Recommended Best Practices in Accounting for GHG Emissions in the

Canadian Commercial Real Estate Sector

March 2010

 

 

i 

   Disclaimer The information contained herein has been compiled by REALpac from sources believed to be reliable, but no representation or warranty,  express  or  implied,  is made  by  REALpac,  its  affiliates  or  any  other  person  as  to  its  accuracy,  completeness  or correctness. Opinions and estimates contained herein constitute REALpac's judgment as of the publication date, are subject to change without notice and are provided  in good faith but without  legal responsibility. REALpac and  its directors, officers, and staff, assume no liability for damage or loss arising from the use of information contained herein.    Copyright All rights reserved.  No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or by any means, graphic, digital, electronic or mechanical,  including photocopy, scanning,  recording or any  information storage and  retrieval system, without permission in writing from the publisher.  © Copyright Real Property Association of Canada, 2010 This document is published for information and educational purposes only and should not be considered legal advice.  For more information contact: Carolyn Lane, M.A., M.B.A., Vice President, Research and Communications Robert Campanelli, M.U.P., Vice President, Professional Development and Industry Sustainability Real Property Association of Canada One University Avenue, Suite 1410 Toronto, ON   M5J 2P1  Canada T. 416‐642‐2700  |  F. 416‐642‐2727  |  E.  info@realpac.ca  |  www.realpac.ca   Acknowledgements 

REALpac would  like  to  thank  the  following  individuals  for being part of  the GHG Sub‐Committee, donating  their time and talent, and providing their invaluable input into this document: 

• Darryl Neate, Director, Sustainability, Oxford Properties • Giselle Gagnon, Vice President, National Real Estate Services, Bentall LP • Karen Jalon, Director, National Sustainable Operations, The Cadillac Fairview Corporation Limited 

 

Report prepared by: Chris Caners and Peter Clarke ICF International 277 Wellington Street West, Suite 808 Toronto, ON M5V 3E4 T. 416-341-0390 | F. 416-341-0383 ccaners@icfi.com | pclarke@icfi.com About ICF International ICF International (NASDAQ: ICFI) partners with government and commercial clients to deliver consulting services and technology solutions in the energy, climate change, environment, transportation, social programs, health, defense, and emergency management markets. The firm combines passion for its work with industry expertise and innovative analytics to produce compelling results throughout the entire program life cycle, from analysis and design through implementation and improvement. Since 1969, ICF has been serving government at all levels, major corporations, and multilateral institutions. More than 3,000 employees serve these clients worldwide. ICF’s Web site is www.icfi.com.

 

 

1 

 CONTENTS 

1. INTRODUCTION ........................................................................................................................... 1 2. CONTEXT ..................................................................................................................................... 2 3. COMMON CONCEPTS IN GHG ACCOUNTING ................................................................................ 2 3.1 Operational Boundaries...............................................................................................................3 3.2 Organizational Boundaries ..........................................................................................................4 4. RECOMMENDATIONS .................................................................................................................. 5 4.1 Owners.........................................................................................................................................5 4.2 Managers .....................................................................................................................................6 4.3 Tenants ........................................................................................................................................6 5. APPENDIX.................................................................................................................................... 8 5.1 Scenario A: Industrial Building.....................................................................................................8 5.2 Scenario B: Commercial Office Building ......................................................................................8 5.3 Scenario C: Commercial Retail Building.......................................................................................9  

***** 

1. INTRODUCTION 

As a result of rising concerns regarding the impact of climate change,  many  entities  have  completed  a  ‘greenhouse  gas inventory’ or  ‘carbon  footprint’ – effectively  accounting  for the greenhouse gas emissions  that are emitted due  to  their daily  operation.    Some  of  these  carbon  footprints  are required by law – for instance, certain facilities in Alberta are compelled  to  report  their  greenhouse  gas  emissions annually,  under  the  Climate  Change  and  Emissions Management Act.  Greenhouse  gas  accounting,  like  financial  accounting, involves many rules that can be complex to navigate.  These rules  are  also  open  to  interpretation,  especially  in  the commercial  building  sector,  where  there  are  infinite combinations of physical and operating characteristics –  for instance, an industrial building is often built and operated in a  very  different  manner  than  an  office  building.  Furthermore,  there  are  often  numerous  stakeholders involved at a given commercial property, each of which may wish to complete a carbon footprint, and each of which could reasonably  expect  to  be  ‘responsible’  for  that  property’s emissions. 

