ACTS 教会管理系统版本...

ACTS 教会管理系统(版本 1.1.0)使用者手册

编辑: Barry Leung更新日期: 2013-11-05

ACTS 教会管理系统使用者手冊 1

目錄 1 首次安装设定.................................................................................................................................4

1.1 安装 .......................................................................................................................................4 1.2 基本设定.................................................................................................................................5 1.3 自定选项.................................................................................................................................8 1.4 汇入其他系统资料.................................................................................................................9

2 会众...............................................................................................................................................10 2.1 会众功能及版面介绍...........................................................................................................10 2.2 新增会众................................................................................................................................11 2.3 自定义会众资料栏...............................................................................................................12 2.4 停用会众...............................................................................................................................13 2.5 汇入会众...............................................................................................................................14 2.6 汇出会众资料.......................................................................................................................15 2.7 列印会众证...........................................................................................................................16 2.8 列印会众标签.......................................................................................................................17

3 会众群组.......................................................................................................................................18 3.1 会众群组功能及版面介绍...................................................................................................18 3.2 新增群组及成员...................................................................................................................21 3.3 停用群组或成员...................................................................................................................22

4 聚会...............................................................................................................................................23 4.1 聚会功能及版面介绍...........................................................................................................23 4.2 新增聚会...............................................................................................................................24 4.3 复制聚会...............................................................................................................................25 4.4 出席点到...............................................................................................................................26 4.5 出席记录报表.......................................................................................................................29

5 场地...............................................................................................................................................30 5.1 场地功能及版面介绍...........................................................................................................30 5.2 定义场地及设备...................................................................................................................30 5.3 场地申请功能及版面介绍...................................................................................................30 5.4 新增场地申请.......................................................................................................................30 5.5 批核场地申请.......................................................................................................................30 5.6 场地申请报表.......................................................................................................................30 5.7 Webtool 网上场地申请.........................................................................................................30 5.8 电邮提示...............................................................................................................................30

6 奉献及收据...................................................................................................................................31 6.1 功能及版面介绍...................................................................................................................31 6.2 新增收据...............................................................................................................................32 6.3 批核收据...............................................................................................................................32 6.4 列印收据...............................................................................................................................32 6.5 列印奉献证明书...................................................................................................................32 6.6 网上检查个人奉献及收据...................................................................................................32 6.7 电邮收据...............................................................................................................................32


7 会计财务.......................................................................................................................................33 7.1 会计帐户功能及版面介绍...................................................................................................34 7.2 新增会计帐户.......................................................................................................................35 7.3 传票功能及版面介绍...........................................................................................................36 7.4 新增传票...............................................................................................................................37 7.5 列印传票...............................................................................................................................38 7.6 传票范本及版面介绍...........................................................................................................39 7.7 新增传票范本.......................................................................................................................40 7.8 会计过帐功能及版面介绍...................................................................................................41 7.9 月结过帐...............................................................................................................................42 7.10 年结过帐.............................................................................................................................43 7.11 试算表..................................................................................................................................44 7.12 损益表.................................................................................................................................45 7.13 资产负债表.........................................................................................................................46 7.14 分类帐列表.........................................................................................................................47

8 使用者...........................................................................................................................................48 8.1 功能及版面介绍...................................................................................................................48 8.2 新增使用者及权限...............................................................................................................49 8.3 停用使用者...........................................................................................................................50 8.4 更改密码...............................................................................................................................50 8.5 系统管理员帐户...................................................................................................................50

9 进阶设定.......................................................................................................................................51 9.1 多机共用...............................................................................................................................51 9.2 电邮功能...............................................................................................................................51 9.3 备份与恢复...........................................................................................................................51 9.4 从旧版本升级.......................................................................................................................51

10 Webtool 网上应用模组...............................................................................................................52 10.1 功能介绍.............................................................................................................................52 10.2 Webtool 设定.......................................................................................................................54


1 首次安装设定

1.1 安装

ACTS 教会管理系统分为两个部分，第一个是主程式，大部分功能皆在此主程式内。第二部分是 Webtool 网上应用模组，是系统的一个延伸功能，能让教会能向会众提供方便的网上服务，包括检视个人记录，场地借用申请等。

主程式的安装方法

安装要求

• 电脑需要先安装 Java Runtime Environment(JRE) 6 或以上• 汇出报表的功能需要安排 Excel 及 PDF 阅读软件• 支援作业系统: Windows XP/Vista/7

首次使用

• 将下载档案 acts-x.x.x.zip 解压• 按 acts.exe 开始程式• 首次登入，登入编号为 admin，密码为 admin

必要设定

• 系统 > 设定（请参考〔基本设定〕章节）• 系统 > 自定选项（请参考〔自定选项〕章节）• 更改系统管理员密码: 系统 > 更改密码（为了加强保安）

Webtool 的安装方法

Webtool 已包含于 ACTS 教会管理系统的下载档内，但若要启用它，需要另外安装网页伺服器（Tomcat）并加入正确设定。虽然只是数个步骤，但较为技术性，若你有兴趣使用Webtool 及了解如何设定，请联络我们。


1.2 基本设定

在开始使用本系统前，请先进行一些基本设定，以便系统以最合适的方式提供功能。

要进行基本设定，请到｛主选单｝＞｛系统｝＞｛设定｝。

在｛系统｝页内的资料

｛教会名称｝－请输入教的全名，这个名称主要显示在 Webtool 网页的名称中｛教会图像｝－请选用一个能代表教会的图像档。这个图像主要显示在 Webtool 网页中。｛会众证图像｝－请在｛正面｝和｛背面｝分别输入图像，这图像在列印会众证时内使用

｛语言｝－变更本系统的界面显示语言。这变更只包括系统内的文字，对于使用者所输入的

资料是没有影响的。必须重新启动主程式才可生效。

｛自动检查更新｝－若选择此项目，当每次启动主程式时，都会向本系统的官方网站查询是

否有更新。若有更新时会立即提醒使用者相关讯息。

在｛会众｝页内的资料

｛会众编号格式｝－由于每个教会对会众编号格式都有不同考虑，因此本系统提供弹性的定

义格式方法。在设定后，系统会在新增一个会众时自动生成一个正确的

编号。[#x]是用来一个流水号，x 是位数，例如[#5]，即数字排列为 5位数，即顺序为 00001，00002，....。一般来说，x 的大小应考虑教会现有的会众数量及未来新增的人数。其他的变数组合请参考界面上的描述。

若编号格式未能以变数去代表，例如在编号前加入一些字母去作分类，

这些情况下，请在新增会众时才在该新编号中自行加入。

｛会众编号上跳始于｝－每当新增一位会众，系统都会取得这个数字，编入｛会众编号格

式｝[#x]的流水号之中，然后将这系统数字增加 1，作为下次新增之用。所以若希望系统不是由 1 开始，可以修改这个数字。


在｛场地｝页内的资料

｛场地开放时间｝－其意念是在 Webtool 内限制可以申请借用的时间｛可申请最远日期｝－其意念是在 Webtool 内限制只可申请场地至某个日期。例如教会只提

供本年的申请，就设定至本年的 12 月 31 日｛场地管理员电邮｝－所有有关场地申请的系统电邮，将寄至此电邮帐户中

在｛会计｝页内的资料

｛教会公司名称｝－教会在国家的制度下所订立的公司名称，这个名称会在各个会计报表内

使用

｛收据编号格式｝－由于每个教会对收据的编号格式都有不同，因此本系统提供弹性的定义

格式方法。在设定后，系统会在新增一张收据时自动生成一个正确的编

号。[#x]是用来一个流水号，x 是位数，例如[#5]，即数字排列为00001，00002，....。一般来说，x 的大小应考虑教会现有的收据数量。


若想每月以编号 1 开始，可以配合年份及月份的变数，例如[yy][MM][#4]，那样若在 2012 年 1 月份所开的发票将为12010001，12010002，....。其他的变数组合请参考界面上的描述。

