[Type text]  Page 1 

 

การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007

ระดบเบองตน 

       มหาวทยาลยกรงเทพ

สารบญ

วตถประสงค ............................................................................................................................. 1 Microsoft Excel คออะไร .......................................................................................................... 1 สงใหมใน Microsoft Excel 2007 .............................................................................................. 2 สวนประกอบทสาคญของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ........................................................ 3 ปม Microsoft Office ................................................................................................................ 4 Quick Access Toolbar ............................................................................................................ 4 Ribbon .................................................................................................................................... 5 Gallery .................................................................................................................................... 6 Mouse Pointer ........................................................................................................................ 6 Workbook................................................................................................................................ 7 Worksheet............................................................................................................................. 10 ประเภทของขอมล .................................................................................................................. 12 การจดการ Worksheet ........................................................................................................... 13 การกาหนดรปแบบขอมล และรปแบบเซล ............................................................................... 16 การจดการขอมล และเซล ....................................................................................................... 19 การคานวณ และฟงกชน ......................................................................................................... 23 การแทรกรปภาพ และรปทรง .................................................................................................. 26 การสรางแผนภาพ (Chart) ..................................................................................................... 28 การตงคาหนากระดาษ (Page Setup) ..................................................................................... 29 การดตวอยางกอนพมพ (Print Preview) ................................................................................. 30 การพมพ (Print) ..................................................................................................................... 31

1

twi วตถประสงค

1. เพอใหผอบรบไดเรยนรการใชงาน โปรแกรม Microsoft Excel 2007 ในระดบเบองตนเพอเปนพนฐานในการใชงานในระดบตอไปได เชน

ความรเบองตนเกยวกบโปรแกรม Microsoft Excel 2007 สงใหมใน Microsoft Excel 2007 การจดการรปแบบเซล และขอมล การใชงานสตรคานวณ การจดการเวรกชต การใสรปภาพ การเสนอขอมลดวยแผนภาพ

2. เพอใหผอบรมมโอกาสทดลองปฏบตจรงตามตวอยาง 3. เพอใหผอบรมสามารถนาความรทไดไปประยกตใชกบงานขององคกร และในชวตประจาวน

Microsoft Excel คออะไร

Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภท Spreadsheet ซงออกแบบมาสาหรบบนทกวเคราะห และแสดงขอมลเกยวกบตวเลขไดอยางมประสทธภาพ ทงในรปแบบของแผนภาพ หรอรายงาน ซงโปรแกรม Microsoft Excel ยงมความสามารถในการจดรปแบบเอกสารไดสวยงาม และงายดายไมแพโปรแกรมอนๆ เลยทเดยว

การบนทกขอมลลงในโปรแกรม Microsoft Excel จะบนทกลงในชองทเรยกวา Cell โดยแตละเซลจะ

อยตารางซงประกอบไปดวย Row (แถว) และ Column (คอลมน) ซงตารางในแตละตารางเราเรยกวา Worksheet และ Worksheet หลายๆ Worksheet รวมกนเราจะเรยกวา Workbook ซงกคอไฟลของโปรแกรม Microsoft Excel นนเอง

เกรดเลก เกรดนอย :

เมอพดถง Microsoft Excel ซงเปนหนงในชดโปรแกรม Microsoft Office หากเราสามารถใชงานเครองมอของ Microsoft Excel ไดอยางคลองแคลวแลว เราจะสามารถใชงานเครองมอของโปรแกรมอนๆ ในชดโปรแกรม Microsoft Office ไดอยางงายดายเชนเดยวกน เพราะการออกแบบเครองมอ และสวนตดตอผใชนน มความใกลเคยงกนเปนอยางมาก

2 สงใหมใน Microsoft Excel 2007 สวนตดตอผใช ถกออกแบบใหคนหา และเขาถงคาสงทตองการไดอยางรวดเรวมากยงขน โดยถกออกแบบในรปของแทบซงเปนทรวบรวมกลมของคาสงไวเปนหมวดหม เครองมอตางๆ จะมคาอธบายทชดเจนยงขนซงในบางเครองมอจะแสดงในรปแบบของรปภาพ ซงตางจากเวอรชนกอนหนาน เพอใหผใชสามารถเลอกใชงานเครองมอไดอยางถกตอง จานวนแถว (Row) และคอลมน (Column) ทเพมขน จานวนแถวถกเพมขนถง 1,048,576 แถว และคอลมนถกเพมขนถง 16,384 คอลมน หรอเรมตนจาก คอลมน ท A ไปสนสดทคอลมน ท XFD Live Preview สามารถแสดงผลลพธคณสมบตทเลอกใหกบวตถไดทนทเพอความสะดวกรวดเรวในการออกแบบ Gallery ถกออกแบบมาเพอชวยในการปรบแตงรปแบบของขอมล หรอเซลเพอใหเราสามารถปรบแตงในรปแบบทซบซอนไดงายยงขนเพยงขนตอนเดยว รวมถงสามารถออกแบบรปแบบของ Gallery ไดเองเพอใหตรงกบความตองการของผใชมากทสด จานวนอารกวเมนต (Argument) ในฟงกชน (Function) จานวนอารกวเมนตทฟงกชนสามารถนาไปใชไดถกเพมจากเดมทใชไดสงสด 30 คา เปน 256 คา ซงสามารถสนบสนนการทางานของฟงกชนทซบซอนไดเปนอยางด จานวนผลคานวณอตโนมตทแสดงบน Status Bar จานวนผลคานวณอตโนมตทแสดงบน Status Bar นนสามารถแสดงพรอมกนไดถง 6 คา คอ Average, Count, Numerical Count, Min, Max และ Sum ซงอานวยความสะดวกกวาเวอรชนกอนหนานทแสดงไดเพยง 1 คาเทานน Trendline Trendline หรอเสนแสดงแนวโนมของขอมล มไวเพอชวยในการวเคราะหแนวโนมของแผนภาพวา ในอนาคตขอมลจะเปนไปในทศทางใดเพอชวยใหเราวางแผนงานในอนาคตไดงายยงขน

3 สวนประกอบทสาคญของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ปม Microsoft Office Ribbon Formula Bar Quick Access Toolbar Title Bar Contextual Column

Row Name Box Status Bar Worksheet View Shortcuts

Sheet Tab Zoom และ Zoom Slider

ปม Microsoft Office : ทรวมคาสงทใชจดการไฟลทวไป เชน New, Open, Save และ Print เปนตน

Quick Access Toolbar : ทรวมคาสงทใชงานบอยๆ

Ribbon : แทบของกลมคาสงทแบงออกเปนหมวดหม ซงถกออกแบบมาใหแทนท Menu และ Toolbar เดมเพอใหสามารถคนหาคาสงไดอยางรวดเรว

