Alfresco enables Aquafin to grow as a process driven organisation.

04-10-2013

Marc Hofkens

Alfresco laat Aquafin groeien als procesgerichte organisatie

Agenda

• Aquafin in het kort

• Bedrijfsprocessen

• Alfresco

• Case Kennisbank

• Case Operationele infrastructuur

• Lessons learned

04-10-2013 • Aquafin partner for all wastewater projects

http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&docid=Q7MaMg_A6iO9YM&tbnid=pb6LGS8Je6R7CM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.aquafin.be/nl/indexb.php?n=9&e=43&s=48&ei=xd1NUsDKG-ij0QXMiYCoAw&psig=AFQjCNGrqU_Tn4WvqPz_MFmcmlUWRWSXfA&ust=1380920615706011

http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&docid=Q7MaMg_A6iO9YM&tbnid=pb6LGS8Je6R7CM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.aquafin.be/nl/indexb.php?n=9&e=43&s=48&ei=xd1NUsDKG-ij0QXMiYCoAw&psig=AFQjCNGrqU_Tn4WvqPz_MFmcmlUWRWSXfA&ust=1380920615706011

3

Aquafin in het kort


OPDRACHTVLAAMSE

GEWEST

Aanbod Vlaamse

gemeenten

Aanbodindustrie

binnenland

Aanbodoverhedenbedrijven

buitenland


Rioolwaterzuivering in

Vlaanderen

OPDRACHTVLAAMSE

GEWEST

5

Uitbouw en beheer

• Projecten in portefeuille einde juni 2011

2.182 projecten opgeleverd

320 projecten gegund en aanbesteed

987 projecten in ontwerp

OPDRACHTVLAAMSE

GEWEST


6

Uitbouw en beheer

•Infrastructuur in beheer einde juni 2011

4.808 km leidingen

1.170 pompstations en bergbezinkingsbekkens

251 zuiveringsinstallaties

OPDRACHTVLAAMSE

GEWEST

94,7% van de zuiveringsinstallaties voldeden in 2010 aan alle normen


7

Dagelijks beheer

Visie-ontwikkeling

optimaal beheerVisie-ontwikkeling

optimale uitbouw

Uitvoering

projecten

BEHEER

UITBOUW

Aanbod Vlaamse

gemeentenDiensten op maat van de

gemeente

Inventarisatie

Contacten burger


8

Bedrijfswater in ervaren handenAanbodindustrie

binnenland

Aquaplus100% dochter Aquafin

• Ontwerp en modelleringRioleringsprojecten

•Ontwerp en projectmanagement

• Exploitatie en onderhoud

•Opleiding en trainingWaterzuivering

•Voorbehandeling

•Gisting, Droging

•Verbranding Slibverwerking

•Hergebruik afvalwaterstromen bedrijf

•Goedkoop afnemen van gezuiverd huishoudelijk afvalwater

Hergebruik effluent


9

Gespecialiseerde kennis

Aanbod

overheden

bedrijvenbuitenland

Aquaplus100% dochter Aquafin

• Nog nodige projecten

• Optimale volgordeMasterplanning

• Instrumenten voor maatwerkAsset management

• Ontwerp en modelleringRioleringsprojecten

• Ontwerp en projectmanagement, exploitatie en onderhoud, opleiding en training

Waterzuivering

• Voorbehandeling, gisting, droging, verbrandingSlibverwerking


10

Agenda



• Alfresco

• Case Kennisbank


• Lessons learned


11

Bedrijfsprocessen


12

Hoofdprocessen


13

Voorbeeld detailuitwerking


14

Aan de slag

Processen zijn soms

net van die fitness toestellen.

Het hebben ervan heeft geen zin,

je moet ze ook gebruiken.

www.Procesje.nl


15

Agenda



• Alfresco

• Case Kennisbank


• Lessons learned


16

Alfresco - positionering

• Xenit als technische Alfresco-partner

2012

• DM / Digitale bibliotheek

• Centraal beheren van bestanden

• Beschikbaar voor gans de organisatie

• Share als enige interface / Web-applicatie

• Deelproject van IT-roadmap, vernieuwingsprogramma

2013

• Projectsite (project samenwerking)


17

Agenda



• Alfresco

• Case Kennisbank

>>> Demo


• Lessons learned


http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=qKCpdZuheGfjEM&tbnid=3B0Vpsq0T9hN1M:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.eigenpaard.nl/kennisbank.aspx&ei=hthNUob2AeiU0QW8sYDIDw&psig=AFQjCNHvSqQEbqRMUbXH-ZP5z1i1MicYBg&ust=1380919756506304

http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=qKCpdZuheGfjEM&tbnid=3B0Vpsq0T9hN1M:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.eigenpaard.nl/kennisbank.aspx&ei=hthNUob2AeiU0QW8sYDIDw&psig=AFQjCNHvSqQEbqRMUbXH-ZP5z1i1MicYBg&ust=1380919756506304