｛收据管理员电邮｝－电邮收据上的发送者电邮地址

｛传票编号格式｝－与上面｛收据编号格式｝的说明相同

在｛电邮｝页内的资料

｛启用电邮功能｝－本系统在不同的模组内会包含一些电邮功能，例如场地申请后，系统会

发送一封电邮提醒场地负责人检查申请。若要使用电邮功能，请在这设

定内启用（注：还必须完成安装 Webtool，电邮功能才会有效）｛SMTP 伺服器｝－发送电邮的伺服器。若教会内没有自行设置，也可以使用由宽频网路供

应商所提供的伺服器（有关这资料请向供应商查询）

｛连接埠｝－ SMTP 伺服器的连接埠，一般是 25。｛伺服器使用者｝－ SMTP 伺服器的使用者，若不需要，可以留空。｛使用者密码｝－ SMTP 伺服器的使用者密码，若不需要，可以留空。｛系统管理员电邮｝－系统管理员电邮


1.3 自定选项

在系统内有不少选项是因不同教会的需要而不同，例如聚会类别，有些教会有青年崇拜，但

有些则没有。所以 ACTS 在增设”自定选项”的功能。使用者可以按照实际需要增加其选项的项目并预设其中一项为预设值。现时，系统内的会众备注项目，场地申请用途，聚会类别，

收据项目，传票编号开首等内容可以自定选项内容。

进入自定选项请到主选单内选择｛自定选项｝> 选取其中一项类别

在此列表中每个按钮的功能：

｛加入项目｝：加入新项目

｛显示次序｝：更改在显示次序，数字愈少愈排在上方，方便选择

｛预设选取｝：当项目首次显示时，先选择这个项目

｛名称｝：显示出来的名称

｛生效中｝：若项目已经不需要再使用，就可以在此取消其生效

注：本系统没有删除已新增的项目内容，这是由于项目可能已被使用过，删除项目会令系统

出现资料无法连系的问题。


1.4 汇入其他系统资料

在未使用 ACTS 前，不少教会已经有使用其他的管理系统。如何可以简单地从其他系统汇入已输入的资料，免除重新输入的烦恼？

ACTS现在提供以 Excel 档案汇入会众资料的功能。详细请参阅｛汇入会众｝章节

但其他的资料，例如聚会，会计等，并没提供汇入功能。原因是不同系统和资料库的设计都

不同，汇入资料的处理每次也不一样。所以我们建议，若你的教会有对电脑有认识的弟兄姊

妹，我们可以在技术上协助他，而汇入的工作就由他来做。


2 会众

2.1 会众功能及版面介绍

教会本质上是由人（会众）组成，会众是泛指任何一个在教会内的人，所以成人，小童，新

来宾等等皆是会众。ACTS 的会众模组主要是记录各个会众的个人资料。这些资料是整个系统的基础元素，在不同的模组内均会使用上会众的资料。

进入会众版面请到主选单内选择｛会众｝> ｛会众｝，即可开启｛会众资料列表｝。

在此列表内会以会众编号顺序排列出每一位会众。若要详细查看其中一位会众的资料，请点

选该会众项目，然后按｛修改/检视｝

若要搜寻会众，只要输入该会众的部份资料（中、英文姓名、会众编号），然后按｛搜寻｝

便可找到相关的会众。


｛新增｝：进入增加新会众的画面。

｛修改/检视｝：先选其中一会众，再按此键便可修改或检视其个人资料。｛列印会众证｝：可列印一张相关会众身份资料的证件，方便教会在不同的场合内用此证

件作核实的用途。（例：出席聚会点名。）

｛列印会众标签｝：可列印出会众的姓名和编号条吗（barcode），方便教会在某些场合作为核对资料的功能。

｛群组记录｝可显示该会众所属的群组；

｛出席记录｝可显示该会众出席聚会的时间和种类；

｛收据记录｝可检示该会众的收据的每个细项资料。

在会众名单的右方有一项名为“选取”的项目，剔取其空格可选取多于一位会众，方便使用

｛列印会众证｝或｛列印会众标签｝时同时汇出多个会众的资料。


2.2 新增会众

要新增一位会众，请在｛主选单｝＞｛会众｝＞｛新增｝。

在｛基本｝页内的资料

｛会众编号｝－请输入一个会众编号，此编号不允许其他会众编号或自订登入编号相同。旁

边有一｛新编号｝键，按键后会展示出一个预设的新号码，此号码是跟随上一个会众编号码

再加上 1而产生的，而它的格式定义是在系统＞设定＞会众内（详程请参阅系统设定资料）。在选择了由｛新编号｝弹出的号码后，你还是可以对它自由地重新编改，只要你所编辑的新

号码尚未被其他会众使用便可。

｛汇入相片｝－可上载一张会众的个人照片，建议使用大小为 250 x 300像素，方便制作会众证时得到最佳效果。

｛自订登入编号｝及｛密码｝：这编号及密码是在会众登入 Webtool 网上服务时使用。会众在 Webtool 内可自由设定个人的登入编号和密码，而系统管理员亦可透过此界面去重新设定登入编号和密码。若会众之前未曾设定过，登入

Webtool预设使用会众编号。

｛收据形式｝：分别有｛列印本｝和｛电邮｝两种，当设定为｛列印本｝时，会众在｛收

据｝模组内的收据将以纸张印制方式发出，而｛电邮｝是系统会透过

Webtool 网上服务将该会众已被批核的收据以电邮方式发送。

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在｛备注｝页内的资料

在此页内可自由设定和输入本系统中没有的会众新项目资料（设定方法请参考｛自定义会众

资料栏｝的章节）。


2.3 自定义会众资料栏

「会众备注」主要是让使用者扩充在会众基本资料上没有的项目。虽然 ACTS 在设计时已将常用的会众资料放在基本页中，但不同教会有不同的资料需要记录，因此系统增设会众备注，

提供一个弹性的地方让使用者加入未有提供的项目。

例如：若想记录会众过往的宗教背景，现在于会众基本项目中是没有「宗教背景」，

那么使用者就可以应用「会众备注」来补充这个资料了。

而这个「会众备注」的设计比一般单纯的备注栏更实用和具有弹性，因为使用之前先

要为每一个新项目作定义，然后才在会众内加入备注资料。这样的好处是让备注搜索和制作

报表时更加精准。

方法：

1). 先增加一个新的会众备注项目类型，请前往{主选单} > {系统} > {自定选项} > {会众备注项目} > {修改/捡视}，然后增加一个新的项目。

2). 再返回{主选单} > {会众} > {会众资料列表}，选择其中要修改的会众，按 {修改/检视}，在「备注」一页内按 {加入备注}，然后就可选择刚才加入的项目类型，再输入内容后按 {确定} 便完成了。


2.4 停用会众

若想停用一位会众，请进入｛主選單｝ >｛会众｝>｛会众群组｝。在｛会众群组｝的｛所有群组｝内选择｛整个教会｝，到｛所属会众｝的列表内找出该名会众，在他的｛终止日

期｝项目中输入被终止的日期，然后按｛确定｝完成。

此后在群组内，该名被终止会众的整列项目将会变为灰色显示，这表示他已超过了终止的日

期。在系统内各个模组中他的资料会全部被停用，例如不能出席点名、不能在奉献的模组内

被选择而列印出一张奉献收据等等。

补充一点，在本系统内是没有删除会众的功能，这是由于会众是会被连结于其他模组中，例

如出席记录，奉献等。真正的删除将会导致这些模组出现资料无效的问题，故此本系统采用

停用这种概念。


2.5 汇入会众

在正式运作 ACTS 前，其中一样最花时间输入的资料相信就是会众的个人资料。若只有数十个会众，输入的所需时间都还不是很多，但若有上千名会众，则工程浩大了。幸而，一般教

