Accounting Equation &Accounting c

8/9/2019 Accounting Equation &Accounting c

1/134

T h e A c c o u n t i n g E q u a t i o n


2/134

R e s o u r c e s

T h e

A c c o u n t

i n g

E q u a t

i o n

T h e

A c c o u n t

i n g

E q u a t

i o n

W h a t a r e a n o r g a n

i z a t

i o n s r e s o u r c e s c a

l l e d ?


3/134

A s s e t s

R e s o u r c e s

=

S o u r c e s

T h e

A c c o u n t

i n g

E q u a t

i o n

T h e

A c c o u n t

i n g

E q u a t

i o n

W h a t a r e

t h e

s o u r c e s o f

t h e

a s s e t s

?

R e s o u r c e s u s e d

i n t h e

b u s i n e s s


4/134

A s s e t s

L i a b

i l i t i e s

O w n e r s

E q u i

t y

R e s o u r c e s

=

S o u r c e s

R e s o u r c e s u s e d

i n t h e

b u s i n e s s

R e s o u r c e s

s u p p

l i e d b y

c r e d i t o r s a n

d

o w n e r s

T h e

A c c o u n t

i n g

E q u a t

i o n

T h e

A c c o u n t

i n g

E q u a t

i o n


5/134

T h e

A c c o u n

t i n g E q u a t

i o n

E c o n o m i c

R e s o u r c e s

C l a i m s t o

E c o n o m i c

R e s o u r c e s

A s s e

t s

=

L i a b

i l i t i e s

+ O w n e r s E q u

i t y

A t a n y p o i n t o f t i m e , t h e r e s o u r c e s o f a b u s i n e s s

e n t i t y m u s t b e e q u a l t o t h e c l a i m s o f t h e p e r s o n s

w h o h a v e f i n a n c e d t h e s e r e s o u r c e s .


6/134

T h e

A c c o u n

t i n g e q u a

t i o n

i s t h e e q u a

t i o n

w h i c h

s h o w s t

h e r e

l a t i o n s h

i p a m o n g t h e

t h r e e e l e m e n

t s o f

t h e

b a l a n c e s h e e

t n a m e l y -

A s s e t s ,

L i a b

i l i t i e s a n

d

O w n e r s

e q u

i t y o f a b u s

i n e s s .

( c a p i t a l

)

T h e e q u a t

i o n m u s

t b e

i n b a l a n c e a f

t e r e v e r y

r e c o r d e

d t r a n s a c

t i o n

i n t h e s y s t e m .

T h e

B a s

i c A c c o u n

t i n g

E q u a t i o n

T h e

B a s

i c A c c o u n

t i n g

E q u a t i o n

A s s e t s = L i a b i l i t i e s + C a p i t a l


7/134

a . S a c h i n

d e p o s i

t s R S 2 5

, 0 0 0 i n a

b a n k

a c c o u n

t

f o r A B C L t d

A S S E T S

=

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

O W N

E R S E Q U I T Y

L I A B I L I T I E S


8/134

a . S a c h i n

d e p o s i

t s R S 2 5

, 0 0 0 i n a

b a n k

a c c o u n

t

f o r A B C L t d .

A S S E T S

=

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

O W N

E R S E Q U I T Y

C a s

h

C a s

h

2 5 , 0

0 0

2 5 , 0

0 0



9/134

a . S a c h i n

d e p o s i

t s R S 2 5

, 0 0 0 i n a

b a n k

a c c o u n

t

f o r A B C L t d .

A S S E T S

=

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

O W N

E R S E Q U I T Y

C a s

h

C a s

h

2 5 , 0

0 0

2 5 , 0

0 0


S a c h i n

S a c h i n , C

a p i t a l

, C a p

i t a l

2 5 , 0

0 0

2 5 , 0

0 0

T o t a l

T o t a l

2 5 , 0

0 0

2 5 , 0

0 0

T o t a l

T o t a l

2 5 , 0

0 0

2 5 , 0

0 0


10/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

b . A B C L t d . b u y s

l a n d

f o r

R s

2 0 , 0

0 0 .

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y



11/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

b . A B C

L t d . b u y s

l a n d

f o r

R s

2 0 , 0

0 0 .

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 2 0 , 0 0 0 )

( 2 0 , 0 0 0 )


12/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

b . A B C

L t d b u y s

l a n d

f o r

R S 2 0

, 0 0 0

.

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 2 0 , 0 0 0 )

( 2 0 , 0 0 0 )

L a n d

L a n d

2 0 , 0

0 0

2 0 , 0

0 0 B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

b . A B C

L t d b u y s

l a n d

f o r

R S 2 0

, 0 0 0

.

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 2 0 , 0 0 0 )

( 2 0 , 0 0 0 )

L a n d

L a n d

2 0 , 0

0 0

2 0 , 0

0 0

T o t a l

T o t a l

2 5 , 0

0 0

2 5 , 0

0 0

T o t a l

T o t a l

2 5 , 0

0 0

2 5 , 0

0 0


13/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


c . A B C

L t d b u y s g o o d s

f o r

R S 1 , 3 5 0 , a g r e e i n g

t o

p a y t h e s u p p

l i e r

i n t h e n e a r

f u t u r e .


14/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


c . A B C


f o r

R S 1 , 3 5 0 , a g r e e i n g

t o

p a y t h e s u p p

l i e r

i n t h e n e a r

f u t u r e .

A c c o u n

t s P a y a b

l e

A c c o u n

t s P a y a b

l e

1 , 3 5 0

1 , 3 5 0

P u r c h a s e s

P u r c h a s e s

1 , 3 5 0

1 , 3 5 0

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


c . A B C


f o r

R S 1 , 3 5 0 , a g r e e i n g

t o

p a y t h e s u p p

l i e r

i n t h e n e a r

f u t u r e .

