PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 1 din 27

1

PENITENCIARUL ________________

APROB, Comisar sef de penitenciare ____________

Director Penitenciarul __________

DECONTAREA CHELTUIELILOR DE TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU STATUT

SPECIAL

P/PMDB - 10

Exemplar nr :

Elaborat Funcia Semntura Inspector principal

CONTABIL EF

Data: 30.09.2011

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 2 din 27

2

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul procedurii operaionale privind decontarea cheltuielilor de transport

Elemente privind responsabilii/ operatiunea

Numele si prenumele

Functia

Data

Semnatura

1 2 3 4 5

1.1. Elaborat Inspector principal Sef serviciu financiar contabil

1.2. Verificat Comisar ef Director adjunct economico administrativ

1.3 Aprobat Comisar ef Director

2. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR PROCEDURII OPERAIONALE

Nr. crt.

Ediia sau, dup caz, revizia n cadrul ediiei

Componenta revizuit

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei

1 1 Editare cf ordin 946/2005

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 3 din 27

3

3. Lista cuprizand persoanele responsabile cu informarea, aplicarea,verificarea modului de aplicare i arhivarea procedurii operaionale privind decontarea cheltuielilor de transport

Scopul

Serviciu/ Compartiment

Functia

Nume si prenume

Data primirii

Semntura

1 2 3 4 5 6

3.1. Informare Seviciul paz i regim

Director adjunct

Informare Serviciul reintegrare social

Director adjunct

Informare Serviciul logistic

Sef serviciu

Informare Serviciul producie i venituri

Sef serviciu

Informare Serviciul medical

Medic ef

Informare Serviciul financiar contabil

Contabil ef

Informare BRU Sef BRU

Informare Compartiment Informatica

Sef birou

Informare Compartiment Secretariat

Ofiter secretariat

3.2. Aplicare Financiar contabil

Agent administrativ

3.3. Verificare Financiar contabil

Sef serviciu financiar

contabil sef

3.4. Arhivare Financiar contabil

Agent administrativ

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 4 din 27

4

4. SCOP 4.1. Stabilirea unui set de reguli, operaiuni unitare i responsabiliti privind modul

de decontare a cheltuielilor de transport pentru funcionarii publici cu statut special;

4.2. Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea

documentelor privind decontarea cheltuielilor de transport pentru salariaii unitii;

4.3. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate i a documentelor

justificative necesare unei bune gestionri a fondurilor bneti alocate, precum i

circuitul acestora;

4.4. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;

4.5. Sprijinirea auditului i/sau altor organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau

control.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAIONALE

5.1. Prezenta procedur se aplic de salariaii Penitenciarului ______

5.2. Prin prezenta procedur se urmrete respectarea modului de acordare a

drepturilor privind decontarea transportului pentru personalul unitii, conform

prevederilor legale n vigoare.

6. DOCUMENTE DE REFERIN

6.1 Legislaie primar

- Hotrrea Guvernului 1398/2007, privind drepturile de transport ale

funcionarilor publici cu statut special din ANP;

- Hotrrea Guvernului 283/2010, pentru modificarea HG 1398/2007, privind

drepturile de transport ale funcionarilor publici cu statut special din ANP;

- Hotrrea Guvernului 1860/2006, privind drepturile i obligaiile

personalului autoritilor i instituiiilor publice pe perioada delegrii i detarii n alt

localitate, precum i n cazul deplasrii n cadrul localitii n interesul serviciului.

6.2. Legislaie secundar

- Legea 293/2004, privind Statutul funcionarilor publici din sistemul ANP

6.3. Alte documente

- Bugetul de venituri i cheltuieli

- Fia postului

- Alte ordine i precizri

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 5 din 27

5

7.1. Definiii ale termenilor

Nr.crt. Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, Actul care definete termenul

1 Procedur operaional de lucru

Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual

2 Ediie a unei proceduri operaionale

Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat

3 Revizia n cadrul unei ediii

Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau alte asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat

1 DIR Directorul unitii

2 DIR EC ADM Director adjunct economico administrativ

3 C Contabil ef

4 CT Contabil

5 SU Secretariat

6 FPPS Funcionar public cu statut special

7 R Rspunde

8 C Coordoneaz

9 I Informeaz

10 A Aprobare

11 E Elaborare

12 V Verificare

13 Ap Aplicare

14 Ah Arhivare

8. DESCRIEREA PROCEDURII

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 6 din 27

6

8.1. Generaliti

Prin prezenta procedur se stabilesc paii de urmat n vederea acordrii n

condiii de legalitate a drepturilor de transport pentru funcionarii publici cu statut

special din Penitenciarul_______. De asemenea se stabilesc documentele

justificative care trebuie prezentate n momentul decontrii transportului de ctre

salariaii unitii noastre.