会已将资料记录电脑化，并通常存放在 Excel 档案中，所以 ACTS特设一项汇入会众功能，让使用者可以将会众的 Excel 资料汇入至系统内，减省输入时间。

汇入会众的方法是 (假设电脑内已安装 Excel 软件)• ｛主選單｝＞｛系统｝＞｛汇入资料｝＞｛汇入会众｝• 先取得范本＞另存档案＞然后按范本的栏位名称指示以每一行一位会众为单位地加入

会众资料并储存档案

• ｛选择档案｝＞选刚做好的档案来汇入＞留意提示讯息是否表明资料已全部正确＞｛汇入资料｝

注意事项

• 不可改动直行的次序,否则错误地汇入资料• 每行最少输入会众编号才算为一条合格的资料• 部份栏位要以代码来输入

• [性别: M=男, F=女]• [婚姻状况: SI=未婚, MA=已婚 ,DI=离婚 ,WI=丧偶]• [收据形式: P=列印本, E=电邮]

• 请特别留意在｛主选单｝＞｛系统｝＞｛会众｝内有一个｛会众编号上跳始于｝的数字，这是每当新增一位会众，系统都会取得这个数字，编入｛会众编号格式｝[#x]的流水号之中，然后将这系统数字增加 1，作为下次新增之用。所以若每次完成汇入后，请留意这数字是否符合下个新增编号的值，若不，请修改这个数字。


2.6 汇出会众资料

ACTS 提供一个会众资料报表，完整地输出系统内会众的资料。这个报表以 Excel 为档案格式，使用者在汇出资料后，可以自行抽取当中的资料，以造出各式的资料应用。例如汇出的

名字和地址可以用来做信封的资料。

汇出会众的方法是

• ｛主選單｝＞｛会众｝＞｛会众资料报表｝• 选取需要汇出的会众群组• 按｛汇出报表｝

汇出后的 Excel 档案：


2.7 列印会众证

会众证在教会中有着不少的功能，例如：出席聚会时用作登记、可在教会的图书馆内用作借

阅书籍的登记……等等。会众证在各方面皆有用途，因此在 ACTS中提供有｛列印会众证｝的功能。

由于每个教会都希望他们的会众证有特别的设计，所以可先进入｛系统｝>｛设定｝，于｛会众证图像｝旁的｛正面｝和｛背面｝分别输入图像（按下｛正面｝，然后在弹出的档案

选择器内选取图像）。建议使用图像的大小为 900 x 600像素和 JPEG格式。

列印会众证的方法是

• ｛主選單｝＞｛会众｝在列表内选择需要汇出证件的会众（可在选取格选择多个）• 按｛列印会众证｝，便会产生一个 PDF 档(假设电脑内已安装 PDF 软件)，在 PDF 档

内的会众证以顺序方式排列展示，

• 使用这个汇出的 PDF 档，使用者可以随后以列印机列印出来。

在会众证内包含有三个很重要的资料，分别是：

1) 会众的中/英文姓名2) 会众证电脑条码3) 会众的相片

证件大小和定位限制

本系统固定了证件大小为 90mm x 60mm，这是根据一般证件卡大小而设定。另外，由于制定资料显示位置相当复杂，因此各资料定好了其位置是不能更改。请见谅。但本系统能提供

最大的更改空间就是正面和背面图像，相信已足以给不同教会做出具不同风格的证件。


2.8 列印会众标签

教会的活动中有时需要将一些会众的资料贴在某些人或物品上，这时「会众标签」便可大派

用场了。

若想将会众的资料列印成标签，

• 可到｛主選單｝＞｛会众｝，列表内选择需要汇出资料的会众名单（可在选取格选择多个）

• 按｛列印会众标签｝。在随后弹出的视窗中，可自由选择：排列、排序、份数、列印方式，方便配合不同大小的标签来列印。

• 当设定妥当后，再按｛汇出标签｝，便会产生一个 PDF 档，档内以每一格展示一个会众的资料。

• 使用这个汇出的 PDF 档，使用者可以随后以列印机列印出来。

标签纸本的限制

本系统定了标签纸本为 A4 大小，由于制定资料显示位置相当复杂，因此标签纸本 A4 是不能更改，请见谅。


3 会众群组

3.1 会众群组功能及版面介绍教会内存在不同形式的分组，例如不同小组、团契、事奉人员、部门等。为了更具体去模拟

这些分类于系统中，ACTS 将不同群组以树状形式分类，教会可按自己的结构来订立群组，系统内没有层数或分类的限制。

会众分类至不同群组将可带来非常广泛的应用，具体可以达到

• 记录会众在不同群体内的加入与离开的历程• 按不同的群组汇出各式报表，分析不同群组的现况（例如以不同团契汇出出席记录报

表）

• 设定系统的功能只适合于某些群组（例如某些群组只可以在某个聚会中出席点到）• 授予使用者个别的群组使用权限，避免使用者读取不是他授权范围的资料• 授予群组内的会众不同的功能，并可整合至教会提供的网上应用服务（需要编程）

所以群组的应用广泛，能使整个系统更有条理去运作，以下介绍会众群组内版面的各个功能。

进入会众群组版面请到主选单内选择｛会众｝> ｛会众群组｝，然后便可开启｛会众群组列表｝。

左边的是一个群组的树状结构图，预设最顶层是｛整个教会｝，所有的群组都将会是｛整个

教会｝之下的子群组并继承｛整个教会｝的会众和权限。在会众模组内加入的每一位会众，

必定预设加入｛整个教会｝的群组内

｛新增子群组｝－在选取的群组之下新增它的子群组，按动它后只要输入群组基本资料即

可新增子群组。

｛显示已终止的群组｝－那些终止日期已过的群组预设不再显示，以便保持简洁。若想显

示，请选择此选项。


｛群组设定｝页

｛名称｝－群组的名称，可自由变更。预设最上层的｛整个教会｝名称也可变更。

｛生效日期｝及｛终止日期｝：标明群组的生效/终止日期，若该群组的生效日期仍未到达系统时间或终止日期已超过系统时间，系统在某些功能将不会显示该群组

｛排列次序｝：用于改变群组在树状结构先后次序，这帮助使用者安排更有意义的群组显示

次序。在同级中数值愈小，排列愈优先。建议以整个树状结构去考虑数值，

例如｛整个教会｝下的第一大类以 1000 开始，这类之下的子群组以1100，1200 设定。

｛所属会众｝页

｛生效日期｝和｛终止日期｝－每个会众在该群组内都有可能不同时间加入或离开，可在此

记录日期。

｛备注｝－主要用途是记下生效和终止的原因，情况等，以作记录。

｛搜寻｝－在列表中找出最近似的名称，方便在大量资料中搜寻单一资料

｛加入会众｝－加入在父层群组内的成员入此群组

注：

已加入群组的会众是不可以重复加入。但所有已超过终止日期的会众，其资料会变成灰色并

置放在最底。若该会众再次加入群组，系统是允许以重复加入，因为有必要保留上一次该会

众的离开记录。


｛群组权限｝页

这是对群组的功能给予权限控制，使系统功能有更弹性的调节。

｛网上使用权｝－现时，只有一项控制，就是网上使用权，这权限是用来控制该群组可否

使用 Webtool。预设是在｛整个教会｝群组内生效，若只允许其中一些群组可以使用 Webtool，请在｛整个教会｝群组内取消网上使用权＞确定＞然后到指定的群组内新增一个相同名称及编码的权限（即｛网上使用