A c c o u n

t s P a y a b

l e

A c c o u n

t s P a y a b

l e

1 , 3 5 0

1 , 3 5 0

P u r c h a s e s

P u r c h a s e s

1 , 3 5 0

1 , 3 5 0

T o t a l

T o t a l

2 6 , 3

5 0

2 6 , 3

5 0

T o t a l

T o t a l

2 6 , 3

5 0

2 6 , 3

5 0


15/134

d . R

e c e i v e

f e e s

f o r s e r v

i c e s p e r f o r m e d , R

s . 7 , 5 0 0

d . R e c e i v e

f e e s

f o r s e r v

i c e s p e r f o r m e d , R

s . 7 , 5 0 0

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

=

O W N

E R S E Q U I T Y


F e e s e a r n e d

F e e s e a r n e d

7 , 5 0 0

7 , 5 0 0

A S S E T S

C a s

h

C a s

h

7 , 5 0 0

7 , 5 0 0

T o t a l

T o t a l

3 3 , 8

5 0

3 3 , 8

5 0

T o t a l

T o t a l

3 3 , 8

5 0

3 3 , 8

5 0


16/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


e . A B C

L t d p a

i d : w a g e s

R s

2 , 1 2 5 ; r e n t , R

s 8 0 0 ;

u t i l i t i e s ,

R s

4 5 0 ; a n d

m i s c e

l l a n e o u s , R

s 2 7 5 .


17/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 3 , 6

5 0 )

( 3 , 6

5 0 )

e . A B C

L t d p a

i d : w a g e s

R s

2 , 1 2 5 ; r e n t , R

s 8 0 0 ;

u t i l i t i e s ,

R s

4 5 0 ; a n d

m i s c e

l l a n e o u s , R

s 2 7 5 .


18/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 3 , 6

5 0 )

( 3 , 6

5 0 )

E x p e n s e s

E x p e n s e s

( 3 , 6

5 0 )

( 3 , 6

5 0 )

e . A B C

L t d p a

i d : w a g e s

R s

2 , 1 2 5 ; r e n t , R

s 8 0 0 ;

u t i l i t i e s ,

R s

4 5 0 ; a n d

m i s c e

l l a n e o u s , R

s 2 7 5 .

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 3 , 6

5 0 )

( 3 , 6

5 0 )

E x p e n s e s

E x p e n s e s

( 3 , 6

5 0 )

( 3 , 6

5 0 )

e . A B C

L t d p a

i d : w a g e s

R s

2 , 1 2 5 ; r e n t , R

s 8 0 0 ;

c o m m

i s s i o n , R

s 4 5 0 ; a n d m

i s c e

l l a n e o u s , R

s 2 7 5 .

T o t a l

T o t a l

3 0 , 2

0 0

3 0 , 2

0 0

T o t a l

T o t a l

3 0 , 2

0 0

3 0 , 2

0 0


19/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


f . A B C L t d p a y s

R s 9

5 0 t o c r e d

i t o r s o n a c c o u n

t .


20/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 9 5 0 )

( 9 5 0 )


R s 9 5 0 t o c r e d


t .


21/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 9 5 0 )

( 9 5 0 )

A c c o u n

t s P a y a b

l e

A c c o u n

t s P a y a b

l e

( 9 5 0 )

( 9 5 0 )


R s 9

5 0 t o c r e d


t .

T o t a l

T o t a l

2 9 , 2

5 0

2 9 , 2

5 0

T o t a l

T o t a l

2 9 , 2 5 0

2 9 , 2 5 0


22/134

g . S o l d g o o d s w o r

t h R s .

8 0 0 f o r

R s

9 0 0

A S S E T S

=

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

O W N

E R S E Q U I T Y



23/134


t h R s .

8 0 0 f o r

R s

9 0 0

A S S E T S

=

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

O W N

E R S E Q U I T Y


P u r c h a s e s

P u r c h a s e s

( 8 0 0 )

( 8 0 0 )


24/134


t h R s .

8 0 0 f o r

R s

9 0 0

A S S E T S

=

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

O W N

E R S E Q U I T Y


P u r c h a s e s

P u r c h a s e s

( 8 0 0 )

( 8 0 0 )

C a s

h

C a s

h 9 0 0 9 0 0


25/134


t h R s .

8 0 0 f o r

R s

9 0 0

A S S E T S

=

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

O W N

E R S E Q U I T Y


P u r c h a s e s

P u r c h a s e s

( 8 0 0 )

( 8 0 0 )

C a s

h

C a s

h 9 0 0 9 0 0

P r o

f i t

P r o

f i t

1 0 0 1 0 0

T o t a l

T o t a l

2 9 , 3

5 0

2 9 , 3

5 0

T o t a l

T o t a l

2 9 , 3

5 0

2 9 , 3

5 0


26/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


h . S a c h i n w

i t h d r a w s R s

2 , 0 0 0 i n c a s h .


27/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 2 , 0

0 0 )

( 2 , 0

0 0 )

h . S a c h i n w

i t h d r a w s R s

2 , 0 0 0 i n c a s h .


28/134

B u s

i n e s s

T r a n s a c

t i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

B u s

i n e s s

T r a n s a c t

i o n s

A S S E T S

=

O W N

E R S E Q U I T Y


C a s

h

C a s

h

( 2 , 0

0 0 )

( 2 , 0

0 0 )

S a c h

i n

S a c

h i n s s

, D r a w

i n g

, D r a w

i n g

( 2 , 0

0 0 )

( 2 , 0

0 0 )

h . S a c

h i n w

i t h d r a w s R s

2 , 0 0 0 i n c a s h .

T o t a l

T o t a l

2 7 , 3

5 0

2 7 , 3

5 0

T o t a l

T o t a l

2 7 , 3 5 0

2 7 , 3 5 0


29/134

T r a n s a c t

i o n

S u m m

a r y

T r a n s a c t

i o n

S u m m a r y

T r a n s a c t

i o n

S u m m a r y

A S S E T S

=

O W N E R S E Q U I T Y


C a s h

C a s h

6 , 8 0 0

6 , 8 0 0

P u r c

h a s e s

P u r c

h a s e s

5 5 0 5 5 0

L a n d

L a n d

2 0 , 0

0 0

2 0 , 0

0 0


30/134

T r a n s a c t

i o n

S u m m

a r y

T r a n s a c t

i o n

S u m m a r y

T r a n s a c t

i o n

S u m m a r y

A S S E T S

=



C a s h

C a s h

6 , 8 0 0

6 , 8 0 0

P u r c

h a s e s

P u r c

h a s e s

5 5 0 5 5 0

L a n d

L a n d

2 0 , 0

0 0

2 0 , 0

0 0

A c c t s .

P a y a b

l e

A c c t s .

