10 ovr reporting handbook
description
Transcript of 10 ovr reporting handbook
![Page 1: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/1.jpg)
Occurrence Variance Report and Sentinel Reporting System
DR . MOHAMED RAMZY YOUSSEF ER RESIDENTQUALITY COORDINATOR , QPSD,MGH
ونظام الحادث تقريربالغة الحوادث عن التبليغ
الخطورة
![Page 2: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/2.jpg)
Purpose الغرض
Occurrence Variance Report is used to help identify areas needing improvement or recognition
يستخدم الحادث تقرير
للمساعدة تحديد في
حاجة ومعرفةاالقسام .للتطوير
![Page 3: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/3.jpg)
Occurrence Variance Report (OVR) are internal forms used to document the details of the incident and the investigation of an occurrence and the corrective actions taken.
الحوادث • تقاريرعن عبارةاستمارات
تستخدم داخليةتفاصيل لتوثيق
الحادث في والتحقيق
واتخاذ ذلكاإلجراء
التصحيحي الالزم.
![Page 4: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/4.jpg)
تستخدم؟ When to ؟ متىuse
Injury to visitors or volunteers while on the hospital premises
تواجدهم أثناء المتطوعين أو الزوار إصابة. المستشفى بمبنى
Any incident which is not consistent to routine patient care
العناية روتين مع تتعارض حادثة أيبالمريض.
![Page 5: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/5.jpg)
Occurrences not consistent with routine operation of facility and /or adversely affects, threatens the health or life of patient, visitor, employee, student or volunteer.
المستشفى عمليات مع المتعارضة الحوادثأو صحة يهدد وما السلبية المؤثرات أو الروتينيةأو الطالب أو الموظف أو الزائر أو المريض حياة
المتطوع. Loss or damage to personal or hospital
property. ممتلكات أو الخاصة الممتلكات تضرر أو فقدان
المستشفى.
![Page 6: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/6.jpg)
يبلغ؟؟؟ أن عليه يجب منWho should reports
Everybody /يجب الجميع
كل علىالتبليغ . شخص
![Page 7: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/7.jpg)
What to report ماذا عنتبلغ؟
Miscommunication
فهم سوء Accidental needle prick باإلبرة مقصود غير جرح Absconded هروب Blood extraction دم سحب Problem in cleanliness نظافة مشكلة Medicines not transcribed
الطبية الوصفة كتابة عدم No response to call
للنداء االستجابة عدم
![Page 8: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/8.jpg)
What to report ماذا عنتبلغ؟
Violation in standard precaution الوقائية المعايير Delays in:_______ في :تأخير Non-availability of supplies/forms
النموذج أو المخزون توفر عدم Expired blood الدم صالحية انتهاء Wrong patient identification للمريض تعريف خطأ Other (specify:( حدد ( أخرى
![Page 9: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/9.jpg)
Policy السياسة1. Report the details of any
occurrence, which has an impacts in the care of patient.
حادث. 1 أي عن التفاصيل بإعطاء قم. بالمريض/ العناية على يؤثر يهدد
![Page 10: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/10.jpg)
2. OVR Form will be initiated immediately after the incident. And submit it to your immediate supervisor within the current work shift.
تعبأ. 2 أن يجب الحادث تقرير استمارةإلى تسلم وأن الحادث بعد ا فور�
. العمل فترة خالل رئيسك
![Page 11: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/11.jpg)
3. The report will not be used to criticize or blame the actions of the staff involved.
التقرير. 3 يستخدم ال أن يجبعلى اللوم إلقاء او لنقد
عنه المبلغ القسم
![Page 12: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/12.jpg)
4. Corrective actions shall be taken to minimize risk of injury and adverse outcomes. Corrective action(s) shall be documented.
يتخذ. 4 أن يجب التصحيحي اإلجراءوالردود الضرر خطر من ليقلل
. التصحيحي واإلجراء لذلك المعاكسة / في تسجيله توثيقه يتم ان يجب
. المستندات/ السجالت
![Page 13: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/13.jpg)
5. The Occurrence report shall not be placed in the medical record (Patient File) nor in Employee File.
تقرير. 5 يوضع ال ان يجبالسجالت في الحادث
( أو ( المرضى ملفات الطبية. الموظف ملف في
![Page 14: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/14.jpg)
6. Confidentiality: 6. :السري�ه
6.1 OVR reports will be handled in outmost confidentiality.
.a تامة سرية في تسلم أن يجب الحوادث تقارير6.2 OVR should not be duplicated with
exception of the TQM department. .b إدارة قسم باستثناء ينسخ ال أن يجب الحادث تقرير
الشاملة الجودة6.3 The information contained in the OVR
form cannot and will not be used against any individual as basis for any disciplinary action.
