1.- Manual Departamento Logística 2013 SEPT. 2013 · por ende, velar por el correcto...

Manual Organizacional y de Procedimiento DEPARTAMENTO DE LOGISTICA

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MANUAL

MANUAL

Organizacional y de Procedimiento

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA . Elaborado por: Nancy Leal Montoya Jefe Logística Revisado por: Eugenia Arroyo Campos Subdirectora Administrativa Autorizado por: Claudio Baeza Avello DIRECTOR


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INDICE

1. MANUAL ORGANIZACIONAL

1.1. OBJETIVO GENERAL……..……………………………………………………………... 3

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ……………………………………………………………... 3

1.3. ORGANIZACIÓN…………………………………………………………………………… 4 FUNCIONES ESPECIFICAS DE JEFE DEL DEPARTAMENTO …………..…… 4

1.3.1. ORGANIGRAMA DEPTO. LOGÍSTICA………………………………..…….. 6 1.4. RECURSOS HUMANOS………………………………………………….………….…. 7 1.5. DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES………………………………….……. 8 1.6. RECURSOS FISICOS Y EQUIPAMIENTO……………………………………..…….. 24 2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE ABASTECIMIENTO ..……………….… 28 2.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECCIÓN EXPEDIENTES DE FACTURACIÓN….. 70

2.3 PLANIFICACIÓN DE COMPRAS................................................................................... 90 PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS EN SISTEMA SIABI …………..…… 96 PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS PRODUCTOS NO INCLUIDOS EN SIABI Y PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS DE SERVICIOS ………………………... 102

2.4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS BODEGA DE FARMACIA ..................................... 104 2.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS BODEGA DE ECONOMATO ................................ 146

2.6 PROTOCOLO DE USO DE DISPENSADORES PYXIS ............................................... 161

GUIA DEL USUARIO DE ESTACIÓN PYXIS ............................................................... 173

2.7 PROTOCOLO DE DISPENSACIÓN PYXIS .................................................................. 192

GUIA DE REPOSICIÓN DE LA ESTACIÓN PYXIS ........................................... .......... 201


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1.- MANUAL ORGANIZACIONAL 1.1. OBJETIVO GENERAL Administrar el proceso logístico de adquisición, recepción, almacenamiento, custodia y distribución de artículos con la finalidad de asegurar el adecuado funcionamiento del Hospital y por ende, velar por el correcto funcionamiento de los procedimientos y procesos de la Unidad de Abastecimiento, Bodegas de Farmacia, Economato y Dispensación de Pyxis. 1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Coordinar las actividades del Departamento con las dependencias asistenciales y administrativas del establecimiento.

• Supervisar el cumplimiento de los procedimientos de Unidad de Abastecimiento.

• Velar por el cumplimiento y aplicación de la Ley de Compras Públicas N°19.886 y del Decreto 250/2004 en las adquisiciones, y uso del Portal www.mercadopublico.cl.

• Controlar la gestión de las solicitudes de compra recibidas y derivadas a Unidad de Abastecimiento.

• Coordinar la gestión de los procesos de compra de aquellas adquisiciones de mayor complejidad y/o de montos sobre 100 UTM.

• Asesorar a los referentes técnicos en la elaboración de bases de adquisiciones.

• Coordinar la elaboración del Plan Anual de compras de insumos, bienes y servicios.

• Evaluar el Plan Anual de compras.

• Coordinar y supervisar el cumplimiento de los procedimientos de Bodegas.

• Establecer la coordinación necesaria con el Departamento de Finanzas y la Unidad de Contabilidad y Presupuestos, para el envío de los expedientes de facturación para el pago a proveedores.

• Velar por el buen funcionamiento del Comité de Adquisiciones del Hospital.

• Ejecutar todas aquellas funciones encomendadas por la subdirección Administrativa y la Dirección del establecimiento en materias que le sean de competencias.


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1.3. ORGANIZACIÓN El Departamento de Logística depende de la Subdirección Administrativa del Establecimiento y tiene a su cargo las dependencias de Bodegas de Farmacia, Bodega de Economato, Unidad de Abastecimiento y Dispensación de Pyxis. Está a cargo de una profesional Ingeniero Comercial, que cumple con la encomendación de funciones como Jefe de Logística por 44 horas semanales. Las funciones específicas del Jefe de Departamento son las siguientes:

• Recepcionar, revisar y derivar las Solicitudes de Compra.

• Realizar solicitudes de compra para reposición de artículos de Bodega de Economato.

• Autorizar y gestionar ausentismos de los funcionarios de su dependencia.

• Asesorar a referentes técnicos para elaboración de bases para Licitaciones y convenios de suministros de bienes y servicios.

• Supervisar a Encargada de Abastecimiento y la gestión de contratos.

• Revisar y dar VºBº a Bases de Licitación, resoluciones de aprueba bases, adjudicaciones y/o deserciones de licitaciones públicas y otros documentos emanados de la Unidad de Abastecimiento.

• Revisar y dar VºBº a los documentos emanados de Bodegas.

• Integrar comisiones evaluadoras de compras Post cierre de licitaciones y revisar acta de

evaluación y propuesta de adjudicación.

• Gestionar y Suscribir contratos complementarios de convenio marco.

• Subrogar a Administrador/a de Plataforma Mercado Público.

• Gestionar creación y vigencia de perfiles de Plataforma Mercado Público.

• Realizar inscripción de funcionarios para acreditación del uso de Plataforma Mercado Público de la Dirección de Compras Públicas.

• Realizar revisiones sorpresivas del fondo fijo a cargo de funcionaria Encargada de Abastecimiento y revisión aleatoria de expedientes de facturación.

• Elaborar informes y planillas, que sean solicitados por la Dirección, el SSA o el Ministerio relativos a materias de su dependencia.

• Elaborar respuesta a Auditorías internas y/o de la Contraloría General de la República e implementar los planes de mejora.

• Realizar diariamente los cortes en Sistema SIABI para informe de Rotación de Inventario.


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• Cargar mensualmente los datos de indicador “Rotación del Inventario de Dispositivos

Médicos” en Sistema de Información en gestión de Calidad en Salud (SIS Q). • Revisar y Aprobar Solicitudes de Compra en Sistema SIABI, de Bodega de Economato.

• Ejercer la función de presidente del Comité de Adquisiciones y Velar por el

funcionamiento de este Comité.

• Gestionar carga de planificación anual de compras en Sistema SIABI, Coordinar revisión y aprobación del Plan Anual de Compras y coordinar la evaluación de la ejecución.

• Supervisar y controlar las bodegas de su dependencia.

• Supervisar al administrativo con funciones de gestor Pyxis.

• Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que le sean asignados por su jefatura.


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1.3.1 ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE LOGISTICA

SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

JEFATURA

DEPTO. LOGISTICA

ENCARGADA UNIDAD DE

ABASTECIMIENTO BODEGAS DE FARMACIA ADMINISTRATIVO

BODEGA ECONOMATO

ENCARGADA EXPEDIE.

FACTUR.

EJECUTIVA DE COMPRAS

1


2


3

ADMINISTRAT. APOYO

PRO EMPLEO

BODEGA DE FARMACOS Y

SUEROS

BODEGA DE INSUMOS

MÈDICOS

TENS BODEGA DE

FARMACOS Y SUEROS

ADMINISTRATIVO BODEGA DE FARMACOS Y

SUEROS

ADMINISTRATIVO BODEGA DE INSUMOS

MEDICOS

TENS BODEGA DE

INSUMOS MEDICOS

TENS APOYO DE

INSUMOS MEDICOS

SECRETARIA

LOGISTICA

ADMINISTRAT. APOYO

PRO EMPLEO

ADMINISTRATIVO

GESTOR PYXIS

TENS REPONEDORA

PYXIS


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1.4. RECURSOS HUMANOS

• 1 Profesional a contrata Jefe de Logística. • 1 Administrativo a honorarios que se desempeña como Secretaria del Departamento.

1.4.1. Recursos Humanos Unidad Abastecimiento

• 1 Profesional a Contrata Encargado de la Unidad. • 2 Administrativos a contrata como Ejecutivas de Compras • 1 Administrativo a Honorarios como Ejecutiva de compras • 1 Profesional Titular Encargada de Expedientes de Facturación • 2 Administrativos Pro-empleo como Apoyo 1.4.2. Recursos Humanos Bodegas de Farmacia

Bodega de Insumos Médicos

• 1 Técnico administrativo contrata que desempeña sus funciones para la Bodega de Insumos Médicos.

• 1 Técnico Paramédico Titular que desempeña sus funciones para la Bodega de insumos Médicos.

• 1 Técnico Paramédico Apoyo Temporal Contrata que desempeña sus funciones para la Bodega de insumos Médicos.

Bodega de Fármacos y Sueros

• 1 Administrativo Honorarios que desempeña sus funciones para Bodega de Fármacos y sueros.

• 1 Técnico Paramédico honorarios que desempeña sus funciones para la Bodega de Fármacos y sueros.

1.4.3. Recursos Humanos Bodega de Economato • 1 Administrativo Honorarios 1.4.4. Recursos Humanos Gestión PYXIS

• 1 Administrativo a honorarios que cumple las funciones de Gestor Pyxis. • 1 TENS a Honorarios que se desempeña como Reponedora de dispensadores Pyxis.

Horario: • De Lunes a Jueves 08:00 a 17:00 Horas • Viernes 08:00 a 16:00 Horas


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1.5. DESCRIPCION DE FUNCIONES

SECRETARIA

1. Recepcionar, derivar y despachar la correspondencia de la Oficina de Logística, Pyxis y Bodegas.

2. Mantener y ordenar el sistema de archivo manual de documentación de la Oficina de Logística.

3. Recepcionar, escanear e ingresar a planilla computacional del Departamento de Logística las Solicitudes de Compra autorizadas.

4. Realizar cotizaciones cuando se le solicita.

5. Apoyar a Bodegas con los llamados telefónicos a proveedores para consultar por

despacho de productos.

6. Confeccionar memos, planillas e informes a solicitud de Jefatura.

ENCARGADA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

1. Asignar las solicitudes de compra a ejecutivos de compra de acuerdo a las áreas asignadas, por medio de un cuaderno de registro y control, además de realizar el registro digital en Planilla de Solicitudes de Compra del Departamento de Logística.

2. Supervisar y autorizar procesos de compras (licitaciones y órdenes de compra en el

Portal de Compras Públicas www.mercadopublico.cl.

3. Participar en comisiones evaluadoras de compras Post cierre de licitaciones y revisión de acta de propuesta de adjudicación.

4. Realizar la Gestión de Convenios del establecimiento, ordenamiento de carpetas, gestión

de contratos respectivos, creación y supervisión de planillas de Control de Rebaja de Convenios.

5. Revisar y gestionar oportunamente las bases administrativas elaboradas por ejecutivas de compras.

6. Revisar y gestionar oportunamente las resoluciones exentas de aprobación de bases de licitación y resoluciones de adjudicación de adquisiciones.

7. Gestionar oportunamente la documentación que respalda los procesos de compra realizados en la Unidad de Abastecimiento.

8. Digitar Plan Anual de Compra en plataforma Mercado Público.


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9. Revisar y Aprobar Solicitudes de Compra en Sistema SIABI, de Bodegas de Fármacos e

Insumos Médicos.

10. Reportar mensualmente a Encargada de Transparencia de Hospital de Curanilahue, informes mensuales de compras fuera del Portal www.mercadopublico.cl, para reportes de Ley de transparencia, con copia a su jefatura directa.

11. Reportar mensualmente a Jefa de logística planilla COMGES.

12. Reportar trimestralmente planilla de auditoria de tratos directos al Departamento de Auditoria del S.S.A.

13. Reportar trimestralmente planilla check list de 10 compras más altas realizadas en el Establecimiento al Departamento de Auditoria del S.S.A.

14. Digitar documentación por coordinación pertinente al área de compras (Ordinarios,

memorándum, correos electrónicos, etc.).

15. Gestionar retiro de productos en terminales locales.

16. Coordinar con Unidad de Contabilidad para resguardo y devolución de documentos comerciales en garantía de Proveedores.

17. Ejercer la función de coordinadora del Comité de Adquisiciones.

18. Administrar y rendir el Fondo Fijo para compras menores.

19. Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que su jefe directo le asigne.

EJECUTIVA DE COMPRAS 1

1. Gestionar cotizaciones correspondientes a requerimientos de compras asignadas por Encargada de Unidad.

2. Gestionar compras, solicitadas para el aprovisionamiento de Bodega de Farmacia:

Insumos médicos, Laboratorio Clínico, Imagenología, Endoscopía y Servicios Clínicos.

3. Crear órdenes de Compra en Portal Mercado Público de Compras de Unidades detalladas en punto 2 a través de Convenio Marco, Generar Licitaciones en Portal de Mercado Público cuando corresponda, subir y generar documentación anexa, resoluciones, certificados, archivos adjuntos, gestionar las licitaciones y cerrar los procesos hasta la adjudicación y firma de Contrato si corresponde y posterior envío a bodega correspondiente.


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4. Elaborar bases administrativas y anexos de licitación, confeccionar resolución de aprueba bases, redactar acta de propuesta de adjudicación, redactar y gestionar Certificado de disponibilidad presupuestaria y resolución de adjudicación para posteriormente subir al Portal www.mercadopublico.cl.

5. Gestionar compras SAMU y programa Cardiovascular.

6. Registrar y controlar vales por gas en cilindro (Libro de registro manual para control de salidas en vales).

7. Generar Órdenes de Compra en Sistema SIABI, correspondientes a sus compras.

8. Atender teléfono y revisar, contestar y/o derivar correos electrónicos para seguimiento

logístico de sus procesos de compra.

9. Realizar coordinaciones con distintas unidades y proveedores a través de correo institucional.

10. Digitar compras asignadas en Planilla de nómina de requerimientos creadas y

gestionadas.

11. Efectuar rebajas de Planillas de Convenio contra generación de Órdenes de compra.

12. Realizar otras funciones que su jefe directo le asigne.



2. Gestionar compras, solicitadas para el aprovisionamiento de bodega de fármacos,

insumos e instrumental Dental, compras para Programas Intercultural, Chile Crece Contigo, PAD – CP, Postrados, SEDILE y compra de textiles.

3. Crear órdenes de Compra en Portal Mercado Público de Compras de Unidades

detalladas en punto 2 a través de Convenio Marco, Generar Licitaciones en Portal de Mercado Público cuando corresponda, subir y generar documentación anexa, resoluciones, certificados, archivos adjuntos, gestionar las licitaciones y cerrar los procesos hasta la adjudicación y firma de Contrato si corresponde.


5. Generar órdenes de compra por convenios externalizados y otros centralizados a través

del Servicio de Salud Arauco, en plataforma de Mercado Público (Fármacos).


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6. Gestionar compras a través de Convenio Marco en relación a las áreas asignadas.

7. Generar Órdenes de Compra en Sistema SIABI, correspondientes a sus áreas de compras.

8. Atender teléfono y revisar, contestar y/o derivar correos electrónicos para seguimiento logístico de sus procesos de compra.

9. Digitar compras asignadas en Planilla de nómina de requerimientos creadas y gestionadas.

10. Realizar coordinaciones con distintas unidades y proveedores a través de correo

institucional.




2. Gestionar compras, solicitadas para el área de Mantención y servicios generales, control

centralizado, SOME, Esterilización y aprovisionamiento de Bodega de economato.

3. Crear órdenes de Compra en Portal Mercado Público de Compras de Unidades detalladas en punto 2 a través de Convenio Marco, Generar Licitaciones en Portal de Mercado Público cuando corresponda, subir y generar documentación anexa, resoluciones, certificados, archivos adjuntos, gestionar las licitaciones y cerrar los procesos hasta la adjudicación y firma de Contrato si corresponde.


5. Gestionar Compras de Exámenes de Alto Costo (Elaboración de orden compra, digitación planilla electrónica EXACO).

6. Generar ordenes de compra por Examen de Alto Costo y realizar digitación en planilla compartida de EXACO.

7. Generar órdenes de compra por convenios externalizados efectuados por el Hospital y

otros convenios centralizados a través del Servicio de Salud Arauco, en plataforma de Mercado Público.

12. Generar Órdenes de Compra en Sistema SIABI, correspondientes a sus áreas de

compras.


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13. Gestionar compras a través de Convenio Marco en relación a las áreas asignadas.

14. Atender teléfono y revisar, contestar y/o derivar correos electrónicos para seguimiento

logístico de sus procesos de compra.

15. Digitar compras asignadas en Planilla de nómina de requerimientos creadas y gestionadas.

16. Realizar coordinaciones con distintas unidades y proveedores a través de correo

institucional.


Actividades generales para los Procesos de compras por licitaciones habituales se deben contemplar las siguientes actividades para cada comprador:

• Actividades en plataforma mercado público: Creación de Ficha, Publicación de licitación,

monitoreo del proceso por consultas a través del foro de preguntas, cierre, apertura, elaboración de cuadro comparativo, anexo de documentos, adjudicación, elaboración de orden de compra, envío de orden de compra.

• Impresión de orden de compra.

• Registro y despacho de orden de Compra a Bodega de destino.

• Elaboración de Resolución correspondiente.

• Registro total del proceso en planilla de requerimiento.

Para aquellos procesos de compras por convenios, se deben contemplar las siguientes actividades para cada comprador:

• Elaboración de Bases Administrativas y Confección de resolución que aprueba bases.

• Elaboración de Resolución que adjudica el proceso.

• Confección de planilla control de convenios, con los productos adjudicados.

• Gestión de documentos en garantía por fiel cumplimiento de contrato y despacho a la unidad Contabilidad y Presupuestos encargada de custodia y devolución de documentos en garantía.

• Recopilación de antecedentes y envío al Departamento de Asesoría Jurídica del SSA,

para confección del contrato.


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• Gestión de firmas de contratos y Confección de Resolución de aprueba Contrato.

• Creación y actualización de Ficha de Contrato en el Portal de Compras Públicas.

ENCARGADA DE EXPEDIENTES DE FACTURACIÓN

1. Planificar, coordinar, dirigir y controlar todas y cada una de las actividades relacionadas con el proceso de Expediente de Facturación.

2. Recepcionar, revisar y registrar las Facturas recibidas en Unidad de Abastecimiento.

3. Asignar compromiso presupuestario en Sistema SIGFE a las órdenes de compra recibidas.

4. Recepción, revisión de factura de proveedores en programa SIA.

5. Armar expedientes de Facturación, recopilando y adjuntando toda la documentación correspondiente Requerimiento Original con visaciones correspondientes, Orden de Compra Mercado público, Resolución, Factura, Recepción Conforme con visaciones correspondientes.

6. Supervisión y revisión de nóminas SIA, imprimir reporte SIA para envió de documentación a Encargada de Abastecimiento para revisión y Vº Bº.

1. Revisión y envió de documentación al departamento de Finanzas para revisión y Vº Bº. Una vez devuelta la nómina desde Finanzas realizar separación de antecedentes y enviar antecedentes a Contabilidad para devengamiento y pago a proveedores.

7. Realizar reporte consolidado mensual a Jefe de Logística y Encargada de

Abastecimiento de las facturas enviadas para su pago a Unidad de Contabilidad y Presupuesto con monto comprometido.

8. Atender consultas de proveedores y usuarios externos vía teléfono y correo electrónico institucional para seguimiento de procesos y gestión de facturación.

9. Ordenar registro digital de expediente enviados para pago a Unidad de Contabilidad y

Presupuesto.


APOYO ADMINISTRATIVO EXPEDIENTES DE FACTURACIÓN (PROGRAMA DE REINSERCIÓN LABORAL )

1. Recepcionar y despachar documentos y correspondencia interna y externa.


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2. Recepcionar y tramitar recepción de facturas.

3. Gestionar recepción de conformidad a facturas que no adjuntan recepción de conformidad.

4. Apoyar a Encargada de la Sección en Armar Expedientes de Facturación, recopilando y

adjuntando toda documentación correspondiente al requerimiento original con visaciones correspondientes, Órdenes de Compra Mercado Público, Resolución, Facturación Conforme con visaciones

5. Digitar Nómina en el sistema SIA.

6. Apoyar a Encargada de la Sección en Separación de expediente y envió a Unidad de Contabilidad y Presupuesto para pago a proveedores.

7. Escanear los expedientes de facturación tramitados.

8. Archivar diariamente documentos y órdenes de compra con su documentación de respaldo.

TÉCNICO ADMINISTRATIVO BODEGA DE INSUMOS MÉDICOS

1. Recibir diariamente las órdenes de compras enviadas por ejecutivas de compra de Unidad de Abastecimiento (mantenerlas archivarlas, según folio) y contactar a los proveedores para gestionar el despacho oportuno de los insumos de acuerdo a las fechas ofertadas por los proveedores.

2. Recibir diariamente los productos, desde los proveedores de acuerdo a las

especificaciones contenidas en la orden de compra, verificando que éstas se cumplan. Verificar cantidad, calidad, revisar que el envase y producto encuentre físicamente en perfectas condiciones, revisar que el insumo médico corresponda exactamente a lo indicado en el documento que extiende el proveedor y a lo indicado en orden de compra.

3. Revisar la documentación con la cual se recepcionan los artículos en bodega, guías de despacho y/o facturas y gestionar con proveedores en caso de errores de emisión.

4. Realizar la recepción conforme de los Insumos médicos en Sistema SIABI y Mantener actualizado los ingresos de productos recibidos por particulares y CENABAST a través de sistema SIABI.

5. Preparar las facturas para entrega oportuna en oficina de partes.

6. Mantener ordenado el archivo con copia de las recepciones sistema SIABI con fotocopias de facturas o guías correspondientes.

7. Gestionar oportunamente devoluciones de mercaderías por malos despachos y/o fallas

de productos por parte de proveedores.


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8. Efectuar el seguimiento de Notas de Crédito, cuando corresponda.

9. Mantener registro de documentos que se envían a otras Unidades que considere: fecha, número de recepción, orden de compra, número de guía de despacho o factura, proveedor y monto en pesos, unidad que recibe conforme la documentación.

10. Velar por el cumplimiento de las actividades de la sección, en cuanto a recepción, documentación soportante, registros, archivos.

11. Mantener una permanente relación de control de existencia para comparar saldos de artículos e Ingresar compras de los productos adquiridos a planilla de control excell.

12. Realizar inventarios mensuales de cuadratura de las bodegas en conjunto con Técnico Paramédico Titular y Apoyo, para así controlar vencimientos cercanos, productos con bajo stock, y otros. Revisar saldo bincard sistémica, stock actual contra saldo físico en bodegas.

13. Realizar inventario anual completo en conjunto con Técnico Paramédico Titular, Apoyo y el encargado de inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de vencimientos).

14. Mantener el orden interno de documentos en general y ordenamiento físico de cajas.

15. Realizar llamados a proveedores por productos pendientes de envío, según orden de compras emitidas por la unidad de Abastecimiento.

16. Registrar y gestionar reclamos por el portal CENABAST, ya sea por haber recibido productos defectuosos, productos fuera de programación o productos que no corresponden a bodega de insumos médicos.

17. Registrar Recepción de Facturas de Insumos Médicos en Plataforma web service de Portal CENABAST.

18. Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que su Jefe directo le asigne.

TÉCNICO PARAMÉDICO DE BODEGA DE INSUMOS MÉDICOS

1. Almacenar y distribuir los insumos médicos debidamente recepcionados dentro de la Bodega.

2. Mantener el orden de los bultos con productos recibidos diariamente.

3. Mantener la bodega ordenada y limpia.

4. Mantener todos los estantes rotulados, con identificación de cada uno de los productos, incluyendo nombre y código SIABI.


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5. Velar por la correcta conservación y resguardo de los insumos médicos almacenados en Bodega.

6. Velar por el cumplimiento de las actividades de la sección, en cuanto a recepción, almacenamiento y despacho de mercadería.

7. Administrar y despachar en Sistema SIABI las Solicitudes de Materiales a los diferentes servicios clínicos, unidades de apoyo y PYXIS.

8. Entregar pedidos según solicitud de materiales e Informe de despacho SIABI, revisando que estas solicitudes se hayan generado en forma correcta (Revisando pedidos de insumos según su cantidad en los empaques, etc.).

9. Contar los productos cada vez que se entregue un pedido en conjunto con la persona que está retirando el pedido y conservar una copia firmada del INFORME DESPACHOS SIABI.

10. Avisar a cada servicio y/o unidad cuando los pedidos estén listos para ser retirados, ya sea telefónicamente o por alta voz.

11. Realizar el conteo mensual de los productos en Bodega en conjunto con Técnico

Paramédico Apoyo Temporal y funcionario administrativo.

12. Realizar inventario anual completo en conjunto con Técnico Administrativo, Técnico Paramédico Apoyo y el encargado de inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de vencimientos).

13. Realizar otras actividades inherentes a su cargo y que su Jefe directo le asigne.

TÉCNICO PARAMÉDICO APOYO TEMPORAL DE BODEGA DE INSUMOS MÉDICOS

1. Apoyar a Técnico Paramédico Titular en sus actividades diarias, revisar y administrar Solicitudes de Materiales en Sistema SIABI para los Servicios Clínicos y PYXIS.

2. Preparar pedido (despacho) y entregar insumos médicos al Reponedor/a de dispensadores Pyxis según solicitud de materiales diariamente ingresada en Sistema SIABI, firmando la copia correspondiente.

3. Entregar pedidos según solicitud de materiales e Informe de despacho SIABI, revisando

que estas solicitudes se hayan generado en forma correcta (Revisando pedidos de insumos según su cantidad en los empaques, etc.).


5. Velar por la correcta conservación y resguardo de los insumos médicos almacenados en

Bodega.


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6. Controlar permanentemente las fechas de vencimiento de los productos almacenados en

bodega en los casos de productos con vencimiento e informar a Jefe Directo, para gestionar canjes o traspasos de estos, evitando mermas por vencimientos.

7. Realizar el conteo mensual de los productos en Bodega en conjunto con Técnico

Paramédico Titular y funcionario administrativo y así controlar vencimientos cercanos, productos con bajo stock, y otros. Al finalizar este inventario deberá informar por escrito los resultados a Jefe de Logística mediante documento, denominado “Informe de Inventario Mensual”, adjuntando informes de “Informe de Stock con Vencimientos Próximos 6 meses, Valorizado” (lista con vencimientos de los próximos 6 meses contados desde el mes de emisión del informe); "Informe de Stock con Baja Rotación, Valorizado" (lista de artículos con baja rotación, que indique fecha de último despacho y cantidad retirada); "Informe de Stock sobre 2 meses, Valorizado" (lista de productos con stock sobre 2 meses, según registro de despacho de bodega). Una vez finiquitada la contabilización de cada bodega, a más tardar el día 10 de cada mes se deberá entregar a Jefa de Logística o quien la subrogue un memo con los informes indicados.

8. Realizar inventario anual completo en conjunto con Técnico Administrativo, Técnico Paramédico Titular y el encargado de inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de vencimientos).

9. Realizar Recepción conforme manuales en formato papel de Insumos Médicos no ingresados en Sistema SIABI, Insumos dentales, insumos de laboratorio clínico, insumos para cirugías traumatológicas y maxilofaciales y registrar el número de la recepción correspondiente en Órdenes de compra de mercado público recibidas desde Abastecimiento. La recepción en papel, se hará en 3 copias, que serán distribuidas de la siguiente manera: Original: Factura en Oficina de Partes; 1º y 2°copia: Bodega de Farmacia.

10. Informar en caso de haber disconformidad en los artículos recepcionados al funcionario encargado, para que éste realice las gestiones respectivas.

11. Realizar informes mensuales según las responsabilidades específicas detalladas en

manual de procedimientos y otros informes a solicitud de su Jefatura directa.

ADMINISTRATIVO BODEGA DE FÁRMACOS Y SUEROS

1. Recibir diariamente las órdenes de compras enviadas por ejecutivas de compra de Unidad de Abastecimiento (mantenerlas archivarlas, según folio) y contactar a los proveedores para gestionar el despacho oportuno de los productos de acuerdo a las fechas ofertadas por los proveedores.

2. Recibir diariamente los productos, desde los proveedores de acuerdo a las

especificaciones contenidas en la orden de compra, verificando que éstas se cumplan. Verificar cantidad, calidad, revisar que el envase y producto encuentre físicamente en perfectas condiciones, revisar que el insumo médico corresponda exactamente a lo indicado en el documento que extiende el proveedor y a lo indicado en orden de compra.


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3. Revisar la documentación con la cual se recepcionan los artículos en bodega, guías de

despacho y/o facturas y gestionar con proveedores en caso de errores de emisión.

4. Realizar la recepción conforme de fármacos manual y en Sistema SIABI y Mantener actualizado los ingresos fármacos recibidos por particulares y CENABAST a través de sistema SIABI.

5. Preparar las facturas para entrega oportuna en oficina de partes.

6. Mantener ordenado el archivo con copia de las recepciones sistema SIABI con fotocopias de facturas o guías correspondientes.

7. Archivar continuamente, copia de las recepciones sistema SIABI con fotocopias de

facturas o guías correspondientes.

8. Gestionar devoluciones de mercaderías por malos despachos y/o fallas de productos por parte de proveedores.

9. Efectuar el seguimiento de Notas de Crédito, cuando corresponda.

10. Mantener registro de documentos que se envían a otras Unidades que considere: fecha,

número de recepción, orden de compra, número de guía de despacho o factura, proveedor y monto en pesos, unidad que recibe conforme la documentación.


12. Realizar inventarios mensuales de cuadratura de las bodegas en conjunto con Técnico Paramédico, para así controlar vencimientos cercanos, productos con bajo stock, y otros. Revisar saldo bincard sistémica, stock actual contra saldo físico en bodegas.

14. Realizar inventario anual completo en conjunto con Técnico Paramédico y el encargado

de inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de vencimientos).

13. Mantener el orden interno de documentos en general y ordenamiento físico de cajas.

14. Realizar llamados a proveedores por productos pendientes de envío, según orden de compras emitidas por la unidad de Abastecimiento.

15. Registrar y gestionar reclamos por el portal CENABAST, ya sea por haber recibido productos defectuosos, productos fuera de programación o productos que no corresponden a bodega de insumos médicos.

16. Registrar Recepción de Facturas de Insumos Médicos en Plataforma web service de Portal CENABAST.

17. Realizar y enviar al Servicio Salud Arauco vía correo electrónico, planilla con información mensual sobre compras y abastecimiento de medicamentos, CENABAST y particulares.


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18. Elaborar borrador de Ordinario y documentación de recepción de productos de Programas Ministeriales y Convenio Centralizado de Fármacos al Servicio de Salud Arauco.

19. Realizar informes mensuales según las responsabilidades específicas detalladas en manual de procedimientos y otros informes u otras actividades inherentes a su cargo y que su Jefe directo le asigne.

TÉCNICO PARAMÉDICO BODEGA DE FÁRMACOS Y SUEROS

1. Recibir diariamente los productos, despachados por los proveedores de acuerdo a las

especificaciones contenidas en la orden de compra, verificando que éstas se cumplan.

2. Almacenar y distribuir los productos debidamente recepcionados dentro de la Bodega.

3. Mantener el orden de los bultos con productos recibidos diariamente.

4. Controlar diariamente la temperatura de los refrigeradores, llevando un registro actualizado de la misma en planilla formato.

5. Conservar el orden dentro de la Bodega, de tal manera que los productos con el vencimiento más cercano deben egresar primero de Bodega. Mantener la bodega ordenada y limpia.


7. Velar por la correcta conservación y resguardo de los productos almacenados en Bodega.

8. Controlar permanentemente las fechas de vencimiento de los productos almacenados en

bodega en los casos de productos con vencimiento cercanos informar a Jefe Directo y Jefe de Farmacia, para gestionar canjes o traspasos de estos, evitando mermas por vencimientos.

9. Administrar y despachar en Sistema SIABI las Solicitudes de Materiales a la Unidad de

Farmacia y servicios clínicos como kinesiología y consultorio externo.

10. Informar mensualmente saldo de inhaladores Programa IRA – ERA a Jefa de Kinesiología.

11. Realizar una vez al mes un inventario de la totalidad de los medicamentos refrigerados

que se encuentran en dependencia de la Bodega de Fármacos, específicamente la última semana de cada mes calendario, este inventario deberá ser registrando en una planilla que incluya los siguientes datos: Fecha, Código SIABI, Descripción del Fármaco, Lote, Fecha de Vencimiento, Cantidad, y Observaciones, planilla que deberá ser firmada por ambas funcionarias y enviada vía Memo de Jefe de Logística o quien la subrogue y/o reemplace a Q.F. Jefe de Farmacia, dentro de los 5 días hábiles siguientes de la fecha


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de practicado el inventario.

12. Entregar pedidos en forma oportuna y en los plazos establecidos para los despachos según solicitud de materiales e Informe de despacho SIABI, revisando que estas solicitudes se hayan generado en forma correcta (Revisando pedidos de insumos según su cantidad en los empaques, etc.)


14. Avisar a cada servicio y/o unidad cuando los pedidos estén listos para ser retirados, ya

sea telefónicamente o por alta voz.

15. Realizar el conteo mensual de los productos en Bodega en conjunto con Administrativo para cuadratura de las bodegas y Mantener una permanente revisión de saldo bincard sistémica, stock actual contra saldo físico en bodegas. Al finalizar este inventario deberá informar por escrito los resultados a Jefe de Logística mediante documento, denominado “Informe de Inventario Mensual”, adjuntando informes de “Informe de Stock con Vencimientos Próximos 6 meses, Valorizado” (lista con vencimientos de los próximos 6 meses contados desde el mes de emisión del informe); "Informe de Stock con Baja Rotación, Valorizado" (lista de artículos con baja rotación, que indique fecha de último despacho y cantidad retirada); "Informe de Stock sobre 2 meses, Valorizado" (lista de productos con stock sobre 2 meses, según registro de despacho de bodega). Una vez finiquitada la contabilización de cada bodega, a más tardar el día 10 de cada mes se deberá entregar a Jefa de Logística o quien la subrogue un memo con los informes indicados.

20. Realizar inventario anual completo en conjunto con Administrativo y encargado de

inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de vencimientos).

16. Mantener una permanente relación de control de existencia para comparar saldos de artículos e Ingresar compras de los productos adquiridos a planilla de control excell.

17. Realizar informes mensuales según las responsabilidades específicas detalladas en

manual de procedimientos y otros informes a solicitud de su Jefatura directa.

ADMINISTRATIVO BODEGA DE ECONOMATO

1. Recibir diariamente las órdenes de compras enviadas por ejecutivas de compra de Unidad de Abastecimiento (mantenerlas archivarlas, según folio) y contactar a los proveedores para gestionar el despacho oportuno de los productos de acuerdo a las fechas ofertadas por los proveedores.

2. Recibir, Almacenar y ordenar los artículos adquiridos y recepcionados y Realizar recepción de los artículos vía sistema SIABI.


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3. Revisar los artículos despachados por los proveedores, verificar cantidad, calidad, esto de acuerdo a lo estipulado en la orden de compra emitida por la Unidad de abastecimiento.

4. Revisar la documentación con la cual se recepcionan los artículos en bodega, guías de despacho y/o facturas y gestionar con proveedores en caso de errores de emisión.

5. Preparar las facturas para entrega en oficina de partes.

6. Distribuir y despachar pedidos en forma mensual a las unidades según calendario de pedidos de bodega.


8. Avisar a cada servicio y/o unidad cuando los pedidos estén listos para ser retirados, ya

sea telefónicamente o por alta voz.

9. Realizar seguimiento a las órdenes de compra generadas en Unidad de Abastecimiento y efectuar llamados a proveedores por productos pendientes de envío.

10. Mantener actualizado los registros de ingresos, egresos y existencia de mercadería.

11. Mantener una permanente revisión de saldo bincard sistémica en SIABI, stock actual SIABI contra saldo físico en bodegas.

12. Registrar las compras a través del Sistema Siabi.

13. Generar las salidas mensuales correspondientes a cada servicio y/o unidad a través de Siabi.


15. Controlar vencimientos, en los casos de productos con vencimiento.

16. Realizar controles de existencia máxima y mínima, informar a la jefatura para que tomen las medidas correspondientes.

17. Mantener actualizados y ordenados los archivos con copia de: Factura o Guía de Despacho según corresponda, con su correspondiente Informe de Recepción de Compras SIABI, Orden de Compra del Mercado Público y Orden de Compra de SIABI.

18. Mantener las Bodegas ordenadas y limpias.



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22. Realizar inventarios mensuales de cuadratura de las bodegas para así controlar vencimientos cercanos, productos con bajo stock, y otros. Revisar saldo bincard sistémica, stock actual contra saldo físico en bodegas. . Al finalizar este inventario deberá informar por escrito los resultados a Jefe de Logística mediante documento, denominado “Informe de Inventario Mensual”, adjuntando informes de “Informe de Stock con Vencimientos Próximos 6 meses, Valorizado ” (lista con vencimientos de los próximos 6 meses contados desde el mes de emisión del informe); "Informe de Stock con Baja Rotación, Valorizado" (lista de artículos con baja rotación, que indique fecha de último despacho y cantidad retirada); "Informe de Stock sobre 2 meses, Valorizado" (lista de productos con stock sobre 2 meses, según registro de despacho de bodega). Una vez finiquitada la contabilización de cada bodega, a más tardar el día 10 de cada mes se deberá entregar a Jefa de Logística o quien la subrogue un memo con los informes indicados y generar Lista de compras.

15. Realizar inventario anual completo en conjunto con el encargado de inventario. (Este

debe incluir lotes y fechas de vencimientos).