18

Case Kennisbank

Domein Kennis en Informatie

• 3000 bestanden

• Referentiedocumenten – up-to-date

• Beperkt aantal beheerders – vele gebruikers

• Ook toegang externe partners

Verloop

• Project als ‘hefboom’ voor bewustwording ‘procesgericht’

• Migratie

• Share functioneel ‘rijker’ maken


19

Case Kennisbank

Tonen functionaliteit

• Indeling folderstructuur

1° Bedrijfsprocessen – vast

2° Onderwerpen – vrij

• Rechten beheren via metadata / externe toegang

• Relevant houden van de info

• Workflow opmerking

• Basis Document Lifecycle (#versies, revisie, verwijderdatum)

• Relevantie (telling bekeken/afgeladen)

• Links

• 2 documenttypes : standaard – technische handleiding


http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=PsSarre-Iu0wOM&tbnid=AKi_AQql_CBILM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.edurite.com/kbase/11-organ-systems-of-the-human-body&ei=4ltOUpqFK-q60QWM24DoAg&bvm=bv.53537100,d.d2k&psig=AFQjCNElGMugyN6QnuVARyD-nZ01Gv5F6w&ust=1380953394680368


20

Case Kennisbank


21

Case Kennisbank


22

Case Kennisbank


23

Agenda



• Alfresco

• Case Kennisbank


>>> Demo

• Lessons learned


http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=IBOq3__nEzRnHM&tbnid=4fHf2LSNZM7vaM:&ved=0CAUQjRw&url=http://vlaming.skynetblogs.be/archive/2005/06/28/geo-vlaanderen.html&ei=6ddNUt_HKYiH0AWg24FI&psig=AFQjCNFPJrmscBswJpElSOdTc37ZAdXa6g&ust=1380919644918510

http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=IBOq3__nEzRnHM&tbnid=4fHf2LSNZM7vaM:&ved=0CAUQjRw&url=http://vlaming.skynetblogs.be/archive/2005/06/28/geo-vlaanderen.html&ei=6ddNUt_HKYiH0AWg24FI&psig=AFQjCNFPJrmscBswJpElSOdTc37ZAdXa6g&ust=1380919644918510

24

Case Operationele Infrastructuur

Domein Assets basisdocumentatie

• 125.000 bestanden

• Transparante en consistente structuur

• Verschillende groepen beheerders

• Diversiteit aan documenten

• Ook toegang externe partners

• Zoeken relevant houden

Verloop

• Migratie

• Nadruk op efficiënt beheer, juist mogelijk consistente opbouw


25


Tonen functionaliteit (anders /bijkomend)

• Indeling folderstructuur

• Automatisch aangemaakt vanuit MasterDataManagement

• Geografisch - Bedrijfsprocessen – Onderwerpen - ... vrij

• Meta-data en Categorie automatisch toegekend

• Zoeken functioneel verrijken

• Eenvoudig in context

• Aparte zoekopdrachten op maat

• Extra kolommen volgens typedocument / export resultaat in csv-bestand

• Geselecteerde bestanden exporteren in zip-file

• Inbox

• Scan-integratie

• In bulk editeren

• Editeren in één gecombineerd lijst/view/details

• Vanuit 1 plaats distribueren

• Extractie uit naam voor welbepaalde metadata




26



27



28



29



30

Agenda



• Alfresco

• Case Kennisbank


• Lessons learned


http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=gplMMyxmtlZVmM&tbnid=E0wtHlwzqmfJBM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.cmpa-acpm.ca/cmpapd04/docs/ela/goodpracticesguide/pages/adverse_events/Quality_improvement/learning_from_near_misses-e.html&ei=EddNUtiMPJD30gXppIDQBA&bvm=bv.53537100,d.d2k&psig=AFQjCNHJU9a-139vYQyHfh8_R1cxinBb3Q&ust=1380919348052636

http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=gplMMyxmtlZVmM&tbnid=E0wtHlwzqmfJBM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.cmpa-acpm.ca/cmpapd04/docs/ela/goodpracticesguide/pages/adverse_events/Quality_improvement/learning_from_near_misses-e.html&ei=EddNUtiMPJD30gXppIDQBA&bvm=bv.53537100,d.d2k&psig=AFQjCNHJU9a-139vYQyHfh8_R1cxinBb3Q&ust=1380919348052636

31

Lessons Learned

• Veranderingsmanagement

• Tijd investeren om iedereen mee te hebben

• Betrokkenheid organisatie bewaken

• Share – early adaptor …gewenste functionaliteit kopiëren uit

community-edition (evenwicht zoeken)

• Migraties

• steeds onderschatting doortijd en werklast

• Klassiek DM-project – nu een stabiele basisinfrastructuur

• Goeie metadata belangrijk (ifv terugvinden)

• Vlotte integratie bij creatie en ontvangst , dit loont

• Document security is belangrijk

• Dankszij automatisatie wordt integratie mogelijk

• Bv. Knelpunten

• ...


