11/01/59

1

โครงสรางองคการ

ความหมายของการจดองคการ (Meaning of Organizing)

• การจดองคการ (Organizing) คอ กระบวนการในการจดโครงสรางขององคการ ซงครอบคลมเรอง การแบงงาน การก าหนดหนาทความรบผดชอบใหผปฏบตงาน การก าหนดกลมงาน การก าหนดความสมพนธในสายการบงคบบญชาและการประสานงานของหนวยงานตางๆ รวมทงการจดสรรทรพยากรใหหนวยงานตางๆ การจดองคการจงครอบคลมการจดงาน จดคน และวตถส งของทงหมดขององคการ (Robbins and Coulter, 2003)

2

11/01/59

2

• Each box represents different work

• Titles in the box represent the work performed

• Reporting relationships are indicated by solid lines

• Horizontal layers indicate different levels of management

• Organizational Structure

– The formal arrangement of jobs within an organization. โครงสรางองคการเปนการตระเตรยมงานภายในองคกรทเปนทางการ

Fundamentals Of Organizing (พนฐานของการจดองคการ)

3

Fundamentals Of Organizing (cont.)

Differentiation (ความแตกตาง)

– means that the organization is comprised of many different units that work on different kinds of tasks หมายถงองคการทประกอบดวยหนวยธรกจทมความแตกตางกน และมการท างานทแตกตางกน

• division of labor การแบงงานกนท า - assignment of different tasks to different people or groups การมอบหมายงานทแตกตางกนใหบคคล หรอกลมบคคลทแตกตางกน

• specialization ความช านาญเฉพาะดาน - process in which different individuals and units perform different tasks กระบวนการทแตกตางกนของบคคลและหนวยของธรกจทมการด าเนนงานทแตกตางกนจะมความแตกตางทสงขนเมอมหนวยยอยและผเชยวชาญจ านวนมากและวธการคดแตกตางกน

– Vertical differentiation (ความแตกตางในแนวดง)

– Horizontal differentiation (ความแตกตางในแนวนอน)

4

11/01/59

3

Integration (การบรณาการ )

– degree to which differentiated units work together and coordinate their efforts ระดบของหนวยกจทมความแตกตางกนเขามาท างานรวมกนและประสานงานกน

• all the specialized tasks in an organization cannot be performed completely independently ภาระงานทมลกษณะพเศษในองคการไมสามารถท าใหเสรจสมบรณไดโดยล าพงในหนวยธรกจนน ๆ

• coordination การประสานงาน - procedures that link the various parts of the organization to achieve the organization’s overall missionเปนวธการเชอมโยงสวนตางขององคการเพอใหเกดผลส าเรจตามพนธกจขององคการทงหมด

– any job activity that links different work units performs an integrative function กจกรรมของงานอน ๆ ของหนวยธรกจทมลกษณะการท างานทแตกตางกนเชอมโยงหนาทการท างานเขาดวยกน

– the more a firm is differentiated, the greater the need for integration among the units ถาองคการมความแตกตางกนมาก ยงท าใหมความตองการรวมตวของหนวยธรกจมากขน

Fundamentals Of Organizing (cont.)

5

The Vertical Structure (โครงสรางตามแนวดง)

Corporate governance (บรรษทภบาล)

– role of a corporation’s executive staff and board of directors in ensuring that the firm’s activities meet the goals of the firm’s stakeholders เปนบทบาทของกรรมการบรหารและของผบรหารระดบสงขององคการในระบบการควบคมและการตดตามผลการตดตามผลการปฏบตงานขององคการใหเปนไปตามเปาหมายของผมสวนไดเสยขององคการ

Authority in organizations (อ านาจตามสายการบงคบบญชา)

– authority - the legitimate right to make decisions and to tell other people what to do เปนสทธตามกฎหมาย (สทธโดยชอบธรรม) ทจะใช

ทรพยากรส าหรบการท างานใหบรรลวตถประสงคตลอดจนการตดสนใจและการสงงานใหคนอนท า

6

11/01/59

4

Authority in organizations (cont.)