P a y a b

l e

4 0 0 4 0 0


31/134

T r a n s a c t

i o n

S u m m

a r y

T r a n s a c t

i o n

S u m m a r y

T r a n s a c t

i o n

S u m m a r y

A S S E T S

=



C a s h

C a s h

6 , 8 0 0

6 , 8 0 0

P u r c

h a s e s

P u r c

h a s e s

5 5 0 5 5 0

L a n d

L a n d

2 0 , 0

0 0

2 0 , 0

0 0

A c c t s .

P a y a b

l e

A c c t s .

P a y a b

l e

4 0 0 4 0 0

S a c

h i n

S a c

h i n

, C a p

i t a l

, C a p

i t a l

2 5 , 0 0 0

2 5 , 0 0 0

S a c

h i n

S a c

h i n

, D r a w

i n g

, D r a w

i n g

( 2 , 0 0 0 )

( 2 , 0 0 0 )

F e e s

E a r n e

d

F e e s

E a r n e

d

7 , 5 0 0

7 , 5 0 0

W a g e s

E x p e n s e

W a g e s

E x p e n s e

( 2 , 1 2 5 )

( 2 , 1 2 5 )

R e n t

E x p e n s e

R e n t

E x p e n s e

( 8 0 0 )

( 8 0 0 )

C o m m

i s s i o n

( 4 5 0 )

C o m m

i s s i o n

( 4 5 0 )

M i s c . E x p e n s e

M i s c . E x p e n s e

( 2 7 5 )

( 2 7 5 )

P r o

f i t

1 0 0

P r o

f i t

1 0 0


32/134

A c c o u n

t i n g

E q u a t

i o n

E x a m p

l e

A c c o u n

t i n g

E q u a t

i o n

E x a m p

l e

R s .

2 s , 0

0 0

P a i

d s a

l a r i e s

R s .

4 , 0 0 0

P a i

d t o c r e

d i t o r s

R s .

1 , 7 0 0

S o l

d g o o d s o n c r e d

i t ( c o s t

R s .

1 , 5 0 0 )

R s .

1 , 0 0 0

R e c e i v e d

i n t e r e s t

R s .

3 , 0 0 0

P a i

d r e n t

R s .

1 , 0 0 0

W i t h d r e w c a s h

f o r p r i v a t e u s e

R s .

1 , 5 0 0

P u r c h a s e d

f u r n

i t u r e

f o r c a s

h

R s .

4 , 0 0 0

P u r c h a s e d

g o o d s

f o r c a s

h

R s .

2 4 , 0

0 0

P u r c h a s e d

g o o d s o n c r e

d i t w o r

t h

R s .

2 , 5 0

, 0 0 0

A n i

l s t a r t e

d b u s i n e s s w i t

h c a s h


33/134

A c c o u n

t i n g

E q u a t

i o n

E x a m p

l e

A c c o u n

t i n g

E q u a t

i o n

E x a m p

l e

R s .

2 s , 0

0 0

P a i

d s a

l a r i e s

R s .

4 , 0 0 0

P a i

d t o c r e

d i t o r s

R s .

1 , 7 0 0

S o l

d g o o d s o n c r e d

i t ( c o s t

R s .

1 , 5 0 0 )

R s .

1 , 0 0 0

R e c e i v e d

i n t e r e s t

R s .

3 , 0 0 0

P a i

d r e n t

R s .

1 , 0 0 0

W i t h d r e w c a s h

f o r p r i v a t e u s e

R s .

1 , 5 0 0

P u r c h a s e d

f u r n

i t u r e

f o r c a s

h

R s .

4 , 0 0 0

P u r c h a s e d

g o o d s

f o r c a s

h

R s .

2 4 , 0

0 0

P u r c h a s e d

g o o d s o n c r e

d i t w o r

t h

R s .

2 , 5 0

, 0 0 0

A n i

l s t a r t e

d b u s i n e s s w i t

h c a s h


34/134

T h e

D o u

b l e E n t r y

S y s t e m

T h e

D o u

b l e E n t r y

S y s t e m


35/134


36/134

O n e d e b i t

O n e c r e d i t

E a c h t r a n s a c t i o n i s r e c o r d e d

w i t h a t l e a s t :

T o t a l d e b i t s m u s t e q u a l t o t a l c r e d i t s .

T h e

D o u b

l e - E n t r y

S y s

t e m

T h e

D o u

b l e E n

t r y

S y s t e m

T

h e

D o u

b l e E n

t r y

S y s t e m


37/134

D o u

b l e -

E n t r y

A c c o u n t

i n g

D o u

b l e

D o u

b l e - - E n t r y

A c c o u n t

i n g

E n t r y

A c c o u n t

i n g

I n t h e D o u b l e e n t r y s y s t e m ,

b o t h t h e s e a s p e c t s a r e

r e c o r d e d i n t e r m s o f

a c c o u n t s , s u c h t h a t a t l e a s t t w o

a c c o u n t s a r e a l w a y s a f f e c t e d b y e a c h t r a n s a c t i o n .

T h e T a c c o u n t i s a r e p r e s e n t a t i o n o f a s c a l e o r b a l a n c e .

T h e t o t a l o f t h e d e b i t e n t r i e s a n d t o t a l o f t h e c r e d i t

e n t r i e s

i n t h e v a r i o u s a c c o u n t s m u s t b e e q u a l

S c a

l e o

r B a l a n c e

R e c e i v e

D E B I T

G i v e

C R E D I T

T a c c o u n

t

L e f t S i d e

R e c e i v e

D E B I T

R i g h t S i d e

G i v e

C R E D I T

L u c a

P a c

i o l i

D e v e l o p e r o f

D o u

b l e -

E n t r y

A c c o u n t

i n g


38/134

A d v a n

t a g e o f

D o u

b l e E n

t r y

S y s t e m

1 ) A c o m p l e t e r e c o r d

o f t h e f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n s i s

m a i n t a i n e d b e c a u s e i t r e c o r d s b o t h t h e a s p e c t s o f

e v e r y f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n .

2 ) I t g i v e s a c c u r a t e i n f o r m a t i o n o f a m o u n t

d u e f r o m

v a r i o u s

d e b t o r s a n d a m o u n t

d u e

t o v a r i o u s

c r e d

i t o r s b y m a i n t a i n i n g p e r s o n a l a c c o u n t s o f

d e b t o r s a n d c r e d i t o r s .

3 ) P r o v i d e s a c h e c

k o n

A r i

t h m e t i c a l a c c u r a c y o f t h e

a c c o u n t b o o k s .


