Analisis Proses Bisnis Digital Library ITS

ANALISIS PROSES BISNIS

Digital Library ITS

Analis:

Rama Catur APP 5207 100 077Zinzia Shavira PH 5207 100 089Oddy Virgantara 5207 100 091Arief Rakhman 5207 100 092

http://library.its.ac.id/http://digilib.its.ac.id/

http://library.its.ac.id/


http://digilib.its.ac.id/


Latar Belakang

• Pihak Perpustakaan ingin meningkatkan pemanfaatan dari teknologi informasi yang telah tersedia.

• Digital Library yang sudah ada masih belum optimal dalam penggunaannya.

• Potensi pengembangan Digital Library masih cukup besar untuk mendukung pengembangan layanan perpustakaan.

Sekilas Info…

• Perpustakaan ITS mempunyai visi untuk menjadi Pusat Sumber Belajar atau Learning Resource Center dengan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi.

• Sesuai dengan visi tersebut, Perpustakaan ITS membuat misi-misi yang mendukungnya.

• Contohnya…

Sekilas Info… (2)

• Misi 2: Mewujudkan SIM Perpustakaan, layanan terintegrasi dengan Ruang Baca Jurusan/Fakultas ataupun unit lain yang terkait.

• Misi 5: Menyediakan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi.

Identifikasi Proses Bisnis

Proses Bisnis Utama• Pengadaan Situs dan Server• Input Data• Maintenance Situs• Registrasi User• Customer Service Digital Library• Searching Database• Proses Aktivasi• Proses download jurnal tugas

akhir dan karya mahasiswa

Proses Bisnis Pendukung• Security• Backup Database• Promosi Digital Library

Proses Bisnis Pengembangan• Desain Situs• Arsitektur Database

Identifikasi Permasalahan

• Promosi yang masih kurang mengakibatkan para mahasiswa masih enggan untuk sering-sering mengunjungi Digital Library

• Kurangnya koordinasi dan integrasi informasi pada proses bisnis Digital Library dan proses bisnis perpustakaan

• Kurangnya pemanfaatan infrastruktur teknologi informasi• Masih banyaknya karyawan yang belum mengetahui dan

menguasai dengan baik tentang teknologi yang diterapkan pada Digital Library dan cara penggunaannya

Identifikasi Permasalahan (2)

• Kurangnya sumber daya tenaga kerja dan finansial yang tersedia untuk dialokasikan ke Digital Library

• Data buku Digital Library tidak sesuai dengan yang sebenarnya• Masih banyak terjadi kesalahan dalam memasukkan data

pada Digital Library, sehingga menyebabkan banyak permasalahan teknis database

• Kurangnya pengecekan dan juga maintenance pada masing-masing proses bisnis secara rutin

• Kurang berfungsinya layanan customer service atau contact person pada Digital Library

Data-Data

Data Primer• Sejarah dan profil Perpustakaan ITS• Struktur organisasi Perpustakaan ITS• Fasilitas-fasilitas yang disediakan pada Digital

Library• Buku panduan Profil Perpustakaan ITS• Data yang dimasukkan ke dalam database• Pengadaan berkas-berkas digital library dari karya-

karya ITS

Data-Data (2)

Data Sekunder• Berbagai jurnal ilmiah mengenai perpustakaan,

perpustakaan digital, dan proses bisnis perpustakaan digital library.

• Cross Functional Flowchart proses bisnis digital library.

• Kuesioner

PEMBAHASAN

Analisis Data

Metode Analisis

• Kajian Pustaka• Wawancara• Pengambilan Sampel

Kuesioner

• Performance Measurement• Self Assessment &

Performance Evaluation• Improvement Planning

Tools yang Digunakan

• Performance Matrix• Cross-Functional Flowchart• Check Sheet• Cause and Effect Chart (Fishbone

Chart)• Brainstorming• Idealizing

Metode Analisis

• Analisis dilakukan dengan berbagai metode sesuai dengan tahapan aktivitas peningkatan proses bisnis (lihat gambar)

• Secara umum, kami melakukan kajian pustaka, wawancara, dan pengambilan sampel kuesioner. Tujuannya adalah untuk mengenali Perpustakaan ITS, terutama bagian Digital Library-nya dari sudut pandang penyedia layanan dan dari sudut pandang pengguna.