Title Bar : แสดงชอ Workbook ทใชงานอย

Contextual : แทบพเศษทจะแสดงเมอเราใสออบเจคลงใน Worksheet เชน การใส WordArt

Formula Bar : สาหรบจดการสตรหรอ จดการขอมลภายในเซลทเลอก

Column : ชองขอมลทอยในแนวตง มจานวน 16,384 คอลมนหรอเรมตนจาก A ถง XFD

Row : ชองขอมลทอยในแนวนอน มจานวน 1,048,576 แถว

Sheet Tab : แสดงชอของ Worksheet

Name Box : แสดงชอเซลทเลอก และสามารถตงชอเซลทเลอกได รวมถงสามารถใชเพอเลอนไปยงเซลทกาหนดได

Status Bar : แสดงสถานะตางๆ ของโปรแกรม

4

Worksheet : แผนงานทใชบนทกขอมล มลกษณะเปนตาราง แตละตารางเรยกวาเซลโดยเราสามารถเพมจานวน Worksheet ได

View Shortcuts : มมมองของเอกสาร

Zoom และ Zoom Slider : เครองมอทใชสาหรบยอหรอขยายหนาจอ

ปม Microsoft Office ปม Microsoft Office จะแสดงอยทมมบนซายของโปรแกรม ใชสาหรบเปดเมนคาสงพนฐานตางๆ เชน New, Open Save, Save As Print, Prepare, Send, Publish, Close, Excel Option และ Exit Excel เปนตน

Quick Access Toolbar

สวนทรวบรวมคาสงทใชงานบอยๆ ไวดวยกน ซงเราสามารถเลอกไดวาจะเพมคาสงใดบางอยใน Quick Access Toolbar ไดโดย

เพมจาก Customize Quick Access Toolbar -> More Commands เพมจาก Ribbon โดย คลกขวาทคาสงทตองการบน Ribbon และเลอก Add to Quick Access

Toolbar เรายงสามารถนาคาสงออกจาก Quick Access Toolbar ไดโดย ลบจาก Customize Quick Access Toolbar -> More Commands ลบจาก Quick Access Toolbar โดยคลกขวาในคาสงทตองการลบออก และเลอก Remove from

Quick Access Toolbar

5 Ribbon ดงทเรากลาวในขางตนวา Ribbon คอ แทบของกลมคาสงทแบงออกเปนหมวดหม ซงถกออกแบบมาใหแทนท Menu และ Toolbar เดมเพอใหสามารถคนหาคาสงไดอยางรวดเรว โดยจะแบงเปน แทบ Home, Page, Layout, Formulas, Data, Review และ View เปนตน ซงแตละแทบจะเกบคาสงทใชงานในลกษณะเดยวกน หรอใกลเคยงกนไวดวยกน แทบ Home แถบคาสง Ribbon

กลมคาสง เปดไดอะลอกบอกซ เปดไดอะลอกบอกซ

เครองมอในแตละแทบนน มจานวนมากซง Microsoft Excel 2007 จะแสดงไวเฉพาะทใชงานบอยๆ เทานน หากตองการเขาถงคาสงอนๆ ภายในแทบนน ใหคลกทปม เพอเปดไดอะลอกบอกซในแทบนนออกมา

ซอน/แสดงเครองมอในแทบ Ribbon

เราสามารถซอนเครองมอในแทบ Ribbon เพอเพมพนทการทางานบนหนาจอใหมากขนไดโดย ดบเบลคลกทแทบใดๆ บน Ribbon กลมเครองมอเหลานนจะถกซอนเหลอเพยงชอแทบ Ribbon ทนท หากเราตองการใหหนาจอกลบแสดงเครองมอในแทบ Ribbon เพยงดบเบลคลกทแทบใดๆ บน Ribbon อกครงเครองมอทถกซอนอยจะถกแสดงออกมาเชนเดม ใชแปนพมพเพอเลอกคาสงบน Ribbon เราสามารถใชแปนพมพเพอเลอกคาสงบน Ribbon ไดโดยการกดปม Alt คางไว หลงจากนน Ribbon จะแสดงปมคาสงหลก และคาสงยอยใหเราเลอกใชงาน ตามลาดบ ปมคาสงหลก

แสดงคาสงหลก

6

ปมคาสงยอย

แสดงคาสงยอย

Gallery เปนการรวมคาสงการทางานทซบซอนหลายขนตอน เปนคาสงเดยวเพอลดขนตอนในการทางานลงเชน คาสง Cell Styles หรอ Chart Styles ทใชสาหรบการจดรปแบบของตวอกษร ตาแหนง พนหลง เปนตน โดยสามารถจดรปแบบตามทตองการไดอยางงายดาย

Mouse Pointer เมาสพอยนเตอรใน Microsoft Excel 2007 มหลายตวซงจะเปลยนไปตามลกษณะการใชงานและการวางตาแหนงของเมาสพอยนเตอรซงเมาสพอยนเตอรนนมหลายชนด ดงน

Normal Pointer : เปนพอยนเตอรทใชในการทางานทวไป เชน การเลอกเมน คาสง การยายหนาตาง การเลอน Scroll Bar เปนตน

Normal Pointer in Worksheet : ลกษณะของเมาสพอยนเตอรแสดงใหทราบวาเมาสพอยนเตอรวางอยบน Space Sheet

I-Beam Pointer : ลกษณะของตวชตาแหนงเมาสนแสดงใหทราบวา บรเวณทเมาสวางอยสามารถพมพตวอกษรได

Row Width Adjuster และ Column Width Adjuster : ใชในการปรบขนาดของ Row และColumn ตามลาดบ

7 Workbook การสราง Workbook ปกตแลวเมอเราเปด Microsoft Excel 2007 ขนมาจะม Workbook จานวน 1 Workbook ซงภายในนนจะม Worksheet จานวน 3 Worksheet โดยเราสามารถเพม หรอลบจานวน Worksheet ไดในภายหลง ซงรปแบบของ Workbook ทเราตองการสรางนนมหลายรปแบบ ดงน

Blank and recent : เปนรปแบบของเอกสารวางเปลา ทเราตองจดรปแบบเอกสารใหมเองทงหมด

Install Template : เปนเอกสารถกเตรยมเนอหา และรปแบบทจาเปนใหไวบางสวน เชน loan amortization schedule

Microsoft Office Online : เราสามารถดาวนโหลดรปแบบเอกสารเพมเตมไดท Microsoft Office Online ซงจะมรปแบบเอกสารทเปนมาตรฐานสวยงามเตรยมไวใหเราไดเลอกใชมากมาย โดยการดาวนโหลดจาเปนตองเชอมตออนเทอรเนตตลอดเวลา

8 การเปด Workbook การเปด Workbook เพอใชงานสามารถทาไดหลายวธ ดงน

เปดผาน ปม Microsoft Office -> Open : เปนการเปดไฟลโดยเลอกตาแหนงทเกบไฟล

เปดผาน ปม Microsoft Office -> Recent Documents : เปนการเปดไฟลทถกใชงานบอยๆ เมอเราเลอกไฟลทตองการแลว เรายงสามารถเลอกลกษณะของการเปดไฟลทปม Open ได ดงน

