2. Bab i Purchasing
-
Upload
dania-kumalasari -
Category
Documents
-
view
218 -
download
0
Transcript of 2. Bab i Purchasing
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 1/18
BAB I
PURCHASING
1.1 Gambaran Umum Purchasing
Pembelian bahan makanan adalah serangkaian kegiatan penyediaan macam,
jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien
sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku. Pembelian bahan makanan merupakan
prosedur yang penting untuk memperoleh bahan makanan, biasanya terkait dengan
produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat dan harga yang benar. Sistem
pembelian yang sering dilakukan antara lain (Kemenkes R, !"#$%&
a. Pembelian langsung ke pasar (The Open Market Of Buying %
b. Pembelian dengan musyawarah (The Negotiated Of Buying %c. Pembelian akan datang ( Future Contract %
d. Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction%
e. Pembelian melalui pelelangan (The Formal Competitie%
#
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 2/18
1.2 Analisis Input
1.2.1 SDM
Teori Observasi Analisis Solusi
'enaga kerja merupakan salah satu
sumberdaya penting karena menjadi kunci
dalam keberhasilan kegiatan penyelenggaraan
makanan di Rumah Sakit. Pelaksana
penyelenggaraan makanan, salah satunya yaitu
perbekalan yang bertugas pada unit penyimpanan bahan makanan untuk menjamin
ketersediaan dan kesiapan bahan makanan
sesuai dengan pesanan harian, serta kondisi
fisik bahan makanan yang bermutu sesuai
dengan standar yang ditetapkan (epkes R,
!"")%.
i RS* Sidoarjo, petugas yang melakukan
pengadaan bahan makanan terdiri dari dua orang,
satu orang di bagian bahan makanan basah dan
yang satunya bahan makanan kering. Pengisian
blanko pemesanan bahan makanan harian
dikerjakan oleh satu orang yaitu bagian perencanaan pembelian bahan makanan basah
sedangkan untuk pembelian bahan makanan
kering dilakukan satu bulan sekali dengan
koordinasi antara pihak penjaga ruang
penyimpanan dengan ahli gi+i yang bertanggung
jawab terhadap pemesanan bahan makanankering. Pengisian blanko pemesanan bahan
makanan harian berdasarkan jumlah pasien hasil
sensus pasien hari tersebut dengan ditambah
untuk jagajaga adanya pasien baru sebanyak #"
orang. -langko pemesanan bahan makanan
diambil oleh pihak dari itra usada pada sekitar
pukul #$."" 0-.
1umlah pegawai sudah
tercukupi dan
menguasai tugasnya.
1.2.2 Menu
Teori Observasi Analisis Solusi
enu disusun dengan memperhatikan
(Kemenkes R, !"#$%& Pemesanan dari konsumen
Ketersediaan bahan, jenis dan jumlahnya
Keragaman 2ariasi dari setiap menu
enu dijadikan kunci utama dalam pemesanan.
3lur pemesanan bahan makanan di RS*Sidoarjo yaitu sebagai berikut &
dentifikasi menu identifikasi bahan makanan
dalam menu melihat jumlah pasien dan
enu sudah
dijadikan dasar dalam pembelian
bahan makanan
!
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 3/18
Proses dan lama waktu pengolahannya
Keahlian dalam mengolah makanan dari
menu terkait
menambahkan #" pasien untuk 4-
menuliskan bahan makanan dan jumlah bahanmakanan yang dibutuhkan berdasarkan jumlah
pasien pembuatan nota pemesanan ke unit
pembelian Rumah Sakit (koperasi itra
usada% supplier
ilakukan oleh petugas pembelian Rumah Sakit
1.2.3 Financial (Food Cost /Overhead Cost
Teori Observasi Analisis Solusi
-iaya makan per orang per hari merupakan biaya yang
dibutuhkan untuk penyelenggaraan makanan. *nsur
unsur biaya dalam penyelenggaraan makanan adalah
biaya bahan makanan, biaya tenaga kerja langsung dan
biaya oerhead (Kemenkes R, !"#$%.
#. Perhitungan -iaya -ahan akanan
-iaya bahan makanan merupakan unsur biaya bahan baku atau bahan dasar atau bahan langsung dalam
rangka memproduksi makanan. -iaya bahan makanan
ini termasuk biaya 2ariabel karena biaya total bahan
makanan dipengaruhi oleh jumlah atau porsi makanan
yang dihasilkan atau jumlah pasien yang akan dilayani.
!. Perhitungan -iaya 'enaga Kerja
'enaga kerja yang diperhitungkan dalam biaya ini
adalah tenaga kerja di unit perbekalan serta unit pengolahan penyaluran makanan. -iaya tenaga kerja
ini merupakan biaya tetap karena pada batas tertentu
tidak dipengaruhi oleh jumlah makanan yang
dihasilkan.3. Perhitungan -iaya Oerhead -iaya oerhead meliputi biaya barang dan biaya
i RS* Sidoarjo, anggaran harga bahan
makanan dilihat dari harga pasar dengan
menambahkan faktor pajak. Sehingga
setiap bahan makanan sudah memiliki
anggaran pajak masingmasing. *ntuk
unit cost sendiri, di RS* Sidoarjo sudah
ada unit cost untuk masingmasing pasien selama satu hari, akan tetapi unit cost yang ada masih belum ditambah
dengan biaya listrik dan pegawai.