39/134

A d v a n

t a g e o f

D o u

b l e E n

t r y

S y s t e m

( C o n

t . )

4 ) I t i s h e l p f u l i n p r e v e n

t i n g

f r a u d s a n

d e r r o r s .

t o

l o c a t e t h e e r r o r s .

5 ) H e l p f u l i n a s c e r t a i n

i n g p r o f

i t o r l o s s o f a p a r t i c u l a r

p e r i o d b y p r e p a r i n g t h e P r o f i t a n d L o s s A c c o u n t .

6 ) F i n a n c i a l p o s i

t i o n

o f t h e b u s i n e s s e n t i t y c a n b e

a s c e r t a i n e d b y p r e p a r i n g t h e B a l a n c e S h e e t .

7 ) I t p r o v i d e s r e a d i l y a v a i l a b l e i n f o r m a t i o n t o b e s e n t

t o i n c o m e

t a x a n

d s a l e s

t a x a u

t h o r i

t i e s .

8 ) I t i s h e l p f u l i n f i l i n g a c c u r a t e c l a i m f o r l o s s o f

s t o c k a s a r e s u l t o f f i r e t o t h e i n s u r a n c e c o m p a n y

b e c a u s e

a c o m p l e t e r e c o r d o f s t o c k i s k e p t .


40/134

D i s a d v a n t a g e o

f D o u

b l e E n t r y

S y s t e m

1 ) T h i s s y s t e m r e q u i r e s t h e m a i n t e n a n c e

o f a

n u m b e r o f b o o k s

o f a c c o u n t s w h i c h i s n o t

p r a c t i c a l i n s m a l l c o n c e r n s .

2 ) T h e s y s t e m i s c o s t l y b e c a u s e a n u m b e r o f

r e c o r d s a r e t o b e m a i n t a i n e d .

3 ) T h e r e i s n o g u a r a n t e e o f a b s o l u t e a c c u r a c y o f

t h e b o o k s o f a c c o u n t b e c a u s e t r i a l b a l a n c e m a y

a g r e e i n s p i t e o f e r r o r s .


41/134

C l a s s i

f i c a t

i o n o

f A c c o u n t s

A c c o r

d i n g

t o

T r a d

i t i o n a

l A p p r o a c

h I m p e r s o n a l

A c c o u n t s

P e r s o n a

l

A c c o u n t s

A C C O U N T S

R e a l

A c c o u n

t s

N o m

i n a l

A c c o u n t s

N a t u r a l

P e r s o n s

A c c o u n t s

A r t i

f i c i a l

P e r s o n s

A c c o u n t s

R e p r e s e n t a t

i v e

P e r s o n s

A c c o u n t s

T a n g

i b l e

A c c o u n t s

I n t a n g

i b l e

A c c o u n t s


42/134

A : P E R S O N A L A C C O U N T :

1 .

N a t u r a l P e r s o n s P e r s o n a l A c c o u n t .

A n a c c o u n t r e c o r d i n g t r a n s a c t i o n s w i t h a n

i n d i v i d u a l h u m a n b e i n g i s k n o w n a s a n a t u r a l p e r s o n s P e r s o n a l A c c o u n t , e . g . ,

A n e e s h s

A c c o u n t .

2 .

A r t i f i c i a l P e r s o n s P e r s o n a l A c c o u n t . A n a c c o u n t r e c o r d i n g f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n s

w i t h a n a r t i f i c i a l p e r s o n c r e a t e d b y l a w o r o t h e r w i s e i s c a l l e d a n a r t i f i c i a l p e r s o n s p e r s o n a l

a c c o u n t , e . g . , A B C I n d u s t r i e s L t d . , B

a n k A c c o u n t , S

& . C o . e t c .

3 .

R e p r e s e n t a t i v e P e r s o n a l A c c o u n t .

A n a c c o u n t i n d i r e c t l y r e p r e s e n t i n g a p e r s o n o r

p e r s o n s i s k n o w n a s a r e p r e s e n t a t i v e p e r s o n a l a c c o u n t .

W h e n a c c o u n t s a r e o f a s i m i l a r

n a t u r e a n d t h e i r n u m b e r i s l a r g e , i t i s b e t t e r t o g r o u p t h e m u n d e r o n e h e a d

a n d o p e n a

r e p r e s e n t a t i v e p e r s o n a l a c c o u n t . E x a m p l e s o f s u c h t y p e s o f a c c o u n t s c a n b e : R e n t

O u t s t a n d i n g A c c o u n t ,

I n t e r e s t O u t s t a n d i n g A c c o u n t , P r e p a i d S a l a r y A c c o u n t e t c . R e n t

O u t s t a n d i n g A c c o u n t i s a p e r s o n a l a c c o u n t r e p r e s e n t i n g r e n t p a y a b l e t o . .

B : R E A L A C C O U N T :

1 .

T a n g i b l e R e a l A c c o u n t . S u c h t y p e o f a c c o u n t r e l a t e s t o a n a s s e t w h i c h c a n

b e t o u c h e d ,

F e l t , s e e n a n d

m e a s u r e d e . g . ,

P l a n t A c c o u n t ,

C a s h A c c o u n t ,

B u i l d i n g A c c o u n t , S t o c k

A c c o u n t e t c .

2 .

I n t a n g i b l e

R e a l A c c o u n t . S u c h t y p e o f a c c o u n t r e l a t e s t o a n a s s e t w h i c h c a n n o t b e

t o u c h e d p h y s i c a l l y b u t c a n b e m e a s u r e d i n v a l u e . F o r e x a m p l e , G o o d w i l l A c c o u n t , P a t e n t s

A c c o u n t , T r a d e M a r k s A c c o u n t , C o p y R i g h t s A c c o u n t e t c .

C . N

O M I N A L A C C O U N T S .

T h e s e a c c o u n t s d e a l w i t h e x p e n s e s , i n c o m e s , p r o f i t s a n d l o s s e s .