 The goal of  this document  is  to provide guidance  to  those responsible for quantifying greenhouse gas emissions in the commercial  real  estate  industry.    This  guidance  is  not intended  to  be  exhaustive;  rather,  its  aim  is  to  support building  professionals  in  completing  greenhouse  gas inventories  in  the  absence  of  specific  compliance  or voluntary  guidance  (for  instance,  a  Canadian  federal  cap 

and  trade  system,  or  The  Climate  Registry,  respectively).  Furthermore,  there  are  many  different  approaches  or variations  on  those  recommended  here  that  fit  within generally  accepted  greenhouse  gas  accounting  principles; ultimately,  the  reporting  entity  is  alone  responsible  for justifying  the  greenhouse  gas  accounting  approach employed.   

In a multi-tenant building, with multiple owners, and a property manager, and some sub-metering… Whose emissions are they?

 

 

2 

With  the  context  above  in  mind,  we  recommend  that building  owners  and  managers  follow  the  financial  and operational control approaches respectively, as described  in the  following  discussion.    At  the  completion  of  this document,  the  reader  should  have  an  appreciation  for  the complexities  of  greenhouse  gas  accounting,  knowledge  of the  critical  factors  involved  in  accounting  for  greenhouse gases  in  the  commercial  building  sector,  and  the  ability  to apply suggested guidance to their portfolio. 

2. CONTEXT 

Greenhouse  gas  (GHG)  inventorying  and  accounting  is becoming more  common,  across  sectors  and  geographies.  Debate  surrounds  the  question  of  how  best  to  reduce  the concentration of GHG  in our atmosphere –  in particular, the merits  of  a  carbon  tax  or  a  cap &  trade  system  are  often compared.    Two  cap  &  trade  bills  are  currently  being considered  in  the United  States1, which,  if  signed  into  law, would  require  certain  industries  to meet absolute emission targets;  the  Canadian  government  has  indicated  that  it intends to follow whatever path the United States chooses.  Apart from any regulatory requirements, many stakeholders in the commercial building sector are beginning to complete their GHG  inventories.   These  inventories can be used  for a variety of purposes; to assess financial risk associated with a price  of  emissions,  to  inform  and  drive  operational improvements,  and  to  benchmark  against  peer  companies.  For instance, REALpac itself has recently released an array of research reports on this topic, including A Guide to Corporate Responsibility  and  Sustainability  Reporting  in  the  Canadian Real Property Sector.2   Furthermore, a number of Canadian property management companies have completed their GHG inventories,  including  Oxford  Properties  Group,  Cadillac Fairview and Bentall LP.  While standardized approaches to GHG accounting exist, the field is evolving rapidly, and conflicting or unclear guidance is common.    The  commercial  building  sector  is  particularly complex in this way, due to the number of entities involved, and  the  operational  and  physical  diversity  of  commercial buildings. 

3. COMMON CONCEPTS IN GHG ACCOUNTING 

There are a range of documents and standards that provide GHG  accounting  guidance  to  organizations  that  measure, quantify and  report  their Carbon  footprint.   Many  registries 

                                                            1 The Waxman-Markey Bill was approved by the House of Representatives in mid-2009, while the substantially similar Boxer-Kerry Bill was released in the fall of the same year. 2 This memorandum may serve to provide further guidance to section ENV3: Emissions of the Guide.

(where  an  organization  can  publically  post  their  inventory) have  their own specific requirements.     These requirements are  sometimes  called  ‘protocols’,  and  provide  exact instructions  for  quantifying GHG  emissions;  others,  such  as ISO 14064‐1, are more conceptual.  The  International  Organization  for  Standardization  (ISO)  is the world’s  largest developer and publisher of  international standards. In 2006, ISO 14064 ‐ an international standard for GHG management activities  ‐ was  completed,  including  the development of emission  inventories (ISO 14064‐1), and the verification  of  those  inventories  (ISO  14064‐3).  It  outlines minimum  requirements  and  provides  a  structure  against which auditing of inventories may be performed.3  In general, ISO  14064  provides  non‐specific  guidance  and  a  high‐level framework  for  companies who wish  to  complete and verify their GHG inventories and projects.  ISO 14064‐1 itself directs users to the World Business Council for  Sustainable  Development  (WBCSD)  /  World  Resources Institute (WRI) Greenhouse Gas Protocol (GHG Protocol), and encourages  the  use  of  this  reference  for  more  specific guidance.  The WRI was launched in 1982 as a policy research and  analysis  centre  to  address  global  resource  and environmental  issues4,  and  along  with  the  WBCSD,  has worked  to  develop  international  accounting  tools  for greenhouse  gas  emissions,  including  the  authoritative Greenhouse  Gas  Protocol,  Corporate  Accounting  and Reporting  Standard  (The GHG  Protocol).5    ISO  14064‐1  and The GHG Protocol are consistent with the best‐practice GHG accounting principles below:  • RELEVANT  ‐ The carbon footprint appropriately reflects 