19. Gestionar devoluciones de mercaderías por malos despachos y/o fallas de productos por parte de proveedores y Verificar recepción de nota de crédito cuando corresponda.

20. Ordenar documentos de la bodega en general y ordenamiento físico de cajas.

21. Recibir y entregar ajuares del PROGRAMA CHILE CRECE.

22. Llamar a los proveedores del programa CHILE CRECE CONTIGO, cuando se retrasa entrega de ajuares.

23. Recepcionar artículos y materiales no clínicos enviados desde el SERVICIO DE SALUD ARAUCO.

24. Informar a Encargado de Inventario, en forma mensual y vía correo electrónico, productos ingresados para ser registrados en los bienes inventariables del establecimiento.


ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE GESTOR PYXIS

1. Realizar funciones de gestión de sistema PYXIS.

2. Elaborar informes mensuales: a) Discrepancias, b) Transacciones nulas, c) cuadro comparativo marcaje v/s retiro de artículos, otros según necesidad.

3. Administrar y configurar dispensadores desde consola central.

4. Actualizar mapeo (distribución de espacio) de cada dispensador.


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5. Efectuar la Incorporación, modificación o eliminación de usuarios.

6. Asignar accesos y permisos del sistema, según corresponda, para administrar usuarios.

7. Realizar y actualizar protocolo de uso de los dispensadores PYXIS.

8. Efectuar la Incorporación, modificación o eliminación de artículos de los dispensadores y consola a solicitud de los usuarios.

9. Modificar altas médicas en sistema PYXIS a solicitud de los usuarios.

10. Realizar manual de procedimiento de reposición.

11. Actualizar la información (precios, códigos, etc.) de los artículos de los dispensadores.

12. Apoyar la planificación de pedidos de insumos de sistema PYXIS.

13. Realizar la Planificación y gestión de mantenciones de los dispensadores.

14. Capacitar a los usuarios según necesidades de la institución.

15. Supervisar mensualmente los insumos médicos de los dispensadores para controlar caducidad de los artículos.

16. Supervisar las actividades diarias de reponedor/a PYXIS y supervisión de conteo y limpieza total mensual de los dispensadores.

17. Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que su Jefe directo le asigne.

TÉCNICO PARAMÉDICO REPONEDOR PYXIS

1. Realizar diariamente reposiciones de Fármacos e Insumos Médicos de los 5

dispensadores PYXIS del Hospital.

2. Reponer artículos de dispensadores basado en Informe de reposición generado por la consola central y Realizar solicitudes de materiales en Sistema SIABI para reposición de productos en los dispensadores.

3. Detectar Discrepancias de artículos e informarlas a gestor Pyxis.

4. Retirar insumos y/o fármacos vencidos.

5. Realizar conteo y limpieza total mensual de los dispensadores.

6. Realizar otras actividades inherentes a su cargo y que su Jefe directo le asigne.


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1.6. RECURSOS FISICOS Y EQUIPAMIENTO El departamento de Logística, se encuentra ubicado en la planta baja del Hospital, las dependencias y áreas de trabajo están distribuidas de la siguiente forma:

• Oficina de Logística. • Oficina de Unidad de Abastecimiento. • Oficina de Funcionarios de Bodega. • Bodegas

Equipamiento Oficina de Logística: En la oficina de Logística, se encuentran 3 estaciones de trabajo permanentes, para Secretaria, Administrativo Pyxis y Jefa de Logística, con el siguiente equipamiento:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN 1 Escritorio ovalado 1 Escritorio ovalado con 3 cajones 1 Escritorio con 2 cajones 3 Sillas ergonómicas con altura ajustable y apoya brazos 2 Silla de tapiz (1 Azul - 1 verde) 2 Gabinete base con 2 puertas 1 Modular 3 puertas 9 bases 200 x160 cms. 1 Mueble 2 bases 60X 60 cms 2 PC All In One Olidata 1 Computador 1 Notebook Compac 1 Impresora HP LaserJet P1006 1 Impresora HP LaserJet P1102w Pyxis 1 Consola Pyxis 1 Teléfono Cisco 7960 1 Teléfono Cisco 7912

Equipamiento Oficina de Unidad de Abastecimiento: Se cuenta con soporte físico completo para Recurso Humano de 7 funcionarias. Lo que permite que los procedimientos de compras se realicen con los recursos disponibles en forma favorable. Este equipamiento incluye los 2 puestos de trabajo para la sección Expedientes de facturación. La planta física cuenta con los siguientes equipos:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN 7 Computadores 7 Sillas Ergonómicas 2 Teléfonos Cisco 7960 1 Teléfonos Cisco 7912 1 Equipo Fax Brother 1 Impresora RICOH Aficio MP 2500


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1 Impresora HP Laserjet Professional P 1102W 2 Muebles cardex 4 Muebles archivadores 2 Sillas tapizadas 7 Escritorios 2 Estantería mueble modular

Equipamiento Oficina de Funcionarios de Bodega: En esta oficina se encuentran 3 estaciones de trabajo para los funcionarios administrativos de Bodega de Insumos Médicos, Bodega de fármacos y Sueros y Bodega de Economato, además se cuenta con un escritorio y equipo computacional que utiliza para sus labores administrativas la reponedora Pyxis.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN 2 Escritorios madera color crema 1 Escritorios madera barnizado 3 cajones 120x70 cms. 1 Escritorio madera barnizado 1 cajón 100x40 cms. 1 Modular color crema 3 pts. 9 bases 200x150 cms. 1 Pizarra Acrílica 2 Sillas con brazo regulable color cobre 1 Silla tapiz color verde 1 Gabinete base 2 puertas 1 Equipo computacional (CPU L.G, Monitor plana L.G, Teclado, Mouse) 1 Impresora HP Laser Jet p3005n

1 Equipo computacional (CPU Amd 64 procesador Athlon, Monitor plana Samsung, Teclado, Mouse)

2 Equipo computacional Olidata (Teclado – Mouse) 1 Teléfono Cisco 7912

Equipamiento Bodegas de Farmacia: Equipamiento Bodega de Insumos Médicos:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN 1 Silla con brazo regulable color cobre 1 Mesón tres módulos 1 Escritorio 140x70 cm. 3 cajones Barnizado 1 Carro 3 bases Métalico cromado PYXIS

1 Equipo computacional (CPU L.G. - Monitor plana L.G. - 1 Teclado, 1 Mouse)

1 Teléfono Cisco 7912 1 Carro Metálico 3 repisa Cromado


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1 Escabel Metálico 2 peldaños 1 Escabel Metálico 3 peldaños 4 Repisas de 8 mts. 2 Repisas de 4 mts. 2 Repisas de 1,30 mts. 1 Repisa de 3 mts. 2 Repisa de 1,80 mts. 1 Frigobar Marca Daewoo

Equipamiento Bodega de Fármacos y Sueros:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN

1 Silla tapiz color cobre 1 Escritorio de 1 cajón 100x60 cms. 1 Refrigerador Phillips tropical 1 Refrigerador Fensa no Frost Advantage 7205 1 Refrigerador Madensa Nordik 470 (05-2008) 1 Carro 3 bases Arquimed

1 Equipo computacional (CPU L.G - Monitor plana L.G – Teclado – Mouse)

1 Teléfono Cisco 7912 1 Repisa Metálica de 5 Mts. 1 Repisa Metálica de 50 cms. 3 Repisas Metálicas de 2,30 Mts. 2 Repisas Metálicas de 1,80 Mts. 1 repisa metálica de 3,10 Mts. 1 Repisa metálica de 2 Mts. 1 Escabel 3 peldaños

BODEGA ALMACENAMIENTO DE SUEROS 1 Repisa Metálica 2 espacios 177 cms. 1 Repisa metálica 3 espacios 270 cms. 1 Repisa metálica 2 espacios 140 cms.


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Equipamiento Bodega de Economato:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN

BODEGA NRO. 1 Artículos de Escritorio - Impresos - Alimentación

4 Repisas tamaño 3,50 cms. 3 espacios

5 Repisas tamaño 2,60 cms. 3 espacios

2 Repisas tamaño 1,06 cms. 1 espacio

1 Repisa tamaño 2 mts. 2 espacios 1 Escritorio 3 cajones 95x50 cms.

1 Vitrina mixta de 2 pts. Con vidrios 120x156 cms.

1 Silla Metálica tapiz negro

1 Estufa Eléctrica Ursus Trotter

1 Carro de Acero Inox. Para bultos 2 bases

1 Escabel 3 peldaños

BODEGA NRO. 2 Artículos de Aseo - Ropa y/o Textiles

2 Repisas tamaño 177 cms. 2 espacios

1 Repisa tamaño 270 cms. 3 espacios

1 Repisa tamaño 106 cms. 1 espacio

1 Escritorio 3 cajones mixto 100 x50 cms.

BODEGA CHILE CRECE

CANTIDAD DESCRIPCIÓN 1 Carro Metálico para máquina escribir

2 Repisas Metálicas 1 cp. Con 3 bases

1 Repisas Metálicas 2 cp. Con 3 bases

1 Silla tapiz negro

1 Silla tapiz celeste


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2.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

Actualizado por: Ing. Carla Borguero Paz – Encargada de abastecimiento Ing. Nancy Leal Montoya - Jefe Logística


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INDICE INTRODUCCION…………………………………………………………….……..… . 1.1. Objetivo General…………………………………………….………….. 1.2. Objetivos Específicos……………………………………….………….. 1.3. RR. HH…………………………………………………….….………….

2.1 Definiciones……….…………………..………………………………………. 2.2 Normativa que regula el proceso de Compra……………………………… 2.3 Organización del Abastecimiento en la Institución………………………… 2.3.1 Personas y Unidades involucradas en el proceso de Abastecimiento…………………………………………………………. 2.3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de Abastecimiento…………………………………………………………. 2.3.3 Condiciones básicas del proceso de Abastecimiento………………. 2.4 Procedimiento planificación de Compras…………………………………… 2.5 Proceso de Compra……………………………………………………… 2.5.1 Proceso de compra bienes y servicios de baja complejidad…….…. 2.5.2 Compra a través de Chile compra Express………………..…………. 2.5.3 Compra a través de convenios de suministro vigentes……….…….

2.5.4 Compra mediante trato directo menor a 100 UTM…………………… 2.5.5 Proceso de compra bienes y servicios de alta complejidad………… 2.5.6 Compra por licitación Pública…………………………………………... 2.5.7 Compra por licitación Privada………………………………………… . 2.5.8 Formulación de Bases………………………………………………….. .

2.6 Evaluación de Ofertas………………………………………………….…….. 2.6.1 Criterios de Evaluación………………………………………………... 2.6.2 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad……….. 2.6.3 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad………… 2.7 Cierre de Procesos………………………………………………………...….. 2.7.1 Fundamentación de la decisión de compra………………………….. 2.7.2 Comunicados de resultados y agradecimientos…………………….. 2.7.3 Resolución de inquietudes…………………………………………….


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2.8 Recepción de bienes y servicios…………………………………………….. 2.9 Procedimiento de pago……………………………………………………….. 2.9.1 Respaldar el pago con la recepción conforme……………… …… 2.9.2 Realizar resolución de pago………………………………………… 2.10 Política de inventario………………………………………………………... 2.10.1 Objetivos específicos………………………………………………… 2.10.2 Alcance………………………………………………………………... 2.10.3 Preparación de inventario……………………………………………. 2.10.4 Bodega de materiales………………………………………………… 2.10.5 Reposición de Stock………………………………………………….. 2.11 Gestión de contratos de proveedores………………………………………. 2.12 Manejo de incidentes……………………………………………………….. 2.12.1 Incidentes internos…………………………………………………… 2.12.2 Incidentes externos…………………………………………………... 2.12.3 Comité de ética………………………………………………………..

2.13.- Áreas que intervienen en los procesos de compras, diagrama de flujo..


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INDICE INTRODUCCION………………………………………………………………… 1.1. Objetivo General…………………………………………………….. 1.2. Objetivos Específicos……………………………………………….. 1.3. R.R. HH …………………………..…………………….…………… 2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.1. Normativas Generales ………………………………………….. 2.1.1. Normativas y procedimientos del SIGFE ……………………… 2.1.2. Normativa y Procedimientos del Sistema SIA ………………… 2.1.3. Normativa Procedimiento de Factura….………………….……. 2.2. Procedimientos …………………..………………………….…… 2.2.1. Procedimiento del compromiso ………………………….…….. 2.2. 2. Flujograma de proceso de orden de compra …………….….. 2.2.3. Procedimiento de factura ……………………..………………… 2.2.4. Flujograma proceso de factura…………………………………. 3. BIBLIOGRAFIA ………………………………………………………………..


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INTRODUCCIÓN La Unidad de Abastecimiento, depende directamente del departamento de Logística, esta unidad se relaciona directamente con todos los servicios del Hospital quienes necesitan los recursos en forma oportuna y adecuada. Para eso los funcionarios que se desempeñan en esta Unidad requieren conocimientos técnicos y pautas a seguir, para el desarrollo eficiente de sus actividades.

Cabe destacar, que los principios orientados en los procedimientos de Compras y

Contratación Pública son: Eficacia: Entendida como la necesidad de que las compras permitan satisfacer una

necesidad efectiva relacionada con los objetos de la organización. Eficiencia: En términos de utilizar de la mejor manera posible los recursos disponibles para

satisfacer los requerimientos. Esto se traduce en dos aspectos, por un lado, cuidar que la relaciona entre la calidad de los productos y sus costos sean adecuados y, por otro lado que el proceso de compra sea realizado sin usar más recursos de lo estrictamente necesario.

Transparencia: Como se trata de recursos públicos, es necesario que los procesos de

compra y contratación den garantía de transparencia a todos los actores implicados. Se trata de cuidar que la información se encuentre disponible para quien lo quiera, de manera de evitar situaciones poco claras, discriminatorias, o que atenten contra la competencia

Con fecha 31 de Diciembre de 2007 entró en vigencia Manual de procedimiento de

adquisiciones, que se dicta en cumplimiento de lo establecido en Decreto N° 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley Nº 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. Esta nueva versión actualizada comenzará a regir al quedar completamente tramitado el acto administrativo que lo aprueba.

Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a título

oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la institución, es decir, a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886.

El objetivo de este manual es definir la forma en común que esta institución realiza los

procesos de compra y contratación para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento.

Este manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de esta

institución. A continuación, presentamos el manual organizacional y de procedimientos de la Unidad

de Abastecimiento.


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1.1. OBJETIVOS UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Llevar a cabo todos los procesos de compra y Licitaciones, con el debido respaldo de documentación y tramitación, bajo las modalidades de Compras indicadas en la Ley N°19.886 Ley de compras y Contratación Pública y su reglamento.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS La unidad de Abastecimiento tendrá por objeto adecuar el suministro de los insumos y elementos que requieren los servicios y dependencias del establecimiento para ejecutar sus actividades, desempeñándose de la siguiente forma:

a) Colaborar con la Sub-Dirección Administrativa del establecimiento, en el estudio y formulación de los programas anuales de compra no centralizadas.

b) Materializar los programas de compras descentralizadas, obteniendo cotizaciones y

velando por la entrega oportuna a los usuarios requirentes, además de coordinarse con la Sección de Contabilidad y Finanza para el pago oportuno a los proveedores.

c) Desempeñar las demás funciones y tareas que el Director o el Sub-Director

Administrativo le encomienden en las materias de su competencia.

d) Proporcionar normas, reglamentos e instrucciones a los diferentes procesos de compra que se realizan en el Hospital de Curanilahue.

e) Servir como documento de apoyo para la ejecución de las actividades propias de la

Unidad de Abastecimiento. 1.3. RECURSOS HUMANOS ABASTECIMIENTO Dotación de personal Ley :

• 1 Profesional a Contrata Encargado de la Unidad. • 1 Profesional Titular Encargada de Expedientes de Facturación • 2 Administrativos a contrata como Ejecutivas de Compras • 1 Administrativo a Honorarios como Ejecutiva de compras • 2 Funcionarios de Pro-empleo como Apoyo Administrativo


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2.1. Definiciones Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación: • Bodega : Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y

consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica.

• Boleta de Garantía : Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como

función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratación sea superior a UTM 1000 será siempre exigible.

• Factura : Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de

productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra. • Guía de Despacho : Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar

mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución. • Orden de Compra / Contrato : Documento de orden administrativo y legal que determina el

compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo establezcan los procedimientos.

• Plan Anual de Compras : Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter

referencial, que la institución planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante. 1

• Portal Mercadopúblico : (www.mercadopublico.cl), Sistema de Información de Compras y

Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública2, utilizado por las ÁREAS O UNIDADES DE COMPRA para realizar los procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o Servicios.

• Requerimiento : Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que el

Usuario Requirente solicita al Área o Unidad de Compra del Organismo. • Resolución : Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se

contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública. • Siglas : Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrán los

siguientes significados:

1 Artículo 99 Reglamento de la Ley 19886. 2 Artículo 19 ley de Compras Públicas 19.886


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• AG : Administración General. • ADQ : Adquisición. • CM : Convenio Marco. • Mercado público : Dirección de Compras y Contratación Pública. • LP : Licitación Pública. • LE : Licitación Privada • OC : Orden de Compra • SP : Servicio Público. • TDR : Términos de Referencia. • UC : Unidad de Compra.

2.2. Normativa que regula el proceso de compra • Ley N°19886, de Bases sobre Contratos Administrati vos de Suministros y Prestación de

Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones. • Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda , que aprueba el Reglamento de la Ley

N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modifi caciones. • DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575

Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. • Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los

Actos de los Órganos de la Administración del Estado. • Resolución N°520, de 1996, de la Contraloría Gener al de la República, que fija el texto

refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

• Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año. • Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas,

sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

• Ley de Probidad Nº16.653. • Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha

firma N°19.799. • Políticas y condiciones de uso del Sistema Mercado público, instrucción que la Dirección de

Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el portal www.mercadopublico.cl • Directivas de Mercado público.


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2.3 ORGANIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO EN LA INSTITUCI ÓN

2.3.1 Personas y unidades involucradas en el proces o de abastecimiento

Las personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de la institución son: • Director del Establecimiento : Responsable de generar condiciones para que las áreas de

la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas. Así también es responsable de la elaboración, publicación y control del cumplimiento del presente manual.

• Sub-director Administrativo : Nombrado por la Autoridad de la Institución, corresponde a un perfil Administrador del sistema www.mercadopublico.cl, el cual es responsable de: 3 • Crear, modificar y desactivar usuarios • Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores • Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra • Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.

• Jefe de Logística: Nombrada por la autoridad de la institución, correspondiendo al perfil de

Supervisor, encargada de visar los procedimientos de Abastecimiento.

• Encargado de Unidad de Abastecimiento: Nombrada por la autoridad de la institución correspondiente a Perfil Supervisor, encargada de visar los procedimientos de compras de las ejecutivas de compras y supervisará, revisará y controlará los procedimientos efectuados en su Unidad.

• Usuario Requirente : Todos los funcionarios de la institución con facultades específicas para

que a través de www.mercadopublico.cl o de documentos internos, generan requerimientos de compra. Los Usuarios requirentes deben enviar a la Unidad de Abastecimiento, quienes a través mercado público los procesos administrativos internos, de los requerimientos generados.

• Unidad Requirente : Unidad a la que pertenece el Usuario Requirente.

• Unidad de Abastecimiento : Unidad encargada de coordinar la Gestión de Abastecimiento de la institución y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios Requirentes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada.

• Bodega : Dependiente del Departamento de Logística, encargada del almacenamiento, registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de la Institución.

• Ejecutivos/as de compras (Compradores) : Funcionarios de la Unidad de Abastecimiento,

usuarios de www.mercadopublico.cl, quienes realizan los procesos de compra a través del

3 Perfiles Usuario en : https://www.mercadoupublico.cl/portal/terminos_condiciones.html


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Porta, generación de fichas y/o bases administrativas, anexos, en general procesar los requerimientos generados por los Usuarios Requirentes que se les asignan y posteriormente a través del sistema SIABI.

• Supervisores/as de Compras : Funcionarios encargados de revisar y de validar los

requerimientos de compra para posteriormente publicarlos en www.mercadopublico.cl. Además, debe autorizar las publicación de las licitaciones y las órdenes de compra, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofertas a través de www.mercadopublico.cl, el Supervisor de Compras debe realizar el proceso de adjudicación en el Portal, en virtud de lo resuelto en la resolución de adjudicación respectiva, realizada de acuerdo a la recomendación de la comisión de evaluación y los criterios de evaluación definidos.

• Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra : Sub-Dirección Administrativa, Jefe de Finanzas, todos partícipes conforme a su función siendo en general, la de asignación y/o autorización de Marcos Presupuestarios, de registro de los hechos económicos, y de materialización de los pagos, respectivamente. Estas Unidades, que se mencionan en función de su rol, apoyan la gestión de abastecimiento de la institución.

• Comisión de Evaluación : Grupo de funcionarios de la organización convocadas para

integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación. Su creación será necesaria siempre que se realice una licitación, sea ésta pública o privada, y estará consignada en la respectiva resolución que aprueba las respectivas Bases de Licitación.

• Departamento de Asesoría Jurídica del S.S.A. : Responsable de velar por el control de la

legalidad de los actos y contratos administrativos de la institución, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, prestar asesoría a los encargados de cada Unidad de Compra en materias jurídicas y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administración.

2.3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de

abastecimiento

Se entiende como competencias los conocimientos, técnicas y habilidades con que deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institución.

Dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública- Mercado Público. “Artículo 62º. Licitaciones en soporte papel:

Las entidades podrán efectuar los Procesos de Compras y la recepción total o parcial de ofertas fuera del Sistema de Información, en las siguientes circunstancias: 1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles proveedores no cuentan con los medios tecnológicos para utilizar los sistemas electrónicos o digitales


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establecidos de acuerdo al Reglamento, todo lo cual deberá ser justificado por la Entidad Licitante en la misma resolución que aprueba el llamado a licitación. 2. Cuando haya indisponibilidad técnica del Sistema de Información, circunstancia que deberá ser ratificada por la Dirección. 3. Cuando en razón de caso fortuito o fuerza mayor no es posible efectuar los Procesos de Compras a través del Sistema de Información. 4. Cuando no exista de manera alguna conectividad en la comuna correspondiente a la Entidad Licitante para acceder u operar a través del Sistema de Información. 5. Tratándose de contrataciones relativas a materias calificadas por disposición legal o por decreto supremo como de naturaleza secreta, reservada o confidencial. En el caso de las garantías, planos, antecedentes legales, muestras y demás antecedentes que no estén disponibles en formato digital o electrónico, podrán enviarse a la Entidad Licitante de manera física, de acuerdo a lo que establezcan en cada caso las Bases”.

2.3.3 EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO El abastecimiento es un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos actores, como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc.

Tal como se muestra en la figura precedente, el proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas, éstas son:

Definición de requerimientos Selección del mecanismo de compra Llamado y recepción de ofertas Evaluación de las ofertas Adjudicación y formalización Ejecución y gestión del contrato

El Proceso del abastecimiento en la Institución: Co ndiciones Básicas

El Usuario Requirente enviará a la Unidad de Abastecimiento, a través de una Solicitud de Compra, el detalle de los bienes o servicios que se requieren adquirir junto a las especificaciones técnicas y/o bases Técnicas respectivas, además deberá indicar los criterios de


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evaluación, considerando un plazo mínimo de anticipación a la entrega del requerimiento según los siguientes parámetros:

• Para contrataciones menores a 100 UTM: 5 días de anticipación • Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM: 10 días de anticipación • Para contrataciones mayores a 1000 UTM: 15 días de anticipación

Respecto del monto asociado a la adquisición de un producto, éste se calculará conforme al valor total de los productos requeridos, y para la contratación de un servicio, por el valor total de los servicios por el período requerido. La Solicitud de compra enviado deberá contener al menos: • Individualización del producto o servicio a contratar. • Cantidad requerida. • Monto total estimado para la contratación. • Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere. • Especificaciones Técnicas y/o Bases Técnicas. • Criterios, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten. Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la Institución, deberá realizarse a través de www.mercadopublico.cl. Este será el medio oficial para la publicidad de los llamados a licitaciones o trato directo. De la misma forma se deben utilizar solamente los formularios definidos por Mercado público para la elaboración de Bases y Términos de referencia, los que se encuentran disponibles en www.mercadopublico.cl. Las excepciones a este proceder se encuentran claramente reguladas en el Art. 62 del Reglamento de la Ley 19.886. La Ley 19.886 de Compras Públicas establece cuatro grandes tipos de adquisición o mecanismos de compra, las que se ilustran en el siguiente esquema:

1. Catálogo Electrónico de Convenios Marco: Se trata de un sistema pensado especialmente para las compras habituales o estándares. La Dirección ChileCompra realiza licitaciones públicas a partir de las cuales elabora el Catálogo Electrónico. De acuerdo a lo establecido por la Ley de Compras Públicas, la mayoría de las adquisiciones debieran realizarse por esta vía, ya que el procedimiento con que se realiza da amplias garantías de transparencia y permite compras eficaces y eficientes.

2. Licitaciones Públicas: Al igual que en el caso anterior se trata de un mecanismo que

garantiza la transparencia, eficacia y eficiencia. Por lo tanto, su uso corresponde siempre, a menos que el producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico o corresponda a una excepción contemplada en la Ley. Es un proceso de amplia participación, ya que es un llamado abierto.


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3. Licitaciones Privadas: Se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la Ley, restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. A diferencia de la Licitación Pública, en este mecanismo concursan sólo los proveedores invitados por la entidad licitante.

4. Trato Directo: También se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la Ley,

restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. Puede ser un proceso abierto o privado, o la emisión directa de la orden de compra a un proveedor, dependiendo de la excepción que se trate.

Con la Solicitud de Compra, el Ejecutivo/a de Compra procederá a ejecutar el procedimiento de contratación correspondiente, en función de los siguientes criterios: a. Compras y Contrataciones inferiores a UTM 3 (imp uestos incluidos).

En estos casos, el Encargado de la Unidad de Abastecimiento resolverá, previa autorización de Jefe directo, de acuerdo a las siguientes reglas: • Requerimiento previo, por escrito, de la Unidad Requirente, en el formulario correspondiente. • La Unidad Requirente del bien o servicio a adquirir deberá fundamentar claramente la razón

o motivo que origine su adquisición. • Adjuntar 3 cotizaciones, de acuerdo a la normativa vigente. b. Compras y Contrataciones superiores a UTM 3 e in feriores a UTM 100 (impuestos

incluidos). La Encargada de la Unidad de Abastecimiento, previa autorización de su Jefe directo, resolverá, ejecutará y delegara estas compras y contrataciones. En estas contrataciones se procederá de acuerdo a las siguientes reglas: • Requerimiento previo por escrito de la División o Departamento que lo formula, el que

deberá ser autorizado por Jefe de Sección Logística y Encargada de la Unidad de Abastecimiento, en función de la fundamentación de su adquisición y de la disponibilidad presupuestaria.

• La unidad Requirente deberá redactar los contenidos básicos de términos de referencia, o

bases de licitación, según sea el caso, en las que se establezcan los aspectos administrativos más fundamentales, tales como: definición técnica del bien o servicio, forma de pago, plazo de entrega, garantía de fabricación y todas las características necesarias para individualizar el bien o servicio y las condiciones de prestación. Las bases de los procesos de licitación deberán ser visadas por el Departamento Jurídico.

• Se deberán publicar los llamados a licitación o cotizaciones a través del Sistema de

Información www.mercadopublico.cl, salvo los casos de indisponibilidad señalados en el Reglamento de la Ley N° 19.886 4.

4 Artículo 62 del Reglamento de la Ley 19.886. Éste se encuentra definido en el punto 3.3 Proceso de

abastecimiento en la Institución: Condiciones Básicas.


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• Las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos

los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por el Encargado de la Unidad de Abastecimiento.

• Los cuadros comparativos que se elaboren sobre la base de la información recibida a través

del Sistema, deben ser completos y fundamentados y atenderán a todos los criterios de evaluación definidos.

• La resolución de adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación

desierto, deberá ser visada por Encargado de Abastecimiento, Jefe de Logística, Subdirector Administrativo y firmada por el Director.

c. Compras y Contrataciones Superiores a UTM 100 (i mpuestos incluidos). Resuelve el Director del Establecimiento de acuerdo a las siguientes reglas: • Se seguirán las mismas reglas establecidas precedentemente. Asimismo, las resoluciones

que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por él previa delegación de facultades emitidas por el Director del Servicio de Salud Arauco, previa visación del Departamento de Asesoría Jurídica.

• La Resolución de Adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación

desierto, será suscrita directamente por el Director del Establecimiento. Una vez ejecutado el proceso de contratación seleccionado, los productos o servicios requeridos son entregados, según las condiciones establecidas en la solicitud de compra al Usuario Requirente, quien deberá evaluar su conformidad con los productos o servicios recibidos, a través de www.mercadopublico.cl. 2.4 Publicación de Plan de compras en Portal www.m ercadopublico.cl Cada Unidad de la Institución debe elaborar un Plan Anual de Compras que debe contener los procesos de compra de bienes y/o servicios que se realizarán a través del sistema www.mercadopublico.cl, durante el año siguiente, con indicación de la especificación a nivel de artículo, producto o servicio, cantidad, periodo y valor estimado. Procedimiento: 1. La Jefe de Administración y Finanzas envía Instrucciones acerca de la formulación del

Anteproyecto Presupuestario.

2. La Unidad de Abastecimiento recepciona esta información y se encarga de procesar. 3. El encargado de la unidad de Administración (Mercad o Público) , durante el mes de

Enero se solicitan los requerimientos de bienes y servicios a contratar el año siguiente a todas las Unidades demandantes a nivel nacional.


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4. Las Unidades Demandantes recepcionan la solicitud, completan formulario de bienes y servicios a contratar el año siguiente y lo envían a Administración o Unidad que determine la Institución.

Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y fungible, se debe considerar a lo menos las siguientes variables:

• N° de personas que componen la unidad • La cantidad de producto que ocupa cada persona • La frecuencia del uso del producto • La información histórica de consumo de bienes y servicios • Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar • Disponibilidad Presupuestaria

Para el caso de material estratégico , se deben considerar las siguientes variables:

• Consumos históricos • Stock de reserva • Disponibilidad Presupuestaria

Para la contratación de servicios y proyectos , se deben considerar las siguientes variables:

• Proyectos planificados a ejecutar en el período. • Carta Gantt de Proyectos • Cuantificación de Servicios de apoyo en función de Proyectos

5. La Unidad de Abastecimiento durante el mes de Septiembre, recepciona información de

requerimientos y la analiza a través de la evaluación de las siguientes variables: • Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual. • Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingencial y excepcional. • Stock en bodega. • Unidades que comprometan en su gestión nuevos consumos, productos, etc. Está información es relevante para la planificación correcta de los insumos a comprar el año siguiente.

6. La Unidad de Abastecimiento , durante el mes de Noviembre, con los datos obtenidos,

recopilados y analizados procede a consolidar la información para construir el plan de compras exploratorio del siguiente año, y la envía a la unidad que consolida el proceso de planificación de compra en la Institución.

7. El Encargado de Compras Institucional a través de s u Jefatura de Logística en el mes

de Noviembre, recepciona la información, y evalúa el contenido respecto a cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe.

8. Se recepciona Presupuesto Marco aprobado por el Congreso, Ministerio de Hacienda,

Dirección de Presupuestos y entes que los regulan, ítem izado por las partidas globales. 9. La Jefatura de Finanzas informa a las unidades requirentes el Presupuesto Marco. 10. Las Unidades Demandantes son informadas sobre Presupuesto Marco, y reciben

información acerca de la planificación de compras institucional.


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11. El Encargado de Compras Institucional genera propuesta de Plan de Compras, de acuerdo a formatos entregados por la Dirección de Compras y Contratación Pública cada año, y cuadra con el presupuesto asignado, dentro de las partidas indicadas por la legislación chilena en esta materia. Paralelamente genera Plan de Compras ítem izado de acuerdo a formato del Clasificador Presupuestario, indicado en las instrucciones presupuestarias de cada año, generado por la Dirección de Presupuestos.

12. Publicación del Plan de Compras en el sistema de in formación : La Administración o

Unidad que determine la institución se encargará de revisar, ingresar, modificar, enviar a aprobar, y aprobar el plan de compras.

13. El Administrador del Sistema mercado público en la Institución aprueba el Plan de

Compras y lo publica en el Sistema de Compras y Contratación Pública, el que genera un Certificado que acredita el ingreso y publicación. La aprobación del Plan en el sistema se realiza sólo una vez, sin perjuicio de las posteriores modificaciones que se pudieran informar a través del sistema en otra ocasión, oportunidad y modalidad que son informadas por la Dirección de Compras y Contratación Pública.

14. Difusión del plan de compras al interior de la Inst itución : El departamento de Logística

se encargará de difundir el Plan de compras, con el objetivo de que sea conocido por todas las Unidades Demandantes de la Institución.

15. Ejecución del Plan de Compras: Las Unidades demandantes envían solicitudes de bienes

y/o servicios a la Unidad de Abastecimiento, basándose en la programación de compras realizada o, en la medida de que se presentan sus necesidades. Una vez recibido el Requerimiento por parte de la Unidad de Abastecimiento, se procederá a hacer entrega del producto si es que se encuentra en bodega, o en caso contrario, recepcionará la solicitud y procederá a realizar compra de producto y/o servicio solicitado, de acuerdo a los procedimientos descritos anteriormente.

16. El Encargado de Compras Institucional efectuará el seguimiento del Plan, comparándolo con las compras y contrataciones realizadas por cada partida, ítem, que corresponda. Esta Unidad será la responsable de sugerir mecanismos de control para efectuar mejoramiento continuo del proceso de planificación anual para el próximo año calendario.

17. Modificaciones y Actualizaciones : El plan de compras podrá ser modificado cuando el

organismo lo determine, lo cual podrá ser informado en el Sistema en la oportunidad y modalidad que la Dirección de Compras determine. En estos casos se procederá según lo dispuesto en los puntos 9, 13,14 y 15.

2.5 Proceso de Compra

2.5.1 Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad Para la contratación de bienes y servicios de baja complejidad, cuya definición no requiera de competencias técnicas mayores, y cuyo monto involucrado no supere las UTM 100, la institución revisará primeramente el catálogo Chile compra Express.


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En caso que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo Chile compra Express, el Supervisor de Compras verificará si la institución cuenta con convenios de suministro vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos. De existir convenios de suministro vigentes, el Supervisor de Compras enviará la respectiva OC preparada por el Ejecutivo/a de Compras. En caso de no contar con convenios de suministro vigentes, el Supervisor de Compras evaluará la pertinencia de generar un nuevo convenio, considerando la periodicidad con que se requieren los productos o servicios respectivos, la posibilidad de agregar compras y de obtener descuentos por volumen. En caso de determinar que se generará un nuevo convenio de suministro, la adquisición se considerará como una compra compleja y se aplicará el procedimiento definido al efecto en el presente manual. En caso contrario, ajustándose a lo indicado en el art. 8 de la ley de Compras y 10 del reglamento de la mencionada ley, se procederá a realizar una contratación a través de Trato Directo, previa Resolución Fundada que autorice la procedencia de éste.

2.5.2 Compra a través de Catalogo Chile compra Expr ess

Paso 1: Completar solicitud de compra. Todo Servicio, Departamento, Sección o Unidad que requiera un producto o servicio, no incluido en el Plan Anual de Compras, debe completar el Solicitud de compra, formato que se adjunta al final de este Manual. Paso 2: Autorización del Requerimiento El Jefe de Servicio, Departamento, Sección o Unidad del que emana el requerimiento, en caso de estar de acuerdo con lo solicitado, firma el Solicitud de compra; posteriormente lo envía a visación de la Subdirección correspondiente a su área, éste lo envía a la Subdirección Administrativa, quien lo deriva al Departamento Finanzas, para la aprobación de los recursos y la asignación de Ítem Presupuestario, una vez terminado este proceso lo envía al Departamento de Logística, para que éste lo revise lo apruebe y derive a la Unidad de Abastecimiento para que gestione la compra. En caso de presentar reparos a lo solicitado, se devuelve el formulario de Solicitud de compra al remitente, con sus observaciones. Para estos efectos sólo será válido el formulario de Solicitud de Compra que se adjunta al final de este Manual. Paso 3: Revisión y Aprobación del requerimiento La Unidad de Abastecimiento revisa el Solicitud de compra, verifica que no tenga errores ni le falten datos, para comenzar con el proceso.

Paso 4: Emisión orden de compra Una vez revisado el Solicitud de compra, la Unidad de Abastecimiento asigna el requerimiento a un Ejecutivo/a de compra para genere la respectiva orden de compra a través del catálogo Chile compra Express.5 Con todo, en este caso, luego de haber informado a Mercado público, el Ejecutivo/a de compra podrá recurrir la licitación pública o en su defecto a alguno de los procedimientos de excepción que la ley de compras establece.

5 El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el

Capítulo 11 del presente manual.