!elas III
5ood cost 6 Rp #7.!"",""
-ahan bakar 6 Rp #.89",""
3lat pakai habis 6 Rp 799,""1asa pegawai 6 Rp :.8$9,""
To"al # $% 2&.3' )
Tari* +elas III $% 2&.)
'arif makanan sudah
sesuai apabila tidak
ditambah dengan
listrik kecuali untuk
kelas , tarif makan
tidak sesuai
Perlu
penambahan tarif
makan untuk
kelas
$
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 4/18
pemeliharaan. -iaya barang yaitu seluruh biaya barang
yang telah dikeluarkan untuk operasional
penyelenggaraan makanan misalnya alat tulis kator,
alat masak, alat makan dan lainlain. Sedangkan biaya
pemeliharaan meliputi biaya yang dikeluarkan untuk
pemakaian air, bahan bakar (listrik, gas, dll%,
pemeliharaan (gedung, peralatanperalatan, taman dan
sebagainya%, penyusutan (fisik, alat, furniture, dsb%,asuransi, pajak dan lainlain.
1.2.' S"o+ A+"ual ,i Gu,an-
Teori Observasi Analisis Solusi
Persediaan diperlukan karena adanya selang waktu
tertentu untuk melakukan proses produksi, pemindahan
atau penyaluran barang. Secara umum persediaan dalam
suatu institusi seperti Rumah Sakit memiliki $ fungsi,
yaitu (epkes R, !"")%&
#. 3danya persediaan kemungkinan Rumah Sakit
memesan bahan makanan dalam jumlah yang melebihi
kebutuhan, biasanya dilakukan karena adanya hargaspecial atau biaya transportasi tinggi dan pada
umumnya bahan makanan yang tahan lama.
!. 3danya persediaan memberikan kemampuan Rumah
Sakit untuk mengatasi permintaan yang menyimpang
dari perkiraan pada waktuwaktu tertentu.$. 3danya persediaan kemungkinan Rumah Sakit untuk
beroperasi secara konsisten, tanpa perlu adanya
perubahan meskipun pola permintaan berubah
sepanjang waktu.
Stok bahan kering di gudang RS*
Sidoarjo selalu ada. Pemesanan
barang kering selalu dilakukan
selama # bulan sekali dengan melihat
jumlah barang yang ada di stok
bahan kering. ;amun apabila stok
bahan makanan kering sudah mulai
habis dan hanya cukup untuk $ harikedepan, maka pihak nstalasi <i+i
akan langsung menghubungi pihak
koperasi itra usada agar
menghubungi pihak supplier untuk
memenuhi kebutuhan bahan makanankering. -ahan makanan kering akan
datang setelah =# pemesanan.
Stok bahan
makanan kering
selalu ada dan ada
stok minimal.
1.2.& Do+umen S%esi*i+asi Baan Ma+anan (!e"erse,iaan
:
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 5/18
Teori Observasi Analisis Solusi
Spesifikasi bahan makanan adalah standar bahan
makanan yang ditetapkan oleh unit/nstalasi <i+i
sesuai dengan ukuran, bentuk, penampilan, dan
kualitas bahan makanan (Kemenkes R, !"#$%.#. Spesifikasi 'eknik
igunakan untuk bahan yang dapat diukur secara
objektif dan diukur dengan menggunakan
instrumen tertentu. Secara khusus digunakan pada
bahan makanan dengan tingkat kualitas tertentuyang secara nasional sudah ada (Kemenkes R,
!"#$%.
!. Spesifikasi penampilan (Kemenkes R, !"#$%
a. ;ama bahan makanan/produk
b. *kuran/tipe unit/kontainer/kemasan
c. 'ingkat kualitas
d. *mur bahan makanane. 0arna bahan makanan
f. dentifikasi pabrik
g. asa pakai bahan makanan/masa kadaluarsa
h. ata isi produk bila dalam suatu kemasan
i. Satuan bahan makanan yang dimaksud
j. Keterangan khusus lain bila diperlukan
$. Spesifikasi pabrik
iaplikasikan pada kualitas barang yang telah
dikeluarkan oleh suatu pabrik dan telah diketahui
oleh pembeli. isalnya spesifikasi untuk makanan
kaleng (Kemenkes R, !"#$%.
i nstalasi <i+i RS* Sidoarjo sudah
terdapat dokumen spesifikasi bahan
makanan basah maupun kering untuk
pengadaan bahan makanan. okumenspesifikasi tersebut terkait jumlah bahan
makanan per kg, karakter fisik maupun
keberadaan lesensi dalam bahan makanan.