43/134

R u l e s

F o r D o u

b l e

E n t r y

S y s

t e m

o n t h e B a s

i s o f T r a

d i t i o n a l

C l a s s

i f i c a

t i o n

R e a

l A c c o u n t =

D e b

i t W

h a t c o m e s

i n

C r e

d i t - w

h a t g o e s o u t

P e r s o n a l

A c c o u n t =

D e b

i t R e c e i v e r

C r e

d i t - G i v e r

N o m

i n a l

A c c o u n t =

D e b

i t E x p e n s e s / L o s s e s

C r e

d i t -

I n c o m e s

/ G a i n s


44/134

C l a s s i

f i c a t

i o n o f

A c c o u n t s

A c c o r

d i n g

t o

A c c o u n

t i n g

E q u a

t i o n

A s s e

t s A c c o u n t s

R e l a t e s t o t a n g i b l e a n d i n t a n g i b l e a s s e t s

L i a b i l i t i e s A c c o u n

t s

E g . C r e d i t o r s , b

i l l s p a y a b l e , u n e a r n e d r e v e n u e , o t h e r

s h o r t - t e r m l i a b i t l i t i e s , l o n g t e r m l i a b i l i t i e s ( s e c u r e d a n d

u n s e c u r e d )

E q u i

t y A c c o u n t s

E g c a p i t a l / s h a r e c a p i t a l a / c , d r a w i n g s a / c , r e t a i n e d

e a r n i n g s , R e v e n u e A c c o u n t s , E x p e n s e A c c o u n t s ,

d i v i d e n d s


45/134

R e g a r

d i n g a s s e t s :

I n c r e a s e s i n a s s e t s

- D E B I T

D e c r e a s e s i n a s s e t s

- C R E D I T

R e g a r

d i n g

L i a b i l i t i e s :

I n c r e a s e s i n l i a b i l i t i e s

- C R E D I T

D e c r e a s e s i n l i a b i l i t i e s

- D E B I T

R e g a r

d i n g

C a p i t a l :

I n c r e a s e s i n c a p i t a l

- C R E D I T

D e c r e a s e s i n c a p i t a l

- D E B I T

R e g a r

d i n g

E x p e n s e s a n d

R e v e n u e :

E x p e n s e s , D r a w i n g s , D i v i d e n d s

- D E B I T

R e v e n u e

- C R E D I T

R e g a r

d i n g

I n c o m e s o r

P r o f

i t s a n d

L o s s e s :

I n c o m e s o r p r o f i t s

- C R E D I T

L o s s e s

- D E B I T

R u l e s

F o r

D o u b

l e E n t r y

S y s t e m o n

B a s

i s o f

A c c o u n t

i n g

E q u a t

i o n


46/134

A n a l y s i s o f t r a n s a c t i o n s i s n e c e s s a r y f o r c o r r e c t

r e c o r d i n g o f t r a n s a c t i o n s .

S t e p s :

I d e n t i f y t h e a c c o u n t s i n v o l v e d i n t h e t r a n s a c t i o n t o

b e r e c o r d e d .

C l a s s i f y t h e a c c o u n t s i d e n t i f i e d a s p e r s o n a l , r e a l o r

n o m i n a l ; o r a s a s s e t , l i a b i l i t i e s , c a p i t a l , r e v e n u e o r

e x p e n s e

D e t e r m i n e d t h e r u l e s o f d e b i t a n d

c r e d i t a p p l i c a b l e t o

t h e a c c o u n t s i n v o l v e d

F i n a l l y d e t e r m i n e t h e a c c o u n t ( s ) t o b e d e b i t e d a n d

t h e a c c o u n t ( s ) t o b e c r e d i t e d .

A n a l y s i s o f T r a n s a c t i o n s

A n a l y s i s o f T r a n s a c t i o n s


47/134

1 . S t a r t e d b u s i n e s s w i t h R s . 5 0 , 0 0 0

2 . P u r c h a s e d f u r n i t u r e f o r R s . 1 , 0 0 0 o n c r e d i t f r o m

P a n k a j

3 . G o o d s p u r c h a s e d f o r c a s h R s . 2 0 , 0

0 0

4 . G o o d s s o l d t o R a h u l N i w a s f o r R

s . 5 , 0 0 0 o n c r e d i t

5 . P a i d s a l a r i e s t o s t a f f R s . 1 , 8 0 0

6 . G o o d s w o r t h R s . 5 0 0 r e t u r n e d b y R a h u l N i w a s

7 . R s . 1 , 0

0 0 c o m m i s s i o n r e c e i v e d

E x a m p l e

E x a m p l e


48/134

A c c o u n t

i n g C y c

l e

I t r e f e r s

t o a c o m p l e t e s e q u e n c e o f a c c o u n t i n g

p r o c e d u r e s , w

h i c h a r e r e q u i r e d t o b e r e p e a t e d i n t h e

s a m e o r d e r d u r i n g e a c h a c c o u n t i n g p e r i o d .

I t i s c o m p l e t e s e q u e n c e b e g i n n i n g w i t h t h e r e c o r d i n g

o f t h e t r a n s a c t i o n a n d e n d i n g w i t h t h e p r e p a r a t i o n o f

t h e f i n a l a c c o u n t s .


49/134

A c c o u n t i n g c y c l e i n c l u d e s :

( a ) R e c o r

d i n g : F i r s t , a l l t r a n s a c t i o n s s h o u l d b e r e c o r d e d i n t h e

J o u r n a l o r B o o k s o f O r i g i n a l E n t r y k n o w n a s s u b s i d i a r y

b o o k s a s a n d w h e n t h e y t a k e p l a c e .

( b ) C l a s s i

f y i n g : A l l e n t r i e s i n t h e J o u r n a l o r B o o k s o f O r i g i n a l

E n t r y s h o u l d b e p o s t e d t o t h e a p p r o p r i a t e l e d g e r a c c o u n t s t o

f i n d o u t a t a g l a n c e t h e t o t a l e f f e c t o f a l l s u c h t r a n s a c t i o n s i n a

p a r t i c u l a r a c c o u n t .

( c ) S u m m a r

i z i n g : L a s t s t a g e i s t o p r e p a r e t h e t r i a l b a l a n c e a n d

f i n a l a c c o u n t s w i t h a v i e w t o a s c e r t a i n i n g t h e p r o f i t o r l o s s

m a d e d u r i n g a t r a d i n g p e r i o d a n d t h e f i n a n c i a l p o s i t i o n o f t h e

b u s i n e s s o n a p a r t i c u l a r d a t e .

( d ) I n t e r p r e

t i n g : T h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a r e i n t e r p r e t e d i n a

m a n n e r u s e f u l t o t h e u s e r s , s o a s t o e n a b l e t h e m t o m a k e

d e c i s i o n s .

