ANALISA PROSES BISNIS -...

26
ANALISA PROSES BISNIS

Transcript of ANALISA PROSES BISNIS -...

Page 1: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

ANALISA PROSES BISNIS

Page 2: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Pertemuan 12:

Tools for ImprovementCredit to. Mahendrawati ER, Ph.D.

Page 3: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

1. Business Process Re-engineering

2. Benchmarking

Outline Materi 12

Page 4: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Benchmarking

12

Page 5: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Definisi dan Konsep

Merupakan pencarian secara berkesinambungandan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitifyang unggul (Gregory H. Watson).

Proses pengukuran secara terus-menerus atasproduk, jasa dan tata cara kita, terhadap pesaingyang terkuat atau badan usaha lain yang dikenalsebagai yang terbaik (David Kearns)

Page 6: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Definisi dan Konsep

Jika sebuah organisasi ingin melakukan Benchmarking, membutuhkan kesiapan “fisik” dan “mental”

Fisik berarti, membutuhkan kesiapan sumber daya manusia serta teknologi yang matang untuk dapat melakukan benchmarking secara akurat

Mental berarti, pihak manajemen perusahaan harus siap jika dalam proses pembandingan ditemukan bahwa kesenjangan antara perusahaan dengan pesaing cukup tinggi.

Page 7: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Benchmarking vs Competitive

Benchmarking

Melihat pada proses Memeriksa bagaimana sesuatu Dapat membandingkan dengan

industri lainnya Penelitian membagi hasil untuk

manfaat bersama Dapat tidak kompetitif Membagi informasi Kemitraan Kerjasama/ Interdependen Dipergunakan untuk mencapai

tujuan perbaikan Tujuan berupa pengetahuan

proses Fokus pada kebutuhan pelanggan

Analisis Persaingan

Melihat pada hasil

Memeriksa apa yang telah terjadi dan

dikerjakan

Perbandingan di dalam industri

Penelitian tanpa membagi hasil

Selalu kompetitif

Rahasia

Tersendiri

Mandiri

Dipergunakn untuk memeriksa

persaingan

Tujuan berupa pengetahuan tentang

industri

Fokus pada kebutuhan perusahaan

Page 8: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Alasan melakukan Benchmarking

Membantu organisasi untuk memahami dan mengembangkan sikap yang kritis terhadap proses bisnisnya

Mendorong adanya proses pembelajaran secara aktif dalam organisasi

Organisasi dapat menemukan sumber daya baru untuk peningkatan dan perbaikan cara mengerjakan pekerjaan

Memiliki referensi untuk pengukuran kinerja

Page 9: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Manfaat Benchmarking

1. Perubahan BudayaMemungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kinerjabaru yang realisitis, berperan meyakinkan setiap orang dalamorganisasi akan kredibilitas target

2. Perbaikan KinerjaMembantu perusahan mengetahui adanya gap-gap tertentudalam kinerja dan untuk memilih proses yang akan diperbaiki

3. Peningkatan Kemampuan Sumber Daya ManusiaMemberikan dasar bagi pelatihan

Karyawan menyadari adanya gap antara yang mereka kerjakandengan apa yang dikerjakan karyawan lain diperusahaan lain.

Keterlibatan karyawan dalam memecahkan permasalahan sehinggakaryawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan

Page 10: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Tipe Benchmarking

Tipe benchmarking dibagi menjadi dua, berdasarkan :

• Dibandingkan dengan SIAPA

• Internal Benchmarking• Competitive Benchmarking• Functional Benchmarking• Generic Benchmarking

• Dibandingkan dengan APA

• Performance Benchmarking• Process Benchmarking• Strategic Benchmarking

Page 11: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Comparing against WHOM?

Internal Benchmarking

• Proses membandingkan dengan bagian yang terbaik dalam INTERNAL perusahaan

Competitive Benchmarking

• Membandingkan dengan pesaing

Funtional Benchmarking

• Mencoba membandingkan fungsi/proses/departemen dengan organisasi lain yang berada di berbagai industri

Generic Benchmarking

• Membandingkan dengan proses bisnis fundamental yang cenderung sama di setiap industri

Page 12: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Comparing WHAT?

Performance Benchmarking

• Melakukan perbandingan dengan pengukuran kinerja di organisasi lain. Contoh, dalam olahraga, kita perlu tahu setinggi apa jarak lompat yang perlu dicapai.

Process Benchmarking

• Membandingkan dengan bagaimana seharusnya proses bisnis dijalankan. Contoh, bagaimana cara melompat, peralatan yang digunakan.

Strategic Benchmarking

• Membandingkan keputusan strategis jangka panjang. Contoh, bidang lompat apa yang akan dipilih.

Page 13: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Etika dan Hukum dalam Benchmarking

Panduan etika• “Do to your benchmarking partners as you want them to do to you”

• Ketika organisasi ragu untuk menentukan apakah hal yang akan dilakukan legal atau tidak, maka jangan dilakukan

Berhati-hati jika proses benchmarking melibatkan supplier, konsumen atau kompetitor

Ketika benchmarking dilakukan dengan kompetitor, prosesnya jangan berfokus pada :

• Kebijakan harga atau pemberian harga

• Strategi pemasaran

• Kapasitas produk

• Standar produk

Page 14: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Benchmarking Study

Pelajari dan pahami proses bisnis dalam organisasi

Temukan partner benchmarking

Pelajari proses bisnis yang ada pada partner benchmarking

Analisa perbedaan

Implementasikan pengembangan berdasarkan pada apa yang berhasil dipelajari dari partner benchmarking

Page 15: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Tahapan Benchmarking

1. Perencanaan

2.