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Paso 5: Solicitar Compromiso Presupuestario Con la orden de compra generada, el Ejecutivo/a de compra deberá solicitar el compromiso presupuestario correspondiente, indicando claramente la información del centro de responsabilidad, el producto estratégico, subproducto específico y el programa presupuestario. Paso 6: Firma de documento compromiso presupuestari o por encargado Si el compromiso presupuestario se realizó, el encargado de compromiso firma la documentación y le registra el N°ID correspondiente , así como la ratificación de la cuenta presupuestaria con sus iniciales. Paso 7: Firma de documento compromiso presupuestari o por autoridad Posteriormente, este documento debe ser revisado y firmado por la autoridad competente. En caso de que existan observaciones antes de la firma, la autoridad competente devuelve al Ejecutivo/a de compra el documento. De lo contrario solicita el Visto Bueno (V°B°) del jefe de departamento donde emana el requerimiento. Paso 8: Envío OC al proveedor Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B° , el Supervisor de compra envía la Orden de compra al proveedor. Paso 9: Aceptación OC por el proveedor y despacho d e bienes y/o servicios El proveedor acepta la orden de compra y la envía los bienes o servicios. Paso 10: Informar recepción conforme para pago Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario Requirente la emisión del Informe de Recepción conforme, que funda el pago. Lo envía al Departamento o Subdepartamento, registra el número respectivo interno y lo envía a Finanzas para pago y la evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de Abastecimiento para su registro, control y gestión. Observaciones Respecto del Proceso de Compra a través de catalogo Chile compra Express En caso que el Ejecutivo/a de Compra, considerando todos los costos y beneficios asociados a la compra o contratación del producto o servicio motivo del requerimiento, identifique condiciones objetivas, demostrables y substanciales, que configuren una oferta más ventajosa que la existente en Chile compra Express para el producto o servicio en cuestión, debe informar esta situación a Mercado público, a través del formulario web disponible al efecto en www.mercadopublico.cl. Además, el Ejecutivo/a de compra deberá respaldar la información en virtud de una posible auditoria. En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, la Unidad de Abastecimiento le enviará reportes que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificación del proveedor.


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2.5.3 Compra a través de convenios de suministro vig entes de la Institución Paso 1: Completar formulario requerimiento Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, pero contenido en un convenio de suministro vigente en la institución, debe completar el formulario de solicitud de compra. Paso 2: Autorizar requerimiento El requirente técnico envía solicitud de compra a la sección Logística, quien revisa, aprueba y lo deriva a la Unidad de Abastecimiento quien comienza con el proceso de compras. Paso 3: Revisión y aprobación requerimiento La Unidad de Abastecimiento revisa el Solicitud de compra, para verificar que no tenga errores ni le falten datos, revisa saldos en la planilla de requerimientos e informa al requirente los saldos de convenio. Paso 4: Asignación del Ejecutivo/a responsable y se lección del proveedor En caso de que el producto o servicio requerido se encuentre disponible en un convenio de suministro vigente, el Encargado de la Unidad de Abastecimiento asigna el requerimiento a un Ejecutivo/a de compra, para que genere el respectivo proceso de compra a través www.mercadopublico.cl. 6 El Supervisor de Compra determina a qué proveedor(es) enviará la orden de compra, según la tabla de evaluación de los proveedores que se encuentran adjudicados en este convenio de suministro, establecida en las respectivas bases o TDR según corresponda, y deriva esta información al Ejecutivo/a de compra. Paso 5: Emisión OC El Ejecutivo/a de Compra genera la Orden de Compra a través de www.mercadopublico.cl 7 Paso 6: Solicitud Compromiso Presupuestario Con la orden de compra generada, el Ejecutivo/a de compra deberá solicitar el compromiso presupuestario correspondiente, indicando claramente la información del centro de responsabilidad, el producto estratégico, subproducto específico y el programa presupuestario. Paso 7: Firma documento Compromiso Presupuestario Realizado el compromiso presupuestario, el encargado de compromiso firma la documentación y le registra el N°ID correspondiente, así como la ra tificación de la cuenta presupuestaria donde se realizó el compromiso. Paso 8: Envío de OC al proveedor Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B° , el Supervisor de compra envía la Orden de compra al proveedor. Paso 9: Aceptación de OC por el proveedor El proveedor acepta la orden de compra y envía los bienes o servicios.

6 El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el Capítulo 11 del presente manual.



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Paso 10: Informe Recepción conforme de pago Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, si está conforme con los bienes o servicios adquiridos se procede por parte del Usuario Requirente a la emisión del documento administrativo que sirve para permitir el pago y lo envía a la Unidad de Abastecimiento, quien registra el número respectivo y lo envía a Contabilidad para pago y la evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de Abastecimiento para su registro, control y gestión. Paso 11: Calificación Proveedor El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente.8 Observaciones Respecto del Proceso Convenio de Suministro En caso de que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, la Unidad de Abastecimiento le enviará reportes periódicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificación del proveedor.




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COMPRA A TRAVES DE CONVENIO DE SUMINISTRO

UNIDAD REQUIRIENTE LOGISTÍCA UNIDAD DE

ABASTECIMIENTO www.mercadopublico.cl PROVEEDOR

INICIO

SOLICITA LA COMPRA

REVISA SALDOS DE CONVENIO

REVISA/ AUTORI

ZA

SI

SE CONFECCIONA O/C EN PORTAL DE

MERCADO PUBLICO

SE GENERA O/C EN PORTAL SE GENERA O/C EN

PORTAL DE MERCADO PUBLICO Y SE ENVIA A

PROVEEDOR DE MERCADO PUBLICO

Y SE ENVIA A PROVEEDOR

ACEPTA O/C

SI

SI SI

SI

ENTREGA DE BIENES Y/O SERVICIOS

RECEPCION DE BIENES

Y/O SERVICIOS

RECEPCION CONFORME

COMIENZA PROCESO DE

FACTURACIÓN

SI EXISTE SALDO SE HACE SOLICITUD DE

PEDIDO A PROVEEDOR


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2.5.4 Compra a través de Contratación menor 100 UT M Paso 1: Completar Formulario requerimiento Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, que no se encuentra disponible en el catálogo Chile compra Express ni a través de un Convenio de Suministro vigente en la institución, debe completar el Solicitud de compra. Paso 2: Firma Formulario Requerimiento El Jefe de Servicio, Departamento, Sección o Unidad del que emana el requerimiento, en caso de estar de acuerdo con lo solicitado, firma la Solicitud de compra; posteriormente lo envía a visación de la Subdirección correspondiente a su área, éste lo envía a la Subdirección Administrativa, quien lo deriva al Departamento Finanzas, para la aprobación de los recursos y la asignación de Ítem Presupuestario, si le da VºBº lo envía al Departamento de Logística, para que éste lo revise y lo derive a la Unidad de Abastecimiento para que gestione la compra. En caso de presentar reparos a lo solicitado, se devuelve el formulario de Solicitud de compra al remitente, con sus observaciones. Para estos efectos sólo será válido el formulario de Solicitud de Compra que se adjunta al final de este Manual. Paso 3: Asignación y Aprobación Requerimiento La Unidad de Abastecimiento revisa el Solicitud de compra, para verificar que no tenga errores ni le falten datos. Paso 4: Se asigna Ejecutivo/a Responsable La Encargada de Abastecimiento asigna el requerimiento a un Ejecutivo/a de compra para que complete el formulario de Términos de Referencia en www.mercadopublico.cl9 y lo publique, con apoyo de la unidad requirente. La Unidad Requirente deberá proponer los Términos de Referencia, considerando al menos los siguientes parámetros: • La descripción y requisitos mínimos de los productos/servicios requeridos. • Objeto o motivo del contrato o compra • Requisitos que deben cumplir los oferentes • Criterios de evaluación • Entrega y Apertura de las ofertas; (Modalidades) • Formas y Modalidad de Pago • Indicación del Precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que prestarán. • Plazos de entrega del Bien y/o Servicio • Nombre y Medio del Contacto en la Institución • Garantías que se exigirán, si fuere necesario • Etapas de preguntas y respuestas cuando el tiempo lo permite. Paso 5: Elaborar Cuadro Comparativo Con las ofertas presentadas en el sistema de información y una vez cumplidos los plazos de publicación señalados en el punto anterior, el encargado de la publicación deberá elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso. Paso 6: Evaluación La comisión evaluadora o, será la que determine quién es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de evaluación definidos para el proceso.

9 El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Capítulo

11 del presente manual.


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Paso 7: Creación Resolución Adjudicación El Departamento de Asesoría Jurídica del Servicio de Resolución que aprueba la compra en la que, además, establece la procedencia de la contratación directa en función del monto del proceso, y la entrega para su V°B° a la unidad de A bastecimiento. Esta resolución debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron por parte de la Unidad Requirente. Paso 8: Aprobación Resolución de Adjudicación y pub licación en www.mercadopublico.cl La Resolución que aprueba la compra con los V°B° co rrespondiente es enviada a la autoridad competente, quien en caso de estar de acuerdo con la decisión de contratación firma la resolución y la deriva a la unidad de Abastecimiento, quien ingresa y publica de la decisión de contratación en www.mercadopublico.cl. 10 Paso 9: Emisión OC al proveedor Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B° , el Supervisor de compra envía la Orden de Compra al proveedor. Paso 10: Informe Recepción Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario Requirente la emisión del informe de recepción conforme, que funda el pago y lo envía a la unidad de Abastecimiento. Luego, le asigna un número y lo envía a Finanzas para pago, y la evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de Abastecimiento para su registro, control y gestión. Paso 10: Calificación a proveedor El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. Paso 11: Proceso de Cierre La unidad de Abastecimiento envía correo electrónico a los proveedores que ofertaron con los resultados finales del proceso y agradece su participación, invitándoles a seguir participando en futuras adquisiciones. Paso 12: Gestión de Contrato La unidad de Abastecimiento realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 13: Gestión de Reclamos En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Director, debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comuniquen con el proveedor y le hagan llegar por escrito la respuesta. Observaciones Respecto del Proceso Contratación menor a 100 UTM En caso de que la Unidad Requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, La unidad de Abastecimiento le enviará reportes periódicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad Requirente realice la calificación del proveedor.




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UNIDAD REQUIRENTEJEFE DEPARTAMENTO

SOLICITANTEUNIDAD ABASTECIMIENTO LOGISTICA SDA

AUTORIDAD COMPETENTE

SISTEMA MERCADO PUBLICO

PROVEEDOR

TRATO DIRECTO O CONTRATACION MENOR A 100 UTM

FLUJOGRAMA ACTIVIDADES

GENERA FORMULARIO DE REQUERIMIENTO

PUBLICACION

ELABORA RESOLUCION QUE

APRUEBA PROC. DE COMPRA

INICIO

PRESENTAN OFERTAS

ELABORA PROPUESTA DE CONTRATACION

CALIFICACION

PROVEEDOR

FIN

REFORMULAR REQUERIMIENTO

GENERA CUADRO COMPARATIVO

REVISA /AUTORIZA

REVISA /V°B°

REVISA /V°B°

RECEPCION DEL PRODUCTO Y/O

SERVICIO

RECEPCION DEL REQUERIMIENTO PARA COMPRA

COMPLETAR FORMULARIO DE

TERMINOS DE REFERENCIA

RECEPCIONA PRODPUESTA DE CONTRATACION

FIRMA RESOLUCION QUE APRUEBA PROCESO DE

COMPRA

SE ADJUNTA RESOLUCION Y SE

EMITE O/C

RECEPCIONA O/C Y

ENVIA PRODUCTO

RECEPCION

CONFORME

CIERRE PROCESO

GESTION DEL CONTRATO.GESTION DE

RECLAMOS

1

1


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2.5.5. Procesos de compra para bienes y servicios de alta complejidad Para la contratación de bienes y servicios de alta complejidad, cuya definición requiera de competencias técnicas mayores, y cuyo monto involucrado exceda las UTM 100, la institución utilizará el catálogo Chile compra Express. En caso de que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo Chile Compra Express, y que la institución no cuente con convenios de suministro vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos, deberá realizar una Licitación Pública.

2.5.6 Compra por Licitación Pública

Paso 1: Completar Formulario Requerimiento Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio que no se encuentra disponible en el catálogo Chile Compra Express ni a través de un Convenio de Suministro vigente en la Institución, debe completar el Solicitud de compra. Paso 2: Autorizar Requerimiento El jefe de Departamento de la unidad en que emana el requerimiento en caso de estar de acuerdo con lo solicitado firma el Solicitud de compra y lo deriva a la Sección Logística para su revisión y visación, quien lo derivará a la Unidad de Abastecimiento. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Solicitud de compra al remitente, con sus observaciones. Paso 3: Revisión Requerimiento La Encargada de Abastecimiento revisa el Solicitud de compra, para verificar que no tenga errores ni le falten datos y para sancionar la disponibilidad inicial de presupuesto. Paso 4: Asignación Requerimiento La Encargada de Abastecimiento asigna el requerimiento a un Ejecutivo/a de compra para que complete el formulario de bases en www.mercadopublico.cl11 y lo publique, con apoyo de la unidad requirente. Paso 5: Envío de Bases Una vez completado, el Ejecutivo/a de compra, envía el formulario de bases a Jefaturas correspondientes para revisión, se utilizan formatos de Bases previamente revisados por Departamento de Asesoría Jurídica del Servicio, pero excepcionalmente y dependiendo de la complejidad de la compra se envía primeramente al Departamento Jurídico para su revisión y V°B°. Paso 6: Revisión y aprobación del formulario de bas es Una vez aprobadas las Bases se validan y se autoriza la resolución aprueba bases por parte de las jefaturas correspondientes para su posterior publicación. En caso de revisión del Departamento Jurídico este valida el formulario de bases en el Sistema de Información, genera la resolución que aprueba las bases y la envía a la autoridad competente para su autorización.



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Paso 7: Publicación de Bases La autoridad competente autoriza, a través del Sistema, la publicación de la adquisición y envía a la unidad de Abastecimiento la resolución que aprueba las bases, documento que el Supervisor de la compra utiliza como respaldo para publicar en www.mercadopublico.cl13. Paso 8: Evaluación de las Ofertas Al cumplirse la fecha de cierre, La unidad de Abastecimiento habiendo realizado los correspondientes procesos de apertura bajará las ofertas presentadas, con las que se realizará el proceso evaluación de ofertas14 en función de los criterios de evaluación y todos los parámetros definidos en las bases de licitación.15 Paso 9: Determinar adjudicación La comisión evaluadora o, en caso de no existir la mencionada comisión, la unidad requirente, será la que determine quién es el (o los) adjudicado(s), considerando para estos efectos el mayor puntaje obtenido de acuerdo a los criterios de evaluación definidos en las Bases para el proceso. Paso 10: Generación Resolución Adjudicación La unidad de Abastecimiento procederá a generar la Resolución de Adjudicación, utilizando para estos efectos el formato general visado previamente por el Departamento de asesoría Jurídica del Servicio. De ser una compra de mayor complejidad el Departamento Jurídico procederá a generar la Resolución de Adjudicación y la entrega para su V°B° a la unidad de Abastecimiento. Esta resolución debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron por la Unidad Requirente. Paso 11: Aprobación Resolución de Adjudicación y pu blicación en www.mercadopublico.cl La Resolución de Adjudicación con los V°B° correspo ndientes es enviada a la autoridad competente quien, en caso de estar de acuerdo con la propuesta de adjudicación firma la resolución y la deriva a la unidad de Abastecimiento, quien procederá a realizar el proceso de adjudicación en www.mercadopublico.cl. 16 Paso 12: Elaboración Contrato Si el monto de la contratación es mayor a 100 UTM, la unidad de Abastecimiento envía los antecedentes del proceso al Departamento Jurídico, para que elabore el respectivo contrato. Paso 13: Creación de resolución que aprueba contrat o El Departamento Jurídico elabora el respectivo contrato y gestiona que sea suscrito por las partes involucradas. Una vez suscrito la Unidad de Abastecimiento genera la resolución que apruebe el contrato utilizando para estos efectos el formato de resolución previamente visado por el departamento de asesoría Jurídica.


Capítulo 11 del presente manual. 13 El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el

Capítulo 11 del presente manual. 14 Para mayor información respecto del proceso de evaluación de ofertas, ver capítulo 15 El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el




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Paso 14: Anexar contrato a www.mercadopublico.cl El contrato suscrito por ambas partes y la resolución que aprueba contrato son enviados por el departamento Jurídico al área de abastecimiento, para ésta lo anexe en la ficha del proceso publicado en www.mercadopublico.cl18. Paso 15: Informe Recepción Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario Requirente la emisión del informe de recepción conforme, que funda el pago y lo envía a la Unidad de Abastecimiento. Luego, asigna un número respectivo y lo envía a Contabilidad para pago y la evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de Abastecimiento para su registro, control y gestión. Paso 16: Envío Factura Cuando el proveedor envíe la Factura concerniente a la adquisición, e la Unidad de Abastecimiento enviará esta a Contabilidad para que efectúe el pago. Paso 17: Calificación del proveedor El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de la funcionalidad correspondiente. Paso 18: Proceso de Cierre La Unidad de Abastecimiento envía correo electrónico a los proveedores que ofertaron con los resultados finales del proceso y agradeciendo su participación, invitándoles a seguir participando en futuros procesos de adquisición. Paso 19: Gestión de Contrato La Unidad de Abastecimiento realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 20: Gestión de Reclamos En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Director, debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comuniquen con el proveedor y le hagan llegar por escrito la respuesta. Observaciones Respecto del Proceso Licitación Pública En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, la Unidad de Abastecimiento le enviará reportes periódicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificación del proveedor.





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UNIDAD REQUIRENTEJEFE

DEPARTAMENTO SOLICITANTE

UNIDAD ABASTECIMIENTO LOGISTICA / SDADEPARTAMENTO

JURIDICOAUTORIDAD

COMPETENTESISTEMA MERCADO

PUBLICOPROVEEDOR

LICITACION PUBLICA

GENERA FORMULARIO DE REQUERIMIENTO

REVISA Y DA V°B°

SE RECEPCIONA RESOLUCION QUE APRUEBA BASES

INICIO

FIRMA Y ENVIA RESOLUCION

ELABORA PROPUESTA DE CONTRATACION

EJECUCION DEL

CONTRATO

FIN

REFORMULAR REQUERIMIENTO

ELABORA RESOLUCION DE ADJUDICACION

REVISA /AUTORIZA

REVISA /V°B°

ELABORA RES. DE APROBACION DE

CONTRATO

RECEPCION DEL REQUERIMIENTO PARA COMPRA

COMPLETAR FORMULARIO DE

TERMINOS DE REFERENCIA

GENERA APROBACION DE

BASES

PUBLICACION

GENERA CUADRO COMPARATIVO

PRESENTAN

OFERTAS

V°B°

ELABORA CONTRATO

CIERRE PROCESO

FIRMA RESOLUCION QUE APRUEBA

CONTRATO

FIRMA CONTRATO

SE ADJUNTA EL CONTRATO AL PROCESO DE

ADJUDICACION

ENVIO FACTURA Y

PROD.

FIRMA RESOLUCION DE ADJUDICACION

FIRMA

CONTRATO

SE ADJUNTA RES. DE ADJUDICACION Y SE EMITE ORDEN DE

COMPRA

SE REQUIERE CONTRATO

ACEPTA Y ENVIA PROD. Y/O SERVICIO

RECEPCION

FACTURA

RECEPCION DEL PRODUCTO Y/O

SERVICIO

FLUJO DE

PAGO

GESTION DEL CONTRATO.GESTION DE

RECLAMOS


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2.5.7 Compra por Licitación Privada Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a través de licitación privada deben ser los mismos que en el de la pública, exceptuando lo indicado en el art. 8 de la ley de compras y 10 del reglamento. Se procederá a realizar una contratación a través de licitación privada, previa resolución fundada que autorice la procedencia de éste, así también el tipo de convocatoria será diferente ya que en este caso será cerrada (paso 7).

2.5.8 Formulación de bases

Para determinar el contenido de las Bases se debe considerar la siguiente información: lo dispuesto en la Ley Nº 19.886, lo señalado en los artículos 9, 19 al 43 y 57 letra b), del Reglamento de la Ley Nº 19.886 y lo indicado en las normas comunes de esta normativa, junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso. Contenidos de las Bases

• Introducción • Objetivos de la Licitación • Perfil y requisitos de los participantes • Etapas y Plazos de la Licitación • Calificación e idoneidad de los participantes. Este punto será validado con los

antecedentes legales y administrativos que los oferentes en forma física presenten o que estén disponibles en el portal Chile proveedores.

• Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades) • Definición de criterios y evaluación de las Ofertas (Nombramiento de Comisión, si

corresponde) • Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duración, administrador del contrato,

término anticipado, etc. • Modalidad de Pago • Naturaleza y monto de las garantías de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de

anticipo cuando corresponda. • Montos de las garantías, forma y oportunidad de restitución • Multas y Sanciones • Nombre y Medio de contacto en la Institución

En cuanto a las especificaciones técnicas de los bienes y servicios a contratar, se requiere como mínimo:

• Descripción de los Productos/Servicios • Requisitos mínimos de los Productos • Plazos de entrega del Bien y/o Servicio

Estas condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase “o equivalente” (Artículo 22 del Reglamento).


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Las Bases podrán contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitación, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento. De estas definiciones se extraerá la información necesaria para completar el formulario de Bases disponible en el Portal. 2.6. Evaluación de las ofertas

2.6.1 Criterios de evaluación

Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicación. Es obligatorio que todos los procesos de contratación cuenten con criterios de evaluación. Los criterios de evaluación se pueden clasificar en: Criterios Económicos , por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye valorización del servicio de mantenimiento). Criterios Técnicos, tales como: garantía post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, etc. Criterios Administrativos, que tienen mayor relación con el cumplimiento de presentación de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por ejemplo: constitución de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspección del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa índole, boletas de garantía, entre otros. Estos elementos, en general, no tienen ponderación en la evaluación de la oferta sino que, más bien, se consideran requisitos de postulación, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera incompleta. Estos antecedentes se pueden encontrar vigentes en ChileProveedores, por lo cual no deben ser solicitados por papel adicionalmente. La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda. Para determinar los Criterios Evaluación es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables (Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación. Las Variables a medir deben tener asociadas una Meta o estándar (Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos Tramos de Evaluación (Valoración


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de las diferencias en relación a la meta) y Método de medición. Cada proceso de evaluación debe constar de al menos dos criterios de evaluación.

Ejemplo de cuadro de Criterios de Evaluación

100x> 3

500<X> = 3

0X=010•Experiencia de trabajo con el Sector Público y Municipalidades, deseable.X = N° proyectos en que ha trabajado para el sector público y municipalidades, en el tema de EE

100X > 6

504< X > = 6

0X = 420•Conocimiento del actual modelo de compras públicasX = Nota Entrevista personal

100X> 10

503 =< X > = 10

0X < 340•Experiencia en proyectos de asistencia técnica en materias de eficiencia energética.X = N° proyectos de asistencia técnica que ha desarrollado en materias de eficiencia energética

100X > 5

500< X > = 5

0X = 030•Experiencia comprobable en el desarrollo del tema de Eficiencia Energética.X = N° proyectos relacionados al tema en que ha participado directamente

PuntosTramosPonderadorVariable a medir

100x> 3

500<X> = 3

0X=010•Experiencia de trabajo con el Sector Público y Municipalidades, deseable.X = N° proyectos en que ha trabajado para el sector público y municipalidades, en el tema de EE

100X > 6

504< X > = 6

0X = 420•Conocimiento del actual modelo de compras públicasX = Nota Entrevista personal

100X> 10

503 =< X > = 10

0X < 340•Experiencia en proyectos de asistencia técnica en materias de eficiencia energética.X = N° proyectos de asistencia técnica que ha desarrollado en materias de eficiencia energética

100X > 5

500< X > = 5

0X = 030•Experiencia comprobable en el desarrollo del tema de Eficiencia Energética.X = N° proyectos relacionados al tema en que ha participado directamente

PuntosTramosPonderadorVariable a medir


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Ejemplo de cuadro de Criterios de Evaluación aplica do a una oferta

Total Puntaje Proveedor X: 70 puntos.

2.6.2 Evaluación de ofertas para procesos de baja c omplejidad

Para contrataciones de baja complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por la Unidad de abastecimiento, quien debe levantar la información de las ofertas, y aplicar a éstas los criterios de evaluación previamente definidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda. Con la información de las ofertas recibidas, el Gestor de Compra debe generar el Cuadro Comparativo de Ofertas, documento que registra la información de los distintos parámetros a considerar en la evaluación de las ofertas. A partir del Cuadro Comparativo de Ofertas, el Gestor de compras aplica los Criterios de Evaluación y genera el Informe de Evaluación, documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas en función de los Criterios de Evaluación, y que debe estar anexado a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación.

Puntos totales

30

20

10

10

100x> 3

10•Experiencia de trabajo con el Sector Público y Municipalidades, deseable.X = N° proyectos en que ha trabajado para el sector público y municipalidades, en el tema de EE (5 proyectos)

504< X > = 6

20•Conocimiento del actual modelo de compras públicasX = Nota Entrevista personal (5.8)

503 =< X > = 10

40•Experiencia en proyectos de asistencia técnica en materias de eficiencia energética.X = N° proyectos de asistencia técnica que ha desarrollado en materias de eficiencia energética (7 Proyectos)

100X > 5

30•Experiencia comprobable en el desarrollo del tema de Eficiencia Energética.X = N° proyectos relacionados al tema en que ha participado directamente ( 7 proyectos)

PuntosTramosPonderadorVariable a medir Proveedor X

100x> 3

10•Experiencia de trabajo con el Sector Público y Municipalidades, deseable.X = N° proyectos en que ha trabajado para el sector público y municipalidades, en el tema de EE (5 proyectos)

504< X > = 6

20•Conocimiento del actual modelo de compras públicasX = Nota Entrevista personal (5.8)

503 =< X > = 10

40•Experiencia en proyectos de asistencia técnica en materias de eficiencia energética.X = N° proyectos de asistencia técnica que ha desarrollado en materias de eficiencia energética (7 Proyectos)

100X > 5

30•Experiencia comprobable en el desarrollo del tema de Eficiencia Energética.X = N° proyectos relacionados al tema en que ha participado directamente ( 7 proyectos)

PuntosTramosPonderadorVariable a medir Proveedor X


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2.6.3 Evaluación de ofertas para procesos de alta c omplejidad

En los casos de contrataciones de alta complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores será realizada por una Comisión de Evaluación. Podrán integrar la Comisión de Evaluación una o más personas del Departamento o Unidad al que pertenece el Usuario Requirente, una o más personas del Departamento Jurídico, una o más personas del Departamento de Finanzas, una o más personas del Departamento de Administración, expertos externos, unidades técnicas especiales, u otras personas, según lo determine el Director. La Unidad de Abastecimiento entregará a cada uno de los integrantes de la Comisión de Evaluación la información completa de las ofertas recibidas, información con al que la Comisión de Evaluación procederá a iniciar su trabajo. La Comisión de Evaluación, a través de metodología de panel de expertos u otra que defina al efecto, procederá a aplicar los Criterios de Evaluación y generar el Acta de Evaluación, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de:

• Los integrantes que participaron en el proceso de evaluación; • Las ofertas evaluadas; • Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que fueron utilizados

para la evaluación; • Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos formales y las

respuestas a dichas solicitudes; • Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de las ofertas en

función de los Criterios de Evaluación y la recomendación de adjudicación, deserción o declaración de inadmisibilidad y su justificación.

El resultado del trabajo realizado por la Comisión de Evaluación quedará registrado en una Acta de Evaluación firmada por todos los miembros de la comisión evaluadora y debe anexarse a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación. 2.7 Cierre de Procesos Terminado el proceso de evaluación de ofertas y generado el Informe o Acta de Evaluación, según corresponda, Unidad de Abastecimiento, debe realizar el cierre del proceso, entregando toda la información necesaria para fundamentar la decisión final respecto del proceso, establecer métodos para resolver las inquietudes de proveedores respecto del proceso y agradecer la participación de proveedores.

2.7.1 Fundamentación de la decisión de compra

Cada decisión de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluación según corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los criterios previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del procesos y de la decisión final de la Institución, y que debe ser anexado a la Resolución que establece la decisión final del proceso.


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La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o Acta de Evaluación, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratará con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso.

2.7.2 Comunicados de resultados y agradecimientos

Una vez concluido cualquier proceso de adquisición de la Institución, el [Departamento de Administración o Abastecimiento] enviará un comunicado, a través de mail o carta formal, a nombre del Jefe del [Departamento de Administración o Abastecimiento], a los proveedores participantes del proceso, informando que se encuentra disponible en www.mercadopublico.cl la información del término del proceso de adquisición. En el comunicado además se agradecerá la participación de los proveedores en el proceso, se establecerá la posibilidad de manifestar al Jefe de la Unidad de Abastecimiento inquietudes respecto de la decisión final de la institución, e invitará a continuar participando de los procesos de adquisiciones que la Institución realice. En caso de procesos que no hubiesen sido realizados a través de www.mercadopublico.cl y por tanto no sea posible conocer el resultado del proceso por esa vía, el comunicado deberá contener la Resolución correspondiente que da cuenta del resultado final del proceso.

2.7.3 Resolución de inquietudes

Las inquietudes que los proveedores manifiesten, respecto de los procesos de adquisición que la Institución realice, serán recibidas por Encargada de la Unidad de Abastecimiento. En caso de que otro funcionario de la Institución reciba directamente consultas o inquietudes respecto de algún proceso de adquisición de la Institución deberá derivar esta consulta al Encargado de la Unidad de Abastecimiento, quien gestionará las respuestas a cada una de las inquietudes y derivará las consultas al responsable de cada uno de los procesos. El responsable de cada proceso deberá preparar la respuesta a la inquietud del proveedor, la que deberá remitir directamente al proveedor, vía correo electrónico, con copia al Encargado de la Unidad de abastecimiento. La respuesta al proveedor deberá ser enviada en un plazo no superior a 48 horas hábiles. En caso de que se reciban reclamos de proveedores en forma directa o a través de la plataforma Probidad Activa de Mercado Público, respecto de algún proceso de adquisición de la Institución, los responsables de cada proceso deberán dar respuesta, las que deberán ser canalizadas por el Jefe de la Unidad de Abastecimiento a través de la funcionalidad disponible en www.mercadopublico.cl al efecto. El tiempo de respuesta no debe superar las 48 horas.


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2.8. GESTIÓN DE CONTRATOS Y DE PROVEEDORES La Gestión de contratos significa definir las “reglas de negocio” entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento . Comprende la creación del contrato, su ejecución, la gestión de las entregas de los productos o servicios y la relación con los proveedores. Una visión integral incluye además la gestión post entrega (o post venta), la evaluación de los contratos, el registro y uso de la información generada en cada adquisición para planificar las compras y tomar mejores decisiones. La Unidad de Abastecimiento, llevará registro y actualización mensual de todos los contratos vigentes de la Institución. Esto, de acuerdo a familias clasificadas de la siguiente manera:

• Inmobiliarios (arriendos) • Telecomunicaciones (telefonía fija y móvil, Internet, entre otros) • Mantención y Servicios Generales (aseo, vigilancia, Mantención de infraestructura, entre

otros) • Mantención vehículos y equipamiento • Servicios de Apoyo • Otros servicios

Cada registro debe contener los siguientes datos:

• Todas las contrataciones reguladas por contrato, • Fecha de inicio de contrato • Antigüedad del Contrato (en años y meses) • Monto anual de contrato • Si tiene cláusula de renovación automática • Si tiene cláusula de término anticipado • Fecha de entrega de productos o cumplimiento de hitos • Fecha de pago • Funcionario de la entidad responsable o coordinador de ese contrato • Garantías • Multas • Calificación al Proveedor

La Unidad de Abastecimiento actualizará la base de datos, de manera que contenga la información completa de cada contrato. Esta información debe ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos renovación, término u otros hitos. La evaluación de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de término o renovación establecida en los mismos. Se debe considerar los plazos de avisos anticipados establecidos en los contratos.


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Criterios a evaluar, cuando corresponda:

o Antigüedad19 o Especificidad o Complejidad de licitarlo o Cláusulas de término de contrato o Cumplimiento del contrato por parte del proveedor

La Unidad de Abastecimiento definirá un calendario de actividades de evaluación, para realizar la evaluación oportuna, considerando: fechas de vencimiento contrato, condiciones de término, antigüedad del contrato. Los funcionarios de la institución designados coordinadores de contratos y los que estén a cargo de los pagos tienen la obligación de entregar al funcionario encargado de gestionar los contratos toda la información que éste requiera en forma oportuna, con el fin de evitar posibles reclamos de parte del proveedor o incumplimiento de contrato por parte de éste. Plazo para la suscripción de los contratos : El plazo para la suscripción del contrato será aquel que se contemple en los términos de referencia o en las bases respectivas; si nada se dice, deberá ser suscrito en un plazo no superior a 30 días corridos a partir de la fecha de la notificación de la adjudicación. El contrato definitivo podrá ser suscrito por medios electrónicos, de acuerdo a la legislación sobre firma electrónica. Una vez suscrito, se deberá publicar en el Sistema de Información http://www.chilecompra.cl. 2.9 Manejo de incidentes La Institución siempre dará solución a todos los problemas que se pudieran generar producto de los procesos de adquisición que realiza. Estos problemas serán analizados según se trate de situaciones o incidentes internos o externos.

2.9.1 Incidentes internos

Los incidentes internos son todas las situaciones irregulares, que involucren sólo a funcionarios de la Institución, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación.

19 A mayor antigüedad, es recomendable evaluar la posibilidad de re-licitar.


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Para dar respuesta a un incidente interno relacionado con una adquisición el Jefe de Administración o Abastecimiento convocará al Jefe del Departamento de la Unidad Requirente a constituir una comisión especial, que deberá determinar las acciones a seguir. En caso de que esta comisión no pueda determinar las acciones a seguir, sea por las competencias de quienes la componen o por la imposibilidad de lograr acuerdo absoluto, el incidente será sometido a la evaluación del comité de ética de la institución.

2.9.2 Incidentes externos

Los incidentes externos son todas las situaciones irregulares, que involucren a funcionarios de la Institución, proveedores o ciudadanos, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación. Para dar respuesta a un incidente externo relacionado con una adquisición el Jefe de Administración o Abastecimiento convocará al Jefe del Departamento de la Unidad Requirente a constituir una comisión especial, que deberá determinar las acciones a seguir. En caso de que esta comisión no pueda determinar las acciones a seguir, sea por las competencias de quienes la componen o por la imposibilidad de lograr acuerdo absoluto, el incidente será sometido a la evaluación del comité de ética de la institución.

2.9.3 Comité de ética

Cualquier conducta apartada de las buenas prácticas de abastecimiento, que atente contra los principios y valores de la Institución, será sometida a la evaluación del comité de ética de la Institución. El comité de ética estará conformado por el Subdirector Administrativo, el Jefe de Recursos Humanos, Auditor y Jefe Departamento Jurídico, y tendrá como objetivo someter a evaluación los casos que le sean presentados y determinar si corresponde ejecutar acciones producto de conductas no apropiadas de funcionarios de la Institución. El comité de ética sesionará solo cuando se presenten situaciones que asilo requiera pudiendo ser convocado en forma excepcional por el Subdirector Administrativo para dar a conocer algún tema extraordinario. Además, es responsabilidad del comité de ética conocer y sancionar incidentes internos y externos que no puedan ser solucionados por las comisiones que los evalúen, y determinar acciones a seguir en cada caso. Las decisiones adoptadas por el comité de ética se formalizarán a través de las actas que se levantarán cada vez que el comité sesione.


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2.10. Áreas que intervienen en los procesos de comp ra. DDIIAAGGRRAAMMAA DDEE FFLLUUJJOO

1. El Cliente Interno envía la Solicitud de compra a la Subdirección que corresponda ya sea Medica o Administrativa, la solicitud de compra debe ser autorizada por la Subdirectora administrativa, para que luego el departamento de Finanzas asigne ítem y monto presupuestario, para luego derivar al departamento de Logística quien asignará un número correlativo a la solicitud de compra y procede a su registro y coordinará la adquisición a través de su unidad de abastecimiento, se valida para poder realizar la publicación correspondiente (es validada siempre y cuando los términos de referencia o especificaciones técnicas vengan claros para poder realizar la publicación correspondiente, para el caso o si no vienen adjuntos los antecedentes técnicos, se devuelve al cliente interno para adjuntar toda la documentación correspondiente.

2. Cuando la solicitud de compra, esta validada se realizan las Bases administrativas y la

Resolución de Aprueba Bases, una vez firmada la resolución se procede a la publicación

Bases Adm.

Términos de Ref. Espec. Técnicas

Solicitud de

Compra

CLIENTE INTERNO

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Autoriza la compra

Cliente Recibe doc. Para

corrección

BODEGAS Recepcionan

PROVEEDOR Acepta y despacha

AABBAASSTTEECCIIMMIIEENNTTOO

•Genera Resolución Aprueba Bases

•Publica licitación

•Acta de Apertura

•Cuadro comparativo

•Acta de Evaluación y Propuesta de adjudicación

•Resolución de Adjudicación

•Adjudicación

•Orden de Compra a proveedor adjudicado

•Se arma expediente para pago de factura

Revisión y V°B° JEFE DPTO.

LOGISTICA

CONTABILIDAD Procede a la Cancelación

DPTO. FINANZAS asigna monto e ítem presupuestario


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de dicha adquisición, asignando los plazos correspondientes, dependiendo de la adquisición que corresponda.

3. Al cierre de la licitación, se realiza el Acto de Apertura, se confecciona el cuadro

comparativo y se reúne la comisión para realizar el Acta de evaluación y Propuesta de Adjudicación con todos los integrantes nombrados en la Resolución de aprueba bases, anteriormente mencionada.

4. Con el Acta de evaluación y Propuesta de Adjudicación debidamente firmada, se

confecciona la Resolución de Adjudicación que debe estar debidamente firmada por el director del Hospital.

