2. Gestion Interesados - Semana 7

7/26/2019 2. Gestion Interesados - Semana 7

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GESTIN DE PROYECTOS 2016

IngMiguel Angel Casimiro Bravo


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Agenda

Objetivos de la sesin

Conceptos

Repaso Sesin Anterior

Captulo XIII: PMBOK: Gestin de InteresadosPreguntas Tipo Examen Certificacin

Conclusiones y Recomendaciones

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1. Conceptos2. Identificar a los Interesados

3. Planificar la Gestin de los Interesados

4. Gestionar a Participacin de los Interesados

5. Controlar la Participacin de los Interesados


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ConceptosLos interesados son todas aquellas personas u organizaciones cuyos interesespuedan ser afectados de manera positiva o negativa por el proyecto, como as tambin

todos los que influyan sobre el proyecto y todos los que perciban que se vern afectados

por el proyecto.

Identificacin de Interesados

La identificacin de todos los interesados en lasfases iniciales es clave para un proyecto exitoso.Si nos olvidamos de alguien que aparece luegocon el proyecto en marcha, podra colocar trabasen la ejecucin.


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reas deConocimiento

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento yControl

Cierre

Gestin de laCalidad

Planificar la Calidad Realizar el asegurar dela Calidad

Controlar laCalidad

Gestin deRecursosHumanos

Planificar los RecursosHumanos

Adquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el Equipo

Gestin deComunicaciones

Planificar lasComunicaciones

Gestionar lasComunicaciones

Controlar lasComunicaciones

Gestin de Riesgos Planificar los riesgosIdentificar riesgosAnlisis cualitativoAnlisis cuantitativoPlan de respuesta ariesgos

Controlar losRiesgos

Gestin deAdquisiciones

Planificar lasAdquisiciones

Efectuar Adquisiciones Controlar lasAdquisiciones

Cerrar lasAdquisiciones

Gestin deInteresados

Identificar alos Interesados

Planificar la gestin delos Interesados

Gestionar laparticipacin de losInteresados

Controlar laparticipacin de losInteresados


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13. Gestin de los Interesados

La Gestin de los Interesados incluye los procesosnecesarios

para identificar a las personas, grupos uorganizaciones que pueden afectar o ser afectadospor el proyecto.

Se necesita analizar las ex

pectativas de losinteresados y su impacto en el proyecto, y desarrollarestrategias de gestin a fin de lograr una adecuadaparticipacin de los interesados.

La satisfaccin de los interesados debe gestionarsecomo uno de los objetivos clave del

proyecto.

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Procesos de Gestin de Interesados del Proyecto

13.1 Identificar a los Interesados:Consiste en identificar a personas,grupos u organizaciones que podran afectar o ser afectados por unadecisin, actividad o resultado del proyecto.

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados: Proceso de desarrollarlas estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin

eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, conbase en el anlisis de sus necesidades, intereses y el posible impactoen el xito del proyecto.

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados: Proceso de

comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer susnecesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momentos queocurren.

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados: Proceso demonitorear globalmente las relaciones de los interesados delproyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los


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13.1 Identificar a los Interesados

Es el proceso que consiste en identificar a personas,grupos u organizaciones que podran afectar o serafectados por una decisin, actividad o resultado delproyecto.

El beneficio clave de este proceso es que permite alDirector del Proyecto identificar el enfoque adecuadopara cada interesado o grupo de interesados.

Si nos olvidamos de alguien que aparece luegocon elproyecto en marcha, podra colocar trabas en la

ejecucin.

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13.1 Identificar a los Interesados

Mapa del proceso

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FactoresAmbientales de laEmpresa

Activos de losProcesos de laOrganizacin

Reuniones

Juicio deexpertos

Registro deInteresados

Documentos dela Adquisicin

Acta deConstitucindel Proyecto

Anlisis deInteresados

ENTRADA SALIDA

HERRAMIENTAS Y TECNICAS


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13.1 Identificar a los Interesados - Entradas

Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)

Puede suministrar informacin sobre las partes internas yexternas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadaspor el resultado o la ejecucin de ste.

Documentacin de la Adquisicin Si un proyecto es resultado de una adquisicin o en un contrato

establecido, las partes de dicho contrato son interesados clavedel proyecto

Otras partes relevantes, como los proveedores, tambin debenser consideradas parte de la lista de interesados del proyecto.

Factores Ambientales de la Empresa Cultura y la estructura de la organizacin Estndares gubernamentales o de la industria (Ejemplo:

regulaciones, estndares de productos, etc.) Activos de los Procesos de la Organizacin

Plantillas del registro de interesados Lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores Registro de interesados de proyectos anteriores.

