego typu jak te, które będą używane w tworzonych na podstawieszablonu wykresach.

2. Wprowadź potrzebne zmiany w formatowaniu.

Ten etap jest decydujący dla wyglądu wykresów tworzonych na podstawieprzygotowywanego szablonu.

3. Zaznacz wykres i wybierz z Wstążki kolejno Narzędzia wykresów/Projektowanie/Typ/Zapisz jako szablon.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zapisywanie szablonu wykresu.

4. Wprowadź nazwę dla szablonu i kliknij Zapisz.

Aby utworzyć wykres na podstawie przygotowanego i zapisanego wcześniej szablonu,należy:

1. Zaznaczyć dane, które mają znaleźć się na wykresie.

2. Wybrać kolejno Wstawianie/Wykresy/Wszystkie typy wykresów.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wstawianie wykresu.

3. Z listy po lewej stronie wybierz pozycję Szablony. Każdy utworzony i zapisanyszablon zostanie przedstawiony za pomocą ikony.

4. Należy wybrać odpowiedni szablon i kliknąć OK.

Excel utworzy wykres w oparciu o dokonany wybór.

Szablony można też zastosować do już istniejących wykresów. W tym celu należy zazna-czyć dany wykres, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykresów/Projektowanie/Zmieńtyp wykresu.


Rozdział 5.Serie danych na wykresie

W rozdziale:

Dodawanie i usuwanie serii danych z wykresu

Metody zmiany danych używanych na wykresie

Zakresy nieprzylegające

Korzystanie z danych z różnych arkuszy i skoroszytów

Zaginione dane

Serie danych: ukrywanie danych

Odłączanie wykresu od danych

Osie pomocnicze

Każdy wykres zawiera przynajmniej jedną serię danych, które zwykle przechowywane sąw arkuszu. W rozdziale szczegółowo omówiono zagadnienia związane z seriami danych;zamieszczono też sporo wskazówek pomocnych przy wybieraniu i modyfikowaniu danychużywanych na wykresach.

Wybór danych do wykresuTworzenie wykresu niemal zawsze rozpoczyna się od wybrania danych, które mają zostaćwykreślone. Zwykle dotyczy to danych liczbowych, etykiet kategorii i nazw serii (jeśliistnieją).

Podczas tworzenia wykresu kluczowym zagadnieniem, które trzeba rozważyć, jest zorien-towanie danych: według kolumn lub według wierszy. Innymi słowy, czy dane dla każdejserii mieszczą się w pojedynczym wierszu, czy w pojedynczej kolumnie?

Excel ułatwia podjęcie decyzji dzięki zastosowaniu prostej reguły: jeżeli wierszy z danymijest więcej niż kolumn, dane należy zorientować właśnie według kolumn. Jeżeli jednakwięcej jest kolumn (lub jest ich tyle samo, ile wierszy), wówczas serie ułożone są w wier-szach. Reasumując — Excel przyjmuje, że wykres powinien mieć więcej etykiet kategoriiniż etykiet serii.



Po stworzeniu wykresu można jednak łatwo zmienić zastosowane przez program ustawie-nie. Wystarczy kliknąć wykres i wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Przełącz wiersz/kolumnę.

Wybór orientacji ma wpływ na liczbę serii na wykresie, a także jego wygląd i czytel-ność. Na rysunku 5.1 przedstawiono dwa wykresy korzystające z tych samych danych. Nawykresie z lewej widoczne są trzy serie umieszczone w kolumnach. Na wykresie z pra-wej widoczne są cztery serie umieszczone w wierszach.

Rysunek 5.1. Wybór orientacji danych (według wiersza lub kolumny) determinuje liczbę serii na wykresie

W wielu sytuacjach konieczna może okazać się zmiana zakresów używanych na wykresie.Dotyczy to szczególnie następujących przypadków:

dodanie nowych serii do wykresu,

usunięcie serii z wykresu,

rozszerzenie zakresu używanego w serii (kiedy trzeba przedstawić więcej danych),

skrócenie zasięgu używanego w serii (kiedy trzeba przedstawić mniej danych),

dodanie lub zmiana nazwy serii.

Wszystkie te przypadki omówiono poniżej.

Wykresy różnią się od siebie również pod względem liczby serii danych, których możnaw nich użyć. Górnym limitem jest 255 serii na wykres. Są też wykresy, dla którychokreślono minimalną liczbę serii danych. I tak na przykład wykres Maks.-min.-zamknięciewymaga trzech serii. Z kolei na wykresie kołowym można użyć tylko jednej serii.


Rozdział 5. Serie danych na wykresie 125

Liczbowe etykiety kategorii

Nie ma niczego niezwykłego w tym, że etykiety kategorii zawierają liczby. Tak może być, gdy nawykresie przedstawimy wartość sprzedaży w poszczególnych latach, które będą zapisane w postaciliczbowej. W takim przypadku Excel zinterpretuje (nieprawidłowo) etykiety kategorii jako serie danychi użyje ich tak, jakby były liczbami. Poniższy rysunek ilustruje taki przypadek.

Można oczywiście wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz danei naprawić ten błąd w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych. Ale bardziej efektywnym rozwią-zaniem jest wprowadzenie prostej zmiany tuż przed utworzeniem wykresu; wystarczy mianowicieusunąć tekst z nagłówka etykiety kategorii. Poniższy rysunek przedstawia wykres utworzony po usu-nięciu nagłówka z etykiety kolumny.

Dodawanie nowych serii do wykresuExcel umożliwia dodanie nowych serii do istniejącego wykresu na cztery sposoby:

skopiowanie zakresu i wklejenie danych na wykres,

wykorzystanie okna dialogowego Wybieranie źródła danych,



zaznaczenie wykresu i dołączenie nowych serii za pomocą podświetlonegona niebiesko prostokąta,

zaznaczenie wykresu, a następnie wpisanie w pasku formuły: SERIE.

Wymienione techniki opisano szczegółowo poniżej.

Próba dodania kolejnych serii do wykresu kołowego nie przyniesie spodziewanegoefektu, ponieważ ten wykres może korzystać tylko z jednej serii. Jednakże dodatkowaseria, mimo że nie zostanie wyświetlona, to jednak będzie dodana do wykresu.Po zmianie typu wykresu na inny będzie ona widoczna.

Dodawanie nowych serii przez kopiowanie zakresu

Jednym ze sposobów dodania nowej serii do wykresu jest wykonanie standardowej operacjikopiuj-wklej. Oto, co należy zrobić:

1. Zaznaczyć zakres zawierający dane, które mają być dodane (włącznie z nazwą serii).

2. Wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj lub użyć kombinacji klawiszyCtrl+C.

3. Kliknąć wykres, aby go aktywować.

4. Wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Wklej lub użyć kombinacji klawiszyCtrl+V.

Aby mieć większą kontrolę nad dodawanymi danymi, należy wybrać kolejno Narzędziagłówne/Schowek/Wklej specjalnie; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wkle-janie specjalne. Na rysunku 5.2 przedstawiono nowe serie (wykorzystano wiersz 5.) dodanedo wykresu.

Rysunek 5.2. Okno dialogowe Wklejanie specjalne użyte do dodania serii do wykresu

Oto, na co należy zwrócić uwagę, dodając nowe serie za pomocą okna dialogowego Wkle-janie specjalne:



Należy się upewnić, że została zaznaczona opcja Nowe serie.

Excel odgadnie orientację danych, ale należy się upewnić, czy została zaznaczonawłaściwa wartość (Wiersze lub Kolumny).

Jeżeli kopiowany zakres zawiera komórkę z nazwą serii, należy się upewnić,że opcja Nazwy serii w pierwszym wierszu/kolumnie jest zaznaczona.

Jeżeli pierwsza kolumna zaznaczonego zakresu zawiera etykietę kategorii, należysię upewnić, że opcja Kategorie (etykiety X) w pierwszej kolumnie/wierszu jestzaznaczona.

Jeżeli użytkownik chce zastąpić istniejącą etykietę kategorii, wówczas należyzaznaczyć opcję Zamień istniejące kategorie.

Dodawanie nowych serii przez rozszerzenie zaznaczonego zakresu

Po wskazaniu serii na wykresie Excel zaznaczy wykorzystane dane niebieską obwódką.Jeżeli zaznaczymy na wykresie inny element niż seria danych, wówczas zostanie pod-świetlony pełny zakres użytych danych, ale tylko w przypadku, kiedy zakresy są przy-legające.

Jeżeli trzeba dodać nową serię do wykresu (która musi być przylegająca do już istnieją-cych danych), można po prostu rozszerzyć niebieską ramkę na nowe dane. Należy roz-począć od zaznaczenia elementu na wykresie (za wyjątkiem serii). Excel podświetli zakresniebieską obwódką. Następnie należy przeciągnąć jeden z niebieskich narożników tak,aby objąć nim nowe dane, a Excel wprowadzi zaznaczony obszar do wykresu.

Dodawanie nowych serii za pomocą okna dialogowegoWybieranie źródła danych

Okno dialogowe Wybieranie źródła danych to kolejny sposób na dodanie do wykresunowych serii; oto, co należy zrobić:


2. Wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane;zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych.

3. Kliknąć przycisk Dodaj; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Edytowanieserii.

4. Wskazać odpowiednie komórki dla pól Nazwa serii (opcjonalnie) oraz Wartościserii (rysunek 5.3).

5. Po ich wskazaniu kliknąć przycisk OK. Okno zostanie zamknięte i ponownie pojawisię okno Wybieranie źródła danych.

6. Aby dodać kolejną serię, ponownie kliknąć przycisk Dodaj; aby zakończyć całyproces, kliknąć OK.



Rysunek 5.3. Dodawanie serii do wykresu za pośrednictwem okna dialogowego Edytowanie serii

Konfiguracja okna dialogowego Edytowanie serii zależy od typu opracowywanego wykresu.I tak dla wykresu punktowego okno będzie umożliwiało wskazanie komórek dla: Nazwyserii, Wartości X serii i Wartości Y serii. W przypadku wykresu bąbelkowego w okniebędzie można wskazać dodatkowe komórki dla pozycji o nazwie Rozmiar bąbelków serii.

Dodawanie nowych serii za pomocą formuły SERIE

To kolejna metoda dodawania nowych serii, za pomocą formuły SERIE. Oto, co należyzrobić:


2. Kliknąć pasek formuły.

3. Wprowadzić pełną formułę SERIE i wcisnąć Enter.

Nie jest to najbardziej efektywny sposób na dodawanie nowych serii do wykresu. Wymagaznajomości zasad działania formuły SERIE i — jak można się spodziewać — niesie zesobą ryzyko popełnienia błędu. Warto jednak wiedzieć, że nie ma potrzeby wpisywaniacałej formuły od samego początku. Można skopiować już istniejącą formułę, wkleić do paskaformuły, a następnie edytować ją tak, aby była zgodna z nowymi danymi.

Więcej informacji na temat składni formuły SERIE zamieszczono w dalszej częścirozdziału.

Usuwanie serii z wykresuNajprostszą metodą usunięcia serii z wykresu jest zaznaczenie ich wprost na wykresiei wciśnięcie klawisza Delete.

Usunięcie jedynej obecnej na wykresie serii nie spowoduje usunięcia samego wykresu.Wykres będzie po prostu pusty. Jeżeli chcemy usunąć taki pusty wykres, należy ponowniewcisnąć klawisz Delete.



Do tego celu można też użyć okna dialogowego Wybieranie źródła danych. Należy wybraćze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane, okno zostanie wów-czas wyświetlone. Następnie należy wybrać z listy odpowiednią serię i kliknąć przyciskUsuń.

Zmiana zakresu danych dla serii na wykresiePo utworzeniu wykresu może zaistnieć potrzeba zmiany zakresu wykorzystanych w nimdanych, na przykład po to, aby dołączyć nowe dane. Być może trzeba będzie zastąpić całyzakres zupełnie innym. W Excelu można to wykonać na wiele sposobów.

przeciągnięcie podświetlenia zakresu,

wykorzystanie opcji z okna dialogowego Wybieranie źródła danych,

edytowanie formuły SERIE.

Wszystkie wymienione powyżej metody opisano w dalszej części rozdziału.

Jeżeli wykres został utworzony za pomocą danych zawartych w tabeli (wstawionejpoleceniem Wstawianie/Tabele/Tabela), to po wstawieniu do niej nowych danychwykres zostanie automatycznie zaktualizowany.

Zmiana serii danych za pomocą obramowania

Po zaznaczeniu serii na wykresie Excel zaznaczy w arkuszu wykorzystane w niej zakresydanych. Zaznaczony zakres danych jest otoczony kolorowym konturem. Na rysunku 5.4przedstawiono przykład oznaczenia serii (Region 1) wybranej na wykresie. Excel wyróż-nił następujące zakresy:

Rysunek 5.4. Zaznaczenie na wykresie serii danych spowoduje podświetlenie tych danych w arkuszu



C2 (nazwa serii)

B3:B8 (etykiety kategorii)

C3:C8 (wartości)

Każdy z zaznaczonych zakresów ma w rogach małe „uchwyty”. Z zaznaczonymi danymimożna zrobić dwie rzeczy:

Rozszerzyć lub zawęzić zakres danych. Należy kliknąć jeden z wyświetlonychuchwytów i przeciągnąć go, poszerzając zakres danych lub go zawężając. Ponasunięciu kursora myszy nad jeden z uchwytów zmieni się on w dwukierunkowąstrzałkę.

Określić zupełnie nowy zakres danych. Po kliknięciu w jedną z krawędzi będziemożna przeciągnąć zaznaczenie na nową porcję danych. Po nasunięciu kursoramyszy nad dowolną krawędź zmieni się on w czterokierunkową strzałkę.

Na rysunku 5.5 przedstawiono wykres po zmianie zakresu danych. W tym przypadkuzaznaczenie komórki C2 zostało przeniesione na komórkę D2; zaznaczenie zakresu C3:C8zmieniono na D3:D8, a następnie rozszerzono na zakres D3:D14. Zakres dla etykiet kate-gorii (B3:B8) nie został zmieniony i zaginione etykiety nie są widoczne na wykresie. Abyzakończyć pracę, trzeba poszerzyć zakres do B3:B14.

Rysunek 5.5. Zakres danych użytych na wykresie został zmieniony

Zmiana zakresu danych za pomocą podświetlenia jest najprawdopodobniej najprostsząmetodą. Ale ta technika działa tylko w przypadku wykresów osadzonych, nie sprawdzisię dla wykresów na osobnych arkuszach. Nie zadziała również wówczas, gdy wykresosadzony będzie umieszczony na arkuszu innym niż użyte w nim dane.

Wykresy powierzchniowe to osobny przypadek, nie można bowiem zaznaczyć na nichpojedynczej serii. Ale po zaznaczeniu obszaru kreślenia na takim wykresie Excelpodświetli wszystkie dane w nim użyte. Wówczas można użyć takiego zaznaczeniado zmiany zakresu danych wykreślonych na wykresie.



Zmiana serii za pomocą okna dialogowegoWybieranie źródła danych

Kolejną metodą zmiany zakresu serii danych jest użycie okna dialogowego Wybieranieźródła danych. Należy zaznaczyć wykres, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykre-sów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane. Na rysunku 5.6 widoczne jest okno dialogoweWybieranie źródła danych.

Rysunek 5.6.Wykorzystanie opcjiz okna dialogowegoWybieranie źródładanych

Okno to składa się z trzech części:

W górnej części wskazany jest pełny zakres danych użytych na wykresie. Możnago zmienić, wskazując nowe dane.

W dolnej lewej części okna wyświetlana jest lista dla każdej serii. Aby zmienićzakres danych użytych dla pojedynczej serii, należy ją zaznaczyć na liście i kliknąćprzycisk Edytuj.

W dolnej prawej części wyświetlane są etykiety osi kategorii. Po kliknięciu przyciskuEdytuj zostanie wyświetlone okno dialogowe Etykiety osi, w którym będzie możnazmienić ich zakres.

Konfiguracja okna dialogowego Edytowanie serii zależy od typu opracowywanego wykresu.I tak dla wykresu bąbelkowego okno ma cztery zakresy, które można kontrolować: Nazwyserii, Wartości X serii, Wartości Y serii i Rozmiar bąbelków serii.

Zmiana serii danych za pomocą formuły SERIE

Każda seria danych użyta na wykresie ma własną formułę SERIE. Po zaznaczeniu seriidanych na wykresie w pasku formuły zostanie wyświetlona pełna formuła SERIE. Narysunku 5.7 przedstawiono przykład takiej formuły wraz z odpowiadającym wskazanemuprzez nią zakresowi danych wykreślonych na wykresie.

Choć formuła SERIE jest wyświetlana w pasku formuły, to jednak nie jest to „prawdziwa”formuła. Można ją umieścić w komórce, ale nie można dla niej zastosować funkcji arku-sza. Można jednak edytować argumenty formuły SERIE tak, aby zmienić zakresy dla serii



Rysunek 5.7. Formuła SERIE dla zaznaczonej serii danych zostanie wyświetlona w Pasku formuły

danych. Aby edytować tę formułę, wystarczy kliknąć ją w pasku formuły i użyć standar-dowych technik. Poniżej w ramce „Składnia formuły SERIE” zamieszczono informacjena temat różnych argumentów dla tej formuły.

Podczas modyfikowania zakresów serii danych którąkolwiek z metod opisanychwcześniej zmianie ulega również formuła SERIE. Tak naprawdę, wspomniane technikito proste sposoby na edycję tej formuły.

Oto przykład formuły SERIE:=SERIE(Arkusz4!$D$2;Arkusz4!$B$3:$B$8;Arkusz4!$D$3:$D$8;2)

i objaśnienie jej działania:

Określa, że komórka D2 (w Arkuszu4) zawiera serię nazw.

Określa, że etykiety kategorii znajdują się w komórkach B3:B8 w Arkuszu4.

Określa, że wartości znajdują się w komórkach D3:D8 również w Arkuszu4.

Określa, że te serie będą wykreślone jako drugie na wykresie (końcowyargument to 2).

Warto zauważyć, że odwołania do zakresów w formule SERIE zawsze zawierają nazwęarkusza i zawsze są odwołaniami bezwzględnymi. W odwołaniach bezwzględnych, jakwiadomo, stosuje się znak dolara przed numerem wiersza czy nazwą kolumny. Jeżeli pod-czas edycji formuły SERIE zostanie usunięta nazwa arkusza lub odwołania bezwzględnezostaną zmienione na względne, Excel samodzielnie wprowadzi konieczne poprawki.

Nazwy seriiKażda seria danych użyta na wykresie ma swoją nazwę wyświetloną w legendzie. W przy-padku gdy serie nie mają nazw, Excel nada im nazwy domyślne: Seria1, Seria2 i tak dalej.



Składnia formuły SERIE

Składnia formuły SERIE jest następująca:

=SERIE(nazwa_serii; etykiety_kategorii; wartości; układ; rozmiary)

Argumenty, których można używać dla tej formuły, są następujące:

nazwa_serii: opcjonalny; odwołanie do komórki zawierającej nazwy serii użytych w legendzie.Jeżeli w wykresie użyto tylko jednej serii, wówczas nazwa argumentu będzie użyta jako tytuł.Argument może zawierać tekst; należy go umieścić w cudzysłowach. Jeżeli argument zostaniepominięty, wówczas Excel utworzy domyślną nazwę.

etykiety_kategorii: opcjonalny; odwołanie do zakresu zawierającego etykiety osi kategorii.Jeżeli argument zostanie pominięty, wówczas Excel użyje liczb całkowitych, począwszy od 1.Dla wykresów punktowych argumenty określają oś x. Zakresy nieprzylegające są równieżdopuszczalne. Adresy zakresów są oddzielone średnikami lub umieszczone w nawiasach.Argument również może składać się z tablicy wartości oddzielonych przecinkami (lub tekstuw cudzysłowach) zamkniętego w nawiasach.

wartości: wymagany; odwołanie do zakresu zawierającego wartości dla serii. Dla wykresówpunktowych argumenty określają oś y. Zakresy nieprzylegające są również dopuszczalne. Adresyzakresów są oddzielone przecinkami lub umieszczone w nawiasach. Argument również możeskładać się z tablicy wartości oddzielonych przecinkami zamkniętych w nawiasach.

układ: wymagany; liczby całkowite określające porządek kreślenia serii. Ten argument jestistotny tylko wówczas, gdy wykres zawiera więcej niż jedną serię. Nie jest dopuszczalne używanieodwołań do komórek.

rozmiar: tylko dla wykresów bąbelkowych; odwołanie do zasięgu zawierającego wartości dlawielkości bąbelków na wykresie. Zakresy nieprzylegające są również dopuszczalne. Adresyzakresów są oddzielone przecinkami lub umieszczone w nawiasach. Argument również możeskładać się z tablicy wartości zamkniętej w nawiasach.

Najprostszym sposobem wprowadzenia nazwy serii jest zrobienie tego podczas tworzeniawykresu. Zwykle nazwa serii znajduje się w przylegającej do niej komórce. I tak gdydane ułożone są w kolumnach, zwykle nagłówki kolumn zawierają nazwę serii. Jeżeliwskażemy nazwę serii wśród danych użytych na wykresie, wówczas zostanie ona zasto-sowana automatycznie.

Na rysunku 5.8 przedstawiono wykres z trzema seriami danych. Nazwy serii przechowy-wane są w komórkach B3:D3 i są to: Centrum, Północ i Zachód. Formuła SERIE dla pierw-szej serii danych wygląda następująco:=SERIE(Arkusz5!$B$3;Arkusz5!$A$4:$A$9;Arkusz5!$B$4:$B$9;1)

Pierwszym argumentem formuły SERIE jest odwołanie do komórki zawierającej nazwęserii.

Zmiana nazwy serii

Nazwa serii to tekst, który wyświetlany jest w legendzie. W niektórych przypadkachjednak na wykresie powinny być wyświetlone inne nazwy niż te znajdujące się w arkuszu.Aby zmienić nazwę serii, należy:



Rysunek 5.8.Nazwy serii pobieranesą z arkusza

1. Aktywować wykres (wystarczy w niego kliknąć).


3. W oknie wybrać serię, którą chcemy zmodyfikować, i kliknąć przycisk Edytuj;zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Edytowanie serii.

4. Wprowadzić nową nazwę w polu Nazwa serii.

Zwykle w tym polu znajduje się odwołanie do komórki, ale można je zastąpić dowolnymtekstem.

Po ponownym kliknięciu właśnie zmienionej serii można zauważyć, że Excelprzekonwertował tekst w formułę: wprowadzona nazwa została umieszczonapo znaku równości w cudzysłowach.

Na rysunku 5.9 przedstawiono poprzedni wykres po zmianie nazwy serii. Pierwszy argu-ment funkcji SERIE nie ma już postaci odwołania do komórki. Teraz zawiera tylko tekst.Oto przykładowy skład formuły SERIE dla pierwszej serii danych:=SERIE("Oddział A";Arkusz5!$A$4:$A$9;Arkusz5!$B$4:$B$9;1)

Nazwę serii można też zmienić, edytując wprost formułę SERIE. W tym celu należy zazna-czyć serię, kliknąć pasek formuły i zastąpić pierwszy argument własnym tekstem (koniecz-nie zawartym w cudzysłowach).



Rysunek 5.9.Nazwy seriizostały zmienione;nowe nazwy widocznesą w legendzie

Usuwanie nazwy serii

Aby usunąć nazwę serii z wykresu, należy użyć okna dialogowego Edytowanie serii tak,jak opisano to powyżej. Następnie należy zaznaczyć zakres (lub tekst) w oknie Nazwaserii i kliknąć przycisk Usuń.

Można też edytować formułę SERIE, usuwając z niej pierwszy argument. Oto przykładformuły SERIE bez określonej nazwy (zastosowano nazwę domyślną):=SERIE(;Arkusz2!$A$2:$A$6;Arkusz2!$B$2:$B$6;1)

Usuwając pierwszy argument z formuły serii, należy się upewnić, że pozostawionośrednik poprzedzający kolejny argument. Średnik jest niezbędny jako znak zastępczywskazujący na brakujący argument.

Aby utworzyć serię bez nazwy, nie należy nic wpisywać w cudzysłów będący pierwszymargumentem dla formuły SERIE. Serie danych bez nazw nadal będą widoczne na legendziewykresu, ale pozbawione będą tekstu.

Zmiana kolejności prezentacji seriiKażda seria danych użyta na wykresie ma parametr określający jej położenie względeminnych. Na legendzie serie są zwykle wyświetlane w takim układzie, w jakim zostałyumieszczone na wykresie. Zwykle — ponieważ jest kilka wyjątków. Jest nim na przykładkombinacja wykresu złożonego zawierającego wykresy kolumnowy i liniowy. Zmianaukładu serii nie wpłynie na sposób ich wyświetlania w legendzie wykresu.



Aby zmienić porządek wyświetlania serii danych, należy użyć okna dialogowego Wybie-ranie źródła danych. W liście znajdującej się w dolnej lewej części okna serie są umieszczonew takiej kolejności, w jakiej znajdują się na wykresie. Należy zaznaczyć wybraną serię,a następnie za pomocą przycisków ze strzałkami w górę i w dół ustawić ją na nowej pozy-cji; spowoduje to jednocześnie zmianę jej położenia na wykresie.

Innym sposobem jest edycja formuły SERIE; a dokładniej rzecz ujmując, jej czwartegoparametru. Więcej informacji na temat składni formuły SERIE zamieszczono w ramce pt.„Składnia formuły SERIE” we wcześniejszej części rozdziału.

W przypadku niektórych wykresów kolejność serii nie ma znaczenia. Ale w przypadkuinnych być może trzeba będzie ją zmienić. Na rysunku 5.10 przedstawiono wykresskumulowany kolumnowy utworzony na podstawie danych z komórek A2:E6. Począwszyod pierwszej serii danych (Region 1), na dole kolumny są zgrupowane. Być może użyt-kownik wolałby, aby kolumny były skumulowane w kolejności zgodnej z układem danych.Aby tak się stało, należy zmienić ich układ.

Rysunek 5.10.Układ kolumnna wykresienie odpowiadaukładowi danych

Na rysunku 5.11 przedstawiono wykres po wprowadzeniu zmian w kolejności rysowaniakolumn.

Na rysunku 5.12 przedstawiono kolejny przykład. Na wykresie kolumnowym 3-W użytotrzech serii danych. Kolumny dla Laptopów i Palmtopów są zasłonięte przez kolumnęz Komputerami. Najlepszym rozwiązaniem byłoby zastosowanie innego typu wykresu, alejeśli nie można go zmienić, wówczas pozostaje edytowanie parametru formuły SERIEodpowiedzialnego za kolejność serii zgodnie z informacjami zamieszczonymi wcześniej.Jednak w tym przypadku można zastosować bardziej bezpośrednie rozwiązanie. Oto, conależy zrobić:



Rysunek 5.11.Po zmianie kolejnościkreślenia skumulowanekolumny odpowiadająswoim układem danym

Rysunek 5.12.Niektóre punkty danychsą zasłonięte

1. Należy wybrać oś głębi (zawierającą nazwy serii) i wcisnąć Ctrl+1; zostaniewówczas wyświetlone okno dialogowe Formatowanie osi.

2. Następnie należy przejść do zakładki Opcje osi.

3. Trzeba zaznaczyć pole wyboru Wartości w kolejności odwrotnej.



Efekt — widoczny na rysunku 5.13 — to dużo bardziej czytelny wykres. Warto zwrócićuwagę na fakt, że odwrócenie kolejności nie spowoduje zmiany układu w formułach SERIE.Formuły SERIE wyglądają tak samo, ale mimo to Excel wyświetli dane na osiach w nowejkolejności. Konsekwentnie jeżeli wykres posiada legendę, układ serii w niej oddany będziewyglądał tak samo.

Rysunek 5.13.Po odwróceniu osi seriiwykres jest bardziejczytelny

Umieszczanie na wykresachzakresów nieprzylegających

W większości przypadków wykresy tworzone są z danych znajdujących się w przyle-gających do siebie komórkach. Ale Excel umożliwia też wykorzystanie danych z zakre-sów nieprzylegających. Na rysunku 5.14 przedstawiono przykład wykresu korzystającegoz nieprzylegających danych. Na wykresie umieszczono dane z pierwszego i ostatniegokwartału. Dane te znajdują się w wierszach 2:4 i 11:13. Warto zauważyć, że etykietykategorii wyświetlają miesiące: styczeń, luty, marzec, październik, listopad i grudzień.

Formuła SERIE dla tych serii danych wygląda następująco:=SERIE(;(Arkusz8!$A$2:$A$4;Arkusz8!$A$11:$A$13);(Arkusz8!$B$2:$B$4;Arkusz8!$B$11:$B$13);1)

Pierwszy argument został pominięty, dlatego Excel zastosował domyślne nazwy serii.Drugi argument określa 6 komórek w kolumnie A jako etykiety kategorii. Trzeci argument



Rysunek 5.14. Na wykresie wykorzystano dane z zakresów nieprzylegających

określa sześć odpowiadających im komórek w kolumnie B; są to wartości danych.Argumenty dla zakresów nieprzylegających umieszczone są w nawiasach i oddzieloneśrednikami.

Kiedy w serii wykorzystuje się zakresy nieprzylegające, Excel nie podświetli ichpo kliknięciu. Dlatego jedynym sposobem modyfikowania serii jest użycie opcjidostępnych w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych lub edytowanie formułySERIE ręcznie.

Serie umieszczone na osobnych arkuszachZwykle dane używane na wykresach znajdują się na pojedynczym arkuszu. Jednak w Excelumożna używać do tworzenia wykresów rozrzuconych po dowolnej liczbie arkuszy, którenie muszą nawet znajdować się w tym samym skoroszycie.

Zwykle dane wybierane do wykresu wybiera się przed jego utworzeniem. Ale jeżeli wykresma używać danych rozrzuconych po różnych arkuszach, wówczas najpierw należy utwo-rzyć pusty wykres, a dopiero później dodać do niego serie danych. Proces dodawaniazostał omówiony wcześniej w części „Dodawanie nowych serii do wykresu”.

Na rysunku 5.15 przedstawiono wykres utworzony z danych umieszczonych w dwóchróżnych arkuszach. Umieszczono na nim każdy z trzech arkuszy, które wykorzystano doutworzenia wykresu.

Formuła SERIE dla takiego wykresu wygląda następująco:=SERIE(Region1!$B$1;Region1!$A$2:$A$7;Region1!$B$2:$B$7;1)=SERIE(Region2!$B$1;Region1!$A$2:$A$7;Region2!$B$2:$B$7;2)

Inną metodą obsługi danych umieszczonych na różnych arkuszach jest utworzenieobszaru, w którym dane byłyby sumowane w pojedynczym arkuszu. Taki obszar powinienzawierać proste formuły odnoszące się do danych w innych arkuszach. Wówczas możnautworzyć wykres, w którym użyte zostaną tak zgromadzone dane.



Rysunek 5.15. Wykres korzystający z danych umieszczonych w różnych arkuszach

Brakujące daneCzasem w danych użytych na wykresie może brakować jednego lub więcej punktówdanych. Excel oferuje następujące sposoby obsługi takich zaginionych danych.

Zignorowanie brakujących danych. Wykres serii będzie zawierał puste miejsca.

Brakującym danym zostanie przypisana wartość 0.

Interpolacja brakujących danych (tylko dla wykresów punktowy i liniowych).

Z nieznanych powodów Excel utrudnia odnalezienie tych opcji. Nie znajdziemy ich naWstążce, nie ma ich także w oknie dialogowym Formatowanie serii danych. Aby je zasto-sować, należy wykonać następujące kroki:

1. Zaznaczyć wykres.


3. W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych kliknąć przycisk Ukryte i pustekomórki. Zostanie wówczas wyświetlone okno widoczne na rysunku 5.16.

4. Wybrać odpowiednią opcję i kliknąć przycisk OK.

Opcja, która zostanie wybrana, będzie zastosowana tylko dla aktywnego wykresu i wszyst-kich serii na nim się znajdujących. Innymi słowy, na jednym wykresie nie można określićróżnych opcji obsługi brakujących danych dla różnych serii. W dodatku nie we wszystkichwykresach można zastosować obsługę brakujących danych.



Rysunek 5.16.W tym oknie(Ustawienia ukrytychi pustych komórek)można określićsposób, w jaki programpotraktuje brakującedane

Na rysunku 5.17 przedstawiono trzy wykresy ilustrujące trzy metody obsługi zaginio-nych danych. Na wykresie przedstawiającym rozkład temperatury powietrza w godzinnychodstępach w danych, których użyto do jego utworzenia, brakuje czterech punktów danych.„Poprawny” sposób obsługi danych zależy głównie od informacji, którą wykres ma prze-kazywać. Na górnym wykresie brak danych jest oczywisty, ponieważ w linii są przerwy.Na środkowym wykresie brakujące dane widoczne są jako wartości zerowe, co jestoczywiście mylące. Na dolnym wykresie brakujące dane są interpolowane. Ze względuna to, że dane są rozmieszczone w czasie, oraz fakt, że ich zmiany są z „natury” płynne,interpolacja wydaje się być właściwym wyborem.

Rysunek 5.17. Te trzy wykresy ilustrują trzy metody prezentowania na wykresie zaginionych danych



Na wykresach liniowych można wymusić na Excelu interpolowanie brakujących wartościpoprzez umieszczenie w pustych komórkach formuły =BRAK. Wartości w tak oznaczonychkomórkach będą interpolowane, niezależnie od opcji wybranej dla całego wykresu w oknieUstawienia ukrytych i pustych komórek. W przypadku innych wykresów formuła =BRAKbędzie interpretowana jako 0.

Serie danych: ukrywanie danychDomyślnie Excel nie używa na wykresach danych znajdujących się w ukrytych wierszachi kolumnach. W razie potrzeby użytkownik może jednak je zastosować, tym bardziej żejest to prosty sposób na kontrolowanie, co pojawia się na wykresie.

Na rysunku 5.18 pokazano wykres liniowy, na którym przedstawiono wielkość sprzedażyz 365 dni; są to dane przechowywane w tabeli utworzonej za pomocą polecenia Wsta-wianie/Tabele/Tabela. Na rysunku 5.19 widoczny jest ten sam wykres po zastosowaniufiltra w tabeli. Filtr ukrywa wszystkie wiersze oprócz zawierających dane z września.

Rysunek 5.18. Wykres liniowy wykorzystujący dane z tabeli

Podczas pracy z tabelami zawierającymi ukryte wiersze mechanizm usuwania takichdanych może działać niezgodnie z intencjami użytkownika. Aby rozwiązać ten problem,należy aktywować wykres, następnie wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowa-nie/Dane/Zaznacz dane, zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła



Rysunek 5.19. Po zastosowaniu filtra w tabeli na wykresie widoczne są tylko dane z września

danych. W oknie tym należy kliknąć przycisk Ukryte i puste komórki, w kolejnym oknie(Ustawienia ukrytych i pustych komórek) należy zaznaczyć pole Pokaż dane w ukrytychwierszach i kolumnach.

Działanie opcji Pokaż dane w ukrytych wierszach i kolumnach jest ograniczone tylkodo aktywnego wykresu. Nie jest to ustawienie globalne, które zostałoby zastosowanedo wszystkich tworzonych wykresów.

Odłączanie serii na wykresie od zakresu danychZwykle Excel używa danych przechowywanych w zakresach. Wykres jest automatycznieaktualizowany, gdy dane zostaną zmienione. W niektórych przypadkach zachodzi koniecz-ność „rozłączenia” wykresu i danych, tak aby wykres był statyczny i nie był aktualizo-wany. Może to być przydatne w przypadku tworzenia różnych scenariuszy i symulacji,kiedy potrzebny jest wykres prezentujący dane podstawowe, tak aby służył za punktodniesienia podczas analizy symulacji. Taki wykres można utworzyć w jeden z następują-cych sposobów:

konwertowanie wykresu w obraz,

zmiana odwołań do zakresu w tablicę.



Konwertowanie wykresu w obraz

Aby zmienić wykres w obraz, należy wykonać następujące czynności:

1. Utworzyć obraz i wprowadzić w nim niezbędne modyfikacje.


3. Wybrać Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+C.

4. Kliknąć dowolną komórkę, tak aby wykres przestał być aktywny.

5. Wybrać Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Jako obraz/Wklej jako obraz.

Uzyskamy wówczas obraz zawierający oryginalny wykres. Taki obiekt można edytowaćjak grafikę, nie jak wykres. Oznacza to, że nie można już zmieniać właściwości takich jak:typ wykresu, etykiety danych i tak dalej.

Mimo że nie można edytować go tak jak wykresu, to można edytować go jako grafikę.Po zaznaczeniu takiego obrazu należy wybrać kartę Narzędzia obrazów/Formatowanie.Na rysunku 5.20 przedstawiono kilka przykładów opcji formatowania wykresów wklejo-nych jako grafika.

Rysunek 5.20. Po zamianie wykresu w obraz możliwy jest szereg zmian formatowania grafiki



Konwertowanie zakresu na tablicę

Innym sposobem na rozłączenie wykresu od serii danych jest taka zmiana formuły SERIE,aby odnosiła się ona do tablicy. Na rysunku 5.21 przedstawiono przykład wykresu koło-wego, w którym nie użyto danych zamieszczonych w arkuszu. Zamiast tego dane są prze-chowywane bezpośrednio w formule SERIE, która ma następującą postać:=SERIE(;{"Praca"\"Sen"\"Jazda samochodem"\"Jedzenie"\"Inne"};{9\7\2,5\3\2,5};1)

Rysunek 5.21. Ten wykres nie jest połączony z zakresem danych

Pierwszy argument, czyli nazwa serii, został pominięty. Drugi element zawiera tablicęskładającą się z pięciu ciągów tekstowych. Każdy z tych ciągów umieszczony jestw cudzysłowach i oddzielony od pozostałych ukośnikiem. Cała tablica umieszczona jestw nawiasach. Dane prezentowane na wykresie przechowywane są w innej tablicy (trzeciargument).

Wykres był najpierw utworzony na podstawie zakresu danych. Następnie formuła SERIEzostała „odłączona” od zakresu, a oryginalne dane usunięto. W efekcie uzyskano wykres,który nie jest powiązany z danymi przechowywanymi w zakresach.

Oto procedura zamiany w formule SERIE odwołania do zakresu na tablicę:

1. Utworzyć standardowy wykres.

2. Kliknąć serię na wykresie.

Formuła SERIE zostanie wyświetlona w pasku formuły.


4. Wcisnąć klawisz F9.



5. Następnie wcisnąć Enter, wówczas odwołania do zakresów zostaną zmienionew tablicę.

Powtórzyć powyższą procedurę dla każdej serii na wykresie. Ta metoda odłączania seriiod wykresu, w przeciwieństwie do tworzenia obrazu, nie zamyka możliwości edycjiwykresu i jego formatowania. Warto zapamiętać, że również pojedynczy argument możnazamienić w tablicę. Wystarczy podświetlić argument formuły SERIE i wcisnąć klawisz F9.

Długość formuły SERIE jest ograniczona do 1024 znaków, dlatego też technika ta niesprawdzi się w przypadku serii zawierających duże ilości wartości czy etykiet kategorii.

Praca z wieloma osiamiOsie na wykresie to elementy zawierające informacje o kategoriach lub wartościach serii.Na wykresie można użyć od zera do czterech osi i — jeśli zajdzie taka potrzeba — każdaz nich lub wszystkie mogą być ukryte.

Wykres kołowy i pierścieniowy nie posiadają osi. Popularne typy wykresów (takie jakliniowy czy kolumnowy) korzystają z pojedynczej osi kategorii i pojedynczej osi wartości.Jeżeli na wykresie, który nie jest trójwymiarowy, umieszczono co najmniej dwie serie,wówczas można utworzyć dodatkową, pomocniczą oś wartości. Każda seria jest skojarzonaz podstawową lub pomocniczą osią wartości. Po co używać dwóch osi? Są one zwykleprzydatne wówczas, gdy skala danych w seriach na wykresie jest mocno zróżnicowana.

Tworzenie pomocniczej osi wartości

Na rysunku 5.22 przedstawiono wykres liniowy z dwiema seriami danych: Przychodemi Dochodem W porównaniu do Przychodu wartości w danych o Dochodzie są tak niskie,że nie widać ich na wykresie. Dlatego ten wykres to dobry kandydat do wprowadzeniapomocniczej osi wartości.

Aby dodać pomocniczą oś wartości, należy kolejno:

1. Zaznaczyć na wykresie serię Dochód.

2. Użyć kombinacji klawiszy Ctrl+1; zostanie wówczas wyświetlone oknoFormatowanie serii danych.

3. W tym oknie przejść do zakładki Opcje serii.

4. W polu Kreśl serię na wybrać opcję Oś pomocnicza.

Nowa oś wartości zostanie wstawiona z prawej strony wykresu; będą na niej użyte war-tości z serii Dochód. Na rysunku 5.23 przedstawiono wykres z dwiema osiami. Do wykresudodano też tytuł (za pomocą polecenia Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Tytuł wykresu),dzięki czemu łatwo zidentyfikować, która oś odpowiada której serii.



Rysunek 5.22. Wartości w serii danych Dochód są tak niskie, że nie widać ich na wykresie

Rysunek 5.23. Wykorzystanie pomocniczej osi wartości dla serii Dochód

Tworzenie wykresu z czterema osiami

W bardzo niewielu przypadkach potrzebne są wykresy zawierające cztery osie. Przy-czyną jest oczywiście to, że taki wykres jest bardzo trudny w interpretacji. Wyjątkiemjest wykres punktowy. Na rysunku 5.24 przedstawiono wykres punktowy zawierający dwieserie różniące się między sobą zakresem użytych wartości w obu wymiarach. Jeżeli celemwykresu miało być porównanie obu linii, to nie spełnił on oczekiwań, ponieważ jegowiększą część wypełnia pusta przestrzeń. Rozwiązać ten problem może zastosowanieczterech osi.



Rysunek 5.24. Dwie serie danych wyraźnie różniące się zakresem wartości

Aby dodać dwie pomocnicze osi wartości do wykresu, należy kolejno:

1. Zaznaczyć serię Grupa B.

2. Użyć kombinacji klawiszy Ctrl+1; zostanie wówczas wyświetlone oknoFormatowanie serii danych.

3. W tym oknie przejść do zakładki Opcje serii.

4. W polu Kreśl serię na wybrać opcję Oś pomocnicza.

W tym momencie każda z serii posiada własną oś wartości y (jedna znajduje siępo prawej, druga po lewej stronie), współdzielą natomiast oś wartości x.

5. Wybrać Narzędzia wykresów/Układ/Osie/Pomocnicza oś pozioma/Pokaż ośdomyślną.

To polecenie będzie dostępne tylko wówczas, jeżeli przypisano serię do drugiej osi.

Na rysunku 5.25 przedstawiono rezultat tego działania. Seria Grupa B wykorzystuje lewąi dolną oś; seria Grupa A korzysta natomiast z prawej i górnej osi. Na wykresie znajdująsię również cztery tytuły osi, dzięki czemu łatwo można zorientować się, czego dotyczydana oś. W razie potrzeby skale widoczne na każdej osi można z osobna dostosować.



Rysunek 5.25. Wykres z czterema osiami wartości


Rozdział 6.Formatowaniei dostosowywanie wykresów

W rozdziale:

Podstawowe informacje o formatowaniu

Formatowanie wypełnień i krawędzi

Formatowanie tła elementów wykresu

Edycja tytułów wykresów

Edycja legend, etykiet danych, linii siatki i tabel z danymi

Osie wykresów

Formatowanie wykresów trójwymiarowych

Kiedy tworzymy wykres na własny użytek, poświęcanie czasu na jego formatowaniei dostosowywanie może nie być warte włożonego wysiłku. Ale jeżeli celem jest stworze-nie wykresu tak efektownego, jak to tylko możliwe, lub przeznaczonego do prezentacji,wówczas trzeba wykorzystać wszystkie dodatkowe możliwości formatowania i dostoso-wywania dostępne w Excelu.

W tym rozdziale omówiono tajniki dotyczące właśnie tego zagadnienia. W obliczu ogrom-nej liczby dostępnych funkcji łatwo ulec wrażeniu przytłoczenia. Ale im dłużej pracujesię z wykresami, tym techniki te stają się prostsze w stosowaniu. Metodą, którą zdecy-dowanie można polecić, jest metoda prób i błędów; nawet zaawansowani użytkownicyExcela często właśnie w ten sposób szukają najlepszych sposobów na poprawienie swoichwykresów.

Podstawowe informacje o formatowaniuDostosowywanie wykresów obejmuje zmianę wyglądu zamieszczonych w nich elemen-tów, a także ich dodawanie i usuwanie. Te zmiany mogą być czysto kosmetyczne (naprzykład zmiana kolorów czy grubości linii) albo całkiem istotne (na przykład zmianaskali na osiach).



Przed dostosowaniem wykresu trzeba go aktywować. Aby aktywować wykres osadzony,wystarczy kliknąć w dowolnym jego obszarze. Aby dezaktywować wykres osadzony,należy kliknąć w dowolnym miejscu na arkuszu lub wcisnąć przycisk Esc (raz lub dwarazy — zależnie od tego, który element wykresu jest aktualnie zaznaczony). Aby aktywo-wać wykres utworzony na osobnym arkuszu, wystarczy kliknąć ten arkusz.

Jeżeli podczas aktywowania wykresu osadzonego wciśnięty będzie klawisz Ctrl, wówczaswykres zostanie zaznaczony jako obiekt. W rzeczywistości w ten sposób można zaznaczyćkilka wykresów. Kiedy zaznaczona jest grupa wykresów, wówczas można jednocześniezmieniać ich rozmiary lub przenosić. Dodatkowo można użyć narzędzia dostępnegona karcie Narzędzia do rysowania/Rozmieszczanie/Grupuj. Wybrane wykresy możnarozmieścić pionowo lub poziomo.

Wybieranie elementów wykresu

Modyfikowanie wykresu jest czynnością podobną do wszystkich innych wykonywa-nych w Excelu: najpierw trzeba wybrać i zaznaczyć element (w tym przypadku elementwykresu), a następnie użyć polecenia, które ten element przekształci.

Można zaznaczyć tylko jeden element wykresu naraz. Jeżeli na przykład chcemy zmienićczcionkę dla etykiet dwóch osi, wówczas każdą z etykiet trzeba formatować osobno. Jedy-nym wyjątkiem od tej reguły pojedynczego zaznaczenia są elementy składające sięz wielu części, jak na przykład linie siatki. Zaznaczenie jednej linii spowoduje wybraniewszystkich.

W Excelu poszczególne elementy wykresu można wybierać na trzy sposoby:

za pomocą myszy,

za pomocą klawiatury,

za pomocą kontrolki Elementy wykresu.

Wszystkie wymienione metody opisano szczegółowo poniżej.

Wybór za pomocą myszy

Aby zaznaczyć element wykresu za pomocą myszy, wystarczy go kliknąć.

Aby się upewnić, że wybrano właściwy element, można sprawdzić jego nazwę w kontrolceElementy wykresu. Kontrolka ta jest dostępna w dwóch grupach na Wstążce: Narzędziawykresów/Układ/Bieżące zaznaczenie oraz Narzędzia wykresów/Formatowanie/Bieżącezaznaczenie. Kontrolka Elementy wykresu wyświetla nazwy zaznaczonych części, za jejpomocą można też wybierać poszczególne elementy. Dodatkowe informacje na tentemat zamieszczono w akapicie „Wybieranie za pomocą kontrolki Elementy wykresu”w dalszej części.

Po ustawieniu kursora nad wybranym elementem zostanie wyświetlona mała „wskazówkawykresu” z nazwą elementu znajdującego się pod wskaźnikiem. Gdy kursor będzieznajdował się nad punktem danych, będą wyświetlane też informacje o serii, kategoriii wartości danego punktu. Jeżeli te podpowiedzi staną się irytujące, zawsze można je


Rozdział 6. Formatowanie i dostosowywanie wykresów 153

wyłączyć, korzystając z zakładki Zaawansowane w oknie dialogowym Opcje programuExcel. W części poświęconej wykresom znajdują się dwa pola wyboru: Pokaż nazwy ele-mentów wykresu przy aktywowaniu i Pokaż wartości punktów danych przy aktywowaniu.

Niektóre elementy wykresu (takie jak serie, legenda i etykiety danych) składają sięz wielu części. I tak w skład serii wchodzą pojedyncze punkty danych. Aby wybrać poje-dynczy punkt danych, trzeba kliknąć dwa razy; pierwszy raz, aby zaznaczyć serię, drugi,aby zaznaczyć konkretny element serii (kolumnę czy znacznik na linii). Zaznaczeniepojedynczych elementów umożliwia sformatowanie konkretnego punktu danych w serii.To może być przydatne rozwiązanie, kiedy chcemy wyróżnić pojedynczy znacznik spośródinnych.

Dość powszechnym problemem jest zaznaczenie za pomocą myszy dokładnie tegoelementu, który chcemy. Czasem trzeba nawet podjąć kilka prób, nim uda się zaznaczyćdokładnie to, o co chodzi. A w niektórych przypadkach jest to wręcz niemożliwe.Na szczęście, program umożliwia również wybór elementów na inne sposoby i warto sięz nimi zapoznać.

Wybór za pomocą klawiatury

Kiedy wykres jest aktywny, można użyć klawiszy ze strzałkami (w górę i w dół) doprzełączania się między elementami wykresu. Do bieżącego śledzenia, który element jestaktualnie zaznaczony, należy wykorzystać kontrolkę Elementy wykresu.

Kiedy zaznaczona jest seria danych, za pomocą klawiszy ze strzałkami (w prawo i w lewo)można przełączać się pomiędzy pojedynczymi punktami danych w serii. Podobnie jestw przypadku etykiet danych; można je wybierać za pomocą klawiszy ze strzałkami(w prawo i w lewo). Po zaznaczeniu legendy wykresu można przełączać się pomiędzyposzczególnymi jej składnikami za pomocą tych samych klawiszy ze strzałkami.

Wybieranie za pomocą kontrolki Elementy wykresu

Jak wspomniano wcześniej, kontrolka Elementy wykresu wyświetla nazwy zaznaczonychczęści wykresu. Zawiera ona listę rozwijaną wszystkich elementów wykresu (łączniez kształtami i polami tekstowymi), dzięki czemu można łatwo aktywować wybraną część.

Chociaż kontrolka ta jest dostępna w dwóch grupach na Wstążce (Narzędzia wykresów/Układ/Bieżące zaznaczenie oraz Narzędzia wykresów/Formatowanie/Bieżące zaznaczenie),to może się okazać, że będzie potrzebna również podczas korzystania z karty Narzędziawykresów/Projektowanie. W takim przypadku rozwiązaniem jest umieszczenie jejna pasku Szybki dostęp, dzięki czemu będzie zawsze widoczna. Wystarczy kliknąćprawym klawiszem myszy strzałkę po lewej stronie kontrolki i z menu podręcznegowybrać opcję Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp.

Kontrolka Elementy wykresu to lista rozwijana, z której można wybrać część wykresu,którą chcemy aktywować (rysunek 6.1). Na liście znajdują się tylko elementy górnejwarstwy wykresu. Aby na przykład wybrać pojedynczy punkt danych z serii, należy jązaznaczyć, a następnie użyć jednej z pozostałych technik do wskazania konkretnegopunktu danych.



Rysunek 6.1. Za pomocą kontrolki Elementy wykresu można wybrać i zaznaczyć części wykresu

Kiedy zaznaczony jest pojedynczy punkt danych, kontrolka Elementy wykresu wyświetlinazwę części, nawet jeżeli nie można jej wybrać bezpośrednio z listy rozwijanej.

Najczęściej używane elementy wykresu

W tabeli 6.1 zamieszczono listę elementów wykresu, na które można się natknąć. Ele-menty, które można znaleźć na wykresach, zależą od typu wykresu, a także wszelkichjego modyfikacji wprowadzonych przez użytkownika.

Tabela 6.1. Elementy wykresu

Element Opis

Oś kategorii Oś prezentująca kategorie wykresu.

Tytuł osi kategorii Tytuł nadawany osi zawierającej kategorie.

Obszar wykresu Tło wykresu.

Tytuł wykresu Tytuł całego wykresu.



Tabela 6.1. Elementy wykresu — ciąg dalszy

Element Opis

Etykieta danych Nazwa pojedynczego punktu danych w serii Nazwa jest poprzedzonanazwą serii i punktu. Przykładowe etykiety danych: Seria1, Punkt1.

Etykiety danych Etykieta danych dla serii Nazwa jest poprzedzona nazwą serii. Przykładowaetykieta danych: Seria1.

Tabela danych Tabela danych wykresu.

Etykieta jednostek Etykieta wyświetlająca jednostki użyte na osi.

Słupki wzrost-spadek Pionowe słupki na wykresach liniowych i giełdowych.

Linie rzutu Linie biegnące od punktu danych do dolnej osi (tylko dla wykresówliniowych i warstwowych).

Słupki błędów Słupki błędów dla serii Nazwa są poprzedzone nazwą serii. Przykład:Seria1 Słupki błędów.

Podłoże wykresu Podłoże trójwymiarowych wykresów.

Linie siatki Wykres może mieć główne i pomocnicze linie siatki. Nazwa elementuzależy od użytej osi oraz typu linii siatki. Na przykład: Oś pozioma— główne linie siatki.

Linie maks.-min. Pionowe linie na wykresach liniowych i giełdowych.

Legenda Legenda dla całego wykresu.

Wpis legendy Pojedynczy tekst umieszczony w legendzie.