5. La ejecutiva de Compras a cargo del proceso realiza la adjudicación en el portal de

compras, una vez adjudicada se le envía la Orden de Compra al Proveedor, el proveedor acepta la Orden de Compra y despacha los productos a la de Bodega que corresponde a su materia.

6. la Sección de expedientes de facturación de la Unidad de Abastecimiento asigna el

compromiso presupuestario a la Orden de Compra.

7. Bodegas revisa cuidadosamente los productos y los recepciona conforme.

8. La facturas y la Recepción Conforme es remitida a oficina de partes para su ingreso a programa computacional SIA, luego se despacha a Abastecimiento, para que la sección de expedientes de facturación proceda a adjuntar la documentación correspondiente al expediente para su pago.

9. Los expedientes de facturación son enviados al departamento de finanzas para su VºB

una vez que los antecedentes son recibidos en la Unidad de Contabilidad esta unidad debe realizar la cancelación correspondiente al Proveedor.


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* Nuevo formato enviado desde el Servicio de Salud Arauco

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MINISTERIO DE SALUD

SERVICIO DE SALUD ARAUCO SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO/

SOLICITUD DE COMPRA Nº ____________/ FECHA_____________/

Departamento o Unidad que Solicita: ______________ __________________________

Nombre Genérico

Producto o Servicio

Cantidad. (Q)

Unidad de

medida

Descripción/especificaciones técnicas

Valor Unitario

Neto

Costo Total Estimado

Neto

TOTAL NETO IVA TOTAL CON IVA Y/O IMPUESTO

CRITERIOS DE EVALUACION % APLICACIÓN

Precio Experiencia

Plazo de entrega

Calidad del servicio

Calidad del producto

_____________________________ _________________________________________ FIRMA JEFE DEPTO SOLICITANTE FIRMA DE SU BDIRECCION (CORRESPONDIENTE)

__________________________________ __________________________________________ FIRMA DE JEFE DE LOGÍSTICA FIRMA DE ENCARGADO DE ABASTECIMIENTO

_______________________________________ AUTORIZA SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: ____ _______________

EXCLUSIVO DEPTO. FINANZAS

ITEM PRESUPUESTARIO: _______________________________PRESUPUESTO ASIGNADO:_________________________ OBSERVACIONES________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ ____________________________ Vº Bº JEFE DEPTO. FINANZAS FECHA: ____________________


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SECCIÓN EXPEDIENTES DE FACTURACIÓN

Elaborado por: Ing. Idilia Campos Silva Encargada de Expedientes de Facturación


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INTRODUCCION

Expediente de Facturación es una Sección de la Unidad de Abastecimiento, perteneciente al Departamento de Logística del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, se relaciona con todos los servicios del Hospital. El funcionario que se desempeñe en esta área requiere de conocimientos técnicos y pautas a seguir para llevar a cabo sus funciones en forma ordenada y responsable.

El presente manual fue preparado para servir como una herramienta eficaz que le permitan al

funcionario contar por escrito con normas y procedimientos, para administrar sus actividades en forma eficiente, especificando además cada una de las funciones del área, en concordancia con el presupuesto contable asignado.

Cabe señalar que la utilidad de la información que comprende el manual depende, en gran

medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que derivado de cualquier modificación en las funciones, estructuras y normas que afecten los procedimientos, se proceda a la actualización de éste conforme a los resultados que se observen en su aplicación y las necesidades de las áreas involucradas en este proceso administrativo. En beneficio de los proveedores y funcionarios.

1.1. OBJETIVO DE LA SECCIÓN EXPEDIENTE DE FACTURACI ÓN Armar expedientes de Facturación, recopilando y adjuntando toda la documentación correspondiente Requerimiento Original con visaciones correspondientes, Orden de Compra Mercado público, Resolución, Factura, Recepción Conforme con visaciones correspondientes y contabilizar la obligación o compromiso presupuestario en Sistema SIGFE. 1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Recepcionar, revisar y registrar las Facturas de pago por las adquisiciones bienes y/o servicios,

efectuados por el Hospital. 2. Velar por la adecuada administración de los recursos financieros y económicos del Estado. 3. Registrar compromiso contable, adquiridos con los proveedores.

4. Enviar al departamento de Finanzas y unidad de Contabilidad y Presupuesto el compromiso

presupuestario en órdenes de compra, los expedientes completos con los documentos de respaldo para pago de facturas

5. Recopilar y proporcionar la información relativa a las materias de su competencia. 6. Aplicar y velar por el cumplimiento de las normas e instrucciones relativas a las materias

indicadas. en las letras anteriores. 7. Desempeñar las demás funciones y tareas que encomienden en las materias de su competencia,

el Director y/o sus Jefaturas.


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1.3. RECURSO HUMANO La dotación de funcionarios que se asigna a la sección de Expediente de Facturación del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, dependerá del nivel de complejidad del establecimiento, y de la presión originada por la demanda.

• Profesional LEY 18834.

• Administrativo Programa de Reinserción Laboral

Sistemas Informáticos utilizados : La sección de Expediente de Facturación del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, debe utilizar diferentes sistemas informáticos tales como: • Sistema Software SIGFE. • Programa de apoyo SIA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2.1. NORMATIVAS GENERALES 2.1.1. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIGFE DESCRIPCION DEL SIGFE:

El Sistema de Información para la Gestión Financier a del Estado. Dependiente de la Dirección de Presupuestos, cuyo objetivo principal es lograr una mayor transparencia en la gestión financiera del sector público.

El sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE), es un programa del gobierno consecuente con los compromisos suscritos en los protocolos de la Ley de presupuesto, años 2001-2002, cuyo objetivo es buscar desarrollar e implementar un sistema de información financiero estatal, único y de carácter dinámico

Dependiente de la Dirección de Presupuestos, el sigfe es una aplicación, cuyo diseño está enfocado a unificar la gestión financiera del Estado, centralizando su operación a través del sigfe Internet.


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El sistema cubre, en su diseño, aspectos operativos y gerenciales que favorecen el proceso de descentralización de la gestión, adicionalmente su objetivo es constituirse en una herramienta de apoyo efectivo para mejorar y dar mayor transparencia a la gestión financiera en el sector público, en los niveles: estratégico, sectorial e institucional.

El Servicio de Salud Arauco, se incorporó a este sistema Sigfe el año 2004. Entre sus objetivos más específicos se cuenta:

• Facilitar la generación de información financiera del Estado en la forma y contenido requerido por los diferentes niveles jerárquicos.

• Suministrar mecanismo destinados a simplificar la determinación de las proyecciones

financieras.

• Proveer los elementos base para los procesos de fiscalización y evaluación de la gestión financiera.

• Contribuir a la simplificación de los procedimientos administrativos y a la disminución de los

costos burocráticos.

• Proporcionar Indicadores de gestión o desempeño financiero e información de desviaciones, como también costos por centro de responsabilidad, actividad o productos.

• Disponer de información para las cuentas públicas, estadísticas fiscales u otros

requerimientos macroeconómicos

Desarrollo Sigfe: El sistema Sigfe consta de seis Módulos:

• Modulo Configuración. • Modulo de Presupuesto. • Modulo de Compromiso. • Modulo de Contabilidad. • Modulo de Tesorería. • Modulo de reportes.

Modulo de Configuración: Este modulo nos proporciona las siguientes opciones:

• Poblamiento de Catálogos, esta opción se encuentra Deshabilitada. • Mantenedores de Proveedores, esta opción nos permite Ingresar o crear nuevos proveedores,

clientes, funcionarios y otros no incluido en el sistema.


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• Convertidor Analítico, esta opción nos permite saber el cierre mensual efectuado a nivel de Servicio de Salud Arauco.

Modulo de Presupuesto: Este modulo nos permite realizar las siguientes funcionalidades:

• Requerimiento de Gasto. Esta opción nos permite realizar la programación de Ejecución de Gasto y modificación de requerimiento.

• Requerimiento de Ingreso: Esta opción nos permite realizar la programación de Ejecución de

ingreso y modificación de requerimiento.

• Ley de Presupuesto de Gasto. Esta opción nos permite efectuar modificaciones Presupuestarias

• Ley de Presupuesto de Ingreso. Esta opción nos permite efectuar modificaciones

Presupuestarias. Modulo de Compromiso. El objetivo de este modulo es registrar:

• Los acuerdos contractuales con proveedores, contratistas u ordenes de adquisición puestas en el mercado, tanto de carácter explicito como implícito, con impacto inmediato o futuro en el presupuesto

• Como igualmente las decisiones de las autoridades administrativas que puedan afectar las

disponibilidades presupuestarias. Tipos de compromisos Contractuales:

• Compromisos Explícitos. Estos compromisos son aquellos en que los datos de captura se generan en el modulo de compromisos, a partir de una potencial obligación a futuro. (generado por una orden de compra).

• Compromisos Implícitos. Estos compromisos en que los datos de captura se generan desde

el modulo de contabilidad, en el momento de generarse el hecho económico, (consumos básicos, luz, agua, teléfonos etc.).

El Modulo de Compromiso. Este modulo lo utiliza diariamente la sección de expediente de facturación, ingresando las órdenes de compra generada vía portal chile compra (se digitan y validan los compromisos).


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2.1.2. PROCEDIMIENTOS SISTEMA SIA DESCRIPCION DEL SISTEMA SIA:

Sistema Información Administrativa.

El SIA es un sistema de Información para la Gestión Financiera dependiente de la Dirección del Servicio de Salud Arauco, cuyo objetivo principal es ser una Herramienta de control operativo, generando reportes y estadísticas en forma inmediata.

El Servicio de Salud Arauco, se incorporó a este sistema SIA el año 2002. Entre sus objetivos específicos:

• Servir de ayuda en la administración del departamento de Logística y Finanzas. • Ser una fuente de información para la toma de decisiones. • Seguimiento continúo de Facturas, Viáticos, Cheques y pagos.

VENTAJAS SISTEMA SIA

• Es un sistema muy fácil de usar, intuitivo, amigable.

• Mantener la información segura, precisa y disponible en forma inmediata.

• El SIA integra los siguientes módulos de contabilidad, banco, facturación y cuentas por pagar.

• Disminuye el tiempo de operación.

• Personalizable en sus reportes como en la impresión de los comprobantes.

2.1.3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS FACTURAS:

CONCEPTO

También conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja toda la información de una operación de compraventa porque muestra o detalla el producto comprado o vendido.


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TIPOS DE FACTURAS

Factura rectificativa.- es aquel documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. También es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario Factura recapitulativa.-. Emitir una factura hacia un mismo destino en reiteradas ocasiones puede volverse un proceso tedioso, para evitar estos inconvenientes y volver el proceso más sencillo existen las facturas recapitulativas que sirven para agrupar una serie de facturas. CLASES DE FACTURAS

Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de exportación: Factura a plaza: Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor. Factura a extensión: Se llama factura de extensión a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc.

QUE DEBE CONTENER UNA FACTURA

Existen distintos formatos para una factura , todos están obligados a llevar cierta información mínima para que el documento sea válido. Lo primero y necesario es mencionar de manera explícita que nos encontramos frente a una factura , así como también la fecha y el número correlativo de la misma. Otro dato importante es la información básica del empresario o profesional que emite la factura y también de quien la recibe. En el caso del emisor , estos datos serían su nombre y apellidos, razón social, y domicilio En el caso del receptor, los datos necesarios solo son nombre, apellidos. El siguiente paso es la descripción de los servicios o de la operación por la cual se ha emitido la factura IMPORTANCIA DE LA FACTURA

Lo más importante de solicitar una factura cuando realizas una compra, primero, es la responsabilidad del vendedor a garantizar lo que te vende. ante un desperfecto o falla del material. Segundo. Te aseguras que el vendedor pague el impuesto correspondiente, el cual ya está incluido en el precio, o sea que ante una compra sin factura, el comerciante se está quedando con esa cantidad de dinero que no le corresponde.


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USO DE LA FACTURA Una factura se debe emitir, cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos o costos para efecto tributario.

2.2. PROCEDIMIENTOS

GENERALIDADES: Todo procedimiento de pago de bienes y servicios, se encuentra definido por procesos de compra ya establecidos por Mercado Publico, por lo que la sección de Expediente y Facturación debe enmarcarse en dicho procedimiento: COMPRA MENOR Para el pago de la factura por compra menor a 3 U.T.M. el expediente de facturación debe contener los siguientes documentos de respaldos:

• Orden de compra • Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores. • Certificado de Disponibilidad Presupuestaria • Solicitud de Compra • Tres cotizaciones de diferentes proveedores

COMPRA POR CONVENIO MARCO Para el pago de la factura por convenio marco, el expediente de facturación debe contener los siguientes documentos de respaldos:

• Orden de compra • Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores. • Certificado de Disponibilidad Presupuestaria • Solicitud de Compra

COMPRA POR LICITACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA Para el pago de la factura por Licitación Pública y Privada, el expediente de facturación debe contener los siguientes documentos de respaldos:

• Orden de compra • Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores. • Certificado de Disponibilidad Presupuestaria • Resolución Adjudicación


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• Resolución de Aprueba Bases de Licitación • Acta de Evaluación y Propuesta de adjudicación • Solicitud de Compra • Anexos

COMPRA POR TRATO DIRECTO Trato directo menor a 10 UTM: Para el pago de la factura para trato directo menor a 10 UTM con tres cotizaciones, el expediente de facturación debe contener los siguientes documentos de respaldos:

• Orden de compra • Certificado Habilidad en el portal • Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores. • Resolución de Adjudicación • Solicitud de Compra • Tres cotizaciones de diferente proveedor

Trato directo: Para el pago de la factura de trato directo, el expediente de facturación debe contener los siguientes documentos de respaldos:

• Orden de compra • Certificado Habilidad en el portal • Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores. • Resolución de Adjudicación • Solicitud de Compra • Cotización • Anexo

2.2.1 COMPROMISO PRESUPUESTARIO ORDEN DE COMPRA Descripción:

A continuación se describen las acciones que corresponden a la Sección de expediente de facturación del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, con respecto al compromiso Presupuestario Sigfe en orden de compra.

La orden de compra generada en el portal www.mercadopublico.cl, es un proceso administrativo legal que un comprador entrega a un proveedor para solicitar un determinado bien, en el cual se adquiere un compromiso de pago con el proveedor, una vez aceptada la orden de compra.


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Procedimiento:

1. Toda vez que se genere una orden de compra en el portal www.mercadopublico.cl, y es aceptada por el proveedor, quien la emite debe enviar orden de compra con su documentación de respaldo a la sección de Expediente de Facturación.

2. Sección de Expediente de facturación, recepciona y revisa documentación adjunta a la orden de compra generada en el portal www.mercadopublico.cl, digitada por la Ejecutiva de la Unidad de Abastecimiento.

3. Si los documentos de respaldo No corresponden a lo solicitado se devuelve la orden de compra con su documentación de respaldo a Ejecutiva de Compras. Ejecutiva de Compras, recepciona orden de compra con su documentación de respaldo con errores revisa y subsana los errores, enviando nuevamente a sección de expediente de Facturación.

Si los documentos de respaldo corresponden a lo solicitado, Se procede a colocar timbre Sigfe, para asignar el Compromiso Presupuestario.

4. Sección de Expediente de facturación, una vez recepcionada correctamente la documentación

y orden de compra, procede a digitar Compromiso Presupuestario en programa SIGFE Plataforma sistema SIGFE.


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Plataforma sistema SIGFE, módulo de Compromiso Presupuestario

Plataforma sistema SIGFE, módulo de validación

5. Sección Expediente de facturación, una vez terminado el proceso de Compromiso Presupuestario en la plataforma Sigfe, archiva la documentación de respaldo con su respectiva orden de compra en espera de la factura.

2.2.2 FLUJOGRAMA


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ABASTECIMIENTO EXPEDIENTE DE FACTURACIÓN

FLUJOGRAMA DE COMPROMISO SIGFE DE ORDEN DE COMPRA

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA - UNIDAD DE ABASTECIMIE NTO

INICIO

FIN

EJECUTIVA DE COMPRAS GENERA

ORDEN DE COMPRA EN EL PORTAL

WWW.CHLECOMPRAS.CL

REVISIÓN DOCUMENTOS

RECEPCIÓN DE ÓRDEN DE COMPRA

CON SU DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO

DEVOLUCIÓN ÓRDEN DE COMPRAS, EJECUTIVA DE

COMPRAS

EJECUTIVA DE COMPRAS REVISA

EXPEDIENTE Y ADJUNTA

DOCUMENTACION FALTANTE

COMPROMISO (SIGFE), EN

ÓRDEN DE COMPRA

REGISTRO EN ORDEN

DE COMPRA DEL

COMPROMISO SIGFEEJECUTIVA DE

COMPRAS DEVUELVE EXPEDIENTE A FACTURACIÓN

ARCHIVARÓRDEN DE COMPRA

CON SU DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO EN ESPERA DE FACTURA


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2.2.3 PROCEDIMIENTO DE FACTURAS A continuación se describen las acciones que corresponden a la sección expediente de facturación del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, con respecto a la recepción de facturas.

Cabe destacar que el proceso incluye registros manuales e informes diarios estandarizados por sistema SIA.

1. La Oficina de Partes de la Dirección del Hospital de Curanilahue, recepciona todas las facturas y procede a: • Realizar el registro manual en libro recepción de facturas.

• Envío de Facturas a secretaría de Departamento de Finanzas.

2. La Secretaria del Departamento de Finanzas del Hospital de Curanilahue, recepciona y verifica todas las facturas: • Verifica Fecha de emisión, Rut. Razón social, y domicilio.

• Revisa e ingresa las facturas en sistema SIA.

3. La Secretaria del Departamento de Finanzas del Hospital de Curanilahue, una vez registrada la factura en el sistema SIA la despacha a la Sección de Expediente de Facturación en Unidad de Abastecimiento del Hospital Curanilahue.


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4. Sección Expediente de facturación, acusa recepción de facturas revisando si está bien emitida, si corresponde a lo solicitado en requerimiento y orden de compra generada en el portal www.mercadopublico.cl, coloca fecha de recepción y se verifica si está ingresada en el Sistema SIA En el caso de que No está bien emitida y no corresponde a lo solicitado La factura se devuelve por oficio (ordinario) al proveedor Si está bien emita Se procede a recibir conforme

5. en los casos que la factura no venga con su correspondiente certificado o informe de Recepción conforme, Sección Expediente de facturación, envía fotocopia de la factura a quien solicitó la compra y/o responsable de darle recepción para realizar recepción a la factura .

6. En casos excepcionales se procede a realizar dicha recepción de conformidad en la sección

de Expediente y Facturación, se gestiona y envía al referente técnico para su firma (VºBº).


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7. El referente técnico una vez confeccionada y visada la recepción de conformidad la envía, a la sección de Expediente y Facturación para proceso el pago.

8. Sección Expediente de facturación, le adjunta la documentación de respaldo (orden de

compra, requerimiento, resolución de pago y recepción de conformidad). Revisión y visación firma (VºBº), por encarga de la sección expediente de facturación.

9. Digitación nómina del Sistema SIA,

Plataforma sistema SIA de ingreso de facturas, para confección de Nómina.

Reporte Sistema SIA (nómina).

10. En caso de contingencia de no realizar nómina en sistema SIA, se realiza nómina manual en planilla Excel, para envío de documentación.


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11. Sección Expediente de facturación, envía nómina generada en Sistema SIA, y facturas con su

documentación de respaldo, para visación de la encargada de Abastecimiento

No está bien con su respaldo La Nómina y facturas se devuelven a sección de Expediente de Facturación Si está bien Procede a dar visto bueno firmando los documentos.

12. Sección Expediente de facturación, envía nómina generada en Sistema SIA y facturas con su

documentación de respaldo, con visación de la encargada de Abastecimiento, para visación del Departamento de Finanzas

No está bien con su respaldo La Nómina y facturas se devuelven a sección de Expediente y Facturación Si está bien Procede a dar visto bueno firmando los documentos.

13. Sección Expediente de facturación, recepciona la nómina con errores generada en Sistema SIA y facturas con su documentación de respaldo devuelta por el departamento de Finanzas: • Se retiran documentos con errores y se revisan, se adjuntan documento faltante y se envía

nuevamente para visación.

• Los documentos sin errores son enviados a Finanzas.

14. Sección Expediente de facturación, recibe la documentación con visto firmado todos los documentos de respaldo del departamento de Finanzas, se procede a la separación de expediente y escaneo para el archivo digital.

15. Sección de Expediente de facturación, envía a Jefe Contabilidad y Presupuesto, toda la

documentación con visto bueno y firmada.

No está bien con su respaldo o visación (firmado) Las facturas se devuelven a Expediente de Facturación Si está bien Se Procede

16. Sección Expediente de facturación, archiva toda la documentación con sus respectivos

respaldos. 2.2.4. FLUJOGRAMAS


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FINANZAS

EXPEDIENTEDE

CTURACIÓN ABASTECIMIENTO FINANZAS

SECRETARIACONTABILIDADPRESUPUESTO

CONTABILIDADPRESUPUESTO

FLUJOGRAMA DE FACTURA ENVIADAS A FINANZAS Y CONTABI LIDAD


RECEPCION

INGRESOFACTURA AL

SISTEMASIA

SE REVISA DOCUMENTACION

SE DEVUELVEDOCUMENTACION

SECCIÓN DE EXPEDIENTE Y FACTURACIÓN

DEVENGAMIENTO

EN EL SISTEMA SIGFE

REVISIÓN EXPEDIENTE Y SE ADJUNTA

DOCUMENTACIONFALTANTE

RECEPCIÓN DE NÓMIN

DOCUMENTACIÓN

DE RESPALDO

SEPARACIONEXPEDIENTE PARA ENVÍO

CONTABILIDAD

RECEPCION

SE DEVUELVEDOCUMENTACION A

FACTURACIÓN

DEVOLUCIÓN DE DOC UMENTACION

A SECCIÓN DE EXPEDIENTE Y FACTURAC IÓN

RECEPCIÓN FACTURA

S

SE RECEPCIONA FACTURA

REVISIÓN DOCUMENTOS

SE ADJUNTA DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO A FACTURA

RECEPCIÓN DE

FACTURA

ESCANEAREXPEDIENT E

FACTURA PARA ARCHIVO DIGITAL

FIN

RECEPCIONNÓMINA Y

DOCUMENTACION DE RESPALDO

REFORMULARDOCUMENTACION

FACTURACIÓN

REVISIÓNDOCUMENTOS

ARCHIVARFACTURA CONRESPECTIVORESPALDO

S

FIRMA LOS DOCUMENTOS DANDO (VºBº) DEVOLUCIÓN DE

DOCUMENTACION A FACTURACIÓN

FIN

IN GR ESO AL

SISTEMA SIA

DEVOLUCIÓN PROVEEDOR

SE ENVIADOCUMENTACION

Y NOMINA SIA PARA VISACIÓN


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EXPEDIENTE DE

FACTURACIÓNREFERENTE TÉCNICO


FLUJOGRAMA DE FACTURA SIN RECEPCIÓN

SE RECEPCIONA FACTURA

SE ADJUNTA EXPEDIENTE PARA PROCESO DE PAGO

RECEPCIÓNDE FACTURA Y

DEVUELVE AL PROVEEDOR

recepción

CONFECCIONA RECEPCIÓN DE CONFORMIDAD

SE REALIZA RECEPCIÓN DE

FACTURA, ENVÍA REFENTE TÉCNICO

PARA RECEPCIÓN DE CONFORMIDAD

FIRMA (VºBº) RECEPCIÓN DE CONFORMIDAD ENVÍA

A EXPEDIENTE DE FACTUARCIÓN

RECEPCIONAFACTURA CON RECEPCIÓN DE

CONFORMIDAD DEL

REFERENTE TÉCNICO


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DIRECCION SUBDIRECCIONOFICINA DE

PARTES FINANZAS

EXPEDIENTE DE

FACTURACIÓN


FLUJOGRAMA DE FACTURA MAL EMITIDA

INGRESOFACTURA AL

SISTEMA

SE DEVUELVE FACTURA AL PROVEEDOR

RECEPCIÓN DOCUMENTACION

PARA FIRMA

CONFECCIONA OFICIO CON SU DOCUMENTACION

PARA FIRMA

DIRECCIÓN

INICIO

REVISIÓN FACTURA

REALIZA RECEPCIÓN DE

FACTURA

RECEPCIÓNDE

FACTURA

RECEPCIÓN DE

FACTURA

FIN

RECEPCIÓN DOCUMENTACION

PARA FIRMA

SEPARACIONEXPEDIENTE PARA ENVÍOFACTURACIÓN

PROVEEDOR

FIN

ARCHIVOOFICIO CONRESPECTIVORESPALDO

REALIZARECEPCIÓN DE

FACTURA

PROVEEDOR ENVÍO A FACTURACIÓN

CUANDO ES MENOR EL ERROR SE AVISO

POR CORREO ELECTRONICO AL PROVEEDOR

RECEPCIÓNOFICIO CONRESPECTIVORESPALDO

ARCHIVOOFICIO CONRESPECTIVORESPALDO


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BIBLIOGRAFÍA

• Sistema SIGFE: www.sigfe.cl

• Estatuto Administrativo: www.ssvaldivia.cl/intranet/biblioteca/estatuto/htm

• Factura: http://www.monografias.com/trabajos96/factura-contabilidad/factura-contabilidad.shtml#ixzz2dtOugoZP


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2.3. PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

Elaborado por: Ing. Nancy Leal Montoya - Jefe Logística


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PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Introducción El proceso de abastecimiento, es importante en la Organización sobre todo debido al impacto que tiene en el funcionamiento de la organización, en sus costos y en el cumplimiento de sus objetivos. Para contar con un buen proceso de abastecimiento, se debe desarrollar un plan o visión estratégico de las adquisiciones, el que debiera incluir:

• Un análisis de los bienes o servicios “esenciales” de la organización.

• Una estimación de la demanda proyectada.

• Una evaluación de cómo se realizará la adquisición y del desempeño de los proveedores. La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la organización. Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector público.

Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

Ventajas de planificar las compras Una adecuada planificación se traducirá en numerosos beneficios para la organización, optimizando cada vez más los métodos de compra y mejorando los resultados en términos de la eficacia, eficiencia y transparencia. Entre las ventajas de planificar las compras, se destacan:


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Precios más competitivos y mejor calidad obtenidos en cualquiera de los distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuada programación nos permite:

• Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc.).

• Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae aparejado un mayor número de proveedores potenciales y una mejor negociación en el caso de un único proveedor.

Menores costos administrativos, ya que al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc. Menores costos de inventario, ya que con una adecuada planificación será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados. Compras oportunas, lo que significa "tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos". Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción. Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con una buena planificación, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo, que además de perjudicar el clima laboral, afectan la eficiencia de los procesos. Los beneficios de contar con personal menos estresado son significativos, ya que aumenta el compromiso con la organización, disminuye la rotación, el ausentismo y aumenta la productividad. Apoyo al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, ya que permite liberar recursos para enfocarse en las compras que resulten estratégicas para la organización, ya sea en términos de su importancia para el desarrollo de las labores propias de la organización o de su relevancia para la implementación de un proyecto estratégico para la institución. Mejoras al funcionamiento diario de la organización, ya que las compras sencillas o rutinarias, aunque aparentemente son menos importantes, resultan indispensables para trabajar eficientemente. Permite identificar oportunidades para la generación de contratos de suministro. En la medida que observamos que existen productos o servicios para los cuales es difícil prever la cantidad y/o el momento en que serán requeridos, es recomendable licitar con el fin de adjudicar al mejor proveedor y generar un contrato de suministro con él, en el que se le solicitan los productos o servicios en la medida que se van requiriendo. Permite resolver situaciones de crisis de mejor forma. En primer lugar porque una buena planificación nos permitirá tener en cuenta situaciones de estacionalidad como aumentos de demanda en una determinada época del año. En segundo lugar, al haber planificado y programado la mayoría de las compras seguramente se estará más preparado para enfrentar las verdaderas situaciones urgentes, es decir, aquéllas que corresponden a eventos imposibles de planificar como la ocurrencia de eventos de fuerza mayor.


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Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras urgentes. La planificación permitirá prestar la atención necesaria y dotar de los recursos adecuados a la realización de procesos de licitación. De esta manera, será posible establecer plazos apropiados y redactar buenas bases lo que facilitará la participación de los proveedores, con los consecuentes beneficios que ello implica en términos de eficiencia y transparencia. Finalmente, una buena planificación permitirá además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro. 1. PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS: La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas:

• Levantamiento de requerimientos.

• Programación de las compras.

• Control y seguimiento de la ejecución del plan. Es fundamental tener claro que la planificación de las compras no es una tarea exclusiva del Departamento de Logística y/o la Unidad de abastecimiento, ya que será necesario consultar y hacer participar a otros departamentos y unidades de la organización. Para comenzar, es necesario determinar el período de tiempo para el cual se desea planificar nuestras compras. En el caso del sector público, lo normal es que este período sea un año calendario. Sin embargo, si la situación lo hace recomendable, podría ser conveniente elegir otro horizonte de planeación.

1.1. LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS

Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año, una buena manera de estimar la demanda futura de este tipo de productos o servicios es tomar como base sus consumos históricos y proyectar los requerimientos futuros. Hay otro tipo de bienes y servicios cuya demanda se asocia directamente con la ejecución de proyectos o programas especiales. En estos casos, la información histórica no permite estimar demandas futuras y será


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necesario recurrir a otras fuentes. En términos generales, en todas las organizaciones públicas, estos proyectos y programas tienen responsables que suelen conocer con anticipación sus requerimientos. Entonces, una buena forma de conseguir información que permita estimar la demanda de este tipo de bienes y servicios es consultar con los responsables de las unidades que gestionan estos proyectos o programas. Adicionalmente, cabe resaltar que la planificación debe realizarse de manera coordinada con el proceso de elaboración del presupuesto. Esto quiere decir que el levantamiento de necesidades debe realizarse a la luz de las previsiones de disponibilidad presupuestaria del próximo período. Al mismo tiempo, la planificación de las compras puede generar información relevante para la elaboración del presupuesto, de manera que es fundamental velar porque establecer mecanismo de coordinación y entrega de información entre ambos procesos. 1.2. PROGRAMACIÓN DE LAS COMPRAS

Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir, para posteriormente programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación. Finalmente, será necesario incluir las actividades programadas en el calendario del próximo período, definiendo los responsables de realizar cada una de ellas. Es muy relevante planificar la utilización de recursos, programando las principales compras separadas en el tiempo, equilibrando así la carga de trabajo del personal de abastecimiento, así como, de los funcionarios de otros departamentos que deban participar en los procesos de compra. 1.2.1. El Plan Anual de Compras Con la información obtenida en las etapas de levantamiento de requerimientos y programación de las compras, se construirá el Plan Anual de Compras, que es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valor estimado. Los contenidos del Plan anual de Compras son una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán, detallándose de acuerdo a la Ley 19.886 de Compras Públicas, como mínimo:


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• Descripción o especificación del bien o servicio.

• Cantidad del bien o servicio.

• Monto estimado.

• Modalidad de adquisición (ej. Catálogo Electrónico, licitación pública, etc.)

• Fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar.. Además detallar:

• Usuarios principales

• Si es una compra simple o estratégica.

• Cronograma del proceso para las compras complejas.

• Fuentes de financiamiento.

El Plan Anual de Compras debe publicarse en la Plataforma de ChileCompra www.mercadopublico.cl.

El Plan de Compras es una guía y por lo tanto puede ser modificada durante su ejecución, por tanto, es conveniente informar de los cambios que sea posible prever. Esto permitirá al resto de los actores involucrados, ajustar sus previsiones y prepararse para enfrentar las futuras adquisiciones.

1.2.2. MECANISMOS PARA REALIZAR LA PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS: 1.2.2. a) Planificación Anual de Compras en Sistema SIABI

(SIABI: Sistema de Abastecimiento, Bodega e Inventario, Plataforma desarrollada y administrada por el Departamento de Informática del Servicio de Salud Arauco).

1.2.2. b) Planificación Anual de Compras Productos No Incluidos en Sistema SIABI Y Planificación Anual de

Compras de Servicios. A continuación se detallan ambos mecanismos:


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1.2.2. a) PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS EN SISTEMA SIABI

RUTA DE ACCESO PLATAFORMA WEB

Dirección web para ingresar desde PC institucional

http://10.8.85.140/SIABI-CHUE

Dirección web para ingresar desde otro PC http://163.247.80.177/siabi-chue

ACCESO Ingrese su Usuario y Password Seleccione HOSPITAL CURANILAHUE Para ingresar hacer click en botón Conectar


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Al ingresar a la plataforma, se desplegará la pantalla principal:

• Hacer Click en ABASTECIMIENTO:

• Hacer Click en Planificación Anual

• Hacer Click en Planificación Tentativa

Al ingresar a Planificación Tentativa, se desplegará la siguiente pantalla:

• Se deberá seleccionar la Bodega y el Centro de Costo.


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Las Bodegas a planificar dependerán de la Subdirección correspondiente y los Centros de Costo asociados a cada perfil usuario. Cada funcionario usuario SIABI designado para estos efectos, Jefe de Servicio, Departamento o Unidad deberá realizar y subir al sistema las planificaciones de su dependencia. En general los Servicios, Departamentos, Unidades y/o Secciones dependientes de la Subdirección Administrativa, sólo realizan la planificación anual de los artículos de Bodega de Economato. Los Servicios, Departamentos, Unidades y/o Secciones dependientes de la Subdirección Médica, planifican la Bodega de Economato y Bodega de Insumos Médicos. La Unidad de Farmacia, realiza la planificación de la Bodega de Fármacos y Sueros, servicios como Consultorio Externo, kinesiología y Endoscopía también deben realizar planificación de algunos artículos específicos de esta Bodega. Se deberá realiza la planificación para cada uno de los Centros de Costos asociados al perfil usuario, en forma independiente. Una vez que se ha seleccionado la Bodega y el Centro de Costo, se deberá selccionar una de las siguientes opciones: OPCIÓN 1 : “Calcular según año en curso” Al seleccionar esta opción el sistema desplegará la información de los despachos realizados en los

meses del año en curso.

OPCIÓN 2 : “Calcular según años anteriores”

Al seleccionar esta opción el sistema desplegará la información de los despachos realizados para el

año anterior, desde enero a diciembre. Cada Usuario deberá determinar que opción utilizará para realizar la planificación anual del año siguiente.

• Hacer Click en Ver

Si se quiere obtener la información en formato Excel se deberá Hacer Click en


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El sistema desplegará una pantalla con los artículos despachados desde la Bodega seleccionada:

Detalle:

Columna “Código” : Indica el código SIABI del producto. Columna “Descripción” : Detalla la descripción del artículo en el Sistema. Columna “Total” : Indica la sumatoria de los despachos de los meses de Enero a

Diciembre. Columnas “Enero”, “Febrero” ... : En cada columna se indican las cantidades despachadas en cada mes.

• Al Hacer Click en la Opción Guardar, estos datos serán enviados automáticamente a la Opción Planificación centro de costo, lo que será la base para la planificación del año siguiente, pudiendo editarse, agregarle filas para agregar otros artículos, modificar cantidades y/o incluir nuevas cantidades.

• Hacer Click en Planificación centro de costo, para revisar y editar la información guardada:

Al ingresar a Planificación centro de costo, se desplegará la siguiente pantalla:

• Se deberá seleccionar la Bodega y el Centro de Costo.


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El sistema desplegará una pantalla con los datos guardados:

Detalle:

Columna “Código” : Indica el código SIABI del producto. Columna “Descripción” : Detalla la descripción del artículo en el Sistema. Columna “U.Medida” : Indica la Unidad de medida del artículo. Columna “Precio U.” : Indica el valor unitario neto. Columna “Total” : Indica la sumatoria de los despachos de los meses de Enero a

Diciembre. Columnas “Enero”, “Febrero” ... : Indica la cantidad despachada en cada mes, desde Enero a

Diciembre.

Editar y Enviar Planificación:

Para Eliminar Artículos Hacer click en la primera columna E

Para Completar y/o Editar cantidades en columnas correspondientes: “Enero”, “Febrero”, “Marzo” …. “Diciembre”

Para cada artículo, se deberá registrar la cantidad programada mensual, que deberá completarse y/o editarse en la columna correspondiente al mes en que se programa su consumo.

Valorizar la Planificación

1º En la Columna Precio U. completar el precio unitario neto enviado en planilla archivo Excel “ARSENAL BODEGA …..… VALOR UNITARIO ”, para cada artículo.

2º Automáticamente se irá reflejando el total de la planificación en Total Programa


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Para Agregar Artículos

1º Hacer click en Nueva fila.

2º Posicionarse en la nueva fila y anotar el código SIABI en la columna Código Articulo.

3º Hacer click fuera del área de datos para que se complete la “Descripción” del artículo.

click

4º Completar el precio unitario neto del artículo.

5º completar la cantidad programada para cada mes del año.

Estado Planificación

1º Cuando se está editando la planificación indicará “No enviado” Para guardar los cambios realizados Hacer click en Guardar

Procure Guardar constantemente los cambios realizados.

