Abril del 2014

Caso de Éxito:

Micrograbación de Documentos con Valor Legal

Quienes somos

LA ENTIDADLa Oficina de Normalización Previsional (ONP) es un organismo público Técnico Especializado, adscrito al sector Economía y Finanzas (MEF); con personería jurídica de Derecho Público Interno con recursos y patrimonio propio, con autonomía funcional administrativa, técnica económica y financiera, constituyendo un pliego presupuestal.

FUNCIONES PRINCIPALES• Administrar el sistema Nacional de Pensiones (DL19990).• Cálculo, emisión, verificación y entrega de Bonos de reconocimiento (DL 25897).• Pago de pensiones de otros regímenes (por encargo legal expreso).• Otros encargos:

• Ley 30003 – Régimen Especial de Seguridad Social Trabajadores y Pensionistas Pesqueros.

• Ley 29741 – Ley que crea el Fondo Complementario de Jubilación Minera, Metalúrgica y Siderúrgica.

• Ley N° 29903 - Ley de Reforma del Sistema Privado de Pensiones• Ley N° 28991 - Ley de libre desafiliación informada

Quienes somos

VISIÓNLíderes del servicio público en materia previsional

MISIÓNBrindar seguridad previsional otorgando pensiones mediante un servicio público eficiente, predecible y transparente

OBJETIVOS• Ofrecer seguridad• Brindar respuesta oportuna• Asegurar institucionalidad

Antecedentes

PROBLEMA• Tiempo de respuesta excesivo en el otorgamiento de pensiones.• Alta dependencia de los procesos en el uso de documentos físicos.• Acreditación de los aportes a través de la verificación en documentos

físicos (archivo de Planillas y ORCINEA).• Alto nivel de fotocopiado de expedientes para atender los requerimientos

del Poder Judicial.• Contratación de Fedatarios para sustentar la veracidad de los expedientes

fotocopiados.• Alta exposición a Deterioro y/o pérdida del acervo documental disponible

(archivo de Planillas, ORCINEA y Expedientes).

SOLUCION PLANTEADAProceso a través de una empresa especializada y experimentada (Outsourcer) que brinde servicios de:Digitalización de los documentos con valor legal (Microformas) con miras a implantar un ARCHIVO DIGITAL

Objetivo y Alcance de la SoluciónObjetivoGenerar una base de datos de Imágenes indizadas con valor legal de los documentos más importantes del Archivo de ORCINEA y del Archivo de Planillas; lo que le permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo laboral de los futuros pensionistas y contar con un respaldo ante posibles contingencias de deterioro y/o destrucción de los documentos indicados, los que están sometidos a permanente consulta.

Etapa Pre Operativa

3 meses

Etapa Operativa

21 meses

Etapa de Transferencia

1 mes Paralelo a la Operativa

24 meses

3. EQUIPO DE INSPECCIÓNDOCUMENTAL

2. MICROGRABACIÓN ARCHIVO AP

(9,325,268 folios)

1. MICROGRABACIÓN ARCHIVO ORCINEA

(31,942,233 de folios)

Alcance

Ambientes iniciales5t

o PI

SOSÓ

TAN

O

Ambientes Habilitados por Outsourcer5t

o PI

SOSÓ

TAN

O

Equipos de Alta Tecnología

Velocidad: 200 ppmFormato: B/N, Color, Escala de GrisesTamaños: A3, A4, A5,

Velocidad: 2.5 ppmFormato: B/N, Color, Escala de GrisesTamaños: A1, A2,A3

Velocidad: 1.5 ppmFormato: B/N, Color, Escala de GrisesTamaños: A0,A1, A2, A3

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Equipos de alta producción:

PlanetariosRotativos

Equipos de reproceso:

Rotativos Flatbed

INSPECCIÓN DOCUMENTAL

Equipo especializado de tecnología Inglesa, para el Peritaje de documentos cuestionables