Obszar kreślenia Obszar kreślenia wykresu; aktualny wykres bez legendy.

Punkt danych Punkt w serii danych. Nazwa jest poprzedzona nazwą serii. Przykład:Seria1, Punkt2.

Pomocnicza oś kategorii Druga oś prezentująca kategorie na wykresie.

Tytuł pomocniczej osi kategorii Tytuł nadawany drugiej osi zawierającej kategorie.

Pomocnicza oś wartości Druga oś prezentująca wartości na wykresie.

Tytuł pomocniczej osi wartości Tytuł nadawany drugiej osi zawierającej wartości.

Serie Serie danych.

Serie osi Oś prezentująca serie wykresu (tylko dla wykresów trójwymiarowych).

Linie serii Linie łączące serie na wykresach skumulowanych kolumnowychi skumulowanych słupkowych.

Linia trendu Linia trendu dla serii danych.

Równanie linii trendu Równanie dla linii trendu.

Oś wartości Oś prezentująca wartości na wykresie. Dodatkowo może pojawić siępomocnicza oś wartości.

Tytuł osi wartości Tytuł nadawany osi zawierającej wartości.

Ściana wykresu Ściany w wykresach trójwymiarowych (za wyjątkiem wykresu kołowego).



Wybór metody formatowania

Po wybraniu części wykresu użytkownik ma wybór, który z elementów wykorzysta doformatowania:

Wstążkę,

minipasek narzędzi,

okno dialogowe Formatowanie….

Formatowanie przy użyciu Wstążki

Kontrolki dostępne na karcie Narzędzia wykresów/Formatowanie mogą zostać użyte dozmiany wyglądu wybranych elementów wykresu. I tak, gdyby użytkownik chciał zmienićkolor serii w wykresie kolumnowym, wówczas jedną z metod jest wykorzystanie prede-finiowanych stylów zgromadzonych w grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Stylekształtów.

Aby mieć nieco większą kontrolę nad formatowaniem, należy:

1. Kliknąć serię, aby ją zaznaczyć.

2. Wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Wypełnienie kształtui wybrać odpowiedni kolor.

3. Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Konturykształtu i wybrać kolor dla konturów kolumny.

Można też zmienić szerokość konturu oraz rodzaj linii (lub w ogóle z niejzrezygnować).

4. Wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Efekty kształtów i dodaćjeden lub więcej efektów do serii.

Warto zwrócić uwagę, że kontrolki Wypełnienie kształtu, Kontury kształtu i Efekty kształ-tów można użyć dla niemal każdego elementu wykresu.

Oto jedna z metod na zmianę formatowania tytułu wykresu tak, aby biały tekst byłumieszczony na czarnym tle:

1. Najpierw należy kliknąć tytuł wykresu, aby go zaznaczyć.

2. Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Wypełnieniekształtu i wybrać kolor czarny.

3. Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style WordArt/Wypełnienietekstu i wybrać kolor biały.

Warto zauważyć, że niektóre z kontrolek znajdujących się w grupach Narzędzia główne/Czcionka i Narzędzia główne/Wyrównanie są również aktywne. Oto inny sposób na umiesz-czenie białego tekstu tytułu wykresu na czarnym tle:



1. Najpierw należy kliknąć tytuł wykresu, aby go zaznaczyć.

2. Następnie wybrać Narzędzia główne/Czcionka/Kolor wypełnienia i wybrać kolorczarny.

3. Następnie wybrać Narzędzia główne/Czcionka/Kolor czcionki i wybrać kolor biały.

Polecenia dostępne na wstążce nie zawierają wszystkich opcji formatowania elementówwykresu. Można tam znaleźć tylko niewielką ich część. Aby mieć pełną kontrolę, najlepiejużywać okna dialogowego Formatowanie….

Formatowanie przy użyciu minipaska narzędzi

Po kliknięciu prawym klawiszem elementu wykresu Excel wyświetli menu podręczne,nad którym umieszczony będzie minipasek narzędzi. Na rysunku 6.2 widoczny jest mini-pasek narzędzi po kliknięciu prawym klawiszem myszy w tytuł wykresu. Za jego pomocąmożna wprowadzić zmiany w formatowaniu zaznaczonego elementu. Minipasek będziedziałał również wtedy, gdy wybierzemy jeden znak z elementu wykresu. Oczywiściew takim przypadku formatowanie zostanie zastosowane tylko do tego konkretnego znaku.

Rysunek 6.2. Do formatowania elementów wykresu można użyć minipaska narzędzi

W Excelu 2007 minipasek jest wyświetlany tylko po kliknięciu elementu zawierającegotekst. W Excelu 2010 minipasek jest wyświetlany po kliknięciu prawym klawiszemmyszy dowolnego elementu. Dodatkowo w Excelu 2010 minipasek narzędzi zawierakontrolkę Elementy wykresu.

Po zaznaczeniu elementu zawierającego tekst można też skorzystać z kilku powszechnieznanych i wykorzystywanych skrótów klawiszowych służących do formatowania, takichjak: Ctrl+B (pogrubienie), Ctrl+I (kursywa), Ctrl+U (podkreślenie).



Użycie okna dialogowego Formatowanie

Aby mieć pełną kontrolę nad formatowaniem elementów tekstowych, należy skorzystaćz okna dialogowego Formatowanie…. Zawartość tego okna zależy od aktualnie zaznaczo-nego elementu wykresu, a samo okno posiada kilka zakładek.

Otworzyć to okno można na kilka sposobów:

zaznaczając element wykresu i wciskając kombinację klawiszy Ctrl+1;

klikając prawym klawiszem myszy wybrany element i wybierając z menupodręcznego Formatowanie…, gdzie wielokropek zastąpiony jest nazwązaznaczonego elementu.

Dodatkowo część kontrolek umieszczonych na Wstążce zawiera menu, w którym znaleźćmożna polecenie Formatowanie… otwierające omawiane okno dialogowe. I tak kiedywybierzemy Narzędzia wykresów/Formatowanie/Kontury kształtu/Grubość, jedną dostęp-nych opcji jest Więcej linii. Po jej kliknięciu program wyświetli okno dialogowe For-matowanie… z aktywną zakładką Style krawędzi. Dostępne są w niej opcje formatowania,których nie znajdziemy na Wstążce.

Na rysunku 6.3 przedstawiono przykładowe okno dialogowe Formatowanie…. W tymprzypadku wyświetlone są w nim opcje dotyczące formatowania legendy wykresu. Jakwspomniano, każdy z elementów wykresu ma własne ustawienia okna dialogowego For-matowanie…, widoczne tylko po jego zaznaczeniu.

Rysunek 6.3.Każdy z elementówwykresu ma własneustawienia oknadialogowegoFormatowanie…;widoczne oknoumożliwiaformatowanie legendywykresu



Okno dialogowe Formatowanie jest wyświetlane zawsze na wierzchu. Oznacza to,że można je mieć otwarte podczas pracy na wykresem. Nie trzeba go zamykać, abysprawdzić, jak wyglądają wprowadzone zmiany. Jednakże w niektórych przypadkachtrzeba aktywować inną kontrolkę w oknie, aby zobaczyć efekt działania. Zwykle wystarczaużycie klawisza Tab i przejście do następnej kontrolki, aby wymusić na programiezastosowanie wprowadzonych zmian.

Dostosowywanie wypełnień i krawędzi:zasady ogólne

W oknie Formatowanie często można natknąć się na zakładkę o nazwie Wypełnienie;dotyczy to zresztą również formatowania krawędzi. Zakładki te używane są do formato-wania wewnętrznej części oraz krawędzi wybranego elementu.

Zakładka Wypełnienie

Na rysunku 6.4 przedstawiono zakładkę Wypełnienie w oknie Formatowanie obszaruwykresu przy zaznaczonej opcji Wypełnienie pełne. Układ kontrolek w zakładce zależy odwybranej opcji.

Rysunek 6.4.Zakładka Wypełnieniew oknie Formatowanieobszaru wykresu

Choć zawartość omawianej zakładki jest podobna dla większości elementów, to jednak nieidentyczna. Zależenie od wybranego elementu okno dialogowe może udostępniać dodat-kowe opcje dostosowane do edytowanego fragmentu wykresu.



Nie wszystkie elementy wykresu można wypełnić. I tak okno Formatowanie głównych liniisiatki nie udostępnia opcji wypełniania, ponieważ nie miałoby to sensu. Ale oczywiściemożna zmienić formatowanie linii, korzystając z dostępnych w oknie zakładek.

Oto lista głównych opcji zakładki Wypełnienie:

Brak wypełnienia: element wykresu będzie przezroczysty.

Wypełnienie pełne: wyświetlona jest kontrolka do wyboru pojedynczego koloru.Można również określić stopień przezroczystości koloru.

Wypełnienie gradientowe: wyświetlonych jest kilka dodatkowych kontrolekumożliwiających wybranie jednego z dostępnych gradientów bądź utworzeniewłasnego. Gradienty mogą składać się z od dwóch do dziesięciu kolorówwymieszanych ze sobą na różne sposoby. Uzyskujemy w ten sposób milionyróżnorodnych kombinacji.

Wypełnienie obrazem lub teksturą: umożliwia wybór jednej z 24 dołączonychtekstur, a także wybór pliku graficznego lub obiektu clipart jako wypełnienia.Ta funkcja jest przydatna do wprowadzania efektów specjalnych w seriach danych.Więcej informacji na ten temat można znaleźć w akapicie „Formatowanie serii”w dalszej części rozdziału.

Wypełnienie deseniem: umożliwia użycie dwukolorowego deseniu. Opcja tanie jest dostępna w Excelu 2007.

Automatycznie: ustawia domyślne wypełnienie kolorem. Wszystkie elementywykresu tworzone są właśnie z takim ustawieniem.

Jako generalną zasadę można przyjąć oszczędne gospodarowanie opisanymi opcjami. Zbytintensywne wykorzystanie wypełnienia osłabi informacje płynące z danych i utrudniodczytanie całego wykresu. Na rysunku 6.5 przedstawiono bardzo brzydki wykres, w któ-rym zastosowano wiele różnorodnych typów wypełnienia. W kolumnach serii zastoso-wano cliparty w postaci małpek. W obszarze kreślenia zastosowano teksturę, a w obszarzewykresu wypełnienie gradientowe, z kolei dla etykiet użyto czarnego wypełnienia.

Formatowanie krawędzi

Krawędź to linia dookoła obiektu. W Excelu dostępne są cztery podstawowe typy for-matowania krawędzi:

Brak linii: wokół elementu nie ma linii.

Linia ciągła: element jest otoczony ciągłą linią. Można określić jej kolor, stopieńprzezroczystości i szereg innych ustawień.

Linia gradientowa: element wykresu otoczony jest linią zawierającą gradient.

Automatycznie: domyślne ustawienie. Excel automatycznie wybiera ustawieniadotyczące krawędzi.

Na rysunku 6.6 przedstawiono zakładkę Style krawędzi w oknie Formatowanie obszaruwykresu. Podczas przeglądania jej zawartości szybko okaże się, że krawędzie można



Rysunek 6.5.Użycie zbyt wielu typówwypełnienia możeprowadzić do powstanianieestetycznychi trudnych do odczytaniawykresów

Rysunek 6.6.Niektóre z ustawieńdostępnych dla krawędzielementów wykresu

formatować na mnóstwo różnorodnych sposobów. Warto jednak pamiętać, że niedostępneopcje zależą od danego elementu. I tak opcje Ustawienia strzałek będą niedostępne wów-czas, gdy zaznaczono część wykresu niewyświetlającą strzałek.



Formatowanie podłoża wykresówKażdy wykres składa się z dwóch kluczowych elementów rzutujących na jego wygląd:

Obszaru wykresu, czyli tła dla elementów wykresu.

Obszaru kreślenia, czyli obszaru znajdującego się wewnątrz obszaru wykresu,na którym umieszczony jest właściwy wykres.

Domyślny kolor obszarów wykresu i kreślenia zależy od wyboru dokonanego w grupieNarzędzia wykresów/Projektowanie/Style wykresu.

Edycja obszaru wykresu

Obszar wykresu to obiekt zawierający wszystkie pozostałe elementy wykresu. Można gookreślić jako główne tło. Obszar wykresu ma zawsze taki sam rozmiar jak obiekt wykres(kontener wykresu).

Po zaznaczeniu obszaru wykresu można dostosować czcionki wszystkich elementówwykresu zawierających tekst. Jeżeli więc zajdzie potrzeba ustawienia wielkości czcionkina całym wykresie na 12 punktów, wówczas należy zaznaczyć obszar wykresu i wprowadzićodpowiednie formatowanie.

W niektórych przypadkach trzeba ustawić obszar wykresu jako przezroczysty, tak abywidoczna była część arkusza znajdująca się bezpośrednio pod nim. Na rysunku 6.7przedstawiono wykres kolumnowy z przezroczystym obszarem arkusza. Można to osiągnąć,ustawiając opcję Wypełnienie na Brak wypełnienia lub opcję Wypełnienie pełne na Prze-zroczystość 100%.

Rysunek 6.7.Obszar wykresujest przezroczysty,ale obszar kreśleniajest wypełnionykolorem

Edycja obszaru kreślenia

Obszar kreślenia to ta część wykresu, na której umieszczony jest właściwy wykres. Obszarkreślenia zawiera wszystkie elementy wykresu za wyjątkiem tytułu i legendy.



Choć obszar kreślenia obejmuje elementy takie jak osie i ich tytuły, to podczas edycjiwypełnienia tego obszaru te „zewnętrzne” części nie ulegną zmianie.

Po ustawieniu opcji Wypełnienie na Brak wypełnienia obszar kreślenia będzieprzezroczysty. Dlatego kolory i desenie zastosowane w obszarze wykresu będą przezniego widoczne. Można też ustawić Wypełnienie pełne obszaru kreślenia, a następnietak dopasować opcję Przezroczystość, aby obszar wykresu był częściowo widoczny.

W niektórych przypadkach do obszaru kreślenia trzeba wstawić obraz. Aby to zrobić,należy przejść do zakładki Wypełnienie w oknie dialogowym Formatowanie obszarukreślenia i wybrać Wypełnienie obrazem lub teksturą. Obraz może być zamieszczonyw osobnym pliku lub być pobrany z galerii clipartów. Na rysunku 6.8 przedstawionowykres kolumnowy, w którym wykorzystano grafikę w obszarze kreślenia. Dodatkowokolumny serii są częściowo przezroczyste.

Rysunek 6.8.W obszarze kreśleniaużyto pliku graficznego

Aby zmienić położenie obszaru kreślenia wewnątrz obszaru wykresu, należy go kliknąć,a następnie przeciągnąć za krawędź w nowe położenie. W celu zmiany jego rozmiarunależy przeciągnąć jeden z narożników z „uchwytami”. Można też tak powiększyć obszarkreślenia, aby w całości wypełniał obszar wykresu.

Poszczególne typy wykresów różnią się efektem zmian wprowadzanych w wymiarachobszaru kreślenia. Nie można na przykład zmienić wymiarów względnych obszaru kre-ślenia dla wykresów kołowych czy radarowych (będzie to zawsze kwadrat). Ale w przy-padku pozostałych typów możliwa jest zmiana proporcji poprzez zmianę wysokości lubszerokości.




Utworzyliśmy zabójczo wyglądający wykres i poświęciliśmy godziny, aby go odpowiednio sforma-tować. Teraz trzeba utworzyć kolejny wykres — wyglądający dokładnie tak samo. Jakie mamy moż-liwości? Otóż jest ich kilka:

Skopiować formatowanie. Należy utworzyć wykres ze standardowym formatowaniem, następniezaznaczyć pierwszy wykres i wcisnąć Ctrl+C. Teraz trzeba zaznaczyć nowy wykres i wybraćkolejno Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Wklej specjalnie. W oknie dialogowym Wklejaniespecjalne należy wybrać opcję Formaty.

Skopiować wykres i zmienić źródła danych. Należy zaznaczyć pierwszy wykres i wcisnąć Ctrl+C.Następnie aktywować dowolną komórkę i wcisnąć Ctrl+C. W ten sposób zostanie utworzonadokładna kopia wykresu. Aktywować serię w nowym wykresie i przeciągnąć obramowanie nanowy zakres i powtórzyć tę operację dla wszystkich pozostałych zakresów. Można też wybraćze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczaswyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych.

Utworzyć szablon wykresu. Zaznaczyć wykres i wybrać ze Wstążki kolejno Narzędzia wykresów/Projektowanie/Typ/Zapisz jako szablon. W oknie dialogowym Zapisywanie szablonu wykresuwprowadzić opisową nazwę. Podczas tworzenia nowego wykresu wystarczy wybrać Wstawianie/Wykresy/Wszystkie typy wykresów i przejść do zakładki Szablony. Tam wybrać utworzonyprzed momentem szablon.

Rozmiar obszaru kreślenia może też zmienić się automatycznie podczas edycji innychelementów wykresu. Po dodaniu na przykład legendy czy tytułu wykresu obszar może uleczmniejszeniu, tak aby zmieścić nowe elementy.

Przed dodaniem do obszaru kreślenia obrazków zawsze należy pamiętać o przeznaczeniui użyteczności wykresu. Grafiki mogą być właściwe na wykresach używanych w marketinguczy sprzedaży, gdzie wizualna atrakcyjność komponentów może pomóc przyciągnąćuwagę. Jednak w środowisku analitycznym, gdzie podstawowym produktem wykresumają być informacje, nie ma potrzeby upiększania ich zbytecznymi ilustracjami.

Formatowanie seriiKilka prostych zmian w formatowaniu serii danych może przynieść ogromne zmianyw czytelności całego wykresu. Podczas tworzenia wykresu Excel stosuje standardowekolory i style znaczników dla serii. W wielu przypadkach użytkownicy modyfikują tekolory czy style znaczników dla większej przejrzystości. Czasami są jednak potrzebnegruntowne zmiany, tak aby uzyskać wyraźniejszy efekt.

Można zmienić formatowanie całej serii lub tylko pojedynczego punktu danych; na przy-kład można zmienić kolor kolumny tak, aby bardziej przyciągał uwagę.

Plik z omawianymi tutaj przykładami (serie.xlsx) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.




Podstawowe formatowanie serii

Podstawowe formatowanie serii jest całkiem łatwe: wystarczy wybrać serię danych nawykresie i użyć narzędzi dostępnych w grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Stylekształtów. Pełną kontrolę nad formatowaniem uzyskamy, wciskając klawisze Ctrl+1i korzystając z opcji dostępnych w oknie dialogowym Formatowanie serii danych.

Formatowanie serii za pomocą obrazków i grafiki

Obrazki można dodać do kilku elementów wykresu, włączając w to znaczniki danychna wykresach liniowych i wypełnienie serii dla wykresów kolumnowych, słupkowych,powierzchniowych, bąbelkowych i radarowych. Na rysunku 6.9 przedstawiono wykreskolumnowy, w którym wykorzystano obrazek z samochodem. Grafika została dodana zapomocą opcji Wypełnienie w oknie dialogowym Formatowanie serii danych (należy wybraćopcję Wypełnienie obrazem lub teksturą, a następnie kliknąć przycisk Obiekt clipart i wybraćilustrację). Dodatkowo obraz wyskalowano tak, aby odpowiadał 20 jednostkom na osi.

Rysunek 6.9.W tym wykresiekolumnowymużyto clipartu

Na rysunku 6.10 przedstawiono kolejny przykład. Znaczniki danych na wykresie liniowymto kształty, które zostały wstawione do arkusza, a następnie skopiowane do schowka.Należy zaznaczyć linię serii, a następnie wkleić kształt, wciskając klawisze Ctrl+V.

Można skorzystać też z opcji Wypełnienie obrazem lub teksturą znajdującej się w zakładceWypełnienie znacznika w oknie dialogowym Formatowanie serii danych. Ale rezultatbędzie całkiem inny. Po użyciu przycisku Schowek do wklejenia skopiowanego kształtuwypełni on istniejący znacznik (nie zastąpi go). Zapewne konieczne będzie zwiększenierozmiaru znacznika, a także ukrycie jego krawędzi.



Rysunek 6.10.Znaczniki danychto kształty, którezostały skopiowanedo schowka

Ponownie przypominamy, że to cel i użyteczność wykresu powinny decydować o tym,czy właściwym jest wstawianie do niego grafiki. Na przykład umieszczenie grafiki naprezentacjach sprzedażowych może przynieść efekty w postaci przyciągnięcia uwagikupujących. Ale już w salach konferencyjnych, gdzie królują liczby, będzie ona zupełnienie na miejscu. Warto wziąć to pod uwagę i wybrać odpowiedni strój na daną okazję.Nikt przecież nie chciałby wygłaszać poważnego przemówienia, występując w strojurzymskiego wodza. Jak skupić uwagę odbiorców na punktach danych, gdy większośćz nich będzie zadawała sobie pytanie: „Ale co z tym wspólnego ma Tyberiusz?”.

Opcje dodatkowe

Serie wykresu oferują wiele dodatkowych opcji. Są one umieszczone w zakładce Opcjeserii okna dialogowego Formatowanie serii danych. Jak zwykle zestaw opcji zależy odtypu edytowanego wykresu. W większości przypadków działanie opcji można wywnio-skować z ich nazw. Ale jeżeli nie mamy pewności, do czego może dana funkcja służyć,najlepiej ją wypróbować. Jeżeli rezultat nie będzie zadowalający, można zmienić ustawie-nia, przywracając je do oryginalnego kształtu, lub cofnąć wprowadzone zmiany, wciska-jąc klawisze Ctrl+Z.

Na rysunku 6.11 przedstawiono przykład zmodyfikowanych ustawień serii. Na wykresiepo lewej zastosowano domyślne ustawienia (Nakładanie serii 0% i Szerokość przerwy150%). Na wykresie po prawej zastosowano ustawienia: Nakładanie serii 50% i Szerokośćprzerwy 28%.

Edycja tytułów wykresówWykres może mieć pięć różnych tytułów:

tytuł wykresu,

tytuł osi kategorii,



Słów kilka o zabawnych efektach

W Excelu 2007 wprowadzono kilka nowych opcji formatowania znanych jako efekty. Są one dostępnew grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Efekty kształtów. Więcej opcji uzyskaćmożna w oknie dialogowym Formatowanie. Nie każdy jednak efekt można zastosować do każdegowykresu.

Oto ogólny opis typów efektów:

Cienie: dodaje do wybranego elementu cień o dużym stopniu konfigurowalności. Można wybraćjeden z gotowych rodzajów lub przygotować swój własny za pośrednictwem zakładki Cień w oknieFormatowanie…. Cienie stosowane z wyczuciem mogą poprawić wygląd wykresu, nadając mugłębię.

Poświata: dodaje kolorową poświatę wokół elementu. Jest to efekt stosunkowo rzadkowykorzystywany do ulepszania elementów wykresu.

Wygładzone krawędzie: powoduje, że krawędzie stają się gładsze. Skrajne ustawienie możespowodować, że element będzie mniejszy, a nawet zniknie.

Skos: nadaje ukośny, trójwymiarowy wygląd elementowi. Ten efekt można dobrze dostosowaćdo własnych potrzeb, można też użyć go do utworzenia ramki wykresu.

Obrót 3-W: ten efekt nie działa z elementami wykresu.

Najlepszym jest używać go bardzo oszczędnie dla całego wykresu. Główną zasadą jest to, by for-matowanie nie odciągało uwagi od głównego przekazu wykresu.

tytuł osi wartości,

tytuł pomocniczej osi kategorii,

tytuł pomocniczej osi wartości.

Liczba tytułów zależy od typu wykresu. I tak wykres kołowy może mieć tylko tytułwykresu, ponieważ nie ma osi. Na rysunku 6.12 przedstawiono wykres zawierający czterytytuły: tytuł wykresu, tytuł poziomej osi kategorii, tytuł pionowej osi wartości i tytułpomocniczej pionowej osi.

Plik z omawianymi tutaj przykładami (tytuły.xlsx) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.




Rysunek 6.11. Wykres kolumnowy przed wprowadzeniem zmian w ustawieniach Nakładanie seriii Szerokość przerwy i po ich wprowadzeniu

Rysunek 6.12.Ten wykresma cztery tytuły

Dodawanie tytułów do wykresu

Aby dodać tytuł do wykresu, należy najpierw aktywować wykres, następnie użyć kontro-lki znajdującej się w grupie Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Tytuł wykresu. Po jejrozwinięciu wyświetlone zostaną dostępne możliwości.

Aby dodać tytuł osi do wykresu, należy najpierw aktywować wykres, następnie użyć kon-trolki znajdującej się w grupie Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Tytuły osi. Po jej roz-winięciu wyświetlone zostaną dostępne możliwości. Warto pamiętać, że wyświetlonezostaną tylko te opcje, które mogą być użyte w danym wykresie. Jeżeli wykres nie mapomocniczej osi wartości, wówczas nie będzie można dodać jej tytułu.



Wbrew oczekiwaniom, nie można zmniejszyć rozmiaru tytułu. Po zaznaczeniu tegoelementu wyświetlane są charakterystyczne krawędzie z uchwytami, ale nie możnaużyć ich do zmiany rozmiaru obiektu. Jedynym sposobem regulowania jego wielkościjest edycja rozmiaru czcionki. Jeżeli potrzebna jest dokładna kontrola wielkości tytułu,wówczas zamiast standardowego obiektu można użyć pola tekstowego.

Zmiana tekstu w tytule

Po umieszczeniu tytułu na wykresie Excel wstawia tam domyślny tekst, tak aby łatwiejbyło zidentyfikować obiekt. Aby zastąpić ten tekst, należy kliknąć dwukrotnie: aby zazna-czyć tytuł i aby umieścić kursor w tekście. Jeżeli tytuł ma układ pionowy, trzeba zasto-sować pewien trik: zamiast klawiszy ze strzałkami w prawo i w lewo należy użyć tych zestrzałkami w górę i w dół.

W przypadku długich tytułów Excel automatycznie wstawi podział wiersza. Aby wymusićprzejście do następnej linii, trzeba wcisnąć przycisk Enter. Aby wstawić podział wierszaw istniejącym tekście, należy użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter.

Formatowanie tekstu w tytule

Niestety, w Excelu nie ma jednego miejsca, w którym zebrano by wszystkie opcje doty-czące formatowania tytułów. Okno dialogowe Formatowanie tytułu wykresu umożliwiakonfigurowanie wypełnienia, krawędzi, cieni, poświaty, formatu 3-W i wyrównania. Abywprowadzić zmiany w formatowaniu czcionki, trzeba skorzystać ze Wstążki (lub kliknąćprawym klawiszem myszy i użyć minipaska narzędzi). Kolejnym sposobem jest kliknię-cie prawym klawiszem myszy i wybranie z menu podręcznego opcji Czcionka. Zostaniewówczas wyświetlone okno dialogowe o tej samej nazwie, w którym widoczne są opcjeniedostępne nigdzie indziej. I tak na przykład to okno dialogowe umożliwia kontrolę nadodstępami między znakami.

Większość zmian dotyczących czcionki wprowadza się za pomocą narzędzi dostępnychw grupie Narzędzia główne/Czcionka. Kusić może używanie kontrolek z grupy Narzędziawykresów/Formatowanie/Style WordArt, ale służą one przede wszystkim do efektów spe-cjalnych.

Poszczególne znaki w tekście tytułu można formatować stosunkowo łatwo. Wystarczywybrać tytuł, podświetlić znak, który chcemy sformatować, i wprowadzić zmiany. Zostanąone zastosowane tylko do tego konkretnego znaku.

Zawartość komórki jako tytuł wykresu

Podczas tworzenia wykresu może pojawić się potrzeba połączenia niektórych jego ele-mentów tekstowych z komórkami. Dzięki temu ewentualna zmiana zawartości komórkizostanie odwzorowana w skojarzonym z nią elemencie. Oczywiście, można w ten sposóbpołączyć nawet element tekstowy z komórką zawierającą formułę. Przykładem może byćpołączenie tytułu wykresu z komórką, w której formuła zwraca bieżącą datę.

Można utworzyć łącze do komórki dla tytułu wykresu oraz dowolnej jego osi. Oto, conależy zrobić:



1. Najpierw wybrać element wykresu, który ma być połączony z komórką. Zaznaczonymusi być sam element, a nie tekst w nim zawarty.


3. Wpisać znak równości (=).

4. Kliknąć komórkę, która ma być połączona z elementem wykresu.

5. Wcisnąć Enter.

Na rysunku 6.13 przedstawiono wykres zawierający łącza do następujących elementów:tytułu wykresu, tytułu pionowej osi i tytułu osi poziomej.

Rysunek 6.13. Tytuły w tym wykresie są połączone z komórkami

Edycja legendy wykresuLegenda wykresu, zawierająca wpisy i klucze, umożliwia zidentyfikowanie serii danych.Klucze to małe grafiki nawiązujące do wyglądu serii na wykresie. Teksty zamieszczonewe wpisie legendy odpowiadają nazwom serii. Układ elementów legendy w dużej mierzezależy od typu wykresu.

Dodawanie i usuwanie legendy

Aby wstawić na wykresie legendę, należy kolejno wybrać: Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Legenda. Rozwijana lista, która się pojawi, zawiera kilka opcji. Po dodaniu legendymożna przeciągnąć ją w dowolne miejsce wykresu.

Najszybszym sposobem usuwania legendy jest jej zaznaczenie, a następnie wciśnięcieklawisza Delete.



Dodawanie swobodnego tekstu do wykresu

Używanie tekstu w wykresach nie ogranicza się tylko do tytułów. Tak naprawdę, za pomocą póltekstowych swobodny tekst można dodać w dowolnym miejscu wykresu. W tym celu wystarczywykonać poniższą procedurę:

1. Zaznaczyć wykres.

2. Wybrać Narzędzia wykresów/Układ/Wstawianie/Pole tekstowe.

3. Po kliknięciu kontrolki ustawić kursor myszy w miejscu docelowym i kliknąć ponownie.

4. Wprowadzić nowy tekst.

Po kliknięciu pola tekstowego można zmieniać jego rozmiar i położenie. Po wybraniu pola teksto-wego dostęp do narzędzia formatowania uzyskujemy, klikając Narzędzia do rysowania/Formatowanie.

Na poniższym rysunku przedstawiono wykres z polem tekstowym zawierającym nieco sformatowanytekst. Obszar kreślenia wykresu został zmniejszony, tak aby można było wstawić pole tekstowe.

W polach tekstowych nie ma nic szczególnego. Jest to prostokątny obiekt zawierający tekst.W razie potrzeby można zmienić jego kształt. W tym celu należy zaznaczyć pole tekstowe i wybraćkolejno Narzędzia rysowania/Formatowanie/Wstawianie kształtów/Edytuj kształt/Zmień kształti wybrać odpowiednią pozycję z wyświetlonej listy. Dostępnych jest wiele różnych kształtów, któremożna zastosować.

Aby utworzyć łącze pomiędzy polem tekstowym a komórką, należy:

1. Zaznaczyć pole tekstowe.


3. Wpisać znak równości (=). 4. Kliknąć komórkę, która ma być połączona z elementem wykresu.

Po utworzeniu połączenia w polu tekstowym będzie wyświetlana zawartość wskazanej komórki.

Część użytkowników woli korzystać z pól tekstowych zamiast tytułów, ponieważ oferują one znacz-nie większe możliwości kontroli formatowania. Kiedy pole tekstowe jest zaznaczone, okno dialogoweWstawienie kształtów daje więcej możliwości w porównaniu do okna Formatowanie tytułu wykresu.

Przesuwanie i zmiana rozmiarów legendy

Aby przesunąć legendę, należy ją kliknąć i przeciągnąć w wybrane miejsce. Można teżużyć opcji dostępnych w kontrolce Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Legenda.



Po przeniesieniu legendy z domyślnej pozycji może zaistnieć konieczność zmiany roz-miarów obszaru kreślenia, tak aby wypełnić przestrzeń powstałą po przesunięciu. Wystar-czy zaznaczyć obszar kreślenia i przesunąć krawędzie tak, aby dopasować je do nowegokształtu.

Aby zmienić rozmiar legendy, należy ją zaznaczyć i przeciągnąć krawędzie, klikającwidoczne uchwyty. Excel dopasuje rozmiary automatycznie, w razie potrzeby umieszcza-jąc tekst w kolumnach.

Formatowanie legendy

Można zaznaczyć pojedynczy element legendy i sformatować go oddzielnie. Można naprzykład chcieć zastosować pogrubienie czcionki, aby z większą skutecznością przyciągaćuwagę odbiorców. Aby zaznaczyć pojedynczy element, najpierw należy kliknąć legendę,a następnie wybrany element.

Nie można zmienić formatowania pojedynczych znaków we wpisach legendy. Tym, którzychcieliby użyć w tekście legendy indeksu górnego lub dolnego, trzeba powiedzieć, że niemają szczęścia.

Kiedy wybrany jest pojedynczy wpis w legendzie, można go sformatować za pomocąokna dialogowego Formatowanie wpisu legendy. Kiedy zaznaczony jest pojedynczy wpislegendy i wprowadzona zostanie zmiana w formatowaniu (oprócz formatowania tekstu),wówczas zostanie ona zastosowana do klucza legendy i odpowiadających serii. Innymisłowy, wygląd klucza legendy zawsze jest związany z serią danych.

Nie da się wybrać wpisów legendy za pomocą listy rozwijanej Elementy wykresu. Należykliknąć dany element lub wybrać samą legendę, a następnie wciskać klawisz ze strzałkąw dół do czasu zaznaczenia odpowiedniego elementu.

Zmiana tekstu legendy

Teksty zamieszczone we wpisie legendy odpowiadają nazwom serii. Jeżeli podczas two-rzenia wykresu zakresy komórek nie będą zawierały ich nazwy, wówczas Excel wstawido legendy domyślne nazwy (Seria1, Seria2 i tak dalej).

Aby dodać nazwę serii, należy wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródładanych. Należy zaznaczyć nazwę serii i kliknąć przycisk Edytuj. W oknie dialogowymEdytowanie serii należy wprowadzić nazwę serii lub podać odwołanie do komórki zawie-rającej taką nazwę. Tę czynność należy powtórzyć dla każdej serii wymagającej podanianazwy. Innym sposobem jest edycja formuły SERIE, zgodnie ze wskazówkami podanymiw rozdziale 5.



Usuwanie legendy

W przypadku niektórych wykresów nazwy jednej lub większej liczby serii nie powinnypojawiać się na legendzie. Aby usunąć taki wpis, należy go najpierw zaznaczyć, a następ-nie wcisnąć klawisz Delete. Wpis w legendzie zostanie usunięty, ale seria danych pozo-stanie nienaruszona.

Po usunięciu jednego lub kilku wpisów w legendzie można w prosty sposób przywrócić jejoryginalny wygląd; należy usunąć całą legendę, a następnie wstawić ją na powrót.

Identyfikowanie serii bez używania legendy

Legendy są odpowiednie dla wykresów zawierających co najmniej dwie serie. Ale nawetwtedy nie we wszystkich przypadkach legenda jest koniecznością. Serie można identyfi-kować za pomocą innych metod, na przykład etykiet danych, pól tekstowych czy kształtówwraz z tekstem. Na rysunku 6.14 przedstawiono wykres, na którym serie danych sąidentyfikowane za pomocą tekstu umieszczonego w kształtach (które można wstawić zapomocą polecenia Wstaw/Ilustracje/Kształty).

Rysunek 6.14.Kształtyjako alternatywalegendy

Osie wykresuJak już powiedziano, wykresy można podzielić na podstawie liczby zastosowanychw nich osi. Wykres kołowy i pierścieniowy nie posiadają osi. Wszystkie wykresy dwu-wymiarowe mają przynajmniej dwie osie, mogą mieć trzy (gdy zastosuje się pomocnicząoś wartości lub kategorii) lub cztery (gdy wstawi się pomocniczą oś wartości i kategorii).W wykresach trójwymiarowych stosuje się trzy osie — oś „głębi” nazywa się osią serii.

Excel umożliwia szeroką kontrolę nad stroną graficzną osi prezentowanych na wykre-sach. Do modyfikowania tego aspektu służy okno dialogowe Formatowanie osi. Opcjew nim dostępne różnią się w zależności od wybranego typu osi.



Plik z omawianymi tutaj przykładami (osie.xlsx) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Wszystkie zagadnienia związane z formatowanie osi zostały omówione w następnympodrozdziale.

Oś wartości kontra oś kategorii

Przed zagłębieniem się w szczegóły dotyczące formatowania ważne jest, aby zrozumiećróżnicę pomiędzy osią kategorii a osią wartości. Na osi kategorii wyświetlany jest tekst,podczas gdy na osi wartości prezentowane są przedziały liczbowe. Na rysunku 6.15 przed-stawiono prosty wykres kolumnowy z dwiema seriami danych. Na poziomej osi kategoriiwyświetlane są etykiety przedstawiające kategorie. Z drugiej strony, na osi wartości,widoczna jest skala wyrażona w liczbach.

Rysunek 6.15. Na osi kategorii wyświetlany jest tekst, podczas gdy na osi wartości prezentowanajest skala liczbowa

W powyższym przykładzie etykiety kategorii zawierają tekst. Ale mogą one też zawieraćliczby. Na rysunku 6.16 widoczny jest ten sam wykres po zastąpieniu etykiet kategoriiliczbami. Nawet jeśli wykres stał się mniej czytelny, to jasne jest, że oś kategorii niezawiera rzeczywistej skali liczbowej. Wyświetlane liczby są zupełnie dowolne, a ichzmiana nie wpłynęła na sam wykres.

Wśród wykresów Excela dwa różnią się od innych typów jednym ważnym aspektem.Na wykresie punktowym i bąbelkowym używane są dwie osie wartości. W obu tych przy-padkach na osiach przedstawiana jest skala liczbowa.

Rysunek 6.17 zawiera dwa wykresy (punktowy i liniowy) wykorzystujące te same dane.Na wykresach przedstawiono populację świata w różnych latach. Ważne jest, że interwałymiędzy pozycjami w kolumnie A nie są stałe.

Na wykresie punktowym użyto dwóch osi wartości, lata zostały wykreślone jako wartościnumeryczne. Po drugiej stronie wykres liniowy używa osi kategorii (nienumerycznej),




Rysunek 6.16. Etykiety kategorii zawierają liczby, ale nie pełnią one funkcji liczb

Rysunek 6.17. Na wykresach przedstawiono te same dane, ale w bardzo różny sposób



dla której przyjęto, że odstępy między pozycjami są stałej wielkości. To oczywiście niejest założenie odpowiadające prawdzie, dlatego na wykresie liniowym przedstawiony jestbardzo nieprawdziwy obraz wzrostu liczby ludności: wydaje się być liniowym, choćwcale takim nie jest.

Więcej informacji na temat osi opartych o kategorie czasowe zamieszczonow podrozdziale „Oś daty”.

Skala na osi wartości

Zakresy liczbowe na osi wartości to skala. Excel ustawia skalę automatycznie dla każdejz osi wartości. W oparciu o zakresy liczbowe określane są wartości minimalna i maksy-malna, które zostaną zastosowane. Program też automatycznie przeliczy i wprowadzijednostkę główną oraz pomocniczą. Te parametry decydują o tym, ile interwałów międzyznacznikami oraz linii siatki będzie wyświetlanych na osi. Dodatkowo automatyczniewyznaczany jest punkt przecięcia się osi pionowej z poziomą.

Ale użytkownik może oczywiście samodzielnie określić wymienione opcje osi: minimum,maksimum, jednostki główną i pomocniczą oraz punkt przecięcia. Służy do tego zakładkaOpcje osi w oknie dialogowym Formatowanie osi (rysunek 6.18).

Rysunek 6.18.Zakładka Opcje osiw oknie dialogowymFormatowanie osi

Ponieważ na osi kategorii nazwy wyświetlane są arbitralnie, dlatego nie znajdziemyna niej skali. W przypadku osi kategorii zakładka Opcje osi w oknie dialogowymFormatowanie osi zawiera wiele innych opcji określających wygląd i układ osi.



W zakładce Opcje osi pierwsze cztery kontrolki umożliwiają ustawienie skali osi (war-tości minimum i maksimum oraz interwałów). Wartości te są automatycznie określaneprzez program na podstawie zakresu liczbowego, a same kontrolki ustawione są w pozycjiAutomatycznie. Oczywiście, można zmienić to ustawienie dla wybranych lub wszystkichopcji, klikając pole wyboru Stała.

Dostosowywanie skali osi wartości może zdecydowanie zmienić wygląd wykresu. W pew-nych przypadkach manipulowanie tymi wartościami może przynieść zafałszowany obrazdanych. Na rysunku 6.19 przedstawiono dwa wykresy liniowe korzystające z tych samychdanych. Na górnym wykresie zastosowano skalę rozciągającą się od 8000 do 9200. Nadolnym wartość Minimum ustawiono na 0, a Maksimum na 10 000. Nieprzygotowanyodbiorca może wyciągnąć zupełnie różne wnioski, oglądając oba te wykresy. Na górnymwykresie różnice między danymi są bardziej widoczne. Oglądając dolny, można odnieśćwrażenie, że zmiany następujące wraz z upływem czasu są bardzo niewielkie.

Rysunek 6.19.Dwa wykresyz tym samymzestawem danych,ale z różnymi skalamina osi wartości

Zastosowana skala powinna zależeć od danej sytuacji. Nie ma prostych recept na okre-ślanie skali, może za wyjątkiem tej, że nie powinno się wprowadzać odbiorców w błąd,manipulując punktami danych. Dodatkowo większość zgodzi się z twierdzeniem, żew przypadku wykresów słupkowych czy kolumnowych skala osi wartości powinna zaczy-nać się od zera (nawet Excel realizuje tę zasadę).

W przypadku przygotowywania kilku wykresów wykorzystujących dane z podobnychzakresów utrzymanie jednej skali dla wszystkich zdecydowanie ułatwi ich porównywanie.Na rysunku 6.20 przedstawiono rozkład odpowiedzi na dwa pytanie ankietowe. Na górnymwykresie oś wartości jest wyskalowana od 0% do 50%. Na dolnym od 0% do 35%.Ponieważ zastosowano dwie różne skale na osi wartości, porównanie wyników ankiety jestutrudnione.



Rysunek 6.20.Zastosowanie różnychskali na osi wartościutrudnia porównaniewykresów

Kolejną opcją dostępną w oknie Formatowanie osi jest Wartości w kolejności odwrotnej.Na górnym wykresie (rysunek 6.21) zastosowano domyślny układ osi. Na dolnym użytoopcji Wartości w kolejności odwrotnej, co spowodowało odwrócenie kierunku wykresu.Oś kategorii znalazła się u góry. Gdybyśmy chcieli przerzucić ją na dolną część wykresu,wówczas należałoby dodatkowo zaznaczyć opcję Wartość maksymalna osi.

W przypadku gdy wykreślane wartości mają pokryć bardzo duży zakres, można zastoso-wać dla osi wartości skalę logarytmiczną. Najczęściej jest ona używana do celów nauko-wych. Na rysunku 6.22 przedstawiono dwa wykresy. W górnym zastosowano standar-dową skalę, a w dolnym logarytmiczną. Wartość Podstawy to 10, co oznacza, że każdakolejna wartość skali wyświetlana na osi będzie dziesięć razy większa od poprzedzają-cej. Jeżeli zmienimy parametr Podstawy na 100, wówczas każda kolejna jednostka skalibędzie większa sto razy od poprzedniej.

Jeżeli prezentowane dane to duże liczby, wówczas można dostosować wyświetlaniejednostek. Na rysunku 6.23 przedstawiono wykres prezentujący dane w dużych liczbach.Na dolnym wykresie w polu Jednostki wyświetlania wprowadzono opcję Miliony. Excelautomatycznie wstawił na wykres etykietę „Miliony”, która została następnie zmienionana „Miliony kilometrów”.

Inną metodą zmiany jednostek wyświetlanych na osi wartości jest zastosowaniespecjalnych formatów. I tak aby wyświetlić wartości w milionach, należy w okniedialogowym Formatowanie osi przejść do zakładki Liczby, wybrać kategorięNiestandardowe, a następnie wprowadzić kod1:

0..

1 Zamiast kropek należy wstawić spacje.



Rysunek 6.21.Na dolnym wykresieużyto opcji Wartościw kolejności odwrotnej

Oś posiada także znaczniki: krótkie prostopadłe do osi linie ilustrujące skalę jednostek.W zakładce Opcje osi można wybrać typ głównego i pomocniczego znacznika (odpowied-nio dla jednostki głównej i pomocniczej). Dostępne są następujące opcje:

Brak: znaczniki nie będą wyświetlane.

Wewnętrzny: znaczniki będą wyświetlane tylko po wewnętrznej stronie osi.

Zewnętrzny: znaczniki będą wyświetlane tylko po zewnętrznej stronie osi.

Krzyżowy: znaczniki będą wyświetlane po obu stronach osi.

Można również kontrolować pozycję etykiety osi. Dostępne są następujące opcje:

Brak: etykieta nie będzie wyświetlana.

Nisko: dla osi poziomych etykieta będzie wyświetlana w dolnej części obszarukreślenia; dla osi pionowych pojawi się na lewo od niego.

Wysoko: dla osi poziomych etykieta będzie wyświetlana w górnej części obszarukreślenia; dla osi pionowych pojawi się na prawo od niego.

Obok osi: etykieta pojawi się obok osi; to ustawienie domyślne.

Obok głównych znaczników osi zwykle wyświetlane są etykiety. Pomocnicze znacznikirozmieszczone są pomiędzy głównymi znacznikami.



Rysunek 6.22.Wykresy prezentująte same dane,ale w dolnymzastosowanoskalę logarytmiczną

Dzięki połączeniu możliwości oferowanych przez omówione opcje uzyskujemy sporemożliwości, co widać na wykresie przedstawionym na rysunku 6.24. Na wszystkichwidocznych wykresach przedstawiono te same dane; różnią się one tylko sposobemformatowania osi.

Oś daty

Podczas tworzenia wykresu Excel sprawdza, czy osie kategorii nie zawierają danychzwiązanych z czasem. Jeżeli tak jest, wówczas tworzy wykres osią skali czasu. Narysunku 6.25 przedstawiono prosty przykład. Kolumna A zawiera daty; w kolumnieB umieszczono wartości wprowadzone na wykresie kolumnowym. Chociaż w tabeliznajdują się dane tylko dla dziesięciu dat, Excel utworzył wykres z 31 interwałami na osikategorii. Program rozpoznał, że na osi kategorii umieszczono daty, i utworzył odpowied-nią oś daty.

Aby zmienić ustawienie wprowadzone automatycznie przez program, należy przejść dozakładki Opcje osi w oknie dialogowym Formatowanie osi. Można tam zauważyć, że dlaopcji Typ osi domyślnie wybrana jest pozycja Wybierz automatycznie na podstawie danych.Po zmianie na Oś tekstu wykres zostanie przekształcony (rysunek 6.26). Daty zostały na nimpotraktowane jako etykiety tekstowe.



Rysunek 6.23.Na dolnym wykresiewyświetlaną jednostkąsą miliony

Opcja osi daty jest dostępna tylko dla osi kategorii.

Kiedy na osi kategorii używane są daty, w oknie dialogowym Formatowanie osi w zakładceOpcje osi można ustawić Jednostkę Główną, Pomocniczą i Podstawową za pomocą Dni,Miesięcy i Lat.

Jeżeli potrzebne będzie użycie mniejszych jednostek, takich jak godziny, wówczas należyzastosować wykres punktowy. Jest tak dlatego, że oś daty traktuje wszystkie wartościjako liczby całkowite. Dlatego każda wartość czasowa jest wykreślana jako północ danejdoby. Na rysunku 6.27 widoczny jest wykres punktowy prezentujący zestawienie fak-tycznych godzin przylotu do planowych. Obie osi prezentują wartości czasowe w jed-nogodzinnych odstępach.

Niestety, Excel nie umożliwia określenia wartości czasowych w zakładce Opcje osiw oknie dialogowym Formatowanie osi. Aby zmienić domyślne ustawienia dla wartościmaksimum, minimum i jednostek, należy przekonwertować wartości czasowe na wartościdziesiętne.



Rysunek 6.24. Różnorodne sposoby formatowania osi wykresów

Rysunek 6.25. Excel potrafi rozpoznać daty i utworzyć oś skali czasu



Rysunek 6.26.To dane z poprzedniegowykresu,ale zastosowanow nim standardoweustawienia osikategorii

Rysunek 6.27. Na obu osiach wyświetlane są informacje o czasie

Na wykresie zastosowano następujące wartości dla skali:

Minimum: 0,25 (06:00)

Maksimum: 0,583333 (14:00)

Jednostka główna: 0,041667 (1:00:00)

Aby przekonwertować wartości czasowe na dziesiętne, należy wprowadzić je do komórek.Następnie należy sformatować komórki, stosując Kategorię: Ogólne. Wartości czasoweprzedstawione będą jako procenty 24-godzinnej doby. I tak np. godzina 12:00 zamienionazostanie na wartość 0,5.



Tworzenie wieloliniowych osi kategorii

W większości przypadków etykiety na osi kategorii zawierają dane z pojedynczej kolumnyczy wiersza. Można jednak utworzyć etykiety zawierające wiele kategorii (rysunek 6.28).Na wykresie jako etykiety osi kategorii zastosowano kolumny A:C.

Rysunek 6.28.Oś kategoriizawiera etykietyz trzech kolumn

Podczas tworzenia wykresu zaznaczono zakres danych A1:E10. Excel automatycznieokreślił, że pierwsze trzy kolumny zostaną wykorzystane jako etykiety osi kategorii.

Taki układ danych jest powszechnie stosowany w tabelach przestawnych; wykresyprzestawne często wykorzystują wieloliniowe osie kategorii.

Usuwanie osi

Aby zmienić sposób wyświetlania osi na wykresie, należy użyć opcji dostępnych w grupieNarzędzia wykresów/Układ/Osie/Osie. Dostępna tam lista rozwijana oferuje opcje wyświe-tlania osi; te same opcje można znaleźć w oknie dialogowym Formatowanie osi.



Bardziej bezpośrednią metodą usuwania osi jest jej zaznaczenie i wciśnięcie klawiszaDelete.

Na rysunku 6.29 przedstawiono trzy wykresy, dla których nie są wyświetlane żadne osie.Zastosowanie etykiet danych powoduje, że osie wartości są niepotrzebne; dzięki etykie-tom mamy też pewność, że odbiorcy zorientują się, co znajduje się na osi poziomej.

Rysunek 6.29.Trzy wykresy linowe,dla których nie sąwyświetlane żadneosie

Formatowanie liczb na osiach

Na osi wartości wyświetlane dane są domyślnie formatowane tak samo, jak te użyte nawykresie. Aby zastosować inne formatowanie, należy użyć opcji dostępnych w okniedialogowym Formatowanie osi w zakładce Liczby. Zmiana formatowania liczb w przy-padku osi kategorii wyświetlającej tekst nie przyniesie efektu.

Należy też pamiętać o dostępnych formatach liczb. Na rysunku 6.30 widoczny jest wykres,w którym wykorzystano następujący format liczb:Standardowy "km/h"

Takie formatowanie powoduje, że do każdej wartości dodany jest tekst „km/h”.

Linie siatkiLinie siatki ułatwiają odbiorcom określenie wartości przedstawianych w seriach na wykre-sie. Linie siatki są elementem opcjonalnym, a użytkownik ma nieco kontroli nad ichwyglądem. W uproszczeniu linie siatki są przedłużeniem znaczników na osiach. Znacz-niki z kolei zależą od jednostki głównej i pomocniczej określonych dla osi.



Rysunek 6.30.Oś wartościużywa specjalnegoformatowania,aby wyświetlićjednostki prędkości

Linie siatki można stosować na wszystkich wykresach za wyjątkiem wykresów kołowychi pierścieniowych.

Niektóre wykresy wyglądają lepiej z liniami siatki, na innych będą one niepotrzebniewprowadzać tłok. Zawsze użytkownik decyduje o tym, czy linie ulepszą dany wykres.Czasem wystarczą tylko poziome linie siatki; choć na wykresach punktowych korzystnemoże być zastosowanie również linii pionowych. W wielu przypadkach linie te będąmniej przytłaczające, jeżeli będą przerywane i w szarym kolorze.

Dodawanie i usuwanie linii siatki

Aby dodać lub usunąć linie siatki, należy użyć polecenia Narzędzia wykresów/Układ/Osie/Linie siatki. Każda oś posiada dwa zestawy linii siatki: główne i pomocnicze. Główne tote wyświetlane przy etykietach. Pomocnicze umieszczone są pomiędzy głównymi. Przypracy z wykresem zawierającym pomocnicze osie kategorii i wartości (w przypadkuwykresów trójwymiarowych) okno dialogowe będzie zawierało dodatkowe opcje dlatrzech zestawów linii siatki.

Bardziej bezpośrednią metodą usuwania linii siatki jest ich zaznaczenie i wciśnięcieklawisza Delete.

Jeżeli wykres zawiera pomocniczą oś, wówczas można określić wyświetlanie linii siatkidla obu osi wartości. Jak można się spodziewać, wyświetlenie podwójnego zestawu liniisiatki w tym samym kierunku może wprowadzać zamieszanie.

Aby zmienić właściwości linii siatki, należy je zaznaczyć i przejść do okna dialogowegoFormatowanie linii siatki. Można też użyć kontrolki znajdującej się w grupie Narzędziawykresów/Formatowanie/Style kształtów.

Nie można zmieniać formatowania pojedynczych linii siatki z zestawu. Wszystkie liniesą formatowane tak samo.



Etykiety danychNiektóre wykresy wymagają identyfikowania poszczególnych punktów danych serii zapomocą etykiet.