A c c o u n

t i n g

C y c l e


50/134

1 . A n a l y z e t h e t r a n s a c t i o n

2 . J o u r n a l i z e t h e t r a n s a c t i o n

3 . P o s t t h e t r a n s a c t i o n t o a c c o u n t s i n l e d g e r

4 . P r e p a r e t h e t r i a l b a l a n c e

5 . P r e p a r e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s


51/134

A c c o u n

t i n g

C y c l e

T h e s e q u e n c e o

f s t e p s

i n r e c o r

d i n g

t r a n s a c

t i o n s :

T r a n s a c t i o n s

D o c u m e n t a t i o n

J o u r n a l

F i n a n c i a l

S t a t e m e n

t s

T r i a l

B a l a n c e

L e d g e r

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s


52/134

A c c o u n

t i n g

C y c l e

A n a l y s i s o f t r a n s a c t i o n s f r o m s o u r c e d o c u m e n t s

J o u r n a l i s i n g t h e t r a n s a c t i o n s

P o s t i n g o f j o u r n a l e n t r i e s i n t o t h e l e d g e r a c c o u n t s

B a l a n c i n g o f e a c h l e d g e r a c c o u n t

P r e p a r a t i o n o f a t r i a l b a l a n c e t o e s t a b l i s h e q u a l i t y o f

d e b i t s a n d c r e d i t s i n

t h e l e d g e r a c c o u n t s .

R e c o r d i n g o f a d j u s t i n g e n t r i e s i n t h e j o u r n a l

R e c o r d i n g o f a d j u s t i n g e n t r i e s i n t h e L e d g e r a c c o u n t .

R e c o r d i n g o f c l o s i n g e n t r i e s i n t h e j o u r n a l

P r e p a r a t i o n o f f i n a n c i a l s t a t e m e n t s / f i n a l a c c o u n t s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s


53/134

A c c o u n

t i n g

C y c l e

T h e p r o c e s s s t a r t s w

i t h s o u r c e

d o c u m e n

t s , w

h i c h a r e

t h e s u p p o r

t i n g

o r i g i n a

l r e c o r

d s o f a n y

t r a n s a c t

i o n .

E x a m p l e s a r e s a

l e s s l

i p s o r i n v o i c e s , c h e c

k

s t u b s

, p u r c h a s e o r

d e r s , b a

n k d e p o s i

t s l i p s ,

a n d c a s h r e c e i p t s l

i p s .

1 . A n a l y z e t h e t r a n s a c t i o n

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s


54/134

2 . J o u r n a l i z e t h e t r a n s a c t i o n

I n t h e s e c o n d s t e p , a n a n a l y s i s o f

t h e

t r a n s a c

t i o n

i s p l a c e d

i n t h e b o o

k

o f

o r i g

i n a

l

e n

t r y ,

j o

u r n a

l , w h

i c h i s a

c h r o n o l o g

i c a l

r e c o r

d

o f

h o w

t h e

t r a n s a c

t i o n s

a f f e c t t h e

b a l a n c e s

o f

a p p l

i c a b l e a c c o u n t s .

T h e m o s

t c o m m o n e x a m p l e

i s t h e

g e n e r a l

j o u r n a

l - a d

i a r y o f a l

l e v e n

t s

( t r a n s a c

t i o n s

) i n a n e n

t i t y s

l i f e .

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s


55/134

I n t h e

t h i r d s t e p ,

t r a n s a c

t i o n s a r e e n

t e r e d

i n t o

t h e l e d g e r .

R e m e m

b e r t h a

t a t r a n s a c t i o n

i s n o

t

e n t e r e

d i n j u s t o n e p l a c e ; i

t m u s

t b e

e n t e r e

d i n e a c

h a c c o u n

t t h a t

i t a f

f e c t s .

D e p e n d

i n g o n

t h e n a

t u r e o

f t h e

o r g a n i z a

t i o n , a n a

l y s i s o f

t h e

t r a n s a c

t i o n s

c o u l

d o c c u r c o n t

i n u o u s

l y o r p e r

i o d i c a l l y .

3 . P o s t t h e t r a n s a c t i o n t o a c c o u n t s i n l e d g e r

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s


56/134

A c c o u n

t i n g

C y c l e

T h e

f o u r t h s t e p

i n c l u d e s

t h e p r e p a r a

t i o n

o f t h e t r

i a l b a l a n c e , w

h i c h

i s a

s i m p l e

l i s t i n g o

f a l l a c c o u n

t s f r o m

t h e

l e d g e r

w i t h t h e i r b a l a n c e s .

A i d s i n v e r i f y i n g a c c u r a c y a n

d

i n p r e p a r i n g

t h e f i n a n c i a l

s t a t e m e n

t s

P r e p a r e

d p e r i o

d i c a l

l y a s n e c e s s a r y

4 . P r e p a r e t h e t r i a l b a l a n c e

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s


57/134

A c c o u n

t i n g

C y c l e

I n t h e f i n a l

s t e p , t h e

f i n a n c i a l

s t a t e m e n

t s

a r e p r e p a r e

d .

F i n a n c i a l

s t a t e m e n

t s m a y

b e

p r e p a r e d

a f t e r e a c

h q u a r t e r o f

t h e y e a r .

t h e c o m p a n i e s m

a y p r e p a r e

f i n a n c

i a l s t a t e m e n

t s a t

v a r i o u s o t

h e r i n

t e r v a l s

t o

m e e t

t h e n e e d s o f

t h e i r u s e r s .

D e c e m b e r 2 0 0 7

5 . P r e p a r e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s

T h e

A c c o u n

t i n g

C y c l e :

S t e p s


58/134


59/134

J o u r n a l

I t i s a l i s t i n c h r o n o l o g i c a l o r d e r o f a l l t h e

t r a n s a c t i o n s f o r a b u s i n e s s .

W h a t i s a

j o u r n a l

?