La elaborarea procedurii s-au avut n vedere respectarea criteriilor privind

realitatea, legalitatea i oportunitatea decontrii transportului pentru personalul

unitii, conform reglementrilor legale.

Funcionarii publici din cadrul Penitenciarului _______ au dreptul la

decontarea cheltuielilor de transport n urmtoarele cazuri:

- deplasare n interes de serviciu;

- delegare i detaare;

- mutarea n interesul serviciului, cu acordul lor scris, n uniti situate n alte

localiti dect cele n care i au domiciliul sau reedina;

- deplasarea pentru efectuarea concediului de odihn, o singur dat pe an;

- transportul la i de la locul de munc, dac i au reedina n alt

localitate situat pn la 70 km distan fa Penitenciarul ________.

- la i de la locul de munc, atunci cnd se deplaseaz n zilele

nelucrtoare, pentru a intra sau a iei din serviciul de zi pe unitate ori

pentru a executa n afara orelor de program, controale inopinate sau alte

aciuni dispuse;

- n alte localiti, pentru a participa la instructaje, cursuri perfecionare,

specializare, convocri, stagii de practic i alte forme de pregtire;

- la internarea n spitale, sanatorii, centre de refacere a capacitii de efort;

- n cazul n care sunt chemai la organele de urmrire penal sau la

instanele de judecat pentru a da informaii n probleme ce intereseaz

sistemul administraiei penitenciare;

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 7 din 27

7

Funcionarii publici cu statut special din Penitenciarul ________ au

dreptul s cltoreasc n urmtoarele condiii:

- cu mijloacele de transport ale unitii, dac se deplaseaz n interesul

serviciului

- cu trenul, n conformitate cu prevederile art. 3 din H.G. nr. 1398/2007( ofierii

la clasa I, pe orice distan; agenii, la clasa I, pe distane mai mari de 300 km i la

clasa a II-a, pe distane de pn la 300 km inclusiv)

- cu mijloace de transport aeriene sau navale, dac se deplaseaz n interesul

serviciului

- cu mijloace de transport auto n comun, dup tarifele stabilite pentru aceste

mijloace;

- cu autoturismul.

Se admit la decontare :

- Costul suplimentelor de vitez i al tichetelor de rezervare a locurilor, pentru toi

funcionarii publici, la orice fel de tren.

- Costul suplimentului de pat la vagonul de dormit i cuet, pentru toii

funcionarii publici, dac acetia cltoresc n interes de serviciu, pe timp de noapte,

pe distane mai mari de 300 km;

- Costul comisioanelor percepute de ageniile de voiaj;

- Cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloace de transport n comun la i

de la aeroport, gar, autogar sau port pn la locul de cazare, ori, dup caz locul

detarii sau delegrii;

- Cheltuielile de transport cu mijloace de transport n comun pe distana de la

locul de cazare i locul detarii sau delegrii;

- taxele pentru trecerea podurilor;

- taxe de traversare cu bacul;

- taxe de aeroport, gar, autogar sau port;

Nu se deconteaz:

- taxele percepute suplimentar pentru bagaje personale;

- cheltuielile de transport al persoanei care are asigurat, de ctre unitate,

transportul gratuit n interesul serviciului;

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 8 din 27

8

- cheltuielile de transport pentru napoiere, n cazul n care persoana, dup

terminarea delegrii sau detarii, a rmas s i efectueze concediul de

odihn, sau datorit altor cauze de ordin personal;

- cheltuielile de transport n cazul n care salariatul ntrerupe delegarea sau

detaarea din cauza unor interese personale.

Nu se deconteaz cheltuielile de transport, pe rutele unde unitatea are

asigurat transportul gratuit pentru personalul unitii.

