02 secretariado (carta comercial)

SECRETARIADOCarta Comercial


Carta comercial

AULA 02


Carta comercial

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Uma carta comercial é um documento escrito, trocado por empresas entre si ou com seus clientes e vice-versa, visando iniciar, manter ou encerrar transações.

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Uma carta comercial é um documento escrito, trocado por empresas entre si ou com seus clientes e vice-versa, visando iniciar, manter ou encerrar transações.•Características

•O papel para uso dela é em geral, timbrado, no alto, com o nome e especialidade da firma.•Logo abaixo e a direita do timbre, deve estar o nome da localidade e a data.•O nome e o endereço do destinatário ficam à esquerda do papel, abaixo da epígrafe (localidade e data).•Abaixo do endereço, com espaços intermediário, vem a invocação, que deve ser impessoal (prezado(s) Sr(s), Senhor Presidente, etc.).•O texto deve ocupar o centro das folhas e ser redigido com clareza e concisão.•O fecho é em geral imutável e consta de votos de amizade e de respeito (ex: Atenciosamente, Respeitosamente).•Toda correspondência comercial deve ser datilografada com cópia, ou manter o arquivo no computador.•A margem esquerda será mais larga que a direita.•Pode conter exposição de assunto na referência.•Pode conter iniciais de quem redigiu e de quem digitou e/ou datilografou.

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http://pt.wikipedia.org/wiki/Papel

http://pt.wikipedia.org/wiki/Datilografia

http://pt.wikipedia.org/wiki/Computador


Como elaborar uma carta comercial com eficácia

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IntroduçãoPasso 1 - Escolher a linguagem correcta de uma cartaPasso 2 - Estruturar a cartaPasso 3 - Escrever a cartaPasso 4 - Escolher o papel apropriadoPasso 5 - Preencher o envelopePasso 6 - Dobrar e inserir a carta no envelopePonto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta

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http://www.pmelink.pt/manuais/administrativo-e-economato/como-elaborar-uma-carta-comercial-com-eficacia













Introdução

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As empresas recebem diariamente dezenas de cartas e conseguir que a nossa correspondência, em particular, atinja o alvo definido não é uma tarefa tão fácil como se poderia pensar à primeira vista. É preciso captar a atenção e, por isso, a criatividade é um dos elementos-chave que não deve ser descurado. Está provado que uma elevada percentagem das cartas recebidas pelas organizações nem chega a ser lida. Na maioria dos casos, o esforço, tempo e dinheiro despendido acaba por não corresponder ao objectivo pretendido. A feroz concorrência que domina actualmente o mercado obriga a uma originalidade na apresentação e na linguagem de forma a captar a atenção do destinatário.00

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Passo 1 - Escolher a linguagem correta de uma carta

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O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser:

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O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser:•Simples, mas não coloquial. Evite cair no erro do excesso de confiança. A carta é um meio de transmitir uma mensagem que substitui a presença física dos interlocutores. Se na presença física se utiliza um tom mais pessoal, na carta deve fazer-se o mesmo;•Original: A originalidade é essencial para seduzir o interlocutor. A linguagem utilizada deve ter a capacidade de surpreender o destinatário. É importante criar uma empatia imediata com o receptor da missiva;

Além disso, é indispensável:•Ter o cuidado de verificar sempre se não existem quaisquer erros ortográficos ou gralhas;•Usar palavras com força que dêem a ideia de acção;•Rever os textos de forma a evitar a repetição de ideias e retirar frases ou adjectivos desnecessários que apenas retiram clareza ao texto;E é correcto escrever:•Damos seguimento à sua carta...•Espero a sua resposta...•Agradeço...•Juntamos...•Espero...•Acuso a recepção...•Saudamo-los atentamente...

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Não se esqueça de usar a pontuação para dar força às idéias.