the  GHG  emissions  of  the  company  and  serves  the decision‐making needs of its users. 

• COMPLETE  ‐  Accounts  for  and  reports  on  all  GHG emission  sources  and  activities  within  the  chosen inventory boundary. Discloses and  justifies any  specific exclusions. 

• CONSISTENT  ‐ Uses  consistent methodologies  to  allow for  meaningful  comparisons  of  emissions  over  time.  Transparently  documents  any  changes  to  the  data, inventory  boundary,  methods,  or  any  other  relevant factors in the time series. 

• TRANSPARENT  ‐  Addresses  all  relevant  issues  in  a factual  and  coherent manner,  based  on  a  clear  audit trail.    Discloses  any  relevant  assumptions  and  makes 

                                                            3 ISO 14064, International Standard for GHG Emissions Inventories and Verification, Jay Wintergreen and Tod Delaney, First Environment, Inc, Boonton, NJ, presented at 16th Annual International Emission Inventory Conference, Raleigh, NC, 2007. 4 www.wri.org 5 World Business Council for Sustainable Development / World Resources Institute. Greenhouse Gas Protocol, Corporate Accounting and Reporting Standard. April 2004. www.ghgprotocol.org

 

 

3 

appropriate  references  to  the  accounting  and calculation methodologies and data sources used. 

• ACCURATE  ‐  Ensures  that  the  quantification  of  GHG emissions is systematically neither over nor under actual emissions,  as  far  as  can  be  judged,  and  that uncertainties are reduced as far as practicable. Achieves sufficient  accuracy  to  enable  users  to make  decisions with  reasonable  assurance  as  to  the  integrity  of  the reported information. 

 In  order  to  understand  what  emissions  sources  should  be included,  and  to  determine  what  entity  is  responsible  for their  accounting,  ‘boundaries’  must  be  selected  and evaluated.    The  operational  and  organizational  boundaries work in tandem to define the scope of the carbon footprint.  There  are  three  separate  categories  with  respect  to allocating  emissions  from  the  operation  of  commercial buildings:  owners,  managers  and  tenants.    Adding  to  the complexity of GHG accounting, a company may be more than one of these categorizations concurrently (for  instance own, manage  and  occupy  a  facility)  or  across  a  portfolio  (own some buildings, manage others).  Furthermore, there may be multiple companies categorized in the same way for a facility (several building owners with separate tenants on each floor, for instance). 

3.1 Operational Boundaries 

In GHG accounting, emissions are classified broadly as direct (Scope 1), energy  indirect  (Scope 2), and  indirect emissions from other indirect sources (Scope 3) ‐ please see Figure 2 for a general  illustration of these scopes.   Direct GHG emissions result  from  sources  that  are  owned  or  controlled  by  the 

company, while indirect GHG emissions are a consequence of activities  of  the  company,  but  occur  at  sources  owned  or controlled  by  a  different  entity.    When  completing  their carbon  footprint,  companies  should  separately  account  for and report on Scope 1 and 2 at minimum (i.e. the emissions that  they  are  ‘responsible’  for).    Examples  of  how  some emission sources are categorized are provided in Figure 1.  Energy  related  data  is  the  backbone  of  quantifying  GHG emissions for stakeholders in the commercial building sector –  emissions  associated  with  heating  (natural  gas,  fuel  oil, etc),  cooling  (electricity)  and  powering  (electricity)  the building fleet likely make up the majority of the emissions for that  stakeholder.        Therefore,  quality  information  on  the energy  use  of  the  buildings  themselves  is  critical  to completing a GHG inventory.  Scope  3  is  an  optional  category  that  represents  emissions that occur as a consequence of a company’s activities, which are  from  sources  that  are  not  owned  or  controlled  by  the company.    While  optional,  quantifying  Scope  3  emissions may be a useful tool for increasing the efficiency of company operations.    For  commercial  buildings  specifically,  Scope  3 may include emissions resulting from the construction of the building  or  waste  generated  annually.    For  company inventories,  common Scope 3 emissions  include  those  from air travel and employee commuting.  In circumstances where a  company owns or manages a  facility but does not  report the associated emissions as Scope 1 or Scope 2 (because for reasons  discussed  in  this  document,  that  company  is  not considered  directly  responsible),  these  emissions  may  be included  under  Scope  3,  in  keeping  with  the  principles  of completeness and transparency.  