1. Open : เปดไฟลตามปกต 2. Open Read-Only : เปดไฟลเพออานอยางเดยว 3. Open as Copy : เปดไฟล และทาสาเนา 4. Open in Browser : เปดไฟลในบราวเซอร 5. Open and Repair : เปดไฟล และซอมแซม

ดบเบลคลกทไอคอน : เปนการเปดไฟลผานไอคอนของไฟลนนๆ

การปด Workbook การปด Workbook สามารถปดผาน ปม Microsoft Office -> Close หรอถาหากตองการปดโปรแกรม Microsoft Excel 2007 สามารถปดโปรแกรมไดโดยคลกทปม Exit Excel หรอปม X ทมมบนขวาของโปรแกรม Microsoft Office ปม X

Close ปม Exit Excel การบนทก Workbook การบนทก Workbook เพอนากลบมาแกไข หรอใชงานในภายหลงนนสามารถทาไดหลายวธ ดงน

Save : การบนทก Workbook ทบไฟลเดม แตหากเปน Workbook ทยงไมเคยถกบนทก จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Save As ขนมาแทน

Save As : การบนทก Workbook เปนชอใหม ตาแหนงใหม หรอเปลยนประเภทของไฟลใหม ซงชนดของไฟลทสาคญแตละประเภทมรายละเอยด ดงตอไปน

1. Excel Workbook (xlsx) : ไฟลของ Microsoft Excel 2007 2. Excel Macro-Enabled Workbook (xlsm) : ไฟล Workbook นสามารถใชงาน Macro ได 3. Excel 97-2003 Workbook (xls) : ไฟลของ Microsoft Excel 97-2003

9 การตงรหสผานให Workbook ไฟลบางชนอาจเปนงานทเปนความลบทไมตองการใหผทไมมสทธเขามาเปดไฟลได ดงนนการตงรหสผาน Workbook จงเปนวธหนงทดในการรกษาความปลอดภยใหแกไฟลของเรา ซงการตงรหสผาน Workbook สามารถทาไดดงวธการตอไปน

ไปทปม Microsoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : วธนเปนการตงรหสผานในการเปดไฟล

ไปทปม Microsoft Office -> Save As : ซงจะเหมอนการบนทกโดยใชวธ Save As ดงกอนหนาน แตเราสามารถกาหนดเงอนไขพเศษใหสามารถตงรหสผานสาหรบเปดไฟล และสาหรบแกไขไฟลไดดวย โดยทาตามขนตอน ดงน

1. เลอกชนดของไฟลทตองการบนทก 2. กดปม Tools -> General Option 3. ตงรหสผานสาหรบการเปดไฟล หรอการแกไขไฟล

General Option

การยกเลก หรอเปลยนรหสผานให Workbook

การยกเลก หรอเปลยนรหสผาน Workbook สามารถทาไดดงวธการตอไปน ไปทปม Microsoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : พมพรหสผานใหม หรอลบรหสผานออกทงหมดหากตองการยกเลกรหสผาน

ไปทปม Microsoft Office -> Save As : การยกเลก หรอเปลยนรหสผานดวยวธนจะเหมอนกบการตงรหสผานดวยวธ Save As ทกประการเพยงแค หากตองการแกไขรหสผานใหพมพรหสผานใหมแทนทลงไป หรอหากตองการยกเลกรหสผาน ใหลบรหสผานเดมทงทงหมด

10 Worksheet

Worksheet คอ แผนงานทใชบนทกขอมลใน Microsoft Excel 2007 มลกษณะเปนตารางขนาดใหญ ซงแตละชองในตารางเราเรยกวาเซลโดยในสวนนจะอธบายถงการทางาน และจดการกบ Worksheet และ Cell ในดานตางๆ เชน การใสขอมลในเซล การเลอกเซล การจดการรปแบบเซล และการจดการ Worksheet เปนตน การใสขอมลในเซล การใสขอมลในเซลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Worksheet ทตองการ 2. เลอกเซลทตองการ 3. พมพขอความทตองการ 4. กดปม Enter หรอลกศรใดๆ

การแกไขขอมลในเซล การแกไขขอมลในเซลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Worksheet ทตองการ 2. เลอกเซลทตองการ 3. พมพขอความทตองการแกไข หรอพมพทบขอความใน Cell นนๆ 4. กดปม Enter หรอลกศรใดๆ

การลบขอมลในเซล การลบขอมลในเซลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Worksheet ทตองการ 2. เลอกเซลทตองการ 3. กดปม Delete หรอปม Backspace

เกรดเลก เกรดนอย : หากเราใชเมาทเพอเลอกคาสงใน Microsoft Excel 2007 จนคลองแลว เราสามารถหดใชงานแปนพมพเพมเลอกคาสงได ซงคาสง Hot Key ตางๆ นน สามารถดไดจากการนาเมาทไปวางบนเครองมอทตองการ และ Microsoft Excel 2007 จะแสดงขอความชวยเหลอ และคาสง Hot Key สาหรบเครองมอนนออกมา

11 การเลอกเซล การเลอกเซล คอ การระบเปาหมายวาเราตองการทางานกบเซลใดซงการเลอกเซลนนสามารถทาไดหลายวธ ดงน

เลอกเซลเดยว : ใชเมาทคลกทเซลทตองการ หรอใชปมลกศรบนแปนพมพเลอนไปยงเซลทตองการ

เลอกกลมของเซลทตอเนอง : ใชเมาทคลกเซลเรมตน และลากเมาทเพอคลมไปจนถงเซลสดทายทตองการ หรอใชเมาทคลกเซลเรมตน กดปม Shift คางไว และใชเมาทคลกเซลสดทายทตองการ

เลอกกลมของเซลทไมตอเนอง : เลอกเซลแรก กดปม Ctrl คางไว และเลอกกลมเซลตอไป สามารถทาเชนนไปไดเรอยๆ จนไดกลมเซลครบตามทตองการ

การเลอกแถว เราสามารถเลอกเซลภายในแถวทตองการทงหมดไดโดยคลกทหมายเลขแถว หรอหากตองการเลอกแถวทตอเนอง หรอแถวทไมตอเนองสามารถทาไดเชนเดยวกบการเลอกเซล คอ การลากเมาท, การกดปม Shift หรอการกดปม Ctrl และเลอกแถวทตองการเพม

การเลอกคอลมน เราสามารถเลอกเซลภายในคอลมนทตองการทงหมดไดโดยคลกทหวคอลมน หรอหากตองการเลอกคอลมนทตอเนอง หรอคอลมนทไมตอเนองสามารถทาไดเชนเดยวกบการเลอกเซล คอ การลากเมาท, การกดปม Shift หรอการกดปม Ctrl และเลอกคอลมนทตองการเพม

12 ประเภทของขอมล

ประเภทของขอมลทใชใน Microsoft Excel 2007 นนมหลายประเภทขนอยกบวตถประสงคของการใชงาน ซงสามารถแบงออกเปนประเภทใหญๆ ได 4 ประเภทคอ ขอมลประเภทตวอกษร (Text)