Recorde ainda uma ideia-chave a não esquecer: O tom de escrita deve soar positivo e confiante. O leitor deve sentir-se motivado com a mensagem transmitida para que sinta vontade de o contactar em seguida para o conhecer melhor e aos pormenores do projeto que pretende expor.O que não deve fazerEvite a utilização de expressões qualificativas tais como: atenta, amável, grato, cordiais e sinceros. O interlocutor poderá pensar que o está a adular para obter qualquer coisa;

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Evite o uso frequente do gerúndio, um erro frequente na linguagem comercial; assim é incorreto escrever:

•Dando curso à sua carta...•Esperando a sua resposta...•Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos...•Juntando à presente...•Ficando à espera...•Acusando a recepção...•Saudando-os atentamente...

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Para que uma carta ganhe eficácia deverá ter o cuidado de não cair nos seguintes erros:

•Excesso de familiaridade: ao tentar escapar à rigidez e excesso de formalidade não caia no erro oposto. Mesmo que conheça o destinatário, lembre-se que a correspondência poderá ter que ser lida por terceiros;•A verbosidade e a adulação: a primeira esconde o verdadeiro conteúdo da carta, enquanto a segunda provoca uma rejeição instantânea do leitor. Seja sincero e directo mesmo quando a mensagem é desagradável;•Vocabulário vulgar ou limitado: é preciso aprender a distinguir entre linguagem popular e vulgar. Uma expressão popular poderá enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo. Em caso de dúvida é preferível abster-se de utilizá-la.•Excesso de confiança: nunca antecipe a atitude do leitor. Frases como "agradecemos antecipadamente", "sabemos que podemos contar convosco", "estou seguro de que..." impõem um critério ou uma decisão ao leitor.•Mencionar a sua exclusiva conveniência: evite mencionar o que lhe convém a si, dando sempre ênfase ao que pode interessar ao leitor.

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Passo 2 - Estruturar a carta

•Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a sua empresa:

Logótipo (optativo)Nome completo da empresaBreve identificação da actividade (consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações. . . )MoradaContactos (telefone, fax)

•Data: escreve-se exactamente por baixo do cabeçalho

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Passo 2 - Estruturar a carta

•Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a sua empresa:

Logótipo (optativo)Nome completo da empresaBreve identificação da actividade (consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações. . . )MoradaContactos (telefone, fax)

•Data: escreve-se exactamente por baixo do cabeçalho

•Dados do destinatário: Escrevem-se à esquerda da folha:

NomeTítulo ou cargoMorada

•Assunto: Neste ponto deve incluir-se uma breve alusão ao assunto da carta.•Saudação: escreve-se sempre à esquerda.•Corpo da carta•Despedida: tanto pode escrever-se à direita como à esquerda e compõem-se:

do nome completo da pessoa que escreve,do seu título ou cargo,da assinatura: sempre feita à mão, imediatamente a seguir à despedida.


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Passo 3 - Escrever a carta


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Passo 3 - Escrever a carta•Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige.


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•O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço destinado a uma explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu propósito:


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Explique as vantagens do serviço/produto/projecto que está a promover.


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Explique as vantagens do serviço/produto/projecto que está a promover.

A sua carta terá mais sucesso se focar os aspectos positivos e não os negativos, pois a maioria das pessoas reage melhor a ideias positivas do que a ideias negativas:


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Dê mais ênfase ao "É" do que ao "Não É";Diga que a empresa "Pode" e "Irá fazer" e não que "Não pode";Comece com acção e não com pedidos de desculpa ou explicações;Evite expressões que transmitam factos desagradáveis;Se tiver que dar más notícias, coloque-as em segundo plano (ou no fim dos parágrafos), em relação às boas notícias (que devem ficar em locais de destaque);Conceda mais espaço para as boas notícias e menos para as más notícias.Não se esqueça de esclarecer de que forma é que o destinatário poderá entrar em contacto consigo ou responder à sua missiva.


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•Como terminar a carta: Tal como a introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com brevidade.


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•Como terminar a carta: Tal como a introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com brevidade.

