8/19/2019 4. Mailmerge

1/23

MAILMERGEMAILMERGE

8/19/2019 4. Mailmerge

2/23

 Tidak jarang sebuah surat yang isinya Tidak jarang sebuah surat yang isinyasama dikirim ke banyak orang, misalnyasama dikirim ke banyak orang, misalnyasurat undangan, surat edaran, suratsurat undangan, surat edaran, surat

pemberitahuan, dan lain-lain. Word forpemberitahuan, dan lain-lain. Word forWindows menyediakan fasilitas untuk mem-Windows menyediakan fasilitas untuk mem-buat surat seperti itu dengan cepat danbuat surat seperti itu dengan cepat danmudah, yaitu dengan bantuanmudah, yaitu dengan bantuan Mail MergeMail MergeHelper Helper ..

Dengan Mail Merge Helper, dapat jugaDengan Mail Merge Helper, dapat jugamembuat label alamat, amplop ataumembuat label alamat, amplop ataukatalog, dengan cara mengorganisasikankatalog, dengan cara mengorganisasikandata surat diga-bung dengan dokumendata surat diga-bung dengan dokumenutama surat serta mencetak hasilutama surat serta mencetak hasil

PENDAHULUANPENDAHULUAN

8/19/2019 4. Mailmerge

3/23

► urat massal seperti itu terdiri atasurat massal s

eperti itu terdiri atas !!

".". Dokumen #tama $Dokumen #tama $Main Dokument Main Dokument %,%,

berisi teks surat yang akanberisi teks surat yang akan

diperbanyakdiperbanyak

&.&. umber Data $umber Data $Data SourceData Source%,%,

berisi data yang berbeda antara suratberisi data yang berbeda antara surat

yang satu dengan yang lainnyayang satu dengan yang lainnya

8/19/2019 4. Mailmerge

4/23

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN MAILLANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN MAIL

MERGEMERGE

►Membuka atau membuat dokumen utama,Membuka atau membuat dokumen utama,yang berisi informasi atau data umum yangyang berisi informasi atau data umum yang

sama pada setiap surat.sama pada setiap surat.

►Membuka atau membuat sumber data, yangMembuka atau membuat sumber data, yang

berisi data yang berbeda-beda pada setiapberisi data yang berbeda-beda pada setiap

surat.surat.

►Menggabungkan data dari sember data keMenggabungkan data dari sember data ke

dalam dokumen uta-ma. etiap baris ataudalam dokumen uta-ma. etiap baris ataurecord pada sumber data menghasilkan saturecord pada sumber data menghasilkan satu

lembar surat indi'idual, label maupunlembar surat indi'idual, label maupun

amplop.amplop.

8/19/2019 4. Mailmerge

5/23

MEMBUAT DOKUMEN UTAMAMEMBUAT DOKUMEN UTAMA

► (uka surat $dokumen% yang sudah ada atau(uka surat $dokumen% yang sudah ada atau

bila belum ada buat-lah surat $dokumen%bila belum ada buat-lah surat $dokumen%baru.baru.

► etelah selesai simpanlah $sa'e% suratetelah selesai simpanlah $sa'e% surat

$dokumen% tadi dengan nama )le sesuai$dokumen% tadi dengan nama )le sesuai

keinginan.keinginan.► *ada menu*ada menu ToolsTools, klik, klik Mail MergeMail Merge. Word akan. Word akan

menampilkan kotak dialogmenampilkan kotak dialog Mail MergeMail Merge

Helper,Helper, ss

►#ntuk mengeset dokumen utama, pada#ntuk mengeset dokumen utama, pada MainMain

DokumenDokumen, klik, klik CreateCreate. Maka pada kotak. Maka pada kotak

dialogdialog Mail Merge Helper Mail Merge Helper  

8/19/2019 4. Mailmerge

6/23

8/19/2019 4. Mailmerge

7/23

►#ntuk mengeset dokumen utama,#ntuk mengeset dokumen utama,padapada Main DokumenMain Dokumen, klik, klik CreateCreate. Maka. Maka

pada kotak dialogpada kotak dialog Mail Merge Helper,Mail Merge Helper, seperti tampak pada gambarseperti tampak pada gambar 22..