FOSTER & FREEMAN VSC 6000

Imágenes de Alta Calidad

Logramos mas de lo esperado

QUE CONSEGUIMOS….• Imágenes de alta calidad firmadas digitalmente a colores.• Producción final de 60 MM de imágenes• Imágenes cargadas en nuestro Gestor de Contenidos (Filenet P8)• Acreditación (Verificación) de información de libros de planillas en tiempo real• Disminución de transacciones en el Archivo Central• Mayor seguridad en la documentación (eliminación de las adulteraciones o

eliminaciones de documentos)• Inicio de implementación del ARCHIVO DIGITAL

PERO LO MEJOR ES QUE…

Nos concentramos en el core de nuestro negocio: Proceso de Pensiones

NUESTRO PRÓXIMO PASO…

Implementar el EXPEDIENTE DIGITAL

Archivo Digital (Filenet P8)

Archivo Digital (Filenet)

Efecto Colateral

EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS SOLICITADOS POR EL PODER JUDICIAL• Imposibilidad de cumplir con los plazos del PJ para entregar copia fedateada de los

expedientes administrativos. • Se tenía un alto costo en el fotocopiado y fedatación de cada uno de los folios de

un expediente, aproximadamente 500 hojas• Adicionalmente se tenía que entregar copia del expediente al Estudio de Abogado

que lleva el caso• Manipulación de papeles genera muchas inseguridades• PJ coloca multas y sanciones por incumplimiento de plazos

MICROFORMAS: UNA ALTERNATIVA?

¿Aceptará el Poder Judicial los expedientes administrativos en digital?

Proceso anterior - Manual

PJ: Envío de Notificación demanda Judicial

Recibe expediente

Proveedor de Fotocopiado

Fotocopiado y Sellado de Documentos (Fedatación)

Fedatación de Expedientes

Unidad de Asuntos

Procesales

Adjuntar carta al expediente y enviar

Búsqueda y Requerimiento de Expediente Administrativo

Envío de Expedientes

Dirección de Producción / Precalificación

ALE

Plazos superiores a 15 días

Proceso Actual - Digital

PJ: Envío de Notificación Demanda Judicial

Recibe expediente

Servicio MicrograbaciónUnidad de Asuntos

Procesales

Consigue Expediente desde el Gestor de Contenidos

Búsqueda y Requerimiento de Expediente Administrativo

Envío del expediente

Dirección de Producción / Precalificación

No

Generación de Medio Magnético

Micrograbación

Gestor de contenidos

Digitalizado?

Sí

ALE

Plazos Inferiores a 5 días

Logramos mas de lo esperado – otra vez

CONSEGUIMOS….• Eliminación de fotocopias y defatación de cada folio• Eliminación de la manipulación de documentos en papel (Eliminación de la

INSEGURIDAD)• Microformas mas Expedientes Digitales firmados digitalmente por el Fedatario

Informático cargados en nuestro Gestor de Contenidos• Expedientes Digitales pueden ser consultados por funcionarios de la ONP y

Estudios de Abogados con mucha seguridad.• Liberamos espacios físicos destinados al fotocopiado y papeles.• Nos estamos acercando al EXPEDIENTE DIGITAL

PERO LO MEJOR ES QUE…

El Poder Judicial SI ACEPTA EXPEDIENTES DIGITALES!!Siempre y cuando sean microformas firmadas digitalmente.

NUESTRO PRÓXIMO PASO…

Que el Poder Judicial acceda directamente a nuestro Gestor de Contenidos

Conclusiones

• Las microformas digitales pueden ser utilizadas como información dinámica, no solo se quedan en medios magnéticos.

• Si las microformas están firmadas digitalmente puede utilizarse en los procesos de la Institución.

• La manipulación de documentos digitales es mucho mas segura que la manipulación de documentos físicos.

• Se genera ahorro en costos y se potencia la eficiencia

LECCIÓN APRENDIDA…

Nuestra mayor preocupación es el core de negocio, temas especializados deben ser realizadas por empresas experimentadas

GRA

GRACIAS!!