– board of directors คณะกรรมการบรหาร - elected by the stockholders to run the organization จะมาจากการสรรหาของตวแทนทเปนเจาของกจการและผถอหน เพอด าเนนธรกจขององคการ

• led by a chair ด าเนนการโดยประธานคณะกรรมการบรหาร

• performs three functions จะท าหนาทส าคญอยางนอย 3 ประการคอ

– selecting, assessing, rewarding, and perhaps replacing the CEO การเลอกการประเมน การใชผลตอบแทน และการสรรหาต าแหนงผบรหารระดบสง(CEO)

– determining the firm’s strategic direction and reviewing financial performance ก าหนดกลยทธ ทศทางและทบทวนวธปฎบตทางการเงนของธรกจ

– assuring ethical, socially responsible, and legal conduct รบผดชอบในเรองของจรยธรรม สงคมและการใชกฎหมาย

The Vertical Structure(Cont.)

7

Authority in organizations (cont.)

• inside directors - the firm’s top managers who sit on the board ผบรหารระดบสงขององคการทเปนคณะกรรมการบรหาร

• outside directors - are likely run other companies คณะกรรมการบรหารทมาจากองคการอน ๆ

• successful boards tend to be active, critical participants in determining company strategiesความส าเรจของคณะกรรมการบรหารจะดจากการก าหนดกลยทธทส าคญขององคการ

The Vertical Structure(Cont.)

8

11/01/59

5

Authority in organizations (cont.)

– chief executive officer (CEO) - occupies the top of the organizational pyramid ผบรหารระดบสง หรอChief Executive Officer (CEO) เปนผบรหารระดบสงขององคการ

• authority officially vested in the board of directors is assigned to the CEO คณะกรรมการบรหารจะเปนผมอบอ านาจทเปนทางการใหกบ CEO

• CEO personally accountable to the board and owners CEO จะตองรบผดชอบตอคณะกรรมการบรหารและตอเจาขององคการ

– top management team ทมงานของผบรหารระดบสง - typically comprised of the CEO, president, chief operating officer, chief financial officer, and other key executives

The Vertical Structure(Cont.)

9

Hierarchical levels (ล าดบช นของการบงคบบญชา)

– hierarchy - the authority levels of the organizational pyramid เปนระดบอ านาจหนาทขององคการทมลกษณะเปนประมด

• top management - strategic managers in charge of the entire organization

• middle management - in charge of plants or departments

• lowest levels - made up of lower management and workers

– called the operational level of the organization

The Vertical Structure(Cont.)

10

11/01/59

6

Span of control (ชวงของการควบคม)

– the number of subordinates who report directly to a manager จ านวนผทอยใตบงคบบญชาทจะรายงานโดยตรงตอผบรหารหรอผบงคบบญชาในระดบทสงกวา

– narrow spans produce tall organizations ชวงของการควบคมองคการแบบแคบ

– wide spans produce flat organizations ชวงของการควบคมแบบกวาง

The Vertical Structure(Cont.)

11

Delegation (การมอบหมายอ านาจหนาท)

– assignment of authority and responsibility to a subordinate เปนการมอบอ านาจหนาทและความรบผดชอบใหกบผใตบงคบบญชา

– can occur between any two individuals in any type of structure with regard to any task เกดจากบคคล 2 คนขนไปทอยในรปแบบของโครงสรางองคการทมลกษณะงานทเกยวเนองกน

– Responsibility (ความรสกรบผดชอบทมตอภาระงานทไดรบมอบหมาย) - assignment of a task that an employee is supposed to carry out การมอบหมายงานใหท างานนนใหส าเรจหรอหนาทตองท ากจกรรมทไดรบมอบหมาย

• should delegate enough authority to complete the task การมอบหมายงานควรจะตองมอบอ านาจหนาทใหดวยเพอจะท าใหงานนนส าเรจดวย

The Vertical Structure(Cont.)

12

11/01/59

7

Delegation (Cont.)

