… PEMAHAMAN

Audit internal……?!!

Sistem Penjaminan Mutu Internal

TindakanPenjaminanMutu

Audit PelaksananPenjaminanMutu

PelaksanaanPenjaminanMutu

Garis Besar Proses Penyusunan SPMI

Dokumen/BukuKebijakanMutu

Dokumen/BukuManualMutu

Dokumen/BukuStandarMutu

Kai

zen

Terh

adap

SP

M-P

T Dokumen/BukuFormulirMutu

Pangkalan Data Perguruan Tinggi(PDPT)

Sistem PenjaminanMutu Eksternal

(SPME)

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Sistem PenjaminanMutu Internal

(SPMI)

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi SPM-PT

• sesuai dengan ‘standar’ • sesuai dengan harapan ‘pelanggan’• sesuai dengan harapan ‘pihak-pihak terkait’ • sesuai dengan yang ‘dijanjikan’• semua karakteristik produk & pelayanan

yang memenuhi persyaratan dan harapan

Pengertian MUTU

Karakteristik Mutu (berkaitan dengan):

a) Fisik

b) Fungsic) Waktu/Umur

d) Purnalayan

" The Auditor "(Elbert Hubbard - The Buyer – 1922)

• The Typical Auditor Is A Man Past Middle Age, Spare andWrinkled, Intellegent, Cold , Passive,

• Noncommittal, With Eyes Like Codfish, Polite In Contact, But At The Same Time Unresponsive,

• Calm and As Damnably Composed As A Concrete Post Or Plaster Of Paris Cast; A Human Petrification

• With Heart Of Feldspar And Without Charm, Minus Bowels , Passion Or Sense Of Humor. Happily,

• They Never Reproduce , And All Of Them Finally Go To Hell.

"THE AUDITORS"(William G Phillips-IIA - June 70)

• The Typical Auditor is a beautiful man, Intellegent, Warm and considerate with an ability to put himself in other man's

• shoes and understand his problem, Polite in contact and helpful.• But at the same time objective. Calm and as composed in crisis as

Stravinsky on opening night. A human person with a heart• Of gold and with the charm of a friendly Poodle, plus brain, business

foresight and a sense of humor.• Happily they train others in their image and all of them finally go to

heaven

How do you know that you are good?

Quality is on the eyes of beholder

ARE WE GOING WORLD CLASS?

Proses

- Silabus/RPKPS- Mahasiswa- Pengajar- Piranti danPeralatan

- Lingkungan- Anggaran- Dokumen- Peraturan- dll.

Masukan KeluaranOutCome

Terkait / Pelanggan(Stakeholders)

Unsur Mutu PT

- Proses instruksi,- Kegiatanpendukung: riset, administrasiakademik,

- Layananakademik,

- dll.

- Institusi PendidikanTinggi

- Pasar Tenaga Kerja- Orang TuaMahasiswa

- Pemerintah- Mahasiswa,- dll.

- Lulusan- Pencapaian lain

Bisnis Proses Perguruan Tinggi

Mahasiswa Baru

Proses Pembelajaran

Sistem Evaluasi

Program pendukungpembelajaran

Tutorial danlatihan-latihan

Hubungan LuasMendunia

Kerjasamakepakaran yang luas

Laboratorium

Interaksi di kelas

Perpustakaandan Informasi

Praktikum danTugas Akhir

PembelajaranBerbasis ICT

Lulusan Berkualitas Tinggi

Keterkaitan AUDIT INTERNAL/EVALUASI DIRI denganSISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PT

Evaluasi-Diri/Audit Internal

Perbaikan InternalPerbaikan Internaldan Pembinaan

Audit Eksternal/Akreditasi/KAP/BPK

Keputusan Akreditasi/Opini Lap Keuangan/

Temuan Audit

Standar Dalam Sistem Penjaminan Mutu InternalPerguruan Tinggi

Contoh:

• Kurikulum• Proses pembelajaran• Kompetensi lulusan• Pendidik dan tenaga kependidikan (SDM)• Sarana dan prasarana• Pengelolaan• Pembiayaan• Penilaian Pendidikan• Penelitian dan publikasi• Pengabdian kepada masyarakat• Manajemen lembaga (institutional management)• Sistem informasi• Kerjasama dalam dan luar negeri• dsb• dsb

= SNP

UU PT

15

Dasar Hukum SPM-PT

Tata Kelola Perguruan Tinggi Pasal 28 Organisasi PTN dan PTS paling sedikit terdiri atas unsur: a. penyusun kebijakan; b. pelaksana akademik; c. pengawas dan penjaminan mutu; ?d. penunjang akademik atau sumber belajar; dan e. pelaksana administrasi atau tata usaha.