يمكن- ال الحادث تقرير استمارة في الموثقة المعلومات جـتأديبي إجراء ألي شخص أي ضد تستخدم ولن
![Page 15: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/15.jpg)
6.4 Hospital staff are NOT allowed to discuss the contents of an OVR or the events and circumstances relative to the occurrence either with patient, visitor or other members of the staff, unless clarifying facts under investigation with the proper authorities.
يناقشوا الد- أن المستشفى لموظفي يحقبالحادث المتعلقة والظروف واإلحداث المحتوى
موظفي أو الزائر او المريض مع سواءعند الحقائق توضيح عند إال اآلخرين، المستشفى
/ المسئولين ومع الحادث المشكلة دراسةالمعنيين.
![Page 16: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/16.jpg)
6.5 Discussion of general issues on OVR for instructional or education purposes with view to improving patient care is, however strongly encouraged.في- العامة المسائل مناقشة أن هـأو اإلرشاد ألغراض الحادث تقرير
يتم بالمريض العناية لتطوير التعليم. بشدة تشجيعها
![Page 17: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/17.jpg)
6.7 Names of involved/ concerned person should not be used. - الشخص اسم يستخدم ال أن يجب و
رقم يستخدم بل القضية به المتعلقة. فقط تعريفه
![Page 18: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/18.jpg)
Occurrence Reporting flowchartالحادث عن Incident occurs:التبليغ
الحادث وقوع
Awareness of the occurrenceالحادثة عن التبليغ
Occurrence Variance Report Form is completed by the person witnessed/affected by the occurrence
(Part A: Occurrence Details) and forward the duplicate copy to TQM Dept. / الحادثة من تضرر شهد الذي الشخص قبل من تعبأ
( الحادث: تفاصيل أ الجودة (الجزء ادارة قسم إلى ترسل و الشاملة
Immediate Supervisor evaluates occurrence if it meets the Sentinel Event criteria (Part B: Immediate Supervisor
Notification)بالغة الحادثة كانت إذا ما المباشر المشرف يقيم
الخطورة ( المباشر( الرئيس تبليغ ب الجزء
![Page 19: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/19.jpg)
Meets Sentinel Event Criteria
معايير توافقالحادثة الطارئة
Refer to Sentinel Event Committee
لجنة تبليغالحوادث الطارئة
Supervisor/designee carries out required
investigation/corrective actions (Part D: Action Taken)
مسئولية المشرف يتحملالجزء ( المطلوب التحقيق
( المتخذ: اإلجراء د
NoYes
If case of injury Physician should be informed and completes the follow up as needed (Part C: Physician Follow-up)
كما بالمتابعة يقوم المبلغ الطبيب اإلصابة حالة في ( ) الطبيب متابعة ج الجزء مطلوب هو
Other services/dept.
involvedاألخرى األقسام
المعنية
Document action taken on the OVR form (Part D) by the Immediate Supervisor
محتاج هو كما التصحيحي اإلجراء أتخذالحادث تقرير استمارة على وسجله
( المباشر( الرئيس بواسطة د الجزء
No
Yes
![Page 20: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/20.jpg)
Immediate Supervisor forwards the original copy of OVR and refer the incident to the Supervisor/ HOD of the involved dept. نسخه وترسل المسئول القسم عن الجوده تطوير لجنة مشرف بلغ
الشاملة الجودة إدارة الى
Involved dept. Supervisor/ HOD investigate & document corrective action taken and his/her recommendations to prevent recurrence on
the OVR form (Part D)بالتحقيق يقوم المسئوول القسم مشرفعلى وتوصياته وإجراءه متابعته ويسجل
( د ( الجزء في الحادث تقرير إستمارة
Inform initiating dept. of the action takenالقسم ابالغ
باإلجراء المسئولالمتخذ
Supervisor forwards
original copy of OVR to TQM
Dept.الى يرسلادارة قسم
الجودة الشاملة
TQM follows up as needed
ادارة تقومالجوده بالمتابعة الالزمة
TQM trends all OVRs
إدارة تقومالجودة
الشاملة كل بتوجيه
تقارير الحوادث
TQM forwards quarterly reports to concerned areas,
QMC & Safety Committee ترسلالجودة ادارة
تقارير الشاملةكل أشهر 3دورية
المعنية، لألقسامالجودة ادارة لجنة
السالمة وإدارة
![Page 21: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/21.jpg)
RESPONSIBILITIES .1 المسئوليات Immediate Supervisors المشرفين
االدارة :وموظفي- Consultation with the involved
employee(s).. المعنيين - بالموظفين االجتماع
-Resolution of problems should take place when possible within and
between departmentsتوضع - ان يجب حيث للمشاكل الحلول وضع
. االقسام بين ممكن وقت اقرب في
![Page 22: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/22.jpg)
-Ensuring that all employees are aware of OVR Reporting System; how to report and the steps by steps procedure on how to complete the form.