– Accountability (ความรบผดชอบ) - expectation that employees perform a job, take corrective action when necessary, and report upward on the status and quality of their performance ความคาดหวงทมตอพนกงานในการท างาน การแกไขใหถกตองเมอมความจ าเปนและรายงานสถานะหรอคณภาพของการปฎบตงานตอผบงคบบญชา

– managers remain responsible and accountable for their own actions and those of their subordinates ผบรหารยงคงตองรบผดชอบในภาระหนาทในกจกรรมตาง ๆ ของผใตบงคบบญชา

The Vertical Structure(Cont.)

13

Delegation (Cont.)

– advantages of delegationขอด ของการมอบหมายงาน

• permits getting work done through others ใหคนอนมาชวยงาน

• manager saves time ท าใหผบงคบบญชามเวลามากขน

• manager frees herself/himself to devote energy to other important, higher-level activities ท าใหผบงคบบญชามเวลาท างานทมระดบความส าคญทมากกวา

• provides subordinates with more important jobs ท าให ผใตบงคบบญชาไดท างานส าคญมากขน

• provides subordinates with the opportunity to develop new skills and to demonstrate potential ท าใหผใตบงคบบญชาไดมโอกาสพฒนาทกษะใหม และแสดงศกยภาพในการท างาน

• from the organization’s perspective, jobs are done more efficiently and cost-effectively องคการไดงานทมประสทธภาพและประสทธผลของตนทน

The Vertical Structure(Cont.)

14

11/01/59

8

Steps In Effective Delegation

1. ก าหนดเปาหมายใหกระชบ 2. เลอกคนท างาน 3. ขอความเหนจากผบรหารเกยวกบ วธด าเนนงาน 4. ใหอ านาจหนาท ระยะเวลาและ ทรพยากร ในการปฏบตงานตามท ไดรบมอบหมาย 5. ก าหนดเวลาในการตรวจสอบ ทบทวนความคบหนา 6. ลงมอปฏบตตามทไดตกลงในการ ตดตามความคบหนาใหถกตอง ตามเวลาทก าหนด

15

Decentralization (การกระจายอ านาจ)

– result of the delegation of responsibility and authority เปนผลมาจากการมอบหมายความรบผดชอบและอ านาจหนาท

• centralized organization องคการแบบรวมอ านาจ - high-level executives make most decisions and pass them down to lower levels for implementation ผบรหารระดบสงจะตดสนใจในเรองทส าคญและสงไปยงผใตบงคบบญชาทต ากวาน าไปปฏบต

• decentralized organization องคการแบบกระจายอ านาจ - lower-level managers make important decisions ideally, decision making should occur at the level of the people who are most directly affected and have the most intimate knowledge about the problem ผใตบงคบบญชาสามารถตดสนใจในเรองทส าคญได เปนแนวคดในเรองของการตดสนใจควรทจะเกดขนในระดบททผลกระทบมากทสดและมความรความเขาใจในปญหานนมากทสด

The Vertical Structure(Cont.)

16

11/01/59

9

The Horizontal Structure (โครงสรางตามแนวนอน)

Basic concepts – Departmentalization (การแบงแผนกงาน) - subdividing the

organization into smaller subunits

• line departments (แผนกงานในสายงานหลก) - have responsibility for the principle activities of the firm

– deal directly with the organization’s primary goods and services

– หนวยงานทรบผดชอบส าหรบกจกรรมหลกของธรกจ เกยวของโดยตรงกบสนคาและบรการส าคญขององคการ

• staff departments (แผนกงานในสายงานสนบสนน) - provide specialized support for line units หนวยงานทสนบสนนในดานทกษะความเชยวชาญเฉพาะ หรอทกษะดานอาชพ ไดแก หนวยการวจยและพฒนา กฎหมาย การบญช ความสมพนธกบสาธารณะ และทรพยากรมนษย

17

The Horizontal Structure (โครงสรางตามแนวนอน)

Functional organization (การจดหนวยงานตามหนาท)

– jobs (and departments) are specialized and grouped according to business functions and the skills they require

• e.g., production, marketing, R&D, human resources, and finance

18

11/01/59

10

Inbound

logistics Operations

Outbound

logistics

Marketing

and sales Service

President

Line departments

Staff departments

Functional Structure

Procurement Human

resources

Information

technology

services

19

Functional organization (cont.)