►+emudian klik+emudian klik Form Letter Form Letter  untukuntuk

menampilkan dialog pilihan dokumenmenampilkan dialog pilihan dokumenutama yang akan digunakan, sepertiutama yang akan digunakan, sepertitampak pada gambartampak pada gambar xx  xx 

►+lik+lik Active Windo Active Windo. Dokumen yang. Dokumen yang

aktif yang baru anda buka buataktif yang baru anda buka buatsekarang telah menjadi dokumensekarang telah menjadi dokumenutama.utama.

8/19/2019 4. Mailmerge

8/23

MEMBUAT SUMBER DATAMEMBUAT SUMBER DATA

► (uka sumber data $data source% yang sudah(uka sumber data $data source% yang sudah

ada atau bila belum ada buatlah sumberada atau bila belum ada buatlah sumberdata $data source% baru, seperti di bawah inidata $data source% baru, seperti di bawah ini

!!

► *astikan surat $dokumen% utama telah*astikan surat $dokumen% utama telah

dibuat. ika kotak dialogdibuat. ika kotak dialog Mail Merge Helper Mail Merge Helper  belum tampil, pada surat $dokumen% utamabelum tampil, pada surat $dokumen% utama

klikklik Mail MergeMail Merge pada menupada menu ToolsTools..

►

*ada*ada Data SourceData Source, klik, klik !et Data!et Data, kemudian, kemudianklikklik Create Data SourceCreate Data Source untuk menampilkanuntuk menampilkan

kotak dialog seperti yang terdapat padakotak dialog seperti yang terdapat pada

gambar .gambar .

8/19/2019 4. Mailmerge

9/23

►*ada kotak*ada kotak Fields name in "eaderFields name in "eader

roro, tentukan data )eld yang akan, tentukan data )eld yang akan

disertakan dalam sumber data.disertakan dalam sumber data.►#ntuk menghapus sebuah data )eld,#ntuk menghapus sebuah data )eld,

klik nama )eld yang ada pada kotakklik nama )eld yang ada pada kotak

Fields name in "eader roFields name in "eader ro, kemudian, kemudianklik kotakklik kotak #emove Field $ame#emove Field $ame..

►#ntuk menambahkan sebuah data#ntuk menambahkan sebuah data

)eld, ketik nama )eld baru pada)eld, ketik nama )eld baru padakotakkotak Field $ameField $ame, kemudian klik, kemudian klik Add Add

Field $ameField $ame..

8/19/2019 4. Mailmerge

10/23

►#ntuk mengubah urutan data )eld, klik#ntuk mengubah urutan data )eld, klik

nama )eld pada kotaknama )eld pada kotak Fields name in "eaderFields name in "eader

roro, klik tombol panah naik atau panah, klik tombol panah naik atau panahturun.turun.

► ebagai latihan, hapus semua )eldebagai latihan, hapus semua )eld

defaultnya, kemudia daftar-kan )eld baru,defaultnya, kemudia daftar-kan )eld baru,

/o, /ama, 0lamat dan +ota./o, /ama, 0lamat dan +ota.► ika sudah selesai menentukan data )eld, ika sudah selesai menentukan data )eld,

klik 1+.klik 1+.

►

 Tentukan lokasi folder di mana akan Tentukan lokasi folder di mana akandisimpan sumber data ter-sebut, ketikkandisimpan sumber data ter-sebut, ketikkan

nama )lenya, kemudian klik tombolnama )lenya, kemudian klik tombol SaveSave..

etelah itu akan tampil dialog pilihanetelah itu akan tampil dialog pilihan..

8/19/2019 4. Mailmerge

11/23

► +etik+etik %dit Data Source%dit Data Source. Word akan menampilkan. Word akan menampilkanform untuk memasukkan record sumber data yaituform untuk memasukkan record sumber data yaituData 2orm.Data 2orm.

► #ntuk memulai pengisian record data baru, klik#ntuk memulai pengisian record data baru, klik Add Add$e$e..

► +etik informasi untuk data )eld, kemudian tekan+etik informasi untuk data )eld, kemudian tekan%nter %nter  untuk berpindah ke )eld berikutnya. ika tidakuntuk berpindah ke )eld berikutnya. ika tidak

ingin memasukkan informasi pada )eld tertentu,ingin memasukkan informasi pada )eld tertentu,tekantekan %nter %nter  untuk meliwati )eld tersebut.untuk meliwati )eld tersebut.► ika telah selesai memasukkan record data, simpan ika telah selesai memasukkan record data, simpan

sumber data tersebut dengan mengkliksumber data tersebut dengan mengklik &ie&ieSourceSource, kemudian klik, kemudian klik SaveSave pada toolbar standard.pada toolbar standard.

etelah mengkliketelah mengklik &ie Source&ie Source, Word akan, Word akanmenampilkan toolbar Database.menampilkan toolbar Database.