权｝及｛WEB｝）及设定权限为生效。

权限继承

1. 预设所有子群组皆会继承父群组的权限，因此｛整个教会｝若开放网上使用权，所有子群组皆开放网上使用权。因此由继承而来的权限会以灰色显示。若要子群组不继

承父群组的权限，只要新增一项相同名称及编码的权限并相反其生效状态即可。

2. ｛网上使用权｝的编码为｛WEB｝，是一个系统内定的编码，请勿更改为其他编码，否则Webtool不能正常运作。（使用者应只修改其生效状态）

3. 若一个会众同时属于多个群组，但同一个权限却同时有生效，也有不生效，原则上只有同一个权限的其中一个是生效，该会众就是有生效的权限了。

4. 群组权限并非单是适用在本系统，其实它是一个很有扩展性的权限检查工具，本系统提供应用界面（API），任何程式可透过其 API 检查权限。例如教会自己的网站可以用此来权限某会众能否阅读某些网上内容。由于这涉及编程，详情请联络我们了解如

何应用。


3.2 新增群组及成员

进入会众群组版面请到主选单内选择｛会众｝> ｛会众群组｝，然后便可开启｛会众群组列表｝。若要新增一个群组及成员，请按下面步骤：

在左边的群组结构表内选取一个群组，按｛新增子群组｝（新增的群组将建立在此选取的群

组之下，若第一次建立群组，它必定是建立于｛整个教会｝之下）

新增子群组

在新增子群组的视窗内，输入

｛名称｝：此名称将会在多个模组内有应用功能，由于教会内的不同小组可能有相同名称，

例如青年团契内可以有大卫小组，职青团契内也可有一个大卫小组，因此设定名

称时最好包含其上层群组的名称作其全名，例如：青年团大卫小组，职青团大卫

小组，这样可避免在其他模组显示时出现同名的问题。

｛生效日期｝：标明群组的生效日期，若该群组的生效日期后于系统时间，系统在某些功能

将不会显示该群组

｛终止日期｝：标明群组的终止日期，若该群组的终止日期早于系统时间，系统在某些功能

将不会显示该群组

输入资料后请按｛新增｝确定资料

新增所属会众

在所属会众的页面内＞按加入会众＞

｛选取｝－选合适的人

｛生效日期｝及｛终止日期｝－新增时该会众在群组内的生效日期及终止日期

注：

1. 已存在在群组内的会众不会显示在此加入会众视窗内2.｛整个教会｝群组是不设加入会众功能，由于所有新增的会众已自动加入在｛整个教会｝中


3.3 停用群组或成员

进入会众群组版面请到主选单内选择｛会众｝> ｛会众群组｝，然后便可开启｛会众群组列表｝。

终止群组

选择需要停用的群组＞选｛群组设定｝页＞将终止日期设定于一个已过期的日子＞确

定

注：

1. 群组是不能删除，只能停用。这是因为保障系统资料完整性。2. 已终止的群组不会显示在左方的群组结构表内，请按｛显示已终止的群组｝内显示他

们

终止一个会众于群组中

选择需要终止会众的群组＞选｛所属会众｝页＞选需要终止的会众＞将终止日期设

定于一个已过期的日子＞确定

注：

但所有已超过终止日期的会众，其资料会变成灰色并置放在最底。若该会众再次加入群组，


系统是允许以重复加入，因为有必要保留上一次该会众的离开记录。

4 聚会

4.1 聚会功能及版面介绍

聚会功能协助记录教会内不同的聚会资料，例如时间，地点及出席记录等。这些输入的资料

最终可以汇出为出席记录报表，用作详细的分析，特别是可以观察缺席资料找出需要关心的

对象。

进入聚会版面请到主选单内选择｛聚会｝> ｛聚会｝，然后便可开启｛聚会列表｝。

在此列表内会以聚会的日期时间倒序排列出每一个聚会。若要详细查看其中一个聚会的资料，

请点选该项目，然后按｛修改/检视｝

若要搜寻聚会，只要输入该聚会的部份资料（类别，名称，日期），然后按｛搜寻｝便可找

到相关的聚会。


｛新增｝：进入增加聚会的画面。

｛修改/检视｝：先选其中一个聚会，再按此键便可修改或检视聚会基本资料（关于出席记录资料，请按｛出席记录列表｝来查看）

｛复制｝：将选定的那条聚会项目内容作为基础来新增一个聚会。

｛汇入出席记录｝：将附有出席记录的文字档案汇入到系统内。

｛出席记录列表｝：修改或检视聚会的出席记录。


4.2 新增聚会

教会内每一类及每一次的聚会都可以在这个系统内输入为一个聚会资料，方便查阅。

要新增一个聚会，请到｛主选单｝＞｛聚会｝＞｛聚会｝＞｛新增｝

请留意，这个页面是定义聚会的基本资料，但不包括出席的记录。有关出席记录，请到｛聚

会列表｝内按｛出席记录列表｝。

以下是各项目的功用

｛聚会类别｝－这是一个由使用者预先定义的资料，用来界定这个聚会所属的类别。（有关

如何定义这类别，请参阅〔首次安装设定＞自定选项〕。一般设定为崇拜，

祈祷会等等。）

｛地点｝－这是一个由使用者预先定义的资料，用来选择这个聚会举行的地点。（有关如何

定义这地点，请参阅〔场地＞定义场地及设备〕）。

｛现况｝－｛已确定｝代表可正常使用。若设为｛已取消｝，这聚会的资料将不列入报表

内。

｛聚会开始时间｝，｛聚会结束时间｝，｛迟到时间｝：

故名思义，就聚会的时间，以 24小时制来输入。迟到时间，一般都和｛聚会开始时间｝相同。在报表内，若某会众的出席点到时间比迟到时间后，就

会显示为迟到。

｛开始点到时间｝，｛结束点到时间｝

一般来说，聚会未开始前已经容许参加者进入场地内。而出席点到的工作也

相继开始。所以｛开始点到时间｝一般设为早于｛聚会开始时间｝。本系统

不允许那些点到的资料时间不在｛开始点到时间｝和｛结束点到时间｝之间

的。

｛参加者群组｝－这是一个由使用者预先定义的群组，用来界定这个聚会开放给那些群组

的会众参加。例如青年团契应该只允许青年团契的会众参与。若不属于这个

群组的会众，是不能在系统内加入点到资料的。若没有特别限制的聚会，可

设定为｛整个教会｝。（有关如何定义这群组，请参阅〔会众群组＞功能及

版面介绍〕。）

｛确定后申请场地｝－聚会都需要预留场地，所以选取这选项，当确定聚会资料后，就会

将聚会的相关资料带到｛新增场地申请｝的版面内，使用者只要输入场地申

请的额外资料，就可在系统内预留场地给这个聚会使用。（有关如何使用场

地申请，请参阅〔场地＞新增场地申请〕。）


4.3 复制聚会

在教会的聚会大部分都是固定的，所以在同一个聚会，例如主日崇拜，可以只需要设定一次，

然后复制其内容并建立新聚会。

复制聚会的方法：

请到｛主选单｝＞｛聚会｝＞｛聚会｝＞｛选其中一个想复制的聚会｝＞按｛复制｝＞除

了日期外，所有的项目皆已复制到此新聚会中，现只需输入一个正确日期即可确定内容

注：复制只包括聚会的内容，并不包括出席记录


4.4 出席点到

ACTS 提供数个出席点到的方法，各有其优点和要求。你可以按需要选择适合的方法。不少使用者查询ACTS 能否配合 barcode 阅读机来点到，在此要解释一下。其实 barcode 阅读机（插线到电脑那些种类）基本上只是一个模拟的键盘，当它读取 barcode 以后，就像键盘将那些文字打出。所以任何位置只要能用键盘输入，都能变为以 barcode 阅读机来输入。而ACTS完全可以使用 barcode 阅读机来进行点到。