– advantages of functional structure include:

• economies of scale can be realized การประหยดในขนาด (Economies of Scale)

• effective environmental monitoring มการตดตามสภาพแวดลอมอยางมประสทธภาพ

• performance standards are better maintained มาตรฐานการปฏบตงาน

The Horizontal Structure (cont.)

20

11/01/59

11

Functional organization (cont.)

– advantages of functional structure include:

• greater opportunity for specialized training and in-depth skill development เปนการฝกอบรมใหมความช านาญ และเปนการพฒนาทกษะในการท างานใหมความเชยวชาญเพมมากขน

• technical specialists are relatively free of administrative workมผเชยวชาญทางดานเทคนคในการท างาน

• decision making and lines of communication are simple and clearly understoodการตดสนใจ และการสอสารในสายบงคบบญชาท าไดงายและเขาไดอยางชดเจน

The Horizontal Structure (cont.)

21

The Horizontal Structure (cont.)

Functional organization (cont.)

– disadvantages of functional structure

• people may care more about their own function than about the company as a whole พนกงานกจะใหความสนใจเฉพาะงานในหนาทของตนเองมากกวางานขององคการทงหมด

• may lose focus on overall product quality and customer satisfaction อาจท าใหไมมการใสใจในคณภาพของสนคาทงหมดและความพงพอใจโดยรวมของลกคา

• managers do not develop knowledge of the other areas of the business ผจดการแตละคนกจะรแตงานในหนาทของตวเองและไมมการพฒนาความรในเรองงานอนของธรกจ

– become specialists, not generalists จะท าใหเปน specialists มากกวาทจะเปน generalists

• conflicts arise among functions and communications suffer accordingly จะมความขดแยงเกดขนตามสายงานและมการสอสารทไมชดเจนทดพอ 22

11/01/59

12

Functional Departmentalization การแบงฝายแบบหนาท หรอ ฟงกช น

•Advantages

•Efficiencies from putting together similar specialties and people with common skills, knowledge, and orientations ประสทธภาพจากการน าผเชยวชาญ และบคคลทมทกษะ ความรและความมงเนนมารวมกน

•Coordination within functional area การประสานงานภายในดานตางๆของฟงกชน

•In-depth specialization ความลกซงทไดจากความช านาญการ

•Disadvantages

•Poor communication across functional areas การสอสารทขาดประสทธผลในและ/หรอระหวางฟงกชนตางๆ

•Limited view of organizational goals เปาหมายจ ากดเฉพาะฟงกชนของตนเอง 23

The Horizontal Structure (cont.)

Divisional organization (การจดหนวยงานตามลกษณะธรกจ)

– units grouped around products, customers, or geographic regions

– separate divisions may act almost as separate businesses

– work autonomously to achieve the goals of the organization

– product divisions (การจดหนวยงานตามผลตภณฑ) - all functions that contribute to a given product are organized under one manager ทกหนาทในการผลตสนคาชนดหนงจะอยภายใตการดแลของผจดการเพยงคนเดยว

24

11/01/59

13

การแบงฝายแบบผลตภณฑ Product Departmentalization

Advantages

• Allows specialization in particular products and services ท าใหเกดความช านาญการในตวสนคาและบรการเฉพาะทาง

• Managers can become experts in their industry ผจดการสามารถกลายเปนผช านาญการเฉพาะทางในอตสาหกรรม

• Closer to customers ใกลชดกบลกคา

Disadvantages

– Duplication of functions งานหนาทของฟงกชน ซ าซอน

– Limited view of organizational goals เปาหมายจ ากดเฉพาะฟงกชนของตนเอง

25

The Horizontal Structure (cont.)

Divisional organization (cont.)