8.2. Documente utilizate

8.2.1 Documentele necesare evidenei contabile privind decontarea

cheltuielilor de transport, sunt :

- ordinul de serviciu

- Registru de eviden a autoturismelor proprietate personal pentru

personalul care solicit decontarea cheltuielilor de transport

- Referat ctre directorul unitii pentru aprobarea deplasrii la i de la locul

de munc cu alte mijloace de transport dect cele ale unitii

- Referat privind decontarea transportului

- Borderou centralizator cu rutele pe care se deconteaza contravaloarea

treansportului

- Situaie centralizatoare

- statul de plat

- ordonanarea la plat

Documente justificative

Documentele justificative n baza crora se face decontarea sunt :

- abonamentele, legitimaiile de cltorie, biletele de tren, biletele de avion,

tichetele,

- dovada achitrii taxelor ce se pot deconta,( taxele pentru trecerea

podurilor, de traversare cu bacul, de aeroport, gar, autogar sau port, alte

taxe privind circulaia pe drumurile publice), ataate ordinului de serviciu,

vizat de sosire i de plecare n localitatea n care s-a efectuat deplasarea

Documentele justificative trebuie s aib nscrise preul i data eliberrii,

care trebuie s corespund cu perioada n care funcionarul public cu statut

special se afl n misiune.

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 9 din 27

9

n cazul deplasrii cu autoturismul, funcionarilor publici cu statut special li se

deconteaz contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 km parcuri pe distana cea

mai scurt dintre localiti, distan care se stabilete prin decizie emis de directorul

unitii, n funcie de condiiile de transport existente.

In acest caz, conductorul autoturismului are obligaia de a prezenta

copia certificatului de nmatriculare i bonul de carburant ( bonul de carburant

trebuie sa fie datat din perioada deplasrii).

Pentru decontarea transportului la i de la locul de munc, precum i

decontarea transportului pe timpul concediului de odihn se vor prezenta

urmtoarele documente justificative :

- referatul de decontare

- copie dup pontaj

- talonul mainii cu care s-a efectuat transportul ( n cazul n care autoturismul

nu este proprietate personal se va prezenta o

- copie dup actul de identitate

Decontarea cheltuielilor de transport se face numai pentru conductorul

autoturismului, chiar dac se deplaseaz mai multe persoane cu aceeai main, n

baza ordinului de serviciu i a documentelor justificative.

8.2.2. Coninutul i rolul documentelor

Ordinul de serviciu, servete ca :

- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;

- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor

efectuate;

- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul

de avans;

- document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care

urmeaz s efectueze deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate

la plecarea n misiune.

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 10 din 27

10

Registru de eviden a autoturismelor proprietate personal pentru

personalul care solicit decontarea cheltuielilor de transport ( Anexa 1)

Este un document de eviden i control al mijlocelor de transport proprietate

personal aparinnd personalului Penitenciarului _______ care solicit decontarea

cheltuielilor de transport la i de la locul de munc.

Registrul se completeaz de fiecare salariat care are aprobare de deplasare la

i de la locul de munc cu autoturismul proprietate personal i solicit decontarea

cheltuielilor de transport la i de la locul de munc. Completarea se face cronologic,

prin completarea tuturor rubricilor registrului. Nu se admite completarea retroactiv

a registrului.

Cu ocazia verificrilor, comisia numit prin decizia directorului, va

consemna n registru constatrile efectuate.

Referatul ctre directorul unitii pentru aprobarea deplasrii la i de la

locul de munc cu alte mijloace de transport dect cele ale unitii ( Anexa 2),

se ntocmete la nceputul fiecrui an, de ctre personalul unitii care solicit

decontarea transportului la i de la locul de munc.

Referatul pentru decontarea transportului (anexa 3), se ntocmete de

ctre persoanele care solicit decontarea transportului la i de la locul de munc.

Referatul va cuprinde specificaii privind :

- ruta pentru care se solicit decontarea cheltuielilor

- zilele pentru care se solicit decontarea cheltuielilor

- declaraie pe proprie rspundere din care s reias c pe ruta respectiv

nu exist mijloce de transport n comun, care s asigure prezena la orele

de program

Borderou centralizator cu rutele pe care se deconteaza contravaloarea

treansportului ( anexa 4)

Se ntocmete folosind programul informatizat Kiut, care spre deosebire de

celelalte programe furnizeaza informaii cu privire la distana parcurs n cadrul

localitii, aa cum prevede HG 1398/2007 (distana dintre localitatea unde i au

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 11 din 27

11

domiciliul sau reedina i localitatea unde se afl locul de munc se calculeaz n

funcie de traseul parcurs pe cile de transport rutier i reprezint spaiul parcurs

ntre limita de demarcaie a localitii de care aparine administrativ-teritorial unitatea

n cauz i limita de demarcaie a localitii de domiciliu sau de reedin) .

Borderoul centralizator se supune aprobrii la nceputul fiecrui an i se

completeaza pe parcursul anului dac apar rute noi.