2º Cuando la planificación esté terminada se debe hacer click en Enviar y la planificación indicará “Enviado”

Una vez enviada la Planificación el sistema arrojará el siguiente mensaje:


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1.2.2. b) PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS PRODUCTOS NO INCLUIDOS EN SIABI Y PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS DE SERVICIOS

Para aquellos Servicios, departamentos, Unidades o secciones cuyos productos no están incluidos en el sistema SIABI, o para realizar la planificación de compras de Servicios, para el año siguiente, se utiliza una planilla Excel para completar estos bienes o servicios, con el siguiente formato:

PLANIFICACIÓN DE COMPRAS AÑO 20--

Centro de Costo / Servicio / Unidad :

Subdirección Correspondiente :

Responsable de la Información :

TOTAL PROGRAMADO NETO $ 0,00

IVA $ 0,00

TOTAL PROGRAMADO CON IVA $ 0,00

Descripción del Producto

Unidad de

Medida

Valor Unitario Neto

Cantidad

Total Enero Febre

ro Marzo Abril Mayo Ju

nio Julio Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

VALOR

TOTAL NETO

1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

11 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

13 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

14 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

16 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

17 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

18 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

19 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00

20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 $ 0,00


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1.3. SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS

El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente.

Trimestralmente se debiesen analizar los avances y resultados, identificando:

• Compras realizadas de acuerdo al plan.

• Compras no realizadas de acuerdo al plan.

• Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o plazo que lo estimado).

• Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan las desviaciones respecto al plan.

Al analizar la información que se recoge de este proceso será necesario poner atención en las causas que pueden explicar las desviaciones ocurridas entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable que algunas de estas desviaciones se expliquen por problemas ocurridos durante la planificación de las compras, por lo que el seguimiento del Plan permitirá implementar mejoras en este proceso que permitirán evitar la ocurrencia de este tipo de errores en el futuro. Finalmente, es preciso destacar que la realización del seguimiento permitirá detectar a tiempo la ocurrencia de problemas en la ejecución del plan, como atrasos o errores en las estimaciones de cantidades o precios.


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BODEGAS DE FARMACIA Actualizado por: Luis Troncoso Muñoz – Bodegas de farmacia


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INDICE

INTRODUCCION...........................................................................................................................................


1.1 OBJETIVO GENERAL………………………………………………………………….

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………………………………………………………

1.3 RECURSOS HUMANOS……………………………………………………………….

2. MANUAL DE PROCEDIMIENTO

2.1 NORMATIVAS GENERALES POR LAS QUE SE RIGE……………….…..….....

2.2 PROCEDIMIENTO ESPECIFICO EN BODEGA DE FARMACIA

2.2.1 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS EN BODEGA DE FARMACIA…………..…....

2.2.2 ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLÍNICOS…….....

2.2.3 EGRESOS DE MEDICAMENTO E INSUMOS CLINICOS……....………..……

2.2.4 REVISION PERIODICA DE LAS FECHAS DE VENCIMIENTO……………..…..

2.2.5 DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS………………..

2.2.6 REALIZACION DE INVENTARIOS SELECTIVOS PERIODICOS….……..…...…

2.2.7 REGISTROS DE VENCIMIENTOS DE BODEGA DE FARMACIA………………

2.2.8 CADENA DE FRIO Y REGISTRO DE TEMPERATURA……………….……...…

2.2.09 DESCRIPCION Y MANEJO DEL TERMOMETRO DE MAXIMA Y MINIMA.…..

2.2.10 RECOMENDACIONES……………………………………………………………….

2.2.11 PROCEDIMIENTO BAJA Y DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS…...…....…

2.2.12 RECHAZO DE PRODUCTOS DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS…………

2.2.13 ENTREGA DE INFORMES Y/O PLANILLAS……………………………..…………

2.2.14 FLUJOGRAMA BODEGA FARMACIA……………………………………..…………

3. ANEXOS………………………………………………………………………………………….………...


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INTRODUCCION

El presente manual tiene como objetivo, entregar un marco referencial para la ejecución de las actividades que se desarrollan en las bodegas de Farmacia del Hospital de Curanilahue. Describiendo las principales actividades que ejecuta cada uno de los cargos, de acuerdo a las cargas de trabajo asignadas, para lo que se ha considerado diversos escritos sobre la materia y la reglamentación vigente, además de la experiencia de la práctica de años en el rubro. Las Unidades de Bodega de Farmacia del Hospital Dr. Rafael Avaria de Curanilahue, tienen como principal función, el adecuado abastecimiento, la custodia y el suministro de medicamentos e insumos clínicos, dentales y de laboratorio clínico.

La finalidad es lograr una atención oportuna y digna, haciendo un uso eficaz de los recursos disponibles.

OBJETIVOS

1.1. Objetivos General

Recepcionar, almacenar, custodiar y distribuir los fármacos, sueros e insumos médicos que requieran los distintos Servicios y Unidades del Hospital.

1.2. Objetivos Específicos

a) Vigilar el buen estado de los bultos recibidos por los transportistas, cerciorándose, de

la cantidad de bultos que trae la orden de transporte, que estos no se encuentren deteriorados y que todo se reciba con su guía y/o factura.

b) Recepcionar los productos por sistema SIABI, con respaldo de Guías y/o Facturas. En esta se debe revisar la información obligatoria que debe contener cada factura; RUT y Nombre de la Entidad Compradora, Cantidad de cada producto adquirido en orden de compra, comparar los precios y los productos indicados en orden de compra v/s precio de la factura.

c) Realizar recepciones manuales para aquellos insumos que no tienen códigos en Sistema SIABI, como por ejemplo; Reactivos y similares destinados al Servicio de Laboratorio, Insumos dentales, Insumos para el pabellón.

d) Revisar que la factura tenga toda la información legal correspondiente, y que el transcurso de ella, sea del menor tiempo posible en Bodega Farmacia.

e) Informar vencimientos cercanos de los productos, evitando que los artículos venzan en

bodegas. Esto permite evitar las mermas.


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f) Mantener la Bodega, ordenada, limpia, debidamente rotulados con su correspondiente nombre de cada artículo.

g) Velar que la distribución de los productos sea realizada de acuerdo al calendario

emitido por Bodegas de Farmacia y que para casos excepcionales sean previamente autorizado por la jefatura directa de esta unidad.

h) Gestionar devoluciones de productos y solicitud de nota de crédito cuando

corresponda.

i) Tomar inventarios mensuales y emisión del correspondiente informe, que permitan ir solucionados posibles diferencias, solucionar

1.3. Recursos Humanos Bodega de Farmacia Dotación Ley 18.834 En Bodega de Farmacia, existe la siguiente dotación de personal:

• Cinco personas o Tres Técnicos Paramédicos (Uno Titular, Uno Contrata y uno contrata apoyo

temporal), � Uno trabaja en Bodega de Fármacos y sueros � Dos trabajan en Bodega de Insumos Médicos

o Un Técnico administrativo para Bodega de Insumos Médicos o Un Administrativo para Bodega de Fármacos y sueros

2.1. Normativas Generales por las que se rige

La unidad de Bodegas de Farmacia, tiene por objeto almacenar, custodiar, una cantidad de stock de los insumos médicos que se requieren las diferentes unidades del servicio, para ejecutar sus actividades para un periodo de dos meses.

Establecer las funciones que debe cumplir todo el personal de Bodega de Insumos médicos.

Como medio escrito tendiente a orientar al personal sobre los objetivos, funciones y jefaturas de la unidad.

Como medio de resolución de conflictos generales y específicos, que surgen en los procedimientos habituales.

Como herramienta de trabajo.


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FLUJOGRAMA BODEGAS DE FARMACIA

Para clarificar el esquema dentro de la Unidad de Bodegas de farmacia, respecto a las descripciones de cargo, a continuación se presenta un esquema aclaratorio:

La Bodega de Farmacia, está dividida física y administrativamente en 2 Bodegas, estas corresponden a 1) Bodega de Fármacos y 2) Bodega Insumos Médicos, en ambas, se cuenta con la misma dotación, dos funcionarios en cada bodega, dedicados a realizar las actividades como recepcionar, entregar pedido de materiales, realizar inventarios, gestionar envío de facturas, etc., cada uno tiene definidas las labores que debe realizar, las que a continuación se detallan:

2.2.- Procedimientos específicos en Bodegas de farm acia

Para realizar los procesos de recepción de productos y distribución (despachos) de productos en las bodegas se utiliza la Plataforma o sistema Informático denominado Sistema de Abastecimiento, Bodega e Inventario, Plataforma desarrollada y administrada por el Departamento de Informática del Servicio de Salud Arauco con soporte informático centralizado en el SSA , en adelante SIABI.

Recepción de productos

Ejecuta: Encargado bodega físico, encargado bodega administrativo

a) Ingreso y Recepción de Fármacos e Insumos Terapéuticos. Al momento de la recepción de Insumos médicos, estos deben venir con una

Guía de Despacho o Factura.

SERVICIOS CLINICOS UNIDADES DE APOYO PYXIS

BODEGAS

DE

FARMACIA

PROVEEDORES � CENABAST � PARTICULARES � OTROS

OTROS CENTROS � CONSULTORIOS � HOSPITALES

UNIDAD FARMACIA


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o En primer lugar, se debe verificar que la cantidad de bultos sea correcta; luego se procede

a abrir las cajas y cotejar su contenido con lo señalado por en la Guía de Despacho o

Factura .

o Es de exclusiva responsabilidad del Encargado de Bodega verificar que todos los artículos

recibidos coincidan, en cuanto a cantidad, calidad y precio con los datos que aporta la Guía

de Despacho. En caso de cualquier discordancia, calidad dudosa u otro, respecto de las

condiciones de algún artículo, deberá ser informado al proveedor para su restauración.

o Revisar la fecha de vencimiento todos los insumos médicos recibidos deben venir con fecha

de vencimiento posterior a 1 año, de lo contrario se tramitará su cambio o devolución con el

proveedor.

o Efectuadas las revisiones señaladas anteriormente, el Encargado de Bodega procederá a

recepcionar por sistema SIABI, en el que se debe constatar:

Fecha de recepción.

Número de recepción, que da automáticamente el sistema

Nombre del establecimiento que recibe, que da automáticamente el sistema.

Nombre del Proveedor, que debe ser ingresado por el funcionario a cargo.

Número de la Factura o Guía de Despacho, que debe ser ingresado por el funcionario a cargo.

Cantidad recibida efectivamente y la unidad de registro.

Lotes y fechas de vencimiento si corresponde

Nombre de cada uno de los artículos recibidos.

Precio unitario neto de cada artículo.

Firma y timbre del Encargado de Bodega.

o El informe de recepción debe ser extendido para todo artículo que ingresa a bodega de

insumos médicos.

o El informe de recepción consta de un original y copia , las que se distribuyen así:

Original se envía a oficina de partes con factura

Primera copia queda en archivo de Bodega.

o Finalmente, la copia de INFORME de Recepción es resguardada en archivadores en la oficina

de bodega de farmacia, y que en orden según la emisión de las ordenes de compra, siendo

esta fácilmente de ubicar, según su compra.


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A continuación se muestra sistémicamente como se realiza una recepción por SIABI;

2 1

3 4

5

6

7 8

9


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De acuerdo a la secuencia de números adjuntos en imagen anterior, se especifica los pasos a

seguir para realizar una recepción por sistema SIABI;

1. Se debe pinchar en el filtro de “BODEGA” y seleccionar la bodega donde se requiere

recepcionar el producto,

2. Se debe buscar el número de orden de compra SIABI, haciendo un clic en la Lupa de “OC”,

3. Luego se debe selección la modalidad de compra, pudiendo ser de;

a. CENABAST

b. CONVENIO MARCO

c. CONVENIO DE SUMINISTRO

d. LICITACION PRIVADA

e. LICITACION PUBLICA

f. TRATO DIRECTO

g. SIN DEFINIR (En caso que no pertenezca a ninguna de las anteriores)

4. Se debe ingresar el número de la orden de compra de mercado público, en caso de no aplicar,

se ingresa “NO INDICA”,

5. Se debe ingresar el número del documento y tipo de documento, pudiendo ser;

a. FACTURA

b. GUIA DE DESPACHO

c. NOTA DE CREDITO

d. NOTA DE DEBITO

6. Luego se debe ingresar el detalle uno a uno de cada producto y se debe, pinchar el siguiente

icono ,

7. Se debe ingresar cantidad del producto que, se está recepcionando,

8. Luego, se debe ingresar el lote y vencimiento por producto y cantidad del producto

recepcionado. Quiere decir, que por cada producto puede ser recibido en 2, 3 o más partidas

del total solicitadas en orden de compra y cada partida, puede tener un lote y vencimiento

distinto. Ejemplo; Se recibieron 1000 bajadas de sueros en las siguientes partidas;

i. 500 unds. con lote; AAA y vencimiento 30-12-2014

ii. 300 unds. con lote; BBB y vencimiento 30-12-2015

iii. 200 unds. con lote; CCC y vencimiento 30-12-2016


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9. IMPORTANTE; AL FINAL, Antes de guardar cada recepción, se debe revisar

cuidadosamente la información ingresa, debido que una vez guardada, no puede ser

modificada. Una vez guardada la información, esta solo puede ser rectificada con soporte del

informático del Servicio de Salud Arauco o con solicitud de ajuste al Jefe de Logística. El

proceso termina con guardar la información e imprimir en dos copias el “INFORME DE

RECEPCION COMPRAS”, que se muestra a continuación;

Ambas copias de este informe, debe ser firmado y timbrado por la persona que

ejecuta el proceso de recepción en sistema SIABI. Además se debe agregar

equivalencias de productos recepcionados, según el siguiente formato;


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b) Almacenamiento de Medicamentos e Insumos Clínicos en Bodega de Farmacia

EJECUTA: Encargado bodega físico

o Insumos clínicos recibidos, se ordenarán siguiendo el criterio de la Central Nacional de

Abastecimiento CENABAST. A fin de lograr una adecuada distribución de los artículos en

Bodega de Insumos Médicos, éstos se ordenan por secciones que agrupan los productos

según: grupo farmacológico, forma farmacéutica, tipo de insumo clínico, etc.; cada sección

contiene códigos según sistema SIABI, asignados a cada producto. Los artículos que no

cuenten con un código de SIABI, se recepcionarán manual mientras que se crea este.

o En cada estante existente en Bodega de Insumos Médicos, debe estar claramente señalizada

la sección y códigos que contiene con su rotulo por cada producto, a fin de que el orden sea

fácilmente interpretado por cualquier persona que ingrese a la misma, invirtiéndose el mínimo

tiempo posible en la búsqueda de un producto.

o Será obligación del Administrativo de Bodega mantener la rotulación correcta y actualizada de

las estanterías y resguardar el orden.

o Ningún artículo almacenado debe estar directamente sobre el suelo, debiendo conservarse

una altura de al menos 20 centímetros del piso.

o Los insumos clínicos deben estar ubicados considerando su vencimiento de forma que,

dentro de cada código, se dispense primero el producto cuyo vencimiento es próximo. Este

será ordenado desde el vencimiento más cercano hasta el vencimiento más lejano, tal como

se observa en el siguiente cuadro:


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En el cuadro anterior, se pretende explicar que, los insumos médicos se almacenarán por

vencimiento. En la parte posterior Irán los primeros en vencer, y luego se almacenarán hacia atrás,

luego seguirán el mismo criterio, pero se continuará hacia la izquierda. Tal como se observa en la

figura anterior.

o Para la ubicación de los artículos dentro de la bodega se deben considerar fragilidad, posibles

alteraciones fisicoquímicas, volumen que ocupa, condiciones especiales de ventilación y luz.

o Siempre el nombre, forma farmacéutica, presentación y fecha de vencimiento del artículo

según corresponda, o de cada paquete que lo contenga, debe estar visible, de tal forma que

sea fácil de contar y/o verificar vencimiento.

o El almacenaje debe buscar la óptima utilización del espacio disponible en bodega, tanto en

altura como en extensión, evitándose cajas o paquetes fuera de lugar.

o Cada caja debe tener una descripción visible de su contenido.


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TABLA DESCRIPTIVA DE RECEPCIÓN DE INSUMOS MÉDICOS D E CENTRAL DE

ABASTECIMIENTO

Nº TAREAS

DESCRIPCION DE TAREAS TIPO

DIAGRAMA DECISION

OBSERVACION SI NO

1

Recepción de carta de cumplimiento según la programación anual en CENABAST Documento

2

Recepciona el camión de la CENABAST y se procede a chequear bultos , según indicado en las guías recibidas del proveedor Decisión x Procede al paso # 3

2

Recepciona el camión de la CENABAST y se procede a chequear bultos, según indicado en las guías recibidas del proveedor Decisión X

Procede al paso # 3 y se realiza reclamo

por el portal de la CENABAST

3

Verificar lo indicado en guías de despacho v/s lo recibido físico

Decisión x

Se procede al siguiente paso (#4), que es; Confección de Recepción de

Conformidad"

3

Verificar lo indicado en guías de despacho v/s lo recibido físico

Decisión X

Se registra en el folio adjunto a cada guía, las diferencias

detectadas y después se envía

un reclamo al portal de la CENABAST

4

Se realiza recepción de conformidad de los fármacos e insumos médicos y se adjunta con la guía de despacho, comprobante de reclamo y se escribe nota adjunta que hace referencia al reclamo adjunto, si así lo amerita. Actividad

5

Se clasifican las guía de despacho que hacen referencia a programas, con las guías de recepción normal Actividad

6

Las guías de despacho de Programas Ministeriales, se consolidan en un acta de entrega Actividad

7

Se envía acta de entrega al Servicio de Salud Arauco, para que sean canceladas, , cuando así lo ameriten. Actividad

8

Las guías de despacho de programación normal, se envía al departamento de Contabilidad del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, una vez que llegan las facturas a Bodega de Farmacia. Actividad


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DE FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS DE CENTRAL DE

ABASTECIMIENTO


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TABLA DESCRIPTIVA DE RECEPCIÓN DE FÁRMACOS E INSUMOS MÉDICOS DE

PROVEEDORES PARTICULARES

Nº TAREAS DESCRIPCION DE TAREAS TIPO

DIAGRAMA DECISION

OBSERVACION SI NO

1 Recepción de orden de compra de la Unidad de Abastecimiento Documento

2

Llamar al proveedor para indicar en orden de compra, fecha de despacho o fecha tentativa de llegada. Actividad

3

Llegada de mercaderías a Bodega de Farmacia se notifica compra, según siguiente detalle: - Se verifica lo recibido físicamente v/s lo indicado en orden de compra - Se verifica lo indicado en el documente (Factura, Guía u otro), v/s orden de compra

Decisión X

Procede recepcionar mercaderías

-PASO 4-

3

Llegada de mercaderías a Bodega de Farmacia se notifica compra, según siguiente detalle: - Se verifica lo recibido físicamente v/s lo indicado en orden de compra

Decisión X Devuelve al proveedor

3

Llegada de mercaderías a Bodega de Farmacia se notifica compra, según siguiente detalle: - Se verifica lo indicado en el documente (Factura, Guía u otro), v/s orden de compra

Decisión X

Procede recepcionar mercaderías, y se solicita nota de crédito que rectifique error en documento, (reteniendo pago en Contabilidad, hasta que llegue respectiva nota de crédito).

4 Se recepciona mercadería conforme Actividad

5

Se envía recepción conforme del documento a Oficina de partes del Hospital Curanilahue. Actividad

6 FIN


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FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS DE PROVEEDORES

PARTICULARES


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c) Egresos de Medicamentos e Insumos Clínicos

Para despachar pedidos por sistema SIABI, se deben realizar tres pasos fundamentales;

1RO Aprobación,

2DO Administración,

3RO Despacho del pedido

Para el paso 1; Aprobación , Se adjunta la siguiente imagen y su correspondiente explicación;

Según imagen “Pantalla de Aprobación ”, donde dice Encabezados. En el punto 1 de la

imagen, muestra todos los pedidos en espera de aprobación solicitados a las bodegas de

Economato, Bodega de Fármacos y Bodega de Insumos médicos. Al momento de pinchar

esta figura que aparece al lado del número de pedido, se despliega inmediatamente la

lista de insumos solicitados por cada servicio, tal como se visualiza en la imagen.

En el Punto Nº 3, muestra cuatro botones distintos (RECHAZA, RECHAZADAS, APRUEBA y

VOLVER). El botón RECHAZA, sirve para ejecutar la acción de, No aceptación de un pedido

realizado por algún servicio clínico. El botón RECHAZADAS, este muestra una lista de todos

los pedidos rechazados. El botón APRUEBA, sirve para validar pedido y permite pasar al

siguiente paso en el proceso de despacho de solicitudes a bodegas. La aprobación solo debe

1

2

3

PANTALLA DE APROBACION


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realizarse previa revisión de este. Por último el botón VOLVER, sirve para retroceder de

MENU y se reintegra inmediatamente en el MENU principal.

Para el paso 2; Administración , Se adjunta la siguiente imagen y su correspondiente

explicación;

1

2

3

4

PANTALLA DE ADMINISTRACION 1

2

3


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Según imagen “Pantalla de Administración ”, Se deben seguir y pinchar “Solicitud de

Materiales ” (Nº 1 de imagen), opción Administración, luego seleccionar la bodega, como por

ejemplo “Bodega de Insumos Médicos” (Nº 2 de imagen) y después hacer clic, en el número y

nombre de pedido (Nº 3 de imagen). Se despliega esta imagen:

En el Nº 1 de la imagen anterior, muestra la lista de productos solicitados por el servicio

clínico, la cual se debe ir pinchando uno a uno, en la casilla vacía. Al pinchar aparece la

siguiente imagen , Y al momento de hacer clic, en esta casilla y no tener

stock en su respectiva bodega, el insumo pinchado, se traslada inmediatamente al Nº 4 de la

imagen, creando una lista denominada “Solicitud de compra”.

En el Nº 2 de imagen anterior, muestra Centro de Costo que solicita lista de productos,

En el Nº 3 de imagen anterior, muestra la lista de productos que se están despachando al

centro de costo requirente,

En el Nº 4 de imagen anterior, muestra la lista denominada “solicitud de compra”. Esta lista es

arrojada a raíz, que el producto pinchado no tiene stock, lo cual el sistema emite

automáticamente una lista de compra reflejada en el MENU de Abastecimiento en el Sistema

SIABI.

Para finalizar la administración de cada pedido, se debe guardar, tal como muestra el Nº 5 de

la imagen anterior.

PANTALLA DE ADMINISTRACION

5

1

3

2

4


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Para el paso 3, Despacho , Se adjunta la siguiente imagen y su correspondiente explicación;

1. Primero, se debe seleccionar la bodega en donde se despacharán el pedido,

2. Segundo, se ingresa el número de pedido. Este número, es el mismo que

aparece cuando se aprueba y administra cada pedido,

3. Tercero, después de ingresar el número de despacho se desplegará la lista de

productos administrados en el paso anterior (Nº 2)

4. Cuarto, Se debe buscar el nombre de la persona que retira los productos, en el

caso que no se encuentre creado en el Sistema SIABI, se debe ingresar el

nombre de la persona que solicita. Todos los informes de despachos deben ser

revisado y firmado por la persona que recibe y que entrega, colocando en este,

el RUT, Firma y Nombre y apellidos.

5. Quinto, Antes de guardar, se deberá hacer clic a todos los productos

administrados (uno a uno)

6. Sexto y por último se debe guardar y luego imprimir en dos copias un

documento, denominado “Informe de despacho”.

PANTALLA DE DESPACHO

2 1

4

5

3


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d) Revisión Periódica de las Fechas de Vencimiento

El Encargado de Bodega físico y/o Administrativo de Bodega, debe revisar periódicamente las

fechas de vencimiento de los artículos. Esto persigue dos objetivos:

Tener seguridad de que tanto medicamentos como insumos clínicos que se distribuyen a los

Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo, cumplen con los estándares esperados de efectividad

y calidad.

Evitar perdidas por caducidad.

e) Distribución de Medicamentos e Insumos Clínicos

Esta función será realizada principalmente por la Central de Distribución de Insumos Clínicos.

Sin perjuicio de lo anterior:

o Cada Servicio Clínico y Unidad de apoyo, serán los encargados de solicitar sus fármacos e

insumos, según necesidad, rigiéndose a sus programaciones. Esta solicitud de productos,

será através de SIABI, libro o planillas de Pedidos a Bodega.

o La Central de Distribución de Insumos cumplirá las funciones de bodega en transito (para

evitar sobre stock en Servicios) y control de egresos de insumos clínicos.

o El Formulario de Pedido-Entrega consta de un Original y 2 copias cuya distribución será la

siguiente:

Original para Control de Existencias.

Primera copia para archivo de Bodega de Farmacia.

Segunda copia para libro del Servicio Clínico que lo solicita, la copia destinada al Servicio

Clínico, servirá para que este tome conocimiento de los insumos de los que dispone al

momento de realizar la solicitud, y de aquellos insumos que están en proceso de adquisición.

o Conjuntamente con enviar el original del Formulario de Pedido-Entrega a Control de

Existencias, procederá a guardar en el archivo de Pedido-Entrega, la solicitud vigente para el

mes en curso, que deberá ser despachada. Este formulario tendrá columnas dispuestas para

dejar registro de la fecha y productos entregados a la Central de Distribución de Insumos

Clínicos.

o Es de vital importancia para la coordinación del trabajo de la Bodega de Farmacia y Central de

Distribución de Insumos, que los Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo respeten las fechas

estipuladas y los procedimientos implementados.


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o La Fecha de entrega de solicitudes a Bodega de Farmacia se llevará a cabo entre días 10 y

15 de cada mes.

A las siguientes Unidades de Apoyo se les entregará los medicamentos y/o insumos

directamente desde Bodega de Farmacia: (Dental, Kinesiología, Laboratorio, Clínico,

Farmacia). Esto manteniendo el sistema de entrega actual.

f) Realización de Inventarios Selectivos Periódicos.

La realización de este tipo de inventarios es de responsabilidad del Encargado de Bodega,

con el objeto de establecer un mecanismo de autocontrol interno sobre su propio manejo de

los registros de entradas y salidas de Bodega de Farmacia.

La toma de inventario selectivo constituirá una herramienta de ayuda para detectar errores de

registro de ingresos y egresos de productos, permitiendo su corrección oportuna.

g) Registros de Vencimientos de Bodegas de Farmacia

EJECUTA: Administrativo de bodega Farmacia

o Se llevará registro de vencimientos en una planilla Excel, la que deberá mantenerse

actualizada por el Administrativo de Bodega de Farmacia. Cabe destacar que en un corto

plazo, este registro se debe realizar al momento de recepcionar productos vía Sistema

Integrado de Abastecimiento e Inventarios (SIABI). Quedando un registro automatizado, de los

vencimientos.

o En una primera instancia, por implementación reciente de este sistema, se revisarán todos los

productos existentes en Bodega de Farmacia y se registrarán las fechas de vencimiento de los

mismos y el saldo existente.

o Luego, en busca de la optimización del tiempo, cada vez que ingrese un producto:

Se revisará el producto y se verificará la fecha de vencimiento.

Se registrará en la planilla la fecha de ingreso , el proveedor y la fecha de vencimiento . El

registro de la fecha de los datos anteriores, es de responsabilidad de quien reciba el producto,

ya sea el Encargado de Bodega, o el Administrativo de Bodega.

o Si la fecha de vencimiento del producto que ingresa es igual o inferior a 3 meses, este, si es

de moderada o baja rotación, será devuelto al proveedor por vencimiento cercano.

o El Administrativo de Bodega de Farmacia será responsable de informar este hecho, en el caso

de presentarse, al Encargado de Bodega quien será el que gestione la devolución del

producto.


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o La planilla será revisada mensualmente por el Administrativo de Bodega, quien deberá utilizar

la siguiente nomenclatura:

o Los vencimientos a producirse en los próximos 5 meses a la fecha de revisión, serán

marcados con color amarillo y se verificará el stock. Si se trata de un producto de Alta

rotación, se esperará hasta el mes siguiente para verificar existencia. Si es un producto de

baja rotación, se informará por escrito al Jefe de Farmacia, indicando proveedor, fecha de

vencimiento y cantidad para que este gestione el canje del producto, o envío de este a otro

centro donde tenga rápida utilización.

o Los vencimientos a producirse en los próximos 4 meses a la fecha de revisión, serán

marcados con color rojo y serán informados por escrito al Jefe de Farmacia indicando

proveedor, fecha de vencimiento y cantidad para que este gestione el canje del producto, o

envío de este a otro centro donde tenga rápida utilización.

El procedimiento anterior es obligatorio para todos los productos que ingresan a Bodega de

Farmacia, poniendo particular énfasis en los productos refrigerados.

h) Rechazo de los productos:

o Rechazo de artículos: Se debe informar por escrito a su superior jerárquico, para que éste

tome una decisión al respecto. Si la jefatura soluciona el problema, se procede a recibir

mercadería, almacenar y registrar, según el procedimiento habitual de la sección.

o Recepcionar artículos donados: hacer recepción normal y dejar constancia del origen de la

especie; a falta de valor, el precio será menor que el de la mercadería comprada.

Los artículos transformados por el establecimiento no ingresan a bodega y solo se les aplican

las normas de inventario.

Cabe señalar, que en los casos anteriores son motivo para gestionar devolución inmediata al

proveedor adjudicado del fármaco e insumo médico


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PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS EN BODEGA DE FARMACOS

1. Recepción de Productos de Proveedores Particulares y CENABAST

Ejecuta: Administrativo Bodega de Fármacos.

º Al momento de la recepción de Fármacos, estos deben venir con una Guía de Despacho

o Factura.

º En primer lugar, se debe verificar que la cantidad de bultos sea correcta; luego se procede a

abrir las cajas y cotejar su contenido con lo señalado en la Guía de Despacho y/o Factura y

con lo señalado en la orden de compra .

o Es de exclusiva responsabilidad del Encargado de Bodega verificar que todos los artículos

recibidos coincidan, en cuanto a descripción del producto, cantidad, calidad y precio con

los datos indicados en la Guía de Despacho. En caso de cualquier discordancia, calidad

dudosa u otro, respecto de las condiciones de algún artículo, deberá informar al Jefe de la

Unidad y de ser necesario efectuar las gestiones respectivas con el proveedor.

o Revisar la fecha de vencimiento, todos los fármacos recibidos deben tener fecha de

vencimiento posterior a 6 meses, de lo contrario, de lo contrario se gestionará el cambio o

devolución con el proveedor.

o Efectuadas las revisiones señaladas anteriormente, el encargado de bodega procederá a

recepcionar por sistema Siabi, en el que debe quedar inscrito:

Fecha de recepción.

Número de recepción.

Nombre del establecimiento que recibe.

Nombre del Proveedor.

Número de la Factura o Guía de Despacho.

Cantidad recibida efectivamente y la unidad de registro

Lotes y fecha de vencimiento.

Nombre de cada uno de los artículos recibidos.


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Precio unitario de cada artículo.

Firma y timbre del Encargado de Bodega.

o El informe de recepción de Compras debe ser extendido para todo artículo que ingresa a

bodega. Este trámite se hace extensible a aquellas compras de fármacos de uso ocasional e

inmediato, que no se almacenan en bodega de farmacia

o El informe de recepción de Compras consta de un origin al y copia , las que se distribuyen

así:

- Original se envía a oficina de partes, con la factura original respectiva, se entrega con libro

de correspondencia.

- Una Copia queda en archivo en la oficina de Bodega de farmacia, esta se archiva con copia

de orden de compra y copia de factura, en orden correlativo, según numeración de orden de

compra y separado por meses.

o En caso que los fármacos recibidos no corresponda a lo solicitado en orden de compra, se

reciba con desperfectos o bien la facturación tenga algún error, etc. Administrativo o TENS

indistintamente, es responsable de contactarse telefónicamente con el proveedor para notificar

error y luego enviar correo electrónico, para formalizar por escrito el suceso. Solicitando

posteriormente, la devolución o reposición de los artículos adquiridos con su respectiva Nota

de crédito y anulación de compra, según corresponda. Este correo electrónico será adjuntado

con factura original y primera copia de recepción de conformidad, siendo enviada a la oficina

de partes, para el envío a Unidad de Contabilidad.

o Para aquellos fármacos que no se encuentran cargados o registrados en SIABI, como los

insumos dentales, insumos quirúrgicos solicitados por el servicio de Pabellón y reactivos

solicitados por el Servicio de Laboratorio. La recepción es realizada en papel, con un formato

de recepción existente en la Unidad, formulario Recepción de artículos en Bodega (se

adjunta Formato en Anexo Nº 2). Esta recepción, es enumerada correlativamente, número

registrado en la orden de compra en papel, estos productos son de uso inmediato, por tanto,

una vez que se recepcionan, se despachan inmediatamente a Unidad solicitante con una

salida mediante formulario de Pedido Bodega Farmacia (se adjunta Formato en anexo Nº 2).


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2. Almacenamiento de Medicamentos en Bodega de Fármacos.

EJECUTA: Técnico en Enfermería Nivel Superior Bodega de Fármacos Administrativo Bodega de Fármacos

La dependencia destinada al almacenaje de Medicamentos debe establecerse en un sitio seguro,

limpio, libre de humedad y a una temperatura no mayor a 25º C, resguardando los siguientes puntos:

o Los medicamentos recibidos, se ordenarán siguiendo el criterio de la Central Nacional de

Abastecimiento CENABAST. A fin de lograr una adecuada distribución de los artículos en

Bodega de Farmacia, éstos se ordenan por secciones que agrupan los productos según:

grupo farmacológico, forma farmacéutica, etc.; cada sección contiene códigos SIABI

asignados a cada producto. Los artículos que no cuenten con un código SIABI se ubicarán al

final de cada sección a la espera de un código que le será asignado por sistema.

o En cada estante existente en Bodega, debe estar claramente señalizada la sección y códigos

con su rótulo para cada producto que contiene, a fin de que, el orden sea de sencilla

interpretación, para minimizar el tiempo de búsqueda de un producto.

o Será obligación del Administrativo de Bodega mantener la rotulación correcta y actualizada de

las estanterías y resguardar el orden.

o Los fármacos deberán estar ubicados en estanterías, ningún artículo almacenado debe estar

directamente sobre el suelo, debiendo conservarse a una altura de al menos 20 centímetros

del piso, para facilitar la circulación del aire, la inspección de los productos, la limpieza y evitar

la humedad del suelo.

o Los medicamentos deben estar ubicados considerando su vencimiento de forma que, dentro

de cada código, se dispense primero el producto cuyo vencimiento es el más próximo.


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o Para la ubicación de los artículos dentro de la bodega se deben considerar fragilidad, posibles

alteraciones fisicoquímicas, volumen que ocupa, condiciones especiales de ventilación y luz,

necesidad de refrigeración y todo lo que tenga que ver con su adecuada conservación.

o El nombre, forma farmacéutica, presentación y fecha de vencimiento de los fármacos según

corresponda, o de cada paquete que lo contenga, deberá estar siempre visible y legible, de

tal forma que sea fácil de contar y/o verificar vencimiento.

o El almacenaje debe buscar la óptima utilización del espacio disponible en bodega, tanto en

altura como en extensión, evitándose cajas o paquetes fuera de lugar.

o Cada caja debe tener una descripción visible de su contenido.

o Para el caso específico de los medicamentos sujetos a control legal, Psicotrópicos y

Estupefacientes , el Administrativo y/o TENS que reciba el producto deberá dar prioridad a

este registro, revisando lotes y fecha de vencimientos, para efectuar la Recepción e imprimir el

Informe de Recepción de Compras en Sistema SIABI, inmediatamente se le debe dar aviso a

Q.F. Jefe de Farmacia, quien será responsable de efectuar la Solicitud de Materiales en Siabi

y retirarlos de Bodega para su traslado a Farmacia.

3. Despachos de Medicamentos.


El egreso de medicamentos de bodega, queda consignado en Sistema SIABI, indicando los

siguientes datos:

- Número documento de solicitud

- Fecha y hora de salida

- Centro de costo

- Cantidad de salida de cada producto.


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o Cada unidad y servicio clínico, serán los encargados de solicitar sus fármacos, según

necesidad, rigiéndose a sus programaciones, para lo cual deberán subir mensualmente al

Sistema SIABI su Solicitud de Materiales.

o Las fechas de entrega de pedidos a las unidades y servicios se llevará a cabo una vez por

semana en el caso de farmacia central y ambulatoria y una vez al mes a kinesiologia y

Endoscopia según calendario de solicitudes de pedidos informado por correo electrónico por

Jefe de Logística y Distribución o quien lo reemplace.

Despachos por sistema SIABI

o Es deber de los funcionarios de bodega de Fármacos, realizar las entregas sistémicas y

físicas a los servicios clínicos. A continuación, se detalla en orden secuencial como debe ser

realizado el proceso:

1° Se deben revisar las Solicitudes de Materiales en Sistema Siabi, realizadas por los

servicios requirentes y corroborar unidades de empaque, cantidades solicitadas, revisar la

relación de los insumos solicitados v/s los insumos que consumen por histórico, entre otros.

2° En caso de existir un error, se debe informar al servicio requirente para su corrección.

3° Se debe Administrar y despachar la Solicitud de Materiales en Sistema Siabi.

4° Se deben imprimir 2 copias, desde el Sistema Siabi de Informe de Despacho.

5º Se prepara el despacho y una vez listo se informa al Servicio solicitante para el retiro del

pedido.

6° La persona que retira tiene el deber de revis ar lo que se le entrega y luego firmar, y

registrar su nombre y RUT en el Informe de Despacho , quedando 1 copia para el servicio

que solicita y 1 copia para archivos de bodega.

4. Realización de Inventarios Selectivos Periódicos.

La realización de este tipo de inventarios es de responsabilidad del Encargado de Bodega,

con el objeto de establecer un mecanismo de autocontrol interno sobre su propio manejo de

los registros de entradas y salidas de Bodega de Farmacia.