– customer divisions (การจดหนวยงานตามกลมลกคา)

• build divisions around customer การจดองคการโดยแบงแผนกตามกลมลกคานนจะมลกษณะคลายกบการจดแผนกโดยอาศยประเภทของผลตภณฑ แตการแบงตามประเภทของลกคานนจะมความเฉพาะเจาะจงมากกวา

• advantages

– can focus on customer needs สามารถสนองความตองการของลกคาไดดข น

– can provide faster and better service รวดเรวกวา และบรการดกวา

• disadvantage

– duplication of activities across many customer groups and geographic areas is expensive การท างานมความซ าซอนมากกวา ท าใหส นเปลองคาใชจาย

26

11/01/59

14

การแบงฝายแบบลกคา Customer Departmentalization

Advantages

• Customers’ needs and problems can be met by specialists ความตองการของลกคาและปญหา ไดรบการสนองตอบ โดยผานผช านาญการเฉพาะทาง

Disadvantage

- Duplication of functions งานหนาทของฟงกชนซ าซอน

- Limited view of organizational goals เปาหมายจ ากดเฉพาะฟงกชนของตนเอง

27

(Robbins and Coulter, 2003)

The Horizontal Structure (cont.)

Divisional organization (cont.)

– geographical divisions (การจดหนวยงานตามหลกภมศาสตร)

• build divisions around geographical distinctions การจดองคการโดยอาศยลกษณะทางภมศาสตร กมลกษณะเชนเดยวกบการจดองคการตามกลมผลตภณฑ กลมลกคา โดยแตละแผนกจะตองมฝายทตอง ท าหนาทของตนเอง เชน ฝายผลต ฝายขาย ฝายบคลากร เปนตน

28

11/01/59

15

การแบงฝายแบบภมศาสตร Geographical Departmentalization

• Advantages

•More effective and efficient handling of specific regional issues that arise จดการกบประเดนตางๆทเกดขนในภมภาคเฉพาะไดมประสทธผลและประสทธภาพ

•Serve needs of unique geographic markets better สนองความตองการทเปนเอกลกษณของตลาดในแตละภมภาคไดดกวา

• Disadvantages

•Duplication of functions งานหนาทของฟงกชนซ าซอน

•Can feel isolated from other organizational areas สามารถกอใหเกดความรสกโดดเดยวจากดานอนๆขององคการ 29

The Horizontal Structure (cont.)

Matrix organization (การจดหนวยงานแบบแมทรกซ) องคการแบบเชงซอน หรอ Matrix Organization มการแตงตง ผบรหารโครงการ(Project Manager) ขนมารบผดชอบโครงการใดโครงการหนง จากนนกจะแบงสวนงานโดยเอาผเชยวชาญจาก แตละแผนกมารวมโครงการ

เกดขนเนองจากองคการธรกจมขนาดใหญ มความยงยากซบซอนมากขน การจะท าโครงการใหญ ๆ โดยอาศยรปแบบการจดแผนกตามหนาท (Function)ยอมท าไดยาก ลาชา และผบรหารสงสดมกประสบกบปญหาการควบคมงานใหเปนไปตามแผนไดยาก

30

11/01/59

16

Production

group

Two-boss

manager

Engineering

group

Two-boss

manager

Personnel

group

Two-boss

manager

Accounting

group

Two-boss

manager

Matrix Organizational Structure

Production

group

Two-boss

manager

Engineering

group

Two-boss

manager

Personnel

group

Two-boss

manager

Accounting

group

Two-boss

manager

Accounting

Project

Manager

A

Project

Manager

B

Project

management Production

Chairman

CEO

Engineering Personnel

Functional

managers

31

The Horizontal Structure (cont.)

Matrix organization (Cont.)

– advantages

• higher degree of flexibility and adaptabilityมความยดหยนและการเปลยนแปลงทสงกวา

– disadvantages

• violation of the unity of command principle มความขดแยงในหลกการของเอกภาพในการบงคบบญชาสง

– reporting to two superiors can create confusion การรายงานตอผบงคบบญชาทเหนอกวา 2 ระดบสามารถสรางความสบสนได

32

11/01/59

17

Mechanistic versus Organic Organization

33 (Robbins and Coulter, 2003)

Contemporary Organizational Designs รปแบบองคการแบบใหม

Contemporary Organizational Designs

– Team structures

• The entire organization is made up of work groups or self-managed teams of empowered employees.