เปนขอมลทมการแสดงผลอยในรปของตวอกษร เชน ชอ, นามสกล, ทอย หรอตวเลขทไมถกนามาใชทางการคานวณเชน หมายเลขบตรประจาตวประชาชน, รหสไปรษณย หรอหมายเลขโทรศพท เปนตน โดยขอมลชนดตวอกษรจะมลกษณะของขอมล ดงน

ประกอบดวยตวอกษร (ทงภาษาไทย ภาษาองกฤษ หรอภาษาอนๆ) ตวเลข และอกขระอนๆ โดยคาปกต (Default) ถกจดใหชดซายของเซลล ไมสามารถนามาคานวณได

เกรดเลก เกรดนอย : ถามขอมลทเปนตวเลข สตร หรอวนท แลวตองการเปลยนใหเปนชนดตวอกษรใหใสเครองหมาย ’ (Single Quote) นาหนาตวเลขชดนน จะทาใหสามารถนามาคานวณได ขอมลประเภทตวเลข (Number)

เปนขอมลทมเฉพาะตวเลข มสญลกษณพเศษทางคณตศาสตร หรอการเงนประกอบ ขอมลประเภทนสามารถนามาใชในการคานวณเชน ราคา, จานวน หรอคะแนน เปนตน โดยจะมลกษณะของขอมล ดงน

ดวยตวเลข 0 – 9 หรอมสญลกษณพเศษ เชน + - * / ( ) , $ . E เปนสวนประกอบ โดยคาปกต (Default) ถกจดใหชดขวาของเซลล โปรแกรมไมสนใจเครองหมาย + และตวเลข 0 ทอยหนาสดของชดตวเลข ตวเลขทตดคาลบตองพมพเครองหมาย – ไวหนาตวเลขนนหรอมวงเลบประกอบ ถาตวเลขทมเครองหมาย % ตอทาย คาจรงของตวเลขจะถกหารดวย 100 แตบนจอภาพจะแสดงคาเหมอนตวเลขทพมพเขาไป

สามารถพมพขอมลในรปของ Exponential เชน 2.5E+04 เทา 2.5 X 104 เครองหมายจด (.) ถอวาเปนตวเลขทศนยม

ขอมลประเภทวนท (Date) เปนขอมลทลกษณะเปนวนท โดยปกตจะแสดงผลในรปแบบวนทสากล คอ ปครสตศกราชเสมอ ดงนนการใสขอมลประเภทนใหเปนปพทธศกราช จาเปนตองใสรปแบบของปอยางสมบรณ ดงตวอยาง 03/04/2519 จะหมายถง วนท 3 เดอน เมษายน ป 2519 หากใสขอมล 03/04/19 จะหมายถง วนท 3 เดอน เมษายน ป 1919 แทน

13 ขอมลประเภทเวลา (Time) เปนขอมลทลกษณะเปนเวลา โดยปกตจะแสดงผลในรปแบบของ ชวโมง : คนดวยเครองหมาย : (Colon) ตามดวยนาท คนดวยเครองหมาย : และวนาทตามลาดบ แตหากเมอดทแถบสตรจะเหนเปนเวลาในรปแบบทแสดง AM และ PM

การจดการ Worksheet Microsoft Office Excel 2007 นนเมอสราง Workbook ใหมขนมาจะมจานวน Worksheet ใหใชงานจานวน 3 Worksheet ซงจานวน Worksheet ทใชงานในแตละงานนนอาจมความจาเปนไมเทากน งานบางงานมความจาเปนตองใช Worksheet เปนจานวนมาก งานบางงานมความจาเปนตองใช Worksheet นอย ดงนนเพอการจดการ Worksheet ใหตรงกบความตองการมากทสด เราควรออกแบบ Workbook ใหมจานวน Worksheet ทเหมาะสมเพยงพอตอการใชงาน การเพม Worksheet (Insert) การเพม Worksheet สามารถทาไดหลายวธ ดงน

คลกแทบ Insert Worksheet ท Sheet Tab สดทาย หรอทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Sheet Tab ตาแหนงทตองการเพม Worksheet 2. คลกเมาทขวา 3. เลอก Insert 4. เลอก Worksheet 5. กดปม OK

การลบ Worksheet (Delete) การลบ Worksheet สามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Sheet Tab ทตองการลบ 2. คลกเมาทขวา 3. เลอก Delete

เกรดเลก เกรดนอย : สามารถลบ Worksheet พรอมกนได Worksheet เพยงเลอกกลมของ Worksheet ทตองการโดยกดปม Shift หรอ ปม Ctrl การเปลยนชอ Worksheet (Rename) การเปลยนชอ Worksheet สามารถทาไดหลายวธ ดงน

ดบเบลคลก Sheet Tab ทตองการเปลยนชอ หรอทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Sheet Tab ทตองการเปลยนชอ

14

2. คลกเมาทขวา 3. เลอก Rename

การเปลยนส Worksheet การทเรากาหนดสให Worksheet สามารถทาใหเราเลอก และคนหา Worksheet ไดรวดเรวขนซงการเปลยนส Worksheet สามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

ดบเบลคลก Sheet Tab ทตองการเปลยนส หรอทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Sheet Tab ทตองการเปลยนส 2. คลกเมาทขวา 3. เลอก Tab Color 4. เลอกสทตองการ

การยาย หรอคดลอก Worksheet (Move or Copy) เราสามารถจดเรยงลาดบของ Worksheet ใหมไดตามตองการซงการยาย หรอคดลอก Worksheet สามารถทาไดหลายวธ ดงน

เลอก Sheet Tab ทตองการ คลกเมาทคางไว และยายไปยงตาแหนงทตองการ หรอทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Sheet Tab ทตองการยาย 2. คลกเมาทขวา 3. เลอก Move or Copy 4. เลอกตาแหนงทตองการ (หากตองการคดลอก Worksheet ใหเลอกเครองหมายถกทหนา

Create a copy) การซอน Worksheet (Hide) การซอน Worksheet สามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Sheet Tab ทตองการซอน 2. คลกเมาทขวา 3. เลอก Hide

การยกเลกการซอน Worksheet (Unhide) การยกเลกการซอน Worksheet สามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. คลกเมาทขวาท Sheet Tab ทใดๆ 2. เลอก Unhide 3. เลอก Worksheet ทตองการยกเลกการซอน

15 การแบง Worksheet ในแนวตง และแนวนอน (Split) งานบางประเภทนนมขอมลอยใน Worksheet จานวนมาก บางครงมความจาเปนตองแสดงผลขอมลของแถว หรอคอลมนทหางกนมากใหแสดงผลภายในหนาเดยวกนซงเราสามารถทาไดโดยการแบง Worksheet ในแนวตง หรอแนวนอน การแบง Worksheet ในแนวตง และแนวนอนสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกแถว หรอคอลมนทตองการแบงหนาจอ 2. เลอกแทบ View 3. เลอกเครองมอ Split 4. หากตองการยกเลกการแบง Worksheet ใหดบเบลคลกทเสนแบง Worksheet