okumen
spesifikasi sudah
tersedia
1.2. Alur 0en-a,aan Baan Ma+anan a"au 0embelian
Teori Observasi Analisis Solusi
9
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 6/18
3lur pengadaan bahan makanan di Rumah
Sakit (Palacio and 'heis, !"">% &
#. dentifikasi kebutuhan
!. enuliskan spesifikasi
$. elakukan pemesanan barang, dapat
melalui formal method (memberikan
kesempatan pada 2endor untuk mengajukan
penawaran untuk spesifikasi barang yangakan dibeli mentabulasi dan
menge2aluasi daftar bahan permintaan
menuliskan draft kerjasama%. Sedangkan
apabila melalui informal method (memberikan kutipan harga memilih
supplier dan tempat pembelian%
:. Penerimaan dan pemeriksaan pengiriman
9. Penyimpanan di area penyimpanan
8. enge2aluasi dan follo! up
i nstalasi <i+i RS* Sidoarjo, alur
pengadaan bahan makanan sudah tersusun
secara rapi secara procedur ataupun aktualisasi.
Pengajuan pengadaan bahan makanan yaitu
melalui alur sebagai berikut &
nstalasi <i+i (memberikan spesifikasi%
-agian Penunjang edis ;on edis '*
Rumah Sakit 0adir Pelayanan 0adir
*mum an Keuangan -agian Keuangan
(3?? jumlah uang yang dibutuhkan% '*Rumah sakit *@P (mencari rekanan yang
mampu memenuhi spesifikasi yang diinginkan%
PPK4 (3??% Rekanan.
*ntuk selanjutnya, bagian gi+i akan langsung
memberikan spesifikasi bahan basah ataupun
kering ke pihak rekanan yang telah disetujui
oleh *@P dan PPK4.
3lur diatas berdasarkan S4P Pengadaan -ahan
akanan yang sudah diterapkan di RS*
Sidoarjo
3lur pembelian
berjalan dengan
lancar
1.3 Analisa 0roses
1.3.1 0erencanaan 0embelian (I,en"i*i+asi !ebu"uan) I,en"i*i+asi !e"erse,iaan Do+umen S%esi*i+asi
Perencanaan bahan makanan merupakan salah satu langkah penting dalam kegiatan penyelenggaraan makanan dan dalam upaya
mengendalian harga makanan pasien. Ketepatan dalam merencanakan bahan makanan sangat membantu kelancaran terlaksananya pengadaan
bahan makanan yang lancar dan baik (epkes, !"")%. dentifikasi kebutuhan bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan menetapkan
macam, jumlah dan mutu bahan makanan yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu, dalam rangka mempersiapkan penyelenggaraan makanan
8
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 7/18
rumah sakit. 'ujuan dari perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah 'ersedianya taksiran macam dan jumlah bahan makanan dengan
spesifikasi yang ditetapkan, dalam kurun waktu yang ditetapkan untuk pasien rumah sakit (Kemenkes, !"#$%.
Teori Observasi Analisa Solusi
- I,en"i*i+asi +ebu"uan
@angkah perhitungan kebutuhan
bahan makanan menurut Kemenkes
(!"#$% &
#. Susun macam bahan makananyang diperlukan, golongkan bahan makanan tersebut
kedalam&
a. -ahan makanan segar
b. -ahan makanan kering
!. itung kebutuhan semua bahan
makanan satu per satu dengan
cara &
a. enetapkan jumlah
konsumen ratarata yang
dilayani
b. itung macam dan
kebutuhan bahan makanandalam # siklus menu (9, ),
atau #" hari%
c. 'etapkan kurun waktu
kebutuhan bahan makanan
(# bulan, $ bulan, 8 bulan%
d. itung siklus menu dalam #
periode yang telah
ditetapkan dengan kalender
e. itung kebutuhan macam
-erdasarkan S4P RS* Sidoarjo
dalam kebijakan pelayanan gi+i,
perencanaan kebutuhan bahan makanan
merupakan suatu proses menetapkan
jumlah, macam dan kualitas bahanmakanan yang diperlukan dalam kurun
waktu tertentu. engan tujuan
tersedianya taksiran kebutuhan bahan
makanan dalam jangka waktu tertentu
sesuai aturan pemberian makanan
rumah sakit.
Prosedur yang berlaku yaitu &#. Kumpulkan semua data
persyaratan yang meliputi&
a. 3lokasi dana
b. Peraturan pemberian
makanan rumah sakit
c. Stok bahan makanan
d. Standart harga pasar
e. 1umlah pasien
f. Standar porsi
g. Standar resep
h. Siklus menu
i. Standar bumbu j. Spesifikasi bahan makanan
!. itung kebutuhan bahan
makanan terhadap semua bahan
alam menghitung
kebutuhan bahan
makanan ahli gi+i
terlebih dahulu
memperhatikan stok bahan makanan, jumlah
pasien yang dilayani,
siklus menu (siklus #"
hari = #%, standart porsi
dan susunan menu.
;amun pada tanggal !9
3pril !"#9 kekurangan pembelanjaan daging
sehingga mengakibatkan
kericuhan saat pemorsian
(sebaiknya tetap ada
perhitungan maksimal /
forecasting yang baik%
enggunakan forecasting jangka
pendek seperti naie method merupakan
penambahan selisih dari pengurangan
jumlah harian seperti tabel dibawah
yang mudah diterapkan sehingga tidak ada kekurangan dan tidak menghambat
produksi (pemorsian% dan distribusi,
namun metode ini memiliki 2aliditas
yang rendah, metode forecasting yang
lain terlampir.
