ANALISA PROSES BISNIS -...
Transcript of ANALISA PROSES BISNIS -...
ANALISA PROSES BISNIS
Pertemuan 12:
Tools for ImprovementCredit to. Mahendrawati ER, Ph.D.
1. Business Process Re-engineering
2. Benchmarking
Outline Materi 12
Benchmarking
12
Definisi dan Konsep
Merupakan pencarian secara berkesinambungandan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitifyang unggul (Gregory H. Watson).
Proses pengukuran secara terus-menerus atasproduk, jasa dan tata cara kita, terhadap pesaingyang terkuat atau badan usaha lain yang dikenalsebagai yang terbaik (David Kearns)
Definisi dan Konsep
Jika sebuah organisasi ingin melakukan Benchmarking, membutuhkan kesiapan “fisik” dan “mental”
Fisik berarti, membutuhkan kesiapan sumber daya manusia serta teknologi yang matang untuk dapat melakukan benchmarking secara akurat
Mental berarti, pihak manajemen perusahaan harus siap jika dalam proses pembandingan ditemukan bahwa kesenjangan antara perusahaan dengan pesaing cukup tinggi.
Benchmarking vs Competitive
Benchmarking
Melihat pada proses Memeriksa bagaimana sesuatu Dapat membandingkan dengan
industri lainnya Penelitian membagi hasil untuk
manfaat bersama Dapat tidak kompetitif Membagi informasi Kemitraan Kerjasama/ Interdependen Dipergunakan untuk mencapai
tujuan perbaikan Tujuan berupa pengetahuan
proses Fokus pada kebutuhan pelanggan
Analisis Persaingan
Melihat pada hasil
Memeriksa apa yang telah terjadi dan
dikerjakan
Perbandingan di dalam industri
Penelitian tanpa membagi hasil
Selalu kompetitif
Rahasia
Tersendiri
Mandiri
Dipergunakn untuk memeriksa
persaingan
Tujuan berupa pengetahuan tentang
industri
Fokus pada kebutuhan perusahaan
Alasan melakukan Benchmarking
Membantu organisasi untuk memahami dan mengembangkan sikap yang kritis terhadap proses bisnisnya
Mendorong adanya proses pembelajaran secara aktif dalam organisasi
Organisasi dapat menemukan sumber daya baru untuk peningkatan dan perbaikan cara mengerjakan pekerjaan
Memiliki referensi untuk pengukuran kinerja
Manfaat Benchmarking
1. Perubahan BudayaMemungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kinerjabaru yang realisitis, berperan meyakinkan setiap orang dalamorganisasi akan kredibilitas target
2. Perbaikan KinerjaMembantu perusahan mengetahui adanya gap-gap tertentudalam kinerja dan untuk memilih proses yang akan diperbaiki
3. Peningkatan Kemampuan Sumber Daya ManusiaMemberikan dasar bagi pelatihan
Karyawan menyadari adanya gap antara yang mereka kerjakandengan apa yang dikerjakan karyawan lain diperusahaan lain.
Keterlibatan karyawan dalam memecahkan permasalahan sehinggakaryawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan
Tipe Benchmarking
Tipe benchmarking dibagi menjadi dua, berdasarkan :
• Dibandingkan dengan SIAPA
• Internal Benchmarking• Competitive Benchmarking• Functional Benchmarking• Generic Benchmarking
• Dibandingkan dengan APA
• Performance Benchmarking• Process Benchmarking• Strategic Benchmarking
Comparing against WHOM?
Internal Benchmarking
• Proses membandingkan dengan bagian yang terbaik dalam INTERNAL perusahaan
Competitive Benchmarking
• Membandingkan dengan pesaing
Funtional Benchmarking
• Mencoba membandingkan fungsi/proses/departemen dengan organisasi lain yang berada di berbagai industri
Generic Benchmarking
• Membandingkan dengan proses bisnis fundamental yang cenderung sama di setiap industri
Comparing WHAT?
Performance Benchmarking
• Melakukan perbandingan dengan pengukuran kinerja di organisasi lain. Contoh, dalam olahraga, kita perlu tahu setinggi apa jarak lompat yang perlu dicapai.
Process Benchmarking
• Membandingkan dengan bagaimana seharusnya proses bisnis dijalankan. Contoh, bagaimana cara melompat, peralatan yang digunakan.
Strategic Benchmarking
• Membandingkan keputusan strategis jangka panjang. Contoh, bidang lompat apa yang akan dipilih.
Etika dan Hukum dalam Benchmarking
Panduan etika• “Do to your benchmarking partners as you want them to do to you”
• Ketika organisasi ragu untuk menentukan apakah hal yang akan dilakukan legal atau tidak, maka jangan dilakukan
Berhati-hati jika proses benchmarking melibatkan supplier, konsumen atau kompetitor
Ketika benchmarking dilakukan dengan kompetitor, prosesnya jangan berfokus pada :
• Kebijakan harga atau pemberian harga
• Strategi pemasaran
• Kapasitas produk
• Standar produk
Benchmarking Study
Pelajari dan pahami proses bisnis dalam organisasi
Temukan partner benchmarking
Pelajari proses bisnis yang ada pada partner benchmarking
Analisa perbedaan
Implementasikan pengembangan berdasarkan pada apa yang berhasil dipelajari dari partner benchmarking
Tahapan Benchmarking
1. Perencanaan
2.