La toma de inventario selectivo constituirá una herramienta de ayuda para detectar errores de

registro de ingresos y egresos de productos, permitiendo su corrección oportuna.


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5. Registros de Vencimientos de Bodega de Farmacia

EJECUTA: Administrativo de bodega Fármacos

o Este registro se debe realizar al momento de recepcionar productos vía Sistema Integrado de

Abastecimiento e Inventarios (SIABI). Quedando un registro automatizado, de los

vencimientos.

o Luego, en busca de la optimización del tiempo, cada vez que ingrese un producto:

Se revisará el producto y se verificará la fecha de vencimiento.

o Si la fecha de vencimiento del producto que ingresa es igual o inferior a 6 meses, si el fármaco

es de moderada o baja rotación, se gestionará la devolución al proveedor por vencimiento

cercano.

o Dentro de la Bodega, los vencimientos a producirse en los próximos 2 meses a la fecha de

revisión, son marcados con etiquetas de color amarillo y se verificará el stock. Si se trata de

un producto de Alta rotación, se esperará hasta el mes siguiente para verificar existencia. Si

es un producto de baja rotación, se informará a través de correo electrónico al Jefe de

Farmacia, con copia a Jefe Directo, indicando proveedor, fecha de vencimiento y cantidad

para que este gestione el canje del producto, o redistribución a otros centros de la Red.

El procedimiento anterior es obligatorio para todos los productos que ingresan a Bodega de

fármacos, poniendo particular énfasis en los productos refrigerados.


5.1. Registros de Vencimientos Medicamentos Refrigerados : La funcionaria de Bodega

conjuntamente con Encargada de Revisión serán responsables de realizar una vez al mes un

inventario de la totalidad de los medicamentos refrigerados que se encuentran en

dependencia de la Bodega de Fármacos, específicamente la última semana de cada mes

calendario, este inventario deberá ser registrando en una planilla que incluya los siguientes


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datos: Fecha, Código SIABI, Descripción del Fármaco, Lote, Fecha de Vencimiento, Cantidad,

y Observaciones, planilla que deberá ser firmada por ambas funcionarias y enviada vía Memo

de Jefe de Logística o quien la subrogue y/o reemplace a Q.F. Jefe de Farmacia, dentro de los

5 días hábiles siguientes de la fecha de practicado el inventario.

6. Revisión Periódica de las Fechas de Vencimiento


Las funcionarias de bodega, deben revisar periódicamente las fechas de vencimiento de los

artículos por sistema y físicamente, con la finalidad de:

1. Tener seguridad de que los fármacos que se distribuyen a las Unidades de farmacia

cumplen con los estándares esperados de efectividad y calidad.

2. Evitar perdidas por caducidad.

7. Cadena de Frío y Registro de Temperatura

EJECUTA: Técnico en Enfermería Nivel Superior Bodega de Fármacos

La Cadena de Frío es el conjunto de procedimientos necesarios para la conservación,

distribución y manejo de las vacunas y otros medicamentos que los requieren, dentro de

temperaturas apropiadas que garanticen su calidad fármaco terapéutica.

o El correcto funcionamiento de la cadena de frío marca la diferencia entre entregar a la

población productos efectivos o sin efecto farmacológico. Para que sean productos efectivos,

deberán ser almacenados y manipulados conservando pautas adecuadas.

o Las tres operaciones fundamentales de la cadena de frío son:

Almacenamiento

Transporte

Distribución

Para cumplir su objetivo la cadena de frío, cuenta con tres elementos fundamentales que son:


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Recurso Humano: incluye todas las personas que de una manera directa o indirecta,

manipulan, transportan y distribuyen medicamentos refrigerados o vigilan que los elementos

donde se conservan o transportan los productos, cumplan los requisitos establecidos. Es

fundamental contar con personas responsables y capacitadas para asegurar la administración

de dicha cadena.

Recurso Técnico : elementos y aparatos para almacenar y distribuir.

Recurso Financiero: para asegurar el recurso humano y material.

Existen equipos diseñados específicamente para almacenar medicamentos que requieren

refrigeración, y garantizar su estabilidad; sin embargo, es muy común la utilización de equipos

domésticos para tal fin. Cualquier equipo es útil para almacenar y transportar estos

medicamentos, lo importante es no descuidar en ningún momento el comportamiento de la

temperatura dentro del mismo.

En consideración a lo anteriormente señalado, debe tenerse en consideración:

• Conservación dentro de rangos de Tº exigidos (entre 2º y 8º C).

• Distribución de fármacos y vacunas con propiedad y eficacia.

• Mantener en buen estado operativo los equipos

8. Sistemas Frigoríficos en Bodegas

o Para el almacenamiento de medicamentos refrigerados, la Bodega cuenta con 3

Refrigeradores de Uso Doméstico, en el que se conservan medicamentos, comprimidos,

ampollas, jeringas y otros que requieran refrigeración.

o

o Cada refrigerador cuenta con un termómetro digital ubicado al interior de éstos. El registro de

temperatura, es realizado dos veces al día, el primer registro se realiza entre las 8:30 y 9:00

A.M, el segundo registro entre las 15:30 y 16:00 hrs., esto se anota en una planilla de

temperatura denominada “PLANILLA DE CONTROL DE RANGO DE TEMPERATURA

REFRIGERADOR” (Se adjunta Formato en Anexo Nº 6), la que se encuentra pegada en la


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puerta de cada refrigerador, esta planilla se llena con los registros mensuales, los que

posteriormente se archivan y se mantiene una carpeta dentro de Bodegas con los registros de

el último año. En caso de registrarse temperaturas en rangos superiores o inferiores a lo

normal, se da aviso a Q.F. Jefe de Farmacia y a la Jefatura directa, en caso de ser necesario

a demás al Jefe de Mantención para la revisión de los equipos.

o Los refrigeradores están debidamente ubicados lejos de toda fuente de calor, a 15 cm. de

distancia, como mínimo de la pared y del techo, en posición perfectamente nivelada.

o

o Los fármacos se mantienen debidamente ordenados, no amontonados, de tal manera que

circule el aire frío.

Termómetros: Constituyen un elemento importante para el monitoreo y control de la temperatura de los

equipos frigoríficos. Debe permanecer en el estante intermedio del refrigerador o ubicarse en

las bandejas que contienen los medicamentos, no debe retirarse de su lugar, a menos que sea

necesario para efectuar limpieza y desinfección del refrigerador. Existen varios sistemas que

se pueden adecuar a cada necesidad específica.

Normalmente, el termómetro utilizado para el control de temperatura es de Máxima y Mínima,

ya sea simple o con botón.

Descripción y Manejo del Termómetro de Máxima y Mínima: Este, es un instrumento que tiene por finalidad registrar las temperaturas extremas que se

producen en una unidad térmica o refrigerador.

Consiste en un tubo de vidrio en forma de U con dos ramas y cada una de ellas contiene una

columna de mercurio (Hg), y en ambas columnas una barra imantada que cumple el rol de

confirmar las temperaturas extremas alcanzadas ya que, so movilizadas por el empuje de la

columna de Hg, pero no retroceden con ella.

En la rama derecha o escala máxima del termómetro está graficada una escala corriente de

temperatura, en grados Celsius (º C), y se lee:

• Si el Hg se encuentra 6 rayas sobre cero, significa que la temperatura actual es de 6º C,

sobre cero.


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• Si en la misma columna encontramos la barra imantada (azul) marcando en su polo inferior

a 9 rayas sobre cero, significa que en algún momento el refrigerador alcanzó una

temperatura máxima de 9 º C sobre cero.

En la rama izquierda o escala mínima del termómetro está graficada una escala invertida, de

tal modo que los números que aparecen sobre el cero de Celsius son temperaturas bajo cero

(-) y aquellas que se encuentran bajo el cero son positivas (+), y se lee:

• Si la columna de Hg está a 4 rayas por debajo del cero, indica que la temperatura mínima

actual es 4º C.

• Si la barra imantada está con su polo inferior a 3 rayas por encima del cero de Celsius,

indica que en algún momento la temperatura mínima llegó a -3º C.

Recomendaciones: Este termómetro dispone de un pequeño imán o de un botón que sirve para poner la barra

imantada sobre la columna de Hg, después de registradas las temperaturas extremas.

El registro de la Tº debe realizarse 2 veces al día una planilla destinada para ello; esto permitirá

conocer el rango de temperaturas en que trabaja el refrigerador, y regularlo de a cuerdo a las

recomendaciones (2º C a 8º C).

Si no se consigue regular las temperaturas, se puede deber a:

• Puede ser que las columnas de Hg estén fraccionadas lo que no da un registro confiable.

• Que las columnas estén desfasadas.

• Que el refrigerador no cumpla con condiciones técnicas adecuadas.

• Corte de energía eléctrica.

• Que la puerta haya quedado mal cerrada o sin cerrar por un tiempo largo.

• Excesiva acumulación de hielo

Control de Temperatura al Interior de Bodega de Fár macos

Para el registro de la Temperatura ambiente al interior de la Bodega se tiene un termómetro

digital, con la finalidad de captar la temperatura ambiente del lugar y controlar que no salga de

los rangos normales.


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Entrega de Informes y/o planillas:

I. “Planilla COMGES” . Esta debe contener todas las compras netas mensuales desde el

1 al 31 de cada mes, debe ser entregada en planilla Excel y ser terminada a más

tardar el día 10 de cada mes, enviándola al siguiente correo electrónico;

logí[email protected], con copia a

[email protected]. Las compras a ingresar deben ser de los

siguientes productos;

• Medicamentos,

• Insumos Médicos (Incluyendo insumos dentales),

• Insumos de Laboratorio e

• Insumos de Imagenología


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El formato debe ser el siguiente;

a) Ejecuta: En “Bodega de Fármacos”, Sra. Mónica Carrasco M.

b) Ejecuta: En “Bodega de Insumos Médicos”, Sr. Luis Troncoso M.

II. “Informe de Vencimientos Cercanos”

a) Ejecuta: En “Bodega de Fármacos”, Srta. Lilianeth Bravo Z.

b) Ejecuta: En “Bodega de Insumos Médicos”, Sra. Cecilia Núñez M.

c) Fecha de entrega: Los 15 de cada mes

d) Criterio: Hasta 6 meses después de la emisión del informe

e) Destino: Químicos Farmacéuticos del departamento de Farmacia

III. “Informe de Inventario Mensual”

a) Ejecuta: En “Bodega de Fármacos”, Sra. Mónica Carrasco M.

b) Ejecuta: En “Bodega de Insumos Médicos”, Sr. Luis Troncoso M.


d) Criterio: Se realice o no el conteo mensual, siempre se debe entregar un

informe con los resultados obtenidos y si no fue realizado, se debe informar a

Jefe de Logística e indicar las razones.

e) Destino: Jefe de Logística

IV. “Informe de Stock”

a) Ejecuta: En “Bodega de Fármacos”, Srta. Lilianeth Bravo Z.

b) Ejecuta: En “Bodega de Insumos Médicos”, Sra. Cecilia Núñez M.


d) Motivo: Gestión de compras

e) Destino: Químicos Farmacéuticos del departamento de Farmacia


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PROVEEDORSUBDIRECCION

ADMINISTRATIVALOGISTICA / JEFE

LOGISTICABODEGA

FARMACIAADQUISICIONES

ENCARGADO INVENTARIO

JEFESUNIDADES

DEMANDANTES

OFICINA DE PARTES

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA Y DISTRIBUCION - BODEGA D E FARMACIA

2.2. FLUJOGRAMA ACTIVIDADES

SOLICITA ADQUISICIÓN

DE UN ARTÍCULO

REVISA /AUTORIZA

PUBLICA EN EL PORTAL

MERCADO PUBLICO

SE DEVUELVESOLICITUD

SE RECEPCIONAARTÍCULO CON RESPECTIVOS

DOCUMENTOS Y SE ENTREGA

INGRESA ENEL SISTEMA

SIGFE

INCORPORACIONDEL BIEN

INICIO

RECEPCIONA COPIA DE ORDEN DE

COMPRA

SE INGRESAN ARTICULOS A

BODEGA

SE AVISA A UNIDADES LA LLEGADA DE PRODUCTOS

SE RETIRAN LOS MATERIALES CON PEDIDO ENTREGA

BODEGA

SE INGRESA COMPRA Y SALIDAS EN PLANILLA CONTROL Y TARJETA

BINCARD

SE REALIZAN INVENTARIOS MENSUALES

INVENTARIO ANUAL

REALIZA INVENTARIO ANUAL E INFORMA A

DIRECCION

FINFIN

RETIRAN SUS MATERIALES CON PEDIDO ENTREGA

BODEGA

FIN

PROVEEDOR

FIN

REVISA /AUTORIZA


FACTURA, O/C RECEPCION

COPIA FACTURA Y RECEPCION

FACTURA Y RECEPCION


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ANEXOS

Anexo Nº 1: Recepción de Artículos en Bodega: Se utiliza para registrar y respaldar la recepción

de los insumos que llegan a Bodega y respaldar la respectiva factura y/o guía de despacho.

Anexo Nº 2: Pedido Bodega Farmacia: Se utiliza para registrar la solicitud y entrega de artículos

mensuales que cada unidad solicita, con nombre y firma del Jefe de Servicio.

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ANEXO N° 1

ANEXO N° 2

Manual Organizacional y de Procedimiento DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

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ANEXO N° 2

Hospital de Curanilahue

Sub-Dirección Administrativa

Servicio de Farmacia

PEDIDO BODEGA FARMACIA 20 11

FECHA SOLICITUD:

SERVICIO REQUIRENTE:

Nº

Código Producto UD stock Egre Saldo Ped. Desp

Nombre y Firma Jefe de Servicio

Nombre y Firma Control de Existencia Nombre y Firma Recepción Conforme

Pedido

Nombre y Firma Encargado Bodega


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ANEXO N° 3

INFORME DE RECEPCIÓN DE COMPRAS


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ANEXO N° 4

SOLICITUD DE MATERIALES SIABI


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ANEXO N° 5

INFORME DE DESPACHOS SIABI


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ANEXO N° 6 PLANILLA DE CONTROL DE RANGO DE TEMPERATURA REFRIGE RADOR


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BODEGA DE ECONOMATO

Actualizado por : Nancy Leal Montoya Tiare Jara Sáez


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INDICE

INTRODUCCION…………………………………………………………………


1.1. Objetivo y Alcance……………………………………………………….

1.2. Recursos Humanos Bodega de Economato .……….……………..

2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OBJETIVOS DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS…………………………

2.1. Objetivos Específicos………………………………….……………

2.2. Normas Internas de la Sección………………………….………….

2.3. Recepción de los Productos ………………………………………..

2.4. Rechazo de los Productos…………………………………………..

2.5. Almacenamiento de Productos …………………………..………..

2.6. Despacho de Productos ……………………………………………

2.7. Realización de Inventarios Selectivos Periódicos ………………

2.8. Realización de Inventario general …………………………………..

2.9. Registro de Vencimientos de Productos …………………………...

2.10. Revisión periódica de las fechas de vencimientos ………………

2.11. Recepción de Productos Inventariables

3. ANEXOS

ANEXO N° 1 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES ………… ………….


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ANEXO N° 2 INFORME DE RECEPCIÓN DE COMPRA S ………….

ANEXO N° 3 SOLICITUD DE MATERIALES SIABI ………………….

ANEXO N° 4 INFORME DE DESPACHOS SIABI ……… ……………

INTRODUCCION

El Hospital de Curanilahue, paralelamente a los medicamentos e insumos médicos agrupados en las Bodegas de Farmacia, necesita de otras adquisiciones que si bien no van en directo uso a los pacientes, son indispensables para el desarrollo de la actividad hospitalaria, como son artículos de aseo, escritorio, computacionales, papelería e impresos y otros, para la custodia, almacenamiento y suministro de estos bienes el establecimiento cuenta con las dependencias de la Bodega de Economato. El presente Manual fue preparado para servir de apoyo y guía al funcionario encargado de Bodega de Economato, para llevar a cabo sus funciones en forma ordenada y responsable. Los contenidos del Manual le permitirán tener las normas y procedimientos por escrito, para administrar la Bodega en forma eficiente, especificando cada una de las funciones de la unidad, en concordancia con los recursos físicos y Recurso Humano disponible. En las dependencias de esta Bodega, es necesario almacenar los insumos que serán utilizados en el período de dos meses aproximadamente, debiéndose cumplir con los requisitos de almacenamiento de cada uno de ellos, para asegurar su buen estado de conservación, calidad, y por ende, su eficacia.

Este manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de esta institución.


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1.1. Objetivos y Alcance Objetivos

• El presente es un documento técnico normativo de gestión, que tiene los siguientes objetivos.

• Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas y

externas de los cargos establecidos.

• Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, eliminando la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo.

• Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para

entrenar, capacitar y orientación permanente al personal.

• Establecer las bases para mantener un efectivo sistema de control interno y facilitar el control de las actividades y tareas delegadas.

Alcance El presente Manual, es de aplicación Obligatoria.

Para los registros de recepción de Compras, Solicitudes de Materiales y Despachos de Bodega, se cuenta con Plataforma Informática en Web, denominado Sistema de Abastecimiento, Bodega e Inventario, en adelante SIABI, el Soporte informático está en manos del Departamento de Informática del Servicio de Salud Arauco.

1.2. Recursos Humanos Bodega de Economato

Se cuenta con una funcionaria administrativa Encargada de la Bodega, cuya calidad contractual es un Contrato a Honorarios.

OBJETIVOS DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Señalar procedimientos generales para la recepción, almacenamiento y distribución de los artículos adquiridos.

• Formalizar los procedimientos que rigen el actuar diario de los funcionarios de Bodega.


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• Establecer las funciones que debe cumplir el personal de Bodega.

• Mantener un medio escrito tendiente a orientar al personal sobre los objetivos, funciones y jefaturas de la unidad.

• Contar con el Manual como medio de resolución de conflictos generales y específicos,

que surgen en los procedimientos habituales.

2.1. Objetivos Específicos

• Almacenar y custodiar, el stock de los insumos y elementos que requieren las diferentes unidades y/o servicios del Establecimiento, para ejecutar sus actividades, esto comprendido para un periodo de dos meses.

• Recepción y verificación de las mercaderías, con respaldo de las Guías de despacho y/o Facturas, en la cuál la cantidad que se indicada corresponda a la Orden de Compra.

• Revisar que la factura tenga toda la información legal correspondiente.

• Velar que ningún producto salga de Bodega sin respaldo ni autorización.

• Mantener las Bodegas, ordenadas, limpia, debidamente identificados todos los productos

y en los sectores destinados, rotulando el nombre de cada uno de los artículo en los estantes correspondientes, con un mínimo de stock, y a fin de cada mes realizar inventario de cuadratura.

2.2. Normas Internas de la Sección

Firmas autorizadas Se tramitan aquellos pedidos que sean registrados a través del Sistema Siabi, realizados por aquellos funcionarios con cuenta vigente en el Sistema. Ingreso de artículos a Bodega Todos los artículos de consumo o inventariables del establecimiento serán ingresados por el encargado de bodega, realizando recepción, revisión, registro y almacenamiento de los mismos. El funcionario que realice estas actividades firmará la guía de despacho del proveedor en señal de conformidad.

Programa de consumo Los artículos para entrega deben estar en bodega a más tardar la última semana del mes y con un stock de acuerdo a lo programado por los centros de responsabilidades, y estos a su vez,


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deben subir a la plataforma del Sistema SIABI su pedido la primera semana del mes posterior a la llegada de los insumos, para que durante la segunda semana del mes sean despachados a través del mismo Sistema. De esta manera se podrá dar cumplimento a lo solicitado y evitar que se hagan más de 1 pedido en el mes. Pedidos fuera de la fecha de plazo deben ser autorizados por Jefe de la unidad de logística, él o la cuál dará el visto bueno, avisando vía telefónica o a través de correo electrónico a la encargada de la bodega para que esta proceda con el despacho. Todas las unidades deberán ceñirse al calendario de pedido y dar cumplimiento a las normas.

Stock permanente Se refiere al listado de artículos solicitados por los centros de compras para solucionar sus necesidades básicas en sus respectivas unidades. Los artículos que no formen parte de estos serán considerados de consumo inmediato.

2.3. Recepción de los Productos

Toda vez que llega el proveedor o transportista, con los productos, se procede a revisar lo entregado

En primer lugar, se debe verificar que la cantidad de bultos sea correcta; luego se procede a abrir las cajas y cotejar su contenido con lo señalado por en la Guía de Despacho y/o Factura, y con lo señalado en la orden de compra . Es de exclusiva responsabilidad del Encargado de Bodega verificar que todos los artículos recibidos coincidan, en cuanto a descripción del producto, cantidad, calidad y precio con los datos indicados en la Guía de Despacho. En caso de cualquier discordancia, calidad dudosa u otro, respecto de las condiciones de algún artículo, deberá informar a su Jefe Directo y de ser necesario efectuar las gestiones respectivas con el proveedor. Efectuadas las revisiones señaladas anteriormente, el funcionario procederá a recepcionar los productos por sistema SIABI, en el que se debe digitar:

• Fecha de recepción. • Número de recepción, que da automáticamente el sistema • Nombre del Proveedor, que debe ser ingresado por el funcionario a cargo. • Número de Factura y/o Guía de Despacho, que debe ser ingresado por el

funcionario a cargo. • Cantidad recibida efectivamente y Unidad de medida para su registro. • Lotes y fechas de vencimiento si corresponde • Nombre de cada uno de los artículos recibidos. • Precio unitario neto de cada artículo. • Firma y timbre del Encargado bodega

El informe de recepción de Compras debe ser extendido para todo artículo que ingresa a bodega.


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Una vez terminada la Recepción se imprime el Informe de recepción de Compras, en dos copias, las que se distribuyen así:

• Original se envía a oficina de partes, con la factura original respectiva, se entrega con libro de correspondencia para su registro y posterior ingreso a Contabilidad.

• Una Copia queda en archivo en la oficina de Bodega, esta se archiva con copia de orden de compra y copia de factura, en orden correlativo, según numeración de orden de compra y separado por meses.

Se avisa a los servicios y/o unidades la llegada de sus productos, en caso de que estos sean de uso inmediato.

2.4. Rechazo de Productos

Rechazo de artículos: Se debe informar por escrito a su superior jerárquico, para que éste tome una decisión al respecto. Si la jefatura soluciona el problema, se procede a recibir mercadería, almacenar y registrar, según el procedimiento habitual. En caso que los productos recibidos no correspondan a lo solicitado en orden de compra, se reciba con desperfectos o bien la facturación tenga algún error, etc. Encargado de Bodega, es responsable de contactarse telefónicamente con el proveedor para notificar error y luego enviar correo electrónico, para formalizar por escrito el suceso. Solicitando posteriormente, la devolución o reposición de los artículos adquiridos con su respectiva Nota de crédito y anulación de compra, según corresponda. Este correo electrónico será adjuntado con factura original y primera copia de recepción de conformidad, siendo enviada a la oficina de partes, para el envío a Unidad de Contabilidad.

2.5. Almacenamiento de Productos Los productos recibidos, se ordenarán en su estante correspondiente, cada ubicación debe estar claramente rotulada señalando producto y código SIABI, a fin de que, el orden sea de sencilla interpretación, para facilitar su ubicación, despacho y el recuento selectivo. Será obligación del Administrativo de Bodega mantener la rotulación correcta y actualizada de las estanterías y resguardar el orden.

La papelería y otros productos que puedan ser dañados por agua o humedad, deben ser colocados en los estantes, ningún artículo almacenado debe estar directamente sobre el suelo, debiendo conservarse a una altura de al menos 20 centímetros del piso, para facilitar la circulación del aire, la inspección de los productos, la limpieza y evitar la humedad del suelo.


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2.6. Despacho de Productos

El egreso de los productos existentes en bodega, queda consignado en Sistema SIABI, indicando los siguientes datos:

i) Número documento de solicitud, que la otorga automáticamente el sistema SIABI j) Fecha y hora de salida, que la otorga automáticamente el sistema SIABI k) Centro de costo l) Cantidad de salida de cada producto m) Nombre, RUT y firma de la persona que retira de bodega n) Nombre, RUT y firma de la persona que entrega en bodega

Se efectuará un despacho mensual por Unidad y/o Servicio, para ordenamiento interno, las Unidades rigiéndose a sus programaciones anuales en Sistema Siabi, deben subir sus Solicitudes de Materiales la primera semana de cada mes, los despachos de estas Solicitudes serán realizadas la segunda semana del cada mes, la Jefatura Directa enviará calendario a través de correo electrónico informando las fechas respectivas a los usuarios SIABI de cada Servicio y/o Unidad del Hospital. 2.6.1. Despachos por sistema SIABI Es deber del Encargado de bodega realizar las entregas sistémicas y físicas a los servicios clínicos. A continuación, se detalla en orden secuencial como debe ser realizado el proceso:

1) Se deben revisar las Solicitudes de Materiales en Sistema Siabi, realizadas por los servicios requirentes y corroborar unidades de empaque, cantidades solicitadas, revisar la relación de los insumos solicitados v/s los insumos que consumen por histórico, entre otros.

2) En caso de existir un error, se debe informar al servicio requirente para su corrección.

3) Se debe Administrar y despachar la Solicitud de Materiales en Sistema Siabi. 4) Se deben imprimir 2 copias, desde el Sistema Siabi de Informe de Despacho. 5) Se prepara el despacho y una vez listo se informa al Servicio solicitante para el

retiro del pedido. 6) La persona que retira el pedido tiene el deber de revisar lo que se le entrega y

luego firmar, y registrar su nombre y RUT en el Informe de Despacho, quedando 1 copia para el servicio que solicita y 1 copia para archivos de bodegas.

7) Los archivos estarán rotulados y ordenados de acuerdo a l mes que corresponden. 2.7. Realización de Inventarios Selectivos Periód icos La realización de este tipo de inventarios es de responsabilidad del Encargado bodega, con el objeto de establecer un mecanismo de autocontrol interno sobre su propio manejo de los registros de entradas y salidas de Bodega de Farmacia. La toma de inventario selectivo constituirá una herramienta de ayuda para detectar errores de registro de ingresos y egresos de productos, permitiendo su corrección oportuna.


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2.8. Realización de Inventario general El Encargado de Inventarios del establecimiento realizará cada 3 meses un inventario de las Bodegas, para lo cual se le facilitará el Informe de stock actual, con el cual efectuará el conteo y revisión de lo registrado en Informe y el stock físico en Bodega, deberá enviar un Informe con el resultado a la Jefatura Directa de Bodega. Además, la Jefatura directa, para efectos de Control Interno, programará inventarios totales de existencia de Bodega, los que serán debidamente avisados a las Unidades usuarias. Durante los inventarios no se deben efectuar despachos ni recepciones, para lo cual se debe comunicar a las dependencias organizativas la fecha última de despacho y su reapertura.

2.9. Registro de Vencimientos de Productos En el caso específico de productos con fecha de vencimiento, se debe realizar el registro al momento de recepcionar productos vía Sistema Integrado de Abastecimiento e Inventarios (SIABI). Quedando un registro automatizado, de los vencimientos. 2.10. Revisión periódica de las fechas de vencimi entos En el caso específico de productos con fecha de vencimiento, se deberá efectuar revisión periódicamente de las fechas de vencimiento de los artículos, para evitar perdidas por caducidad. Para estos fines funcionario será responsable de extraer del SIABI informes de vencimientos e informar a Jefe Logística y Jefes de Unidades y/o servicios que programaron esas adquisiciones, para su distribución y/o correspondiente gestión de canjes o redistribución o traspaso a otros establecimientos. 2.11. Recepción de Productos Inventariables Ocasionalmente, se recepcionan en Bodega artículos o equipos menores inventariables, como sillas, muebles, bergere, los cuales no ingresan al Sistema SIABI y son de entrega inmediata. En estos casos el Encargado de Bodega debe recepcionar estos productos, mediante el siguiente procedimiento:

• Se realiza revisión física del producto, revisión de documento factura y/o Guía de despacho y Orden de Compra emitida por Unidad de Abastecimiento.

• Se confecciona Acta de entrega, con detalle del Producto y datos de la persona que recepciona.

• Se confecciona la Recepción de Conformidad, la que deberá ser firmada por Jefe de Servicio, Sección o Unidad que solicitó la compra, la que se adjunta a la factura y se entrega en Oficina de partes con libro de correspondencia para su registro y posterior ingreso a Contabilidad. Una Copia queda en archivo en la oficina de Bodega, esta se archiva con copia de orden de compra y copia de factura, en orden correlativo, según numeración de orden de compra y separado por meses.

• Se le avisa a Servicio, Unidad y/o Sección que solicitó la compra, para que retire el producto, esto debe efectuarse idealmente durante las 24 hrs. siguientes.


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• Quien retira los productos debe firmar el acta de entrega. • Además, funcionario de Bodega, debe dar aviso a Encargado de Inventario,

funcionario de Contabilidad, para que efectúe el registro y gestión de Inventario correspondiente.


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ANEXOS


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ANEXO N° 1

PROVEEDORSUBDIRECCION

ADMINISTRATIVALOGISTICA / JEFE

LOGISTICABODEGA

ECONOMATOADQUISICIONES

ENCARGADO INVENTARIO

JEFESUNIDADES

DEMANDANTES

OFICINA DE PARTES

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA Y DISTRIBUCION - BODEGA D E ECONOMATO

SOLICITA ADQUISICIÓN

DE UN ARTÍCULO

REVISA /AUTORIZA

PUBLICA EN EL PORTAL

MERCADO PUBLICO


SE RECEPCIONAARTÍCULO CON RESPECTIVOS

DOCUMENTOS Y SE ENTREGA

INGRESA ENEL SISTEMA

SIGFE

INCORPORACIONDEL BIEN

INICIO

RECEPCIONA COPIA DE ORDEN DE

COMPRA

SE INGRESAN ARTICULOS A

BODEGA

SE AVISA A UNIDADES LA LLEGADA DE PRODUCTOS

SE RETIRAN LOS MATERIALES CON PEDIDO ENTREGA

BODEGA

SE INGRESA COMPRA Y SALIDAS EN PLANILLA CONTROL Y TARJETA

BINCARD

SE REALIZAN INVENTARIOS MENSUALES

INVENTARIO ANUAL

REALIZA INVENTARIO ANUAL E INFORMA A

DIRECCION

FINFIN

RETIRAN SUS MATERIALES CON PEDIDO ENTREGA

BODEGA

FIN

PROVEEDOR

FIN

REVISA /AUTORIZA


FACTURA, O/C RECEPCION

COPIA FACTURA Y RECEPCION

FACTURA Y RECEPCION


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ANEXO N° 2

INFORME DE RECEPCIÓN DE COMPRAS


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ANEXO N° 3

SOLICITUD DE MATERIALES SIABI


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ANEXO N° 4

INFORME DE DESPACHOS SIABI


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2.6. PROTOCOLO DE USO DE DISPENSADORES PYXIS

Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela

Curanilahue


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Índice

INDICE ........................................................................................................................ 2

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 163

PROPÓSITO ................................................................................................................... 163

OBJETIVOS ................................................................................................................... 163

ALCANCE ........................................................................................................................ 3

RESPONSABILIDAD ............................................................................................................ 4

PROCEDIMIENTO ............................................................................................................... 5

INCORPORACIÓN DE USUARIOS NUEVOS ............................................................................. 5

ELIMINACIÓN DE USUARIOS ............................................................................................... 6

MODIFICACIONES DEL PERFIL DE USUARIOS ........................................................................ 7

CAMBIO DE CONTRASEÑAS ................................................................................................. 7

CONTROL DE USUARIOS ..................................................................................................... 8

ANEXO 1 FORMATO DE FORMULARIO MULTIUSO DISPENSADORES PYXIS

ANEXO 2 FORMATO DE TOMA DE CONOCIMIENTO DE INDUCCIÓN PARA USUARIOS NUEVOS

ANEXO 3 GUIA DEL USUARIO DE LA ESTACION PYXIS


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Introducción El Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela de Curanilahue, es un establecimiento de mediana complejidad y a su vez el centro de derivación de la Provincia de Arauco para las especialidades básicas, por tanto, para abastecer a los Servicios Clínicos considerados como Unidades Críticas y mantener un control del tipo y cantidad de medicamentos e insumos médicos asociados a la atención de pacientes y del usuario del equipo que ejecuta la acción, el establecimiento cuenta con un sistema Pyxis para la gestión y dispensación de medicamentos e insumos médicos, dispone de 5 armarios o dispensadores de uso continuo con pantalla táctil. Propósito Definir los siguientes procedimientos:

I. Protocolo de Control de usuarios y Contraseñas de dispensadores Pyxis (Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas de Dispensadores Pyxis y el Control de Usuarios).

II. Modificación de Altas de pacientes.

III. Uso de los Dispensadores. Objetivos • Oficializar el Procedimiento de Solicitud de Incorporación, Eliminación, Modificación y

Cambio de Contraseñas, asignadas a funcionarios usuarios de dispensadores Pyxis. • Definir los métodos de Control respecto a Usuarios de dispensadores Pyxis. • Definir el procedimiento para modificación de altas, para aquellos pacientes que tienen un

periodo de hospitalización superior a la alta automática definida en el sistema.

• Dar a conocer las principales funciones para el adecuado uso de los dispensadores mediante la “Guía de Usuarios de la Estación.”

Alcance Aplicable a los usuarios de Dispensadores Pyxis, de acuerdo al siguiente detalle: UBICACIÓN

ARMARIO

SERVICIOS Y/O DEPENDENCIAS CLINICAS USUARIAS

Urgencia 1º Piso Pyxis Urgencia URGENCIA Y SAMU Interior de Pabellón 1º Piso Pyxis Pabellón PABELLÓN, POST OPERADOS Y

PARTO Pre parto 1º Piso Pyxis Pre-Parto PREPARTO Hall de Acceso 3º Piso Pyxis Materyped GINECO OBSTETRICIA,

PEDIATRIA Y PENSIONADO Hall de Acceso 4º Piso Pyxis MQ MEDICO QUIRÚRGICO HOMBRES

Y MUJERES


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Responsabilidad

• Cada Jefe de Servicio o quien lo reemplace, será responsable de solicitar la Incorporación, Eliminación, Modificación, Cambio de Contraseñas de usuarios y modificación de altas de pacientes.

• El Jefe del Departamento de Logística o quien lo reemplace, se considerará como

responsable de la gestión de Incorporación, Eliminación, Modificación, Cambio de Contraseñas de usuarios y modificación de altas de pacientes.

• El funcionario encargado de Pyxis, que cumple funciones de gestor pyxis o quien lo

reemplace, dependiente del Departamento de Logística, será el responsable de enrolar a los usuarios en cada uno de los dispensadores y de realizar la inducción inicial en el uso y cuidado de los dispensadores.

• Cada Enfermero Jefe de Servicio será el responsable de completar y gestionar el

formulario de Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas de funcionarios de los siguientes Servicios:

a) URGENCIA Y SAMU - Pyxis Urgencia b) PABELLÓN Y POST OPERADOS - Pyxis Pabellón c) PEDIATRIA Y PENSIONADO - Pyxis Materyped d) MEDICO QUIRÚRGICO HOMBRES Y MUJERES - Pyxis MQ

• La Matrona Supervisora o quien la reemplace, será la responsable de completar y

gestionar el Formulario de Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas de funcionarios de los siguientes Servicios:

a) PREPARTO - Pyxis Pre-Parto b) GINECO OBSTETRICIA (MATERNIDAD) - Pyxis Materyped

• El Subdirector médico o quien lo reemplace, será el responsable de autorizar los

formularios de Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas de funcionarios de todos los siguientes Servicios.

• La Subdirectora Administrativa o quien la reemplace, será la responsable de autorizar

la Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas de todos aquellos funcionarios administrativos que la requieran.

• Cada Jefe de Servicio o quien lo reemplace, será responsable de comunicar y reforzar

entre sus funcionarios el manejo apropiado de los dispensadores y la correcta realización de los marcajes pertinentes.

• El funcionario encargado de Pyxis, que cumple funciones de gestor pyxis o quien lo

reemplace, dependiente del Departamento de Logística, será responsable de enviar a la Enfermera Coordinadora y Matrona Supervisora y SDA, SDM y Jefa de Logística, mensualmente los siguientes informes:

1. Informe de cantidad de discrepancias. 2. Informe Costo de discrepancia. 3. Informe de transacciones nulas. 4. Comparación de marcaje v/s Horario Libre.

• Será responsabilidad de la Jefatura directa aplicar las amonestaciones, acciones

correctivas y/o sanciones administrativas en base a informes.


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I. Protocolo de Control de Usuarios y Contraseñas de dispensadores Pyxis

Procedimiento para Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas I. a) Incorporación de Usuarios Nuevos:

Cada vez que se contrate a un funcionario que deba utilizar los dispensadores Pyxis, el Jefe de Servicio será responsable de solicitar la Incorporación de este funcionario al Sistema Pyxis, sólo será válido para estos fines la solicitud mediante “Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis”, el que deberá contener todos los datos solicitados y estar debidamente autorizado por Jefatura Directa del nuevo funcionario y la Subdirector correspondiente. (En anexo Nº 1, Se adjunta Formato de Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis)

El Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis, deberá enviarse a la Jefatura del Departamento de Logística, quien será la responsable de incorporar y crear el perfil solicitado, para lo cual tendrá un plazo máximo de 3 días hábiles.