方法 1 ：使用 Webtool

Webtool 是 ACTS 的内置网上应用模组，当中一个功能就是提供一个出席点到的网页界面。使用 Webtool 作为出席点到的优点是它能即时输入点到资料到系统资料库内，聚会完后无需额外工序去汇入资料。而且用作点到的电脑无需安装程式，只需用浏览器进入 Webtool 的网页即可。但要使用 Webtool，需要进行网页伺服器设定及教会内要有内部网络，这些方面都较为技术性。（有关Webtool 的设定，请参考〔Webtool 网上应用模组＞设定〕）

登入步骤：

进入 Webtool 出席点到功能的路俓：http://{acts path}/attendance/login.jsp这是一个登入 Webtool 出席点到功能的页面，使用者必须在本系统内拥有｛聚会修改｝权限。

注: {acts path}是你设定 Acts 网页伺服器的位置, 若你在自己的电脑内安排 Webtool, 那么{acts path}可以是 localhost:8080, 或 127.0.0.1:8080

选择聚会步骤：

登入后，请选择需要点到的聚会。请留意，只有当前时间是处于｛开始点到时间｝和｛结束

点到时间｝之间的聚会才会在这里显示。

点到步骤：

只要在｛会众编号｝内输入正确的会众编号即可成功点到。


方法 2 ：使用离线点到程式

点到步骤：

在 ACTS 外，我们的开发人员另外写了一个十分简单的程式，使用离线点到程式的优点是不用连接任何网络，并可放在任何的电脑内运作。它的功能就是读取会众编号和读取时间，然

后记录在一个文字档案中。完成聚会的点到后，需要将这个文字档汇入至ACTS中。文字档案内每一行代表一个会众的出席记录，格式如下：

会众编号,yyyy-mm-dd,hh:MM

注：这个小程式不在 Acts 的系统中，如有兴趣使用，请联络我们

汇入步骤：

請到｛主選單｝＞｛聚會｝＞｛聚會｝＞先選所属聚会，再按｛匯入出席記錄｝＞｛选择

档案｝＞选择刚完成的文字档案。系统会检查资料是否正确，若资料出现问题，请按系统

所指示的纠正错误。若所有资料无误，就可按｛汇入资料｝来完成汇入。

方法 3 ：使用 Notepad 程式

点到步骤：

本系统在汇入出席記錄的功能上，除了使用会众编号,yyyy-mm-dd,hh:MM 这个格式之外，还支援一个最简单的格式，就是每行单单记录一个会众编号。于是，最简单地我们可以使用

Windows 内置的 Notepad（记事本）程式来输入会众编号。这个方法的优点是最简单，但要取舍的是没有了点到时间的资料。所有会众的出席時間只會等於聚會開始時間。

当完成聚会的点到后，请将这个文字档汇入至本系统中。

汇入步骤：

請到｛主選單｝＞｛聚會｝＞｛聚會｝＞先選所属聚会，再按｛匯入出席記錄｝＞｛选择

档案｝＞选择刚完成的文字档案。系统会检查资料是否正确，若资料出现问题，请按系统

所指示的纠正错误。若所有资料无误，就可按｛汇入资料｝来完成汇入

检视／修改聚会出席记录资料

請到｛主選單｝＞｛聚會｝＞｛聚會｝＞先選所属聚会，再按｛出席記錄列表｝

在此列表中每個按鈕的功能：

｛清除所有记录｝：清除这个聚会内的出席记录

｛储存修改｝：当完成修改后，按此来储存在系统中

｛置于最前｝：配合会众搜寻框，将该会众放在列表的最前，方便修改。

｛出席时间｝：此栏可以修改，格式为 hh:MM(24小时制)，空白表示该会众缺席。


｛豁免｝：选取此栏，该会众在这次聚会的出席可以豁免。当在｛出席記錄报表｝计算出

席百分比时会豁免不计算在内。

｛备注｝：有关该会众出席的额外资料，例如缺席原因。此资料可选择性地显示在｛出席記

錄报表｝中。

｛额外出席人次｝：一般情况下，这项目帮助记录不同群组的新来宾数目。由于新来宾没有

会众编号，所以这处可帮助记录人次。


4.5 出席记录报表

当完成每个聚会的出席点到工作后，就是进行数据分析的时候。ACTS 的出席记录报表内容丰富，能协助教会分析出席率，迟到程度，不同群组的出席率，有助了解聚会的出席情况。

报表以 Excel格式汇出，使用者可再按需要进行整理。

进入方法：｛主选单｝＞｛聚会｝＞｛出席记录报表｝

在此视窗中每個按鈕的功能：

｛聚会类别｝：報表所要显示的聚会类别

｛聚会日期｝：聚会的日期范围

｛会众群组｝：所选的不同群组，将会在报表内一组一组的显示其出席的内容。例如想知

道团契内不同小组的出席，可以在此选定各个组别。在报表内将按各个小

组内显示其各个组员的出席资料及其小组的总出席。

｛显示出席时间｝：报表预设使用符号作出席的标示，例如：O代表出席，L代表迟到。这能使报表显示更加直观易看，但若想更具体显示出席时间，则可使用此

选项来强制显示时间。

｛显示备注｝：报表预设不显示备注，可使用此选项来强制显示。当有备注的出席记录就

会显示备注，不然就显示标示或时间。

以下是报表的样板

注：1.｛出(豁)｝为豁免出席的次数，出席率的计算是会先扣除此次数。 2. 出席总数已包括来宾数量（即系统中的｛额外出席人次｝值）。


5 场地

以下的资料尚未整理，若希望了解更多，请电邮查询到 [email protected]

5.1 场地功能及版面介绍

5.2 定义场地及设备

5.3 场地申请功能及版面介绍

5.4 新增场地申请

5.5 批核场地申请

5.6 场地申请报表

5.7 Webtool 网上场地申请 5.8 电邮提示


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6 奉献及收据

6.1 功能及版面介绍

处理奉献是每个教会的常务。每星期都会有来自各方的奉献，崇拜的奉献，会众的十一奉献

等。点算奉献的工作量大，而且涉及金钱，必须准确无误。若奉献数量多，人手记录必感到

吃力。ACTS 为处理这一大教会行政工作，细心设计了使用界面，令输入更快及奉献分类更清晰。处理奉献后，列印收据也是费时的工作，ACTS 内置汇出及列印收据功能，能提高这种工作的效率。为配合网络时代，ACTS 设计了电邮收据功能，教会的收据能以电邮方式发送给奉献的会众，免除列印及派发收据的工作之余，省回纸张也能促进环保。教会内除了奉