)
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 8/18
dan jumlah bahan makanan
untuk kurun waktu yang
ditetapkan (# bulan, $ bulan,
8 bulan%
f. asukkan dalam formulir
kebutuhan bahan makanan
yang telah dilengkapi
spesifikasinya
Rumus kebutuhan bahanmakanan untuk
# tahun &
($89 hari/#"% A B konsumen rata
rata A total macam dan B makanan
#" hari
- I,en"i*i+asi +e"erse,iaan
,o+umen s%esi*i+asi
okumen spesifikasi bahan
makanan adalah standar bahan
makanan yang ditetapkan oleh unit
peminta (instansi, perorangan%
sesuai dengan ukuran, besar untuk
mempertahankan kualitas bahan
makanan. 'ipe spesifikasi&
a. Technical specifications(Spesifikasi 'ehnik%
-iasanya digunakan untuk
bahan yang dapat diukur secara
obyektif dan diukur dengan
menggunakan instrument tertentu.
makanan satu per satu
$. asil perencanaan kebutuhan
bahan makanan dianalisa dan
dikoreksi oleh Kepala nstalasi
<i+i
:. Rencana kebutuhan bahan
makanan yang sudah dikoreksi
Kepala nstalasi <i+i diusulkansecara resmi kepada irektur
Rumah Sakit dengan membuatnota dinas yang diketahui oleh
0akil irektur Pelayanan dan
-idang Penunjang edis dan
;on edis
Spesifikasi bahan makanan digunakan
untuk mewujudkan kesamaan dalam pencapaian kualitas bahan makanan
sehingga akan menghasilkan makanan
atau produk akhir yang bermutu dan
dalam upaya pengawasan harga bahan
makanan, maka perlu ditetapkan satu
spesifikasi untuk bahan makanan yang
akan dibeli.
Proses pembelian di RS* Sidoarjo
mempunyai dokumen tertulis mengenai
standar bahan makanan berupa
spesifikasi bahan makan basah dan
bahan makanan kering. ;amun, ada
okumen spesifikasi
untuk bahan makanankering yang telah ada
belum mencantumkan
identitas pabrik dan masa
kadaluarsa secara jelas
(berapa bulan sebelum
eApired date%. -eberapa
kerugian yang dapat
ditimbulkan dari kondisi
ini antara lain&
a. Petugas penerima
tidak dapat
mengkroscek
okumen standart Pemesanan bahan
makanan yang disarankan ("um#er $Palacio and 'heis, !"">%
Sedangkan dokumen yang digunakan di
RS* Sidoarjo tidak menyantumkan
harga satuan, beserta tanggal pemesanan
dan penerimaan untuk meminimalisir kesalahan dan nomor bon untuk
7
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 9/18
Secara khusus digunakan pada
bahan makanan dengan tingkat
kualitas tertentu yang nasional
sudah ada.
b. Approed Brand "pecifications
(Spesifikasi Pabrik%
iaplikasikan pada kualitas
barang yang telah dikeluarkan olehsuatu pabrik dan telah diketahui
oleh pembeli. isalnya spesifikasiuntuk makanan kaleng, mesin
pencuci, food processor% kertas
dengan merk tertentu, plastic dsb.
Spesifikasi ini banyak diaplikasikan
pada sistem penyelenggarakan
makanan yang lebih kecil, dimana
tanggung jawab pembelian
dilakukan oleh superisor .
c. &erformance "pesifications
(Spesifikasi Penampilan% Kualitas suatu barang diukur
fungsinya, misalnya& penggunaan
peralatan, deterjen kertas,dsb.
?ontoh& kualitas dari alat makan
untuk membuat minuman diuji coba
fungsi waktu terlama untuk
mempertahankan minuman panas.
alam menetapkan spesifikasi
bahan makanan
mendiskripsikannya haruslah
sesederhana mungkin, tetapi
lengkap dan jelas. Secara garis
beberapa bahan makanan yang belum
terdapat spesifikasi, seperti air mineral,
2anili dan tepung terigu.
i RS* Sidoarjo, dokumen
spesifikasi bahan makanan sudah
tersedia. ;amun dokumen spesifikasi
bahan makanan basah belum dituliskan
suhu pada bahan makanan daging,ikan, dan ayam..
bahan makanan
yang dikirim
dengan spesifikasi
standar yang
dibutuhkan rumah
sakit
b. Rawan terjadi
kesalahan dalam penyediaan bahan
makanan karena pihak supplier
kurang mengerti
bahan makanan
yang dibutuhkan
c. emerlukan
tambahan waktu
untuk pengecekan
dan pengembalian
barang jika
supplier salahmengirimkan
bahan makanan
d. "upplier lalai
mengecek tanggal
kadaluarsa
menguatkan data selain tanggal.