تقرير - لنظام الموظفين معرفة من التأكدتقرير استمارة وتعبئة التبليغ وكيفية الحوادث
. بخطوة خطوة الحادث- Conduct immediate action and follow up after the incident occurs.
-. الحادث وقوع بعد مباشرة فورية بمتابعة قم
![Page 23: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/23.jpg)
- Document on the OVR the actions taken and/or any corrective measures, taken to prevent the recurrence of the event.
االجراء - الحادث تقرير في اكتبتصحيحية مقاييس أي او المتخذ
. الحادث هذا مثل حدوث لتمنع اتخذت
Evaluates incident if meets sentinel event criteria. بالغة الحادثة معايير يوافق كان إذا الحادث قيم
الخطورة
![Page 24: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/24.jpg)
- Forward the completed (original) OVR report form to the Total Quality Management office within 72 hours (3 days) of the occurrence.
إلى - الحادث تقرير استمارة سل�مخالل الشاملة الجودة إدارة مكتب
72. ( الحادث ( من أيام ثالث ساعة
![Page 25: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/25.jpg)
- Conduct any further investigation and document, report investigated findings upon request of the Hospital Administration the Quality Management Committee or the Safety Committee.
موجودات وتوثيق إضافي تحقيق أي بعمل قمالمستشفى إدارة من طلب على بناء التحقيق
. السالمة لجنة او الجودة ادارة لجنة
![Page 26: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/26.jpg)
2. The employee who witnesses or discovers
2: الحادث. اكتشفوا او شاهدو الذين الموظفين
2.1 Immediate notification of attending physician in case of injury and Immediate Supervisor
ومشرف- المناوب للطبيب المباشر االعالمالقسم.
![Page 27: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/27.jpg)
3. Attending Physician4: األطباء.
- Complete and document his/her action(s) on the OVR form immediately upon carrying out his examination and/or the required treatment or care.
على المتخذ االجراء عن مختصر ملخص توثيقانهاء فور مباشرة الحادث تقرير إستمارة
المطلوبة . المعالجة اداء أو اختباره
![Page 28: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/28.jpg)
5. The Total Quality Management Department is responsible for:
- Monitoring all OVR for follow up.
- Trending and preparing a monthly summary.
إن قسم إدارة الجودة الشاملة :مسئول عن
متابعة كل تقارير الحوادث -غير المكتملة.
تجهيز ووضع ملخص -شهري.
![Page 29: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/29.jpg)
- Submitting a quarterly report to the Quality Management Committee for discussion and what action can be done in the future to avoid recurrence.
- Upkeep the file
إن قسم إدارة الجودة الشاملة :مسئول عن
تسليم تقرير ربع سنوي إلى لجنة -إدارة الجودة للمناقشة ووضع
المخططات المستقبليه لتفادي الحوادث
الحفاظ على التقرير / الملف.-
![Page 30: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/30.jpg)
5. The Safety Officer Investigate all safety related incidents Organize a review team of selected
Safety Committee members to investigate critical safety related occurrences.
6: السالمة- مسئولمتعلقات - جميع سالمة من التحقق
الحادث.اعضاء - من مراجعه فريق تنظيم
مالحظات إلبداء السالمة لجنة. بالحادث المتعلقة السالمة
![Page 31: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/31.jpg)
6. The Safety Officer - Document the results of
investigation and corrective action taken on the OVR form and forwards it to the TQM.
6: السالمة- مسؤولالتحقيق - نتائج بتوثيق قم
المتخذة التصحيحية واإلجراءاتالحادث تقرير استمارة في
الجودة إدارة قسم إلى وسلمهاالشاملة.