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13.1 Identificar a los Interesados Herramientas yTcnicas

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Paso 1 Paso 2 Paso 3

1: Identificar a todos los potenciales interesados2: Identificar el impacto o apoyo potencial que el interesado podra generar

3: Evaluar el modo en que los interesados pueden reaccionar en diferentessituaciones


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Reuniones de anlisis de perfiles son reuniones de proyectodiseadas para desarrollar un entendimiento sobre losprincipales interesados del proyecto y se pueden utilizarpara intercambiar y analizar informacin acerca de roles,conocimientos y la postura general de cada uno de los

interesados.Reuniones

Se debe considerar la participacin de:- Alta Direccin.- Interesados clave identificados.- Directores de Proyecto (trabajado en otros proyectos).

- Grupos de la industria y de consultores.- Asociaciones profesionales y tcnicas.- Organismos reguladores y no gubernamentales (ONG)

Juicio deExpertos


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13.1 Identificar a los Interesados - Salidas

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Contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados:- Informacin de identificacin: nombre, puesto en la organizacin,

ubicacin, rol en el proyecto, informacin de contacto.- Informacin de evaluacin:requisitos principales, expectativas principales,

influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida con mayor inters.- Clasificacin de interesados:interno/externo, partidario/neutral/reticente,

etc.Registro deInteresados


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Pregunta tipo examen PMP

Usted est utilizando una matriz poder-inters para clasificar atodas las personas y organizaciones identificadas en el registro deinteresados. Qu sera lo ms recomendable para el uso de esainformacin?

a) Qu est disponible para todos los interesados.b) Que sea informacin confidencial para la utilizacin del

Director del Proyecto y los miembros claves de su equipo.

c) Que sea informacin pblica pero de acceso con clave ycontrasea.

d) Que se agregue en esa matriz el compromiso actual vs. eldeseado de cada interesado.


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13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Es el proceso que consiste en desarrollar estrategiasde gestin adecuadas para lograr la participacineficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vidadel proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que nos da unplan claro y factible para interactuar con losinteresados del proyecto, a fin de apoyar los interesesdel mismo.

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Mapa del proceso

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Juicio deexpertos

TcnicasAnalticas

Plan deDireccin delProyecto

Registro deInteresados

FactoresAmbientales de laEmpresa


Reuniones

Plan de Gestinde los Interesados

ACTUALIZACIONES

Documentosdel Proyecto

ENTRADA SALIDA



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Entradas

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Plan deDireccin del

Proyecto

Entre la informacin utilizada podemos encontrar:

- Ciclo de vida seleccionado para el proyectoy los procesos

que se aplicarn en cada fase.

- La descripcin de cmo se ejecutar el trabajopara avanzar

los objetivos del proyecto.

- La descripcin de cmo se cumplirn los requisitosde

recursos humanos y cmo se va estructurar el proyecto, los

roles y responsabilidades, las relaciones de comunicacin y

administracin del personal.

- El plan de gestin de cambiosque documenta el modo en

que se va a monitorear y controlar los cambios.

- Las necesidades y las tcnicas de comunicacinentre losinteresados.


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13.2 Planificar la Gestin de los InteresadosHerramientas y Tcnicas

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El director del proyecto debe recurrir al juicio de expertospara decidir sobre el nivel de participacinrequerido de cadauno de los interesados en cada etapa del proyecto.

Por ejemplo: al inicio del proyecto puede ser necesaria laparticipacin de los interesados ms experimentados, demodo que se elimine cualquier posible obstculo para elxito.

Una vez eliminados los obstculos, puede ser necesario quelos interesados expertos cambien su rol de liderazgo a rol desoporte, y otros interesados como los usuarios finalespueden cobrar mayor importancia.

Juicio deExpertos


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El nivel de participacin actualde todos los interesadosse compara con los niveles de participacinplanificadosque se requieren para asegurar el xito delproyecto.

El nivel de participacin se puede clasificar:

- Desconocedor

- Reticente

- Neutral

- Partidario- Lder

TcnicasAnalticas


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Ejemplo de Matriz de interesados


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13.2 Planificar la Gestin de los InteresadosSalidas

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Es un componente del Plan de Direccin del Proyecto.

Identifica las estrategias de gestin necesarias para involucrar alos interesados de manera eficaz.

El Plan de Gestin de Interesados proporciona:

- Niveles de participacin deseado y actual de los interesadosclave.