Pencarian
3.
Pengamatan
4.
Analisa
5.
Adaptasi
Tahap Benchmarking1. Perencanaan
Pilih proses bisnis yang akan dibandingkan
Bentuk tim benchmarking
Pahami dan dokumentasikan proses yang akan dibandingkan
Tetapkan ukuran/indikator kinerja untuk proses
Tahapan Benchmarking2. Pencarian
Kumpulkan daftar kriteria yang diharapkan dari partner benchmarking
• Lokasi geografis, ukuran, teknologi yang digunakan, jenis industrinya, struktur dan organisasi
Cari kandidat partner benchmarking
Bandingkan antar masing-masing kandidat dan pilih satu partner
Menghubungi partner terpilih dan minta persetujuan mereka untuk berpartisipasi
Tahapan Benchmarking3. Pengamatan
Identifikasi informasi yang dibutuhkan dan sumbernya
Pilih metode serta alat untuk mengumpulkan data dan informasi
Jalankan pengumpulan data
Cara pengumpulan Data
1. Riset in-houseMelakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendirimaupun informasi yang ada di publik
2. Riset Pihak KetigaMembiayai kegiatan benchmarking yang akan dilakukan olehperusahaan surveyor
3. Pertukaran LangsungPertukaran informasi secara langsung dapat dilakukan melaluikuesioner, survei melalui telepon, dll
4. Kunjungan LangsungMelakukan kunjungan ke lokasi mitra benchmarking (cara ini dianggapyang paling efektif )
Tahapan Benchmarking4. Analisa
Urutkan data dan informasi yang terkumpul
Lakukan pengendalian kualitas terhadap data dan informasi
Normalisasi data penyesuaian dengan kondisi yang benar-benar berbeda
Identifikasi kesenjangan (gaps) dalam level kinerja
Tahapan Benchmarking5. Adaptasi
Deskripsikan proses yang ideal dan simpulkan tindakan peningkatan yang harus dilakukan
Tetapkan target peningkatan
Kembangkan rencana implementasi, jalankan rencana tersebut, dan awasi pelaksanannya
Tulis laporan akhir
Syarat Kesuksesan Benchmarking
Kemauan dan komitmen
Keterkaitan tujuan strategis
Tujuan untuk menjadi yang terbaik, bukan hanya untuk perbaikan
Terbuka terhadap ide-ide
Pemahaman terhadap proses, produk ataupun jasa
Dokumentasi proses
Keterampilan analisa proses, riset, komunikasi dan pembentukan tim
Hambatan Kesuksesan Benchmarking
1. Fokus InternalOrganisasi terlalu berfokus pada internal dan megabaikan kenyataan bahwa proses yang terbaik dalam kelasnya dapat menghasilkan efisiensi yang jauh lebih tinggi, maka visi organisasi menjadi sempit.
2. Tujuan Benchmarking Terlalu LuasBenchmarking membutuhkan tujuan yang lebih spesifik danberorientasi pada bagaimana (proses), bukan pada apa (hasil)
3. Jadwal Yang Tidak RealistisBenchmarking membutuhkan kesabaran, karena merupakan proses keterlibatan yang membutuhkan waktu. Sedangkan jadwal yang terlampau lama juga tidak baik, karena mungkin terjadi kesalahandalam pelaksanaannnya.
Hambatan
4. Komposisi Tim Yang Kurang TepatPerlu pelibatan terhadap orang-orang yang berhubungan danmenjalankan proses organisasi sehari-hari dalam pelaksanaanbenchmarking
5. Bersedia Menerima “OK-in-Class”Seringkali organisasi bersedia memilih mitra yang bukan terbaikdalam kelasnya.
Hal ini dikarenakan :- Yang terbaik di kelasnya tidak berminat untuk berpartisipasi- Riset mengidentifikasi mitra yang keliru- Perusahaan benchmarking malas berusaha dan hanya memilihmitra yang lokasinya dekat
6. Penekanan Yang Tidak TepatTim terlalu memaksakan aspek pengumpulan dan jumlah data. Padahal aspek yang paling penting adalah poses itu sendiri.
Hambatan
7. Kurang peka Terhadap MitraMitra Benchmarking memberikan akses untuk mengamati
prosesnya dan juga menyediakan waktu dan personilnya, kuncinyauntuk membantu proses benchmarking kepada organisasi sehinggamereka harus dihormati dan dihargai
8. Dukungan Manajemen Puncak Yang TerbatasDukungan total dari manajemen puncak dibutuhkan untuk
memulai benchmarking, membantu tahap persiapan dan menjamintercapainya manfaat yang dijanjikan.
😉 terima kasih 😉