•Erros a não cometer:

Repetições: o excesso de explicações cansa e incomoda, além de tornar a carta, desnecessariamente, muito mais longa;Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas: sem cair num estilo minimalista procure que os seus parágrafos sejam breves e directos;•Ideias-chave para uma carta eficaz:Não deve exceder uma página. A mensagem tem que ser a mais breve, clara e directa possível para não dar lugar a equívocos e evitar o enfado do destinatário.A carta deve estar dirigida a uma pessoal específica. Se não conhecer ninguém na empresa, telefone a perguntar o nome e a função.Escreva uma introdução apelativa. Não se esqueça das três funções básicas de uma abertura: convidar, informar e seduzir.


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Passo 4 - Escolher o papel apropriado


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Passo 4 - Escolher o papel apropriadoSempre que alguém abre o correio depara com uma infinidade de envelopes de todas as cores e feitios: papel grosseiro, de qualidade, amarelo, branco, acinzentado ou cinzento pérola com um papel de excelente qualidade. Provavelmente, será este último a ser aberto em primeiro lugar. O objetivo de um papel de qualidade é diferenciar a sua correspondência da dos concorrentes. O destino de grande parte dos sobrescritos com papel de baixa qualidade é o lixo sem sequer serem abertos.


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Na escolha do papel verifique se é fabricado exclusivamente com madeira e com uma textura desagradável. Neste caso, está perante um papel de fraca qualidade. Se o papel tiver uma elevada percentagem de pano na sua composição, então trata-se do tipo mais adequado para o seu mailing.


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Na escolha do papel verifique se é fabricado exclusivamente com madeira e com uma textura desagradável. Neste caso, está perante um papel de fraca qualidade. Se o papel tiver uma elevada percentagem de pano na sua composição, então trata-se do tipo mais adequado para o seu mailing.

Quando escolher o papel dê atenção os seguintes aspectos:

•O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no sobrescrito.•A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais adequados.•O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade.


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Passo 5 - Preencher o envelope


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O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras:•Dados do remetente:

Colocar no canto superior esquerdo do envelopeIncluir o logotipoIncluir a moradaIncluir o contacto (telefone, fax)

•Dados do destinatário:Colocar no canto inferior direito e incluem:Incluir nome e função do destinatárioIncluir nome da empresaIncluir morada


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O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras:•Dados do remetente:

Colocar no canto superior esquerdo do envelopeIncluir o logotipoIncluir a moradaIncluir o contacto (telefone, fax)

•Dados do destinatário:Colocar no canto inferior direito e incluem:Incluir nome e função do destinatárioIncluir nome da empresaIncluir morada

Não se esqueça de verificar se o nome e função da pessoa a quem dirige a correspondência estão correctos. É muito desagradável e perde impacto qualquer carta que contenha um erro desta natureza.


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Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope•Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm);•Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope;•Verifique se a carta está devidamente assinada;•Coloque a carta virada para cima sobre a secretária;•Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto;•Depois dobre o terço superior da carta para baixo;•Finalmente, basta inserir a carta no envelope.


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Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope•Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm);•Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope;•Verifique se a carta está devidamente assinada;•Coloque a carta virada para cima sobre a secretária;•Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto;•Depois dobre o terço superior da carta para baixo;•Finalmente, basta inserir a carta no envelope.

Ponto 7 - Avaliar a eficácia econômica de uma carta

Uma carta elaborada para promover um novo produto ou serviço é, geralmente, enviada a um número significativo de potenciais clientes, ultrapassando muitas vezes a centena. Para avaliar se um mailing teve ou não o efeito pretendido deverá:


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•Calcular o montante investido no mailing, durante um determinado período;•Verificar se houve ou não um aumento das vendas nesse período. É preciso ter em atenção que existem muitos fatores que poderão estar na base de uma redução das vendas, como por exemplo, o abrandamento econômico de um determinado país ou região, que nada têm a ver com a qualidade da correspondência. No entanto, mesmo nestas situações, uma mensagem agressiva produz sempre efeitos positivos. A carta eficaz promove as vendas;•Comparar o aumento das receitas com os custos efetuados com o mailing.Se as receitas compensarem os custos, então a mensagem da carta foi eficaz e o método poderá ser aplicado em futuros mailings. Caso contrário, será necessário repensar o conteúdo da mensagem, a linguagem utilizada e a apresentação gráfica da carta.


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FIM da Aula

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