I t i s t h e b o o k o f o r i g i n a l ( f i r s t ) e n t r y

I t i s t h e b o o k o f o r i g i n a l ( f i r s t ) e n t r y

I t h a s t h e f o l l o w i n g c o l u m n s :

I t h a s t h e f o l l o w i n g c o l u m n s :

D a t e

D a t e

P a r t i c u l a r s


L e d g e r F o l i o

L e d g e r F o l i o

V o u c h e r N u m b e r

V o u c h e r N u m b e r

A m o u n t ( D

E B I T )

A m o u n t ( D E B I T )

A m o u n t ( C R E D I T )

A m o u n t ( C R E D I T )


60/134


61/134

J o u r n a

l e n t r y

J o u r n a l e n t r y i s a n a n a l y s i s o f t h e e f f e c t s o f a

t r a n s a c t i o n

o n

t h e

a c c o u n t s , u s u a l l y

a c c o m p a n i e d b y

a n e x p l a n a t i o n o f

t h e

t r a n s a c t i o n .

T h i s a n a l y s i s i d e n t i f i e s t h e a c c o u n t s t o b e

d e b i t e d a n d c r e d i t e d .


62/134

T y p e s o f

j o u r n a l e n

t r i e s

S i m p l e e n

t r y - a n e n t r y f o r a t r a n s a c t i o n t h a t

a f f e c t s o n l y t w o a c c o u n t s

C o m p o u n

d e n t r y - a n e n t r y f o r a t r a n s a c t i o n

t h a t a f f e c t s m o r e t h a n t w o a c c o u n t s

R e m e m

b e r :

w h e t h e r

t h e

e n t r y

i s

s i m p l e

o r

c o m p o u n

d , t h e

d e b i t s ( l e f t s i

d e )

a n d c r e

d i t s ( r i g h t

s i d e ) m u s

t a l w a y s b e e q u a

l .


63/134

J o u r n a

l e n t r y

W h a t d o e s a j o u r n a l e n t r y i n c l u d e ?

D a t e o f t h e t r a n s a c t i o n

T i t l e o f t h e a c c o u n t d e b i t e d

T i t l e o f t h e a c c o u n t c r e d i t e d

A m o u n t o f t h e d e b i t a n d c r e d i t

D e s c r i p t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n ( n a r r a t i o n )


64/134

R e c o r d

i n g

t r a n s a c t

i o n s

i n t h e

j o u r n a

l .


65/134


66/134

S t e p s

I n v o

l v e d

i n J o u r n a

l i z i n g

T r a n s a c t

i o n s

A n a l y s e t h e t r a n s a c t i o n i n s o u r c e d o c u m e n t t o i d e n t i f y

a p p r o p r i a t e a c c o u n t s a f f e c t e d

D e t e r m i n e w h i c h a c c o u n t s a r e t o b e d e b i t e d a n d t h o s e

t o b e c r e d i t e d b a s e d o n r u l e s o f d e b i t a n d c r e d i t

E n t e r d a t e i n f i r s t c o l u m n (

d a t e c o l u m n )

I n p a r t i c u l a r s c o l u m n

e n t e r t h e n a m e o f t h e a c c o u n t

d e b i t e d a t e x t r e m e l e f t o f c o l u m n a n d a b b r e v i a t i o n D r .

a t r i g h t e n d o f p a r t i c u l a r s c o l u m n .

W r i t e a m o u n t i n D e b i t c o l u m n


67/134

S t e p s

I n v o l v e d

i n J o u r n a l

i z i n g

T r a n s a c

t i o n s

I n p a r t i c u l a r s c o l u m n e n t e r t h e t i t l e o f t h e a c c o u n t t o

b e c r e d i t e d i n d e n t e d

t o r i g h t p r e c e d e d b y t h e

w o r d

T o a n d w r i t e a m o u n t i n C r e d i t c o l u m n .

I n s e r t a n a r r a t i o n w h i c h i s a b r i e f d e s c r i p t i o n o f

t r a n s a c t i o n

D r a w a

l i n e a c r o s s p a r t i c u l a r s c o l u m n


68/134

J o u r n a l

i z i n g

O n

A p r i l 1 , G a r g e

i n v e s t e d

R s 3

0 , 0 0 0

i n

G i l l e n T r a v e

l .

J o u r n a

l e n t r y

D a t e

P a r

t i c u l a r s

D e b

i t

C r e

d i t

A p r

i l

R s

R s

1 C a s h

A c c o u n t

D r

3 0 , 0

0 0

T o G a r g e

C a p i t a l

3 0 , 0 0 0

( R e c e i v e

d i n i t i a l

i n v e s

t m e n

t

f r o m o w n e r )


69/134

S u b s i d i a r y

B o o k s

S u b s i d i a r y b o o k s , o r b o o k s o f p r i m e e n t r y o r o r i g i n a l e n t r y

a r e t h o s e w h e r e b u s i n e s s t r a n s a c t i o n s

a r e r e c o r d e d

i n t h e

b o o k s i n t h e f i r s t i n s t a n c e a n d t h e n p o s t e d t o t h e

l e d g e r

f r o m t h e s e b o o k s .


70/134

T y p e s o f

J o u r n a l s

1 ) C a s h B o o k .

2 ) P u r c h a s e ( o r B o u g h t o r I n v o i c e ) B o o k .

3 ) S a l e s ( o r d a y ) B o o k .

4 ) P u r c h a s e s R e t u r n s ( o r R e t u r n O u t w a r d s ) B o o k .

5 ) S a l e s r e t u r n ( o r R e t u r n O u t w a r d s ) B o o k .

6 ) B i l l s R e c e i v a b l e B o o k .

7 ) B i l l P a y a b l e B o o k .

8 ) J o u r n a l P r o p e r ( G e n e r a l J o u r n a l )

* * F i r s t s e v e n j o u r n a l s a r e s p e c i a l J o u r n a l s w h i l e j o u r n a l

p r o p e r i s g e n e r a l j o u r n a l


71/134

T y p e s o f

J o u r n a l s

1 ) C a s

h B o o

k - r e c o r d s

c a s h

( a n d

b a n k

) r e c e

i p t s a n

d

p a y m e n t s

S h o w s b a l a n c e o f c a s h i n

h a n d a n d a t b a n k .

M a y a l s o

s h o w d i s c o u n t a l l o w e d o r r e c e i v e d e t c .

2 ) P u r c h a s e s

D a y

( o r

B o u g h

t o r

I n v o

i c e )

B o o

k -

r e c o r d s a l

l t r a n s a c t i o n s o f c r e d i

t p u r c

h a s e s o f a l

l

m e r c h a n

d i s e

S h o w s t h e t o t a l c r e d i t p u r c h a s e s o f g o o d s a n d m a t e r i a l s m a d e

d u r i n g a p a r t i c u l a r p e r i o d .