ProcessDocumentation

PerformanceMeasurement

Self assessment& PerformanceEvaluation

ImprovementPlanning

Improvement

Dokumentasi Proses

• Dokumentasi proses dilakukan untuk mengidentifikasi proses bisnis yang terjadi dalam Digital Library.

• Untuk membantu identifikasi, digunakan tool Cross Functional Flowchart.

Pengadaan Barang Developer Marketing User

Pengadaan Situs dan Server Integrasi Data

Disain dan Arsitektur Database

Penginputan Data ke dalam Database dan Situs

Security

Promosi

RegistrasiProses Aktivasi

Search Katalog dan Download Jurnal

Contact Person

Maintenance

Back Up Database

Dokumentasi Proses dengan CFF

Pengukuran Kinerja

- Kualitas Kelengkapan berkas-berkas- Fleksibilitas Kemudahan mencari referensi- Waktu Berkas-berkas yang up to date- Biaya Biaya maintenance, security, pengembangan

Digital Library- Pengukuran kinerja dilakukan sebagai aktivitas operasional.

Self Assessment

• Tujuan dari self assessment adalah untuk memberikan gambaran umum dan utuh tentang kinerja Digital Library.

• Pengukuran dalam self assessment dilakukan dalam level strategis yang utuh dan menyeluruh dan lebih jarang dilakukan daripada pengukuran kinerja.

• Dalam Digital Library, klasifikasi proses-proses berdasarkan tingkat kepentingannya akan diinterpretasikan dalam performance matrix.

IICustomer ServiceMaintenance SitusPromosi SitusIntegrasi DataBacking Up DataBase

IIIDesain SitusArsitektur database

IV- Download Jurnal/TA- Security- Upload berkas- Proses Aktivasi- Registrasi User

Self Assessment dengan Performance Matrix

Self Assessment (2)

• Yang paling diunggulkan dalam situs ini adalah kelengkapan berkas-berkas karena upload berkas setiap tahunnya berjalan lancar.

• Fokus pada peningkatan proses integrasi data sehingga pengunjung lebih percaya dengan situs ini serta memudahkan mereka dalam mencari berkas.

• Untuk mengetahui sudut pandang pengguna, dilakukan penyebaran kuesioner dan mencatat hasilnya dalam check sheet

Improvement Planning

• Perencanaan peningkatan kinerja melewati tahapan-tahapan:1. Prioritizing the improvement effort 2. Process and problem understanding 3. Problem Analysis4. Idea Generation5. Improvement Task Generation6. Implementation

1.Prioritizing the Improvement effort

2. Process and problem understanding

3. Problem analysis

4. Idea generation

5. Improvement task generation

6. Implementation

Tool yang digunakan pada Improvement Planning

Stages Tools1. Prioritizing the improvement

effortPerformance matrix


Cross functional flowchartCheck sheet

3. Problem analysis Cause and effect chart4. Idea generation Brainstorming5. Improvement task generation Idealizing

6. Implementation Tree diagramForce field analysis



3. Problem analysis

4. Idea generation


6. Implementation

Tool performance matrix, CFF, dan check sheet sudah digunakan, kemudian hasilnya diinterpretasikan lebih jauh pada hal-hal yang berkaitan dengan usaha peningkatan kinerja.

Improvement Planning (2)1. Prioritizing the Improvement Effort

• Menginterpretasikan hasil performance matrix

IICustomer ServiceMaintenance SitusPromosi SitusIntegrasi DataSecurityBacking Up DataBase

IV- Download Jurnal/TA- Security- Upload berkas- Proses Aktivasi- Registrasi User

IIIDesain SitusArsitektur database



3. Problem analysis

4. Idea generation


6. Implementation

Improvement Planning (3)2. Process and Problem Understanding

• Menginterpretasikan hasil Cross Functional Flowchart dan Check Sheet



3. Problem analysis

4. Idea generation


6. Implementation

Pengadaan Barang Developer Marketing User

Pengadaan Situs dan Server Integrasi Data

Disain dan Arsitektur Database

Penginputan Data ke dalam Database dan Situs

Security

Promosi

RegistrasiProses Aktivasi

Search Katalog dan Download Jurnal

Contact Person

Maintenance

Back Up Database

Improvement Planning (4)• Check Sheet digunakan untuk memahami

permasalahan :“Proses mana yang paling menyebabkan buruknya kinerja Digital Library?”