- El alcance e impacto del cambiopara los interesados- Las interrelacionesentre los interesados- Los requisitos de comunicacin entre los interesados segn la

fase del proyecto- La informacin a distribuir entre los interesados, incluidos el

lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle- El plazo y frecuencia de distribucin de la informacin necesaria

Plan de Gestinde los

Interesados


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Ejercicio

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Solucin

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Un proyecto que consiste en la implementacin de un sistema deinformacin para la generacin de reportes automticos, estenfrentando serios problemas porque un grupo de ambientalistas noestn de acuerdo con la forma en que se est tratando al personal deese proyecto. Quin es el principal responsable de gestionar la

participacin en el proyecto de ese grupo de ambientalistas?

a) El Director del Proyecto.

b) El Patrocinador

c) Los empleados de la empresa

d) Greenpeace

TC0826


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13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Es el proceso de comunicarse y trabajar con losinteresados para satisfacer sus necesidades yexpectativas.

Durante este proceso se administran las

comunicaciones con los interesados a los fines desatisfacer sus necesidades y mitigar potencialesconflictos.

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13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Mapa del proceso

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Solicitudesde Cambio


Plan deDireccindelProyecto

Activos de losProcesos delaOrganizacin

ACTUALIZACIONES

Plan deGestin de losInteresados

Plan de Gestinde lasComunicaciones

Registro deCambios


Mtodos deComunicacin

HabilidadesInterpersonales

Habilidades deGestin

Registro deIncidentes

ENTRADA SALIDA



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13.3 Gestionar la Participacin de los InteresadosEntradas

Plan de Gestin de InteresadosProporciona una gua de la mejor manera de involucrara los

diferentes interesados en el proyecto.

Plan de Gestin de ComunicacionesProporciona orientacin e informacinsobre la gestin de las

expectativas de los interesadosEntre la informacin utilizada tenemos:

Requisitos de comunicacin de los interesados Informacin que debe ser comunicada Motivo de distribucin de la informacin Persona o grupos que recibirn la informacin

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13.3 Gestionar la Participacin de los InteresadosEntradas

Registro de CambiosSe utiliza para documentar los cambios en un proyecto.Los cambios y su impacto en el proyecto (tiempo, costo y

riesgos) son comunicados a los interesados adecuados.

Activos de los Procesos de la OrganizacinRequisitos de comunicacin de la organizacinProcedimientos para la gestin de incidentesProcedimientos de control de cambiosInformacin histrica de proyectos anteriores

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13.3 Gestionar la Participacin de los InteresadosHerramientas y Tcnicas

Los mtodos de comunicacin identificados para cadainteresado en el plan de gestin de comunicaciones se utilizandurante la gestin de participacin de interesados.

En funcin de los requisitos de comunicacin de los interesados,el director de proyecto decide cmo, cuando y cules de

estos mtodos de comunicacin se utilizarn en el proyecto.

Mtodos de

Comunicacin

HabilidadesInterpersonales

El director de proyecto puede aplicar las siguientes:

- Generar confianza

- Resolver conflictos

- Escuchar de forma activa- Superar la resistencia al cambio


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El director de proyecto aplica habilidades de gestinpara coordinary armonizarel grupohacia el logro de los objetivosdel proyecto:

- Facilitarel consenso hacia los objetivos del proyecto- Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el

proyecto- Negociar acuerdospara satisfacer las necesidades del proyecto- Modificar el comportamiento de la organizacin para aceptar los

resultados del proyecto.

Habilidadesde Gestin

13.3 Gestionar la Participacin de los InteresadosHerramientas y Tcnicas


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La gestin de participacin de los interesados puede dar lugaraldesarrollo de un registro de incidentes.Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes yse resuelven los incidentes actuales.

Registro de

Incidentes

La gestin de participacin de interesados puede generarsolictudes de cambio.Puede incluir acciones correctivas o preventivas aplicables al

propio proyecto o a la interaccin con los interesadosafectados, segn corresponda.Solicitudes

de Cambio

13.3 Gestionar la Participacin de los InteresadosSalidas


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ACTUALIZACIONES

Se pueden actualizar:

- Registro de interesados, cuando la informacin de los

interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o

los originalmente interesados ya no participan en el proyecto.



Entre los activos que se pueden actualizar:- Notificaciones a los interesados

- Informes del proyecto

- Presentaciones del proyecto

- Registros del proyecto

- Retroalimentacin a los interesados

- Documentacin sobre lecciones aprendidas

Actualizacin al plan de gestin de interesados.

Se actualiza cuando cuando se identifican nuevos requisitos o

modificaciones de los requisitos de los interesados.

Tambin se actualiza como resultado de la atencin de inquietudes y

la resolucin de incidentes

Plan deDireccin delProyecto

13.3 Gestionar la Participacin de los InteresadosSalidas


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Te han encomendado la direccin integral para la construccin deun centro comercial. Este proyecto requiere una inversinestimada de $100 millones y se han identificado ms de 80interesados. Durante qu fase del proyecto los interesadostendrn mayor influencia sobre los impactos del proyecto en la

comunidad?

a) Iniciacin

b) Planificacin

c) Ejecucin

d) Cierre

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13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Es el proceso de monitorear las relaciones generales de losinteresados del proyecto, y ajustar las estrategias y losplanes para involucrar a los interesados.