แทบ View เครองมอ Split

เสนแบง Worksheet การตรง Worksheet (Freeze Panes) การตรง Worksheet ทาเพอตรงแถว หรอคอลมนใหแสดงผลคงทเพองายตอการทางานกบขอมลจานวนมาก คลายกบการแบง Worksheet ซงสามารถทาได 3 แบบคอ

Freeze Panes : คอ การตรงแนวแถวบน และคอลมนทางซายมอของเซลทเลอกไว

Freeze Top Row : คอ การตรงแถวบนสด แถวท 1 ของ Worksheet

Freeze Fisrt Column : คอ การตรงคอลมนแรก หรอคอลมน A ของ Worksheet

16 การยกเลกการตรง Worksheet (Unfreezes Panes) การยกเลกการตรง Worksheet สามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกแทบ View 2. เลอกเครองมอ Freeze Panes 3. เลอก Unfreeze Panes

การกาหนดรปแบบขอมล และรปแบบเซล Microsoft Office Excel 2007 มเครองมอทสนบสนนการกาหนดรปแบบเซล และขอมลใหตรงกบความตองการของงานแตละงานไดเปนอยางด การกาหนดรปแบบของเซล และขอมลทดนนจะทาใหเอกสารทไดมความถกตอง สวยงาม งายตอการใชงาน สวนใหญแลวเครองมอตางๆ ใน Microsoft Office Excel 2007 นนมการทางานเหมอนกบเวอรชนกอนหนานเพยงแตถกนามาจดวางในสวนตดตอกบผใชใหมเพอใหสามารถเขาถงเครองมอตางๆ ไดสะดวกและรวดเรวมากยงขน โดยไดรวบรวมเครองมอทสาคญในการจดรปแบบขอมลไวทแทบ Home ซงแตละกลมเครองมอมรายละเอยดดงน

Font : จดการเกยวกบ แบบ ขนาด ลกษณะ ส พนหลงของตวอกษร และของเซล

Alignment : จดการเกยวกบตาแหนงของตวอกษร หรอขอความในเซล

Number : จดการเกยวกบการแสดงผลของตวเลข

Style : จดการรปแบบเซลอตโนมต รปแบบตาราง รปแบบการแสดงผลตามเงอนไข

Cell : จดการรปแบบของเซลใน Worksheet

Editing : จดการขอมลใน Worksheet เชน ใสสตรอยางงาย กรอง หรอคนหาขอมล

Font Number Cell

Alignment Style Editing

17 การวาดเสนกรอบเซล (Border) การวาดเสนกรอบเซลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกเซล หรอกลมเซลทตองการจดรปแบบ 2. เลอกเครองมอ Border แลวเลอกรปแบบเสนกรอบตามทตองการ

เครองมอ Border

Cell Styles เปนการจดรปแบบเซลดวยรปแบบสาเรจรปท Microsoft Excel 2007 จดเตรยมไวใหซงสามารถจดรปแบบตางๆ เชน รปแบบขอมล ขนาดขอมล รปแบบเซล หรอสเซล ไดในขนตอนเดยว ซงเรายงสามารถปรบปรง แกไข หรอสรางรปแบบของสไตลขนมาใหมใหตรงกบความตองการของเราไดอกดวย การใชงานสไตลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกเซล หรอกลมเซลทตองการจดรปแบบ 2. เลอกเครองมอ Cell Styles แลวเลอกรปแบบเสนกรอบตามทตองการ

เครองมอ Cell Styles

18 การสรางสไตล บางครงเราตองการสรางรปแบบของสไตลขนมาใชงานเองเพอใหตรงกบความตองการ การสรางสไตลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกเซล ทจดรปแบบไวแลว 2. เลอกเครองมอ Cell Styles แลวเลอกคาสง New Cell Styles 3. ตงชอสไตล 4. สไตลทกาหนดเองจะอยในกลมของ Custom

Custom Styles

การลบสไตล การลบสไตลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกสไตลทตองการลบใน เครองมอ Cell Styles 2. คลกเมาทขวา เลอกคาสง Delete

การแกไขสไตล การแกไขสไตลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกสไตลทตองการแกไขใน เครองมอ Cell Styles 2. คลกเมาทขวา เลอกคาสง Modify หรอ Duplicate 3. กดปม Format 4. แกไขรปแบบตามทตองการ

19 Format as Table การจดรปแบบตารางในลกษณะน ถกปรบปรงมาจาก Microsoft Excel 2007 เวอรชนกอนหนา ซงสามารถกรองขอมล เพมแถวของผลรวม รวมถงจดรปแบบของตารางใหโดยอตโนมต การจดรปแบบตารางสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกเซลภายในตารางทตองการจดรปแบบ 2. เลอกเครองมอ Format as Table 3. เลอกรปแบบทตองการ 4. กดปม OK

การจดการขอมล และเซล

เมอเราใสขอมลลงในเซลแลว หากตองการแกไข ทาซา หรอคดลอกขอมลตางๆ ไดโดยไมตองใสใหมคงเปนสงดไมนอยเพราะชวยประหยดทงเวลา และสามารถความผดพลาดจากการพมพขอมลซาๆ ไดดวย การคดลอกเซล (Copy) การคดลอกเซลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกเซล หรอกลมเซลทตองการคดลอก 2. เลอกแทบ Home และเลอกคาสง Copy (หรอกดปม Ctrl+C) 3. เลอกเซลปลายทางทตองการคดลอก 4. เลอกแทบ Home และเลอกคาสง Paste (หรอกดปม Ctrl+V)

20 การยายเซล (Cut) กายายเซลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกเซล หรอกลมเซลทตองการยาย 2. เลอกแทบ Home และเลอกคาสง Cut (หรอกดปม Ctrl+X) 3. เลอกเซลปลายทางทตองการยาย 4. เลอกแทบ Home และเลอกคาสง Paste (หรอกดปม Ctrl+V)

วางแบบพเศษ (Paste Special) Microsoft Excel 2007 ไดจดเตรยมการวางแบบพเศษไวให ซงการวางแบบนตางจากการวางแบบทวไปคอ การวางแบบทวไปจะเปนการคดลอกรปแบบจากตนฉบบทงหมดมาตงแต รปแบบ ลกษณะ ส หรอแมกระทงสตร แตการวางแบบพเศษนสามารถเลอกไดวาตองการเพยงผลลพธในรปแบบใดบางทจะวางมายงตาแหนงทตองการ ซงมคาสงดงตอไปน

All : คดลอกคณสมบตจากตนฉบบมาทงหมด

Formulas : คดลอกเฉพาะสตร

Values : คดลอกเฉพาะคาของขอมลโดยไมคดลอกสตรมาดวย

Format : คดลอกเฉพาะรปแบบเซล

Comments : คดลอกเฉพาะคอมเมนท

Validation : คดลอกเฉพาะกฏการตรวจสอบขอมล

All using Source theme : คดลอกเฉพาะธม

All except boeders : คดลอกทงหมดยกเวนเสนกรอบ

Column widths : คดลอกเฉพาะความกวางของคอลมน

Formulas and number formats : คดลอกเฉพาะสตร และรปแบบตวเลข

Values and number formats : คดลอกเฉพาะคาของขอมล และรปแบบตวเลข หากเซลทตองการคดลอก และเซลทตองการวางมคาเปนตวเลข เราสามารถกาหนดใหทงสองเซลนนมการคานวณกอนทจะวางไดดงตอไปน