• Data didapatkan dari penyebaran kuesioner.• Kuesioner memperlihatkan kinerja Digital

Library dari sudut pandang pengguna.



3. Problem analysis

4. Idea generation


6. Implementation

Improvement Planning (5)Kuisioner

Digital Library ITSFakultas :Jurusan :Angkatan :

Digital Library adalah salah satu fasilitas dari Perpustakaan ITS, yang berupa situs, bertujuan memudahkan mahasiswa ITS dalam mencari referensi yang diinginkan dengan cepat.

Pertanyaan : 1. Apakah Anda pernah mengunjungi Digital Library yang beralamatkan http://library.its.ac.id?

a. Ya b. Tidak

Jika ya : (jika tidak lanjutkan ke no. 7)2. Darimana anda mengetahui informasi tentang situs Digital Library tersebut ??

a. promosi b. teman c. internet d. lain-lain3. Seberapa sering Anda mengunjungi situs itu dalam seminggu?

a. >10 kali b. 5-10 kali c. < 5 kali d. belum pernah 4. Jika Anda pernah mengunjungi, apa yang Anda cari?

a. Berkas-berkas Tugas Akhir b. Berita-berita terpopuler c. Buku referensi kuliah d. Lain-lain

5. Apakah yang Anda cari sudah ada di situs itu? a. Ya b. Tidak

6. Jika sudah ada, apakah Anda puas dengan yang Anda cari? a. Ya, alasan... b. Tidak, alasan...

Jika tidak :7. Pernahkah Anda mendengar atau melihat adanya promosi situs ini?

a. Ya b. Tidak 8. Apa yang menyebabkan Anda belum mengunjungi situs itu?

a. Tidak tahu, alasan: - kurang promosi - tidak terlalu berguna - tidak pernah buka internet b. Belum membutuhkan, alasan: - tidak terlalu membantu - tidak ingin menggunakan - tidak tertarik c. Malas melihat, alasan: - tampilan tidak menarik - banyak error pada situs - sulit dibuka d. Lain-lain

9. Setelah mengetahui ini, apakah anda berkeinginan untuk menggunakan ITS Digital Library?

a. ya b. tidak

Kritik dan Saran: ..................................................................................................................................................................................

Improvement Planning (6)

Check Sheet Penyebab Sepinya Digital LibraryPenyebab tidak/jarang mengunjungi

Digital Library ITSAngkatan

2006Angkatan

2007Total

Munculnya Penyebab

1. Kurangnya Promosi IIIII IIIII I 11

2. Tidak Terlalu Berguna I 1

3. Tidak Terintegrasi I II 3

4. Tampilan dan Fitur Kurang Menarik II III 5

5. Data Kurang Lengkap dan Kurang Update IIII I 5

Total Jumlah Penyebab per Angkatan 13 12 25

3. Problem Analysis• Menggunakan tool Cause and Effect Chart

(Fishbone Chart)

Improvement Planning (7)1.Prioritizing the

Improvement effort


3. Problem analysis

4. Idea generation


6. Implementation

Improvement Planning (8)3. Problem Analysis (2)

• Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why Chart)



3. Problem analysis

4. Idea generation


6. Implementation

Metode promosi kurang tepat

Kurang kerjasama dengan rektorat dan jurusan

Promosi dianggap tidak penting

Tidak mengetahui keinginan pengguna

Improvement Planning (8_2)3. Problem Analysis (2)

• Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why Chart)



3. Problem analysis

4. Idea generation


6. Implementation

Data yang ada di katalog belum tentu ada di perpustakaan

Terbiasa dengan cara yang lama: mencari buku langsung di rak

Hasil yang di dapat lebih jelas

Memakai digilib kurang meyakinkan

Data digital library kurang terintegrasi

4. Idea Generation• Melakukan Brainstorming• Hasil brainstorming menunjukkan beberapa penyebab

buruknya proses promosi dan solusi yang mungkin :• Jumlah Personil Marketing kurang menambah personil• SDM Marketing kurang memadai pelatihan• Metode promosi kurang tepat membuat promosi yang lebih

menarik dan berkelanjutan• Sosialisasi kurang bekerjasama dengan rektorat, fakultas, dan

jurusan, bisa juga ke universitas lain melalui INHEREN• Kurang motivasi pelatihan• Peralatan kurang memadai menambah media promosi• Referensi kurang lengkap memperbaiki operasional• Area promosi terlalu luas membatasi area



