4. supervisory skill 1(37 pg)

Supervisory Skill Share The Keys1

SUPERVISORY SKILL

Program Manajemen Tim

dan Kepemimpinan

Widhiyosiswanto

2014


SUPERVISION•Authoritative control over the affairs of others: administration, direction, government, management, superintendence

•The function of watching, guarding, or overseeing : care, charge, custody, guardianship, keeping, superintendence, trust


WHAT IF ….

Seandainya Saya jadi atasan Anda…….

Seandainya Saya jadi bawahan Anda ……

WHAT IF ……


Tuntutan Terhadap Supervisor

MANAJEMEN BAWAHAN REKAN KERJA

Target Tercapai Pemberdayaan dan koordinasi

Kerjasama

Semangat Kerja Adil dan bijaksana Koordinasi

Loyalitas Pembinaan On time

Pengendalian terhadap pemborosan

Sarana Kerja

Pemecahan Masalah Penghargaan

Informasi

Contoh


Supervisi


Posisi Supervisor


Potensi Supervisory


Prinsip – Supervisor Yang Efektif

1. Pro-aktif dalam mencapai target unitnya

2. Awali dengan mengkomunikasikan apa yang diharapkan dan alasannya

3. Selalu memberikan feedback terhadap kinerja

4. Turut melibatkan pihak lain dalam pemecahan masalah

5. Ingin mendengarkan untuk memahami


SUPERVISOR PROAKTIF


Kinerja Tim


Tantangan Supervisi Anda

2 atau 3 hal dalam pekerjaan yang membuat saya frustasi adalah ………

2 atau 3 hal dalam pekerjaan yang membuat saya semangat adalah ………


SUPERVISOR PROAKTIF

Tantangan Yang Harus Diketahui

1. Sumberdaya yang tersedia

2. Perencanaan dan eksekusi

3. Mengelola kinerja

4. Membangun Tim

5. Memberi dan menerima masukan

6. Menyelesaikan konflik

7. Menyelesaikan masalah dan pengambilan keputusan

8. Pengarahan dan mentoring

9. Mengikutsertakan bawahan


SUPERVISOR PROAKTIF

Supervisor Proaktif

• Melihat alternatif, bukan hambatan

• Fokus pada lingkaran pengaruh

• Kembangkan, jangan batasi sumber daya anda


SUPERVISOR PROAKTIF

Menentukan Ekspektasi

• Supervisor bertanggung jawab terhadap produktifitas karyawan

• Supervisor harus menyampaikan ekspektasi terhadap karyawan

• Supervisor harus bisa menentukan standar kinerja yang realistis bagi karyawannya


SUPERVISOR PROAKTIF


Dua hal penting dalam menentukan ekspektasi kinerja

1. Menentukan apa yang diharapkan dari seorang karyawan, secara terukur dan teramati

2. Membangun suatu sistem dan sarana yang bisa menopang serta memonitor pencapaian kinerja


SUPERVISOR PROAKTIF


1. Ekspektasi kinerja dapat dilihat dari 4 area

• Kuantitas

• Kualitas

• Target Waktu

• Biaya

2. Menginformasikan prosedur yang harus dijalankan oleh karyawan dalam melakukan tugas/pekerjaan


SUPERVISOR PROAKTIF

Menentukan “Ukuran”

“Angka” lebih mudah dipahami dibandingkan dengan ukuran lainnya, seperti :

“Cukup”

“Beberapa

“Sebagian”

“Sedikit saja”

“Agak”

“Kira-kira”

“Kurang lebih”


Menginformasikan Prosedur Kerja

Supervisor yang efektif harus bisa memberitahukan karyawannya cara-cara agar apa yang diharapkan dari

mereka bisa tercapai.

Cara-cara ini disebut sebagai

“PROSEDUR KERJA”

Yang bisa dijadikan pedoman bagi pelaksanaan suatu tugas/pekerjaan


Menginformasikan Prosedur Kerja

Apakah selalu dibutuhkan prosedur kerja ?

• Komplesitas pekerjaan

• Kompetensi pelaksana pekejaan


Prosedur Kerja


MENYAMPAIKAN PENUGASAN


Kapan Harus Menggunakan Proses ini

• Bawahan akan mengalami kesulitan dengan tugasnya

• Tugas yang dilaksanakan dengan tidak benar akan menyebabkan biaya tinggi bagi organisasi


Tahapan dalam Menyampaikan Penugasan Kerja

1. Bangun suasananya

2. Informasikan tugasnya

3. Selalu memeriksa pemahamannya

4. Ajak untuk mendiskusikan kekhawatirannya


MEMONITOR PENUGASAN


Strategi Memonitor Penugasan

• Laksanakan meeting secara berkala

• Temui anak buah anda one on one selama 15 – 20 menit:

- Kenal lebih dalam atau bicara soal pekerjaan

- Menanyakan saran atau bantuan dari anak buah

- Review kinerja

- Susun target kerja

• Selalu sediakan waktu

• Lakukan perubahan-perubahan yang diperlukan


MEMBIMBING BAWAHAN


Feedback – Umpan Balik

• Laksanakan meeting secara berkala

• Temui anak buah anda one on one selama 15 – 20 menit:

- Kenal lebih dalam atau bicara soal pekerjaan

- Menanyakan saran atau bantuan dari anak buah

- Review kinerja

- Susun target kerja

• Selalu sediakan waktu

• Lakukan perubahan-perubahan yang diperlukan


Kapan memberikan Feedback Kinerja ?


Feedback – Umpan Balik

•Umpan balik Positif

•Umpan balik Korektif


Performance Continuum


Mendiskusikan masalah kinerja


MEMBANGUNTEAM WORK


Membangun Tim Kerja

• Bangun kesalingterbukaan• Bangun kesalingpercayaan• Bangun komunikasi empatik• Jadikan perbedaan sebagai kekuatan• Saling mengingatkan• Saling menyemangati


Definisi Teamwork...


Kerjasama

Kerjasama FUNGSIONAL

• Kerjasama antar unit atau bagian

• Anggota tim adalah wakil dari unit

• Anggota tim bisa berganti-ganti dalam proses kerjasama

Kerjasama PERAN ( TEAM WORK)

• Tim yang dibentuk dengan satu tujuan yang jelas

• Anggota tim dipilih berdasarkan kompetensi dan karakteristik yang dibutuhkan oleh tim tersebut

• Setiap anggota tim memiliki peran penting di dalam penting, sehingga keberadaannya tidak dapat diwakilkan


Tahapan Pembentukan Tim

Dilanjutkan pada sesi khusus Team Building

4. supervisory skill 1(37 pg)

Education

Transcript of 4. supervisory skill 1(37 pg)