ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 1

กำรปรบปรงกระบวนกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำใหมควำมถกตอง

น ำเสนอโดย นำงบษยำ ศภะจนดำ

นำงสำวสรเพญ สรไพโรจน

งำนบรกำรดำนรบ ฝำยกำรเงนและบญชส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต (สวทช.)

National Science and Technology Development Agency (NSTDA)

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 2

1.บทสรปของผบรหำร2.ขอมลเกยวกบองคกรและหนวยงำน3. กำรเรยนรควำมตองกำรและควำมคำดหวง ของ "ลกคำของกระบวนกำรทน ำเสนอ" 4. กระบวนกำรและวธปฏบตในอดต 5. กระบวนกำรและวธปฏบตทไดปรบปรงใหม 6. กำรวดและวเครำะหคณภำพของผลกำรท ำงำน และประโยชนทไดรบ7. ปญหำ อปสรรค และแนวทำงในกำรแกไข8. ควำมทำทำยตอไป 9. ปจจยแหงควำมส ำเรจ และควำมยงยน 10. เอกสำรอำงอง

หวขอน ำเสนอ

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 3

บทสรปของผบรหำร

ปญหำ

แนวทำงกำรปรบปรง

ผลส ำเรจ

ในกระบวนกำรบรหำรจดกำรระบบรำยไดของ สวทช. มขอมลสถำนะกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำจำกระบบออกเลขและจดเกบสญญำ (MyContract) ไมครบถวน

ปรบปรงกระบวนกำรโดยกำรใชแบบบนทกขอมลในกำรตรวจสอบสถำนะกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำใหครบถวน และ สอสำรแนวทำงกำรกรอกขอมลรำยไดของสญญำ และกำรอำงองเลขทสญญำ ในระบบออกเลขและจดเกบสญญำ (MyContract) ใหครบถวน

มขอมลสถำนะกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำจำกระบบออกเลขและจดเกบสญญำ(MyContract) ถกตอง ครบถวน

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 4

เปนหนวยงำนในก ำกบของกระทรวงกำรอดมศกษำ วทยำศำสตร วจยและนวตกรรม จดตงขนโดยพระรำชบญญตพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลย พ.ศ. 2534 โดยมคณะกรรมกำรพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต (กวทช.) ก ำกบดแลทศทำงกำรด ำเนนงำน มพนธกจในกำรน ำวทยำศำสตร เทคโนโลย นวตกรรมและกำรออกแบบมำพฒนำผประกอบกำรไทยดวยกำรสรำงสรรคงำนวจยพฒนำตลอดจนผลกดนกำรถำยทอดเทคโนโลยไปสกำรใชประโยชนเชงพำณชย ดวยกลไกตำงๆ ตงแตกำรพฒนำก ำลงคน พฒนำโครงสรำงพนฐำน พฒนำองคควำมรเพอเผยแพร รวมถงกลไกดำนกำรเงน เพอสงเสรมและผลกดนใหผประกอบกำรไทยสำมำรถยกระดบควำมสำมำรถทำงกำรแขงขนดำนเทคโนโลย และพฒนำองคกรใหเจรญเตบโตไดอยำงยงยน

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต (สวทช.)

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 5

อนญำตใหใชทรพยสนทำงปญญำ

ฝกอบรม,คำยวทยำศำสตร,ทพกส ำหรบผเขำสมมนำ

ใหเชำพนทในอทยำนวทยำศำสตร และเขตอตสำหกรรมซอฟทแวร

ใหเชำพนทจดประชมงำนและนทรรศกำร

รบจำงวจย,รวมวจย,ใหค ำปรกษำ,รบทนวจย,วเครำะหทดสอบ

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต

รองผอ ำนวยกำร สวทช.สำยงำนบรหำร

ฝำยกำรเงนและบญช

งำนบรกำรดำนรบ งำนบรกำรดำนจำย 1 (จดซอ)

งำนบรกำรดำนจำย 2(จดจำง) งำนบรกำรดำนจำย 3 งำนบรกำรดำนจำย 4 งำนบญชกำรเงน งำนบญชบรหำร

ผอ ำนวยกำร สวทช.

ผช. ผอ ำนวยกำร

ดำนแผน งบประมำณ และกำรเงน

ขอมลเกยวกบหนวยงำน

6

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 7

กำรเรยนรควำมตองกำรของลกคำภำยใน :จำกพฤตกรรมของผดแลสญญำวำตองกำรควำมถกตอง ครบถวน จำกระบบออกเลขและจดเกบสญญำ (MyContract)

ควำมคำดหวงของลกคำภำยใน:ผดแลสญญำ (หนวยขำย) และ ผตรวจสอบสญญำ สำมำรถตรวจสอบกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำจำกระบบออกเลขและจดเกบสญญำ (MyContract) ครบถวน

ลกคำภำยใน

กำรเรยนรควำมตองกำรและควำมคำดหวงของ“ลกคำของกระบวนกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำใหมควำมถกตอง”

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 8

กระบวนกำรและวธปฏบตในอดต

ตงแตป งปม. 2559 สวทช. ไดเรมกำรใชระบบขำยและบรกำร (MySales) ในกำรกำรออกใบแจงหน ของกลมรำยไดทผำนหนวยขำย (รบจำงวจย, รวมวจย, ใหค ำปรกษำ, รบทนวจย, วเครำะหทดสอบ,อนญำตใหใชทรพยสนทำงปญญำ, ฝกอบรม, คำยวทยำศำสตร, ทพกส ำหรบผเขำสมมนำ)

ซงกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำนน จะอำงองเลขทสญญำทอยระบบออกเลขและจดเกบสญญำ ของ สวทช.(MyContract) เพอใหขอมลกำรออกใบแจงหนน ำไปเกบไวท ระบบออกเลขและจดเกบสญญำของ สวทช. (MyContract) โดยขอมลทำงบญชจะบนทกทระบบ SAP

MySales SAP GLMyContract

ระบบออกเลขและจดเกบสญญำ ของ สวทช.