El beneficio clave de este proceso, es que se mantendr oincrementar la eficiencia y eficacia de las actividades de

participacin de los interesados, a medida que el proyectoevoluciona y su entorno cambia.

Cuando se considera necesario, se mejora o corrige laestrategia de gestinde los interesados.

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13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Mapa del proceso

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Registro deIncidentes

Plan de Direccindel Proyecto


Juicio deexpertos

Reuniones

Solicitudesde Cambio


Plan deDireccindelProyecto

Activos delos Procesosde laOrganizacin

ACTUALIZACIONES

Informacin del

Desempeo delTrabajo

Datos delDesempeodel Trabajo

Sistemas deGestin de laInformacin

ENTRADA SALIDA



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13.4 Controlar la Participacin de los InteresadosEntradas

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Paracontrolar la participacin de los interesadostenemos:

- Cronograma del proyecto- Registro de interesados

- Registro de incidentes

- Registro de cambios- Comunicaciones del proyecto


- Son observaciones y mediciones primarias identificadas durante

las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.- Serecopilan diferentes medidas de las actividadesy entregables

del proyecto durante los procesos de control.

- Entre los datos ms comunes tenemos:- % informado de trabajo terminado

- Medidas de desempeo tcnico- Fechas de comienzo y fin de las actividades programadas- Nmero de solicitudes de cambio

- Nmero de defectos

- Costos reales- Duraciones reales

Datos delDesempeodel Trabajo


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13.4 Controlar la Participacin de los InteresadosHerramientas y Tcnicas

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Se puede hacer una reevaluacin de los interesados actuales.

Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitacin

especializada, tales como:- Alta direccin

- Otras unidades de la organizacin

- Interesados clave identificados

- Directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectosdel mismo mbito

- Expertos en la materia- Grupos de la industria y consultores

- Es una herramienta estndar para que el director de proyectos

capture, almacene y distribuya entre los interesados la informacin

de costos, avance del cronograma y desempeo del proyecto.- Permite al director de proyecto consolidar informes provenientes de

varios sistemas y facilitar la distribucin de informes a los

interesados.

Sistemas deGestin de laInformacin

Juicio deExpertos

Reuniones- Las reuniones de revisin de estado se utilizan para intercambiar

y analizar informacin acerca de la participacin de los

interesados


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13.4 Controlar la Participacin de los InteresadosSalidas

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Solicitudes de

Cambio

Informacin delDesempeo del

Trabajo

- Consiste en los datos del desempeo recopilados de varios

procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre labase de las relaciones entre reas.

- Los datos en s mismos no utilizan en el proceso de toma de

decisiones, en cambio s se debetomar en cuenta la informacin

pues contiene correlacionesy contexto, los cuales nos permiten

una mejor toma de decisiones.

- El anlisis del desempeo del proyecto y las interacciones con

los interesados, a menudo genera solicitudes de cambio.

- Lassolicitudes de cambiogeneradas se procesan a travsel proceso Realizar el Control Integrado de Cambios y

puede generar: acciones correctivas o acciones preventivas.


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ACTUALIZACIONES A medida que se identifican cambios necesarios en el

enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar:

- Plan de Gestin de Alcance

- Plan de Gestin de Interesados- Plan de Gestin de Calidad

- Plan de Gestin de Requisitos- Plan de Gestin de Cronograma

- Plan de Gestin de Cambios

- Plan de Gestin de las Comunicaciones- Plan de Gestin de Costos

- Plan de Gestin de Recursos Humanos- Plan de Gestin de Riesgos- Plan de Gestin de Adquisiciones

Plan deDireccin del

Proyecto


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ACTUALIZACIONES

Se pueden actualizar:

- Registro de Interesados

- Registro de Incidentes


Entre los activos que se pueden actualizar:

- Notificaciones a los interesados

- Informes del proyecto

- Presentaciones del proyecto

- Registros del proyecto

- Retroalimentacin a los interesados

- Documentacin sobre lecciones aprendidas



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En su proyecto ya han terminado de identificar a todos losinteresados agregando informacin sobre sus roles, reas deconocimiento, necesidades, intereses y expectativas. Cul deberaser el prximo paso?

a) Clasificar a los interesados segn su influencia, intereses yparticipacin.

b) Evaluar cmo podran influir los interesados en el proyecto

c) Controlar la participacin de los interesados en el proyecto

d) Definir la mejor estrategia de comunicaciones con cada grupo

de interesados

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Preguntas?

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