  

Figure 1: Description of Scoped Emissions 

 Complexities arise in GHG accounting in the commercial building sector for two reasons.  First, classifying emissions into Scope 1 or Scope 2  is highly dependent upon the organizational boundary determined by the company, which  is  in turn dependent upon  the  consolidation  approach  used  (equity,  financial  or  operational,  as  described  in  the  next  section).    However,  the 

Scope 1 (Direct emissions):  

• On‐site  combustion of  fossil  fuels  (e.g. natural  gas or heating oil  for  space heating, diesel combustion from emergency generators).  

• Mobile  fuel consumed due to the operation and maintenance of the building and property (e.g. fleet and maintenance vehicles)  

Scope 2 (Indirect emissions associated with the consumption of electricity):   

• Electricity or steam consumption at the facility (or deep lake water cooling).  

Scope 3 (Other indirect emissions):  

• Waste disposal • Building construction 

 

 

4 

selection of the consolidation approach is open to a variety of interpretations, and so a consistent approach may not be used by all building stakeholders.  Furthermore, interpretation of guidance must often occur within each consolidation approach.  

Figure 2: Representation of Scopes 

 Image from The GHG Protocol.    

 Second,  when  more  than  one  entity  includes  the  same emissions under Scope 1 or Scope 2, ‘double counting’ occurs – for instance, if both the owner and manager, or co‐owners of the same building were to include the GHG emissions due from the same building  in their carbon  footprints, the same emissions  would  be  counted  twice.    However,  double counting of emissions  is not a significant concern unless the emission  inventories  of  each  stakeholder  are  being aggregated, and/or the reporting of emissions  is regulated – in which  case,  the appropriate approach would be dictated by the regulatory authority (such as a government). 

3.2 Organizational Boundaries 

A  company  should  select  an  organizational  boundary consolidation approach for consolidating GHG emissions and then  consistently  apply  that  approach  to  determine which GHG  emissions  are  included or  excluded  from  their  carbon footprint.  Once a consolidation approach has been chosen, it should be applied consistently across all company operations included in the carbon footprint.  Good practice guidance from The GHG Protocol suggests that the organizational boundary may be defined using either the equity  share  or  control  approach  (the  latter  of  which  is further  subdivided  into  financial  control  or  operational control).    For  simplicity,  we  refer  to  these  consolidation approaches  as  equity,  financial  and  operational;  they  are summarized in the table below.  

Consolidation Approach Description

Equity Account for percentage of GHG emissions according to equity share ownership of the building. 

Operational 

Account for 100 percent of GHG emissions where the company has the authority to implement operational policies at the building. 

Financial 

Account for 100 percent of GHG emissions where the company retains the majority of the risks and rewards of ownership of the building. 

 Under  the  equity  consolidation  approach,  a  company accounts  for  its share of the GHG emissions  from a building under Scope 1 and Scope 2, according to its share of financial equity  in  that building.   The equity  share  reflects economic interest ‐ the extent to which a company has a right to risks and rewards from the building. 

 Under  the  operational  consolidation  (control)  approach,  a company  reports  100%  of  the  building  emissions  under Scope 1 and Scope 2  if  it has  the  full authority  to  introduce and  implement  its  operating  policies  at  the  building.  However, having operational  control does not mean  that  a company necessarily has the authority to make all decisions concerning an operation…  it does mean that a company has 

 

 

5 

…but what REALpac recommends is that building owners use the financial consolidation approach, and building managers use the operational consolidation approach.