ระบบขำยและบรกำร ระบบบญช

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 9

กระบวนกำรและวธปฏบตในอดต

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 10

กระบวนกำรและวธปฏบตในอดต

ตอมำมกำรตรวจสอบควำมครบถวนของกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำ ทอำงองในระบบออกเลขและจดเกบสญญำ ของ สวทช. MyContract ตงแต เรมใชระบบ MySales (พ.ย.61 – ก.พ.61)

376

885มขอมลใบแจงหนในระบบ MyContract

ไมมขอมลใบแจงหนในระบบ MyContract

ทงหมด 1,261 รำยกำร

สำเหต 1. ไมไดออกใบแจงหนจำกระบบ MySales 83 รำยกำร แตออกใบแจงหนทระบบบญช (SAP)

2. หนวยขำยยงไมเขำใจกำรท ำงำนและควำมเชอมโยงของระบบ MySales และ MyContract 179 รำยกำร

3. ผน ำสญญำเขำระบบ MyContract เลอกประเภทผด ขอมลจงน ำเขำมำตรวจสอบดวย 114 รำยกำร

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 11

กระบวนกำรและวธปฏบตทไดปรบปรงใหม

แนวทำงกำรปรบปรงกระบวนกำร

งำนบรกำรดำนรบ ปรบกำรท ำงำนโดยออกใบแจงหนจำกระบบกำรขำยและบรกำร (MySales) โดยอำงองเลขทสญญำของระบบออกเลขและจดเกบสญญำ (MyContract)

สอสำรแนวทำงกำรกรอกขอมลรำยไดของสญญำ และกำรอำงองเลขทสญญำ ในระบบออกเลขและจดเกบสญญำ (MyContract) เพอใหเหนควำมส ำคญของกำรตรวจสอบงวดกำรรบเงนของสญญำ

เพมค ำอธบำยในสวนของกำรระบกำรมรำยไดภำยนอกโดยประสำนใหผดแลระบบออกเลขและจดเกบสญญำ(MyContract) ด ำเนนกำร

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 12

กระบวนกำรและวธปฏบตทไดปรบปรงใหม

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต

1 2 3 4

กำรวดและวเครำะหคณภำพของผลกำรท ำงำน และประโยชนทไดรบ

ระยะเวลำตรวจสอบขอมล รำยกำรทงหมด มขอมลใบแจงหน ไมมขอมลใบแจงหน

พ.ย.58 – ก.พ.61 1,261 885 376

ม.ค.61 – เม.ย.61 164 154 10

13

กำรตรวจสอบขอมลใบแจงหนในระบบออกเลขและจดเกบสญญำของ สวทช. MyContract

กอนปรบปรง

หลงปรบปรง

เลอนวนครบก ำหนดกำรออกใบแจงหน

มขอมลกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำในระบบออกเลขและจดเกบสญญำ (MyContract) ครบถวนทกงวด 100%

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต

บนทกรำยไดตรงตำมงวดสญญำ

1 2 3เจำหนำทมกำรปฏบตงำนทเปน

มำตรฐำนเดยวกน

4

ประโยชนทไดรบ

กำรสรำงควำมเชอมนใหกบลกคำ และเปนกำรสรำงภำพลกษณทดใหกบองคกร

มขอมลพรอมใชเพอสนบสนนกระบวนกำรตรวจสอบดำนกำรเงน

ทเกยวของ

14

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 15

ปญหำ อปสรรค และแนวทำงในกำรแกไข

กำรตรวจสอบกำรออกใบแจงหนตำม Invoice Plan เพอควำมครบถวนตำมสญญำตองใชเวลำมำก

ตรวจสอบควำมครบถวนของกำรออกใบแจงหนตำมงวดสญญำทอำงองในระบบออกเลขและจดเกบสญญำ(MyContract) ทกเดอน

เจำหนำทยงไมเขำใจกำรเชอมโยงของระบบสอสำรใหเจำหนำทเขำใจควำมเชอมโยงของระบบเพอใหเหนควำมส ำคญกบกำรเชอมโยงขอมล และกำรบรหำรสญญำใหเปนประสทธภำพ

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 16

ควำมทำทำยตอไป

รกษำมำตรฐำนกำรตรวจสอบขอมลสถำนะกำรออกใบแจงหนให

เปนไปตำมงวดสญญำจำกควำมเชอมโยงของระบบใหครบถวนทกเดอน

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 17

ปจจยแหงควำมส ำเรจ และควำมยงยน

ควำมรวมแรงรวมใจของบคลำกร

เพอใหลกคำไดรบควำมพงพอใจสงสด

มกำรเรยนรอยำงสม ำเสมอ

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต 18