► #ntuk kembali ke surat $dokumen% utama, klik#ntuk kembali ke surat $dokumen% utama, klik MailMailMerge Main DocumentMerge Main Document pada toolbar Database.pada toolbar Database.

8/19/2019 4. Mailmerge

12/23

MELENGKAPI DOKUMEN UTAMAMELENGKAPI DOKUMEN UTAMA

►etelah membuat surat utama $mainetelah membuat surat utama $main

document% dan sumber data $datadocument% dan sumber data $data

source%, langkah berikutnya adalahsource%, langkah berikutnya adalah

melengkapi surat $dokumen% utamamelengkapi surat $dokumen% utamadengan mengatur penyisipan )eld-dengan mengatur penyisipan )eld-

)eld pada surat $dokumen% utama.)eld pada surat $dokumen% utama.

isipkan merge )eld dimana akanisipkan merge )eld dimana akandigabungkan nama, alamat atau datadigabungkan nama, alamat atau data

lain dari sumber data yang baru dibuatlain dari sumber data yang baru dibuat

8/19/2019 4. Mailmerge

13/23

3aranya adalah sebagai berikut !3aranya adalah sebagai berikut !

►+lik kursor pada surat $dokumen%+lik kursor pada surat $dokumen%

utama dimana )eld akan disi-sipkan.utama dimana )eld akan disi-sipkan.►+lik+lik 'nsert Merge Field'nsert Merge Field pada toolbarpada toolbar

Mail MergeMail Merge. +emudian klik nama )eld. +emudian klik nama )eld

yang diinginkan.yang diinginkan.►etelah melengkapi surat $dokumen%etelah melengkapi surat $dokumen%

utama dan menyisipkan merge )eld,utama dan menyisipkan merge )eld,klik a'e pada toolbar standardklik a'e pada toolbar standarduntuk menyimpan perubahan padauntuk menyimpan perubahan padasurat $dokumen% utama.surat $dokumen% utama.

8/19/2019 4. Mailmerge

14/23

MENGGABUNGKAN SUMBER DATA DENGANMENGGABUNGKAN SUMBER DATA DENGAN

DOKUMEN UTAMADOKUMEN UTAMA

►

ekarang semua komponen sudah lengkap.ekarang semua komponen sudah lengkap.elanjutnya tinggal meng-gabungkan dokumenelanjutnya tinggal meng-gabungkan dokumenutama dengan sumber datanya dengan cara !utama dengan sumber datanya dengan cara !

► *ada tampilan dokumen utama klik menu*ada tampilan dokumen utama klik menu ToolsToolskemudia klik perintahkemudia klik perintah Mail MergeMail Merge..

► *ada kotak dialog*ada kotak dialog Mail Merge Helper Mail Merge Helper , klik, klikMergeMerge padapada Merge data it" t"e document Merge data it" t"e document ..

► impan surat yang telah dimerger ke dokumenimpan surat yang telah dimerger ke dokumenbaru, sehingga dapat dire'iew, diedit danbaru, sehingga dapat dire'iew, diedit dan

dicetak di lain waktu dengan cara ! pada kotakdicetak di lain waktu dengan cara ! pada kotakMerge toMerge to, klik, klik $e Document $e Document , kemudian klik, kemudian klikMerge.Merge.

8/19/2019 4. Mailmerge

15/23

elain dengan cara di atas, penggabunganelain dengan cara di atas, penggabungan

dokumen utama dengan sumber datadokumen utama dengan sumber data

dengan mengklik pada toolbardengan mengklik pada toolbar Mail MergeMail Merge((

►#ntuk mencetak langsung hasil#ntuk mencetak langsung hasil

gabungannya, klik icongabungannya, klik icon Merge to )rinter Merge to )rinter ..►#ntuk menampilkan hasil gabungannya#ntuk menampilkan hasil gabungannya

dalam dokumen Word baru. +lik icondalam dokumen Word baru. +lik icon

Merge to $e Document Merge to $e Document ..