>
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 10/18
besar, berisi&
• ;ama bahan
makanan/produk
• *kuran/tipe unit/container
• 'ingkat kualitas
• *mur bahan makanan
• 0arna bahan makanan
• dentifikasi pabrik
• asa pakai bahan makanan/
masa kadaluwarsa
• ata isi produk dalam suatu
kemasan
• Satuan bahan makanan yang
dimaksuda. Keterangan khusus spesifik
berdasarkan masingmasing
produk, misalnya &
-uah dan sayur segar &
2arietas, tingkat
kematangan, jenis
berdasarkan geografis,
misalnya & apel malang
akanan kaleng & jenis,
ukuran, berat, penampakan kaleng,
masa kadaluarsa aging dan produknya &
besar potongan, berat,
bentuk potongan,
kandungan lemak,
jenis/bagian daging,
#"
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 11/18
suhu, penampakan fisik
Produk susu &
kandungan lemak dalam
susu, konsistensi, susu
saat pengiriman
1.3.2 Me"o,e 0embelian
etode pembelian bahan makanan menurut Palacio dan 'heis, terdiri dari dua metode yaitu informal or open market #uying (pembelian
langsung ke pasar% dan formal competitie #id #uying (pembelian melalui tender atau pelelangan%. Keduanya digunakan pada waktu yang berbeda untuk mendapatkan barang yang berbeda. Sehingga para pembeli harus mengetahui keadaan dan kondisi pasar pada saat itu (Palacio
and 'heis, !"">%. Selain metode informal or open market #uying (pembelian langsung ke pasar% dan formal competitie #id #uying
(pembelian melalui tender atau pelelangan%, terdapat metode lain yaitu pembelian dengan musyawarah (the negotiated of #uying', pembelian
yang akan datang (future contract' dan pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contract/auction' (epkes, !"")%.
Teori Observasi Analisa Solusi
System pembelian yang dapat dilakukan ada beberapa macam,
yaitu &
• Pembelian @angsung ke Pasar (The Open Market Of
Buying % adalah pembelian setengah resmi, karena
merupakan kesepakatan antara penjual dan pembeli yangtidak dapat dikendalikan secara pasti. Pembeli akan
mengumpulkan informasi pasar tentang macam, kualitas,harga, ketersediaan bahan makanan. Selanjutnya dia akan
memutuskan pilihannya menurut ketentuan institusi, dan
kemudian membuat order pesanan bahan makanan. Pada
saat bahan makanan dikirimkan, maka pembeli akan
mengecek macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan
sesuai kesepakatan. -iasanya pesanan dapat dilakukan
etode pembelian yang
digunakan di RS* Sidoarjoyaitu metode pembelian
pelelangan terbuka. Pada
pelelangan terbuka, semua peserta
yang memenuhi syarat yang telah
ditentukan oleh instansi yangmenginginkan penyedia jasa dapat
memenangkan tender bila mampu
bersaing untuk menawarkan
harga. Karakteristik dari
pelelangan terbuka yaitu jumlah
peserta lelang relatif lebih banyak
nstalasi <i+i RS*
Sidoarjo memiliki sistem pembelian terpusat dari
pihak rumah sakit
sehingga hanya
melakukan permintaan
pengadaan bahanmakanan saja. Pihak
nstalasi <i+i juga tidak
mengetahui siapa nama
supplier , karena data
pembelian terpusat di
managemen rumah sakit.
##
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 12/18
melalui telepon, datang langsung ke pasar, atau
berdasarkan perjanjian antara pembeli dan penjual.
• Pembelian dengan musyawarah ( Negotiated of Buying %
adalah pembelian setengah resmi. Pembelian cara ini
hanya digunakan untuk bahan makanan yang hanya
tersedia pada waktuwaktu tertentu, jumlahnya terbatas
dan merupakan bahan makanan yang dibutuhkan klien.
• Pembelian yang akan datang ( Future Contract % adalah
Pembelian yang dirancang untuk bahan makanan yang
telah terjamin, pasti, terpercaya mutu, keadaan dan harga.Kesepakatan harga ditentukan saat ini, tetapi bahan
makanan dipesan sesuai waktu dan kebutuhan pembeli
atau institusi.
• Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction
% termasuk pembelian setengah resmi. Perjanjian
dilakukan atas dasar kepercayaan sehingga pihak
rekanan/pemborong jelas harus mememiliki reputasi
tinggi dalam pelaksanaan pembelian makanan.
System pembelian dibagi menjadi ! , yaitu &
Firm At the Opening of &rice (FAO&'% yaitu Pembeli memesan bahan makanan pada rekanan pada saat dibutuhkan dan harga
disesuaikan dengan harga pembelian saat transaksi itu
berlangsung.
"u#ect Approal of &rice ("AO&', yaitu Pembeli dapat
memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan dengan hargayang sudah ditetapkan terdahulu.