None : ไมมการคานวณใดๆ

Add : นาเซลทคดลอกมาบวกกบเซลปลายทางกอนทจะวาง

Subtract : นาเซลทคดลอกมาลบกบเซลปลายทางกอนทจะวาง

Multiply : นาเซลทคดลอกมาคณกบเซลปลายทางกอนทจะวาง

Divide: นาเซลทคดลอกมาหารกบเซลปลายทางกอนทจะวาง Microsoft Excel 2007 ยงมตวเลอกพเศษในการวางอกดงตอไปน

21

Skip blanks : หากเซลตนฉบบเปนเซลวาง และเซลปลายทางมขอมลอย เซลปลายทางจะมถกแทนทดวยเซลตนฉบบทเปนเซลวาง

Transpose : เปนการวางกลบขอมลจากกลมเซลตนฉบบ เชน หากเซลกลมเซลตนฉบบเปนแนวตง เซลปลายทางจะถกวางในรปแบบของแนวนอนแทน

การแทรกเซล (Insert Cell) การแทรกเซลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกตาแนงเซลทตองการแทรก 2. เลอกแทบ Home เลอกคาสง Insert และ Insert Cells 3. เลอกรปแบบของการแทรก ซงมรปแบบดงตอไปน

• Shift cells down : แทรกเซลใหมโดยเลอนเซลเดมลงดานลาง

• Shift cells right : แทรกเซลใหมโดยเลอนเซลเดมไปทางดานขวา

• Entire row : แทรกเซลใหมโดยเลอนแถวเดมทงแถวลงดานลาง

• Entire column : แทรกเซลใหมโดยเลอนคอลมนเดมทงคอลมนไปทางดานขวา การลบเซล (Delete Cell) การลบเซลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกตาแนงเซลทตองการลบ 2. เลอกแทบ Home เลอกคาสง Delete และ Delete Cells 3. เลอกรปแบบของการแทรก ซงมรปแบบดงตอไปน

• Shift cells left : ลบเซลเดม และเลอนเซลทอยทางดานขวามาแทนท

• Shift cells down : ลบเซลเดม และเลอนเซลทอยทางดานลางขนมาแทนท

• Entire row : ลบทงแถว และเลอนเซลแถวดานลางเขามาแทนท

• Entire column : ลบทงคอลมน และเลอนเซลคอลมนดานขวาเขามาแทนท

การลางขอมลในเซล (Clear) การลางขอมลในเซลสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกตาแนงเซลทตองการลางขอมล 2. เลอกแทบ Home เลอกคาสง Clear 3. รปแบบของการลาง ซงมรปแบบดงตอไปน

• Clear All : ลางขอมลทกประเภท

• Clear Formats: ลางเฉพาะรปแบบ

• Clear Contents: ลางเฉพาะขอมล

22

• Clear All: ลางเฉพาะคอมเมนท การแทรกแถว หรอคอลมน (Insert Sheet Rows or Insert Sheet Columns) การแทรกแถว หรอคอลมนสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกตาแนงทตองการแทรกแถว หรอคอลมน 2. เลอกแทบ Home เลอกคาสง Insert และ Insert Sheet Rows หรอ Insert Sheet Columns

การลบแถว หรอคอลมน (Delete Sheet Rows or Delete Sheet Columns) การลบแถว หรอคอลมนสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกตาแหนงทตองการลบแถว หรอคอลมน 2. เลอกแทบ Home เลอกคาสง Delete และ Delete Sheet Rows หรอ Delete Sheet Columns

การซอนแถว หรอคอลมน การซอนแถว หรอคอลมนสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกตาแหนงทตองการซอนแถว หรอคอลมน 2. คลกเมาทขวา เลอกคาสง Hide

การแสดงแถว หรอคอลมน การแสดงแถว หรอคอลมนสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. เลอกตาแหนงทตองการแสดงแถว หรอคอลมนโดยตองเลอกใหครอบคลมแถว หรอคอลมนเดมทซอนไว 2. คลกเมาทขวา เลอกคาสง Unhide

การปรบขนาดแถว หรอคอลมน การปรบขนาดแถว หรอคอลมนสามารถทาไดโดยทาตามขนตอนตอไปน

1. นาเมาทพอยเตอรวางทเสนแบงแถว หรอคอลมน จนปรากฏสญลกษณ แลวปรบขนาดตามตองการ

2. หรอคลกเมาทขวาทแถว หรอคอลมนทตองการปรบ แลวเลอกคาสง Row Height หรอ Column Width เกรดเลก เกรดนอย : เราสามารถปรบเซลใหพอดกบขอมลโดยอตโนมตไดโดยดบเบลคลกทเสนแบงแถว หรอคอลมนทตองการ หากตองการปรบทง Worksheet ใหเลอกทง Worksheet กอนแลงจงดบเบลคลกทเสนแบงแถว หรอคอลมน จะทาใหทกเซลถกปรบใหพอดกบขอมลโดยอตโนมต

23

การคานวณ และฟงกชน Microsoft Excel 2007 เปนโปรแกรมทมความสามารถในการคานวณในดานตางๆ อยางสง เชน เกยวกบการเงน ตรรกกะ วน เวลา คณตศาสตร หรอสถต เปนตน รวมถงยงมฟงกชนมาตรฐานทใชงานทวไป จนถงฟงกชนการคานวณทซบซอนเตรยมพรอมเพอรองรบการใชงานอกดวย การคานวณ เราสามารถกาหนดใหผลลพธเซลทตองการมาจากการคานวณไดเพยงพมพเครองหมายเทากบ (=) ในเซลทตองการ และตามดวยสตรทใชในการคานวณ ซงประกอบดวยคาทตองการนามาคานวณ และตวดาเนนการ (Operator) เชน การหาผลตางของ รายรบ รายจาย (คงเหลอ = รายรบ - รายจาย)

จากรปจะเหนวาเซล C6 คอผลลพธทเกดจาก เซล C4 – เซล C5 ดงนนหากเซล C4 หรอ เซล C5 เปลยนคาไป เซล C6 จะเปลยนคาเองโดยอตโนมต ซงการคานวณนนจะเหมอนกบการคานวณทางคณตศาสตรโดยทวไปคอ หากมวงเลบ จะทาการคานวณในวงเลบกอนเสมอ (ตอไปนจะขอเรยกตาแหนงเซลเพยงสนๆ จากเซล C4 เปน C4 เพยงสนๆ ลกษณะของตวดาเนนการใน Microsoft Excel 2007 นนจะถกแบงออกเปน 4 ประเภทหลกๆ คอ ตวดาเนนการทางคณตศาสตร ตวดาเนนการเปรยบเทยบ ตวดาเนนการเกยวกบขอความ ตวดาเนนการอางอง เกรดเลก เกรดนอย : เราสามารถคดลอกสตรคานวณจากเซลทเลอกไปยงเซลปลายทางทตองการไดโดยสตรจะเปลยนแถว และคอลมนใหเองโดยอตโนมต