献外，也涉及不少收费，例如课程费，营会费等，ACTS 的奉献收据功能也能处理这类型的资料。

进入奉献及收据版面请到主选单内选择｛会计｝> ｛收据｝，即可开启｛收据列表｝。

在此列表内会以收据编号倒序排列出。若要详细查看其中一笔收据资料，请点选该收据项目，

然后按｛修改/检视｝


｛新增｝：进入增加新一笔收据的画面。

｛修改/检视｝：先选其中一笔收据，再按此键便可修改或检视其资料。｛批核｝：批核收据，已批核的收据才算是正式的，才可以列印。


以下资料尚未整理，若希望了解更多，请电邮查询到 [email protected] m

6.2 新增收据

6.3 批核收据

6.4 列印收据

6.5 列印奉献证明书

6.6 网上检查个人奉献及收据

6.7 电邮收据


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7 会计财务

教会会计及财务管理事实上是一项又繁复又专业的工作，很多时将教会的同工们吓怕。当教

会的收支及帐目也相当多，要做好一个财务报表交给核数师审核实非易事，于是乎一个好旳

教会会系统件是很有需要的。在坊间，财务会计软体有很多选择，功能应有尽有，而ACTS教会管理系统内也设有会计系统，设计与坊间会计软体看齐，而且完全免费，功能依教会财

务及会计管理而设，方便教会妥善处理出纳帐目及年终财务报表等. 是教会在财务管理上的一个好帮手。

要使用各种会计功能，请到｛主选单｝＞｛会计｝

会计财务部分分为三个大部分，分别为：

• 会计帐户－按会计管埋原理在科目表内输入教会会计帐户，教会各项收支及财务上的银行帐户都可在此作设定

• 传票资料－教会内每项财务进出以传票方式记录。教会会计系统参照正式会计程式设计，所以使用者需要清晰如何设置借方贷方来进行财务管理。当每个月都需输入类

同的财务资料时，为简化输入，可以先设定传票范本，输入固定的帐目及金额，之后

便可在传票上汇入使用，这样减少出错及快捷输入可提高会计管埋的成效

• 会计过帐－按会计原理，在每月及每年都需要进行月结和年结从而制作出会计报表及总结一段期间内的收支，这就是会计过帐。当完成过帐程序，就可以汇出试算表，

损益表，资产负债表，分类帐列表以供审核。

以下各章会逐一介绍各种会计功能。


7.1 会计帐户功能及版面介绍

会计帐户是会计模组上的基本设置，主要是将不同性质的帐户分门别类。这些类别是固定的，

只有五个，分别是股本，负债，资产，支出，收入。这是按会计学原理来分类的。

会计帐户里有一个最简单的方程式，就是

资产 = 股本 + 负债

而支出和收入最后会总结为损益并置于股本之下。

一般而言，

资产包括：物业，设备，零用现金，银行存款，应收项目等

负债包括：银行借贷，应付账项等

股本包括：开始资本，每年损益等

收入包括：奉献，银行利息

支出包括：租金，电费，同工薪金，保险费等

只要将各帐户正确地分类，以后就能轻松做出各种财务报表了。

进入会计帐户版面请到主选单内选择｛会计｝> ｛会计帐户｝，即可开启｛会计帐户列表｝。

在此列表内会以帐户编号顺序排列出。若要详细查看其中一个帐户的资料，请点选该帐户项

目，然后按｛修改/检视｝


｛新增｝：进入增加新帐户的画面。

｛修改/检视｝：先选其中一个帐户，再按此键便可修改或检视其资料。

无限制帐户层级

本系统的会计帐户皆可设定层级关系，例如可新增流动资产帐户，然后新增银行存款帐户并

设立在流动资产帐户之下。这种层级关系可以无限扩展，并在各财务报表之能显示这层级关

系。


7.2 新增会计帐户

要新增会计帐户，请到｛主选单｝＞｛会计｝> ｛会计帐户｝＞｛新增｝


｛上层帐户｝－设定此帐户的从属关系。那些选为｛总帐类｝的帐户才能成为别的帐户的

上层帐户。

｛帐户类型｝－这些类别是固定的，只有五个，分别是股本，负债，资产，支出，收入。

请按会计学原理来分类。

｛帐户编号｝－帐户编号虽没有固定要求，但长久以来，会计人员都习惯将资产类以 1 开始，负债类以 2 开始，股本类以 3 开始，收入类以 4 开始，支出类以 5 开始。并且其下层帐户再添上一至两位数字，例如流动资产，可编为 11，在流动资产之下的银行存款编为 1101。

｛帐户名称｝－帐户的名称

｛总帐类｝－选为｛总帐类｝的帐户才能成为别的帐户的上层帐户。这类帐户目的为了

分类，所以它不能在传票内选取作帐项使用。


7.3 传票功能及版面介绍

传票是会计资料输入的一种方式，教会内每项财务进出皆以传票方式记录。传票内每条项目

分为借方及贷方，各按会计学原理进行金额调配，使用者需要清晰如何设置借方贷方来进行

财务管理。

进入传票版面请到主选单内选择｛会计｝> ｛传票｝，即可开启｛传票列表｝。

在此列表内会以传票编号倒序排列出。若要详细查看其中一张的资料，请点选该传票项目，

然后按｛修改/检视｝


｛新增｝：进入增加新传票的画面。

｛修改/检视｝：先选其中一项目，再按此键便可修改或检视其资料。｛例印传票｝：先在选取格上选取需要的传票，再按此键，就可汇出传票至 PDF 档，方便

印为纸本作记录


7.4 新增传票

要新增传票，请到｛主选单｝＞｛会计｝> ｛传票｝＞｛新增｝


｛传票编号｝－可以自由设定编号，但不能和已存在的编号重复。一般来说，编号都以一

个英文字母开始，例如 J代表 Journal 日记帐（即一般的现金收支），P代表Payment 应付项目，R代表 Receive 应收项目。而字母后面会以年份月份并一个流水号串联一起，例如 J1201001代表 2012 年 1 月的第一张日记帐传票。