Pelelangan (The Formal Competitie Of Bid % adalah Pembelian
ini resmi dan mengikuti prosedur pembelian yang telah
dijabarkan dalam keputusan Presiden, serta peraturan yang
ditetapkan Pemerintah aerah maupun penanggung jawab
tertentu. ?ara pembelian ini memberi kesempatan untuk rekanan
yang memenuhi persyratan yang ditentukan.
sehingga dengan banyaknya
peserta yang mengikuti lelang
maka proses lelang lebih
transparan selain itu, pengguna
jasa lebih leluasa dalam memilih
penyedia jasa dikarenakan jumlah
yang cukup untuk menetapkan
pemenang yang kompetitif. 3kantetapi, kelemahan pada pelelangan
terbuka adalah tidak diketahuidengan pasti kemampuan setiap
peserta lelang sehingga dalam
menetapkan pemenang lelang
harus akurat.
engan alur permintaan
pembelian &
embuat nota dinas (usulan dari
nstalasi <i+i% dimana isi nota
mencakup alasan mengapa
membutuhkan bahan, jenis bahanmakanan, prediksi harga, spss,
jumlah per bulan
nstalasi <i+i mengajukan nota
dinas C Kabid penunjang medis
non medis C 'ata *saha (RS%
dibuatkan disposisi ke wadir
pelayanan C wadir umum C
direktur C wadir umum dan
keuangan bagian keuangan C '*
C *@P (*nit @ayanan Pengadaan%
C PPK4 (Pejabat Pembuat
Komitmen%
Sistem yang diterapkan
sudah baik dan tidak
pernah ada masalah yang
berarti, bahkan komplain
pun ditanggapi dengan
cepat.
#!
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 13/18
1.3.3 I,en"i*i+asi su%%lier
Teori Observasi Analisa Solusi
"upplier adalah pihak yang menjual danmenyediakan bahan makanan atau barang.
dentifikasi supplier dilakukan dengan
menentukan kriteria dari bahan makanan
atau barang yang diinginkan, negosiasi
harga, lokasi supplier dan kekurangan
kelebihan supplier dalam menyediakan bahan makanan atau barang berdasarkan
pengalaman. "upplier harus dapat memenuhi
kriteria atau spesifikasi barang yang diminta.
Selain itu, untuk mencegah terjadinya
kecurangan, supplier harus memiliki
dokumen identitas seperti nama, alamat, dannomor telepon (Reed, !""8%.
*ntuk memenuhi kebutuhan bahanmakanan setiap harinya, Penggadaan
bahan makanan instalasi <i+i RS*
Sidoarjo melakukan kerjasama dengan
Koperasi Karyawan Ditra usadaE
yang berada di RS* Sidoarjo.
'idak pernah ada kesalahanyang fatal terkait bahan
makanan yang disediakan oleh
supplier .
Sebaiknya pihak logistik pusat RS membuat
salinan kontrak dengan
semua supplier untuk
disimpan juga oleh
bagian <i+i guna
pendataan.
1.' Analisa Ou"%u"
1.'.1 S%esi*i+asi
Teori Observasi Analisa Solusi
i dalam salah satu alur akti2itas pembelian
terdapat langkah untuk menulis spesifikasi
dari bahan makanan. Spesifikasi bahanmakanan adalah standar bahan makanan
yang ditetapkan oleh unit peminta (instansi,
perorangan% sesuai dengan ukuran, besar
untuk mempertahankan kualitas bahanmakanan. Spesifikasi bahan makanan
digunakan untuk menentukan standar
*ntuk memenuhi kebutuhan bahan
makanan setiap harinya, RS*
Sidoarjo melakukan kerjasama denganKoperasi Karyawan Ditra usadaE
yang berada di RS* Sidoarjo. -arang
yang disediakan oleh koperasi itra
usada merupakan barang yang adadidapatkan dari beberapa penyuplai.
-erikut ini bahan makanan yang
Secara keseluruhan, sistem
pengadaan bahan makanan di
nstalasi <i+i RS* Sidoarjosudah memiliki alur yang jelas
sehingga dapat meminimalisir
adanya kesalahan maupun
kecurangan. Kekurangan yangada dalam proses pembelian
bahan makanan di RS*
Pengadaan bon
pengembalian barang,
dokumen terlampir.Penambahan spesifikasi
seperti 2anili, air mineral
dan terigu yang belum
ada.
#$
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 14/18
kualitas bahan makanan yang akan dibeli.
1ika suatu institusi penyelenggaraan
makanan menginginkan memproduksi
makanan dengan kualitas yang konsisten,
maka diperlukan kualitas bahan makanan
yang konsisten pula. alam membuat
spesifikasi bahan makanan, ahli gi+i dapat
merujuk pada kebijakan direktur rumahsakit, maupun bahan makanan yang tersedia
di pasaran (market aaila#ility%.
disuplai oleh koperasi &
-ahan makanan basah& sayuran,
buahbuahan, umbiumbian, kacang
kacangan, tahu, tempe, daging ayam,
daging sapi, dll
-ahan makanan kering& susu, mie,
bihun, gula, garam, beras dll
asingmasing barang yang
disuplai telah memiliki spesifikasi bahan makanan sesuai kebutuhan
rumah sakit. Pihak supplier sudah
diberikan spesifikasi bahan makanan
setiap hari untuk bahan makanan yang
basah dan bahan makanan yang kering
diberikan sebulan sekali.