Dodawanie i usuwanie etykiet danych

Niektóre z układów umieszczonych w galerii (Narzędzia wykresów/Projektowanie/Układywykresu) zawierają etykiety danych. Aby dodać etykiety danych, należy zaznaczyćwykres i wybrać Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Etykiety danych. Po rozwinięciu listywyświetlone zostaną dostępne możliwości.

Jeżeli zaznaczono serię, wówczas polecenie Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Etykietydanych spowoduje dodanie etykiet tylko do niej. Jeżeli zaznaczono pojedynczy punktdanych, etykieta będzie wstawiona tylko przy nim. Jeżeli wybrano inny element wykresuniż serię czy pojedynczy punkt danych, wówczas etykiety danych zostaną wstawionedla wszystkich serii na wykresie.

Aby usunąć etykiety danych z danej serii, należy je zaznaczyć i wcisnąć klawisz Delete.Aby usunąć pojedynczą etykietę, należy ją zaznaczyć i wcisnąć klawisz Delete. Aby usu-nąć etykiety danych ze wszystkich serii na wykresie, należy zaznaczyć element inny niżetykieta i wybrać kolejno Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Etykiety danych/Brak.

Plik z omawianymi tutaj przykładami (etykiety danych.xlsx) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Edytowanie etykiet danych

Po dodaniu etykiety danych do serii można je sformatować za pomocą Wstążki, minipaskanarzędzi lub okna dialogowego Formatowanie etykiet danych. Aby określić zawartośćetykiet danych, należy użyć pozycji Opcje etykiet w oknie dialogowym Formatowanieetykiet danych. Na rysunku 6.31 widoczne jest takie okno dla wykresu kołowego.

Po kliknięciu etykiety danych zostaną zaznaczone wszystkie etykiety dla całej serii.Po ponownym kliknięciu tej samej etykiety zostanie zaznaczona tylko ona. Oznacza to,że Excel umożliwia formatowanie wszystkich etykiet lub tylko jednej.

Poniżej wymieniono rodzaje informacji, które mogą być wyświetlane w etykietach danych:

Nazwa serii.

Nazwa kategorii.

Wartość.

Wartość procentowa: udział w całkowitej wartości serii (tylko w przypadku wykresówkołowych i pierścieniowych).

Rozmiar bąbelka (tylko dla wykresów bąbelkowych).




Rysunek 6.31.Opcje wyświetlaniaetykiet danych

Pozostałe opcje wymieniono poniżej. Warto jednak pamiętać, że dostępne opcje zależą odtypu wykresu.

Pokaż linie wiodące. Po zaznaczeniu tej opcji Excel wyświetli linię łączącą etykietydanych z punktem danych.

Położenie etykiety. Określa położenie etykiety; można je ustawić osobno dla każdegopunktu danych.

Uwzględnij klucz legendy w etykiecie. Po zaznaczeniu tej opcji przy każdej etykieciedanych wyświetlany będzie obrazek ilustrujący etykietę.

Separator. Służy do rozdzielania różnej zawartości w etykietach; można użyćprzecinka, średnika, kropki, znaku nowego wiersza i spacji.

Okno dialogowe Formatowanie etykiet danych umożliwia również wprowadzenie różno-rodnego formatowania.

Wykres kolumnowy na rysunku 6.32 zawiera etykiety danych wyświetlające nazwykategorii oraz ich wartości. Do ich wyświetlania zastosowano opcję Koniec wewnętrzny.Jako separatora użyto znaku podziału wiersza, dlatego wartości widoczne są w nowej linii.Ponieważ nazwy kategorii umieszczono w etykietach danych, pozioma oś kategorii niejest konieczna.

Etykiety danych wyświetlają wartości dla każdego punktu danych. Na tym konkretnymwykresie dobrze byłoby wyświetlić wartości w postaci procentowej. Niestety, taki sposóbwyświetlania dostępny jest tylko dla wykresów pierścieniowych. Rozwiązaniem zastępczymmoże być przeliczenie wartości za pomocą formuł i wyświetlenie wyniku w etykietach.



Rysunek 6.32.Etykiety danychna wykresiekolumnowym

Na rysunku 6.33 widoczny jest wykres liniowy, na którym etykiety danych umiejscowionona całkiem sporych znacznikach. Osiągnięto to za pomocą opcji Środek.

Rysunek 6.33.Etykiety danychumiejscowionena serii znaczników

Aby zmienić istniejący tekst w etykiecie, należy ją zaznaczyć i wprowadzić nowy tekst.Aby zaznaczyć pojedynczą etykietę, należy ją kliknąć; zostaną wówczas zaznaczonewszystkie, dopiero drugie kliknięcie spowoduje zaznaczenie wybranej etykiety.

Aby utworzyć łącze pomiędzy wybraną etykietą a komórką, należy:


2. Wpisać znak równości (=).

3. Kliknąć komórkę zawierającą tekst.

4. Wcisnąć Enter.

Po wstawieniu na wykres etykiet danych często okazuje się, że nie są one odpowiedniorozmieszczone. Może się zdarzyć, że etykiety będą zasłaniać siebie wzajemnie lub też liniesiatki. Po zaznaczeniu pojedynczej etykiety będzie można przeciągnąć ją w bardziej odpo-wiednie miejsce.



Problemy i ograniczenia etykiet danych

Po pewnym czasie spędzonym nad etykietami danych łatwo dojść do wniosku, że tafunkcja Excela pozostawia nieco do życzenia. Dobrze byłoby móc na przykład określićzakres tekstu, który ma się znaleźć w etykietach. Byłoby to szczególnie użytecznew przypadku wykresów punktowych, na których każdy punkt danych powinien być łatwoidentyfikowalny. Na rysunku 6.34 przedstawiono wykres punktowy. Jeżeli chciałbyśwstawić etykiety danych, aby móc zidentyfikować każdego studenta (punkt danych), to niemasz szczęścia.

Rysunek 6.34. Excel nie udostępnia możliwości bezpośredniego dodania opisowych etykietdo punktów danych

Mimo tysięcy zapytań Microsoft wciąż nie dodał tej funkcji do Excela! Dlatego najpierwtrzeba dodać etykiety danych, a następnie edytować każdą z nich.

Dostępnych jest kilka użytecznych dodatków umożliwiających określenie tekstów,które mają pojawić się w etykietach danych. Jednym z nich jest Power Utility Pack,dostępny na stronie Johna Walkenbacha (http://spreadsheetpage.com).

Podczas pracy z etykietami danych szybko okaże się, że ta funkcja jest szczególnieprzydatna w przypadku serii zawierających stosunkowo niewiele punktów danych. Narysunku 6.35 przedstawiono wykres zawierający 24 punkty danych. Nie jest możliwewyświetlenie wszystkich etykiet i jednocześnie zachowanie czytelności wykresu.

Jednym z rozwiązań jest usunięcie części etykiet. Można na przykład usunąć wszystkieetykiety, pozostawiając jedynie te dla najwyższych i najniższych wartości. Jednak usu-wanie etykiet trzeba będzie wykonać samodzielnie. Aby usunąć pojedynczą etykietę, należyją zaznaczyć i wcisnąć klawisz Delete. Zastosowanie linii siatki to kolejny sposób naułatwienie odbiorcom określenia wartości punktów danych. Jeszcze inną metodą jest —opisane w dalszej części — zastosowanie tabeli danych.




Rysunek 6.35. Etykiety danych nie sprawdzają się na tym wykresie

Tabele danychCzasem może pojawić się konieczność wyświetlenia wszystkich wartości danych obokwykreślonych punktów danych. W takim przypadku liczba etykiet może jednak dosłowniezasypać odbiorców wykresu.

Zamiast etykiet do wykresu można dołączyć tabelę danych. Taka tabela umożliwia przed-stawienie wartości dla każdego punktu danych tuż pod wykresem, dzięki czemu ryzykozatłoczenia wykresu zostanie zażegnane. Na rysunku 6.36 przedstawiono wykres zawie-rający tabelę danych.

Plik z omawianymi tutaj przykładami (etykiety danych.xlsx) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Dodawanie i usuwanie tabeli danych

Aby dodać tabelę do wykresu, należy go zaznaczyć i wybrać Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Tabela danych.

Aby usunąć tabelę, należy zaznaczyć wykres i wybrać Narzędzia wykresów/Układ/Etykiety/Tabela danych. Można też zaznaczyć tabelę i wcisnąć klawisz Delete.




Rysunek 6.36. Wykres z tabelą danych

Problemy i ograniczenia tabel danych

Jedynym problemem związanym z używaniem tabel danych (o którym wspomniano jużwcześniej) jest fakt, że można je zastosować tylko dla niektórych typów wykresów. Opcjeformatowania tabel są stosunkowo ograniczone. Zmiany w formatowaniu można wprowa-dzić za pomocą okna dialogowego Formatowanie tabeli danych.

Zakładka Wypełnienie może być nieco myląca, bo wbrew nazwie nie umożliwia zmianykoloru wypełnienia tabeli danych. Opcje formatowania ograniczają się do tła, na którymumieszczane są litery i liczby.

Niestety, nie można wprowadzić różnych czcionek w osobnych wierszach czy kolumnachtabeli danych. Nie można też zmienić formatowania cyfr. Liczby wyświetlane w tabelidanych zawsze są sformatowane tak samo, jak dane źródłowe.



Po dodaniu tabeli danych do wykresu zastąpi ona etykiety na osi poziomej. Ale nie jest toduży problem, ponieważ pierwszy wiersz tabeli zawiera te etykiety. Jednakże nie możnazastosować oddzielnego formatowania do etykiet osi; będą one sformatowane tak jakpozostałe elementy tabeli danych.

Wyjątek od sytuacji opisanej w poprzednim akapicie ma miejsce w przypadku wykresówsłupkowych i osi daty. Tabela danych jest wówczas wyświetlana pod wykresem i niezastępuje wówczas etykiet osi.

Kolejny potencjalny problem może się pojawić podczas stosowania tabeli danychw wykresach osadzonych. Po zmniejszeniu wykresu w tabeli może być widoczna tylkoczęść danych.

Dlatego najlepiej stosować omawiane tabele na wykresach umieszczonych na osobnycharkuszach. Kiedy trzeba zaprezentować dane wykorzystane na wykresie osadzonym, wów-czas można użyć danych z komórek, dzięki czemu mamy większą kontrolę nad ich for-matowaniem.


Część IIIJeszcze o tabelachi wykresach

Rozdział 7. Tabele przestawne

Rozdział 8. Wykresy przestawne

Rozdział 9. Wykresy przebiegu w czasie

Rozdział 10. Inne techniki wizualizacji


Rozdział 7.Tabele przestawne

W rozdziale:

Zastosowanie tabel przestawnych w modelu danych

Tworzenie i modyfikowanie tabel przestawnych

Dostosowywanie tabel przestawnych (pola, formaty i funkcje)

Filtrowanie danych za pomocą tabel przestawnych

W rozdziale 2. omówiono zastosowanie modelu danych jako podstawy dla pulpitów mene-dżerskich i raportów. Dzięki niemu można łatwo umieścić dane w trzech logicznychwarstwach: danych, analiz i prezentacji. W tym rozdziale wyjaśniono, dlaczego tabeleprzestawne znakomicie wpisują się w tę koncepcję. Dzięki nim można tworzyć modele,które nie tylko są łatwe do ustawienia, ale można je aktualizować za pomocą jednegowciśnięcia klawisza. Dzięki temu zarządzanie pulpitem menedżerskim wymaga mniejczasu, który z kolei można przeznaczyć na inne zajęcia. W Excelu nie ma wydajniejszegonarzędzia niż tabele przestawne.

Tabele przestawne — wprowadzenieTabela przestawna to narzędzie umożliwiające tworzenie interaktywnych widoków źró-dła danych, znanych też jako raporty tabeli przestawnej. Tabele te ułatwiają zamianęniekończących się kolumn, wierszy i liczb w pełne znaczenia prezentacje danych. Łatwomożna tworzyć podsumowania wybranych pozycji: na przykład wyniki dla regionu pół-nocnego i zachodniego, różnorodne filtry czy specjalne formuły do wykonywania nowychobliczeń.

Nazwa „tabele przestawne” wzięła się stąd, że użytkownik może za pomocą metody„przeciągnij i upuść” dynamicznie zmieniać (czy „przestawiać”) perspektywę prezento-wania danych, uzyskując dzięki temu zupełnie nowe zestawienia z tych samych informacji.Można więc tworzyć podsumowania i drążyć dane do dowolnego poziomu szczegółu.Same dane nie ulegają zmianie i nie są połączone z tabelą przestawną. Powód, dla któregotabele przestawne tak dobrze pasują do pulpitów menedżerskich, to możliwość szybkiejich aktualizacji poprzez zmianę źródła danych. Dzięki temu można jednocześnie usta-wić warstwę analiz i prezentacji, a samą aktualizację wykonać poprzez jedno wciśnięcieklawisza.


198 Część III Jeszcze o tabelach i wykresach

Anatomia tabel przestawnych

Tabela przestawna składa się z czterech obszarów: Wartości, Etykiety wierszy, Etykietykolumn i Filtr raportu. Od rodzaju danych umieszczanych w tych obszarach zależy sposóbich używania i prezentowania w tabeli przestawnej. Omówimy teraz funkcje każdegoz tych czterech obszarów.

Obszar Wartości

Obszar Wartości umożliwia obliczanie źródeł danych. Na rysunku 7.1 widoczny jestduży prostokątny obszar obok nagłówków kolumn i wierszy. W tym przykładzie obszarWartości zawiera sumę wartości w polu Wielkość sprzedaży.

Rysunek 7.1.Obszar Wartościw tabeli przestawnejoblicza i zlicza dane

Pola danych, które można tu przeciągać i upuszczać, zawierają typowe mierniki: sumaprzychodów, liczba jednostek czy średnia cena.

Obszar Etykiety wierszy

Obszar etykiet wierszy przedstawiono na rysunku 7.2. Przeciągnięcie pola danych doobszaru Etykiety wierszy spowoduje wyświetlenie unikalnych wartości z pól pod wier-szami po lewej stronie tabeli przestawnej. Obszar Etykiety wierszy zwykle ma co najmniejjedno pole, choć może być ich więcej.

Typy pól danych, które można tu przeciągnąć, obejmują te, które można grupować i kate-goryzować, takie jak produkty, nazwy i lokalizacje.

Obszar Etykiety kolumn

Obszar Etykiety kolumn zawiera nagłówki rozciągające się w górnej części tabeli prze-stawnej (rysunek 7.3). W tym przykładzie obszar zawiera listę segmentów rynku.


Rozdział 7. Tabele przestawne 199

Rysunek 7.2.Obszar etykiet wierszyw tabeli przestawnejumożliwia uzyskanieperspektywyzorientowanejna wiersze

Rysunek 7.3.Obszar Etykiety kolumnw tabeli przestawnejumożliwia uzyskanieperspektywyzorientowanejna kolumny

Umieszczenie pola danych w tym obszarze spowoduje wyświetlenie wartości z polaw danej kolumnie. Obszar Etykiety kolumn znakomicie nadaje się do tworzenia macierzydanych czy wskazywania bieżących trendów.

Obszar Filtr raportu

Znajdujący się na górze tabeli przestawnej obszar Filtr raportu to dodatkowy zestawrozwijanych kontrolek. Na rysunku 7.4 obszar ten obejmuje pole Region, a sama tabelaprzestawna jest ustawiona tak, aby prezentować wszystkie regiony.

Umieszczenie pola danych w obszarze Filtr raportu umożliwia zmianę widoków całejtabeli zależnie od dokonanego wyboru. Typy pól, które można tu umieścić, obejmują te,które skupiają się na wyodrębnianiu i uwydatnianiu pewnych informacji, na przykładregionu, pracowników itp.

Tworzenie prostej tabeli przestawnej

Kiedy już zdobyliśmy solidną wiedzę na temat struktury tabel przestawnych, czas na kroknastępny i utworzenie takiej tabeli samodzielnie.



Rysunek 7.4.Obszar Filtr raportuumożliwia łatwestosowanie filtróww tabeli przestawnejz uwzględnieniemwybranych danych

Wszystkie przykłady omawiane w tym rozdziale znajdują się w pliku Rozdział 7Przykładowe dane.xslx, który można pobrać z serwera FTP pod adresemftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

1. Najpierw należy kliknąć pojedynczą komórkę w danych, które będą zasilać tabelęprzestawną.

2. Następnie należy kliknąć kartę Wstawianie na Wstążce i odnaleźć ikonę tabeliprzestawnej (rysunek 7.5).

Rysunek 7.5.Tworzenie tabeliprzestawnejza pomocą kartyWstawianie

3. Z listy rozwijanej widocznej po kliknięciu ikony Tabela przestawna należy wybraćpozycję Tabela przestawna. Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe Tworzenietabeli przestawnej (rysunek 7.6).

4. Należy wskazać lokalizację źródła danych.

5. Następnie wskazać arkusz, w którym tabela ma się znaleźć.

Na rysunku 7.6 domyślnie zaznaczona jest opcja Nowy arkusz. Oznacza to,że tworzona właśnie tabela przestawna zostanie umieszczona w nowym arkuszubieżącego skoroszytu. Aby zmienić to ustawienie, należy zaznaczyć opcję Istniejącyarkusz i wskazać ten, w którym ma zostać umieszczona tabela.

6. Kliknąć OK.

Od tej chwili w nowym arkuszu dostępny będzie pusty raport tabeli przestawnej.




Rysunek 7.6.Okno dialogoweTworzenie tabeliprzestawnej

Układanie tabeli przestawnej

Na rysunku 7.7 widoczne jest okno Lista pól tabeli przestawnej wyświetlane obok pustegoraportu tabeli przestawnej.

Rysunek 7.7.Okno dialogowe Listapól tabeli przestawnej

Do tabeli można dodawać potrzebne pola, przeciągając je i upuszczając ich nazwy najeden z czterech dostępnych obszarów z widocznych w oknie Lista pól tabeli przestawnej:Filtr raportu, Etykiety kolumn, Etykiety wierszy i Wartości.

Jeżeli okno dialogowe Lista pól tabeli przestawnej nie pojawi się po kliknięciu tabeli,wówczas można przywołać je samodzielnie, klikając prawym klawiszem myszy w dowolnymmiejscu tabeli i wybierając z menu Pokaż listę pól. Można też przejść do Wstążki, kliknąćOpcje i w karcie Pokazywanie/Ukrywanie wybrać Lista pól.

Przed dodaniem pól do poszczególnych obszarów należy zadać sobie dwa pytania: „Cochcę uzyskać?” i „Jak ma to wyglądać?”. Odpowiedzi na te pytania będą decydowałyo rozmieszczaniu pól na obszarach.



W pierwszej tabeli przestawnej chcemy sprawdzić wielkość sprzedaży w złotówkach nadanym rynku. Oznacza to, że musimy użyć pól Wielkość sprzedaży i Rynek.

Jak ma wyglądać przygotowywana tabela? Poszczególne rynki powinny być wyświetlanew układzie pionowym po lewej stronie tabeli, a obok każdego z nich powinna byćwidoczna wartość sprzedaży. W tym celu do obszaru Etykiety wierszy należy dodać poleRynek, a do obszaru Wartości pole Wielkość sprzedaży.

1. Na liście pól należy zaznaczyć Rynek (rysunek 7.8).

Kiedy w tabeli pojawią się już rynki, pora na dodanie wartości sprzedaży.

Rysunek 7.8.Aby dodaćpole Rynek do tabeli,należy zaznaczyć jena liście

2. W oknie selekcji pól należy zaznaczyć Wielkość sprzedaży (rysunek 7.9).

Zaznaczenie pola, które zawiera dane nieliczbowe (tekst lub daty), spowodujeautomatycznie jego umieszczenie w obszarze Etykiety wierszy tabeli przestawnej.Zaznaczenie pola, które zawiera dane liczbowe, spowoduje automatycznie jegoumieszczenie w obszarze Wartości tabeli przestawnej.

I jeszcze jedna sprawa: podczas dodawania nowych pól nie wszystkie z nich mogą byćwidoczne w polach okna dialogowego każdego z obszarów. Rozwiązać ten problem można,zmieniając rozmiar okna: wystarczy kliknąć i przeciągnąć jego krawędzie.

Jak widać, analizę każdego z rynków można przeprowadzić w pięciu krokach! To zdu-miewające, jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że do obróbki było ponad 60 000 wierszyz danymi. Po drobnych zmianach w formatowaniu utworzona tabela przestawna możebyć początkiem raportu czy pulpitu menedżerskiego.



Rysunek 7.9. Dodawanie pola Wielkość sprzedaży

Modyfikowanie tabel przestawnych

A oto pewna wspaniała cecha tabel przestawnych. Do modelu danych można dodawać takwiele warstw analizy, jak to tylko potrzebne, zmieniając i ponownie aranżując pola tabelibędącej źródłem danych. Załóżmy, że chcemy przedstawić wartość sprzedaży na poszcze-gólnych rynkach z uwzględnieniem segmentów. Ponieważ tabela przestawna zawiera jużpola Rynek i Wielkość sprzedaży, wszystko, co trzeba zrobić, to dodać pole Segment.

Wystarczy więc kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli i w oknie dialogowym Lista póltabeli przestawnej zaznaczyć pole Segment. Na rysunku 7.10 przedstawiono tabelę prze-stawną po wprowadzonych zmianach.

Jeżeli okno dialogowe Lista pól tabeli przestawnej nie pojawi się po kliknięciu tabeli,wówczas można przywołać je samodzielnie, klikając prawym klawiszem myszy w dowolnymmiejscu tabeli i wybierając z menu Pokaż listę pól.

Co jeśli układ tabeli nie jest odpowiedni? Być może trzeba wyświetlić listę segmentóww górnej części tabeli. To żaden problem. Wystarczy przeciągnąć pole Segment z obszaruEtykiet wierszy do Etykiet kolumn. Spowoduje to natychmiastową zmianę układu tabeliprzestawnej (rysunek 7.11).

Zmiana widoku tabeli przestawnej

Często jesteśmy proszeni o przygotowanie raportu dotyczącego pojedynczego regionu,rynku, produktu i tak dalej. Zamiast spędzać kolejne godziny nad tworzeniem osobnychtabel przestawnych dla każdego możliwego scenariusza, można wykorzystać same tabele,aby ułatwić sobie utworzenie wielu widoków tych samych danych. Można to zrobić, two-rząc dodatkowy filtr regionu w tabeli.



Rysunek 7.10. Dodanie nowej warstwy analizy do modelu danych jest zupełnie proste:wystarczy zaznaczyć kolejne pole

Rysunek 7.11. Poszczególne segmenty rynku umieszczone są teraz w kolumnach

Wystarczy więc kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli; zostanie wówczas wyświetloneokno dialogowe Lista pól tabeli przestawnej, w którym trzeba przeciągnąć pole Regiondo obszaru Filtr raportu. W tabeli przestawnej zostanie wówczas umieszczona lista roz-wijana (rysunek 7.12). Można jej używać do wyświetlania danych z jednego regionu naraz.



Rysunek 7.12. Dodawanie do tabeli przestawnej filtru regionu

Aktualizowanie tabel przestawnych

Z upływem czasu dane mogą ulegać zmianie i rozrastać się wraz z nowo pojawiającymisię wierszami i kolumnami. Do aktualizowania tabel można użyć polecenia Odśwież.Aby to zrobić, wystarczy kliknąć tabelę przestawną prawym klawiszem myszy i z menupodręcznego wybrać opcję Odśwież (rysunek 7.13).

Rysunek 7.13.Polecenie Odświeżsłuży do aktualizowaniatabel przestawnych

Czasem zmianom ulega struktura tabeli zasilającej danymi tabelę przestawną. Na przy-kład może zostać dodana lub usunięta jedna z kolumn. Taki rodzaj zmiany wpływa nietylko na kilka pozycji w tabeli, ale na cały zakres danych.

W takim przypadku proste zaktualizowanie tabeli przestawnej nie przyniesie spodzie-wanego efektu. Należy zaktualizować cały zakres obejmowany przez tabelę. Oto, jak tozrobić:

1. Kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli; zostanie wówczas wyświetlona zakładkaNarzędzia tabel przestawnych.



2. Przejść do zakładki Opcje.

3. Kliknąć przycisk Zmień źródło danych (rysunek 7.14).

Rysunek 7.14.Zmiana zakresudanych dla tabeliprzestawnej

4. Zmienić zakres tak, aby obejmował nowe wiersze czy kolumny (rysunek 7.15).

Rysunek 7.15.Zaznaczanie nowegozakresu danych dlatabeli przestawnej

5. Kliknąć OK.

Tabele przestawne i wielkość arkuszy

Ważne jest, aby pamiętać, że stosowanie tabel przestawnych w raportach i pulpitach menedżer-skich ma swoje implikacje dotyczące rozmiarów i zużycia pamięci. Podczas tworzenia tabeliprzestawnej Excel tworzy obraz źródła danych i przechowuje go w pamięci podręcznej. Tak więcpamięć podręczna tabeli przestawnej jest kontenerem przechowującym obraz danych. Każda tabelaprzestawna tworzona z oddzielnego źródła danych tworzy swój własny kontener, który zwiększarozmiar skoroszytu i ilość pamięci zużywanej do jego obsługi. Zwiększenie rozmiaru pliku i zużyciapamięci zależne jest od wielkości oryginalnego źródła danych powielanego przez Excel na potrzebytworzonych kontenerów.

Wszystko jasne, prawda? A oto sedno problemu: często trzeba utworzyć oddzielne tabele prze-stawne korzystające z tego samego źródła danych w celu stworzenia dwóch odrębnych warstwanalizy w modelu danych. W takim przypadku Excel utworzy dwa kontenery, nie zważając na to, żeoba zawierają te same dane. Oznacza to, że arkusz ulega rozdęciu za każdym razem, gdy tworzymynową tabelę przestawną z tych samych danych.

Aby obejść ten potencjalny problem, można użyć poleceń kopiuj i wklej. Otóż to: proste skopiowa-nie tabeli i umieszczenie jej gdzie indziej nie spowoduje utworzenia nowego kontenera. Dzięki temumożna tworzyć wiele tabel przestawnych wykorzystujących to samo źródło danych bez niepożąda-nego zwiększania rozmiaru pliku czy zużycia pamięci.



Dostosowywanie tabel przestawnychTworzone tabele przestawne często wymagają drobnych zmian, tak aby wyglądać i dzia-łać zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. W dalszej części opisano niektóre ze spo-sobów dostosowywania tabel w taki sposób, aby były zgodne z założeniami pulpitów mene-dżerskich.

Zmiana nazwy pól

Każde pole w tabeli przestawnej ma swoją nazwę. Pola w wierszach, kolumnach i fil-trach dziedziczą swoje nazwy po etykietach danych ze źródła danych. I tak na przykładpola w obszarze Wartości mają nazwy takie jak Suma z Wielkość sprzedaży.

Ale chciałoby się mieć własne nazwy i zamiast Suma z Wielkość sprzedaży na przykładSprzedaż łączna. W takim przypadku przydałaby się możliwość zmiany nazwy pola. Abyzmienić nazwę pola, należy:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym.

Jeżeli chcemy zmienić nazwę pola Suma z Wielkość sprzedaży, wówczas należykliknąć dowolną wartość w tym polu.

2. Następnie wybrać Ustawienia pola wartości (rysunek 7.16).

Rysunek 7.16.Należy kliknąćprawym klawiszemmyszy w poludocelowym i wybraćopcję Ustawieniapola wartości

Zostanie otwarte okno dialogowe o tej samej nazwie.

3. W polu Nazwa niestandardowa wprowadzić nową nazwę (rysunek 7.17).

4. Kliknąć OK.

Jeżeli zostanie użyta taka sama nazwa, jak w źródle danych, wówczas zostaniewyświetlony komunikat błędu. W naszym przykładzie będzie tak, jeżeli spróbujemyzmienić nazwę pola Suma z Wielkość sprzedaży na Wielkość sprzedaży. Rozwiązaćten problem można, wstawiając dodatkową spację na końcu nazwy. Nazwa z dodatkowąspacją będzie dla Excela zupełnie inną. Dzięki tej metodzie można używać takichsamych nazw i nikt nie zauważy różnicy.



Rysunek 7.17.Zmiana nazwy w poluNazwa niestandardowa

Formatowanie liczb

Liczby w tabelach przestawnych można dostosować, aby spełniały określone wymogi(na przykład aby były wyświetlane jako waluta, procenty itp.). Formatowanie liczb możnakontrolować za pomocą okna dialogowego Ustawienia pola wartości. Oto, jak to zrobić:


Jeżeli chcemy zmienić format wartości w polu Wielkość sprzedaży, wówczasnależy kliknąć dowolną wartość w nim się znajdującą.

2. Następnie należy wybrać opcję Ustawienia pola wartości.

3. Aby wyświetlić okno dialogowe Formatowanie komórek, należy kliknąć przyciskFormat liczby.

4. W oknie Formatowanie komórek można wybrać odpowiedni format liczb, tak jakmiałoby to miejsce w zwykłym arkuszu.

5. Kliknąć OK.

Po ustawieniu nowego formatu pozostanie on niezmieniony, nawet jeżeli tabela prze-stawna zostanie odświeżona lub zmieniony zostanie jej układ.

Zmiana sposobu obliczania podsumowania

Podczas tworzenia tabeli przestawnej Excel, domyślnie, podlicza dane, dodając je lubzliczając. Ale zamiast Sumy czy Licznika można użyć też innych funkcji; są to: Średnia,Maksimum, Minimum, Iloczyn itd. Oto wszystkie jedenaście dostępnych opcji:

Suma: dodaje wszystkie wartości liczbowe.

Licznik: zlicza wszystkie pozycje w wybranym polu, wliczając liczbowe, tekstowei sformatowane jako daty.

Średnia: oblicza średnią dla danych docelowych.

Maksimum: wyświetla najwyższą wartość w danych docelowych.



Minimum: wyświetla najniższą wartość w danych docelowych.

Iloczyn: mnoży wszystkie dane.

Licznik num.: zlicza tylko wartości liczbowe w komórkach w danych docelowych.

OdchStd i OdchStdc: oblicza odchylenia standardowe dla danych docelowych.Funkcji OdchStdc należy użyć, gdy posiadamy pełne dane. Natomiast funkcjiOdchStd wówczas, gdy dysponujemy tylko ich wycinkiem.

Wariancja i Wariancja populacji: oblicza statystyczną wariancję dla danychdocelowych. Funkcji Wariancja populacji należy użyć, gdy posiadamy pełne dane.Natomiast funkcji Wariancja wówczas, gdy dysponujemy tylko ich wycinkiem.

Aby zmienić typ podsumowania w danym polu, należy kolejno:


2. Następnie wybrać opcję Ustawienia pola wartości.

3. Na liście zaznaczyć odpowiedni typ obliczeń, który ma być użyty do podsumowania(rysunek 7.18).

Rysunek 7.18.Zmiana typuwykonywanych obliczeń

4. Kliknąć OK.

Czy wiedziałeś, że jedna pusta komórka spowoduje, że Excel zamiast sumować będzieje zliczał? Właśnie tak. Jeżeli wszystkie komórki w kolumnie zawierają dane liczbowe,wówczas Excel użyje funkcji Suma. Ale jeżeli choć jedna będzie pusta lub zawierać będzietekst, wówczas zostanie zastosowana funkcja Licznik. Dlatego należy uważnie sprawdzaćpola umieszczane w obszarze Wartości tabeli przestawnej. Jeżeli nazwa pola rozpoczynasię od Bez obliczeń, wówczas program będzie zliczał pozycje, a nie sumował.

Pomijanie sum częściowych

Za każdym razem, kiedy dodamy nowe pole do tabeli, Excel utworzy pole sumy częściowej.Mogą zdarzyć się sytuacje, w których dołączanie sum częściowych nie będzie miało sensu,a wręcz utrudni odbiór tabeli przestawnej. Na rysunku 7.19 widoczna jest tabela, w którejsumy częściowe wprowadzają tylko zamieszanie i utrudniają tym samym odczytaniepodstawowego przesłania raportu.



Rysunek 7.19.Sumy częściowemogą czasemprzysłonić dane,które chcielibyśmyprzedstawić

Usuwanie wszystkich sum częściowych jednocześnie

Aby usunąć wszystkie sumy częściowe jednocześnie, należy:


2. Kliknąć zakładkę Projektowanie.

3. Kliknąć ikonę Sumy częściowe i z menu wybrać Nie pokazuj sum częściowych(rysunek 7.20).

Jak widać na rysunku 7.21, ten sam raport po usunięciu sum częściowych prezentuje sięznacznie lepiej.



Rysunek 7.20.Jednoczesneusuwanie wszystkichsum częściowychza pomocą poleceniaNie pokazuj sumczęściowych

Rysunek 7.21.Ten sam raportpozbawiony sumczęściowych

Usuwanie pojedynczych sum częściowych

Co zrobić, kiedy trzeba będzie usunąć tylko jedną sumę częściową? W takim przypadkunależy:


2. Następnie wyświetlić okno dialogowe Ustawienia pola; w tym celu z menupodręcznego należy wybrać opcję Ustawienia pól.

3. W części Sumy częściowe należy zaznaczyć opcję Brak (rysunek 7.22).



Rysunek 7.22.Aby usunąć pojedyncząsumę częściową,należy zaznaczyćopcję Brak

4. Kliknąć OK.

Usuwanie sum końcowych

Co zrobić, kiedy pojawi się konieczność usunięcia sum końcowych z tabeli przestawnej?

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu tabeli przestawnej.

2. Aby wyświetlić okno dialogowe Opcje tabeli przestawnej, należy wybrać z menupodręcznego polecenie o tej samej nazwie.

3. Następnie należy przejść do zakładki Sumy i filtry.

4. W następnym kroku należy usunąć zaznaczenie z opcji Pokaż sumy końcowe wierszy.

5. A także Pokaż sumy końcowe kolumn.

Ukrywanie i wyświetlanie pozycji

Tabele przestawne podsumowują i wyświetlają wszystkie informacje ze źródła danych.Ale w pewnych sytuacjach określone dane chcielibyśmy wyłączyć z podsumowaniaw tabeli. Wówczas możemy ukryć dane.

W przypadku tabel przestawnych ukrywanie danych nie oznacza tylko, że będą oneniewidoczne na pulpicie menedżerskim, ale również nie zostaną wzięte pod uwagę pod-czas obliczania podsumowań.

W tabeli przestawnej widocznej na rysunku 7.23 przedstawiono sprzedaż dla wszystkichsegmentów z uwzględnieniem rynków. W tym zestawieniu chcielibyśmy utworzyć pod-sumowania, pomijając jednak dane dotyczące rowerów. Innymi słowy — informacjeo rowerach nie są nam do niczego potrzebne.



Rysunek 7.23.W jaki sposóbusunąć z analizydane o rowerach...

Aby ukryć dane o rowerach, należy usunąć zaznaczenie z odpowiedniej pozycji listy roz-wijanej (rysunek 7.24).

Rysunek 7.24.Usuwanie zaznaczeniaz odpowiedniej pozycjina liście rozwijanej

Po kliknięciu OK tabela przestawna przeliczy dane od początku, pomijając informacjeo sprzedaży rowerów. Jak widać na rysunku 7.25, podsumowania dla rynku nie obejmująteraz informacji o rowerach.

Ukryte dane można równie łatwo i szybko przywrócić. Wystarczy wyświetlić listę roz-wijaną i umieścić zaznaczenie w odpowiedniej pozycji (rysunek 7.26).



Rysunek 7.25.Analiza rynkuz pominięciem wartościsprzedanych rowerów

Rysunek 7.26.Aby przywrócićukryte dane, wystarczyzaznaczyć odpowiedniąpozycję na liścierozwijanej

Ukrywanie i wyświetlanie pozycji bez danych

Domyślnie w tabelach przestawnych uwzględniane są jedynie te pozycje, które zawie-rają dane. To może przysporzyć nieprzewidzianych kłopotów.

Na rysunku 7.27 widoczna jest tabela przestawna z polem OKRES SPRZEDAŻY w obsza-rze Etykiet wierszy oraz polem REGION w obszarze Filtr raportu. W polu Region filtrzostał ustawiony na ALL i w raporcie pojawią się wszystkie okresy sprzedaży.

Jeżeli zastosujemy filtr Europa Południowa, wówczas uzyskamy dane tylko z części okresusprzedaży (rysunek 7.28).



Rysunek 7.27.Widoczny jest całyokres sprzedaży

Rysunek 7.28.Ustawienie filtruna Europę spowoduje,że pewne okresysprzedaży nie będąwidoczne

Jeśli planujemy używać tabel przestawnych jako źródła dla wykresów czy innych kom-ponentów pulpitu menedżerskiego, wówczas wyświetlanie tylko pozycji zawierającychdane może spowodować kłopoty. Nie jest najlepszym rozwiązaniem, kiedy połowa rokuzniknie z zestawienia, gdy przefiltrujemy dane dla rynków południowoeuropejskich.

Oto, jak zapobiec ukrywaniu przez Excela pozycji niezawierających danych:


W omawianym przykładzie polem docelowym jest Okres sprzedaży.

2. Następnie należy wyświetlić okno dialogowe Ustawienia pola; w tym celu z menupodręcznego należy wybrać opcję Ustawienia pól.

3. W oknie Ustawienia pola należy przejść do zakładki Układ i drukowanie.

4. A następnie zaznaczyć pozycję Pokaż elementy bez danych (rysunek 7.29).

5. Kliknąć OK.

Jak widać na rysunku 7.30, po zaznaczeniu opcji Pokaż elementy bez danych wszystkieokresy sprzedaży będą widoczne, niezależnie od tego, czy zanotowano w nich sprzedażw danym regionie.

Teraz możemy mieć pewność, że struktura tabeli przestawnej jest zablokowana i możemyjej użyć jako źródła dla wykresów i innych składników pulpitu menedżerskiego.



Rysunek 7.29.Aby wyświetlić wszystkiepozycje, należyzaznaczyć opcję Pokażelementy bez danych

Rysunek 7.30.Wyświetlane sąwszystkie pozycje,nawet te niezawierającedanych

Sortowanie tabel przestawnych

Domyślnie zawartość tabel przestawnych jest sortowana według nazw w porządku male-jącym. Excel umożliwia jednak użytkownikom dowolną zmianę porządku sortowania.



Ale jak to zwykle jest w Excelu, również dane można sortować na wiele różnych spo-sobów. Najprostszą i najczęściej używaną metodą jest sortowanie wprost w tabeli prze-stawnej. Oto, jak to zrobić:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym (tym, które ma byćposortowane).

Na przykładzie widocznym na rysunku 7.31 posortujemy dane w Suma z Wielkośćsprzedaży.

Rysunek 7.31. Sortowanie danych w tabeli przestawnej

2. Następnie należy wybrać opcję Sortuj i wybrać sposób sortowania.

Zmiany zostaną wprowadzone natychmiastowo i na stałe.

Filtrowanie danychDoświadczenie i wiedza na temat tabel przestawnych, które zebraliśmy do tej pory,pozwalają rozpocząć tworzenie własnej tabeli i określić jej unikalny układ. W dalszejczęści podzielimy się kilkoma sposobami na tworzenie układu prezentacji danych. Oczy-wiście, układy te można utworzyć samodzielnie, jednak wykorzystanie tabel przestaw-nych pomaga oszczędzić sobie pracy, a także ułatwia przyszłe zarządzanie danymi i ichaktualizowanie.

Tworzenie list rankingowych

Łatwo zauważyć, że użytkownicy często są zainteresowani prezentowaniem danychw postaci list rankingowych; na przykład pięćdziesięciu najlepszych klientów, dziesięciunajgorszych handlowców czy dziesięciu najlepszych produktów. Choć pierwsze wytłuma-czenie tego faktu, które przychodzi do głowy, to wrażenie, że potrafią oni skupić uwagę napoziomie czterolatka, to jednak jest bardziej logiczna przyczyna.



Efektywne pulpity menedżerskie i raporty często prezentują konkretne dane. Jeżeli mene-dżer wie, którzy klienci przynoszą najmniejsze dochody, wówczas może skupić swojewysiłki właśnie na nich, aby poprawić ich zyskowność. Ponieważ prawdopodobnie niebędziemy mieć wystarczających zasobów, aby zająć się wszystkimi klientami, bardziejprzydatne będzie utworzenie łatwej w zarządzaniu listy klientów.

Na szczęście, tabele przestawne posiadają narzędzia ułatwiające filtrowanie danych wedługniemal dowolnie skonfigurowanych list rankingowych. Oto przykład:

Załóżmy, że lwią część dochodów w firmie generują towary skupione w grupie Akcesoria.W celu zwiększenia przychodów ze sprzedaży kierownik postanowił skupić się na grupie50 klientów, którzy zakupili najmniej towarów z tej grupy. Oczywiście, chce on poświę-cić swój czas i zasoby na zwiększenie zamówień w tej grupie produktowej. Oto, jak możnamu w tym pomóc:

1. Utworzyć tabelę przestawną z kolumną Segment w obszarze filtru, listą klientóww obszarze etykiet wierszy, wielkością sprzedaży w obszarze wartości (rysunek 7.32);warto też zmienić układ na tabelaryczny.

Rysunek 7.32.Na początek— tworzymy tabelęprzestawną

2. Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy nazwę dowolnego klientai z menu podręcznego wybrać Filtruj/10 pierwszych (rysunek 7.33).

3. W oknie dialogowym Filtr 10 pierwszych wartości (rysunek 7.34) można dokładnieokreślić, jaki wygląd chcemy uzyskać.

W omawianym przykładzie ustawimy kolejno Dolne, 50, Suma (klienci).

4. Kliknąć OK.

5. W obszarze filtrów należy kliknąć listę rozwijaną w komórce Segment i wybraćopcję Akcesoria (rysunek 7.35).

W tym momencie uzyskamy dokładnie to, czego chcieliśmy: grupę 50 klientów, którzyzakupili najmniej akcesoriów. Można pójść krok dalej i co nieco sformatować raport,sortując go według wielkości sprzedaży i w razie potrzeby dodając symbol waluty(rysunek 7.36).



Rysunek 7.33.Wybieramy z menuopcję 10 pierwszych

Rysunek 7.34.Określamy filtry, któremają być zastosowane

Rysunek 7.35. Filtr wyświetlający tylko dane dla grupy Akcesoria

Ponieważ raport został utworzony na podstawie tabeli przestawnej, można go filtrować,dodając nowe pola. I tak jeżeli będziemy chcieli uzyskać listę 50 klientów z Francji,którzy zakupili najmniej akcesoriów, wówczas wystarczy do obszaru filtrów dodać poleKraj. Oto ― moi przyjaciele ― potęga tabel przestawnych użytych do tworzenia pulpitówmenedżerskich i raportów. Kontynuujmy zabawy z filtrem 10 pierwszych i sprawdźmy,jakie inne raporty możemy uzyskać (rysunek 7.37).

Na rysunku 7.37 można zauważyć, że pomimo ustawienia filtra na 50 pozycji widocznychjest tylko 25. A to dlatego, że klientów z Francji, którzy kupili towary z grupy Akcesoria,jest mniej niż pięćdziesięciu. Filtr został ustawiony na maksymalnie 50 pozycji, ale Excelmoże wyświetlić ich tylko tyle, ile jest dostępnych. Jeżeli znalazłoby się więcej rekordówodpowiadających filtrowi 50 pozycji, Excel wyświetliłby je wszystkie.



Rysunek 7.36.Wersja ostatecznaraportu

Rysunek 7.37.Taki raport łatwomożna dostosowaćdo utworzenia dowolnejkombinacji układu

Aby usunąć z tabeli przestawnej wprowadzone filtry, należy:


2. Przejść do zakładki Opcje.

3. Kliknąć przycisk Wyczyść i wybrać następnie pozycję Wyczyść filtry (rysunek 7.38).



Rysunek 7.38.Aby usunąć filtry,wystarczy wybraćopcję Wyczyść filtry

Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych

Nieprzetworzone dane rzadko kiedy są poukładane według miesięcy, kwartałów czy lat.Zwykle są one gromadzone z dnia na dzień. Natomiast użytkownicy często domagająsię raportów z podziałem na miesiące, kwartały i lata. Na szczęście, tabele przestawnezdecydowanie ułatwiają grupowanie danych w różnych wymiarach czasowych. Oto, jakto zrobić:

1. Utworzyć tabelę przestawną z kolumną Data sprzedaży w obszarze Etykiet wierszyi Wielkość sprzedaży w obszarze Wartości, podobnie jak widać na rysunku 7.39.

Rysunek 7.39.Na początek— tworzymy tabelęprzestawną

2. Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu opcję Grupuj(rysunek 7.40). Zostanie wyświetlone okno dialogowe Grupowanie (rysunek 7.41).

3. Wybrać odpowiedni wymiar. W omawianym przykładzie można wybrać Miesiące,Kwartały i Lata.

4. Kliknąć OK.

Oto kilka interesujących informacji na temat tabel przestawnych, które warto znać. Popierwsze, pola Kwartały i Lata zostały dodane do listy pól. Warto pamiętać, że mimo todane źródłowe nie zostały zmienione; natomiast pola stały się częścią tabeli przestawnej.Kolejna rzecz: pola Lata i Kwartały zostały automatycznie umieszczone tuż obok orygi-nalnych pól danych tabeli przestawnej (rysunek 7.42).



Rysunek 7.40.Wybierz opcję Grupuj

Rysunek 7.41.Wybierzodpowiedni wymiar

Kiedy pola z datami są pogrupowane, można używać każdego z nich tak jak innych pólw tabeli. Na rysunku 7.43 użyto nowo utworzonych grup czasowych, aby pokazać sprze-daż dla każdego z rynków w poszczególnych kwartałach roku 2010.

Tworzenie zestawień procentowych

Zestawienia procentowe (czy udziały procentowe) umożliwiają sprawdzenie, ile do ogól-nego wyniku wnoszą poszczególne części. Są przydatne, gdy chcemy sprawdzić wpływposzczególnych elementów.

Tabela przestawna widoczna na rysunku 7.44 umożliwia sprawdzenie procentowej wiel-kości sprzedaży z każdego z segmentów. Wynika z niej, że sprzedaż części w ZachodniejUkrainie to 31% całkowitej sprzedaży, podczas gdy we Francji to 34%.

Jak można zauważyć na rysunku, zestawienie uzyskano poprzez wybranie opcji % sumywiersza w menu Pokaż wartości jako. Oto, w jaki sposób można uzyskać takie zestawienie:



Rysunek 7.42.Tabele przestawnazostała terazpogrupowanawedług kwartałów i lat

Rysunek 7.43.Z nowo utworzonychwymiarów możnakorzystać jak zezwykłych pól tabeliprzestawnej


Jeżeli chcemy zmienić ustawienia pola Suma z Wielkość sprzedaży, wówczas należykliknąć prawym klawiszem myszy dowolną wartość w tym polu.

2. Wybrać Pokaż wartości jako.

3. Wybrać % sumy wiersza.

Tabela przestawna widoczna na rysunku 7.45 umożliwia sprawdzenie procentowejwielkości sprzedaży z każdego z rynków. Tak oto uzyskaliśmy ten sam typ zestawienia,ale w kolumnach użyto wartości procentowych.

Warto zapamiętać, że ponieważ zestawienie zostało utworzone w oparciu o tabelę prze-stawną, mamy dzięki temu możliwość segregowania danych według regionów; możemyteż wprowadzać nowe pola, zmieniać układ danych i — co najważniejsze — aktualizowaćzestawienia, kiedy pojawią się nowe dane.



Rysunek 7.44. W wierszach widoczny jest procentowy udział w sprzedaży

Rysunek 7.45. W kolumnach widoczny jest procentowy udział w sprzedaży



Tworzenie zestawień przychodów narastająco

Czasami potrzebne jest zestawienie umożliwiające analizę danych narastająco w danymokresie. Na rysunku 7.46 przedstawiono tabelę przestawną zawierającą dane ze sprzedażyw poszczególnych miesiącach dla kolejnych lat. Można w niej sprawdzić wyniki dlakażdego miesiąca (narastająco) na przestrzeni kilku lat. Wynika z niej na przykład, żeprzychody w 2009 roku w okresie od stycznia do sierpnia wynosiły około 700 tysięcyzłotych więcej niż w analogicznym okresie poprzedniego roku.

Rysunek 7.46. Zestawienie prezentuje łączną sprzedaż w każdym kolejnym miesiącu

W pliku z przykładami dla tego rozdziału nie zamieszczono danych dla miesięcy i lat.Można je uzyskać, grupując pole DataSprzedaży. Informacje, jak to zrobić, można znaleźćwe wcześniejszej części rozdziału pt. „Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnychi rocznych”.

Aby utworzyć takie zestawienie, wystarczy wykonać poniższą procedurę:


Jeżeli chcemy zmienić ustawienia pola Suma z Wielkość sprzedaży, wówczasnależy kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną wartość w tym polu.

2. Następnie wybrać Ustawienia pola wartości.


3. Kliknąć Pokazywanie wartości jako.

4. Z listy rozwijanej wybrać opcję Suma bieżąca w.

5. W kontrolce Pole podstawowe wybrać pole, które ma być sumowane. W większościprzypadków będzie to — jak w omawianym przykładzie — seria danych czasowych(tu pole DataSprzedaży).

6. Kliknąć OK.



Tworzenie zestawień miesiąc po miesiącu

Kolejnym często zamawianym rodzajem zestawień jest prezentacja danych zmieniającychsię z miesiąca na miesiąc. Ich celem jest na przykład porównanie sprzedaży w bieżącymmiesiącu z wynikami z ubiegłego miesiąca. Najlepszym sposobem tworzenia takich zesta-wień jest wspólne zestawienie liczb oraz wartości procentowych.

Po tym wstępie możemy przejść do tworzenia tabeli przestawnej podobnej do widocznejna rysunku 7.47. Warto zwrócić uwagę, że pole Wielkość sprzedaży pojawia się na niejdwukrotnie. Jedno z nich pozostanie niezmienione i prezentowane w nim będą nieprze-tworzone dane. W drugim z kolei ukazane będzie porównanie do wyników z poprzedniegomiesiąca.

Rysunek 7.47.Tworzenietabeli przestawnejzawierającej podwójnąWielkość sprzedaży

Na rysunku 7.48 przedstawiono konfigurowanie drugiego pola Wielkość sprzedaży w takisposób, aby przedstawiało dane w ujęciu z miesiąca na miesiąc.

Rysunek 7.48. Konfigurowanie drugiego pola Wielkość sprzedaży w taki sposób, aby przedstawiało danew ujęciu z miesiąca na miesiąc



Jak widać, po wprowadzeniu tych ustawień uzyskamy przyjemny widok z wartościamiwalutowymi w jednej kolumnie i stosunkiem procentowym do poprzedniego miesiącaw drugiej. Oczywiście, nazwy pól można zmienić tak, aby lepiej odpowiadały prezentowa-nym informacjom (metody zmiany nazw pól opisano w podrozdziale „Zmiana nazwy pól”).

W pliku z przykładami dla tego rozdziału nie zamieszczono danych dla miesięcy i lat.Można je uzyskać, grupując pole DataSprzedaży. Informacje, jak to zrobić, możnaznaleźć w wcześniejszej części rozdziału pt. „Tworzenie zestawień miesięcznych,kwartalnych i rocznych”.

Aby utworzyć układ widoczny na rysunku 7.48, należy kolejno:


W tym przypadku jest nim pole o nazwie Wielkość Sprzedaży 2.

2. Następnie wybrać z menu Ustawienia pola wartości.


1. Kliknąć Pokazywanie wartości jako.

2. Następnie wybrać z listy rozwijanej pozycję % różnicy.

3. W kontrolce Pole podstawowe wybrać pole, które ma być obliczane. W większościprzypadków będzie to — jak w omawianym przykładzie — seria danych czasowych(tu pole DataSprzedaży).

4. Z listy Element podstawowy wybrać element, który użyty będzie do utworzeniaporównania. W omawianym przykładzie będzie to miesiąc poprzedni, dlategonależy zaznaczyć pozycję (poprzedni).


Rozdział 8.Wykresy przestawne

W rozdziale:

Tworzenie wykresów przestawnych z tabel przestawnych

Określanie poleceń dla wykresów przestawnych

Nowa funkcja Excela — fragmentatory

Przykłady wykresów przestawnych

Rozdział 7. był wprowadzeniem do tematyki tabel przestawnych. W tym rozdziale omó-wiono funkcję, która powstała niejako przy okazji: wykresy przestawne. Zakładamy, żeczytelnik zaznajomił się z materiałem zamieszczonym w poprzednim rozdziale.

Wykres przestawny to graficzna reprezentacja danych przedstawionych w tabeli prze-stawnej. Wykresy przestawne zawsze oparte są o tabele przestawne. Excel umożliwiajednoczesne utworzenie tabeli i wykresu przestawnego, ale nie jest możliwe utworzeniewykresu bez tabeli.

Wykresy przestawne — podstawyOsoby mające doświadczenie w tworzeniu wykresów w Excelu nie będą miały żadnychtrudności w utworzeniu i dostosowaniu wykresu przestawnego. Większość funkcji Excelazwiązanych z wykresami można zastosować również dla wykresów przestawnych. Jak sięjednak okaże, wykresy przestawne oferują kilka dodatkowych sztuczek, przede wszystkimmożliwość filtrowania wyświetlanych danych.

Podstawowe informacje o wykresach w Excelu można znaleźć w Części II.

Tworzenie wykresu przestawnego

Wykres przestawny można utworzyć w Excelu na trzy sposoby:

Zaznaczając komórkę w istniejącej tabeli przestawnej i wybierając Narzędziatabel przestawnych/Opcje/Narzędzia/Wykres przestawny.