Situaia centralizatoare( Anexa 5) se ntocmete n baza referatelor depuse

i a borderoului centralizator al rutelor. Prin ntocmirea acestei situaii centralizatoare

se stabilesc rutele, distanele dus ntors conform referatelor, distanele dus ntors

conform borderoului centralizator al rutelor, numrul de cltorii conform pontajului,

suma cuvenit, calculat pe baza bonului de carburant.

Statul de plat ( Anexa 6) se ntocmete n baza situaiei centralizatoare.

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 12 din 27

12

8.2.3. Circuitul documentelor

NrCrt

Denumirea documentelor

Realizare Data ntocmirii

Termen de predare

Destinaia

1. Ordinul de

serviciu

Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care urmeaz s efectueze deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate la plecarea n misiune.

La data Plecrii n misiune

La data terminrii misiunii pentru decontarea cheltuielilor sau justificarea avansului

- La secretariatul unitii pentru ntocmirea i avizarea ordinului de serviciu la plecarea n misiune - La persoana pe numele creia se emite ordinul de serviciu - La compartimentul financiar contabilitate dup sosirea din misiune pentru decontarea cheltuielilor sau justificarea avansului

2

Registru de eviden a mijloacelor de transport proprietate personal

Se completeaz de salariaii care solicit decontarea cheltuielilor de transport la i de la locul de munc

Zilnic Pn la data de 05 ale lunii ianuarie

- PC1 pentru completare - Comisia de control la nevoie - Com,partimentul financiar pentru eviden i arhivare

3.

Referatul pentru aprobarea deplasrii cu alte mijloace de transport dect cele ale unitii

Se ntocmete de persoana care solicit decontarea cheltuielilor de transport la i de la locul de munc

La nceputul fiecrui an

Pn la data de 05 ale lunii ianuarie

- la secretariatul unitii pentru nregistrare - la directorul unitii spre aprobare - la compartimentul financiar contabil pentru luare n eviden i arhivare

4. Referat pentru

decontarea transportului

Se ntocmete de persoana care solicit decontarea cheltuielilor de transport la i de la locul de munc

La expirarea lunii

Pn la data de 10 ale lunii curente pentru luna precedent

- la secretariatul unitii pentru nregistrare - la compartimentul financiar pentru calculul sumei cuvenite - la contabilul ef i directorul economic al unitii pentru avizare - la directorul unitii spre aprobare - la compartimentul financiar contabil pentru nregistrare i arhivare

5. Borderou

centralizator

Se ntocmete de contabilul cu atribuii privind calculul drepturilor bneti pentru transportul personalului

-La nceputul anului i dup fiecare modificare-

Pn la data de 10 ale lunii ianuarie

- la secretariatul unitii pentru nregistrare - la directorul unitii spre aprobare - la compartimentul financiar contabil pentru nregistrare i arhivare

6 Situaia

centralizatoare

Se ntocmete de contabilul cu atribuii privind calculul drepturilor bneti pentru transportul personalului

- Lunar Pn la datta de 13 ale fiecrei luni

- la contabilul ef i directorul economic al unitii pentru avizare - la directorul unitii spre aprobare - la compartimentul financiar contabil pentru nregistrare i arhivare

7 Statul de plat

Se ntocmete de contabilul cu atribuii privind calculul drepturilor bneti pentru transportul personalului

- Lunar Pn la datta de 15 ale fiecrei luni

- la contabilul ef i directorul economic al unitii pentru avizare - la directorul unitii spre aprobare - la compartimentul financiar contabil pentru nregistrare i arhivare - la casierie pentru plat

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 13 din 27

13

8.3. Resurse necesare

8.3.1 Resurse materiale - acces la baza de date, reea, imprimant, linie telefonic, aplicaii software

- materiale birotic, rechizite, mobilier

- legislaie financiar contabil 8.3.2. Resurse umane - personalul din cadrul serviciului financiar contabil

8.3.3. Resurse financiare

- Alocaii bugetare i/ sau venituri proprii prevzute n bugetul de venituri i

cheltuieli al Penitenciarului _____________.

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaiunilor i a aciunilor activitii

Decontarea cheltuielilor de transport efectuate n interes de serviciu se

face pe baza ordinului de serviciu emis de secretariatul unitii conform Deciziei de zi

pe unitate.

n decizia de zi pe unitate, se va preciza mijlocul de transport cu care

salariatul unitii se va deplasa.

n cazul n care condiiile de transport permit ca funcionarii publici s se

napoieze zilnic n localitatea de domiciliu sau de reedin, dup terminarea

programului de lucru, din localitatea n care sunt trimii n delegare sau detaare, se

pot deconta cheltuielile zilnice de transport sau costul unui abonament lunar de

transport, dac acestea sunt mai mici dect cele pentru plata indemnizaiei de

delegare sau detaare i a cazrii, cu condiia ca prin aceasta s nu se afecteze

bunul mers al activitilor care fac obiectul misiunii.

n acest caz, pe ordinul de serviciu se vor obine vizele de plecare i sosire

pentru fiecare zi de delegare.

n aceast situaie nu se acord indemnizaia zilnic de delegare sau

detaare.