Sidoarjo adalah belum adanya
bon pengembalian barang
untuk bahan makanan yang
tidak sesuai spesifikasi. 'anpa
adanya bon pengembalian
barang, kesalahan spesifikasi
hanya akan diketahui oleh
pengantar dan penerima barang sedangkan pihak
supplier tidak mengetahuiadanya kesalahan.
1.'.2 umla Baan Ma+anan !eseluruan
Teori Observasi Analisa Solusi
Pada institusi penyelenggara makanan,
bahan makanan yang diterima pada saat
pembelian harus ditimbang dan diperiksa
spesifikasinya. 'imbangan diperlukan untuk
mengecek berat daging dan bahan makanan
lainnya. Produk atau bahan makanan yangrusak atau tidak sesuai dengan kriteria harus
dikembalikan dan diganti oleh supplier
(Reed, !""8%. Selain itu, perlu dilakukan
pengecekan dan pencatatan jumlah bahanmakanan secara continue atau berkala di
kartu stok, baik bahan yang masuk maupun
-ahan makanan segar keseluruhan akan
dikirim oleh supplier setiap hari karena
RS* Sidoarjo menetapkan untuk
bahan makanan segar diusahakan sekali
pakai langsung habis guna
mempertahankan kualitas danmeminimalisasi penurunan mutu bahan
makanan.
;amun untuk bahan makanan kering,
nstalasi gi+i mengambil danmenyimpan sementara bahan makanan
di gudang bahan makanan kering di
-ahan makanan yang diterima
telah diperiksa dan sesuai
dengan jumlah dan spesifikasi
bahan makanan yang
diinginkan.
#:
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 15/18
keluar (Kemenkes, !"#$%. lantai !. Pengiriman bahan makanan
kering oleh suplier ke gudang pusat tiap
# bulan sekali.
1.'.3 umla Baan Ma+anan an- Disim%an
Teori Observasi Analisa Solusi
1adwal pembelian bahan makanan harus
disesuaikan dengan lokasi institusi penyelenggara makanan, ukuran institusi
penyelenggara makanan, fasilitas penyimpanan yang tersedia, dan jumlah
S. -ahan makanan segar seperti
daging, buah, dan sayur dibeli setiap
seminggu sekali atau lebih, tergantung dari
ketersediaan chiller dan free)er% sedangkan
bahan makanan kering seperti bumbu
dapur, makanan kaleng atau dalam
kemasan, dan tepung dapat dibeli
seminggu sekali (Puckett, !"":%.
Pengadaan bahan makanan di RS*
Sidoarjo dibedakan menjadi dua yaitu bahan makanan basah dan bahan
makanan kering. Pengadaan bahanmakanan dilakukan ! periode, yaitu
setiap hari untuk bahan makanan basah
seperti daging, sayuran, dan buah. -ahan
makanan basah yang dikirim secara
harian akan langsung dilakukan persiapan
dan pengolahan. 1ika setelah pengolahan
ada bahan yang tersisa, maka akan
disimpan dan digunakan untuk keesokan
harinya. Pengadaan bahan kering
dilakukan secara bulanan, dengan melihatstok minimal di gudang. 1ika stok bahan
makanan dalam penyimpanan memiliki
jumlah minimal dari yang ditentukan,
instalasi gi+i akan langsung melakukan
pengadaan bahan.
-ahan makanan basah maupun
kering akan disimpan dalamruang penyimpanan dan dicatat
pada kartu stok bahanmakanan apabila tidak
langsung digunakan.
-elum adanya catatan
stok untuk bahanmakanan basah karena
harapan pihak instalasigi+i bahan makanan
basah akan selalu habis
pakai setiap harinya,
namun untuk
meminimalisasi human
error / kesalahan
pengingatan manusia,
sebaiknya dibuat kartu
stok guna menghindari
penurunan kualitas bahanmakanan ataupun
membuang bahan
makanan.
1.'.' 0urcase Or,er
Teori Observasi Analisa Solusi
&urchase order adalah permintaan tertulis
dari pembeli ke supplier terhadap suatu
barang atau jasa. 5orm tersebut berisi nama
bahan makanan, jumlah yang dipesan,
Pemesanan bahan makanan dilakukan
oleh bagian administrasi/penanggung
jawab produksi. Setiap harinya bahan
makanan yang akan dipesan untuk
Pemesanan tidak pernah
terlambat.
okumen rangkap bertujuan
untuk memudahkan proses
5orm pembelian yang
ada belum memenuhi
bagianbagian yang
seharusnya ada di form
#9
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 16/18
spesifikasi bahan makanan, tanggal
permintaan, tanggal pengiriman, harga,
nama institusi, pihak yang membuat
permintaan dan tanda tangan penanggung
jawab (Palacio and 'heis, !"">%.
keesokan harinya diserahkan dengan
menggunakan form pemesanan/nota
dinas.
nstalasi <i+i RS* Sidoarjo
menyediakan form pembelian untuk
bahan makanan basah dan kering. 5orm
pembelian ini berisi nama bahan
makanan, spesifikasi, satuan, dan jumlah. 5orm pembelian dicatat
rangkap : untuk pihak instalasi gi+i,koperasi, R'P, dan *@P.
pengecekan petugas saat
penerimaan bahan makanan.
pembelian seperti tidak
ada kolom harga.