In a situation where the owner pays for the utility costs directly and does not charge them back to individual tenants based on sub-metered consumption, the emissions belong to the owner.

the  authority  to  introduce  and  implement  its  operating policies.6  

Using  the  financial  consolidation  (control)  approach,  a company  should  account  for  100%  of  the  GHG  emissions from a building under Scope 1 and Scope 2 if it has the ability to  direct  the  financial  and  operating  policies  of  that building…a  company  is  considered  to have  financial  control of an operation if it retains the majority risks and rewards of ownership of the building.7    In practice, the financial control approach means that the entity that is receiving the financial benefit  from  the  operation  of  the  building  is,  alone, responsible  for  the  emissions  from  the  operation  of  the building.  Several  common  representative  scenarios  are  described below as  further guidance.   Because  interpretations of GHG accounting  guidance  will  differ,  it  is  critical  that  sufficient justification and context  is provided  in  the carbon  footprint report  to  allow  users  of  the  information  to  interpret  the results correctly, and maintain the best‐practice principles of transparency and completeness. 

4. RECOMMENDATIONS 

As  discussed  above,  companies  are  free  to  select  the organizational boundary approach that best suits their needs when  voluntarily  reporting  their  GHG  emissions.    Double counting8  may  occur  if  different  consolidation  approaches are  used,  but  this  factor  is  not  critical  in  the  absence  of regulated reporting requirements.   When considering which organizational approach best suits your needs it is important to question the  level of control you hold over decisions that will  influence  emissions  and  consider which  approach  best reflects your level of control.      This  section  provides  recommendations  regarding  which consolidation  approach  would  ideally  be  used  by  each stakeholder  category with  respect  to  commercial  buildings.  Ideally, all stakeholders would utilize the same consolidation 

                                                            6 Adapted from The GHG Protocol. 7 Ibid. 8 It is important to note that multiple companies may report the same emissions under Scope 3; however, this is not considered double counting as Scope 3 is reserved for those emissions that are not the direct responsibility of that company.

approach in order to avoid double counting; however, this is unlikely  to  occur,  given  the  range  and  breadth  of stakeholders  often  involved  with  even  one  commercial building.  The  best‐practice  accounting  principles  (relevance, completeness,  consistency,  transparency,  and  accuracy) should be considered throughout the process of quantifying a carbon footprint.  Due to the complexity of the commercial building sector,  interpretation of GHG accounting guidelines is often required.  When interpretation is required, providing more  ‐  rather  than  less  ‐  contextual  information  and justification  (Transparency,  Completeness)  in  the  carbon footprint  pertaining  to  the  scoping  of  emissions  is  always recommended. 

4.1 Owners 

In  the  commercial  building  sector,  we  recommend  that building  owners  use  the  financial  consolidation  approach, as  it  is  the  clearest  and most  transparent  of  the  available options for the commercial building sector.9 In addition, due to their similarity (both are subsets of the control approach), and  in the context of commercial buildings, there  is rarely a distinction  between  the  operational  and  financial consolidation approaches for owners.  As  demonstrated  by  the  scenarios  appended  to  this document, there are some instances where a building owner may not have direct  financial control over a specific activity in  the building  ‐  for  instance,  the building  in question could be  an  industrial  facility,  where  utility  costs  are  paid  and 

operational  decisions  that  affect  energy  consumption  are made directly by the tenant.   Where  sub‐metering  of  tenants  occurs,  the  party  that  is directly  responsible  for  the  utility  costs  is  a  reasonable method  for determining  control.    For  instance,  if an owner installed  electrical  sub‐metering  for  each  tenant,  and  the tenants  were  responsible  for  payment  of  the  electricity 

                                                            9 A good description of these GHG accounting approaches, please see Chapter 3 of The Greenhouse Gas Protocol: A Corporate Accounting and Reporting Standard. World Resources Institute/World Business Council for Sustainable Development. The Greenhouse Gas Protocol is widely considered as the benchmark standard in GHG accounting practice. See http://www.ghgprotocol.org/standards/corporate-standard.

 

 

6 

In a building with sub-metered utilities paid directly by the tenant or charged back to the tenant, the emissions are the tenant’s responsibility.

consumed,  then  it  is  far  less  likely  that  the  owner  is responsible  for any associated emissions  (however,  in  these cases  the  owner  would  still  be  responsible  for  emissions associated with  the  operation  of  common  spaces,  outdoor lighting, etc.) 