Documentele justificative care se vor prezenta la decontarea cheltuielilor de

transport efectuate n interes de serviciu, sunt:

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 14 din 27

14

- Ordinul de serviciu, completat cu toate datele cerute de formular ( data i

ora plecrii, respectiv data i ora sosirii din deplasare,mijlocul de transport

cu care se face deplasarea, semnturile celor n drept)

- Copia documentului prin care se dispune deplasarea ( adres, decizie de

zi pe unitate )

- Biletele la mijloace de transport n comun, bonul de carburant, trebuie sa

aib nscrise data emiterii, care trebuie s corespund cu perioada misiunii.

Decontarea cheltuielilor de transport, pn la 70 km, la i de la locul de

munc

Funcionarii publici cu statut special au dreptul la decontarea cheltuielilor de

transport, pn la 70 de km, n situaiile n care se deplaseaz la i de la locul de

munc, dac domiciliaz sau i au reedina n alt localitate fa de cea n care i

desfoar activitatea.

Deplasarea se efectueaz de regul cu mijloacele de transport n comun.

Pentru decontare se vor prezenta abonamente, legitimaii de cltorie, bilete

tren, tichete de transport, dovada achitrii taxelor valabile pentru perioada pentru

care se solicit decontarea, n original. Decontarea se va face cu respectarea

principiului eficienei fondurilor.

Atunci cnd transportul se efectueaz cu auto proprietate personal,

decontarea cheltuielilor de transport se face numai pentru proprietarul sau deintorul

de drept al autoturismului; se deconteaz contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100

km parcuri pe distana dintre localitatea unde i au domiciliul sau reedina i

localitatea unde se afl locul de munc.

n cazul n care cu acelai autoturism se deplaseaz i ali funcionari publici cu

statut special acetia nu vor beneficia de decontarea cheltuielilor de transport.

Dac salariaii unitii se deplaseaz n zilele nelucrtoare, pentru a intra sau

a iei din serviciul de zi pe unitate, ori pentru a executa n afara orelor de program

controale inopinate sau alte aciuni dispuse, se pot deconta cheltuielile de transport

pn la limita de demarcaie a localitii unde se afl sediul unitii chiar dac

unitatea are asigurat transportul gratuit pe acele rute, cu condiia ca orarul de

circulaie al mijloacelor de transport n comun, n situaia prezentat mai sus, s nu

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 15 din 27

15

permit ncadrarea n programul normal de lucru sau n termenul de prezentare la

unitate pentru efectuarea controalelor sau a altor aciuni dispuse.

Decontarea cheltuielilor de transport se face n baza unui referat tipizat de

decontare prevzut n anex, nregistrat la secretariatul unitii i aprobat de

directorul unitii, dup verificarea de ctre compartimentul financiar - contabilitate a

documentelor justificative anexate la cerere.

Cererea de decontare se va ntocmi lunar pn pe data de 10 ale lunii

urmtoare i va fi nsoit obligatoriu de urmtoarele documente:

- copia pontajului cu prezena la lucru pentru luna pentru care se solicit

decontarea transportului, avizat de eful ierarhic;

- copia CI/BI; n cazul reedinei, copia CI/BI va avea meniunea acesteia pe

documentul de identitate;

- copia permisului de conducere ;

- unul sau mai multe bonuri de carburant, emise n perioada pentru care se

solicit decontarea, care s acopere cantitatea de carburant solicitat a se deconta;

nu se accept la decontare, bonurile emise n perioada ct salariatul se afl n

timpul serviciului;

- certificatul de nmatriculare al autoturismului utilizat;

- documentele legale de deinere sau de folosin a autovehicului, n cazul n

care solicitanii sunt doar deintori de drept ai autoturismului cu care s-a efectuat

transportul ( contract vnzare cumprare, procur notarial, contract de comodat );

Conducerea unitii are dreptul s efectueze verificri cu privire la

corectitudinea datelor nscrise n documentele prezentate la decontare i de a

dispune msuri legale n consecin. n acest sens, n postul de control nr 1, va

exista un registru unde personalul unitii care se deplaseaz la serviciu cu

autoturismul proprietate personal i solicit decontarea cheltuielilor de

transport, va consemna numrul mainii i locul de parcare, precum i

perioada de staionare. Verificarea exactitii datelor nscrise n registru se va

realiza de ctre comisia nominalizat prin decizia directorului Penitenciarului

_________. Comisia va cerifica prin sondaj, i va consemna n registru

prezena autoturismului n parcarea unitii sau la locul de parcare indicat de

persoana care solicit decontarea transportului la i de la locul de munc.