1.'.& Do+umen !on"ra+ ,en-an Su%%lier
Teori Observasi Analisa Solusi
okumen kontrak dengan supplier berisi&
#% Penawaran, item yang diharapkan
dapat dipenuhi oleh 2endor
!% Persetujuan/Penerimaan
a% Keterangan barang yang
diperjualbelikan b% 1umlah barang yang akan dibeli
c% arga kesepakatan
d% Kondisi pembayaran
e% Prosedur penggantian/ganti rugi
jika terdapat ketidaksesuaian
f' Terms of sale
g% 'ingkatan sertifikasi yang
dibutuhkan
h% Periode waktu berlakunya
kontrak
$% Pertimbangan, hukum dan regulasi
RS* Sidoarjo telah membuat
dokumen kontrak kerjasama dengan
Koperasi Ditra usadaE. okumen
kontrak kerjasama tersebut berlaku satu
tahun, berisi &
#. 1udul!. ;omor surat
$. dentitas pihak pertama (pihak
irektur RS* Sidoarjo%
:. dentitas pihak kedua (pihak
Ketua Koperasi itra usada%
9. Keterangan kerjasama dengan
pihak RS* Sidoarjo dengan
Koperasi itra usada
8. Ruang lingkup pelayanan
). ak dan kewajiban masing
masing pihak
Pada surat perjajian yang telah
berlaku antara pihak Rumah
Sakit dan koperasi tidak
memuat poin
#. Pokok kerja yang
diperjanjikan & uraian jelas mengenai jenis dan
jumlah barang
!. Ketentuan mengenai
keadaan memaksa
$. Ketentuan mengenai
bentuk dan tanggung
jawab gangguan
lingkungan
Seharusnya pada poin tentang
pokok kerja yang diperjanjikan
terdapat uraian yang jelas
0alaupun Koperasi itra
usada merupakan
koperasi internal RS*
Sidoarjo namun masa
berlaku kontrak harus
jelas (dengan periodetertentu% dan selalu
diperbaharui serta
ditambahkan
kelengkapan data.
imana pengaturan data
kontrak antara supplier
dan koperasi itra
usada harus mencakup
poin tersebut.
#8
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 17/18
yang berlaku di tingkat lokal
maupun nasional terkait pengadaan
makanan
:% Pihakpihak yang terkait
a' ;ama dan alamat penyelenggara
makanan
#' dentitas supplier
9% @egalisasia% ;omor kontrak
b% 'anggal pembuatan kontrak 'andatangan pihak yang bersangkutanF
representatif dari penyelenggara makanan
yang berwenang, representatif dari supplier
materai (Palacio and 'heis, !"#!%.
7. ?ara pembayaran
>. 1angka waktu perjanjian
#". Penyelesaian perselisihan
##. Pemutusan dan pembatalan
surat perjanjian
#!. Ketentuan tambahan
#$. Penutup
#:. 'anda tangan kedua belah pihak
tentang jenis dan jumlah
barang yang dipesan.
'ujuannya adalah agar pada
saat barang yang datang tidak
sesuai spesifikasi, pihak rumah
sakit dapat menuntut pihak
supplier atau meminta
pertanggungjawaban.
#)
8/16/2019 2. Bab i Purchasing
http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 18/18
1.& $e+omen,asi Ber,asar+an Masala an- Di"emu+an
-erdasarkan masalahmasalah yang telah ditemukan, rekomendasi yang dapat diberikan
untuk nstalasi <i+i Rumah Sakit aerah Sidoarjo di bagian purchasing yaitu sebagai berikut&
- embuat minimal stok di gudang penyimpanan sehingga ketika ada penumpukkan
pasien, bahan makanan kering masih tersedia cukup untuk pasien.
- enaikkan tarif makanan untuk kelas , karena tidak sesuai dengan perhitungan unit
cost untuk pasien.
- Penambahan poin harga satuan, beserta tanggal pemesanan dan penerimaan untuk
meminimalisir kesalahan serta nomor bon untuk menguatkan data selain tanggal
(form terlampir%.
- enggunakan forecasting jangka pendek seperti natie method yang mudah
diterapkan sehingga tidak ada kekurangan dan tidak menghambat produksi
(pemorsian% dan distribusi.
- Sebaiknya pihak logistik pusat RS membuat salinan kontrak dengan semua supplier
untuk disimpan juga oleh bagian <i+i guna pendataan.
- iperlukan adanya catatan stok untuk bahan makanan basah karena harapan pihak
instalasi gi+i bahan makanan basah akan selalu habis pakai setiap harinya.
- Penambahan kolom harga pada form pembelian
- asa berlaku kontrak harus jelas (dengan periode tertentu% dan selalu diperbaharui
serta ditambahkan kelengkapan data.
#7