Microsoft OfficeПример внедрения: решение заказчика

Компания «Газпромтранс» использует корпоративный тайм-менеджмент на базе Microsoft Outlook

ОбзорЗаказчик: «Газпромтранс»Страна: РоссияОбласть деятельности: транспорт и логистика

О компанииКомпания «Газпромтранс» предоставляет клиентам полный спектр транспортно-экспедиторских услуг и обеспечивает надежную и бесперебойную транспортировку по железной дороге продукции ОАО «Газпром».

Бизнес-потребность Совместная работа

ИТ-задача Персональная производительность

РешениеДля компании разработаны и внедрены корпоративные стандарты тайм-менеджмента на основе Microsoft Outlook.

Преимущества Гибкость планирования Увеличение скорости решения оперативных

вопросов Быстрое получение информации о планах и

встречах нужного сотрудника Повышение обзорности и подконтрольности

задач, своевременности их исполнения Управляемые корпоративные коммуникации

на основе единого стандарта

ПартнерОАО «Организация Времени»

«В результате проекта мы получили систему на базе Microsoft Outlook, обеспечивающую контроль оперативных поручений, удобный управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование рабочего времени в едином формате в рамках всей компании».

Вячеслав Александрович Тюрин, генеральный директор компании «Газпромтранс»

«Газпромтранс» – один из ведущих грузоотправителей России, обеспечивающий клиентам надежную и бесперебойную доставку по железной дороге продукции ОАО «Газпром». В партнерстве с консалтинговой компанией «Организация Времени» «Газпромтранс» внедрил технологии корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. В компании выработаны единые корпоративные стандарты тайм-менеджмента, стали активней использоваться функции Outlook, в том числе редко применяемые раньше возможности Календаря, Задач и Контактов. Реализация проекта позволила компании повысить персональную производительность и эффективность совместной работы сотрудников.

О заказчикеООО «Газпромтранс» создано решением Совета директоров ОАО «Газпром» 24 июня 2002 года. В 2003 году компания объединила все железнодорожные активы дочерних предприятий «Газпрома». Затем на базе грузообразующих предприятий, ведущих добычу жидких углеводородов и имеющих перерабатывающую инфраструктуру, были сформированы филиалы компании: Оренбургский, Астраханский, Сургутский, Уренгойский и Ухтинский. В 2004 году «Газпромтранс» стал полноценным единым производственным и имущественным комплексом.

Сегодня на балансе этого комплекса находится свыше 10 тысяч единиц подвижного состава. Железнодорожная инфраструктура компании включает в себя сортировочные и погрузочно-разгрузочные станции. В хозяйство комплекса входит множество объектов производственного назначения для технического обслуживания тепловозов и железнодорожных путей, а также 37 маневровых тепловозов, путеремонтная и снегоуборочная техника.

Ситуация

«В Компании все сотрудники работали с Outlook как с почтовой программой, функционал Календаря, Задач и Контактов практически не использовался, – вспоминает Елена Боровлева, руководитель секретариата компании «Газпромтранс». – Встречи назначались в почтовой переписке либо по телефону, из-за этого возникали трудности в их согласовании, когда число участников было значительным. Информация о назначенных оперативных поручениях фиксировалась в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, и только поручения на основе документов попадали в систему электронного документооборота. Единой культуры оперативных коммуникаций не было».

Удаленность нескольких филиалов друг от друга существенно осложняет взаимодействие сотрудников компании. «Раньше для того, чтобы назначить встречу или задачу, получить информацию о планах сотрудника, необходимо было звонить, и таким образом телефонные звонки превращались в один из основных поглотителей времени», – отмечает Елена Боровлева.

РешениеЗа помощью в оптимизации внутренних процессов компания «Газпромтранс» обратилась к ОАО «Организация Времени». Специалистами был проведен анализ ситуации, текущего состояния документооборота, а также диагностические интервью с руководителями и намечены шаги по решению поставленных задач.

«Мы увидели, что есть возможности для улучшения качества тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в компьютерное русло. У нас возникло желание перенести всю бумажную работу в Outlook».

Рустем Гарипов, начальник направления грузовых перевозок компании «Газпромтранс»

Была подготовлена предварительная структура корпоративного стандарта.

Вторым этапом внедрения системы корпоративного тайм-менеджмента было обучение и формирование договоренностей о корпоративном тайм-менеджменте. В процессе двухдневной стратегической сессии топ-менеджеры познакомились с основными инструментами корпоративного тайм-менеджмента, отработали их на практических упражнениях, выработали ключевые положения корпоративного ТМ-стандарта.

Во время обучения топ-менеджеры смогли лично убедиться в практической реализуемости и простоте применяемых технологий, понять, как с помощью Outlook можно существенно повысить эффективность работы.

«Мы увидели, что есть возможности для улучшения качества тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в компьютерное русло. У нас возникло желание перенести всю бумажную работу в Outlook», – поделился впечатлениями после обучения Рустем Гарипов, начальник Управления грузовых перевозок компании «Газпромтранс».

Следующим шагом стало проведение индивидуального коучинга для менеджеров топ-группы, для персонализированной настройки системы личного тайм-менеджмента на Outlook.

Одновременно с этим стартовал этап подготовки секретариатов ведущих руководителей. На рабочих местах секретарей были настроены шаблоны для осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками.

Консультанты «Организации Времени» совместно с рабочей группой Заказчика разработали корпоративные стандарты тайм-менеджмента в Outlook, описывающие следующие правила и принципы корпоративного взаимодействия:

• Регламент планирования встреч и координации рабочих графиков с помощью Календаря Outlook,

• Регламент командных коммуникаций по телефону и в переписке по электронной почте,

• Регламент контроля исполнения оперативных поручений, в том числе с помощью секретарей,

• Регламент подготовки, проведения и фиксирования итогов оперативных и проектных совещаний.