• โครงสรางแบบทม (Team-Based Structure) เปนองคการทประกอบดวยทมงาน หรอกลมท างานทงองคการ ไมมสายการบงคบบญชา พนกงานจะไดรบมอบอ านาจ (Empowered ) เตมท เมอไดรบมอบงาน ทมงานจะมความเปนอสระในการปฏบตงานในแนวทางของทม

34

11/01/59

18

Contemporary Organizational Designs

Contemporary Organizational Designs

– Matrix structures

• Specialists for different functional departments are assigned to work on projects led by project managers.

• Matrix participants have two managers.

• โครงสรางแบบเชงซอน (Matrix Structure) คอ โครงสรางองคการทระดมบคลากรจากหลายฝาย มารวมท างานในโครงการพเศษ ในขณะทยงตองปฏบตงานประจ าดวยโครงสรางแบบนจงมสายการบงคบบญชา 2 สาย และมผบงคบบญชา 2 คน จงอาจมปญหาเรองเอกภาพในการบงคบบญชาแตขอดคอจะไดผลงานและความประหยด ไมตองจางบคลากรเพม

35

Contemporary Organizational Designs

Contemporary Organizational Designs

– Project structures โครงสรางแบบโครงการ

• Employees work continuously on projects; moving on to another project as each project is completed.

• โครงสรางองคการทพนกงานท างานในลกษณะโครงการไปโดยตลอด โครงสรางแบบนพนกงานจะไมมสงกดในฝาย/แผนกใด เมอหมดโครงการทปฏบตกเปลยนไปท างานในโครงการใหม เปนรปแบบทมความคลองตวและยดหยน

36

11/01/59

19

Contemporary Organizational Designs (cont’d)

– Boundaryless Organization

• An flexible and unstructured organizational design that is intended to break down external barriers between the organization and its customers and suppliers.

• เปนองคการทไมมการก าหนดรปแบบทงแนวนอน (Horizontal) แนวดง (Vertical) และตดอปสรรคภายนอกทเปนปญหาขององคการกบลกคาและผขายวตถดบองคการทไมมขอบเขตจงไมมการก าหนดโครงสราง (Unstructured)

Contemporary Organizational Designs

37

Contemporary Organizational Designs (cont’d)

– Boundaryless Organization

• Removes internal (horizontal) boundaries:

– Eliminates the chain of command ไมก าหนดสายการบงคบบญชา

– Has limitless spans of control ไมมการก าหนดฝายหรอแผนกงาน เพยงแตมชวงการบงคบบญชาทเหมาะสม

– Uses empowered teams rather than departments มทมงานทกระชบและไดรบอ านาจการตดสนใจสง

• Eliminates external boundaries:

– Uses virtual organizational structures

Contemporary Organizational Designs

38

11/01/59

20

Contemporary Organizational Designs (cont’d)

– Boundaryless Organization

• virtual organizational structures องคการเสมอนจรง คอ องคการทใชเครอขายในการเชอมโยงคน ทรพยสน และความคดตางๆ เพอสรางและกระจายสนคาและบรการ โดยไมมขอจ ากดในเรองขอบเขตองคการแบบเดมหรอขอจ ากดในดานสถานทตงขององคการ

Contemporary Organizational Designs

4. ความไววางใจ (Trust) 5. การบรหารตนเอง (Self-Management) 6. ขอบเขตขององคการไมแนชด (Unclear Boundary) 7. ไมมสถานทตงขององคการ (Location less)

ลกษณะขององคการเสมอนจรง 1. การใชเทคโนโลยการสอสารโทรคมนาคม 2. สงคมกบชมชนเครอขายซงมการรวมมอและพงพากน 3. ความยดหยน (Flexibility)

39

Contemporary Organizational Designs (cont’d) Boundaryless Organization

•virtual organizational structures

Contemporary Organizational Designs

40

11/01/59

21

41

Many experts note that organizations have been making greater use of teams in recent years. What factors might account for trend? Why do you think managers have difficulty delegating? What can be done overcome these difficulties?

Discussion questions