ACL vs Excel Xavier Théorêt 19 juin 2013. Xavier Théorêt…

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ACL vs Excel Xavier Théorêt 19 juin 2013

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ACL vs Excel

Xavier Théorêt19 juin 2013

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Xavier Théorêt…

• Analyste ACL - Québecor Média (3 ans)• Analyste TI – CGI (8 ans)

• B. Sc. en physique• M.Sc. Géophysique• Diplôme en TI de 2ème cycle• Webmestre sur XTmedia.net

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Cette présentation…

• Petite intro sur ACL vs Excel (10 min)

• Partie pratique sur des différences entre ACL et Excel rencontrées pendant mon apprentissage d’ACL.

• Échange / Questions

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Intro (5-10 min)

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Excel vs ACL• Une bonne question? (ou Pommes vs Oranges?)

Microsoft Excel, dont le nom officiel actuel est Microsoft Office Excel, est un logiciel de tableur de la suite bureautique Microsoft Office [...]

[...] Le logiciel Excel intègre des fonctions de calcul numérique, de représentation graphique, d'analyse de données (notamment de tableau croisé dynamique) et de programmation, [...]

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Excel vs ACL

ACL data analytics, formerly known as Audit Command Language, is a data extraction and analysis software used for fraud detection, prevention and risk management.

By sampling large data sets, ACL analytics software is used to find irregularities or patterns in transactions that could indicate control weaknesses or fraud.

• Une bonne question? (ou Pommes vs Oranges?)

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Excel vs ACLRép: Oui! Car ce sont tous des CAATs* au sens général du terme

In the most general terms, CAATTs can refer to any computer program utilized to improve the audit process. Generally, however, it is used to refer to any data extraction and analysis software. This would include programs such as spreadsheets (e.g. Excel), databases (e.g. Access), statistical analysis […] etc. There are, however, companies that have developed dedicated specialized data analytic software specifically for auditors.

*Computer-assisted audit techniques (CAATs) or computer-assisted audit tools and techniques (CAATTs)

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Excel est différent• Les cellules sont modifiables…• …Plus d’un type de données est possible dans une

même colonne.• …on a même pas besoin de faire des colonnes!• Excel fait des choix souvent invisibles.• Problème d’intégrités / sans logs.

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ACL est différent• Les cellules sont non modifiables…• …Un seul type de données est possible dans une même

colonne.• …Données en lignes et colonnes• Les choix fait par ACL doivent être manuellement validés

(rien de caché).• Son héritage de « ligne de commande » se voit.• Performant sur les grandes quantités de data.

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ACL et Excel • Permettent de traiter un grand nombre de

données.• Possède des outils pour traiter l’information,

la manipuler pour lui donner un sens et répondre à des questions.

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ACL et Excel Y a-t-il un meilleur CAAT? Non abordé ici* car plusieurs facteurs sont à considérer…! *Des liens à la fin de cette présentation sont disponibles pour continuer cette réflexion. Note: Excel et ACL sont partenaires, pour preuve le produit Acerno d’ACL.

La prochaine section tente plutôt d’établir des parallèles entre l’utilisation d’Excel et d’ACL.

Certaines particularités valent la peine d’être soulignées pour: 1) diminuer les risques d’erreur et/ou 2) faciliter l’apprentissage d’ACL.

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Partie pratique… les différences

1. Le texte

3. Les dates

5. (Les scripts)

2. Les nombres

4. Les sommaires

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Différence ACL #1 – Le texte

• La taille d’un texte est la même pour une colonne • ACL fait donc une conversion des chaînes de texte et

ajoute des espaces pour combler la différence de taille. Ex: « avion »,  « auto », « bateau »

devient « avion□ », « auto□□ », « bateau »

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• Résultat:La fonction LENGTH d’ACL devrait toujours retourner la même valeur par défaut contrairement à =NBCAR d’Excel.

Différence ACL #1 – Le texte

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• Les égalités sont pareilles avec Excel car dans ce casACL ne tient pas compte des blancs…

Table : Metaphor inventory 2002

Les deux requêtes « CAKE PAN » avec ou sans espace retournent le même résultat. Mais ACL tient compte de la casse (contrairement au défaut d’Excel). Par ex:

Différence ACL #1 – Le texte

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• Note: La présence de blancs invisibles peut causer des problèmes sous Excel (ex: RechercheV échoue) pas ACL!

• ACL n’a pas de « =Gauche », « =Left » ou « =Droite »– Faut utiliser « SUBSTR(ChampTexte, 1, X) »– l’équivalent de « =STXT » chez Excel.