32

Lessons Learned

• Procesgerichte uitwerking

• Win-win voor IT-project en organisatie

• Informatiestructuur

• Stabiel

• Consensus kader is reeds vooraf bereikt

• Focus op organisatie ipv eigen dienst

• bv vroeger Kennisbank directie infrastructuur

nu Kennis en Informatie - Aquafin

• Evangelisatie van de processen heeft projecttijd gekost

=> Uiteindelijk een logische keuze


33

Aanvullend

• Aankopenfacturen

• Automatische archivering documenten met bijhorende metadata

• Kenmerken

• CMIS

• ESB-implementatie

• Project afgerond

• OP-Projecten – Sites

• Samenwerken in projectteam (ook externe partijen)

• + 5000 projecten – uniforme werking afdwingen

• Project deels opgeleverd

• Uitwerking ‘Oplevering Project’


http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=2OxWAO_GAcxh5M&tbnid=L6X73aEOjNr4rM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.gettyicons.com/gratis-iconen/101/map-icon-set/gratis-factuur-map-icon-png/&ei=3tVNUu7lMPSM0wWn4YGgCA&psig=AFQjCNFADrDr-QziI8scfeCRzU3569pdUg&ust=1380919094489387

http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=2OxWAO_GAcxh5M&tbnid=L6X73aEOjNr4rM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.gettyicons.com/gratis-iconen/101/map-icon-set/gratis-factuur-map-icon-png/&ei=3tVNUu7lMPSM0wWn4YGgCA&psig=AFQjCNFADrDr-QziI8scfeCRzU3569pdUg&ust=1380919094489387

http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=ejKqyVyDjnwDBM&tbnid=V-l5FPb8JbL8sM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.noble-risedesign.com/services.html&ei=iNZNUtvCFoqK1AWuxIDQCA&bvm=bv.53537100,d.d2k&psig=AFQjCNHhGny3aIGe51SvO8ysngaaAPyLvw&ust=1380919236297845

http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=ejKqyVyDjnwDBM&tbnid=V-l5FPb8JbL8sM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.noble-risedesign.com/services.html&ei=iNZNUtvCFoqK1AWuxIDQCA&bvm=bv.53537100,d.d2k&psig=AFQjCNHhGny3aIGe51SvO8ysngaaAPyLvw&ust=1380919236297845

34

Einde


http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=9cTQXUP3pUfCKM&tbnid=gtz5kOx0oKw2lM:&ved=0CAUQjRw&url=http://nlblogs.vmware.com/Technologie/96&ei=VI5MUpq4EpCl0wWQ0ICYCA&psig=AFQjCNG8PFINZXj5Bnqi5DG-wU1IVfGa8A&ust=1380835256147547

http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=9cTQXUP3pUfCKM&tbnid=gtz5kOx0oKw2lM:&ved=0CAUQjRw&url=http://nlblogs.vmware.com/Technologie/96&ei=VI5MUpq4EpCl0wWQ0ICYCA&psig=AFQjCNG8PFINZXj5Bnqi5DG-wU1IVfGa8A&ust=1380835256147547

https://www.google.be/imgres?imgurl&imgrefurl=http://rightreactions.blogspot.com/2011_12_01_archive.html&h=0&w=0&sz=1&tbnid=tF1eMfazIMI9HM&tbnh=200&tbnw=252&zoom=1&docid=Wlxiy6PKEdOLjM&ei=no5MUqatEMOx0AXs5YHoCw&ved=0CAEQsCU

https://www.google.be/imgres?imgurl&imgrefurl=http://rightreactions.blogspot.com/2011_12_01_archive.html&h=0&w=0&sz=1&tbnid=tF1eMfazIMI9HM&tbnh=200&tbnw=252&zoom=1&docid=Wlxiy6PKEdOLjM&ei=no5MUqatEMOx0AXs5YHoCw&ved=0CAEQsCU

Alfresco enables Aquafin to grow as a process driven organisation.

Documents

Transcript of Alfresco enables Aquafin to grow as a process driven organisation.