PP.No.4 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan dan PenyelenggaraanPendidikan

16

Dasar Hukum SPM-PT

c. satuan pengawas internal yang dibentuk oleh Pemimpin Perguruan Tinggi sebagai unsur pengawas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf c, yang menjalankan fungsi pengawasan nonakademik untuk dan atas nama Pemimpin Perguruan Tinggi; dan

Tata Kelola Perguruan Tinggi Pasal 29

a. senat Universitas/Institut/Sekolah Tinggi/ Politeknik/Akademi/Akademi Komunitas sebagai unsur penyusun kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf a, yang menjalankan fungsi penetapan dan pertimbangan pelaksanaan kebijakan akademik;

(Akademik dan Non Akademik)

Higher Education Value Chain

PENDIDIKAN

PENELITIAN

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Keuangan SDM Sarana

PraSarana

Kemahasiswaan

Organisasi

1.Reputasi2. Keunggulan

Tri Dharma

AKADEMIK

NON AKADEMIK

Kondisi Yang Direncanakan

Pangkalan Data Perguruan Tinggi

(PDPT)

Penjaminan MutuEksternal(PME)

Perguruan Tinggi

Penjaminan MutuInternal(PMI)

8 Jenis SNP + 2 (Standar Minimal)

Standar Lain(Melampaui SNP)

Wajib

Internally driven

Psl 2 ayat (1) PP No 19/20051. Standar Isi2. Sandar Proses3. Standar Kompetensi Lulusan4. Stndr Pendidik dan Tenaga Kependidikan5. Standar Sarana dan Prasarana6. Standar Pengelolaan7. Standar Pembiayaan8. Standar Penilaian Pendidikan

Ditetapkan sendiri oleh PT :a. Sistem informasi;b. Kerjasama institusional dalam dan

luar negeri; c. Kemahasiswaan;d. Suasana akademik;e. Sumber pendanaan (revenue

generating);f. Bidang lain sesuai ciri khas

perguruan tinggi yang bersangkutan.

PP. No. 19 Thn 2005UU. No. 12 Thn 2012

a. Penelitianb. Pengabdian kepada masyarakat;

UU no 12 Tahun 2012

Standar Pengawal Mutu

Visi Misi +Renstra

UI

PP 19/2005 Standar

PendidikanNasionalUU No 12 thn 2012

RenstraKemdikbud

StakeHoldersBAN PT

KompetitorRenstraDikti

Siapa yang melakukan ?

AUDIT MUTU INTERNAL Perguruan Tinggi !

PERCEPTIONSOF INTERNAL AUDITORS

AuditeeAuditor

PERCEPTIONSOF INTERNAL AUDITORS

W a t c h d o g (1940s)

C o n s u l t a n t (1970s)

C a t a l y s t (1990s)

Quality Improvement (2000s)

Masa lalu Masa kini Fault findingWatchdogArrogant Process Cost center Underqualified person Financial & operational

Prevention Business Partner Humble Risk Based AuditAdd Value High Caliber Person Strategic Culture

Evolution & Roles of IA

Evolution & Roles of IA

Dulu Sekarang• Konsentrasi

TugasPengujian keakuratan

• Pengujian & penilaian efisiensidan efektivitas operasional

• Risk & control management• Cakupan audit Keuangan &

akuntansiSeluruh aspek organisasi & manajemen (Proses Bisnis)

• Sikap terhadap auditee

Berseberangan Sebagai mitra auditee

• Ukuran sukses Temuan audit • Improvements• to assure accomplishment of the

entity’s goals and objectives• Customer satisfaction

“We’re glad to see you” (auditee) “We’re here to help”(Auditor) VS

IA Evolution

??

Strategic business partnerBusiness activity

Internal control procedure

Procedurecompliance

PELAYANAN INTERNAL AUDIT

Penjaminan atas penilaian yg obyektif dari auditor internal dengan bukti yg cukup untuk memberikan pendapat yang independen atau kesimpulan tentang suatu entitas, operasi, fungsi, proses, sistem, mutu, atau subjek lainnya.