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 16 din 27

16

Decontarea cheltuielilor de transport n cazul concediului de odihn

n timpul concediului de odihn, funcionarii publici cu statut special au

dreptul, la decontarea cheltuielilor de transport dus-ntors pentru distana dintre

localitatea de domiciliu sau de reedin i localitatea din ar unde i petrec

concediul de odihn.

Dac salariatul unitii efectueaz concediul de odihn n strintate,va

beneficia de decontarea cheltuielilor de transport ntre localitatea de domiciliu sau de

reedin i punctul de trecere a frontierei.

Decontarea se face n baza ordinului de serviciu vizat n localitatea unde

salariaii unitii i-au petrecut concediul de odihn i a documentelor justificative

(certificatul de nmatriculare al autoturismului utilizat, copie CI, un bon fiscal de

carburant, emis n perioada pentru care se solicit decontarea, sau dup caz, bilete

tren, tichete de transport).

n situaia n care efectueaz concediul de odihn fracionat, funcionarul

public cu statut special beneficiaz de decontarea cheltuielilor de transport, o

singur dat pe an .

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 17 din 27

17

8.4.2. Derularea operaiunilor i activitilor privind decontarea cheltuielilor de transport

Denumire activitate Intrri R C I nregistrri De la cine? Ce?

1.Decontarea cheltuielilor de transport in interesul serviciului

1.n baza adreselor i deciziilor, secretariatul unitii emite ordinul de deplasare

Secretariat Ordin serviciu Secretariat Sefii de servicii

Secretariat Ordin serviciu aprobat

2. Secretariatul pred persoanei care urmeaz s execute misiunea, ordinul de serviciu

Secretariat

Ordin serviciu aprobat

Secretariat

Secretariat

Ordin serviciu aprobat

3.Dup terminarea misiunii, salariatul prezint ordinul de serviciu completat, nsoit de documentele justificative la directorul unitii pentru confirmarea prezentrii la serviciu

Persoana delegat

Ordin serviciu Documente justificative

Secretariat

Secretariat

Ordin serviciu Documente justificative

4. Dup certificare, salariatul prezint ordinul de serviciu i documentele justificative la compartimentul financiar pentru calcul

Persoana delegat

Ordin serviciu Documente justificative

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef Contabil ef

Ordin serviciu Documente justificative Baza calcul

5. Contabilul cu atribuii de calcul a drepturilor de personal verific i analizeaz documentele justificative i ntocmete statul de plat i ordonanarea la plat

Contabuilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Stat plat Ordonanare de plat

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef Contabil ef

Stat plat Ordonanare de plat

5. Dup ntocmire statul de plat i ordonanarea de plat se prezint spre avizare i aprobare persoanelor n drept

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Stat plat Ordonanare de plat

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef Secretariatul unitii

Stat plat Ordonanare de plat aprobate

6.Dup aprobare, statul de plat se pred la caseria unitii pentru plat

Secretariatul unitii

Stat plat Ordonanare de plat

casier Contabil ef Stat plat aprobat

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 18 din 27

18

Denumire activitate Intrri R C I nregistrri De la cine? Ce?

2.Decontarea cheltuielilor de transport la i de la locul de munc 1.Zilnic, salariaii care solicit decontarea cheltuielilor, vor completa registrul de eviden a mijloacelor de transport proprietate personal

Salariatii unitii

Registrul de eviden a mijloacelor de transport proprietate personal

Fiecare salariat

Referat pentru decontarea cheltuielilor de transport nregistrat

1.ntocmirea referatului pentru aprobarea deplasrii la i de la locul de munc cu alte mijloace de transport dect acela ale unitii

Salariatul unitii

Referat pentru aprobarea deplasrii cu alte mijloace de transport dect acela ale unitii

Secretariat Secretariat Referat pentru decontarea cheltuielilor de transport nregistrat

2.ntocmirea referatului de decontare transport i prezentarea acestuia mpreun cu documentele justificative la secretariatul unitii pentru nregistrare