Para el Control y Registro de las solicitudes, en el Departamento de Logística se dispondrá de un Libro Foliado en el cual se anotará cada Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis recepcionado, y que deberá ser firmado por quien entregue la solicitud, además, se le asignará un Número de solicitud para su correcto seguimiento.

Una vez creado el Perfil en la Consola, el funcionario encargado de Pyxis o quien lo reemplace, dependiente del Departamento de Logística, será el responsable de enrolar a los usuarios en el dispensador correspondiente y de realizar la inducción inicial en el uso y cuidado del sistema. Además se le hará entrega del Manual de Guía de Usuario en el cual se detallan los procedimientos básicos y más importantes para el correcto uso de los dispensadores. (En anexo Nº 2, Se adjunta Formato de Toma de Conocimiento de Inducción para usuarios nuevos y en anexo N° 3, se adjunta Manual Guía de Usuario de la Estación). I. b) Eliminación de Usuarios:

Cada vez que se requiera la eliminación de un usuario, el Jefe de Servicio será responsable de solicitar la Eliminación de este funcionario del Sistema Pyxis, sólo será válido para estos fines la solicitud mediante “Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis”, el que deberá contener todos los datos solicitados y estar debidamente autorizado por Jefatura Directa del funcionario y la Subdirector correspondiente. (En anexo Nº 1, Se adjunta Formato de Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis)

El Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis, deberá enviarse a la Jefatura del Departamento de Logística, quien será la responsable de eliminar al usuario solicitado, para lo cual tendrá un plazo máximo de 3 días hábiles.

Para el Control y Registro de las solicitudes, en el Departamento de Logística se dispondrá de un Libro Foliado en el cual se anotará cada Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis recepcionado, y que deberá ser firmado por quien entregue la solicitud, además, se le asignará un Número de solicitud para su correcto seguimiento.


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I. c) Modificaciones del Perfil de Usuarios:

Cada vez que se requiera la modificación del Perfil de algún usuario, el Jefe de Servicio será responsable de solicitar la respectiva modificación, para lo cual será válido el envío de un correo electrónico a [email protected] con copia a [email protected] indicando en el correo claramente los datos a modificar. En un plazo no mayor a 2 días hábiles debiese ser realizada la modificación. I. d) Cambio de Contraseñas:

Cada vez que se requiera el cambio de contraseña, cada usuario será responsable de solicitar la respectiva modificación, para lo cual deberán acercarse a la oficina de Logística para realizarlo de inmediato y/o coordinarlo para su realización en un plazo no mayor a 2 días hábiles debiese ser realizada la modificación. I. e) Control de Usuarios:

Trimestralmente, la Jefatura de departamento Logística o quien lo reemplace, enviará a Enferma Coordinadora y Matrona Supervisora, un Listado con los Usuarios vigentes de sus respectivos Servicios, para su revisión y validación respectiva. Enfermera Coordinadora y Matrona Supervisora, deberán informar por escrito a Jefatura del Departamento de Logística la validación y/o modificación del Listado de Usuarios.

II. Procedimiento para Modificación de Altas de pacientes.

Por defecto el sistema automáticamente asigna 24 horas para el alta de pacientes, por tanto, en aquellos casos de pacientes que tienen un periodo de hospitalización superior a la alta automática definida en el sistema, será necesario prolongarles manualmente el alta en la consola, por tanto, diariamente cada Enfermero de turno deberá informar vía correo electrónico a [email protected] con copia a logí[email protected] el listado de pacientes con el nombre completo y la fecha de alta, para que funcionario encargado de Pyxis, que cumple funciones de gestor pyxis o quien lo reemplace, dependiente del Departamento de Logística realice la modificación en la consola. Por lo general las altas médicas se realizan entre las 12:00 hrs. y 13:00 hrs. y en casos excepcionales, cuando algún examen es requerido, se dan las altas durante la tarde. Por lo tanto, el funcionario encargado de Pyxis, que cumple funciones de gestor pyxis o quien lo reemplace, deberá realizar las modificaciones en un máximo de 3 horas después de recibido el listado de pacientes, el cual deberá ser entregado diariamente antes de las 14:00 hrs para dar cumplimiento al plazo máximo establecido anteriormente. Pasos Los datos del paciente son registrados en el sistema Florence el cual envía la información al sistema Pyxis. De esta forma el paciente ingresa virtualmente al sistema Pyxis donde el


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personal clínico puede realizar retiros de fármacos y/o insumos médicos con cargo al nombre del paciente. El sistema está programado para mantener disponible al paciente para realizarle los retiros de artículos durante un plazo de 24 horas, luego el sistema le da un alta automática. En el caso que se necesite una extensión del alta del paciente, el enfermero de turno deberá informar vía correo electrónico el listado de pacientes con nombre completo y la fecha de alta para que encargado pyxis realice la modificación correspondiente y el/los paciente(s) puedan seguir vigentes en el sistema para que el personal clínico realice los retiros de artículos con cargo a su nombre. III. Uso de los Dispensadores. Es importante hacer un buen uso del sistema y realizar los procedimientos de transacción para el retiro de artículos del sistema de forma correcta para que los dispensadores puedan abastecer siempre los distintos fármacos e insumos médicos necesarios para entregar una atención de calidad al paciente. Objetivo General de sistema Pyxis: “Obtener el Registro automatizado de consumos por pacientes.” Con el sistema se pueden realizar las tareas siguientes:

• Controlar los costes y detectar cobros perdidos mediante la creación de un registro de la transacción electrónica para los suministros administrados por el dispensador.

• Incrementar la productividad del personal clínico del suministro central mediante la

reducción o eliminación de las tareas que requieren tiempo y personal en estas áreas. • Mejorar el tiempo de respuesta mediante el almacenamiento de los suministros

necesarios en los dispensadores ubicados en los servicios clínicos informando de la necesidad de provisiones.

• Optimizar los niveles de inventario mediante información sobre el uso en tiempo real.

Los datos del paciente son registrados en el Sistema Florence el cual envía la información al sistema Pyxis. De esta forma el paciente ingresa virtualmente al sistema Pyxis donde el personal clínico puede realizar retiros de fármacos y/o insumos médicos con cargo al nombre del paciente. El sistema está programado para mantener disponible al paciente para realizarle los retiros de artículos durante un plazo de 24 horas, luego el sistema le da un alta automática. En el caso que se necesite una extensión del alta del paciente, el enfermero de turno deberá informar vía correo electrónico el listado de pacientes con nombre completo y la fecha de alta para que encargado pyxis realice la modificación correspondiente y el/los paciente(s) puedan seguir vigentes en el sistema para que el personal clínico realice los retiros de artículos con cargo a su nombre. De acuerdo a los datos cargados en el sistema pyxis a través de HIS hospitalario Florence, estos son los siguientes:


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• En los servicios clínicos Urgencia, Preparto y Pabellón solo se carga el nombre del Paciente.

• En los servicios clínicos Médico Quirúrgico y Maternidad y Pediatría se carga el nombre

del paciente y el Nº de la cama en la que se encuentra el paciente. Creación de Paciente Temporal:

• Ingresar el nombre completo del paciente sin abreviaturas. • Avisar a correo [email protected] los pacientes temporales creados al

final del día. Buen uso del sistema:

. • Contraseña personal e intransferible. • Marcar el retiro al paciente que corresponda. • Retiro de fármacos con su receta respectiva. • Avisos a pyxis • Privilegios o permisos de sistema:

� Enfermeras tienen acceso a todo el dispensador. � TENS no tienen acceso a fármacos controlados.


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Informes Gestión Pyxis:

• Transacciones Nulas

Enumera las ocasiones en que se abre una puerta de la estación sin haber pulsado ningún botón de transacción. Por lo tanto, el usuario abre una puerta y puede realizar un retiro sin dejar registro de alguna transacción.

• Cantidades y costos de discrepancias.

Cantidad real en dispensador no es la misma cantidad registrada en consola pyxis debido a que cuando los usuarios no marcan los retiros de los insumos y fármacos se produce una discrepancia. La reponedora es quien registra la discrepancia en el sistema al detectar unidades sobrantes o faltantes y ajusta la cantidad real observada. Se informan las discrepancias generadas por dispensador y el valorizado de las mismas.

• Marcaje v/s Horario libre De acuerdo al marcaje mensual de cada usuario del sistema pyxis se realiza una comparación de los retiros de artículos de los dispensadores a su nombre con los días no trabajados para identificar a los usuarios que prestan sus contraseñas y realizan retiros con su clave. Estos informes se entregan de forma mensual vía correo electrónico dirigidos a Enfermera Coordinadora y Matrona Supervisora con copia a Subdirector Médico o quien lo reemplace, Subdirectora Administrativa o quien la reemplace y Jefa de Logística o quien la reemplace para que se evalúen las medidas pertinentes a tomar.


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ANEXOS


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FORMULARIO MULTIUSO DISPENSADORES PYXIS

Curanilahue, de de 2012

1. Operación solicitada

:

Incorporación Eliminación Modificación del Perfil 1

Cambio de contraseña VENCIMIENTO DE CONTRASEÑA: ___/____/ ____ VENCIMIENTO DE ID: ___/____/ ____ NUNCA VENCE: __

2. Identificación Jefe Directo Nombre Jefe Directo :

Unidad :

Subdirección :

S.D.M. S.D.A. S.D.E.

3. Identificación usuario Nombre completo funcionario :

Rut :

Estamento :

Enfermero/a Matrón/a Tens / Aux. Param.

Calidad Jurídica :

Titular/Contrata Reemplazo Honorarios

4. Perfil Solicitado (incorporación o modificación) Nombre funcionario :

Rut : ACCESO A AREAS Y PUERTAS Dispensador/es a utilizar Nota: Si solicita modificar perfil, marcar todos los equipos a los que se autoriza acceso.

:

Pabellón Urgencia Preparto Maternidad y Pediatría Médico Quirúrgico (MQH y MQM)

Acceso denegado a :

Ninguno Gaveta Nº6 Otro______________

PERMISOS DEL SISTEMA Marcar letra/s asociada a privilegio/s autorizados:

:

A Administración de pacientes N Informes de sistema de la estación B Administración del artículo O Imprimir en impresora fuera de estación C Definir kit local P Modificar configuración estación D Definir consola/kit global Q Acceso global a pacientes de la estación E Administración del usuario R Transferencia de datos F Conexión a la consola S Definir acceso a puertas de usuario G Informes actividad de la consola T Reinicio de la estación H Informes financieros de la consola U Usuario de ParAssist I Informes de inventario de consola V Creación de usuario temporal J Informes del sistema a la consola W Conciliación de pacientes K Administración del sistema X Vista de objeto solo L Conexión a la estación Y Gestión de historias clínicas M Informes de actividades de estación Z Selección ubicación habitual por ParAssist

________________________ _______________________ Firma y Timbre Jefe Directo VºBº Subdirector/a

SERVICIO DE SALUD ARAUCO HOSPITAL DR. RAFAEL AVARIA V. SUBIDRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO LOGÍSTICA CURANILAHUE

1 Para Modificaciones y/o cambios de Contraseña, indicar motivos de la solicitud:


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TOMA DE CONOCIMIENTO

INDUCCIÓN USO DE PYXIS PARA USUARIOS NUEVOS

Curanilahue, de de 2012

Yo, ________________________________________, Rut: _______________,

Estamento: _________________, Calidad Jurídica, ________________ desde esta fecha

Usuario de Clave Pyxis, declaro recibir en este acto la inducción inicial respecto al uso de

dispensadores y tomo conocimiento de mis responsabilidades respecto al cuidado de los

equipos, el resguardo de las existencias que allí se almacenan, el marcaje de salida y

devolución de productos y de dar el aviso correspondiente a mi Jefatura respecto a

cualquier falla y/o anomalía detectada respecto al funcionamiento y/o uso de los

dispensadores.

FIRMA DE USUARIO FIRM A Y NOMBRE DE FUNCIONARIO PYXIS

SERVICIO DE SALUD ARAUCO HOSPITAL DR. RAFAEL AVARIA V. SUBIDRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO LOGÍSTICA CURANILAHUE


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Guía del Usuario de la Estación PYXIS

Funciones de la Estación

Las funciones que aparecen en el menú principal dependen de los privilegios asignados a su cuenta de usuario. La política y los procedimientos de su centro determinan el uso adecuado de las funciones de atención al paciente. En esta guía se proporciona información sobre las funciones disponibles en la sección de atención al paciente del menú principal, incluidas las siguientes:

Retirada-Devolución..........................................................................................................2

Kits..................................................................................................................13

Pacientes............................................................................................................18

Reinicio de la Estación....................................................................................24


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Retirada-Devolución Utilice la función Retirada para retirar suministros de la estación para la atención al paciente. La información de la transacción se envía a la consola para fines de facturación de pacientes y administración de inventario. Utilice la función Devolución para devolver a la estación los suministros no utilizados. Los artículos devueltos a la estación podrán utilizarse más adelante. Cuando se devuelve un artículo a la estación, se ajustan el registro de paciente y el inventario de la estación.

En esta sección se incluyen los procedimientos siguientes:

• Fichas de la lista de artículos de la pantalla Retirada/Devolución

• Retirada rápida

• Devolución rápida

• Retirada/devolución de artículos para varios pacientes

• Retirada de kits

Retirada rápida Retirada rápida hace referencia a la transacción de retirada más habitual. Realice una retirada rápida para retirar uno o más artículos de la estación para un único paciente. Para realizar una retirada rápida

1. En el menú principal, pulse Retirada-Devolución.

Aparecerá la pantalla Pacientes.

2. Seleccione una de las siguientes fichas:

• Mi lista: muestra sólo los pacientes bajo su cuidado.

• Local: muestra los pacientes asignados a las unidades de enfermería del área de la estación.


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• Global: muestra todos los registros de paciente del sistema AAT del hospital. (AAT: Admisión, Altas y Traslados).

3. Seleccione un paciente.

Si es necesario, pulse Selecc. artículos. Las puertas a las que tiene acceso se desbloquearán.

4. Pulse Selecc. artículos. Abra la puerta en la ubicación del artículo.

5. Pulse Retirada para aumentar el recuento de retiradas.

6. Revise la información que aparece en la pantalla Retirada/Devolución:

• Detalles del artículo: nombre del artículo, ubicación de la gaveta, cantidad actual, cantidad retirada, unidad de emisión (UDE), tipo de transacción y nombre del paciente.

• Rec. de Ret.: aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla para indicar la cantidad del artículo retirada de la estación.

7. Retire los artículos y cierre la puerta.

8. Realice una de las siguientes acciones:

• Para volver al menú principal, pulse Menú principal.

• Pulse Salir para desconectarse de la estación.

Las luces del Flexbar parpadearán si la puerta no se ha cerrado completamente.


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Devolución rápida

Devolución rápida hace referencia a la transacción de devolución más habitual. Realice una devolución rápida para devolver uno o más artículos a la estación para un único paciente.

Para devolver un artículo



2. Seleccione un paciente. Si es necesario, pulse Selecc. artículos. Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso y aparecerá la pantalla Retirada-Devolución.

3. Abra la puerta en la ubicación del artículo.

4. Pulse Devolución para aumentar el recuento de devoluciones.

NOTA Si intenta realizar una devolución que no coincide, aparecerá una advertencia de Devolución de material no retirado.


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• Para continuar con la devolución, seleccione un motivo para la anulación (no coincidencia)

en la lista Motivos (esto es opcional). Introduzca una Descripción y seleccione Aceptar. Vaya al paso 5.

• Para cancelar la devolución, pulse Cancelar para paciente seleccionado (para cancelar una devolución para el paciente resaltado) o seleccione Cancelar para todos los pacientes (para cancelar una devolución para todos los pacientes). Esta función es específica de la estación (está limitada a la estación desde la que ha retirado el artículo).

5. Revise la información siguiente:

• Detalles del artículo: nombre del artículo, ubicación de la gaveta, cantidad actual, cantidad devuelta, unidad de emisión (UDE), tipo de transacción y nombre del paciente.

• Aparecerá el Rec. de Dev. en la parte inferior izquierda de la pantalla para indicar la cantidad devuelta.

6. Devuelva los artículos y cierre la puerta.




Las luces de la estación parpadearán si la puerta no se ha cerrado completamente.

Retirada/devolución de artículos para varios pacientes

La función Selección múltiple de pacientes es una opción que se selecciona en la pantalla Opciones de la estación.

Para retirar o devolver artículos para varios pacientes (Opciones de la estación)




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2. Mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona varios pacientes. Se resaltarán los pacientes seleccionados.

3. Pulse Selec. artículos. Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso. Aparecerá la pantalla Retirada/Devolución.

4. Abra la puerta en la ubicación del artículo.

5. Pulse Retirada para aumentar el recuento de retiradas o Devolución para aumentar el recuento de devoluciones.

NOTA Si intenta realizar una devolución que no coincide, aparecerá una advertencia de Devolución de material no retirado.


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ADMINISTRATIVO GESTOR PYXIS

• Para continuar con la devolución, seleccione un motivo para la anulación (no

coincidencia) en la lista Motivos (esto es opcional). Introduzca una Descripción y seleccione Aceptar. Vaya al paso 6.

• Para cancelar la devolución, pulse Cancelar para paciente seleccionado (para cancelar una devolución para el paciente resaltado) o seleccione Cancelar para todos los pacientes (para cancelar una devolución para todos los pacientes).

Esta función es específica de la estación (está limitada a la estación desde la que ha retirado el artículo).

6. Revise la información que aparece en la pantalla Retirada/Devolución:

• Sacar para: la lista desplegable Sacar para muestra Todos, indicando que la selección es para varios pacientes.

• Detalles del artículo: nombre del artículo, ubicación de la gaveta, cantidad actual, cantidad devuelta, unidad de emisión (UDE), tipo de transacción y nombre del paciente. Los artículos aparecen varias veces, una por cada paciente seleccionado.

• Rec. de Ret./Rec. de Dev.: aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla para indicar la cantidad del artículo retirada o devuelta en la estación.

7. Retire o devuelva los artículos y cierre la puerta.


• Para retirar o devolver artículos adicionales para el grupo de pacientes, repita los pasos 4–7.

• Para retirar o devolver artículos adicionales para uno de los pacientes seleccionados, seleccione el nombre del paciente en el menú desplegable Sacar para. Repita los pasos del 4 al 7.






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Retirada de kits

Siga este procedimiento para retirar un kit de una estación.

Para retirar un kit




3. Si es necesario, pulse Selecc. artículos.

Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso y aparecerá la pantalla Retirada-Devolución.

4. Pulse Kits. 5. Pulse Encontrar artículo.

6. Utilice la pantalla Buscar para localizar el kit o pulse Cancelar y desplácese por la lista de artículos hasta encontrar el kit.

NOTA Los kits sólo aparecen en la ficha Kits de la pantalla Encontrar artículo. No se muestran en la ficha Todos los artículos.

7. Seleccione el kit y pulse Mostrar.


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Las luces del Flexbar indican la ubicación de todos los artículos del kit. El contenido del kit aparecerá en la pantalla Retirada/Devolución.

8. Pulse Retirada/Devolución.

9. Revise la lista de contenido del kit para cada artículo del kit:

• Necesario: cantidad del artículo incluida en el kit. Por ejemplo, si el kit contiene tres agujas y retira una, la columna Necesario muestra una cantidad de dos.

• Lleno: cantidad del artículo que se ha retirado del kit para el paciente seleccionado. Por ejemplo, si el kit contiene tres agujas y retira una, la columna Lleno muestra la cantidad de uno.

• Ubicación: ubicación del artículo del kit.

• Artículo: descripción del artículo del kit.

10. Localice el primer artículo del kit y abra la puerta en la ubicación del artículo.

11. Pulse Retirada para ajustar el recuento de retiradas.

El artículo aparecerá en la lista de artículos de la pantalla Retirada/ Devolución. Si se ha retirado toda la cantidad necesaria para el artículo del kit, el artículo dejará de mostrarse en la lista Necesario.

12. Revise la información que aparece en pantalla:

• Detalles del artículo: nombre del artículo, ubicación de la gaveta, cantidad actual, cantidad retirada, unidad de emisión (UDE), tipo de transacción y nombre del paciente.

• Rec. de Ret.: aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla para indicar la cantidad del artículo retirada de la estación.

13. Retire los artículos y cierre la puerta.

Los artículos restantes del kit aparecerán como Necesario en la pantalla.

14. Repita los pasos del 10 al 13 para cada artículo del kit.

15. Para volver al menú principal, haga clic en Menú Principal.

Si no retira todos los artículos del kit, aparecerá una advertencia.


• Pulse Sí para seguir retirando artículos del kit.


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Los artículos restantes del kit aparecerán como Necesario en la pantalla. Repita los pasos del

10 al 13 para retirar los artículos del kit restantes y, a continuación, pulse Menú principal

para volver al menú principal.

• Pulse No para volver al menú principal sin retirar todos los artículos del kit.

17. Pulse Salir para desconectarse de la estación.


Kits

Utilice la función Kits para añadir un kit a la estación. Un kit es un grupo de artículos que con frecuencia se utilizan conjuntamente para un proceso o procedimiento específico (por ejemplo, los artículos que se suelen necesitar para iniciar un tratamiento intravenoso). Los kits normalmente son locales de la estación donde se añaden, pero pueden ser globales y accederse a ellos en todas las estaciones. Los kits sólo aparecen en la ficha Kit de la lista de artículos durante el proceso de retirada. No es posible descartar ni devolver kits, pero sí los artículos individuales de cada uno.

En esta sección se incluyen los procedimientos siguientes:

• Adición de kits

• Adición de kits similares

• Modificación de kits

• Eliminación de kits

Adición de kits

Para añadir un kit

1. En el menú principal, pulse Kits.

Aparecerá la pantalla Kits.

2. Pulse Añadir.

Aparecerá el cuadro de diálogo Información general.


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3. Introduzca un nombre de kit (50 caracteres como máximo) y un ID de

kit (25 caracteres como máximo). Los ID de los kits no pueden modificarse una vez guardados.

4. Seleccione la casilla de verificación Kit global para que el nuevo kit esté

disponible en todas las áreas (debe tener los derechos de sistema adecuados para añadir kits globales).

5. Pulse Siguiente.

Aparecerá la pantalla Artículos.

6. Pulse Añadir artículo.

Aparecerá la pantalla Añadir al kit.

7. Resalte los artículos que desea añadir al kit. Para seleccionar varios artículos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona los artículos.

8. Pulse Añadir artículo.

La cantidad predeterminada de los artículos es uno.

9. Si la cantidad de los artículos del kit es superior a uno, resalte el artículo y pulse Modificar cantidad.

Se seleccionará la columna Modificar cantidad.

10. Escriba la cantidad correcta.

11. Para eliminar un artículo del kit:

a. Resalte el elemento.

b. Pulse Eliminar artículo.

c. Pulse Sí para confirmar.

12. Pulse Finalizar para completar el kit.


• Pulse Cerrar para volver al menú principal.



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Adición de kits similares

Puede ahorrar tiempo mediante la función Guardar como a la hora de añadir un kit similar a uno ya existente.

Para utilizar la función Guardar como



2. Seleccione un kit y pulse Guardar como.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

3. Introduzca un nombre de kit (50 caracteres como máximo) y un ID de kit (25 caracteres como máximo). Los ID de los kits no pueden modificarse una vez guardados.

4. Pulse Aceptar.

El nuevo kit aparecerá en la lista de kits.

5. Seleccione el nuevo kit y pulse Modificar.

6. Modifique el nuevo kit en función de sus necesidades.

7. Pulse Aceptar para guardar los cambios.




Modificación de kits

Para modificar un kit



2. Seleccione el kit que desea modificar.

3. Pulse Modificar.

El cuadro de diálogo Kit aparecerá con la ficha Información general seleccionada.


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4. Modifique la información general según sea necesario.

5. Seleccione la ficha Artículos.

6. Modifique la información de los artículos según sea necesario.

• Para añadir artículos al kit, pulse Añadir artículo. Resalte el artículo que desea añadir al kit. Para seleccionar varios artículos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona los artículos. Pulse Añadir al kit. La cantidad predeterminada de los artículos es uno.

• Para modificar la cantidad de los artículos del kit, resalte un artículo y pulse Modificar cantidad. Modifique la cantidad del artículo.

• Para eliminar artículos del kit, resalte el artículo deseado. Pulse Eliminar artículo. Pulse Sí para confirmar.

7. Pulse Aceptar para guardar los cambios.




Eliminación de kits

Para eliminar un kit



2. Seleccione el kit que desea eliminar.

3. Pulse Eliminar.

Aparecerá un cuadro de confirmación.


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4. Pulse Sí para eliminar el kit.

El kit se eliminará de la pantalla Kits y de la lista de artículos.




Pacientes Utilice la función Pacientes para añadir, modificar y conciliar registros de paciente en la estación. Todos los pacientes que se añaden en la estación son temporales. Los que se añaden a través del sistema AAT del centro y en la consola son permanentes. Utilice la función de conciliación de pacientes para conciliar los registros de pacientes temporales y permanentes.

Esta sección incluye la información siguiente:

• Fichas de la lista de pacientes

• Adición de pacientes a Mi lista

• Eliminación de pacientes de Mi lista

• Adición de registros de pacientes temporales

• Modificación de registros de pacientes

• Conciliación de registros de pacientes

Fichas de la lista de pacientes Pulse Retirada-Devolución o Pacientes para acceder a la lista Pacientes. En la parte inferior de la pantalla Pacientes aparecerán tres fichas de listas de pacientes:

• Mi lista: muestra sólo los pacientes bajo su cuidado. Cuando retira un artículo para un paciente, el registro de paciente se añade automáticamente a Mi lista. Puede añadir pacientes a Mi lista y eliminarlos manualmente.

• Local: muestra los pacientes asignados a las unidades de enfermería del área de la

estación (por ejemplo, sólo Urgencias o Críticos).

• Global: muestra todos los registros de paciente del sistema AAT del hospital.


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Adición de pacientes a Mi lista

Para añadir un paciente

1. En el menú principal, pulse Retirada/Devolución o Pacientes.


2. Seleccione la ficha Local o Global.

3. Seleccione los pacientes que desea añadir a la ficha Mi lista.

4. Pulse Añadir a Mi lista.

Los pacientes aparecerán en la ficha Mi lista, en Pacientes.




Eliminación de pacientes de Mi lista

Para eliminar un paciente

1. En el menú principal, pulse Retirada-Devolución o Pacientes.


2. Seleccione la ficha Mi lista.


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3. Seleccione los pacientes que desea eliminar de la ficha Mi lista.

4. Pulse Eliminar de Mi lista.

Los pacientes se borrarán de la ficha Mi lista.




Adición de registros de pacientes temporales Todos los registros de paciente que se añaden en la estación son temporales y aparecen en azul en la pantalla Pacientes. Los que se añaden a través del sistema AAT del centro y en la consola son permanentes. Se pueden añadir pacientes temporales desde la pantalla Pacientes o desde la pantalla Retirada/ Devolución. Este procedimiento describe cómo añadir pacientes temporales desde la pantalla Pacientes.

Para añadir un paciente temporal

1. En el menú principal, pulse Pacientes.


2. Pulse Añadir paciente.

El cuadro de diálogo Añadir paciente aparecerá con la ficha Información del paciente seleccionada.


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3. Introduzca el nombre del paciente (30 caracteres como máximo) y el

ID (15 caracteres como máximo).

4. Si es necesario, introduzca o seleccione información opcional del paciente: Número de habitación (10 caracteres como máximo), número de historia clínica (15 caracteres como máximo), fecha de alta y número de cama (2 caracteres como máximo).

NOTA El sistema rellenará automáticamente los campos de ID del paciente y fecha de alta, con la fecha y hora en la que se ha añadido el registro. Para eliminar el ID del paciente predeterminado, seleccione el ID y pulse SUPR. Añada un nuevo ID si es necesario. Los ID no pueden modificarse una vez guardados. La unidad de enfermería predeterminada es la unidad asignada a la estación donde se ha añadido el registro de paciente temporal. Si es preciso, puede seleccionar una unidad de enfermería diferente.

5. Seleccione Privado si no desea que el registro de paciente aparezca en la ficha

Global de la pantalla Pacientes.

6. Seleccione la ficha Información clínica.

7. (Opcional) Introduzca o seleccione el código de diagnóstico/procedimiento (30 caracteres como máximo), el médico responsable (30 caracteres como


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máximo), el médico de ingreso (30 caracteres como máximo) y comentarios (30 caracteres como máximo).

8. Pulse Aceptar.




Modificación de registros de pacientes

Para modificar un registro de paciente

1. En el menú principal, pulse Pacientes.



3. Pulse Modificar.

El cuadro de diálogo Modificar paciente aparecerá con la ficha Información del paciente seleccionada.

4. Modifique el nombre del paciente (30 caracteres como máximo), la unidad de enfermería, el número de habitación (10 caracteres como máximo), el número de historia clínica, la fecha de alta y el número de cama (2 caracteres como máximo).

5. Seleccione Privado si no desea que el registro de paciente aparezca en la ficha

Global de la pantalla Pacientes.


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TENS REPONEDORA PYXIS

6. Seleccione la ficha Información clínica.

7. (Opcional) Si es necesario, modifique los campos de código de diagnóstico o procedimiento (30 caracteres como máximo), médico responsable (30 caracteres como máximo), médico de ingreso(30 caracteres como máximo) y comentarios (30 caracteres como máximo).

8. Pulse Aceptar.




Reinicio de la estación

Siga este procedimiento para reiniciar la estación. Este procedimiento está disponible para los usuarios con derechos de reinicio de la estación

Para reiniciar la estación

1. En el menú principal, pulse Reiniciar.

Aparecerá un mensaje de confirmación.

2. Pulse Sí para reiniciar la estación.

La estación se apagará y se reiniciará.

Bibliografía: Sistema de Administración segura de inventario de Pyxis SupplyStation® v8.1.x Guía

del usuario.


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2.7. PROTOCOLO DE DISPENSACIÓN PYXIS

Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela

Curanilahue


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Índice

INDICE ..........................................................................................................................

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 163

PROPÓSITO ................................................................................................................... 163

OBJETIVOS ................................................................................................................... 163

ALCANCE ........................................................................................................................ 4

RESPONSABILIDAD ........................................................................................................ 163

PROCEDIMIENTO ............................................................................................................... 5

ANEXO 1 MANUAL GUIA DE REPONEDOR DE LA ESTACION


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Introducción El Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela de Curanilahue, es un establecimiento de mediana complejidad y a su vez el centro de derivación de la Provincia de Arauco para las especialidades básicas, por tanto, para abastecer a los Servicios Clínicos considerados como Unidades Críticas y mantener un control del tipo y cantidad de medicamentos e insumos médicos asociados a la atención de pacientes y del usuario del equipo que ejecuta la acción, el establecimiento cuenta con un sistema Pyxis para la gestión y dispensación de medicamentos e insumos médicos, dispone de 5 armarios o dispensadores de uso continuo con pantalla táctil. Propósito Definir los siguientes procedimientos:

I. Reposición de artículos basado en informe de reposición generado por la consola.

II. Detectar Discrepancias.

Objetivos • Oficializar el Procedimiento de reposición de dispensadores Pyxis. • Dar a conocer las principales funciones para la reposición de los dispensadores

mediante la “Guía de reposición de la Estación.” Alcance Aplicable a Dispensadores Pyxis, de acuerdo al siguiente detalle: UBICACIÓN

ARMARIO

SERVICIOS Y/O DEPENDENCIAS CLINICAS USUARIAS

Urgencia 1º Piso Pyxis Urgencia URGENCIA Y SAMU Interior de Pabellón 1º Piso Pyxis Pabellón PABELLÓN, POST OPERADOS

Y PARTO Pre parto 1º Piso Pyxis Pre-Parto PREPARTO Hall de Acceso 3º Piso Pyxis Materyped GINECO OBSTETRICIA,

PEDIATRIA Y PENSIONADO Hall de Acceso 4º Piso Pyxis MQ MEDICO QUIRÚRGICO

HOMBRES Y MUJERES


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Responsabilidad

• El Jefe de Logística o quien lo reemplace, se considerará como responsable de la gestión de la reposición.

• El administrativo que cumple funciones de gestor Pyxis o quien lo reemplace,

dependiente del Departamento de Logística, será el responsable de supervisar las reposiciones de medicamentos e insumos médicos y mantener el stock mínimo en los dispensadores Pyxis, según Lista de Reposición, planificación diaria de actividades y disponibilidad en Bodegas y Farmacia del Hospital.

• El Encargado de la Unidad de Abastecimiento o quien lo reemplace, será

responsable de las compras de medicamentos e insumos médicos, para el aprovisionamiento de las Bodegas del Hospital.

• Será responsabilidad del Químico Farmacéutico Jefe de Farmacia o de quien lo

reemplace, realizar la solicitud de pedidos para compras de medicamentos e insumos médicos para cubrir las necesidades de las unidades clínicas que cuenten o no con los dispensadores Pyxis.

• El Químico Farmacéutico Jefe de Farmacia o quien lo reemplace, será el

responsable de las modificaciones y mejoras en coordinación con el Profesional Clínico a cargo de cada Servicio o Unidad Crítica.

• Será responsabilidad de los Profesionales clínicos a cargo de cada Servicio o

Unidad crítica, informar por escrito de una necesidad de ingreso o salida de medicamentos o insumos médicos del arsenal de los dispensadores Pyxis, de solicitar cambios (aumento o disminución) de un stock disponible producto de variaciones en la demanda, del manejo apropiado de los stocks disponibles, de realizar lo marcaje pertinentes, de la actualización de los usuarios y de informar oportunamente respecto a anomalías detectados.

• La Subdirección Administrativa, deberá velar por la disponibilidad de recursos

necesarios para cumplir oportunamente con los stocks de insumos médicos y medicamentos.

Arsenal de Medicamentos e Insumos Médicos disponibles en dispensadores Pyxis: Aquellos fármacos e insumos médicos indispensables para la atención de pacientes con patologías de alto riesgo. Stock Mínimo de Medicamentos Insumos médicos: Al realizar la carga inicial de los armarios Pyxis, se determinó como Stock mínimo a la cantidad necesaria para cubrir tres días de suministro de cada medicamento o insumo médico, de acuerdo al consumo promedio histórico de cada Servicio clínico pertinente.


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Funciones Reponedor/a:

7. Reponer artículos de dispensadores basado en informe de reposición generado por la consola.

8. Detectar Discrepancias de artículos. 9. Realizar solicitudes de productos para reposición de dispensadores. 10. Retirar insumos y/o fármacos vencidos.

I. Procedimiento para reposición de artículos basado en informe de reposición generado por la consola. La reposición de artículos de los dispensadores pyxis contempla fármacos e insumos médicos los cuales son dispensados desde la Unidad de Farmacia y Bodega de Insumos Médicos respectivamente. Frente a esto, los pedidos o solicitudes, se realizan en forma separada y a la dependencia correspondiente. Existen dos tipos de reposición y se clasifica de la siguiente forma:

• Reposición al máximo: Esta se realiza semanalmente los días lunes, miércoles y viernes de acuerdo a las cantidades entregadas por informe de reposición del sistema pyxis. En el informe se detallan las cantidades faltantes para abastecer al máximo stock de cada artículo en el dispensador de acuerdo a las cantidades máximas establecidas en el sistema.

• Reposición al mínimo: Esta se realiza semanalmente los días martes y jueves de acuerdo a las cantidades entregadas por informe de reposición del sistema pyxis. En el informe se detallan las cantidades faltantes para abastecer al mínimo stock de cara artículo en el dispensador de acuerdo al stock establecido en el sistema.

El procedimiento de reposición se describe a continuación: Solicitud de insumos médicos De lunes a viernes, reponedor/a pyxis, imprime informe de reposición obtenido del sistema pyxis para cada uno dispensadores de los servicios clínicos. Dependiendo del día será el tipo de reposición que se realizará como se mencionó anteriormente. Luego reponedor/a realiza Solicitud de materiales en Sistema SIABI, según las cantidades respectivas de cada artículo a reponer que entrega la consola. Esta solicitud ingresada en el sistema SIABI se realiza para cada servicio por separado. Solicitud es recibida por el funcionario/a de Bodega de Insumos Médicos que está encargado de administrar y preparar el despacho, lo que se realiza de acuerdo a disponibilidad de artículos y cantidades en stock.


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Solicitud de Materiales SIABI

Reponedor/a revisa que lo entregado en Bodega corresponda a lo solicitado y detallado en Informe de despacho, ambos funcionarios reponedor/a y funcionario de Bodega deben firmar y timbrar el despacho, organiza el carro de traslado y realiza la reposición correspondiente en cada dispensador de acuerdo a las cantidades entregadas por bodega de insumos. Flujo Reposición de Insumos Médicos:

Solicitud de Fármacos De lunes a viernes, reponedora pyxis, imprime informe de reposición obtenido del sistema pyxis para cada uno de los dispensadores de los servicios clínicos. Dependiendo del día será el tipo de reposición que se realizará.