24 การอางองตาแหนงเซล โดยปกตการคานวณ หรอการใชฟงกชนมความจาเปนตองอางองตาแหนงของเซลดวย เชน C6=C4-C5 ซงการอางองเซลของ Microsoft Excel 2007 มดวยกน 3 วธคอ

Relative Reference : เปนการอางองตาแหนงเซลแบบสมพทธ คอ เซลทถกคดลอก หรอยาย ตาแหนงของเซลปลายทางจะเปลยนตาแหนงโดยอตโนมต เชน A2=B2+C2 เมอคดลอกสตรจาก A2 ไปท A4 สตรท A4 จะเปนดงน A4=B4+C4 เปนตน

Absolute Reference : เปนการอางองเซลแบบสมบรณ คอ เซลทถกคดลอก หรอยาย ตาแหนงของเซลปลายทางจะคงตาแหนงเซลตนทางเดมไว เชน A2=$B$2+$C$2 เมอคดลอกสตรจาก A2 ไปท A4 สตรท A4 จะเปนดงน A4= $B$2+$C$2 เชนเดม ซงหากเราตองการใหแถว หรอคอลมนคงทตาแหนงเดมไว เพยงใสเครองหมาย $ ไวหนาแถว หรอคอลมนนนๆ

Mixed Reference : เปนการอางองแบบผสมทง Relative Reference และ Absolute Reference เชน เซลทถกคดลอก หรอยาย ตาแหนงของเซลปลายทางจะเปลยนตาแหนงโดยอตโนมตสาหรบการอางองแบบ Relative Reference และจะคงตาแหนงเซลตนทางเดมไว Absolute Reference เชน A2=B2+$C$2 เมอคดลอกสตรจาก A2 ไปท A4 สตรท A4 จะเปนดงน A4= B4+$C$2 เปนตน

ขอความแสดงความผดพลาดจากสตรคานวณ การทเราใชงานสตรคานวณนนบางครงอาจเกดการผดพลาดได ซง Microsoft Excel 2007 มขอความแสดงความผดพลาดใหเราทราบตงตอไปน ขอความแสดงความผดพลาด สาเหต

##### ขอมลในเซลมความยาวเกนกวาทแสดงผลได #VALUE! ใชตวดาเนนการผดประเภท #NULL! เซลทอางองผด ทาใหไมสามารถกาหนดเซลทตองการได #DIV/0! ตวหารเปน 0 #NAME? ไมมชอเซลทอางอง ไมมชอฟงกชน ใสอากวเมนตผด ใชขอความตวอกษร

โดยไมใสเครองหมาย “ ” #N/A พมพจานวนอารกวเมนตไมถกตอง #REF! เซลทอางองถกลบ #NUM! ใชอารกวเมนตทไมใชตวเลขไปสตรทตองใชตวเลข

ฟงกชน คอสตรการคานวณทถกสรางไวลวงหนา เพอสนบสนนการทางานประเภทตางๆ ซงแตละฟงกชนจะมรปแบบมาตรฐาน ดงน

ชอฟงกชน : (อากวเมนต 1, อากวเมนต 2, อากวเมนต 3, ... ,อากวเมนต n)

ชอฟงกชน : เปนชอทใชเรยกฟงกชน โดยปกตชอจะแสดงถงลกษณะการทางานของฟงกชน เชน ฟงกชน SUM จะหมายถง ฟงกชนททาหนาทคานวณผลรวมของอากวเมนต

25

อากวเมนต : เปนสวนทฟงกชนจะนาไปใชคานวณ หรอประมวลผล ซงอากวเมนตจะอยภายในวงเลบ และอากวเมนตจะถกแยกกนดวยเครองหมายคอมมา (,)

การใชงานฟงกชน การใชงานฟงกชนสามารถใชงานไดหลายแบบ ดงวธการตอไปน

พมพฟงกชน และอากวเมนตลงในเซลทตองการโดยตรง : ซงวธนเหมาะสาหรบกรณทเรารชอฟงกชน หรออากวเมนตอยแลว

เลอกฟงกชนจากไลบราร : เปนฟงกชนทถกรวบรวมไวเปนกลมถกแยกตามประเภทของการใชงาน ซงการเรยกใชงานฟงกชนจากไลบรารสามารถเรยกใชงานไดทแทบ Formulas

ซงกลมของฟงกชนสามารถแบงเปนประเภทไดดงตอไปน

1. Financial : เกยวกบการเงน เชน การชาระคางวด หรออตราดอกเบย เปนตน 2. Logical : เปนการคานวณแบบมเงอนไขตรรกกะทางคณตศาสตร มผลลพธทเปนจรง หรอ

เทจ 3. Text : เกยวกบขอมลประเภทตวอกษร เชน การแปลงตวอกษร ตดคา หรอตอคา เปนตน 4. Date & Time : เกยวกบวน และเวลา เชน การแปลงคาวน เวลา หรอการเพม-ลด วนเวลา

เปนตน 5. Lookup & Reference : เกยวกบการคนหา และอางองขอมลภายในตารางตามเงอนไขท

กาหนด 6. Math & Trig : เกยวกบการคานวณทางคณตศาสตร เชน ผลรวม หรอคารากทสอง เปนตน 7. More Function : เกยวกบสตรในสาขาอนๆ เชนทางสถต หรอวศวกรรมศาสตร เปนตน

26

การแทรกรปภาพ และรปทรง การแทรกรปภาพ นอกจากการจดการขอมล และเซลใหดเปนระเบยบสวยงามแลว Microsoft Excel 2007 สามารถแทรกรปภาพทเราตองการเพอจดการหนาเอกสารใหตรงกบความตองการของเราไดอกดวย ซงการแทรกรปภาพทเราจดเตรยมมา สามารถทาไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกตาแหนงทตองแทรกรปภาพ 2. เลอกแทบ Insert เลอกคาสง Picture และเลอกไฟลทตองการ

การแทรก Clip Art คลปอารต คอ ภาพสาเรจรปท Microsoft Office ไดจดเตรยมไวเบองตนอยแลว โดยรปภาพเหลานถกจดเกบเปนหมวดหม การแทรกคลปอารต สามารถทาไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกตาแหนงทตองแทรกคลปอารต 2. เลอกแทบ Insert เลอกคาสง Clip Art และเลอกภาพทตองการ