8/19/2019 4. Mailmerge

16/23

MERANCANG DAN MENCETAK AMPLOPMERANCANG DAN MENCETAK AMPLOP

0pabila surat yang dibuat akan dikirimkan0pabila surat yang dibuat akan dikirimkanmelaluimelalui

pos atau kurir, maka perlu menyiapkan amploppos atau kurir, maka perlu menyiapkan amplop

atau label.atau label.

Merancang 0mplopMerancang 0mplop  0mplop surat berisi alamat penerima surat0mplop surat berisi alamat penerima surat

$alamat yang dituju% dan alamat pengirim$alamat yang dituju% dan alamat pengirimsurat $alamat pengirim pengembalian%.surat $alamat pengirim pengembalian%.

0mplop surat bisa berupa !0mplop surat bisa berupa ! 0mplop surat tunggal0mplop surat tunggal

0mplop surat massal0mplop surat massal

8/19/2019 4. Mailmerge

17/23

0mplop urat Tunggal0mplop urat Tunggal

► +lik menu+lik menu ToolsTools, pilih perintah, pilih perintah %nvelopes and La*els%nvelopes and La*els..Word akan menampilkan kotak dialogWord akan menampilkan kotak dialog %nvelops and%nvelops andLa*els(La*els(

► *ada tab halaman*ada tab halaman %nvelopes%nvelopes, ketik alamat yang dituju, ketik alamat yang ditujupada kotak tekspada kotak teks Deliver+ AddressDeliver+ Address dan alamatdan alamatpengirimpengembalianpengirimpengembalian #eturn Address#eturn Address..

►

*ilih opsi amplop dengan mengklik tombol*ilih opsi amplop dengan mengklik tombol ptionption..*ada tab*ada tab %n-velope ption%n-velope ption, dapat dipilih ukuran, dapat dipilih ukuranamplop, font dan letak teks alamat surat pada amplop.amplop, font dan letak teks alamat surat pada amplop.

► +lik tab+lik tab )rinting ption)rinting ption untuk memilih opsi-opsiuntuk memilih opsi-opsipencetakan, misalnya pilihpencetakan, misalnya pilih Manual FeedManual Feed dengandengan FeedFeedmet"odmet"od..

► +lik 1+ jika sudah menentukan opsi-opsi.+lik 1+ jika sudah menentukan opsi-opsi.► ika akan langsung mencetak ke printer, maka siapkan ika akan langsung mencetak ke printer, maka siapkan

amplop di printer kemudian klik tombolamplop di printer kemudian klik tombol )rint )rint ..

8/19/2019 4. Mailmerge

18/23

0mplop surat massal0mplop surat massal

Dalam membuat amplop surat massal $mailDalam membuat amplop surat massal $mailmerge% ada 4 langkah pokok yang harusmerge% ada 4 langkah pokok yang harus

dikerjakan sebagaimana membuat suratdikerjakan sebagaimana membuat suratmassal !massal !

".". Membuat amplop $dokumen% baru.Membuat amplop $dokumen% baru.&.&. Membuka atau membuat sumber data $dataMembuka atau membuat sumber data $data

source%.source%.

5.5. Memilih opsi amplop dan menyisipkan )eldMemilih opsi amplop dan menyisipkan )eld

yang akan digabung.yang akan digabung.4.4. Menggabungkan sumber data $data source%Menggabungkan sumber data $data source%

ke dokumen utama $main document%.ke dokumen utama $main document%.

8/19/2019 4. Mailmerge

19/23

6angkah " !6angkah " !►+lik+lik $e .lank Dokumen$e .lank Dokumen pada toolbarpada toolbar

standard.standard.►*ada menu*ada menu ToolsTools, klik, klik Mail MergeMail Merge untukuntuk

menampilkan kotak dia-logmenampilkan kotak dia-log Mail MergeMail MergeHelper Helper  seperti pada gambar .seperti pada gambar .

►*ada panel bagian*ada panel bagian Main document Main document , klik, klikCreateCreate dan pilih serta klikdan pilih serta klik %nvelopes%nvelopes..Word akan menampilkan kotak dialogWord akan menampilkan kotak dialogpilihan untuk dokumen utama amplop.pilihan untuk dokumen utama amplop.

►+lik+lik Active Windo Active Windo. Dokumen yang aktif. Dokumen yang aktifsekarang menjadi dokumen utama.sekarang menjadi dokumen utama.

8/19/2019 4. Mailmerge

20/23

6angkah & !6angkah & !