Pelayanan

KonsultasiSecara umum memberikan arahan kepada semua pihak, dan bisa juga dilakukan atas permintaan tertentu dari unit atau pimpinan

Aktivitas audit internal…Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi dan mendorong adanya peningkatan melalui proses:

a. Pengkomunikasian atas tujuan dan nilai-nilai yang telah ditetapkan termasuk standar 2

b. Pemantauan atas pencapaian tujuan, visi misi ?c. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan, d. Mengukur nilai nilai yang telah disepakati 0, 1, 2,

3, 4, 5 dst

Audit InternalProses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasiuntuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinyasecara objektif untuk menentukan sejauhmana kriteriaaudit telah dipenuhi

IA adalah sebuah penilaian yang sistematis danobjektif yang dilakukan auditor internal terhadapoperasi dan kontrol yang berbeda-beda dalamorganisasi

Tujuan Audit Internal– Informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat

diandalkan– Resiko yang dihadapi perguruan tinggi telah

diidentifikasi dan diminimalisasi– Peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur

internal yang bisa diterima telah dipenuhi– Kriteria operasi (kegiatan) yang memuaskan telah

dipenuhi– Sumberdaya telah digunakan secara efisiendan

ekonomis– Tujuan organisasi telah dicapai secara efektif --- semua

dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan denganmanajemen dan membantu anggota organisasi dalammenjalankan tanggungjawabnya secara efektif.

Menilai kesesuaian sistim manajemen mutu (SPMI)terhadap standar Mutu yang telah ditetapkan

Menilai kesesuaian terhadap persyaratan akademik/non akademik dan peraturan yang berlaku.

Menilai efektivitas penerapan, pemeliharaan danpenyempuranaan SPMI.

Menilai pencapaian sasaran-sasaran mutu.

Masukan untuk penyempurnaan SPMI.

33

Tujuan Audit Internal

Jenis Risiko

SASARAN AUDITAudit Keuangan

Audit Ketaatan/Mutu

Audit Operasional

Audit Forensic

1. Kewajaran/Kepatuhan2. Kesesuaian dengan Standar Akuntansi

1.Simpulan/Kepatuhan2.Kesesuaian dengan peraturan/Standar

1. Efisien2. Ekonomis3. Efektif4. Kepatuhan

1.Terbuki terjadi fraud

Internal auditors are….

To helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to

evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance process.

“Internal Audit" is an independent examination of a quality system

It measures the effectiveness of an organisation's quality management system.

It is a documented and systematic tool It should be done periodically by independent and

qualified people “Audit" itself is a checking system, NOT a quality

assessment As a communication tool of management policies.

All personnel have to understand and do their jobs well

Audit Internal

MANFAAT AUDIT INTERNAL Tells you the health of a quality system Identify the root of a problem and plan for

corrective and preventive actions with timeline Achieve better allocation of resources Able to avoid potentially big problem Learn what an auditors look for Continuous improvement

Strategies in conducting audit:• Ask with the basic audit questions about the quality

system in place• Start with what, why, how, who, where, when

KEY PRINCIPLES OF Internal AuditApproaches towards IA:• Independent• Evidence-based approachAll activities related to IA should:• be reviewed by an independent party• be a self-appraisal system• have a sampling plan and tracking system• be open, constructive and effective

AUDITOR SEBAGAI SUBJEK AUDIT

AUDITOR

INDEPENDEN

KOMPETEN

• Keterampilan• Keahlian• Kewenangan• Kecermatan

• Tidak memihak• Tidak merugikan

pihak manapun

STANDAR AUDITSTANDAR AUDITUMUM PELAKSANAAN PELAPORAN

ProsedurAudit

Pemeriksayangmemenuhisyarat

LHAPKA KKA

AHLI INDEPENDENCERMATRAHASIA

TERENCANAPAHAMI SPIWASPADAPEMBUKTIANDOKUMENTASI

TERTULIS SESUAI TUGAS SESUAI STANDARINFORMATIFKONSTRUKTIF

T L

Definisi & Istilah

KRITERIA AUDIT (AUDIT CRITERIA) Kebijakan, prosedur, dan persyaratan yang dipakai sebagairujukan (referensi).

BUKTI AUDIT (AUDIT EVIDENCE) Rekaman (records), dan pernyataan fakta/informasi yang relevandengan kriteria audit yang dapat diverifikasi.

Condition/Kondisi TEMUAN AUDIT (AUDIT FINDINGS)Hasil evaluasi terhadap bukti audit yang diverifikasi terhadapkriteria audit.

Wewenang AIAI mempunyai wewenang PENUH, BEBAS, dan

TIDAK TERBATAS untuk melakukan akses terhadap

semua bentuk dokumen, personalia dari aparat atau

penyelenggara perguruan tinggi maupun objek

penyelenggaraan perguruan tinggi , dan fasilitas fisik

milik perguruan tinggi guna mendapatkan data dan

informasi yang diperlukan dan berkaitan dengan

pelaksanaan tugas auditnya.