Wybierając ze Wstążki Wstawianie/Tabele/Tabela przestawna/Wykres przestawny.Excel utworzy wówczas tabelę przestawną i wykres przestawny.

Zaznaczając dowolną komórkę w istniejącej tabeli przestawnej i wybierającze Wstążki odpowiedni rodzaj wykresu z menu Wstawianie/Wykresy.

Nie można utworzyć wykresu przestawnego punktowego, bąbelkowego i giełdowego.Jeżeli wybierzemy któryś z wymienionych rodzajów, wówczas Excel wyświetli komunikatbłędu.

Wybór metody pozostaje w gestii użytkownika. Większość osób najpierw tworzy tabelęprzestawną, a następnie — w oparciu o nią — wykres przestawny. Podczas jednoczesnegotworzenia tabeli i wykresu wykres może wejść w paradę tabeli.

Wykresy przestawne zawsze oparte są o tabele przestawne. Nie można utworzyć wykresuprzestawnego bez tabeli przestawnej. Ponadto układ wykresu zawsze odpowiadabieżącemu układowi tabeli. Jeżeli zmienimy układ tabeli, zmieniony zostanie równieżukład powiązanego z nią wykresu. Jeżeli do tabeli przestawnej dodamy filtry, pojawiąsię one również w powiązanym z nią wykresie.

Bazując na jednej tabeli, można utworzyć wiele wykresów przestawnych i każdy z nichosobno zmodyfikować czy sformatować. Oczywiście, na wszystkich wykresach widocznebędą te same dane.

Jeżeli powiązana z wykresem tabela zostanie usunięta, nie będzie to miało jednak wpływuna sam wykres. Użyta w wykresie formuła SERIE przechowuje oryginalne dane w tablicach.

Przykłady wykresów przestawnych

Na rysunku 8.1 widoczna jest tabela przestawna utworzona z danych użytych w przy-kładach z rozdziału 7. Zawiera ona zestawienie sprzedaży dla poszczególnych rynków.Układ tabeli przestawnej jest następujący:

Region: Filtr raportu

Segment: Filtr raportu

Rynek: Etykiety wierszy

Wartość sprzedaży: Wartości

Oba filtry zostały ustawione tak, aby wyświetlać wszystkie dane. Innymi słowy, filtrowa-nie nie przynosi żadnego efektu.

Wykorzystane w przykładzie dane znajdują się w pliku Rozdział 7 Przykładowe dane.xlsx,który można pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Aby utworzyć wykres przestawny, należy zaznaczyć dowolną komórkę w tabeli przestaw-nej i wybrać Narzędzia tabel przestawnych/Opcje/Narzędzia/Wykres przestawny. Excelwyświetli okno dialogowe Wstawianie wykresu (rysunek 8.2), w którym można wybraćrodzaj wykresu. W tym przykładzie użyjemy standardowego wykresu słupkowego; po jegozaznaczeniu należy kliknąć OK. Excel utworzy wykres przestawny widoczny na rysunku 8.3.



Rozdział 8. Wykresy przestawne 231

Rysunek 8.1.Tabela przestawna,która zostaniewykorzystanado utworzenia wykresuprzestawnego

Rysunek 8.2.Wybieranietypu wykresu

Rysunek 8.3. Wykres przestawny wykorzystuje dane wyświetlone w tabeli przestawnej



Na wykresie przestawnym wyświetlone są wartości z tabeli przestawnej, ale w przeci-wieństwie do zwykłego wykresu, na przestawnym można znaleźć przyciski pól służącedo filtrowania danych. Odpowiadają one takim samym filtrom znajdującym się w tabeliprzestawnej.

Zgodnie z przewidywaniami przycisków pól można używać do zmiany danych wyświe-tlanych na wykresie. Te listy rozwijane działają analogicznie do swoich odpowiednikóww tabeli przestawnej. Na rysunku 8.4 widoczny jest wykres przestawny po zastosowaniudwóch filtrów: Europa Zachodnia w polu Region i Rowery w polu Segment. Filtry zostałyrównież zastosowane w tabeli przestawnej. To przykład współdziałania tabeli i wykresuprzestawnego. Zamiast na wykresie filtry można też zastosować w tabeli przestawnej. Efektbędzie taki sam.

Rysunek 8.4. Filtry uruchomione na wykresie przestawnym zostaną również wprowadzone do tabeli

Praca z wykresami przestawnymiPo zaznaczeniu wykresu przestawnego na Wstążce pojawi się nowa zakładka: Narzędziawykresów przestawnych. Opcje dostępne w zakładkach Projektowanie, Układ i Forma-towanie są właściwie identyczne z tymi dostępnymi dla zwykłych wykresów, poruszamysię więc po znajomym terenie. Natomiast w zakładce Analiza znaleźć można kilka poleceńcharakterystycznych dla wykresów przestawnych.

Ukrywanie przycisków pól

Gdy wykres przestawny znajduje się tuż obok tabeli przestawnej, umieszczone na nimprzyciski pól mogą być zbędne. Takie same efekty można uzyskać za pomocą filtrówznajdujących się w tabeli.

Jeżeli użytkownik chciałby pozbyć się przycisków z wykresu, można je po prostu wyłączyć;w tym celu należy wybrać z menu Narzędzia wykresów przestawnych/Analiza/Pokazywanie/ukrywanie/Przyciski pól. Zostanie wówczas wyświetlona lista rozwijana, z której można



wybrać te z przycisków, które chcemy ukryć. Można też kliknąć prawym klawiszem myszydany przycisk i z menu kontekstowego wybrać opcję ukrywania. Na rysunku 8.5 przed-stawiono wykres z ukrytymi przyciskami pól.

Rysunek 8.5. Wykres przestawny bez przycisków pól

Przenoszenie wykresu przestawnego

Domyślnie wykres przestawny jest osadzony w arkuszu, w którym znajduje się tabelaprzestawna. Aby przenieść go do innego arkusza (czy skoroszytu), należy wybrać z menuNarzędzia wykresów przestawnych/Projektowanie/Lokalizacja/Przenieś wykres. W okniedialogowym Przenoszenie wykresu należy wskazać nowe położenie obiektu.

Jeżeli wykres znajduje się w osobnym arkuszu, wówczas zapewne użytkownik będziechciał pozostawić przyciski pól widoczne. W przeciwnym razie filtrowanie danych nawykresie będzie wymagało ponownej aktywacji arkusza zawierającego tabelę przestawną.

Fragmentatory

W Excelu 2010 wprowadzoną nową funkcję tabel przestawnych: fragmentatory.

Fragmentator to interaktywna kontrolka upraszczająca filtrowanie danych w tabelachi na wykresach przestawnych. Na rysunku 8.6 przedstawiono tabelę przestawną z dwomafragmentatorami. Znajdują się one pod wykresem. Każdy z nich reprezentuje poszczególnepole. W omawianym przypadku są to odpowiednio Region i Segment. Tabela przestawna(i jednocześnie wykres) przedstawia wartość sprzedaży rowerów i odzieży w regionieEuropy Środkowej.

Fragmentatory można wykorzystać do tworzenia atrakcyjnych interfejsów dla użytkow-ników nieradzących sobie z filtrowaniem danych w tabelach przestawnych.

Takie same efekty filtrowania można uzyskać, korzystając z przycisków pól w tabeliprzestawnej czy na wykresie.



Rysunek 8.6. Filtrowanie danych na wykresie przestawnym za pomocą fragmentatorów

Dodawanie fragmentatorów

Aby umieścić jeden lub więcej fragmentatorów w arkuszu, zacząć należy od zaznaczeniadowolnej komórki w tabeli przestawnej. Następnie należy wybrać z menu Narzędzia tabelprzestawnych/Opcje/Sortowanie i filtrowanie/Wstaw fragmentator. Zostanie wyświetloneokno dialogowe Wstawianie fragmentatorów z listą pól tabeli przestawnej (rysunek 8.7).Należy zaznaczyć na niej wybrane pozycje i kliknąć OK.

Dostosowywanie fragmentatorów

Fragmentatory to właściwie obiekty graficzne umieszczone w arkuszu. Można je prze-nosić, zmieniać ich rozmiar i wygląd. Po zaznaczeniu fragmentatora na Wstążce zostaniewyświetlona zakładka Narzędzia fragmentatora. Za jej pomocą można dostosować frag-mentatory, zmieniając ich styl czy wprowadzając inne poprawki.

Filtrowanie fragmentatorów

Liczba przycisków na fragmentatorach zależna jest od liczby pozycji w danym polu.Aby włączyć filtrowanie, wystarczy kliknąć wybrany przycisk na fragmentatorze. Abyuruchomić jednocześnie wiele filtrów, należy przytrzymać wciśnięty klawisz Ctrl i zazna-czyć wybrane przyciski.



Rysunek 8.7.Wybieraniefragmentatorówdo tabeli przestawnej

Aby anulować filtrowanie, należy kliknąć ikonę Wyczyść filtr (umieszczoną w prawymgórnym rogu fragmentatora) lub użyć kombinacji klawiszy Alt+C (uprzednio zaznacza-jąc dany fragmentator).

Przykłady wykresów przestawnychPoniżej przedstawiono kilka przykładów wykresów przestawnych prezentujących daneo kontach bankowych. Fragment danych źródłowych przedstawiono na rysunku 8.8.

Tabela zawiera informacje o nowych kontach założonych w trzech oddziałach bankuw ciągu miesiąca. Tabela zawiera 712 wierszy z danymi, a każdy odpowiada nowemukontu bankowemu. W tabeli znajdują się kolumny zawierające następujące informacje:

Data otwarcia nowego konta.

Dzień tygodnia, kiedy konto zostało otwarte.

Liczba otwartych kont.

Typ konta (ROR, oszczędnościowe, inwestycyjne, IKE).

Kto otworzył konto (kasjer czy doradca klienta).

Oddział, w którym otwarto konto.

Klasyfikacja klientów (nowy czy obecny).

Omówione poniżej przykłady znajdują się w pliku konta bankowe przykłady.xlsx, którymożna pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.




Rysunek 8.8. Dane o kontach bankowych wykorzystane do prezentacji tabel i wykresów przestawnych

Tabela z kontami bankowymi zawiera sporą dozę informacji. Ale w obecnej formie danete nie odkrywają zbyt wiele. Aby uczynić je nieco bardziej przydatnymi, trzeba wpro-wadzić kilka podsumowań. Podsumowywanie tabeli to właściwie proces udzielania odpo-wiedzi na pytania dotyczące danych. Oto kilka pytań, na które odpowiedzi być możezainteresują zarząd banku:

Ile nowych kont założono w poszczególnych dniach w każdym z oddziałów?

W którym dniu tygodnia najczęściej zakładane są konta oszczędnościowe?

Ile i jakie konta zostały otwarte w poszczególnych oddziałach?

Jaki jest rozkład środków pomiędzy różnymi rodzajami kont?

Jaki rodzaj kont najczęściej otwierają kasjerzy?

Jak prezentuje się Centrala w porównaniu z pozostałymi oddziałami?

W których oddziałach kasjerzy otwierają najwięcej kont dla nowych klientów?



Odpowiedzi na te pytania można oczywiście znaleźć, poświęcając czas na sortowaniedanych i tworzenie formuł. Ale niemal w każdym przypadku tabela przestawna będzielepszym rozwiązaniem. Jej utworzenie zajmie tylko kilka chwil, nie potrzeba do tego uży-wać żadnej formuły, a w dodatku otrzymamy przyjemnie wyglądający raport. W dodatkutabele przestawne są dużo bardziej odporne na błędy niż raporty korzystające z formuł.

Poniżej użyto tabel przestawnych, aby odpowiedzieć na każde pytanie; co więcej, dokażdej z nich dołączono wykres przestawny, tak aby lepiej zaprezentować dane.

Pytanie nr 1

Ile nowych kont założono w poszczególnych dniach w każdym z oddziałów?

Na rysunku 8.9 widoczna jest tabela przestawna i wykres odpowiadające na to pytanie.

Rysunek 8.9. W tabeli przedstawiono dzienną sprzedaż dla każdego z oddziałów

Pole Oddział znajduje się w obszarze Etykiet kolumn.

Pole Data znajduje się w obszarze Etykiet wierszy.

Pole Liczba znajduje się w obszarze Wartości, a znajdujące się w nim liczby sązsumowane.

Dla danych utworzono wykres przestawny warstwowy. Jednak ze względu na dużą ich ilośćnie jest to najlepszy wybór. Za to doskonale nadaje się on do zastosowania filtrów i doda-nia fragmentatorów, które ułatwią filtrowanie tak, aby można było przedstawić dane z jed-nego tylko oddziału. Na rysunku 8.10 przedstawiono wykres po wprowadzeniu fragmentatora,umieszczonego tuż pod nim. Wyświetlane są dane tylko dla jednego oddziału (Centrali).



Rysunek 8.10. Dzięki fragmentatorowi zatłoczony wykres zyskał przestrzeń

Warto pamiętać o tym, że tabele przestawne można sortować według dowolnej kolumny.I tak kolumnę z sumą końcową można sortować malejąco, tak aby odnaleźć informację,który dzień miesiąca przyniósł największe wpływy nowych funduszy. Wystarczy kliknąćprawym klawiszem myszy dowolną komórkę kolumny i wybrać z menu opcję Sortuj.Oczywiście, zmiana wprowadzona w tabeli zostanie również zastosowana na wykresie.

Pytanie nr 2

Ile i jakie konta zostały otwarte w poszczególnych oddziałach?

W tabeli przestawnej widocznej na rysunku 8.11 można znaleźć odpowiedź na to pytaniew postaci liczb, natomiast wykres przestawny odpowiada na nie graficznie.

Pole Typ konta znajduje się w obszarze Etykiet kolumn.

Pole Oddział znajduje się w obszarze Etykiet wierszy.

Pole Liczba znajduje się w obszarze Wartości, a znajdujące się w nim wartościzliczono za pomocą funkcji Licznik.

Uwaga: zamiast sumowania wartości użyto funkcji Licznik. Aby zmienić sposób przed-stawiania danych na Licznik, należy kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną komórkęi z menu wybrać Podsumuj wartości wg/Licznik.



Rysunek 8.11.Aby zliczyć danew tabeli, użyto funkcjiLicznik

A co w przypadku, gdybyśmy chcieli dodać drugi wykres, kołowy, tak aby zaprezentowaćna nim dane z kolumny Suma końcowa? Wykres przestawny można utworzyć tylko z czę-ści danych zawartych w tabeli przestawnej. Aby utworzyć wykres kołowy, należy usunąćz tabeli pole Oddział, a pole Typ konta przenieść do obszaru Etykiet wierszy. Aby wyświe-tlić dwa wykresy razem, należy utworzyć drugą tabelą przestawną (można też po prostuskopiować pierwszą) i na jej podstawie utworzyć wykres kołowy. Na rysunku 8.12 widocznajest tabela przestawna i wykres informujące o liczbie kont z podziałem na ich typy.

Pytanie nr 3

Jaki jest rozkład środków pomiędzy różnymi rodzajami kont?

Na rysunku 8.13 widoczna jest tabela przestawna odpowiadająca na to pytanie. I tak,widać, że 234 konta przyniosły wpływy w wysokości do 4999 zł.

W tabeli użyto tylko jednego pola: Liczba.

Pole Liczba znajduje się w obszarze Etykiet wierszy (pogrupowanym).

Pole Liczba znajduje się też w obszarze Wartości, a znajdujące się w nim wartościzliczono za pomocą funkcji Licznik.

Po dodaniu pola Liczba do obszaru Etykiet wierszy w tabeli w każdym wierszu wyświe-tlany jest osobny przedział wartości. Aby zgrupować wartości, należy kliknąć prawymklawiszem myszy jeden z wierszy etykiet i wybrać z menu opcję Grupuj. W oknie dialo-gowym Grupowanie należy ustawić parametry tak, aby przedziały zmieniały się co 5000.



Rysunek 8.12.Tabela przestawnai wykres informująo liczbie nowych kontz podziałem na ich typy

Rysunek 8.13. Tabela przestawna zlicza liczbę kont mieszczących się w poszczególnych przedziałach

Pole Liczba, użyte powtórnie w obszarze Wartości, zostało domyślnie podsumowane zapomocą funkcji Licznik. Aby zmienić sposób przedstawiania danych na Licznik, należykliknąć prawym klawiszem myszy dowolną komórkę i z menu wybrać Podsumuj war-tości wg.



Kont z większymi wpływami jest niewiele. Dlatego warto może zmienić sposób grupo-wania tak, aby konta z większą ilością środków znalazły się w jednym przedziale, powy-żej 20 001. Aby wprowadzić tę zmianę, należy kliknąć prawym klawiszem myszy w Ety-kietach wierszy i z menu wybrać opcję Grupuj. W oknie dialogowym Grupowanie należyustawić odpowiednie wartości: w polu Początek: 1; w polu Koniec: 20 000, a w poluWedług: 5000. Efekt końcowy widoczny jest na rysunku 8.14. Warto zauważyć, że Excelnieprawidłowo przypisał etykietę >20001. Technicznie rzecz ujmując, powinno tam być:>20000.

Rysunek 8.14. Tabela przestawna i wykres przestawny po zmianie parametrów funkcji grupowania

Pytanie nr 4

Jaki rodzaj kont najczęściej otwierają kasjerzy?

Na rysunku 8.15 przedstawiono zestawienie rodzajów kont najczęściej otwieranych przezkasjerów.

Pole Założone przez znajduje się w obszarze Filtrów raportu.

Pole Typ konta znajduje się w obszarze Etykiet wierszy.

Pole Liczba znajduje się w obszarze Wartości (znajdujące się w nim wartościzliczono za pomocą funkcji Licznik).

W tabeli pole Założone przez jest filtrem, wyświetlane są dane dotyczące kasjerów. Dodat-kowo wiersze z wartościami posegregowano od największych do najmniejszych. KolumnaB została sformatowana tak, aby dodatkowo graficznie wyświetlać informacje o liczbieotwartych kont.

Tytuł wykresu przestawnego jest połączony z komórką C1, zawierającą następującąformułę:="Konto założył "&B2



Rysunek 8.15. Za pomocą filtrów w tabeli przedstawiono dane dotyczące kasjerów

Dzięki temu wykres jest lepiej opisany. Po wybraniu innej wartości w polu filtra tytułwykresu zostanie automatycznie zmieniony. Bez podłączonej formuły w tytule wykresuzawsze pojawiałoby się słowo „Suma”.

Pytanie nr 5

Jak prezentuje się Centrala w porównaniu z pozostałymi oddziałami?

Na rysunku 8.16 widoczna jest tabela przestawna, która rzuca nieco światła na to raczejogólnikowe pytanie. Przedstawia ona porównanie Centrali z innymi oddziałami.

Rysunek 8.16. W tabeli przestawnej i na wykresie przedstawiono porównanie Centraliz innymi oddziałami



Pole Typ konta znajduje się w obszarze Etykiet wierszy.

Pole Oddział znajduje się w obszarze Etykiet kolumn.

Pole Liczba znajduje się w obszarze Wartości, a znajdujące się w nim liczby sązsumowane.

Oddział Pomorski i Wielkopolski zgrupowano pod nazwą Pozostałe. Tabela przestawnai wykres informują o liczbie kont z podziałem na ich typy.

Pytanie nr 6

W których oddziałach kasjerzy otwierają najwięcej kont dla nowych klientów?

Na rysunku 8.17 widoczna jest tabela przestawna odpowiadająca na to pytanie. W Centralikasjerzy otwarli 23 konta ROR dla nowych klientów.

Rysunek 8.17. Tabela przestawna korzysta z trzech filtrów raportu

Pole Klient znajduje się w obszarze Filtrów raportu.

Pole Założone przez znajduje się w obszarze Filtrów raportu.

Pole Typ konta znajduje się w obszarze Filtrów raportu.



Pole Oddział znajduje się w obszarze Etykiet wierszy.

Pole Liczba znajduje się w obszarze Wartości (znajdujące się w nim wartościzliczono za pomocą funkcji Licznik).

Tabela przestawna korzysta z trzech filtrów raportu: pole Klient jest filtrowane tak, abywyświetlać tylko pozycje nowy; pole Założone przez wyświetla tylko pozycje kasjer;a w polu Typ konta widoczne są tylko wartości ROR. Pod wykresem przestawnymumieszczono również trzy fragmentatory, dzięki czemu użytkownik może filtrować danealbo za pomocą filtrów w tabeli, albo przycisków fragmentatorów.

Na wykresie dane zostały przedstawione graficznie. Dzięki połączeniu tytułu wykresuza pomocą formuły sam wykres jest lepiej opisany. Tytuł jest połączony z komórką D1,w której znajduje się formuła pobierającą informacje z filtrów raportu:=B1&" klient; konto "&B3&"; założył "&B2

Tworzenie histogramuPoniżej opisano, w jaki sposób za pomocą tabeli przestawnej utworzyć wykres rozkładuempirycznego, znanego jako histogram. Metoda ta sprawdza się z wartościami i tekstem.

Na rysunku 8.18 widoczny jest skoroszyt z wynikami ankiety. W kolumnie A znajdujesię numer respondenta, a w kolumnie B wystawiona ocena. Naszym celem jest utworzeniehistogramu informującego o liczbie poszczególnych ocen. Do tego celu kolumna A nie będziepotrzebna. Histogram można utworzyć, korzystając z pojedynczej kolumny z danymi.

Rysunek 8.18.Na wykresieprzestawnymmożna przedstawićhistogram odpowiedziumieszczonychw kolumnie B

Wykorzystane w przykładzie dane znajdują się w pliku histogram wykres.xlsx, którymożna pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.




Tabela przestawna jest bardzo prosta:

Pole Ocena znajduje się w obszarze Etykiet wierszy.

Dodatkowo umieszczono je również w obszarze Wartości (pozycje zliczoneza pomocą funkcji Licznik).

Na rysunku 8.19 przedstawiono tabelę przestawną i wykres przestawny.

Rysunek 8.19. Na wykresie przestawnym znajduje się histogram odpowiedzi z ankiety

Oceny, zarówno w tabeli, jak i na osi wartości wykresu przestawnego, są wyświetlanew porządku alfabetycznym. Pożądane byłoby ustawienie ich w odpowiedniej kolejności,zgodnie z ich wartością. Aby zmienić ich układ, należy kliknąć wybraną pozycję w pra-wym dolnym rogu tabeli przestawnej i przeciągnąć ją na nowe miejsce. Dane na wykre-sie zostaną zmienione automatycznie. Na rysunku 8.20 tabela przestawna i wykres prze-stawny widoczne są po przeprowadzeniu tej zmiany.

Innym sposobem zmiany położenia pozycji jest wpisanie ich nazwy (na przykład „Słabe”)w docelowej komórce. Excel zajmie się resztą.

Jeżeli dane zawierają wartości liczbowe, wówczas można pokusić się o ich zgrupowanie.Aby to zrobić, należy kliknąć prawym klawiszem myszy przycisk pola i wybrać opcjęGrupuj, a następnie określić parametry grupowania.



Rysunek 8.20. Tabela przestawna i wykres przestawny po przeprowadzeniu zmiany w układzie pozycji

Na rysunku 8.21 przedstawiono histogram z pogrupowanymi danymi liczbowymi. Dowyświetlanych wartości zastosowano funkcję Licznik. Domyślnie wartości są sumowane.Aby zmienić to ustawienie, należy kliknąć prawym klawiszem myszy komórkę z danymiliczbowymi i z menu wybrać Podsumuj wartości wg/Licznik.

Wybór wierszy do wykresu

Poniżej opisano, w jaki sposób można umożliwić użytkownikom wybór, które z wierszytabeli przestawnej mają być uwzględnione na wykresie. Chodzi o to, aby wykres byłinteraktywny. Na rysunku 8.22 przedstawiono zakres danych — wyniki ankiety prze-prowadzonej wśród klientów. Każdy z 450 klientów udzielił odpowiedzi na 14 pytań.Odpowiedzi są zakodowane pod odpowiednimi numerami:

1. zdecydowanie się nie zgadzam

2. nie zgadzam się

3. nie mam zdania

4. zgadzam się

5. zdecydowanie się zgadzam

Wykorzystane w przykładzie dane znajdują się w pliku wyniki ankiety.xlsx, który możnapobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.




Rysunek 8.21. Na wykresie przestawnym widoczny jest histogram danych z kolumny B pogrupowanychw dziesięciu przedziałach

Rysunek 8.22.Wyniki ankiety zostanąużyte do utworzeniatabeli przestawnej



Celem jest umieszczenie w tabeli wyników ankiety oraz utworzenie wykresu, na którymznajdą się wyniki dla jednego lub więcej pytań z ankiety. Pierwszym etapem jest utwo-rzenie tabeli przestawnej.

Pole Ocena znajduje się w obszarze Etykiet kolumn.

Pole Pytanie znajduje się w obszarze Etykiet wierszy.

Pole Ocena znajduje się w obszarze Wartości (umieszczone tam wartości zliczonoza pomocą funkcji Licznik). Wartości wyświetlane są jako % sumy wiersza.

Na rysunku 8.23 przedstawiono tabelę przestawną wraz z wykresem.

Rysunek 8.23. Na wykresie przestawnym prezentowane są wyniki dla wszystkich pytań ankiety

Tabela wygląda nieźle, ale wykres jest nieco przeładowany. Aby nieco ograniczyć ilośćprezentowanych na nim informacji, można użyć dowolnej z poniższych metod:



Kliknąć nagłówek pola Pytanie w tabeli przestawnej i usunąć z listy rozwijanejzaznaczenie z pola Zaznacz wszystko. Następnie wybrać tylko kilka pozycji, któremają być wyświetlane. Dokonane zmiany zostaną również wprowadzone na wykresie.

Aktywować wykres przestawny i użyć przycisku pola Pytanie. Usunąć zaznaczeniez pola Zaznacz wszystko, a następnie wybrać tylko kilka pozycji, które mają byćwyświetlane. Dokonane zmiany zostaną również wprowadzone w tabeli przestawnej.

Dodać fragmentator do pola Pytanie i użyć go do określenia, które pytania mająbyć wyświetlane. Fragmentatory dostępne są tylko w Excelu 2010.

Dzięki możliwościom oferowanym przez filtrowanie użytkownik może przedstawićwyniki dla każdego pojedynczego pytania z ankiety, a nawet porównać kilka obok siebie.Na rysunku 8.24 widoczne są tabela przestawna i wykres przestawny po dodaniu frag-mentatora i przefiltrowaniu danych tak, aby widoczne były tylko dwa pytania z ankiety.

Rysunek 8.24. Na wykresie przestawnym prezentowane są wyniki tylko dla dwóch pytań ankietowych

Warto zwrócić uwagę, że fragmentator ma dwie kolumny. Aby określić liczbę kolumn,która ma być wyświetlana we fragmentatorze, należy użyć polecenia menu Narzędziafragmentatora/Opcje/Przyciski/Kolumny.


Rozdział 9.Wykresy przebiegu w czasie

W rozdziale:

Wykresy przebiegu w czasie — wprowadzenie do nowej funkcji Excela 2010

Dodawanie wykresów przebiegu w czasie do arkuszy

Praca z wieloma wykresami przebiegu w czasie

Modyfikowanie grafiki wykresów przebiegu w czasie

Jedną z nowych funkcji wprowadzonych do Excela 2010 są wykresy przebiegu w czasie.Zostały zaprojektowane przez guru wizualizacji Edwarda Tufte’a. Planował on umiesz-czenie miniwykresów, wielkości słowa, pomiędzy reprezentowanymi przez nie danymi.Wykresy przebiegu w czasie umożliwiają szybką obserwację trendów i wzorców wśróddanych, wykorzystując jednocześnie minimum przestrzeni. Podążając za tą koncepcją,Microsoft zaimplementował wykresy przebiegu w czasie do arkuszy Excela, dzięki czemumożemy mieć graficzną prezentację danych, która prawie nie zajmuje miejsca na pulpiciemenedżerskim.

W tym rozdziale omówiono wykresy przebiegu w czasie oraz przedstawiono informacje,w jaki sposób używać ich do wizualizacji danych na pulpicie menedżerskim.

Wykres przebiegu w czasie to nowość wprowadzona w Excelu 2010. Jeżeli arkuszz tymi wykresami zostanie otwarty w poprzedniej wersji programu, wówczas komórkije zawierające będą puste.

Alternatywy dla wykresów przebiegu w czasie

Wykresy przebiegu w czasie to nowa funkcja, dostępna tylko w Excelu 2010. Użytkownicy wcze-śniejszych wersji programu, którzy chcieliby użyć tej funkcji, mogą przetestować kilka umożliwia-jących to dodatków. Część z tych produktów obsługuje również dodatkowe — w porównaniuz Excelem 2010 — typy tych wykresów, a także umożliwia ich bardziej zaawansowaną konfigurację.

Wystarczy wpisać w wyszukiwarce „sparklines excel”, a na pewno pojawi się kilka propozycji war-tych przetestowania.



Wykresy przebiegu w czasie — wprowadzenieChociaż wykresy przebiegu w czasie wyglądają po prostu jak miniaturowe wykresy(i czasem mogą je zastąpić), to wbrew nazwie jest to funkcja zupełnie niezwiązanaz wykresami Excela (podstawowe informacje o wykresach można znaleźć w części II niniej-szej książki). I tak tradycyjne wykresy są umieszczane w warstwie graficznej arkuszy,a pojedynczy wykres może wyświetlać kilka serii danych. Wykresy przebiegu w czasienatomiast są wyświetlane wewnątrz komórek i mogą prezentować tylko jedną serię danych.

W Excelu 2010 dostępne są trzy typy wykresów przebiegu w czasie: Liniowy, Kolumnowyi Zysk/strata. Na rysunku 9.1 w kolumnie H widoczne są przykłady każdego z typówwykresów przebiegu w czasie. Każdy wykres przebiegu w czasie ilustruje sześć punktówdanych.

Liniowy: podobnie do wykresów liniowych; wyświetla linię łączącą znacznikipunktów danych. W pierwszej grupie na rysunku 9.1 przedstawiono wykresy Linioweze znacznikami. Wystarczy rzut oka, aby zorientować się, że wszystkie fundusze— za wyjątkiem W-91 — w prezentowanym okresie sześciu miesięcy traciłyna wartości.

Rysunek 9.1. Trzy typy wykresów przebiegu w czasie


Rozdział 9. Wykresy przebiegu w czasie 253

Kolumnowy: podobny do wykresów kolumnowych, w drugiej grupie widoczne sąwykresy typu Kolumnowy.

Strata/zysk: dwuwartościowy typ wykresu wyświetlający punkty danych jako blokipołożone wyżej lub niżej. W trzeciej grupie przedstawiono właśnie typ Zysk/strata.Dane użyte do jego utworzenia różnią się od wcześniejszych. W kolejnych komórkachwyświetlana jest różnica w stosunku do poprzedniego miesiąca. Na wykresieprzebiegu w czasie każdy punkt danych jest ilustrowany za pomocą bloku położonegowyżej (zysk) lub niżej (strata). W omawianym przykładzie wynik lepszy od tegoz poprzedniego miesiąca jest zyskiem, natomiast gorszy traktowany jest jako strata.

Tworzenie wykresów przebiegu w czasieNa rysunku 9.2 przedstawiono dane meteorologiczne, które można podsumować zapomocą wykresów przebiegu w czasie. Aby utworzyć wykres przebiegu w czasie dlawartości w tych dziewięciu wierszach, należy kolejno:

Rysunek 9.2. Dane, które będą podsumowane za pomocą wykresów przebiegu w czasie

1. Zaznaczyć zakres danych, które mają być podsumowane.

W tym przypadku będzie to zakres B4:M12. W przypadku tworzenia wielu wykresównależy zaznaczyć wszystkie dane.

2. Po zaznaczeniu danych wybrać ze Wstążki Wstawianie/Wykres przebiegu w czasiei wybrać jeden z trzech typów wykresów: Liniowy, Kolumnowy, Zysk/strata.

Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Tworzenie wykresów przebieguw czasie widoczne na rysunku 9.3.

3. Określić w nim zakres danych oraz położenie tworzonych wykresów. W omawianymprzykładzie jako Zakres lokalizacji wskazano komórki N4:N12.

Zwykle wykresy przebiegu w czasie umieszcza się tuż obok danych, ale nie jest towymagane. W większości przypadków wykresy umieszcza się w pustych komórkach.Jednakże Excel nie posiada mechanizmu zabezpieczającego przed umieszczeniemwykresów w komórkach wypełnionych danymi. Lokalizacja wskazanado umieszczenia wykresów musi odpowiadać danym źródłowym pod względemliczby wierszy czy kolumn.



Rysunek 9.3.Za pomocą oknaTworzenie wykresówprzebiegu w czasienależy określić zakresdanych oraz położenietworzonych wykresów

4. Kliknąć OK.

Excel utworzy wykres przebiegu w czasie zgodnie z typem wskazanym przezużytkownika.

Wykresy przebiegu w czasie są połączone z danymi, dlatego jeżeli wprowadzone zostanąjakieś zmiany w danych, same wykresy również zostaną zaktualizowane. W przypadkugdy zakres danych ma taką samą liczbę wierszy i kolumn, Excel przyjmuje, że dane mająukład poziomy. Jeżeli użytkownik chciałby zmienić ten układ, wówczas należy zaznaczyćdany wykres przebiegu w czasie i wybrać ze Wstążki Wykresy przebiegu w czasie/Projektowanie/Wykres przebiegu w czasie/Edytuj dane/Przełącz wiersz/kolumnę. Polece-nie to jest dostępne tylko wówczas, gdy zakres danych zawiera taką samą liczbę wierszyi kolumn.

W większości przypadków wykresy umieszcza się w tych samych arkuszach, w którychznajdują się dane. Aby umieścić wykresy przebiegu w czasie w innym arkuszu, zacząćnależy od jego aktywacji. Następnie w oknie dialogowym Tworzenie wykresów przebieguw czasie należy wskazać (lub wpisać) pełne odwołanie do arkusza (na przykładArkusz1!A1:C12). Okno dialogowe umożliwi wskazanie innego arkusza dla Zakresudanych, ale nie dla Zakresu lokalizacji.

Na rysunku 9.4 przedstawiono wykres kolumnowy dla danych meteorologicznych.

Rysunek 9.4. Wykres kolumnowy podsumowujący dane dotyczące średniej opadów dla dziewięciu miast



Grupy wykresów przebiegu w czasie

W większości przypadków wykresy przebiegu w czasie tworzy się w grupach; po jednym dla każdegowiersza lub kolumny z danymi. W arkuszu może znaleźć się dowolna liczba takich grup. Excel zapa-miętuje każdą taką grupę, dzięki czemu można z nią pracować jak z pojedynczym elementem.I tak jeżeli zaznaczymy jeden wykres z grupy i wprowadzimy zmiany w formatowaniu, to zostaną onezastosowane do całej grupy. Po wybraniu komórki z wykresem Excel wyświetli niebieską obwódkęwokół całej grupy.

Tym niemniej jednak można wykonać pewne działania na pojedynczym wykresie z grupy:

Zmienić dane źródłowe dla wykresu. W tym celu należy kliknąć komórkę zawierającą wykresi wybrać z menu Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Wykres przebieguw czasie/Edytuj dane/Edytuj dane pojedynczego wykresu przebiegu w czasie. Excel wyświetliokno dialogowe, w którym można będzie zmienić źródło danych dla wybranego wykresu.

Usunąć wykres. W tym celu należy kliknąć komórkę zawierającą wykres i wybrać z menuNarzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Grupowanie/Wyczyść/Wyczyśćzaznaczone wykresy przebiegu w czasie.

Oba działania są dostępne również z menu podręcznego widocznego po kliknięciu prawym klawi-szem myszy w komórkę z wykresem.

Można również rozgrupować zestaw wykresów. W tym celu należy kliknąć dowolny wykres z grupyi wybrać z menu Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Grupowanie/Rozgrupuj.Po tej operacji z każdym z wykresów można pracować indywidualnie.

Dostosowywanie wykresów przebiegu w czasiePo aktywowaniu komórki zawierającej wykres przebiegu w czasie Excel wyświetli obra-mowanie wokół wszystkich wykresów grupy. Wówczas można użyć polecenia Narzędziawykresów przebiegu w czasie/Projektowanie i dostosować elementy grupy.

Zmiana rozmiarów i scalanie komórek zawierających wykresy

Po zmianie szerokości czy wysokości komórki zawierającej wykres przebiegu w czasiezostanie on dopasowany do nowych rozmiarów. Dodatkowo można też umieścić wykresw scalonych komórkach. Aby scalić komórki, należy zaznaczyć co najmniej dwie, a następ-nie wybrać Narzędzia główne/Scal i wyśrodkuj.

Na rysunku 9.5 przedstawiono ten sam wykres w kilku komórkach różniących się szero-kością, wysokością lub umieszczony w scalonych komórkach.

Po scaleniu komórek, gdy zajmować one będą więcej niż jeden wiersz czy kolumnę,Excel nie pozwoli na wstawienie do nich grupy wykresów przebiegu w czasie. W takimprzypadku trzeba będzie umieścić wykresy w zwykłym zakresie (niescalonych komórkach),a dopiero później je scalić.

Wykresy można też umieścić w komórkach wypełnionych danymi, również tych scalo-nych. Na rysunku 9.6 przedstawiono dwa wykresy przebiegu w czasie umieszczonew scalonych komórkach wraz z tekstem opisującym grafikę.



Rysunek 9.5.Wykres przebieguw czasie w różnychrozmiarach

Rysunek 9.6.Wykresy przebieguw czasie umieszczonow scalonych komórkachE2:I7 oraz E9:I14

Brakujące i ukryte dane

W niektórych przypadkach użytkownik może chcieć przedstawić informacje bez pre-zentowania danych liczbowych. Jednym ze sposobów jest ukrycie wierszy czy kolumnzawierających dane. Na rysunku 9.7 przedstawiono tabelę z wyświetlonymi wszystkimidanymi oraz tę samą tabelę po ukryciu kilku kolumn.

Rysunek 9.7. Wykresy przebiegu w czasie mogą korzystać z danych w ukrytych wierszach czy komórkach



Domyślnie po ukryciu wierszy czy kolumn z danymi wyświetlanymi na wykresach prze-biegu w czasie dane te znikną z grafik. Będą wyświetlane puste komórki zamiast wykresów.

Aby zmienić to ustawienie, należy wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów przebieguw czasie/Edytuj dane/Ukryte i puste komórki. W oknie dialogowym Ustawienia pustychi ukrytych komórek można określić, w jaki sposób takie dane mają być obsługiwane.

Zmiana typu wykresu przebiegu w czasie

Jak wspomniano już we wcześniejszych fragmentach niniejszego rozdziału, Excel obsługujetrzy typy wykresów przebiegu w czasie: Liniowy, Kolumnowy i Zysk/strata. Po utworze-niu pojedynczego wykresu lub grupy łatwo można zmienić jego typ; wystarczy kliknąćodpowiednią ikonę w menu Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Typ.Jeżeli zaznaczony wykres jest częścią grupy, wówczas wszystkie grafiki wchodzącew jej skład zostaną zmienione.

Po zmianie wyglądu wykresów Excel zapamięta wprowadzone ustawienia, nawet jeżelibędziemy przełączać się pomiędzy różnymi typami.

Zmiana kolorów i linii wykresów przebiegu w czasie

Po utworzeniu wykresu przebiegu w czasie zmiana użytych w nim kolorów jest zupeł-nie prosta. Do tego celu należy użyć grupy Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Styl.

Kolory zastosowane w wykresach są powiązane z motywem dokumentu. Jeżeli motywzostanie zmieniony (w tym celu należy wybrać z menu Układ strony/Motywy/Motywy),zmienią się również zastosowane kolory.

W przypadku wykresu przebiegu w czasie typu liniowego, można również określić sze-rokość linii. W tym celu należy wybrać z menu Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Style/Kolor wykresu przebiegu w czasie/Grubość.

Stosowanie kolorów do podkreślania kluczowych danych

Aby uwydatnić wybrane dane kluczowe za pomocą kolorów, należy z menu wybrać grupęNarzędzia wykresów przebiegu w czasie/Pokazywanie. Dostępne są następujące opcje:

Punkt najwyższej wartości: wprowadza osobny kolor dla najwyższych punktówdanych na wykresie przebiegu w czasie.

Punkt najniższej wartości: wprowadza osobny kolor dla najniższych punktówdanych na wykresie przebiegu w czasie.

Punkty ujemne: wprowadza osobny kolor dla wartości ujemnych na wykresieprzebiegu w czasie.

Pierwszy punkt: wprowadza osobny kolor dla pierwszego punktu danych na wykresieprzebiegu w czasie.



Ostatni punkt: wprowadza osobny kolor dla ostatniego punktu danych na wykresieprzebiegu w czasie.

Znaczniki: wyświetla znaczniki danych na wykresie przebiegu w czasie. Ta opcjadostępna jest tylko dla wykresów liniowych.

Kolory wykresów można kontrolować za pomocą kontrolki Kolor wykresu przebieguw czasie znajdującej się w grupie Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Styl. Niestety, nie można zmieniać rozmiaru znaczników dla wykresów liniowych.

Na rysunku 9.8 widoczne są wykresy przebiegu w czasie z różnymi kolorami.

Rysunek 9.8.Stosowanie kolorówdo podkreślaniakluczowych danychna liniowych wykresachprzebiegu w czasie

Skalowanie osi wykresów przebiegu w czasie

Podczas tworzenia wykresu (lub wykresów) skala osi jest ustalana automatycznie.Oznacza to, że Excel — w oparciu o zakresy liczbowe — określa minimum i maksimumdla osi pionowej każdego z tworzonych wykresów przebiegu w czasie. Polecenie Narzędziawykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Grupowanie/Oś umożliwia zmianę tych usta-wień i kontrolowanie wartości minimum i maksimum dla każdego wykresu czy grupywykresów. Aby jeszcze bardziej zwiększyć poziom tej kontroli, należy skorzystać z opcjiWartość niestandardowa i wprowadzić wartości dla grupy wykresów przebiegu w czasie.

Skalowanie osi może przynieść ogromne różnice w wyglądzie wykresów. Na rysunku 9.9przedstawiono dwie grupy wykresów. W górnej użyto domyślnych ustawień (Automa-tyczne dla każdego wykresu przebiegu w czasie). Każdy z wykresów tej grupy prezentujetrend dla danego produktu z okresu sześciu miesięcy, ale nie można na tej podstawie okre-ślić wielkości sprzedaży.

Rysunek 9.9.W dolnej grupiewidoczny jest efektzastosowania takichsamych wartościminimum i maksimumdla wszystkichwykresów grupy



Dla wykresów umieszczonych w dolnej grupie (korzystają z takich samych danych) zasto-sowano opcję Taka sama wartość dla wszystkich wykresów przebiegu w czasie. Z takimiustawieniami łatwo dostrzec różnice pomiędzy wartościami dla każdego z produktów;dużo trudniej zorientować się w zmianach mających miejsce w przypadku produktóww kolejnych miesiącach.

Dlatego opcje skalowania osi wprowadzane do wykresów powinny zależeć od aspektudanych, na który chcemy zwrócić uwagę odbiorców.

Sztuczna linia odniesienia

Jedną z przydatnych, a nieobecnych w Excelu 2010 funkcji dotyczących wykresówprzebiegu w czasie jest linia odniesienia. Może ona być przydatna w sytuacji, gdy chcemyna przykład pokazać bieżącą wydajność w stosunku do planowanej. Jeżeli wartość zakła-dana będzie wyświetlana jako linia odwołań na wykresie, wówczas wystarczy rzut oka,aby przekonać się, jak bieżąca wydajność ma się do przyjętych planów.

Jedną z metod jest napisanie formuły, która przekształci dane, a następnie jako sztucznejlinii odwołania użyje osi wykresu przebiegu w czasie. Na rysunku 9.10 przedstawionotaki przykład. Uczniowie mają miesięcznie przeczytać 500 stron. Zakres danych przed-stawia aktualną liczbę przeczytanych stron; w kolumnie H umieszczono wykresy prze-biegu w czasie. Na wykresach przedstawiono dane z sześciu miesięcy, ale niemożliwe jestokreślenie, kto i kiedy osiągnął założony cel.

Rysunek 9.10.Wykresy przebieguw czasie wyświetlajądane o stronachprzeczytanychw kolejnychmiesiącach

Na wykresie widocznym poniżej (rysunek 9.11) zastosowano odmienne podejście; zmie-niono dane tak, aby w przypadku gdy cel zostanie osiągnięty, wyświetlana była cyfra 1,a w odwrotnym –1. Oto formuła przekształcająca dane (komórka B18):

=JEŻELI(B6>$C$2;1;-1)

Została ona skopiowana do pozostałych komórek w zakresie B18:G25.

Po zmianie danych do wizualizacji zastosowano wykres przebiegu w czasie typu Zysk/strata.Takie rozwiązanie jest lepsze, ale nie pozwala na określenie różnic pomiędzy poszcze-gólnymi wynikami. Nie można określić, czy uczniowi do wykonania planu zabrakłojednej strony, czy też 500.



Rysunek 9.11.Wykres Strata/zyskzastosowanydo wyświetleniainformacjio osiągnięciuzałożonego celu

Na rysunku 9.12 przedstawiono jeszcze lepsze rozwiązanie. Oryginalne dane zostały zmie-nione tak, aby odnosiły się bezpośrednio do przyjętego celu. Formuła w komórce B31wygląda następująco:

=B6–$C$2

Rysunek 9.12.Oś na wykresieprzebiegu w czasiereprezentujeprzyjęty cel

Została ona skopiowana do pozostałych komórek w zakresie B31:G38, a w grupie wykre-sów wyświetlane są odpowiednie wyniki. Dla wykresów w tej grupie ustawiono opcjęPokaż oś, a także zaznaczono opcję Punkty ujemne (czyli komórki, w których nie osią-gnięto założonego celu), dzięki czemu są one widoczne.

Oś datyDomyślnie dane wyświetlane są na wykresach przebiegu w czasie z założeniem, że odstępyczasowe są równe. I tak na wykresach tych można wyświetlać dzienny stan konta, mie-sięczną sprzedaż czy roczne przychody. Ale co w przypadku, gdy dane nie są rozłożonew równych odstępach czasowych?



Na rysunku 9.13 przedstawiono wykresy utworzone z danych z kolejnych dni, a umiesz-czonych w kolumnie B. Jak widać, danych dla niektórych dat brakuje, mimo to kolumnyna wykresie wyświetlane są w równych odstępach, tak jakby dane były ciągłe.

Rysunek 9.13.Na wykresie daneprezentowane są tak,jakby były rozmieszczonew równych odstępachczasowych

Aby lepiej odwzorować taki typ danych, rozwiązaniem będzie zastosowanie osi daty. Należykliknąć wykres i wybrać z menu Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Grupowanie/Oś/Typ osi daty. Excel wyświetli okno dialogowe, w którym należy wpro-wadzić zakres odpowiednich dat. W omawianym przykładzie jako zakres wskazanokomórki A2:A11. Następnie należy kliknąć OK, a Excel wyświetli dane z brakujących dat(rysunek 9.14).

Rysunek 9.14.Po ustawieniu osi datywykres przebieguw czasie prezentujedane poprawnie

Automatyczna aktualizacja zakresówdla wykresów przebiegu w czasie

Jeżeli wykresy korzystają z danych w zwykłych zakresach, wówczas umieszczenienowych informacji na początku lub końcu nie spowoduje włączenia ich do prezentacji.W tym celu należy użyć okna dialogowego Edytowanie wykresów przebiegu w czasie(Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Wykres przebiegu w czasie/Edytujdane) i za jego pomocą zaktualizować zakresy. Jeżeli jednak wykresy korzystają z danychw kolumnach tabeli (utworzonej za pomocą polecenia Wstawienie/Tabela), wówczas daneumieszczone na jej końcu zostaną uwzględnione automatycznie.

Na rysunku 9.15 przedstawiono taki przykład. Wykres został utworzony z wykorzystaniemdanych w kolumnie Kurs tabeli. Jeżeli zostaną wprowadzone nowe dane (dla września),wówczas wykres przebiegu w czasie automatycznie rozszerzy zakres danych.



Rysunek 9.15.Tworzeniewykresu przebieguw czasie z danychumieszczonych w tabeli

Wykresy przebiegu w czasie a dynamiczne zakresy

Poniżej omówiono, w jaki sposób można utworzyć wykres przebiegu w czasie wyświe-tlający tylko najnowsze punkty danych ze wskazanego zakresu. Na rysunku 9.16 przed-stawiono arkusz, w którym prezentowana jest dzienna sprzedaż. Na wykresie wyświetlanesą dane z ostatnich siedmiu punktów danych umieszczonych w kolumnie B.

Rysunek 9.16.Dynamiczne zakresyumożliwiająwyświetlanie tylkoostatnich siedmiupunktów danychna wykresie

Cała sztuczka polega na utworzeniu dynamicznego zakresu danych. Oto, jak to zrobić:

1. Należy wybrać kolejno Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę; w polu Nazwa należywpisać Ostatnie_siedem_dni, a w polu Odwołuje się do wprowadzić następującą formułę:

=PRZESUNIĘCIE($B$2,ILE.NIEPUSTYCH($B:$B)-7-1,0,7,1)

Formuła przelicza zakres za pomocą funkcji PRZESUNIĘCIE.

Pierwszym argumentem jest pierwsza komórka w zakresie (B2). Drugim argumentemjest liczba komórek w kolumnie (minus liczba, która ma być zwrócona, oraz minus 1,aby dopasować etykietę w B1).



Nazwa zawsze odnosi się do ostatnich siedmiu niepustych komórek w kolumnie B.Aby wyświetlić inną liczbę punktów danych, obie cyfry 7 należy zmienić na żądanąwartość.

2. Wybrać z menu Wstawianie/Wykres przebiegu w czasie/Liniowy.

3. W polu Zakres danych należy wpisać Ostatnie_siedem_dni (nazwę dynamicznegozakresu).

4. Jako Zakres lokalizacji należy wskazać komórkę E4. Wykres przedstawi danez komórek B11:B17.

5. Należy dodać nowe dane do kolumny B.

Wykres zostanie zmieniony tak, aby wyświetlać tylko ostatnich siedem punktów danych.


Rozdział 10.Inne techniki wizualizacji

W rozdziale:

Tworzenie dynamicznych etykiet

Narzędzie Aparat fotograficzny

Użycie formuł do wizualizacji

Ozdobne czcionki

Symbole w formułach

Do tej pory omawialiśmy narzędzia, których można użyć do tworzenia podstawowychkomponentów pulpitów menedżerskich: wykresy, tabele przestawne, wykresy przestawnei wykresy przebiegu w czasie. W tym rozdziale omówione zostaną mniej oczywiste kom-ponenty służące do wizualizacji.

W przeciwieństwie do poprzednio omówionych zagadnień wizualizacja bez wykorzysta-nia wykresów nie jest funkcją ściśle związaną z Excelem, a raczej koncepcją, którąmożna zastosować w pulpicie menedżerskim. Ten typ wizualizacji umożliwia łatwe doda-wanie interaktywnych warstw do pulpitów i wykorzystanie możliwości oferowanych przezarkusze, które mogą uprościć pracę.

Dynamiczne etykietyPowszechnym miejscem stosowania dynamicznych etykiet są interaktywne wykresy.Na rysunku 10.1 widoczny jest wykres przestawny wyświetlający 10 najlepiej sprze-dających się kategorii produktów sportowych z podziałem na poszczególne rynki. Gdyużytkownik zmieni rynek na liście rozwijanej, wykres zostanie zaktualizowany. Do wykresudobrze byłoby dodać etykietę, która wyraźnie wskazywałaby, który rynek jest analizowany.

Wykresy przestawne zostały szczegółowo omówione w rozdziale 8.



Rysunek 10.1.Interaktywny wykres,taki jak wykresprzestawny,to idealne miejscena zastosowaniedynamicznych etykietzmieniających sięzależnieod prezentowanejtreści

Aby dodać do wykresu dynamiczną etykietę, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Kliknąć ikonę Pole tekstowe widoczną w grupie Wstawianie na Wstążce(rysunek 10.2).

Rysunek 10.2.Ikona Pole tekstowe

2. Kliknąć wewnątrz wykresu, tak aby utworzyć puste pole tekstowe.

3. Po zaznaczeniu pola w pasku formuły wstawić znak równości (=), a następniekliknąć komórkę zawierającą tekst dla etykiety.

Na rysunku 10.3 pole tekstowe odwołuje się do komórki C2. Komórka ta zawieralistę rozwijaną z tabeli przestawnej.

Rysunek 10.3.Tworzenie odwołaniapola tekstowegodo komórkizawierającej tekstdla dynamicznejetykiety


Rozdział 10. Inne techniki wizualizacji 267

4. Następnie sformatować tekst tak, aby wyglądał jak pozostałe etykiety.

Można to zrobić, używając standardowych opcji formatowania dostępnychw zakładce Narzędzia główne.

Teraz etykieta na wykresie odpowiada komórce, do której została połączona. Na rysunku 10.4widać, jak działa etykieta na wykresie.

Rysunek 10.4.Etykieta z tekstemFrancja jest etykietądynamiczną, którejtreść zależna jestod tekstu wyświetlanegow komórcez listą rozwijaną

Należy pamiętać, że tekst w polach nie może być dłuższy niż 255 znaków.

Łączenie formuł z polami tekstowymiZupełnie nowe możliwości otwiera tworzenie odwołania pola tekstowego do komórkizawierającej formułę zamiast zwykłej etykiety. Dzięki formułom etykiety stają się jeszczebardziej interaktywne.