►

+lik+lik pen Data Sourcepen Data Source pada kotakpada kotakdialogdialog Mail Merge Helper Mail Merge Helper ..

►3ari dan pilih )le sewaktu membuat3ari dan pilih )le sewaktu membuat

sumber data surat massal.sumber data surat massal.►+lik+lik penpen, Word akan menampilkan, Word akan menampilkan

kotak dialog.kotak dialog.

►

+lik+lik Setup Main Document Setup Main Document  

8/19/2019 4. Mailmerge

21/23

6angkah 5 !6angkah 5 !► *ada dokumen utama,pilih menu*ada dokumen utama,pilih menu ToolsTools,klik,klik MailMail

MergeMerge. Di bawah. Di bawah Main document Main document , klik, klik SetupSetup..►Word akan menampikan kotak dialogWord akan menampikan kotak dialog %nvelope%nvelope

ptionsptions. *ada tab. *ada tab %nvelope ptions%nvelope ptions, pilih, pilihukuran amplop yang diinginkan, juga aturukuran amplop yang diinginkan, juga aturformat dan posisi alamat pada amplop.format dan posisi alamat pada amplop.

►

*ada tab*ada tab )rinting ption)rinting ption, pastikan bahwa, pastikan bahwaenvelope /eedenvelope /eed yang terpilih sesuai untukyang terpilih sesuai untukprinter yang digunakan.printer yang digunakan.

► etelah menetukan opsi amplop dan opsietelah menetukan opsi amplop dan opsipencetakan kemudian klikpencetakan kemudian klik 0 0 . Word akan. Word akan

menampilkan kotak dialogmenampilkan kotak dialog %nvelope Address%nvelope Address yang dapat digunakan untuk menyisipkanyang dapat digunakan untuk menyisipkan)eld-)eld alamat.)eld-)eld alamat.

8/19/2019 4. Mailmerge

22/23

► *ada kotak dialog*ada kotak dialog %nvelope Address%nvelope Address,,masukkan merge )eld dimana akanmasukkan merge )eld dimana akandigabungkan alamat yang dituju dari sumberdigabungkan alamat yang dituju dari sumberdata. #ntuk menyisipkan sebuah )eld, klikdata. #ntuk menyisipkan sebuah )eld, klik'nsert Merge Field'nsert Merge Field dan klik nama )eld yangdan klik nama )eld yangdiinginkan.diinginkan.

►Dapat pula terlebih dahulu diketik teksDapat pula terlebih dahulu diketik teks

7+epada 8th9. +emudian masukkan )eld7+epada 8th9. +emudian masukkan )eld/ama, 0lamat dan +ota./ama, 0lamat dan +ota.► 0pabila semua )eld yang diperlukan telah0pabila semua )eld yang diperlukan telah

disisipkan, klikdisisipkan, klik 0 0 ..► *ada kotak dialog*ada kotak dialog Mail Merga Helper Mail Merga Helper ,,

dibawahdibawah Main document Main document , klik, klik %dit %dit . +emudian. +emudianklik dokumen utama amplop. *erhatikan ala-klik dokumen utama amplop. *erhatikan ala-mat pengirim pengembalian surat tersebut.mat pengirim pengembalian surat tersebut.

8/19/2019 4. Mailmerge

23/23

6angkah 4 !6angkah 4 !

► *ada menu*ada menu ToolsTools, klik, klik Mail MergeMail Merge..

►

*ada kotak dialog*ada kotak dialog Mail Merge Helper Mail Merge Helper , klik, klikMerger Merger  dibawahdibawah Merge t"e data it" t"eMerge t"e data it" t"edocument document ..

► ika anda akan melihat sumber data dari ika anda akan melihat sumber data dari

kesalahan sebelum menggabungkannya,kesalahan sebelum menggabungkannya,klikklik C"eck %rror C"eck %rror . Tentukan salah satu. Tentukan salah satupilihan kemudian klikpilihan kemudian klik 0 0 ..

► (ila ingin langsung dicetak, klik(ila ingin langsung dicetak, klik )rinter )rinter  didi

kotakkotak Merge toMerge to, kemudian klik, kemudian klik MergeMerge..► (ila ingin disimpan, klik(ila ingin disimpan, klik Main Document Main Document  didi

kotakkotak Merge toMerge to, kemudian klik, kemudian klik MergeMerge..