Kewenangan AI1. Melakukan review dan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern

pada semua unit kegiatan di lingkungan perguruan tinggi

2. Menentukan strategi, ruang lingkup, metode, dan frekuensi audit intern secara independen;

3. Memperoleh informasi antara lain namun tidak terbatas pada laporan keuangan, laporan kegiatan operasional, rencana strategi bisnis dari semua unit dilingkungan perguruan tinggi

4. Memperoleh penjelasan dari semua level manajemen berkenaan dengan pelaksanaan tugas AI ;

5. Memperoleh ijin untuk mengakses seluruh informasi dan atau melakukan peninjauan fisik atas seluruh aset milik perguruan tinggi ;

6. Menyampaikan laporan hasil audit, termasuk hambatan dan tindak lanjut yang telah, sedang, dan atau belum dilakukan manajemen kepada Rektor perguruan tinggi

Jenis Audit audit internal SPI, SPM, audit eksternal KAP, BPKP, BPK

Sasaran/Tipe Audit Audit Kepatuhan taat aturan, taat pada pernyataan mutu Investigasi adanya kecurigaan penyelidikan Kinerja pencapaian tujuan Mutu ISO, Akreditasi, SPMI

Jika terjadi penyidikan oleh pihak external, atau akreditasi tidak meningkatatau turun maka dapat dikatakan fungsi audit internal sebagai early warning system manajemen telah gagal bekerja di IPB tanggung jawab KAI dan KMM

STANDAR PERILAKUINTERNAL AUDITOR

Melakukan jasa-jasa sesuai kompetensi. Memenuhi Standar Profesi Audit Internal. Bersikap hati-hati & bijaksana. Mengungkapkan semua fakta penting. Meningkatkan kompetensi serta efektivitas dan

kualitas tugas.

Audit Process Model

• Phase I - Client Acceptance• Phase II - Planning• Phase III - Testing and Evidence• Phase IV - Evaluation and Judgment

PROSESAUDIT

Persiapan penugasan

SurveiPenda-huluan

Deskripsi & evaluasiDokumen

PengujianlapanganPengembangan

temuan

Evaluasi

Monitoringtindak lanjut

Pelaporanhasil audit

Seleksiauditan

Risk Assessment

Audit Process 1

2

3

4

56

7

8

9

PRINSIP PENGUJIAN SUBSTANTIF

• PENGUJIAN SUBSTANTIF ADALAH PEMBUKTIAN ATAU PENGUJIAN TERHADAP TERJADI TIDAKNYA PERMASALAHAN

• SKEMA:

MASALAH

BUKTI

EFEKTIFITAS EFISIENSI KEHEMATAN

FISIK DOKUMEN KETERANGAN ANALISIS

•Follow-up (corrective action)

•Implementasi rekomendasi

•Repeat order

INDIKATOR KEBERHASILAN AUDIT

Contoh Audit Terhadap SDM

Standar 4. SDM (Pendidik dan TenagaKependidikan)

KebutuhanStakeholders

Visi PTdan

SNPStandar

Pendidik danTenaga

Kependidikan

• Rekrutasi

• Masa Observasi

• Pengangkatan Pegawai Tetap

• Penilaian Prestasi Kerja (BKD, kecocokan GBPP/SAP dgn perkuliahan ) • Mutasi, Promosi, Demosi

• Waktu Kerja (kehadiran kuliah, praktikum)• Kerja Lembur & Cuti

• Penghasilan & Penghargaan

• Jaminan Sosial & Kesejahteraan

• Pengembangan & Pembinaan

• Keselamatan & Kesehatan Kerja

• Disiplin

• Perjalanan Dinas

• Pengakhiran Hubungan KerjaSIPKD ? PDPT

Jenis Dokumen Obyek Audit Tingkat Dokumen

Perguruan Tinggi • Kebijakan Mutu PT/Kebijakan SPMI• Standar Mutu PT/ Standar SPMI• Peraturan Akademik dan non Akademik• Manual /Prosedur Mutu/ Prosedur SPMI

Fakultas • Kebijakan Akademik /Kebijakan SPMI• Standar Akademik/ Standar SPMI• Peraturan Akademik• Manual /Prosedur Mutu/ Prosedur SPMI

Jurusan/Bagian/Program Studi

• Spesifikasi Prodi• Kompetensi Lulusan• Program Pembelajaran (GBPP-SAP) • Instruksi Kerja (praktikum, alat2 lab dsb)• Dokumen Pendukung

Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian

Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu

Mahasiswa dan lulusan

Sumber daya manusia

Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik

Pembiayaan, sarana dan srasarana, serta sistem informasi

Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

Standar Akreditasi Prodi dan Institusi (BAN PT)

Obyek audit

54

TERIMA KASIH....