Na rysunku 10.5 widoczne są dwa ujęcia tego samego wykresu przestawnego. Na górnymzostał wybrany rynek Centralny i, jak widać, etykieta wykresu informuje o różnicach pomię-dzy IV kwartałami w roku 2009 i 2010. Na dolnym wykresie wybrano rynek Południowyetykieta została zmieniona i teraz wyświetla informację dla nowych ustawień.

Plik z przykładami (Rozdział 10 Przykłady.xlsx) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Na wykresie widocznym na rysunku 10.5 użyto właściwie trzech etykiet: jednej do wyświe-tlania nazwy bieżącego rynku; następnej do obliczenia różnicy pomiędzy czwartym kwar-tałem roku 2010 i 2009; ostatniej do wyświetlenia pewnych informacji kontekstowychopisujących przeprowadzaną analizę.




Rysunek 10.5.Dwa ujęcia tegosamego wykresuprzestawnego ilustrują,jak zmienia się etykietadla każdego rynku

Na rysunku 10.6 można zobaczyć mechanizm odpowiadający za widoczne efekty. Wartopoświęcić chwilę na zapoznanie się ze szczegółami. Etykieta wyświetlająca wartości pro-centowe odwołuje się do komórki B13 zawierającej formułę obliczającą wynik. Etykietaz dodatkowymi informacjami odwołuje się do komórki C13 zawierającej formułę JEŻELI,która powoduje wyświetlanie różnego tekstu zależnie od tego, czy w komórce wartość jestdodatnia czy ujemna.

Rysunek 10.6. Wykres przestawny z trzema dynamicznymi etykietami, z których każda odwołuje siędo innej komórki

Etykiety działające razem dostarczają odbiorcom czytelnej informacji na temat różnicna poszczególnych rynkach. To tylko jeden z niezliczonych sposobów, na jakie możnawykorzystać tę technikę.

Narzędzie Aparat fotograficznyNarzędzie Aparat fotograficzny umożliwia zrobienie „zdjęcia” zakresu komórek zmie-niających się po aktualizacji danych. Jeżeli nigdy o nim nie słyszałeś, nie ma powodówdo zmartwień. To przyjemne narzędzie w kilku ostatnich wersjach Excela pozostaje



w ukryciu. Choć Microsoft postanowił nie umieszczać go na Wstążce, to jest ono bardzoprzydatne dla tych, którzy zajmują się tworzeniem raportów czy pulpitów menedżerskich.

Gdzie znaleźć Aparat fotograficzny?

Nim będzie można użyć tego narzędzia, najpierw należy je odnaleźć i dodać do paskaSzybkiego dostępu.

Pasek Szybkiego dostępu to konfigurowalne narzędzie umożliwiające uruchamianieczęsto wykorzystywanych poleceń czy funkcji za pomocą jednego kliknięcia. Aby dodaćpolecenie do paska, należy je tam przeciągnąć wprost ze Wstążki lub skorzystać z opcjiDostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp.

Aby dodać Aparat fotograficzny do paska Szybki dostęp, należy:

1. Najpierw przejść do widoku Backstage, klikając zakładkę Plik znajdującą sięna Wstążce.

2. Następnie kliknąć Opcje; zostanie wówczas otwarte okno dialogowe o nazwieOpcje programu Excel.

3. Następnie kliknąć przycisk Pasek narzędzi Szybki dostęp.

4. Na liście rozwijanej Wybierz polecenia z ustawić pozycję Polecenia, których niema na Wstążce.

5. Na początku listy ułożonej alfabetycznie można znaleźć Aparat fotograficzny.Dwukrotne kliknięcie spowoduje umieszczenie tego narzędzia na pasku Szybkidostęp (rysunek 10.7).

Rysunek 10.7.Dodawanie narzędziaAparat fotograficznydo paska Szybki dostęp

6. Kliknąć OK.

Po wykonaniu wszystkich etapów ikona narzędzia pojawi się na pasku Szybki dostęp(rysunek 10.8).



Rysunek 10.8.Bez niespodzianek— ikona narzędziawygląda jak aparatfotograficzny

Narzędzie Aparat fotograficzny

Aby użyć narzędzia Aparat fotograficzny, wystarczy podświetlić zakres komórek i klik-nąć odpowiedni przycisk na pasku Szybkiego dostępu. Ciekawym rozwiązaniem jest fakt,że w przypadku tego narzędzia użytkownik nie jest ograniczony do wyświetlania zawarto-ści pojedynczej komórki, jak ma to miejsce w przypadku pól tekstowych. A ponieważ obrazjest aktualizowany na bieżąco, jakiekolwiek zmiany wprowadzone w zakresie źródłowymzostaną odwzorowane w utworzonym zdjęciu.

Oto krótka demonstracja działania Aparatu fotograficznego. Na rysunku 10.9 widać prostedane i utworzony w oparciu o nie wykres. Naszym celem jest utworzenie obrazu zakresuobejmującego i dane, i wykres.

Rysunek 10.9.Wprowadźkilka prostych liczbdo zakresu i utwórzna ich podstawiewykres

1. Podświetlić zakres zawierający informacje, które chcemy sfotografować. W tymprzypadku będą to komórki A3:D11.

2. Następnie należy kliknąć ikonę Aparatu fotograficznego znajdującą się na paskuSzybki dostęp.

Umieszczenie tego narzędzia na pasku omówiono wcześniej.

3. Należy kliknąć arkusz, na którym ma zostać umieszczony obraz.

Excel natychmiast utworzy zdjęcie wskazanego obszaru (rysunek 10.10).

Zmiana jakichkolwiek liczb w ustalonym zakresie zostanie również wprowadzona dozdjęcia.

Domyślnie tworzony obraz jest obramowany krawędziami. Aby je usunąć, należy kliknąćprawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj obraz. Zostanie otwarte oknodialogowe Formatowanie obrazu. W zakładce Kolor linii dostępna jest lista rozwijana.Należy z niej wybrać opcję Brak koloru, wówczas krawędzie zostaną usunięte. W podobnysposób można pozbyć się z wykresu linii siatki: wystarczy usunąć je z zakresu źródłowego.



Rysunek 10.10.Obraz utworzonyza pomocą narzędziaAparat fotograficzny

Tworzenie obrazu bez wykorzystania narzędzia Aparat fotograficzny

Obrazy aktualizowane na bieżąco można tworzyć również bez użycia narzędzia Aparat fotograficzny.Właśnie tak. W Excelu samodzielne odtworzenie działania Aparatu fotograficznego jest całkiemproste.

1. Należy zaznaczyć i skopiować zakres.

2. Następnie kliknąć na Wstążce przycisk Wklej (menu Narzędzia główne), tak aby wyświetliłasię lista rozwijana.

3. Wybrać kolejno Wklej/Inne opcje wklejania/Obraz połączony.

Oczywiście, Aparat fotograficzny ma tę przewagę, że można zrobić to samo za pomocą dwóch kliknięć.

Ulepszanie pulpitów menedżerskichza pomocą narzędzia Aparat fotograficzny

Oto kilka wskazówek, jak wykorzystać Aparat fotograficzny w sposób nieco bardziejzaawansowany i ulepszyć pulpit menedżerski.

Konsolidacja zakresów z różnych źródeł na jednym obszarze drukowania.

Obracanie obiektów w celu uproszczenia pracy.

Tworzenie małych wykresów.

Konsolidacja różnych zakresów na jednym obszarze drukowania

Czasem modele danych są tak złożone, że trudno zmieścić wszystkie dane na jednymobszarze drukowania. Zmusza to do drukowania wielu stron, które nie pasują do siebiepod względem układu i rozmiaru. Biorąc pod uwagę pulpitu menedżerskie, najbardziejefektywne rozwiązanie to umieszczenie wszystkich danych tak, aby można było je wy-drukować na stronie lub dwóch; złożone modele danych mogą przysporzyć problemóww zakresie układu czy wyglądu.

W takim przypadku za pomocą Aparatu fotograficznego można utworzyć obrazy różnychzakresów i umieścić je na jednej stronie. Na rysunku 10.11 widoczny jest skoroszyt zawie-rający dane z różnych arkuszy. Cały sekret polega na tym, że są to po prostu obrazy utwo-rzone za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny.



Rysunek 10.11. Wiele różnych zakresów w jednym obszarze — wszystko dzięki Aparatowi fotograficznemu

Rozmiary obrazów tworzonych za pomocą Aparatu fotograficznego można dowolnie zmie-niać. Uzyskujemy dzięki temu swobodę w przetestowaniu różnych układów graficznychbez potrzeby zmiany rozmiarów kolumn, ukrywania wierszy czy innych nonsensów. Pod-sumowując: można utworzyć wiele różnych analiz w osobnych skoroszytach i zebrać jerazem w przyjemnie sformatowanej warstwie prezentacji.

Obracanie obiektów

Ponieważ Aparat fotograficzny tworzy obrazy, które można obracać, warto wykorzystaćto w sytuacji, kiedy może nam to zaoszczędzić czasu. Świetnym przykładem są wykresy.Są wykresy, w przypadku których stworzenie układu pionowego jest zupełnie proste, alenie można tego powiedzieć o układzie poziomym.

Na rysunku 10.12 widoczny jest wykres w układzie pionowym (po lewej). Podczas two-rzenia wykresu w układzie poziomym trzeba wykonać wiele skomplikowanych kroków,natomiast stosunkowo łatwo jest utworzyć wykres w układzie pionowym.

Aparat fotograficzny rusza na ratunek! Podczas tworzenia zdjęcia wykresu wszystko,co trzeba zrobić, to odwrócić obraz, korzystając z uchwytu.



Rysunek 10.12.Aby obrócić wykres,wystarczy złapaćza uchwyt i przeciągnąćw odpowiednią stronę

Tworzenie małych wykresów

Choć zmienić rozmiary samego wykresu można stosunkowo prosto, to żmudna dłubaninazaczyna się później, gdy trzeba dopasować skalę, rozmiar czcionek i inne elementy tak, abyzmieściły się na wykresie. Obrazy tworzone przez narzędzie Aparat fotograficzny podczaszmiany rozmiarów utrzymują proporcje pikseli, dzięki czemu można uzyskać niewielkierozmiary bez konieczności poprawiania i dopasowywania pojedynczych elementów.

Etykiety i formułyEtykiety z formułami to takie etykiety, w których wyświetlany tekst jest efektem dzia-łania formuły i można go później poddać analizie lub użyć w raportach. Celem jest wpro-wadzenie pewnego porządku do formuł, a następnie użycie rezultatów ich działania jakonowych wymiarów danych, które można sortować, formatować warunkowo i dodawaćdo raportów czy pulpitów menedżerskich.

Przyjrzyjmy się przykładowi na rysunku 10.13. Obok komórek z liczbami są komórkizawierające formuły. Określają one, czy wartość w komórce jest większa od 300. Jeśli takjest, wyświetlane jest słowo Powyżej. Jeżeli wartość jest mniejsza, wówczas pojawia sięsłowo Poniżej.

Rysunek 10.13.Wynik formuły dodajenowy wymiar danychdla każdej liczby

To dobry moment, aby dodać elementy wizualne do formuł i utworzyć w ten sposób etykietęz formułami. Właśnie tak: która zamiast samego tekstu zwróci również elementy graficzne.

Wykresy w komórkach

Na rysunku 10.14 przedstawiono tabelę zawierającą wykresy w komórkach, będące ilustra-cją liczb. Fajne jest to, że wykresy te są efektem działania prostej formuły.



Rysunek 10.14.Wykresy widocznew formułach to tylkoefekty działania formuł

Został on osiągnięty dzięki zastosowaniu formuły POWT. Formuła ta powtarza dany znakokreśloną liczbę razy. I tak jeżeli w komórce umieścimy formułę =POWT("S"; 10), w wynikujej działania uzyskamy ciąg ssssssssss — dziesięciokrotnie powtórzoną literę S.

Pomysł wykorzystania tej formuły oparty jest o użycie zamiast litery znaku specjalnego,który powtórzony pewną liczbę razy będzie wyglądał jak wykres. Znak potoku (|) umiesz-czony na klawiszu wraz z ukośnikiem pochylonym w lewo świetnie się do tego nadaje.Jeżeli do komórki wprowadzimy formułę =POWT("|"; 10), wówczas program zwrócicoś takiego: ||||||||||. A to wygląda już całkiem podobnie do wykresu słupkowego.

Można zadać sobie pytanie, po co w ogóle używać takich metod. Dlaczego nie zastosowaćpo prostu formatowania warunkowego czy wykresu? Po pierwsze, wykresy przebieguw czasie nie są kompatybilne wstecz; użytkownicy Excela w wersji 2003 i wcześniejszychnie mogą z nich korzystać. W dodatku formatowanie warunkowe to dodatkowy poziom,którym trzeba zarządzać, co przy skomplikowanych modelach danych może nie być łatwe.Zwykłe wykresy z kolei zajmują zbyt wiele miejsca. Przedstawione rozwiązanie jestprostą do zastosowania alternatywą dla wymienionych metod, która w dodatku niewymaga wiele przestrzeni ani czynności konfiguracyjnych.

Pójdźmy o krok dalej i wyobraźmy sobie, że w komórce A1 znajduje się liczba 30.W komórce B1 moglibyśmy umieścić następującą formułę: =POWT("|"; A1). W efekciejej działania zostanie wyświetlonych 30 znaków „|” będących wizualizacją komórki A1.

To rozwiązanie działa dobrze, przynajmniej dopóty nie pojawią się duże liczby. Możnasobie wyobrazić, że 200-krotne powtórzenie znaku potoku nie będzie specjalnie użyteczne.W takich przypadkach można sobie poradzić, dzieląc duże liczby przez 10, 100, 1000 czyinny dzielnik mający sens.

Jeżeli więc w komórce A1 mamy wartość 200, wówczas można zastosować następującąformułę: =POWT("|"; A1/10). Dzięki temu uzyskamy 20 znaków zamiast 200. Przykładzastosowania widoczny jest na rysunku 10.15 (wraz z formułą wyświetlaną w paskuformuły).



Rysunek 10.15.Używając formułyPOWT dla dużych liczb,warto podzielić jena mniejsze części

Kolejnym sposobem na ograniczenie liczby powtórzeń znaku jest określenie maksimumdla formuły. W tym celu należy nieco skomplikować formułę i dodać do niej drugą for-mułę: MAX. Rzut oka na rysunek 10.16 pomoże zrozumieć tę koncepcję.

Rysunek 10.16.Zagnieżdżenie wewnątrzformuły POWT drugiej,tym razem formuły MAX,umożliwia ograniczenieliczby powtórzeń danegoznaku

Na rysunku 10.16 formuła wyświetlana w pasku formuły ma następującą postać:=POWT("|";A2/MAX($A$2:$A$9)*25)

Należy się upewnić, że odwołanie w formule MAX jest bezwzględne. Przed symbolamikolumn i wierszy musi pojawić się znak dolara [na przykład MAX($I$2:$I$9)]. Dziękitemu Excel nie będzie umieszczał odwołań do kolejnych wierszy czy kolumn. Będziemymieć pewność, że podczas kopiowania formuły zakres odwołania nie zostanie zmieniony.

Przekładając tę formułę na bardziej zrozumiały język: Excel pobiera wskazaną wartośći dzieli ją przez maksymalną liczbę dla całego zakresu. Tak uzyskany wynik mnoży następ-nie przez 25. Wartość wskazana w komórce A1 to maksimum dla całego zakresu. Dlategoformułę w komórce A1 można by zapisać następująco: =POWT("|";700000/700000*25).Matematycznie rzecz ujmując, 700000/700000·25 da nam wynik w postaci 25.

W komórce A2 formuła wyglądałaby następująco: =POWT("\";555555/700000*25. Wyni-kiem działania 555555/700000·25 będzie 19,84.

Cofnijmy się o krok i pomyślmy, co to oznacza. Maksymalna liczba znaków, którą formułamoże zwrócić, wynosi 25. Tym samym ogranicza ona liczbę wyświetlanych znaków „|”do 25, niezależnie od tego, ile wynosi wynik działania.

Ponieważ wartość zwracana przez funkcję POWT jest niczym więcej, jak ciągiem teksto-wym, można sformatować go tak jak każdy inny tekst. Można więc zmienić czcionkę, jej



rozmiar, dodać kolory, zastosować formatowanie warunkowe, a nawet zmienić wyrów-nanie. Na rysunku 10.17 przedstawiono kilka przykładów analiz, w których zastosowanoformatowanie wykresów w komórkach, uzyskując całkiem niezłe efekty.

Rysunek 10.17. Eksperymentowanie z różnymi opcjami formatowania pozwala tworzyćróżnorodne wizualizacje

Ozdobne czcionki

Począwszy od Excela 2007, Microsoft urozmaicił formatowanie warunkowe o możliwośćdodawania zestawów ikon do prezentacji. Można za ich pomocą różnicować wartości,używając kształtów i kolorów. Problemem jest jednak brak wstecznej kompatybilności;użytkownicy poprzednich wersji programu nie będą mogli skorzystać z tych funkcji.

Kreatywną alternatywą do stosowania zestawu ikon w formatowaniu warunkowym jestużycie różnorodnych czcionek dostępnych w programie. Są to Wingdings, Wingdings2,Wingdings3 i Webdings. Czcionki te na miejsce każdej litery czy cyfry wyświetlają ikony.

Przyjrzyjmy się rysunkowi 10.18. W kolumnach A, B i C wyświetlono liczby i literydostępne w czcionce Arial. Te same liczby i litery zostały odwzorowane za pomocąróżnorodnych ozdobnych znaków. Jak widać, część z nich wygląda podobnie do zestawuznaków oferowanych w formatowaniu warunkowym (na rysunku znaki zostały pod-świetlone).

Proste wdrożenie tego pomysłu przedstawiono na rysunku 10.19. Zastosowano tam kilkaformuł do przekształcenia znaków w kolumnie Q. Każda formuła zwraca znak. I tak for-muły w kolumnie T zwracają znak O i P zależnie od wartości w kolumnie Q. W przypadkustandardowych czcionek nie miałoby to sensu. Ale ta sama formuła zastosowana w odnie-sieniu do omawianych znaków może przynieść interesujące rezultaty.

Na rysunku 10.20 przedstawiono zastosowanie tego rozwiązania do celów praktycznych.Czcionki ozdobne są stosowane do uwydatniania różnic na poszczególnych rynkach.



Rysunek 10.18.Zamiast standardowychliter i cyfr możnazastosowaćróżnorodne ikony

Rysunek 10.19. Formuły można ustawić tak, aby zwracały znaki, które z kolei można przeformatowaćw jedną z dostępnych ozdobnych czcionek

Użycie symboli

Symbole to właściwie grafiki niewielkich rozmiarów, czyli coś innego niż odmówione przedmomentem czcionki Wingdings czy Webdings. Symbole nie są czcionkami. To znaki Uni-code. Unicode to przemysłowy zestaw znaków zaprojektowany tak, aby można go byłoużywać na każdej platformie, niezależnie od różnic występujących w znakach w poszcze-gólnych krajach.

Jednym z przykładów powszechnie używanego symbolu jest znak praw autorskich, Copy-right: ©. Jest to właśnie znak Unicode. Można go używać na komputerach amerykańskich,chińskich, tureckich czy francuskich; jest zawsze dostępny, niezależnie od różnic charak-terystycznych dla danego kraju.



Rysunek 10.20.Przykład praktycznegozastosowaniaozdobnych czcionek

W odniesieniu do Excela znaki (czy symbole) Unicode można stosować tam, gdzie niemożna użyć ozdobnych czcionek. Na rysunku 10.21 dla etykiet osi x wykresu strzałkizastosowano dla trendów, tworząc w ten sposób dodatkową warstwę analizy. Nie możnaby tu zastosować czcionek ozdobnych (na przykład Wingdings), ponieważ wówczasetykiety wyglądałby zbyt dziwacznie.

Rysunek 10.21.Zastosowanie symbolipozwala uzyskaćdodatkową warstwęanalizy na wykresie

Prześledźmy kroki, które doprowadziły do powstania wykresu widocznego na rysunku 10.21.Zacznijmy od danych widocznych na rysunku 10.22.

1. Aby określić komórkę, w której ma być umieszczona grafika ze strzałką skierowanąw górę, należy kliknąć komórkę B1, a następnie wstawić symbol, korzystając z opcjina karcie Wstawianie.

W tym przypadku komórką docelową będzie oczywiście B1.

Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe Symbol (rysunek 10.23).



Rysunek 10.22.Tabela pośrednia

Rysunek 10.23.Wstawianie symboludo wybranej wcześniejkomórki za pomocąokna dialogowegoSymbol

2. Należy wybrać odpowiedni symbol z listy, kliknąć Wstaw (można też kliknąć godwukrotnie), a następnie Zamknij.

3. Aby określić komórkę, w której ma być umieszczona grafika ze strzałką skierowanąw dół, należy kliknąć komórkę C1, a następnie wstawić symbol, korzystając z opcjina karcie Wstawianie.

4. Należy wybrać odpowiedni symbol z listy, kliknąć Wstaw (można też kliknąć godwukrotnie), a następnie Zamknij.

Teraz wstawione symbole można wykorzystać w prostej formule, która będzieumieszczać je w komórkach zależnie od wartości analizowanej komórki. Jest todziałanie podobne do tego, które zastosowaliśmy uprzednio w przypadku stosowaniaozdobnych czcionek (rysunek 10.24).

5. Bazując na kolumnach Rynek i Bieżący miesiąc, należy wstawić nowy wykreskolumnowy (rysunek 10.25).

Aby uzyskać spodziewany efekt, po wstawieniu wykresu należy dodać nowąkolumnę do osi x.

6. Należy wybrać wykres, kliknąć zakładkę Projektowanie, a następnie Zaznacz dane.

Zostanie wówczas wyświetlone okno Wybieranie źródła danych.

7. Następnie należy kliknąć przycisk Edytuj dla Etykiety osi poziomej (kategorii)i wskazać zakres A4:C9 (rysunek 10.26).



Rysunek 10.24.Tworzenie prostejformuły przypisującejjeden z symbolina podstawie danychw komórce

Rysunek 10.25.Dodawanie nowegowykresu kolumnowego

Rysunek 10.26. Określanie osi do zastosowania symboli

8. Kliknąć OK.

Jeżeli wszystko pójdzie dobrze, wówczas powinien pojawić się wykres podobny do tegowidocznego na rysunku 10.21. Nie trzeba chyba mówić, że jest to jeden z niezliczonychsposobów na dodanie symboli do formuł, zaznaczania ważnych informacji w prezentacjachdanych i wzbogacania ich warstwy graficznej.


Część IVTworzenie zaawansowanychkomponentówpulpitów menedżerskich

Rozdział 11. Komponenty do prezentacji tendencji

Rozdział 12. Komponenty do grupowania danych

Rozdział 13. Komponenty do oceny efektywności realizacji celów


Rozdział 11.Komponentydo prezentacji tendencji

W rozdziale:

Przedstawianie tendencji na pulpitach menedżerskich — podstawowe informacje

Porównywanie tendencji dla wielu serii danych

Zaznaczanie różnych okresów

Obsługa nieprawidłowości w prezentowanych tendencjach

Jednym z najpowszechniejszych pojęć używanych w odniesieniu do pulpitów menedżer-skich i raportów jest tendencja. Jest to miernik zmienności w danym okresie; zwykle chodzio czas (dni, miesiące czy lata).

Stosowanie tendencji jest tak popularne, ponieważ dostarczają one racjonalnych argu-mentów do przewidywania tego, co może zdarzyć się w przyszłości. Jeżeli wiemy, żeniniejsza książka sprzedawała się w ilości 5000 sztuk w ciągu ostatnich 12 miesięcy, tomamy prawo przypuszczać, że również w następnym miesiącu zostanie sprzedanychokoło 5000 egzemplarzy. Innymi słowy, tendencje informują, gdzie byliśmy i dokąd —być może — zmierzamy.

W tym rozdziale omówiono podstawowe założenia dotyczące tendencji, a także bardziejzaawansowane techniki, umożliwiające ich stosowanie na pulpitach menedżerskich w spo-sób bardziej skomplikowany niż tylko jako proste wykresy liniowe.

Tendencje — nakazy i zakazyProces tworzenia komponentów pulpitu menedżerskiego wykorzystujących tendencje maswoje nakazy i zakazy. Dzięki lekturze tego rozdziału czytelnik uniknie częstych wpadekzdarzających się podczas tworzenia takich elementów.


284 Część IV Tworzenie zaawansowanych komponentów pulpitów menedżerskich

Właściwy wykres dla zobrazowania tendencji

Byłoby miło, gdyby można było ostatecznie określić, które wykresy nadają się do tworze-nia wskaźników trendu. Ale w rzeczywistości żaden wykres nie jest wytrychem do wszyst-kich związanych z tym sytuacji. Dlatego aby pracować efektywnie, należy wiedzieć, w jakichsytuacjach sprawdzają się poszczególne typy wykresów.

Podstawowe zagadnienia związane z wykresami zostały omówione w części II niniejszejksiążki.

Zastosowanie wykresów liniowych

Wykresy liniowe to władcy trendów. W prezentacjach biznesowych wykresy te niemalzawsze przedstawiają dane w ujęciu czasowym. Nawet w obszarach niezwiązanych z dzia-łalnością gospodarczą właśnie taki układ wykorzystywany jest do wskazywania upływuczasu (np. drzewa genealogiczne). Ich zastosowanie ma jedną podstawową zaletę: są odrazu rozpoznawane jako wskaźniki tendencji, dzięki czemu unikamy opóźnień w procesieprzekazywania informacji.

Wykres liniowe są szczególnie efektywne w przedstawianiu tendencji z wieloma punktamidanych; widać to na górnym wykresie na rysunku 11.1. Można je również zastosowaćdo wskazywania więcej niż jednego okresu (dolny wykres na rysunku 11.1).

Rysunek 11.1.Kiedy trzeba przedstawićtendencje, najczęściejwybierane są wykresyliniowe


Rozdział 11. Komponenty do prezentacji tendencji 285

Zastosowanie wykresów warstwowych

Wykres warstwowy to właściwie wypełniony wykres liniowy. Dlatego, technicznie rzeczujmując, są one również odpowiednie do wizualizacji tendencji. Szczególnie dobrze spraw-dzają się w przedstawianiu tendencji w dużych okresach. I tak wykres na rysunku 11.2przedstawia dane ze 120 dni.

Rysunek 11.2.Wykresy warstwowesprawdzają sięw przedstawianiutendencji w dużychokresach

Zastosowanie wykresów kolumnowych

W przypadku prezentowania jednej serii danych w czasie wykres liniowy jest oczywistymwyborem. Ale gdy trzeba porównać dwie lub więcej w tym samym okresie, wówczas naj-lepiej sprawdzą się kolumny.

Wykres złożony widoczny na rysunku 11.3 to przykład, w jaki sposób można przyciągnąćuwagę do konkretnych miesięcy z lat 2009 i 2010. Połączenie wykresów liniowego i kolum-nowego to najbardziej efektywna metoda wskazania różnic w wielkości sprzedaży w dwóchprzedziałach czasowych. W dalszej części rozdziału omówiono sposoby tworzenia takichwykresów.

Rysunek 11.3.Zastosowanie kolumni linii pozwala podkreślićróżnice w dwóchprezentowanychokresach

Punkt zero na osi pionowej

Niemal w każdym przypadku prezentowania tendencji pierwszą wartością na osi poziomejpowinno być zero. Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których chcemy uwzględnić wartości



ujemne czy częstość. W takich przypadkach zwykle najlepiej zdać się na domyślną skalęzaproponowaną przez Excela. Ale gdy nie ma wartości ujemnych, wówczas oś powinnarozpoczynać się od punktu zero.

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest znaczący wpływ, jaki skala na linii poziomej mana prezentowanie tendencji. Przykładem mogą być wykresy na rysunku 11.4 przedsta-wiające te same dane. Jedyną różnicą między nimi jest to, że na górnym wykresie niewprowadzono żadnych zmian w skali ustawionej przez program (zaczyna się od warto-ści 96), natomiast w dolnym skala została ustawiona od zera.

Rysunek 11.4.Skala na osi poziomejzawsze powinnazaczynać się od zera

Mogłoby się wydawać, że górny wykres jest dokładniejszy, ponieważ wskazuje wahaniatendencji. Kiedy jednak przyjrzymy się dokładniej danym, zauważymy, że zmiany na prze-strzeni 12 miesięcy mają miejsce w przedziale 100 – 107. Nie jest to jakaś zasadniczazmiana i z pewnością nie wymaga tak dynamicznego wykresu. Choć górny wykres sugeruje,że tendencja jest wzrostowa, to w rzeczywistości jest ona stosunkowo płaska (boczna).

Dolny wykres dużo lepiej oddaje prawdziwą jej charakterystykę. Efekt został osiągniętyza pomocą zablokowania minimalnej wartości na osi poziomej na wartości 0.

Aby dostosować skalę osi poziomej, należy kolejno:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy oś poziomą i wybrać z menu Formatuj oś.Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie osi (rysunek 11.5).



Rysunek 11.5.Wartość Minimumna osi poziomejzawsze powinna byćustawiona na 0

2. W wyświetlonym oknie zaznaczyć opcję Stała znajdującą się tuż obok opcjiMinimum, a następnie ustawić jej wartość na 0.

3. Opcjonalnie można też ustawić Jednostkę główną na podwójną wartośćMaksimum dla danych. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że linia trenduzostanie umiejscowiona na środku wykresu.

4. Aby zastosować wprowadzone zmiany, kliknąć przycisk Zamknij.

Zapewne część osób stwierdzi, że na dolnym wykresie na rysunku 11.4 nie widać dobrzezmian w trendach, które mogą być ważne. W niektórych przypadkach te siedem jednostekmoże mieć duże znaczenie dla firmy. Jeżeli tak jest, to po co w ogóle używać wykresu?Jeżeli każda jednostka ma takie znaczenie w analizie, dlaczego używać graficznej metodyprezentacji danych? Tabela z formatowaniem warunkowym dużo lepiej wskażenajdrobniejsze zmiany w danych, daleko lepiej, niż zrobiłby to wykres.

Stosowanie skali logarytmicznej

W niektórych przypadkach linie tendencji mogą rozpoczynać się od bardzo małych liczb,a kończyć na bardzo dużych. W takich przypadkach na wykresach znajdą się prezentacjenie do końca prawdziwych informacji. Przyjrzyjmy się na przykład rysunkowi 11.6. Przed-stawiono na nim tendencje zarówno dla roku 2009, jak i 2010. Jak widać w danych źró-dłowych, rok 2009 rozpoczął się od 50 jednostek. Wraz z kolejnymi miesiącami liczbajednostek rosła aż do osiągnięcia wartości 11 100 w grudniu 2010 roku. Ponieważ wynikiosiągnięte w tych latach bardzo różnią się od siebie, trudno porównywać je na jednymwykresie.



Rysunek 11.6.Standardowa skalaliniowa nie sprawdzasię w tym przypadku

Rozwiązaniem jest zastosowanie skali logarytmicznej zamiast liniowej.

Aby uniknąć akademickich wykładów, ograniczmy się do stwierdzenia, że na skali logaryt-micznej kolejne jednostki rozmieszczone w równych odstępach na osi to: 1, 10, 100, 1000.Innymi słowy, odległość pomiędzy 1 a 10 jest taka sama jak pomiędzy 100 a 1000.

Na rysunku 11.7 widoczny jest ten sam wykres jak na rysunku 11.6, tyle że zastosowanow nim skalę logarytmiczną. Teraz trendy dla obu lat są jasne i odpowiednio przedstawione.

Rysunek 11.7.Dzięki zastosowaniuskali logarytmicznejna wykresie w czytelnysposób możnaprzedstawić tendencjeskładające się z bardzomałych i bardzo dużychwartości liczbowych

Aby zmienić skalę osi poziomej na logarytmiczną, należy kolejno:

1. Kliknąć w dowolnym miejscu wykresu. Zostanie wówczas aktywowana kartaNarzędzia wykresów znajdująca się na Wstążce.

2. Wybrać kartę Układ.

3. Kliknąć przycisk Osie i wybrać z menu Główna oś pionowa.

4. Następnie wybrać z menu Pokaż oś ze skalą logarytmiczną (rysunek 11.8).

Skalę logarytmiczną można zastosować tylko w przypadku wartości dodatnich.



Rysunek 11.8.Ustawianie skalilogarytmicznejna osi poziomej

Zarządzanie etykietami

Choć brzmi to banalnie, to warto pamiętać, że etykiety danych mogą być jednym z kluczo-wych elementów tworzenia efektywnych komponentów do wizualizacji tendencji. Wykresytrendów mają skłonność do gromadzenia dużych ilości punktów danych, których etykietyzajmują sporo miejsca. Zasypanie odbiorców mnóstwem etykiet może skutecznie oderwaćich uwagę od głównej informacji wykresu. Poniżej zamieszczono kilka sztuczek ułatwia-jących zarządzanie etykietami w komponentach prezentujących tendencje.

Stosowanie nazw skróconych

Nazwy miesięcy stają się niesłychanie długie, kiedy trzeba umieścić je na wykresie, a szcze-gólnie wówczas, gdy wykres ma znaleźć się na pulpicie menedżerskim. Rozwiązaniemmoże być zmiana sposobu ich wyrównywania (rysunek 11.9). Niestandardowe rozmiesz-czenie słów może jednak spowodować, że odbiorca zatrzyma się po to, aby odczytać ety-kiety. Nie jest to rozwiązanie optymalne, szczególnie gdy chcielibyśmy skupić jego uwagęna danych, a nie tracić czas na odczytywanie nagłówków.

Pierwszą opcją, choć nie zawsze możliwą, jest pozostawienie domyślnego wyrównaniaetykiet. Zamiast więc korzystać z opcji wyrównywania w celu zmniejszenia etykiet, lepiejużyć skrótów. Jak widać na rysunku 11.9, nawet zastosowanie tylko pierwszej literyz nazwy miesiąca może być właściwe.

Etykietowanie tylko wybranych punktów danych

Kiedy na wykresie znajdują się na przykład dane z poszczególnych miesięcy z okresudwóch lat, zamiast umieszczać etykiety dla każdego punktu danych, można dodać jetylko do wybranych pozycji.



Rysunek 11.9. Zamiast zmieniać sposób rozmieszczenia, lepiej wybrać formy skrócone

Przyjrzyjmy się rysunkowi 11.10. Przedstawiono na nim tendencje z dwóch lat. Liczbapunktów danych wymusza pionowy układ tekstu etykiet. Jak widać, w celu zmniejszeniachaosu tylko niektóre miesiące mają etykiety. Pozostałe są zaznaczone za pomocą kropki.Aby osiągnąć taki efekt, wystarczy zastąpić część nazw miesięcy w danych źródłowychkropkami (czy jakimkolwiek dowolnym znakiem).

Zbyt dużo punktów danych na osi poziomej?Spróbuj na osi pionowej

Prezentowanie tendencji dla kolejnych dni jest powszechne. Staje się problemem wówczas,gdy trzeba przedstawić 30 dni i więcej. W takich przypadkach trudno zachować rozsądnąwielkość wykresu, a jeszcze trudniej odpowiednio rozmieścić na nim etykiety.

Jednym z rozwiązań jest przedstawienie tendencji za pomocą pionowego wykresu słup-kowego (rysunek 11.11). Ten wykres oferuje wystarczająco miejsca na etykiety punktówdanych oraz pozwala na zachowanie rozsądnych rozmiarów wykresu. Nie jest to jednakrozwiązanie do stosowania na co dzień. Przedstawianie tendencji w układzie pionowymnie jest tak intuicyjne, a prezentowane informacje mogą nie być tak czytelne. Niemniejjednak to rozwiązanie może się sprawdzić, gdy układ poziomy nie spełni oczekiwań.



Rysunek 11.10. Aby zaoszczędzić nieco przestrzeni na pulpicie menedżerskim, można przypisać etykietytylko wybranym punktom danych

Zagnieżdżanie etykiet

Często dane, które chcemy zobrazować na wykresie, mają wiele wymiarów czasowych.W takich przypadkach można pokazać te wymiary, odpowiednio zagnieżdżając etykiety.Na rysunku 11.12 widać, jak dołączenie kolumny z rokiem porządkuje przedstawiane dane.Dodatkową kolumnę łatwo dodać podczas identyfikowania źródła danych dla wykresu.

Tendencje porównawczeChoć nazwa może wydawać się fantazyjna, to opisuje dość prostą koncepcję. Kiedyna wykresie wyświetlane są dwie lub więcej serii danych, wówczas tendencje dla tychserii można łatwo wizualnie porównać. Poniżej omówiono kilka technik, dzięki którymmożna zbudować komponenty przedstawiające tendencje porównawcze.

Tworzenie porównań obok siebie

Na rysunku 11.13 widoczny jest wykres prezentujący obok siebie porównanie trzech okre-sów. Technika ta umożliwia przedstawienie poszczególnych okresów za pomocą różnychkolorów bez zrywania ciągłości kompletu danych.

1. Aby utworzyć taki typ wykresu, dane powinny mieć strukturę podobną do tejwidocznej na rysunku 11.14.



Rysunek 11.11.Wykres słupkowy możebyć efektywną metodąprzestawienia tendencjidla 30 i więcej punktówdanych

Dane nie zostały umieszczone w jednej kolumnie; zamiast tego rozmieszczonoje odpowiednio dla poszczególnych lat. Taki układ spowoduje, że na wykresie będąutworzone trzy osobne linie (które można sformatować różnymi kolorami).

2. Zaznaczyć całą tabelę i utworzyć wykres liniowy.

Zostanie wówczas wykreślony wykres widoczny na rysunku 11.13.

3. Aby nieco urozmaicić ten przypadek, należy zaznaczyć wykres, a następniekliknąć prawym klawiszem myszy. Następnie wybrać z menu kontekstowegoZmień typu wykresu.

4. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu należy wybrać opcję Wykresskumulowany kolumnowy.

Jak widać na rysunku 11.15, teraz wykres przedstawia tendencje dla każdegoroku w kolumnach.



Rysunek 11.12. Excel jest na tyle sprytny, że poradzi sobie z rozpoznaniem i umieszczeniem na wykresiedodatkowej warstwy etykiet

Rysunek 11.13.Tendencjedla różnych okresówmożna przedstawićobok siebie

A jak dodać przerwę pomiędzy kolejnymi latami? Wystarczy wstawić spację w danych źró-dłowych (pomiędzy kolejnymi dwunastoma miesiącami), a pojawi się ona na wykresie(rysunek 11.16).

Tworzenie porównań skumulowanych

W porównaniach skumulowanych serie danych są umieszczane nie obok siebie, tak jakw poprzednim przypadku, ale jedna na drugiej. Choć w ten sposób tracona jest korzyśćwynikająca z wyświetlania tendencji obok siebie, w jednej linii, to po stronie zysków możnazapisać możliwość błyskawicznego porównania danych i niewielkie zużycie przestrzeni.Na rysunku 11.17 przedstawiono skumulowane porównanie danych.



Rysunek 11.14.Dane źródłowe, któremają być porównaneobok siebie

Rysunek 11.15.Aby przedstawićtendencje w kolumnachzamiast za pomocąlinii, wystarczy zmienićtyp wykresu naskumulowanykolumnowy

1. Utworzyć nową tabelę i dodać do niej dane (rysunek 11.18).

2. Zaznaczyć całą tabelę i utworzyć wykres kolumnowy.

3. Zaznaczyć którąkolwiek z kolumn dla serii roku 2010 i kliknąć prawym klawiszemmyszy, a następnie wybrać Zmień typu wykresu.

4. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu należy wybrać opcję Wykres liniowy.



Rysunek 11.16.Aby wstawić przerwępomiędzy kolejnymilatami, wystarczywstawić ją w danychźródłowych

Rysunek 11.17.Skumulowaneporównanie pozwalazestawić ze sobą danew zwartej przestrzeni

Rysunek 11.18.Na początek danedla dwóch różnychokresów

Ta metoda sprawdza się dobrze w przypadku dwóch serii danych. Należy natomiastunikać kumulowania większej liczby serii. Kumulowanie więcej niż dwóch serii danychwprowadza bałagan na wykresie oraz zmusza odbiorców do ciągłego sprawdzaniana legendzie, czego dotyczą konkretne dane.

Wskazywanie tendencji za pomocą osi pomocniczej

W przypadku niektórych komponentów do pokazania mamy dwie serie danych z różnymijednostkami. I tak na rysunku 11.19 widoczna jest tabela z danymi na temat liczby pracow-ników i kosztów pracy.



Rysunek 11.19.Często potrzebne jestwskazanie dwóchtendencji wyrażonychw zupełnie innychjednostkach,na przykład ilościi wartości procentowej

Zestawienie różnych jednostek na jednym wykresie może przynieść bardzo nieciekaweefekty, takie jak na rysunku 11.20. Ponieważ Excel używa osi poziomej do największychliczb, dlatego informacja o kosztach pracy znalazła się na dole wykresu. W tym przypadkunie pomoże nawet skala logarytmiczna.

Rysunek 11.20.Tendencjadla procentowowyrażonych kosztówpracy zagubiła sięgdzieś na dolewykresu

Ponieważ domyślna oś pionowa (czy oś główna) nie sprawdzi się dla dwóch serii, rozwią-zaniem jest utworzenie dodatkowej osi i umieszczenie na niej serii danych, które nie zmie-ściły się na osi podstawowej. Ta druga oś jest osią pomocniczą.

Aby umieścić serię danych na osi pomocniczej, należy kolejno:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać Formatuj serię danych.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych (rysunek 11.21).

2. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych wybrać w lewym panelu Opcjeserii, a następnie Oś pomocnicza (w prawym panelu).

Na rysunku 11.22 widoczna jest nowo dodana oś (po prawej stronie wykresu). Wszystkiedane przynależne do osi pomocniczej mają swoje etykiety umieszczone po prawej stronie.

Zmiana typu wykresu może wydatnie pomóc w porównywaniu dwóch tendencji. Narysunku 11.23 widać, że wykres dla danych o liczbie pracowników został zmienionyna kolumnowy. Dzięki temu wyraźnie widać, że mimo iż liczba pracowników w listopa-dzie i grudniu spadła, to koszty pracowników wciąż rosły.



Rysunek 11.21.Umieszczanieserii danychna osi pomocniczej

Rysunek 11.22.Dzięki osi pomocniczejoba trendy są wyraźniewidoczne

Rysunek 11.23.Zmiana typu jednegoz wykresów możeprzynieść wyraźnepolepszenie czytelnościprzekazu



Technicznie rzecz biorąc, nie ma znaczenia, która z serii zostanie umieszczona na osipomocniczej. Generalną zasadą jest umieszczanie na niej tych danych, które sprawiająkłopot. Tak było w omawianym przykładzie: ponieważ to procentowe ujęcie kosztów pracynie było prawidłowo wyświetlane, dlatego też te dane zostały umieszczone na osidodatkowej.

Zaznaczanie wybranych okresówW prezentowanych przez komponenty okresach mogą mieć miejsce zdarzenia, które powo-dować będą nieprawidłowości w strukturze tendencji. Gwałtowne wzrosty czy spadki liniitrendu mogą być spowodowane pewnymi zjawiskami mającymi miejsce w firmie. Możeteż pojawić się konieczność połączenia aktualnych danych z prognozami. W takich przy-padkach pomocne może być podkreślenie wybranych okresów za pomocą specjalnegoformatowania.

Formatowanie wybranych okresów

Załóżmy, że właśnie utworzyliśmy komponent (rysunek 11.24) i chcielibyśmy wyjaśnićprzyczynę wyraźnego wzrostu sprzedaży w październiku. Można oczywiście zastosowaćnotatkę, umieszczając ją gdziekolwiek, ale zmusi to odbiorców do szukania danych pozapulpitem menedżerskim. Przyciągnięcie uwagi wprost na wykres da odbiorcom konteksti uwolni ich od szukania informacji poza grafiką.

Rysunek 11.24.Wzrost w październikugwarantujeprzyciągnięcie uwagi

Prostym rozwiązaniem jest sformatowanie punktu danych dla października za pomocąinnego koloru, a następnie umieszczenie prostego pola tekstowego z wyjaśnieniem przy-czyn wzrostu.

Aby sformatować pojedynczy punkt danych, należy:

1. Kliknąć raz punkt danych.

Na wszystkich punktach danych zostaną umieszczone kropki.

2. Kliknąć powtórnie wybrany punkt danych, dzięki czemu będziemy mieć pewność,że program zastosuje formatowanie tylko do tego jednego punktu.

Kropki znikną z pozostałych punktów, oprócz tego wybranego.

3. Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj punkt danych.



Zostanie otwarte okno dialogowe Formatowanie punktu danych (rysunek 11.25).Naszym celem jest dostosowanie właściwości formatowania punktu danych.

Rysunek 11.25.Okno dialogoweFormatowanie punktudanych udostępniaopcje formatowaniapojedynczego punktudanych

Okno dialogowe widoczne na rysunku 11.25 jest charakterystyczne dla wykresukolumnowego. W przypadku innych wykresów inne będą również dostępne opcje.Niezależnie od tego idea pozostaje ta sama; okno umożliwia wprowadzenie zmianw formatowaniu pojedynczego punktu danych.

Po zmianie koloru wypełnienia danych za październik i dodaniu pola tekstowego z obja-śnieniem wszystkie potrzebne informacje znajdą się na wykresie (rysunek 11.26).

Rysunek 11.26.Uwaga odbiorcówkierowana jestna wyraźny wzrostw październikuoraz jego wyjaśnieniezawarte w polutekstowym

Aby dodać pole tekstowe do wykresu, należy kliknąć ikonę Pole tekstowe widocznąw grupie Wstawianie na Wstążce. Następnie należy kliknąć wewnątrz wykresu w pustympolu i wprowadzić odpowiedni tekst.



W rozdziale 10. można znaleźć więcej informacji na temat tworzenia dynamicznych etykiet.

Stosowanie znaczników podziału do zaznaczania zdarzeń

Od czasu do czasu ma miejsce zdarzenie, które zmienia całkowicie prezentowane dane.Dobrym przykładem jest podniesienie cen. Ilustrację takiego przypadku przedstawionona rysunku 11.27: w październiku nastąpiła zmiana cen. Jak widać, linia podziału (opróczdodatkowej etykiety) jest wyraźnym znacznikiem rozdzielającym dane sprzed zmiany ceni po niej.

Rysunek 11.27.Aby zaznaczyć jakieśwydarzenie, wystarczyzastosować prostą linię

Choć efekt taki można osiągnąć na wiele różnorodnych sposobów, to jednak w zdecydo-wanej większości przypadków wystarczy proste narysowanie linii samodzielnie. Aby nary-sować taką linię na wykresie, należy:

1. Kliknąć wykres, aby go zaznaczyć.

2. Na karcie Wstawianie umieszczonej na Wstążce kliknąć ikonę Kształty.

3. Następnie wybrać odpowiedni rodzaj linii i narysować ją w dowolnym miejscuwykresu.

4. Kliknąć prawym klawiszem myszy właśnie narysowaną linię i wybrać z menuFormatuj obiekt.

5. W wyświetlonym oknie dialogowym można wprowadzić zmiany w formatowaniukoloru, stylu czy grubości linii.

Przedstawienie prognoz

Powszechnie zdarza się prośba o przedstawienie w pojedynczym komponencie wyświe-tlającym tendencje zarówno bieżących danych, jak i prognoz. Kiedy umieścimy te infor-macje razem, ważne jest, aby dać odbiorcom możliwość łatwego rozróżnienia, gdzie kończąsię aktualne dane, a rozpoczynają dane prognozowane. Na rysunku 11.28 widać dokładniej,co mam na myśli.

Najlepszym sposobem na osiągnięcie takiego efektu jest zastosowanie struktury danychźródłowych podobnej do tej widocznej na rysunku 11.29. Jak widać, sprzedaż bieżąca



Rysunek 11.28.Łatwo rozróżnićdane bieżące odprognozowanych

i przewidywana umieszczone są w osobnych kolumnach, dzięki czemu podczas tworze-nia wykresu mamy dwie serie danych. W komórce B14 znajduje się odwołanie do komórkiC14. Służy to zachowaniu ciągłości tendencji (bez przerw), gdy obie serie zostaną umiesz-czone na wykresie.

Rysunek 11.29.Rozpoczynamy od tabelizawierającej sprzedażbieżącą i przewidywanąw osobnych kolumnach

Jeżeli zestaw danych został prawidłowo przygotowany, możemy utworzyć wykres liniowy.Dla serii za rok 2010 można wprowadzić specjalne formatowanie. Oto, co należy zrobić:

1. Kliknąć serię danych przewidywanej sprzedaży w roku 2010.

We wszystkich punktach danych tej serii zostaną umieszczone kropki.

2. Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj serię danych.

Zostanie otwarte okno dialogowe Formatowanie serii danych. Będzie możnaw nim wprowadzić zmiany w formatowaniu koloru, stylu czy grubości linii dladanej serii.



Inne metody przedstawiania tendencjiPoniżej opisano kilka dodatkowych metod, nieco bardziej zaawansowanych niż opisanedo tej pory.

Unikanie zbyt dużych ilości danych

Pracujesz z kierownikiem, który ma bzika na punkcie danych? Dostajesz bólu głowyod kolejnych prób umieszczenia danych z trzech lat na wykresie prezentującym danez poprzedniego miesiąca? Choć potrzeba posiadania informacji o tendencjach z trzechostatnich lat może wydawać się zrozumiała, to umieszczenie zbyt wielu informacjina pojedynczym wykresie może być drogą donikąd.

Kiedy trzeba będzie zmierzyć się z koniecznością wyświetlenia nierealnych ilości danych,warto wykonać krok wstecz i zastanowić się nad prawdziwym przeznaczeniem analizy.Czego tak naprawdę szuka kierownik, prosząc o umieszczenie na danych z ostatniego mie-siąca tendencji z ostatnich trzech lat? Być może chce sprawdzić, czy obecna wartość sprze-daży nie ma tendencji spadkowej w zestawieniu z danymi historycznymi. Czy naprawdękonieczne jest przedstawienie danych z każdego miesiąca, czy może wystarczy sama ten-dencja kierunkowa?

Tendencję kierunkową wyznacza się za pomocą prostych analiz do określenia kierunkówprzebiegu. Kluczowym jej atrybutem jest zestaw przeliczonych danych zestawiony z dany-mi bieżącymi. I tak zamiast tworzyć wykres dla każdego miesiąca danego roku, na wykresiemożna umieścić średnią obliczoną dla poszczególnych kwartałów. Dzięki temu na wykre-sie uzyskamy informację o kierunku trendu bez konieczności sprawdzania szczegółowychdanych.

Przyjrzyjmy się rysunkowi 11.30, przedstawiającemu dwa wykresy. Na górnym wykresiedane dla każdego roku zostały umieszczone osobno. Od razu widać, jak trudno rozeznać sięw prezentowanych informacjach. Wykres wygląda jak zestawienie miesięcznej sprzedażydla wszystkich trzech lat. Na dolnym wykresie przedstawiono te same dane, ale jako ten-dencję kierunkową, jednocześnie prezentując sprzedaż dla kluczowych okresów. Tendencjajest wyraźnie widoczna, informując, że sprzedaż ustabilizowała się po poprzednich okresachwzrostów.

Wygładzanie danych

Niektóre rodzaje działalności charakteryzują się dużymi wahaniami w kolejnych miesią-cach. Przykładem mogą być usługi doradcze; dochody o stałej wartości mogą gwałtowniewzrosnąć na kilka miesięcy po podpisaniu dużego kontraktu. Takie wahania określa sięmianem cykli koniunkturalnych lub sezonowością.

Niezależnie od używanej nazwy taka zmienność w danych może uniemożliwić efektywnąanalizę i prezentację danych. Na rysunku 11.31 widać, jak bardzo zmienność danych możewpłynąć na przedstawiane tendencje.



Rysunek 11.30.Tendencja kierunkowa(na dole) może pomócocenić trendyniewidocznew bardziejskomplikowanychwykresach

Rysunek 11.31.Duże wahaniaprezentowanychdanych utrudniająobserwację tendencji

Wówczas z pomocą przychodzi technika zwana wygładzaniem danych. Wygładzaniedanych, zgodnie z nazwą, wymusza wygładzenie najwyższych i najniższych wartościw zbiorze, tak aby bez zaburzania ich proporcji utworzyć bardziej przewidywalny zestawdanych.

Wygładzać dane można na wiele różnych sposobów. Poniżej omówiono dwie najprostszemetody takiego działania.



Wygładzanie danych za pomocą funkcji ŚREDNIA

Excel ma wbudowany mechanizm wygładzania danych za pomocą średniej ruchomej. Jakmożna się spodziewać, to linia uzyskiwana przez przeliczenie i wyrysowanie średniejdla każdego punktu danych. To operacja statystyczna używana do obserwacji tendencjidziennych, tygodniowych czy miesięcznych. Zwykle średnia ruchoma obliczana jest nastę-pująco: najpierw oblicza się średnią dla określonej liczby punktów danych, a następniewraz z pojawianiem się nowych danych (dziennie, tygodniowo czy miesięcznie) najstarszawartość używana do obliczenia średniej jest zastępowana przez najnowsze dane. Działanieto jest powtarzane dla całego zestawu danych, a tworzona tendencja jest średnią repre-zentującą dane punkty w okresie.

Na rysunku 11.32 przedstawiono sposób, w jaki średnia ruchoma może pomóc wygładzićdane, podświetlając przewidywane okresy.