｛编号开首｝－按上述所介绍的编号命名方法，使用者可以先行定义开首的字母及数字。

当每次选择编号开首，系统就会在现有的传票上找出下一个流水号应是什么，

并生成一个正确编号。这方便使用者不用记着上一次的编号是多少，也减少

编号不连贯的出错可能。要设定编号开首，请定｛主选单｝＞｛系统｝> ｛自定选项｝＞｛传票编号开首｝。

｛现况｝－分为｛已确定｝，｛处理中｝及｛已取消｝。凡是｛已确定｝的传票才能过帐

及在财务报表中看到其资料。

｛日期｝－传票的日期

｛范本｝及｛使用范本｝－选择想使用的范本，当选择后按｛使用范本｝便能将范本的传

票项目加入这传票中。范本可以在｛传票范本｝的模组内加入，详情请

参考｛传票范本｝的章节。

｛加入帐户｝及｛加入项目｝－选择想加入传票的帐户

｛删除项目｝－点选想删除的项目，按此来删除

｛摘要｝及｛支票号码｝－这内容将会在｛分类帐列表｝这报表内能显示出来

｛借方｝及｛贷方｝－所有项目的所结合出来的借方及贷方总金额必须相等。

｛下一张｝－等于先｛确定｝并进入新增下一张传票，而且下一张传票的编号将自动以上

一张传票的编号上加一。


7.5 列印传票

列印传票作纸本的存根及加上输入者及批核者的签名，将来可以作记录翻查。

列印传票的方法是：

首先到｛主選單｝＞｛会计｝＞｛传票｝。在列表内选择需要列印的传票（可在选取格选

择多个），按｛列印传票｝，便会产生一个 PDF 档。你便可以列印这个档案。（你可以先以日期范围及帐户编号来收窄列表上的显示内容，方便找到需要的传票。）

列印版本内显示已经输入的资料，而且在每张的底部有输入者及批核者的署名栏，可作签名

作实之用。

注：每张传票的大小为 1/3张A4张。在列印时请设定打印机的纸张的正确大小。


7.6 传票范本及版面介绍

传票输入是每个月都需要作的事务，在输入类同的财务资料时，为简化输入，可以先设定传

票范本，输入固定的帐目及金额，之后便可在传票上汇入使用，这样减少出错及快捷输入可

提高会计管埋的成效

进入传票范本版面请到主选单内选择｛会计｝> ｛传票范本｝，即可开启｛传票范本列表｝。

若要详细查看其中一张范本的资料，请点选该范本项目，然后按｛修改/检视｝


｛新增｝：进入增加新传票范本的画面。

｛修改/检视｝：先选其中一项目，再按此键便可修改或检视其资料。

于传票内使用范本

在新增传票时，在范本项目内会显示已有的范本，只要选择并按｛使用范本｝，即可将范本

资料汇入至这张传票内。


7.7 新增传票范本

要新增传票范本，请到｛主选单｝＞｛会计｝> ｛传票范本｝＞｛新增｝


｛范本名称｝－可以自由设定名称，但不可和已有的范本名称相同。这名称会在传票使用

范本时显示出来以作选择。

｛现况｝－分为｛使用中｝及｛已停用｝。凡是｛使用中｝的范本才可以在传票内使用。

｛加入帐户｝及｛加入项目｝－选择想加入范本的帐户

｛删除项目｝－点选想删除的项目，按此来删除

｛摘要｝及｛支票号码｝－摘要内容

｛借方｝及｛贷方｝－所有项目的所结合出来的借方及贷方总金额必须相等。


7.8 会计过帐功能及版面介绍

当按月完成传票的输入后，就可以进行过帐。过帐的目的是将传票转化，储存在一个特别资

料表内，以便汇出各式财务报表。而当每年完成了年度核数后，就可将该年度的过帐锁上，

以防止意外地改动资料。

进入会计过帐版面请到主选单内选择｛会计｝> ｛会计过帐｝，即可开启｛会计过帐列表｝。

在此列表内会过帐时期的日期时间顺序排列出每一个月的过帐记录。


｛新增月结过帐｝：在对上一次的月结之后，新增月结过帐。

｛月结过帐｝：将点选的月结进行重新过帐

｛年结过帐｝：将点选的一系列月结定为年结，并进行年结过帐

｛试算表｝：将点选的月结资料汇出为试算表

｛损益表｝：将点选的月结资料汇出为损益表

｛资产负债表｝：将点选的月结资料汇出为资产负债表


7.9 月结过帐

当按月完成传票的输入后，就可以进行月结过帐。


按｛新增月结过帐｝，就会在在对上一次的月结之后，新增之后的一个月的月结过帐。若

从来未进行月结过帐，那第一次月结的月份将来按｛系统｝＞｛设定｝＞｛会计｝＞｛开始

年度日期｝来决定。

已过帐的月份，若没有锁上，是可以从新过帐，只要点选该月结项目，按｛月结过帐｝即可。


7.10 年结过帐

当完成一个会计年度后，就可以进行年结过帐。


进行年结的方去是：

1. 点选该年度的月结项目＞按｛年结过帐｝。（各月结项目必须是连续的，不能跳算不连续的月份）

2. 在过帐视窗内输入一个｛会计年度名称｝，这名称没有特殊限制，只为方便分类。3. 在｛累积损益帐户｝内选出一个帐户，所有收入及支出的帐户的总和会计算中这帐户

内，这是按会计学原理所设立的。而只有是股本类的帐户才可以在这处供选择。

4. 按｛进行年结｝

锁定年结的方法是：

1. 点选该年度的月结项目＞按｛年结过帐｝2. 按｛锁定年结｝

注：锁定的项目不能再进行月结和年结。但未锁定的年结内的月结项目是可以再次月结，系

统会提示使用者月结后会自动执行一次年结过帐。

删除年结的方法是：

1. 点选该年度的月结项目＞按｛年结过帐｝2. 按｛删除年结｝


7.11 试算表

当按月完成过帐后，就可以汇出试算表。试算表的作用是协助会计管理的同工进行对数。

这报表以 Excel形式汇出，方便进行额外整理。

汇出试算表的方法

1. 请到主选单内选择｛会计｝> ｛会计过帐｝，开启｛会计过帐列表｝2. 点选月结项目＞按｛试算表｝3. 在试算表选项视窗内可选择

• ｛显示总帐类帐户结余｝－将子帐户的总和显示在上层帐户的项目中，方便了解总和

• ｛显示期间没有项目的帐户｝－若该月份的传票没有涉及某个帐户，它就没有项目


7.12 损益表

当按月完成过帐后，就可以汇出损益表。损益表的作用是表达教会内的每月开支收入的总数

。这报表以 Excel形式汇出，方便进行额外整理。

汇出损益表的方法

1. 请到主选单内选择｛会计｝> ｛会计过帐｝，开启｛会计过帐列表｝2. 点选月结项目＞按｛损益表｝3. 在损益表选项视窗内可选择




7.13 资产负债表

当按月完成过帐后，就可以汇出资产负债表。损益表的作用是表达教会内的每月开支收入的

总数。这报表以 Excel形式汇出，方便进行额外整理。

汇出资产负债表的方法

1. 请到主选单内选择｛会计｝> ｛会计过帐｝，开启｛会计过帐列表｝2. 点选月结项目＞按｛资产负债表｝3. 在损益表选项视窗内可选择




7.14 分类帐列表

当按月完成过帐后，就可以汇出分类帐列表。分类帐列表的显示各个帐户详细的交易记录。

这报表以 Excel形式汇出，方便进行额外整理。

汇出分类帐列表的方法

1. 请到主选单内选择｛会计｝> ｛分类帐列表｝2. 选择帐户及日期的范围3. ｛资料来源｝－原始资料即传票的资料，而过帐后的资料即使用储存在一个特别资料

表内的传票资料。若传票在过帐后有修改，那么选择这两个不同来源将有内容不同的

情况出现。

4. ｛显示期间没有项目的帐户｝－若该月份的传票没有涉及某个帐户，它就没有项目


8 使用者

8.1 功能及版面介绍

大型管理系统其中一个重要功能就是能多用户，多人分工。在多人同时工作的环境下，管理

不同使用者的在功能上的权限尤其重要。例如处理会计的人不应看到会众个人资料。若能做

好分配权限的工作，教会就能安心分配工作给更多人去做了。不单是系统功能上的权限，权

限更要因应不同的群组作出调整，例如团契小组长只可以看自己小组的出席记录，而不是其

他组别的资料。因此 ACTS同时拥有功能上及群组上的权限设定。

ACTS 的概念是使用者必定是教会内的会众。因此不需要额外建立使用者帐户，只需要将会众加入使用者行列之中就可以了。这种概念是更加直观及一体化。

进入使用者版面请到主选单内选择｛系统｝> ｛使用者｝，然后便可开启｛使用者列表｝。

在此列表内是系统中可以登入管理系统的会众（使用者）。若要详细查看其中一个使用者的

权限资料，请点选该项目，然后按｛修改/检视｝


｛新增｝：进入增加使用者的画面。

｛修改/检视｝：先选其中一个使用者，再按此键便可修改或检视权限资料｛复制｝：将选定的那个使用者的权限作为基础来新增另外一个使用者。


8.2 新增使用者及权限

ACTS 的概念是使用者必定是教会内的会众。因此 ACTS不需要额外建立使用者帐户，只需要将会众加入使用者行列之中就可以了。这种概念是更加直观及一体化。要将一位会众加入