Salariatul unitii

Referat pentru decontarea cheltuielilor de transport

Secretariat Secretariat Referat pentru decontarea cheltuielilor de transport nregistrat

3.Dup nregistrare, secretariatul pred la serviciul financiar contabil referatul mpreun cu documentele justificative pentru verificare si calcul

Secretariat

Referat pentru decontarea cheltuielilor de transport nregistrat

Contabilul cu atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef

Referat pentru decontarea cheltuielilor de transport nregistrat Documente justificative

4. Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal, verific documentele justificative, si ntocmete situaia centralizatoare, conform rutelor din borderoul centralizator

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de pers

Situatie centralizatoare

Contabilul cu atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef

Contabil ef

Situatie centralizatoare

5.Centralizatorul, nsoit de referatele de decontare se supun avizrii de ctre contabilul ef, directorul economico administrativ i directorul unitii

Contabilul cu atribuii de calcul a drepturilor de personal

Situaie centralizatoare Referate de necesitate

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef

Contabil ef

Situaie centralizatoare Referate de necesitate

6. Dup aprobare, Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal, ntocmete statul de plat i ordonanarea de plat pe care le prezint spre avizare i aprobare persoanelor n drept

Contabilul cu atribuii de calcul a drepturilor de personal

Stat plat Ordonanare de plat

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef

Contabil ef

Stat plat Ordonanare de plat

7.Dup aprobare, statul de plat se pred la caseria unitii pentru plat

Secretariatul unitii

Stat plat Ordonanare de plat

casier Contabil ef

Stat plat aprobat

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 19 din 27

19

Denumire activitate Intrri R C I nregistrri De la cine? Ce?

3.Decontarea cheltuielilor de transport pe timpul concediului de odihn 1.n baza referatului pentru acordarea concediului de odihn i a deciziei de zi, secretariatul ntocmete ordinul de serviciu

Secretariat Ordin serviciu Secretariat Sefii de servicii

Secretariat Ordin serviciu aprobat

2. Secretariatul pred persoanei care urmeaz plece n concediu

Secretariat

Ordin serviciu aprobat

Secretariat

Secretariat

Ordin serviciu aprobat

3.Dup terminarea concediului, salariatul prezint ordinul de serviciu completat, nsoit de documentele justificative la directorul unitii pentru confirmarea prezentrii la serviciu

Persoana delegat

Ordin serviciu Documente justificative

Secretariat

Secretariat

Situatie centralizatoare

4. Dup certificare, salariatul prezint ordinul de serviciu i documentele justificative la compartimentul financiar pentru calcul

Persoana delegat

Ordin serviciu Documente justificative

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef Contabil ef

Ordin serviciu Documente justificative Baza calcul

5. Contabilul cu atribuii de calcul a drepturilor de personal verific i analizeaz documentele justificative, verifica daca salariatul a mai beneficiat de decontarea transportului pe timpul CO i ntocmete statul de plat i ordonanarea la plat

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Stat plat Ordonanare de plat

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef Contabil ef

Stat plat Ordonanare de plat

5. Dup ntocmire statul de plat i ordonanarea de plat se prezint spre avizare i aprobare persoanelor n drept

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Stat plat Ordonanare de plat

Contabilul c u atribuii de calcul a drepturilor de personal

Contabil ef Secretariatul unitii

Stat plat Ordonanare de plat aprobate

6.Dup aprobare, statul de plat se pred la caseria unitii pentru plat

Secretariatul unitii

Stat plat Ordonanare de plat

casier Contabil ef Stat plat aprobat

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 20 din 27

20

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii 9.1.