Rysunek 11.32.Średnia ruchomadla okresu czterechmiesięcy dodanado wykresu pomagawygładzić oryginalnedane

W omawianym przykładzie zastosowano średnią ruchomą dla okresu czterech miesięcy.

Aby dodać linię trendu dla średniej ruchomej, należy kolejno:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię zróżnicowanych danych, a następniewybrać z menu Dodaj linię trendu.

2. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe (rysunek 11.33). Zaznaczyćw nim opcję Średnia ruchoma i określić liczbę okresów.

W omawianym przypadku ten parametr został ustawiony na cztery miesiące.

3. Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany, kliknąć przycisk Zamknij.

Samodzielne wygładzanie danych

Jako alternatywę dla wbudowanych w Excela linii trendu można zastosować następującerozwiązanie: samodzielnie obliczyć wygładzone wartości, a następnie wprowadzić je, jakododatkową serię, na wykres. Na rysunku 11.34 widoczna jest kolumna o nazwie Wygładzonezawierająca przeliczone dane, wykorzystane następnie jako punkty danych nowej serii danych.



Rysunek 11.33.Ustalanie okresuczterech miesięcydla średniej ruchomej

Rysunek 11.34.Obliczanie nowych,wygładzonych danychdla serii danychna wykresie

W omawianym przykładzie w drugim wierszu kolumny z wygładzonymi danymi znajdujesię prosta formuła obliczająca średnią z pierwszego i drugiego punktu danych. Odwołaniedo pierwszego punktu danych (komórki D2) jest bezwzględne, co można stwierdzić poobecności znaku dolara ($). Dzięki temu mamy pewność, że kiedy formuła będzie kopio-wana w dół, zakres będzie powiększany o wszystkie poprzednie punkty danych.

Po skopiowaniu formuły do wszystkich pozycji kolumny uzyskane w ten sposób danemożna wykorzystać jako źródło danych dla wykresu. Na rysunku 11.35 przedstawionowygładzone dane widoczne jako wykres liniowy.



Rysunek 11.35.Wykreśleniewygładzonych danychujawni linię trendu


Rozdział 12.Komponentydo grupowania danych

W rozdziale:

Wyświetlanie list rankingowych

Śledzenie zmian za pomocą histogramów

Zaznaczanie najwyższych wartości

Zorganizowanie danych w logiczne grupy jest często pomocnym rozwiązaniem. Grupo-wanie pozwala skupić się na zarządzaniu zestawami informacji posiadającymi kluczoweatrybuty. I tak zamiast przeglądać wszystkich klientów na gigantycznym zestawieniu, możnaprzejrzeć dane tych, którzy kupili tylko jeden produkt. Dzięki temu można poświęcić czasi zasoby na tych klientów, którzy potencjalnie mogą kupić więcej. Łatwiej można wyłowićgrupy klientów wykraczających poza średnią dla danej firmy.

W tym rozdziale omówiono, w jaki sposób za pomocą komponentów pulpitu menedżer-skiego tworzyć grupy danych.

Tworzenie list rankingowychKiedy patrzymy na listę 500 największych firm, zwykle ograniczamy się do pierwszejdwudziestki. Być może w drugiej kolejności sprawdzamy, kto wypadł poza tę pierwsządwudziestkę. Czymś niezwykłym jest chęć sprawdzenia, kto znalazł się na przykładna miejscu 251. Dzieje się tak nie dlatego, że nie obchodzi nas pozycja 251, ale dlatego,że szkoda nam czasu i energii na przebijanie się przez wszystkie 500 miejsc zestawienia.Dlatego właśnie przygotowuje się listy rankingowe.

Zagadnienie to było już częściowo omówione przy tworzeniu list rankingowych. Odbiorcydysponują ograniczoną ilością czasu, który mogą poświęcić na zapoznawanie się z deta-lami pulpitu menedżerskiego. Przedstawienie list rankingowych pomoże im podjąć decy-zję, gdzie powinni skupić swoje działania, uwagę i zasoby.



Organizowanie danych źródłowych

Lista rankingowa może być zupełnie prosta, tak jak dane włączone do pulpitu menedżer-skiego. Zwykle umieszczane po prawej stronie pulpitu, dane te podkreślają szczegóły,które menedżer może wykorzystać do dalszych działań. Na prostym pulpicie menedżerskimwidocznym na rysunku 12.1 przedstawiono informacje o dziesięciu najlepszych i najgor-szych przedstawicielach handlowych.

Rysunek 12.1. Listy rankingowe ułatwiają poznanie pełnego obrazu sytuacji

Aby nieco urozmaicić zestawienie, można podać bardziej rozbudowane informacje o miej-scu w rankingu, używając w tym celu wykresów w komórkach czy formatowania warun-kowego (rysunek 12.2).

Informacje na temat funkcji POWT i tworzenia wykresów w komórce można znaleźć w roz-dziale 10. Widoczne strzałki to efekt zastosowania formatowania warunkowego do wartościz bieżącego miesiąca porównywanych z danymi z ubiegłego miesiąca.

Więcej informacji na temat funkcji POWT zamieszczono w rozdziale 10. Natomiastinformacje o wykresach przebiegu w czasie można znaleźć w rozdziale 9.


Rozdział 12. Komponenty do grupowania danych 309

Rysunek 12.2.Za pomocą funkcji POWToraz formatowaniawarunkowego możnado list rankingowychdodać elementygraficzne

Zastosowanie tabel przestawnychdo tworzenia interaktywnych widoków

Czytelnicy rozdziału 7. wiedzą, że tabele przestawne to wspaniałe narzędzie pomocne pod-czas tworzenia interaktywnych raportów. Poświęćmy teraz chwilę i prześledźmy proceswykorzystania takiej tabeli do utworzenia listy rankingowej.

Można też otworzyć plik Rozdział 12 Przykłady.xlsx i śledzić omawiane czynności. Plikmożna pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Aby wyświetlić dane w tabeli przestawnej, należy kolejno:

1. Rozpocząć od tabeli przestawnej z danymi, które mają być użyte do tworzenia listrankingowych. W omawianym przypadku w tabeli znajdą się dane o handlowcachi wielkości sprzedaży osiągniętej przez każdego z nich (rysunek 12.3).

Rysunek 12.3.Na początku potrzebnajest tabela przestawnazawierająca dane, któremają być filtrowane




2. Następnie kliknąć prawym klawiszem myszy nazwisko dowolnego handlowcaw tabeli przestawnej i wybrać z menu Filtruj/10 pierwszych (rysunek 12.4).

Rysunek 12.4. Wybieramy z menu opcję 10 pierwszych

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Filtr 10 pierwszych wartości (Handlowiec)(rysunek 12.5).

Rysunek 12.5.Określamy filtry, któremają być zastosowane

3. W oknie Filtr 10 pierwszych wartości (Handlowiec) określamy rodzaj widoku.W tym przykładzie chcemy wyświetlić 10 sprzedawców z najwyższymi wartościamisprzedaży.

4. Aby zastosować filtr, należy kliknąć OK.

Od tej chwili tabela przestawna jest filtrowana w taki sposób, aby wyświetlaćdziesięciu najlepszych handlowców dla wybranego Regionu i Rynku. Można zmienićustawienia filtrów i wybrać sprzedawców tylko dla rynku lubuskiego (rysunek 12.6).

5. Aby wyświetlić handlowców z najsłabszymi wynikami, skopiować całą tabelęprzestawną i wkleić tuż obok.

6. Następnie powtórzyć kroki od drugiego do czwartego, tyle że w oknie ustawieńfiltra wybrać opcję Dolne.

Jeżeli wszystko się uda, w efekcie będziemy mieć dwie tabele podobne do tych widocznychna rysunku 12.7; w jednej wyświetlana będzie lista dziesięciu najlepszych sprzedawców,a w drugiej lista dziesięciu najsłabszych. Za pomocą odpowiednich formuł można połączyćte tabele przestawne z danymi w warstwie analiz w naszym modelu danych. Dzięki temurównież listy rankingowe wyświetlać będą najnowsze dane.



Rysunek 12.6.Zastosowane filtrymożna zmieniaćna bieżąco i wyświetlaćrankingi handlowcówdla dowolnie wybranychregionów i rynków

Rysunek 12.7. Dwie tabele: jedna z najlepszymi, druga z najsłabszymi handlowcami

Jeżeli któryś z rekordów odpowiadających filtrowi 10 pozycji dolnych lub górnych byłbypowiązany z innym rekordem, Excel wyświetliłby je wszystkie. Oznacza to, że możnamieć wyświetlonych więcej wierszy niż ustawienia filtra. Jeżeli wyświetlilibyśmy dziesięciunajlepszych handlowców, a jeden z nich byłby powiązany z dodatkowym rekordem,wówczas w efekcie mielibyśmy 11 wyświetlonych pozycji.

Zastosowanie histogramówdo monitorowania relacji i częstości wystąpień

Histogram to graficzna prezentacja częstości występowania. Informuje on, jak częstopojawia się określone zdarzenie czy kategoria danych. Histogram umożliwia wizualizacjędystrybucji danego atrybutu.

Przykładowy histogram widoczny jest na rysunku 12.8. Przedstawiono na nim rozkładsprzedaży w ciągu miesiąca w gronie przedstawicieli handlowych. Jak widać, większośćz nich sprzedała towary w przedziale od pięciu do dwudziestu pięciu sztuk. Kierowniksprzedaży będzie zapewne chciał przesunąć garb widoczny na wykresie w prawą stronę,tak aby więcej osób sprzedawało większą liczbę jednostek w ciągu miesiąca. Może ustalić



następujący cel dla sprzedawców: przez następne trzy miesiące większość z nich ma uzy-skać wielkość sprzedaży w przedziale pomiędzy 15 a 25 sztukami. Dzięki histogramowimożna na bieżąco obserwować stopień realizacji przyjętego planu.

Rysunek 12.8.Histogram przedstawiarozkład sprzedażyjednostek w ciągumiesiąca w gronieprzedstawicielihandlowych

W tym rozdziale omówiono metody tworzenia histogramów za pomocą formuł i tabelprzestawnych. Omówione tu techniki znakomicie sprawdzają się w odniesieniu do modeludanych, w którym rozdzielono warstwy danych, analizy i prezentacji. Dodatkowo umoż-liwiają one pewną automatyzację i interaktywność, które są bardzo przydatne podczascomiesięcznych aktualizacji pulpitu menedżerskiego.

W rozdziale 2. omówiono metody tworzenia wydajnego modelu danych i zarządzania nim.

Dodawanie formuł do zgrupowanych danych

Na początku potrzebna jest tabela zawierająca nieprzetworzone dane. Najlepiej byłoby,gdyby zawierała ona unikatowe rekordy ze zliczonymi danymi, które chcemy zgrupować.I tak na rysunku 12.9 widoczna jest tabela zawierająca listę (niepowtarzalnych) nazwiskhandlowców z informacją o liczbie sprzedanych towarów. Aby utworzyć histogram z for-mułami, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

Rysunek 12.9.Zaczynamy od tabeliz nieprzetworzonymidanymi i przedziałami

1. Przed utworzeniem histogramu należy utworzyć tablicę z przedziałami(rysunek 12.9).



Określa ona parametry grupowania danych, które zostaną użyte do podzieleniadanych na przedziały zależnie od częstości występowania. Dzięki tej tablicyExcel umieści wszystkich handlowców, którzy sprzedali mniej niż 5 jednostek,w pierwszym przedziale; tych, którzy sprzedali od 5 do 14, w drugim przedzialei tak dalej.

Podczas tworzenia tabeli z przedziałami można oczywiście ustawić własne parametry.Dobrze jest trzymać się zasady, że kolejne przedziały powinny być mniej więcej tej samejwielkości. Ostatnią wartością w tabeli zwykle jest największa wartość z zestawu danych.Dzięki temu uzyskujemy przejrzyste grupowanie, które kończy się na określonej liczbie,a nie na wartości daleko przekraczającej występujące dane.

2. Utworzyć nową kolumnę zawierającą formuły CZĘSTOŚĆ. Nową kolumnęnazwiemy, zgodnie z rysunkiem 12.10, Formuły CZĘSTOŚĆ.

Rysunek 12.10. Po wprowadzeniu formuły CZĘSTOŚĆ należy jeszcze wcisnąć kombinację klawiszyCtrl+Shift+Enter

Funkcja Excela CZĘSTOŚĆ oblicza, jak często wartości występują w zakresieokreślonym w tablicy przedziałów.

3. Zaznaczyć liczbę komórek równą liczbie komórek w tablicy przedziałów.

4. Wprowadzić formułę CZĘSTOŚĆ i wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Enter.

Formuła CZĘSTOŚĆ zawiera pewne dziwactwo, które często zaskakuje osoby korzystającez niej po raz pierwszy. Otóż jest to formuła tablicowa, co w tym przypadku oznacza, żezwraca wiele wartości jednocześnie. Aby zadziałała ona prawidłowo, po jej wprowadzeniunależy jeszcze użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter. Jeżeli wciśniemy tylko Enter,pojawią się nieprawidłowe wyniki.

Od tego momentu powinniśmy mieć do dyspozycji tabelę, w której podana będzie liczbahandlowców z wynikami przypisanymi do każdego z ustalonych wcześniej przedziałów.Można użyć jej do utworzenia wykresu, ale etykiety danych nie będą zbyt czytelne. Abyuzyskać lepszy efekt, wystarczy utworzyć prostą tabelę z danymi zasilającymi wykres.To będzie nasz następny krok.

5. Utworzyć tabelę z danymi do wykresu, dzięki czemu będzie on bardziejczytelny (rysunek 12.11). Za pomocą prostej formuły można połączyć wartościz poszczególnych wierszy tablicy przedziałów. Kolejna formuła wstawi wartości



obliczone przez formułę CZĘSTOŚĆ. Na rysunku 12.11 w pierwszym wierszu nowejtabeli można zobaczyć te formuły. Zostały one następnie po prostu skopiowanew dół; w ten sposób została utworzona tabela nadająca się do wykreślenia wykresu.

Rysunek 12.11.Aby uzyskać lepszyefekt, wystarczyutworzyć prostą tabelęz danymi zasilającymiwykres

6. Korzystając z tabeli nowo utworzonej specjalnie do tego celu, można wstawićwykres kolumnowy.

Efekt widoczny jest na rysunku 12.12. Można śmiało wykorzystać go jako podstawędo tworzenia histogramu. Jeżeli nie przeszkadzają Ci przestrzenie pomiędzy punktamidanych, zadanie wykonane. Jeżeli jednak chcielibyśmy połączyć serie i zlikwidowaćprzerwy między nimi, należy wykonać następujące kroki:

Rysunek 12.12.Część danychdo histogramuznajduje sięna wykresiekolumnowym



7. Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną kolumnę wykresu i z menu wybraćFormatuj serię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanieserii danych.

8. W oknie dialogowym wybrać pozycję Opcje serii i ustawić wartość Brak przerwyna 0% (rysunek 12.13).

Rysunek 12.13.Aby usunąć przerwymiędzy kolumnami,należy ustawićSzerokość przerwyna 0%

Dodawanie skumulowanych wartości procentowych

Przydatnym rozwiązaniem może być dodanie do wykresu skumulowanej serii wartościprocentowych. Umożliwi ona przedstawienie procentowego rozkładu punktów danych.

Na rysunku 12.14 przedstawiono przykład skumulowanej serii danych procentowych.Dla każdego punktu danych na histogramie widoczna jest wartość procentowa informująca,ilu (procentowo) handlowców sprzedało produkty w danym przedziale tablicy. I tak widać,że 25% handlowców sprzedało 15 i mniej sztuk. Innymi słowy, 75% sprzedawców sprze-dało więcej niż 15 sztuk.

Przyjrzyjmy się punktowi danych na wykresie, zawierającemu wartość 75% na skumulo-wanej serii. Etykieta danych dla tego punktu zawiera przedział 35 – 45. Oznacza to, że 75%handlowców sprzedało od 0 do 45 sztuk. Oznacza to, że tylko 25% sprzedawców udało sięosiągnąć wynik lepszy niż 45 sztuk.

Aby utworzyć skumulowaną procentową serię danych na histogramie, należy wykonaćponiższą procedurę:



Rysunek 12.14. Dla każdego punktu danych na histogramie widoczna jest wartość procentowainformująca, ilu (procentowo) handlowców sprzedało produkty w danym przedziale tablicy

1. Po wykonaniu kroków od pierwszego do piątego i utworzeniu histogramu (co opisanonieco wcześniej) dodać kolumnę do tabeli użytej do utworzenia wykresu, w którejobliczany będzie procent sprzedawców mieszczących się w pierwszym przedzialetablicy (rysunek 12.15).

Symbol dolara ($) zastosowany w formule zablokuje odwołania podczas kopiowaniajej do kolejnych komórek.

Rysunek 12.15.W nowej kolumniewprowadzamy formułę,która obliczy procenthandlowcówmieszczących sięw pierwszym przedzialetablicy

2. Skopiować formułę do wszystkich przedziałów tablicy.

3. Korzystając z tabeli utworzonej specjalnie do tego celu, można wstawić wykresliniowy.

Jak widać na rysunku 12.16, wykres wymaga dodatkowego formatowania.

4. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię Liczba handlowców i wybrać z menuZmień typ wykresu. Z dostępnej listy wybrać wykres kolumnowy.

5. Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną kolumnę wykresu i z menu wybraćFormatuj serię danych.

6. W oknie dialogowym wybrać pozycję Opcje serii i ustawić wartość Brak przerwyna 0% (rysunek 12.13).

7. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię Skumulowane w % i wybrać z menuFormatuj serię danych.



Rysunek 12.16.Aby wykres zacząłwyglądać jak histogram,potrzebne będziedodatkoweformatowanie

8. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych przejść do zakładki Opcje serii.W polu Kreśl serię na należy wybrać opcję Oś pomocnicza.

9. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię Skumulowane w % i wybrać z menu Dodajetykiety danych.

W tym momencie wykres bazowy jest gotowy. Powinien wyglądać podobnie do tegoprzedstawionego na rysunku 12.14. Teraz można zająć się już formatowaniem etykiet,kolorów i tym podobnych elementów.

Stosowanie tabel przestawnych

Zapewne nie wszyscy wiedzieli, że tabele przestawne można wykorzystać jako źródłodo histogramów. Właśnie tak. Za pomocą mało znanej sztuczki można utworzyć histogram,który będzie tak interaktywny, jak wykres przestawny.

Tak jak w przypadku histogramu korzystającego z formuł, pierwszym krokiem w tworzeniuhistogramu z tabeli przestawnej jest utworzenie rozkładu częstości. Oto, jak to zrobić:

1. Utworzyć tabelę przestawną i umieścić wartości w obszarze wierszy (nie w obszarzedanych). Jak widać na rysunku 12.17, pole Wielkość sprzedaży znajduje sięw obszarze Etykiet wierszy.

Natomiast w Obszarze wartości należy umieścić pole Handlowiec.



Rysunek 12.17. Wartości należy umieścić w obszarze Etykiet wierszy, a handlowców w obszarzeWartości, w którym podsumowanie należy ustawić jako Licznik

2. Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną pozycję w obszarzeEtykiet wierszy i z menu wybrać opcję Grupuj.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Grupowanie (rysunek 12.18).

Rysunek 12.18.Okno dialogoweGrupowanie

3. W oknie dialogowym należy wprowadzić wartości dla pól Początek i Koniec,a następnie ustawić interwał. Dzięki temu zostanie utworzony rozkład częstości.W przykładzie widocznym na rysunku 12.18 ustawiono następujące wartości:Początek: 5000; Koniec: 100000, a interwał na 1000.

4. Aby potwierdzić wprowadzone ustawienia, należy kliknąć OK.

Tabela przestawna obliczy liczbę handlowców dla zdefiniowanych przedziałów,tak jak w rozkładzie częstości (rysunek 12.19). Tak uzyskanych wyników możnaużyć do utworzenia histogramu.



Rysunek 12.19.Efektem grupowaniawartości z obszaruEtykiet wierszy jestrozkład częstości,który możnawykorzystaćdo histogramu

Oczywistą korzyścią płynącą ze stosowania tej techniki jest uzyskanie rozkładu częstościoraz histogramu, w którym można interaktywnie filtrować dane, również w oparciu o innewymiary, takie jak Region czy Rynek. Można więc sprawdzić histogram dla rynku lubu-skiego, a następnie szybko przełączyć się na rynek mazowiecki.

Korzystając z tabeli przestawnej, można do histogramu dodać podsumowaniewyświetlające wartości jako procenty sumy końcowej.

Zaznaczanie największych wartościMimo że w niektórych sytuacjach wykres jest najlepszą metodą zobrazowania danych,to i tak może pojawić się potrzeba przyciągnięcia uwagi do najwyższych wyświetlonychna nim wartości. Wówczas z pomocą przychodzą techniki pozwalające uwydatnić takiewartości. Można użyć Excela do określenia, które wartości w zestawie danych są najwyższe,a następnie specjalnie je sformatować. Na rysunku 12.20 widoczny jest przykład, w którympięć najlepszych kwartałów zostało wyróżnionych innym kolorem oraz dodatkowo nadanoim etykiety.

Rysunek 12.20.Pięć najlepszychkwartałów spośródprezentowanychna wykresie zostałosformatowanychza pomocą odmiennegokoloru oraz etykiet



Sekret kryjący się za tą techniką to formuła MAX.K. Formuła zwraca k-tą największą wartośćw zbiorze danych. Innymi słowy, użytkownik mówi, gdzie i czego szukać.

Aby znaleźć największą liczbę w zbiorze, formuła powinna wyglądać następująco: MAX.K(tablica; 1). Aby znaleźć piątą największą liczbę, należałoby wpisać: MAX.K(tablica; 5).

Na rysunku 12.21 przedstawiono sposób działania funkcji MAX.K.

Rysunek 12.21.Formuła zwraca k-tąnajwiększą wartośćw zbiorze danych

Zasada jest zupełnie prosta. Aby odnaleźć pięć największych wartości w danym zakresie,najpierw należy odnaleźć piątą największą liczbę (funkcja MAX.K przychodzi tu z pomocą),a następnie sprawdzić wszystkie pozostałe liczby, aby stwierdzić, czy są większe niż piątanajwiększa. Oto, jak to zrobić:

1. Utworzyć tabelę służącą jako źródło danych do wykresu, w której znajdą się formułyłączące je z nieprzetworzonymi danymi. Tabela powinna zawierać dwie kolumny:jedną do przechowywania danych, które nie mieszczą się w pierwszej piątce, i drugą,w której znajdą się pozycje odpowiadające ustalonym kryteriom (rysunek 12.22).

2. W pierwszym wierszu tabeli z danymi do wykresu należy wprowadzić formuływidoczne na rysunku 12.22.

Formuła w pierwszej kolumnie (komórka F4) sprawdza, czy wartości w komórceC4 są mniejsze od wyniku działania formuły MAX.K, wyszukującej piątą największąliczbę. Jeżeli tak jest, wówczas zwracana jest wartość z komórki C4. W przeciwnymrazie zostanie wyświetlony tekst BRAK. Formuła w drugiej kolumnie działa w tensam sposób, z tym że gdy wartość jest mniejsza od wyniku działania formuły MAX.K,wówczas zwracany jest tekst BRAK, a gdy wartość jest większa, wówczas zwracanajest zawartość komórki C4.



Rysunek 12.22.Tworzenie tabelizawierającej formułyumieszczającewartości w jednejz dwóch kolumn

3. Skopiować formuły do wszystkich komórek tabeli.

4. Utworzyć wykres skumulowany kolumnowy, korzystając z utworzonej tabeli.Zostaną wyświetlone dwie serie danych: jedna dla punktów danych mieszczącychsię w pierwszej piątce najlepszych wyników oraz druga dla punktów poza nią(rysunek 12.23).

Rysunek 12.23.Po dodaniu etykietdo najlepszychpięciu pozycjioraz wprowadzeniudrobnych zmianw formatowaniu wykrespowinien wyglądaćpodobnie do tegowidocznego na rysunku

Na wykresie widocznym na rysunku 12.23 widoczne są — zupełnie niepotrzebne w tymprzypadku — zera. Aby pozbyć się ich z wykresu, należy kolejno:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną etykietę danych z serii zawierającejnajlepszą piątkę i z menu wybrać Formatuj etykiety danych.

2. W oknie dialogowym Formatowanie etykiet danych przejść do pozycji Liczby,a następnie z listy Kategoria wybrać Niestandardowe.

3. W polu Kod formatu należy wprowadzić: # ##0;; (rysunek 12.24).



Rysunek 12.24.Po wprowadzeniukodu formatowania# ##0;; w kategoriiNiestandardowewszystkie zera w seriizostaną ukryte

4. Kliknąć przyciski Dodaj i Zamknij.

Po wprowadzeniu powyższych zmian niepotrzebne zera znikną z wykresu i będzie możnawprowadzić kolory, etykiety i wszelkie inne potrzebne formatowanie.

Tę samą metodę można zastosować, aby wyświetlić pięć najniższych wartości z zestawudanych. Jedyna różnica polega na tym, że zamiast formuły MAX.K należy zastosowaćMIN.K. Podczas gdy funkcja MAX.K zwraca największą k-tą wartość, to funkcja MIN.K zwracanajmniejszą wartość.

Na rysunku 12.25 przedstawiono działanie formuły zastosowanej zgodnie z omówionąwcześniej techniką po to, aby odnaleźć pięć najmniejszych wartości.

Rysunek 12.25.Aby uwydatnić pięćnajniższych wartości,należy zastosowaćformułę MIN.K



Formuła w pierwszej kolumnie (komórka F4) sprawdza, czy wartości w komórce C22są większe od wyniku działania formuły MIN.K, wyszukującej piątą najmniejszą liczbę.Jeżeli tak jest, wówczas zwracana jest wartość z komórki C22. W przeciwnym razie zosta-nie wyświetlony tekst BRAK. Formuła w drugiej kolumnie działa w ten sam sposób, z tymże gdy wartość jest mniejsza od wyniku działania formuły MIN.K, wówczas zwracany jesttekst BRAK, a gdy wartość jest większa, wówczas zwracana jest zawartość komórki C4.


Rozdział 13.Komponentydo oceny efektywnościrealizacji celów

W rozdziale:

Wykorzystanie odchylenia do oceny realizacji celów

Ocena realizacji na podstawie danych statystycznych

Tworzenie wykresów w kształcie termometru

Tworzenie wykresów pociskowych

Przedstawianie zakresów oceny efektywności realizacji celów

Niezależnie od tego, o jakiej gałęzi przemysłu czy firmie mówimy, zawsze można wyzna-czyć pewne cele i plany i skonfrontować je z aktualnymi danymi. Plany mogą dotyczyćwszystkiego: od wielkości przychodów, przez liczbę magazynowanych skrzynek, po liczbęwykonanych telefonów. Świat biznesu jest pełen planów i celów do osiągnięcia. Twoimzadaniem jest znalezienie właściwych sposobów mierzenia efektywności ich realizacji.

Czym jest ocena efektywności realizacji celów? Przyjmijmy, że celem jest pobicie rekorduprędkości na ziemi (aktualnie rekord wynosi 1228 km/h). Celem jest więc osiągnięcie pręd-kości 1229 km/h. Kiedy już wskoczymy do samochodu i popędzimy tak szybko, jak się da,uzyskamy prędkość maksymalną przedstawioną jako liczbę. Możemy jej użyć do ocenystopnia realizacji celu.

W tym rozdziale omówiono pewne nowe i interesujące sposoby tworzenia komponentówsłużących do mierzenia efektywności realizacji celów.



Przedstawianie oceny efektywności realizacjicelów z wykorzystaniem odchylenia

Powszechną metodą prezentowania wskaźników oceny realizacji celu jest umieszczenieprzyjętego celu oraz osiągniętych wyników. Zwykle osiąga się to za pomocą wykresuliniowego lub wykresu złożonego (rysunek 13.1).

Rysunek 13.1.Typowy wykresprzedstawiający ocenęrealizacji celów

Choć wykres umożliwia znalezienie punktów, w których wyniki przekraczają plany lub teżich nie osiągają, to jednak prezentowana informacja jest jednowymiarowa i dosyć uboga.Nawet gdyby dodać do wykresu etykiety z informacją na temat procentowego wykonaniaplanu, to wciąż dane nie będą pełne.

Bardziej wyrazistą i niosącą więcej informacji metodą prezentowania wskaźników ocenyrealizacji celów jest przedstawienie odchylenia pomiędzy planem a wynikiem. Narysunku 13.2 przedstawiono te same dane, jak na wcześniejszym rysunku 13.1, ale dodanoinformację o odchyleniu (od wyników odjęto przyjęte założenia). Dzięki temu widać nietylko, kiedy plany zostały zrealizowane, a kiedy nie, ale także informację o walutowejwartości każdego takiego zdarzenia.

Rysunek 13.2.Warto rozważyćużycie odchyleniado przedstawieniastopnia realizacji celu


Rozdział 13. Komponenty do oceny efektywności realizacji celów 327

Ocena realizacji na podstawiedanych statystycznych

Cel zastosowany do mierzenia efektywności realizacji celu niekoniecznie musi być okre-ślony przez kierowników czy politykę przedsiębiorstwa. W rzeczywistości niektóre elementy,które będą mierzone, mogą nawet nie mieć określonych celów. W takich przypadkach,gdy nie ma określonego celu, który można by wykorzystać do mierzenia efektywnościrealizacji, często pomocne bywają dane statystyczne z firmy.

I tak na rysunku 13.3 przedstawiona jest ocena realizacji sprzedaży dla każdego z oddzia-łów, której cel został ustalony jako średnia dla wszystkich oddziałów. Jak widać, oddziały 1.,3. i 6. mają wyniki poniżej średniej.

Rysunek 13.3.Ocena realizacjidokonywanaw przypadku brakuokreślonego celu

Oto, jak utworzyć linię mediany podobną do widocznej na rysunku 13.3:

1. Utworzyć nową kolumnę tuż obok danych i wprowadzić do niej prostą formułęMEDIANA (rysunek 13.4).

Rysunek 13.4.Nowa kolumnaz wprowadzonąformułą



Zamiast formuły można wprowadzić tu dowolne działanie matematyczne lubstatystyczne dla przedstawianych danych. Należy tylko sprawdzić, czy zwracanewartości są takie same dla całej kolumny. To decyduje o tym, czy będziemy miećlinię prostą.

2. Skopiować formułę do wszystkich komórek tabeli.

Jak już wspomniano, wszystkie liczby w nowo utworzonej kolumnie powinnybyć takie same.

3. Na podstawie tabeli utworzyć wykres kolumnowy.

4. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Średnia i wybrać Zmień typ wykresu.

5. Zmienić typ wykresu na liniowy.

Wykresy w kształcie termometruWykresy w kształcie termometru oferują unikalny sposób oceny realizacji celu. Abybyć precyzyjniejszym: prezentowane dane mają kształt przypominający raczej słupekrtęci w termometrach. Efekt taki osiągnięty jest dzięki temu, że mierzony wynik orazodpowiadający mu cel są nałożone na siebie. Przykład takiego wykresu widoczny jest narysunku 13.5.

Rysunek 13.5. Wykresy słupka rtęci termometru oferują unikalny sposób oceny realizacji celu

Aby utworzyć taki typ wykresu, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Na początek potrzebna jest tabela zawierająca wyniki sprzedaży i przyjęte plany,które to dane należy umieścić na wykresie kolumnowym.

2. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Przychody i wybrać z menuFormatuj serię danych.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych.

3. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy wybrać Opcje serii,a następnie Oś pomocnicza.



4. Następnie wracamy do wykresu i usuwamy właśnie utworzoną oś, czyli pionowąoś po prawej stronie wykresu.

5. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Plan i wybrać z menu Formatujserię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych.

6. W oknie dialogowym należy wybrać pozycję Opcje serii i ustawić wartość Brakprzerwy tak, aby seria Plan była nieco szersza od serii Przychody; zwykle odpowiedniesą ustawienia między 45% a 55%.

Wykorzystanie wykresów pociskowychWykres pociskowy to typ wykresu kolumnowego lub słupkowego zaprojektowany przezeksperta od wizualizacji Stephena Fewa, aby zastąpić obecne na pulpitach menedżer-skich liczniki i wskaźniki. Wykres ten umożliwia czytelne wyświetlenie wielu warstwinformacji bez zajmowania zbyt dużej ilości miejsca na pulpicie. Wykres przedstawionyna rysunku 13.6 zawiera proste mierniki realizacji celu (Wykonanie planu sprzedaży nadziś), zestawienie przychodów z planem i wyświetla je w przyjętej skali ocen, takich jakSłabe, Zadowalające, Dobre i Bardzo dobre.

Rysunek 13.6.Wykres pociskowyumożliwia wyświetleniedanych w wieluperspektywachna bardzo małejprzestrzeni

Na rysunku 13.7 opisano trzy podstawowe części wykresu pociskowego. Środkowy słupeksłuży do oceny realizacji celu. Znacznik odpowiada przyjętemu celowi. Wypełnienie tłainformuje o skali ocen.

Tworzenie wykresów pociskowych

Tworzenie wykresu pociskowego w Excelu nie musi być trudne. Aby go utworzyć, wystar-czy wykonać poniższą procedurę:



Rysunek 13.7.Elementy wykresupociskowego

1. Rozpocząć należy od tabeli zawierającej wszystkie punkty danych potrzebnedo utworzenia trzech głównych części wykresu pociskowego.

Przykład takiej tabeli widoczny jest na rysunku 13.8. Pierwsze cztery wartościw zestawie (Słabe, Zadowalające, Dobre, Bardzo dobre) ustanawiają skalę ocen.Oczywiście, nie trzeba ograniczać się do czterech wartości, można ustawić ichdowolną liczbę. W tym scenariuszu zakresy dla poszczególnych ocen zostanąustawione od 0% do 100%. Będą to odpowiednio 5%, 10%, 15% i 75%. Oczywiście,można je ustawić zgodnie z potrzebami. Piąta pozycja (Wartości) zostanie użytado utworzenia paska realizacji celu. Szósta pozycja jest odpowiedzialna za znacznikokreślonego celu.

Rysunek 13.8.Na początek koniecznajest tabela zawierającawszystkie punkty danychpotrzebne do utworzeniawykresu pociskowego

2. Należy zaznaczyć całą tabelę i wstawić skumulowany wykres kolumnowy.

Utworzony wykres będzie miał niewłaściwy kierunek.

3. Aby zmienić układ, należy kliknąć wykres, a następnie przycisk Przełączwiersz/kolumnę (rysunek 13.9).

4. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Plan i wybrać Zmień typ wykresu.Należy zmienić typ wykresu na liniowy ze znacznikami.

5. Ponownie należy kliknąć prawym klawiszem myszy serię Plan i wybrać z menuFormatuj serię danych.



Rysunek 13.9.Przełączenie układukolumn i wierszyspowoduje, że wykresbędzie odczytywał danez kolumn

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych.


7. W tym samym oknie należy kliknąć Opcje znaczników i dostosować znacznikitak, aby wyglądały podobnie do tych na rysunku 13.10.

Rysunek 13.10.Dostosowywanieznaczników



8. Następnie — wciąż w tym samym oknie — należy kliknąć Wypełnienie znacznika,wybrać opcję Wypełnienie pełne i ustawić kolor znaczników na czarny.

9. Następnie należy przejść do opcji Kolor linii i zaznaczyć opcję Brak linii, a w pozycjiKolor linii znacznika wybrać opcję Brak linii.

10. Następnie wracamy do wykresu i usuwamy właśnie utworzoną oś pomocniczą,czyli pionową oś po prawej stronie wykresu (rysunek 13.11).

Rysunek 13.11.Pamiętaj, aby usunąćutworzoną wcześniejoś pomocniczą

To ważny etap, decydujący o tym, czy skala na wykresie będzie taka sama dlawszystkich punktów danych.

11. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Wartość i wybrać z menu Formatujserię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych.


13. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy wybrać pozycję Opcjeserii i ustawić wartość Brak przerwy tak, aby seria Wartość była nieco węższaod pozostałych kolumn na wykresie. Zwykle wystarczy ustawienie jej pomiędzy205% a 225%.

14. Następnie — wciąż w tym samym oknie — należy kliknąć Wypełnienie, wybraćopcję Wypełnienie pełne i ustawić kolor na czarny.

To, co pozostało do zrobienia, to zmiana kolorów skali ocen na nieco jaśniejsze.

W tym momencie wykres pociskowy jest właściwie gotowy. Można oczywiście dopraco-wać formatowanie, kształty czy rozmiary, tak aby wykres wyglądał zgodnie z oczekiwa-niami użytkowników.

Dodawanie danych do wykresu pociskowego

Po utworzeniu wykresu do pierwszej oceny realizacji celów można go użyć równieżdo innych pomiarów. Przyjrzyjmy się rysunkowi 13.12.



Rysunek 13.12.Aby dodać do wykresuwięcej danych,wystarczy ręcznierozszerzyć zakresdanych

Jak widać (rysunek 13.12), wykres ten został utworzony już poprzednio do pierwszegopomiaru realizacji celów. Wyobraźmy sobie, że dodajemy do niego dwa dodatkowe mier-niki i chcemy je przedstawić graficznie. Oto, jak to zrobić:

1. Należy kliknąć wykres tak, aby pojawiła się niebieska obwódka dookołaoryginalnych danych źródłowych.

2. Nasunąć kursor myszy nad niebieską kropkę w dolnym prawym rogu obwódki.

Kursor zmieni się w strzałki, tak jak widać to na rysunku 13.12.

3. Kliknąć i przeciągnąć niebieską kropkę na ostatnią kolumnę zestawu danych,o który chcemy rozszerzyć wykres.

Na rysunku 13.13 widać, że dane zostały włączone do wykresu bez gramadodatkowej pracy!

Końcowe przemyślenia na temat wykresów pociskowych

Przed podsumowaniem podstawowych zagadnień związanych z wykresami pociskowymiomówimy jeszcze dwa tematy dotyczące ich formatowania:

Tworzenie skali ocen.

Tworzenie poziomych wykresów pociskowych.

Tworzenie skali ocen

Po pierwsze, jeżeli skala ocen jest taka sama dla wszystkich mierników realizacji celówna wykresie, wówczas można sformatować jej serie tak, aby nie było pomiędzy nimi przerw.Na rysunku 13.14 widoczny jest wykres pociskowy, w którym szerokość przerwy pomię-dzy poszczególnymi zakresami skali ocen została ustawiona na Brak przerwy/0%. Dziękitemu skala ocen jest czytelna.



Rysunek 13.13.Rozszerzenie źródładanych automatyczniespowoduje utworzenienowych wykresówpociskowych

Rysunek 13.14.Aby uzyskać czytelnąi przejrzystą skalęocen, warto ustawićprzerwy pomiędzyposzczególnymizakresami ocen na 0%

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolny z zakresów skali ocen i wybraćz menu Formatuj serię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanieserii danych.

2. W oknie dialogowym należy wybrać pozycję Opcje serii i ustawić wartość Brakprzerwy na 0%.



Tworzenie poziomych wykresów pociskowych

Dla czytelników wyglądających z niecierpliwością akapitów o poziomych wykresach poci-skowych mamy dobre i złe wieści. Najpierw zła wiadomość: tworzenie tych wykresóww układzie poziomym jest dużo bardziej złożonym przedsięwzięciem od układu pionowego;na tyle złożonym, że niewartym włożonego weń czasu i wysiłku.

Dobra wiadomość jest taka, że Wasi sprytni autorzy mają sposób, jak zmienić pionowyukład wykresu pociskowego na poziomy, i to tylko w trzech krokach. Oto, jak to zrobić:

1. Utworzyć wykres pociskowy w układzie pionowym.

Wskazówki, w jaki sposób można to zrobić, zamieszczono we wcześniejszychakapitach niniejszego rozdziału.

2. Zmienić wyrównanie dla osi i etykiet wykresu, obracając te elementy o 270°(rysunek 13.15).

Rysunek 13.15.Ustaw wszystkieetykiety pododpowiednim kątem

3. Następnie za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny należy wykonać zdjęciewykresu.

Teraz zdjęcie można obrócić do odpowiedniej pozycji, tak aby wykres prezentowanybył w układzie poziomym. Na rysunku 13.16 widać efekt końcowy.

Dobrą stroną tego rozwiązania jest to, że ponieważ użyliśmy Aparatu fotograficznego,to za każdym razem, gdy zostaną zaktualizowane dane w tabeli źródłowej, znajdą się oneautomatycznie również na wykonanym zdjęciu wykresu.



Rysunek 13.16.Wykres pociskowyw układzie poziomym

Nie słyszałeś o narzędziu Aparat fotograficzny? Zajrzyj do rozdziału 6., znajdziesz tamszczegółowe informacje.

Przedstawianie zakresów oceny efektywnościrealizacji celów

W niektórych przypadkach założony plan nie jest pojedynczą wartością, a zakresem war-tości. W takiej sytuacji celem jest znalezienie się w określonym zakresie liczbowym.Załóżmy, że zarządzamy niewielką firmą sprzedającą mięso w skrzynkach transportowych.Częścią naszej pracy jest utrzymanie stanów magazynowych na poziomie 25 – 35 skrzy-nek miesięcznie. Jeżeli skrzynek będzie za dużo, przechowywany towar się popsuje. Jeżelibędzie ich zbyt mało, stracimy przychody.

Aby móc śledzić, jak radzimy sobie z utrzymaniem odpowiedniej liczby skrzynek w maga-zynie, potrzebny będzie komponent wyświetlający liczbę skrzynek w magazynie i wyma-ganą liczbę (zakres). Taki komponent zamieszczono na rysunku 13.17. Szary pas przed-stawia zakres, w którym należy się zmieścić w każdym miesiącu. Linia z kolei przedstawiainformację o liczbie aktualnie posiadanych skrzynek transportowych.

Rysunek 13.17.Można utworzyćkomponentwyświetlającywymagany zakresoraz bieżącą liczbę

Sztuczką wykorzystaną do utworzenia tego komponentu jest ustawienie zakresu dla okre-ślonego celu. Oto, jak to zrobić:

1. Utworzyć tablicę limitów, w której można zdefiniować i dostosować górny i dolnylimit zakresu dla określonego celu.



Komórki B2 i B3 widoczne na rysunku 13.18 służą do określenia limitów tegozakresu.

Rysunek 13.18.Utwórz tabelęz formułamiwyznaczającymi punktydanych dla określonychzakresów

2. Utworzyć tabelę do wykreślania punktów danych dla określonych zakresów.

Powinna ona zawierać formuły widoczne w komórkach B8 i B9 (rysunek 13.18).

Następnie należy skopiować formuły dla wszystkich danych.

Wartości widoczne dla poszczególnych miesięcy to efekt działania tych formuł.

3. Dodać wiersz, w którym umieszczone będą bieżące wartości (rysunek 13.19).

Rysunek 13.19.Dodaj wiersz, w którymumieszczone będąbieżące wartości

Te punkty danych zostaną użyte do wykreślenia linii trendu.

4. Należy zaznaczyć całą tabelę z danymi i wstawić skumulowany wykres warstwowy.

5. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Wartości i wybrać Zmień typwykresu. Należy zmienić typ wykresu na liniowy (bez znaczników).

6. Ponownie należy kliknąć prawym klawiszem myszy serię Wartości i wybrać z menuFormatuj serię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie seriidanych.


8. Następnie wracamy do wykresu i usuwamy właśnie utworzoną oś, czyli pionowąoś po prawej stronie wykresu.

9. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Dolny limit i wybrać z menuFormatuj serię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanieserii danych.



10. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy wybrać opcję Wypełnienie,a następnie Brak wypełnienia.

Właśnie tak. To, co zostało do zrobienia, to formatowanie etykiet, kolorów i tym podob-nych elementów.


Część VAutomatyzacja pulpitówmenedżerskich i raportów

Rozdział 14. Użycie makr w raportach

Rozdział 15. Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich


Rozdział 14.Użycie makr w raportach

W rozdziale:

Makra — wprowadzenie

Rejestrowanie makr

Bezpieczne lokalizacje do przechowywania makr

Dodawanie makr do pulpitów menedżerskich i raportów

Makro to zestaw instrukcji czy kodów informujących Excela o konieczności wykonaniapewnej liczby akcji. Makra w Excelu można pisać lub rejestrować. Kluczowym słowemjest rejestrowanie.

Rejestrowanie makra można porównać do programowania numeru telefonu w komórce.Najpierw ręcznie wprowadzamy numer i go zapisujemy. Następnie — w dowolnej chwili —można przywołać ten numer za pomocą klawisza. Podobnie jak w opisanym przypadku,makra w Excelu można rejestrować podczas wykonywania różnych działań. Podczasrejestrowania makra Excel jest zajęty tłumaczeniem poszczególnych wciśnięć klawiszy,przycisków myszy czy kliknięć przycisków na kod znany też jako Visual Basic for Appli-cations (VBA). Po zarejestrowaniu makra można je odtworzyć w dowolnym momencie.

W tym rozdziale omówimy makra oraz powiemy, jak ich używać w celu automatyzacjipowtarzających się procesów po to, aby ułatwić sobie pracę.

Po co używać makra?Pierwszym krokiem w przygodzie z makrami jest przyznanie, że mamy problem. Właściwiemożemy mieć kilka problemów:

Problem nr 1. Powtarzalność zadań. Z każdym nowym miesiącem pojawia siękonieczność przygotowania wykresu. Trzeba zaimportować dane. Zaktualizowaćtabelę przestawną. Usunąć niepotrzebne kolumny i tak dalej. Czy nie byłobyprzyjemniej, gdyby można było odpalić makro, które zajęłoby się tymi wszystkimipowtarzalnymi czynnościami w procesie przygotowywania pulpitu menedżerskiego?


342 Część V Automatyzacja pulpitów menedżerskich i raportów

Problem nr 2. Popełniasz błędy. Kiedy samodzielnie walczymy z Excelem, zawszemoże przydarzyć się błąd. Kiedy samodzielnie wprowadzamy powtarzające sięformuły, sortujemy i przenosimy dane, wówczas zawsze pojawia się ryzykokatastrofy. Jeżeli dodamy do tego goniące terminy i wciąż zmieniające się wymaganiaużytkowników, to szansa popełnienia błędu wzrasta. A dlaczego by nie nagraćmakra, upewnić się, że wszystko działa poprawnie i zapomnieć o całej sprawie?Dzięki zastosowaniu makra mamy pewność, że każda operacja będzie wykonanadokładnie w ten sam sposób za każdym razem, gdy je zastosujemy, redukując tymsamym ryzyko błędu.

Problem nr 3. Niewygodna nawigacja. Należy pamiętać, że zwykle raportyi pulpity menedżerskie są tworzone dla odbiorców posiadających ograniczonąwiedzę o Excelu. Jeżeli raporty będą zbyt skomplikowane w codziennym użyciuczy nawigowaniu, wkrótce może się okazać, że stracimy wsparcie dla swoich działań.Zawsze lepiej jest tworzyć raporty i pulpity jak najbardziej przyjazne użytkownikom.Oto kilka pomysłów na makra, które ułatwią wszystkim pracę:

Makro, które po kliknięciu przycisku sformatuje i wydrukuje arkusz czy zakresdanych.

Makro ułatwiające poruszanie się po wieloarkuszowym skoroszycie; wystarczykliknięcie odpowiedniego przycisku, a otwarty zostanie odpowiedni arkusz.

Makro zapisujące otwarty dokument w określonej lokalizacji, a następniezamykające program ― a wszystko po kliknięciu jednego przycisku.

Oczywiście, wszystkie opisane akcje można wykonać bez pomocy makr. Ale odbiorcyz pewnością docenią te drobne udogodnienia, które ułatwią pracę z pulpitem menedżerskim.

Rejestrowanie makr — wprowadzenieUżytkownicy, którzy do tej pory korzystali z Excela 2003, z paskami narzędzi, mogą miećtrudność z odnalezieniem narzędzia do rejestrowania makr. Jest tak dlatego, że narzędzieto w Excelu 2007 i 2010 umieszczono na karcie Deweloper, która domyślnie jest ukryta.Ukrycie jej oznacza, że po pierwszym uruchomieniu programu nie zostanie ona wyświe-tlona. Trzeba dopiero zmusić program do jej wyświetlenia.

Aby dodać kartę Deweloper do Wstążki, należy:

1. Wybrać ze Wstążki kartę Plik.

2. Następnie kliknąć Opcje; zostanie wówczas otwarte okno dialogowe o nazwieOpcje programu Excel.

3. Kliknąć przycisk Dostosowywanie Wstążki.

Na liście wyświetlonej po prawej stronie widoczne będą dostępne karty.

4. Zaznaczyć kartę Deweloper (rysunek 14.1).

5. Kliknąć OK.


Rozdział 14. Użycie makr w raportach 343

Rysunek 14.1. Włączanie karty Deweloper

Okno dialogowe Rejestrowanie makra

Teraz, kiedy na Wstążce widoczna jest już karta Deweloper, możemy odpalić narzędziedo rejestrowania makr i sprawdzić kilka najważniejszych funkcji. Aby uruchomić to narzę-dzie, należy kliknąć przycisk Zarejestruj makro umieszczony na karcie Deweloper. Zosta-nie otwarte okno dialogowe Rejestrowanie makra (rysunek 14.2).

Rysunek 14.2.Okno dialogoweRejestrowanie makra

W oknie dialogowym Rejestrowanie makra dostępne są cztery pola:

Nazwa makra. Excel automatycznie nazywa makra (Makro1 i tak dalej), ale najlepiejjest nadawać makrom nazwy opisujące ich działanie. I tak makro odpowiedzialneza formatowanie tabeli można nazwać FormatowanieTabeli.

Klawisz skrótu (opcjonalne). Każde makro wymaga zdarzenia, które je zainicjuje.Takim zdarzeniem może być kliknięcie przycisku, otwarcie arkusza czy — jakw tym przypadku — wciśnięcie kombinacji klawiszowej. Po wciśnięciu kombinacjiklawiszy przypisanej do danego makra zostanie ono uruchomione. Skrót klawiszowynie jest jednak wymagany do uruchomienia makra.



Przechowuj makro w — domyślną opcją jest Nowy skoroszyt. Wybranie opcjidomyślnej oznacza, że makro jest zapisane w aktywnym pliku. Kiedy następnymrazem otworzymy dany skoroszyt, makro będzie gotowe do uruchomienia. Jeżeliwyślemy ten skoroszyt do innego użytkownika, on również będzie mógł je uruchomić(zakładając, że będzie miał ustawiony odpowiedni poziom zabezpieczeń związanychz makrami, ale o tym później).

Opis (opcjonalne). Przydatne w przypadku, gdy mamy wiele makr w jednymskoroszycie lub gdy trzeba przekazać użytkownikowi więcej informacji na tematdziałania danego makra.

Rejestrowanie makr z odwołaniami bezwzględnymi

Pierwszą rzeczą, którą trzeba zapamiętać przed rozpoczęciem rejestrowania makr, jest to,że Excel działa w dwóch trybach rejestracji: z odwołaniami bezwzględnymi i względnymi.

Domyślnym trybem działania jest ten dla odwołań bezwzględnych. Jak pewnie większośćczytelników wie, termin „odwołania bezwzględne” jest często używany w odniesieniudo odwołań do komórek znajdujących się w formułach. Jeżeli dowołanie w formule jestbezwzględne, oznacza to, że nie będzie automatycznie dostosowywane podczas wklejaniaformuły do kolejnych komórek.

Przyjrzyjmy się przykładowi zarejestrowanego makra. W pliku Rozdział 14 przykłady.xslxzarejestrujemy makro zliczające liczbę wierszy na liście oddziałów (rysunek 14.3).

Rysunek 14.3.Arkusz zawieradwie tabele

Plik z przykładami (Rozdział 14 przykłady.xlsx) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Aby zarejestrować makro, należy wykonać poniższą procedurę:

1. Zaznaczyć komórkę A1.

2. Na karcie Deweloper kliknąć Zarejestruj makro.

3. W polu Nazwa makra wpisać Razem.




4. Wybrać opcję Ten skoroszyt do przechowywania makra.

5. Aby rozpocząć rejestrowanie, kliknąć OK.

Od tego momentu Excel będzie rejestrował wszystkie nasze działania.Oto kolejne etapy:

6. W komórce A16 wpisać Razem.

7. Kliknąć pierwszą pustą komórkę w kolumnie D (D16) i wpisać:=ILE.NIEPUSTYCH(D2:D15).

Spowoduje to wyświetlenie liczby oddziałów na dole kolumny D. Należy użyćformuły ILE.NIEPUSTYCH, ponieważ numery oddziałów są przechowywanejako tekst.

8. Aby zakończyć rejestrowanie makra, kliknąć przycisk Zatrzymaj rejestrowanieznajdujący się na karcie Deweloper.

Sformatowany arkusz powinien wyglądać podobnie do widocznego na rysunku 14.4.

Rysunek 14.4. Podsumowany arkusz

Aby zobaczyć makro w działaniu, należy usunąć wiersz Razem wprowadzony przedmomentem i uruchomić makro. W tym celu należy:

1. Na karcie Deweloper kliknąć Makra.

2. Odnaleźć makro o nazwie Razem, które nagraliśmy parę chwil wcześniej.

3. Kliknąć przycisk Uruchom.

Jeżeli wszystko pójdzie dobrze, makro odtworzy wcześniejsze działania i wyświetli pod-sumowanie tabeli. A teraz ciekawostka. Niezależnie od tego, jak bardzo byśmy się starali,nie zmusimy makra do wyświetlenia podsumowania dla drugiej tabeli. Dlaczego? Ponie-waż zostało nagrane jako makro bezwzględne.