4.2 Managers 

We recommend that commercial building managers utilize the operational consolidation approach, although this could lead to double counting with owners if the building owners are reporting their emissions using the financial consolidation approach from the same building.  However, double counting is a less critical problem than having neither party counting the emissions, in the absence of regulatory requirements.   It should be noted that having operational control does not mean that a company necessarily has authority to make all decisions concerning the operation of a building (such as capital spending authority).  Operational control does mean 

that a company has the authority to introduce and implement its operating policies.  From a commercial building manager’s perspective, it is important to consider to what extent daily management responsibilities can influence building operational and investment decisions, as well as where financial responsibility for utility costs lie. 

4.3 Tenants 

We recommend that owners and managers treat emissions as the tenant’s emissions if sub‐metered and either paid directly by or charged back to the tenant.  Tenants  require  certain  information  from  building  owners and/or managers in order to complete their carbon footprint, such  as  their  electricity  consumption.    Regardless  of  the consolidation  approach  used,  individual  GHG  inventories could then note any possibility of double counting.  Ideally, building owners and managers will  communicate  to their tenants: 

a) Their  consolidation  approach  (equity,  financial  or operational)  

b) Which sources of emissions are treated as Scope 1 and Scope 2 

c) Energy consumption (electricity, natural gas, etc) of that  tenant  (if  required, pro‐rated based on  share of total rentable space) 

 

It  is  important  to  note  that  often  more  than  one  tenant occupies  a  given  building.    In  these  cases,  the  reported emissions should correspond with each tenants’ share of the building’s emissions, in the event that a tenant’s share of the utilities are sub‐metered and charged directly  to  the  tenant  or sub‐metered by the owner/manager and charged back to the tenant.  The  table  on  the  next  page  provides  a  summary  of  the general  guidance  regarding  reporting  responsibilities  for Scope 1 and Scope 2, based on the perspective of the owner, manager, or tenant.    

In a situation where the management company has the authority to direct the financial and operating policies of the building, it is the manager’s emissions. If the manager pays for the utility costs directly and/or can direct the operational policies of the building, the manager most likely has control. 

   

 

7 

                                                            10 In cases where a building management company has the authority to introduce and implement operating policies at the building, the owner may not be responsible for the emissions; rather, they would be the responsibility of the building management company. Ideally, the building owners and managers would communicate their intentions on this topic to each other; otherwise double-counting of emissions may occur.

Operational Boundaries 

Scope 1 (Direct)  Scope 2 (Indirect) 

Stakeholder Consolidation Approach 

Sub‐metering of utilities for occupants? 

Direct: On‐site/owned emission sources (e.g. combustion of fossil fuels like natural gas, use of fuel in grounds equipment, replacement of refrigerants) 

Indirect: Imported electricity, steam, other heat or cooling. (e.g. electricity used by the building) 

No  Equity share of all emissions.  Equity share of all building emissions. Equity 

Yes  Equity share of allocated emissions.  Equity share of allocated emissions. 

No  100% of all emissions.  100% of all emissions. Financial 

Yes  100% of allocated emissions.  100% of allocated emissions. 

No  100% of all emissions.  100% of all emissions. 

Owners 

Operational Yes  100% of all allocated emissions.10  100% of all allocated emissions.10 

No Equity 

Yes 

No Financial 

Yes 

None.  None. 

No  100% of all emissions.  100% of all emissions. 

Managers 

Operational Yes  100% of all allocated emissions. 10  100% of all allocated emissions. 10 

No  None  None Equity 

Yes  None.  None. 

No  None.  None. Financial 

Yes  100% of allocated emissions.  100% of allocated emissions. 

No  None.  None. 

Organ

izationa

l Bou

ndaries 

Tenants 

Operational Yes  100% of allocated emissions.  100% of allocated emissions. 

 

 

8 

In a typical industrial building, the tenant will most often be responsible for the emissions associated with the activities of that building. However, the owner or manager may be responsible for emissions from common areas (such as hallways and parking garages) if those emissions are separately billed to the landlord.

5. APPENDIX 

5.1 Scenario A: Industrial Building 

A company owns a building being used by a single tenant for an  energy‐intensive  manufacturing  operation.    The  tenant receives all utility bills directly and owns the equipment used in the facility.   

Owner: The owner does not have the authority to introduce and  implement  its  operating  policies;  therefore,  emissions from  the  operation  of  this  building  would  not  be  the responsibility of the owner, other than emissions associated with  common  areas  (for  instance,  if  there  are  multiple tenants  of  the  building,  then  emissions  associated  with common hallways  and  lighting  for parking  lots  and  garages would be the responsibility of the owner). 