Pencarian

3.

Pengamatan

4.

Analisa

5.

Adaptasi

Page 16: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Tahap Benchmarking1. Perencanaan

Pilih proses bisnis yang akan dibandingkan

Bentuk tim benchmarking

Pahami dan dokumentasikan proses yang akan dibandingkan

Tetapkan ukuran/indikator kinerja untuk proses

Page 17: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Tahapan Benchmarking2. Pencarian

Kumpulkan daftar kriteria yang diharapkan dari partner benchmarking

• Lokasi geografis, ukuran, teknologi yang digunakan, jenis industrinya, struktur dan organisasi

Cari kandidat partner benchmarking

Bandingkan antar masing-masing kandidat dan pilih satu partner

Menghubungi partner terpilih dan minta persetujuan mereka untuk berpartisipasi

Page 18: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Tahapan Benchmarking3. Pengamatan

Identifikasi informasi yang dibutuhkan dan sumbernya

Pilih metode serta alat untuk mengumpulkan data dan informasi

Jalankan pengumpulan data

Page 19: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Cara pengumpulan Data

1. Riset in-houseMelakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendirimaupun informasi yang ada di publik

2. Riset Pihak KetigaMembiayai kegiatan benchmarking yang akan dilakukan olehperusahaan surveyor

3. Pertukaran LangsungPertukaran informasi secara langsung dapat dilakukan melaluikuesioner, survei melalui telepon, dll

4. Kunjungan LangsungMelakukan kunjungan ke lokasi mitra benchmarking (cara ini dianggapyang paling efektif )

Page 20: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Tahapan Benchmarking4. Analisa

Urutkan data dan informasi yang terkumpul

Lakukan pengendalian kualitas terhadap data dan informasi

Normalisasi data penyesuaian dengan kondisi yang benar-benar berbeda

Identifikasi kesenjangan (gaps) dalam level kinerja

Page 21: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Tahapan Benchmarking5. Adaptasi

Deskripsikan proses yang ideal dan simpulkan tindakan peningkatan yang harus dilakukan

Tetapkan target peningkatan

Kembangkan rencana implementasi, jalankan rencana tersebut, dan awasi pelaksanannya

Tulis laporan akhir

Page 22: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Syarat Kesuksesan Benchmarking

Kemauan dan komitmen

Keterkaitan tujuan strategis

Tujuan untuk menjadi yang terbaik, bukan hanya untuk perbaikan

Terbuka terhadap ide-ide

Pemahaman terhadap proses, produk ataupun jasa

Dokumentasi proses

Keterampilan analisa proses, riset, komunikasi dan pembentukan tim

Page 23: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Hambatan Kesuksesan Benchmarking

1. Fokus InternalOrganisasi terlalu berfokus pada internal dan megabaikan kenyataan bahwa proses yang terbaik dalam kelasnya dapat menghasilkan efisiensi yang jauh lebih tinggi, maka visi organisasi menjadi sempit.

2. Tujuan Benchmarking Terlalu LuasBenchmarking membutuhkan tujuan yang lebih spesifik danberorientasi pada bagaimana (proses), bukan pada apa (hasil)

3. Jadwal Yang Tidak RealistisBenchmarking membutuhkan kesabaran, karena merupakan proses keterlibatan yang membutuhkan waktu. Sedangkan jadwal yang terlampau lama juga tidak baik, karena mungkin terjadi kesalahandalam pelaksanaannnya.

Page 24: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Hambatan

4. Komposisi Tim Yang Kurang TepatPerlu pelibatan terhadap orang-orang yang berhubungan danmenjalankan proses organisasi sehari-hari dalam pelaksanaanbenchmarking

5. Bersedia Menerima “OK-in-Class”Seringkali organisasi bersedia memilih mitra yang bukan terbaikdalam kelasnya.

Hal ini dikarenakan :- Yang terbaik di kelasnya tidak berminat untuk berpartisipasi- Riset mengidentifikasi mitra yang keliru- Perusahaan benchmarking malas berusaha dan hanya memilihmitra yang lokasinya dekat

6. Penekanan Yang Tidak TepatTim terlalu memaksakan aspek pengumpulan dan jumlah data. Padahal aspek yang paling penting adalah poses itu sendiri.

Page 25: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

Hambatan

7. Kurang peka Terhadap MitraMitra Benchmarking memberikan akses untuk mengamati

prosesnya dan juga menyediakan waktu dan personilnya, kuncinyauntuk membantu proses benchmarking kepada organisasi sehinggamereka harus dihormati dan dihargai

8. Dukungan Manajemen Puncak Yang TerbatasDukungan total dari manajemen puncak dibutuhkan untuk

memulai benchmarking, membantu tahap persiapan dan menjamintercapainya manfaat yang dijanjikan.

Page 26: ANALISA PROSES BISNIS - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/Pertemuan_12__Benchmarking.pdf · ANALISA PROSES BISNIS. Pertemuan 12: Tools for Improvement Credit to. Mahendrawati

😉 terima kasih 😉