Aby zrozumieć, co to oznacza, trzeba zerknąć do kryjącego się wewnątrz makra kodu.Aby go wyświetlić, należy kliknąć przycisk Makra na karcie Deweloper, a następnieprzejść do okna dialogowego Makro (rysunek 14.5).



Rysunek 14.5.Okno dialogowe Makro

Zaznaczyć makro Razem i kliknąć przycisk Edytuj. Zostanie uruchomiony edytor VisualBasica, w którym wyświetlony będzie kod zarejestrowanego wcześniej makra:Sub Razem()Range("A16").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Razem"Range("D16").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "=COUNTA(R[-14]C:R[-1]C)"End Sub

Szczególną uwagę należy zwrócić na linie drugą i czwartą. Kiedy kazaliśmy Excelowizaznaczyć komórki A16 i D16, to zostały zaznaczone dokładnie te komórki. Ponieważrejestrowaliśmy makro w trybie odwołań bezwzględnych, tak też został zinterpretowanypodany zakres. Innymi słowy, jeżeli zaznaczyliśmy komórkę A16, to Excel również zazna-czy komórkę A16.

Rejestrowanie makr z odwołaniami względnymi

W odniesieniu do makr Excela względne oznacza odwołanie do aktualnie zaznaczonejkomórki. Dlatego należy zachować ostrożność podczas rejestrowania makr w trybiewzględnym oraz ich uruchamiania i zwracać uwagę, które komórki są zaznaczone.

Najpierw należy sprawdzić, czy plik Rozdział 14 przykłady.xlsx jest otwarty (można gopobrać z serwera FTP). Aby zarejestrować makro w trybie odwołań względnych, należywykonać następującą procedurę:

1. Na karcie Deweloper kliknąć przycisk Użyj odwołań względnych (rysunek 14.6).

Rysunek 14.6.Stosowanie odwołańwzględnych

2. Przed rozpoczęciem rejestrowania zaznaczyć komórkę A1.



3. Na karcie Deweloper kliknąć Zarejestruj makro.

4. Nadać makru nazwę RazemWzględne

5. Wybrać opcję Ten skoroszyt do przechowywania makra.

6. Aby rozpocząć rejestrowanie, kliknąć OK.

7. W komórce A16 wpisać Razem.

8. Wybrać pierwszą pustą komórkę w kolumnie D (D16) i wpisać:=ILE.NIEPUSTYCH(D2:D15).

9. Aby zakończyć rejestrowanie makra, kliknąć przycisk Zatrzymaj rejestrowanieznajdujący się na karcie Deweloper.

W tym momencie mamy zarejestrowane dwa makra. Poświęćmy chwilę i przyjrzyjmy siękodowi drugiego utworzonego makra.

Aby otworzyć okno dialogowe Makra, należy na karcie Deweloper kliknąć Makra. Następ-nie należy zaznaczyć makro RazemWzględne i kliknąć Edycja.

I ponownie zostanie uruchomiony edytor Visual Basica, w którym wyświetlony będzie kodzarejestrowanego wcześniej makra. Tym razem kod będzie wyglądał mniej więcej tak:Sub RazemWzględne()ActiveCell.Offset(15, 0).Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Razem"ActiveCell.Offset(0, 3).Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "=COUNTA(R[-14]C:R[-1]C)"End Sub

W tym przypadku nie ma odwołań do żadnego określonego zakresu (innego niż punktrozpoczęcia w komórce A1). Przyjrzyjmy się dokładniej znaczeniu poszczególnych częścitego kodu VBA.

W drugiej linii Excel użył w aktywnej komórce właściwości Offset. Informuje onaprogram o konieczności przesunięcia kursora o określoną liczbę komórek w dół lub w góręoraz w prawo lub w lewo.

W tym przypadku właściwość Offset nakazuje przesunięcie o 15 komórek w dół (liczącod aktywnej komórki, czyli A1). Dlatego nie ma konieczności dokładnego wskazywaniakomórki, jak miało to miejsce w przypadku makra z odwołaniami bezwzględnymi.

Aby zobaczyć makro w działaniu, należy usunąć wiersz Razem dla obu tabel i kolejno:

1. Kliknąć komórkę A1.


3. Odnaleźć i zaznaczyć makro RazemWzględne.


5. Kliknąć komórkę F1.




7. Odnaleźć i zaznaczyć makro RazemWzględne.


Makro, w przeciwieństwie do pierwszego, działa poprawnie z oboma zestawami danych.Ponieważ makro oblicza liczbę wierszy w odniesieniu do bieżącej zaznaczonej komórki,podawane wyniki są poprawne.

Aby makro działało poprawnie, przed jego uruchomieniem należy się upewnić, że wybranoodpowiednią komórkę początkową. Wszystkie tabele muszą mieć taką samą liczbę wierszyi kolumn jak tabela, na podstawie której makro zostało zarejestrowane.

Mamy nadzieję, że te proste przykłady wystarczająco wprowadzają w zagadnienia odwołańwzględnych i bezwzględnych w rejestrowanych makrach.

Przypisywanie makra do przycisku

Podczas tworzenia makr ważne jest, aby umożliwić użytkownikom łatwe i proste ich uru-chamianie. Przycisk umieszczony bezpośrednio na raporcie czy pulpicie menedżerskimjest prostym, ale efektywnym rozwiązaniem.

Formanty formularza programu Excel (więcej informacji na ten temat można znaleźćw rozdziale 15.) umożliwiają tworzenie interfejsu użytkownika wprost w arkuszachi dzięki temu ułatwiają pracę użytkownikom. W Formantach formularza można zna-leźć elementy takie jak przyciski (najczęściej wykorzystywane formanty), paski prze-wijania czy przyciski opcji.

W przypadku makr formanty formularza można umieścić w arkuszu, a następnie przypi-sać do nich makro — właśnie to, które przed momentem zostało utworzone. Kiedy makrozostanie przypisane do formantu, wówczas za każdym razem, kiedy zostanie on kliknięty,makro zostanie wykonane czy odtworzone.

Poświęćmy chwilę i utwórzmy przycisk dla drugiego utworzonego makra RazemWzględne.Oto, jak to zrobić:

1. Kliknąć przycisk Wstawianie znajdujący się na karcie Deweloper (rysunek 14.7).

Rysunek 14.7.Formanty formularzamożna znaleźćna karcie Deweloper



2. Następnie należy wybrać formant Przycisk.

3. Wskazać miejsce, w którym formant ma zostać umieszczony. Po kliknięciu miejscaw arkuszu zostanie wyświetlone okno dialogowe Przypisywanie makra, w którymbędzie można połączyć makro z przyciskiem (rysunek 14.8).

Rysunek 14.8.Przypisywanie makrado nowo utworzonegoprzycisku

4. Należy zaznaczyć makro, do którego chcemy przypisać przycisk, i kliknąć OK.

Formanty formularza a formanty ActiveX

Przyjrzyjmy się formantom formularza i formantom ActiveX (rysunek 14.7). Warto pamiętać, że mimoiż wyglądają podobnie, to jednak różnią się od siebie. Formanty formularza są zaprojektowane spe-cjalnie do umieszczania w arkuszach, natomiast formanty ActiveX zwykle stosowane są w UserFormExcela. Można to przyjąć za ogólną zasadę: formanty formularza stosujemy w przypadku arkuszy.Dlaczego? Formanty formularza wymagają mniej uwagi, dzięki czemu łatwiej je tworzyć i konfiguro-wać niż ich odpowiedniki ActiveX.

I tak oto mamy do dyspozycji przycisk, którego kliknięcie spowoduje uruchomienie makra.Warto pamiętać, że wszystkie Formanty formularza działają tak jak przycisk polecenia,do którego właśnie przypisaliśmy wybrane makro.

Utworzony przycisk ma nadaną domyślną nazwę (Przycisk1). Aby ją zmienić, należykliknąć prawym klawiszem myszy przycisk i wybrać z menu Edytuj tekst. Teraz możnausunąć nazwę domyślną i wprowadzić dowolnie wybrany tekst.

Uruchamianie makr w Excelu 2010Wraz z wydaniem Excela 2010 Microsoft wprowadził wiele znaczących zmian do modelubezpieczeństwa pakietu Office. Jednym z najistotniejszych jest koncepcja Zaufanych doku-mentów. Nie wchodząc w techniczne szczegóły, chodzi o to, że Zaufany dokument to taki,któremu zezwalamy na uruchomienie makr.



Komunikaty bezpieczeństwa w Excelu

Jeżeli w Excelu 2010 otworzymy skoroszyt zawierający makra, wówczas pod Wstążkązostanie wyświetlona informacja o tym, że zostały one wyłączone. Wiadomość tę możnazobaczyć na rysunku 14.9.

Rysunek 14.9. Ostrzeżenie o zagrożeniu bezpieczeństwa

Jeżeli klikniemy przycisk Włącz zawartość, wówczas dokument stanie się Dokumentemzaufanym. Oznacza to, że nie będziemy już więcej proszeni o włączenie zawartości plikuotwieranego na tym komputerze. Excel przyjmuje, że jeżeli raz zezwoliliśmy na urucho-mienie makr w danym dokumencie, to zapewne będziemy chcieli je uruchamiać za każdymrazem, kiedy będziemy otwierać dany plik. Excel zapamięta, że uruchomiliśmy makraw tym dokumencie, i nie będzie więcej o nich informował.

To świetna nowina dla użytkowników i klientów. Wystarczy raz zezwolić na uruchomieniemakr i nie będziemy więcej atakowani takimi komunikatami, nie trzeba się więc jużmartwić, że nasz pulpit menedżerski nie będzie działał z powodu zablokowania makr.

Konfigurowanie zaufanych lokalizacji

Jeżeli irytuje Cię najdrobniejsza myśl o komunikatach bezpieczeństwa dotyczących makr,problem można rozwiązać, tworząc zaufaną lokalizację dla plików. Jest to folder służącydo przechowywania tylko zaufanych dokumentów. Zaufana lokalizacja umożliwia użyt-kownikom uruchamianie skoroszytów zawierających makra bez żadnych ograniczeń doty-czących bezpieczeństwa, przynajmniej dopóty, dopóki plik będzie znajdował się w takimfolderze.

Aby skonfigurować zaufaną lokalizację, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Na karcie Deweloper kliknąć przycisk Bezpieczeństwo makr.

Zostanie otwarte okno dialogowe Centrum zaufania.

2. Należy kliknąć przycisk Zaufane lokalizacje.

Zostanie wówczas wyświetlone menu Zaufane lokalizacje (rysunek 14.10).

Wyświetlone w nim będą wszystkie foldery uznawane przez Excela za zaufane.

3. Należy kliknąć przycisk Dodaj nową lokalizację.

4. Po kliknięciu przycisku Przeglądaj należy wskazać nowy folder, uznanyza bezpieczny.



Rysunek 14.10. Menu Zaufane lokalizacje umożliwia dodawanie folderów, które użytkownikuznaje za bezpieczne

Po ustawieniu zaufanej lokalizacji każdy plik Excela otwarty ze wskazanego folderu będziemiał automatycznie włączoną obsługę makr. Dzięki temu można wskazać klientom miejsce,z którego bezpiecznie mogą otwierać pliki programu Excel.

Rozszerzenie dla plików zawierających makra

Użytkownicy, którzy nie korzystali z wersji Excela 2007, a wcześniej używali Excela 2003, mogąbyć zainteresowani informacją, że Microsoft utworzył osobne rozszerzenie dla skoroszytów zawie-rających makra.

Standardowym rozszerzeniem plików Excela w wersji 2010 jest xslx. Pliki o takim rozszerzeniu niemogą zawierać makr. Jeżeli skoroszyt zawierający makra zapiszemy jako plik o rozszerzeniu xslx,wówczas wszystkie makra zostaną automatycznie usunięte. Oczywiście, użytkownik zostanie poin-formowany o tym fakcie.

Jeżeli chcemy zachować makra, wówczas musimy użyć specjalnego formatu plików: Skoroszyt pro-gramu Excel z obsługą makr. Takie pliki mają rozszerzenie xslm. Dzięki temu wszystkie pliki z roz-szerzeniem xslx są automatycznie uznawane za bezpieczne, natomiast te z rozszerzeniem xslmtraktowane są jako potencjalne zagrożenie.



Przykłady makr programu ExcelPrzybliżenie podstaw tworzenia makr i korzystania z nich to jedna sprawa. Wprowadzenieich i używanie w odpowiedni sposób do procesów raportowania to zupełnie inna. Przyj-rzyjmy się więc kilku przykładom makr, które można zaimplementować do tworzonychpulpitów menedżerskich i raportów.

Plik z przykładami (Rozdział 14 przykładowe makra.xslm) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Tworzenie przycisków nawigacyjnych

Najbardziej powszechnym zastosowaniem makr jest nawigacja w dokumentach. Skoroszytyposiadające wiele arkuszy mogą być męczące w obsłudze. Aby ułatwić pracę użytkowni-kom, można utworzyć coś w rodzaju panelu nawigacyjnego widocznego na rysunku 14.11.Kiedy użytkownik kliknie przycisk Przykład 1, zostanie przeniesiony do arkusza z przy-kładem pierwszym.

Rysunek 14.11.Wykorzystanie makrdo ułatwieniaużytkownikomnawigowaniapo dokumencie

Tworzenie makra ułatwiającego nawigowanie po arkuszach skoroszytu jest całkiem proste.

1. Na początek potrzebny jest arkusz, który będzie służył jako pulpit nawigacyjnyczy punkt startowy.

2. Następnie rozpocząć rejestrowanie makra.

3. W jego trakcie kliknąć docelowy arkusz, do którego użytkownik chce się przełączyć.

4. Po kliknięciu arkusza docelowego należy przerwać rejestrowanie makra.

5. Przypisać makro do utworzonego przycisku.

Warto wiedzieć, że Excel posiada wbudowaną funkcję umożliwiającą konwertowaniezawartości komórki w hiperłącze skojarzone z inną lokalizacją. Taką lokalizacją możebyć inny skoroszyt, strona internetowa czy nawet arkusz w bieżącym skoroszycie. Choćzastosowanie hiperłącza może być prostsze od tworzenia makra, to w takim przypadkunie można stosować Formantów formularza (na przykład przycisków). Zamiast przyciskuużywany jest tekst, który umożliwia użytkownikom zorientowanie się, gdzie zostanąprzeniesieni po kliknięciu łącza.




Dynamiczna zmiana danych w tabeli przestawnej

W przykładzie widocznym na rysunku 14.12 makro umożliwia użytkownikowi zmianęwidoku tabeli za pomocą pojedynczego kliknięcia przycisku.

Rysunek 14.12. Ten raport umożliwia użytkownikowi zmianę perspektywy

Więcej informacji na temat tabel przestawnych można znaleźć w rozdziale 7.W rozdziale 8. natomiast zamieszczono informacje na temat wykresów przestawnych.

Na rysunku 14.13 widać, że wykres przysłania tabelę przestawną, z którą jest połączony.Zarejestrowane i przypisane do przycisków makra nie robią nic innego, jak zmieniająukład tabeli przestawnej tak, aby wykorzystać różne dane.

Oto, w jaki sposób można uzyskać taki efekt:

1. Utworzyć tabelę przestawną i wykres przestawny.

2. Następnie rozpocząć rejestrowanie makra.

3. Podczas rejestrowania makra przenieść pola tabeli z jednego obszaru na inny.Po wykonaniu tego kroku należy przerwać rejestrowanie makra.

4. Nagrać nowe makro, przywracające układ pól do pierwotnego kształtu.

5. Kiedy makra zostaną zarejestrowane, przypisać je do osobnych przycisków.

Uruchomienie kolejnych makr spowoduje zmianę układu tabeli przestawnej, a co za tymidzie, również wykresu przestawnego.



Rysunek 14.13. Makra kryjące się za przyciskami zmieniają układ tabeli przestawnej

Raporty na jedno kliknięcie

Dwa ostanie przykłady na to, w jaki sposób można zarejestrować proces wyszukiwaniawartości. Jeżeli użytkownik doceni to, że znajdywanie określonych wartości może byćzautomatyzowane, dlaczego nie wykorzystać do tego celu makra?

Na rysunku 14.14 widać, że za pomocą przycisków można wyszukać 20 najlepszych i 20najgorszych klientów. Dzięki temu, że w makrze zarejestrowane zostały kolejne czynnościpotrzebne do wyświetlenia takich danych, nawet osoba nieznająca tych mechanizmówmoże teraz z nich w pełni korzystać. Jest to również metoda pozwalająca na ograniczenieryzyka. Stanie się tak dlatego, że użytkownik będzie korzystał z raportu w sposób dokładniezaplanowany przez jego autora.

Dzięki temu możemy nie tylko zaoszczędzić czas i pracę, ale również umożliwić użytkow-nikom bez odpowiedniej wiedzy wykorzystanie zaawansowanych możliwości programu.

W rozdziale 7. znaleźć można informacje pozwalające odświeżyć wiedzę na temattworzenia raportów z listami rankingowymi, takimi jak te widoczne na rysunku 14.14.

Na rysunku 14.15 przedstawiono sposób, w jaki można umożliwić użytkownikom szyb-kie i proste wyświetlenie tych samych danych na różnych rodzajach wykresów. Wbrewpozorom nie jest to wcale tak bezużyteczne działanie, jak mogłoby się wydawać na pierw-szy rzut oka. Całkiem często zdarzają się prośby o przedstawienie tych samych danych



Rysunek 14.14. Zarejestrowanie procesu zmiany widoków nie tylko pozwala zaoszczędzić czas i pracę,ale również umożliwia użytkownikom bez odpowiedniej wiedzy korzystanie z zaawansowanych możliwościprogramu

Rysunek 14.15.Odbiorcom możnadać możliwość wyborusposobu, w jaki chcąoglądać swoje dane

na różne sposoby. Zamiast zużywać cenne miejsce w raporcie, lepiej zarejestrować makrozmieniające typ wykresu. Dzięki temu odbiorcy będą mogli dotrzeć do samego sednainformacji.


Rozdział 15.Dodawanieinteraktywnych formantówdo pulpitów menedżerskich

W rozdziale:

Formanty formularza — wprowadzenie

Stosowanie formantu przycisku

Stosowanie pola wyboru do przełączania serii na wykresie

Stosowanie przycisku opcji do filtrowania widoków

Stosowanie pola kombi do kontrolowania wielu tabel przestawnych

Stosowanie pola listy do kontrolowania wykresów

Dzisiaj przedsiębiorcy coraz częściej chcą mieć możliwości przechodzenia z jednegowidoku danych na inny za pomocą prostych list wyboru. Dla tych z nas, którzy zajmująsię tworzeniem raportów i pulpitów menedżerskich, to oczekiwanie niesie ze sobą zupełnienowy zestaw problemów. Najważniejsze pytanie to jak obsłużyć użytkownika, który chcemieć do dyspozycji wiele widoków wielu regionów czy rynków.

Na szczęście, Excel oferuje całe naręcze narzędzi umożliwiających dodawanie interak-tywnych elementów do prezentacji. Dzięki nim oraz odrobinie kreatywnego modelowaniadanych można relatywnie łatwo osiągnąć założone cele. W tym rozdziale omówiono, w jakisposób zaimplementować różnorodne formanty (takie jak przyciski, pola wyboru czy paskiprzewijania) do pulpitów menedżerskich i raportów; zaprezentowano też kilka sposobów,które można wdrożyć we własnych rozwiązaniach.



Formanty formularza — podstawyExcel oferuje zestaw kontrolek nazwanych Formantami formularza, zaprojektowanychspecjalnie do stosowania elementów interfejsu użytkownika wprost w arkuszach. Poumieszczeniu Formantów formularza w arkuszu można skonfigurować je do wykonywaniaokreślonych zadań. W dalszej części rozdziału zademonstrujemy, w jaki sposób stosowaćnajbardziej przydatne formanty w prezentacjach.

Formanty formularza — gdzie je znaleźć?

Formanty formularza można znaleźć na karcie Deweloper, która w Excelu 2010 jestdomyślnie ukryta. Aby wyświetlić kartę Deweloper do Wstążki, należy:

1. Wybrać ze Wstążki kartę Plik.

2. Następnie kliknąć Opcje; zostanie wówczas otwarte okno dialogowe o nazwie Opcjeprogramu Excel.

3. Kliknąć przycisk Dostosowywanie Wstążki.

Na liście wyświetlonej po prawej stronie widoczne będą dostępne karty.

4. Zaznaczyć pole wyboru przy karcie Deweloper (rysunek 15.1).

Rysunek 15.1. Włączanie karty Deweloper

5. Kliknąć OK.

Teraz należy zaznaczyć kartę Deweloper i użyć polecenia Wstawianie (rysunek 15.2). Przyj-rzyjmy się formantom formularza i formantom ActiveX. Formanty formularza są zapro-jektowane specjalnie do umieszczania w arkuszach, natomiast formanty ActiveX zwyklestosowane są w UserForm Excela. Ponieważ Formanty formularza wymagają mniej uwagiprzy tworzeniu niż ich odpowiedniki ActiveX, dobrze jest je stosować.

Oto dziewięć Formantów formularza, które można dodać wprost do arkusza (rysunek 15.3).Są to kolejno:


Rozdział 15. Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich 359

Rysunek 15.2.Formanty formularzai formanty ActiveX

Przycisk: kiedy użytkownik go kliknie, przycisk uruchamia przypisane doń makro.

Pole kombi: udostępnia użytkownikowi rozszerzalną listę opcji wyboru.

Pole wyboru: udostępnia mechanizm wyboru i anulowania wyboru. Po zaznaczeniuzwraca wartość Prawda. W przeciwnym razie Fałsz.

Przycisk pokrętła: umożliwia użytkownikowi proste zwiększanie i zmniejszaniewartości przez klikanie strzałek skierowanych w górę i w dół.

Pole listy: udostępnia użytkownikowi listę opcji wyboru.

Przycisk opcji: umożliwia użytkownikowi przełączanie się pomiędzy dwoma i więcejopcjami naraz. Wybranie jednej opcji automatycznie wyłączy inną.

Pasek przewijania: umożliwia użytkownikowi przewijanie wartości lub pozycjiza pomocą suwaka, który można przesuwać, klikając i przeciągając go myszką.

Etykieta: umożliwia dodawanie etykiet tekstowych do arkusza. Do etykiety możnateż przypisać makro, dzięki czemu będzie można go efektywnie używać jako rodzajuprzycisku.

Pole grupy: zwykle ma zastosowanie estetyczne; formant ten służy jako kontenerdla grupy innych kontrolek.

Rysunek 15.3.Dziewięć opisanychFormantów formularza,które można dodaćwprost do arkusza

Dodawanie formantów do arkusza

Aby dodać formant do arkusza, wystarczy kliknąć wybraną kontrolkę, a następnie kliknąćw miejscu, w którym ma ona zostać umieszczona. Formant można później dowolnie prze-mieszczać czy zmieniać jego rozmiar, tak jak ma to miejsce w przypadku wykresów czykształtów.



Po dodaniu formantu należy skonfigurować jego wygląd, działanie oraz użyteczność. Każdyformant ma swój własny zestaw opcji konfiguracyjnych umożliwiających dostosowaniego do własnych celów. Aby uzyskać dostęp do tych opcji, należy kliknąć prawym klawi-szem myszy formant i wybrać z menu Formatuj formant. Zostanie wówczas otwarte oknodialogowe Formatowanie formantu (rysunek 15.4), udostępniające wszystkie opcje konfi-guracyjne dla danego elementu.

Rysunek 15.4.Kliknięcie prawymklawiszem myszyi wybranie opcjiFormatuj formantspowoduje otwarcieokno dialogowegoudostępniającegowszystkie opcjekonfiguracyjnedla danego elementu

Każdy formant posiada własny zestaw zakładek umożliwiających jego dostosowanie,począwszy od formatowania, poprzez ochronę, aż do konfiguracji parametrów. Zależnieod zastosowanego formantu w oknie mogą być widoczne różne zakładki, ale w większościznajdziemy zakładkę Formant. W tej zakładce ukryty jest sam rdzeń opcji konfiguracyj-nych. Znaleźć w niej można zmienne i ustawienia, które należy skonfigurować, aby mócsterować funkcjami.

W oknie dialogowym formantów Przycisk i Etykieta nie znajdziemy zakładki Formant.A to dlatego, że nie jest ona potrzebna. Przycisk po prostu uruchamia przypisane dońmakro. A Etykieta nie została zaprojektowana do uruchamiania zdarzeń powiązanychz makrami.

W pozostałej części rozdziału zaprezentujemy kilka ćwiczeń demonstrujących, jak używaćnajprzydatniejszych formantów do raportowania. Po przeczytaniu tego rozdziału zdobę-dziesz solidną wiedzę na temat formantów formularza oraz tego, w jaki sposób mogą oneulepszyć tworzone raporty czy pulpity menedżerskie.

Stosowanie formantu PrzyciskFormant Przycisk pozwala użytkownikom łatwo uruchamiać zarejestrowane makra. Abywstawić i skonfigurować ten formant, należy wykonać poniższą procedurę:

1. Kliknąć przycisk Wstawianie znajdujący się na karcie Deweloper.

2. Następnie należy wybrać formant Przycisk.



3. Wskazać miejsce w arkuszu, w którym formant ma zostać umieszczony.Po kliknięciu miejsca w arkuszu zostanie wyświetlone okno dialogowePrzypisywanie makra, w którym będzie można połączyć makro z przyciskiem(rysunek 15.5).

Rysunek 15.5.Przypisywanie makrado nowo utworzonegoprzycisku

4. Aby zmienić tekst wyświetlany na przycisku, należy kliknąć go prawym klawiszemmyszy, podświetlić istniejący tekst i zastąpić nowym.

Aby przypisać inne makro do danego przycisku, wystarczy kliknąć prawym klawiszemmyszy i wybrać z menu Przypisz makro; zostanie wówczas ponownie wyświetlone oknodialogowe Przypisywanie makra (rysunek 15.5).

Stosowanie formantu Pole wyboruPole wyboru udostępnia mechanizm umożliwiający włączanie i wyłączanie opcji. Kiedypole jest zaznaczane, zwracana jest wartość Prawda. Kiedy nie jest zaznaczone, zwracanąwartością jest Fałsz. Aby wstawić i skonfigurować ten formant, należy wykonać poniższąprocedurę:


2. Następnie wybrać formant Pole wyboru.

3. Wskazać miejsce w arkuszu, w którym formant ma zostać umieszczony.

4. Po umieszczeniu pola wyboru w skoroszycie kliknąć prawym klawiszem myszyi wybrać z menu Formatuj formant.

5. Po przejściu do zakładki Formant udostępnione zostaną opcje widocznena rysunku 15.6.

6. Następnie wybrać wartość, z jaką formant powinien zostać uruchomiony.

Domyślny wybór (Niezaznaczona) sprawdza się w większości scenariuszy, dlategostosunkowo rzadko ta opcja wymaga zmiany.



Rysunek 15.6.Formatowanieformantu Pole wyboru

7. W polu Łącze komórki określić odwołanie do komórki zawierającej bieżący stanpola wyboru.

Domyślnie formant Pole wyboru zwraca wartości Prawda lub Fałsz, zależnieod tego, czy jest zaznaczony. Na rysunku 15.6 widoczne jest odwołaniedo komórki A5.

8. Opcjonalnie można zaznaczyć właściwość Cień 3-W, jeżeli formant ma mieć wyglądtrójwymiarowy.

9. Aby zastosować wprowadzone zmiany, kliknąć przycisk OK.

Aby zmienić nazwę formantu, należy kliknąć go prawym klawiszem myszy i wybrać z menuEdytuj tekst, a następnie wprowadzić nową nazwę.

Na rysunku 15.7 widoczne są wartości wyjściowe pola wyboru w określonej wcześniejkomórce. Jeżeli pole jest zaznaczone, zwracana jest wartość Prawda. Jeżeli pole nie jestzaznaczone, wówczas widoczna jest wartość Fałsz.

Rysunek 15.7.Dwa stany formantuPole wyboru

Jeżeli trudno wyobrazić sobie praktyczne zastosowanie tego formantu, zapraszamydo poniższego ćwiczenia, ilustrującego sposób, w jaki pole wyboru można zastosowaćdo włączania i wyłączania serii na wykresie.



Pole wyboru: włączanie i wyłączanie serii na wykresie — przykład

Na rysunku 15.8 przedstawiono dwukrotnie ten sam wykres. Górny wykres zawiera tylkojedną serię danych, ale dostępne jest pole wyboru umożliwiające wyświetlenie tendencjiz roku 2009. Na dolnym wykresie pole wyboru jest już zaznaczone. Włącznik, jakimw istocie jest pole wyboru, znakomicie nadaje się do wyświetlania i ukrywania elemen-tów wykresu.

Rysunek 15.8.Pole wyboru ułatwiutworzenie serii danych,która będzie pojawiaćsię i znikać na życzenieużytkownika


Zaczynamy od nieprzetworzonych danych (plik Rozdział 15 Przykłady.xslx) z lat 2009i 2010 (rysunek 15.9). W pierwszej kolumnie znajduje się komórka, w której wyświetlanabędzie wartość zwracana przez formant Pole wyboru (w tym przypadku A12). Będzie tamwyświetlana wartość Prawda lub Fałsz.

Następnie tworzymy warstwę analizy (tabelę pośrednią) zawierającą wszystkie potrzebneformuły (rysunek 15.10). Chodzi o to, aby wykres odczytywał te dane, a nie dane nieprze-tworzone. Dzięki temu możemy kontrolować to, co wyświetlane jest na wykresie.




Rysunek 15.9.Zaczynamyod nieprzetworzonychdanych i określeniakomórki, w którejbędzie wyświetlanawartość zwracanaprzez formant

Rysunek 15.10. Tworzymy tabelę pośrednią na potrzeby wykresu. Wartości w niej zamieszczone sąefektem działania formuł

Jak widać na rysunku 15.10, formuły dla danych za rok 2010 to proste odwołania do komó-rek zawierających dane z poszczególnych miesięcy. Jest tak dlatego, że chcemy, aby te danebyły wyświetlane cały czas.

Dla wierszy z danymi za rok 2009 sprawdzamy wartość komórki A12 (zawierającej danewyjściowe z formantu Pole wyboru). Jeżeli w komórce znajduje się wartość Prawda, wów-czas odczytywane są nieprzetworzone dane z roku 2009. Jeżeli nie zostanie odczytanawartość Prawda, wówczas formuła zastosuje funkcję BRAK i zwrócony zostanie błąd #N/D.Wykres nie potrafi odczytać takiego błędu, dlatego po prostu nie pokaże żadnych danychz zawierających go komórek. Jest to doskonałe rozwiązanie, kiedy nie chcemy w ogólewyświetlać serii danych.

Formuły widoczne na rysunku 15.10 korzystają z odwołań bezwzględnych do komórkiA12. Współrzędne komórki w formule są poprzedzone znakiem dolara ($). Dzięki temuuzyskamy pewność, że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy formułędo pozostałych komórek.

Na rysunku 15.11 widoczne są dwa scenariusze mające miejsce w tabeli z danymi dowykresu. W górnej części rysunku w komórce A12 wyświetlana jest wartość Prawda,dlatego w wierszu z danymi za rok 2009 widoczne są wartości. W dolnej części rysunkuw komórce A12 wyświetlana jest wartość Fałsz, dlatego w wierszu z danymi za rok 2009widoczny jest komunikat błędu.

Na końcu, korzystając z tabeli pośredniej, tworzymy wykres widoczny na rysunku 15.8.Opisany mechanizm można zastosować do wielu serii danych. Łatwo sobie wyobrazićwykres z dziesięcioma lub więcej seriami danych, których wyświetlanie jest kontrolowaneza pomocą pola wyboru. W ten sposób można pozostawić na wykresie tylko dwie widoczneserie i je ze sobą porównać. A potem można porównać kolejne dwie i tak dalej.



Rysunek 15.11.Kiedy w komórce A12wyświetlana jestwartość Prawda, daneza rok 2009 sąwidoczne; jeżeli jesttam wartość Fałsz,wówczas pojawia siękomunikat błędu #N/D

Stosowanie formantu Przycisk opcji

Przycisk opcji umożliwia użytkownikom przełączanie się pomiędzy kilkoma opcjami w jed-nym czasie. Polega to na zgrupowaniu dwóch lub więcej przycisków opcji razem. Wybórjednego z przycisków automatycznie anuluje wybór poprzedniego. Aby dodać do arkuszaprzycisk opcji, wystarczy wykonać poniższą procedurę:


2. Następnie należy wybrać formant Przycisk opcji.


4. Po umieszczeniu formantu w skoroszycie należy kliknąć prawym klawiszemmyszy i wybrać z menu Formatuj formant.


6. Najpierw należy wybrać wartość, z jaką formant powinien zostać uruchomiony.

Domyślny wybór (Niezaznaczona) sprawdza się w większości scenariuszy,dlatego stosunkowo rzadko ta opcja wymaga zmiany.

7. W polu łącze komórki należy określić odwołanie do komórki zawierającej bieżącystan przycisku opcji. Domyślnie przycisk opcji zwraca numer odpowiadającykolejności, w jakiej formant został umieszczony na arkuszu. Jeżeli był umieszczony



Rysunek 15.12.Formatowanie formantuPrzycisk opcji

jako pierwszy, wówczas zwróci wartość 1; jeżeli jako drugi, wówczas zwróciwartość 2; jeżeli jako trzeci, wówczas wartość trzy i tak dalej. Na rysunku 15.12jako Łącze komórki wskazano A1.


9. Aby zastosować wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk OK.

10. Aby wstawić kolejny przycisk opcji, wystarczy skopiować już utworzony formanti wstawić go tyle razy, ile to potrzebne. Korzyścią płynącą z takiego działania jestto, że w kolejnych kopiach zachowane zostaną wszystkie ustawienia wprowadzonew formancie źródłowym.

Aby nadać formantowi jakąś znaczącą nazwę, należy kliknąć go prawym klawiszemmyszy i wybrać z menu Edytuj tekst, a następnie wprowadzić nową nazwę.

Przycisk opcji: wyświetlanie wielu widoków na jednym wykresie— przykład

Jednym ze sposobów wykorzystania przycisku opcji może być prezentowanie na jednymwykresie różnych danych, zależnie od wybranej opcji. Na rysunku 15.13 przedstawionowłaśnie takie zastosowanie. Po wyborze kolejnej kategorii wykres jest aktualizowanyi wyświetlane są odpowiednie dane.

Oczywiście, można by utworzyć na pulpicie menedżerskim trzy osobne wykresy wyświe-tlające dane w tym samym czasie. Jednak dzięki tej metodzie możemy zaoszczędzić sporojakże cennego miejsca w raporcie. W dodatku dużo łatwiej zarządzać, rozwiązywać pro-blemy czy formatować w przypadku jednego wykresu zamiast trzech.



Rysunek 15.13.Na wykresieprezentowane sąróżne dane zależnieod wybranegoprzycisku opcji

Aby zastosować to rozwiązanie, zacząć należy od utworzenia zestawu nieprzetworzonychdanych (rysunek 15.14) zawierającego trzy kategorie danych: Przychody, Wydatki i Netto.Tuż obok tych danych rezerwujemy jedną komórkę, w której zwracane będą dane z for-mantu Przycisk opcji (w tym przykładzie będzie to komórka C8). Wyświetlane w niejbędą odpowiednio wartości: 1, 2 lub 3.

Rysunek 15.14.Zaczynamy od zestawunieprzetworzonychdanych i określeniakomórki, w którejbędzie wyświetlanawartość zwracanaprzez formant

Następnie tworzymy warstwę analizy (tabelę pośrednią) zawierającą wszystkie potrzebneformuły (rysunek 15.15). Chodzi o to, aby wykres odczytywał dane z tabeli pośredniej,umożliwiając użytkownikowi kontrolowanie zawartości wykresu. Pierwsza komórka tabelipośredniej zawiera następującą formułę:=JEŻELI($A$8=1;B9;JEŻELI($A$8=2;B13;B17))

Formuła wymusza sprawdzenie przez program wartości w komórce A8 (w której zwra-cane są dane z formantu Przycisk opcji). Jeżeli zwracana wartość wynosi 1, co odpowiadaserii Przychody, wówczas formuła zwraca wartości z zestawu Przychody (komórka B9).Jeżeli w komórce A8 jest 2,co odpowiada serii Wydatki, wówczas formuła zwraca war-tości z zestawu Wydatki (komórka B13). Jeżeli w komórce A8 wartość nie wynosi 1 ani 2,wówczas zwracana jest wartość z komórki B17.

Formuła widoczna na rysunku 15.15 korzysta z odwołań bezwzględnych do komórki A8.Współrzędne komórki w formule są poprzedzone znakiem dolara ($A$8). Dzięki temuuzyskamy pewność, że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy formułędo pozostałych komórek.



Rysunek 15.15.Tworzymy tabelępośredniąi wprowadzamy formułędo pierwszej komórki

Aby sprawdzić, czy formuła działa, można ręcznie zmienić wartości w komórce A8, wpi-sując cyfry od 1 do 3. Jeżeli wszystko zadziała zgodnie z planem, można formułę skopiowaćdo pozostałych komórek tabeli pośredniej.

Kiedy zakończymy czynności konfiguracyjne, pozostanie przygotowanie wykresu bazują-cego na danych z tabeli pośredniej. I ponownie główną korzyścią płynącą z zastosowaniaopisanej techniki jest uproszczenie czynności związanych z formatowaniem; można ogra-niczyć się tylko do jednego wykresu; również proste będzie dodanie kolejnego zestawudanych — wystarczy dodać kolejny przycisk opcji i przygotować formuły.

Stosowanie formantu Pole kombiPole kombi umożliwia użytkownikom dokonanie wyboru spośród zdefiniowanych wcze-śniej opcji dostępnych na rozwijanej liście. Kiedy użytkownik wybierze pozycję z listyw polu kombi, wykonywana jest określona akcja. Aby dodać do arkusza pole kombi,wystarczy wykonać poniższą procedurę:


2. Następnie należy wybrać formant Pole kombi.


4. Po umieszczeniu formantu w skoroszycie należy kliknąć prawym klawiszem myszyi wybrać z menu Formatuj formant.


6. Pole Zakres wejściowy identyfikuje zakres komórek, w którym umieszczonesą elementy widoczne na liście wyboru pola kombi. W tym przypadku są to komórkiz nazwami miesięcy.

7. Następnie w polu Łącze komórki należy określić odwołanie do komórki zawierającejbieżący stan pola kombi. Domyślnie zwracany jest numer wybranej z listy pozycji.



Rysunek 15.16.Rysunek 15.6.Formatowanieformantu Pole kombi

Oznacza to, że jeżeli wybierzemy drugą pozycję, zostanie zwrócona wartość 2.Jeżeli wybierzemy piątą pozycję, zostanie zwrócona wartość 5. Na rysunku 15.16jako Łącze komórki wskazano komórkę E15.

8. W polu Linie rzutu należy wpisać liczbę pozycji, które mają być jednocześnieprezentowane. Jak widać na rysunku 15.16, wprowadzono tam wartość 12. Oznaczato, że po rozwinięciu pola użytkownik zobaczy naraz dwanaście pozycji



Zarządzanie wieloma tabelami przestawnymiza pomocą jednego pola kombi — przykład

Raport widoczny na rysunku 15.17 składa się z dwóch tabel przestawnych: w jednej znaj-dują się informacje o wielkości przychodów, a w drugiej o ilości zamówionych towarów.Każda tabela ma własne filtry, umożliwiające wyświetlenie danych dla wybranego rynku.Komplikacja polega na tym, że ilekroć wyświetlimy dane dla konkretnego rynku w dowol-nej tabeli, musimy pamiętać o tym, aby zmienić ustawienia filtra również w drugiej tabeli,w przeciwnym razie będziemy mieć niespójne dane w obu tabelach.

Nie chodzi tylko o to, że konieczność pamiętania o synchronizacji obu tabel może byćmęcząca, ale przede wszystkim o to, że jest całkiem spore ryzyko, że użytkownik — lubodbiorcy — zapomną to zrobić.

I tu z pomocą przychodzi pole kombi. Celem będzie zarejestrowanie makra, które będzieautomatycznie ustawiać tę samą wartość w polu filtra Rynku obu tabeli. Za pomocą makrabędzie można jednocześnie filtrować dwie tabele wartościami wybranymi z pola kombi.



Rysunek 15.17. Aby przeprowadzić właściwe analizy, obie tabele muszą być zsynchronizowane

W rozdziale 14. znaleźć można informacje pozwalające odświeżyć wiedzę na tematrejestrowania makr.


Do omawianego przykładu należy wykorzystać tabele przestawne znajdujące się w arkuszuStosowanie pola kombi w pliku z przykładami.

1. Należy utworzyć nowe makro i nazwać je ZmianaRynku. Podczas rejestrowanianależy w polu filtra obu tabel wybrać rynek Zachodnia Ukraina i przerwać procesrejestracji.

2. Umieścić pole kombi w arkuszu.

3. Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj formant.

Zostanie otwarte okno dialogowe Formatowanie formantu.

4. Należy określić Zakres wejściowy, czyli listę pozycji, które będą wyświetlanena liście. W tym przypadku lista rynków znajduje się w kolumnie Q.

5. Następnie należy określić Łącze komórki.

Jest to komórka, w której wyświetlany będzie numer wybranej pozycji(w omawianym przykładzie jest to komórka O2). Po skonfigurowaniu polakombi okno dialogowe powinno wyglądać podobnie do tego na rysunku 15.18.




Rysunek 15.18. Konfigurowanie ustawień pola kombi

W tym momencie można sprawdzić działanie pola kombi, wybierając dowolnąpozycję z listy; w komórce O2 powinna wyświetlić się zwracana wartość. Aby mócuczynić użytek z numeru pozycji na liście, trzeba będzie powiązać go z funkcjąINDEKS. Przekształca ona numer indeksu na bardziej zrozumiałą wartość.

Aby funkcja INDEKS zadziałała właściwie, wymagane są dwa argumenty. Pierwszyto zakres listy, z którą pracujemy (tablica). W większości przypadków jest on takisam, jak lista wykorzystana w polu kombi. Druga to numer wiersza czy pozycji.Jeżeli numerem jest komórka (w tym przypadku O2), można po prostu utworzyćodwołanie do niej.

6. Do komórki O5 należy wprowadzić formułę INDEKS, która zmieni cyfrę z komórki O2na wartość. Formuła ta powinna mieć postać: =INDEKS(Q1:Q11;O2) (rysunek 15.19).Teraz czas na sztuczkę, która polegać będzie na tym, żeby zmusić zarejestrowanewcześniej makro ZmienRynek, aby zamiast używać zakodowanej wartości,używało wartości z komórki O5. Wymaga to użycia edytora dla Visual Basica.

Rysunek 15.19.Aby zmienić nr pozycjilisty na nazwę, należyużyć funkcji INDEKS



7. Kliknąć przycisk Makra znajdujący się na karcie Deweloper. Zostanie otwarte oknodialogowe Rejestrowanie makra (rysunek 15.20). Zaznaczyć makro ZmienRyneki kliknąć przycisk Edytuj.

Rysunek 15.20.Zaznaczamy makroZmienRynek i klikamyprzycisk Edycja

Pamiętamy, że podczas rejestrowania makra w polu filtra obu tabel wybrano rynekZachodnia Ukraina. Jak widać na rysunku 15.21, tekst „Zachodnia Ukraina”faktycznie znajduje się w kodzie makra.

Rysunek 15.21. Jak widać, tekst „Zachodnia Ukraina” faktycznie znajduje się w kodzie makra

8. Tekst "Zachodnia Ukraina" należy zastąpić tekstem ActiveSheet.Range("O5").Value.Kod po poprawce widoczny jest na rysunku 15.22. Dzięki niemu makro będziepobierać nazwę rynku z komórki O5. Po zakończeniu edycji kodu należy zamknąćedytor i powrócić do arkusza. Ostatnim krokiem jest upewnienie się, że makrodziała za każdym razem, gdy wybieramy rynek z pola kombi.



Rysunek 15.22. Tekst "Zachodnia Ukraina" należy zastąpić tekstem ActiveSheet.Range("O5").Value

9. Kliknąć prawym klawiszem myszy pole kombi i wybrać z menu Przypisz makro.Zaznaczamy makro ZmienRynek i klikamy przycisk OK.

10. Można też nieco poprawić formatowanie raportu, usuwając wiersze i kolumny,w których przechowywane są filtry dla tabeli przestawnej, a także wszelkie innelisty czy formuły, które nie są niezbędne odbiorcom.

Dzięki temu uzyskamy w efekcie tabele przestawne, które będą proste w użytkowaniui będą przejrzyście przedstawiać informacje (rysunek 15.23).

Rysunek 15.23.Dzięki jednemupolu kombi możnajednocześnieobsługiwać dwietabele przestawne



Czytelnicy pewnie zauważą, że tabele przestawne automatycznie dostosowują szerokośćkolumn do prezentowanych danych. To domyślne działanie może sprawiać nieco kłopotówosobom zajmującym się tworzeniem raportów. Problem można rozwiązać, zmieniającustawienia. W tym celu należy kliknąć tabelę prawym klawiszem myszy i wybrać z menuOpcje tabeli przestawnej. Zostanie otwarte okno dialogowe Opcje tabeli przestawnej,w którym należy usunąć zaznaczenie z pola Automatycznie dopasuj szerokość kolumnpodczas aktualizacji. Ustawienia te należy wprowadzić osobno do każdej tabeliprzestawnej.

Stosowanie formantu Pole listyPole listy umożliwia użytkownikom dokonanie wyboru z listy zdefiniowanych wcześniejopcji. Kiedy użytkownik wybierze pozycję z pola listy, wykonywana jest określona akcja.Aby dodać do arkusza pole listy, wystarczy wykonać poniższą procedurę:


2. Następnie wybrać formant Pole listy.


4. Po umieszczeniu formantu w arkuszu kliknąć prawym klawiszem myszy i wybraćz menu Formatuj formant.


Rysunek 15.24. Formatowanie formantu Pole listy

6. Pole Zakres wejściowy identyfikuje zakres komórek, w którym umieszczonesą elementy widoczne na liście wyboru pola listy. W tym przypadku są to komórkiz nazwami regionów (rysunek 15.24).



7. W polu Łącze komórki należy określić odwołanie do komórki zawierającejbieżący stan pola wyboru. Domyślnie zwracany jest numer wybranej z listy pozycji.Oznacza to, że jeżeli wybierzemy drugą pozycję, zostanie zwrócona wartość 2. Jeżeliwybierzemy piątą pozycję, zostanie zwrócona wartość 5. Na rysunku 15.24 jakoŁącze komórki wskazano komórkę P2. Pole Typ zaznaczania umożliwiaużytkownikom wybór liczby możliwych zaznaczeń pozycji na liście. Dostępnemożliwości to: Pojedyncze, Wielokrotne i Rozszerzone. Zawsze należy wybieraćpierwszą opcję (Pojedyncze); pozostałe działają tylko w środowisku VBA.



Pole listy: kontrolowanie wielu wykresówza pomocą jednego kliknięcia

Jednym z bardziej przydatnych sposobów użycia pola listy jest kontrolowanie za jegopomocą wielu wykresów. Na rysunku 15.25 przedstawiono właśnie takie zastosowanie.Wybór regionu dokonywany jest w polu listy, w efekcie czego wszystkie trzy wykresydostosowują się tak, aby wyświetlać dane wskazane w tymże polu. Do osiągnięcia tegoefektu nie trzeba używać kodu VBA; w zupełności wystarczą formuły i pole listy.

Rysunek 15.25.Wybór regionudokonywany jestw polu listy, w efekcieczego wszystkie trzywykresy dostosowująsię tak, aby wyświetlaćdane wskazanew tymże polu

Aby zastosować to rozwiązanie, zacząć należy od utworzenia zestawu nieprzetworzonychdanych (rysunek 15.26) zawierającego trzy kategorie danych: Przychody, Przychody netto %i Marżę brutto. Każda zawiera wartości dla oddzielnych regionów.

Następnie należy dodać pole listy, które będzie zwracać wartość wyboru do komórki P2(rysunek 15.27).

Następnie tworzymy tabelę pośrednią zawierającą wszystkie potrzebne formuły. W tej tabelizostanie użyta funkcja WYBIERZ odpowiedzialna za dobór odpowiedniej wartości z nie-przetworzonych danych w oparciu o wybrany region.



Rysunek 15.26.Na początekpotrzebujemy zestawunieprzetworzonychdanych zawierającegodane dla każdegoz regionów w osobnymwierszu

Rysunek 15.27. Dodajemy pole listy i określamy, do której komórki ma być zwracana wartość wyjściowa

Funkcja WYBIERZ programu Excel zwraca wartość z danej listy w oparciu o numerokreślonej pozycji. I tak na przykład jeżeli użyjemy formuły WYBIERZ(3; "Czerwony";"Żółty"; "Zielony"; "Niebieski"), wówczas Excel zwróci wartość Zielony, ponieważjest to trzecia pozycja na liście wartości. Formuła WYBIERZ(1;"Czerwony"; "Żółty";"Zielony"; "Niebieski") zwróci wartość Czerwony. Więcej informacji na temat funkcjiWYBIERZ można znaleźć w rozdziale 2.

Jak widać na rysunku 15.28, funkcja WYBIERZ pobiera numer pozycji z komórki P2 (komórka,w której pole listy umieszcza wartość wyjściową, czyli numer wybranej pozycji), a następ-nie dopasowuje tę wartość do numeru pozycji w obsługiwanej tablicy. Odwołanie dokomórki pochodzi wprost z tabeli z nieprzetworzonymi danymi.



Rysunek 15.28. Aby pobrać wartość odpowiadającą wybranemu regionowi, należy użyć funkcji WYBIERZ

W przykładzie widocznym na rysunku 15.28 wartość zwrócona przez formułę WYBIERZwyniesie 18910,81. Dlaczego? Ponieważ w komórce P2 znajduje się cyfra 4, a czwartąwartością w formule jest komórka B10.

Tę samą formułę wprowadziliśmy do kolumny sty, a następnie skopiowaliśmy do pozo-stałych komórek (rysunek 15.29).

Rysunek 15.29. Wystarczy utworzyć podobną formułę WYBIERZ dla każdego wiersza/kategoriii skopiować ją dla danych z pozostałych miesięcy

Aby przetestować, czy formuła działa, można ręcznie zmienić wartości w komórce P2kolejno na 1, 2, 3, 4 i 5. Jeżeli nie wykryjemy żadnych problemów, pozostanie tylko przy-gotowanie wykresu bazującego na danych z tabeli pośredniej.


Część VIKontakt ze światemzewnętrznym

Rozdział 16. Importowanie danych z MS Access

Rozdział 17. Współdzielenie danych


Rozdział 16.Importowanie danychz MS Access

W rozdziale:

Importowanie danych z baz programu MS Access

Wykorzystanie metody „przeciągnij i upuść”

Użycie kreatora eksportu MS Access

Użycie poleceń z grupy Dane zewnętrzne

Użycie programu Microsoft Query

Czy nie byłoby przyjemnie, gdyby wszystkie przychodzące dane znajdowały się w poje-dynczej tabeli Excela? W realnym świecie mamy do czynienia z niezliczoną ilością sytu-acji, gdy potrzebne dane znajdują się w zewnętrznych źródłach. Zewnętrzne oznaczajądokładnie to, czego można się spodziewać: dane nie są umieszczone w skoroszytach Excela.Oto kilka przykładów zewnętrznych źródeł danych: pliki tekstowe, tabele Accessa, tabeleSQL Server, a nawet inne skoroszyty Excela.

W tym rozdziale opisano najbardziej efektywne sposoby na wprowadzenie do Exceladanych z programu MS Access. Ponieważ ważne jest, aby wiedzieć, kiedy która metodabędzie najefektywniejsza, w rozdziale opisano kilka technik wraz z podaniem powodów,dlaczego i kiedy dana metoda sprawdzi się lepiej od pozostałych.

Nim jednak przejdziemy do sedna, jest kilka zastrzeżeń, o których autorzy chcieliby wspo-mnieć. Po pierwsze: skupiamy się na pobieraniu danych z Accessa, ponieważ jest to najczę-ściej wykorzystywane zewnętrzne źródło danych dla Excela. Po drugie: jest mnóstwo spo-sobów na dostarczenie danych do Excela. Pomiędzy rozwiązaniami dostępnymi z poziomuinterfejsu użytkownika a stosowaniem kodu VBA jest tyle technik, że niemożliwym jestopisanie ich wszystkich w tym rozdziale. Dlatego skupimy się na tych przydatnych tech-nikach, które można wdrożyć w większości sytuacji i które nie kryją zbyt wielu pułapeki kruczków.


382 Część VI Kontakt ze światem zewnętrznym

Metoda „przeciągnij i upuść”Jeżeli chodzi o prostotę i łatwość stosowania, nic nie przebije metody „przeciągnij i upuść”.Wypróbujcie ją — najpierw należy otworzyć pusty skoroszyt Excela, a następnie bazędanych Accessa, którą chcemy zaimportować. W tym przypadku użyjemy przykładowejbazy firmy Zalex, którą można pobrać wraz z pozostałymi przykładami opisanymi w tejksiążce. Następnie należy zmniejszyć okna obu aplikacji tak, aby były jednocześnie widocznena ekranie.

Plik z przykładami (Zalex wyposażenie i zaopatrzenie restauracji.accdb) można pobraćz serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.

Kursor myszy należy przesunąć nad tabelę lub kwerendę, którą chcemy skopiować doExcela. Następnie kliknąć ją i przeciągnąć do Excela (rysunek 16.1).