C r e d i t p u r c h a s e s o f g o o d s ,

d e a l t i n o r o f t h e m a t e r i a l s a n d

s t o r e s r e q u i r e d i n t h e f a c t o r y

3 ) S a l e s ( o r

d a y )

B o o

k - r e c o r d s a

l l c r e d

i t s a l e s

( o f

g o o d s d e a l

t i n )

S h o w s t o t a l s a l e s m a d e d u r i n g a p a r t i c u l a r p e r i o d .


72/134

T y p e s o f

J o u r n a l s

4 ) P u r c h a s e s

R e t u r n s

( o r

R e t u r n

O u t w a r

d s ) B o o

k -

r e c o r d s a l

l r e

t u r n s o

f g o o d s a n

d m a t e r

i a l s p r e v i o u s l y

p u r c

h a s e d

S h o w s t o t a l r e t u r n s d u r i n g a p a r t i c u l a r p e r i o d .

5 ) S a l e s r e

t u r n

( o r R e t u r n

O u t w a r d s )

B o o

k - r e c o r

d s

a l l s a l e s r e

t u r n s m a d e

b y t h e c u s t o m

e r s

S h o w s t h e t o t a l r e t u r n s i n w a r d s d u r i n g a p a r t i c u l a r p e r i o d . .

6 ) B i l l s R e c e i v a

b l e

B o o

k - r e c o r d s a l

l b i l l s r e c e

i v e d

f r o m

t h e

c u s t o m e r s .


73/134

T y p e s o f

J o u r n a l s

7 ) B i l l P a y a b

l e B o o

k - r e c o r d s a l

l a c c e p t a n c e s o f

b i l l s m a d e

b y t h e f i r m

I n d i c a t e s t h e v a r i o u s d a t e s o n w h i c h p a y m e n t s o f v a r i o u s b i l l s

a r e t o b e m a d e .

8 ) J o u r n a l

P r o p e r

( G e n e r a l

J o u r n a

l ) - r e c o r d s a l

l

r e s i

d u a l

t r a n s a c t

i o n s

R e c o r d s a l l t h o s e t r a n s a c t i o n s w h i c h c o u l d n o t b e r e c o r d e d i n

a n y o f t h e a b o v e s u b s i d i a r y b o o k s w i l l b e r e c o r d e d i n t h i s b o o k

s u c h a s

i . C r e d i t p u r c h a s e a n d s a l e o f a s s e t s

i i . O p e n i n g e n t r i e s

i i i .

A d j u s t m e n t a n d R e c t i f i c a t i o n E n t r i e s

i v .

C l o s i n g E n t r i e s

v . A n y o t h e r n o n - c a s h t r a n s a c t i o n n o t r e c o r d e d e l s e w h e r e


74/134

3 / 2

6 1 5

M y M u s

i c C l u b . c o m

2 , 2 0 0

3 / 6

6 1 6

R a p

Z o n e . c

o m

1 , 7 5 0

3 / 1 8

6 1 7

W e b

C a n

t i n a

2 , 6 5 0

3 / 2 7

6 1 8

M y M u s

i c C l u b . c o m

3 , 0 0 0

T o t a l s

9 , 6 0 0

S a l e s

J o u r n a

l

I n v o

i c e

D a t e

N o .

P a r

t i c u l a r s

D e t a

i l s

A m o u n t

P a g e

3 5

T h e S

a l e s

J o u r n a l

T h e S

a l e s

J o u r n a l

A l l s a

l e s o n c r e d i

t a r e r e c o r d e d

i n t h i s j o u r n a

l . E a c

h

s a l e s

i n v o

i c e

i s l i s t e d

i n n u m e r

i c a l o r

d e r .

T h i s

j o u r n a

l i s o f

t e n r e

f e r r e d

t o a s a n

i n v o i c e r e g i s t e r .


75/134

3 / 3

H o w a r

d S u p p l

i e s

6 0 0

3 / 7

D o n n e

l l y S u p p l

i e s

4 2 0

3 / 1 9

D o n n e

l l y S u p p l

i e s

1 , 4

5 0

3 / 2 7

H o w a r

d S u p p l

i e s

9 6 0

T o t a l s

3 , 4

3 0

P u r c h a s e s

J o u r n a

l

P a g e

1 1

T h e

P u r c

h a s e s

J o u r n a l

T h e

P u r c

h a s e s

J o u r n a l

A l l p u r c

h a s e s o n a c c o u n

t a r e r e c o r d e d

i n t h i s j o u r n a

l .

D a t e


D e t a i

l s

A m o u n t


76/134

C a s h j o u r n a l s

S i n g l e c o l u m n C a s h B o o k

=

S i m

p l e c a s h B o o k

D o u b l e c o l u m n C a s h B o o k

= C a s h B o o k w

i t h b a n k c o l u m n

T r i p l e c o l u m n C a s h B o o k

= C a s h B o o k w i t h B a n k & D i s c o u n t C o l u m n

P e t t y C a s h B o o k = R

e c o r d s m a l l c a s h p a y o u t s


77/134

L

e d g e r


78/134

L e d g e r

L e d g e r - a g r o u p o f r e

l a t e d a c c o u n

t s

k e p t c u r r e n t

i n a s y s t e m a t i c m a n n e r

T h i n k o f a

l e d g e r a s a

b o o k w

i t h

o n e p a g e

f o r e a c

h a c c o u n

t .

L e d g e r


79/134

L e d g e r

L e d g e r

i s a r e g i s t e r

h a v i n g a n u m

b e r o f p a g e s

w h i c h a r e n u m

b e r e d c o n s e c u t i v e l y .

O n e a c c o u n t

i s u s u a l

l y a s s i g n e

d o n e p a g e

i n t h e

l e d g e r .

H o w e v e r ,

i f t h e t r a n s a c

t i o n s ,

p e r t a

i n i n g t o a

p a r t i c u

l a r a c c o u n t a r e m o r e ,

i t m a y

b e a s s

i g n e

d

m o r e t

h a n o n e p a g e

i n t h e

l e d g e r .


80/134

L e d g e r

A l e d g e r i s a s e c o n d a r y b o o k .

T h e s e c o n d a r y b o o k s m a y b e c l a s s i f i e d

Accounting Equation &Accounting c

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