Luego se entrega informe de reposición impreso directamente en Unidad de Farmacia, la cual, de acuerdo a disponibilidad de artículos y cantidades en stock, entrega

Bodega Administra y rebaja el pedido en SIABI, y entrega reposición

Reponedor verifica Insumo(s) y cantidad(es)

Reponedor y Funcionario de Bodega firman documento de despacho

Se actualiza Lista reposición de faltantes en consola

Reponedor Ingresa a SIABI Solicitud de Materiales

Reponedor imprime en Consola Pyxis LISTA DE REPOSICIÓN

Usuario Efectúa Marcaje de Salida en Armario Pyxis

Usuario ingresa a Armario Pyxis, digitando su clave o con su huella digital

Usuario cierra puerta y sale del sistema operativo de Armario Pyxis

Usuario Retira insumo(s) en Armario Pyxis

Reponedor realiza Reposición del Armario Pyxis correspondiente


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físicamente los artículos y las cantidades a reponer, ambos funcionarios reponedor/a y funcionario de farmacia deben firmar y timbrar el despacho Finalmente se realiza la reposición correspondiente en cada dispensador de acuerdo a las cantidades entregadas por bodega de insumos. Con el fin de mantener un stock constante de medicamentos en las unidades críticas, la reposición de stock en las gavetas correspondientes de los dispensadores Pyxis, deberá efectuarse respaldando la reposición de tal forma que permita tener por escrito las indicaciones médicas utilizando documentos validados legalmente. Flujo Reposición de Fármacos:

Reposiciones extraordinarias: De ser necesario, se efectúan reposiciones los días Sábados, Domingos y Festivos, según demanda de cada Unidad crítica. II. Detectar Discrepancias

Cada vez que reponedor/a pyxis realiza la reposición de algún artículo en un dispensador contabiliza la cantidad real de unidades que se encuentran dispensadas. Si es que la cantidad real no coincide con la cantidad que muestra en el sistema, modifica en el dispensador la cantidad registrada del sistema por la cantidad real observada. Luego, el sistema al detectar esta diferencia genera un aviso de discrepancia el cual puede ser recopilado en un informe que es generado desde la consola pyxis.

Documento validado legalmente que respalda la prescripción

Usuario Retira medicamento(s) en Armario Pyxis

Usuario Efectúa Marcaje de Salida en Armario Pyxis

Reponedor Entrega Lista de Reposición y solicita los medicamentos a Farmacia

Reponedor verifica medicamentos y cantidades

Reponedor realiza Reposición del Armario Pyxis correspondiente

Lista de Reposición de faltantes

Reponedor imprime en Consola Pyxis LISTA DE REPOSICIÓN

Farmacia entrega reposición

Usuario ingresa a Armario Pyxis, digitando su clave o con su huella digital

Usuario cierra puerta y sale del sistema operativo de Armario Pyxis

Reponedor y Funcionario de Bodega firman documento de despacho


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Control de Inventarios

• El Químico Farmacéutico Jefe de Farmacia o quien lo reemplace, realizará cada tres meses un inventario aleatorio a los armarios Pyxis de las unidades críticas, tanto de medicamentos como de Insumos médicos.

• El administrativo que cumple funciones de gestor Pyxis o quien lo reemplace,

dependiente del Departamento de Logística, será el responsable de supervisar la limpieza e inventario de los dispensadores lo que se deberá realizar una vez al mes, siempre que exista la disponibilidad de personal para poder efectuarlo.

• Adicionalmente se podrá realizar inventarios aleatorios de los armarios, según

discrepancias encontradas.


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ANEXO Guía de reposición de la Estación


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SECRETARIA

LOGISTIC

A

6

ADMINISTRAT.

APOYO PRO

ADMINISTRAT.

Guía de reposición de la Estación Guía del Reponedor

Funciones de administración del inventario

Las funciones que aparecen en el Menú principal dependerán de los privilegios asignados a su cuenta de usuario. La sección Administración del inventario ofrece información acerca de las funciones disponibles en la sección Administración de inventario del Menú principal.

• Inventario: administrar artículos en el inventario de la estación.

• Cargar-Descargar: cargar artículos en la estación. También puede utilizar la función Cargar-Descargar para retirar artículos de la estación y dejar espacio disponible en las ubicaciones de gaveta para otros artículos.

• Alias del artículo: añadir, modificar o eliminar nombres alternativos de los artículos en la estación.

•

• Reponer por pedido: reponer artículos asociados con un pedido de compra (PO) para un proveedor o un informe de reposición generado en la consola

Inventario

Utilice la función Inventario para comprobar la cantidad actual de artículos que hay en la estación. Esta función utiliza el proceso de verificación de recuento estándar para las gavetas seleccionadas para realizar el inventario. Si una cuenta de usuario tiene denegado el acceso a una puerta, la puerta no se desbloqueará para realizar el inventario. La función Inventario incluye la función Modificar que permite actualizar las cantidades Máx., Punto de reposición, Actual y Máx. físico para los artículos del inventario. También se pueden modificar opciones de artículos como Artículo por caducar, Stock estándar y Facturable. Además, puede seleccionar la Fecha de vencimiento para Artículos por caducar y artículos caducados. Si está activada la función Voz, la solicitud por voz verifica el recuento Actual si se ha seleccionado el artículo para realizar el inventario.

• Reponer: reponer artículos en la estación. • Reponer por pedido: reponer artículos asociados con un pedido de compra (PO)

para un proveedor o un informe de reposición generado en la consola.


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Fichas de inventario

Las pantallas del inventario tienen fichas para agrupar los artículos en función de los niveles de inventario de la siguiente manera:

• Cargado: muestra todos los artículos cargados en la estación. • Bajo máx.: muestra sólo los artículos cuya cantidad sea igual o menor que la del nivel de Máx.

• En reposic.: muestra sólo los artículos cuya cantidad se encuentre en el nivel de Reponer.

• En crít.: muestra todos los artículos cuya cantidad sea igual o menor que la del nivel Crítico.

• Sin reposición: enumera todos los artículos que no se han repuesto en un intervalo de tiempo específico

(configurable en Opciones de la estación). Cuando se selecciona esta ficha, los indicadores luminosos, LED, se encienden para identificar las ubicaciones de la estación para todos los artículos sin reposición.

Ubicaciones de gaveta

El seguimiento de todos los artículos en la estación se realiza por ubicación de gaveta. El número de la gaveta es la ubicación de un producto individual en la estación o en una ubicación de stock remoto. Una gaveta puede hallarse en uno de estos tres estados:

• Cargada: se han asignado los materiales a la gaveta y se han cargado en ella. • Pendiente: se han asignado los materiales pero no se han cargado en la gaveta.

• Vacía: no hay materiales asignados o cargados en la gaveta.

En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos para la administración de inventario:

• Verificación de cantidades

• Modificación de artículos en el inventario

• Movimiento y transferencia de artículos en el inventario

• Establecimiento de la caducidad de los artículos en el inventario

• Interrupción de tareas


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Verificación de cantidades

Para verificar cantidades:

1. En el Menú principal, pulse Inventario.

Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.

2. En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada. Consulte Fichas de inventario en la página 4-2.

3. Seleccione el artículo que desea verificar pulsando Retiro o Devolución en la ubicación del artículo.

- o bien -

Pulse el campo Verificar en la pantalla situada junto al artículo que desea verificar.

Si está seleccionada la opción Voz, la solicitud por voz verifica la cantidad Actual.

4. Cuente la cantidad del artículo.

5. Si la cantidad del artículo que hay en la estación es distinta a la cantidad Actual que aparece en la pantalla, modifique la cantidad Actual pulsando el botón Retiro o Devolución para ajustar el recuento.

- o bien -

Pulse el campo Actual situado junto al artículo e introduzca la cantidad correcta mediante el teclado.

Aparecerá una X en la columna Verificar.


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6. Cierre la puerta de la estación.

7. Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la estación.

La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso de Inventario. Esto permite a otro usuario acceder a la estación para temas de cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse durante el proceso de inventario. Para obtener más información, consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.

Modificación de artículos en el inventario

Para modificar un artículo en Inventario:



2. En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada. Consulte


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Fichas de inventario en la página 4-2.

3. Seleccione en la pantalla el artículo que va a modificar.

- o bien -

Pulse el botón Retiro.

4. Pulse Modificar.

Aparecerá la ventana Modificar gaveta.

5. Modifique las cantidades del artículo como sea necesario:

• Unidad de emisión: para cambiar la unidad de emisión para el artículo en la estación, seleccione una unidad del menú desplegable Unidad de emisión.

El menú Unidad de emisión sólo estará disponible si la Unidad de emisión (UdE) no es la misma que la Unidad de reposición (UdR) para el artículo. La UdE y la UdR se establecen en la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.

• Artículo por caducar: si el artículo tiene una fecha de vencimiento, active la casilla de verificación Artículo por caducar. Seleccione la Fecha de vencimiento del artículo en la gaveta que tenga la fecha de vencimiento más cercana.

• Stock estándar: para designar los artículos como stock estándar, active la casilla de verificación Stock estándar.

• Facturable: para permitir facturar el artículo a los pacientes, active la casilla de verificación Facturable.

6. Pulse Aceptar.



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Movimiento y transferencia de artículos en el inventario

En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos:

• Movimiento de artículos dentro de una estación

• Movimiento y transferencia de artículos a otra estación

Movimiento de artículos dentro de una estación

Para mover artículos dentro de una estación:



2. Seleccione el artículo que vaya a mover.

El artículo aparecerá resaltado.

3. Pulse Modificar.



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4. Haga clic en el botón Mover situado junto al campo Ubicación.

Aparecerá la ventana Mover.

5. Seleccione la nueva ubicación para el artículo pulsando el botón Retiro o a

través de la lista desplegable Ubicación. No cambie la estación que aparece en el campo Estación.

Cuando se mueve un artículo a otra ubicación dentro de la estación, debe mover todos los artículos, por tanto, el campo Cantidad no estará activo.

6. Pulse Aceptar.

La nueva ubicación aparecerá en la ventana Modificar gaveta.

7. Mueva físicamente el artículo a la nueva ubicación dentro de la estación.

8. Pulse Aceptar para confirmar el movimiento y regresar a la pantalla Inventario.


Movimiento y transferencia de artículos a otra estación

Para mover o transferir artículos a otra estación:




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2. Seleccione el artículo que vaya a mover.

El artículo aparecerá resaltado.

3. Pulse Modificar.



Aparecerá la ventana Mover. 5. Seleccione la nueva Estación en el menú desplegable e introduzca la

Cantidad del artículo que va a mover. Cuando se mueven artículos a otra estación, no podrá seleccionar una ubicación en la nueva estación, por lo tanto el campo Ubicación no estará activo.

6. Pulse Aceptar.

La nueva ubicación aparecerá en la ventana Modificar gaveta.

7. Pulse Aceptar para confirmar el movimiento y regresar a la pantalla Inventario.


9. Mueva físicamente los artículos a la estación seleccionada.


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10. Cargue el artículo en la estación si el artículo aún no está ubicado en dicha estación. Para obtener más información, consulte Carga de artículos en la página 4-18.

- o bien -

Realice una operación de Reponer por pedido (transferir) si el artículo ya está ubicado en la estación y está moviendo artículos para aumentar la cantidad de los mismos.

Establecimiento de la caducidad de los artículos en el inventario

Utilice la función Caducar artículo para retirar un artículo caducado del inventario.

En esta sección se incluye la siguiente información:

• Descripción general de la función de caducidad

• Caducar artículos caducados

Descripción general de la función de caducidad

El sistema realiza un seguimiento de los artículos que tienen asignada una fecha de vencimiento. En la lista Inventario, aparece un icono de calendario cuando el artículo ha caducado o va a caducar en los días que se haya especificado en la opción Advertencia de artículo por caducar (días). Si para realizar el inventario se selecciona un artículo que tiene un icono de calendario, aparecerá un mensaje de advertencia de vencimiento. La opción Artículo por caducar y la Fecha de vencimiento se configuran en la ventana Modificar gaveta. El valor de Advertencia de artículo por caducar (días) es el número de días antes de que un artículo caduque que el sistema tiene establecido para mostrar el icono de calendario. La Advertencia de artículo por caducar (días) se configura en Opciones de la Estación en la ficha Opciones de hora. Para obtener más información, consulte Opciones de la Estación en la página 5-36. También se puede caducar un artículo que no tenga asignada una fecha de vencimiento. No obstante, si un artículo no tiene asignada una fecha de vencimiento en el sistema, el icono de calendario no aparecerá para el artículo y el sistema no podrá advertir a los usuarios para que comprueben la fecha de vencimiento del artículo.

Caducar artículos caducados

Para caducar un artículo caducado en Inventario:



2. Seleccione un artículo caducado que desee caducar (con el icono de calendario).

• Seleccione el artículo en la pantalla.

- o bien -

• Pulse el botón Retiro.

Aparecerá un mensaje de advertencia de vencimiento.


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3. Pulse Modificar.


4. Pulse Caducar.

Aparecerá la ventana Caducar artículo.

5. Introduzca la cantidad de artículos que desea caducar en el campo Cantidad.

6. Pulse Aceptar.

7. Pulse la fecha situada junto al campo Fecha de vencimiento.

Aparecerá el calendario de fechas de vencimiento.


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8. En el calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más

cercana.

9. Pulse Aceptar.

10. Elimine físicamente los artículos caducados de la estación.


12. Elimine los artículos caducados siguiendo las políticas y procedimientos establecidos en la instalación.

Interrupción de tareas

Utilice la función Interrupción de tareas para permitir que un segundo usuario pueda acceder a la estación para el cuidado de pacientes mientras sigue conectado a la estación. La función Interrupción de tareas está disponible en las pantallas Inventario, Reponer y Reponer por pedido.

Para interrumpir una tarea:

1. Desde las pantallas Inventario, Reponer o Reponer por pedido, pulse el botón Retiro/Devolución situado en la parte inferior de la pantalla.

2. (Segundo usuario) Introduzca el ID de usuario y Contraseña, y pulse Aceptar.

3. (Segundo usuario) Realice el proceso de retiro o devolución. Para obtener más información, consulte Retiro-Devolución en la página 3-2.

4. Pulse Hecho para desconectar al segundo usuario de la estación y regresar a la ventana donde se encontraba antes de la transacción Interrupción de tareas.

Cargar-Descargar

Utilice la función Cargar-Descargar para cargar artículos en la estación. También puede utilizar la función Cargar-Descargar para retirar artículos de la estación y dejar espacio disponible en las ubicaciones de gaveta para otros artículos.

En esta sección se incluye la siguiente información:

• Descripción general de las operaciones de carga y descarga

• Carga de artículos

• Descarga de artículos

• Modificación de artículos durante las operaciones de carga y descarga


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• Movimiento y transferencia de artículos durante las operaciones de carga y descarga

• Establecimiento de las fechas de vencimiento de artículos durante las operaciones de carga y descarga

Descripción general de las operaciones de carga y descarga

El seguimiento de todos los artículos en la estación se realiza por ubicación de gaveta. El número de la gaveta es la ubicación de un producto individual en la estación o en una ubicación de stock remoto.

Una gaveta puede hallarse en uno estos tres estados:

• Cargada: se han asignado los materiales a la gaveta y se han cargado en ella.

• Pendiente: se han asignado los materiales pero no se han cargado en la gaveta.

• Vacía: no hay materiales asignados o cargados en la gaveta.

La función Cargar-Descargar se puede utilizar para cargar gavetas vacías, cargar gavetas pendientes, modificar la configuración de las gavetas, caducar artículos y descargar artículos de la estación. Además, puede mover artículos a otra ubicación dentro de la estación o a una ubicación de otra estación.

Si una cuenta de usuario tiene denegado el acceso a una puerta de la estación, la puerta no se desbloqueará para realizar una transacción de carga o descarga.

Carga de artículos

Utilice la función Cargar-Descargar para cargar artículos en la estación. Puede cargar gavetas pendientes o vacías seleccionando las fichas Pendiente o Vacío situadas en la parte inferior de la pantalla. El sistema crea gavetas pendientes cuando desde la consola se asignan artículos a ubicaciones de gaveta de la estación. Las gavetas vacías están disponibles para cualquier artículo.

Antes de cargar un artículo en la estación, dicho artículo deberá aparecer en la Lista de artículos. Sólo se puede añadir artículos a la Lista de artículos desde la consola SupplyCenter.

Si cancela o sale de la estación antes de completar el proceso Cargar, el sistema NO registrará una transacción.


• Carga de gavetas pendientes

• Carga de gavetas vacías

Carga de gavetas pendientes

Para cargar una gaveta pendiente:

1. En el Menú principal, pulse Cargar-Descargar.


2. Seleccione la ficha Pendientes.

En la lista aparecerán aquellos artículos asignados a las gavetas pero que no se han cargado en la estación.


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3. Seleccione una gaveta pendiente.

La luz del flexbar indica la ubicación de la gaveta.

4. Pulse Cargar.

Aparecerá la ventana Cargar gaveta.

5. Modifique las cantidades del artículo, si es necesario:

Los campos Punto de reposición (50% de Máx.), Nivel crítico (10% de Máx.), Actual (igual a Máx.) y Máx. físico (igual a Máx.) se calculan de forma automática en función del nivel de Máx. Las cantidades se pueden modificar si es necesario.

6. Para seleccionar la unidad de emisión para el artículo en la estación,

seleccione una unidad del menú desplegable Unidad de emisión. El menú Unidad de emisión sólo estará disponible si la Unidad de emisión (UdE) no es la misma que la Unidad de reposición (UdR) para el artículo en la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.

7. Si el artículo tiene una fecha de vencimiento, active la casilla de verificación Artículo por caducar. Pulse la fecha situada junto al campo Fecha de vencimiento. En el calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más cercana.

8. Para designar el artículo como de stock estándar, seleccione la casilla de verificación Stock estándar.

9. Para facturar el artículo en los registros de los pacientes, seleccione la casilla de verificación Facturable.

10. Cargue los artículos en la gaveta y cierre la puerta.

11. Pulse Aceptar.

El artículo aparecerá en la lista de la ficha Cargado.



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Carga de gavetas vacías

Para cargar una gaveta vacía:



2. Seleccione la ficha Vacía.

Aparecerá una lista de ubicaciones de gaveta vacías.

3. Seleccione en la pantalla una ubicación en la que cargar artículos.

- o bien -

Abra la puerta y pulse el botón Retiro.

La luz del flexbar indica la ubicación de la gaveta.

4. Pulse Cargar.

Aparecerá la Lista de artículos.

5. Resalte el artículo que vaya a cargar. 6. Pulse Añadir a gaveta.

Aparecerá la ventana Cargar gaveta.


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7. Introduzca o seleccione las siguientes opciones:

• Máx.: introduzca la máxima cantidad en el campo Máx. y pulse la tecla

TAB en el teclado.

Los campos Punto de reposición (50% de Máx.), Nivel crítico (10% de Máx.), Actual (igual a Máx.) y Máx. físico (igual a Máx.) se calculan de forma automática en función del nivel de Máx. Las cantidades se pueden modificar si es necesario.

• Unidad de emisión: para seleccionar la unidad de emisión para el artículo en la estación, seleccione una unidad del menú desplegable Unidad de emisión.

El menú Unidad de emisión sólo estará disponible si la Unidad de emisión (UdE) no es la misma que la Unidad de reposición (UdR) para el artículo en la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.

• Artículo por caducar: si el artículo tiene una fecha de vencimiento, active la casilla de verificación Artículo por caducar. Pulse la fecha situada junto al campo Fecha de vencimiento. En el calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más cercana.


• Facturable: para facturar el artículo en los registros de los pacientes, seleccione la casilla de verificación Facturable.

8. Cargue los artículos en la gaveta y cierre la puerta de la estación.

9. Pulse Aceptar.

El artículo aparecerá en la lista de la ficha Cargado.


Descarga de artículos Utilice la función Cargar-Descargar para retirar artículos de la estación y dejar espacio disponible en las ubicaciones de gaveta para otros artículos. Si un artículo está cargado en varias gavetas, el sistema le pedirá que seleccione la ubicación que desea descargar. Cuando se descargue el artículo, éste ya no estará asignado a la ubicación de gaveta en la pantalla Inventario de la consola SupplyCenter.

Para descargar un artículo:


2. Seleccione la ficha Cargado.


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3. Seleccione el artículo que vaya a descargar.

• Para descargar varios artículos, mantenga pulsada la tecla CTRL a la vez que selecciona varios artículos.

- o bien -

• Para seleccionar todos los artículos o los artículos adyacentes en la lista, seleccione el primer artículo, mantenga pulsada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione el último artículo.

4. Pulse Descargar.

Aparecerá una ventana de confirmación.

5. Pulse Sí.

El artículo se eliminará de la ubicación de gaveta.

6. Retire físicamente los artículos de la gaveta y cierre la puerta.


Modificación de artículos durante las operaciones de carga y descarga

Puede modificar un artículo cargado para cambiar las cantidades Actual, Máx., Punto de reposición, Nivel crítico y Máx. físico.

Para modificar un artículo en Cargar-Descargar:


2. En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada.

• Cargado: enumera todos los artículos cargados en la estación.

• Pendientes: enumera sólo los artículos que están pendientes.

3. Seleccione en la pantalla el artículo que va a modificar.

- o bien -

Pulse el botón Retiro.


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4. Pulse Modificar.


5. Modifique las cantidades del artículo según sea necesario:

• Unidad de emisión: para seleccionar la unidad de emisión para el artículo en la estación, seleccione una unidad del menú desplegable Unidad de emisión.

El menú Unidad de emisión sólo estará disponible si la Unidad de emisión (UdE) no es la misma que la Unidad de reposición (UdR) para el artículo en la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter..

• Artículo por caducar: si el artículo tiene una fecha de vencimiento, active la casilla de verificación Artículo por caducar. Pulse la fecha situada junto al campo Fecha de vencimiento. En el calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más cercana.


• Facturable: para facturar el artículo en los registros de los pacientes, seleccione la casilla de verificación Facturable.

6. Pulse Aceptar.


Movimiento y transferencia de artículos durante las operaciones de carga y descarga

Utilice la función Cargar-Descargar para mover artículos en la estación. Puede mover artículos a otra ubicación dentro de la estación o transferirlo a otra estación. En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos:

• Movimiento de artículos dentro de una estación

• Movimiento y transferencia de artículos a otra estación

Movimiento de artículos dentro de una estación

Para mover artículos dentro de una estación:




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3. Resalte el artículo que vaya a mover.

4. Pulse Modificar.



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6. Seleccione la nueva ubicación para el artículo en el menú desplegable Ubicación.

- o bien -

Pulse el botón Retiro en la nueva ubicación del artículo. No cambie la estación que aparece en el campo Estación. Cuando se mueve un artículo a otra ubicación dentro de la estación, debe mover todos los artículos, por lo tanto el campo Cantidad no estará activo.

7. Pulse Aceptar.


8. Mueva físicamente los artículos a la nueva ubicación y cierre las puertas.

9. Pulse Aceptar para confirmar el movimiento y regresar a la pantalla Cargar- Descargar.

Aparecerá la pantalla Cargar-Descargar.


Movimiento y transferencia de artículos a otra estación

Para mover o transferir artículos a otra estación:




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3. Resalte un artículo que vaya a mover.

4. Pulse Modificar.




6. Seleccione la Estación en el menú desplegable e introduzca la Cantidad del artículo que va a mover.

Cuando se mueven artículos a otra estación, no podrá seleccionar una ubicación en la nueva estación, por lo tanto el campo Ubicación no estará activo.

7. Pulse Aceptar para confirmar el movimiento.


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8. Retire físicamente los artículos y cierre la puerta.

9. Pulse Aceptar para regresar a la pantalla Cargar-Descargar.



11. Cargue el artículo en la estación si el artículo aún no está ubicado en dicha estación. Para obtener más información, consulte Carga de artículos en la página 4-18.

- o bien -

Realice una operación de Reponer por pedido (transferir) si el artículo ya está ubicado en la estación y está moviendo artículos para aumentar la cantidad de los mismos.

Establecimiento de las fechas de vencimiento de artículos durante las operaciones de carga y descarga

Utilice la función Fecha de vencimiento para establecer la fecha de vencimiento para los Artículos por caducar en la estación.

Para establecer la fecha de vencimiento de artículos en Cargar- Descargar:



2. Resalte el artículo.

3. Pulse Modificar.


4. Active la casilla de verificación Artículos por caducar.




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6. En el calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más cercana.

7. Pulse Aceptar.



Alias del artículo Utilice la función Alias del artículo para añadir nombres alternativos para los artículos de la estación. Los alias de artículos tienen la misma ID del artículo que el nombre oficial de éste. Se pueden añadir hasta 50 alias para el mismo artículo. En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos:

• Adición de un alias de artículo

• Modificación de un alias de artículo

• Eliminación de un alias de artículo

Adición de un alias de artículo

Para añadir un alias de artículo:

1. En el Menú principal, pulse Alias del artículo.

Aparecerá la pantalla Alias del artículo.

2. Resalte el artículo para el que vaya a añadir un alias.

3. Pulse Añadir alias.

Aparecerá la ventana Artículo.

4. Escriba el Nombre del alias para el artículo. Pulse el botón de flecha situado junto al campo Nombre del alias para ver una lista de todos los alias que existen para el ID de artículo.

5. Pulse Aceptar.

Se añadirá el nuevo alias a la lista de artículos.


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Modificación de un alias de artículo

Para modificar un alias de artículo:


2. Resalte el alias del artículo que vaya a modificar.

3. Pulse Modificar alias.

Aparecerá la pantalla Alias del artículo.

4. Modifique el Nombre del alias. Pulse el botón de flecha situado junto al campo Nombre del alias para ver una lista de todos los alias que existen para el ID de artículo.

5. Pulse Aceptar.

El alias se actualizará en la lista de artículos.


Eliminación de un alias de artículo

Para eliminar un alias de artículo:


2. Resalte el alias del artículo que vaya a eliminar.

3. Pulse Eliminar alias.

Aparecerá una ventana de confirmación.


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4. Pulse Sí.

El alias se eliminará de la lista de artículos.


Reponer Utilice la función Reponer para volver a almacenar los artículos de la estación. En esta sección se incluye la siguiente información:

• Descripción general de la reposición

• Reposición de artículos con verificación de recuento

• Reposición de artículos sin verificación de recuento

• Reposición manual

• Establecimiento de la caducidad de los artículos durante la reposición

Descripción general de la reposición Puede reponer artículos seleccionando la ficha adecuada en la parte inferior de la pantalla Reponer, de la siguiente manera:

• Bajo máx.: muestra sólo los artículos cuya cantidad sea igual o menor que la del nivel de Máx.

• En reposic.: enumera sólo los artículos cuya cantidad sea igual o menor que el nivel de Reponer.

• En crít.: muestra todos los artículos cuya cantidad sea igual o menor que la del nivel Crítico.

• Selección manual para reposición: no enumera artículos. Le permite reponer de forma manual cualquier artículo en la estación.

La ficha seleccionada de forma predeterminada para la pantalla Reponer se establece en la ventana Opciones de la Estación en la ficha Configuración general. Consulte Opciones de la Estación en la página 5-36. Si selecciona la opción Comprobar cantidad para reponer en Opciones de la estación, aparecerá la ventana Verificar recuento durante el proceso de reposición. Debe verificar el recuento inicial y la cantidad de reposición en la ventana Verificar recuento. Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica la cantidad a Reponer. Si están seleccionadas las funciones Comprobar cantidad para reponer y Voz, la solicitud por voz verifica el Recuento inicial y la Cantidad por reponer. El icono de calendario aparece delante de los artículos que tienen configurada la función Artículo por caducar.

Reposición de artículos con verificación de recuento

La opción Comprobar cantidad para reponer afecta al proceso Reponer en la estación. La opción Comprobar cantidad para reponer está disponible en Opciones de la estación.


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Para reponer artículos con Verificar recuento (Opciones de la estación)

1. En el Menú principal, pulse Reponer.


2. En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada. Consulte Descripción general de la reposición en la página 4-34.

Las luces del flexbar identifican la ubicación de los artículos que aparecen en la ficha seleccionada.

3. Seleccione el artículo que vaya a reponer.


- o bien -


La luz del flexbar parpadea para identificar la ubicación del artículo. Aparecerá la pantalla Verificar recuento.

Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica el Recuento inicial.


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4. Cuente el número de artículos en la gaveta. Si el Recuento inicial no es

correcto, utilice el teclado para introducir la cantidad correcta.

5. Pulse la tecla de TAB.

Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica la Cantidad por reponer.

6. Si la Cantidad por reponer es distinta del número de artículos que se está colocando

en la gaveta, utilice el teclado para introducir la cantidad correcta.

7. Coloque los artículos en la gaveta y pulse OK o ENTRAR.

Aparecerá una X en la columna Verificar para indicar el artículo que se acaba de reponer.

8. Seleccione el siguiente artículo que vaya a reponer y repita los pasos 4–7 hasta que termine de reponer los artículos.


La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso Reponer. Esto permite a otro usuario acceder a la estación para temas de cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para obtener más información, consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.


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Reposición de artículos sin verificación de recuento

Para reponer artículos:



2. En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada. Consulte Descripción general de la reposición en la página 4-34.

Las luces del flexbar identifican la ubicación de los artículos que aparecen en la ficha seleccionada.

3. Seleccione el artículo que vaya a reponer.


- o bien -


La luz del flexbar parpadea para identificar la ubicación del artículo.


4. Coloque los artículos en la gaveta.

5. Si la cantidad actual es distinta de la que hay en la gaveta, pulse dos veces el campo Actual e introduzca la cantidad correcta utilizando el teclado.


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6. Si la cantidad de reposición es distinta de la cantidad que se está colocando en la gaveta, pulse el botón Devolución para aumentar la cantidad de reposición o el botón Retiro para disminuir dicha cantidad.


7. Seleccione el siguiente artículo que vaya a reponer y repita los pasos 3–6 hasta que termine de reponer los artículos.


La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso Reponer. Esto permite a otro usuario acceder a la estación para temas de cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para obtener más información, consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.


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Reposición manual

Utilice la función Selección manual para reposición para reponer todos los artículos de la estación que aún no están por debajo de la cantidad Máx.

Para realizar una reposición manual:



2. En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha Manual reposición.

Los artículos no aparecen en la ficha Manual reposición.

3. Abra la puerta correspondiente y seleccione el artículo que está reponiendo pulsando el botón Retiro.

Si necesita ayuda para localizar el artículo, utilice la función Buscar. Para obtener más información, consulte Uso de la función Buscar por en la página 2-18.

4. Si la opción Comprobar cantidad para reponer está seleccionada, aparecerá la ventana Verificar recuento. Cuente el número de artículos en la gaveta. Si el Recuento inicial no es correcto, utilice el teclado para introducir la cantidad correcta. Pulse la tecla TAB. Si la Cantidad por reponer es distinta del número de artículos que se está colocando en la gaveta, utilice el teclado para introducir la cantidad correcta. Pulse Aceptar.

- o bien -

Si no está seleccionada la opción Comprobar cantidad para reponer y la cantidad de reposición no es correcta, utilice los botones Retiro o Devolución para introducir la cantidad correcta. Si la cantidad actual es distinta del número de artículos que está colocando en la gaveta, pulse dos veces el campo

Actual e introduzca la cantidad correcta utilizando el teclado.



5. Coloque los artículos en la gaveta y cierre la puerta.


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6. Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la estación. La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso Reponer. Esto permite a otro usuario acceder a la estación para temas de cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para obtener más información, consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.

Establecimiento de la caducidad de los artículos

durante la reposición

Utilice la función Caducidad y vencimiento para caducar un artículo y retirarlo de la estación cuando esté caducado. El sistema realiza el seguimiento de los artículos marcados como Artículos por caducar. Si caduca un artículo con fecha de vencimiento o si va a caducar en los días que se haya especificado en la opción Advertencia de artículo por caducar (días), aparecerá un icono de calendario junto al nombre del artículo en la lista Reponer. Si se selecciona para reponer un artículo con un icono de calendario, aparecerá un mensaje de advertencia de vencimiento. Las opciones Artículo por caducar y Fecha de vencimiento se configuran en la ventana Modificar gaveta. El valor Advertencia de artículo por caducar (días) es el número de días antes de que un artículo caduque que el sistema tiene establecido para mostrar el icono de calendario. La Advertencia de artículo por caducar (días) se configura en Opciones de la Estación en la ficha Opciones de hora. Para obtener más información, consulte Opciones de la Estación en la página 5-36. También se puede caducar un artículo que no tenga asignada una fecha de vencimiento. No obstante, si un artículo no tiene asignada una fecha de vencimiento en el sistema, el icono de calendario no aparecerá para el artículo y el sistema no podrá advertir a los usuarios para que comprueben la fecha de vencimiento del artículo.

Para caducar un artículo caducado:


2. Resalte el artículo caducado que desee caducar (con el icono de calendario).

3. Si selecciona un artículo que tiene asignada una fecha de vencimiento y aparece en la lista con un icono de calendario, aparecerá la ventana Cambiar vencimiento.

- o bien -

Si selecciona un artículo que no tiene asignada una fecha de vencimiento o no aparece en la lista con un icono de calendario, pulse Caducidad y vencimiento. Aparecerá la ventana Cambiar vencimiento.


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4. Pulse Caducar.

Aparecerá la ventana Caducar artículo.

5. Introduzca la cantidad que desea caducar en el campo Cantidad y pulse Aceptar.



7. En el calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más cercana.

8. Elimine físicamente los artículos caducados de la gaveta y pulse Aceptar.

9. Si aparece la ventana Verificar recuento, cuente el número de artículos en la gaveta. Ajuste el Recuento inicial con el teclado, si fuera necesario, y pulse Aceptar.


Reponer por pedido

Utilice la función Reponer por pedido para reponer en la estación los artículos por número de pedido o de informe. La función Reponer por pedido le permite reabastecer la estación en un sólo paso, al recibir la información de reabastecimiento de forma electrónica desde la consola o desde el proveedor externo y transmitir los datos directamente a la estación.

Existen diversos métodos para generar pedidos de reposición en el sistema:

• Mediante la interfaz de sistema con un proveedor externo.

• Activando la casilla de verificación Notificar a la estación del reintegro mientras se genera un informe de lista de recolección o de lista de reposición para artículos almacenados en la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.

• Generando un informe Lista de reposición (no almacenado) – Máx. o Lista de reposición (no almacenado) – Mín para los artículos no almacenados en la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.

• Enviando un pedido de reposición desde la pantalla Artículos en nivel crítico de la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.

• Moviendo o transfiriendo artículos de una estación a otra. Para obtener más información, consulte Movimiento y transferencia de artículos a otra estación en la página 4-10.

La opción Compr. cant. repos. según demanda afecta al proceso Reponer por pedido en la estación. La opción Compr. cant. repos. según demanda está disponible en Opciones de la estación.


• Reposición por pedido con verificación de recuento

• Reposición por pedido sin verificación de recuento

Reposición por pedido con verificación de recuento

La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso Reponer por pedido. Esto permite a otro usuario acceder a la estación para temas de cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para obtener más información, consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.


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Para reponer un pedido con Verificar recuento (Opciones de la estación)

1. En el Menú principal, pulse Reponer por pedido.

En la pantalla Reponer por pedido aparecerá una lista con los pedidos de reposición para la estación.

2. Seleccione el número Reponer # y pulse Continuar.

Si la casilla de verificación Notificar a la estación de la reposición está activada en la consola, el informe Reintegrar tendrá el mismo número que el identificador Reponer # en la estación.

Las puertas se desbloquean y aparecen enumerados todos los artículos que se van a reponer. Las luces del flexbar identifican la ubicación de los artículos que aparecen en el pedido de reposición.

3. Seleccione los artículos que vaya a reponer.

• Pulse el botón Retiro para seleccionar un artículo individual.

- o bien -

• Pulse Reponer todos para reponer todas las gavetas.


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Aparecerá la ventana Verificar recuento para el primer artículo.

Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica el Recuento

inicial y la Cantidad por reponer.

4. Modifique el Recuento inicial y la Cantidad por reponer, si es necesario.

5. Reponga el artículo y pulse Aceptar.


6. Repita los pasos 3–5 para reponer más artículos. Cuando finalice, pulse Cerrar.


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Reposición por pedido sin verificación de recuento

La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso Reponer por pedido. Esto permite a otro usuario acceder a la estación para temas de cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para obtener más información, consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.

Para reponer un pedido sin Verificar recuento:

1. En el Menú principal, pulse Reponer por pedido.

En la pantalla Reponer por pedido aparecerá una lista con los pedidos de reposición para la estación.

2. Seleccione el número Reponer # y pulse Continuar. Si la casilla de verificación Notificar a la estación de la reposición está activada en la consola, el informe Reintegrar tendrá el mismo número que el identificador Reponer # en la estación. Las puertas se desbloquean y aparecen enumerados todos los artículos que se van a reponer. Las luces del flexbar identifican la ubicación de los artículos que aparecen en el pedido de reposición.


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3. Seleccione los artículos que vaya a reponer.

• Pulse el botón Retiro para seleccionar un artículo individual.

- o bien -

• Pulse Reponer todos para reponer todas las gavetas.

Cuando se resalte un artículo, aparecerá el Recuento de reposición en la parte inferior de la pantall

Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica el Recuento de

reposición.

4. Abra las puertas correspondientes y reponga los artículos físicamente.

• Para cambiar el Recuento actual, pulse dos veces en la columna Actual en la pantalla e introduzca el recuento correcto en el teclado.

• Para cambiar el Recuento de reposición, pulse el botón Retiro para disminuir el recuento o el botón Devolución para aumentarlo.


5. Pulse Cerrar para regresar a la pantalla de pedidos de reposición.


El pedido de reposición no finalizará hasta que no se hayan repuesto todos los artículos o la cantidad de reposición de artículos cambie a cero. Si no completa el pedido de reposición, éste permanecerá en la estación hasta que sea eliminado por el mantenimiento del sistema. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.

Bibliografía : Sistema de administración segura de inventario de Pyxis SupplyStation® v8.1.x Guía del usuario.

1.- Manual Departamento Logística 2013 SEPT. 2013 · por ende, velar por el correcto...

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