Tenant:   Because  the  tenant  is  responsible  for and  receives all of the utility bills associated with this property, the tenant would be expected to report emissions from this building as Scope 1 and Scope 2.   

The  entity  responsible  for  the  utility  bills  can  be  a  useful indicator  of  control  when  interpreting  the  consolidation approaches.    In  this  case,  the  manufacturing  facility  uses significant  amounts  of  energy  and  is  financially  responsible for the use of the energy, resulting  in GHG emissions which are not considered the responsibility of the owner. 

The utility bill indicator can also be useful when determining responsibility  for  sources  of  emissions  that  may  be categorized  under  Scope  1  or  Scope  2,  other  than  those associated with  heating,  cooling  and  powering  the  building itself.  For instance, a building owner or manager may hire a landscaping  company  to  cut  lawns,  plow  driveways  and collect  leaves.   In these circumstances,  if the building owner 

or  manager  is  directly  responsible  for  the  fuel  costs associated with  these  activities  (i.e.  they  purchase  the  fuel directly),  then  the  associated  emissions  are  their responsibility.  However, if the landscaping company supplies the  fuel, then these emissions would be expected to be the responsibility of the  landscaping company –  in this case, the owner or manager may categorize these emissions as Scope 3.  Best‐practice  GHG  accounting  principles  should  be  kept  in mind when interpreting consolidation guidance.  In this case, the  emissions  from  this  operation  do  not  reflect  the  GHG emissions  of  the  company  (Relevance).    To  ensure completeness and transparency, the owner should provide a justification  for  the  exclusion  of  these  emissions  in  their carbon footprint report. 

5.2 Scenario B: Commercial Office Building 

Three  companies,  one  a  majority  owner,  own  an  office building occupied by multiple tenants. The individual tenants are not  sub‐metered, and  the majority owner  is  responsible for  the  utility  bills  and  has  final  authority  for  decisions concerning  the  building;  a management  company  operates this building on behalf of the owners, but does not have the authority  to  introduce  and  implement  its  operating  policies without approval of the majority owner.   

Owner:   The majority owner has the ultimate authority over building  decisions,  and  is  responsible  for  the  utility  costs; furthermore,  no  sub‐metering  occurs.    Therefore,  the majority owner of the building would be expected to include all  emissions  from  this  facility  in  its  carbon  footprint, categorized as Scope 1 or Scope 2. 

Management:  While  the  management  company  is responsible  for  the  day‐to‐day  operation  of  the  building,  it likely does not have operational control, as  it does not have the authority  to  implement  its operating policies, and must respond  to  the needs of  its clients,  the owners.   Therefore, the management company would not be expected to report these emissions as Scope 1 or Scope 2, although they may be categorized as Scope 3,  in keeping with the GHG accounting principles of transparency and completeness. 

However, if the management company was able to introduce and implement its operating policies and/or was responsible for the utility costs, then  it may have operational control of the building.    In this case, the management company would categorize  the  emissions  from  the  building  as  Scope  1  and Scope 2.  A management company’s control over a building is a  judgment  call  that  should be based on  the applicable guidance  (such  as  the  GHG  Protocol).    Furthermore,  a management  company may  have  operational  control  over some, but not all of the buildings under its management – in 

 

 

9 

In a multi-tenant, non-sub-metered office building, the owner will be responsible for the associated emissions. Where sub-metering occurs (and is charged back), the tenants are responsible for those emissions; however, the owner and/or manager will still be responsible for emissions from the operation of common areas (such as lighting for hallways and parking garages). In the case that both the owner and manager take responsibility for the emissions, double counting will occur.

this  scenario,  the  management  company  would  only  be responsible  for  reporting  those emissions over which  it has control under Scope 1 or Scope 2 (similar to the owners).  In this case, double counting of these emissions would occur  if both  the  owner  and  the  management  company  reported building emissions as Scope 1 and Scope 2. 

Tenant:  While  the  tenants  may  have  some  operational control  in  their  space  (for  instance,  the  tenant may be able 

turn  the  lights  in  their area on or off)  they do not have  the full authority to introduce and implement operating policies; therefore,  the  emissions  from  this  building  would  be categorized  as  Scope  1  or  Scope  2  and  would  be  the responsibility of the owner, and not the tenant. 