Nr. Crt

Activiti DIR DIR ADJ EC ADM

C S CT FP C

1. Emitere i ridicare ordin de deplasare

A E Ap

2. Prezentarea ordinului de deplasare la sosirea n unitate

A Ap Ap

2. ntocmire, referat de decontare a cheltuielilor de transport

E

3. ntocmire borderou centralizator al rutelor

A V Ap

3 Verificarea documentelor justificative i ntocmirea situatiei centralizatoare

A V V

Ap

4 ntocmirea i aprobarea statului de plat i a ordonanrii de plat

A

V V

Ap

5. Plata drepturilor bneti

Ap

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 21 din 27

21

10. Anexe, nregistrri, arhivri

Nr. Crt

Denumirea anexei

Elaboreaza

Aprob Nr ex

Difuzare Arhivare

Loc Perioada

1 Referat privind decontarea transportului

Formular tipizat

Director penitenciar

1

Salariatii unitii Serviciu financiar

Serviciu financiar contabil

10 ani

2. Borderou centralizator privind decontarea transportului

Compartiment financiar

Director penitenciar

1

Salariatii unitii Serviciu financiar

Serviciu financiar contabil

10 ani

3. Situatia centralizatoare

Compartiment financiar

Director penitenciar

1

Serviciu financiar

Serviciu financiar contabil

10 ani

4. Stat plat Compartiment financiar

Director penitenciar

1

Serviciu financiar

Serviciu financiar contabil

10 ani

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 22 din 27

22

ANEXA 1 Registru de eviden a mijloacelor de transport proprietate personal

Data si ora Numele i prenumele solicitantului

Nr.nmatriculare autoturism

Adresa si locul de parcare

Perioada de stationare/Data i intervalul orar

Observaii comisie de verificare

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 23 din 27

23

ANEXA 2

Aprob,

Director penitenciar Avizat Director adjunct economico administrativ

Domnului Comisar ef _______ Director al Penitenciarului _______

Stimate domnule director,

V rog s binevoii a-mi aproba, n conformitate cu prevederile art. 6 aliniatul (1) litera a) din H.G. 1398/2007 privind drepturile de transport ale funcionarilor publici cu statut special din sistemul administraiei penitenciare, modificat si completat, decontarea cheltuielilor de transport dus - intors, de la domiciliu la locul de munca, avnd n vedere c domiciliez / am reedina n localitatea ________________, situat la ____ de km distan fa de localitatea _____________, unde mi desfor activitatea.

Deplasarea s-a efectuat cu __________________ Menionez c n luna______________am efectuat____deplasri n timpul programului normal

de lucru i _________deplasri n afara programului de lucru( controale, misiuni, programri n afata orelor de circulatie a mijloacelor de transport din dotarea unitii)

Declar pe propria rspundere, cunoscnd prevederile Codului Penal cu privire la falsul n declaraii, faptul c pe ruta ____________( localitatea de domiciliu) _________________(localitatea de unde unitatea asigur transport, sau dup caz, sediul unitii) , nu exist alt mijloc de transport (transport n comun sau tren) care s mi asigure prezena la Penitenciarul__________________ conform programului de lucru.

(Se completeaz cnd se solicit decontarea transportului cu auto personal.) Anexez la prezenta documentele justificative conform procedurii de decontare/deciziei

directorului.

Cu stim, Data______________ Gradul, numele, prenumele i

semntura solicitantului

____________________ Propun spre aprobare, Compartiment financiar Nr deplasri ________________ ___ pe ruta _____________________ Nr deplasri ___________________ pe ruta _____________________ Nr deplasri ____________________ pe ruta _____________________ Suma decontat __________

Verificat Contabil ef

Contabil financiar ,

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 24 din 27

24

ANEXA 3

APROB,

BORDEROU CENTRALIZATOR DISTANTE INTRE LOCALITATI PENTRU DECONTAREA TRANSPORTULUI LA I DE LA LOCUL DE

MUNC

RUTA DISTANTA INTRE

LOCALITATI

DISTANTA CONFORM

H.G. 283/2010

DISTANTA DUS/INTORS OBS

Verificat, Intocmit, Avizat

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 25 din 27

25

ANEXA 4 Aprob, Director

Situaia persoanelor care beneficiaz de transportul la i de la locul de munc

Nr.crt. Nume i prenume

Ruta de la ... ....pn

la

Nr.km.parcuri zilnic dus-

ntors

Nr.km. decontai

zilnic

Nr. zile decontate aferente

lunii

Valoare litru de

carburant

Valoarea lunar

decontat

1 2 3 4 5 6 7 8=5x6x7x7,5%

Contabil ef, ntocmit,

Director ec-adm.,

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 26 din 27

26

ANEXA 5

PENITENCIARUL ________ APROB DIRECTOR,

STAT PLAT DECONTARE TRANSPORT LA I DE LA LOCUL DE MUNC

Nr. crt. Nume i prenume

Sum de plat Semntura

CONTABIL EF, INTOCMIT,

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 - DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU

STATUT SPECIAL

Ediia: 1

Revizia: 1

Pagina 27 din 27

27

11. Cuprins Numrul componentei din cadrul procedurii operaionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale

Pagina

Coperta

1

Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale

2

2

Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

2

3

Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale

3

4 Scopul procedurii operaionale

4

5 Domeniul de aplicare

4

6 Documente de referin 4

7 Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

5

8 Descrierea procedurii

6- 19

9 Responsabilitati 20

10 Anexe, nregistrri, arhivri 21-26 11 Cuprins 27