• De son côté, Excel ne possède pas de fonction « REVERSE » pour inverser des chaînes.

Différence ACL #1 – Le texte

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• ACL utilise le calcul à virgule (décimale) fixe.

• 9/2 = 5• 9.0/2 ou DEC(9,2)/2 = 4.5• ACL: la précision des données dicte par

défaut la précision du résultat final affiché.• Chez Excel la précision maximale est

conservée en tout temps et elle est indépendante de celle affichée.

Différence ACL #2 – Les nombres

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• ACL Analytic 10 introduit plusieurs fonctions de dates.

Mais si vous utilisez la version 9.3 ou précédente il faut savoir que plusieurs fonction usuelles d’Excel sont absentes:

• = Annee()• = MOIS()• = Jour()• = JOURSEM()• =No.Semaine()

Différence ACL #3 – Les dates

La solution consistait généralement à faire un découpage des dates comme si elles étaient des chaînes de texte:

Si X est un champ de Date…AAAAMMJJ• SUBSTR(DATE(X),1,4) Annee• SUBSTR(DATE(X),5,2) Mois• SUBSTR(DATE(X),7,2) Jour

• = NOW()• = HEURE()• = MINUTE()• = SECONDE()

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• ACL: Certains champs disparaissent des menu Sommarize / Crosstab / etc. Pourquoi?

Différence ACL #4 – Les sommaires

Table : Metaphor inventory 2002

Assistant DUPLICATE Assistant CROSSTAB

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Réponse: Sommarize et Crosstab ne supportent pas les nombres ni les dates. Utiliser Zoned() , Date() ou String() pour convertir en texte.

Différence ACL #4 – Les sommaires

Commentaire: J’ai posé la question sur le forum d’ACL et on m’a dit que l’inclusion de nombres dans CROSSTAB avait été pensé mais non exécuté faute de temps.

• ACL: Certains champs disparaissent des menu Sommarize / Crosstab / etc. Pourquoi?

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Différence ACL #4 – Les sommaires

Le tableau croisé dynamique d’Excel:• Plus versatile que son équivalent CROSSTAB d’ACL.• Les nombres sont acceptés en titre de colonne. • Plus d’un champ peut être imbriqué en colonne à la fois • Un simple double-clic permet d’extraire toutes les données d’une catégorie

précise (ex: toutes les transactions Câble pour le mois de janvier 2013).

• ACL: Certains champs disparaissent des menu Sommarize / Crosstab / etc. Pourquoi?

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• Une formule est:– ACL: entrée dans la barre de commande ou dans un script. La syntaxe

des mot clé peut être réduite. Ex: SUB ~ SUBSTR

– Excel: entrée dans la barre de formule (F2). La syntaxe doit être exacte.

(note on n’abordera pas le VB script ici!)

• La formule est identifiée:– ACL: Par rien– Excel: Par un signe d’égalité =

ou par des accolades { } (formules matricielles)

Différence ACL #5 – script vs formules

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L’opérateur de concaténation: ACL : le plus + Excel: la perluette &

Différence ACL #5 – script vs formules

Le texte: ACL: le guillemet droit simple ou double ‘ ou " Ex: " Voici un guillemet simple ‘ " Excel: guillemets double droit " Ex: "Voici un guillemet double "" "

Une variable: ACL: Le nom d’un champ ou n’importe

quel nom non utilisé placé entre deux symboles du pourcent % (ex: %Var1%)

Excel: La référence d’une cellule (ex: A2)

Une date: ACL: Entre accent grave dans le format `AAAAMMJJ` Excel: En nombre ou via DATEVALUE("divers format ")

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Merci!

Questions / Commentaires / Trucs?

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Comparaison entre divers CAAT par Richard Lanza dans Fraud Magazine (2006)http://www.informationactive.com/data/attachments/fraudsoftware.PDF

Excel comme CAAT • http://www.sethspro.com/CAAT.pptx (massage… ?)• http://www.uic.edu/classes/actg/actg537/LectureSlidesS08/FE4.Data%20Analytics%20I.ppt

ACL comme CAAT• Peter Millar (ACL) http://www.dataconsulting.co.uk/Files/ebook_spreadsheets.pdf• Michael Kano (ISACA SF) http://www.sfisaca.org/images/FC11Presentations/P23.pdf

Historique et comparaison entre ACL et IDEA (vieux - 2004 mais reste pertinent) http://www.cga-canada.org/en-ca/AboutCGACanada/CGAMagazine/2004/Jan-Feb/Pages/ca_2004_01-02_dp_doubleclick.aspx

Documentation ACL vs Excel