Interpretation  of  the  operational  consolidation  approach definition  commonly  comes  into  play  in  this  frequently‐encountered  scenario.    For  instance,  some  buildings  may provide  the  occupants  with  greater  control  over  their environments (turning lights on or off; thermostat set points) others may  not.    In  addition,  tenants may  or may  not  be directly responsible to the utility company for those services.  In  cases  where  the  management  company  is  effectively responsible  for  the  operation  and  investment  decisions  for the  building,  then  under  the  operational  consolidation approach,  the management  company would  be  considered 

responsible  for  those  emissions.    Ideally,  the  owner  and management company would communicate  their  intentions regarding the GHG accounting approach in these cases.   

In addition, it is recommended that emissions from common areas  (e.g. hallways) be allocated  to  the owner or manager (in the case that the management company has operational control),  based  on  the  principles  of  completeness  and transparency.  Care should be taken to treat buildings (that have similar characteristics) consistently across a portfolio, in keeping with GHG accounting principles.   As always, the inclusion  of  contextual  information  and  justification  for allocation decisions  in  the  carbon  footprint  report, where interpretation is required, is highly recommended. 

5.3 Scenario C: Commercial Retail Building 

One company owns a large retail facility occupied by multiple tenants.  The  individual  retail  units  are  sub‐metered  for electricity,  and  each  tenant  is  responsible  for  their  own electricity bills.  In addition, each  tenant  is able  to configure and  install  lighting  and  other  electricity‐consuming equipment. A management  company  operates  the  building on behalf of the owners, and has the authority to  introduce and implement operational policies at the building.   

Owner:    Because  the  owner  does  not  financially  or operationally  control  the  electrical  operation  of  each  unit and does not receive the electricity bills, emissions from the use  of  electricity  in  the  occupied  units  would  not  be considered  the  responsibility  of  the  owner.    However, heating  for  the building  is not sub‐metered, and  is centrally controlled by  the manager.       Based on  the  recommended financial  consolidation  approach,  the  owner  would  be expected  to  report  emissions  due  to  the  heating  of  the building as Scope 1.   The owner would also be expected  to report  all  emissions  associated  electricity  use  in  common areas  (hallways, outdoor  lighting) as Scope 2, as  the  tenant would  be  responsible  for  electricity  use  based  on  sub‐metering of their rented space. 

Manager:    In this scenario, the management company  likely has operational control, and therefore, would be expected to report  these  emissions  using  a  similar  approach  as  the owners  (i.e.  report  all  emissions  from  building  heating  and emissions from electricity use in common areas as Scope 1 or Scope 2).   This will  lead to double‐counting of the emissions from this building  if the building management company and the  owners  both  report  these  emissions  as  Scope  1  and Scope 2. 

 

 

 

10 

In a commercial retail building with electrical sub-metering, tenants will be responsible for the emissions associated with their electricity use. The owner and/or manager (if the manager has operational control) will be responsible for the emissions associated with utilities that are not directly attributed to a tenant (such as natural gas), and the emissions associated with electricity use in the common areas of the building. Double counting will occur if the owners and managers both report these emissions.

Tenants: Because  their  individual areas are sub‐metered  for electricity,  but  not  for  heating,  the  tenant  would  be responsible  for  the  emissions  due  to  the  amount  of electricity consumed  in their unit, but not for the heating of that unit, as that is not individually sub‐metered.  Therefore, the  tenants  would  report  their  electricity  emissions  under Scope 2, but would not report the emissions associated with building  heating  under  Scope  1  (these  emissions  may optionally be reported under Scope 3). 

 

This  scenario  can  become  more  complex  quite  easily;  for instance,  if  the  individual units are  sub‐metered  for natural gas consumption, then the tenant would likely be responsible for  the  associated  emissions.    In  cases  with  utility  sub‐metering  for  individual  units,  the  entity  that  has  financial responsibility for the utility costs is generally a good indicator of responsibility for emissions. 

It  is also worth noting  that  in  situations where  the building owner  and management  are  the  same  company,  emissions should  be  reported  using  a  consistent  approach  to  the organizational  boundary  selected.    For  instance,  under Scenario C, were  the owner  and manager  the  same  entity, and  that entity uses  the  financial consolidation approach  to report its carbon footprint, the emissions would be reported in the inventory of that entity as the owner of the building.