![Page 32: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/32.jpg)
EQUIPMENTS AND FORMSوالنماذج األجهزة
1. Occurrence Variance Report Form
تقرير 1. نموذجالحادث.
![Page 33: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/33.jpg)
Sentinel Event الخطيرة الحوادثمتوقعة الغير
An unexpected occurrence involving death, serious physical or psychological injury to the patient
المتوقعة غير الخطيرة الحوادثالجسدية واألضرار الموت مثل
. للمرضى الخطيرة والنفسية
![Page 34: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/34.jpg)
Reportable Cases يجب حاالتعنها التقرير
• An unanticipated death
• Major permanent loss of limb or function, not related to the patient’s illness or underlying condition
• Infant abduction
المتوقع غير الموت.
او عضو فقدانجسدية وظيفة
عالقة له ليسأو المريض بمرض
تنويمه. مولود اختطاف
![Page 35: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/35.jpg)
Reportable Cases يجب حاالتعنها التقرير
suicidal attempt within the hospital premises.
Rape Physical assault of a
patient, staff or visitor Infant discharge to
the wrong family
االنتحار محاولة. المستشفى داخل
االعتداء الجسدي االعتداء
أو المريض على. الزائر أو الموظف
للعائلة طفل تسليمالخطأ.
![Page 36: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/36.jpg)
Reportable Cases يجب حاالتعنها التقرير
• Significant hemolytic transfusion reaction involving administration of blood or blood products having major blood group incompatibilities
• Surgery on the wrong patient or body part
• Significant Medication errors (Overdose causing death to patient.)
عملية • إجراءأو الخاطئ للمريض
المنطقه فيالخاطئة.
العالج • أخطاءكالجرعة ( الواضحة
المسببه الزائدة.( المريض لوفاة
![Page 37: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/37.jpg)
Sentinel Event ReportingProcessمتوقعة الغير الخطرة الحوادث عن التبليغ عملية
1. Immediate notification 1: المباشر. التبليغ
Departmental Quality Improvement Designee/Coordinator (QIC/Designee)
/ جودة تحسين فريق منسق ممثلاالقسام.
![Page 38: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/38.jpg)
2. The QIC/D will notify سوف. / 2 المصمم الجودة تحسين فريق
يبل�غ:
Head of the Department . القسم- رئيس
![Page 39: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/39.jpg)
3. The QID/C will call or bleep (454) Quality Improvement Coordinator by phone or in person. / منسق بإبالغ يقوم المنسق الجودة ممثل
طريق عن الشاملة الجودة بإدارة الجودةالرقم .454طلب مباشرة مخاطبته أو
![Page 40: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/40.jpg)
4. Occurrence Report should be submitted to the Quality Improvement Coordinator
يجب. 4 الحادث تقريرإلى يسلم ان
تحسين منسقالجودة.
![Page 41: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/41.jpg)
5. Quality Improvement Coordinator will conduct an investigation and interview the involved person and/or any witness of the event.
يقوم سوفتحسين منسق
بعمل الجودةومقابلة تحقيقالمبلغ الشخص
شاهد أي أو عنهالحادث على
![Page 42: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/42.jpg)
6. Quality Improvement Coordinator will notify the Sentinel Event Committee and convene for a meeting.
تحسين. 6 منسق يقوم سوفالحوادث لجنة بتبليغ الجودة
متوقعه الغير الخطيرة. لذلك اجتماعا وتعقد
![Page 43: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/43.jpg)
7. Root Cause Analysis will be initiated and facilitated.
األسباب. 7 والنتائج تحليل. ويقدم يوضح سوف
![Page 44: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/44.jpg)
8. Action plan will be designed as appropriate and implemented immediately.
على. 8 عمل خطة توضع سوفعلى وتطبق األولوية حسب
الفور.
![Page 45: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/45.jpg)
9. All investigation and conclusion documentation will be in the custody of the Total Quality Management Department and remained confidential.
سوف. 9 الموثقة ونتائجه التحقيق كلإدارة قسم في محفوظة تظل
. بسرية� الشاملة الجودة
![Page 46: 10 ovr reporting handbook](https://reader033.fdocuments.us/reader033/viewer/2022061221/54bdbd8d4a79594a758b4620/html5/thumbnails/46.jpg)
10. Follow up assessment will be conducted by SEC and the concerned department within six (6) months of the event
قبل. 10 من تكمل سوف القضية متابعةمتوقعة الغير الخطيرة الحوادث لجنة
أشهر ستة خالل المعني القسم مع. الحادث من