为使用者的行列，请到｛主选单｝＞｛系统｝> ｛使用者｝＞｛新增｝

｛姓名｝－选择要加入为使用者的会众，若已成为使用者，就不在此列之中。

｛密码｝－给使用者的登入密码。若该会众已有设定的密码在｛会众｝的资料中，此处会显

示为不需要输入。

｛现况｝－使用者的现况，若设为｛已停用｝，则无法登入管理系统。

注：使用者的登入编号可以是其会众编辑或在会众资料内所定义的｛自定登入编号｝。

检视，修改，及批核权限

｛检视权限｝－代表使用者可以检视该模组的资料，但不能新增或修改。若没有检视权限，

使用者将会不能使用该个模组。若使用者需要修改权限，那么也必须同时

有检视权限，否则使用者有修改权也无法使用模组。

｛修改权限｝－代表使用者可以检视，新增，修改该模组的资料，但不能批核。

｛批核权限｝－代表使用者可以批核该模组的资料（非每个模组有批核功能）。

｛报表权限｝－代表使用者可以使用该报表

｛全部｝－代表拥有所有模组的权限。

并非每个模组也有群组权限的选择。现在，只有会众资料检视有此功能。但未来的版本将会

在不同模组加入群组权限。


8.3 停用使用者

若想停用一位使用者，请进入｛主選單｝ >｛系统｝> ｛使用者｝。在使用者列表内选择该名使用者＞按｛修改｝＞在现况内改为｛已停用｝＞｛确定｝。

已停用的使用者，将会无法登入本系统。

补充一点，在本系统内是没有删除使用者的功能，这是由于使用者是会被连结于其他模组中。

真正的删除将会导致这些模组出现资料无效的问题，故此本系统采用停用这种概念。

8.4 更改密码

每位使用者，都可自行更改其密码，方法是进入｛主選單｝ >｛系统｝>｛更改密码｝＞输入现在密码和新密码即可。在系统内密码是有区分大小写的。

在此特别强调，在系统内所储存的密码，全部已被加密。即使是系统管理员或开发人员也无

法得知真实密码文字，所以可安心使用。但为了避免密码被强行解读而被破解，在选择密码

时请勿过份简单，应至少有 6 个字母并包括英文和数字。

8.5 系统管理员帐户

系统却内预设一个管理员帐号，登入名称为 admin。这个帐户拥有系统来所有功能及群组的权限，其作用如下：

• 在新系统还未有设定使用者时，它是作为第一次使用系统必要的登入帐户。

• 若系统有新的更新，在更新的过程中，必须要输入这个管理员帐号密码来进行。

• 它拥有系统来所有功能及群组的权限，方便设定时免除权限不足的问题。

若忘记这个管理员帐号的密码，是没法重置的，所以请须妥善保存这个帐户的密码。


9 进阶设定

以下的资料尚未整理，若希望了解更多，请电邮查询到 [email protected]

9.1 多机共用

9.2 电邮功能

9.3 备份与恢复

9.4 从旧版本升级


10 Webtool 网上应用模组

Webtool 是什么 ?

ACTS 教会管理系统本身是一个运行于个人电脑上的程式。而这样的程式只能服务已安装Acts 系统的电脑内并由那台电脑的使用者输入和查询资料，但这设计就不能让系统提供功能给会众。因这个不足，就有了 Webtool 的概念。Webtool 是 Acts 系统的一个扩展，以网页的形式提供一些会众能参与的功能，例如会众更新个人资料，聚会出席点到，网上场地申请等

10.1 功能介绍

Webtool 功能一：会众检视个人资料

登入路径为：http://{acts url}/member/login.jsp

｛个人资料｝页

这里没有完整在管理系统内的个人资料，只特别地显示受浸日期，这是因为不少会众都会忘

记这个如此重要的资料而需要向教会查询。在此，会众可以更改自定登入编号和电邮。

｛出席记录｝页

会众可以查询过往自己的出席记录

｛奉献记录｝页

会众可以查询过往自己的奉献记录，方便填写报税资料

｛更改密码｝页

会众可以登入 Webtool 的密码


Webtool 功能二：出席点名

登入路径为：http://{acts url}/attendance/login.jsp

以网页程式运作，同时支援多个电脑进行出席点名，资料即时记录在中央资料库。当配合附

有条码 barcode 的教友证件，就能做到不经人手的自动点名系统，为司事员和招待员减少大量的记录工作(注：教友证件可以在 Acts 系统内制造出来)

｛即时点到｝页

每当进入这个页面，系统会自动将游标指在会众编号的方格内，因此可立即输入编号或读取

条码。在中间有已经点到的会众，若有出错，可以点选其资料并按删除。在右手面的是｛额

外出席人次｝：一般情况下，这项目帮助记录不同群组的新来宾数目。由于新来宾没有会众

编号，所以这处可帮助记录人次。

｛聚会资料｝页

此页显示聚会资料的基本资料和已点到的总人数

Webtool 功三：场地预约申请

登入路径为：http://{acts url}/venue/login.jsp

会众可以网页内预约场地及借用物品。管理者可以在后方的系统即时看到申请，并进行批核。

｛场地现况｝页

在这里显示现时场地的现况，预设显示一个月的申请资料，亦可以自由查看其他日期，这方

便会众查看什么日子可以预约场地。

｛提出申请｝页

在这里会众可以申请场地并设定要借用的设备。若所预约的日期已有申请，这里会提示并且

不允许申请。


｛申请记录｝页

这里记录了该会众过往申请的记录，这方便会众翻查，并且会众可以复制以往的申请来进行

新的申请。

10.2 Webtool 设定

Webtool 已包含于 ACTS 教会管理系统的下载档内，但若要启用它，就需要一些设定，虽然只是数个步骤，但较为技术性，所以若你有兴趣使用 Webtool 及了解如何设定，你可联络我们。


1 首次安装设定 1.1 安装 1.2 基本设定 1.3 自定选项 1.4 汇入其他系统资料

2 会众 2.1 会众功能及版面介绍 2.2 新增会众 2.3 自定义会众资料栏 2.4 停用会众 2.5 汇入会众 2.6 汇出会众资料 2.7 列印会众证 2.8 列印会众标签

3 会众群组 3.1 会众群组功能及版面介绍 3.2 新增群组及成员 3.3 停用群组或成员

4 聚会 4.1 聚会功能及版面介绍 4.2 新增聚会 4.3 复制聚会 4.4 出席点到 4.5 出席记录报表

5 场地 5.1 场地功能及版面介绍 5.2 定义场地及设备 5.3 场地申请功能及版面介绍 5.4 新增场地申请 5.5 批核场地申请 5.6 场地申请报表 5.7 Webtool网上场地申请 5.8 电邮提示

6 奉献及收据 6.1 功能及版面介绍 6.2 新增收据 6.3 批核收据 6.4 列印收据 6.5 列印奉献证明书 6.6 网上检查个人奉献及收据 6.7 电邮收据

7 会计财务 7.1 会计帐户功能及版面介绍 7.2 新增会计帐户 7.3 传票功能及版面介绍 7.4 新增传票 7.5 列印传票 7.6 传票范本及版面介绍 7.7 新增传票范本 7.8 会计过帐功能及版面介绍 7.9 月结过帐 7.10 年结过帐 7.11 试算表 7.12 损益表 7.13 资产负债表 7.14 分类帐列表

8 使用者 8.1 功能及版面介绍 8.2 新增使用者及权限 8.3 停用使用者 8.4 更改密码 8.5 系统管理员帐户

9 进阶设定 9.1 多机共用 9.2 电邮功能 9.3 备份与恢复 9.4 从旧版本升级

10 Webtool网上应用模组 10.1 功能介绍 10.2 Webtool设定

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