3. Problem analysis

4. Idea generation


6. Implementation


5. Improvement task generation• Menggunakan konsep idealizing• Idealizing menunjukkan bagaimana proses ideal dalam

Digital Library:a. Promosi

• Promosi tiap awal tahun pada mahasiswa baru.• Media promosi dipasang di tempat-tempat strategis.• Stiker-stiker kecil dipasang di kaca mobil.• Disediakan pelatihan promosi bagi pihak marketing

b. Integrasi Data• Buku-buku yang keluar-masuk perpustakaan harus di

data pada situs.c. Otomasi Perpustakaan

• Digunakan sistem database terintegrasi



3. Problem analysis

4. Idea generation


6. Implementation


Hasil Analisis

Tools Hasil AnalisisPerformance matrix

Customer Service, Integrasi Data, Back Up Data, Maintenance Situs, Promosi Situs adalah proses-proses yang harus ditingkatkan.

Cross functional flowchart

Proses bisnis dalam Digital Library melewati berbagai unit: Pengadaan barang, developer, marketing hingga ke user.

Check sheet Kurangnya promosi merupakan penyebab utama rendahnya performa Digital Library.

Cause and effect chart

Metode yang kurang tepat dalam hal promosi menjadi penyebab sedikitnya pengunjung yang memakai situs ini.

Brainstorming Dari brainstorming, muncullah beragam penyebab dan solusi yang mungkin untuk mengatasi sedikitnya pengguna situs ini yang kemudian digunakan untuk membantu melengkapi cause and effect chart dan idealizing.

Idealizing - Promosi yang ideal bisa dilakukan dengan cara promosi tiap awal tahun kepada mahasiswa baru, penyebaran iklan-iklan di tempat yang strategis, stiker-stiker kecil yang ditempel di mobil

- Integrasi Data yang ideal dilakukan dengan menambah fitur seperti buku yang telah dipinjam pengunjung bisa diketahui melalui katalog

Saran Perbaikan

1. Proses Bisnis Utamaa. Customer Service :

• Layanan terhadap pelanggan perlu ditingkatkan.• Melayani pelanggan sebagai pelanggan yang berbeda

karena kebutuhan mereka berbeda-beda. • Demikian juga untuk after-sale service, pihak

perpustakaan bisa merespon langsung komplain pelanggan. Kemudian memberikan solusi untuk masalah mereka.

Saran Perbaikan

2. Proses Bisnis Pendukunga. Integrasi Data :

• Buruknya integrasi menjadi salah satu penyebab pengunjung tidak mau menggunakan situs ini.

• Integrasi harus benar-benar bagus, sehingga pelanggan bisa merasa puas, hemat waktu, efektif dan efisien.

b. Promosi Digital Library : • Ini adalah pintu gerbang dimana “orang baru” mulai

tertarik dengan menggunakan situs ini. • Perlu cara atau metode yang bagus disesuaikan dengan

target promosi.

PENUTUP

Kesimpulan

• Perpustakaan ITS adalah sebuah perpustakaan yang besar yang memerlukan Digital Library.

• Digital Library harus meningkatkan pelayanannya kepada pengguna perpustakaan secara umum, langsung atau tidak langsung.

• Integrasi antara perpustakaan dengan Digital Library harus benar-benar bagus agar pelayanan maksimal.

• Digital Library harus berusaha mewujudkan visi perpustakaan untuk menjadi pusat sumber belajar (Learning Resource Center) yang berbasis teknologi informasi.

Saran

• Banyak sekali keunggulan yang dimiliki Digital Library, namun akibat buruknya integrasi serta metode promosi yang kurang tepat menjadi penyebab kurangnya kinerja dari Digital Library. Oleh karena itu, perlu adanya perubahan pada kedua proses tersebut sehingga pengunjung lebih senang dan percaya menggunakan Digital Library.

Sekian,

Terima Kasih

Analis:

Rama Catur APP 5207 100 077Zinzia Shavira PH 5207 100 089Oddy Virgantara 5207 100 091Arief Rakhman 5207 100 092

http://library.its.ac.id/http://digilib.its.ac.id/





Analisis Proses Bisnis Digital Library ITS

Education

Transcript of Analisis Proses Bisnis Digital Library ITS