По завершении разработки корпоративного стандарта были составлены наглядные памятки по каждому из обсуждаемых разделов правил и рекомендаций.

«Разработанная система контроля поручений позволила сократить время, затрачиваемое на отчетность и использовать его для контроля несрочных, но важных задач. Раньше по любому поводу сразу хватались за трубку и начинали набирать номер коллеги или начальника».

Елена Боровлева, руководитель секретариата компании «Газпромтранс»

«Одним из простых и очень эффективных правил планирования рабочего времени стало четкое понимание сотрудниками значения используемых в календаре цветов, – рассказывает ИТ-директор компании «Газпромтранс» Дмитрий Класс. – Теперь можно в считанные секунды проанализировать и понять, какие встречи в календаре сотрудника привязаны к определенному времени, какие являются выездными, а какие бюджетируемыми. Организация внутренних встреч стала занимать минимум времени».

После принятия всеми топ-менеджерами финальной версии корпоративных стандартов тайм-менеджмента в Outlook они были донесены до уровня руководителей среднего звена. В результате обучения сотрудники поняли правила новой корпоративной ТМ-культуры, научились оптимально использовать инструменты Outlook в соответствии с корпоративным стандартом.

Результат«Сейчас вся система корпоративного тайм-менеджмента работает на базе уже используемого Microsoft Outlook и корпоративного почтового сервера Exchange, – отмечает Рустем Гарипов. – Если раньше вся коммуникация в основном осуществлялась по телефону, то теперь Почта и Календарь Outlook стали новыми, более эффективными способами общения и совместного планирования». Например, в компании отмечают, что во время жестко спланированных в Календаре встреч существенно уменьшилось количество несрочных прерываний со

стороны коллег и подчиненных. Положительные моменты также связаны с внедрением использования в письмах результато-ориентированных формулировок тем, которые позволяют оперативно обрабатывать входящую почту и уменьшают сроки ответов на письма.

Елена Боровлева отметила следующие улучшения: «Секретари стали говорить на едином языке со своими руководителями, благодаря прописанным правилам. В течение рабочего дня сотрудники стали чаще отвечать на сообщения – если любому сотруднику написать письмо, то до конца дня обязательно придет ответ. Также стало гораздо проще координировать рабочие графики – если сотрудник примет приглашение на встречу, то значит, всегда придет без напоминания. Процент спонтанных встреч без предварительного планирования приблизился к нулю».

Елена Боровлева также подчеркивает, что линейные менеджеры стали эффективнее и быстрее взаимодействовать по горизонтали без прямого участия топ-менеджеров, информируя их об уже достигнутых результатах. В связи с этим многие вопросы стали решаться гораздо быстрее.

«Положительным фактом я также считаю улучшение качества взаимодействия руководителей с подчиненными. Все договоренности, которые создаются на командном уровне, подтверждаются по почте после встречи. Перед встречей все материалы заранее вносятся организатором в тело встречи в

«Если раньше вся коммуникация в основном осуществлялась по телефону, то теперь Почта и Календарь Outlook стали новыми, более эффективными способами общения и совместного планирования»

Рустем Гарипов, начальник направления грузовых перевозок компании «Газпромтранс»

Outlook, и приходить на совещание без предварительного знакомства с материалами теперь неприлично, – рассказывает Елена Боровлева. –Разработанная система контроля поручений позволила сократить время, затрачиваемое на отчетность и использовать его для контроля несрочных, но важных задач. Процент просроченных поручений снизился в два раза. Раньше по любому поводу сразу хватались за трубку и начинали набирать номер коллеги или начальника».

«В результате проекта мы получили систему на базе Microsoft Outlook, обеспечивающую контроль оперативных поручений, управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование рабочего времени в едином формате в рамках всей компании, – резюмирует генеральный директор компании «Газпромтранс» Вячеслав Александрович Тюрин. – Оперативная работа стала более быстрой и удобной. Повысилась культура использования электронных коммуникаций, что позволяет не допускать избыточного роста формализованного документооборота. Ощутимо повысилась скорость планирования встреч, решения оперативных вопросов, исполнения приоритетных поручений, организации и проведения совещаний».

ПартнерОАО «Организация Времени» (www.improvement.ru) – одна из ведущих компаний на российском рынке тайм-менеджмента, ведущий провайдер тренингов и консалтинга в тайм-менеджменте. Ее клиенты – крупнейшие российские и западные корпорации, государственные органы, сотни предприятий среднего бизнеса. Одним из ключевых направлений деятельности компании является осуществление консультационных проектов по внедрению корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Компания является участником программы «Microsoft Office – решения партнеров».

Дополнительные сведенияИнформация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Майкрософт, доступна по адресам: http :// www . Microsoft . com / rus / business / c asestudies (на русском языке) или http :// www . microsoft . com / resources / case studies (на английском языке). За дополнительными сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Майкрософт по телефонам (495) 916–71–71 (Москва), (800) 200–80–01 (все города России). Адрес корпорации Майкрософт в Интернете: http :// www . microsoft . com / (на английском языке), http :// www . microsoft . com / rus / (на русском языке).

Для получения дополнительных сведений о проекте (решении) посетите сайт: http:// http :// office . microsoft . com / ru - ru / outlook / .

Для получения дополнительных сведений о клиенте посетите сайт: http :// www . gazpromtrans . ru / .

.

.

Документ опубликован 04.2012

Программы и сервисы Microsoft Outlook 2007 Microsoft Exchange Server 2007