Rysunek 16.1. Kopiowanie tabeli Accessa za pomocą metody „przeciągnij i upuść”

Metoda „przeciągnij i upuść” sprawdza się, gdy trzeba szybko wykonać analizę danychw Excelu. Metoda nie jest przydatna, jeśli:

Dana czynność będzie powtarzana regularnie jako część stałych analiz czy raportów.



Rozdział 16. Importowanie danych z MS Access 383

Użytkownicy prezentacji w Excelu będą prawdopodobnie aktualizować danew taki sposób.

Nie jest specjalnie wygodne każdorazowe uruchamianie Excela, kiedy będą potrzebneinformacje.

W opisanych poniżej scenariuszach zdecydowanie lepiej użyć innych metod.

Kreator eksportu MS AccessAccess posiada stosunkowo prosty w użyciu kreator eksportu.

1. Po otwarciu bazy danych firmy Zalex należy zaznaczyć tabelę Dim_Produkty.

2. Na karcie Dane zewnętrzne znajdującej się na Wstążce należy kliknąć ikonę Excelumieszczoną w grupie Eksportowanie.

Zostanie wówczas uruchomiony kreator widoczny na rysunku 16.2.

Rysunek 16.2. Eksportowanie danych do Excela z wykorzystaniem kreatora eksportu programu Access

Jak widać, dostępnych jest kilka opcji konfiguracyjnych procesu eksportu. Możnaokreślić miejsce docelowe eksportu, typ pliku oraz opcje dotyczące zachowaniaformatowania.

3. Należy zaznaczyć opcję Eksportuj dane z formatowaniem i układem.



4. Zaznaczyć drugą opcję dotyczącą otwarcia wyeksportowanego pliku po zakończeniudziałania kreatora, a następnie kliknąć OK.

Excel zostanie uruchomiony w celu wyświetlenia wyeksportowanych danych.

Ostatnim pytaniem kreatora jest to, czy procedura eksportu ma zostać zapisana(rysunek 16.3). Zapisanie kolejnych kroków eksportu może być przydatne, gdy przewi-dujemy, że będzie się on regularnie powtarzał.

Rysunek 16.3. Jeżeli przewidujemy częste wykonywanie danego eksportu, warto zapisać jego wzórna przyszłość

Korzyścią płynącą z tej metody, której pozbawiona jest opisana wcześniej metoda „prze-ciągnij i upuść”, jest możliwość zapisania procedury eksportu, dzięki czemu można późniejzautomatyzować ją, korzystając z makr.

Jej ograniczeniem jest to, że wykonywana jest ona z poziomu Accessa. Jeżeli tworzymypulpit menedżerski czy raport zasilany danymi z Excela (których aktualizacja musi odby-wać się pod kontrolą tego programu), wówczas opisana metoda nie jest specjalnie przydatna.W takich warunkach importowanie danych za pomocą Excela czy mechanizmu MS Query(opisanego w dalszej części rozdziału) może być dużo lepszym rozwiązaniem.

Zamiast tworzenia nowego pliku w Excelu tabelę czy kwerendę programu Access możnawyeksportować do już istniejącego pliku. Należy jednak pamiętać, że domyślnie nazwaeksportowanego obiektu jest taka sama jak nazwa tabeli czy kwerendy Accessa. Dlategonależy upewnić się, czy nie mamy pliku Excela o takiej samej nazwie, ponieważ w takimprzypadku może on zostać nadpisany. I tak jeżeli będziemy eksportować tabelę o nazwieCeny_podstawowe do folderu, w którym znajduje się plik Excela o takiej samej nazwie,



wówczas zostanie on zastąpiony przez nowo tworzony plik. Należy się też upewnić, czyskoroszyt, do którego eksportujemy dane, jest zamknięty. Jeżeli będziemy eksportowaćdane do otwartego skoroszytu, Access zwróci komunikat błędu.

Ikony grupy Dane zewnętrzneOpcja pobierania danych z Accessa do Excela występuje w wielu miejscach programui w wielu warstwach. Z tego powodu eksport danych z Accessa do Excela czasami wydajesię być tak zaawansowany, że przeznaczony tylko dla ekspertów do spraw analityki biz-nesowej. Dzięki wprowadzeniu w Excelu 2007 Wstążki i umieszczeniu na niej przyciskówdo eksportu Microsoft zrobił co nieco dla pozbawienia funkcji eksportu nimbu tajemniczości.

Wykorzystanie przycisków z grupy Dane zewnętrzne w Excelu umożliwia ustanowieniepołączenia pomiędzy Accessem a Excelem, które w dodatku umożliwi aktualizację danych.Aby docenić potęgę tego rozwiązania, należy wykonać następującą procedurę:

1. Otworzyć nowy skoroszyt Excela i przejść do karty Dane na Wstążce.

2. Z grupy Dane zewnętrzne kliknąć ikonę Z programu Access.

Zostanie otwarte okno dialogowe widoczne na rysunku 16.4. Jeżeli baza danych,którą chcemy importować, znajduje się na lokalnym komputerze, wówczas wystarczyją odnaleźć i otworzyć. Jeżeli jednak znajduje się na dysku sieciowym lub w innejlokalizacji, również można ją wskazać, tyle tylko, że trzeba mieć do niej dostępi odpowiednie uprawnienia.

Rysunek 16.4.Wskaż bazę źródłową

3. Należy przejść do właściwej lokalizacji, zaznaczyć plik i kliknąć Otwórz.



W niektórych środowiskach może być konieczne podanie nazwy użytkownika i hasła.Większość baz danych Accessa nie wymaga jednak takich działań.

4. Kliknąć OK. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybieranie tabeli (rysunek 16.5).

Rysunek 16.5.Wybierz obiekty, któremają być importowane

5. Należy zaznaczyć kwerendę Przychody w okresie i kliknąć OK.

Zostanie otwarte okno dialogowe Importowanie danych (rysunek 16.6), w którymmożna określić miejsce importu tabeli. Dostępne są następujące opcje importu:Tabela, Raport w formie tabeli przestawnej, Raport w formie tabeli przestawneji wykresu przestawnego.

Jeżeli wybrana zostanie opcja Raport w formie tabeli przestawnej i wykresuprzestawnego, wówczas dane zostaną zapisane nie bezpośrednio w arkuszu,ale w pamięci podręcznej tabeli i wykresu. Dzięki temu unikniemy koniecznościpodwójnego importu — być może — setek tysięcy wierszy z danymi (raz do pamięcipodręcznej i raz do arkusza).

6. Jako miejsce docelowe należy wybrać komórkę A1 w bieżącym arkuszu(rysunek 16.6).

7. Kliknąć OK.

Efektem importu powinna być tabela podobna do tej na rysunku 16.7, zawierająca zaim-portowane dane z bazy danych Accessa.

Opisany mechanizm swoją moc pokazuje w możliwości aktualizacji danych. Właśnie tak.Jeżeli dane zostaną zaimportowane za pomocą opisanego mechanizmu, Excel utworzytabelę, którą będzie można aktualizować, klikając prawym klawiszem myszy i wybierającz menu opcję Odśwież (rysunek 16.8). Podczas aktualizacji zaimportowanych danych Excelłączy się z bazą Accessa i importuje dane ponownie. Dopóki będzie możliwe połączenie sięz bazą danych, wystarczy kliknięcie myszą, aby zaktualizować wyświetlane informacje.



Rysunek 16.6.Wybieranie docelowejlokalizacji danych z bazyMS Accessa

Rysunek 16.7.Dane zaimportowanez Accessa

Rysunek 16.8. Dopóki będzie możliwe połączenie się z bazą danych, wystarczy kliknięcie myszą,aby zaktualizować wyświetlane informacje

Podobnie jak w poprzednim przypadku, ogromną zaletą wykorzystania przycisków z grupyDane zewnętrzne w Excelu jest możliwość ustanowienia połączenia pomiędzy Accessema Excelem, dzięki któremu możliwa będzie aktualizacja danych. W większości przypadków



można ustanowić połączenie jednorazowo, a następnie odświeżać dane wówczas, gdybędzie to konieczne. Można nawet zarejestrować makro odpowiedzialne za aktualizacjędanych, co jest doskonałym rozwiązaniem dla automatyzacji procesu transferowaniadanych z Excela.

Słabą stroną tej metody może być konieczność importu danych w takiej postaci, w jakiejdostępne są one w bazie Accessa. Traci się w ten sposób możliwość stosowania filtrów,sortowania i łączenia tabel w celu dostosowania danych importowanych do Excela.

Microsoft QueryMS Query to osobny program instalowany wraz z pakietem MS Office, który można wyko-rzystać do podłączania do Excela zewnętrznych źródeł danych. MS Query ma jedną zna-czącą przewagę nad innymi metodami importu danych z Accessa do Excela: elastyczność.

Importując dane którąkolwiek z opisanych wcześniej metod, możemy tylko pobrać ist-niejące tabele czy kwerendy. Nie ma możliwości parsowania, filtrowania czy sortowaniadanych przed samym importem.

Inaczej jest w przypadku MS Query. Nie trzeba ograniczać się do oryginalnych tabel czykwerend, by przefiltrować czy posortować dane. Można zastosować swoje własne sorto-wanie czy filtry i dzięki temu utworzyć zestawienia, których wcale może nie być w danychźródłowych!

MS Query może nie być zainstalowany na komputerze użytkownika, zależy to od sposobuinstalowania pakietu Office. Jeżeli program nie będzie zainstalowany, nie uda siępodłączyć zewnętrznych źródeł do Excela. Aby zainstalować program, potrzebny będziedysk instalacyjny MS Office. Należy uruchomić program instalacyjny i wybrać opcjędostosowania instalacji. Następnie należy odszukać Narzędzia pakietu MicrosoftOffice 2010. Teraz należy znaleźć wpis Microsoft Query. Trzeba się upewnić, czy wybranaprzy nim jest opcja Uruchamiaj z Mojego komputera i zakończyć instalację.

Uruchamianie MS Query

Należy przejść do znajdującej się na Wstążce karty Dane zewnętrzne. Aby uruchomićprogram MS Query, należy kliknąć przycisk Z innych źródeł, a następnie wybrać z menuZ programu Microsoft Query. Na rysunku 16.9 widoczne są wyświetlone opcje.

Po uruchomieniu programu zostanie wyświetlone okno Wybierz źródło danych (rysunek16.10). Od tego momentu zaczyna się tworzenie importu za pomocą programu MS Query.

Konfigurowanie połączenia ze źródłem danych

W tym przypadku użyjemy przykładowej bazy firmy Zalex, pobranej już wcześniej. Abyustawić tę bazę jako źródło danych, należy kolejno:

1. W oknie dialogowym Wybierz źródło danych w zakładce Bazy danych zaznaczyćopcję <Nowe źródło danych>.



Rysunek 16.9.Uruchamianie programuMicrosoft Query

Rysunek 16.10.Okno Wybierz źródłodanych to początekprocesu importowaniadanych

Zostanie wówczas wyświetlone okno Utwórz nowe źródło danych.

2. W górnym polu wprowadzić nazwę (Zalex) dla źródła danych (rysunek 16.11).

Rysunek 16.11.Wprowadź nazwędla nowego źródładanych

3. W następnym polu wskazać sterowniki, które mają być użyte do połączenia. Z listyrozwijanej wybrać opcję Microsoft Access Driver (*.mdb, *.accdb) (rysunek 16.12).

4. Kliknąć przycisk Połącz.

Zostanie otwarte okno dialogowe ODBC — ustawienia dla programu MicrosoftAccess (rysunek 16.13).



Rysunek 16.12.Należy wybrać opcjęMicrosoft Access Driver(*.mdb, *.accdb)

Rysunek 16.13.Okno dialogowe ODBC— ustawieniadla programuMicrosoft Access

5. W części Baza danych kliknąć przycisk Wybierz i w oknie Wybieranie bazy danychodszukać bazę danych, którą chcemy podłączyć (rysunek 16.14). W tym przykładziepodłączana baza to plik Zalex wyposażenie i zaopatrzenie restauracji.accdb.

Rysunek 16.14.Wskaż bazę danych

6. Kliknąć przycisk OK do momentu, aż wyświetlone zostanie okno dialogowe Wybierzźródło danych. Baza Zalex będzie teraz widoczna na liście (rysunek 16.15).

Teraz, kiedy źródło danych Zalex zostało skonfigurowane, MS Query zapamięta jego poło-żenie, dzięki czemu będzie można do niej wracać bez konieczności ponownego przecho-dzenia procesu konfiguracji.



Rysunek 16.15.Baza Zalex znajdujesię teraz na liściedostępnych baz danych

MS Query działa równie dobrze w przypadku baz danych znajdujących się pozakomputerem użytkownika (czyli tych umieszczonych na dyskach sieciowych czy nawetw internecie). W oknie dialogowym Wybieranie bazy danych znajduje się rozwijane menu,w którym znaleźć można listę dostępnych dysków komputera.

Jeżeli baza danych znajduje się na dysku sieciowym, który jest już zmapowany, wówczaswystarczy wybrać odpowiedni dysk i przejrzeć strukturę plików aż do odnalezienia poszu-kiwanego pliku.

Jeżeli dysk nie został jeszcze zmapowany, wówczas należy kliknąć przycisk Sieć (znajdu-jący się w dolnym prawym rogu okna dialogowego widocznego na rysunku 16.14). Zosta-nie wówczas uruchomiony kreator, który pomoże użytkownikowi podłączyć dysk lub foldersieciowy, który nie jest jeszcze zmapowany.

Tworzenie mechanizmu pobierania danych

Teraz, kiedy baza danych Zalex jest już skonfigurowana, czas na utworzenie mechanizmupobierania danych. Jeżeli kreator programu MS Query został zamknięty, należy urucho-mić go ponownie. W tym celu należy kliknąć przycisk Z innych źródeł, a następnie wybraćz menu Z programu Microsoft Query.

1. Zaznaczyć bazę Zalex i kliknąć OK (rysunek 16.16).

Rysunek 16.16.Zaznacz bazę Zalex

Na rysunku 16.17 widoczne jest okno dialogowe wyświetlające tabele i kwerendyz bazy Zalex.



Rysunek 16.17.Zaznacz kwerendęPrzychody w okresie

2. Należy zaznaczyć kwerendę Przychody w okresie i kliknąć ze strzałką skierowanąw prawo. Kliknąć przycisk Dalej.

3. Teraz można zmienić kolejność pól z danymi, które będą importowane, klikającprzyciski ze strzałkami w górę i w dół znajdujące się po prawej stronie okna Kreatorkwerend — wybierz kolumny. Należy ustawić kolumny w taki sposób, aby Regioni Rynek znalazły się przed Okresem (rysunek 16.18). Kliknąć przycisk Dalej.

Rysunek 16.18.Przesuń kolumnyRegion i Rynekprzed kolumnę Okres

4. Przed rozpoczęciem importu można ustawić własne kryteria filtrowania danych(rysunek 16.19). Filtr należy uruchomić w przypadku kolumny Okres. Następniez listy rozwijanej należy wybrać opcję jest większe niż. W polu obok jako kryteriumnależy wprowadzić wartość 200812. Kliknąć przycisk Dalej.

5. Następnie należy posortować kolumnę Okres w porządku malejącym, a następniewedług kolumny SumaOfRazem, również malejąco. Na rysunku 16.20 widocznejest okno dialogowe z wprowadzonymi ustawieniami. Kliknąć przycisk Dalej.

6. Następnie należy zaznaczyć opcję Zwróć dane do programu Excel i kliknąć przyciskZakończ.

7. W tym momencie powinno wyświetlić się okno widoczne na rysunku 16.21. Należyustawić import danych do komórki A1 i kliknąć OK.



Rysunek 16.19.Ustawianie filtra,dzięki któremuMS Query zaimportujetylko pozycje, dla którychwartość w polu Okresjest większa niż 200812

Rysunek 16.20.Do kwerendy możnawprowadzić swojewłasne sortowaniedanych

Rysunek 16.21.Dane będą wyświetlonew Excelu

Jeżeli wszystko się uda, powinna zostać utworzona tabela podobna do tej na rysunku 16.22.Zgodnie z konfiguracją kwerendy zawiera ona tylko te dane, dla których wartość w poluOkres jest większa niż 200812. Również kolumny mają zmieniony układ i sortowanie.

Dane można zaktualizować, klikając prawym klawiszem myszy i wybierając z menuOdśwież. Można również użyć przycisku znajdującego się na karcie Projektowanie, któryjest aktywny wówczas, gdy zaznaczona jest dowolna komórka tabeli.



Rysunek 16.22.Pierwsza tabelazaimportowanaza pomocą programuMS Query

Choć konfigurowanie procesu importu w programie MS Query może wydawać się niecopracochłonne, to jednak możliwość parsowania danych, filtrowania, sortowania daje pro-gramowi znaczną przewagę nad opisanymi wcześniej technikami importu.

Zarządzanie właściwościami danych zewnętrznych

Tabele kwerend posiadają kilka właściwości, które można dostosować za pomocą okna dialogo-wego Właściwości. Aby je wyświetlić, należy kliknąć przycisk o tej samej nazwie znajdujący sięna karcie Projektowanie w grupie Dane tabeli zewnętrznej (rysunek 16.23).

Rysunek 16.23. Wyświetlanie właściwości danych zewnętrznych w oknie dialogowym

Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe widoczne na rysunku 16.24. Dostosowanie właściwościpozwoli w jeszcze większym stopniu dostosować tabelę kwerendy do własnych potrzeb.

Rysunek 16.24. Okno dialogowe Właściwości danych zewnętrznych



Przyjrzyjmy się dostępnym w oknie opcjom.

Dołącz numery wierszy. Opcja domyślnie nie jest zaznaczona. Jej zaznaczenie spowodujeutworzenie dodatkowej kolumny zawierającej numery wierszy. Pierwsza kolumna zestawudanych będzie zawierała numery wierszy, które będzie można aktualizować.

opasuj szerokość kolumny. Opcja domyślnie jest zaznaczona; powoduje dopasowanie szerokościkolumn podczas każdego procesu odświeżania danych. Jeżeli opcja będzie nieaktywna, wówczasszerokość kolumn pozostanie niezmieniona.

Zachowaj sortowanie/filtrowanie/układ kolumn. Jej zaznaczenie spowoduje, że zakreszaznaczonych wierszy i kolumn pozostanie niezmieniony. W ten sposób można zmieniaćsortowanie zewnętrznych danych w kolumnach i wierszach bez ryzyka utraty formatowaniapo każdej aktualizacji danych. Jeżeli opcja będzie niezaznaczona, wówczas zostaniezastosowane formatowanie zgodne z kwerendą.

Zachowaj formatowanie komórki. Opcja domyślnie nie jest zaznaczona, dzięki czemu podczasodświeżania danych formatowanie komórek nie będzie zmieniane.

Wstaw komórki dla nowych danych, usuń nieużywane komórki. Domyślne ustawienie dlazmian w zakresie zaznaczonych danych. Jeżeli liczba wierszy ulegnie zmniejszeniu, wówczasmogą pojawić się błędy związane z dostosowaniem komórek odwołujących się do danychzewnętrznych. Komórki z tą formułą są usuwane, dlatego będzie wyświetlany błąd #N/D.

Wstaw całe wiersze dla nowych danych i usuń nieużywane komórki. Jeżeli nieużywanekomórki będą czyszczone zamiast usuwania, wówczas formuła nie będzie zwracać błędu.Dalej używane będą odwołania do komórek z oryginalnego zakresu, nawet jeśli niektórez nich będą puste. Jednak w takiej sytuacji mogą pojawić się nieprawidłowe wyniki.

Zastąp istniejące komórki nowymi danymi, wyczyść nieużywane komórki. Trzecia opcjapowinna działać tak jak opcja z czyszczeniem zawartości nieużywanych komórek w przypadkuzmniejszenia liczby wierszy.


Rozdział 17.Współdzielenie danych

W rozdziale:

Kontrolowanie dostępu do pulpitów menedżerskich i raportów

Wyświetlanie pulpitów menedżerskich z programu Excel w MS PowerPoint

Zapisywanie pulpitów menedżerskich i raportów w formacie PDF

W tym rozdziale skupiliśmy się na przygotowaniu tworzonych pulpitów menedżerskichdo działania poza komputerem, na którym zostały utworzone. Omawiamy różne sposobyochrony własnej pracy przed przypadkową i celową ingerencją, a także metody dystry-bucji pulpitów jako plików PowerPointa czy zapisanych w formacie PDF.

Zabezpieczanie pulpitów menedżerskichi raportów

Przed udostępnieniem jakichkolwiek prac wykonanych w MS Excel warto rozważyćzabezpieczenie plików z wykorzystaniem możliwości oferowanych przez sam program.Choć nie ochronią one plików przed atakiem hakera, to wystarczą do zabezpieczeniaformuł, struktury danych i innych obiektów kluczowych do działania raportu.

Zabezpieczanie dostępu do skoroszytu

Być może najlepszym sposobem na zabezpieczenie pliku Excela są opcje związaneze współdzieleniem plików. Umożliwiają one wprowadzenie zabezpieczeń na poziomieskoroszytu; obejrzenie zawartości pliku i wprowadzenie w nim zmian wymagać będziepodania hasła. To najprostsza do zastosowania metoda, ponieważ nie trzeba zabezpieczaćkażdego arkusza z osobna. Chroni plik przed nieautoryzowanym dostępem i edycją. Otokrótkie omówienie dostępnych opcji związanych ze współdzieleniem plików:

Bez podania hasła plik jest dostępny w trybie tylko do odczytu.

Hasło jest wymagane do otwarcia pliku.

Usuwanie ochrony na poziomie skoroszytu.

Poniżej opisano wszystkie wymienione sposoby.



Udostępnianie pliku w trybie tylko do odczytu (bez podania hasła)

Można wymusić otwarcie pliku w trybie tylko do odczytu, dopóki nie zostanie wprowa-dzone poprawne hasło. Dzięki temu zabezpieczamy plik przed nieautoryzowanymizmianami, a mimo to uprawnieni użytkownicy mają dostęp i możliwość wprowadzaniazmian.

Oto, w jaki sposób aktywować to zabezpieczenie:

1. Kiedy plik jest otwarty, kliknąć zakładkę Plik.

2. Następnie należy kliknąć Zapisz jako; zostanie wyświetlone okno dialogoweZapisywanie jako.

3. W tym oknie klikamy przycisk Narzędzia i wybieramy z menu Opcje ogólne;zostanie wyświetlone okno dialogowe o takiej samej nazwie (rysunek 17.1).

Rysunek 17.1.Opcje związaneze współdzieleniemplików są dobrzeukryte w okniedialogowymZapisywaniejako/Opcje ogólne

4. W polu Hasło ochrony przed zmianami należy wprowadzić odpowiedni kodi kliknąć OK (rysunek 17.2).

Rysunek 17.2.Wprowadź hasłozabezpieczające przednieautoryzowanymizmianami

5. Program w następnym oknie poprosi o ponowne wprowadzenie hasła, co teżnależy uczynić.

6. Zapisać plik pod nową nazwą.

Od tej chwili plik jest chroniony hasłem przed zmianami. Podczas próby otwarciago zostanie wyświetlone okno widoczne na rysunku 17.3. Błąd w haśle lub jegoniepodanie spowoduje otwarcie pliku w trybie tylko do odczytu.

Podczas wpisywania hasła rozróżniane są duże i małe litery, dlatego należy się upewnić,czy nie jest przypadkowo wciśnięty klawisz Caps Lock.


Rozdział 17. Współdzielenie danych 399

Rysunek 17.3.Aby wprowadzićjakiekolwiekzmiany w pliku,należy podać hasło

Hasło jest wymagane do otwarcia pliku

Mogą zaistnieć takie okoliczności, w których tylko uprawnione osoby mogą mieć dostępdo danych w pulpicie menedżerskim. W takim przypadku skoroszyt można zabezpieczyćhasłem przed otwarciem. Oto procedura ustawiania takiego hasła.




4. W polu Hasło ochrony przed otwarciem należy wprowadzić odpowiedni kodi kliknąć OK (rysunek 17.4).

Rysunek 17.4.Wprowadź hasłozabezpieczająceplik przed otwarciem

5. Program w następnym oknie poprosi o ponowne wprowadzenie hasła.

6. Zapisać plik pod nową nazwą. Od tej chwili plik jest chroniony hasłemprzed otwarciem.

Usuwanie ochrony na poziomie skoroszytu

Usuwanie ochrony wprowadzonej na poziomie skoroszytu jest proste, wystarczy tylkousunąć hasła z okna dialogowego Zapisywanie jako. Oto, jak to zrobić:




4. Należy usunąć hasła z pól Hasło ochrony przed zmianami i Hasło ochrony przedotwarciem i kliknąć OK.



5. Zapisać plik.

Kiedy zaznaczymy opcję Zalecane tylko do odczytu w oknie dialogowym Opcje ogólne(rysunek 17.4), zostanie wyświetlony przyjemny, ale bezużyteczny komunikat zalecającyotwarcie pliku właśnie w tym trybie. Ale jest to tylko rekomendacja i nie zabezpieczypliku przed otwarciem w trybie edycji.

Ograniczanie dostępu do określonych komórek w arkuszu

Może się pojawić konieczność zablokowania wybranych zakresów komórek w arkuszui zabezpieczenia ich w ten sposób przed użytkownikami. W ten sposób można chronićmodel danych przed umieszczaniem czy usuwaniem dodatkowych wierszy i kolumn. W tymcelu można zablokować wiersze i kolumny.

Odblokowywanie zakresów komórek

Domyślnie po wprowadzeniu zabezpieczeń na poziomie arkusza wszystkie znajdujące sięw nim komórki są zablokowane. Nie można wówczas wprowadzać zmian w tych komór-kach. Ale może się okazać, że pojedyncze komórki czy ich zakresy muszą być możliwedo edycji, nawet gdy arkusz jest zabezpieczony (rysunek 17.5).

Rysunek 17.5.Choć ten arkuszjest chroniony,to użytkownicy mogąwprowadzić tekstdo określonych komórek

Przed zabezpieczeniem arkusza można usunąć blokadę z zakresu komórek, do których dostęppowinni mieć użytkownicy (poniżej opisano, jak chronić cały arkusz). Oto, jak to zrobić:

1. Zaznaczyć komórki, które mają zostać odblokowane.

2. Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj komórki.

3. W ostatniej zakładce Ochrona należy usunąć zaznaczenie z pola Zablokuj(rysunek 17.6).

4. Aby zastosować wprowadzoną zmianę, należy kliknąć przycisk OK.



Rysunek 17.6.Aby mieć pewność,że komórki pozostanądostępnepo zabezpieczeniuarkusza, należy usunąćzaznaczenie z polaZablokuj

Stosowanie ochrony arkusza

Kiedy określone komórki zostaną odblokowane, można przejść do zabezpieczania całegoarkusza. Wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Aby otworzyć okno dialogowe Chronienie arkusza, należy kliknąć przyciskChroń arkusz umieszczony na karcie Recenzja w grupie Zmiany na Wstążce(rysunek 17.7).

Rysunek 17.7.Przycisk Chroń arkuszna karcie Recenzja

2. Należy podać hasło w oknie dialogowym widocznym na rysunku 17.8 i kliknąć OK.

Hasło to będzie służyć do usuwania ochrony arkusza. Jednak jego wpisanie jestopcjonalne; ochronę arkusza można ustawić bez jego wprowadzania.

3. Na liście dostępnej w oknie dialogowym widocznym na rysunku 17.8 należyzaznaczyć te elementy i funkcje, których zmianę chcemy umożliwić użytkownikom.

Kiedy pole wyboru nie jest zaznaczone, Excel nie pozwoli użytkownikowi wykonaćokreślonej akcji.

4. Jeżeli hasło zostanie wprowadzone, trzeba będzie je potwierdzić.

5. Aby zastosować wprowadzoną ochronę, należy kliknąć przycisk OK.



Rysunek 17.8.Wprowadź hasłodo wyłączeniazabezpieczeń

Ochrona elementów arkuszy i funkcji

Oto kilka informacji na temat innych działań użytkowników, które można ograniczyć podczas sto-sowania ochrony arkusza (rysunek 17.8).

Są to kolejno:

Zaznaczanie zablokowanych komórek: umożliwia zaznaczanie zablokowanych komóreklub mu zapobiega.

Zaznaczanie odblokowanych komórek: umożliwia zaznaczanie odblokowanych komóreklub mu zapobiega.

Formatowanie komórek: umożliwia formatowanie komórek lub mu zapobiega.

Formatowanie kolumn: umożliwia formatowanie kolumn łącznie ze zmianą ich szerokościczy ich ukrywaniem lub mu zapobiega.

Formatowanie wierszy: umożliwia formatowanie wierszy łącznie ze zmianą ich wysokościczy ich ukrywaniem lub mu zapobiega.

Wstawianie kolumn: umożliwia wstawianie kolumn lub mu zapobiega.

Wstawianie wierszy: umożliwia wstawianie wierszy lub mu zapobiega.

Wstawianie hiperłączy: umożliwia wstawianie hiperłączy lub mu zapobiega.

Usuwanie kolumn: umożliwia usuwanie kolumn lub mu zapobiega. Warto zauważyć, że jeżeliaktywna jest opcja zapobiegania usuwaniu kolumn, ale można je wstawiać, wówczas będziemożna dodać kolumny, których nie będzie można usunąć.

Usuwanie wierszy: umożliwia usuwanie wierszy lub mu zapobiega. Warto zauważyć, że jeżeliaktywna jest opcja zapobiegania usuwaniu wierszy, ale można je wstawiać, wówczas będziemożna dodać wiersze, których nie będzie można usunąć.

Sortowanie: umożliwia stosowanie funkcji sortowania lub mu zapobiega. Nie zadziaław odniesieniu do zablokowanych zakresów. Użytkownicy nie mogą sortować zakresówzawierających zablokowane komórki lub chronionych arkuszy, niezależnie od tego ustawienia.

Używanie Autofiltra: umożliwia stosowanie funkcji Autofiltra lub mu zapobiega. Użytkownicynie mogą tworzyć lub usuwać zakresów Autofiltra w chronionych arkuszach, niezależnieod tego ustawienia.

Używanie raportów w formie tabeli przestawnej: umożliwia zmiany, aktualizacje czy formatowanietabel przestawnych w zabezpieczonych arkuszach lub im zapobiega.

Edytowanie obiektów: umożliwia formatowanie i zmiany kształtów wykresów, pól tekstowych,formantów i innych elementów graficznych lub im zapobiega.

Edytowanie scenariuszy: umożliwia przeglądanie scenariuszy lub mu zapobiega.



Usuwanie zabezpieczeń w arkuszu

Aby usunąć wszelkie wprowadzone wcześniej zabezpieczenia arkusza, należy kolejno:

1. Kliknąć przycisk Nie chroń arkusza znajdujący się na karcie Recenzja.

2. Jeżeli do ochrony zostało wprowadzone hasło, Excel poprosi o jego podanie(rysunek 17.9). Po jego wpisaniu należy kliknąć OK, a wszelkie zabezpieczeniazostaną usunięte.

Rysunek 17.9.Kliknięcie przyciskuNie chroń arkuszaspowoduje usunięciewszelkich zabezpieczeń

Ochrona struktury skoroszytu

Przyglądając się zawartości karty Recenzja znajdującej się na Wstążce, tuż obok przyciskuChroń arkusz można znaleźć przycisk Chroń skoroszyt. Zastosowanie ochrony skoroszytuuniemożliwi użytkownikom przedsięwzięcie jakichkolwiek działań, które miałyby wpływna strukturę skoroszytu, czyli dodawania, usuwania, ukrywania, odkrywania, zmiany nazwi przesuwania arkuszy. Aby aktywować tę ochronę, wystarczy wykonać poniższą pro-cedurę:

1. Aby wyświetlić okno dialogowe Chronienie struktury i systemu Windows, należykliknąć przycisk Chroń skoroszyt umieszczony na karcie Recenzja w grupie Zmianyna Wstążce (rysunek 17.10).

Rysunek 17.10.Okno dialogoweChronienie strukturyi systemu Windows

2. Następnie należy wybrać, które elementy mają być chronione: struktura, okna czy oba.

Kiedy dane pole wyboru nie jest zaznaczone, Excel nie pozwoli użytkownikowiwykonać określonej akcji.

3. Jeżeli hasło zostanie wprowadzone, trzeba będzie je potwierdzić.



4. Aby zastosować wprowadzoną ochronę, należy kliknąć przycisk OK.

Zaznaczenie opcji Struktura będzie chronić skoroszyt przed:

wyświetlaniem ukrytych arkuszy,

przenoszeniem, usuwaniem, ukrywaniem czy zmianą nazwy arkuszy,

wstawianiem nowych arkuszy (również z wykresami),

przenoszeniem czy kopiowaniem arkuszy do innych skoroszytów,

wyświetlaniem danych źródłowych dla komórek w Obszarze wartości tabeliprzestawnych lub wyświetlaniem wyfiltrowanej zawartości takich tabeli w osobnycharkuszach,

tworzeniem scenariuszy raportów podsumowujących,

korzystaniem z narzędzi analitycznych Analysis ToolPak, które wymagałobyumieszczenia w nowym arkuszu,

rejestrowaniem nowych makr.

Wybranie opcji Okna zapobiegnie zmianie rozmiarów czy przesunięciu otwartegoskoroszytu.

Łączenie pulpitu menedżerskiego Excelaz MS PowerPointem

Istnieje kilka metod na połączenie danych z Excela z prezentacją programu PowerPoint.Dla naszych celów skupimy się na metodzie, która jest najbardziej odpowiednia do pre-zentowania w PowerPoincie często aktualizowanych pulpitów menedżerskich i rapor-tów — czyli na dynamicznym łączu. Umożliwia ono aktualizowanie danych w prezen-tacji w przypadku, gdy zostaną wprowadzone zmiany w arkuszu Excela.

Ta technika sprawdza się znakomicie w przypadku osób niezaznajomionych z metodamitworzenia wykresów w PowerPoincie. Wystarczy utworzyć wykres w Excelu, a następniewyświetlić go w PowerPoincie za pomocą dynamicznego łącza.

Tworzenie łącza pomiędzy Excelem a PowerPointem

Kiedy skopiujemy i wkleimy zakres danych, to po prostu tworzymy jego obraz. Kiedyjednak utworzymy łącze do takiego zakresu, wówczas program PowerPoint przecho-wuje informacje o położeniu danych i wyświetla ich prezentację. Korzyścią płynącąz takiego rozwiązania jest to, że gdy dane źródłowe zostaną zmienione, zaktualizowanazostanie również ich prezentacja w PowerPoincie.





Aby sprawdzić działanie tego mechanizmu, należy kolejno:

1. Otworzyć plik z przykładami (Rozdział 17 Przykłady.xlsx).

2. Zaznaczyć wykres, a następnie skopiować go za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+C.

3. Otworzyć nową prezentację PowerPointa i ustawić kursor myszy w miejscu,w którym ma być wyświetlana podłączona tabela.

4. Na karcie Narzędzia główne w PowerPoincie klikamy przycisk Wklej specjalnie(rysunek 17.11).

Rysunek 17.11.Wybierz opcję Wklejspecjalnie z zakładkiNarzędzia głównew PowerPoincie

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wklejanie specjalne (rysunek17.12).

Rysunek 17.12.Należy się upewnić,że wybrano opcjęWklej łącze/ObiektWykres programuMicrosoft Excel

5. Należy wybrać przycisk Wklej łącze, a następnie na liście Jako zaznaczyć ObiektWykres programu Microsoft Excel.

6. Aby potwierdzić łącze, należy kliknąć OK.

Teraz wykres w prezentacji PowerPointa połączony jest z arkuszem Excela (rysunek 17.13).

W przypadku kopiowania większej liczby wykresów należy zaznaczyć zakres komórek,w którym się one znajdują, i wcisnąć klawisze Ctrl+C. Dzięki temu zostanie skopiowanewszystko, co znalazło się w zaznaczonym zakresie komórek.

Samodzielna aktualizacja łączy

Ciekawym aspektem dynamicznych łączy jest to, że można je aktualizować, dzięki czemumożna wyświetlić nowe dane z Excela bez konieczności tworzenia nowych łączy. Abyzobaczyć, jak ten mechanizm działa, wystarczy wykonać poniższą procedurę:



Rysunek 17.13.Wykres w arkuszuExcela jest terazpołączonyz prezentacjąPowerPointa

1. Należy przejść do pliku Excela (który wykorzystano do poprzedniego przykładu)i zmienić wartości dla firm Samsung i Nokia (rysunek 17.14).

Rysunek 17.14. Dzięki łączom można zmieniać nieprzetworzone dane bez konieczności martwieniasię o ponowny eksport danych do PowerPointa

Wykres w pliku Excela zostanie zaktualizowany.

2. Należy przejść do prezentacji PowerPointa, kliknąć prawym klawiszemmyszy wykres i wybrać z menu Aktualizuj łącze (rysunek 15.15).

Wykres w prezentacji zostanie automatycznie zaktualizowany.

3. Zapisać i zamknąć oba pliki (skoroszyt i prezentację), a następnie ponownie otworzyćplik PowerPointa.

Zostanie wyświetlona wiadomość widoczna na rysunku 17.16. Kliknięcie przyciskuAktualizuj łącza spowoduje uaktualnienie wszystkich łączy w prezentacji PowerPointa.Wiadomość dotycząca bezpieczeństwa będzie wyświetlana podczas każdego otwarciapliku prezentacji PowerPointa.



Rysunek 17.15.Samodzielnaaktualizacja łącza

Rysunek 17.16.PowerPoint pyta,czy zaktualizowaćwszystkie łączaw prezentacji

Automatyczna aktualizacja łączy

Każdorazowe pytanie przez PowerPointa podczas otwierania pliku o to, czy łącza majązostać zaktualizowane, szybko stanie się irytujące. Można tego uniknąć, nakazując progra-mowi automatyczną aktualizację łączy bez interakcji z użytkownikiem. Oto, jak to zrobić:

1. Przejść do zakładki Plik w PowerPoincie, tak aby przejść do widoku Backstage.

2. W panelu informacyjnym kliknąć Edytuj łącza do plików (rysunek 17.17).

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Łącza (rysunek 17.18).

3. Kliknąć każde łącze i zaznaczyć przycisk Automatycznie.



Rysunek 17.17. Otwieranie okna służącego do zarządzania łączami

Rysunek 17.18.Konfigurowanieautomatycznejaktualizacji łączyw prezentacji

Kiedy automatyczna aktualizacja zostanie skonfigurowana, PowerPoint będzie synchro-nizował prezentację z arkuszem, dzięki czemu będziemy mieć pewność, że wszystkieaktualizacje będą wyświetlone.

Aby zaznaczyć więcej niż jedno łącze w oknie dialogowym Łącza, podczas klikaniakolejnych pozycji należy trzymać wciśnięty klawisz Ctrl.



Zapisywanie pulpitów menedżerskichw formacie PDF

W Excelu 2010 Microsoft umożliwił konwersję plików Excela do formatu PDF. PDFto standard plików zaprojektowany przez firmę Adobe. Zapisanie raportu czy pulpitumenedżerskiego w tym formacie umożliwi udostępnianie pliku końcowego bez formułi innych elementów koniecznych do jego utworzenia.

Aby przekonwertować skoroszyt do formatu PDF, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Kliknąć zakładkę Plik, a następnie wybrać polecenie Zapisz jako.

2. W oknie dialogowym Zapisywanie jako należy jako typ wybrać Plik PDF(rysunek 17.19).

Rysunek 17.19.W Excelu 2010 jednymz dostępnych formatówzapisu jest PDF

3. Aby wyświetlić okno dialogowe Opcje widoczne na rysunku 17.20, należy kliknąćprzycisk Opcje.

Można tu określić, co ma zostać wydrukowane. Można wskazać cały skoroszyt,aktywne arkusze czy zaznaczenie.

4. Aby potwierdzić wprowadzone ustawienia, należy kliknąć OK.

5. Kliknąć Zapisz.



Rysunek 17.20.Excel umożliwiaokreślenie, co mazostać wyeksportowanedo pliku PDF


Skorowidz3-W, Patrz wykres trójwymiarowy

Aaparat fotograficzny, 268, 269, 270, 271, 272, 335arkusz, 74, 349, 352

nazwa, 132

Ccykl koniunkturalny, Patrz dane wygładzanieczcionka, 38, 39, 162, 169, 275, 276

Ddane

ciągłe, 102drążenie, 33, 44, 197etykieta, Patrz etykieta danychfiltrowanie, 62, 66, 229, 233, 234, 249, 388grupa, 221, 307grupowanie, 51ignorowanie, 140importowanie, 381, 382, 384, 385, 386, 388, 405integracja, 52interpolacja, 140, 142mapa modelu, 43, 54model, 43, 47, 52, 54, 55, 57, 58, 74, 197, 203,

274, 312nieprzetworzone, 33orientacja, 82poprawność, 58prezentacja graficzna, 28, 29seria, 37, 38, 74, 75, 78, 80, 83, 85, 95, 96, 100,

111, 115, 116, 120, 123, 124, 160, 252dodawanie, 126, 127, 128, 139etykieta, 123, Patrz etykieta seriiformatowanie, 164, 165, 166kolejność, 136limit, 124nazwa, 125, 127, 132, 133, 135odłączanie, 143, 145, 146usuwanie, 128zakresy nieprzylegające, 138, 139

zakresy w osobnych arkuszach, 139zmiana zakresu, 129, 130, 131

sortowanie, 51, 66średnia ruchoma, 304tabelaryczne, 50ukrywanie, 142wahania, Patrz dane wygładzaniewarstwa, 48, 51wewnętrzna spójność, 45wiarygodność, 44wizualizacja, 34, 251, 265, 274, 329wygładzanie, 302, 303, 304zakres, 43, 44, 53, 54, 56, 59, 60, 61, 81źródłowe, 30, 32, 34, 47, 51, 65, 67, 125, 127,

131, 134, 136, 139, 164, 172, 192, 197, 198,200, 203, 206, 212, 215, 221, 253, 255, 270,308, 317, 320, 381

data utworzenia, 41, 43deseń, 160dokumentacja, 43drill-down, Patrz dane drążeniedysk

instalacyjny MS Office, 388mapowanie, 391sieciowy, 385, 391

Eefekty specjalne, 160, 169efektywność, Patrz ocena efektywnościelement

graficzny, 34, 35, 164, 165, 273interaktywny, 357tekstowy, 158, 255zaznaczanie, 152, 153

etykieta, 38, 40, 42, 43, 44, 79, 83, 152, 267, 319danych, 190, 289dynamiczna, 265kategorii, 123, 133osi, Patrz oś etykietaserii, 123usuwanie, 190z formułą, 273zagnieżdżanie, 291



FFew Stephen, 34, 329filtr, 33, 197, 203, 218, 219, 229, 234, 237, 310formanty

ActiveX, 349, 358formularza, 348, 349, 352, 357, 358

formatowanie, 360modyfikowanie, 360, 362, 366ochrona, 360pole kombi, 368pole listy, 374pole wyboru, 361przycisk, 360przycisk opcji, 365wstawianie, 359

formatowanie, 35, 36, 39, 42, 43, 55, 66, 85, 89, 122,144, 151, 156, 157, 158, 267, 298, 319elementów tekstowych, 158komórek, 40kopiowanie, 89, 164krawędzi, 159, 160liczb, 39obrazu, 270punktu danych, 298reset, 89tabela danych, 192tytułu, 169warunkowe, 102, 274, 276, 287wypełnienia, 159, 160znaku, 169

formuła, 44, 54, 55, 267, 312BRAK, 142CZĘSTOŚĆ, 313MAX, 275MAX.K, 320MEDIANA, 327MIN.K, 323POWT, 274, 308SERIE, 128, 131, 132, 133, 134, 136, 139, 145,

230, Patrz też dane seriedługość, 146

tablicowa, 313fragmentator, 233, 237, 249

dodawanie, 234filtrowanie, 234modyfikowanie, 234

funkcjainteraktywna, 38PRZESUNIĘCIE, 262SUMA.ILOCZYNÓW, 61, 62, 63tabele programu Excel, 65WYBIERZ, 63, 64, 375, 376WYSZUKAJ.PIONOWO, 55, 57WYSZUKAJ.POZIOMO, 59, 60

Ggradient, 160graf, Patrz wykres

Hharmonogram aktualizacji, 33hasło, 397, 398, 399, 403

usuwanie, 399hiperłącze, 352histogram, 244, 311, 317, 319

wartość procentowa skumulowana, 315

Iintegracja danych, Patrz dane integracja

Kkarta

Deweloper, 342, 343, 345, 347, 348, 358Narzędzia do rysowania, 152Narzędzia wykresów, 85, 156, 288Projektowanie, 81Recenzja, 403Wstawianie, 300

kategoriaetykieta, Patrz etykieta kategoriioś, Patrz oś kategorii

Key Performance Indicators, Patrz wskaźnikektywności

kolor, 35, 36, 39, 42, 43, 44, 85, 103, 114, 115, 160,164, 257, 276, 291, 299, 319

kolumna, 38, 50, 55, 56, 75, 78, 85, 96, 117, 123komentarz, 44komponent, 31, 41, 42, 47, 283

Llegenda, 38, 75, 78, 88, 111, 117, 135, 153, 170

dodawanie, 170formatowanie, 172klucz, 170usuwanie, 170wpis, 170

liczby formatowanie, 39, 208linia

mediany, Patrztrendu, 37, 287, 298, 304

linie siatki, Patrz wykres linie siatkilista

rankingowa, 217, 308, 309rozwijana, 58, 66, 67, 265wyboru, 357


Skorowidz 413

Mmakro, 29, 33, 44, 90, 341, 348, 384, 388

nawigacja, 352rejestrowanie, 343, 344, 346, 348rozszerzenie nazwy, 351uruchamianie, 345, 349z odwołaniami bezwzględnymi, 344, 345, 364, 367z odwołaniami względnymi, 344, 346

mapa modelu, Patrz dane mapa modelumodel bezpieczeństwa pakietu Office, 349model danych, Patrz dane modelMS Access, 381, 382, 385

kreator eksportu, 383, 387MS PowerPoint, 404, 406, 407MS Query, 384, 388, 391

uruchamianie, 388

Nnagłówek, 67

Oobramowanie, 36, 39, 42obszar kreślenia, 163, 164, 171obszar wykresu, 162, 163ocena efektywności, 325, 327, 332, 336ochrona

arkusza, 401, 402komórek, 400skoroszytu, 403wierszy i kolumn, 400

odchylenie, 326oś, 38, 79, 83, 100, 113, 116, 146, 154, 173

daty, 180, 261etykieta, 179jednostki, 178kategorii, 78, 166, 174, 180kolejność odwrotna, 178pionowa, 96pomocnicza, 146, 148, 167, 173, 296pozioma, 285skala, Patrz skalatytuł, 166, 168układ domyślny, 178wartości, 78, 167, 174, 176, 178znacznik, 179

PParmenter David, 31pasek kart arkusza, 77pasek przewijania, 348, 357pasek szybkiego dostępu, 269

podział wiersza, 169podziałka, 78pole tekstowe, 169, 171, 267, 270, 298, 299pole wyboru, 357Poynter Institute, 39proces integracji danych, Patrz dane integracjaprognoza, 300przezroczystość, 160, 162przycisk, 348, 349, 352, 357przycisk opcji, 348pulpit menedżerski, 27, 28, 29, 33, 36, 39, 40, 47,

51, 73, 197, 251, 283aktualizacja, 34, 43drukowanie, 44eksport do pdf, 409interaktywny, 44interfejs, 34wymiar, 33zabezpieczanie, 397

Rraport, 27, 28, 29, 34, 39, 40, 47, 197, 283

interaktywny, 309tabeli przestawnej, 197zabezpieczanie, 397

Ssekcja, 38sezonowość, Patrz dane wygładzanieskala, 176, 177, 286

logarytmiczna, 178, 288podziałki, 78standardowa, 178wartości, 78

skoroszyt, 74, 352, 397sparklines excel, 251symbol

©, 277Unicode, 278waluty, 40

Sśrednia

ruchoma, Patrz dane średnia ruchomaświecznik, 117

Ttabela, 31, 33, 39, 65, 287

danych, Patrz wykres tabela danycho prostej strukturze, 50odwołań, 44



tabelapłaska, 51programu Excel, 66, 67, 69przestawna, 29, 44, 51, 67, 197, 219, 229, 237,

239, 244, 309, 310, 312, 317, 319, 353, 369aktualizowanie, 205, 223etykiety, 198filtr raportu, 199filtrowanie danych, 218fragmentator, Patrz fragmentatorgrupowanie danych, 51modyfikowanie, 203, 204, 205, 207, 208obliczenia, 208raport, Patrz raport tabeli przestawnejsortowanie danych, 51, 216sumowanie narastająco, 225sumy częściowe, 209, 210, 211sumy końcowe, 212szerokość kolumn, 374tworzenie, 199, 201ukrywanie danych, 212, 213, 215usuwanie, 230wartości, 198zestawienia procentowe, 222

tworzenie, 66tymczasowa, 44, 51, 53, 55, 57, 60układ horyzontalny, 59

tablica, Patrz tabelatendencja, 93, 99, 102, 119, 155, 283, 284, 285, 287,

288, 289, 290, 291, 293, 295, 300, 302kierunkowa, 302porównawcza, 291wzrostowa, 103, 286

tło, 35, 42, 156trend, Patrz tendencjaTufte Edward, 36, 251

Uułamek dziesiętny, Patrz wartość dziesiętna

VVBA, 341Visual Basic for Applications, Patrz VBA

Wwarstwa

analiz, 50, 51, 55, 58, 197, 203, 312, Patrz danewarstwa

danych, 55, 64, 197, 312, Patrz dane warstwaprezentacji, 54, 55, 76, 197, 312, Patrz dane warstwa

wartośćczasowa, 183dodatnia, 105dziesiętna, 39, 183maksymalna, 78, 176, 258, 319minimalna, 78, 176, 258, 322niestandardowa, 258ujemna, 105wyszukiwanie, 354

wiersz, 38, 50, 59, 67, 75, 123wizualizacja, 34, 51, 265, 329wskaźnik, 31, 33, 38, 41, 329

aktywności, 31tendencji, 284trendu, Patrz wskaźnik tendencji

www.perceptualedge.com, 34wykres, 28, 29, 31, 36, 37, 39, 44, 51, 60, 67, 73,

79, 123aktywowanie, 152bąbelkowy, 96, 116, 121, 133, 174, 230dodawanie elementów, 88drukowanie, 90, 91formatowanie elementów, 89giełdowy, 96, 117, 119, 121, 230interaktywny, 246, 265kolumnowy, 74, 78, 93, 94, 96, 97, 112, 119, 135,

136, 146, 177, 253, 285, 299, 329, 330kołowy, 79, 93, 94, 104, 106, 112, 124, 126, 146,

163, 167, 239komunikat błędów, 79kopiowanie, 88legenda, Patrz legendalinia trendu, 79linie siatki, 37, 79, 152, 270liniowy, 37, 75, 78, 93, 94, 102, 103, 104, 109,

119, 121, 135, 140, 146, 252, 284, 326nazwa, 90obszar, 79orientacja, 124osadzony, 75, 81, 83, 87, 88, 90, 130, 193ostrosłupowy, 102perspektywa, 100pierścieniowy, 93, 96, 111, 112, 146pociskowy, 329

formatowanie, 333tworzenie, 329

powierzchniowy, 96, 115, 116, 130przebiegu w czasie, 251, 252, 274

formatowanie, 255grupa, 255kolor, 257kolumnowy, 252, 253, 257linia odniesienia, 259, 260liniowy, 252, 257


http://www.perceptualedge.com

Skorowidz 415

modyfikowanie, 255, 257oś daty, 261skala, 258, 259tworzenie, 253, 254, 255ukryte i puste komórki, 257usuwanie, 255zakres, 261, 262znaczniki, 257zysk/strata, 252, 253, 257, 259

przenoszenie elementów, 89przestawny, 229

przenoszenie, 233sortowanie danych, 245tworzenie, 229, 230ukrywanie przycisków, 232

przesuwanie, 87punktowy, 107, 109, 116, 140, 147, 174, 181,

190, 230radarowy, 93, 94, 96, 113, 114, 121, 163rozkładu empirycznego, Patrz histogramrozmiar, 87skala, 96słupkowy, 37, 65, 94, 99, 101, 177, 290, 329stożkowy, 102styl, 84szablon, 90, 122, 164tabela danych, 191, 192, 193trójwymiarowy, 79, 97, 100, 102, 103, 104, 106,

110, 115, 116, 121

tworzenie, 79typ, 83, 93, 95, 96, 126, 163tytuł, 79, 83, 88, 154, 166, 168, 169układ, 83usuwanie, 88w kształcie termometru, 328w osobnym arkuszu, 75, 87, 88, 130, 193walcowy, 102warstwowy, 94, 109, 285wycinek, 79zamiana w obraz, 144złożony, 78, 83, 95, 119, 121, 122, 326

Zzakres komórek, 66, 69zaufana lokalizacja, 350

konfigurowanie, 350zaufany dokument, 349znacznik, 75, 103, 164, 165

podziału, 300znak

©, 277ikona, 276potoku, 274specjalny, 274ukośnik pochylony w lewo, 274



http://program-partnerski.helion.pl/

Analiza i Prezentacja Danych w Microsoft Excel Vademecum Walkenbacha Michael Alexander John...

Documents

Transcript of Analiza i Prezentacja Danych w Microsoft Excel Vademecum Walkenbacha Michael Alexander John...