การแทรก Shape Shape คอ รปทรงสาเรจรปท Microsoft Office ไดจดเตรยมไวให ซง Shape เหมาะสาหรบนามาวาด หรอสรางรปทรงประกอบเอกสาร หรอใชตกแตงเอกสารใหสวยงามไดงายไมแพ Microsoft Word 2007 เลยทเดยว ซงการแทรก Shape สามารถทาไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกแทบ Insert เลอกคาสง Shape และเลอกรปทรงทตองการ 2. ลากรปทรงทตองการลงบน Worksheet 3. ปรบแตงรปทรงตามทตองการ

27

การแทรก SmartArt SmartArt คอ กลมของรปทรงสาเรจรปอกประเภทหนงทชวยในการนาเสนอขอมล โดย SmartArt ทถกเตรยมไวมหลายรปแบบใหเลอกใชใหตรงตามความตองการในการใชงาน ซง SmartArt แตละรปแบบจะมคาอธบายประกอบการใชงานบรรยายไวใตกลมของรปทรงนน และการแทรก SmartArt สามารถทาไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกแทบ Insert เลอกคาสง SmartArt และเลอกกลมของรปทรงทตองการ 2. ลากรปทรงทตองการลงบน Worksheet 3. ปรบแตงขอความ หรอกลมของรปทรงตามทตองการ

.

28

การสรางแผนภาพ (Chart) การแทรกแผนภาพ การแทรกแผนภาพนนเราตองสรางแผนภาพขนมากอน ซงการทเราจะสรางแผนภาพไดจาเปนตองมตารางขอมลอางอง การสรางตารางอยางงายสามารถทาไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกขอบเขตของขอมล หรอเลอกขอบเขตของตารางทตองการนามาสรางแผนภาพ 2. เลอกแทบ Insert เลอก รปแบบของแผนภาพในกลมของ Chart 3. ปรบแตงขนาด ตาแหนง และรายละเอยดของแผนภาพตามตองการ

การปรบแตงแผนภาพ หากตองการปรบแตงคาโดยละเอยดสามารถทาไดตามขนตอนตอไปน

1. เลอกแผนภาพทตองการปรบแตงโดยละเอยด 2. เลอกแทบ Design, Layout หรอ Format ใน Contextual

การยายแผนภาพ หากตองการยายแผนภาพไปยง Worksheet อนหรอสรางเปน Worksheet ใหมสามารถทาไดตามขนตอนตอไปน

1. เลอกแผนภาพทตองการ 2. เลอกแทบ Design และเลอกคาสง Move Chart

29

3. ระบตาแหนงใหมให Worksheet หากตองการสรางแผนภาพใน Worksheet เลอกท New Sheet หากตองการยายแผนภาพไปยง Worksheet อนใหระบชอ Worksheet ใน Object in

Trendline Trendline หรอเสนแสดงแนวโนมของขอมล มไวเพอชวยในการวเคราะหแนวโนมของแผนภาพวา ในอนาคตขอมลจะเปนไปในทศทางใดเพอชวยใหเราวางแผนงานในอนาคตไดงายยงขน ซงการใชงาน Trendline สามารถทาไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกแผนภาพทตองการ 2. เลอกแทบ Layout เลอกคาสง Trendline และเลอกรปแบบการวเคราะหตามทเราตองการ

การตงคาหนากระดาษ (Page Setup) เราสามารถตงคาหนากระดาษเพอใหตรงตามความตองการของเราได เชน ทศทางการพมพ ขนาดของกระดาษ หรอ หวกระดาษทเราตองการกาหนดใหพมพทกครงในหนากระดาษ เปนตน ซงคาตางๆ เหลานเราสามารถกาหนดไดทแทบ Page Layout ซงใน Page Layout มเครองมอตางๆ ทชวยใหเราสามารถจดการกบหนากระดาษไดดงตอไปน

30

Margins : ระยะจากขอบกระดาษ หรอระยะทถกเวนวางไวจากขอบกระดาษถงจดทเรากาหนด Orientation : ทศทางของหนากระดาษ ซงเราสามารถกาหนดไดวาเปนแนวนอน หรอแนวตง Size : ขนาดของกระดาษทใชพมพงาน Print Area : กาหนดพนทบางสวนของ Worksheet ทตองการพมพงาน Break : เปนการกาหนดขอบเขตของเอกสารเพอเปนการบงคบใหขนหนาใหม Background : เพมพนหลงใหแกเอกสาร Print Title : เปนการกาหนดแถว หรอคอลมนทเราตองการใหพมพในเอกสารทกหนา หรอการกาหนดหว และทายกระดาษ

Width : กาหนดใหเอกสารมความกวางขนาดพอดกบกระดาษจานวนกหนา Height : กาหนดใหเอกสารมความยาวขนาดพอดกบกระดาษจานวนกหนา Scale : กาหนดใหเอกสารมขนาดใหญขน หรอเลกลงกเปอรเซนตตามคาทกาหนด

การดตวอยางกอนพมพ (Print Preview) เราสามารถดตวอยางเอกสารของเรากอนพมพได เพอใหเราสามารถตรวจสอบรปแบบ การวางตาแหนง หรอความถกตองวาตรงกบความตองการเราหรอไม ซงการดตวอยางกอนพมพนน สามารถทาได ดงขนตอนตอไปน

1. เลอกปม Microsoft Office -> Print -> Print Preview 2. หากรปแบบของเอกสารไมตรงกบความตองการสามารถปรบแตงคาของหนากระดาษเพมเตมไดท

Page Setup

31 Page Setup

การพมพ (Print) เมอเราจดรปแบบเอกสาร และตรวจสอบความถกตองเรยบรอยแลว เราสามารถพมพเอกสารของเราไดโดยทาตามขนตอนดงตอไปน

1. เลอกปม Microsoft Office -> Print -> Print 2. เลอกเครองพมพทชอง Name 3. เลอกจานวนสาเนาทชอง Copies 4. เลอกขอบเขตการพมพท Print Range 5. เลอกสงทตองการพมพท Print What 6. กดปม OK

32 เนอหาทผานมาทงหมดนน เปนเนอหาเกยวกบการใชงาน MS Excel 2007 เบองตนททานสามารถนาไปประยกตใชงานไดหลากหลายตามททานตองการ หากนกไมออกวาเราสามารถใช MS Excel 2007 ทาอะไรไดบาง ทานลองคนหาจากอนเทอรเนต หรอจาก Microsoft Office Online ดทานจะพบวา MS Excel 2007 ใชงานไดหลากหลาย และสวยงามมากกวาทเราเคยใชงานมาในอดต เอกสารอางอง

1. ดวงพร เกยงคา. 2551. คมอ Excel 2007 ฉบบสมบรณ. บรษท โปรวชน จากด, กรงเทพฯ 2. ดวงพร เกยงคา. 2551. คมอ Office 2007 ฉบบสมบรณ. บรษท โปรวชน จากด, กรงเทพฯ 3. เกยรตประถม สนรงเรองกล. 2550. หยบงาย ใชคลอง เดยวกเกง! มอใหมหดใชโปรแกรม Excel

2007. สานกพมพจฬาลงกรณมหาวทยาลย, กรงเทพฯ 4. http://office.microsoft.com/